TUGAS POKOK KEPALA BAGIAN TATA USAHA
TUGAS POKOK KEPALA BAGIAN
TATA USAHA
DIREKTORAT SUMBERDAYA MANUSIA
UNIVERSITAS AIRLANGGA
Pengertian Umum Tata Usaha
• Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni
urusan tulis-menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam
sebuah perusahaan, organisasi, dan juga negara.
• Aktivitas Pokok: mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan – keterangan itu dapat
dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja
yang membutuhkannya.
• Sifatnya: membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan
pokok perkantoran/organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur
administrasi dalam suatu kantor/organisasi.
Tujuan Tugas dan Fungsi Tata Usaha Fakultas
• Melaksanakan ketatausahaan dalam ruang lingkup Akademik,
Kemahasiswaan, Sarana Prasarana, Keuangan dan Sumberdaya
Manusia, dan Sistem Informasi
Tugas Pokok Kepala Tata Usaha
1. Melaksanakan penyusunan
program dan kegiatan lingkup
ketatausahaan fakultas
a. Menerima arahan dari Pimpinan
b. Mempelajari dan mendalami tugas
pokok dan fungsi Pimpinan
c. Mempelajari peraturan perundangundangan yang berkaitan dengan
program kegiatan
d. Mengumpulkan data untuk
menyusun program kegiatan
e. Menyusun program kegiatan lingkup
ketatausahaan
• Kewenangan: Mengusulkan
program kegiatan lingkup
ketatausahaan
• Indikator Kinerja: Tersedianya
program kegiatan di lingkup
ketatausahaan
2. Melaksanakan kegiatan
ketatausaaan yang sudah
diprogramkan
a. Mempelajari program kegiatan
b. Mengusulkan jadwal kegiatan
kepada Pimpinan
c. Mengkoordinasikan kegiatan
dengan para Kasubag
d. Membuat check list kegiatan dan
program
e. Melaksanakan kegiatan
ketatausahaan
f. Melakukan pendelegasian
wewenang kepada Subbag sesuai
tanggung jawab masing-masing
• Kewenangan: mengusulkan
pelaksanaan kegiatan bidang
ketatausahaan
• Indikator Kinerja: Terlaksananya
kegiatan yang sudah
diprogramkan
3. Mengevaluasi kegiatan
ketatausahaan yang telah
dilaksanakan
a. Mengawasi pelaksanaan
program kegiatan
b. Memberikan masukan dalam
pelaksanaan program kegiatan
c. Memberi pengarahan kepada
Kasubag tentang pelaksanaan
kegiatan
d. Melaksanakan evaluasi
terhadap kinerja organisasi
• Kewenangan: Meneliti,
mengoreksi draf laporan
kegiatan bidang ketatausahaan
• Indikator Kinerja: Adanya
laporan evaluasi kegiatan
ketatausahaan
4. Melaporkan kepada atasan
tentang pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan
a. Mempelajari hasil evaluasi
kegiatan ketatausahaan
b. Memperbaiki
kekurangan/kesalahan dalam
kegiatan
c. Menyusun laporan kegiatan
• Kewenangan: Menyampaikan
laporan kepada Pimpinan
tentang pelaksanaan kegiatan
• Indikator Kinerja: Laporan
kegiatan yang akurat dan benar
diterima oleh Pimpinan
5. Melakukan koordinasi,
integrasi, pengendalian,
sinkronisasi penyelenggaraan
kegiatan dengan semua Sub
Bagian Akademik,
Kemahasiswaan, Sarana
Prasarana, Keuangan dan
Sumberdaya Manusia, dan
Sistem Informasi
a. Menyampaikan arahan
Pimpinan kepada para
Kasubag
b. Melaksanakan pertemuan
secara berkala antara
Pimpinan dan staf
c. Melaksanakan komunikasi
tentang tugas-tugas dan
kegiatan dengan Pimpinan dan
Kasubag
• Kewenangan: Melakukan
komunikasi dengan para
Kasubag
• Indikator Kinerja: Terbentuknya
jaringan komunikasi yang
harmonis diantara semua
Kasubag
6. Pemberdayaan dan
peningkatan Sumberdaya
Manusia (SDM) Tenaga
Kependidikan
a. Melakukan pengawasan dan
pengendalian atas kinerja
SDM di masing-masing
Fakultas dan Unit Kerja
b. Mendorong kinerja SDM
secara maksimal dalam rangka
merealisasikan target kinerja
Fakultas dan Unit Kerja
• Kewenangan: Melakukan
pengawasan terhadap kinerja
SDM Tenaga Kependidikan
• Indikator Kinerja: Tercapainya
target kinerja organisasi di
Fakultas/Unit Kerja, serta Tenaga
Kependidikan dapat
mengembangkan prestasi dan
kinerja sesuai dengan tugas
pokoknya dengan baik
7.
Melaksanakan tugas lain
sesuai perintah Pimpinan
a. Menghimpun, menelaah, dan menyebarluaskan
peraturan perundang-undangan yang berhubungan
dengan kegiatan dan program kerja
b. Menghimpun, mengolah, dan menganalisa
data/informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan
program kerja untuk persiapan pembuatan LAKIP.
c. Merencanakan dan menetapkan kegiatan dalam rangka
meningkatkan kualitas Sumberdaya Manusia (SDM)
dalam unit kerja
d. Sebagai penerima tamu kedinasan pimpinan
Fakultas/Unit Kerja dan melaksanakan fungsi kehumasan
untuk kegiatan yang diselenggarakan Fakultas/Unit Kerja
e. Mengkoordinasikan penyusun program kerja Bagian dan
mempersiapkan rencana program kerja Fakultas
(Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan/RKT)
f. Mengkoordinasikan penyiapan bahan penyusunan
Rencana Kinerja Tahunan Fakultas dan Rencana Strategis
(Renstra) Lima tahunan Fakultas berdasarkan pedoman
Universitas
• Kewenangan: Menerima tugas
dari Pimpinan
• Indikator Kinerja: Terlaksananya
tugas dengan baik sesuai
perintah
TATA USAHA
DIREKTORAT SUMBERDAYA MANUSIA
UNIVERSITAS AIRLANGGA
Pengertian Umum Tata Usaha
• Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni
urusan tulis-menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam
sebuah perusahaan, organisasi, dan juga negara.
• Aktivitas Pokok: mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan – keterangan itu dapat
dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja
yang membutuhkannya.
• Sifatnya: membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan
pokok perkantoran/organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur
administrasi dalam suatu kantor/organisasi.
Tujuan Tugas dan Fungsi Tata Usaha Fakultas
• Melaksanakan ketatausahaan dalam ruang lingkup Akademik,
Kemahasiswaan, Sarana Prasarana, Keuangan dan Sumberdaya
Manusia, dan Sistem Informasi
Tugas Pokok Kepala Tata Usaha
1. Melaksanakan penyusunan
program dan kegiatan lingkup
ketatausahaan fakultas
a. Menerima arahan dari Pimpinan
b. Mempelajari dan mendalami tugas
pokok dan fungsi Pimpinan
c. Mempelajari peraturan perundangundangan yang berkaitan dengan
program kegiatan
d. Mengumpulkan data untuk
menyusun program kegiatan
e. Menyusun program kegiatan lingkup
ketatausahaan
• Kewenangan: Mengusulkan
program kegiatan lingkup
ketatausahaan
• Indikator Kinerja: Tersedianya
program kegiatan di lingkup
ketatausahaan
2. Melaksanakan kegiatan
ketatausaaan yang sudah
diprogramkan
a. Mempelajari program kegiatan
b. Mengusulkan jadwal kegiatan
kepada Pimpinan
c. Mengkoordinasikan kegiatan
dengan para Kasubag
d. Membuat check list kegiatan dan
program
e. Melaksanakan kegiatan
ketatausahaan
f. Melakukan pendelegasian
wewenang kepada Subbag sesuai
tanggung jawab masing-masing
• Kewenangan: mengusulkan
pelaksanaan kegiatan bidang
ketatausahaan
• Indikator Kinerja: Terlaksananya
kegiatan yang sudah
diprogramkan
3. Mengevaluasi kegiatan
ketatausahaan yang telah
dilaksanakan
a. Mengawasi pelaksanaan
program kegiatan
b. Memberikan masukan dalam
pelaksanaan program kegiatan
c. Memberi pengarahan kepada
Kasubag tentang pelaksanaan
kegiatan
d. Melaksanakan evaluasi
terhadap kinerja organisasi
• Kewenangan: Meneliti,
mengoreksi draf laporan
kegiatan bidang ketatausahaan
• Indikator Kinerja: Adanya
laporan evaluasi kegiatan
ketatausahaan
4. Melaporkan kepada atasan
tentang pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan
a. Mempelajari hasil evaluasi
kegiatan ketatausahaan
b. Memperbaiki
kekurangan/kesalahan dalam
kegiatan
c. Menyusun laporan kegiatan
• Kewenangan: Menyampaikan
laporan kepada Pimpinan
tentang pelaksanaan kegiatan
• Indikator Kinerja: Laporan
kegiatan yang akurat dan benar
diterima oleh Pimpinan
5. Melakukan koordinasi,
integrasi, pengendalian,
sinkronisasi penyelenggaraan
kegiatan dengan semua Sub
Bagian Akademik,
Kemahasiswaan, Sarana
Prasarana, Keuangan dan
Sumberdaya Manusia, dan
Sistem Informasi
a. Menyampaikan arahan
Pimpinan kepada para
Kasubag
b. Melaksanakan pertemuan
secara berkala antara
Pimpinan dan staf
c. Melaksanakan komunikasi
tentang tugas-tugas dan
kegiatan dengan Pimpinan dan
Kasubag
• Kewenangan: Melakukan
komunikasi dengan para
Kasubag
• Indikator Kinerja: Terbentuknya
jaringan komunikasi yang
harmonis diantara semua
Kasubag
6. Pemberdayaan dan
peningkatan Sumberdaya
Manusia (SDM) Tenaga
Kependidikan
a. Melakukan pengawasan dan
pengendalian atas kinerja
SDM di masing-masing
Fakultas dan Unit Kerja
b. Mendorong kinerja SDM
secara maksimal dalam rangka
merealisasikan target kinerja
Fakultas dan Unit Kerja
• Kewenangan: Melakukan
pengawasan terhadap kinerja
SDM Tenaga Kependidikan
• Indikator Kinerja: Tercapainya
target kinerja organisasi di
Fakultas/Unit Kerja, serta Tenaga
Kependidikan dapat
mengembangkan prestasi dan
kinerja sesuai dengan tugas
pokoknya dengan baik
7.
Melaksanakan tugas lain
sesuai perintah Pimpinan
a. Menghimpun, menelaah, dan menyebarluaskan
peraturan perundang-undangan yang berhubungan
dengan kegiatan dan program kerja
b. Menghimpun, mengolah, dan menganalisa
data/informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan
program kerja untuk persiapan pembuatan LAKIP.
c. Merencanakan dan menetapkan kegiatan dalam rangka
meningkatkan kualitas Sumberdaya Manusia (SDM)
dalam unit kerja
d. Sebagai penerima tamu kedinasan pimpinan
Fakultas/Unit Kerja dan melaksanakan fungsi kehumasan
untuk kegiatan yang diselenggarakan Fakultas/Unit Kerja
e. Mengkoordinasikan penyusun program kerja Bagian dan
mempersiapkan rencana program kerja Fakultas
(Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan/RKT)
f. Mengkoordinasikan penyiapan bahan penyusunan
Rencana Kinerja Tahunan Fakultas dan Rencana Strategis
(Renstra) Lima tahunan Fakultas berdasarkan pedoman
Universitas
• Kewenangan: Menerima tugas
dari Pimpinan
• Indikator Kinerja: Terlaksananya
tugas dengan baik sesuai
perintah