Kata kunci : proses bisnis, unit kerja rekam medis, sistem informasi rumah sakit A. PENDAHULUAN - Index of /file

  

62

TINJAUAN PROSES BISNIS UNIT KERJA REKAM MEDIS DALAM MENUNJANG

SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT

DI RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT MARANATHA BANDUNG

Anastasia Febrina Dwijayanti *, Imelda Retna Weningsih **

  

Program D3 Perekam dan Informasi Kesehatan

STIKes Santo Borromeus Padalarang

Jalan Padalarang Kav. 8 Blok B No. 1 Kota Baru Parahyangan, Padalarang, Bandung Barat

 : weningsihimelda@gmail.com, anas.febrina@gmail.com,

  

ABSTRAK

  Latar belakang penelitian ini adalah ditemukannya beberapa pekerjaan yang belum dikerjakan diantaranya kodefikasi tindakan, indexing dan beberapa laporan eksternal di UKRM RSGM Maranatha. Tujuan penelitian adalah mengidentifikasi proses bisnis UKRM dalam menunjang SIRS di RSGM Maranatha. Metode penelitian yang digunakan adalah deskripsi kuantitatif, menggunakan teknik sampel jenuh. Instrumen yang digunakan yaitu pedoman wawancara dan tabel ceklist. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu kebijakan belum terdokumentasi, terdapat pekerjaan yang belum dikerjakan pada rawat jalan 7 pekerjaan, gawat darurat 7 pekerjaan dan rawat inap 12 pekerjaan. Kesesuaian proses bisnis UKRM dengan ketentuan KemenKes mencapai 51% artinya pekerjaan di UKRM RSGM Maranatha dianggap kurang. Pekerjaan yang belum sesuai KemenKes sebanyak 12 pekerjaan. Pembuatan laporan internal belum mencapai 100% sedangkan laporan ekternal 12.5%. Faktor yang mempengaruhi pelaksanaan proses bisnis UKRM belum ada kebijakan, keterbatasan jumlah petugas dan pemahaman petugas pada pekerjaan di UKRM. Pengguna informasi yang dihasilkan UKRM RSGM Maranatha digunakan oleh KemenKes sedangkan Direktur dan manajemen belum menggunakan informasi tersebut. Kesimpulan penelitian yakni terdapat proses bisnis UKRM RSGM Maranatha yang belum dikerjakan dan belum sesuai KemenKes sehingga potensial memiliki kemungkinan mempengaruhi SIRS di RSGM Maranatha. Penulis menyarankan pembuatan BPPRM, kebijakan unit, proses bisnis baru dan pelaksanaan sosialisasi.

  Kata kunci : proses bisnis, unit kerja rekam medis, sistem informasi rumah sakit A.

   PENDAHULUAN

  Memberikan kesejahteraan kepada masyarakat merupakan salah satu kewajiban yang perlu dipenuhi oleh pemerintah Indonesia demi kemajuan negeri. Sebuah negeri yang tinggi angka kesehatannya merupakan salah satu negeri yang makmur. Dalam mengupayakannya diperlukan lembaga/ institusi khusus yang dapat menunjang upaya kesehatan. Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Kewajiban rumah sakit salah satunya yaitu wajib melaksanakan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). Salah satu unit dalam rumah sakit yang memiliki peranan dalam sistem informasi rumah sakit adalah unit kerja rekam medis (UKRM). Dalam melakukan pekerjaannya, Perekam Medis wajib melakukan proses pencatatan/ perekaman sampai dengan pelaporan, berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan terdapat beberapa pekerjaan/kegiatan belum dikerjakan diantaranya pekerjaan/kegiatan distribusi yang dilakukan oleh petugas non RM bahkan oleh pasien, penataan (assembling) belum dikerjakan dengan presentase 100%, kodefikasi tindakan belum dikerjakan dengan dengan presentase 100%, indexing belum dikerjakan dengan dengan presentase 66%, pembuatan laporan eksternal belum dikerjakan dengan presentase 87,5% dan pengiriman laporan secara kontinu belum dikerjakan secara konsisten (laporan bulanan). Penataan (assembling) perlu dilakukan untuk menata lembar-lembar yang terdapat dalam rekam medis yang mana hal ini diperlukan salah satunya untuk memilah lembaran kosong yang tidak digunakan agar map rekam medis tidak cepat tebal karena lembaran yang tidak digunakan tersebut. Sehubungan dengan permasalahan yang penulis temukan tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai Tinjauan Proses Bisnis Unit

  Kerja Rekam Medis Dalam Menunjang Sistem Informasi Rumah Sakit di Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM) Maranatha tahun 2015.

  B.

  melibatkan unit-unit kerja

   LANDASAN TEORI lainnya.

1. Proses Bisnis a. Pengertian Bisnis Proses

  Proses bisnis secara umum c.

   Manfaat Memetakan Proses Bisnis

  merupakan sebuah diagram yang Pemetaan proses bisnis menggambarkan alur terstruktur dan bermanfaat untuk hal-hal sebagai terencana dari suatu rangkaian proses berikut. kegiatan pada suatu organisasi/ 1) Sebagai gambaran visual perusahaan. Proses bisnis erat mengenai proses bisnis kaitannya dengan penyediaan sebuah organisasi secara logis dan utuh. layanan, termasuk juga sistem 2) Sebagai dasar penentuan informasi. Devenport (1993) pengelolaan tanggung jawab, menyatakan bahwa proses bisnis aliran kerja atau informasi, dan adalah suatu kumpulan aktivitas yang tugas pokok setiap posisi dalam dapat diukur, terstruktur dan organisasi. memberikan nilai keluaran bagi 3) Sebagai alat pengendalian dan pengguna (pelanggan/konsumen). pemantauan antara satu bagian Definisi ini menekankan pada dengan bagian yang lain. bagaimana suatu proses atau 4) Membantu individu atau unit organisasi atau perusahaan. (I Putu kontribusi yang diberikan oleh Agus Eka Pratama, 2014 : 41) masing-masing dalam proses Bussiness process is a set of bisnis organisasi.

  activities and tasks that logically group together to accomplish a goal d. Acuan Proses Bisnis or produce something of value for the 1) Goal (Tujuan): Tujuan utama dari benefit of the organization, segi manfaat bagi kesehatan stakeholder or customer. (Claudia W. penduduk yang didukung oleh Brogan, MS Ed & Deb Bara, M A, proses bisnis.

  2009)

  2) Objective (Sasaran): Sebuah pernyataan konkret menjelaskan

  b.

  apakah proses bisnis berusaha

   Kriteria Menentukan Proses Bisnis

  Dalam menentukan proses untuk mencapai, menunjuk ke bisnis, terdapat beberapa kriteria langkah-langkah terukur kinerja. yang harus dipenuhi, yaitu proses 3) Aturan: Satu set kriteria yang bisnis : mendefinisikan atau membatasi 1) Harus memiliki batasan, beberapa aspek dari proses bisnis. masukan, dan keluaran yang 4) Pemicu: Event, tindakan, atau jelas, negara yang memulai kursus

  2) Harus terdiri dari aktivitas yang pertama tindakan dalam proses berurutan sesuai waktu dan bisnis. ruang, 5) Pengaturan tugas: Himpunan

  3) Harus memiliki kegiatan yang dibutuhkan atau pelanggan/penerima hasil langkah-langkah yang dilakukan proses, dalam proses bisnis. 4) Harus memberikan nilai tambah 6) Input: Informasi yang diterima kepada penerima, oleh proses bisnis dari sumber 5) Tidak berdiri sendiri, melainkan luar proses. harus terkait dengan struktur 7) Output: Informasi ditransfer dari organisasi suatu proses bisnis. 6) Tidak selalu terjadi dalam satu unit kerja, melainkan bisa

  8) Hasil: Hasil melakukan proses tidak digunakan secara luas hari ini dan bisnis, yang menunjukkan tujuan hanya berguna di rumah sakit kecil memiliki atau belum terpenuhi. dengan tingkat rendah diterima kembali. (Claudia W. Brogan, MS Ed & Deb Bara, (IFHRO, 2007) M A., 2009 : 8) 2)

   Sistem Nomor Unit

  Unit Numbering System mnyediakan sebuah kesatuan rekaman

2. Penyelenggaraan Unit Rekam Medis di

  yang mana merupakan gabungan dari

  Rumah Sakit

  semua data rawat inap maupun rawat a.

   Pendaftaran Pasien

  jalan. Setiap pasien yang berkunjung Pengumpulan yang lengkap dan keakuratan hanya diberikan satu (1) nomor RM informasi dalam identifikasi pasien baik untuk kunjungan Rawat Jalan merupakan bagian penting dari proses maupun Rawat Inap. (Edna K. Huffman, pendaftaran pasien. Untuk keperluan 1972 ) statistik, metode untuk menghitung semua

  3)

  pertemuan rawat jalan dan rawat inap setiap Sistem Nomor Seri Unit Serial-Unit Numbering System hari adalah penting. merupakan gabungan sistem seri dan unit. Setiap pasien berkunjung ke RS,

b. Identifikasi Pasien

  kepadanya diberikan satu nomor baru, Informasi identifikasi merupakan bagian penting dari catatan kesehatan pasien. Ini digabungkan dan disimpan di RM harus mencakup informasi yang cukup dengan nomor yang paling baru, untuk secara unik mengidentifikasi pasien sehingga berkasnya tetap 1 unit. (Edna individu K. Huffman, 1972 : 176) c.

   Indeks Utama Pasien/ Master Patient e. Distribusi Catatan Kesehatan Index (MPI)

  Distribusi catatan adalah bagian yang Indeks adalah suatu keharusan bagi setiap sangat penting dari penanganan rekaman. Hal rumah sakit, klinik kesehatan, dan fasilitas ini memang tidak cukup untuk menekankan pelayanan kesehatan primer. MPI sebagai pengambilan yang cepat dari permintaan yang panduan untuk lokasi item. Indeks dapat mendesak tanpa menekankan kebutuhan berbentuk tabel, file, atau katalog, daftar transportasi rekam medis dengan cepat. item yang menyediakan informasi untuk memudahkan akses ke item. Indeks Utama

  Pasien/ Master Patient Index (MPI) adalah Sistem identifikasi catatan dan daftar permanen, yang berisi nama-nama pengarsipan harus berjalan seiring, sebagai dari semua pasien yang pernah dirawat atau sistem pengarsipan tergantung pada sistem dirawat di rumah sakit atau klinik (juga identifikasi yang digunakan. Pengarsipan disebut Patients' Index, Master Person adalah susunan sistematis catatan dalam

  f. Sistem Pengarsipan (Filing System)

  Index, Patient’s Master Index, or Master

  urutan tertentu sehingga referensi dan

  File ). Karena Indeks Utama Pasien/ Master pengambilan mudah dan cepat. Patient Index (MPI) adalah kunci untuk

  menemukan catatan kesehatan pasien, itu g.

   Sistem Penyimpanan

  dianggap sebagai salah satu alat yang 1) Sentralisasi paling penting dipertahankan di departemen

  Catatan pasien yang disimpan dalam catatan kesehatan, klinik atau pusat layanan satu lokasi. Pasien mungkin memiliki kesehatan primer. catatan yang berbeda (catatan rawat inap, catatan darurat, catatan perawatan

d. Sistem Penomoran

  rawat jalan), tetapi mereka dibawa

1) Sistem Nomor Seri

  bersama-sama dalam satu unit record, Pada sistem nomor seri, setiap pasien atau setidaknya filed under nomor yang berkunjung ke RS selalu mendapat sama di tempat yang sama. nomor RK yang baru. Serial penomoran Tujuan utama dari departemen untuk sistem penagihan pembayaran catatan kesehatan adalah untuk biaya pelayanan mempertahankan catatan medis terus 5) Pelaporan nasional dan internasional menerus dari pasien, yang tersedia morbiditas dan mortalitas setiap saat. Cara terbaik untuk mencapai 6) Tabulasi data pelayanan kesehatan tujuan ini adalah untuk membangun bagi proses evaluasi perencanaaan sistem unit rekam terpusat. pelayanan medis

  7) Menentukan bentuk pelayanan yang Dalam sistem satuan catatan harus direncanakan dan terpusat, sentralisasi mengacu pada dikembangkan sesuai kebutuhan pengajuan rawat inap, rawat jalan dan zaman gawat darurat catatan pasien di satu

  8) Analisis pembiayaan pelayanan lokasi. kesehatan

  9) Untuk penelitian epidemiologi dan Idealnya, untuk kontrol yang baik, klinis semua informasi medis tentang pasien

  (Gemala Hatta, 2008 : 134) harus disimpan dalam satu folder, dalam satu lokasi atau file. Hal ini membuat i.

   Indeks Data Pelayanan Pasien

  pengambilan informasi yang mudah Pelayanan penting dari departemen karena diajukan di satu tempat di bawah satu nomor. medis khusus yang mungkin dibuat menurut penggunaan daftar data penyakit,

  2) Desentralisasi operasi, dan indeks dokter. Banyak rumah Catatan pasien yang diajukan di sakit, mempunyai banyak informasi beberapa tempat perawatan pasien. Ini lengkap mengenai penyakit dan terapi mungkin di bawah unit yang sama yang dimasukkan dalam rekam medis nomor atau dengan angka sama sekali tetapi jarang dibuka dan hanya disimpan di tidak terkait. Ini adalah kebijakan rak penyimpanan. Kepala departemen yang tepat untuk menjaga ruang rekam medis dapat melakukan banyak penyimpanan di bawah pengawasan untuk mengurangi situasi ini. Ia dapat ketat oleh profesional informasi menginformasikan anggota staf medis dan kesehatan catatan manajemen / rumah sakit bagian perawatan indeks kesehatan. dalam departemennya dan h. memperkenalkan mereka dengan

   Kodefikasi

  Fungsi ICD sebagai sistem klasifikasi menggunakan potensi informasi-informasi penyakit dan masalah terkait kesehatan tersebut. Banyak dokter dan personel rumah sakit hanya menyadari keberadaan digunakan untuk kepentingan informasi statistic morbiditas dan mortalitas. mereka. Penerapan Pengodean Sistem

  ICD Dokter atau staf komite medis mungkin digunakan untuk: menggunakan indeks penyakit dan operasi 1) Mengindeks pencatatan penyakit dan untuk pengambilan rekam medis dengan tujuan : tindakan di sarana pelayanan kesehatan 1) Untuk melihat kembali kasus

  2) Masukan bagi sistem pelaporan sebelumnya dari penyakit yang diberikan dalam permintaan untuk diagnosis medis menyediakan pengetahuan/ wawasan ke

  3) Memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan data terkait dalam pengelolaan masalah kesehatan diagnosis karakteristik pasien dan pasien saat ini penyedia layanan 2) Untuk menguji teori dan membandingkan data pada penyakit

  4) Bahan dasar dalam pengelompokan tertentu dan/atau terapi dalam rangka DRGs (diagnosis-related groups) untuk mempersiapkan karya ilmiah.

  3) Untuk mendapatkan data tentang adalah langkah terakhir sebelum record pemanfaatan telah dipakai rumah sakit dikirim ke Berkas Tetap. Pendekatan ini dan untuk membangun keperluan rumah menghilangkan penanganan ganda sakit untuk peralatan baru, tempat tidur catatan di stasiun pengindeksan. dan lainnya dalam berbagai departemen. Bagaimanapun, indeks tidak akan

  4) Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan menjadi saat ini, terutama jika Dokter di rumah sakit. (Peer Preview) lambat dalam melengkapi grafik Kegunaan lain dari indeks mungkin mereka. termasuk:

  3) Ketika sebuah departemen memiliki 1) Menyediakan data pelayanan pasien kekurangan sementara personil, indeks yang diperlukan untuk peninjauan penyakit dan operasi dapat ditunda akreditasi hingga tugas caught up. Hal ini

  2) Menempatkan rekaman jika dokter dilakukan dengan mengirimkan semua hanya mengingat diagnosa dan/atau catatan menyelesaikan ke file permanen operasi dan bukan nama pasien setelah memeriksa, kemudian menarik

  3) Menyediakan data mengenai praktek di lain waktu untuk mengindeks. Daftar pengobatan medis di rumah sakit dalam harian pasien keluar digunakan untuk rangka kualitas untuk terakreditasi mengamankan semua catatan yang magang Program Dan residen membutuhkan. mahasiswa medis, mahasiswa keperawatan dan lainnya. j.

   Statistik

  Indeks penyakit dan operasi harus Definisi yang digunakan untuk

  

tailor-made untuk menemukan keperluan pengumpulan data statistik pemanfaatan

  dari institusi yang mereka layani. rumah sakit bervariasi dari satu negara ke Perencanaan yang teliti akan hasil dalam negara. Untuk memungkinkan Anda untuk sebuah sistem pengindeksan yang mana mengenali istilah yang digunakan di Unit akan melayani staff medis dan staff rumah ini, berikut ini adalah daftar definisi yang sakit dengan baik dan menaikkan efisiensi digunakan di beberapa negara. Jika negara dari pengoperasian pengindeksan itu Anda memiliki definisi yang berbeda untuk sendiri. item, atau jika item tersebut dikenal dengan

  Pertimbangan yang dapat diberikan istilah yang berbeda, mengubah satu di Unit dalam mengerjakan indeksing : ini dengan yang digunakan oleh rumah sakit / negara. 1) Jika Dokter diperlukan untuk mengisi hearts lembar Ringkasan pada saat

  pasien keluar pasien, indeksing Penting untuk memastikan bahwa laporan mungkin dapat dilakukan sebelum ini disusun secara tepat waktu dan akurat

  k. Laporan

  Rekaman diajukan dalam berkas tidak karena langsung atau tidak langsung, ini lengkap dokter. Pendekatan ini adalah salah satu cara departemen catatan menjamin indeks yang sangat saat ini. kesehatan dievaluasi. Laporan yang

  Bagaimanapun jika Dokter membandingkan data dan indikator yang menambahkan atau mengganti diagnosis dipilih selama periode waktu yang berbeda pada saat penyelesaian, pelayanan harus mungkin berguna. Sehingga sebelum diambil untuk membuat tambahan melanjutkan untuk mengumpulkan atau keperluan dan koreksi naskah ke indeks. menghitung informasi statistik apapun,

  Berarti petugas bahwa indek Suami catatan kesehatan profesional harus mencari hanles catatan dua kali. tahu apa yang dibutuhkan, bagaimana dan

  2) Indeksing mungkin dapat dilakukan kapan itu akan digunakan.

  Penghasilan kena pajak Dokter Laporan yang dihasilkan juga sangat melengkapi catatan dan telah diperiksa penting dan digunakan sebagai alat kelengkapannya dikirimkan personil komunikasi. Semua presentasi harus

  Rekam Medis. Indeksing pada waktu itu sederhana dan mudah dibaca dengan sadar dipersiapkan untuk mencapai tujuan. fakta-fakta penting disorot. Meskipun (Sabarguna, 2005) sebagian besar laporan akan dalam A “system” is conveniently defined as any bentuk tabel, mereka akan lebih mudah collection of components that work together to untuk dibaca jika alat bantu visual achieve a common objective. The objective in seperti grafik, grafik batang dan diagram the case of health information system then is to pie yang digunakan untuk improve health services management through menggambarkan dengan jelas apa angka- optimal information support. (Design And angka menunjukkannya.Selain itu, Implementation of Health Information System- laporan harus jelas dan ringkas, dan WHO, 2000) meninggalkan keraguan seperti mewakili Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan angka. prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas

  bersama-sama. (Sistem Informasi dan Retensi berarti transfer catatan dari

  l. Retensi Rekam Kesehatan

  Implementasinya, 2014:14) aktif untuk penyimpanan tidak aktif, untuk mikrofilm, atau akhirnya

  5. Informasi

  kehancuran. Hal ini berlaku umum a.

   Pengertian Informasi

  bahwa catatan kesehatan harus disimpan Menurut Kamus Besar Bahasa selama mereka sedang digunakan untuk

  Indonesia (KBBI), informasi adalah perawatan pasien, dan tujuan penelitian penerangan, pemberitahuan, kabar atau dan pengajaran mediko legal. Jika ruang keseluruhan makna yang menunjang tidak tersedia, keputusan harus dibuat amanat yang terlihat di bagian- bagian untuk menentukan panjang catatan amanat itu. waktu harus disimpan dalam file aktif'.

  Information is data that has been processed into a form that is meaningful

3. Data

  to the recipient and is of real perceived a.

   Pengertian Data value in current or prospective decisions

  Menurut Kamus Besar Bahasa (Gordon B. Davis- Moekijat, 1991)

  Indonesia (KBBI), data adalah keterangan Informasi merupakan kumpulan data atau bahan nyata yang dapat dijadikan yang diolah menjadi lebih berguna dan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). lebih berarti bagi penggunanya (I Putu

  Robert N. Antony dan John Dearden Agus Eka P., 2014:7) berpendapat bahwa data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data

  6. Sistem Informasi

  item. Sedangkan menurut Jogyanto dalam a.

   Pengertian Sistem Informasi

  bukunya yang berjudul Analisis dan Sistem informasi secara teknis

  Desain Sistem Informasi , data merupakan

  didefinisikan sebagai sekumpulan kenyataan yang menggambarkan suatu komponen yang saling berhubungan, kejadian dan kesatuan nyata. mengumpulkan (atau mendapatkan),

  Maka berdasarkan teori di atas memproses, menyimpan dan penulis simpulkan bahwa data adalah mendistribusikan informasi untuk kumpulan keterangan nyata yang menunjang pengambilan keputusan, menggambarkan suatu kejadian yang koordinasi, dan pengawasan, sistem dipakai sebagai dasar dalam sebuah informasi juga dapat membantu manajer kajian. dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal

  Pengertian Sistem 4.

  yang rumit dan menciptakan produk baru Sistem merupakan suatu kesatuan yang

  (Indriani, 2013:8; Laudon dan Laudon, untuk dan terdiri dari berbagai faktor yang 2007) berhubungan satu sama lain saling

  Sistem informasi berisi tentang orang- mempengaruhi, yang kesemuanya dengan orang, tempat, dan hal-hal penting di dalam organisasi atau di lingkungan sekelilingnya. Tiga aktivitas di dalam sistem informasi akan memproduksi informasi yang dibutuhkan organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, menganalisis permasalahan dan menciptakan produk baru (Indriani, 2013:8; Laudon & Laudon, 2007).

7. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS)

  Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit se-Indonesia. Sistem Informasi ini mencakup semua Rumah Sakit umum maupun khusus, baik yang dikelola secara publik maupun privat sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Hal ini diperlukan agar dapat menunjang pemanfaatan data yang optimal serta semakin meningkatnya kebutuhan data saat ini dan yang akan datang.

  Ketentuan umum bagi rumah sakit yakni bahwa setiap rumah sakit wajib melaksanakan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang merupakan suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit. Tujuan penyelenggaraan SIRS adalah untuk:

  a. merumuskan kebijakan di bidang perumahsakitan b. menyajikan informasi rumah sakit secara nasional c. melakukan pemantauan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan rumah sakit secara nasional. Pelaporan SIRS terdiri dari:

  a. pelaporan yang bersifat terbarukan setiap saat (updated) : ditetapkan berdasarkan kebutuhan informasi untuk pengembangan program dan kebijakan dalam bidang perumahsakitan

  b. pelaporan yang bersifat periodik : dilakukan satu kali dalam satu bulan dan satu kali dalam satu tahun. Pengisian laporan SIRS mengacu pada pedoman sistem informasi rumah sakit sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan. Pada saat Peraturan ini berlaku, semua rumah sakit yang sudah ada harus menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dalam peraturan ini, paling lambat dalam jangka waktu 2 (dua) tahun setelah Peraturan ini diundangkan.

  Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (lima) Rekapitulasi Laporan (RL), diantaranya: 1) RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapat dikatakan data yang yang bersifat terbarukan setiap saat (updated)

  2) RL 2 berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun 3) RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan

  Rumah Sakit yang dilaporkan periodik setiap tahun 4) RL 4 berisikan Data Morbiditas/ sesuatu yang diputuskan. Sehingga dalam sebuah institusi, surat keputusan digunakan sebagai payung hukum bagi unit kerja dalam menjalankan tugasnya. Kebijakan yang terdokumentasi diperlukan untuk regulasi di dalam unit dan antar unit terutama apabila jumlah personil semakin bertambah seiring dengan rumah sakit yang semakin berkembang. Kebijakan yang terdokumentasi biasanya digunakan untuk pelatihan/sosialisasi. Petugas lama maupun petugas yang masih baru agar dapat mengetahui kebijakan yang berlaku di institusi tempatnya bekerja. Hal ini untuk menunjang pelayanan rumah sakit. Sehingga penting bagi setiap petugas untuk mengetahui rumah sakit, dengan harapan untuk dipahami dan sebagai pencegahan terhadap kesalahpahaman yang mungkin terjadi. Ditinjau dari segi isi, kebijakan secara tertulis memang telah tertulis dalam prosedur tetap, namun jika ditinjau berdasarkan teori, isi dari kebijakan yang ditulis bukan merupakan isi dari kebijakan, karena isi sebenarnya lebih mengarah pada ruang lingkup petugas dan bukan merupakan kebijakan. Isi dari kebijakan belum dapat mempertegas aktivitas yang harus dikerjakan di unit kerja rekam medis mengenai apa yang harus dilakukan, mengapa hal tersebut harus dilakukan dan batasan-batasan yang harus diperhatikan oleh petugas. Hal ini dimaksudkan agar kebijakan dapat mencapai tujuannya yakni untuk menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan administrative yang mana sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

  Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodik setiap tahun 5) RL 5 yang merupakan Data Bulanan yang berisikan data kunjungan dan data 10

  (sepuluh) besar penyakit. (Menteri Kesehatan RI No. 1171/ MENKES/

  PER/VI/2011)

  2. Metode dan Desain Penelitian Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif yaitu untuk memaparkan fenomena yang terjadi dengan desain penelitian yang digunakan adalah desain penelitian kuantitatif.

  D. Pembahasan Hasil Penelitian 1. Kebijakan Mengenai Penyelenggaraan dan Operasional Unit Kerja Rekam Medis di RSGM Maranatha a. Kebijakan Penyelenggaraan Unit Kerja Rekam Medis

  Unit Rekam Medis berada di bawah Kepala Bidang Penunjang Medis yang dibawahi oleh Wadir. Yan. Med.

  (Wakil Pelayanan Medis). Mengenai Surat Keputusan, apabila belum terdapat Surat Keputusan mengenai Unit Kerja Rekam Medis, maka hal ini dapat berdampak pada legalitas dari penyelenggaraan unit tersebut. Surat keputusan umumya merupakan dasar hukum dari suatu tindakan, kondisi ataupun fungsi status seseorang yang dijadikan aspek legal untuk menetapkan atau mempertahankan

  Berdasarkan data hasil penelitian, terdapat 12 kebijakan operasional di Unit Kerja Rekam Medis. Kebijakan- kebijakan tersebut belum dibuat dalam bentuk tertulis (terdokumentasi). Dampak yang potensial ditimbulkan apabila kebijakan dibuat tertulis :

  1) Hal ini dapat berguna bagi petugas, terutama bagi petugas baru.

  Petugas baru dipastikan akan diberikan pengarahan terlebih dahulu sebelum menjalankan tugasnya. Pengarahan biasanya akan dilakukan secara lisan, namun demikian belum dapat menjamin petugas akan langsung memahami, sehingga hal ini dapat diatasi salah satunya dengan meminta petugas untuk mempelajari kebijakan yang tertulis tersebut. 2) Menjadi jaminan bagi petugas tersebut agar dapat mencegahnya bekerja. Dengan adanya kebijakan yang terdokumantasi, petugas baru tidak semata- mata mengandalkan penyampaikan kebijakan yang mungkin disampaikan oleh pimpinan atau melalui petugas yang lama. Ini untuk menghindari kesalahan dan keraguan dalam penyampaian kebijakan. Kebijakan yang tidak dibuat secara tertulis maka tidak terdapat pula landasan hukum yang kuat sebagai perlindungan bagi pelaksana kebijakan. Hal ini dapat dirasakan manfaatnya apabila terdapat komplain terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh petugas. Petugas dapat memperlihatkan dokumen kebijakan yang telah dibuat oleh rumah sakit sebagai jaminan bahwa apa yang telah dikerjakannya telah memenuhi aturan rumah sakit. 3) Diperlukan sebagai bukti otentik pada saat ada penilaian terhadap unit atau rumah sakit. Untuk membuktikan ada/tidaknya kebijakan, penting untuk mendokumentasikan kebijakan- kebijakan tersebut. Kebijakan yang dibuat dalam bentuk tertulis (dokumen) memiliki legalitas yang

b. Kebijakan Operasional Unit Kerja Rekam Medis

  lebih kuat jika dibandingkan yang telah dibuat, pada kebijakan yang dengan kebijakan yang telah ada di unit kerja rekam medis disampaikan secara lisan. Hal ini RSGM Marantha terdapat beberapa dikarenakan, pada dokumen kebijakan yang potensial dapat tertulis, memungkinkan adanya menimbulkan dampak di waktu bukti pengesahan dari pimpinan mendatang. Kebijakan tersebut antara dalam bentuk tanda- tangan lain kebijakan mengenai: pimpinan. 1)

   Penerimaan pasien gawat darurat

  4) Dapat dipakai sebagai tolak ukur pada jam malam dikerjakan bagian petugas ketika harus melakukan keperawatan/asisten bagian farmasi. evalusi kerja. Apa yang petugas Dampak yang potensial ditimbulkan kerjakan sudah sesuai dan sudah yakni : konsisten dengan kebijakan yang

  a. Dalam hal legalitas akses data, dibuat dapat diukur dengan data dan informasi mengenai mengulas kembali kebijakan yang pasien merupakan hal yang telah ditulis. Apabila kebijakan cukup sensitive karena berisi tidak dibuat dalam bentuk tertulis informasi pribadi pasien. maka kebijakan tidak memiliki

  b. Pencapaian hasil kerja potensial landasan yang kuat untuk tidak maksimal.

  2) Pelaporan ekternal tidak terdapat

  potensial menimbulkan persepsi kebijakan mengenai batas waktu yang berbeda dari satu petugas pengerjaan. Dampak yang potensial dengan petugas lain. terjadi:

  5) Dapat menjadi dokumen sejarah

  a. penumpukkan laporan yang dapat bila telah dibuat kebijakan yang mengakibatkan bertambahnya baru. Kebijakan yang beban kerja jika terjadi dalam terdokumentasi dapat menjadi skala besar referensi awal bagi pimpinan

  b. pada keadaan darurat yang sebelum membuat kebijakan yang membutuhkan laporan yang baru. Dapat dipakai oleh pimpinan bersangkutan terdapat pula untuk melakukan pengawasan kemungkinan laporan belum siap kerja terhadap petugas.

  c. sulitnya melakukan pengontrolan 6) Antisipasi terhadap human error. penyakit yang berpotensi menular

  Petugas potensial lupa terhadap hal yang telah disampaikan secara

  2. Proses Bisnis Unit Kerja Rekam Medis

  lisan. Hal ini potensial terjadi di RSGM Maranatha terutama pada petugas dengan Proses bisnis unit kerja rekam medis volume kerja yang tinggi. Sehingga di RSGM Maranatha berdasarkan tabel 4.1 dengan adanya kebijakan tertulis, dapat terlihat pekerjaan yang telah maka hal ini dapat digunakan dikerjakan maupun yang belum sebagai review petugas agar tidak dikerjakan, pekerjaan yang dikerjakan menyimpang dari kebijakan yang bukan oleh petugas rekam medis dan telah ditetapkan. Ini dapat terjadi pekerjaan yang belum dikerjakan secara terutama pada pekerjaan yang konsisten. Terdapat 12 pekerjaan yang dalam pengerjaannya memerlukan belum dikerjakan. Dampak yang potensial pemahaman tugas yang tepat, ditimbulkan apabila pekerjaan belum seperti pada pekerjaan penerimaan dikerjakan yakni, pada pekerjaan: pasien asuransi tertentu.

  a. Penerimaan pasien rawat inap. Dalam hal kebijakan, penting bagi Apabila tidak melalui rekam medis sebuah kebijakan memiliki isi tepat agar maka dampaknya adalah : meminimalisir dampak yang 1) Tidak dapat diketahui jumlah ditimbulkan. Mengenai isi kebijakan pasien yang telah menempati tempat tidur. Data tersebut digunakan untuk dapat mengetahui tingkat pemakaian tempat tidur yang dapat terkait dengan bagian keuangan atau bagian pengadaan peralatan. 2) Tidak dapat diketahui tempat tidur yang kosong, sehingga petugas bagian pendaftaran potensial kesulitan apabila memerlukan informasi yang cepat untuk kepentingan pasien gawat darurat

  b. Identifikasi pasien. Dampak yang potensial terjadi apabila tidak dilakukan yakni: 1) Pasien potensial dibuatkan rekam medis baru dan diberikan nomor rekam medis baru terdapat perubahan pada identitas pasien

  3) Tidak adanya pencegahan pada pasien agar tidak melakukan pelanggaran terhadap administrasi (pasien kabur dan tidak membayar) yang biasanya ditanggulangi dengan melakukan pengecekan pada masa berlaku kartu pengenal dan menyakan secara lisan alamat yang bersangkutan.

  c. KIUP. Dampak yang potensial ditimbulkan apabila tidak dibuat adalah: 1) Menyulitkan apabila diperlukan untuk mengidentifikasi nomor catatan kesehatan

  2) Mempersulit dalam menemukan catatan karena KIUP merupakan panduan dalam menemukan rekam medis. Hal ini karena KIUP sebagai kunci untuk menemukan catatan kesehatan pasien dan dianggap sebagai salah satu alat yang paling penting dipertahankan di departemen catatan kesehatan yang dalam hal ini unit kerja rekam medis.

  d. Penggunaan kode warna untuk map/sampul  Apabila tidak dilakukan maka potensial dampak yang ditimbulkan yakni :

  a) Tidak dapat memudahkan dalam membedakan rekam medis yang potensial memiliki beberapa kepentingan yang berbeda.

  b) Apabila terdapat rekam medis yang salah meletakkan, maka dapat memudahkan dalam proses

  filling

  e. Perencanaan terhadap rekam medis yang tidak aktif. Dampak belum adanya perencanaan terhadap rekam medis tidak aktif yaitu : 1) Apabila rak penyimpanan rekam medis sudah penuh, maka ruang penyimpanan bagi rekam medis baru. 2) Menyulitkan pimpinan untuk mempersiapkan rak maupun ruangan apabila rekam medis sudah semakin bertambah

  3) Menghambat proses filling karena petugas potensial akan membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan penelusuran rekam medis

  4) Menghambat proses penyusutan rekam medis karena belum terdapat kepanitiaan untuk mempersiapkan kegiatan penyusutan

  f. Penyusutan/pemusnahan rekam medis. Penyusutan/pemusnahan rekam medis diperlukan untuk dapat mempersiapkan tempat penyimpanan bagi rekam medis baru. Apabila penyusutan/pemusnahan rekam medis belum dikerjakan maka : 1) Potensial kehabisan ruang untuk menyimpan rekam medis baru.

  Hal ini dapat menyebabkan rekam medis diletakkan dengan cara ditumpuk sehingga potensial menyulitkan petugas pada proses pencarian rekam medis terutama pada saat diperlukan untuk kepentingan pelayanan.

  2) Menyebabkan kebutuhan rak dan terdapat perbedaan jumlah ruang penyimpanan rekam medis yang potensial terjadi antara meningkat sehingga memerlukan laporan yang terdapat penambahan biaya untuk dalam keuangan dengan pengadaannya. laporan penggunaan alat

  g. Kodefikasi tindakan dari bagian pengadaan 1) Dampak yang potensial alat/bahan. ditimbulkan apabila tidak

  d) Sebagai bahan dalam dikerjakan : kepentingan pengambilan

  a) Tidak adanya keputusan yang dapat pengelompokkan tindakan berupa pengambilan b) Mempersulit dalam keputusan untuk kebutuhan pembuatan pelaporan data penambahan alat atau dapat tindakan yang telah disinkronkan dengan dilakukan terhadap pasien kodefikasi penyakit untuk c) Mempersulit ketika akan kepentingan digunakan untuk pengembangan/ kepentingan cross check data penambahan alat baru dengan bagian keuangan, ini dikarenakan perkembangan harus melihat langsung pada timbul di rumah sakit atau rekam medis sehingga karena jumlah pasien memerlukan waktu yang dengan penyakit tertentu lebih lama semakin bertambah d) Menyulitkan dalam jumlahnya. mengetahui apakah pasien yang telah mendaftar untuk h. Penataan (assembling) melakukan pendaftaran 1) Apabila belum dilakukan, dapat untuk dilakukan tindakan menyebabkan tidak tertatanya benar- benar telah dilakukan lembaran pada rekam medis, tindakan/oprasi atau tidak. selain itu lembaran yang kosong

  2) Kegunaannya : pada rekam medis potensial

  a) Untuk kepentingan laporan menyebabkan semakin tebalnya salah satunya laporan rekam medis sehingga rekam penggunaan alat. medis mudah rusak.

  b) Hasil dari laporan yang 2) Sedangkan dengan dilakukannya berhubungan dengan input assembling dapat : dari kode tindakan yakni

  a) Mengurangi ruang untuk kepentingan penyimpanan bagi rekam keuangan dan pengambilan medis yang mungkin terpakai keputusan. akibat terisi oleh rekam medis c) Guna membantu yang tebal tersebut. mempercepat proses audit

  b) Memudahkan bagi petugas tersebut. Pada beberapa ketika ingin melihat riwayat rumah sakit, tim audit dari pasien atau pelayanan yang bagian keuangan biasanya telah diterima pasien. akan melakukan audit 3) Contoh penerapannya terlihat rekam medis secara pada saat dokter yang akan langsung untuk melakukan mencari riwayat pasien pada

  cross check terhadap kunjungan sebelumnya, apabila

  penggunaan alat. Hal ini rekam medis tertata dengan rapi, biasanya dilakukan apabila maka dokter tersebut akan memerlukan waktu yang lebih panjang untuk mencari hasil laboratorium atau hasil pemeriksaan penunjang lainnya karena susunan yang tidak teratur. i. Indeks dokter. Dampak yang potensial ditimbulkan apabila tidak dikerjakan :

  a) Mempersulit untuk mengetahui apakah terdapat dokter yang melakukan tindakan yang bersifat komersial b) Mempersulit dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja dokter c) Mempersulit dalam mengetahui jumlah pasien pada setiap dokter yang mana hal ini diperlukan bagian keuangan j. Indeks penyakit dan operasi. Dampak yang potensial ditimbulkan apabila tidak dikerjakan : 1) Pengambilan rekam medis menjadi kurang praktis ketika terdapat kasus tertentu yang ingin dicari. Hal ini biasanya digunakan untuk keperluan pendidikan. 2) Menyulitkan dalam menemukan rekam medis dimana dokter yang bersangkutan hanya ingat diagnosa atau operasinya, sedangkan nama pasien yang bersangkutan lupa. Ini potensial terjadi pada dokter pembimbing residen atau dokter yang sedang melakukan riset

  3) Menghambat dalam mempercepat akses informasi yang diperlukan untuk kepentingan studi dan kepentingan lainnya. 4) Menyulitkan petugas dalam menyajikan data yang diperlukan dalam survey kemampuan rumah sakit atau untuk menyusun keperluan alat/sarana baru. k. Pelaporan internal

  1) Dampak yang potensial ditimbulkan apabila belum dilakukan analisa pada pelaporan yakni mempersulit pimpinan untuk menggunakan laporan yang diterima, karena dengan data mentah, pimpinan akan memerlukan waktu yang lebih lama dalam menerjemahkan laporan terutama pada laporan yang disajikan dalam bentuk angka. 2) Dampak yang potensial ditimbulkan apabila laporan internal belum dibuat:

  a) Menyulitkan pihak rumah sakit dalam melakukan control terhadap pelaksanaan kegiatan di rumah sakit b) Menyulitkan dalam melakukan evaluasi terhadap aspek-aspek yang kegiatan di rumah sakit

  3) Dampak apabila laporan tidak dikirimkan ke pihak pimpinan, yakni :

  a) Pimpinan potensial tidak dapat mengetahui perkembangan pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan di rumah sakit.

  b) Pimpinan sulit mengetahui sejauh mana pemanfaatan fasilitas yang telah disediakan.

  c) Informasi yang disajikan potensial telah bersifat tidak terbarukan sehingga memiliki pengaruh yang kecil atau bahkan tidak berpengaruh dalam pengambilan keputusan

  d) Mengurangi nilai dari hasil kerja yang telah dilakukan petugas bagian statistik karena pimpinan potensial tidak mengetahui laporan- laporan yang potensial memiliki dampak besar dalam pengambilan keputusan. l. Pelaporan ekternal

  1) Dampaknya apabila belum rawat inap sebesar 42% dari 100%. dikerjakan yakni : Berdasarkan hasil tersebut, menunjukkan

  a) Tidak memenuhi ketentuan bahwa pelaksanaan pekerjaan unit kerja DepKes rekam medis tidak jauh berbeda bahkan

  b) Menyulitkan pihak DepKes sama antara pelayanan yang satu dengan dalam melakukan kontrol yang lain. terhadap rumah sakit Berdasarkan pembagian skor, pada

  2) Dampaknya apabila tidak skor 3 terdapat 4 pekerjaan yang belum dikumpulkan secara rutin atau sesuai ketentuan Kemenkes dan 2 tidak tepat waktu adalah : pekerjaan belum dilakukan secara

  a) Pengumpulan laporan yang konsisten. Dampak pada setiap pekerjaan tidak rutin atau terlambat apabila belum sesuai ketentuan Kemenkes akan menurunkan nilai dari yakni : laporan tersebut karena a. Identifikasi data pasien. laporan potensial bersumber Apabila dalam identifikasi pasien, dari data lama petugas tidak melakukan secara b) Keterlambatan penanganan konsisten pembaharuan data dan terutama apabila terdapat memastikan data yang tercantum kasus baru yang dapat belum berubah, maka berdampak pada tersebut. Data yang potensial sering

  3.

  berubah adalah alamat dan nomor

   Kesesuaian Proses Bisnis pada Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan telepon pasien. Bagian keuangan dan

  farmasi merupakan bagian yang

  Aturan yang Dibuat oleh Kementrian Kesehatan

  memerlukan kedua data tersebut untuk Proses bisnis yang terdapat pada unit kepentingan penyelesaian administrasi kerja rekam medis di RSGM Marantha pasien ataupun untuk kepentingan apabila dibandingkan dengan aturan yang menghubungi pasien ketika petugas dibuat oleh kementrian kesehatan dapat melakukan kesalahan dalam pemberian terlihat yang telah sesuai maupun yang obat. belum sesuai. Berdasarkan keseluruhan b. Pengambilan rekam medis. pelaksanaan rekam medis pada masing- Pembuatan outguide dalam masing pelayanan dapat digambarkan pengambilan rekam medis yang perbandingannya pada gambar 4.1 digantikan oleh buku keluar masuk rekam medis memang dirasa lebih praktis, namun memiliki kelemahan dalam segi pengontrolan rekam medis

  Gaw at Raw at Jalan Darurat

  yang belum kembali ke rak

  56% 57%

  penyimpanan.

  Raw at

  c. Distribusi. Dampak apabila distribusi

  Inap

  dilakukan bukan oleh petugas rekam

  42%

  medis atau bahkan oleh pasien/pihak pasien adalah : 1) Tidak memenuhi prosedur yang telah tertulis. Berdasarkan

  Diagram 4.1 Perbandingan Persentase

  prosedur yang tertulis, mengenai

  Kesesuaian Pelaksanaan Proses Bisnis

  distribusi rekam medis, isi

  Unit Kerja Rekam Medis per Pelayanan

  prosedur berbunyi: “Petugas menyerahkan rekam medis ke Persentase kesesuaian kegiatan perawat pada klinik yang dituju”, pelayanan rekam medis pada rawat jalan sehingga hal ini menunjukkan sebesar 56% dari 100%, gawat darurat sebesar 56% dari 100% sedangkan pada bahwa pelaksanaannya belum memenuhi prosedur yang tertulis. 2) Ancaman terhadap keamanan dan kerahasiaan informasi pasien.

  Rekam medis dibawa oleh pihak pasien yang berpotensi keluarnya informasi mengenai pasien. 3) Rekam medis berpotensi besar dapat dengan mudah dibawa keluar dari rumah sakit. 4) Rekam medis secara fisik terancam keamanan isinya, dalam hal ini lembaran di dalamnya potensial hilang atau tercecer. 5) Potensial memberikan peluang bagi pihak yang ingin menyalahgunakan informasi pasien sehingga potensial merugikan pasien. 1) Dampak yang potensial timbul apabila pengumpulan rekam medis yang dipinjam mengalami keterlambatan yakni: a) Berpengaruh pada proses pengolahan data yang terdapat dalam rekam medis. Hal ini dapat menghambat petugas untuk melakukan pengolahan data.

  b) Berpengaruh pada pelayanan berikutnya dimana pasien potensial melakukan kunjungan satu hari setelah menerima pelayanan pada hari tersebut.

  e. Penamaan. Dampak apabila tidak dilakukan atau belum dilakukan secara konsisten yaitu: 1) Nama menjadi bagian yang unik sehingga cenderung untuk dilihat paling awal oleh dokter sehingga dapat menghambat petugas medis untuk mengetahui secara cepat identitas pasien berupa gender dan status pasien (sudah/belum menikah) yang biasa digunakan untuk melakukan komunikasi pada saat kontak dengan pasien. 2) Mempersulit proses identifikasi pada pasien yang memiliki nama yang sama atau nama yang bersifat androgini (nama yang dapat digunakan untuk laki-laki atau perempuan)

  Pada skor 4 juga terdapat 4 pekerjaan yang belum sesuai ketentuan Kemenkes. Dampak setiap pekerjaan apabila belum sesuai ketentuan Kemenkes yakni : a. Korespondensi rekam medis.

  Dampaknya apabila dilakukan bukan oleh petugas rekam medis yakni dapat berpengaruh pada saat petugas membaca diagnosa pasien sehingga hal ini potensial menyulitkan petugas dalam membaca diagnosa yang ditulis oleh dokter