BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Pengembangan Koleksi - Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan (STIKES) Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Di Rumah Sakit Haji Medan

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi perpustakan merupakan salah satu kegiatan kerja
pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan perguruan Tinggi
pengembangan dilakukan untuk mencapai tujuan perpustakaan yaitu untuk
mendukung, mempelancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program
kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, pengembangan artinya ”proses”, sedangkan pengertian koleksi
berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 11) adalah
”Semua pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan
kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna”.
Secara

defenitif

pengertian

pengembangan

koleksi

perpustakaan

mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan.
Terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan
pustaka.

Kegiatan

ini

meliputi

berbagai

aktivitas

seperti

penyusunan

kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi.
Kegiatan ini biasanya tertuang dalam program pengembangan koleksi yang isinya
berbeda-beda antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan
ini dipengaruhi oleh beberapafaktor seperti kebijaksanaan pendanaan, suasana dan
lingkungan
masyarakat,

pendidikan,
serta

keadaan

faktor-faktor

penerbitan,
lain

yang

kebiasaan
bersifat

pemakai,
lokal

sikap

(kondisi

setempat)”(Darmono 2001). Dalam melaksanakan kegiatannya, pengembangan
koleksi tidak akan terlepas dari pembinaan koleksi. Pengembangan koleksi
merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh
perpustakaan perguruan tinggi. Kegiatan ini meliputi, penyediaan dan pemberian
pelayanan informasi kepada pengguna demi tercapainya tujuan perpustakaan
perguruan tinggi dalam mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas
pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan.

8
Universitas Sumatera Utara

2.2. Tujuan Pengembangan Koleksi
Tujuan

pengembangan

koleksi

adalah

untuk

menambah

koleksi

perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan
pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang.
Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan
dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan dapat secara

berencana mengembangkan koleksinya.
Pengembangan koleksi adalah awal dari pembinaan koleksi perpustakaan
bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan
pustaka selalu mencukupi. Mutu perpustakaan dibentuk oleh kegiatan
pengembangan koleksi.
Menurut Yuven (2010), menyatakan tugas perpustakaan perguruan tinggi
dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran ata
proses pembelajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutukan untuk menyelesaikan tugastugas dalam rangka studi.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melaui jaringan
lokal (internet) maupun globat (internet) dalam rangka pemenuhan

kebutuhan informasi yang diperlukan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan
tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan
bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis ruang belajar untuk
pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat.

9
Universitas Sumatera Utara

2.3. Syarat Pengembangan Koleksi
Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai
tujuan perpustakaan Perguruan Tinggi, maka Perpustakaan perguruan Tinggi
harus berusaha menyediakan berbagai informasi yang diperlukan agar dapat
mendukung Pelaksaan Program di Perguruan Tinggi.
Agar program pembinaan dan pengembangan koleksi dapat berjalan
dengan baik, maka harus diperhatikan beberapa syarat,
Menurut Soetminah (1992 : 67 ), syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam
pembinaan koleksi adalah :
1. Minat dan kebutuhan pemakai Perpustakaan Perguruan Tinggi setiap
pribadi atau kelompok masyarakat mempunyai minat dan kebutuhan

akan informasi yang berbeda satu sama lain setiap Perpustakaan
Perguruan Tinggi perlu mengetahui minat masyarakat yang
dilayaninya sehingga perlu mengadakan survey lapangan.
2. Dana dan Sarana
Pembinaan koleksi memerlukan dan sarana, maka perpustakaan
perguruan tinggi harus mempersiapkan melalui perencanaan yang
rinci, lengkap dan sistematis.
3. Prosedur dan Tata Kerja
Prosedur dan tata kerja telah ditentukan dalam perencana dari bukan
dalam buku pedoman kerja Perpustakaan Perguruan Tinggi.
4. Laporan
Perpustakaan Perguruan Tinggi membuat laporan berkala untuk
diserahkan kepada lembaga induk yang membawahinya.
Pengembangan koleksi suatu Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak akan
terleps dari tujuan perpustakan perguruan tinggi tersebut.
Dari kenyataaan diatas, dapat diketahui bahwa syarat pengembangan
koleksi adalah :
a. Menentukan usaha kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan
indentifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini dapat disusun oleh
perpustakaan perguruan tinggi dengan melibatkan berbagai pihak yang ada

di perpustakaan perguruan tinggi maupun civitas akademika.
b. Menentukan kebutuhan akan informasi dari semua pengguna perpustakaan
perguruan tinggi yang dilayani, yang dapat dilaksanakan dengan cara :
1. Mempelajari kurikulum program studi yang ada
2. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku

10
Universitas Sumatera Utara

c. Mengadakan kegiatan survey kepada penggua untuk mengetahui apakah
koleksi yang telah tersedia sesuai dengan program pendidikan yang ada
d. Adanya pernyataan kebijaksanaan yang tertuang dalam bentuk peraturan
umum perpustakaan perguruan tinggi. Kebijaksanaann ini mengatur semua
aspek penyelenggaraan program pembinaan dan pengembangan koleksi,
kewenangan dalam pembinaan serta dana dan sarana yang disediakan
e. Adanya buku pedoman kerja perpustakaan perguruan tinggi yang
menjelaskan

secara

terperinci

dalam

semua

kegiatan

pelayanan

perpustakaan pergururan tinggi termaksud pengembangan koleksi.
f. Mengevaluasi koleksi dengan jalan menilai kesesuaian koleksi dalam
memenuhi kebutuhan pengguna.
g. Membuat laporan tertulis antara pihak perpustakaana perguruan tinggi
dengan pihak-pihak lain secara berkala.
h. Untuk melaksanakan semua kegiatan tersebut, diperlukan anggaran yang
memadai, karyawan yang rapi dan terampil serta struktur organisasi yang
mantap dan alat-alat bantu yang relevan.
2.4. Kegiatan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi meliputi kegiatan pemilihan bahan pustaka,

pengadaaa

bahan pustaka, inventarsasi bahan pustaka, stock opname, dan

wedding. Pada kegiatan pengembangan koleksi ini akan dijelaskan siapa yang
berwenang, untuk memilih pertimbangan yang dipakai dan siapa yang
bertanggung jawab untuk memutuskan pengadaan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:
44) pada umumnya pengembangan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut :
1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan
identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh
sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya
yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan dan unit
lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur
yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas
akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara
lain:
a. Mempelajari kurikulum setiap program studi.

11
Universitas Sumatera Utara

4.
5.
6.
7.

b. Member kesempatan sivitas akademika untuk memberikan
usulan melalui bebagai media komunikasi.
c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara
tercetak maupun maya.
Memilih dan mengadakan pustaka lewat pembelian, tukar-menukar,
hadiah/sumbangan dan penerbitan sendiri
Merawat bahan pustaka
Menyiangi koleksi
Mengevaluasi koleksi

2.5 Prinsip-Prinsip Pengembangan Koleksi
Dalam memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna
perpustakaan

perguruan

tinggi,

maka

perlu

diperhatikan

hal-hal

yang

berhubungan dengan prinsip-prinsip pengembangan koleksi. Berdasarkan buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 69), pinsip-prinsip yang perlu
diperhatikan dalam pengembangan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
sebagaimana juga terdapat dalam pembinaan koleksi yaitu :
1. kerelevanan
Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Karena perpustakaan
perguruan tinggi perlu diperhatikan jenis dan jenjang program yang
ada. Jenis program yang berhubungan dengan jumlah dan besar
fakultas, jurusan, program studi, lembaga dan lainnya.
2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemanuhan kebutuhan
pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah mahasiswa,
tenaga pengajar, tenaga peneliti, karyawan yang kebutuhan
informasinya berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku pengajaran yang
langsung dalam perkuliahan saja, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang
berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap.
4. Kemutakhiran
Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa
perpustakaan perguruan tinggi harus mengadakan dan memperbaharui
bahan pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Kerjasama
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yang
berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara
pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerjasama
diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya

12
Universitas Sumatera Utara

Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa prinsip-prinsip
dalam pengembangan koleksi yaitu kerelevanan koleksi, berorientasi pada
kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutakhiran dan kerjasama.
2.6. Kegiatan Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan
untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna baik kwalitas maupun
kwantitasnya. Selain itu seleksi bahan pustaka dilakukan berdasarkan kemampuan
dana yang tersedia.
Kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan
semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses
penyeleksian, pedoman penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan
diadakan. Menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi
6. Memahami berbagai kendala yang ada.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:48),
menyatakan asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka
sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi
tertentu
2. Isi buku hendaknya bertahan lama dan tidak cepat berubah.
3. Isi buku bermakna bagi pengembangan bidang studi.
4. Buku tersedia di toko buku atau penerbit.
5. Bahasan buku memuat pandangan yang seimbang , khusus buku yang
memuat masalah yang kontreversial.
6. Buku harus tercantum dalam bibliografi atau indeks penerbit.
7. Kewibawaan buku perguruan tinggi
8. Kepantasan harga

Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya proses
seleksi bahan pustaka yang baik maka diharapkan koleksi perpustakaan harus
sesuai dengan kurikulum yang digunakan.

13
Universitas Sumatera Utara

2.6.1 Pihak Yang Melakukan Seleksi

Pemilihan bahan pustaka adalah salah satu usaha bersama antara staf
pengajar dan staf perpustakaan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi ( 2004 : 45 ) berhak dalam melakukan pemilihan bahan pustaka
ini adalah:
a. Pustakawan.
b. Wakil sivitas akademika.
c. Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait.
Dan yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan perpustakaan
adalah:
1. Pustakawan.
2. Tenaga kerja dan peneliti.
3. Mahasiswa.
4. Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan.

2.6.2 Kriteria Seleksi
Proses seleksi merupakan serangkaian proses kegiatan penelitian dan
pemilihan bahan pustaka yang akan diadakan oleh suatu perpustakaan untuk
menambah koleksi bahan pustaka agar koleksi tersebut sesuai dengan kebutuhan
para pemakainya. Dalam melakukan kegiatan seleksi ada beberapa prinsip seleksi
yang digunakan.
Beberapa prinsip dalam melakukan seleksi bahan pustaka yaitu: (Spiller,
1974)
1. Melakukan pendekatan subyek (subject approach), artinya dalam
melakukan seleksi buku, harus memperhatikan subyek dimana
perpustakaan tersebut bernaung atau berada,
2. Tingkat dan mutu bahan pustaka (level of material),
3. Harga buku (book prices),
4. Standard kualitas fisik buku (physical standard),
5. Dapat dibaca dan menarik (readibility).
Kriteria seleksi

bahan

pustaka harus berdasarkan pertimbangan-

pertimbangan sebagai berikut (Lasa Hs, 2002, p. 10-11):
1. Relevansi
Untuk pembelian dan penerimaan koleksi perpustakaan hendaknya selalu
dikaitkan dengan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.

14
Universitas Sumatera Utara

2. Perundangan dan peraturan pemerintah
Pengelola perlu memperhatikan pandangan, peraturan maupun kebijakan
pemerintah pusat atau daerah tentang penerbitan dan perbukuan Indonesia.
3. Penulis
Perpustakaan harus hati-hati dalam pembelian buku karena penulis sering
memasukkan ide atau pemikiran yang tidak sejalan dengan pola pemikiran
ajaran-ajaran islam atau dengan kurikulum yang berlaku.
4. Penerbit
Karya cetak yang dipilih harus merupakan produk penerbit dengan standar
kualitas yang tinggi dan reputasi yang baik khususnya dalam penyajian
materi. harus selektif dalam pemilihan.
5. Kualitas Materi
Yang perlu diperhatikan dalam kalimat materi adalah tentang fisik buku
seperti kualitas kertas, penjilidan, maupun tata letak layout. Dari sini dapat
diketahui buku asli atau bajakan.
6. Sistematika Penulisan
Sebuah buku harus mengikuti tata cara penulisan yang berlaku, seperti
pembagian bab, penomoran, pemilihan huruf besar dan kecil, dan
sebagainya. Buku yang tidak sistematis akan membingungkan
pemakainya.
7. Tahun Terbit
Dalam pemilihan buku terutama buku-buku pelajaran hendaknya dipilih
buku terbitan terbaru karena kandungan isi buku terbitan lama mungkin
sudah tidak cocok lagi dengan kurikulum.
2.7 Kebijakan Pengembangan Koleksi
Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan
oleh pimpinan perguruan tinggi, perpustakaan memiliki pegangan untuk
mengembangkan koleksinya. Selain itu, perpustakaan juga akan memiliki
kekuatan resmi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak , baik di dalam
maupun di luar lembaganya. Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas
tertentu, yang harus di pegang teguh, perpustakaan harus menjaga agar koleksinya
berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan dosen , mahasiswa, dan
peneliti.
Menurut akbar, (2008:1) kebijakan pengembangan koleksi tertulis
berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi dan perencanaan sebagai berkut :
1. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana
pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan,
pemakai, administrator dan dewan pembina perpustakaan
2. Member deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan
pengembangan koleksi di terapkan diperpustakan
15
Universitas Sumatera Utara

3. Menjadi standar bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses
seleksi terjamin.
4. Mnjadi standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran
pengembangannya koleksi tercapai.
5. Membantu mempertanggung jawaban alokasi anggaran
6. Menjadi sarana komunikasi baik dengan masyarakat yang harus
dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi
mengenai tujuan dan rencana pengembangan
Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya muaranya adalah
pengadaan

bahan

pustaka.

Dalam

kegiatan

pengadaan

bahan

pustaka,

perpustakaan terikat dan sekaligus di pandu oleh rambu-rambu yang tertuang
dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi mana yang menjadi proritas
pengadaan-pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Dengan demikian arah pengembangan koleksi

sudah jelas. Hal ini penting

dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis lainnya yang
sebenanarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan masuk ke dalam
jajaran koleksi.
Menurut darmono (2001 : 58) secara umum pengadaan bahan pustaka di
lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu:
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar0menukar,
penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan.
3. Inventarisasi bahan yang telah di adakan serta statistik pengadaan
bahan pustaka.
Secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan
dilakukan melalui pembelian, hadiah, maupun melalui tukar-menukar. Hadiah
dapat dari perorangan ataupun dari lembaga.
Menurut Akbar, (2008:1) pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian
pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan
koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja,
tetapi bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
1. Pengadaan atau pengembangan koleksi.
2. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan
pustaka
3. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus
penerbitan-penerbitan bibliografi.

16
Universitas Sumatera Utara

4. Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya
sudah tidak diperboleh (buku-buku out of print) tetapi sangat
diperlukan pemakai.
5. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku.
6. Mengwasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara
pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah
3. Tukar-menukar
4. Inventarisasi
1. Pembelian
Proses pembelian adalah dalah satu cara yang efektif karena perpustakaan
memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi.
Menurut Akbar, (2008 : 1) pembelian ini dapat dilakukan dengan cara berbagai
cara yaitu:
1. Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan
oleh perpustakaan yang jumlah dananya relative sedikit. Pembelian
dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan ekslempar yang tidak
banyak
Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko
buku adalah:
a. Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan
tersedia di toko buku
b. Toko buku tidak bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak
mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
c. Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umunya hanya
menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
d. Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat
di peuhi dari satu toko buku saja.
2. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik
dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di indonesia biasanya melayani
pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak
melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayan pembelian dari toko
buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan indonesia harus membeli
melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan
apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul di terbitkan oleh penerbit
tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaaan dapat memanfaatkan

17
Universitas Sumatera Utara

katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang
akan di adakan dapat di pesan langsung penerbitnya.
3. Melalui agen buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat
membeli buku mealui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau
vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan
penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
2. Sumbangan/Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh
melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk
mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan
pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung
dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi
( 2004 : 55 ) perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu:
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkan dengan
surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakan hadiah yang tidak diperlukan
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan:
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah setelah bahan
perpustakaan diterima.
3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadaiah
dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan
bahan perpustakaan biasa
4. Tukar-Menukar
Pengadaaan bahan pustaka ini dilakukan seara terencana karena biasanya
pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan
pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memilii jumlah ekslempar yang
terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi
dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan
bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka denga cara pembelian,
hadiah, dan sumbangan.

18
Universitas Sumatera Utara

Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan,
yaitu untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko
buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga
hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
1. Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk
memanfaatkan bahan pustaka yang diuplikasi.
2. Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan
kerja sama yang baik antar perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55)
perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu:
1.
2.
3.
4.
5.

Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan
Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya
Menerima kembali daftar penawaran yang dudah dipilih pemesan
Mencatat alamat pemesanan
Menyampaikan bahan perustakaan yang dipilih oleh perpustakaan
atau lembaga yang memesannya.

2.8. Inventarisasi
Inventarisai bahan pustaka merupakan langkah awal dalam kegiatan
pemberian jati diri buku dan pendaftaran ke dalam buku induk. Hal utama yang
dilakukan sebelum kegiatan investarisasi adalah melakukan pengecekkan
penerimaan bahan pustaka, apakah sudah sesuai dengan koleksi yang dipesan.
Hal-hal yang perlu diteliti dalam pemeriksaan buku yang diterima adalah:
1. Pengarang
2. Judul
3. Edisi
4. Tempat terbit
5. Penerbit
6. Tahun terbit
7. ISBN
Setelah pemeriksaan selesai maka kegiatan selanjutnya ialah buku yang
diterima diberi stempel cap kepemilikan pepustakaan untuk mengetahui bahwa
buku tersebut adalah milik perpustakaan tersebut. Stempel atau cap perpustakaan
ini dibubuhkan beberapa kali dalam satu buku sesuai kebijakan perpustakan.
Selain cap stempel, perpustakaan juga membubuhkan stempel inventarisasi berisi
kolom data asal perolehan buku, nomor induk, tanda buku, dan tanggal
pendaftaran pada buku induk perpustakaan.

19
Universitas Sumatera Utara

Contoh : Stempel Inventarisasi
No. Induk
No. Klass
Asal dari
Tgl. Invent
Setelah melakukan stempel kepemilikan dan stempel inventaris pada
bahan pustaka, maka selanjutnya mencatat bahan pustaka ke dalam buku induk.
Kegiatan mencatat bahan ke dalam buku induk adalah sebagai bukti adanya
kepemilikan perpustakaan. Adapun informasi yang dicantumkan pada pencatatan
buku induk adalah:
1. Tanggal penerimaan yaitu tanggal kapan buku tersebut diterima. Tanggal
ini dicantumkan pada setiap eksemplar buku yang diinventarisasi
2. Nomor inventaris/induk, yaitu nomor inventarisasi, dimana setiap
jilid/eksemplar buku diberi nomor tersendiri
3. Pengarang, nama pengarang ditulis setelah dibalik terlebih dahulu
sebagaimana dilakukan dalam pngatalogan. Dan apabila buku yang
memiliki pangarang lebih dari satu, sebaiknya semua nama pengarang
tersebut ditulis, tetapi jika pengarang lebih dari tiga orang, maka ditulis
nama pengarang pertama diikuti dengan menambahkan et,al atau dkk.
4. Judul buku, yaitu judul buku secara keseluruhan namun jika terlalu
panjang dapat dipotong tanpa mengurang serta judul tersebut dengan
menambahkan tiga titik (...)
5. Tempat terbit/penerbit yaitu tempat kota terbit dimana buku tersebut
diterbitkan dan oleh penerbit mana (tulis nama penerbitnya), isi dapat
dilihat pada halaman judul atau tanpa halaman verso.
6. Tahun terbit, yaitu kaan (tahun berapa buku tersebut diterbitkan)
7. Asal/sumber perolehan. Dalam kolom ini dicatat dari mana buku berasal
apakah dari hasil pembelian, hadiah, dan tukar-menukar
8. Harga buku jika diketahui. Dapat dilakukan untuk buku-buku hasil
pembelian
9. Golongan (nomor klasifikasi), kolom ini dicatat setelah buku diproses
10. Bahasa. Untuk kolom ini dicantumkan bahasa agar dapat diketahui jumlah
buku yang berbahasa indonesia, inggris dan bahasa asing lainnya. Hal ini
20
Universitas Sumatera Utara

dapat dibuat dengan menggunakan singkatan I untuk bahasa indonesia E
untuk bahasa inggris, A untuk bahasa asing diluar bahasa inggris
11. Keterangan dalam kolom ini dicantumkan hal-hal yang dianggap perlu dan
belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan.

Tabel 2: contoh buku induk/inventarisasi
Tgl.

No.

Terima

Induk

Pengarang

Judul

Tempat

Tahun Asal

Terbit

Terbit

Bahasa

Jumlah

Harga

..

Sumber: pengadaan bahan pustaka
Adapun kegunaan dari buku induk inventaris ialah:
1. Untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan
2. Mengetahui jumlah judul dan eksemplarnya
3. Jumlah judul eksemplar yang berbahasa indonesia dan bahasa asing
4. Untuk mengetahui asal bahan pustaka baik dari pembelian, hadiah dan
tukar-menukar.
2.9 Weeding
Menurut Rahayu dkk (2013, 13) Penyiangan (weeding) adalah upaya
pemberdayaan koleksi bahan pustaka terhadap koleksi lama, agar tempat
penyimpanan bahan pustaka dapat dioptimalkan dan bermanfaat bagi pemustaka
dengan memisahkan koleksi yang sudah rusak, eksemplar yang terlalu banyak,
sudah ada edisi terbaru, kurang pragmatis, dan bahasa yang digunakan sulit
dipahami

oleh

pemustaka.

Kegiatan

penyiangan

Ket

dilakukan

agar

tidak

menumpuknya koleksi lama di perpustakaan, dan tempat yang digunakan
sebelumnya dapat dimanfaatkan untuk koleksi terbaru. Sehingga koleksi yang ada
di perpustakaan selalu berdaya guna dan diminati oleh pemustaka.
Menurut Yulia (1993:199) pedoman umum penyiangan koleksi adalah:
1. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakkan.
2. Bahan pustaka yang sudah usang isinya.

21
Universitas Sumatera Utara

3. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari
koleksi.
4. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki
lagi.
5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat
diusahakan gantinya.
6. Bahan pustaka yang jumlah kopinya terlalu banyak, frekuensi
pemakaiannya rendah.
7. Bahan pustaka yang terlarang.
Menurut Akbar (2008: 1) penyiangan yang dilakukan diperpustakaan
mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.
2. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber
informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
3. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakkan
koleksi.
4. Memungkinkan staff perpustakaan mengelola koleksi secara efektif
dan efisien.
Penyiangan koleksi dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Menyingkirkan bahan pustaka dari tempatnya ke ruang penyimpanan
khusus
b. Menghapus atau memusnahkan bahan pustaka
c. Menghadiahkan bahan pustaka ke perpustakaan lain
d. Menukar bahan pustaka dengan bahan pustaka lain Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 64)
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa weeding atau
penyiangan adalah subjek tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, bahan
pustaka yang telah usang isinya, edisi terbaru sudah ada dan bahan pustaka sudah
terlalu rusak.

2.11 Stock Opname
Stock opname dilakukan karena perpustakaan akan mengalami perubahan
keadaan koleksi Karen rentang waktu yang lama. Perubahan koleksi terjadi pada
berbagai macam dan meliputi kualitas dan kuantitas koleksi yang semakin
menurun. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004)
perubahan kualitas koleksi perpustakaan dapat dilihat pada keadaan sebagai
berikut :

22
Universitas Sumatera Utara

a. Jumlah koleksi tidak sesuai dengan buku induk kerena terjadi
kehilangan koleksi akibat ulah pengguna atau ulah pustakawan
sendiri.
b. Keadaan fisik koleksi telah usang dan sudah tidak layak pakai
sehingga harus mendpat perawatan dari perpustakaan.
Menurut Yulia (2010) tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah:
1. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di
perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar) koleksi bahan pustaka
menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan
kondisi koleksi bahan pustaka.
4. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada
katalognya.
5. Untuk mengetahui bahan pustaka yang dinyatakan hilang.
6. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah
dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.

23
Universitas Sumatera Utara