Laporan pkl perpustakaan baru bab 2
LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Sejarah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Berdiri sejak tahun 1954 sebagai unit penunjang pendidikan dari
Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) yang diresmikan Prof. Mr.
Muhammad Yamin tepatnya pada tanggal 18 Oktober 1954. Pada tanggal 10
Nopember 1954 telah diresmikan berdirinya Universitas Airlangga di
Surabaya dan PTPG menjadi salah satu fakultas dari Universitas Airlangga.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 tahun 1958, PTPG secara
formal menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas
Airlangga.
Selanjutnya pada tahun 1963 (Kepres no. 1) telah dikeluarkan suatu
kebijaksanaan untuk meyatukan beberapa FKIP dan Institut Pendidikan Guru
(IPG) di Madiun menjadi institut Keguruan dan Ilmu dan Pendidikan (IKIP)
yang berkedudukan di Malang, dan gedung perpustakaan berada di Jl.
Semarang Nomor 5 bersebelahan dengan kantor pusat IKIP Malang. Pada
tahun 1990 gedung Perpustakaan IKIP Malang menempati gedung baru yang
berada di tengah-tengah kampus dengan luas 5.340 m2 yang terdiri dari tiga
lantai. Semenjak lahirnya Universitas Negeri Malang, Kepres Nomor 93
Tahun 1999 tentang perubahan IKIP menjadi Universitas. Sejak ditetapkan di
Jakarta pada tanggal 4 Agustus 1999, maka perpustakaan IKIP Malang
berubah menjadi UPT UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang dengan
alamat di Jl. Surabaya 6 Malang dan dipimpin oleh Drs. Darmono, M.Si yang
dilantik sejak tahun 2009 sampai dengan sekarang.
Berikut ini nama-nama pimpinan dari tahun 1956 sampai sekarang :
Nama Kepala
Periode
Dr. J.C. Tan, MA.
1956 - 1957
Soetiyono
1958 - 1959
Ny. Dana Prawira
1960 - 1962
Yusuf Hadimiarsa, M.Sc
1963 - 1964
Dr. Tjokorda Raka Joni
1965 - 1968
Soerparman Kardi, M.Sc
1969 - 1972
Ny. Sundari Aytub, BA
1973 - 1978
Drs. Supriadi
1979 - 1986
Drs. Murdibjono, MA
1987 - 1990
BudisetyoPringgono, B.Sc, MLS
1990 - 2002
Drs. Andoyo, S.IP
2002 - 2009
Drs. Darmono., M.Si
2009 - sekarang
Untuk mewujudkan visi dan misi tersebut dilakukan antara lain
melalui peningkatan mutu layanan kepada pemakainya. Peningkatan jumlah
koleksi buku selalu diupayakan setiap tahunnya, penambahan koleksi
buku terbitan asing dan terbitan dalam negeri disesuaikan dengan kebutuhan
jurusan/prodi. Peningkatan sumber informasi dalam bentuk e-journal pada
tahun anggaran 2009 ditingkatkan jumlah database yang akan dilanggan
ProQuest Academic Research Library (ARL), ProQuest Educational,
ProQuest Business Periodicals Ondisc (Research Edition), ProQuest Biology
dan Wilson OmniFile Full Text (Select Edition). E-journal tersebut bebas
diakses dan dimanfaatkan oleh civitas akademika UM melalui akses internet
di lingkungan kampus UM dan HOTSPOT dalam gedung perpustakaan.
2.2 Visi dan Misi
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang mempunyai visi dan
misi yang dijadikan sebagai acuan dalam peningkatan pelayanan kepada
mahasiswa. Visi dan Misi UPT Perpustakaan UM sebagai berikut :
2.2.1
Visi UPT Perpustakaan UM
"Pusat rujukan dan informasi ilmiah (Information Center and Center of
Knowledge Access)".
2.2.2
Misi UPT Perpustakaan UM
1. Melaksanakan jasa Perpustakaan layanan peminjaman, layanan
referensi, serta jasa layanan penelusuran informasi dengan bantuan
teknologi informasi kepada semua sivitas akademika dengan
menekankan pada prinsip kemudahan prosedur serta keterbaruan
informasi yang diberikan untuk menunjang berbagai program yang
ada di lingkungan UM,
2. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan koleksi
perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta penyediaan jasa penelusuran informasi melalui
dukungan TIK,
3. Melaksanakan penyebaran informasi tentang koleksi terbaru yang
dimiliki perpustakaan dengan berbasis TIK,
4. Melaksanakan pengembangan sistem perpustakaan, tenaga
perpustakaan dan kerjasama antar perpustakaan dan badan atau
lembaga lain,
5. Melaksanakan kerjasama dengan perpustakaan dan berbagai
lembaga baik dalam dan luar negeri untuk peningkatan dan
kemudahan akses ke berbagai sumber informasi.
2.3 Struktur Organisasi
Di balik penataan dan sistem kerjanya, UPT Perpustakaan Universitas
Negeri Malang mempunyai struktur organisasi yang tiap bagian mempunyai
tugas dan kewajiban masing-masing. Berdasarkan Struktur Organisasi
ditemukan adanya pembagian tugas yang jelas. Selain itu susunan organisasi
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang terbagi dua, yaitu struktur
organisasi makro dan struktur organisasi mikro.
1. Struktur Organisasi Makro
Struktur organisasi makro suatu perpustakaan perguruan tinggi
adalah suatu penegasan dari gambaran kedudukan perpustakaan sebagai
unit kerja dalam organisasi perguruan tinggi yang bersangkutan. Sesuai
peran UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang yang berkedudukan
sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) merupakan salah satu unsur
perangkat kelengkapan pusat yang bersifat akademis, yang berperan dalam
menunjang pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Malang dipimpin oleh seorang kepala yang mempunyai
keahlian khusus di bidang perpustakaan secara fungsional bertanggung
jawab langsung kepada Rektor selaku Pimpinan Perguruan Tinggi.
Berikut merupakan susunan struktur organisasi makro pada UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Malang.
Rektor
PR I
PR II
Biro Administrasi
Umum
LPM
UPT KOMPUTER
PR III
Biro Administrasi
Kemahasiswaan
FAKULTAS
PUSLIT
UPT PERPUST
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Makro
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang
2. Struktur Organisasi Mikro
Struktur Organisasi Mikro adalah suatu penegasan dan gambaran
tentang kedudukan, sistem dan wewenang secara hirarkis dari sub Unit
Kerja yang ada di dalam melaksanakan kegiatan di UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Malang dibantu:
•
Wakil Kepala
•
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
•
Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Pengadaan
•
Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Pengolahan
•
Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Sirkulasi
•
Kepala Kelompok Pustakawan Referensi
Berikut merupakan susunan struktur organisasi mikro pada UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Malang.
Kepala
UPT Perpustakaan
Drs. Darmono, M.Si
Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
Suwaskito Wibowo,SE
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Pengadaan
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Pengelolaan
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Sirkulasi
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Referensi
Drs. Nurhakim
Dra. Suharti, SIP
Sjaifulloh Muchdlor,S.Pd
Nining Nugrahini,SE
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Majalah/Serial
Ali Mas'ud, S.Sos
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Mikro
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang
2.4 Sarana dan Prasarana
Gedung Perpustakaan Universitas Negeri Malang yang luasnya 5500
m² merupakan sebuah gedung yang berlantai tiga yang terdiri dari :
1
Lantai I meliputi :
Pintu keluar masuk utama, lobby, loker penitipan barang, almari
katalog, sarana penelusuran OPAC, sirkulasi, koleksi referensi, dan
koleksi majalah dengan ruang bacanya, fotokopi, pengadaan, pengolahan,
perbaikan, ruang pameran, taman, toilet, ruang kepala Perpustakaan, ruang
wakil kepala perpustakaan, tata usaha, ruang hotspot, dapur, tempat parkir.
2
Lantai II Meliputi :
Koleksi Skripsi, Tesis, Disertasi dan Laporan penelitian dengan
ruang bacanya, ruang baca umum, buku tandon, gudang koleksi majalah,
tempat lesehan, aula serba guna, ruang teknisi, koleksi buku dengan notasi
000 – 574, dan ruang cuci muka.
3
Lantai III meliputi :
Koleksi buku dengan notasi 574 – 900, ruang baca umum, ruang
diskusi, mushola, gudang koleksi referensi dan ruang kelas praktikum
perpustakaan, toilet.
Sarana
perpustakaan
lain
di
yang
diperlukan
Universitas
Negeri
untuk
kegiatan
Malang
operasional
semuanya
sudah
menggunakan proses otomasi.
2.5 Layanan UPT Perpustakaan UM
UPT Perpustakaan UM memberikan berbagai layanan kepada anggota,
antara lain:
Layanan peminjaman bahan
Layanan serial
Layanan referensi dan koleksi karya ilmiah
Layanan buku tandon (reserved book)
Layanan penelusuran informasi
Layanan internet
Layanan foto copy
Layanan ruang baca
Layanan antar perpustakaan
Layanan Peminjaman Bahan
Merupakan layanan peminjaman bahan pustaka khususnya untuk buku
teks. Setiap mahasiswa mempunyai hak pinjam 3 buku selama minggu dan
dapat diperpanjang selama 2 minggu. Dosen, mahasiswa pasca sarjana, dan
mahasiswa yang sedang menempuh skripsi mempunyai hak pinjam 7 buku
untuk jangka waktu 2 minggu dan dapat diperpanjang selama 2 minggu.
Layanan Serial
Adalah layanan unuk koleksi terbitan berseri. Termasuk dalam bagian
ini adalah layanan koran, layanan majalah, majalah ilmiah, layanan jurnal dan
layanan jurnal CD-ROM. Bahan pustaka yang ada dibagian ini tidak untuk
dibawa pulang, akan tetapi hanya layanan baca di tempat dan atau difoto copy.
Layanan Referensi Dan Koleksi Karya Ilmiah
Merupakan layanan di bidang rujukan dan penuluran informasi bagi
pengguna yang membutuhkan. Termasuk layanan di bagian ini adalah layanan
tentang karya ilmiah sivitas akademika UM (tugas akhir, skripsi, tesis,
disertasi, dan laporan penelitian). Layanan di bagian ini hanya terbatas untuk
dibaca di tempat atau foto copy.
Layanan Buku Tandon (Reserved Book)
Merupakan layanan tentang kesiapan perpustakaan tentang
ketersediaan bahan pustakan.pada bagian ini koleksi hanya boleh dipinjam 1
hari. Tujuannya selain untuk kesiapan ketersediaan buku juga untuk
pemerataan kesempatan bagi pengguna untuk meminjam buku. Selain layanan
peminjaman, di bagian ini juga memberikan layanan membaca di tempat dan
di foto copy.
Layanan Penelusuran Informasi
Merupakan layanan untuk membantu pengguna yang mengalami
kesulitan untuk menemukan koleksi perpustakaan dan juga layanan untuk
menemukan sumber informasi yang dibutuhkan pengguna.
Layanan Internet
Perpustakaan juga menyediakan layanan internet untuk pengguna
sebagai layanan penunjang perpustakaan. Layanan internet ini merupakan
kerjasama perpustakaan dengan pihak luar. Jumlah titik akses yang tersedia
sementara ini masih terbatas 15 buah komputer.
Koneksi internet secara gratis juga disediakan melalui wireless yang
terpasang di ruang gedung perpustakaan, pemakai dapat langsung login tanpa
harus mendaftarkan diri ke petugas.
Layanan Foto Copy
Perpustakaan penyediaan layanan foto copy. Hal ini dimaksudkan
untuk membantu mahasiswa yang akan foto copy buku dengan cepat dan
mudah. Layanan ini tersedia di dalam perpustakaan. Untuk efisien waktu,
mahasiswa tidak perlu keluar jika akan foto copy.
Layanan Ruang Baca
Perpustakaan menyediakan ruang baca dengan kapasitas 400 tempat
duduk (kursi) sudah termasuk 218 study carrel yang tersebar di ruang baca
mulai lantai pertama sampai dengan lantai tiga. Selain itu perpustakaan juga
menyediakan ruang baca santai dengan berkarpet dan meja rendah tanpa kursi
dengan luas ruangan sekitar 60m2.
Layanan Antar Perpustakaan
Selain layanan tersebut di atas perpustakaan juga memberikan layanan
antar perpustakaan. Untuk itu perpustakaan UM tergabung dalam Forum
Komunikasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN). Salah satu
kegiatan forum ini adalah adanya layanan peminjaman antar perpustakaan
melalui kartu sakti. Kartu sakti dikeluarkan oleh setiap perpustakaan anggota
FKP2TN. Pemegang kartu sakti dapat memanfaatkan koleksi, fotocopy
pustaka dari anggota FKP2TN. Anggota FKP2TN meliputi perpustakaan
UGM, perpustakaan UNPAD, perpustakaan UPI, perpustakaan UNJ,
perpustakaan UIJ, perpustakaan UNDIP, perpustakaan UNES, perpustakaan
UNS, perpustakaan STSI Solo, perpustakaan Univ Brawijaya, perpustakaan
UM, perpustakaan UIN Malang, perpustakaan UNAIR, perpustakaan ITS,
perpustakaan UNESA, perpustakaan IAIN Surabaya.
Jam layanan yang disediakan oleh Perpustakaan pada kuliah biasa
yaitu sebagai berikut:
a. Senin s/d Kamis
: 07.30 – 19.00 WIB
b. Jumat
: 07.30 – 11.00 WIB & 13.00 – 19.00 WIB
c. Sabtu
: 09.00 – 13.00 WIB
Sedangkan untuk kuliah pada semester pendek, maka Perpustakaan
menyediakan jam layanan sebagai berikut:
a. Senin s/d Kamis
: 07.30 – 15.00 WIB
b. Jumat
: 07.30 – 11.00 WIB & 13.00 – 15.00 WIB
c. Sabtu
: 09.00 – 13.00 WIB
2.6 Staf UPT Perpustakaan UM
Layanan perpustakaan dilakukan secara optimal untuk semua lini
layanan dengan didukung tenaga pustakawan dan staf administrasi. Jumlah
tenaga perpustakaan sebanyak 49 orang staf yang terdiri dari 27 orang dengan
status pustakawan dan 22 orang staf adminsitrasi dan tenaga harian.
Kualifikasi pendidikan tenaga perpustakaan meliputi 2 orang berijasah
S2 ilmu perpustakaan dan informasi, 7 orang S1 ilmu perpustakaan, 12 orang
berijazah S1 berbagai bidang, 7 orang berijazah diploma, dan 24 orang
berijazah SMA/SMK, dan SLTP. Kepangkatan , pendidikan staf perpustakaan
dapat digambarkan pada table berikut ini.
Gambar 2.3. Tabel Staf UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
2.7 Tata Tertib dan Sanksi UPT Perpustakaan UM
UPT Perpustakaan UM Malang juga mempunyai tata tertib dan sanksi
yang harus dipatuhi apabila ada yang melanggar.
2.7.1
Tata Tertib Perpustakaan UM
1. Pada waktu akan masuk Perpustakaan, pemakai jasa Perpustakaan
harus:
1.1 Check in absensi
1.2 Menunjukkan kartu anggota perpustakaan
1.3 Bersepatu
2. Pada waktu masuk Perpustakaan, pemakai jasa Perpustakaan tidak
boleh:
2.1 Membawa tas
2.2 Memakai kartu anggota orang lain
2.3 Memakai jaket dan kaos oblong
3. Pada waktu di dalam gedung perpustakaan, pengunjung tidak
boleh:
3.1 Mencoret, menyobek dan merusak bahan pustaka
3.2 Mencoret perlengkapan, barang-barang dan dinding
Perpustakaan
3.3 Merokok, makan dan minum
3.4 Membuang sampah di sembarang tempat
3.5 Membuat gaduh dan mengganggu pemakai jasa perpustakaan
yang lain
4. Pada waktu ke luar gedung Perpustakaan, pemakai jasa
perpustakaan harus bersedia diperiksa oleh petugas pintu
2.7.2
Sanksi Perpustakaan UM
1. Keterlambatan mengembalikan bahan pustaka dikenakan sanksi
denda yang besarnya ditentukan dengan Keputusan Rektor.
2. Anggota yang masih mempunyai tunggakan denda tidak boleh
meminjam bahan pustaka.
3. Menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam harus mengganti
dengan judul yang sama atau judul lain yang ditentukan oleh
Kepala Perpustakaan melalui Ketua Kelompok Layanan Pemakai.
4. Merusak atau merobek bahan pustaka dikenakan sanksi mengganti
bahan pustaka yang dirusak dan tidak boleh meminjam bahan
pustaka selama 6 (enam) bulan. Sanksi diberikan oleh Kepala
Perpustakaan.
5. Mencuri bahan pustaka dikenakan sanksi kehilangan hak
memanfaatkan semua fasilitas Perpustakaan selama 1 (satu) tahun.
Sanksi diberikan oleh Kepala Perpustakaan dengan tembusan
kepada Rektor, Dekan, dan Ketua Jurusan yang bersangkutan.
6. Meminjamkan kartu anggota kepada orang lain yang digunakan
untuk meminjam bahan pustaka baik yang meminjamkan atau yang
dipinjami kartu anggota dikenakan sanksi tidak boleh
meminjam bahan pustaka selama 3 (tiga) bulan. Sanksi diberikan
oleh Kepala Perpustakaan. Untuk anggota dari luar UM,
keanggotaannya dicabut.
7. Mempersulit petugas dalam pemeriksaan dan pelayanan dikenakan
sanksi tidak boleh meminjam selama 1 (satu) bulan. Sanksi
diberikan oleh Kepala Perpustakaan.
8. Pengunjung perpustakaan yang makan, minum, merokok dan
membuat gaduh di dalam gedung perpustakaan, akan diminta
keluar dari gedung Perpustakaan oleh petugas perpustakaan.
9. Merusak barang perlengkapan dan alat-alat perpustakaan
dikenakan sanksi harus meng-ganti alat yang dirusakkan dan tidak
boleh meminjam bahan pustaka selama 6 (enam) bulan.
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Sejarah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Berdiri sejak tahun 1954 sebagai unit penunjang pendidikan dari
Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) yang diresmikan Prof. Mr.
Muhammad Yamin tepatnya pada tanggal 18 Oktober 1954. Pada tanggal 10
Nopember 1954 telah diresmikan berdirinya Universitas Airlangga di
Surabaya dan PTPG menjadi salah satu fakultas dari Universitas Airlangga.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 tahun 1958, PTPG secara
formal menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas
Airlangga.
Selanjutnya pada tahun 1963 (Kepres no. 1) telah dikeluarkan suatu
kebijaksanaan untuk meyatukan beberapa FKIP dan Institut Pendidikan Guru
(IPG) di Madiun menjadi institut Keguruan dan Ilmu dan Pendidikan (IKIP)
yang berkedudukan di Malang, dan gedung perpustakaan berada di Jl.
Semarang Nomor 5 bersebelahan dengan kantor pusat IKIP Malang. Pada
tahun 1990 gedung Perpustakaan IKIP Malang menempati gedung baru yang
berada di tengah-tengah kampus dengan luas 5.340 m2 yang terdiri dari tiga
lantai. Semenjak lahirnya Universitas Negeri Malang, Kepres Nomor 93
Tahun 1999 tentang perubahan IKIP menjadi Universitas. Sejak ditetapkan di
Jakarta pada tanggal 4 Agustus 1999, maka perpustakaan IKIP Malang
berubah menjadi UPT UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang dengan
alamat di Jl. Surabaya 6 Malang dan dipimpin oleh Drs. Darmono, M.Si yang
dilantik sejak tahun 2009 sampai dengan sekarang.
Berikut ini nama-nama pimpinan dari tahun 1956 sampai sekarang :
Nama Kepala
Periode
Dr. J.C. Tan, MA.
1956 - 1957
Soetiyono
1958 - 1959
Ny. Dana Prawira
1960 - 1962
Yusuf Hadimiarsa, M.Sc
1963 - 1964
Dr. Tjokorda Raka Joni
1965 - 1968
Soerparman Kardi, M.Sc
1969 - 1972
Ny. Sundari Aytub, BA
1973 - 1978
Drs. Supriadi
1979 - 1986
Drs. Murdibjono, MA
1987 - 1990
BudisetyoPringgono, B.Sc, MLS
1990 - 2002
Drs. Andoyo, S.IP
2002 - 2009
Drs. Darmono., M.Si
2009 - sekarang
Untuk mewujudkan visi dan misi tersebut dilakukan antara lain
melalui peningkatan mutu layanan kepada pemakainya. Peningkatan jumlah
koleksi buku selalu diupayakan setiap tahunnya, penambahan koleksi
buku terbitan asing dan terbitan dalam negeri disesuaikan dengan kebutuhan
jurusan/prodi. Peningkatan sumber informasi dalam bentuk e-journal pada
tahun anggaran 2009 ditingkatkan jumlah database yang akan dilanggan
ProQuest Academic Research Library (ARL), ProQuest Educational,
ProQuest Business Periodicals Ondisc (Research Edition), ProQuest Biology
dan Wilson OmniFile Full Text (Select Edition). E-journal tersebut bebas
diakses dan dimanfaatkan oleh civitas akademika UM melalui akses internet
di lingkungan kampus UM dan HOTSPOT dalam gedung perpustakaan.
2.2 Visi dan Misi
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang mempunyai visi dan
misi yang dijadikan sebagai acuan dalam peningkatan pelayanan kepada
mahasiswa. Visi dan Misi UPT Perpustakaan UM sebagai berikut :
2.2.1
Visi UPT Perpustakaan UM
"Pusat rujukan dan informasi ilmiah (Information Center and Center of
Knowledge Access)".
2.2.2
Misi UPT Perpustakaan UM
1. Melaksanakan jasa Perpustakaan layanan peminjaman, layanan
referensi, serta jasa layanan penelusuran informasi dengan bantuan
teknologi informasi kepada semua sivitas akademika dengan
menekankan pada prinsip kemudahan prosedur serta keterbaruan
informasi yang diberikan untuk menunjang berbagai program yang
ada di lingkungan UM,
2. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan koleksi
perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta penyediaan jasa penelusuran informasi melalui
dukungan TIK,
3. Melaksanakan penyebaran informasi tentang koleksi terbaru yang
dimiliki perpustakaan dengan berbasis TIK,
4. Melaksanakan pengembangan sistem perpustakaan, tenaga
perpustakaan dan kerjasama antar perpustakaan dan badan atau
lembaga lain,
5. Melaksanakan kerjasama dengan perpustakaan dan berbagai
lembaga baik dalam dan luar negeri untuk peningkatan dan
kemudahan akses ke berbagai sumber informasi.
2.3 Struktur Organisasi
Di balik penataan dan sistem kerjanya, UPT Perpustakaan Universitas
Negeri Malang mempunyai struktur organisasi yang tiap bagian mempunyai
tugas dan kewajiban masing-masing. Berdasarkan Struktur Organisasi
ditemukan adanya pembagian tugas yang jelas. Selain itu susunan organisasi
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang terbagi dua, yaitu struktur
organisasi makro dan struktur organisasi mikro.
1. Struktur Organisasi Makro
Struktur organisasi makro suatu perpustakaan perguruan tinggi
adalah suatu penegasan dari gambaran kedudukan perpustakaan sebagai
unit kerja dalam organisasi perguruan tinggi yang bersangkutan. Sesuai
peran UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang yang berkedudukan
sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) merupakan salah satu unsur
perangkat kelengkapan pusat yang bersifat akademis, yang berperan dalam
menunjang pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Malang dipimpin oleh seorang kepala yang mempunyai
keahlian khusus di bidang perpustakaan secara fungsional bertanggung
jawab langsung kepada Rektor selaku Pimpinan Perguruan Tinggi.
Berikut merupakan susunan struktur organisasi makro pada UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Malang.
Rektor
PR I
PR II
Biro Administrasi
Umum
LPM
UPT KOMPUTER
PR III
Biro Administrasi
Kemahasiswaan
FAKULTAS
PUSLIT
UPT PERPUST
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Makro
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang
2. Struktur Organisasi Mikro
Struktur Organisasi Mikro adalah suatu penegasan dan gambaran
tentang kedudukan, sistem dan wewenang secara hirarkis dari sub Unit
Kerja yang ada di dalam melaksanakan kegiatan di UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Malang dibantu:
•
Wakil Kepala
•
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
•
Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Pengadaan
•
Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Pengolahan
•
Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Sirkulasi
•
Kepala Kelompok Pustakawan Referensi
Berikut merupakan susunan struktur organisasi mikro pada UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Malang.
Kepala
UPT Perpustakaan
Drs. Darmono, M.Si
Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
Suwaskito Wibowo,SE
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Pengadaan
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Pengelolaan
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Sirkulasi
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Referensi
Drs. Nurhakim
Dra. Suharti, SIP
Sjaifulloh Muchdlor,S.Pd
Nining Nugrahini,SE
Kepala Kelompok
Pusat Sub Bagian
Majalah/Serial
Ali Mas'ud, S.Sos
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Mikro
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang
2.4 Sarana dan Prasarana
Gedung Perpustakaan Universitas Negeri Malang yang luasnya 5500
m² merupakan sebuah gedung yang berlantai tiga yang terdiri dari :
1
Lantai I meliputi :
Pintu keluar masuk utama, lobby, loker penitipan barang, almari
katalog, sarana penelusuran OPAC, sirkulasi, koleksi referensi, dan
koleksi majalah dengan ruang bacanya, fotokopi, pengadaan, pengolahan,
perbaikan, ruang pameran, taman, toilet, ruang kepala Perpustakaan, ruang
wakil kepala perpustakaan, tata usaha, ruang hotspot, dapur, tempat parkir.
2
Lantai II Meliputi :
Koleksi Skripsi, Tesis, Disertasi dan Laporan penelitian dengan
ruang bacanya, ruang baca umum, buku tandon, gudang koleksi majalah,
tempat lesehan, aula serba guna, ruang teknisi, koleksi buku dengan notasi
000 – 574, dan ruang cuci muka.
3
Lantai III meliputi :
Koleksi buku dengan notasi 574 – 900, ruang baca umum, ruang
diskusi, mushola, gudang koleksi referensi dan ruang kelas praktikum
perpustakaan, toilet.
Sarana
perpustakaan
lain
di
yang
diperlukan
Universitas
Negeri
untuk
kegiatan
Malang
operasional
semuanya
sudah
menggunakan proses otomasi.
2.5 Layanan UPT Perpustakaan UM
UPT Perpustakaan UM memberikan berbagai layanan kepada anggota,
antara lain:
Layanan peminjaman bahan
Layanan serial
Layanan referensi dan koleksi karya ilmiah
Layanan buku tandon (reserved book)
Layanan penelusuran informasi
Layanan internet
Layanan foto copy
Layanan ruang baca
Layanan antar perpustakaan
Layanan Peminjaman Bahan
Merupakan layanan peminjaman bahan pustaka khususnya untuk buku
teks. Setiap mahasiswa mempunyai hak pinjam 3 buku selama minggu dan
dapat diperpanjang selama 2 minggu. Dosen, mahasiswa pasca sarjana, dan
mahasiswa yang sedang menempuh skripsi mempunyai hak pinjam 7 buku
untuk jangka waktu 2 minggu dan dapat diperpanjang selama 2 minggu.
Layanan Serial
Adalah layanan unuk koleksi terbitan berseri. Termasuk dalam bagian
ini adalah layanan koran, layanan majalah, majalah ilmiah, layanan jurnal dan
layanan jurnal CD-ROM. Bahan pustaka yang ada dibagian ini tidak untuk
dibawa pulang, akan tetapi hanya layanan baca di tempat dan atau difoto copy.
Layanan Referensi Dan Koleksi Karya Ilmiah
Merupakan layanan di bidang rujukan dan penuluran informasi bagi
pengguna yang membutuhkan. Termasuk layanan di bagian ini adalah layanan
tentang karya ilmiah sivitas akademika UM (tugas akhir, skripsi, tesis,
disertasi, dan laporan penelitian). Layanan di bagian ini hanya terbatas untuk
dibaca di tempat atau foto copy.
Layanan Buku Tandon (Reserved Book)
Merupakan layanan tentang kesiapan perpustakaan tentang
ketersediaan bahan pustakan.pada bagian ini koleksi hanya boleh dipinjam 1
hari. Tujuannya selain untuk kesiapan ketersediaan buku juga untuk
pemerataan kesempatan bagi pengguna untuk meminjam buku. Selain layanan
peminjaman, di bagian ini juga memberikan layanan membaca di tempat dan
di foto copy.
Layanan Penelusuran Informasi
Merupakan layanan untuk membantu pengguna yang mengalami
kesulitan untuk menemukan koleksi perpustakaan dan juga layanan untuk
menemukan sumber informasi yang dibutuhkan pengguna.
Layanan Internet
Perpustakaan juga menyediakan layanan internet untuk pengguna
sebagai layanan penunjang perpustakaan. Layanan internet ini merupakan
kerjasama perpustakaan dengan pihak luar. Jumlah titik akses yang tersedia
sementara ini masih terbatas 15 buah komputer.
Koneksi internet secara gratis juga disediakan melalui wireless yang
terpasang di ruang gedung perpustakaan, pemakai dapat langsung login tanpa
harus mendaftarkan diri ke petugas.
Layanan Foto Copy
Perpustakaan penyediaan layanan foto copy. Hal ini dimaksudkan
untuk membantu mahasiswa yang akan foto copy buku dengan cepat dan
mudah. Layanan ini tersedia di dalam perpustakaan. Untuk efisien waktu,
mahasiswa tidak perlu keluar jika akan foto copy.
Layanan Ruang Baca
Perpustakaan menyediakan ruang baca dengan kapasitas 400 tempat
duduk (kursi) sudah termasuk 218 study carrel yang tersebar di ruang baca
mulai lantai pertama sampai dengan lantai tiga. Selain itu perpustakaan juga
menyediakan ruang baca santai dengan berkarpet dan meja rendah tanpa kursi
dengan luas ruangan sekitar 60m2.
Layanan Antar Perpustakaan
Selain layanan tersebut di atas perpustakaan juga memberikan layanan
antar perpustakaan. Untuk itu perpustakaan UM tergabung dalam Forum
Komunikasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN). Salah satu
kegiatan forum ini adalah adanya layanan peminjaman antar perpustakaan
melalui kartu sakti. Kartu sakti dikeluarkan oleh setiap perpustakaan anggota
FKP2TN. Pemegang kartu sakti dapat memanfaatkan koleksi, fotocopy
pustaka dari anggota FKP2TN. Anggota FKP2TN meliputi perpustakaan
UGM, perpustakaan UNPAD, perpustakaan UPI, perpustakaan UNJ,
perpustakaan UIJ, perpustakaan UNDIP, perpustakaan UNES, perpustakaan
UNS, perpustakaan STSI Solo, perpustakaan Univ Brawijaya, perpustakaan
UM, perpustakaan UIN Malang, perpustakaan UNAIR, perpustakaan ITS,
perpustakaan UNESA, perpustakaan IAIN Surabaya.
Jam layanan yang disediakan oleh Perpustakaan pada kuliah biasa
yaitu sebagai berikut:
a. Senin s/d Kamis
: 07.30 – 19.00 WIB
b. Jumat
: 07.30 – 11.00 WIB & 13.00 – 19.00 WIB
c. Sabtu
: 09.00 – 13.00 WIB
Sedangkan untuk kuliah pada semester pendek, maka Perpustakaan
menyediakan jam layanan sebagai berikut:
a. Senin s/d Kamis
: 07.30 – 15.00 WIB
b. Jumat
: 07.30 – 11.00 WIB & 13.00 – 15.00 WIB
c. Sabtu
: 09.00 – 13.00 WIB
2.6 Staf UPT Perpustakaan UM
Layanan perpustakaan dilakukan secara optimal untuk semua lini
layanan dengan didukung tenaga pustakawan dan staf administrasi. Jumlah
tenaga perpustakaan sebanyak 49 orang staf yang terdiri dari 27 orang dengan
status pustakawan dan 22 orang staf adminsitrasi dan tenaga harian.
Kualifikasi pendidikan tenaga perpustakaan meliputi 2 orang berijasah
S2 ilmu perpustakaan dan informasi, 7 orang S1 ilmu perpustakaan, 12 orang
berijazah S1 berbagai bidang, 7 orang berijazah diploma, dan 24 orang
berijazah SMA/SMK, dan SLTP. Kepangkatan , pendidikan staf perpustakaan
dapat digambarkan pada table berikut ini.
Gambar 2.3. Tabel Staf UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
2.7 Tata Tertib dan Sanksi UPT Perpustakaan UM
UPT Perpustakaan UM Malang juga mempunyai tata tertib dan sanksi
yang harus dipatuhi apabila ada yang melanggar.
2.7.1
Tata Tertib Perpustakaan UM
1. Pada waktu akan masuk Perpustakaan, pemakai jasa Perpustakaan
harus:
1.1 Check in absensi
1.2 Menunjukkan kartu anggota perpustakaan
1.3 Bersepatu
2. Pada waktu masuk Perpustakaan, pemakai jasa Perpustakaan tidak
boleh:
2.1 Membawa tas
2.2 Memakai kartu anggota orang lain
2.3 Memakai jaket dan kaos oblong
3. Pada waktu di dalam gedung perpustakaan, pengunjung tidak
boleh:
3.1 Mencoret, menyobek dan merusak bahan pustaka
3.2 Mencoret perlengkapan, barang-barang dan dinding
Perpustakaan
3.3 Merokok, makan dan minum
3.4 Membuang sampah di sembarang tempat
3.5 Membuat gaduh dan mengganggu pemakai jasa perpustakaan
yang lain
4. Pada waktu ke luar gedung Perpustakaan, pemakai jasa
perpustakaan harus bersedia diperiksa oleh petugas pintu
2.7.2
Sanksi Perpustakaan UM
1. Keterlambatan mengembalikan bahan pustaka dikenakan sanksi
denda yang besarnya ditentukan dengan Keputusan Rektor.
2. Anggota yang masih mempunyai tunggakan denda tidak boleh
meminjam bahan pustaka.
3. Menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam harus mengganti
dengan judul yang sama atau judul lain yang ditentukan oleh
Kepala Perpustakaan melalui Ketua Kelompok Layanan Pemakai.
4. Merusak atau merobek bahan pustaka dikenakan sanksi mengganti
bahan pustaka yang dirusak dan tidak boleh meminjam bahan
pustaka selama 6 (enam) bulan. Sanksi diberikan oleh Kepala
Perpustakaan.
5. Mencuri bahan pustaka dikenakan sanksi kehilangan hak
memanfaatkan semua fasilitas Perpustakaan selama 1 (satu) tahun.
Sanksi diberikan oleh Kepala Perpustakaan dengan tembusan
kepada Rektor, Dekan, dan Ketua Jurusan yang bersangkutan.
6. Meminjamkan kartu anggota kepada orang lain yang digunakan
untuk meminjam bahan pustaka baik yang meminjamkan atau yang
dipinjami kartu anggota dikenakan sanksi tidak boleh
meminjam bahan pustaka selama 3 (tiga) bulan. Sanksi diberikan
oleh Kepala Perpustakaan. Untuk anggota dari luar UM,
keanggotaannya dicabut.
7. Mempersulit petugas dalam pemeriksaan dan pelayanan dikenakan
sanksi tidak boleh meminjam selama 1 (satu) bulan. Sanksi
diberikan oleh Kepala Perpustakaan.
8. Pengunjung perpustakaan yang makan, minum, merokok dan
membuat gaduh di dalam gedung perpustakaan, akan diminta
keluar dari gedung Perpustakaan oleh petugas perpustakaan.
9. Merusak barang perlengkapan dan alat-alat perpustakaan
dikenakan sanksi harus meng-ganti alat yang dirusakkan dan tidak
boleh meminjam bahan pustaka selama 6 (enam) bulan.