Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad + ministrare
yang berarti melayani, membantu dan memenuhi. Menurut Liang Gie dalam Ali
Mufiz (2004:14) menyebutkan bahwa Administrasi adalah suatu rangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sehingga dengan demikian Ilmu Administrasi dapat
diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari proses, kegiatan dan dinamika
kerjasama manusia.
Secara terminology menurut Ali (2011:19) apa yang disebut “Administrasi”
adalah mengurus, mengatur, mengelola. Jika dibubuhi oleh awalan pe dan akhiran
an pada setiap arti, maka semuanya mengandung maksud adanya keteraturan dan
pengaturan sebab yang menjadi sasaran dari penguasaan, pengelolaan dan apalagi
pengaturan adalah terciptanya keteraturan dalam susunan dan pengaturan
dinamikannya.
Administrasi dalam aplikasinya akan tampak pada bentuk kerja sama manusia
yang disebut organisasi dan dalam hasil kerjanya akan tampak pada manajemen
tata kerjanya, sehingga sejauh mana tujuan organisasi dan manajemen tercapai
adalah tergantung pada bekerjanya akal (rasio) manusia dalam kerja sama
sehingga melahirkan pengetahuan yang membentuk pengalaman yang teratur dan
terpadu dan dapat diperlakukan secara umum.
8
Universitas Sumatera Utara
9
B. Pengertian Tentang Kearsipan
a. Pengertian Arsip
Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam bahasa
Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam bahasa latin,
arsip disebut dengan “archivum” atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa
Yunani disebut dengan “Arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam
bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang
kemudian berkembanng lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti gedung
pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa
arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalm
computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam
transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO/DISI5489). The
Gorgia Archeves (2004:157) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai
bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang
dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa
menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.
Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsi terkadang
disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan yang ditulis, baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterarang-keterangan mengenai
sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang itu pula.
Universitas Sumatera Utara
10
Sedangkan menurut Undang–undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan–
Ketentuan Pokok Kearsipan, Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud
dengan arsip adalah :
a. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan–
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan–
badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), pengertian arsip adalah :
Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi,
fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan,
prosedur-
prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
b. Nilai Guna Arsip
Telah diketahui bahwa kegunaan arsip adalah sebagai sumber informasi dan
sebagai bahan pengingat. Oleh karena itu warkat-warkat yang mempunyai
kegunaan atau nilai tertentu bagi organisasi harus disimpan agar setiap saat
diperlukan dapat dengan segera ditemukan kembali.
Universitas Sumatera Utara
11
Nilai kegunaan dari arsip menurut Sutarto (2005:202) adalah sebagai berikut :
1) Nilai kegunaan administrasi
Arsip yang digunakan untuk proses penyelenggaraan atau penyelesaian suatu
pekerjaan guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
2) Nilai kegunaan keuangan
Arsip yang digunakan untuk mengatasi masalah dalam bidang keuangan.
3) Nilai kegunaan hukum
Arsip yang digunakan untuk bahanbahan pembuktian atas suatu peristiwa atau
kejadian yang telah berlangsung sehingga mempunyai kekuatan hukum.
4) Nilai kegunaan pendidikan
Arsip yang digunakan untuk pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia
pendidikan.
5) Nilai kegunaan sejarah
Arsip yang dapat m,enggambarkan suatu peristiwa di masa lampau, atau bisa
dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas kejadian di masa lampau.
6) Nilai kegunaan ilmiah
Arsip yang digunakan untuk perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan
dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan masa yang akan datang. Nilai
guna suatu warkat tersebut tidak selamanya, namun ada batas pemakaian
tertentu.
Universitas Sumatera Utara
12
c. Fungsi Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsip dinamis
dan arsip statis. Menurut UU No. 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip
dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut ( http://www.landasanteori.com)
diakses pada tanggal 18 Agustus 2016 :
1) Arsip Dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara.
2) Arsip Statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan
menjadi arsip aktif, semi aktif dan arsip inaktif. Menurut A.W Widjaja (2003:101)
pengertian arsip aktif, semi aktif dan in aktif adalah sebagai berikut:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan
pekerjaan
di
lingkungan
unit
pengolah
dari
suatu
organisasi/kantor.
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai
menurun.
c) Arsip in-aktif, yaitui arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus,
atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagi
referensi saja.
Universitas Sumatera Utara
13
C. Pengertian Kearsipan
Kearsipan
merupakan
aktivitas
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Suatu organisasi atau kantor pastilah
melaksanakan pekerjaan kantor (office work). Salah satunya adalah kegiatan
menyimpan warkat. Berikut ini diberikan batasan-batasan mengenai kearsipan
atau sering juga disebut dengan filling, yaitu sebagai berikut :
a. Menurut Sedarmayanti (2003:55)
menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
b. Menurut Komarudin (2000:158)
menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyusunan dan penyimpanan
warkat asli, atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat
tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
D. Pengertian Administrasi Kearsipan
Menurut A.W Widjaja (2003:92) “Administrasi kearsipan diartikan sebagai
segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya
pengumpulan warkat sampai penyingkirannya”.
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti yang
dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2003:30) sebagai berkut :
Universitas Sumatera Utara
14
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan
kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian
arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
c. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah / ekonomis dalam arti
tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam
pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan.
d. Tidak memakan tempat
Pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak
memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang
disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis
dan luas lingkup organisasi.
Universitas Sumatera Utara
15
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan
disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan
Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang
disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan.
Dalam mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan
dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu
indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya.
Masalah-masalah dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (2005:29)
dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktuwaktu dapat diperlukan.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang
sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta
peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi
lainnya, yang jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada
unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus menerus arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti
dengan
penyingkiran
dan
penyusutan
yang
mengakibatkan
tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
Universitas Sumatera Utara
16
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya
bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan
ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip-arsip bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan
perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai administrasi kearsipan,
penulis akan menjelaskan secara terperinci mengenai pokok - pokok persoalan
yang terdapat di dalam administrasi kearsipan antara lain :
a. Prosedur Kerja Kearsipan
Kegiatan–kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan benda–benda.
1. Penerimaan
Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam
pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam
penerimaan adalah :
a) Menerima surat
b) Memeriksa jumlah dan alamat surat
c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat
Universitas Sumatera Utara
17
d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta ke sahan
surat.
e) Meneruskan surat kepada penyortir
2. Pencatatan
Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Selain
dicatat pada buku agenda, surat yang masuk biasa dicatat pada kartu kendali.
Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku
ekspedisi.
Kegiatan ini dilakukan oleh seorang pencatat yang bertugas :
a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti.
b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar
surat rahasia.
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar, dan kartu
kendali pada pengarah.
3. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik
perorangan maupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas
hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem
kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi,
sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat serta menjamin
diperolehnya arsip sesuai kebutuhan.
Menurut Priansa (2013:165) ada 5 (lima) macam penyimpanan arsip yaitu :
a) Sistem Abjad
Universitas Sumatera Utara
18
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti semua
arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad (mulai dari A sampai dengan Z). Sistem
abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, organisasi, lokasi, benda, masalah/subyek.
b) Sistem Pokok Soal
Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan
arsip–arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya. Disebut juga sistem masalah merupakan sistem penyimpanan
arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat.
c) Sistem Nomor/Angka
Pada sistem ini yang dijadikan kode adalah menggunakan urutan angka–angka
sebagai pedoman untuk mengaturnya dan nomernya ditentukan sendiri oleh
unit organisasi yang bersangkutan. Sistem penataan arsip berdasarkan nomornomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip.
d) Sistem Wilayah/Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah.
e) Sistem Tanggal
Sistem penyimpanan surat yang didasrkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Pada sistem ini
susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal.
Bentuk penulisannya harus berupa angka–angka.
Universitas Sumatera Utara
19
Menurut Soedarmayanti (2003:21) , Tata kearsipan dengan memanfaatkan
Teknologi
modern,
dalam
penyimpanan
arsip
dikenal
3
(tiga)
azas
pengorganisasian yaitu :
a. Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan
di astu unit khusus,yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak
melakukan pengurusan dan penyimpanan arsip.
b. Azas Desentralisasi
Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-masing
unit dalam suatu organisasi.
c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masingmasing azas, Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh
semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya
khusus disimpan dimasing-masing unit.
Karena arsip–arsip merupakan sumber informasi yang dapat melancarkan tugas
pekerjaan dan menjadi dasar pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat
mengenai permasalahan yang dihadapi, maka arsip perlu disimpan secara
sistematis sehingga apabila diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat.
Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk
menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Zulkifli amsyah
(2005:57) sarana yang digunakan antara lain :
1. Kartu kendali
Universitas Sumatera Utara
20
Kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang berisikan datadata suatu surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode,
dan catatan.
2. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu yang
dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan
bawahan.
3. Folder
Folder yang lipatan kertas atau karton manila yang berbentuk segi empat
panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip didalam file
atau cabinet.
4. Map
Map yaitu lipatan kertas atau kanrton (kertas manila) yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
5. Filling cabinet
Filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan arsip.
6. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
sebagai sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.
7. Buku agenda
Universitas Sumatera Utara
21
Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk
mencatat atau untuk mendaftar semua surat (surat yang diterima atau surat
masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau
organisasi.
4. Penyusutan
Sistem penyusutan dookumen atau arsip. Penyusutan merupakan salah satu
sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna
lagi. Dokumen atau arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk
memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan
yang baik terhadap dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna.
Menurut Widjaja (2000:114) berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip aktif inaktif dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
b. Memusnahkan arsip ssesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Tujuan penyusutan dokumen atau arsip :
a. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpan dokumen atau arsip.
b. Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.
c. Menekan biaya serendah mungkin dalam penggelolaan dokumen atau arsip.
d. Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen atau arsip jika sewaktuwaktu diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
22
e. Terjadinya penyelamatan dokumen atau arsip yang bernilai guna dan sebagai
bahan pertanggungjawaban perusahaan.
E. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara
Pelaksanaan administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan
kegiatan
perencanaan,
penganalisaan,
perumusan
kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan
pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya.
Kegiatan–kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan benda–benda.
1. Prosedur Kearsipan
Surat masuk merupakan segala surat atau dokumen-dokumen yang diterima
oleh perusahaan dari instansi lain. Untuk memperlancar hubungan dan kegiatan
instansi tersebut maka salah satu sarana penghubungnya adalah surat. Surat
merupakan faktor terciptanya arsip, arsip tercipta melalui beberapa prosedur,
antara lain :
a. Penerimaan
Penerimaaan merupakan hal yang pertama kali dilakukan dalam proses
penciptaa arsip. Setiap surat yang masuk pada Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara terlebih dahulu diterima dan dicatat oleh bagian sekretariat,
kemudian didisposisikan dan disampaikan kepada Sub Bagian Umum. Dalam
Universitas Sumatera Utara
23
menangani surat masuk, penulis mencatatnya ke dalam buku agenda surat masuk
dan mengisi buku ekspedisi intern apabila surat tersebut didistribusikan ke bagian
lain pada Dinas Bina Marga.
Pengisian buku agenda surat masuk terdiri dari nomor urut pada buku agenda,
tanggal penerimaan, pengirim, tanggal surat, nomor surat, isi ringkas/perihal, dan
keterangan.
NO.
Tanggal
Pengirim
Urut Penerimaan
Tanggal
Surat
No.
Surat
Isi
Ringkas
Keterangan
Tabel 3.1 Tabel Buku agenda
Pengisian buku ekspedisi intern terdiri dari nomor urut, disampaikan tanggal,
kepada, pengirim, tanggal dan nomor surat, isi ringkas atau perihal dan paraf
penerima. Contoh format buku ekspedisi intern dapat dilihat seperti gambar di
bawah ini :
NO. Disampaikan
Urut
Tanggal
Kepada
Pegirim
Tanggal
Isi
&
Ringkas
No.Surat
Paraf
Penerima
Tabel 3.2 Tabel Buku Ekspedisi
Secara teoritis, dalam penerimaan surat, langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam penerimaan surat adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
24
1. Menerima surat
2. Memeriksa jumlah dan alamt surat
3. Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar pengantar
surat.
4. Meneliti tanda-tanda kerahasian surat, kesesuaian isi surat serta kesahan surat.
5. Meneruskan surat kepada penyortir.
Berdasrkan uraian tersebut di atas, maka dapat dilihat adanya kesesuaian antara
teori tentang penerimaan arsip dengan praktek pelaksanaan penerimaan arsip di
kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yaitu :
1. Penerimaan surat yang masuk diterima oleh bidang Sekretariat.
2. Surat yang diterima diteliti kebenarannya.
3. Penandatanganan pada lembar pengantar surat oleh penerima surat sebagai
bukti bahwa surat telah diterima.
b. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Surat yang diagendakan diberi
lembar disposisi untuk dimintakan disposisi pada atasan yaitu Sekretaris dan
Kepala Dinas.
Dalam teori disebutkan bahwa dalam pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat dalam kartu kendali atau buku agenda. Pada
Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pelaksanaan pencatatan surat
dilakukan pada buku agenda. Hal tersebut sudah sesuai dengan teori mengingat
buku agenda adalah sebagai pengganti kartu kendali atau kartu ekspedisi.
Universitas Sumatera Utara
25
Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk si kantor Dinas
Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Surat yang diterima diberilembar disposisi.
2. Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
3. Surat diserahkan ke Kepala Sub bagian Umum untuk dimintakan disposisi pada
sekretaris atau Kepala Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
4. Surat yang diberi disposisi dicatat disposisinya.
c. Sitem Kearsipan
Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, sistem penyimpanan
yang digunakan adalah system pokok soal. Penyimpanan ini dilaksanakan di
filiing cabinet dan lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan dalam folder dan setiap
folder diberi satu kode klasifikasi. Kemudian folder tersebut dimasukkan kedalam
filling cabinet atau lemeri arsip. Sedangkan untuk azas penyimpanannya adalah
dengan menggunakan azas gabungan sentralisasi dengan desentralisasi. Hal ini
terlihat pada penyimpanan yang dilakukan pada masinng-masing bagian dari
penyimpanan file PNS secara terpisah.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan penyimpanan yang
digunakan di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Penyimpanan arsip mengggunakan sistem pokok soal yang dipadukan dengan
sistem abjad dan tahun. Misalnya, folder tahun 2012 dengan pokok soal rekap
jumlah PNS dengan urutan nama mulai dari huruf a sampai z.
2. Azas yang digunakan adalah azas gabungan sentralisasi dan desentralisasi.
Misalnya, jika sub bagian program membutuhkan arsip kegiatan lapangan
Universitas Sumatera Utara
26
maka, sub bagian program ini tidak perlu mencari arsip tersebut ke bidang
pembangunan atau peningkatan.
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan suatu usaha untuk menjaga arsip agar terhindar dari
segala sesuatu yang dapat merusak arsip tersebut. Sehingga arsip dapat awet dan
tahan lama. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan meletakkan atau menyimpan
arsip ditempat yang aman seperti tempat yang terbuat dari besi, tidak terkena sinar
matahari langsung, air dan lain-lain. Dalam teori dijelaskan bahwa dalam
pemeliharaan arsip, yaitu dengan menghindarkan arsi-arsip dari hal-hal yang
dapat menyebabkan rusaknya arsip seperti udara yang lembab, udara yang kering,
sinar matahari secara langsung, debu, jamur dan lain sebagainya.
Dalam pemeliharaan arsip pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
sudah sesuai dengan teori yaitu :
1. Dengan meletakkan arsip di filling cabinet, lemari arsip, ordner, box file yang
dapat menghindarkan arsip dari serangan hama serta menjauhkan arsip dari
sinar matahari secara langsung.
2. Memberikan kapur barus agar arsip tidak bau apek.
e. Penyusutan
Penyusutan merupakan salah satu sarana untu mengatasi penumpukan arsip.
Arsip –arsip yang sudah jarang dan tidak digunakan lagi diadakan pengurangan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memindahkan arsip aktif ke dalam arsip
in aktif. Dalam teori telah dijelaskan bahwa penyusutan
dilakukan karena
memiliki tujuan. Adapun tujuannya adalah :
Universitas Sumatera Utara
27
a. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpan dokumen atau arsip.
b. Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.
c. Menekan biaya serendah mungkin dalam penggelolaan dokumen atau arsip.
d. Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen atau arsip jika sewaktuwaktu diperlukan.
e. Terjadinya penyelamatan dokumen atau arsip yang bernilai guna dan sebagai
bahan pertanggungjawaban perusahaan.
Begitupula dengan kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara,
pemyusutan dilakukan dengan tujuan untuk menghemat peralatan, menghindarkan
pencampuradukan antara arsip aktif dan inaktif, untuk memudahkan mencapai
arsip dan untuk memudahkan pengiriman arsip ke kantor Arsip Daerah. Hal
tersebut sesuai dengan teori. Dalam pelkasanaan penyusutan, kantor Dinas Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara dilakukan setelah arsip berumur 5 tahun. Dan
dalam pelaksanaan penyusutan tersebut, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah.
Jadi kesimpilannya :
1. Penyusutan arsip dikantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
dilakukan setelah arsip berumur 5 Tahun.
2. Dalam pelaksanaan penyusutan arsip, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah Sumatera Utara.
f. Pemusnahan
Pemusnahan arsip merupakan kelanjutan dari proses penyusutan. Arsip-arsip
yang sudah tidak ada nilai gunanya dan telah melampaui jangka waktu
Universitas Sumatera Utara
28
penyimpanan harus dimusnahkan. Sebelum dilakukan pemusnahan, arsip-arsip
diseleksi mana yang masih perlu disimpan dan mana yang harus dimusnahkan.
Secara teoritis, langkah-langkah prosedur pemusnahan adalah sebagi berikut :
1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan
3. Pembuatan berita acara pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi
Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pemusnahan dilakukan
di kantor Arsip Daerah. Meskipun demikian dikantor Arsip Daerah, dalam
pelaksanaan pemusnahan dibentuk kepanitian yang terdiri dari Badan Pengawas
dan Badan Hukum. Selain itu, instansi pencipta arsip bertindak sebagai saksi
dalam pemusnahan arsip, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara tidak
melaksanakan pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan
di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah tersebut pelaksanaan
pemusnahan arsip sesuai dengan teori.
a. Fasilitas Kearsipan
Fasilitas kearsipan merupakan sarana yang dapat mempengaruhi keberhasilan
dalam pengelolaan arsip. Dalam teori telah dijelaskan bahwa untuk menjamin
keawetan atau daya tahan serta keamanan arsip dari bahaya penurian dan
kebakaran, maka arsip harus diletakkan di tempat penyimpanan arsip yang dapat
menghindarkan arsip dari hal-hal tersebut diatas.
Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, fasilitas kearsipan
terdiri dari :
Universitas Sumatera Utara
29
1. Alat penerimaan surat antara lain meja, buku agenda surat masuk dan keluar,
disposisi.
2. Alat penyimpan antara lain lemari arsip, filling cabinet, box file, dan ordener.
3. Alat korespondensi antara lain komputer, kertas, bolpoin, mesin ketik, dan
printer.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara telah memiliki peralatan sesuai dengan teori.
b. Penemuan Arsip Kembali
Penemuan arsip kembali mereupakan cara bagaimana arsip tersebut dapat
ditemukan kembali dalam waktu yang cepat dan tepat. Dalam teori dijelaskan
mengenai langkah-langkah penemuan arsip yaitu :
1. Menentukan pokok masalah
2. Menentukan Kode Arsip
Dalam pelaksanaanya, di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
system penemuan kembali arsip dilakukan dengan menentukan pokok masalahnya
dan menentukan kodenya. Barulah arsip ditemukan.
Penemuan arsip tentu saja berkaitan dengan arsip yang dipinjam. Di kantor Dinas
Bina Marga Provinsi Sumatera Utara peminjaman dilakukan dengan cara
berbicara langsung pada pengelola arsip.
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa :
1. Penemuan arsip didasarkan pada waktu permintaan arsip, apakah digunakan
sekarang atau dipinjam dalam waktu lama. Namun penemuan arsip
memerlukan waktu sekitar 1 menit.
Universitas Sumatera Utara
30
2. Prosedur peminjaman arsip dilakukan dengan cara berbicara langsung pada
pengurus arsip.
c. Ruang Kearsipan
Salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan
kegiatan atau aktivitas dalam suatu instansi adalah penyusunan tempat kerja dan
alat-alat serta peralatan kantor dengan sebaik-baiknya.
Penataan ruang kearsipan di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
memperhatikan cahaya, warna dan udara.
d. Pegawai Kearsipan
Untuk melaksanakan tugas pekerjaan secara baik, diperlukan Sumber Daya
Manusia yang berkualitas. Demikian halnya dalam bidang kearsipan juga
memerlukan pegawai yang cukup berkualitas dan harus memenuhi syarat-syarat
tertentu. Dalam teori dijelaskan bahwa seorang petugas arsip harus memiliki
syarat sebagai berikut :
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian
Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pegawai kearsipan
tidak mempunyai latar belakang bidang kearsipan maupun pendidikan khusus,
tetapi semuanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan saja.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat
disimpulkan bahwa Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga
Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut :
1.
Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara terdiri dari penerimaan surat masuk oleh bidang sekretariat, selanjutnya
surat diteliti kebenarannya, kemmudian dilakukan penandatanganan pada lembar
pengantar surat oleh penerima surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
Surat yang diterima dicatat dilembar disposisi dan di buku agenda surat masuk
kemudian diserahkan ke Kepala Sub bagian Umum untuk dimintakan disposisi
pada sekretaris atau Kepala Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
2.
Sistem kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
mengggunakan sistem pokok soal yang dipadukan dengan sistem abjad dan
tahun. Azas yang digunakan adalah azas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi. Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
peminjaman arsip dilakukan dengan berbicara langsung pada pengelola arsip.
Pegawai kearsipan tidak mempunyai latar belakang bidang kearsipan maupun
pendidikan khusus, tetapi semuanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan
saja. Penyusutan arsip dilakukan setelah umur arsip 5 (lima) tahun,
pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar dan pelaksanaan pemusnahan
8
Universitas Sumatera Utara
9
arsip dilakukan di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah
tersebut pelaksanaan pemusnahan arsip.
3.
Pemeliharaan arsip Dinas Bina Marga dilakukan dengan meletakkan arsip di
filling cabinet, lemari arsip, ordener, box file dan pemberian kapur barus pada
lemari arsip agar tidak bau apek dan ruangan sangat memperhatikan warna,
cahaya dan udara.
B. Saran
Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pelaksanaan Administrasi
Kearsipan pada Kantor Dinas Bina Marga Provsu sebagai berikut :
1.
Melengkapi fasilitas yang kurang seperti :
a.
Komputer, agar pada saat melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan
komputer dapat diselesaikan dengan cepat tanpa harus menunggu orang yang
sedang memakai computer tersebut menyelesaikan tugasnya.
b.
Mesin fotocopy, agar pada saat penggandaan dokumen dapat dilakukan dengan
lebih efisien tanpa harus membuang-buang waktu pergi ke tempat fotocopy yang
letaknya agak jauh dari kantor.
2.
Dalam meningkatkan pengetahuan pegawai dalam pengarsipan, penulis
berharap agar Kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
mengirimkan pegawai ke seminar atau Diklat tentang kearsipan agar
meningkatkan pengetahuan yang sudah dimiliki semakin meningkat.
3.
Pemeliharaan arsip yang dilaksanakan agar dipertahankan dan lebih ditingkatkan
lagi agar terjaminnya kelancaran pekerjaan kantor pada saat sekarang dan masa
yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad + ministrare
yang berarti melayani, membantu dan memenuhi. Menurut Liang Gie dalam Ali
Mufiz (2004:14) menyebutkan bahwa Administrasi adalah suatu rangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sehingga dengan demikian Ilmu Administrasi dapat
diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari proses, kegiatan dan dinamika
kerjasama manusia.
Secara terminology menurut Ali (2011:19) apa yang disebut “Administrasi”
adalah mengurus, mengatur, mengelola. Jika dibubuhi oleh awalan pe dan akhiran
an pada setiap arti, maka semuanya mengandung maksud adanya keteraturan dan
pengaturan sebab yang menjadi sasaran dari penguasaan, pengelolaan dan apalagi
pengaturan adalah terciptanya keteraturan dalam susunan dan pengaturan
dinamikannya.
Administrasi dalam aplikasinya akan tampak pada bentuk kerja sama manusia
yang disebut organisasi dan dalam hasil kerjanya akan tampak pada manajemen
tata kerjanya, sehingga sejauh mana tujuan organisasi dan manajemen tercapai
adalah tergantung pada bekerjanya akal (rasio) manusia dalam kerja sama
sehingga melahirkan pengetahuan yang membentuk pengalaman yang teratur dan
terpadu dan dapat diperlakukan secara umum.
8
Universitas Sumatera Utara
9
B. Pengertian Tentang Kearsipan
a. Pengertian Arsip
Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam bahasa
Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam bahasa latin,
arsip disebut dengan “archivum” atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa
Yunani disebut dengan “Arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam
bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang
kemudian berkembanng lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti gedung
pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa
arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalm
computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam
transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO/DISI5489). The
Gorgia Archeves (2004:157) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai
bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang
dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa
menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.
Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsi terkadang
disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan yang ditulis, baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterarang-keterangan mengenai
sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang itu pula.
Universitas Sumatera Utara
10
Sedangkan menurut Undang–undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan–
Ketentuan Pokok Kearsipan, Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud
dengan arsip adalah :
a. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan–
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan–
badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), pengertian arsip adalah :
Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi,
fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan,
prosedur-
prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
b. Nilai Guna Arsip
Telah diketahui bahwa kegunaan arsip adalah sebagai sumber informasi dan
sebagai bahan pengingat. Oleh karena itu warkat-warkat yang mempunyai
kegunaan atau nilai tertentu bagi organisasi harus disimpan agar setiap saat
diperlukan dapat dengan segera ditemukan kembali.
Universitas Sumatera Utara
11
Nilai kegunaan dari arsip menurut Sutarto (2005:202) adalah sebagai berikut :
1) Nilai kegunaan administrasi
Arsip yang digunakan untuk proses penyelenggaraan atau penyelesaian suatu
pekerjaan guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
2) Nilai kegunaan keuangan
Arsip yang digunakan untuk mengatasi masalah dalam bidang keuangan.
3) Nilai kegunaan hukum
Arsip yang digunakan untuk bahanbahan pembuktian atas suatu peristiwa atau
kejadian yang telah berlangsung sehingga mempunyai kekuatan hukum.
4) Nilai kegunaan pendidikan
Arsip yang digunakan untuk pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia
pendidikan.
5) Nilai kegunaan sejarah
Arsip yang dapat m,enggambarkan suatu peristiwa di masa lampau, atau bisa
dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas kejadian di masa lampau.
6) Nilai kegunaan ilmiah
Arsip yang digunakan untuk perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan
dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan masa yang akan datang. Nilai
guna suatu warkat tersebut tidak selamanya, namun ada batas pemakaian
tertentu.
Universitas Sumatera Utara
12
c. Fungsi Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsip dinamis
dan arsip statis. Menurut UU No. 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip
dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut ( http://www.landasanteori.com)
diakses pada tanggal 18 Agustus 2016 :
1) Arsip Dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara.
2) Arsip Statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan
menjadi arsip aktif, semi aktif dan arsip inaktif. Menurut A.W Widjaja (2003:101)
pengertian arsip aktif, semi aktif dan in aktif adalah sebagai berikut:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan
pekerjaan
di
lingkungan
unit
pengolah
dari
suatu
organisasi/kantor.
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai
menurun.
c) Arsip in-aktif, yaitui arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus,
atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagi
referensi saja.
Universitas Sumatera Utara
13
C. Pengertian Kearsipan
Kearsipan
merupakan
aktivitas
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Suatu organisasi atau kantor pastilah
melaksanakan pekerjaan kantor (office work). Salah satunya adalah kegiatan
menyimpan warkat. Berikut ini diberikan batasan-batasan mengenai kearsipan
atau sering juga disebut dengan filling, yaitu sebagai berikut :
a. Menurut Sedarmayanti (2003:55)
menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
b. Menurut Komarudin (2000:158)
menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyusunan dan penyimpanan
warkat asli, atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat
tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
D. Pengertian Administrasi Kearsipan
Menurut A.W Widjaja (2003:92) “Administrasi kearsipan diartikan sebagai
segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya
pengumpulan warkat sampai penyingkirannya”.
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti yang
dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2003:30) sebagai berkut :
Universitas Sumatera Utara
14
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan
kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian
arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
c. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah / ekonomis dalam arti
tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam
pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan.
d. Tidak memakan tempat
Pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak
memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang
disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis
dan luas lingkup organisasi.
Universitas Sumatera Utara
15
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan
disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan
Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang
disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan.
Dalam mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan
dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu
indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya.
Masalah-masalah dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (2005:29)
dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktuwaktu dapat diperlukan.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang
sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta
peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi
lainnya, yang jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada
unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus menerus arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti
dengan
penyingkiran
dan
penyusutan
yang
mengakibatkan
tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
Universitas Sumatera Utara
16
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya
bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan
ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip-arsip bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan
perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai administrasi kearsipan,
penulis akan menjelaskan secara terperinci mengenai pokok - pokok persoalan
yang terdapat di dalam administrasi kearsipan antara lain :
a. Prosedur Kerja Kearsipan
Kegiatan–kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan benda–benda.
1. Penerimaan
Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam
pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam
penerimaan adalah :
a) Menerima surat
b) Memeriksa jumlah dan alamat surat
c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat
Universitas Sumatera Utara
17
d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta ke sahan
surat.
e) Meneruskan surat kepada penyortir
2. Pencatatan
Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Selain
dicatat pada buku agenda, surat yang masuk biasa dicatat pada kartu kendali.
Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku
ekspedisi.
Kegiatan ini dilakukan oleh seorang pencatat yang bertugas :
a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti.
b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar
surat rahasia.
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar, dan kartu
kendali pada pengarah.
3. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik
perorangan maupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas
hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem
kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi,
sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat serta menjamin
diperolehnya arsip sesuai kebutuhan.
Menurut Priansa (2013:165) ada 5 (lima) macam penyimpanan arsip yaitu :
a) Sistem Abjad
Universitas Sumatera Utara
18
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti semua
arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad (mulai dari A sampai dengan Z). Sistem
abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, organisasi, lokasi, benda, masalah/subyek.
b) Sistem Pokok Soal
Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan
arsip–arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya. Disebut juga sistem masalah merupakan sistem penyimpanan
arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat.
c) Sistem Nomor/Angka
Pada sistem ini yang dijadikan kode adalah menggunakan urutan angka–angka
sebagai pedoman untuk mengaturnya dan nomernya ditentukan sendiri oleh
unit organisasi yang bersangkutan. Sistem penataan arsip berdasarkan nomornomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip.
d) Sistem Wilayah/Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah.
e) Sistem Tanggal
Sistem penyimpanan surat yang didasrkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Pada sistem ini
susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal.
Bentuk penulisannya harus berupa angka–angka.
Universitas Sumatera Utara
19
Menurut Soedarmayanti (2003:21) , Tata kearsipan dengan memanfaatkan
Teknologi
modern,
dalam
penyimpanan
arsip
dikenal
3
(tiga)
azas
pengorganisasian yaitu :
a. Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan
di astu unit khusus,yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak
melakukan pengurusan dan penyimpanan arsip.
b. Azas Desentralisasi
Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-masing
unit dalam suatu organisasi.
c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masingmasing azas, Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh
semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya
khusus disimpan dimasing-masing unit.
Karena arsip–arsip merupakan sumber informasi yang dapat melancarkan tugas
pekerjaan dan menjadi dasar pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat
mengenai permasalahan yang dihadapi, maka arsip perlu disimpan secara
sistematis sehingga apabila diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat.
Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk
menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Zulkifli amsyah
(2005:57) sarana yang digunakan antara lain :
1. Kartu kendali
Universitas Sumatera Utara
20
Kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang berisikan datadata suatu surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode,
dan catatan.
2. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu yang
dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan
bawahan.
3. Folder
Folder yang lipatan kertas atau karton manila yang berbentuk segi empat
panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip didalam file
atau cabinet.
4. Map
Map yaitu lipatan kertas atau kanrton (kertas manila) yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
5. Filling cabinet
Filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan arsip.
6. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
sebagai sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.
7. Buku agenda
Universitas Sumatera Utara
21
Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk
mencatat atau untuk mendaftar semua surat (surat yang diterima atau surat
masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau
organisasi.
4. Penyusutan
Sistem penyusutan dookumen atau arsip. Penyusutan merupakan salah satu
sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna
lagi. Dokumen atau arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk
memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan
yang baik terhadap dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna.
Menurut Widjaja (2000:114) berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip aktif inaktif dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
b. Memusnahkan arsip ssesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Tujuan penyusutan dokumen atau arsip :
a. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpan dokumen atau arsip.
b. Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.
c. Menekan biaya serendah mungkin dalam penggelolaan dokumen atau arsip.
d. Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen atau arsip jika sewaktuwaktu diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
22
e. Terjadinya penyelamatan dokumen atau arsip yang bernilai guna dan sebagai
bahan pertanggungjawaban perusahaan.
E. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara
Pelaksanaan administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan
kegiatan
perencanaan,
penganalisaan,
perumusan
kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan
pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya.
Kegiatan–kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan benda–benda.
1. Prosedur Kearsipan
Surat masuk merupakan segala surat atau dokumen-dokumen yang diterima
oleh perusahaan dari instansi lain. Untuk memperlancar hubungan dan kegiatan
instansi tersebut maka salah satu sarana penghubungnya adalah surat. Surat
merupakan faktor terciptanya arsip, arsip tercipta melalui beberapa prosedur,
antara lain :
a. Penerimaan
Penerimaaan merupakan hal yang pertama kali dilakukan dalam proses
penciptaa arsip. Setiap surat yang masuk pada Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara terlebih dahulu diterima dan dicatat oleh bagian sekretariat,
kemudian didisposisikan dan disampaikan kepada Sub Bagian Umum. Dalam
Universitas Sumatera Utara
23
menangani surat masuk, penulis mencatatnya ke dalam buku agenda surat masuk
dan mengisi buku ekspedisi intern apabila surat tersebut didistribusikan ke bagian
lain pada Dinas Bina Marga.
Pengisian buku agenda surat masuk terdiri dari nomor urut pada buku agenda,
tanggal penerimaan, pengirim, tanggal surat, nomor surat, isi ringkas/perihal, dan
keterangan.
NO.
Tanggal
Pengirim
Urut Penerimaan
Tanggal
Surat
No.
Surat
Isi
Ringkas
Keterangan
Tabel 3.1 Tabel Buku agenda
Pengisian buku ekspedisi intern terdiri dari nomor urut, disampaikan tanggal,
kepada, pengirim, tanggal dan nomor surat, isi ringkas atau perihal dan paraf
penerima. Contoh format buku ekspedisi intern dapat dilihat seperti gambar di
bawah ini :
NO. Disampaikan
Urut
Tanggal
Kepada
Pegirim
Tanggal
Isi
&
Ringkas
No.Surat
Paraf
Penerima
Tabel 3.2 Tabel Buku Ekspedisi
Secara teoritis, dalam penerimaan surat, langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam penerimaan surat adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
24
1. Menerima surat
2. Memeriksa jumlah dan alamt surat
3. Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar pengantar
surat.
4. Meneliti tanda-tanda kerahasian surat, kesesuaian isi surat serta kesahan surat.
5. Meneruskan surat kepada penyortir.
Berdasrkan uraian tersebut di atas, maka dapat dilihat adanya kesesuaian antara
teori tentang penerimaan arsip dengan praktek pelaksanaan penerimaan arsip di
kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yaitu :
1. Penerimaan surat yang masuk diterima oleh bidang Sekretariat.
2. Surat yang diterima diteliti kebenarannya.
3. Penandatanganan pada lembar pengantar surat oleh penerima surat sebagai
bukti bahwa surat telah diterima.
b. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Surat yang diagendakan diberi
lembar disposisi untuk dimintakan disposisi pada atasan yaitu Sekretaris dan
Kepala Dinas.
Dalam teori disebutkan bahwa dalam pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat dalam kartu kendali atau buku agenda. Pada
Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pelaksanaan pencatatan surat
dilakukan pada buku agenda. Hal tersebut sudah sesuai dengan teori mengingat
buku agenda adalah sebagai pengganti kartu kendali atau kartu ekspedisi.
Universitas Sumatera Utara
25
Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk si kantor Dinas
Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Surat yang diterima diberilembar disposisi.
2. Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
3. Surat diserahkan ke Kepala Sub bagian Umum untuk dimintakan disposisi pada
sekretaris atau Kepala Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
4. Surat yang diberi disposisi dicatat disposisinya.
c. Sitem Kearsipan
Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, sistem penyimpanan
yang digunakan adalah system pokok soal. Penyimpanan ini dilaksanakan di
filiing cabinet dan lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan dalam folder dan setiap
folder diberi satu kode klasifikasi. Kemudian folder tersebut dimasukkan kedalam
filling cabinet atau lemeri arsip. Sedangkan untuk azas penyimpanannya adalah
dengan menggunakan azas gabungan sentralisasi dengan desentralisasi. Hal ini
terlihat pada penyimpanan yang dilakukan pada masinng-masing bagian dari
penyimpanan file PNS secara terpisah.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan penyimpanan yang
digunakan di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Penyimpanan arsip mengggunakan sistem pokok soal yang dipadukan dengan
sistem abjad dan tahun. Misalnya, folder tahun 2012 dengan pokok soal rekap
jumlah PNS dengan urutan nama mulai dari huruf a sampai z.
2. Azas yang digunakan adalah azas gabungan sentralisasi dan desentralisasi.
Misalnya, jika sub bagian program membutuhkan arsip kegiatan lapangan
Universitas Sumatera Utara
26
maka, sub bagian program ini tidak perlu mencari arsip tersebut ke bidang
pembangunan atau peningkatan.
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan suatu usaha untuk menjaga arsip agar terhindar dari
segala sesuatu yang dapat merusak arsip tersebut. Sehingga arsip dapat awet dan
tahan lama. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan meletakkan atau menyimpan
arsip ditempat yang aman seperti tempat yang terbuat dari besi, tidak terkena sinar
matahari langsung, air dan lain-lain. Dalam teori dijelaskan bahwa dalam
pemeliharaan arsip, yaitu dengan menghindarkan arsi-arsip dari hal-hal yang
dapat menyebabkan rusaknya arsip seperti udara yang lembab, udara yang kering,
sinar matahari secara langsung, debu, jamur dan lain sebagainya.
Dalam pemeliharaan arsip pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
sudah sesuai dengan teori yaitu :
1. Dengan meletakkan arsip di filling cabinet, lemari arsip, ordner, box file yang
dapat menghindarkan arsip dari serangan hama serta menjauhkan arsip dari
sinar matahari secara langsung.
2. Memberikan kapur barus agar arsip tidak bau apek.
e. Penyusutan
Penyusutan merupakan salah satu sarana untu mengatasi penumpukan arsip.
Arsip –arsip yang sudah jarang dan tidak digunakan lagi diadakan pengurangan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memindahkan arsip aktif ke dalam arsip
in aktif. Dalam teori telah dijelaskan bahwa penyusutan
dilakukan karena
memiliki tujuan. Adapun tujuannya adalah :
Universitas Sumatera Utara
27
a. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpan dokumen atau arsip.
b. Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.
c. Menekan biaya serendah mungkin dalam penggelolaan dokumen atau arsip.
d. Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen atau arsip jika sewaktuwaktu diperlukan.
e. Terjadinya penyelamatan dokumen atau arsip yang bernilai guna dan sebagai
bahan pertanggungjawaban perusahaan.
Begitupula dengan kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara,
pemyusutan dilakukan dengan tujuan untuk menghemat peralatan, menghindarkan
pencampuradukan antara arsip aktif dan inaktif, untuk memudahkan mencapai
arsip dan untuk memudahkan pengiriman arsip ke kantor Arsip Daerah. Hal
tersebut sesuai dengan teori. Dalam pelkasanaan penyusutan, kantor Dinas Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara dilakukan setelah arsip berumur 5 tahun. Dan
dalam pelaksanaan penyusutan tersebut, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah.
Jadi kesimpilannya :
1. Penyusutan arsip dikantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
dilakukan setelah arsip berumur 5 Tahun.
2. Dalam pelaksanaan penyusutan arsip, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah Sumatera Utara.
f. Pemusnahan
Pemusnahan arsip merupakan kelanjutan dari proses penyusutan. Arsip-arsip
yang sudah tidak ada nilai gunanya dan telah melampaui jangka waktu
Universitas Sumatera Utara
28
penyimpanan harus dimusnahkan. Sebelum dilakukan pemusnahan, arsip-arsip
diseleksi mana yang masih perlu disimpan dan mana yang harus dimusnahkan.
Secara teoritis, langkah-langkah prosedur pemusnahan adalah sebagi berikut :
1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan
3. Pembuatan berita acara pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi
Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pemusnahan dilakukan
di kantor Arsip Daerah. Meskipun demikian dikantor Arsip Daerah, dalam
pelaksanaan pemusnahan dibentuk kepanitian yang terdiri dari Badan Pengawas
dan Badan Hukum. Selain itu, instansi pencipta arsip bertindak sebagai saksi
dalam pemusnahan arsip, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara tidak
melaksanakan pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan
di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah tersebut pelaksanaan
pemusnahan arsip sesuai dengan teori.
a. Fasilitas Kearsipan
Fasilitas kearsipan merupakan sarana yang dapat mempengaruhi keberhasilan
dalam pengelolaan arsip. Dalam teori telah dijelaskan bahwa untuk menjamin
keawetan atau daya tahan serta keamanan arsip dari bahaya penurian dan
kebakaran, maka arsip harus diletakkan di tempat penyimpanan arsip yang dapat
menghindarkan arsip dari hal-hal tersebut diatas.
Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, fasilitas kearsipan
terdiri dari :
Universitas Sumatera Utara
29
1. Alat penerimaan surat antara lain meja, buku agenda surat masuk dan keluar,
disposisi.
2. Alat penyimpan antara lain lemari arsip, filling cabinet, box file, dan ordener.
3. Alat korespondensi antara lain komputer, kertas, bolpoin, mesin ketik, dan
printer.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara telah memiliki peralatan sesuai dengan teori.
b. Penemuan Arsip Kembali
Penemuan arsip kembali mereupakan cara bagaimana arsip tersebut dapat
ditemukan kembali dalam waktu yang cepat dan tepat. Dalam teori dijelaskan
mengenai langkah-langkah penemuan arsip yaitu :
1. Menentukan pokok masalah
2. Menentukan Kode Arsip
Dalam pelaksanaanya, di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
system penemuan kembali arsip dilakukan dengan menentukan pokok masalahnya
dan menentukan kodenya. Barulah arsip ditemukan.
Penemuan arsip tentu saja berkaitan dengan arsip yang dipinjam. Di kantor Dinas
Bina Marga Provinsi Sumatera Utara peminjaman dilakukan dengan cara
berbicara langsung pada pengelola arsip.
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa :
1. Penemuan arsip didasarkan pada waktu permintaan arsip, apakah digunakan
sekarang atau dipinjam dalam waktu lama. Namun penemuan arsip
memerlukan waktu sekitar 1 menit.
Universitas Sumatera Utara
30
2. Prosedur peminjaman arsip dilakukan dengan cara berbicara langsung pada
pengurus arsip.
c. Ruang Kearsipan
Salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan
kegiatan atau aktivitas dalam suatu instansi adalah penyusunan tempat kerja dan
alat-alat serta peralatan kantor dengan sebaik-baiknya.
Penataan ruang kearsipan di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
memperhatikan cahaya, warna dan udara.
d. Pegawai Kearsipan
Untuk melaksanakan tugas pekerjaan secara baik, diperlukan Sumber Daya
Manusia yang berkualitas. Demikian halnya dalam bidang kearsipan juga
memerlukan pegawai yang cukup berkualitas dan harus memenuhi syarat-syarat
tertentu. Dalam teori dijelaskan bahwa seorang petugas arsip harus memiliki
syarat sebagai berikut :
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian
Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pegawai kearsipan
tidak mempunyai latar belakang bidang kearsipan maupun pendidikan khusus,
tetapi semuanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan saja.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat
disimpulkan bahwa Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga
Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut :
1.
Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara terdiri dari penerimaan surat masuk oleh bidang sekretariat, selanjutnya
surat diteliti kebenarannya, kemmudian dilakukan penandatanganan pada lembar
pengantar surat oleh penerima surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
Surat yang diterima dicatat dilembar disposisi dan di buku agenda surat masuk
kemudian diserahkan ke Kepala Sub bagian Umum untuk dimintakan disposisi
pada sekretaris atau Kepala Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
2.
Sistem kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
mengggunakan sistem pokok soal yang dipadukan dengan sistem abjad dan
tahun. Azas yang digunakan adalah azas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi. Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
peminjaman arsip dilakukan dengan berbicara langsung pada pengelola arsip.
Pegawai kearsipan tidak mempunyai latar belakang bidang kearsipan maupun
pendidikan khusus, tetapi semuanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan
saja. Penyusutan arsip dilakukan setelah umur arsip 5 (lima) tahun,
pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar dan pelaksanaan pemusnahan
8
Universitas Sumatera Utara
9
arsip dilakukan di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah
tersebut pelaksanaan pemusnahan arsip.
3.
Pemeliharaan arsip Dinas Bina Marga dilakukan dengan meletakkan arsip di
filling cabinet, lemari arsip, ordener, box file dan pemberian kapur barus pada
lemari arsip agar tidak bau apek dan ruangan sangat memperhatikan warna,
cahaya dan udara.
B. Saran
Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pelaksanaan Administrasi
Kearsipan pada Kantor Dinas Bina Marga Provsu sebagai berikut :
1.
Melengkapi fasilitas yang kurang seperti :
a.
Komputer, agar pada saat melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan
komputer dapat diselesaikan dengan cepat tanpa harus menunggu orang yang
sedang memakai computer tersebut menyelesaikan tugasnya.
b.
Mesin fotocopy, agar pada saat penggandaan dokumen dapat dilakukan dengan
lebih efisien tanpa harus membuang-buang waktu pergi ke tempat fotocopy yang
letaknya agak jauh dari kantor.
2.
Dalam meningkatkan pengetahuan pegawai dalam pengarsipan, penulis
berharap agar Kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
mengirimkan pegawai ke seminar atau Diklat tentang kearsipan agar
meningkatkan pengetahuan yang sudah dimiliki semakin meningkat.
3.
Pemeliharaan arsip yang dilaksanakan agar dipertahankan dan lebih ditingkatkan
lagi agar terjaminnya kelancaran pekerjaan kantor pada saat sekarang dan masa
yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara