Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat saat ini sangat berpengaruh
terhadap perkembangan kegiatan organisasi. Setiap organisasi selalu berusaha
untuk meningkatkan produktivitasnya dengan menggunakan teknologi yang sudah
ada. Usaha-usaha tersebut adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Keberhasilan organisasi-organisasi dalam mencapai tujuan tersebut
dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya pengelolaan arsip.
Setiap organisai baik pemerintah maupun swasta dalam mencapai tujuan
tersebut harus didukung oleh pelayanan perkantoran yang terdiri dari segenap
pekerjaan kantor. Seperti yang dikemukakan oleh Laksmi (2015:26) menyatakan
bahwa pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Semua pekerjaan dan kegiatan perkantoran
memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah bukti dan rekaman
dari kegiatan atau transaksi mulai dari awal kegiatan sampai kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan. Jadi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor berkaitan
dengan arsip. Arsip-arsip tersebut perlu disimpan karena mempunyai kegunaan
bagi organisasi. Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor.
Menurut Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsip
terkadang disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan yang ditulis,
1
Universitas Sumatera Utara
2
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingat orang itu pula. Dari pengertian tersebut dapat ditarik
kesimpulan bahwa yang termasuk dalam pengertian arsip seperti misalnya : suratsurat, faktur, daftar gaji, foto-foto, bagan organisasi dan sebagainya.
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan mudah ditemukan kembali.
Sehingga arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai
pusat ingatan dan informasi dalam kehidupan dan perkembangan informasi antara
lain tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dalam suatu organisasi.
Menurut Komarudin (2000:158) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses
penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau copyan sehingga dengan cara itu,
warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
Seiring dengan perkembangan organisasi, maka kegiatan-kegiatan dalam
organisasi tersebut bertambah. Sehingga diperlukan suatu pengelolaan arsip yang
baik. Sering kita jumpai bahwa dalam bidang administrasi yang harus mengelola
suatu persoalan sering tersendat-sendat prosesnya. Karena surat-surat atau arsiparsip yang bersangkutan sedang diperlukan belum ditemukan yang mengandung
data atau informasi sebagai penunjang persoalan yang ssedang dihadapi. Agar
arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka diperlukan suatu
administrasi kearsipan. Administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting
dalam organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai
alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan,
Universitas Sumatera Utara
3
penganalisaan,
pengembangan,
perumusan,
kebijaksanaan,
pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian
secepat-cepatnya.
Ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan
penataan arsip dengan baik meskipun administrasi kearsipan memiliki peranan
yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Bagi suatu organisasi
atau kantor, tanpa adanya pelaksanaan administrasi kearsipan yang teratur maka
hamper seluruh aktivitas organisasi akan tertahan atau macet. Masih banyak
dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, sehingga cepat rusak dan
sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Fenomena ini
biasanya terjadi di instansi atau perusahaan besar yang mempunyai volume
pekerjaan administrasi lebih tinggi. Kantor pemerintahan yang umumnya
berfungsi
melayani kepentingan umum
merupakan
tempat-tempat
yang
memerlukan penataan arsip yang sebaik-baiknya.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan
penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran
pegawai. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau
ahli dalam bidang kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana pendukung kearsipan
yang tidak lengkap sehingga mempengaruhi pelaksanaan administrasi kearsipan.
Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara merupakan organisasi pemerintah
yang
merupakan
organisasi
nirlaba
yang
bertanggung
jawab
dalam
penyelenggaraan infrastruktur jalan dan jembatan di Indonesia. Jalan dan
jembatan merupakan kebutuhan yang sangat vital sebagai pendukung utama
Universitas Sumatera Utara
4
dalam aktivitas ekonomi baik di pusat maupun di daerah dan pengembangan
wilayah sebagai prasarana penunjang yang utama bagi perekonomian nasional.
Instansi pemerintah yang tidak berorientasi pada keuntungan melainkan lebih
berorientasi pada pelayanan kepada masyarakat. Untuk mendukung terlaksananya
tugas dan fungsinya, Dinas Bina Marga Propinsi Sumatera Utara memerlukan data
dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena
arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai
pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat
informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar
seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada
umumnya. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang
khusus dalam jaringan informasi, maka dipanang perlu untuk segera memberikan
petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip tersebut diterima
dan dipergunakan kembali. Supaya semua proses dalam administrasi kearsipan
tersebut dapat berjalan dengan baik dan memberikan kelancaran kegiatan
organisasi diperlukan sistem yang baik.
Oleh karena itu agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi
maka diperlukan suatu administrasi kearsipan. Namun meskipun administrasi
kearsipan memiliki peranan yang sangat penting ironisnya masih banyak dijumpai
arsip-arsip yang ditumpuk begitu saja sehingga arsip cepat rusak dan sulit
ditemukan kembali apabila dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
5
Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Penulis akan membatasi masalah pokok yang akan dibahas yaitu bagaimana
Pelaksanaan Administarsi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
Penelitian ini dapat menambah dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan
di bidang kearsipan dan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman
tentang pelaksanaan kearsipan pada Kantor Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara.
2. Bagi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
Sebagai sumbangan pemikiran dan masukan yang positif dalam menunjang
pencapaian tujuan.
3.
Bagi Peneliti lain
Universitas Sumatera Utara
6
Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek
yang sama.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara yaitu dimulai tanggal 21 Maret s/d 21 April 2016.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO
KEGIATAN
MINGGU KE
Maret
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
April
Mei
Sumber : Penulis (2016)
F. SISTEMATIKA PENULISAN
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab.
Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan pasalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika
penulisan.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB II : PEROFIL INSTANSI
Dalam bab ini berisikan sejarah ringkas instansi, visi dan misi
organnisasi, struktur organisasi, uraian tugas ( job description), tujuan
dinas, dan sasaran dinas pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisikan akan membahas topik yang dipilih oleh
penulis, yang tentunya pembahasan berdasarkan dimana penulis
melakukan penelitian.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan
administrasi kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat saat ini sangat berpengaruh
terhadap perkembangan kegiatan organisasi. Setiap organisasi selalu berusaha
untuk meningkatkan produktivitasnya dengan menggunakan teknologi yang sudah
ada. Usaha-usaha tersebut adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Keberhasilan organisasi-organisasi dalam mencapai tujuan tersebut
dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya pengelolaan arsip.
Setiap organisai baik pemerintah maupun swasta dalam mencapai tujuan
tersebut harus didukung oleh pelayanan perkantoran yang terdiri dari segenap
pekerjaan kantor. Seperti yang dikemukakan oleh Laksmi (2015:26) menyatakan
bahwa pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Semua pekerjaan dan kegiatan perkantoran
memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah bukti dan rekaman
dari kegiatan atau transaksi mulai dari awal kegiatan sampai kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan. Jadi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor berkaitan
dengan arsip. Arsip-arsip tersebut perlu disimpan karena mempunyai kegunaan
bagi organisasi. Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor.
Menurut Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsip
terkadang disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan yang ditulis,
1
Universitas Sumatera Utara
2
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingat orang itu pula. Dari pengertian tersebut dapat ditarik
kesimpulan bahwa yang termasuk dalam pengertian arsip seperti misalnya : suratsurat, faktur, daftar gaji, foto-foto, bagan organisasi dan sebagainya.
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan mudah ditemukan kembali.
Sehingga arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai
pusat ingatan dan informasi dalam kehidupan dan perkembangan informasi antara
lain tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dalam suatu organisasi.
Menurut Komarudin (2000:158) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses
penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau copyan sehingga dengan cara itu,
warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
Seiring dengan perkembangan organisasi, maka kegiatan-kegiatan dalam
organisasi tersebut bertambah. Sehingga diperlukan suatu pengelolaan arsip yang
baik. Sering kita jumpai bahwa dalam bidang administrasi yang harus mengelola
suatu persoalan sering tersendat-sendat prosesnya. Karena surat-surat atau arsiparsip yang bersangkutan sedang diperlukan belum ditemukan yang mengandung
data atau informasi sebagai penunjang persoalan yang ssedang dihadapi. Agar
arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka diperlukan suatu
administrasi kearsipan. Administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting
dalam organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai
alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan,
Universitas Sumatera Utara
3
penganalisaan,
pengembangan,
perumusan,
kebijaksanaan,
pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian
secepat-cepatnya.
Ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan
penataan arsip dengan baik meskipun administrasi kearsipan memiliki peranan
yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Bagi suatu organisasi
atau kantor, tanpa adanya pelaksanaan administrasi kearsipan yang teratur maka
hamper seluruh aktivitas organisasi akan tertahan atau macet. Masih banyak
dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, sehingga cepat rusak dan
sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Fenomena ini
biasanya terjadi di instansi atau perusahaan besar yang mempunyai volume
pekerjaan administrasi lebih tinggi. Kantor pemerintahan yang umumnya
berfungsi
melayani kepentingan umum
merupakan
tempat-tempat
yang
memerlukan penataan arsip yang sebaik-baiknya.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan
penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran
pegawai. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau
ahli dalam bidang kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana pendukung kearsipan
yang tidak lengkap sehingga mempengaruhi pelaksanaan administrasi kearsipan.
Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara merupakan organisasi pemerintah
yang
merupakan
organisasi
nirlaba
yang
bertanggung
jawab
dalam
penyelenggaraan infrastruktur jalan dan jembatan di Indonesia. Jalan dan
jembatan merupakan kebutuhan yang sangat vital sebagai pendukung utama
Universitas Sumatera Utara
4
dalam aktivitas ekonomi baik di pusat maupun di daerah dan pengembangan
wilayah sebagai prasarana penunjang yang utama bagi perekonomian nasional.
Instansi pemerintah yang tidak berorientasi pada keuntungan melainkan lebih
berorientasi pada pelayanan kepada masyarakat. Untuk mendukung terlaksananya
tugas dan fungsinya, Dinas Bina Marga Propinsi Sumatera Utara memerlukan data
dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena
arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai
pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat
informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar
seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada
umumnya. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang
khusus dalam jaringan informasi, maka dipanang perlu untuk segera memberikan
petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip tersebut diterima
dan dipergunakan kembali. Supaya semua proses dalam administrasi kearsipan
tersebut dapat berjalan dengan baik dan memberikan kelancaran kegiatan
organisasi diperlukan sistem yang baik.
Oleh karena itu agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi
maka diperlukan suatu administrasi kearsipan. Namun meskipun administrasi
kearsipan memiliki peranan yang sangat penting ironisnya masih banyak dijumpai
arsip-arsip yang ditumpuk begitu saja sehingga arsip cepat rusak dan sulit
ditemukan kembali apabila dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
5
Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Penulis akan membatasi masalah pokok yang akan dibahas yaitu bagaimana
Pelaksanaan Administarsi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
Penelitian ini dapat menambah dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan
di bidang kearsipan dan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman
tentang pelaksanaan kearsipan pada Kantor Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara.
2. Bagi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
Sebagai sumbangan pemikiran dan masukan yang positif dalam menunjang
pencapaian tujuan.
3.
Bagi Peneliti lain
Universitas Sumatera Utara
6
Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek
yang sama.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di Dinas Bina Marga Provinsi
Sumatera Utara yaitu dimulai tanggal 21 Maret s/d 21 April 2016.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO
KEGIATAN
MINGGU KE
Maret
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
April
Mei
Sumber : Penulis (2016)
F. SISTEMATIKA PENULISAN
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab.
Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan pasalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika
penulisan.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB II : PEROFIL INSTANSI
Dalam bab ini berisikan sejarah ringkas instansi, visi dan misi
organnisasi, struktur organisasi, uraian tugas ( job description), tujuan
dinas, dan sasaran dinas pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisikan akan membahas topik yang dipilih oleh
penulis, yang tentunya pembahasan berdasarkan dimana penulis
melakukan penelitian.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan
administrasi kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera
Utara.
Universitas Sumatera Utara