MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK PENGEMBAN
MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SMART
PPKD UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN DI PUSAT PELATIHAN KERJA
DAERAH (PPKD) JAKARTA BARAT
Edi Pramono -1606933270
Keamanan Jaringan Informasi – Teknik Elektro
Universitas Indonesia
edi.pramono@ui.ac.id
Dosen : DR Ir Iwan Krisnadi MBA
Abstract
In the digital era and the demands on the need of information and services quickly,
accurately, effectively, and efficiently requires an integrated sistem, a reliable, secure, fast and
sustainable. Not least in vocational training institutions such as the Regional Employment Training
Centre (PPKD). From the aspect of internal organization, the sistem needs to implement programs
with more regular, structured and accommodated. While the external aspects of the sistem needed to
accommodate training activities in order to more effectively and efficiently from start socialization
program, registration, selection, online training, marketing graduates and graduates data updates. It is
necessary for the development of Smart Information Sistems PPKD in the form of applications
developed sistem that includes job training information, marketing, and training registration. This
journal was made to formulate planning and management scope in the project development of Smart
Information Sistems PPKD. The method used is the direct observation of the needs in PPKD
information sistems, library research on the development of information sistems, literature and collect
the basic rules of law relating PPKD. The result is a project scope management PPKD Smart
Information Sistems that can be applied to PPKD.
Abstrak
Di dalam era digital dan tuntutan terhadap kebutuhan informasi dan pelayanan yang cepat,
akurat, efektif, dan efisien membutuhkan sistem yang terpadu, handal, aman, cepat dan
berkelanjutan. Tak terkecuali di lembaga pelatihan kerja seperti di Pusat Pelatihan Kerja Daerah
(PPKD). Dari aspek internal lembaga, dibutuhkan sistem untuk melaksanakan program-program
dengan lebih teratur, terstruktur dan terakomodir. Sedangkan dari aspek eksternal dibutuhkan sistem
untuk mengakomodir kegiatan pelatihan supaya lebih efektif dan efisien dari mulai sosialisasi
program, pendaftaran, seleksi, pelatihan online, pemasaran lulusan, dan update data lulusan. Untuk
itu diperlukan pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD dalam bentuk sistem aplikasi yang
dikembangkan yang memuat informasi pelatihan kerja, pemasaran, dan pendaftaran pelatihan.
Jurnal ini dibuat untuk merumuskan perencanaan dan manajemen ruang lingkup dalam proyek
pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD. Metode yang digunakan adalah observasi langsung
terhadap kebutuhan sistem informasi di PPKD, studi pustaka mengenai pengembangan sistem
informasi, studi literatur dan mengumpulkan aturan-aturan dasar hukum yang terkait PPKD. Hasilnya
adalah manajemen ruang lingkup proyek Sistem Informasi Smart PPKD yang dapat diaplikasikan
untuk PPKD.
1.
PENDAHULUAN
Saat ini sudah tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaan hp, tablet, laptop, personal komputer sudah
sangat menjamur, pesat dan massif di hampir semua kalangan masyarakat. Hal ini mendorong
Hal. 1 of 16
permintaan masyarakat terhadap informasi layanan-layanan publik semakin besar. Bukan hanya
sekedar adanya akses terhadap informasi, tetapi juga dapat diakses dengan cepat, mudah dan bisa
dilakukan secara mobile.
Untuk sector institusi, swasta saat ini memimpin dalam hal penyediaan sarana prasarana sistem
informasi terutama di bisnis perbankan. Sedangkan untuk sector pemerintahan masih tertinggal
dalam penyediaan sarana prasarana sistem informasi dikarenakan terbentur aturan-aturan yang
membatasi untuk penyediaan sumber daya yang mendukung sistem informasi yang berkelanjutan,
sehingga yang banyak terjadi adalah adanya proyek-proyek sistem informasi yang tidak tepat guna
dan tidak berkelanjutan.
Sebuah sistem informasi sudah hampir digunakan oleh semua institusi baik swasta maupun
pemerintah. Diantaranya perbankan, travel, online bisnis, lembaga social, lembaga pendidikan dsb.
Di lembaga pendidikan misalnya sudah sebagian besar lembaga pendidikan mempunyai sistem
informasi untuk sarana informasi akademik, pendaftaran siswa / mahasiswa baru, informasi lowongan
kerja, alumni, dll untuk memudahkan calon siswa / mahasiswa dalam mendapatkan informasi dan
melakukan pendaftaran dsb.
Sedangkan di lembaga pelatihan kerja dalam hal ini di PPKD Jakarta Barat baru memiliki sistem
informasi pelatihan kerja yang berisi profil lembaga, informasi jenis pelatihan, fasilitas, informasi
lowongan kerja dan informasi pendaftaran. Sehingga untuk melaksanakan amanat Undang-Undang
yaitu meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, perlu dilakukan pengembangan sistem yang
memudahkan masyarakat pencari kerja yang membutuhkan pelatihan kerja dan penyaluran kerja
untuk mendaftar, belajar online bagi yang terbatas waktunya dan untuk mengetahui informasi
lowongan kerja.
Dengan adanya sistem informasi Smart PPKD ini diharapkan pelayanan menjadi lebih cepat,
masyarakat tidak harus datang ke kantor untuk mendaftar karena bisa dilakukan secara online.
Masyarakat cukup sekali aja datang yaitu saat ujian/tes seleksi penerimaan. Selain itu sistem ini
diharapkan mampu memberikan data update tentang status lulusan apakah sudah terserap lapangan
kerja atau belum sebagai laporan rutin yang harus dibuat oleh PPKD dimana sebelumnya untuk
mencari informasi status lulusan dilakukan dengan menghubungi lulusan secara langsung.
Di dalam Sistem Informasi Smart PPKD ini nantinya diproyeksikan juga terdapat fitur belajar online
untuk pelatihan kejuruan tertentu yaitu Operator Komputer, Desain Grafis dan kemungkinan kejuruan
baru lainnya yang tidak membutuhkan bahan praktek khusus. Ini dilakukan juga sebagai perwujudan
semangat melayani masyarakat untuk bidang keterampilan kerja kepada masyarakat yang tidak
punya keleluasaan mengikuti pelatihan kerja di lokasi pelatihan.
Manfaat dari sistem informasi Smart PPKD ini secara internal diantaranya akan menyimpan database
siswa dari angkatan ke angkatan sampai tahun ke tahun sehingga bisa mencegah siswa yang
mengikuti pelatihan berulang-ulang yang akibatnya mengurangi kesempatan masyarakat yang lain.
Dengan adanya data dalam bentuk database ini memudahkan juga untuk penyusunan laporan rutin.
Sistem juga mendukung monitoring kegiatan pelatihan secara day-to-day sehingga kualitas transfer
ilmu dari instruktur ke siswa bisa dimonitor. Sistem ini juga dirancang untuk sistem koordinasi internal
untuk pembagian kerja, memonitor progress kerja pegawai dan dilengkapi dengan email internal.
Dengan adanya sistem ini maka pekerjaan bisa diselesaikan tanpa harus bergantung pada pegawai
yang bersangkutan.
Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD ini karena di lingkungan Pemerintah dihadapkan pada
ketergantungan anggaran. Dimana dalam prosesnya melalui tahapan-tahapan panjang yaitu
pengusulan internal SKPD, kemudian ke Bappeda, ke Sekda, ke tim Gubernur, lalu ke DPRD yang
tentunya membutuhkan alasan logis, tingkat urgensi, asas kemanfaatan, dan asas efektivitas
penggunaan anggaran. Untuk itu dibutuhkan perencanaan yang matang, gambaran manajemen
Hal. 2 of 16
pelaksanaan proyek yang komprehensif sehingga proyek ini dapat disetujui, dilaksanakan dengan
baik dan diimplementasikan secara berkelanjutan dengan tingkat kemanfaatan yang tinggi.
Belajar dari proyek-proyek ICT di lingkungan pemerintahan yang hanya bertahan satu tahun secara
kemanfaatannya, maka perlu disusun manajemen yang baik sehingga hasilnya bisa dimanfaatkan
secara berkelanjutan, dan bisa dikelola secara mandiri sehingga untuk operasional sistem nantinya
bisa dikelola secara mandiri.
Dalam jurnal ini akan membahas manajemen ruang lingkup pelaksanaan proyek pengembangan
Sistem Informasi Smart PPKD dimulai dari inisiasi, penentuan ruang lingkup proyek, penentuan
kriteria sehingga dapat menjadi acuan untuk area manajemen proyek lainny agar proyek dapat
dikerjakan dengan baik, berkelanjutan dan memenuhi asas manfaat
2.
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Proyek
Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.[2]
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian,
pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek
adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu
selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk
menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. [1]
2.2 Project Scope Management ( Manajemen Ruang Lingkup Proyek)
Scope meliputi semua pekerjaan yang terkait pada proses untuk menyelesaikan tujuan proyek atau
untuk menghasilkan produk proyek. Manajemen scope proyek meliputi proses mendefinisikan dan
mengendalikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang termasuk dalam proyek dan pekerjaan-pekerjaan
apa saja yang tidak termasuk dalam proyek. Untuk kepentingan ini, tim proyek dan stakeholder
proyek harus mempunyai pandangan dan pengertian yang sama tentang apa yang akan dihasilkan
dari proyek dan bagaimana proses mencapainya.
Gambar 1. Tahapan-tahapan proses dalam Project Scope Management
Hal. 3 of 16
2.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas,
istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses
algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya
pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di
mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. [3]
Menurut Rockart, teknologi informasi telah menjadi erat kaitannya dengan bisnis. Dalam industri
seperti telekomunikasi, media, hiburan dan jasa keuangan, teknologi informasi sudah semakin
medapatkan perhatian yang khusus. Keberadaan suatu organisasi sangat tergantung pada aplikasi
yang efektif dari teknologi informasi (TI). Dalam rangka mengelola sistem informasi dan teknologi
informasi (SI/TI) tergantung pada pemahaman bagaimana peran sistem informasi berbasis teknologi
telah berkembang dalam organisasi. Sementara organisasi saat ini ingin mengembangan pendekatan
yang lebih strategis untuk mengelola SI/TI. Membangun strategi sistem informasi dan teknologi
informasi (SI/TI) berarti berpikir strategis dan berencana untuk efektivitas proses manajemen jangka
panjang dan berpengaruh kepada informasi yang optimal dalam berbagai bentuk SI maupun TI yang
menggunakan sistem manual maupun sistem komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi serta
aspek organisasi dalam manejemen SI/TI.
Umumnya tujuan utama organisasi mengadopsi proses SI/TI antara lain: penyelarasan SI/TI dengan
bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling memberikan kontribusi serta menentukan urutan
prioritas investasi untuk memberikan pelayanan yang baik kepada stakeholder. Untuk membangun
infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel dalam mengembangkan di masa
mendatang. Agar penerapan SI/TI dapat optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan
strategi bisnis organisasi, supaya investasi yang telah dikeluarkan untuk SI/TI sesuai dengan
kebutuhan dan memberikan manfaat yang dapat diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran
organsasi.
SI/TI dapat membantu organisasi untuk memperkecil biaya – biaya transaksi. SI/TI khususnya yang
berbasis jaringan dapat membantu organisasi untuk menekan biaya transaksi. Pelayanan yang baik
dapat diperoleh dari posisi organisasi dalam memberikan sesuatu kepada stakeholder, salah satunya
tergantung pada strategi – strategi yang diterapkan oleh organisasi tersebut. Organisasi dapat
memperoleh keunggulan yang baik jika strategi strategi yang dipilih dapat diimplementasikan dan
dieksekusi dengan baik dan sesuai pada bidangnya. Salah satunya cara yang efektif untuk
mengimplementasikan dan mengeksekusikan strategi – strategi adalah dengan menggunakan sistem
informasi dan teknologi informasi. [6]
2.4 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem merupakan tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun kembali
sistem lama menjadi sistem yang baru baik secara sebagian maupun keseluruhan untuk memperbaiki
sistem yang selama ini berjalan (yang telah ada). Pengembangan sistem informasi berarti tindakan
mengubah, menggantikan, atau menyusun sistem informasi yang selama ini digunakan baik secara
kesuluruhan maupun sebagian untuk diperbaiki menjadi sistem baru yang lebih baik. Untuk
menjadikan sistem informasi baru yang lebih baik diperlukan dukungan perangkat teknologi informasi.
2.4.1 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi
Metodologi adalah suatu cara atau metode yang disarankan untuk melakukan sesuatu hal.
Pendekatan sistem merupakan metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Metodologi
pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan
adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Development Life Cycle-SDLC)
atau disebut siklus hidup sistem saja. Metode SDLC menggunakan pendekatan sistem yang
disebut pendekatan garis terpilin atau air terjun (waterfall approach) yang menggunakan
beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem.
Hal. 4 of 16
a. Metodologi SDLC sebagai Garis Terpilin
Beberapa referensi menyebutkan SDLC sebagai aliran tahapan yang membentuk garis
garis terpilin yang menunjukan bahwa SDLC merupakan aliran siklus (Cycle Flow) yang
bertahap. Metodelogi ini berasal dan biasanya digunakan oleh tim teknis atau pihak
pengembang eksternal yang memandang SDLC sebagai sebuah proyek pekerjaan.
Tahap-tahap dalam pengembangan sistem sesuai dengan SDLC ini meliputi :
1.
2.
3.
Pra-Tahap Pengembangan, meliputi :
a.
Tahap Identifikasi
b.
Tahap Inisialisasi
c.
Tahap Perencanaan
Tahap Utama Pengembangan, meliputi :
a.
Analisis
b.
Desain
c.
Penerapan / Implementasi
d.
Perawatan
Pasca-Tahap Pengembangan
a.
Evaluasi
IDENTIFIKASI
PRA-PROYEK
INISIALISASI
PERENCANAAN
PROYEK
WAKTU
ANALISIS
DESAIN
PENERAPAN
PERAWATAN
PASCA-PROYEK
EVALUASI
PEKERJAAN
Gambar 2. Metodologi SDLC Sebagai Garis Terpilin
b.
Metodologi SDLC sebagai Air Terjun
Metodelogi pengembangan sistem informasi ini biasanya digunakan oleh tim teknis
internal dimana pelaksanaan pekerjaan ditinjau juga dari sisi iternal organsasi atau
perusahaan pemilik sistem. Metodelogi SDLC ini terdiri dari lima tahap pengembangan,
meliputi :
1.
2.
3.
4.
5.
Perencanaan
Analisis
Desain
Penerapan
Perawatan
Hal. 5 of 16
PERENCANAAN
ANALISIS
DESAIN
PENERAPAN
PERAWATAN
Gambar 3. Metodologi SDLC Sebagai Air Terjun
2.4.2 Implementasi pengembangan
Tahap implementasi adalah tahap di mana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode yang siap
untuk dioperasikan. Langkah – langkah pada tahap ini adalah :
1. Merencanakan implementasi.
Langkah ini bertujuan menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk implementasi,
seperti kebutuhan biaya dan waktu implementasi. Untuk itu rencana pekerjaan secara rinci
agar saat implementasi berjalan perlu dipersiapkan dengan balk.
2. Melakukan kegiatan implementasi.
Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan. Kegiatan-kegiatannya berupa:
a. Mendapatkan atau memilih sumber daya hardware dan software. Hardware yang dipilih
disesuaikan dengan konfigurasi dan kebutuhan yang disetujui, misalnya tipe CPU,
monitor, hingga media komunikasi jika berbentuk jaringan. Begitu juga software,
keputusan ini harus disesuaikan dengan persetujuan sebelumnya, apakah menggunakan
software yang sudah jadi, sehingga organisasi tinggal menggunakan, atau kita membuat
program sendiri. Keputusan ini harus sesuai dengan saran seorang analis sistem.
b. Menyiapkan database. Jika software sudah dipersiapkan selanjutnya bisa ditentukan
database apa yang diperlukan. Analis harus tepat dalam memilih database yang sesuai
dengan software aplikasi/program yang digunakan. Sedangkan pekerjaan database
menjadi tanggung jawab database administrator (DBA).
c. Pengujian atau pengetesan sistem. Sesudah program aplikasi siap atau sudah
diprogram, begitu juga dengan database, selanjutnya programer bersama-sama dengan
analis sistem melakukan pengujian atau pengetesan awal untuk mengetahui apakah
sistem sudah berjalan atau beroperasi dengan baik atau belum. Jika belum maka harus
dilakukan perbaikan ulang.
3. Menyiapkan fasilitas fisik. Setelah hardware didapatkan dan software selesai dikerjakan,
selanjutnya dilakukan pemenuhan kebutuhan fisik seperti ruangan untuk server atau client,
tempat menempatkan komputer dan periferal, pemasangan AC dan sebagainya.
4. Menyiapkan personel. Sumber daya manusia (personel) yang terlibat dalam pengoperasian
komputer harus dididik atau dilatih sesuai dengan fungsi tugasnya. Personel tersebut antara
lain operator entri data, programer, administrator database, administrator jaringan, dan
sebagainya. Personel tersebut harus sudah bisa dipastikan layak untuk melakukan tugasnya
sebelum benar-benar diterjunkan dalam operasi penerapan sistem yang sesungguhnya.
5. Melakukan simulasi. Langkah ini dilakukan berupa pengetesan sistem secara nyata yang
melibatkan personel yang sesungguhnya. Langkah ini bisa disebut sebagai langkah
pengetesan final.
Hal. 6 of 16
6. Beralih ke sistem yang baru. Setelah final test sukses dilaksanakan, sudah saatnya untuk
melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem yang baru dapat dilakukan beberapa
pendekatan (Gambar 3), sebagai berikut:
a. Percontohan (pilot), yaitu dengan melakukan operasi pada satu atau beberapa bagian
tertentu.
b. Serentak (immediate), yaitu melakukan operasi penerapan sistem baru secara serentak
pada seluruh bagian. Ini akan efektif jika lingkup sistem tidak begitu besar.
c. Bertahap (phased), pendekatan ini hampir seperti pilot, penerapan dilakukan tahap demi
tahap, bagian per bagian dalam beberapa waktu yang ditentukan.
d. Paralel (parallel), yaitu mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru
telah diperiksa secara keseluruhan. Hal ini untuk menjaga kontinuitas operasi sistem,
sehingga bila mendadak terjadi masalah pada sistem baru, sistem tidak berhenti.
1. KONVERSI PARALEL
SISTEM LAMA
SISTEM LAMA
2. KONVERSI BERTAHAP
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
3. KONVERSI PERCONTOHAN
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
4. KONVERSI LANGSUNG
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
Gambar 4. Metode Konversi Sistem Informasi
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
1. Programming & testing
a. Tujuan
: Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding
dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program
serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
b. Hasil: Coding program dan spesifikasi program.
2. Training
a. Tujuan
: Memimpin (conduct) pelatihan dalam
menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan
dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b. Hasil
: Rencana pelatihan sistem, modul-modul latihan
dan sebagainya.
3. Sistem Change Over
a. Tujuan
: Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang
berhasil dibangun. Perubahan sistem merupakan tanggung jawab team designer ke
pemakai siste (user organization).
b. Hasil: Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
Perencanaan kegiatan implementasi:
1. Melakukan kegiatan implementasi. Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.
Kegiatannya berupa :
Hal. 7 of 16
a) Memilih sumber daya hardware dan software.
b) Menyiapkan database.
c) Pengujian sistem.
2. Menyiapkan fasilitas fisik.
3. Menyiapkan personel.
4. Melakukan simulasi.
5. Beralih ke sistem yang baru sesuai pendekatan yang telah dipilih
2.4.3 Personil Pengembangan Sistem Informasi
a. Analis sistem (Sistem Analyst)
Analis sistem adalah seseorang yang mempunyai keahlian atau kemampuan luas di bidang
teknologi informasi dan bisnis, serta dapat menggunakan pengetahuan aplikasi komputer di dalam
memecahkan masalah. Atau seseorang yang bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhankebutuhan pemakai kedalam spesifikasi teknik yang dilakukan oleh programer dan terhadap
permintaan seorang manajer.
Gambar 5 Fungsi Sistem Analis
b. Programmer
Tugas seorang programer adalah:
1. Tanggung jawab yang terbatas pada pembuatan program komputer (coding).
2. Pengetahuan yng cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan
bahasa-bahasa program yang diperlukan.
3. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi
program.
4. Pekerjaan tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama
pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program
c. Personal Sistem Lainnya
1. Network/Sistem Administrator.
Bertanggung jawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. Selain itu bertugas
menjaga keamanan dan kontinuitas jaringan sistem yang digunakan, termasuk hal-hal seperti
mengeset komputer agar terkoneksi ke Internet, mengeset server e-mail (misal: Outlook),
server FTP, server DNS. Network administrator merupakan orang yang sering ditanyai bila
terjadi troubleshooting dalam jaringan.
Hal. 8 of 16
2. Teknisi (Hardware).
Personel yang menetapkan konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara
optimal.
3. Database Administrator.
Personel yang bertanggung jawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur
data, integritas data, memberikan hak akses kepada pengguna, back-up, recovery, dan
mengoptimalkan kinerja database.
4. Documenter.
Personel yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional, aplikasi, teknis dan
sistem.
5. Software Tester.
Personel yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programer sesuai spesifikasi.
6. Web & Graphic Designer
Personel yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis Graphic User
Interface (GUI). Seorang desainer Web bertanggung ¬jawab atas elemen visual dan
multimedia dari sebuah situs. Bekerja sama dengan programer Web, mereka bertugas
merancang situs baik dari segi isi maupun grafis. Seorang desainer grafis dapat bekerja di luar
desain situs, seperti menjadi staf artistik pada majalah atau koran.
7. Consultant (Enterprise Resources Planning-ERP).
Tugas intinya adalah memberi masukan atau saran akan pengembangan suatu sistem dengan
software database tertentu. Tujuannya supaya perusahaan klien lebih efektif dalam melakukan
pekerjaan, dengan pengeluaran yang lebih minim. Tak jarang seorang konsultan ERP juga
dituntut untuk memberi solusi pengumpulan dan pencarian data (data warehousing dan data
mining).
d. Pengguna Sistem (User)
-
User, disebut juga sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi
pekerjaan end-user.
Manajemen, memegang peranan penting dalam menyetujui rencana pengembangan,
sistem dan penyediaan dana.
2.5 Smart PPKD
PPKD merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam pelaksanaan
pelatihan keahlian dan keterampilan kerja. PPKD mempunyai tugas melaksanakan pelatihan
keahlian dan keterampilan kerja. Untuk melaksanakan tugas PPKD menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran PPKD;
b. pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran PPKD;
c. penyusunan bahan pedoman, standar dan prosedur teknis PPKD;
d. penyusunan bahan program, kurikulum dan silabus pelatihan kerja
e. berkoordinasi dengan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
f. penyusunan rencana pelatihan keahlian dan keterampilan kerja;
g. pelaksanaan pelatihan keahlian dan keterampilan kerja;
h. pengelolaan f~silitas tempat dan peralatan pelatihan;
i. pemasaran program dan lulusan pelatihan;
j. pelaksanaan jasa pelayanan pelatinan kerja dan jasa pemanfaatan prasarana dan sarana
pelatihan;
k. pelaksanaan kerjasama pelatihan dan pemasaran PPKD;
l. pelaksanaan pengendalian dan evaluasi pelatihan kerja;
m. pelaksanaan pemantauan lulusan pelatihan keria;
n. pengelolaan kepegawaian. keuangan dan barang PPKD;
Hal. 9 of 16
o. pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan PPKD;
p. pengelolaan kearsipan, data dan informasi PPKD;
q. pengelolaan prasarana dan sarana PPKD;
r. pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara PPKD;
s. pelaksanaan pemungutan, pencatatan, pembukuan, penyetoran,
t. pelaporan dan pertanggungjawaban penerimaan retribusi PPKD; dan
u. pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi PPKD.
PPKD sebagaimana dimaksud terdiri dari :
a. PPKD Jakarta Pusat;
b. PPKD Jakarta Barat;
c. PPKD Jakarta Utara;
d. PPKD Jakarta Timur; dan
e. PPKD Jakarta Selatan. [4]
PPKD Jakarta Barat menyelenggarakan Pelatihan Keahlian dan Keterampilan Kerja untuk 17
kejuruan yaitu Tata Boga, Tata Busana, Tata Graha, Kecantikan, Operator Komputer, Desain Grafis,
Bahas Inggris, Teknik Otomotif, Teknik Sepeda Motor, Teknik Mekanik / Bubut, Teknik Las Listrik,
Teknik Pendingin, MTU Las listrik, MTU Spd Motor, MTU Pendingin, MTU Kecantikan dan MTU
Operator Komputer. [5]
Dikarenakan PPKD berfungsi sebagai lembaga pendidikan dalam hal ini lembaga kejuruan maka
PPKD dapat mengadopsi sistem-sistem dari lembaga pendidikan seperti sekolah, kampus dan
lembaga pendidikan lainnya baik swasta maupun pemerintah dalam rangka meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat.
Smart PPKD sebagai salah satu adopsi program pemanfaatan ICT di berbagai lembaga pendidikan.
Penerapan ICT secara tepat akan meningkatkan pelayanan pada peserta pelatihan dan masyarakat
sekaligus meningkatkan citra PPKD sebagai center of excellence. Smart PPKD merupakan layanan
total solusi informasi dan komunikasi terintegrasi untuk kebutuhan komunikasi multimedia.
Pengembangan Smart PPKD mencakup penyediaan infrastruktur, penyediaan layanan dasar, aplikasi
dan content, serta pengelolaan layanan ke stakeholder.
2.6 Pelayanan
Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung.
Sedangkan, pengertian pelayanan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, pelayanan adalah
menolong menyediakan segala apa yang diperlukan orang lain seperti tamu atau pembeli. Menurut
Kotler (1994), pelayanan adalah aktivitas atau hasil yang dapat ditawarkan oleh sebuah lembaga
kepada pihak lain yang biasanya tidak kasat mata, dan hasilnya tidak dapat dimiliki oleh pihak lain
tersebut. Hadipranata (1980) berpendapat bahwa, pelayanan adalah aktivitas tambahan di luar tugas
pokok (job description) yang diberikan kepada konsumen-pelanggan, nasabah, dan sebagainya-serta
dirasakan baik sebagai penghargaan maupun penghormatan. Pelayanan yang diperlukan manusia
pada dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan
administratif yang diberikan orang lain selaku anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau
Negara.
3.
METODOLOGI PENELITIAN
Untuk pengumpulan data secara valid dan komprehensif, penelitian ini menggunakan metode
observasi objek secara langsung dan metode studi literature terhadap beberapa portal sistem
informasi lembaga-lembaga pendidikan baik swasta maupun pemerintah. Juga dengan studi pustaka
untuk mendapatkan dasar-dasar teori yang mendukung. Lalu juga dengan wawancara dengan objek
proyek untuk mendapatkan informasi kebutuhan user dan aturan-aturan yang dimiliki.
Hal. 10 of 16
Data tersebut kemudian diolah menggunakan metode-metode dalam project management
professional dalam hal ini pada area manajemen ruang lingkup yang diawali dari inisiasi untuk
mendapatkan hasil berupa manajemen ruang lingkup proyek pengembangan sistem informasi Smart
PPKD.
Hipotesa yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah dengan berhasilnya penelitian ini maka
akan didapatkan sebuah pedoman Manajemen Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Informasi
Smart PPKD di Pusat Pelatihan Kerja Daerah Jakarta Barat.
4.
PEMBAHASAN
Tujuan dari manajemen proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD adalah menyediakan
perencanaan dan gambaran pengembangan fasilitas sistem informasi Smart PPKD yang terpadu
bagi pengguna yaitu internal / pegawai dan eksternal (masyarakat / peserta pelatihan). Fasilitas yang
akan dikembangkan untuk internal adalah:
-
Input dan update data peserta pelatihan
Input dan update progress kegiatan pelatihan
Input dan update informasi pendaftaran, seleksi, dan penjadwalan pelatihan
Email koordinasi dan notifikasi
Monitoring kegiatan
Input dan update informasi lowongan pekerjaan
Input dan update data lulusan dan penyerapan
Monitoring kegiatan
Pelaporan kegiatan
Sedangkan untuk masyarakat / eksternal fasilitas yang akan dikembangkan meliputi:
-
Berita dan informasi PPKD
Pendaftaran dan cetak kartu pendaftaran Online
Informasi penerimaan, seleksi dan jadwal pelatihan
Proyek Pengembangan Sistem Informasi ini dapat dimulai ketika anggaran sudah dinyatakan tersedia
dimana secara manajemen disusun sebagai berikut:
4.1 Tahap Inisiasi
Inisasi dilakukan dengan membangun project charter / piagam proyek. Piagram proyek untuk Proyek
Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD adalah sebagai berikut:
PIAGAM PROYEK
Nama Proyek
Tanggal Mulai
Informasi Anggaran
Manajer Proyek
Sasaran Proyek
:
:
:
:
:
Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD
1 April 2017
Tanggal Selesai : 30 Mei 2017
Total pagu anggaran sebesar Rp.50.000.000,Edi Pramono
Pengembangan sistem informasi Smart PPKD berupa portal / website
dinamis dengan spesifikasi konten Smart PPKD mengacu pada standar
spesifikasi
konten
smart
campus
dengan
domain
www.ppkdjakbar.com yang di hosting pada server virtualisasi pada
hosting provider minimal standar Tier 3 Uptime. Proyek dikerjakan
secara swakelola untuk lebih mudah dalam mengendalikan desain,
control konten dan pembuatan CMS sehingga mudah dalam
Hal. 11 of 16
pengoperasian. Swakelola dalam proyek ini dimungkinkan untuk
menggunakan jasa tenaga ahli dan konsultan dengan standar harga
jasa mengikuti e-budgeting.
Pendekatan
:
Membuat peninjauan kembali spesifikasi server virtual, kapasitas penyimpanan, server
hosting yang akan digunakan dan spesifikasi standar website
Melakukan rekruitmen terbuka penerimaan tenaga ahli dan konsultan developer
website,database, dan keamanan jaringan.
Membuat perkiraan biaya pengerjaan proyek dan melaporkan ke Penanggung Jawab
Sedapat mungkin mengajak rapat perwakilan stakeholder untuk memastikan finalisasi
kebutuhan yang diharapkan ada dalam sistem Smart PPKD
ROLE AND RESPONSIBILITIES
NAME
ROLE
Drs. Zahrul Wildan
M.Si
Ida Devinta, S.E
Edi Pramono
Agus Susanto
Nadiem Karim
Andre Daris
Achmad Zaki
Wiliam Wijaya
Sponsor / Penanggung
Jawab Anggaran
Bendahara
Manajer Proyek
Wakil Manajer Proyek
Tenaga Ahli – Sistem
Analis
Tenaga Ahli – web
programmer
Tenaga Ahli – Database
Konsultan
POSITION
PPKD Jakarta Barat
CONTACT
INFORMATION
zahrul@gmail.com
PPKD Jakarta Barat
PPKD Jakarta Barat
PPKD Jakarta Barat
outsource
ida@gmail.com
edp@gmail.com
agus@gmail.com
nadiem@gmail.com
outsource
Andred@gmail.com
outsource
outsource
zaki@gmail.com
will@gmail.com
Jakarta 1 Maret 2017
______________
________________
Drs. Zahrul Wildan Ida Devinta, S.E
M.Si
________________
Edi Pramono
_________________
Agus Susanto
_______________
Nadiem Karim
_________________
Achmad Zaki
_________________
Wiliam Wijaya
________________
Andre Daris
Catatan:
“iste i i harus dikerjaka de ga baik, e yeluruh, da berkela juta da agar dapat
segera diselesaika . –Drs Zahrul Wildan Msi
“po sor perlu e gkoordi asika de ga TU u tuk pe buata “PK da kele gkapa
dokumen untuk kontrak te aga ahli. – Edi Pramono
Be dahara perlu segera e yiapka da a u tuk pe bayara gaji te aga ahli da
pe bayara hosti g aplikasi, server da storage. – Edi Pramono
Hal. 12 of 16
4.2 Perencanaan Ruang Lingkup (Scope Planning)
Dalam tahapan ini Project Scope Management digunakan untuk acuan dalam menentukan ruang
lingkup proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD agar diperoleh hasil sesuai yang
direncanakan, baik desain, implementasi, waktu, dan anggaran.
4.2.1 Project Management Plan
Dalam proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD dilakukan perencanaan scope ( ruang
lingkup) kerja berdasarkan Piagam Proyek dan masukan dari konsultan serta rapat internal dimana
menghasilkan scope management plan dan requirement management plan sebagai berikut:
Scope Pekerjaan
Kriteria hasil
Membuat desain portal sistem - User friendly
informasi
- Mengakomodir
semua
kebutuhan user
- Bisa diakses menggunakan
perangkat mobile
- Tersedia apk android dan ios
Menyewa server dan storage - Server harus bisa diakses
virtual
dengan standar kecepatan
akses
- Menyediakan storage untuk
penyimpanan
database
peserta dan informasi lainnya
Rencana Pengelolaan
Merekrut tenaga ahli yang
menguasai
pemrograman
berbasis
mobile,
pernah
membuat aplikasi serupa
Coding sistem aplikasi
- Ringan dan cepat ketika
diakses
- Selesai maksimal 1,5 bulan
Integrasi sistem
- Sistem dapat diakses dengan
simulasi load beban besar
- Sistem aman dari serangan
dan pencurian data
- Maksimal 15 hari setelah
programming selesai sistem
harus sudah online
Tenaga ahli – programmer
harus memiliki kemampuan
programming yang baik, pernah
mengerjakan proyek serupa
Tenaga ahli sistem analys –
merangkap sistem integrator
harus sudah berpengalaman
mengerjakan proyek serupa
Memilih server virtual yang
sudah bagus, aman, dan
bergaransi
Menyewa pada DC yang
berstandar Tier 3, dengan
jaminan respon layanan 7x24
jam dengan bandwidth minimal
100GB dan kecepatan akses
minimal 25Mbps
4.2.2 Mengumpulkan kriteria
Berikut adalah daftar dokumentasi kriteria yang didapatkan dari observasi merujuk pada kriteria yang
diharapkan oleh user :
Aspek
Hosting
Kriteria
- “tabilitas 99.9% atau ada deskripsi 99.9% uptime guarantee da
sebagainya. Semakin mendekati 100% maka stabilitas server akan
terjamin. Itu berarti website akan terus online di Internet.
- Bisa memuat domain lebih dari satu tanpa biaya tambahan.
- Menawarkan Memori Penyimpanan dan Bandwith (Pemakaian Internet)
yang besar atau tidak terbatas.
- Layanan bantuan teknik dan servis yang mudah
Hal. 13 of 16
- Menyediakan sistem Web Hosting yang praktis dan mudah dimengerti
- Memberikan periode garansi pengembalian uang
Web & CMS
- Mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL, PDF, dll.,
indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan
terhadap data/informasi
- Mendukung web templating dan standarisasi
- Mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para
penggunanya,
data/informasi
yang
disampaikan
dapat
dipertanggungjawabkan dengan baik (akuntabilitas)
4.2.3 Project Scope Definition (Pendefinisan Lingkup Proyek)
Berdasarkan data perencanaan lingkup dan kriteria-kriteria dengan mempertimbangkan masukan dari
konsultan maka proyek dibreakdown menjadi sebagai berikut:
Gambar 6. Work Breakdown Structure Proyek Smart PPKD
4.2.4 Pengendalian Proyek
Dalam pengerjaan proyek pengembangan sistem informasi smart PPKD ini dilakukan pengendalian
secara day-to-day dengan parameter penilaian berupa prosentase. Project Manager dapat membuat
tools-tools sebagai alat untuk kendali jalannya proyek. Berikut adalah salah satu tools kendali untuk
mengontrol, memonitor proyek agar tidak melenceng dari ruang lingkup yang pada akhirnya bisa
menimbulkan dampak pembengkakan biaya dan waktu.
Hal. 14 of 16
Gambar 7 Contoh Kartu Pengendalian Proyek
Dengan demikian sudah dapat dipegang dokumen-dokumen dan acuan dalam manajemen ruang
lingkup proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD yang cukup untuk menjadi acuan dalam
manajemen time,cost, quality, human resource, communication, risk management, procurement dan
stakeholder.
5. KESIMPULAN
Project Scope Management merupakan salah satu aspek manajemen pada proses group
perencanaan. Selain di planning proses group juga terdapat di proses grup monitoring dan
pengendalian. Manajemen ini dilakukan untuk mengatur tentang mau dibawa kemana proyek ini, mau
jadi seperti apa proyek ini dan bagaimana supaya tidak keluar dari perencanaan yang sudah
ditetapkan. Sistem Informasi Smart PPKD merupakan sistem yang sangat penting karena sistem ini
dapat memetakan masyarakat Jakarta pada umumnya dan Jakarta Barat pada khususnya dalam hal
kesempatan mendapatkan pelatihan kerja dan penyaluran bekerja. Ketika sistem ini berhasil
dijalankan maka akan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dengan tingkat efisiensi
meningkat sebesar 60 %. Pada proyek Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD dilakukan
scoping supaya proyek nantinya dapat dikerjakan sesuai kriteria-kriteria yang sudah ditetapkan, dan
dikendalikan supaya tidak menimbulkan dampak pembengkakan anggaran, dan sistem bisa dipakai
secara berkelanjutan.
Hal. 15 of 16
DAFTAR PUSTAKA
[1] The Definitive Guide to Project Management. Nokes, Sebastian. 2nd Ed.n. London (Financial
Times / Prentice Hall): 2007.
[2] Griffin, R. 2006. Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
[3] "Definition of Application Landscape". Software Engineering for Business Information Sistems
(sebis). Jan 21, 2009
[4] Peraturan Gubernur DKI Jakarta No. 33 Tahun 2015. Pemprov DKI Jakarta: 2015
[5] Kejuruan Pelatihan PPKD Jakbar . 2016. http://ppkdjakbar.com/index.php/pelatihan/kejuruan
Diakses tanggal 17 Desember 2016
[6] H.M., Jogiyant. Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta: 2008
[7]
Pengantar CMS. 2016. https://kyantonius.com/atwork/pengantar-cms/ Diakses tanggal 18 des
2016
[8] A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fourth Edition. Project
Management Institute, 2008.
Hal. 16 of 16
PPKD UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN DI PUSAT PELATIHAN KERJA
DAERAH (PPKD) JAKARTA BARAT
Edi Pramono -1606933270
Keamanan Jaringan Informasi – Teknik Elektro
Universitas Indonesia
edi.pramono@ui.ac.id
Dosen : DR Ir Iwan Krisnadi MBA
Abstract
In the digital era and the demands on the need of information and services quickly,
accurately, effectively, and efficiently requires an integrated sistem, a reliable, secure, fast and
sustainable. Not least in vocational training institutions such as the Regional Employment Training
Centre (PPKD). From the aspect of internal organization, the sistem needs to implement programs
with more regular, structured and accommodated. While the external aspects of the sistem needed to
accommodate training activities in order to more effectively and efficiently from start socialization
program, registration, selection, online training, marketing graduates and graduates data updates. It is
necessary for the development of Smart Information Sistems PPKD in the form of applications
developed sistem that includes job training information, marketing, and training registration. This
journal was made to formulate planning and management scope in the project development of Smart
Information Sistems PPKD. The method used is the direct observation of the needs in PPKD
information sistems, library research on the development of information sistems, literature and collect
the basic rules of law relating PPKD. The result is a project scope management PPKD Smart
Information Sistems that can be applied to PPKD.
Abstrak
Di dalam era digital dan tuntutan terhadap kebutuhan informasi dan pelayanan yang cepat,
akurat, efektif, dan efisien membutuhkan sistem yang terpadu, handal, aman, cepat dan
berkelanjutan. Tak terkecuali di lembaga pelatihan kerja seperti di Pusat Pelatihan Kerja Daerah
(PPKD). Dari aspek internal lembaga, dibutuhkan sistem untuk melaksanakan program-program
dengan lebih teratur, terstruktur dan terakomodir. Sedangkan dari aspek eksternal dibutuhkan sistem
untuk mengakomodir kegiatan pelatihan supaya lebih efektif dan efisien dari mulai sosialisasi
program, pendaftaran, seleksi, pelatihan online, pemasaran lulusan, dan update data lulusan. Untuk
itu diperlukan pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD dalam bentuk sistem aplikasi yang
dikembangkan yang memuat informasi pelatihan kerja, pemasaran, dan pendaftaran pelatihan.
Jurnal ini dibuat untuk merumuskan perencanaan dan manajemen ruang lingkup dalam proyek
pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD. Metode yang digunakan adalah observasi langsung
terhadap kebutuhan sistem informasi di PPKD, studi pustaka mengenai pengembangan sistem
informasi, studi literatur dan mengumpulkan aturan-aturan dasar hukum yang terkait PPKD. Hasilnya
adalah manajemen ruang lingkup proyek Sistem Informasi Smart PPKD yang dapat diaplikasikan
untuk PPKD.
1.
PENDAHULUAN
Saat ini sudah tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaan hp, tablet, laptop, personal komputer sudah
sangat menjamur, pesat dan massif di hampir semua kalangan masyarakat. Hal ini mendorong
Hal. 1 of 16
permintaan masyarakat terhadap informasi layanan-layanan publik semakin besar. Bukan hanya
sekedar adanya akses terhadap informasi, tetapi juga dapat diakses dengan cepat, mudah dan bisa
dilakukan secara mobile.
Untuk sector institusi, swasta saat ini memimpin dalam hal penyediaan sarana prasarana sistem
informasi terutama di bisnis perbankan. Sedangkan untuk sector pemerintahan masih tertinggal
dalam penyediaan sarana prasarana sistem informasi dikarenakan terbentur aturan-aturan yang
membatasi untuk penyediaan sumber daya yang mendukung sistem informasi yang berkelanjutan,
sehingga yang banyak terjadi adalah adanya proyek-proyek sistem informasi yang tidak tepat guna
dan tidak berkelanjutan.
Sebuah sistem informasi sudah hampir digunakan oleh semua institusi baik swasta maupun
pemerintah. Diantaranya perbankan, travel, online bisnis, lembaga social, lembaga pendidikan dsb.
Di lembaga pendidikan misalnya sudah sebagian besar lembaga pendidikan mempunyai sistem
informasi untuk sarana informasi akademik, pendaftaran siswa / mahasiswa baru, informasi lowongan
kerja, alumni, dll untuk memudahkan calon siswa / mahasiswa dalam mendapatkan informasi dan
melakukan pendaftaran dsb.
Sedangkan di lembaga pelatihan kerja dalam hal ini di PPKD Jakarta Barat baru memiliki sistem
informasi pelatihan kerja yang berisi profil lembaga, informasi jenis pelatihan, fasilitas, informasi
lowongan kerja dan informasi pendaftaran. Sehingga untuk melaksanakan amanat Undang-Undang
yaitu meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, perlu dilakukan pengembangan sistem yang
memudahkan masyarakat pencari kerja yang membutuhkan pelatihan kerja dan penyaluran kerja
untuk mendaftar, belajar online bagi yang terbatas waktunya dan untuk mengetahui informasi
lowongan kerja.
Dengan adanya sistem informasi Smart PPKD ini diharapkan pelayanan menjadi lebih cepat,
masyarakat tidak harus datang ke kantor untuk mendaftar karena bisa dilakukan secara online.
Masyarakat cukup sekali aja datang yaitu saat ujian/tes seleksi penerimaan. Selain itu sistem ini
diharapkan mampu memberikan data update tentang status lulusan apakah sudah terserap lapangan
kerja atau belum sebagai laporan rutin yang harus dibuat oleh PPKD dimana sebelumnya untuk
mencari informasi status lulusan dilakukan dengan menghubungi lulusan secara langsung.
Di dalam Sistem Informasi Smart PPKD ini nantinya diproyeksikan juga terdapat fitur belajar online
untuk pelatihan kejuruan tertentu yaitu Operator Komputer, Desain Grafis dan kemungkinan kejuruan
baru lainnya yang tidak membutuhkan bahan praktek khusus. Ini dilakukan juga sebagai perwujudan
semangat melayani masyarakat untuk bidang keterampilan kerja kepada masyarakat yang tidak
punya keleluasaan mengikuti pelatihan kerja di lokasi pelatihan.
Manfaat dari sistem informasi Smart PPKD ini secara internal diantaranya akan menyimpan database
siswa dari angkatan ke angkatan sampai tahun ke tahun sehingga bisa mencegah siswa yang
mengikuti pelatihan berulang-ulang yang akibatnya mengurangi kesempatan masyarakat yang lain.
Dengan adanya data dalam bentuk database ini memudahkan juga untuk penyusunan laporan rutin.
Sistem juga mendukung monitoring kegiatan pelatihan secara day-to-day sehingga kualitas transfer
ilmu dari instruktur ke siswa bisa dimonitor. Sistem ini juga dirancang untuk sistem koordinasi internal
untuk pembagian kerja, memonitor progress kerja pegawai dan dilengkapi dengan email internal.
Dengan adanya sistem ini maka pekerjaan bisa diselesaikan tanpa harus bergantung pada pegawai
yang bersangkutan.
Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD ini karena di lingkungan Pemerintah dihadapkan pada
ketergantungan anggaran. Dimana dalam prosesnya melalui tahapan-tahapan panjang yaitu
pengusulan internal SKPD, kemudian ke Bappeda, ke Sekda, ke tim Gubernur, lalu ke DPRD yang
tentunya membutuhkan alasan logis, tingkat urgensi, asas kemanfaatan, dan asas efektivitas
penggunaan anggaran. Untuk itu dibutuhkan perencanaan yang matang, gambaran manajemen
Hal. 2 of 16
pelaksanaan proyek yang komprehensif sehingga proyek ini dapat disetujui, dilaksanakan dengan
baik dan diimplementasikan secara berkelanjutan dengan tingkat kemanfaatan yang tinggi.
Belajar dari proyek-proyek ICT di lingkungan pemerintahan yang hanya bertahan satu tahun secara
kemanfaatannya, maka perlu disusun manajemen yang baik sehingga hasilnya bisa dimanfaatkan
secara berkelanjutan, dan bisa dikelola secara mandiri sehingga untuk operasional sistem nantinya
bisa dikelola secara mandiri.
Dalam jurnal ini akan membahas manajemen ruang lingkup pelaksanaan proyek pengembangan
Sistem Informasi Smart PPKD dimulai dari inisiasi, penentuan ruang lingkup proyek, penentuan
kriteria sehingga dapat menjadi acuan untuk area manajemen proyek lainny agar proyek dapat
dikerjakan dengan baik, berkelanjutan dan memenuhi asas manfaat
2.
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Proyek
Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.[2]
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian,
pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek
adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu
selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk
menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. [1]
2.2 Project Scope Management ( Manajemen Ruang Lingkup Proyek)
Scope meliputi semua pekerjaan yang terkait pada proses untuk menyelesaikan tujuan proyek atau
untuk menghasilkan produk proyek. Manajemen scope proyek meliputi proses mendefinisikan dan
mengendalikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang termasuk dalam proyek dan pekerjaan-pekerjaan
apa saja yang tidak termasuk dalam proyek. Untuk kepentingan ini, tim proyek dan stakeholder
proyek harus mempunyai pandangan dan pengertian yang sama tentang apa yang akan dihasilkan
dari proyek dan bagaimana proses mencapainya.
Gambar 1. Tahapan-tahapan proses dalam Project Scope Management
Hal. 3 of 16
2.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas,
istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses
algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya
pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di
mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. [3]
Menurut Rockart, teknologi informasi telah menjadi erat kaitannya dengan bisnis. Dalam industri
seperti telekomunikasi, media, hiburan dan jasa keuangan, teknologi informasi sudah semakin
medapatkan perhatian yang khusus. Keberadaan suatu organisasi sangat tergantung pada aplikasi
yang efektif dari teknologi informasi (TI). Dalam rangka mengelola sistem informasi dan teknologi
informasi (SI/TI) tergantung pada pemahaman bagaimana peran sistem informasi berbasis teknologi
telah berkembang dalam organisasi. Sementara organisasi saat ini ingin mengembangan pendekatan
yang lebih strategis untuk mengelola SI/TI. Membangun strategi sistem informasi dan teknologi
informasi (SI/TI) berarti berpikir strategis dan berencana untuk efektivitas proses manajemen jangka
panjang dan berpengaruh kepada informasi yang optimal dalam berbagai bentuk SI maupun TI yang
menggunakan sistem manual maupun sistem komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi serta
aspek organisasi dalam manejemen SI/TI.
Umumnya tujuan utama organisasi mengadopsi proses SI/TI antara lain: penyelarasan SI/TI dengan
bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling memberikan kontribusi serta menentukan urutan
prioritas investasi untuk memberikan pelayanan yang baik kepada stakeholder. Untuk membangun
infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel dalam mengembangkan di masa
mendatang. Agar penerapan SI/TI dapat optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan
strategi bisnis organisasi, supaya investasi yang telah dikeluarkan untuk SI/TI sesuai dengan
kebutuhan dan memberikan manfaat yang dapat diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran
organsasi.
SI/TI dapat membantu organisasi untuk memperkecil biaya – biaya transaksi. SI/TI khususnya yang
berbasis jaringan dapat membantu organisasi untuk menekan biaya transaksi. Pelayanan yang baik
dapat diperoleh dari posisi organisasi dalam memberikan sesuatu kepada stakeholder, salah satunya
tergantung pada strategi – strategi yang diterapkan oleh organisasi tersebut. Organisasi dapat
memperoleh keunggulan yang baik jika strategi strategi yang dipilih dapat diimplementasikan dan
dieksekusi dengan baik dan sesuai pada bidangnya. Salah satunya cara yang efektif untuk
mengimplementasikan dan mengeksekusikan strategi – strategi adalah dengan menggunakan sistem
informasi dan teknologi informasi. [6]
2.4 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem merupakan tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun kembali
sistem lama menjadi sistem yang baru baik secara sebagian maupun keseluruhan untuk memperbaiki
sistem yang selama ini berjalan (yang telah ada). Pengembangan sistem informasi berarti tindakan
mengubah, menggantikan, atau menyusun sistem informasi yang selama ini digunakan baik secara
kesuluruhan maupun sebagian untuk diperbaiki menjadi sistem baru yang lebih baik. Untuk
menjadikan sistem informasi baru yang lebih baik diperlukan dukungan perangkat teknologi informasi.
2.4.1 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi
Metodologi adalah suatu cara atau metode yang disarankan untuk melakukan sesuatu hal.
Pendekatan sistem merupakan metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Metodologi
pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan
adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Development Life Cycle-SDLC)
atau disebut siklus hidup sistem saja. Metode SDLC menggunakan pendekatan sistem yang
disebut pendekatan garis terpilin atau air terjun (waterfall approach) yang menggunakan
beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem.
Hal. 4 of 16
a. Metodologi SDLC sebagai Garis Terpilin
Beberapa referensi menyebutkan SDLC sebagai aliran tahapan yang membentuk garis
garis terpilin yang menunjukan bahwa SDLC merupakan aliran siklus (Cycle Flow) yang
bertahap. Metodelogi ini berasal dan biasanya digunakan oleh tim teknis atau pihak
pengembang eksternal yang memandang SDLC sebagai sebuah proyek pekerjaan.
Tahap-tahap dalam pengembangan sistem sesuai dengan SDLC ini meliputi :
1.
2.
3.
Pra-Tahap Pengembangan, meliputi :
a.
Tahap Identifikasi
b.
Tahap Inisialisasi
c.
Tahap Perencanaan
Tahap Utama Pengembangan, meliputi :
a.
Analisis
b.
Desain
c.
Penerapan / Implementasi
d.
Perawatan
Pasca-Tahap Pengembangan
a.
Evaluasi
IDENTIFIKASI
PRA-PROYEK
INISIALISASI
PERENCANAAN
PROYEK
WAKTU
ANALISIS
DESAIN
PENERAPAN
PERAWATAN
PASCA-PROYEK
EVALUASI
PEKERJAAN
Gambar 2. Metodologi SDLC Sebagai Garis Terpilin
b.
Metodologi SDLC sebagai Air Terjun
Metodelogi pengembangan sistem informasi ini biasanya digunakan oleh tim teknis
internal dimana pelaksanaan pekerjaan ditinjau juga dari sisi iternal organsasi atau
perusahaan pemilik sistem. Metodelogi SDLC ini terdiri dari lima tahap pengembangan,
meliputi :
1.
2.
3.
4.
5.
Perencanaan
Analisis
Desain
Penerapan
Perawatan
Hal. 5 of 16
PERENCANAAN
ANALISIS
DESAIN
PENERAPAN
PERAWATAN
Gambar 3. Metodologi SDLC Sebagai Air Terjun
2.4.2 Implementasi pengembangan
Tahap implementasi adalah tahap di mana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode yang siap
untuk dioperasikan. Langkah – langkah pada tahap ini adalah :
1. Merencanakan implementasi.
Langkah ini bertujuan menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk implementasi,
seperti kebutuhan biaya dan waktu implementasi. Untuk itu rencana pekerjaan secara rinci
agar saat implementasi berjalan perlu dipersiapkan dengan balk.
2. Melakukan kegiatan implementasi.
Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan. Kegiatan-kegiatannya berupa:
a. Mendapatkan atau memilih sumber daya hardware dan software. Hardware yang dipilih
disesuaikan dengan konfigurasi dan kebutuhan yang disetujui, misalnya tipe CPU,
monitor, hingga media komunikasi jika berbentuk jaringan. Begitu juga software,
keputusan ini harus disesuaikan dengan persetujuan sebelumnya, apakah menggunakan
software yang sudah jadi, sehingga organisasi tinggal menggunakan, atau kita membuat
program sendiri. Keputusan ini harus sesuai dengan saran seorang analis sistem.
b. Menyiapkan database. Jika software sudah dipersiapkan selanjutnya bisa ditentukan
database apa yang diperlukan. Analis harus tepat dalam memilih database yang sesuai
dengan software aplikasi/program yang digunakan. Sedangkan pekerjaan database
menjadi tanggung jawab database administrator (DBA).
c. Pengujian atau pengetesan sistem. Sesudah program aplikasi siap atau sudah
diprogram, begitu juga dengan database, selanjutnya programer bersama-sama dengan
analis sistem melakukan pengujian atau pengetesan awal untuk mengetahui apakah
sistem sudah berjalan atau beroperasi dengan baik atau belum. Jika belum maka harus
dilakukan perbaikan ulang.
3. Menyiapkan fasilitas fisik. Setelah hardware didapatkan dan software selesai dikerjakan,
selanjutnya dilakukan pemenuhan kebutuhan fisik seperti ruangan untuk server atau client,
tempat menempatkan komputer dan periferal, pemasangan AC dan sebagainya.
4. Menyiapkan personel. Sumber daya manusia (personel) yang terlibat dalam pengoperasian
komputer harus dididik atau dilatih sesuai dengan fungsi tugasnya. Personel tersebut antara
lain operator entri data, programer, administrator database, administrator jaringan, dan
sebagainya. Personel tersebut harus sudah bisa dipastikan layak untuk melakukan tugasnya
sebelum benar-benar diterjunkan dalam operasi penerapan sistem yang sesungguhnya.
5. Melakukan simulasi. Langkah ini dilakukan berupa pengetesan sistem secara nyata yang
melibatkan personel yang sesungguhnya. Langkah ini bisa disebut sebagai langkah
pengetesan final.
Hal. 6 of 16
6. Beralih ke sistem yang baru. Setelah final test sukses dilaksanakan, sudah saatnya untuk
melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem yang baru dapat dilakukan beberapa
pendekatan (Gambar 3), sebagai berikut:
a. Percontohan (pilot), yaitu dengan melakukan operasi pada satu atau beberapa bagian
tertentu.
b. Serentak (immediate), yaitu melakukan operasi penerapan sistem baru secara serentak
pada seluruh bagian. Ini akan efektif jika lingkup sistem tidak begitu besar.
c. Bertahap (phased), pendekatan ini hampir seperti pilot, penerapan dilakukan tahap demi
tahap, bagian per bagian dalam beberapa waktu yang ditentukan.
d. Paralel (parallel), yaitu mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru
telah diperiksa secara keseluruhan. Hal ini untuk menjaga kontinuitas operasi sistem,
sehingga bila mendadak terjadi masalah pada sistem baru, sistem tidak berhenti.
1. KONVERSI PARALEL
SISTEM LAMA
SISTEM LAMA
2. KONVERSI BERTAHAP
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
3. KONVERSI PERCONTOHAN
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
4. KONVERSI LANGSUNG
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
Gambar 4. Metode Konversi Sistem Informasi
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
1. Programming & testing
a. Tujuan
: Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding
dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program
serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
b. Hasil: Coding program dan spesifikasi program.
2. Training
a. Tujuan
: Memimpin (conduct) pelatihan dalam
menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan
dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b. Hasil
: Rencana pelatihan sistem, modul-modul latihan
dan sebagainya.
3. Sistem Change Over
a. Tujuan
: Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang
berhasil dibangun. Perubahan sistem merupakan tanggung jawab team designer ke
pemakai siste (user organization).
b. Hasil: Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
Perencanaan kegiatan implementasi:
1. Melakukan kegiatan implementasi. Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.
Kegiatannya berupa :
Hal. 7 of 16
a) Memilih sumber daya hardware dan software.
b) Menyiapkan database.
c) Pengujian sistem.
2. Menyiapkan fasilitas fisik.
3. Menyiapkan personel.
4. Melakukan simulasi.
5. Beralih ke sistem yang baru sesuai pendekatan yang telah dipilih
2.4.3 Personil Pengembangan Sistem Informasi
a. Analis sistem (Sistem Analyst)
Analis sistem adalah seseorang yang mempunyai keahlian atau kemampuan luas di bidang
teknologi informasi dan bisnis, serta dapat menggunakan pengetahuan aplikasi komputer di dalam
memecahkan masalah. Atau seseorang yang bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhankebutuhan pemakai kedalam spesifikasi teknik yang dilakukan oleh programer dan terhadap
permintaan seorang manajer.
Gambar 5 Fungsi Sistem Analis
b. Programmer
Tugas seorang programer adalah:
1. Tanggung jawab yang terbatas pada pembuatan program komputer (coding).
2. Pengetahuan yng cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan
bahasa-bahasa program yang diperlukan.
3. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi
program.
4. Pekerjaan tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama
pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program
c. Personal Sistem Lainnya
1. Network/Sistem Administrator.
Bertanggung jawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. Selain itu bertugas
menjaga keamanan dan kontinuitas jaringan sistem yang digunakan, termasuk hal-hal seperti
mengeset komputer agar terkoneksi ke Internet, mengeset server e-mail (misal: Outlook),
server FTP, server DNS. Network administrator merupakan orang yang sering ditanyai bila
terjadi troubleshooting dalam jaringan.
Hal. 8 of 16
2. Teknisi (Hardware).
Personel yang menetapkan konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara
optimal.
3. Database Administrator.
Personel yang bertanggung jawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur
data, integritas data, memberikan hak akses kepada pengguna, back-up, recovery, dan
mengoptimalkan kinerja database.
4. Documenter.
Personel yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional, aplikasi, teknis dan
sistem.
5. Software Tester.
Personel yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programer sesuai spesifikasi.
6. Web & Graphic Designer
Personel yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis Graphic User
Interface (GUI). Seorang desainer Web bertanggung ¬jawab atas elemen visual dan
multimedia dari sebuah situs. Bekerja sama dengan programer Web, mereka bertugas
merancang situs baik dari segi isi maupun grafis. Seorang desainer grafis dapat bekerja di luar
desain situs, seperti menjadi staf artistik pada majalah atau koran.
7. Consultant (Enterprise Resources Planning-ERP).
Tugas intinya adalah memberi masukan atau saran akan pengembangan suatu sistem dengan
software database tertentu. Tujuannya supaya perusahaan klien lebih efektif dalam melakukan
pekerjaan, dengan pengeluaran yang lebih minim. Tak jarang seorang konsultan ERP juga
dituntut untuk memberi solusi pengumpulan dan pencarian data (data warehousing dan data
mining).
d. Pengguna Sistem (User)
-
User, disebut juga sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi
pekerjaan end-user.
Manajemen, memegang peranan penting dalam menyetujui rencana pengembangan,
sistem dan penyediaan dana.
2.5 Smart PPKD
PPKD merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam pelaksanaan
pelatihan keahlian dan keterampilan kerja. PPKD mempunyai tugas melaksanakan pelatihan
keahlian dan keterampilan kerja. Untuk melaksanakan tugas PPKD menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran PPKD;
b. pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran PPKD;
c. penyusunan bahan pedoman, standar dan prosedur teknis PPKD;
d. penyusunan bahan program, kurikulum dan silabus pelatihan kerja
e. berkoordinasi dengan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
f. penyusunan rencana pelatihan keahlian dan keterampilan kerja;
g. pelaksanaan pelatihan keahlian dan keterampilan kerja;
h. pengelolaan f~silitas tempat dan peralatan pelatihan;
i. pemasaran program dan lulusan pelatihan;
j. pelaksanaan jasa pelayanan pelatinan kerja dan jasa pemanfaatan prasarana dan sarana
pelatihan;
k. pelaksanaan kerjasama pelatihan dan pemasaran PPKD;
l. pelaksanaan pengendalian dan evaluasi pelatihan kerja;
m. pelaksanaan pemantauan lulusan pelatihan keria;
n. pengelolaan kepegawaian. keuangan dan barang PPKD;
Hal. 9 of 16
o. pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan PPKD;
p. pengelolaan kearsipan, data dan informasi PPKD;
q. pengelolaan prasarana dan sarana PPKD;
r. pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara PPKD;
s. pelaksanaan pemungutan, pencatatan, pembukuan, penyetoran,
t. pelaporan dan pertanggungjawaban penerimaan retribusi PPKD; dan
u. pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi PPKD.
PPKD sebagaimana dimaksud terdiri dari :
a. PPKD Jakarta Pusat;
b. PPKD Jakarta Barat;
c. PPKD Jakarta Utara;
d. PPKD Jakarta Timur; dan
e. PPKD Jakarta Selatan. [4]
PPKD Jakarta Barat menyelenggarakan Pelatihan Keahlian dan Keterampilan Kerja untuk 17
kejuruan yaitu Tata Boga, Tata Busana, Tata Graha, Kecantikan, Operator Komputer, Desain Grafis,
Bahas Inggris, Teknik Otomotif, Teknik Sepeda Motor, Teknik Mekanik / Bubut, Teknik Las Listrik,
Teknik Pendingin, MTU Las listrik, MTU Spd Motor, MTU Pendingin, MTU Kecantikan dan MTU
Operator Komputer. [5]
Dikarenakan PPKD berfungsi sebagai lembaga pendidikan dalam hal ini lembaga kejuruan maka
PPKD dapat mengadopsi sistem-sistem dari lembaga pendidikan seperti sekolah, kampus dan
lembaga pendidikan lainnya baik swasta maupun pemerintah dalam rangka meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat.
Smart PPKD sebagai salah satu adopsi program pemanfaatan ICT di berbagai lembaga pendidikan.
Penerapan ICT secara tepat akan meningkatkan pelayanan pada peserta pelatihan dan masyarakat
sekaligus meningkatkan citra PPKD sebagai center of excellence. Smart PPKD merupakan layanan
total solusi informasi dan komunikasi terintegrasi untuk kebutuhan komunikasi multimedia.
Pengembangan Smart PPKD mencakup penyediaan infrastruktur, penyediaan layanan dasar, aplikasi
dan content, serta pengelolaan layanan ke stakeholder.
2.6 Pelayanan
Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung.
Sedangkan, pengertian pelayanan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, pelayanan adalah
menolong menyediakan segala apa yang diperlukan orang lain seperti tamu atau pembeli. Menurut
Kotler (1994), pelayanan adalah aktivitas atau hasil yang dapat ditawarkan oleh sebuah lembaga
kepada pihak lain yang biasanya tidak kasat mata, dan hasilnya tidak dapat dimiliki oleh pihak lain
tersebut. Hadipranata (1980) berpendapat bahwa, pelayanan adalah aktivitas tambahan di luar tugas
pokok (job description) yang diberikan kepada konsumen-pelanggan, nasabah, dan sebagainya-serta
dirasakan baik sebagai penghargaan maupun penghormatan. Pelayanan yang diperlukan manusia
pada dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan
administratif yang diberikan orang lain selaku anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau
Negara.
3.
METODOLOGI PENELITIAN
Untuk pengumpulan data secara valid dan komprehensif, penelitian ini menggunakan metode
observasi objek secara langsung dan metode studi literature terhadap beberapa portal sistem
informasi lembaga-lembaga pendidikan baik swasta maupun pemerintah. Juga dengan studi pustaka
untuk mendapatkan dasar-dasar teori yang mendukung. Lalu juga dengan wawancara dengan objek
proyek untuk mendapatkan informasi kebutuhan user dan aturan-aturan yang dimiliki.
Hal. 10 of 16
Data tersebut kemudian diolah menggunakan metode-metode dalam project management
professional dalam hal ini pada area manajemen ruang lingkup yang diawali dari inisiasi untuk
mendapatkan hasil berupa manajemen ruang lingkup proyek pengembangan sistem informasi Smart
PPKD.
Hipotesa yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah dengan berhasilnya penelitian ini maka
akan didapatkan sebuah pedoman Manajemen Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Informasi
Smart PPKD di Pusat Pelatihan Kerja Daerah Jakarta Barat.
4.
PEMBAHASAN
Tujuan dari manajemen proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD adalah menyediakan
perencanaan dan gambaran pengembangan fasilitas sistem informasi Smart PPKD yang terpadu
bagi pengguna yaitu internal / pegawai dan eksternal (masyarakat / peserta pelatihan). Fasilitas yang
akan dikembangkan untuk internal adalah:
-
Input dan update data peserta pelatihan
Input dan update progress kegiatan pelatihan
Input dan update informasi pendaftaran, seleksi, dan penjadwalan pelatihan
Email koordinasi dan notifikasi
Monitoring kegiatan
Input dan update informasi lowongan pekerjaan
Input dan update data lulusan dan penyerapan
Monitoring kegiatan
Pelaporan kegiatan
Sedangkan untuk masyarakat / eksternal fasilitas yang akan dikembangkan meliputi:
-
Berita dan informasi PPKD
Pendaftaran dan cetak kartu pendaftaran Online
Informasi penerimaan, seleksi dan jadwal pelatihan
Proyek Pengembangan Sistem Informasi ini dapat dimulai ketika anggaran sudah dinyatakan tersedia
dimana secara manajemen disusun sebagai berikut:
4.1 Tahap Inisiasi
Inisasi dilakukan dengan membangun project charter / piagam proyek. Piagram proyek untuk Proyek
Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD adalah sebagai berikut:
PIAGAM PROYEK
Nama Proyek
Tanggal Mulai
Informasi Anggaran
Manajer Proyek
Sasaran Proyek
:
:
:
:
:
Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD
1 April 2017
Tanggal Selesai : 30 Mei 2017
Total pagu anggaran sebesar Rp.50.000.000,Edi Pramono
Pengembangan sistem informasi Smart PPKD berupa portal / website
dinamis dengan spesifikasi konten Smart PPKD mengacu pada standar
spesifikasi
konten
smart
campus
dengan
domain
www.ppkdjakbar.com yang di hosting pada server virtualisasi pada
hosting provider minimal standar Tier 3 Uptime. Proyek dikerjakan
secara swakelola untuk lebih mudah dalam mengendalikan desain,
control konten dan pembuatan CMS sehingga mudah dalam
Hal. 11 of 16
pengoperasian. Swakelola dalam proyek ini dimungkinkan untuk
menggunakan jasa tenaga ahli dan konsultan dengan standar harga
jasa mengikuti e-budgeting.
Pendekatan
:
Membuat peninjauan kembali spesifikasi server virtual, kapasitas penyimpanan, server
hosting yang akan digunakan dan spesifikasi standar website
Melakukan rekruitmen terbuka penerimaan tenaga ahli dan konsultan developer
website,database, dan keamanan jaringan.
Membuat perkiraan biaya pengerjaan proyek dan melaporkan ke Penanggung Jawab
Sedapat mungkin mengajak rapat perwakilan stakeholder untuk memastikan finalisasi
kebutuhan yang diharapkan ada dalam sistem Smart PPKD
ROLE AND RESPONSIBILITIES
NAME
ROLE
Drs. Zahrul Wildan
M.Si
Ida Devinta, S.E
Edi Pramono
Agus Susanto
Nadiem Karim
Andre Daris
Achmad Zaki
Wiliam Wijaya
Sponsor / Penanggung
Jawab Anggaran
Bendahara
Manajer Proyek
Wakil Manajer Proyek
Tenaga Ahli – Sistem
Analis
Tenaga Ahli – web
programmer
Tenaga Ahli – Database
Konsultan
POSITION
PPKD Jakarta Barat
CONTACT
INFORMATION
zahrul@gmail.com
PPKD Jakarta Barat
PPKD Jakarta Barat
PPKD Jakarta Barat
outsource
ida@gmail.com
edp@gmail.com
agus@gmail.com
nadiem@gmail.com
outsource
Andred@gmail.com
outsource
outsource
zaki@gmail.com
will@gmail.com
Jakarta 1 Maret 2017
______________
________________
Drs. Zahrul Wildan Ida Devinta, S.E
M.Si
________________
Edi Pramono
_________________
Agus Susanto
_______________
Nadiem Karim
_________________
Achmad Zaki
_________________
Wiliam Wijaya
________________
Andre Daris
Catatan:
“iste i i harus dikerjaka de ga baik, e yeluruh, da berkela juta da agar dapat
segera diselesaika . –Drs Zahrul Wildan Msi
“po sor perlu e gkoordi asika de ga TU u tuk pe buata “PK da kele gkapa
dokumen untuk kontrak te aga ahli. – Edi Pramono
Be dahara perlu segera e yiapka da a u tuk pe bayara gaji te aga ahli da
pe bayara hosti g aplikasi, server da storage. – Edi Pramono
Hal. 12 of 16
4.2 Perencanaan Ruang Lingkup (Scope Planning)
Dalam tahapan ini Project Scope Management digunakan untuk acuan dalam menentukan ruang
lingkup proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD agar diperoleh hasil sesuai yang
direncanakan, baik desain, implementasi, waktu, dan anggaran.
4.2.1 Project Management Plan
Dalam proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD dilakukan perencanaan scope ( ruang
lingkup) kerja berdasarkan Piagam Proyek dan masukan dari konsultan serta rapat internal dimana
menghasilkan scope management plan dan requirement management plan sebagai berikut:
Scope Pekerjaan
Kriteria hasil
Membuat desain portal sistem - User friendly
informasi
- Mengakomodir
semua
kebutuhan user
- Bisa diakses menggunakan
perangkat mobile
- Tersedia apk android dan ios
Menyewa server dan storage - Server harus bisa diakses
virtual
dengan standar kecepatan
akses
- Menyediakan storage untuk
penyimpanan
database
peserta dan informasi lainnya
Rencana Pengelolaan
Merekrut tenaga ahli yang
menguasai
pemrograman
berbasis
mobile,
pernah
membuat aplikasi serupa
Coding sistem aplikasi
- Ringan dan cepat ketika
diakses
- Selesai maksimal 1,5 bulan
Integrasi sistem
- Sistem dapat diakses dengan
simulasi load beban besar
- Sistem aman dari serangan
dan pencurian data
- Maksimal 15 hari setelah
programming selesai sistem
harus sudah online
Tenaga ahli – programmer
harus memiliki kemampuan
programming yang baik, pernah
mengerjakan proyek serupa
Tenaga ahli sistem analys –
merangkap sistem integrator
harus sudah berpengalaman
mengerjakan proyek serupa
Memilih server virtual yang
sudah bagus, aman, dan
bergaransi
Menyewa pada DC yang
berstandar Tier 3, dengan
jaminan respon layanan 7x24
jam dengan bandwidth minimal
100GB dan kecepatan akses
minimal 25Mbps
4.2.2 Mengumpulkan kriteria
Berikut adalah daftar dokumentasi kriteria yang didapatkan dari observasi merujuk pada kriteria yang
diharapkan oleh user :
Aspek
Hosting
Kriteria
- “tabilitas 99.9% atau ada deskripsi 99.9% uptime guarantee da
sebagainya. Semakin mendekati 100% maka stabilitas server akan
terjamin. Itu berarti website akan terus online di Internet.
- Bisa memuat domain lebih dari satu tanpa biaya tambahan.
- Menawarkan Memori Penyimpanan dan Bandwith (Pemakaian Internet)
yang besar atau tidak terbatas.
- Layanan bantuan teknik dan servis yang mudah
Hal. 13 of 16
- Menyediakan sistem Web Hosting yang praktis dan mudah dimengerti
- Memberikan periode garansi pengembalian uang
Web & CMS
- Mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL, PDF, dll.,
indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan
terhadap data/informasi
- Mendukung web templating dan standarisasi
- Mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para
penggunanya,
data/informasi
yang
disampaikan
dapat
dipertanggungjawabkan dengan baik (akuntabilitas)
4.2.3 Project Scope Definition (Pendefinisan Lingkup Proyek)
Berdasarkan data perencanaan lingkup dan kriteria-kriteria dengan mempertimbangkan masukan dari
konsultan maka proyek dibreakdown menjadi sebagai berikut:
Gambar 6. Work Breakdown Structure Proyek Smart PPKD
4.2.4 Pengendalian Proyek
Dalam pengerjaan proyek pengembangan sistem informasi smart PPKD ini dilakukan pengendalian
secara day-to-day dengan parameter penilaian berupa prosentase. Project Manager dapat membuat
tools-tools sebagai alat untuk kendali jalannya proyek. Berikut adalah salah satu tools kendali untuk
mengontrol, memonitor proyek agar tidak melenceng dari ruang lingkup yang pada akhirnya bisa
menimbulkan dampak pembengkakan biaya dan waktu.
Hal. 14 of 16
Gambar 7 Contoh Kartu Pengendalian Proyek
Dengan demikian sudah dapat dipegang dokumen-dokumen dan acuan dalam manajemen ruang
lingkup proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD yang cukup untuk menjadi acuan dalam
manajemen time,cost, quality, human resource, communication, risk management, procurement dan
stakeholder.
5. KESIMPULAN
Project Scope Management merupakan salah satu aspek manajemen pada proses group
perencanaan. Selain di planning proses group juga terdapat di proses grup monitoring dan
pengendalian. Manajemen ini dilakukan untuk mengatur tentang mau dibawa kemana proyek ini, mau
jadi seperti apa proyek ini dan bagaimana supaya tidak keluar dari perencanaan yang sudah
ditetapkan. Sistem Informasi Smart PPKD merupakan sistem yang sangat penting karena sistem ini
dapat memetakan masyarakat Jakarta pada umumnya dan Jakarta Barat pada khususnya dalam hal
kesempatan mendapatkan pelatihan kerja dan penyaluran bekerja. Ketika sistem ini berhasil
dijalankan maka akan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dengan tingkat efisiensi
meningkat sebesar 60 %. Pada proyek Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD dilakukan
scoping supaya proyek nantinya dapat dikerjakan sesuai kriteria-kriteria yang sudah ditetapkan, dan
dikendalikan supaya tidak menimbulkan dampak pembengkakan anggaran, dan sistem bisa dipakai
secara berkelanjutan.
Hal. 15 of 16
DAFTAR PUSTAKA
[1] The Definitive Guide to Project Management. Nokes, Sebastian. 2nd Ed.n. London (Financial
Times / Prentice Hall): 2007.
[2] Griffin, R. 2006. Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
[3] "Definition of Application Landscape". Software Engineering for Business Information Sistems
(sebis). Jan 21, 2009
[4] Peraturan Gubernur DKI Jakarta No. 33 Tahun 2015. Pemprov DKI Jakarta: 2015
[5] Kejuruan Pelatihan PPKD Jakbar . 2016. http://ppkdjakbar.com/index.php/pelatihan/kejuruan
Diakses tanggal 17 Desember 2016
[6] H.M., Jogiyant. Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta: 2008
[7]
Pengantar CMS. 2016. https://kyantonius.com/atwork/pengantar-cms/ Diakses tanggal 18 des
2016
[8] A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fourth Edition. Project
Management Institute, 2008.
Hal. 16 of 16