Usulan Teknis Grand Design badan Arsip d
Usulan Teknis
GRAND DESIGN PENGEMBANGAN BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH
KABUPATEN BEKASI TAHUN ANGGARAN 2016
I.
Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
Dalam perkembangan dunia saat ini adalah dunia yang terbuka,
transparansi tidak ada sekat sekat yang membatasi aktifitas manusia di
dalam mendapatkan informasi.
Dengan keberadaan teknologi yang ada
terutama teknologi telekomunikasi dan informatika yang terus berkembang
dan inovatif membuat manusia mudah untuk mendapatkan informasi yang
berkaitan dengan seluruh aspek kehidupan.
Salah satu contoh perkembangan teknologi adalah di bidang pendidikan .
anak anak sekolah mulai dari pelajar sekolah dasar sudah diperkenalkan
dengan dunia telekomunikasi dan informatika yaitu internet baik dengan
menggunakan komputer maupun penggunaan selluler pintar. Mereka akan
dengan mudah berinteraksi di dunia maya untuk mencari sumber sumber
pengetahuian yangv
berkaitan dengan pelajaran pelkajaran yang telah
diajarkan oleh para pendidiknya.
Begitu juga dengan pemerintah baik mulai pemerintah pusat, provinsi
sampaipkan dengan pemerintah kabupaten / Kota terus berlomba lomba
didalam memberikan pelayanan kepada masyarakatnya secara maksimal
dan optimal dengan menggunakan teknologi.
Penggunaan teknologi ini
diharapkan untuk meningkatkan kepuasan dan mengurangi beban biaya
yang harus ditanggung oleh masyarakat.
Salah satu contohnya adalah
untuk mengurus perizinan. Dengan penggunaan teknologi perizinan yang
baik maka tingkat percepatan dan ketepatan hasil perizinan akan dirasakan
masyarakat lebih pasti karena waktu yang ditempuh bisa lebih dan dapat
dilakukan secara online sehingga masyarakat tidak perlu bolak balik
datang .ke kantor pemerintahan yang dapat memakan biaya dan waktu.
Begitu juga keberadaan Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah kabupaten
Bekasi harus dapat melihat bagaimana perkembangan dunia dan teknologi
saat ini. Karena keberadaab Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah dan
adalh sebagai salah satu sumber informasi yang penting baik bagi aparatur
pemerintah sendiri maupun masyarakat umum.
Apabila kita melihat kondisi badan Kearsipan saat ini lebih menonjolkan
seperti ruangan gudang yang berisi lemari lemari yang sudah tidal layak
daipenuhi dengan dus dus berisi berkas berkas yang kondisinya tidak
kurang terawatt padahal dokumen tersebut berupa data data yang sangat
penting mulai dari data kepegawaian, data data sejarah, data data produk
produk hukum yang telah dihasilkan oleh pemerintah daerah dan DPRD.
Serta dokumen dokumen lainnya yang sangat berharga yang bertahun
tahun lamanya.
Begitu juga dengan keberadaan perpustakaan daerah, sama seperti
ruangan yang dipenuhi dengan lemari dan berisi buku buku tetapi para
pengunjungnya sepi dan terbatas hanya orang orang tertentu. Diperparah
lagi kondisi masyarakat Indonesia yang kurang gemar untuk membaca dan
perkembangan teknologi informasi tadi.
Melihat kondisi diatas maka Badan
Arsip dan Perpustakaan Daerah
kabupaten Bekasi harus mulai menata dirinya untuk menjadi suatu badan
yang professional mendukung peran serta pemerintah daerah kabupaten
Bekasi didalam memberikan pelayanan informasi
baik bagi aparat
pemerintah, masyarakat ilmiah dan masyarakat umum.
Didalam pengembang fungsi dan kedudukan akan
suatu
Badan
pemerintahan haruslah meliputi aspek aspek material dan non material.
1. Material berupa
a. Fisik
b. Perundangan undangan
c. Manajemen (tata kelola)
d. System
e. Perangkat keras
f. Anggaran
2. Non Material
a. Goodwill
b. Pengelola
I.2 Pengertian
I.2.1 Arsip dan Dokumen
Arsip berasal dari kata Archeion (Bahasa Yunani ) dan Archivum
(Bahasa Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan
dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman
pemerintah (arsip ).
Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang
berarti kumpulan yang tersusun daripada bahan berupa tulisan
tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah
/
perkembangan
suatu
negara,
daerah
/
kota,
lembaga,
perhimpunan / keluarga.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip,
yaitu : Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat
dari suatu organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari
suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai
dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan
dipelihara ditempat khusus untuk referensi.
DOKUMEN Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang
berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk
(1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian,
yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai
kebalikan
daripada
kesaksian
lisan,
artefak,
peninggalan-
peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian
kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara
seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan
lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen
(dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap
proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik
itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London,
(1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian,
pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik
sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu
yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik,
yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara,
seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan
sebagainya.
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan
istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record
adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang /
lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan
akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun
film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya
permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C.
Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen
merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk
tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang. Dari
berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya
bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk
melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar
(foto),
dan
karya-karya
monumental,
yang
semuanya
itu
memberikan informasi bagi proses penelitian.
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada
beberapa pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam
kaitannya dengan kearsipan diantaranya :
1.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
3.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu.
4.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
6.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
7.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
8.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori
arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana
bantu
untuk
mempermudah
penemuan
dan
pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis
dan pembinaan kearsipan.
13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan
tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah
kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.
14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian
dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip
yang
berkaitan
dengan
kegiatan
penciptaan
arsip
di
lingkungannya.
16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan.
17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar
yang
berisi
sekurang-kurangnya
jangka
waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan
sebagai
pedoman
penyusutan
dan
penyelamatan arsip.
18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan
arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.
20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
efisien,
efektif,
dan
sistematis
meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip.
21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip
statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah
arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui
kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang
membentuk
pola
hubungan
berkelanjutan
antarberbagai
komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi
antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam
penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem
informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional
yang dikelola oleh ANRI.
26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang
memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi
secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga
kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan
kepada publik.
I.2.2
Perpustakaan
Perpustakaan adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari
gedung / bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku buku
koleksi, yang diatur dan disusun demikian rupa, sehingga mudah
untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan
oleh pembaca (Sutarno NS, 2006:11).
Perpustakaan adalah kumpulan atau bangunan fisik sebagai
tempat buku dikumpulkan dan disusun menurut sistem tertentu
atau keperluan pemakai (Lasa, 2007:12).
Secara lebih konkrit perpustakaan dapat dirumuskan sebagai
suatu unit kerja dari sebuah lembaga pendidikan yang berupa
tempat penyimpanan koleksi buku-buku pustaka untuk menunjang
proses pendidikan. Dari beberapa pengertian diatas, dapat
disimpulkan
bahwa
perpustakaan
adalah
tempat
untuk
mengembangkan informasi dan pengetahuan yang dikelola oleh
suatu lembaga pendidikan, sekaligus sebagai sarana edukatif
untuk membantu memperlancar cakrawala pendidik dan peserta
didik dalam kegiatan belajar mengajar.
Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertian perpustakaan
baeubah secara berangsur-angsur. Pada mulanya setiap ada
kumpulan buku-buku koleksi yang dikelola secara rapi dan teratur
disebut perpustakaan, tetapi karena adanya perkembangan
teknologi modern dalam usaha pelestarian dan pengembangan
informasi, maka koleksi perpustakaan tidak hanya terbatas bukubuku saja tetapi juga beraneka ragam jenisnya.
Jenis-jenis Perpustakaan
Menurut Sutarno NS (2006:37) jenis-jenis perpustakaan adalah
sebagai berikut:
1. Perpustakaan Nasional RI
Merupakan Perpustakaan Nasioal yang berkedudukan di Ibu
Kota Negara Indonesia yang mempunyai jangkauan dan ruang
lingkup secara Nasional dan merupakan salah satu Lembaga
Pemerintah Non Departemen (LPND) yang bertanggung jawab
kepada Presiden.
2. Badan Perpustakaan Daerah
Badan perpustakaan daerah atau lembaga lain yang sejenis
adalah yang berkedudukan di tiap provinsi di Indonesia yang
mengelola perpustakaan.
3. Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum diibaratkan sebagai Universitas Rakyat
atau
Universitas
Masyarakat,
maksudnya
adalah
bahwa
perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan bagi
masyarakat umum.
4. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan yang berada di Perguruan Tinggi, baik berbentuk
Universitas,
Akademi,
Sekolah
Tinggi,
ataupun
Institut.
Keberadaan, tugas dan fungsi perpustakaan tersebut adalah
dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi,
meliputi pendidikan, penelitian / riset dan pengabdian kepada
masyarakat.
5. Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah berada di sekolah, dikelola sekolah, dan
berfungsi untuk sarana kegiatan belajar mengajar, penelitian
sederhana, menyediakan bahan bacaan, dan tempat rekreasi.
6. Perpustakaan Khusus
Perpustakaan
khusus
berada
pada
lembaga-lembaga
pemerintahan dan swasta. Perpustakaan tersebut diadakan
sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang berkaitan
baik
langsung
maupun
tidak
langsung
dengan
instansi
induknya.
7. Perpustakaan Lembaga Keagamaan
Merupakan perpustakaan yang dimiliki dan dikelola oleh
lembaga-lembaga keagamaan, misalnya perpustakaan, masjid,
gereja.
8. Perpustakaan Internasional
Perpustakaan Internasional Merupakan perpustakaan
internasional yang memiliki koleksi yang menyangkut negaranegara anggota atau negara-negara yang berafiliasi kepada
lembaga
dunia
tersebut.
Perpustakaan
ini
dikelola
dan
diselenggarakan lembaga internasional.
9. Perpustakaan Kantor Perwakilan Negara-negara Asing
Merupakan perpustakaan yang dimiliki dan diselenggarakan
oleh lembaga / kantor perwakilan Negara masing-masing.
Contohnya perpustakaan lembaga kebudayaan amerika dan
pusat kebudayaan jepang
10. Perpustakaan Pribadi / Keluarga
Merupakan perpustakaan yang dimiliki dan dikelola oleh
perorangan
atau
orang-orang
tertentu
bersama
anggota
keluarganya.
11. Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital bukan merupakan salah satu jenis
perpustakaan
pengembangan
yang
berdiri
dalam
system
sendiri,
tetapi
pengelolaan
merupakan
dan
layanan
perpustakaan.
Tujuan Perpustakaan
Menurut Sutarno NS (2006:34),”Tujuan Perpustakaan adalah untuk
menyediakan fasilitas dan sumber informasi dan menjadi pusat
pembelajaran”. Sedangkan menurut Lasa (2007:14):
Menumbuhkembangkan minat baca dan tulis. Para siswa dan guru dapat
memanfaatkan waktu untuk mendapat informasi di perpustakaan.
Kebisaan ini mampu menumbuhkan minat baca mereka yang pada
akhirnya dapat menimbulkan minat tulis
Mengenalkan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi
harus terus diikuti pelajar dan pengajar. Untuk itu perlu proses
pengenalan dan penerapan teknologi informasi dari perpustakaan
Membiasakan akses informasi secara mandiri. Pelajar perlu didorong
dan diarahkan untuk memiliki rasa percaya diri dan mandiri untuk
mengakses informasi. Hanya orang yang percaya diri dan mandirilah
yang mampu mencapai kemajuan
Memupuk bakat dan minat. Bacaan, tayangan gambar, dan musik di
perpustakaan mampu menumbuhkan bakat dan minat seseorang. Fakta
dan sejarah membuktikan bahwa keberhasilan seseorang itu tidak
ditentukan oleh NEM yang tinggi melainkan melalui pengembangan
bakat dan minat.
II. Metodologi
II.1 Batasan Penelitian
Sebagai batasan kajian atau lingkup pekerjaan Grand Design Badan arsip
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi, maka ada beberapa hal yang
menjadi perhatian dalam kajian ini, yaitu :
1. Perumusan dan pemetaan peran serta pelaku ekonomi, meliputi potensi
dan dampak penanaman modal terhadap daerah sekitarnya dan
kebijakan pemerintah (pusat maupun daerah). Dari kajian potensi
tersebut
kemudian
masyarakat
dan
dilakukan
analisa
pemetaan
respons
potensi
penanaman
sosial
ekonomi
modal
terhadap
perencanaan dan pengembangan pembangunan di Kabupaten Bekasi
melalui pemetaan potensi penanaman modal dan selanjutnya dipetakan
kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dari beberapa komponen
meliputi Goodwill pemerintah (pusat dan daerah) dan dunia usaha/
industri dan investor sebagai bahan untuk melakukan komunikasi
dengan pihak ketiga sebagai strategi perencanaan dan pengembangan
pola kerjasama di Kabupaten Bekasi.
2. Grand Design Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bekasi, meliputi :
o Melaksanakan identifikasi potensi dan permasalahan penanaman
modal di Kabupaten Bekasi
o Melakukan kajian tentang potensi penanaman modal di Kabupaten
Bekasi.
o Merumuskan permasalahan dan keterkaitan informasi dan peta
penanaman modal di Kabupaten Bekasi, sehingga pemerintah
Kabupaten
Bekasi
dapat
mendesain
model
dan
strategi
pengembangan penanaman modal.
o Tersusunya Formulasi yang bisa menjembatani antara Pemerintah
Daerah dengan pihak swasta dalam hal Strategi pengembangan
penanaman modal Di Kabupaten Bekasi.
2.2. Pendekatan Penelitian
1. Pendekatan Sosial
Tema pokok dalam
tiap
pembahasan
tentang
perkembangan
pembangunan adalah perubahan kehidupan sosial yang demikian cepat.
Para ahli umumnya melihat perubahan sosial itu lewat berbagai
kacamata yang terjadi pada komunitas pembangunan itu sendiri. Oleh
karena konsep pengembangan Badan Arsip dan Perpustakaan daerah
dalam mempercepat pembangunan di Kabupaten Bekasi merupakan
salah satu alternatif solusi dalam menyikapi perubahan sosial ekonomi
masyarakat melalui hadirnya informasi yang tepat dan cepat.
Kondisi tersebut merupakan gambaran perubahan struktural yang terjadi
karena masuknya kekuatan eksternal seperti industri, yang secara tidak
langsung mengubah pula rasionalitas dan adopsi ilmu pengetahuan dan
teknologi (Iptek).
2. Dampak Pertumbuhan Ekonomi
Pertumbuhan industri yang begitu cepat di Kabupaten Bekasi tidak
hanya membawa perubahan fisik tetapi juga membawa perubahan
perilaku sosial-ekonomi baru. Industri merupakan transformasi terhadap
alam dan komunitas melalui penciptaan lingkungan pada kehidupan
domestik sekitar industri.
Berdasarkan perspektif di atas, sebagian besar perubahan sosialbudaya dan ekonomi yang terjadi adalah karena adanya kontribusi
masuknya faktor-faktor eksternal seperti industri, kebijakan, bahkan juga
masuknya nilai-nilai baru. Industri dalam konteks pembangunan infra
struktur fisik dan sosial saling mempengaruhi dengan cara lebih
langsung sehingga pada tingkat tertentu industri pasti mencerminkan
karakter masyarakat..
3. Pendekatan Literatur
Dalam upaya mempertajam daya nalar dalam mengidentifikasi dan
menganalisis aspek-aspek yang menjadi perhatian pokok dalam
pelaksanaan pekerjaan ini. Tim konsultan menerapkan pendekatan
literatur. Tim konsultan akan melakukan identifikasi, inventarisasi dan
mengumpulkan sejumlah bahan kepustakaan dan referensi lainnya yang
relevan untuk kebutuhan review data-data dan informasi yang relevan.
Lingkup kepustakaan yang merupakan sumber masukan meliputi
dokumen kebijakan (UU, PP, Keppres, Kepmen, Pedum, Juklak/ Juknis,
dll) dan hasil-hasil studi yang terkait dan lain-lain.
Masing-masing langkah kegiatan yang dilakukan mengacu pada arahan
dan aturan yang telah tertera dalam sumber-sumber kepustakaan yang
telah dipelajari secara seksama. Sasaran yang diharapkan dari
penerapan pendekatan literatur ini adalah bahwa diharapkan tim
konsultan dapat menyusun rumusan konseptual yang berlandaskan
dalil-dalil yang jelas legalitasnya serta dapat diterima oleh semua pihak
yang terlibat dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian, produk
yang dihasilkan oleh konsultan akan memperoleh dukungan yang
argumentatif dan legitimate, sesuai aturan serta kebijakan yang berlaku.
4. Pendekatan Kelembagaan
Dalam pelaksanaan pekerjaan “Grand Design Badan arsip dan
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten
Bekasi”,
salah
satu
model
pendekatannya adalah pendekatan kelembagaan yang ditujukan untuk
mendukung koordinasi dan legalitas kegiatan. Hal ini erat kaitannya
dengan faktor keberterimaan unsur-unsur stakeholder di Dinas/ Instansi/
Lembaga terkait dengan penanganan masalah kondisi perekonomian
masyarakat. Selain itu juga perlu dipahami bahwa proses kegiatan ini
secara formal merupakan kompetensi dari lembaga yang ada, meskipun
secara konseptual prosesnya harus melibatkan unsur stakeholder, yakni
masyarakat dan pemerintah daerah.
2.3 Metode Dan Strategi Pelaksanaan Pekerjaan
1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini bersifat deskriftif-analitis. Dengan melakukan survei
dan Grand Design Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bekasi, baik staregi-strategi yang dibangun oleh Pemerintah Kabupaten
Bekasi. Kajian ini akan dipertajam analisisnya dengan menggunakan
beberapa instrumen penelitian baik didasarkan oleh data primer maupun
sekunder, maka diharapkan akan tergambarkan potensi dan dampak
yang dibangun.
2. Metode Terapan
Pengambilan sample yang tepat diharapkan mampu mewakili seluruh
anggota populasi dan mampu memberikan informasi yang terkait dengan
populasi yang diteliti. Informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai
bahan dalam pengambilan keputusan. Agar informasi yang diperoleh
dapat memenuhi
tujuan
maka
dibutuhkan
ketepatan
data
yang
dikumpulkan. Syarat data sampel yang baik, yaitu:
1. Obyektif (sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya)
2. Representatif (mewakili keadaan yang sebenarnya)
3. Memiliki variasi yang kecil
4. Tepat Waktu dan Relevan
Grand Design Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi
adalah para masyarakat dan aparatur pemerintah yang ada di Kabupaten
Bekasi (purposive sampling) dimana para pelaku diharapkan dapat
memberikan informasi dan gambaran mengenai kondisi kearsipan dan
perpustakaan daerah di Kabupaten Bekasi.
Untuk menentukan basis dan non basis, dilakukan perhitungan location
quotion (LQ) yang diperkuat engan analisis pergeseran (shift share
analysis). Dari hasil perhitungan kedua moel tersebut dilanjutkan dengan
analisis SWOT yang menggabungkan antara informasi kualitatif dengan
kuntatif. Tabel SWOT menguraikan hasil perhitungan basis, temuan di
lapangan, informasi primer dan sekunder yang berkaitan. Dari hasil
seluruh analisis di buat cross tab untuk menyeleksi sektor unggulan dan
prioritas.
2.4 Prosedur Penelitian
Prosedur
penelitian
Penyusunan
Grand
Design
Badan
arsip
dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi diantaranya :
1. Metode Survey
Metode survei adalah penyelidikan yang diadakan untuk memperoleh
fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keteranganketerangan secara factual, baik tentang institusi sosial, ekonomi, atau
politik dari suatu kelompok ataupun suatu daera. Metode survey
membedah dan menguliti serta mengenal masalah-masalah serta
mendapatkan pembenaran terhadap keadaan dan praktik-praktik yang
sedang berlangsung.
Dalam metode survei juga dikerjakan evaluasi serta perbandinganperbandingan terhadap hal-hal yang telah dikerjakan orang dalam
menangani situasi atau masalah yang serupa dan hasilnya dapat
digunakan dalam pembuatan rencana dan pengambilan keputusan di
masa mendatang. Penyelidikan dilakukan dalam waktu yang bersamaan
terhadap sejumlah individu atanu unit, baik secara sensus atau dengan
mengunakan sample.
Unit yang digunakan dalam metode survei cukup besar. Instrumen yang
umum digunakan dalam survei adalah berupa angket atau kuisioner yang
didalamnya mencakup semua aspek yang ingin diketahui. Kuisioner bisa
disusun berdasarkan kuisioner terbuka, tertutup atau gabungan keduanya.
Kuisioner terbuka biasanya hanya dijadikan pedoman wawancara,
sedangkan kuisioner tertutup, pilihan jawaban sudah disediakan oleh
surveyor.
2. Metode Depth Interview (Wawancara Mendalam)
Wawancara Mendalam (Indepth-Interview) dalam Penelitian Kualitatif
Pengertian Wawancara Mendalam (Indepth-Interview). Wawancara
Mendalam (Indepth-Interview) merupakan metode pengumpulan data
yang sering digunakan dalam penelitian kualitatif. Wawancara mendalam
secara umum adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan
atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara, pewawancara
dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relative lama. Dengan
demikian, kekhasan wawancara mendalam adalah keterlibatannya dalam
kehidupan informan.
a. Pewawancara
Pewawancara adalah orang yang menggunakan metode wawancara
sekaligus bertindak sebagai ”pemimpin” dalam proses wawancara
tersebut.
Dia
juga
berhak
menentukan
materi
yang
akan
diwawancarakan serta kapan dimulai dan di akhiri. Namun seringkali
informan pun dapat menentukan perannya dalam hal kesepakatan
mengenai kapan waktu wawancara mulai dilaksanakan dan di akhiri.
Informan adalah orang yang diwawancarai, diminta informasi oleh
pewawancara . informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan
memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu obyek penelitian.
b. Materi dan Jalannya Wawancara Mendalam (Indepth-Interview)
Materi wawancara adalah tema yang ditanyakan kepada informan,
berkisar antara masalah atau tujuan penelitian. Materi wawancara yang
baik terdiri dari: pembukaan, isi dan penutup. Pembukaan wawancara
adalah kata-kata tegur sapa, seperti nama ibu siapa, alamatnya dimana,
berapa anaknya, umurnya berapa dsb. Isi wawancara sudah jelas, yaitu
pokok pembahasan yang menjadi masalah atau tujuan penelitian.
Sedangkan, penutup adalah bagian akhir dari suatu wawancara. Bagian
ini dihiasa dengan kalimat-kalimat penutup pembicaraan, antara lain:
saya kira cukup sampai disini wawancara kita, terimakasih atas bantuan
bapak, bapak sudah banyak membantu saya, dsb. Bagian penutup
biasanya dihiasi dengan janji untuk ketemu lagi pada waktu lain.
Metode wawancara mendalam (in-depth interview) adalah sama seperti
metode
wawancara
lainnya,
hanya
peran
pewawancara,
tujuan
wawancara, peran informan, dan cara melakukan wawancara yang
berbeda dengan wawancara pada umumnya. Wawancara mendalam
dilakukukan berkali-kali dan membutuhkan waktu yang lam bersama
informan di lokasi penelitian, hal mana kondisi ini tidak terjadi pada
wawancara pada umumnya.
c. Metode Focus Goup Discussion (FGD)
FGD adalah suatu metode riset yang oleh Irwanto (1988:1) didefinisikan
sebagai
“suatu
proses
pengumpulan
informasi
mengenai
suatu
permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok”
(Irwanto, 1988:1). Dengan perkataan lain FGD merupa kan proses
pengumpulan informasi bukan melalui wawancara, bukan perorangan,
dan bukan diskusi bebas tanpa topik spesifik. Metode FGD term asuk
metode kualitatif. Seperti metode kualitatif lainnya ( direct observation
indepth interview dsb) FGD berupaya menjawab jenis-jenis pertanyaan
how-and why, bukan jenis-jenis pertanyaan what-and-how-many yang
khas untuk metode kuantitatif (survei, dsb). FGD dan metode kualitatif
lainnya sebenarnya lebih sesuai dibandingkan metode kuantitatif untuk
suatu studi yang bertujuan “ to generate theories and explanations”
(Morgan and Kruger, 1993;9).
Tujuan FGD : Tujuan FGD adalah untuk memperoleh masukan maupun
informasi mengenai suatu permasalahan. Penyelesaian tentang masalah
ini ditentukan oleh pihak lain setelah masukan diperoleh dan dianalisa.
Karakteristik FGD
Peserta terdiri dari 6 – 12 orang dengan maksud agar setiap individu
mendapat kesempatan untuk mengeluarkan pendapatnya.
Umumnya FGD dilaksanakan pada populasi asaran yang homogen
(mempunayi ciri-ciri yang sama)< ciri-ciri yang sama tersebut
ditentukan oleh tujuan dari penelitian.
Ada beberapa alasan dipergunakannya FGD yaitu :
Adanya keyakinan bahwa masalah yang diteliti tidak dapat dipahami
dengan metode survei atau wawancara.
Untuk memperoleh data kualitatif yang bermutu dalam waktu yang
relatif singkat.
Sebagai metode yang dirasa cocok bagi permasalahan yang bersifat
sangat lokal dan sepesifik oleh karena itu FGD yang melibatkan
masayarakat setempat dipandang sebgai pendekatan yang paling
serasi.
Untuk menumbuhkan peranan memilih dari masyarakat yang diteliti,
sehingga pada peniliti memberikan rekomendasi, dengan mudah
masyarakat mau menerima rekomendasi tersebut.
Pembentukam FGD
Setiap FGD dibutuhkan 1 (satu) orang moderator, 1 (satu) pencatat
proses, 1 (satu) pengembang peserta dan 1 (satu) atau 2 (dua) orang
logistik dan blocker (Irwanto, 1998). Tugas utama moderator atau
fasilitator adalah :
1. Menjamin terbentuknya suasana yang akrab , saling percaya dan
yakin diantar peserta. Peserta harus saling diperkenalkan.
2. Menerangkan tatacara berinteraksi dengan menekankan bahwa
semua pendapat dan sasaran mempunayi nilai yang sama dan sama
pentingnya dan tidak ada jawaban yang benar atau salah.
3. Cukup mengenal permasalahannya sehingga dapat mengajukan
pertanyaan yang sesuai dan bersifat memancing peserta untuk
berfikir. Perlu adanya garis besar topik yang akan didiskusikan untuk
menentukan arah diskusi.
4. Moderator harus berskap santai, antusias, lentur, terbuka terhadap
saran-saran, bersedia diinterogasi, bersabar dan harus dapat
mengendalikan suaranya.
5. Memperhatikan keterlibatan peserta, tidak boleh berpihak atau
membiarkan beberapa orang tertentu memonopoli diskusi dan
memastikan bahwa setiap orang mendapat kesempatan yang cukup
untuk berbicara.
6. Memperhatikan komunikasi atau tanggapan yang berupa bahasa
tubuh atau non verbal.
7. Mendengarkan diskusi sebaik-baiknya sambil memperhatikan waktu
dan mengarahkan pembicaraan agar dapat berpindah dengan lancar
dan tepat pada waktunya sehingga semua masalah dapat dibahas
sepenuhnya. Lama pertemuan tidak lebih dari 90 menit, untuk
menghindari kelelahan.
8. Peserta diskusi adalah orang dari populasi sasaran terpilih secara
acak sehingga dapat mewakili populasi sasaran
Penentuan Populasi, Sampel dan Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran kuesioner, observasi
langsung ke lapangan serta melakukan wawancara mendalam (depth
interview) terhadap nara sumber. Selain itu data untuk keperluan analisis
ini dikumpulkan dari dokumen kebijakan kearsipan dan perpustakaan
daerah serta kebijakan bersifat arahan (Renstra) maupun dokumen
kebijakan dalam bentuk aturan perundangan serta berbagai laporan hasil
kajian yang relevan.
Berdasarkan hasil penentuan populasi dan sampel di atas, maka teknik
pengumpulan data yang dilakukan adalah melalui studi lapangan yang
didahului
oleh
survei
awal
lapangan
dan
penyebaran
kuisioner
berdasarkan kategorisasi data yang diharapkan. Selain itu, penelitian ini
juga mempergunakan data sekunder, lebih diperkaya melalui studi
pustaka, dengan melakukan kajian literatur, dokumentasi, arsip dan
kajian penelitian sejenis yang dianggap relevan dengan permasalahan
penelitian. Perolehan data dan informasi lainnya dalam
dijaring dari berbagai sumber sekunder, yang dapat
penelitian ini
dipertanggung
jawabkan diantaranya adalah :
Profil Kabupaten Bekasi
Master plan perencanaan dan pengembangan informasi kearsipan
dan perpustakaan di Kabupaten Bekasi
Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bekasi, , Kabupaten Bekasi
dalam angka 2015, , dan laporan lainnya.
d. Teknik Analisa Data
Analisa data dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data dan
informasi di lapangan. Data yang terkumpul dalam format catatan
lapangan dipilah-pilah dalam bentuk teks, bagan/ skema dan gambar.
Tujuan pemilahan data ini adalah untuk mengetahui dengan segera data
apa yang masih perlu dilengkapi, informasi-informasi apa yang belum
tergali dan kesalahan atau kekeliruan apa yang harus diperbaiki. Metode
analisa data dan pemaparan data dilakukan melalui interpretasiintepretasi dan generalisasi pemaknaan-pemaknaan. Informasi yang
didapat di deskripsikan dengan menghubungkan informasi yang satu
dengan yang lainnya, kemudian dikaitkan pada fenomena yang lebih
mikro dan dianalisis secara teoritis. Analisis teoritis lebih mendalam akan
tampil dengan sendirinya ketika dilakukan analisa makro dengan
mengabstraksikan secara teoritis semua data yang sudah berubah
menjadi konsep-konsep baru yang diangkat dari lingkup empiris.
Pengolahan data dari hasil survey ini dilakukan dengan menggunakan
komputer dalam proses analisisnya. Untuk itu, tahapan yang dilakukan
dalam pengolahan data adalah sebagai berikut :
1. Editing, adalah tahapan pengolahan data dengan cara memeriksa
kembali kuesioner yang telah diisi, apakah semua pertanyaan telah
diisi, sudah
dijawab, dan
sudah
sesuai
dengan
apa
yang
dimaksudkan dalam pertanyaan.
2. Coding, adalah tahapan pengkodean data, dimana peneliti memberi
nomor urut pada setiap kuesioner yang telah diedit kemudian diberi
nomor
kode
sehingga
data
mudah
diambil
dari
tempat
penyimpanannya dan penyusunannya.
3. Tabulasi, dilakukan sehubungan dengan kegiatan analisis data, data
yang telah disusun dianalisis secara deskriptif dengan menggunakan
persentase. Selanjutnya dilakukan tabulasi silang (cross tabulation)
untuk melihat apakah ada hubungan antara variabel yang diduga
saling mempengaruhi.
III. ORGANISASI PELAKSANA
Organisasi pelaksana pekerjaan yang kuat, dan kompak. Dengan demikian semua
aktivitas dan alur pekerjaan dapat terkoordinir secara baik dan lancar. Dalam
organisasi tersebut terangkum Lingkup tugas dan tanggung jawab tenaga ahli
dalam Pekerjaan Grand Design Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bekasi adalah sebagai berikut:
1. Team Leader
1 (satu) orang Team Leader dengan kualifikasi Tenaga Ahli S2 manajamen,
memiliki
latar
belakang
pendidikan
S1
ekonomi
manajemenIlmu
Pemerintahan memiliki pengalaman 5 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Mengkoordinir personel tim
2. Memastikan kegiatan kajian berjalan sesuai dengan rencana waktu yang
telah ditetapkan
3. Memastikan kualitas pekerjaan dinilai layak
4. Melakukan pengendalian kegiatan dilapangan dan supervisi monitoring
pelaksanaan
setiap
tahapan
Grand
Design
Badan
Arsip
dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi, sejak tahap perencanaan,
pelaksanaan dan pemeliharaan di wilayah kerjanya
5. Memberikan bimbingan atau dukungan teknis kepada tim
6. Memberikan rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan
yang terjadi dalam pelaksanaan tahapan pekerjaan
7. Membina jaringan kerja dengan tim teknis, aparat/instansi terkait, LSM,
Perguruan Tinggi dan lain lain.
8. Membantu dan/ atau memfasilitasi pemerintahan melakukan proses
kajian tertadap peraturan-peraturan daerah, yang relevan dengan
pelaksanaan pekerjaan
9. Melakukan koordinasi dengan Dinas/Instansi Teknis Kabupaten untuk
mengidentifikasi berbagai kebijakan supaya tidak terjadi tumpang
tindih
10. Mengadakan rapat koordinasi dan melakukan evaluasi bulanan kinerja
Tenaga Ahli dan Tenaga pendukung,
11. Menyusun Laporan hasil kegiatan.
2. Tenaga Pustakawan [ 4 MM]
1 (satu) orang Tenaga Ahli Perpustakaan,
memiliki latar belakang
pendidikan S1 Perpustakaan memiliki pengalaman 2 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Menyusun rencana dan materi sebagai bahan pengolahan data.
2. Melakukan analisis terhadap data-data investasi dari hasil wawancara,
maupun data sekunder lainnya
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan stakeholder terkait
4. Membuat rencana dan rekomendasi kebijakan terkait dengan pekerjaan
5. Menyusun laporan-laporan kegiatan sesuai dengan batasan dan
substansi pekerjaan.
3. Tenaga Ahli Arsiparis
1 (satu) orang tenaga ahli kearsipan , memiliki latar belakang pendidikan S1
Kearsipan / Administrasi Negara memiliki pengalaman minimal 2 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Menyusun rencana dan materi sebagai bahan pengolahan data.
2. Melakukan analisis terhadap data-data investasi dari hasil wawancara,
maupun data sekunder lainnya
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan stakeholder terkait
4. Membuat rencana dan rekomendasi kebijakan terkait dengan pekerjaan
5. Menyusun laporan-laporan kegiatan sesuai dengan batasan dan
substansi pekerjaan.
4. Tenaga Ahli Pemerintahan [4 MM]
1 (satu) orang Tenaga Ahli Pemerintahan, memiliki latar belakang pendidikan
S1 Ilmu Pemerintahan memiliki pengalaman 2 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Menyusun rencana dan materi sebagai bahan pengolahan data.
2. Melakukan analisis terhadap data-data investasi dari hasil wawancara,
maupun data sekunder lainnya
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan stakeholder terkait
4. Membuat rencana dan rekomendasi kebijakan terkait dengan pekerjaan
5. Menyusun laporan-laporan kegiatan sesuai dengan batasan dan
substansi pekerjaan.
5. Tenaga Pendukung
1. Tenaga Admisitrasi
1 (satu) orang Administrasi,
memiliki latar belakang pendidikan D3
Administrasi.
2. Operator Komputer
1 (satu) orang Operator Komputer, memiliki latar belakang pendidikan
D3 ilmu Kompter.
3. Sopir
1 (satu) orang sopir, memiliki latar belakang pendidikan SLTA
Struktur organisasi pekerjaan dibuat sedemikian sehingga alur perintah dan
alur koordinasi kerja antar komponen dapat mengalir dengan lancar, tidak
saling menghambat dan menghalangi satu sama lain. Organisasi pekerjaan yang
diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.3
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
PEMERINTAH KABUPATEN BEKASI
Basipda
KONSULTAN
………………….
1. Ahli Pemerintahan
2. Ahli Studi Perpustakaan
3. Ahli Kearsipan
GRAND DESIGN PENGEMBANGAN BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH
KABUPATEN BEKASI TAHUN ANGGARAN 2016
I.
Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
Dalam perkembangan dunia saat ini adalah dunia yang terbuka,
transparansi tidak ada sekat sekat yang membatasi aktifitas manusia di
dalam mendapatkan informasi.
Dengan keberadaan teknologi yang ada
terutama teknologi telekomunikasi dan informatika yang terus berkembang
dan inovatif membuat manusia mudah untuk mendapatkan informasi yang
berkaitan dengan seluruh aspek kehidupan.
Salah satu contoh perkembangan teknologi adalah di bidang pendidikan .
anak anak sekolah mulai dari pelajar sekolah dasar sudah diperkenalkan
dengan dunia telekomunikasi dan informatika yaitu internet baik dengan
menggunakan komputer maupun penggunaan selluler pintar. Mereka akan
dengan mudah berinteraksi di dunia maya untuk mencari sumber sumber
pengetahuian yangv
berkaitan dengan pelajaran pelkajaran yang telah
diajarkan oleh para pendidiknya.
Begitu juga dengan pemerintah baik mulai pemerintah pusat, provinsi
sampaipkan dengan pemerintah kabupaten / Kota terus berlomba lomba
didalam memberikan pelayanan kepada masyarakatnya secara maksimal
dan optimal dengan menggunakan teknologi.
Penggunaan teknologi ini
diharapkan untuk meningkatkan kepuasan dan mengurangi beban biaya
yang harus ditanggung oleh masyarakat.
Salah satu contohnya adalah
untuk mengurus perizinan. Dengan penggunaan teknologi perizinan yang
baik maka tingkat percepatan dan ketepatan hasil perizinan akan dirasakan
masyarakat lebih pasti karena waktu yang ditempuh bisa lebih dan dapat
dilakukan secara online sehingga masyarakat tidak perlu bolak balik
datang .ke kantor pemerintahan yang dapat memakan biaya dan waktu.
Begitu juga keberadaan Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah kabupaten
Bekasi harus dapat melihat bagaimana perkembangan dunia dan teknologi
saat ini. Karena keberadaab Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah dan
adalh sebagai salah satu sumber informasi yang penting baik bagi aparatur
pemerintah sendiri maupun masyarakat umum.
Apabila kita melihat kondisi badan Kearsipan saat ini lebih menonjolkan
seperti ruangan gudang yang berisi lemari lemari yang sudah tidal layak
daipenuhi dengan dus dus berisi berkas berkas yang kondisinya tidak
kurang terawatt padahal dokumen tersebut berupa data data yang sangat
penting mulai dari data kepegawaian, data data sejarah, data data produk
produk hukum yang telah dihasilkan oleh pemerintah daerah dan DPRD.
Serta dokumen dokumen lainnya yang sangat berharga yang bertahun
tahun lamanya.
Begitu juga dengan keberadaan perpustakaan daerah, sama seperti
ruangan yang dipenuhi dengan lemari dan berisi buku buku tetapi para
pengunjungnya sepi dan terbatas hanya orang orang tertentu. Diperparah
lagi kondisi masyarakat Indonesia yang kurang gemar untuk membaca dan
perkembangan teknologi informasi tadi.
Melihat kondisi diatas maka Badan
Arsip dan Perpustakaan Daerah
kabupaten Bekasi harus mulai menata dirinya untuk menjadi suatu badan
yang professional mendukung peran serta pemerintah daerah kabupaten
Bekasi didalam memberikan pelayanan informasi
baik bagi aparat
pemerintah, masyarakat ilmiah dan masyarakat umum.
Didalam pengembang fungsi dan kedudukan akan
suatu
Badan
pemerintahan haruslah meliputi aspek aspek material dan non material.
1. Material berupa
a. Fisik
b. Perundangan undangan
c. Manajemen (tata kelola)
d. System
e. Perangkat keras
f. Anggaran
2. Non Material
a. Goodwill
b. Pengelola
I.2 Pengertian
I.2.1 Arsip dan Dokumen
Arsip berasal dari kata Archeion (Bahasa Yunani ) dan Archivum
(Bahasa Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan
dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman
pemerintah (arsip ).
Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang
berarti kumpulan yang tersusun daripada bahan berupa tulisan
tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah
/
perkembangan
suatu
negara,
daerah
/
kota,
lembaga,
perhimpunan / keluarga.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip,
yaitu : Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat
dari suatu organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari
suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai
dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan
dipelihara ditempat khusus untuk referensi.
DOKUMEN Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang
berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk
(1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian,
yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai
kebalikan
daripada
kesaksian
lisan,
artefak,
peninggalan-
peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian
kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara
seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan
lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen
(dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap
proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik
itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London,
(1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian,
pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik
sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu
yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik,
yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara,
seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan
sebagainya.
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan
istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record
adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang /
lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan
akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun
film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya
permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C.
Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen
merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk
tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang. Dari
berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya
bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk
melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar
(foto),
dan
karya-karya
monumental,
yang
semuanya
itu
memberikan informasi bagi proses penelitian.
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ada
beberapa pengertian yang pada dasarnya wajib diketahui dalam
kaitannya dengan kearsipan diantaranya :
1.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
3.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu.
4.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
6.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
7.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
8.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori
arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana
bantu
untuk
mempermudah
penemuan
dan
pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis
dan pembinaan kearsipan.
13. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan
tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah
kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.
14. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian
dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip
yang
berkaitan
dengan
kegiatan
penciptaan
arsip
di
lingkungannya.
16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan.
17. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar
yang
berisi
sekurang-kurangnya
jangka
waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan
sebagai
pedoman
penyusutan
dan
penyelamatan arsip.
18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
19. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan
arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.
20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
efisien,
efektif,
dan
sistematis
meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip.
21. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip
statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
22. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah
arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui
kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
23. Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang
membentuk
pola
hubungan
berkelanjutan
antarberbagai
komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi
antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam
penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
24. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem
informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
25. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional
yang dikelola oleh ANRI.
26. Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang
memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi
secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga
kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan
kepada publik.
I.2.2
Perpustakaan
Perpustakaan adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari
gedung / bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku buku
koleksi, yang diatur dan disusun demikian rupa, sehingga mudah
untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan
oleh pembaca (Sutarno NS, 2006:11).
Perpustakaan adalah kumpulan atau bangunan fisik sebagai
tempat buku dikumpulkan dan disusun menurut sistem tertentu
atau keperluan pemakai (Lasa, 2007:12).
Secara lebih konkrit perpustakaan dapat dirumuskan sebagai
suatu unit kerja dari sebuah lembaga pendidikan yang berupa
tempat penyimpanan koleksi buku-buku pustaka untuk menunjang
proses pendidikan. Dari beberapa pengertian diatas, dapat
disimpulkan
bahwa
perpustakaan
adalah
tempat
untuk
mengembangkan informasi dan pengetahuan yang dikelola oleh
suatu lembaga pendidikan, sekaligus sebagai sarana edukatif
untuk membantu memperlancar cakrawala pendidik dan peserta
didik dalam kegiatan belajar mengajar.
Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertian perpustakaan
baeubah secara berangsur-angsur. Pada mulanya setiap ada
kumpulan buku-buku koleksi yang dikelola secara rapi dan teratur
disebut perpustakaan, tetapi karena adanya perkembangan
teknologi modern dalam usaha pelestarian dan pengembangan
informasi, maka koleksi perpustakaan tidak hanya terbatas bukubuku saja tetapi juga beraneka ragam jenisnya.
Jenis-jenis Perpustakaan
Menurut Sutarno NS (2006:37) jenis-jenis perpustakaan adalah
sebagai berikut:
1. Perpustakaan Nasional RI
Merupakan Perpustakaan Nasioal yang berkedudukan di Ibu
Kota Negara Indonesia yang mempunyai jangkauan dan ruang
lingkup secara Nasional dan merupakan salah satu Lembaga
Pemerintah Non Departemen (LPND) yang bertanggung jawab
kepada Presiden.
2. Badan Perpustakaan Daerah
Badan perpustakaan daerah atau lembaga lain yang sejenis
adalah yang berkedudukan di tiap provinsi di Indonesia yang
mengelola perpustakaan.
3. Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum diibaratkan sebagai Universitas Rakyat
atau
Universitas
Masyarakat,
maksudnya
adalah
bahwa
perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan bagi
masyarakat umum.
4. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan yang berada di Perguruan Tinggi, baik berbentuk
Universitas,
Akademi,
Sekolah
Tinggi,
ataupun
Institut.
Keberadaan, tugas dan fungsi perpustakaan tersebut adalah
dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi,
meliputi pendidikan, penelitian / riset dan pengabdian kepada
masyarakat.
5. Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah berada di sekolah, dikelola sekolah, dan
berfungsi untuk sarana kegiatan belajar mengajar, penelitian
sederhana, menyediakan bahan bacaan, dan tempat rekreasi.
6. Perpustakaan Khusus
Perpustakaan
khusus
berada
pada
lembaga-lembaga
pemerintahan dan swasta. Perpustakaan tersebut diadakan
sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang berkaitan
baik
langsung
maupun
tidak
langsung
dengan
instansi
induknya.
7. Perpustakaan Lembaga Keagamaan
Merupakan perpustakaan yang dimiliki dan dikelola oleh
lembaga-lembaga keagamaan, misalnya perpustakaan, masjid,
gereja.
8. Perpustakaan Internasional
Perpustakaan Internasional Merupakan perpustakaan
internasional yang memiliki koleksi yang menyangkut negaranegara anggota atau negara-negara yang berafiliasi kepada
lembaga
dunia
tersebut.
Perpustakaan
ini
dikelola
dan
diselenggarakan lembaga internasional.
9. Perpustakaan Kantor Perwakilan Negara-negara Asing
Merupakan perpustakaan yang dimiliki dan diselenggarakan
oleh lembaga / kantor perwakilan Negara masing-masing.
Contohnya perpustakaan lembaga kebudayaan amerika dan
pusat kebudayaan jepang
10. Perpustakaan Pribadi / Keluarga
Merupakan perpustakaan yang dimiliki dan dikelola oleh
perorangan
atau
orang-orang
tertentu
bersama
anggota
keluarganya.
11. Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital bukan merupakan salah satu jenis
perpustakaan
pengembangan
yang
berdiri
dalam
system
sendiri,
tetapi
pengelolaan
merupakan
dan
layanan
perpustakaan.
Tujuan Perpustakaan
Menurut Sutarno NS (2006:34),”Tujuan Perpustakaan adalah untuk
menyediakan fasilitas dan sumber informasi dan menjadi pusat
pembelajaran”. Sedangkan menurut Lasa (2007:14):
Menumbuhkembangkan minat baca dan tulis. Para siswa dan guru dapat
memanfaatkan waktu untuk mendapat informasi di perpustakaan.
Kebisaan ini mampu menumbuhkan minat baca mereka yang pada
akhirnya dapat menimbulkan minat tulis
Mengenalkan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi
harus terus diikuti pelajar dan pengajar. Untuk itu perlu proses
pengenalan dan penerapan teknologi informasi dari perpustakaan
Membiasakan akses informasi secara mandiri. Pelajar perlu didorong
dan diarahkan untuk memiliki rasa percaya diri dan mandiri untuk
mengakses informasi. Hanya orang yang percaya diri dan mandirilah
yang mampu mencapai kemajuan
Memupuk bakat dan minat. Bacaan, tayangan gambar, dan musik di
perpustakaan mampu menumbuhkan bakat dan minat seseorang. Fakta
dan sejarah membuktikan bahwa keberhasilan seseorang itu tidak
ditentukan oleh NEM yang tinggi melainkan melalui pengembangan
bakat dan minat.
II. Metodologi
II.1 Batasan Penelitian
Sebagai batasan kajian atau lingkup pekerjaan Grand Design Badan arsip
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi, maka ada beberapa hal yang
menjadi perhatian dalam kajian ini, yaitu :
1. Perumusan dan pemetaan peran serta pelaku ekonomi, meliputi potensi
dan dampak penanaman modal terhadap daerah sekitarnya dan
kebijakan pemerintah (pusat maupun daerah). Dari kajian potensi
tersebut
kemudian
masyarakat
dan
dilakukan
analisa
pemetaan
respons
potensi
penanaman
sosial
ekonomi
modal
terhadap
perencanaan dan pengembangan pembangunan di Kabupaten Bekasi
melalui pemetaan potensi penanaman modal dan selanjutnya dipetakan
kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dari beberapa komponen
meliputi Goodwill pemerintah (pusat dan daerah) dan dunia usaha/
industri dan investor sebagai bahan untuk melakukan komunikasi
dengan pihak ketiga sebagai strategi perencanaan dan pengembangan
pola kerjasama di Kabupaten Bekasi.
2. Grand Design Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bekasi, meliputi :
o Melaksanakan identifikasi potensi dan permasalahan penanaman
modal di Kabupaten Bekasi
o Melakukan kajian tentang potensi penanaman modal di Kabupaten
Bekasi.
o Merumuskan permasalahan dan keterkaitan informasi dan peta
penanaman modal di Kabupaten Bekasi, sehingga pemerintah
Kabupaten
Bekasi
dapat
mendesain
model
dan
strategi
pengembangan penanaman modal.
o Tersusunya Formulasi yang bisa menjembatani antara Pemerintah
Daerah dengan pihak swasta dalam hal Strategi pengembangan
penanaman modal Di Kabupaten Bekasi.
2.2. Pendekatan Penelitian
1. Pendekatan Sosial
Tema pokok dalam
tiap
pembahasan
tentang
perkembangan
pembangunan adalah perubahan kehidupan sosial yang demikian cepat.
Para ahli umumnya melihat perubahan sosial itu lewat berbagai
kacamata yang terjadi pada komunitas pembangunan itu sendiri. Oleh
karena konsep pengembangan Badan Arsip dan Perpustakaan daerah
dalam mempercepat pembangunan di Kabupaten Bekasi merupakan
salah satu alternatif solusi dalam menyikapi perubahan sosial ekonomi
masyarakat melalui hadirnya informasi yang tepat dan cepat.
Kondisi tersebut merupakan gambaran perubahan struktural yang terjadi
karena masuknya kekuatan eksternal seperti industri, yang secara tidak
langsung mengubah pula rasionalitas dan adopsi ilmu pengetahuan dan
teknologi (Iptek).
2. Dampak Pertumbuhan Ekonomi
Pertumbuhan industri yang begitu cepat di Kabupaten Bekasi tidak
hanya membawa perubahan fisik tetapi juga membawa perubahan
perilaku sosial-ekonomi baru. Industri merupakan transformasi terhadap
alam dan komunitas melalui penciptaan lingkungan pada kehidupan
domestik sekitar industri.
Berdasarkan perspektif di atas, sebagian besar perubahan sosialbudaya dan ekonomi yang terjadi adalah karena adanya kontribusi
masuknya faktor-faktor eksternal seperti industri, kebijakan, bahkan juga
masuknya nilai-nilai baru. Industri dalam konteks pembangunan infra
struktur fisik dan sosial saling mempengaruhi dengan cara lebih
langsung sehingga pada tingkat tertentu industri pasti mencerminkan
karakter masyarakat..
3. Pendekatan Literatur
Dalam upaya mempertajam daya nalar dalam mengidentifikasi dan
menganalisis aspek-aspek yang menjadi perhatian pokok dalam
pelaksanaan pekerjaan ini. Tim konsultan menerapkan pendekatan
literatur. Tim konsultan akan melakukan identifikasi, inventarisasi dan
mengumpulkan sejumlah bahan kepustakaan dan referensi lainnya yang
relevan untuk kebutuhan review data-data dan informasi yang relevan.
Lingkup kepustakaan yang merupakan sumber masukan meliputi
dokumen kebijakan (UU, PP, Keppres, Kepmen, Pedum, Juklak/ Juknis,
dll) dan hasil-hasil studi yang terkait dan lain-lain.
Masing-masing langkah kegiatan yang dilakukan mengacu pada arahan
dan aturan yang telah tertera dalam sumber-sumber kepustakaan yang
telah dipelajari secara seksama. Sasaran yang diharapkan dari
penerapan pendekatan literatur ini adalah bahwa diharapkan tim
konsultan dapat menyusun rumusan konseptual yang berlandaskan
dalil-dalil yang jelas legalitasnya serta dapat diterima oleh semua pihak
yang terlibat dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian, produk
yang dihasilkan oleh konsultan akan memperoleh dukungan yang
argumentatif dan legitimate, sesuai aturan serta kebijakan yang berlaku.
4. Pendekatan Kelembagaan
Dalam pelaksanaan pekerjaan “Grand Design Badan arsip dan
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten
Bekasi”,
salah
satu
model
pendekatannya adalah pendekatan kelembagaan yang ditujukan untuk
mendukung koordinasi dan legalitas kegiatan. Hal ini erat kaitannya
dengan faktor keberterimaan unsur-unsur stakeholder di Dinas/ Instansi/
Lembaga terkait dengan penanganan masalah kondisi perekonomian
masyarakat. Selain itu juga perlu dipahami bahwa proses kegiatan ini
secara formal merupakan kompetensi dari lembaga yang ada, meskipun
secara konseptual prosesnya harus melibatkan unsur stakeholder, yakni
masyarakat dan pemerintah daerah.
2.3 Metode Dan Strategi Pelaksanaan Pekerjaan
1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini bersifat deskriftif-analitis. Dengan melakukan survei
dan Grand Design Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bekasi, baik staregi-strategi yang dibangun oleh Pemerintah Kabupaten
Bekasi. Kajian ini akan dipertajam analisisnya dengan menggunakan
beberapa instrumen penelitian baik didasarkan oleh data primer maupun
sekunder, maka diharapkan akan tergambarkan potensi dan dampak
yang dibangun.
2. Metode Terapan
Pengambilan sample yang tepat diharapkan mampu mewakili seluruh
anggota populasi dan mampu memberikan informasi yang terkait dengan
populasi yang diteliti. Informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai
bahan dalam pengambilan keputusan. Agar informasi yang diperoleh
dapat memenuhi
tujuan
maka
dibutuhkan
ketepatan
data
yang
dikumpulkan. Syarat data sampel yang baik, yaitu:
1. Obyektif (sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya)
2. Representatif (mewakili keadaan yang sebenarnya)
3. Memiliki variasi yang kecil
4. Tepat Waktu dan Relevan
Grand Design Badan arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi
adalah para masyarakat dan aparatur pemerintah yang ada di Kabupaten
Bekasi (purposive sampling) dimana para pelaku diharapkan dapat
memberikan informasi dan gambaran mengenai kondisi kearsipan dan
perpustakaan daerah di Kabupaten Bekasi.
Untuk menentukan basis dan non basis, dilakukan perhitungan location
quotion (LQ) yang diperkuat engan analisis pergeseran (shift share
analysis). Dari hasil perhitungan kedua moel tersebut dilanjutkan dengan
analisis SWOT yang menggabungkan antara informasi kualitatif dengan
kuntatif. Tabel SWOT menguraikan hasil perhitungan basis, temuan di
lapangan, informasi primer dan sekunder yang berkaitan. Dari hasil
seluruh analisis di buat cross tab untuk menyeleksi sektor unggulan dan
prioritas.
2.4 Prosedur Penelitian
Prosedur
penelitian
Penyusunan
Grand
Design
Badan
arsip
dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi diantaranya :
1. Metode Survey
Metode survei adalah penyelidikan yang diadakan untuk memperoleh
fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keteranganketerangan secara factual, baik tentang institusi sosial, ekonomi, atau
politik dari suatu kelompok ataupun suatu daera. Metode survey
membedah dan menguliti serta mengenal masalah-masalah serta
mendapatkan pembenaran terhadap keadaan dan praktik-praktik yang
sedang berlangsung.
Dalam metode survei juga dikerjakan evaluasi serta perbandinganperbandingan terhadap hal-hal yang telah dikerjakan orang dalam
menangani situasi atau masalah yang serupa dan hasilnya dapat
digunakan dalam pembuatan rencana dan pengambilan keputusan di
masa mendatang. Penyelidikan dilakukan dalam waktu yang bersamaan
terhadap sejumlah individu atanu unit, baik secara sensus atau dengan
mengunakan sample.
Unit yang digunakan dalam metode survei cukup besar. Instrumen yang
umum digunakan dalam survei adalah berupa angket atau kuisioner yang
didalamnya mencakup semua aspek yang ingin diketahui. Kuisioner bisa
disusun berdasarkan kuisioner terbuka, tertutup atau gabungan keduanya.
Kuisioner terbuka biasanya hanya dijadikan pedoman wawancara,
sedangkan kuisioner tertutup, pilihan jawaban sudah disediakan oleh
surveyor.
2. Metode Depth Interview (Wawancara Mendalam)
Wawancara Mendalam (Indepth-Interview) dalam Penelitian Kualitatif
Pengertian Wawancara Mendalam (Indepth-Interview). Wawancara
Mendalam (Indepth-Interview) merupakan metode pengumpulan data
yang sering digunakan dalam penelitian kualitatif. Wawancara mendalam
secara umum adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan
atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara, pewawancara
dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relative lama. Dengan
demikian, kekhasan wawancara mendalam adalah keterlibatannya dalam
kehidupan informan.
a. Pewawancara
Pewawancara adalah orang yang menggunakan metode wawancara
sekaligus bertindak sebagai ”pemimpin” dalam proses wawancara
tersebut.
Dia
juga
berhak
menentukan
materi
yang
akan
diwawancarakan serta kapan dimulai dan di akhiri. Namun seringkali
informan pun dapat menentukan perannya dalam hal kesepakatan
mengenai kapan waktu wawancara mulai dilaksanakan dan di akhiri.
Informan adalah orang yang diwawancarai, diminta informasi oleh
pewawancara . informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan
memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu obyek penelitian.
b. Materi dan Jalannya Wawancara Mendalam (Indepth-Interview)
Materi wawancara adalah tema yang ditanyakan kepada informan,
berkisar antara masalah atau tujuan penelitian. Materi wawancara yang
baik terdiri dari: pembukaan, isi dan penutup. Pembukaan wawancara
adalah kata-kata tegur sapa, seperti nama ibu siapa, alamatnya dimana,
berapa anaknya, umurnya berapa dsb. Isi wawancara sudah jelas, yaitu
pokok pembahasan yang menjadi masalah atau tujuan penelitian.
Sedangkan, penutup adalah bagian akhir dari suatu wawancara. Bagian
ini dihiasa dengan kalimat-kalimat penutup pembicaraan, antara lain:
saya kira cukup sampai disini wawancara kita, terimakasih atas bantuan
bapak, bapak sudah banyak membantu saya, dsb. Bagian penutup
biasanya dihiasi dengan janji untuk ketemu lagi pada waktu lain.
Metode wawancara mendalam (in-depth interview) adalah sama seperti
metode
wawancara
lainnya,
hanya
peran
pewawancara,
tujuan
wawancara, peran informan, dan cara melakukan wawancara yang
berbeda dengan wawancara pada umumnya. Wawancara mendalam
dilakukukan berkali-kali dan membutuhkan waktu yang lam bersama
informan di lokasi penelitian, hal mana kondisi ini tidak terjadi pada
wawancara pada umumnya.
c. Metode Focus Goup Discussion (FGD)
FGD adalah suatu metode riset yang oleh Irwanto (1988:1) didefinisikan
sebagai
“suatu
proses
pengumpulan
informasi
mengenai
suatu
permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok”
(Irwanto, 1988:1). Dengan perkataan lain FGD merupa kan proses
pengumpulan informasi bukan melalui wawancara, bukan perorangan,
dan bukan diskusi bebas tanpa topik spesifik. Metode FGD term asuk
metode kualitatif. Seperti metode kualitatif lainnya ( direct observation
indepth interview dsb) FGD berupaya menjawab jenis-jenis pertanyaan
how-and why, bukan jenis-jenis pertanyaan what-and-how-many yang
khas untuk metode kuantitatif (survei, dsb). FGD dan metode kualitatif
lainnya sebenarnya lebih sesuai dibandingkan metode kuantitatif untuk
suatu studi yang bertujuan “ to generate theories and explanations”
(Morgan and Kruger, 1993;9).
Tujuan FGD : Tujuan FGD adalah untuk memperoleh masukan maupun
informasi mengenai suatu permasalahan. Penyelesaian tentang masalah
ini ditentukan oleh pihak lain setelah masukan diperoleh dan dianalisa.
Karakteristik FGD
Peserta terdiri dari 6 – 12 orang dengan maksud agar setiap individu
mendapat kesempatan untuk mengeluarkan pendapatnya.
Umumnya FGD dilaksanakan pada populasi asaran yang homogen
(mempunayi ciri-ciri yang sama)< ciri-ciri yang sama tersebut
ditentukan oleh tujuan dari penelitian.
Ada beberapa alasan dipergunakannya FGD yaitu :
Adanya keyakinan bahwa masalah yang diteliti tidak dapat dipahami
dengan metode survei atau wawancara.
Untuk memperoleh data kualitatif yang bermutu dalam waktu yang
relatif singkat.
Sebagai metode yang dirasa cocok bagi permasalahan yang bersifat
sangat lokal dan sepesifik oleh karena itu FGD yang melibatkan
masayarakat setempat dipandang sebgai pendekatan yang paling
serasi.
Untuk menumbuhkan peranan memilih dari masyarakat yang diteliti,
sehingga pada peniliti memberikan rekomendasi, dengan mudah
masyarakat mau menerima rekomendasi tersebut.
Pembentukam FGD
Setiap FGD dibutuhkan 1 (satu) orang moderator, 1 (satu) pencatat
proses, 1 (satu) pengembang peserta dan 1 (satu) atau 2 (dua) orang
logistik dan blocker (Irwanto, 1998). Tugas utama moderator atau
fasilitator adalah :
1. Menjamin terbentuknya suasana yang akrab , saling percaya dan
yakin diantar peserta. Peserta harus saling diperkenalkan.
2. Menerangkan tatacara berinteraksi dengan menekankan bahwa
semua pendapat dan sasaran mempunayi nilai yang sama dan sama
pentingnya dan tidak ada jawaban yang benar atau salah.
3. Cukup mengenal permasalahannya sehingga dapat mengajukan
pertanyaan yang sesuai dan bersifat memancing peserta untuk
berfikir. Perlu adanya garis besar topik yang akan didiskusikan untuk
menentukan arah diskusi.
4. Moderator harus berskap santai, antusias, lentur, terbuka terhadap
saran-saran, bersedia diinterogasi, bersabar dan harus dapat
mengendalikan suaranya.
5. Memperhatikan keterlibatan peserta, tidak boleh berpihak atau
membiarkan beberapa orang tertentu memonopoli diskusi dan
memastikan bahwa setiap orang mendapat kesempatan yang cukup
untuk berbicara.
6. Memperhatikan komunikasi atau tanggapan yang berupa bahasa
tubuh atau non verbal.
7. Mendengarkan diskusi sebaik-baiknya sambil memperhatikan waktu
dan mengarahkan pembicaraan agar dapat berpindah dengan lancar
dan tepat pada waktunya sehingga semua masalah dapat dibahas
sepenuhnya. Lama pertemuan tidak lebih dari 90 menit, untuk
menghindari kelelahan.
8. Peserta diskusi adalah orang dari populasi sasaran terpilih secara
acak sehingga dapat mewakili populasi sasaran
Penentuan Populasi, Sampel dan Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran kuesioner, observasi
langsung ke lapangan serta melakukan wawancara mendalam (depth
interview) terhadap nara sumber. Selain itu data untuk keperluan analisis
ini dikumpulkan dari dokumen kebijakan kearsipan dan perpustakaan
daerah serta kebijakan bersifat arahan (Renstra) maupun dokumen
kebijakan dalam bentuk aturan perundangan serta berbagai laporan hasil
kajian yang relevan.
Berdasarkan hasil penentuan populasi dan sampel di atas, maka teknik
pengumpulan data yang dilakukan adalah melalui studi lapangan yang
didahului
oleh
survei
awal
lapangan
dan
penyebaran
kuisioner
berdasarkan kategorisasi data yang diharapkan. Selain itu, penelitian ini
juga mempergunakan data sekunder, lebih diperkaya melalui studi
pustaka, dengan melakukan kajian literatur, dokumentasi, arsip dan
kajian penelitian sejenis yang dianggap relevan dengan permasalahan
penelitian. Perolehan data dan informasi lainnya dalam
dijaring dari berbagai sumber sekunder, yang dapat
penelitian ini
dipertanggung
jawabkan diantaranya adalah :
Profil Kabupaten Bekasi
Master plan perencanaan dan pengembangan informasi kearsipan
dan perpustakaan di Kabupaten Bekasi
Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Bekasi, , Kabupaten Bekasi
dalam angka 2015, , dan laporan lainnya.
d. Teknik Analisa Data
Analisa data dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data dan
informasi di lapangan. Data yang terkumpul dalam format catatan
lapangan dipilah-pilah dalam bentuk teks, bagan/ skema dan gambar.
Tujuan pemilahan data ini adalah untuk mengetahui dengan segera data
apa yang masih perlu dilengkapi, informasi-informasi apa yang belum
tergali dan kesalahan atau kekeliruan apa yang harus diperbaiki. Metode
analisa data dan pemaparan data dilakukan melalui interpretasiintepretasi dan generalisasi pemaknaan-pemaknaan. Informasi yang
didapat di deskripsikan dengan menghubungkan informasi yang satu
dengan yang lainnya, kemudian dikaitkan pada fenomena yang lebih
mikro dan dianalisis secara teoritis. Analisis teoritis lebih mendalam akan
tampil dengan sendirinya ketika dilakukan analisa makro dengan
mengabstraksikan secara teoritis semua data yang sudah berubah
menjadi konsep-konsep baru yang diangkat dari lingkup empiris.
Pengolahan data dari hasil survey ini dilakukan dengan menggunakan
komputer dalam proses analisisnya. Untuk itu, tahapan yang dilakukan
dalam pengolahan data adalah sebagai berikut :
1. Editing, adalah tahapan pengolahan data dengan cara memeriksa
kembali kuesioner yang telah diisi, apakah semua pertanyaan telah
diisi, sudah
dijawab, dan
sudah
sesuai
dengan
apa
yang
dimaksudkan dalam pertanyaan.
2. Coding, adalah tahapan pengkodean data, dimana peneliti memberi
nomor urut pada setiap kuesioner yang telah diedit kemudian diberi
nomor
kode
sehingga
data
mudah
diambil
dari
tempat
penyimpanannya dan penyusunannya.
3. Tabulasi, dilakukan sehubungan dengan kegiatan analisis data, data
yang telah disusun dianalisis secara deskriptif dengan menggunakan
persentase. Selanjutnya dilakukan tabulasi silang (cross tabulation)
untuk melihat apakah ada hubungan antara variabel yang diduga
saling mempengaruhi.
III. ORGANISASI PELAKSANA
Organisasi pelaksana pekerjaan yang kuat, dan kompak. Dengan demikian semua
aktivitas dan alur pekerjaan dapat terkoordinir secara baik dan lancar. Dalam
organisasi tersebut terangkum Lingkup tugas dan tanggung jawab tenaga ahli
dalam Pekerjaan Grand Design Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bekasi adalah sebagai berikut:
1. Team Leader
1 (satu) orang Team Leader dengan kualifikasi Tenaga Ahli S2 manajamen,
memiliki
latar
belakang
pendidikan
S1
ekonomi
manajemenIlmu
Pemerintahan memiliki pengalaman 5 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Mengkoordinir personel tim
2. Memastikan kegiatan kajian berjalan sesuai dengan rencana waktu yang
telah ditetapkan
3. Memastikan kualitas pekerjaan dinilai layak
4. Melakukan pengendalian kegiatan dilapangan dan supervisi monitoring
pelaksanaan
setiap
tahapan
Grand
Design
Badan
Arsip
dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bekasi, sejak tahap perencanaan,
pelaksanaan dan pemeliharaan di wilayah kerjanya
5. Memberikan bimbingan atau dukungan teknis kepada tim
6. Memberikan rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan
yang terjadi dalam pelaksanaan tahapan pekerjaan
7. Membina jaringan kerja dengan tim teknis, aparat/instansi terkait, LSM,
Perguruan Tinggi dan lain lain.
8. Membantu dan/ atau memfasilitasi pemerintahan melakukan proses
kajian tertadap peraturan-peraturan daerah, yang relevan dengan
pelaksanaan pekerjaan
9. Melakukan koordinasi dengan Dinas/Instansi Teknis Kabupaten untuk
mengidentifikasi berbagai kebijakan supaya tidak terjadi tumpang
tindih
10. Mengadakan rapat koordinasi dan melakukan evaluasi bulanan kinerja
Tenaga Ahli dan Tenaga pendukung,
11. Menyusun Laporan hasil kegiatan.
2. Tenaga Pustakawan [ 4 MM]
1 (satu) orang Tenaga Ahli Perpustakaan,
memiliki latar belakang
pendidikan S1 Perpustakaan memiliki pengalaman 2 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Menyusun rencana dan materi sebagai bahan pengolahan data.
2. Melakukan analisis terhadap data-data investasi dari hasil wawancara,
maupun data sekunder lainnya
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan stakeholder terkait
4. Membuat rencana dan rekomendasi kebijakan terkait dengan pekerjaan
5. Menyusun laporan-laporan kegiatan sesuai dengan batasan dan
substansi pekerjaan.
3. Tenaga Ahli Arsiparis
1 (satu) orang tenaga ahli kearsipan , memiliki latar belakang pendidikan S1
Kearsipan / Administrasi Negara memiliki pengalaman minimal 2 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Menyusun rencana dan materi sebagai bahan pengolahan data.
2. Melakukan analisis terhadap data-data investasi dari hasil wawancara,
maupun data sekunder lainnya
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan stakeholder terkait
4. Membuat rencana dan rekomendasi kebijakan terkait dengan pekerjaan
5. Menyusun laporan-laporan kegiatan sesuai dengan batasan dan
substansi pekerjaan.
4. Tenaga Ahli Pemerintahan [4 MM]
1 (satu) orang Tenaga Ahli Pemerintahan, memiliki latar belakang pendidikan
S1 Ilmu Pemerintahan memiliki pengalaman 2 tahun.
Tugas Pokok dan Tanggungjawabnya:
1. Menyusun rencana dan materi sebagai bahan pengolahan data.
2. Melakukan analisis terhadap data-data investasi dari hasil wawancara,
maupun data sekunder lainnya
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan stakeholder terkait
4. Membuat rencana dan rekomendasi kebijakan terkait dengan pekerjaan
5. Menyusun laporan-laporan kegiatan sesuai dengan batasan dan
substansi pekerjaan.
5. Tenaga Pendukung
1. Tenaga Admisitrasi
1 (satu) orang Administrasi,
memiliki latar belakang pendidikan D3
Administrasi.
2. Operator Komputer
1 (satu) orang Operator Komputer, memiliki latar belakang pendidikan
D3 ilmu Kompter.
3. Sopir
1 (satu) orang sopir, memiliki latar belakang pendidikan SLTA
Struktur organisasi pekerjaan dibuat sedemikian sehingga alur perintah dan
alur koordinasi kerja antar komponen dapat mengalir dengan lancar, tidak
saling menghambat dan menghalangi satu sama lain. Organisasi pekerjaan yang
diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.3
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
PEMERINTAH KABUPATEN BEKASI
Basipda
KONSULTAN
………………….
1. Ahli Pemerintahan
2. Ahli Studi Perpustakaan
3. Ahli Kearsipan