Membangun koleksi digital di perpustakaan
Membangun Koleksi Digital
oleh Arif Surachman1
Pendahuluan
Perkembangan perpustakaan tidak pernah lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi informasi. Hal ini dikarenakan perpustakaan sangat berkaitan erat dengan ilmu
pengetahuan dan teknologi informasi. Ketiganya saling mendukung satu dengan lainnya,
perpustakaan memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan melalui penyimpan berbagai
informasi dan sejarah perkembangan ilmu pengetahuan, sedangkan teknologi informasi
memberikan dukungan pada kemudahan akses dan sistem informasi dalam sebuah
perpustakaan. Seiring dengan perkembangan ketiganya, sekarang ini dikenal adanya
perpustakaan digital atau ‘digital library’ yang mampu menciptakan wadah yang lebih luas
lagi bagi hubungan ketiga hal tersebut di atas. Salah satu hal yang saat ini sangat diperhatikan
oleh perpustakaan, terutama perpustakaan perguruan tinggi dalam hubungannya dengan
perpustakaan digital adalah pengembangan koleksi digital. Makalah ini mencoba sedikit
memberikan gambaran kepada semua mengenai bagaimana membangun koleksi digital
sebagai bagian dari proses pengembangan perpustakaan digital.
Pengertian Koleksi Digital
Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud
dengan koleksi digital adalah:
“This is an electronic Internet based collection of information that is normally found in hard
copy, but converted to a computer compatible format. Digital books seemed somewhat slow to
gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively
short 'life' of the Internet. ...”
Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam
bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat
diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat
1
Staf Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
bermacam-macam, dapat berupa buku elektronik, jurnal elektronik, database online, statistic
elektronik, dan lain sebagainya.
Bagaimana membangun Koleksi Digital?
Membangun koleksi digital tidaklah mudah, perlu sebuah keahlian dan perancangan
yang matang. Cleveland (1998) menyampaikan adanya 3 buah metode yang digunakan dalam
proses membangun koleksi digital, yaitu:
1. Digitasi
Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital
atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya.
Proses
digitasi ini memerlukan banyak pertimbangan sebelum dilakukan proses digitasi. Hal ini
karena proses digitasi biasanya memerlukan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Di
samping itu dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini. Investasi
yang diperlukanpun tidak sedikit, karena perpustakaan perlu menyediakan alat dan sarana bagi
proses digitasi ini. Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah
masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas
koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi ‘dapat’ dan
perlu di alih mediakan. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan
untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:
a.
Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu
sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital.
b.
Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka
perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksikoleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain
menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c.
Prioritas bagi komunitas penggguna
2
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri
bagi perpustakaan untuk
melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang
mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa
melalui perpustakan.
d.
Kemampuan staff
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staff dalam
melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi
informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana melakukan
pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan
kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
2. Akuisisi karya digital asli
Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara melakukan pengadaan
koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database digital baik membeli atau berlangganan.
Perpustakaan dapat secara langsung menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan
hak akses ke dalam sumber informasi digital. Sebagai contoh adalah saat ini banyak sekali
perpustakaan perguruan tinggi yang ter’gila-gila’ dengan berlangganan database online yang
berisi berbagai macam jurnal elektronik maupun artikel elektronik. Melalui database online ini
perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna
perpustakaan dalam wilayah area tertentu. Ebscohost dan Proquest adalah dua contoh database
yang saat ini cukup ‘laris’ dan menjadi primadona bagi perpustakaan perguruan tinggi yang
ingin menyediakan koleksi digital seperti di UGM, UNY, UI, UNIBRAW, UNAIR, USU dan
banyak lagi.
Sayang sekali pengadaan koleksi digital melalui metode ini cukup ‘mahal’ bagi kantong
perpustakaan yang mempunyai data pas-pasan. Sebagai contoh satu database Ebsco untuk
berlangganan per tahun diperlukan dana sekitar 100 juta. Tentu ini tidak terjangkau oleh
perpustakaan yang mempunyai dukungan dana minim. Pendanaan memang merupakan faktor
yang cukup menghambat bagi pengembangan koleksi digital dengan menggunakan metode
berlangganan atau membeli ini.
3
3. Akses ke sumber eksternal.
Cara atau metode ketiga yang dapat dilakukan adalah dengan mengakses ke sumber
lain yang tidak tersedia secara internal. Hal ini bisa dilakukan dengan membuka link atau
jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin
mempunyai kesepakatan dengan perpustakaan. Selain tentunya kita dapat juga menyediakan
akses ke sumber eksternal yang disediakan secara gratis. Hal ini banyak juga dilakukan oleh
perpustakaan-perpustakaan yakni memberikan fasilitas link ke sumber-sumber informasi
penting yang disediakan secara gratis dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang
dilayaninya. Penggunaan metode ini sebetulnya cenderung lebih murah akan tetapi
mempunyai kelemahan tingkat ketergantungan yang tinggi kepada penyedia informasi digital
tersebut.
Permasalahan
Membangun koleksi digital akan menghadapi berbagai permasalahan, terutama yang
berhubungan dengan masalah kebijakan, anggaran, sumber daya, dan hubungan dengan
berbagai pihak.
Masalah kebijakan ini dapat dilihat dari bagaimana sebetulnya kebijakan institusi
dalam mendukung perpustakaan untuk menjalankan perannya. Kemudian juga bagaimana
perpustakaan menentukan arah pengembangan koleksi digitalnya, terutama agar tidak
melenceng dari apa yang menjadi tujuan awalnya. Sehingga dalam kasus ini analisis kebijakan
manahemen, kebutuhan pengguna dan kondisi koleksi menjadi penting untuk menentukan
arah pengembangan koleksi digital ini.
Masalah anggaran menjadi bagian yang cukup krusial, karena memang proses
pembangunan koleksi digital bukan pekerjaan yang ‘murah’. Bahkan tidak sedikit yang
mematok harga cukup tinggi terhadap berbagai layanan koleksi digital ini. Untuk itu perlu
rencana anggaran yang matang dan dukungan dana yang kuat apabila perpustakaan sudah
menetapkan untuk melakukan pengembangan koleksi digital.
Sumberdaya juga menjadi bagian penting dalam membangun koleksi digital. Sumber
daya yang minim akan menghasilkan pengembangan koleksi digital yang kurang maksimal.
Kemampuan sumber daya terutama sumber daya manusia menjadi kunci penting dalam
4
keberhasilan pembangunan koleksi digital ini. Sumber daya manusia yang menguasai
teknologi informasi dan juga alih media menjadi syarat mutlak yang sulit untuk dihindari.
Masalah lain adalah hubungan dengan pihak lain. Dalam hal ini adalah bagaimana
perpustakaan mampu meningkatkan hubungan dan jaringan dengan berbagai pihak terutama
yang mampu menyediakan koleksi digital. Hubungan atau jaringan ini penting karena dalam
perpustakaan digital, sharing informasi atau koleksi adalah salah satu hal yang membedakan
dengan perpustakaan lainnnya. Masih berhubungan dengan pihak lain, ada satu permasalahan
yang cukup menghambat adalah masalah hak cipta. Proses pengembangan koleksi digital
sering kali terbentur pada etika dan moral untuk menghargai akan hak cipta seseorang. Untuk
itu perlu kiranya perpustakaan melakukan kontak dan hubungan atau paling tidak konfirmasi
kepada pihak-pihak yang secara langsung akan ‘dirugikan’ apabila karyanya digandakan
dalam bentuk digital. Mungkin perlu ada aturan atau kesepakatan yang dapat menjembatani
kepentingan perpustakaan dan pemegang hak cipta karya.
Semua permasalahan di atas adalah masalah ‘biasa’ yang apabila direncanakan secara
matang pasti bukan merupakan masalah yang cukup berarti bagi perpustakaan untuk
mengembangkan koleksi digitalnya.
Penutup
Perpustakaan
yang
ingin
membangun
koleksi
digitalnya
tentunya
sudah
mempertimbangkan banyak faktor yang dapat menghalangi kelancaran proses pembangunan
koleksi digital. Paling tidak harus mempunyai strategi jangka panjang yang dapat
mengakomodir segala kebutuhan pengguna tanpa harus merusak hak orang lain. Karena
melalui strategi itu juga akan dapat membantu perpustakaan mewujudkan apa yang menjadi
harapan lembaga yang menaunginya dan juga sesuai dengan tujuan keberadaan perpustakaan.
Namun pada prinsipnya, pengembangan koleksi digital dapat dilakukan secara bertahap
dengan melakukan skala prioritas sehingga sedikit demi sedikit perpustakaan akan mempunyai
cukup banyak koleksi digital yang dapat menjadi modal bagi pengembangan ‘digital library’.
5
Bahan Bacaan
Anonim.
(2002).
African
Digital
Library
Glossary.
Tersedia
http://www.africandl.org.za/glossary.htm diakses tanggal 11 Januari 2006.
di
Cleveland, Gary. (1998). Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges. Occasional
Paper 8. Ottawa: Universal Dataflow and Telecommunications Core Programme,
International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Tersedia di
http://www.ifla.org/udt/op/ diakses tanggal 10 Januari 2007.
Waters, Donald J. ( - ). What are Digital Libraries? CLIR Issues Number 4 – July / August
1998. Tersedia di http://www.clir.org/pubs/issues/issues04.html diakses tanggal 10
Januari 2007.
6
oleh Arif Surachman1
Pendahuluan
Perkembangan perpustakaan tidak pernah lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi informasi. Hal ini dikarenakan perpustakaan sangat berkaitan erat dengan ilmu
pengetahuan dan teknologi informasi. Ketiganya saling mendukung satu dengan lainnya,
perpustakaan memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan melalui penyimpan berbagai
informasi dan sejarah perkembangan ilmu pengetahuan, sedangkan teknologi informasi
memberikan dukungan pada kemudahan akses dan sistem informasi dalam sebuah
perpustakaan. Seiring dengan perkembangan ketiganya, sekarang ini dikenal adanya
perpustakaan digital atau ‘digital library’ yang mampu menciptakan wadah yang lebih luas
lagi bagi hubungan ketiga hal tersebut di atas. Salah satu hal yang saat ini sangat diperhatikan
oleh perpustakaan, terutama perpustakaan perguruan tinggi dalam hubungannya dengan
perpustakaan digital adalah pengembangan koleksi digital. Makalah ini mencoba sedikit
memberikan gambaran kepada semua mengenai bagaimana membangun koleksi digital
sebagai bagian dari proses pengembangan perpustakaan digital.
Pengertian Koleksi Digital
Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud
dengan koleksi digital adalah:
“This is an electronic Internet based collection of information that is normally found in hard
copy, but converted to a computer compatible format. Digital books seemed somewhat slow to
gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively
short 'life' of the Internet. ...”
Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam
bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat
diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat
1
Staf Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
bermacam-macam, dapat berupa buku elektronik, jurnal elektronik, database online, statistic
elektronik, dan lain sebagainya.
Bagaimana membangun Koleksi Digital?
Membangun koleksi digital tidaklah mudah, perlu sebuah keahlian dan perancangan
yang matang. Cleveland (1998) menyampaikan adanya 3 buah metode yang digunakan dalam
proses membangun koleksi digital, yaitu:
1. Digitasi
Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital
atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya.
Proses
digitasi ini memerlukan banyak pertimbangan sebelum dilakukan proses digitasi. Hal ini
karena proses digitasi biasanya memerlukan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Di
samping itu dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini. Investasi
yang diperlukanpun tidak sedikit, karena perpustakaan perlu menyediakan alat dan sarana bagi
proses digitasi ini. Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah
masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas
koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi ‘dapat’ dan
perlu di alih mediakan. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan
untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:
a.
Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu
sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital.
b.
Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka
perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksikoleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain
menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c.
Prioritas bagi komunitas penggguna
2
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri
bagi perpustakaan untuk
melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang
mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa
melalui perpustakan.
d.
Kemampuan staff
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staff dalam
melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi
informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana melakukan
pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan
kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
2. Akuisisi karya digital asli
Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara melakukan pengadaan
koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database digital baik membeli atau berlangganan.
Perpustakaan dapat secara langsung menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan
hak akses ke dalam sumber informasi digital. Sebagai contoh adalah saat ini banyak sekali
perpustakaan perguruan tinggi yang ter’gila-gila’ dengan berlangganan database online yang
berisi berbagai macam jurnal elektronik maupun artikel elektronik. Melalui database online ini
perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna
perpustakaan dalam wilayah area tertentu. Ebscohost dan Proquest adalah dua contoh database
yang saat ini cukup ‘laris’ dan menjadi primadona bagi perpustakaan perguruan tinggi yang
ingin menyediakan koleksi digital seperti di UGM, UNY, UI, UNIBRAW, UNAIR, USU dan
banyak lagi.
Sayang sekali pengadaan koleksi digital melalui metode ini cukup ‘mahal’ bagi kantong
perpustakaan yang mempunyai data pas-pasan. Sebagai contoh satu database Ebsco untuk
berlangganan per tahun diperlukan dana sekitar 100 juta. Tentu ini tidak terjangkau oleh
perpustakaan yang mempunyai dukungan dana minim. Pendanaan memang merupakan faktor
yang cukup menghambat bagi pengembangan koleksi digital dengan menggunakan metode
berlangganan atau membeli ini.
3
3. Akses ke sumber eksternal.
Cara atau metode ketiga yang dapat dilakukan adalah dengan mengakses ke sumber
lain yang tidak tersedia secara internal. Hal ini bisa dilakukan dengan membuka link atau
jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin
mempunyai kesepakatan dengan perpustakaan. Selain tentunya kita dapat juga menyediakan
akses ke sumber eksternal yang disediakan secara gratis. Hal ini banyak juga dilakukan oleh
perpustakaan-perpustakaan yakni memberikan fasilitas link ke sumber-sumber informasi
penting yang disediakan secara gratis dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang
dilayaninya. Penggunaan metode ini sebetulnya cenderung lebih murah akan tetapi
mempunyai kelemahan tingkat ketergantungan yang tinggi kepada penyedia informasi digital
tersebut.
Permasalahan
Membangun koleksi digital akan menghadapi berbagai permasalahan, terutama yang
berhubungan dengan masalah kebijakan, anggaran, sumber daya, dan hubungan dengan
berbagai pihak.
Masalah kebijakan ini dapat dilihat dari bagaimana sebetulnya kebijakan institusi
dalam mendukung perpustakaan untuk menjalankan perannya. Kemudian juga bagaimana
perpustakaan menentukan arah pengembangan koleksi digitalnya, terutama agar tidak
melenceng dari apa yang menjadi tujuan awalnya. Sehingga dalam kasus ini analisis kebijakan
manahemen, kebutuhan pengguna dan kondisi koleksi menjadi penting untuk menentukan
arah pengembangan koleksi digital ini.
Masalah anggaran menjadi bagian yang cukup krusial, karena memang proses
pembangunan koleksi digital bukan pekerjaan yang ‘murah’. Bahkan tidak sedikit yang
mematok harga cukup tinggi terhadap berbagai layanan koleksi digital ini. Untuk itu perlu
rencana anggaran yang matang dan dukungan dana yang kuat apabila perpustakaan sudah
menetapkan untuk melakukan pengembangan koleksi digital.
Sumberdaya juga menjadi bagian penting dalam membangun koleksi digital. Sumber
daya yang minim akan menghasilkan pengembangan koleksi digital yang kurang maksimal.
Kemampuan sumber daya terutama sumber daya manusia menjadi kunci penting dalam
4
keberhasilan pembangunan koleksi digital ini. Sumber daya manusia yang menguasai
teknologi informasi dan juga alih media menjadi syarat mutlak yang sulit untuk dihindari.
Masalah lain adalah hubungan dengan pihak lain. Dalam hal ini adalah bagaimana
perpustakaan mampu meningkatkan hubungan dan jaringan dengan berbagai pihak terutama
yang mampu menyediakan koleksi digital. Hubungan atau jaringan ini penting karena dalam
perpustakaan digital, sharing informasi atau koleksi adalah salah satu hal yang membedakan
dengan perpustakaan lainnnya. Masih berhubungan dengan pihak lain, ada satu permasalahan
yang cukup menghambat adalah masalah hak cipta. Proses pengembangan koleksi digital
sering kali terbentur pada etika dan moral untuk menghargai akan hak cipta seseorang. Untuk
itu perlu kiranya perpustakaan melakukan kontak dan hubungan atau paling tidak konfirmasi
kepada pihak-pihak yang secara langsung akan ‘dirugikan’ apabila karyanya digandakan
dalam bentuk digital. Mungkin perlu ada aturan atau kesepakatan yang dapat menjembatani
kepentingan perpustakaan dan pemegang hak cipta karya.
Semua permasalahan di atas adalah masalah ‘biasa’ yang apabila direncanakan secara
matang pasti bukan merupakan masalah yang cukup berarti bagi perpustakaan untuk
mengembangkan koleksi digitalnya.
Penutup
Perpustakaan
yang
ingin
membangun
koleksi
digitalnya
tentunya
sudah
mempertimbangkan banyak faktor yang dapat menghalangi kelancaran proses pembangunan
koleksi digital. Paling tidak harus mempunyai strategi jangka panjang yang dapat
mengakomodir segala kebutuhan pengguna tanpa harus merusak hak orang lain. Karena
melalui strategi itu juga akan dapat membantu perpustakaan mewujudkan apa yang menjadi
harapan lembaga yang menaunginya dan juga sesuai dengan tujuan keberadaan perpustakaan.
Namun pada prinsipnya, pengembangan koleksi digital dapat dilakukan secara bertahap
dengan melakukan skala prioritas sehingga sedikit demi sedikit perpustakaan akan mempunyai
cukup banyak koleksi digital yang dapat menjadi modal bagi pengembangan ‘digital library’.
5
Bahan Bacaan
Anonim.
(2002).
African
Digital
Library
Glossary.
Tersedia
http://www.africandl.org.za/glossary.htm diakses tanggal 11 Januari 2006.
di
Cleveland, Gary. (1998). Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges. Occasional
Paper 8. Ottawa: Universal Dataflow and Telecommunications Core Programme,
International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Tersedia di
http://www.ifla.org/udt/op/ diakses tanggal 10 Januari 2007.
Waters, Donald J. ( - ). What are Digital Libraries? CLIR Issues Number 4 – July / August
1998. Tersedia di http://www.clir.org/pubs/issues/issues04.html diakses tanggal 10
Januari 2007.
6