AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

HR. EMPLYOYEE AUDIT LILIS SOLEHATI Y, SE.M.Si

AUDIT

SUMBER DAYA MANUSIA

I. PENDAHULUAN

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN KEGIATAN

PENILAIAN ATAU PEMELIHARAAN INTERN PERUSAHAAN YANG BERKAITAN DENGAN SDM, DI MANA TUJUANNYA DIFOKUSKAN UNTUK MEMPERBAIKI KUALITAS PEGAWAI/KARYAWAN.

SECARA TERINCI AUDIT SDM, YAITU :

1) SUATU PROSES

INTENSIF, PENYELIDIKAN,

PENGANALISISAN, DAN PERBANDINGAN INFORMASI YANG ADA DENGAN NORMA STANDAR YANG BERLAKU.

2) PENELUSURAN SECARA NORMAL DAN SISTEMATIS

MENGENAI EFEKTIVITAS PROGRAM KEPEGAWAIAN, PROGRAM ANALISIS JABATAN, PENARIKAN PEGAWAI, TESTING, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN, PROMOSI JABATAN, TRANSFER, TAKSIRAN PEGAWAI, MORAL DAN SIKAP KERJA, PENYULUHAN PEGAWAI, UPAH, DAN ADMINISTRASI UPAH, DAN PENELITIAN PEGAWAI. AUDIT SDM MERUPAKAN SALAH SATU RANGKAIAN

DARI PROSES PERENCANAAN SDM PADA SUATU

PERUSAHAAN YANG BERSIFAT INTERNAL DAN FOKUS PADA KONDISI SAAT INI/MASA SEKARANG.

HUMAN HUMAN HUMAN HUMAN ORGANIZATION

RESOURCES RESOURCES RESOURCES RESOURCES PLANNING

ACTION AUDITING OBJECTIVE FORECASTING PROGRAM

Feedback loop

Global Challenge

^{Expand into foreign markets.}
Prepare employees to work in _{foreign locations.}

^{Quality Challenge<Meet customers’ service and _{product needs.}}

U.S. BUSINESS

COMPETITIVENESS

High-Performance _{Work System Challenge}

Change employees’ and managers’ work role.
Integrate technology and social _systems.

^{Social Challenge<>Improve reading, writing, and _{match skills of labor force.} Manage culture diversity.}

_{Global Challenge} Quality Challenge Human Resources Practices

HR strategy is matched to *Continuous learning environment business strategy is created
Work is performance by team * Discipline system is progressive
* Pay system reward skill and * Customer satisfaction and quality

accomplishments are evaluated in the performance
management system
* Selection system is job related * Skills and values of a diverse work
and legal

force are valued and used

Work attitudes of employees are monitored

High-Performance Work _{System Challenge} _{Social Challenge}

GAMBAR . HOW HUMAN RESOURCES PRACTICES HELP COMPANIES MEET THE

COMPETITIVE CHALLENGE Input Data _(Types)

^{Output Data}

_(Types)

Application Information _{(Post-Employment} _Data) Performance Reports _{Personnel Change} _Notice Payroll Data _{Resignation Data} _{Termination Data} Medical Records _{Accident Records} _{Individual References} Potential Assessment _{Disciplinary Action} Training _{Accomplishment} ^HUMAN ^RESOUCES ÎNFORMATION ^SYSTEM ^{Skills Inventories} ^{Management Inventories} ^{EEO Reports} ^{Human Resources} ^{Development Reports} ^{OSHA Reports} ^{Compensation Reports} ^{Employee Benefits} ^Records ^{Turnover and} Âbsenteeism ^Reports ^{Human Resource} ^Planning ^Reports ^{Human Resources} ^Planning Ôperational ^Planning ^------------ ^Production ^Marketing ^Finance ^Personnel _{GAMBAR. A HUMAN RESOURCES INFORMATION}

ASPEK-ASPEK AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA :

1) PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA (QUALITY OF WORK FORCE). 2) ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS

KONDISI KERJA ATAU SEBAGAI ASPEK PENENTUAN KUALITAS/KUALIFIKASI (DETERMINING QUALITY)

3) ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY) 4) ANALISIS TURNOVER (LTO) ATAU EXPECTED LOSSES 5) ANALISIS MUTASI KERJA (INTERNAL MOVES)

II. PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM ASPEK

INI MELIPUTI PENELITIAN DAN PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/ KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN (SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN, PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.

DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU

SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN

DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN PRESTASI KERJA

UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI JABATAN 1) IDENTITAS JABATAN 2) PENDIDIKAN 3) PENGALAMAN 4) LATIHAN 5) USIA 6) JENIS KELAMIN 7) KECAKAPAN KHUSUS 8) SYARAT-SYARAT FISIK 9) SYARAT-SYARAT MENTAL

UNSUR-UNSUR KINERJA

1) FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE + SKILL

2) FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE + STITUATION

HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT)

PRODUKTIVITAS KEMAMPUAN BAWAAN

USAHA YG DILAKUKAN

DUKUNGAN

MOTIVASI
ETIKA KERJA
KEHADIRAN WKT KERJA
RANCANGAN
PEKERJAAN
BAKAT
KETERTARIKAN
FAKTOR KEPRIBADIAN
FAKTOR KEJIAWAAN
PERALATAN
MENGETAHUI HARAPAN
REKAN KERJA YANG PRODUKTIF

III. ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS KONDISI KERJA

ANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS, TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGAN- HUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN LAINNYA. MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN

INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM ANALISIS JABATAN AKAN MENENTUKAN PERSYARATAN JABATAN, TINGKAT KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN PADA MASA SELANJUTNYA ATAU MASA YANG AKAN DATANG SEPERTI PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, KETERAMPILAN MAUPUN KEAHLIAN YANG DIMILIKI TENAGA KERJA.

HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT

STUDY JOB DESCRIPTION JOB SUMARY JOB CONTENT JOB REQUIREMENT ANALYSIS JOB REQUIRED JOB JOB METHOD

JOB PERFORMANCE SPECIFICATION

VALUE & QUALIFICATION LEVEL Perbaikan

Selection Cara Kerja Placement Penghargaan

Staffing

Latihan

Pengenalan Job Pembinaan Peningkatan (Orientation) Penilaian Produktivitas

Prestasi Kerja

HASIL ANALISIS JABATAN

DIPERLUKAN UNTUK :

1) KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA)

PENYUSUNAN ORGANISASI DAN UNIT- UNITNYA
PENYEMPURNAAN ORGANISASI
PENGEMBANGAN ORGANISASI
PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI
PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI 2) KEPEGAWAIAN
PENGADAAN CALON PEGAWAI
PENGEMBANGAN PEGAWAI
PEMELIHARAAN PEGAWAI

PRINSIP-PRINSIP ANALISIS : JABATAN

1) HENDAKNYA MEMBERIKAN SEMUA FAKTA PENTING YANG BERHUBUNGAN DENGAN JABATAN.

2) HENDAKNYA MEMBERIKAN FAKTA YANG DIPERLUKAN UNTUK BERMACAM-MACAM TUJUAN.

3) HASIL-HASILNYA HENDAKNYA DITINJAU KEMBALI DAN BILA PERLU DIPERBAIKI/ DISEMPURNAKAN.

4) HENDAKNYA MENUNJUKKAN TUGAS-TUGAS TERPENTING DIANTARA TUGAS PENTING LAINNYA.

5) HENDAKNYA MEMBERIKAN INFORMASI YANG

TEPAT, LENGKAP, AKURAT, DAN DAPAT DIPERCAYA.

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS

JABATAN

1) TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN DIGUNAKAN. 2) LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY) 3) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE) 4) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN

DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER) 5) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ;

ANGKET
WAWANCARA
OBSERVASI 6) CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN

KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB DESCRIPTION)

7) ANALISIS LEBIH LANJUT JOB DESCRIPTION TERSEBUT SESUAI DENGAN TUJUAN YANG INGIN DICAPAI SEPERTI UNTUK MENYUSUN JOB METHOD, JOB SPECIFICATION,

ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS JABATAN

A. NAMA JABATAN

B. METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA KINI

1) KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI.

2) BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN LAIN- LAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI.

3) ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG DIGUNAKAN PEGAWAI.

4) METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN.

5) TANGGUNG JAWAB 6) BESARNYA PENGAWASAN YANG DITERIMA 7) UKURAN STANDAR HASIL KERJA

C. KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN KERJA 1) TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR.

2) KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA. 3) KONDISI VENTILASI 4) KONDISI KEGADUHAN SUARA.

5) KONDISI YANG TIDAK SEHAT

D. HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA;

1) PEKERJA DAN ASISTEN 2) KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN

E. KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI

1) METODE SELEKSI PEGAWAI 2) LAMANYA JAM KERJA 3) METODE PENGGAJIAN 4) PEKERJA TETAP DAN TEMPORER 5) KESEMPATAN PROMOSI JABATAN

IV. ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN

PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS

SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT

SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA (DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU PADA MASA YANG AKAN DATANG.

DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL

INVENTORY) MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN,

KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA

KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG.

SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM

MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI

MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN

Ragam Keahlian Identitas tugas- tugas yg penting

Pengalaman yg memiliki banyak arti

Otonomi Umpan Balik

Pengalaman yg bertanggungjawab Hasil Pengalaman

Kepuasan Motivasi Kerja

Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja

Karakteristik Pekerjaan Keadaan Psikologis Hasil yg diinginkan

MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI

Kepuasan/ Ketidakpuasan Kerja

INDIVIDU

Kemampuan Tanggung Jawab

Motivasi Organisasi

Dukungan EFEKTIVITAS SDM

Produktivitas

TUGAS

Rancangan Kualitas

Individu vs Tim Elemen Kerja

Pelayanan

KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN :

1) DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA

INDIVIDU (UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG).

2) KEMAJUAN KARIR SECARA

INDIVIDU (PENANGANAN TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG LAIN, TINGKAT UPAH).

3) DATA KINERJA SECARA

INDIVIDU (PENYELESAIAN PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA).

INFORMASI DAPAT DIPERLUAS :

1) PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2) MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN 3) BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK 4) BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM

PERUSAHAAN 5) TINGKAT KEMAMPUAN UNTUK PROMOSI 6) PENSIUN YANG DIHARAPKAN

V. ANALISIS TURNOVER

ADANYA KEKOSONGAN-KEKOSONGAN YANG TERJADI APABILA

TENAGA KERJA/SDM KELUAR DARI PERUSAHAAN (EXPECTED LOSSES).

HARUS ADANYA ESTIMASI SECARA STATISTIK MENGENAI JUMLAH SDM YANG AKAN KELUAR DARI PERUSAHAAN. PERHITUNGAN ANALISIS TURNOVER INI MEMUNGKINKAN UNTUK MEMPELAJARI JUMLAH KEKOSONGAN JABATAN, YAITU DENGAN MENGUJI CATATAN-CATATAN SDM SEBELUMNYA, SERTA KEBUTUHAN SDM MASA YANG AKAN DATANG DAPAT DIPROYEKSIKAN DENGAN CARA MELAKUKAN PENYESUAIAN- PENYESUAIAN UNTUK MENGANTISIPASI KECENDERUNGAN YANG AKAN TERJADI. PROSES PENGAUDITAN SDM HARUS MELIBATKAN PERSEDIAAN UNTUK MENAKSIR TURNOVER KERJA. HAL INI DISEBABKAN TERJADINYA KEKOSONGAN PEGAWAI KARENA PEGAWAI PENSIUN,

BERHENTI, CUTI, IZIN ABSEN, DAN MENINGGAL. PERLU DILAKUKAN

UNTUK MENGHINDARI TURNOVER TINGGI DAN PENGISIAN KEKOSONGAN JABATAN SEGERA.

RUMUS-RUMUS

MENGUKUR KETIDAKHADIRAN JUMLAH ORANG

– HARI YG HILANG KARENA TDK HADIR SELAMA PERIODE
X100% (RATA-RATA JUMLAH TENAGA KERJA) X (JUMLAH HARI KERJA)

MENGUKUR LABOR TURNOVER

DERAJAT PERPUTARAN (DP) : JUMLAH KARYAWAN KELUAR SELAMA 1 PERIODE JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE

JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE :

JUMLAH KARYAWAN AWAL PERIODE + JUMLAH KARYAWAN AKHIR PERIODE JUMLAH KARYAWAN KESELURUHAN 1 PERIODE JUMLAH YG KELUAR SELAMA PERIODE TERTENTU DP = X 100% JUMLAH TOTAL KARYAWAN PERTENGAHAN PERIODE

VI. ANALISIS MUTASI (INTERNAL MOVES)

Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan dirotasikan atau dipromosikan, didemosi dan ditransfer pada jabatan- jabatan yang kosong.

Prediksi perlu dilakukan,karena kemungkinan adanya jabatan yang ditinggalkan menjadi kosong, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal.

Adanya prediksi jumlah pengurangan segera dan dedikasi jumlah penambahan segera.

CONTOH BAGAN PERGANTIAN

DIREKTUR UTAMA Suhadi

A* Darmanto B* Suhaili

Direktur Keuangan Direktur Pemasaran

Soegiono Budiono

A* Subardi A** Hesti

B** Edi Sanjaya C* Dwipayana

Keterangan : A = Siap menggantikan B = Perlu Rotasi lebih dulu C = Perlu Pendidikan lebih lanjut * = Prestasi sangat baik THE SOURCES OF MANPOWWER _{(HUMAN RESOURCES)} _{- EXTERNAL} _{- INTERNAL} _{WORK FORCES ANALYSIS} _{MARKET ANALYSIS JOB ANALYSIS}

_{(WORK LOAD ANALYSIS)}

JOB DESCRIPTION JUMLAH T.K. YG _DIBUTUHKAN _{JOB SPECIFICATION} DIKURANGI : - PROMOSI KE ATAS _{- KELUAR DAN MENINGGAL} _{- MUTASI KE JABATAN LAIN} _{- DEMOSI KE BAWAH} _{- ABSENSI} _{- LTO} - PENSIUN

DITAMBAH : - MUTASI; - PROMOSI KE BAWAH

_{- TRANSFER} _{- DEMOSI DARI ATAS}

JUMLAH AKHIR TENAGA KERJA YANG DIBUTUHKAN _SELEKSI