BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Umum - Evaluasi Koleksi Dengan Menggunakan Standar Nasional Perpustakaan (SNP 003 : 2011) Pada Kantor Kearsipan, Perpustakaan Dan Dokumentasi Kabupaten Karo
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum didirikan dengan maksud sebagai sarana dan media mencerdaskan kehidupan bangsa yang merupakan bagian integral dari kegiatan pembangunan nasional. Perpustakaan umum merupakan pusat informasi bagi masyarakat. Melalui perpustakaan umum masyarakat akan dapat dengan mudah mendapatkan informasi.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum adalah termasuk salah satu lembaga yang demokratis dan salah satu komponen infrastruktur daerah yang berpotensi untuk memperdayakan sumber daya manusia dan masyarakat yang dilayaninya. Menurut Sulistyo-Basuki (1993, 46) “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”.
Menurut Sutoyo (2001, 184) “Perpustakaan umum adalah salah satu jenis perpustakaan yang terbuka untuk umum, diselenggarakan dari dana yang berasal dari umum dengan sasaran untuk melayani umum dengan tidak memandang perbedaan kedudukan, pekerjaan, pandangan politik, agama, jenis kelamin, usia, dan suku bangsa”.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 4) dinyatakan bahwa: “Perpustakaan Umum adalah Perpustakaan yang diselenggarakan dipemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan”.
Dari ketiga uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum adalah sebuah lembaga pendidikan demokratis yang diselenggarakan dengan dana umum yang didirikan untuk melayani masyarakat umum tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang, status sosial, usia, dan pendidikan.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum
Menurut Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO pada tahun 1972 yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (1993, 46) menyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai 4 tujuan utama yaitu :
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.
4. Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
Sedangkan Hermawan dan Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah :
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kesejahteraan.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupannya sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pustaka utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitar.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada masyarakat mengembangkan minat baca dan meningkatkan pengetahuan dan kemampuan dalam menemukan informasi yang berguna bagi kehidupan sehari-hari masyarakat.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum
Untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapakan, perpustakaan harus mampu melaksanakan fungsinya dengan baik. Menurut Siregar (2011, 42) “Fungsi utama perpustakaan umum adalah membantu orang, terutama orang-orang muda dan anak-anak menjadi literasi informasi. Dalam hal ini termasuk memberitahu mereka bagaimana menemukan informasi, dan juga untuk mengembangkan kebiasaan membaca. Perpustakaan umum membantu orang dewasa untuk belajar sepanjang hayat dan belajar kembali untuk perubahan karir. Perpustakaan umum juga berperan dalam memelihara dan mempromosikan kebudayaan”.
Sedangkan menurut Yusuf (1996, 21) fungsi perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Edukatif.
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri.
2. Fungsi Informatif Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referensi, bacaan ilmiah populer berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang perlukan pembaca.
3. Fungsi Kultural Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam.
4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum berfungsi sebagai tempat mengumpulkan, mengolah, menyimpan, memelihara dan melestarikan koleksi bahan perpustakaan baik cetak maupun non cetak yang dimanfaatkan oleh pengguna dalam mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum Setiap perpustakaan memiliki tugas sesuai dengan jenis perpustakaannya.
Begitu juga dengan perpustakaan umum. Menurut Sutarno (2006, 13) “Tugas perpustakaan umum adalah memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat sebagai pusat informasi, pusat sumber belajar, tempat rekreasi, penelitian, dan pelestarian koleksi bahan pustaka yang dimiliki”.
Beberapa tugas pokok perpustakaan umum adalah :
1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka untuk masyarakat.
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal.
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional. Menurut Standar Nasional Indonesia (SNI 7495:2009:7) menyatakan bahwa tugas perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan sarana pengembangan kebiasaan membaca sejak usia dini.
2. Menyediakan sarana pendidikan seumur hidup.
3. Menunjang sistem pendidikan formal, non formal dan informal.
4. Menyediakan sarana pengembangan kreativitas diri anggota masyarakat.
5. Menunjang terselenggaranya pusat budaya masyarakat setempat sehingga aspirasi.
6. Budaya lokal dapat terpelihara dan berkembang dengan baik.
7. Mendayagunakan koleksi termasuk akses informasi koleksi perpustakaan lain serta berbagai situs web.
8. Menyelenggarakan kerja sama dan membentuk jaringan informasi.
9. Menyediakan fasilitas belajar dan membaca.
10. Memfasilitasi pengembangan literasi informasi dan komputer.
11. Menyelenggarakan perluasan layanan antara lain melalui perpustakaan keliling.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan umum adalah menumbuhkan minat masyarakat agar lebih sering datang ke perpustakaan dan memanfaatkan koleksi-koleksi yang ada sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat.
2.2 Evaluasi
Evaluasi sangat penting dilakukan dalam sebuah lembaga atau badan seperti perpustakaan. Karena evaluasi merupakan kegiatan untuk introspeksi diri dalam suatu lembaga untuk mencapai suatu titik kepuasan dalam mencapai tujuan.
2.2.1 Pengertian Evaluasi
Menurut Ajick (2009, 2) “Evaluasi merupakan penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa, dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi”.
Menurut Umar (2002, 36) “Evaluasi adalah suatu proses umtuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegitan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa evaluasi adalah proses untuk menilai sejauh mana suatu kegiatan sudah dicapai dengan melihat dan membandingkan dengan standar yang ada.
2.2.2 Tujuan dan Fungsi Evaluasi
4. Evaluasi berfungsi sebagai pengukur keberhasilan.
a. Skala bertingkat (rating scale) Skala menggambarkan suatu nilai yang berbentuk angka terhadap sesuatu hasil pertimbangan.
1. Teknik Notes Yang tergolong teknik notes adalah :
Menurut Arikunto (2012, 40) ada dua teknik evaluasi yaitu teknik notes dan teknik tes.
Alat adalah sesuatu yang dapat digunakan untuk mempermudah seseorang dalam melaksanakan tugas atau mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. Kata alat biasa disebut juga dengan istilah instrumen. Dengan demikian, alat evaluasi juga dikenal dengan instrumen evaluasi. Dalam menggunakan alat evaluator menggunakan cara atau teknik, maka dikenal dengan teknik evaluasi.
2.2.3 Alat Evaluasi
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan dan fungsi evaluasi adalah untuk mengetahui keberhasilan dari suatu kegiatan.
3. Evaluasi berfungsi sebagai penempatan.
Ada beberapa tujuan dan atau fungsi evaluasi menurut Crawford (2000, 30) yaitu :
2. Evaluasi berfungsi diagnostik.
Arikunto (2012, 18) menyatakan tujuan atau fungsi evaluasi yaitu : 1. Evaluasi berfungsi selektif.
4. Untuk memberikan umpan balik bagi kegiatan yang dilakukan.
3. Untuk mengetahui kemampuan dan menentukan kelayakan.
2. Untuk memberikan objektivitas pengamatan terhadap perilaku hasil.
1. Untuk mengetahui apakah tujuan-tujuan yang telah ditetapkan telah tercapai dalam kegiatan.
b. Kuesioner (questionair)
Kuesioner adalah sebuah daftar pertanyaan yang harus diisi oleh orang yang akan diukur (responden).
c. Daftar cocok (check list) Daftar cocok adalah deretan pernyataan (yang biasanya singkat- singkat), dimana responden yang dievaluasi tinggal membubuhkan tanda cocok ( ) ditempat yang sudah disediakan.
d. Wawancara (interviev) Wawancara adalah suatu metode atau cara yang digunakan untuk mendapatkan jawaban dari responden dengan cara tanya-jawab sepihak.
e. Pengamatan (observation) Pengamatan adalah suatu teknik yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan secara teliti serta pencatatan secara sistematis.
f. Riwayat hidup Riwayat hidup adalah gambaran tentang keadaan seseorang selama masa kehidupannya.
2. Teknik Tes Tes merupakan suatu alat pengumpul informasi, tetapi jika dibandingkan dengan alat-alat yang lain, tes bersifat lebih resmi karena penuh dengan batasan-batasan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa alat evaluasi adalah alat yang digunakan dalam melakukan penelitian. Dengan menggunakan alat evaluasi maka data yang dihasilkan dalam penelitian lebih akurat.
2.2.4 Standar Evaluasi
Standar yang dipakai untuk mengevaluasi suatu kegiatan tertentu dapat dilihat dari tiga aspek utama. Umar (2002, 40) yaitu :
1. Utility (manfaat) Hasil evaluasi hendaknya bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atas program yang sedang berjalan.
2. Accuracy (akurat) Informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan tinggi.
3. Feasibility (layak) Hendaknya proses evaluasi yang dirancang dapat dilaksanakan secara layak.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa standar evaluasi merupakan pedoman yang harus dilihat dalam melakukan evaluasi. Sehingga nantinya kegiatan evaluasi tersebut dapat bermanfaat.
2.2.5 Model Evaluasi
Menurut Umar (2002, 41) ada beberapa model yang dapat dipakai dalam melakukan evaluasi yaitu :
1. System assessment, yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang keadaan atau posisi suatu sistem.
2. Program planning, yaitu evaluasi yang membantu pemilihan aktivitas- aktivitas dalam program tertentu yang mungkin akan berhasil memenuhi kebutuhannya.
3. Program implementation, yaitu evaluasi yang menyiapkan informasi apakah program sudah diperkenalkan kepada kelompok tertentu yang tepat seperti yang direncanakan.
4. Program improvement, yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang bagaimana program berfungsi, bagaimana program bekerja, bagaimana mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan.
5. Program certification, yaitu evaluasi yang memberikan informasi mengenai nilai atau manfaat program.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam melakukan suatu evaluasi terdapat berbagai model evaluasi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya namun walaupun berbeda tapi memiliki manfaat yang sama yaitu memberikan informasi.
2.3 Koleksi Perpustakaan
Salah satu unsur pokok perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak akan dapat memberikan layanan yang baik dan memuaskan kepada masyarakat penggunanya.
2.3.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan
Sebagaimana yang tercantum dalam UU No 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 2 “Koleksi perpustakaan adalah bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan”.
Menurut Siregar (2011, 98) “Koleksi perpustakaan adalah seluruh sumber daya informasi yang dimiliki oleh perpustakaan dan dilayankan kepada pengguna”.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 19) disebutkan bahwa: “Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti : buku, majalah, dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti : kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan merupakan semua bahan pustaka baik dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam yang dikumpulkan, diolah dan disimpan serta disajikan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
2.3.2 Koleksi Perkapita
Menurut Standar Nasional Indonesia (SNI 7495:2009:3) disebutkan bahwa : Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku sekurang- kurangnya 5.000 judul.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 19) disebutkan bahwa : Koleksi bahan pustaka, yang kusus untuk pustaka buku berjumlah sekurang-kurangnya 1000 (seribu) judul. Koleksi ini sudah mengalami pengolahan, sehingga siap dipinjam atau dimanfaatkan masyarakat pemakai.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa jumlah koleksi (judul) dari suatu perpustakaan umum harus disesuaikan dengan jumlah penduduk yang ada di wilayah tersebut sehingga jumlah koleksi (judul) dapat memenuhi jumlah masyarakat di wilayah tersebut.
2.3.3 Jenis Koleksi Perpustakaan
Menurut Yusup (1995, 27-65) koleksi perpustakaan terdiri dari :
1.Koleksi buku-buku fiksi
2.Koleksi buku-buku nonfiksi Yang dimaksud dengan buku-buku nonfiksi adalah buku yang pembahasannya berdasarkan fakta atau kenyataan. Didunia perpustakaan, buku-buku yang tergolong ke dalam jenis koleksi nonfiksi ini biasa dikelompokkan ke dalam kelompok besar. Yaitu : a. Buku teks atau buku pelajaran.
b. Buku-buku referensi : sumber informasi spesifik.
Berikut diuraikan jenis berbagai macam buku referensi : 1) Kamus
Kamus adalah daftar kata-kata yang disusun secara alfabetis yang disertai dengan arti, lafal, contoh penggunaannya dalam kalimat, dan keterangan lain yang berkaitan dengan kata tertentu. 2) Ensiklopedia
Ensiklopedia adalah daftar istilah-istilah ilmu pengetahuan berikut keterangan ringkasnya. 3) Buku tahunan
Buku tahunan adalah buku yang memuat peristiwa-peristiwa selama setahun (yang sudah lewat). 4) Buku pedoman
Dalam istilah sehari-hari, buku pedoman sering disebut “buku pintar”. Orang juga sering menyebutnya “buku pegangan” (handbook) dan “buku petunjuk” (manual).
5) Direktori Direktori sering disebut “buku alamat” karena informasi yang ditampungnya juga, diantaranya, tentang alamat-alamat.
6) Almanak Almanak adalah suatu publikasi tertentu yang memuat bermacam keterangan, antara lain data statistik, ramalan cuaca, dan berbagai peristiwa penting lainnya disuatu saat dan tempat tertentu.
7) Bibliografi Bibliografi adalah daftar buku-buku (juga termasuk media lainnya) yang ada disuatu tempat.
8) Katalog Katalog memuat semua informasi tentang buku, mulai dari nomor buku, nama pengarang, judul buku, edisi, tempat terbit dan penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, keterangan gambar, peta, tabel, dan lain-lain, ukuran buku, keterangan seri jika buku yang bersangkutan berseri, dan keterangann lain tentang buku yang dianggap perlu.
9) Index Indeks adalah daftar istilah yang disusun berdasarkan urutan abjad atau dengan susunan tertentu yang disertai keterangan yang menunjukkan istilah tersebut berada. 10) Abstrak
Abstrak merupakan perluasan dari indeks karena selain memuat keterangan tentang topikk, juga berisi ringkasan artikel atau tulisan yang didaftarnya atau diindeksnya. 11) Atlas
Atlas adalah kumpulan peta, diagram, grafik, dan gambar yang dijilid. 12) Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah adalah karya yang dicetak dan diterbitkan atas biaya dan kewenangan pemerintah atau badan- badan pemerintah, baik pusat maupun daerah. 13) Laporan hasil penelitian
Laporan hasil penelitian disebut juga karya ilmiah yang didasarkan pengalaman empiris biasanya merupakan hasil studi ilmiah yang dilakukan oleh kalangan ilmuan, peneliti, dosen, dan mahasiswa. 14) Sumber-sumber informasi geografi, biografi, dan petunjuk perjalanan.
c. Koleksi media cetak bukan buku Yang dimaksud dengan karya media cetak bukan buku adalah segala macam penerbitan yang dicetak, tetapi tidak berbentuk buku. Berikut diuraikan jenis berbagai macam koleksi media cetak bukan buku :
1) Terbitan berkala Terbitan berkala adalah bentuk publikasi yang pada umumnya memuat berbagai tulisan atau artikel, baik publikasi umum maupun yang khusus, dari beberapa pengarang yang dianggap penting, dengan waktu terbit teratur dan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan. 2) Pamflet
Pamflet disebut juga surat sebaran, yaitu sejenis media cetak yang biasanya memuat berita atau informasi lain yang perlu diketahui oleh masyarakat tentang keadaan seseorang atau badan yang menerbitkan selebaran ini. 3) Brosur
Brosur merupakan sejenis publikasi cetakan yang terdiri atas beberapa lembar dan biasanya dijahit dengan kawat, tetapi tidak dijilid. 4) Guntingan surat kabar. 5) Gambar atau lukisan.
6) Globe Globe dikenal juga dengan sebutan bola dunia karena bentuknya seperti dunia dalam bentuk mini.
7) Koleksi media cetak bukan buku.
d. Koleksi media elektronik Yang dimaksud media elektronik disini adalah jenis koleksi yang bukan hasil cetakan, melainkan hasil teknologi elektronik.
e. Komputer Informasi yang bisa disimpan dalam komputer bisa bermacam- macam, bergantung pada kehendak penyimpanannya dari informasi biasa sampai pada informasi ilmiah yang rumit yang banyak dibutuhkan oleh dunia ilmu pengetahuan dan teknologi.
Adapun menurut Yulia (1993, 3-4) jenis koleksi perpustakaan terdiri dari :
1. Karya cetak Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti buku dan terbitan berseri.
2. Karya noncetak.
Karya noncetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika, dan bahan kartografi.
3. Bentuk mikro Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan
reader, tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu: mikrofilm, mikrofis, microopaque.
4. Karya dalam bentuk elektronik Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pipa magnetis dan cakram atau disc.
Membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROAM player, dan sebagainya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan adalah semua informasi yang disediakan kepada pengguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasinya yang disajikan baik dalam bentuk tercetak seperti buku, majalah, buletin dan bentuk non cetak seperti CD.
2.3.4 Pengembangan Koleksi
Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Pustakawan yang diberi tugas dibidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan perpustakaan tempat mereka bekerja dan siapa penggunanya, serta apa kebutuhannya
Menurut Yulia (1993, 11) “Pengembangan koleksi adalah semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama aspek seleksi dan evaluasi. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, dan anggaran yang tersedia”.
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 22) “Pengembangan koleksi adalah kegiatan awal dari pembinaan dan pengembangan koleksi perpustakaan, bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan keperluan masyarakat pemakai, dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. Mutu koleksi perpustakaan dibentuk oleh kegiatan pengembangan koleksi ini.”.
Kegiatan pengembangan koleksi ini terdiri dari pekerjaan-pekerjaan : 1. Menyusun rencana operasional pengembangan koleksi.
2. Menghimpun alat seleksi.
3. Melakukan survei minat pemakai.
4. Melakukan survei bahan pustaka.
5. Membuat dan menyusun desiderata.
6. Menyeleksi bahan pustaka.
7. Pengadaan bahan pustaka.
8. Meregistrasi bahan pustaka.
9. Mengevaluasi dan menyiangi koleksi.
Adapun prinsip-prinsip pengembangan koleksi yaitu :
1. Relevansi Aktivitas pemilihan dan pengadaan terkait dengan program pendidikan yang disesuaikan dengan kurikulum yang ada. Berorientasi kepada pemakai. Dengan demikian kepentingan pengguna menjadi acuan dalam pemilihan dan pengadaan bahan pustaka.
2. Kelengkapan Koleksi perpustakaan diusahakan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata pelajaran yang diberikan tetapi juga menyangkut bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada dalam kurikulum.
3. Kemutakhiran Selain masalah kelengkapan, kemuktahiran sumber informasi harus diupayakan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
4. Kerjasama Unsur- unsur yang terkait dalam pembinaan koleksi harus ada kerjasama yang baik dan harmonis sehingga pelaksanaan kegiatan pembinaan koleksi berjalan efektif dan efisien. Untuk melaksanakan pengembangan koleksi perpustakaan secara terarah, perlu ada ketentuan yang jelas sebagai pegangan bagi selektor. Terlebih dulu disebutkan tugas dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Bertolak dari tugas dan tujuan ini disusun kebijakan yang isinya menyebutkan keputusan mengenai prioritas, penolakan dan persetujuan atas bahan pustaka yang dipilih. Kebijakan sebaiknya dibuat tertulis, sehingga kalau timbul masalah dapat ditunjuk kembali kepada kebijakan yang sudah ditetapkan itu.
Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai :
1. Pedoman bagi para selektor Dengan adanya kebijakan, mereka bekerja lebih terarah karena sasaran jelas, dan dana yang terbatas dimanfaatkan dengan lebih bijaksana.
2. Sarana komunikasi
Kebijakan akan memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.
3. Sarana perencanaan Kebijakan memberi informasi yang akan membantu dalam proses alokasi dana.
Selain fungsi diatas kebijakan mempunyai manfaat lain diantaranya adalah :
1. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli.
2. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan.
3. Membantu menghadapi masalah sensor dengan dengan menjelaskan bahan macam apa yang akan dibeli dan menunjukkan bahwa kebijakan tersebut didukung oleh para administrator lembaga yang bersangkutan.
4. Membantu dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan.
5. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain.
6. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi meliputi kegiatan memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Terutama kegiatan yang berkaitan dengan seleksi dan evaluasi koleksi perpustakaan.
2.3.5 Anggaran Belanja Perpustakaan
Anggaran merupakan faktor yang paling utama dalam menjalankan operasional perpustakaan. Menurut Yusuf (1996, 51) anggaran perpustakaan umum berasal dari : 1. Anggaran dari pemerintah.
2. Daftar isian proyek dari pemerintah.
3. Sumbangan yang tidak mengikat dari masyarakat dalam negeri.
4. Iuran anggota.
5. Sumbangan dari organisasi sosial.
6. Uang denda pengembalian yang terlambat.
Sedangkan Standar Nasional Indonesia (SNI 7495:2009:6) menyebutkan sumber anggaran perpustakaan umum berasal dari :
1. Anggaran perpustakaan secara rutin tersedia melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).
2. Anggaran dari sumber lain yang tidak mengikat.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa anggaran perpustakaan umum berasal dari dana pemerintah, sumbangan serta bantuan dari organisasi lainnya.
2.3.6 Seleksi Bahan Pustaka
Menurut Yulia (1993, 26) seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah :
1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya bila ada, dan guru.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasehat/penyantun perpustakaan, tokoh masyarakat disekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang- orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut. Sulistyo-Basuki (1993, 429) menyatakan bahwa untuk dapat menjadi seorang selektor yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. Menguasai sarana bibliogarfi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
b. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari pada kelompok lainnya.
c. Memahami kebutuhan pemakai.
d. Hendaknya personil pemilihan buku bersikap netral, tidak bersikap mendua, menguasai informasi, memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.
e. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
f. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka ataupun melalui proses membaca.
Menurut Yulia (1993, 28) pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk itu personal yang bertanggung jawab melakukan seleksi perlu memahami pedoman dasar berikut : 1. Mengatahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran.
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekarja.
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani.
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi.
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi.
6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Adapun alat bantu seleksi dapat dibagi atas dua kelompok :
1. Alat bantu seleksi Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Contoh alat bantu seleksi antara lain : a. Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain.
b. Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list), subjek tertentu atau kelompok tertentu.
c. Indeks, misalnya book review digest, book review index, dan sebagainya.
2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah : a. Katalog penerbit.
b. Berbagai jenis bibliografi.
c. Katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan pustaka harus melibatkan orang-orang yang dianggap berwenang di dalamnya dan untuk menjadi seorang selektor harus benar-benar memahami dan menguasai tentang koleksi perpustakaan.
2.3.7 Pengadaan Koleksi
Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Menurut Sutarno (2006, 174) pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :
1. Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga.
2. Melakukan tukar menukar.
3. Mendapatkan bantuan/sumbangan.
4. Mengadakan seperti membuat foto copy, membuat duplikasi, membuat CD, dan lain sebagainya.
5. Menerbitkan, termasuk di dalamnya membuat kliping koran.
Menurut Yulia (1993, 41) pengadaan koleksi dilakukan melalui beberapa cara :
1. Pembelian.
2. Pertukaran.
3. Hadiah.
Pernyataan yang sama juga dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki (1993, 222) metode pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara :
1. Pembelian
2. Pertukaran
3. Hadiah
4. Keanggotaan Organisasi Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa kegiatan pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain pembelian, tukar-menukar, hadiah, sumbangan, dan terbitan sendiri.
2.3.8 Pengolahan Koleksi
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 25) “Pengolahan bahan pustaka adalah proses atau kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau didengar oleh masyarakat pemakai”.
Menurut Sutarno (2006, 179) “Pengolahan adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan”. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak dan terekam dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan. Untuk yang berbentuk tercetak yakni buku dan sejenisnya, maka pekerjaan pengolahan itu meliputi :
1. Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka, meliputi : a. Menentukan sistem klasifikasi dan katalogisasi yang akan dipakai.
b. Menentukan kebijakan otomasi dan penggunaan komputer dalam mengolah, menyimpan dan menggunakan koleksi.
c. Perancangan kartu-kartu, slip buku dan formulir yang diperlukan.
2. Registrasi bahan pustaka Kegiatan ini adalah mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks dan sejenisnya atau secara elektronis ke pangkalan data komputer. Data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi :
a. Nama pengarang b. Judul buku
c. Tanggal diterima di perpustakaan
d. Tahun terbit
e. Edisi ke berapa?
f. Nama penerbit
g. Tempat dan tahun terbit
h. Sumber i. Keterangan lain yang dianggap perlu, seperti harga, jumlah eksemplar, dan seri.
3. Pengecapan atau stempel perpustakaan pada halaman tertentu, biasanya dibubuhkan dibagian depan, dibagian tengah dan dibagian belakang buku.
4. Klasifikasi Klasifikasi berasal dari kata classification, dari kata kerja to classify, yang berarti menggolongkan dan menempatkan benda-benda yang sama di satu tempat. Selanjutnya mengklasifikasi adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan sistem klasifikasi tertentu. Salah satunya sistem
Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Dewey Classification,
(UDC) atau sistem yang lain. Klasifikasi tersebut pada dasarnya untuk mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan isi atau subjeknya. Selanjutnya memudahkan mengatur, menematkan, dan menggunakan atau menemukan kembali informasi (information retreival) sewaktu-waktu di pergunakan.
5. Katalogisasi Katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar atau peraturan tertentu. Katalogisasi dibagi menjadi tiga macam, yaitu:
a. Katalogisasi sederhana, adalah kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografis, tingkat (level) 1 berdasarkan Anglo American Cataloging Rules (AACR) yaitu : judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, dan nomor standar seperti Internasional Standard Book Number (ISBN).
b. Katalogisasi kompleks, adalah kegiatan katalogisasi yang mencantumkan informasi data bibliografis tingkat 1 ditambah antara lain judul pararel, judul-judul seri, judul terjemah, dan pengarang tambahan.
c. Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan. Kartu-kartu katalog yang dibuat dapat terdiri atas :
1) Katalog pengarang 2) Katalog judul 3) Katalog subjek 4) Katalog klasifikasi
6. Pembuatan kelengkapan pustaka Pembuatan kelengkapan pustaka adalah kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik.
7. Penjajaran kartu (file) Kartu-kartu katalog yang sudah selesai dibuat (ditik) sesuai dengan format, kemudian dijajarkan (di- file) pada laci atau lemari katalog. Penjajaran kartu-kartu itu menurut urutan abjad atau kamus.
8. Penyusunan koleksi di rak Setelah bahan pustaka selesai diproses dan dilengkapi dengan berbagai kelengkapan tersebut di atas, dan kartu-katu katalog dijajarkan menurut sistem tertentu. Kemudian bahan pustaka tersebut harus segara disusun atau diatur pada rak buku untuk dilayankan kepada pemakai perpustakaan.
9. Penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka Pekerjaan penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan utama yang harus dilakukan perpustakaan. Tujuannya agar setiap bahan pustaka selalu terpelihara atau terawat sehingga usianya menjadi panjang, daya pakainya lama, dan penempatannya di rak selalu teratur dan keadaannya selalu bersih. Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengolahan koleksi adalah kegiatan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penyusunan di rak. Sehingga pemakai tidak menemukan kesulitan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
2.3.9 Perawatan Bahan Pustaka
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 31) kegiatan merawat bahan pustaka meliputi tindakan :
1. Pencegahan sebelum bahan pustaka mengalami kerusakan dan
2. Penanganan, merawat secara fisik bahan pustaka yang mengalami kerusakan.
Pencegahan sebelum bahan pustaka mengalami kerusakann dapat meliputi berbagai tindakan seperti : memperhatikan keadaan ruangan koleksi agar tidak terjadi kebocoran atap dan air tidak masuk, suhu didalam ruangan koleksi cocok bagi pemeliharaan pustaka, bahan pustaka tertentu barangkali perlu disampul atau dilaminasi, membuat ketentuan bagi peminjam agar turut memelihara bahan pustaka, sekali sebulan koleksi difumigasi dan lain-lain. Penanganan bahan pustaka yang mengalami kerusakan terdiri dari tindakan-tindakan : melakukan perbaikan dengan melaminasi halaman yang akan rusak atau yang sudah rapuh, menjilid kembali, memberi bahan kimia pengawet kertas dan menghindarkan masuknya serangga kedalam buku, dan lain sebagainya.
Menurut Yulia (1993, 190) “Tujuan perawatan dan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bahan pustaka itu dapat digunakan secara optimal dalam jangka waktu yang cukup lama”.
Perawatan koleksi bahan pustaka meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Reproduksi bahan pustaka Reproduksi dilakukan untuk merawat bahan pustaka yang langka dan mudah rusak. Reproduksi itu dilakukan dengan cara : a. Mereproduksi bahan pustaka dengan membuat fotocopynya.
b. Mereproduksi bahan pustaka ke dalam bentuk lain.
c. Bahan pustaka berbentuk mikro dengan frekuensi penggunaan yang tinggi sebaiknya dibuatkan duplikasi.
d. Demikian pula dengan bahan pustaka berbentuk pita rekaman audio, video, slide dan sebagainya.
2. Penjilidan dan laminasi
a. Bahan pustaka yang perlu dijilid adalah : 1) Bahan pustaka yang sampulnya rusak atau terlalu tipis.
2) Bahan pustaka yang benang jahitannya untuk mengikat lembaran-lembaran lepas, telah lepas. 3) Bahan pustaka yang memiliki halaman tidak berurutan, sehingga perlu dibongkar untuk dijilid lagi.
b. Bahan pustaka yang berbentuk majalah akan dijilid bila semua nomor untuk satu volume telah lengkap.
c. Laminasi Manuskrip, naskah, dokumen kuno biasanya kertasnya mudah lapuk dan hancur sehingga perlu diawetkan dengan disemprot bahan kimia atau dengan proses laminasi.
3. Pencegahan faktor-faktor perusak koleksi Ada tiga faktor utama penyebab kerusakan koleksi, yaitu :
a. Faktor fisik atau mekanis Faktor-faktor penyebab :
1) Abrasi (keausan) yang terjadi pada bahan pustaka disebabkan perlakuan yang kurang tepat terhadap bahan pustaka dalam pengiriman, penempatan pada rak, frekuensi pemakaian, pemakaian oleh pembaca atau petugas pada waktu pengambilan dan penempatan kembali pada rak.
2) Debu dan kotoran, terjadi karena kurang bersihnya ruang perpustakaan. 3) Cahaya matahari, sinarnya secara langsung mengenai bahan pustaka.
b. Faktor kimia atau iklim Faktor-faktor penyebab :
1) Kelembaban udara yang derajat kelembaban nisbinya lebih dari 65% akan mempercepat kerusakan bahan pustaka, terutama di daerah tropis seperti di Indonesia. 2) Suhu udara yang tinggi dalam udara yang lembab merupakan faktor penyebab kerusakan kertas dan bahan lainnya. 3) Reaksi kimia yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisa bahan selulose merupakan salah satu bahan campuran kertas. 4) Pencemaran udara yang ditimbulkan oleh gas-gas , pada konsentrasi tinggi, jika terjadi dalam kelembaban dan suhu udara yang cukup tinggi akan menghasilkan asam-asam kuat yang merusak bahan kertas, film, dan alat-alat dari logam.
c. Faktor hayati Faktor-faktor penyebab :
1) Beberapa species cendawan tertentu dapat berkembang biak dengan baik dalam kelembaban dan suhu udara yang tinggi (kelembaban 85-95% dan suhu 25-32 derajat Celcius). Cendawan itu akan merusak bahan perekat buku yang mengandung unsur karbohidrat. 2) Serangga-serangga tertentu seperti anai-anai, kecoak, ngengat dan sebagainya merupakan penyebab kerusakan kertas, kayu dan dipengaruhi faktor lingkungan seperti cendawan. 3) Hewan pengerat terutama tikus yang membuat sarang dari bahan kertas. 4) Manusia dalam hal ini pemakai perpustakaan dapat merupakan lawan atau juga kawan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa untuk menjaga agar koleksi perpustakaan tetap bagus dan awet maka perlu dilakukan perawatan koleksi. Adapun proses perawatan koleksi perpustakaan terdiri dari reproduksi bahan pustaka, penjilitan dan laminasi, serta pencegahan faktor-faktor perusak koleksi.
2.3.10 Stock Opname dan Penyiangan Koleksi (Weeding)
Menurut Yulia (1993, 171) “Stock opname merupakan suatu kegiatan penghitungan kembali koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Secara lebih rinci, dari kegiatan ini dapat diketahui jumlah bahan pustaka menurut golongan ilmunya, dapat diketahui buku-buku yang hilang, dapat diperolehnya susunan buku yang rapih (tepat susunan penempatannya), juga diketahuinya kondisi fisik buku, apakah ada yang rusak/tidak lengkap”.
Kegiatan stock opname bertujuan untuk :
1. Mengetahui dengan tepat profil koleksi bahan pustaka yang ada disuatu perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang mencerminkan kondisi koleksi bahan pustaka.
4. Mengetahui dengan tepat buku-buku yang tidak ada katalognya.
5. Mengetahui dengan tepat buku-buku yang dinyatakan hilang.
6. Mengetahui dengan tepat kondisi buku, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Keuntungan Stock Opname :
1. Dapat disusun daftar buku-buku yang perlu disiangi karena sudah tidak sesuai lagi baik subjek, tahun, kondisi bahan pustakanya serta dapat disusunnya daftar dirapikan.
2. Dengan diketahuinya buku-buku dari berbagai subjek yang hilang, ini menunjukkan bahan pustaka tersebut banyak diminati oleh pengguna.
3. Dapat diketahuinya laju kehilangan bahan pustaka disuatu perpustakaan.
4. Dapat diperolehnya susunan bahan pustaka yang rapi dalam rak.
5. Dapat dilakukan pembersihan bahan pustaka dari debu dan kotoran lain.
Kerugian Stock Opname :
1. Mengurangi kenyamanan bagi pengguna, karena selama kegiatan stock opname, semua bahan pustaka yang dipinjam ditagih.
2. Selama kegiatan stock opname, banyak perpustakaaan tidak memberikan pelayanannya kepada pengguna.
3. Memerlukan biaya yang relatif mahal.
Metode dan prosedur Stock Opname : Dalam melaksanakan kegiatan stock opname, terdapat beberapa metode yang dapat dilakukan Sulistyo-Basuki (1991) :
1. Daftar pengadaan.
2. Daftar/register berisi nomor induk.
3. Lembar lepas berisi nomor induk.
4. Kartu uji (check card).
5. Menghitung buku.
6. Stock opname berdasarkan sampel/contoh.
7. Dengan bantuan komputer.
8. Shelf list.