BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum - Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 Pada Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi

BAB II KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan Umum (public library) menurut Reitz dikutip oleh Hasugian (2004) adalah “a library or library system that provides unrestricted access to

library resources and services free of charge to all the resident of a given

community, distric, or geographic region, supported wholly or in part by publics

funds ”. Dalam pengertian di atas menyatakan bahwa Perpustakaan Umum adalah

sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat (pajak). Menyimak defenisi di atas, Perpustakaan Umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal penyediaan akses informasi kepada masyarakat. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 4) dinyatakan bahwa :

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapaisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan.

Sedangkan Sjahrial-Pamuntjak (2000, 3) menyatakan bahwa Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda kenggotaan dari perpustakaan tersebut.

Menurut buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum (2000, 4) Sebuah unit perpustakaan umum harus memiliki unsur-unsur sebagai berikut: a. Organisasi, dalam Surat Keputusan pendiriannya harus tercantum secara jelas sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut; tugas, fungsi, garis wewenang dan tanggung jawab serta struktur organisasi.

b. Gedung (ruangan), yang memadai dan cukup menampungkoleksi, pembaca, pelayanan, kegiatan pengolahan bahan pustaka dan administrasi.

c. Koleksi bahan pustaka yang kusus untuk pustaka buku berjumlah sekurang-kurangnya 1000 (seribu) judul. Koleksi ini sudah mengalami pengolahan sehingga siap dipinjam atau dimanfaatkan masyarakat pemakai.

d. Perlengkapan dan perabot yang terutama terdiri dari sekurang- kurangnya: rak-rak bahan pustaka, meja dan kursi untukpegawai, lemari penyimpanan bahan pustaka yang sedang diolah, rak untuk memajang bahan pustaka.

e. Mata anggaran tetap, yang merupakan sarana yang menjamin tersedianya anggaran keuangan setiap tahun.

f. Tenaga Manusia, dan yang utama harus ada di perpustakaan umum adalah pustakawan. Dapat saja pegawai yang diangkat pertama di perpustakaan bukan seorang pustakawan, namun harus diarahkan menjadi pustakawan.

Dari uraian diatas terlihat bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan milik pemerintah yang berfungsi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa membedakan penggunanya, yang biayanya berasal dari dana masyarakat diperuntukkan untuk melayani masyarakat sehingga memperoleh informasi dan ilmu pengetahuan.

2.1.1. Tujuan Perpustakaan Umum

Mengingat pentingnya Perpustakaan Umum, sebagai perpustakaan masyarakat umum, sehingga UNESCO (badan PBB yang bergerak dalam bidang pendidikan dan kebudayaan) menyatakan perpustakaan umum sebagai media mencerdaskan kehidupan bangsa. Pada tahun 1972 UNESCO mengeluarkan Manifesto Perpustakaan Umum yang menyatakan bahwa perpustakaan umum harus terbuka bagi semua orang tanpa membeda-bedakan warna kulit, jenis kelamin, usia, kepercayaan, ras. Lebih rinci tujuan perpustakaan umum dalam manifesto UNESCO (Sulistyo-Basuki, 1993):

1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.

2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masayarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.

4. Bertindak selaku agent cultural , artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Sedangkan menurut Hermawan (2006, 31) tujuan perpustakaan umum antara lain adalah:

1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kesejahteraan.

2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat, dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.

3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.

4. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat.

Dari kedua tujuan perpustakaan umum diatas terlihat bahwa tujuan perpustakaan umum adalah untuk mendorong minat baca masyarakat dengan memberikan informasi yang cepat, tepat dan murah yang dampaknya dapat dilihat dari kehidupan sehari-hari baik dari segi pendidikan, ekonomi, sosial, budaya, maupun beragama.

2.1.2. Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum

Pada prinsipnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa fungsi dan tugas yang harus dilaksanakan agar dapat sebagai sumber informasi kepada masyarakat agar dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.

Dalam buku Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten atau Kota (2013, 10) Fungsi dan Tugas perpustakaan umum ialah: a. Fungsi Perpustakaan.

Penyelenggaraan perpustakaan Umum Kabupaten/Kota berfungsi sebagai berikut:

menghimpun (deposit), mengorganisasikan, mendayagunakan, dan melestarikan koleksi yang merupakan terbitan dan muatan lokal.
mengorganisasi koleksi perpustakaan.
mendayagunakan koleksi.
menyelenggarakan pendidikan pengguna.
menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.
merawat koleksi perpustakaan.
membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya.
mengkoordinasikan kampanye Gerakan Pembudayaan Gemar Membaca di wilayahnya.

b. Tugas perpustakaan.

Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota mempunyai tugas sebagai berikut:

menyediakan sarana dan prasarana guna menjalankan fungsi perpustakaan sebagai pusat pendidikan, informasi, dokumentasi, penelitian, dan rekreasi.
mendayagunakan koleksi perpustakaan (koleksi) dan akses terhadap sumber-sumber informasi perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.

menyediakan sarana dan fasilitas untuk pengembangan kebiasaan membaca sejak usia dini dan pembelajaran sepanjang hayat.
menyediakan sarana untuk pengembangan kreativitas, seni budaya, dan kegiatan masyarakat lainnya.
melakukan koordinasi pengembangan dan pembinaan perpustakaan di wilayah kewenangan.
membangun dan mengembangkan kerja sama perpustakaan.
menyediakan layanan dan program perpustakaan guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan.
menyediakan pangkalan data (database) tentang perpustakaan yang termasuk dalam wilayah kewenangan.

Sedangkan menurut buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum (2000, 6) fungsi dan tugas perpustakaan umum antara lain: a. fungsi perpustakaan umum

Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan.
Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui pembelian, langganan, tukar-menukar, dan lain-lain.
Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.
Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.
Pendayagunaan koleksi.
Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung diperpustakaan maupun yang menggunakan telpon, faximil dan lain-lain.
Pemasyarakatan perpustakaan.
Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.
Pelaksanaan kordinasi dengan pihak Pemerintah Daerah, tokoh- tokoh masyarakat dan mitra kerja lainnya.
Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi dan sarana/prasarana.
Pengolahan dan ketata-usahaan perpustakaan.

b. Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.

Dari fungsi dan tugas perpustakaan umum diatas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum berfungsi menyimpan, mengelola dan memelihara koleksi bahan bacaan dan ketata-usahaan perpustakaan. Sedangkan, tugas dari perpustakaan umum yaitu menyediakan, menyiapkan, mengolah, dan memelihara koleksi bahan pustaka untuk masyarakat umum yang disediakan oleh pemerintah.

2.2 Perangkat Lunak (Software)

Guna membangun sistem otomasi perpustakaan dibutuhkan tiga komponen pendukung yaitu hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak atau program) dan brainware (pengguna komputer). Ketiga komponen tersebut satu sama lain saling terkait. Perangkat keras harus memenuhi sepesifikasi yang dibutuhkan oleh perangkat lunak, perangkat lunak harus mampu mengoptimalkan fungsi-fungsi dari perangkat keras. Demikian juga sumber daya manusia harus mampu mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak (Sutanta, 2005, 12).

Fokus penelitian ini adalah pada komponen yang kedua yaitu software (perangkat lunak) dalam sistem otomasi perpustakaan sebagaimana tercantum dalam judul penelitian. Guna mempermudah pemahaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah, maka peneliti menggunakan kata istilah perangkat lunak bukan software ataupun program.

Terdapat banyak definisi tentang perangkat lunak. Menurut Scott (1999, 216) “perangkat lunak adalah sekumpulan perintah dalam komputer yang fungsinya mengarahkan kegiatan pemrosesan dari komputer, di mana dalam perangkat lunak berisi instruksi-instruksi atau program statement (pernyataan perangkat lunak) yang secara tepat dinyatakan dan diorganisasikan sesuai dengan syntax (perintah) dan konstruksi perangkat lunak’’.

Menurut Sutanta (2005, 20) “perangkat lunak adalah serangkaian instruksi dengan aturan tertentu untuk mengatur operasi perangkat keras”. Sedangkan menurut Komorotomo dan Margono (1999, 35) “perangkat lunak adalah serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh perangkat keras pengolah data atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat melaksanakan pemrosesan data sesuai dengan yang dikehendaki”.

Sedangkan The International Standards Organization (ISO) mendefinisikan kualitas perangkat lunak sebagai: "the totality of features and

characteristics of a product or service that bear on its ability to satisfy specified

or implied needs . Kualitas perangkat lunak ialah keseluruhan dari fitur dan

karakteristik dari sebuah produk atau layanan yang berhubungan dengan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang sudah ditentukan. ISO 9126 menyoroti pada fitur-fitur dan karakteristik dari produk atau layanan dalam kemampuannya memenuhi kebutuhan yang ditentukan.

Maka secara prinsip dapat dikatakan bahwa sebuah perangkat lunak dikatakan berkualitas apabila dapat secara utuh memenuhi kriteria spesifik dari organisasi atau perusahaan yang membutuhkannya. Hal ini sering diistilahkan sebagai pemenuhan terhadap user requirements (kebutuhan pengguna perangkat lunak yang telah terlebih dahulu didefinisikan secara jelas dan detail).

Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa didefenisikan melalui berbagai acuan tertentu. Tedd dikutip oleh Hasugian (1993, 101-102) mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih

software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan. Pokok

pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 (empat) kategori atau faktor sebagai berikut:

1. Faktor Umum Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih

software antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software tersebut. Untuk ini perlu dilakukan kunjungan ke perpustakaan yang

telah menggunakannya kemudian melakukan studi dan diskusi mendalam tentang cara kerja dan peralatan sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan karena lokasi yang berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti surat menyurat untuk mengetahui keberadaan software tersebut.

Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitupromosi terhadap produknya.

2. Faktor Teknis Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih software, yaitu (1) apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat, (2) apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia, (3) apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi yang tersedia, (4) batasan data, berapa jumlah

records , besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan

sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut, dan (6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software.

3. Faktor Pendukung Selanjutnya, beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih software, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya. Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari

software tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi pengguna (user group ) untuk software tersebut. Biasanya software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.

Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada kalanya menyelenggaraka seminar dan kegiatan lainnya.

4. Faktor Biaya Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari software yanga akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cendrung menjadi semakin mahal.

Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan.

5. Faktor Hukum Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli

software ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui dalam faktor

hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli software selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut dapat berbeda satu dengan lainnya. Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak pemeliharaan sistem.

2.3 Athenaeum Light 8.5

Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak gratis hasil pengembangan Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI). Dikembangkan dari Athenaeum Light 6 yang merupakan potongan dari perangkat Lunak Athenaeum 6 Pro buatan Sumware Consulting NZ, sebuah perusahaan perangkat lunak dari New Zealand. Kata "Athenaeum" diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan atau reading room. Sekalipun aplikasi ini adalah gratis dan merupakan potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi, namun fitur-fitur dalam Athenaeum Light masih sangat menarik untuk digunakan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan.

Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas database (pangkalan data buku), aplikasi ini juga memiliki menu-menu peminjaman, pengembalian dan laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label barcode, statistik dan stock opname yang disediakan, menjadi nilai tambah tersendiri pada Athenaeum Light.

Athenaeum Light merupakan perangkat lunak portable, yaitu perangkat lunak yang dalam penggunaannya tidak memerlukan proses instalasi pada sistem operasi. Melainkan dapat digunakan langsung setelah di salin pada drive atau folder dengan cara mengeksekusi file dengan ekstensi exe.

Athenaeum, dibangun dari perangkat lunak database Filemaker. Filemaker Sebuah perangkat lunak untuk mengelola data dengan pengoperasian sangat mudah dan sederhana. Athenaeum Light, dikemas secara free script, artinya kode atau formula di dalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya dengan kata lain disebut sebagai open source. Hal ini memudahkan para pemakainya untuk memperbaiki dan memodifikasi tampilan, field, bahasa, relasi data sesuai kebutuhan masing- masing. Bahkan dalam perkembangannya, Athenaeum Light tidak hanya digunakan dalam dunia perpustakaan tetapi dapat dimodifikasi sebagai perangkat lunak bagi layanan kearsipan.

Hingga kini Athenaeum Light di Indonesia sudah mengalami beberapa modifikasi yang paling baru adalah Athenaeum Light 8.5 modifikasi oleh doZank.

Adapun kelebihan dari Athenaeum light 8.5 dari versi Athenaeum sebelumnya adalah sebagai berikut:

1. Program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setara dengan 8000 GB) sehingga cocok digunakan oleh perpustakaan yang jumlah koleksinya banyak.

2. Adanya tambahan menu weblive yang memungkinkan pengguna bisa merujuk ke situs yang telah dipilih pustakawan untuk mencari data yang tidak ditemukan dalam database, tanpa harus membuka browser (jendela) lagi.

3. Sama halnya dengan versi 6.0 yang open script, Athenaeum Light 8.5 juga bisa dimodifikasi sesuai selera Anda dengan Filemaker 7 atau 8 bahkan 8.5 (commercial). dengan harapan nantinya banyak yang mau mengembangkan sekaligus berbagi melalui aplikasi yang “gratisan”.

4. Mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitu peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan.

5. Aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasi minim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB, OS Windows/ 95/ 98/ ME/ 2000/ XP, dan harddisk minimum 5 GB.

6. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulir perpustakaan (label, barcode, surat denda, dan sebagainya).

7. Mampu menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapat dibackup dengan mudah.

8. Aplikasi ini menggunakan bagan klasifikasi yang tidak kompleks karena memakai DDC 21 versi bahasa Indonesia sehingga tidak mempersulit pengguna dalam menelusuri dokumen. Perkembangan Athenaeum Light di Indonesia sendiri saat ini makin pesat. Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI) merupakan forum yang menampung para pemerhati, pengguna dan pengembang Athenaeum Light.

Bahkan pada awal tahun 2007 telah terbentuk kepengurusan KALI dan cabang- cabangnya dibeberapa propinsi. Tampilan halaman muka Athenaeum Light 8.5 dari KALI adalah seperti Gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1 Tampilan Home Athenaeum Light 8.5

2.3.1 Menu Pada Athenaeum Light 8.5

Berbagai menu atau fasilitas yang disediakan oleh Athenaeum Light 8.5 antara lain:

1. Informasi Pada menu ini, pengelola perpustakaan dapat memberikan informasi yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan (pemustaka). Informasi dapat berupa berbagai hal, mulai dari profil perpustakaan, koleksi terbaru hingga peraturan perpustakaan. Tergantung pada pengelola perpustakaan sendiri.

2. Katalog Menu katalog digunakan untuk memanajemen data koleksi perpustakaan. Pada menu ini, kegiatan yang dapat dilakukan adalah: a. Memasukkan (input), memperbaiki (edit) dan menghapus data koleksi

b. Pencarian data koleksi

c. Pemesanan koleksi, menu ini memungkinkan pengguna perpustakaan memesan koleksi. Sehingga jika koleksi telah dikembalikan oleh peminjam sebelumnya, dan akan dipinjam lagi maka akan terdapat informasi bahwa koleksi tersebut sudah dipesan sebelumnya.

d. Display data koleksi yang dipinjam

e. Cetak data koleksi, pencetakan data koleksi dapat dipilih berdasarkan lokasi koleksi, pengarang, kategori dan cetak semua daftar koleksi.

f. Fasilitas lain (utility), dalam menu ini tersedia berbagai fungsi yang membantu pustakawan dalam mengolah koleksi; statistik katalog, cetak label buku, cetak barcode koleksi, cetak kartu katalog, pencarian koleksi berdasarkan kategori tertentu (koleksi keluar, koleksi tidak untuk dipinjamkan, periode pinjam), stock opname.

3. Dewey Decimal Classifications (DDC) Menu ini dapat menampilkan klasifikasi DDC yang dapat membantu pustakawan dalam melakukan klasifikasi sehingga tidak memerlukan untuk membuka panduan klasifikasi. Menu ini dapat kita ganti dengan DDC terbaru. Hal ini dimungkinkan karena memang didesain dalam form yang dapat di-edit sesuai kebutuhan pengguna.

4. Pencarian / Penelusuran (OPAC) Menu ini memudahkan pengguna Athenaeum Light 8.5 untuk mencari koleksi berdasarkan kata kunci (keyword) yang digunakan. Terdapat tiga pilihan pencarian; fast find, easy find dan detail find. Fast find adalah mode pencarian yang hanya menggunakan sebuah kolom untuk pencarian berdasarkan kata kunci yang digunakan. Easy find adalah mode pencarian yang lebih rinci yaitu meliputi judul, pengarang, subjek klasifikasi dan no panggil. Sedangkan detail

find ialah mode pencarian yang meliputi keseluruhan data bibliografis yang ada pada koleksi.

5. Sirkulasi Dalam menu sirkulasi tersedia beberapa tampilan informasi penting, yaitu nama anggota yang meminjam koleksi, nama koleksi yang dipinjam, batas akhir peminjaman dan denda. Dalam menu ini juga terdapat fasilitas pencarian atau statistik berdasarkan kategori tertentu (sirkulasi, keterlambatan pada hari ini, semua keterlambatan, dan copy data ke dalam Clipboard). Juga terdapat fasilitas edit dan cetak surat peringatan keterlambatan pengembalian.

6. Peminjaman Menu ini digunakan untuk proses peminjaman, pengguna Athenaeum (pustakawan) hanya memasukkan no ID anggota dan no ID koleksi kemudian menentukan lama peminjaman dan jumlah maksimal koleksi yang dapat dipinjam. Memasukkan no ID dapat dilakukan dengan manual dengan

keyboard maupun menggunakan barcode scanner. Dalam menu ini, juga

terdapat fasilitas memperpanjang waktu peminjaman dan memeriksa (chek) siapa yang meminjam sebuah koleksi yang akan dipinjam.

7. Pengembalian Untuk melakukan pengembalian koleksi, cukup dengan memasukkan no ID koleksi lalu menekan tombol OK maka proses pengembalian sudah selesai.

Dalam menu ini juga tersedia fasilitas memperpanjang waktu peminjaman dan memeriksa (chek).

8. Anggota Dalam menu ini, dapat dilakukan kegiatan manajemen data anggota perpustakaan. Meliputi; a. Input dan edit hingga menghapus data anggota.

b. Pencarian data anggota berdasarkan kata kunci.

c. Cetak data anggota berdasarkan divisi atau tahun keanggotaan termasuk cetak semua data anggota.

d. Fasilitas lain (utility), dalam menu ini tersedia fasilitas cetak barcode anggota, pencarian data anggota yang masa keanggotaannya sudah selesai, cetak surat peringatan keterlambatan dan fasilitas penomeran ulang anggota.

9. Laporan/ statistik Dalam menu ini, terdapat fasilitas display dan cetak laporan berdasarkan kategori tertentu. Kategori tersebut antara lain berdasarkan anggota, tahun, divisi/ bagian dan koleksi. Termasuk juga fasilitas pembuatan laporan berdasarkan periode mingguan, bulanan maupun tahunan.

10. Administrasi Dalam menu ini, terdapat beberapa fasilitas antara lain; a. Penggantian nama organisasi (perpustakaan) pada menu OPAC dan kop laporan atau surat. Penggantian nama pustakawan.

b. Pengaturan penggunaan Athenaeum Light 8.5 lebih dari satu komputer (multi user)

c. Pengaturan jangka waktu peminjaman dan jumlah maksimal peminjaman koleksi.

d. Pengaturan hari sabtu atau minggu dihitung dalam masa peminjaman atau tidak.

e. Pengaturan masa akhir dari peminjaman

f. Pengaturan jenis kertas yang akan digunakan dalam pencetakan laporan, A4 atau letter.

g. Fasilitas import backup semua data dalam folder dump

h. Fasilitas menampilkan semua data yang ada dalam database di Athenaeum Light 8.5. i. Fasilitas penghapusan semua data yang ada dalam database Athenaeum

Light 8.5 j. Penomoran ulang ID, ID anggota, ID koleksi dan ID sirkulasi.

2.3.2 Kebutuhan Sistem

Untuk dapat berjalan dengan baik, sebuah perangkat lunak selalu mempunyai spesifikasi minimal akan kebutuhan perangkat keras, sistem operasi maupun perangkat lunak pendukung. Demikian halnya dengan Athenaeum Light 8.5, membutuhkan perangkat keras minimal Pentium III, Memory 256 Mb hardisk

10 GB. Sedangkan untuk Operating Sistem minimal yang dibutuhkan yaitu Windows 2000 SP4 atau Windows XP SP2 atau Linux Suse, Linux Redhat dan Macintosh X 10.3.9.

Untuk kebutuhan modifikasi Athenaeum Light 8.5 diperlukan perangkat Lunak Filemaker minimal versi 6.0 hal ini merupakan keharusan karena Athenaeum Light sendiri merupakan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan perangkat lunak Filemaker.

2.3.3 Database

Database berfungsi sebagai media penyimpan data. Dalam Perangkat lunak otomasi ini database digunakan untuk menyimpan data buku, aktivitas peminjaman, pengembalian, data anggota dan aktivitas lainnya. Data-data tersebut disimpan dalam record-record yang ada dalam tabel-tabel sebuah database.

Database menjadi salah satu komponen penting dalam perangkat lunak otomasi ini. Database terdiri dari tabel-tabel yang didalamnya terekam informasi tertentu. Menurut C.J. Date dalam MySQL untuk Pemula (Saputro, 2005, 13), database adalah sistem terkomputerisasi yang bertujuan agar dapat memelihara informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Sedangkan Zulkifli Amsyah mendefinisikan database sebagai kumpulan semua data yang tersimpan dalam satu atau berberapa file (Amsyah, 1997, 356). Dengan kata lain database merupakan media untuk melakukan manajemen informasi atau data, agar saat dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat, tepat dan mudah.

Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak yang dibangun menggunakan perangkat lunak database Filemaker. Filemaker yang digunakan ialah Filemaker versi 8.5. Filemaker merupakan perangkat lunak database yang sengaja didesain untuk kebutuhan pengguna non-expert atau pengguna yang memang bukan ahli database. Sehingga yang dikedepankan adalah kemudahan penggunaan tanpa mengesampingkan faktor keamanan, kapabilitas dan reliabilitas.

Jika dibandingkan dengan perangkat lunak database lain yang lebih popular seperti MySQL maka masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa MySQL memiliki kehandalan yang lebih baik daripada Filemaker namun dibutuhkan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Demikian sebaliknya dengan Filemaker, kehandalannya belum dapat menyamai MySQL akan tetapi untuk dapat mengoperasikannya tidak diperlukan keahlian khusus atau dengan kata lain lebih mudah digunakan. Catatan yang perlu diperhatikan adalah dibanding MySQL yang gratis, Filemaker merupakan perangkat lunak berbayar.

Athenaeum Light 8.5 memiliki tujuh database, yaitu; al_borower (anggota), al_catalog (katalog/koleksi), al_catalogArchive (arsip katalog),

al_circulation (sirkulasi), al_circulation Archive (arsip sirkulasi), al_reserve

(pemesanan) dan Athenaeum Light (Athenaeum Light). Antara database satu dengan yang lainnya saling terhubung dengan script yang terdapat pada perangkat lunak filemaker.

2.3.4 Metadata

Metadata dapat diartikan sebagai data yang terstruktur, ditandai dengan kode agar dapat diproses oleh komputer (Pendit dkk, 2007, 202). Metadata yang digunakan dalam sebuahorganisasi berbeda antara satu institusi dengan institusi lain. Metadata yang digunakan kantor pajak akan berbeda dengan metadata yang digunakan oleh instansi perpustakaan.

Perpustakaan memiliki metadata yang unik dan berbeda dengan metadata yang digunakan oleh institusi lain. Dalam dunia perpustakaan terdapat berbagai standar metadata yaitu MARC, Dublin Core, dan yang lainnya. Katalog perpustakaan juga dapat dikatakan sebagai metadata. Perbedaan mendasar antara katalog konvensional dan katalog digital adalah penerapan aturan pengkatalogan. Jika katalog konvensional menggunakan Anglo American Cataloguing Rules (AACR) baik I maupun II. Maka, katalog digital menggunakan aturan Machine Readable Catalogue (MARC).

Pada Athenaeum Light 8.5, katalogisasi belum sepenuhnya mengikuti aturan MARC. Meskipun demikian, database yang dimiliki Athenaeum Light 8.5 sudah mampu untuk dimigrasikan keperangkat lunak otomasi lainnya.

2.4 Pengertian Pemanfaatan Kata “pemanfaatan” berasal dari kata “manfaat” yang berarti guna, faedah.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Depdikbud Balai Pustaka (2005, 711).

Pemanfaatan diambil dari kata dasar manfaat yang artinya guna, faedah. Kemudian mendapat imbuhan pe-an yang berarti proses, cara, perbuatan memanfaatkan. Dengan demikian pemanfaatan dapat diartikan suatu cara atau proses dalam memanfaatkan suatu benda atau objek.

Menurut Davis dan Adam dikutip oleh Rani (2012) mendefinisikan kemanfaatan (usefulness) sebagai tingkatan dimana seseorang percaya bahwa penggunaan suatu teknologi tertentu akan meningkatkan prestasi orang tersebut. Pengukuran kemanfaatan tersebut berdasarkan frekuensi dan diversitas teknologi yang digunakan.

Sedangkan menurut Chin dan Todd dikutip oleh Rani (2012) kemanfaatan dapat berupa kemanfaatan satu faktor seperti pekerjaan lebih mudah, bermanfaat, meningkatkan produktifitas, efektifitas, dan meningkatkan kinerja pekerjaan. Pemanfaatan dibagi menjadi dua kategori yaitu kemanfaatan dan efektifitas yang dikelompokkan sebagai berikut:

1. Kemanfaatan meliputi:

a. Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier), mudah mempelajari dan mengoperasikan suatu teknologi dalam mengerjakan pekerjaan yang diinginkan oleh seseorang dan dapat memberikan keterampilan agar pekerjaannya lebih mudah.

b. Bermanfaat (usefull), suatu tingkatan dimana seseorang percaya bahwa penggunaan suatu teknologi tertentu terdapat manfaat atau faedah untuk dapat meningkatkan prestasi kerja orang tersebut.

c. Menambah produktifitas (increase productivity), merupakan sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupan seseorang akan bertambah atau meningkatkan produktifitasnya dalam suatu kegiatan-kegiatan yang dimilikinya agar menjadi lebih baik.

2. Efektifitas meliputi:

a. Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness), bahwa penggunaan suatu teknologi tertentu akan membantu seseorang agar aktifitas sehari-hari menjadi meningkat dalam melakukan suatu pekerjaan. b. Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance), dengan menggunakan suatu teknologi tertentu dapat membantu mengembangkan kinerja pekerjaan seseorang dalam dunia pekerjaan yang dimiliki oleh orang tersebut.

Dari pengertian di atas dapat terlihat bahwa pemanfaatan adalah suatu proses atau cara dalam memanfaatkan suatu benda (objek) dan fasilitas yang tersedia di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi tertentu. Pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dapat berarti memanfaatkan sistem perpustakaan yang dipakai oleh perpustakaan tersebut secara tepat untuk memenuhi pelayanan perpustakaan yang efektif dan efisien sesuai kebutuhan dari pengguna. Berfungsi atau tidaknya sebuah perangkat lunak disistem kerumahtanggaan perpustakaan dapat dilihat dari kecepatan dari pelayanan kepada pengguna serta keakuratan penyajian sumber informasi kepada pengguna.

Bila pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di perpustakaan dapat dilakukan secara optimal, maka kesuksesan sistem otomasi pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan akan lebih mudah dicapai. Dan apabila pemanfaatan belum optimal, maka perlu dilakukan pembinaan terhadap pegawai atau staff perpustakaan.

2.5 Pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 di Perpustakaan

Untuk mempermudah penyajian informasi di perpustakaan, diperlukan

software khusus untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis

software yang umum digunakan di perpustakaan yang berbasis teknologi

informasi salah satunya Athenaeum Light 8.5. Dengan software ini para pustakawan akan sangat terbantu dalam pengelolaan perpustakaan, dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC, peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku. Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat

barcode , karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian

buku.

Pola pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 yang dimaksud dalam konteks penelitian ini adalah mencakup proses, cara, dan perbuatan memanfaatkan seluruh fasilitas yang ada di Athenaeum Light 8.5. Perbuatan memanfaatkan seluruh fasilitas Informasi, katalog, Dewey Decimal Classification (DDC), pencarian atau penelusuran (OPAC), sirkulasi, peminjaman, pengembalian, anggota, laporan statistik dan administrasi.

Setiap perangkat lunak yang dibangun pasti mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri oleh karena itu maka, sebaiknya sebelum mempergunakan perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan sebaiknya perpustakaan dapat memilih terlebih dahulu perangkat lunak apa yang cocok diterapkan diperpustakaannya agar perangkat lunak tersebut dapat dipergunakan seoptimal mungkin untuk pelayanan perpustakaan. Penggunaan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 untuk otomasi di perpustakaan perlu dicermati, hal ini terkait dengan efektifitas dan efisiensinya. Perangkat lunak yang baik dalam mendukung suatu sistem otomasi adalah perangkat lunak yang berkualitas atau dengan kata lain perangkat lunak yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna perangkat lunak itu sendiri (Wilson, 1980). Perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 mempunyai kelemahan dan kelebihan, adapun kelemahan dan kelebihan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 menurut Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI) yaitu: a. Kelebihan

1. Program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setara dengan 8000 GB) sehingga cocok digunakan oleh perpustakaan yang jumlah koleksinya banyak.

3. Sama halnya dengan versi 6.o yang open script, Athenaeum Light 8.5 juga bisa dimodifikasi sesuai selera Anda dengan Filemaker 7 atau 8 bahkan 8.5 (commercial). dengan harapan nantinya banyak yang mau mengembangkan sekaligus berbagi melalui aplikasi yang “gratisan”.

4. Mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitu peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan.

5. Aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasi minim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB, OS Windows / 95 / 98 / ME / 2000 / XP, dan harddisk minimum 5 GB.

6. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulir perpustakaan (label, barcode, surat denda, dan sebagainya).

7. Mampu menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapat dibackup dengan mudah. Dan

8. Aplikasi ini menggunakan bagan klasifikasi yang tidak kompleks karena memakai DDC 21 versi bahasa Indonesia sehingga tidak mempersulit pengguna dalam menelusuri dokumen.

b. Kelemahan

1. Klasifikasi dokumen masih sederhana (menggunakan edisi ringkas DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalami masalah apabila jumlah subyek dan koleksi bertambah banyak dan semakin kompleks.

2. Keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi ini bersifat portable (dapat dipindah-pindahkan). Dari berbagai perangkat lunak otomasi gratis dan berbasis open source yang salah satunya adalah Athenaeum Light 8.5. Perangkat lunak tersebut sudah banyak dipergunakan dibeberapa perpustakaan di Indonesia sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Menurut data di forum diskusi online Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI), sudah tercatat seratus lebih institusi maupun individu pengguna Athenaeum Light 8.5. Contohnya di Universitas Paramadina, Perpustakaan pemerintah Kabupaten Kebumen, Perpustakaan Sekolah Islam Al- Fauzien, Perpustakaan dan Museum Bung Karno Blitar, LSM Forum Membaca, Perpustakaan Bengkel Buku Yogyakarta, Perpustakaan Yayasan Umar Kayam Yogyakarta dan lainnya.

Dari data diatas dapat dilihat bahwa pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 sudah banyak dimanfaatkan pada perpustakaan- perpustakaan yang melihat bahwa perangkat lunak tersebut dapat dipergunakan sebagai salah satu perangkat lunak otomasi perpustakaan yang sangat mudah dan sederhana diterapkan di perpustakaan meskipun masih banyak terdapat kelemahan-kelemahan dalam perangkat lunak ini. Akan tetapi perlu diingat bahwa perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 berbasis open source, open source timbul dari ide bahwa setiap pemakainya dapat berpartisipasi dalam mengembangkan perangkat lunak tersebut sehingga berevolusi menuju ke tingkat kesempurnaan.

Pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 merupakan manfaat yang digunakan oleh pemakainya untuk mempermudah melaksanakan tugasnya dalam meningkatkan kinerjanya. Kemudahan dalam mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dalam melakukan pelayanan perpustakaan berarti memudahkan pekerjaan pemakai baik dari segi waktu dan tenaga.

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum - Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 Pada Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi