BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum - Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)

BAB II KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki;1991).

Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Dimasa

sekarang koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku-buku, tetapi

dapat juga berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan

sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun secara teratur, sehingga ketika pengguna membutuhkan suatu informasi dapat dengan mudah menemukannya.

Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja, tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang

diatur secara sistematis dan dapat dipergunakan oleh pemakainya sebagai sumber

informasi.

Perpustakaan umum merupakan unit/satuan kerja, badan atau lembaga

membidangi pengembangan pengetahuan masyarakat yang berada dalam

jangkauannya. Bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan

bahan pustaka untuk masyarakat umum.

Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat,

umur, laik-laki, perempuan dan lain sebagainya, untuk itu koleksi perpustakaan

umum terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan

kebutuhan informasi dari penggunanya.

Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000:5) dijelaskan bahwa : Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di

pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan

golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya

akan informasi dan bahan bacaan.

Selanjutnya pengertian perpustakaan umum menurut Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495:2009:2) adalah Perpustakaan yang kegiatannya diselenggarakan

oleh pemerintah daerah kabupaten atau kotamadya yang mempunyai tugas pokok

melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya

serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak

membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender.

Definisi lain tentang perpustakaan umum dikemukakan oleh Reitz (2004)

bahwa “perpustakaan umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan

yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumbernya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat didaerah atau wilayah tertentu, yang

didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (pajak). Dari defenisi diatas,

Perpustakaan Umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal yang menyediakan

akses informasi kepada masyarakat.

2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum

Perkembangan informasi dan teknologi informasi dewasa ini menempatkan

perpustakaan umum pada posisi yang kompleks. Keberagaman pengguna yang ada

dalam jangkauan perpustakaan umum juga demikian beragam, hal ini sudah

seharusnya berimplikasi terhadap tujuan dan fungsi sebuah perpustakaan umum dan

juga disesuaikan dengan tujuan dan fungsi lembaga induknya seperti halnya dengan

perpustakaan umum pada pemerintah daerah tingkat II (kabupaten/kota).

2.2.1. Tujuan Perpustakaan Umum

Secara umum tujuan dari perpustakaan umum adalah memberikan

kesempatan bagi umum untuk memanfaatkan bahan pustaka atau sumber informasi

yang dimiliki perpustakaan, untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam

memperbaiki kehidupan masyarakat.

Perpustakaan umum menyediakan sumber informasi yang murah dan tepat

mengenai topik-topik yang sedang hangat dalam masyarakat maupun topik yang

berguna bagi masyarakat. Selain itu perpustakaan umum membantu warga

mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat

bermanfaat bagi masyarakat sekitar.

Dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992:6) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum di rinci ke dalam 3 (tiga) jenis tujuan, antara lain :

1. Tujuan Umum Tujuan umum dari perpustakaan umum adalah membina dan

mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang

berkesinambungan seumur hidup, serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat

yang berada dalam jangkauan layanannya. Sehingga berkembang daya kreasi dan

inovasi bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara

menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.

2. Tujuan Fungsional/Khusus

Tujuan fungsional atau tujuan khusus perpustakaan umum antara lain :

Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya,

serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan.

Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, serta memanfaatkan informasi.

Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna.

Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.

e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.

f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.

g. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang

dihadapi dalam kehidupan atas tanggungjawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.

h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional dengan

menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai

kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.

3. Tujuan Operasional Tujuan operasional perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang

terperinci tentang sasaran yang harus dicapai, serta cara untuk mencapainya.

Sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur, dan dievaluasi tingkat

keberhasilannya.

Sedangkan menurut Taslimah Yusuf (1996:18) bahwa tujuan dari perpustakaan umum adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan umum.

2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan umum.

3. Mendidik masyarakat agar dapat memanfaatkan pepustakaan secara efektif dan efisien.

4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.

5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi

masyarakat.

6. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah, bertanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional Dari pengertian di atas dapat kita ambil kesimpulan bahwa perpustakaan umum memiliki tujuan untuk membina dan mengembangkan minat baca masyarakat, belajar mandiri, jasa informasi serta untuk meningkatkan daya kreatifitas dan aktifitas agar dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.

2.2.2. Fungsi Dari Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran

tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standard Nasional

Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009:3) menetapkan

bahwa fungsi perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan koleksi.

2. Menghimpun koleksi muatan lokal.

3. Mengorganisasi materi perpustakaan.

4. Mendayagunakan koleksi.

5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna.

6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.

7. Melestarikan materi perpustakaan.

8. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya. Menurut Sulistyo Basuki (1993:112) tujuan lain dari perpustakaan umum juga “berfungsi sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan

utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya

masyarakat”.

Perpustakaan umum baik yang berada di Daerah Tingkat II (ibukota

kabupaten/kota), di ibukota kecamatan maupun yang berada di desa, menurut

Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 1988 dan Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 1988, mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi.

2. Memelihara dan melestarikan bahan pustaka dan informasi.

3. Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informasi, sebagai

pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki

fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan

minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan

pustaka lokal.

2.2.3 Koleksi Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum adalah perpustakaan dengan variasi penggunanya yang

paling beragam jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan lain pada umumnya.

Hal ini tentunya berimplikasi terhadap cakupan keberagaman koleksi yang

dimilikinya.

Sutarno (2006:37) menyatakan bahwa “perpustakaan umum sering

diibaratkan sebagai universitas rakyat, karena perpustakaan umum menyediakan

semua jenis koleksi bahan pustaka dari berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya

oleh seluruh lapisan masyarakat, tanpa terkecuali”.

Sedangkan dalam Standard Nasional Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan

Umum Kabupaten/Kota (2009:3) diperinci hal-hal yang terkait dengan koleksi

perpustakaan umum sebagai berikut : 1.

Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang visi dan misi, tugas pokok dan fungsi, serta kebutuhan masyarakat.

2. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak, karya rekam dan bentuk lain yang mengakomodasikan semua kebutuhan masyarakat termasuk kebutuhan penyandang cacat.

3. Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku sekurang- kurangnya 5.000 eksemplar.

4. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan lokal.

5. Koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan Masyarakat.

6. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari jumlah judul pertahun.

7. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun.

8. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun.

9. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 2 judul surat kabar terbitan lokal/propinsi dan 2 judul terbitan nasional.

10. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 5 judul majalah.

Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa koleksi dari perpustakaan umum

sangat beragam, artinya dari berbagai jenis (buku maupun non buku), berbagai

disiplin ilmu (pengguna yang beragam) dan juga menyediakan koleksi bahan pustaka terbitan lokal.

2.2.4 Jenis Koleksi Perpustakaan Umum

Jenis koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka yang sesuai

dengan keperluan dan mampu dibaca atau didengar dan dimengerti oleh masyarakat

pengguna perpustakaan umum. Setiap bahan pustaka yang ditempatkan diruang

koleksi adalah bahan pustaka yang sudah siap untuk dimanfaatkan oleh masyarakat

pengguna.

Menurut Taslimah Yusuf (1996:75) berbagai jenis bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan umum adalah sebagai berikut :

1. Buku teks atau monografi.

2. Buku fiksi.

3. Majalah.

4. Surat kabar.

5. Brosur atau pamflet.

6. Buku referensi.

7. Bahan grafis.

8. Bahan kartografi.

9. Bentuk komputer atau nonbuku. Selain pendapat di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan

Perpustakaan Umum (2000 : 19) diuraikan bahwa “koleksi perpustakaan umum

mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, dan surat kabar, bahan

pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan hitam dan lain-lain”.

Dari dua pandangan tentang jenis koleksi perpustakaan umum di atas, dapat

dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan umum adalah berupa buku teks, majalah,

surat kabar, bentuk digital dan lain-lain.

Jenis koleksi yang beragam pada suatu perpustakaan umum membutuhkan penanganan yang baik, agar mampu memenuhi semua jenis koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan.

2.3 Pengertian Penyiangan

Penyiangan adalah suatu praktek mengeluarkan bahan pustaka dari koleksi yang copynya kelebihan, dan koleksi yang jarang digunakan serta koleksi yang informasinya kurang tepat dan kurang relevan untuk kurikulum yang dibutuhkan oleh mahasiswa (Yulia :1999;198-199).

Sedangkan menurut Thompson (1943:148) Penyiangan adalah suatu praktek yang dilakukan untuk menarik koleksi atau mengirim koleksi yang kelebihan copy serta jarang digunakan dimana tingkat pemakaiannya sangat rendah.

Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka. Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi induk setempat. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan pengguna yang meningkat dan berubah dari waktu ke waktu, serta pengembangan koleksi perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus menyebabkan makin bertambah banyaknya koleksi yang ada di perpustakaan. Sebagian koleksi pustaka akan berkurang manfaatnya, misalnya karena ada perkembangan baru sehingga diperlukan edisi mutakhir. Ada koleksi pustaka yang walaupun usia terbitannya sudah tua, tetapi nilainya makin tinggi, baik nilai ilmiahnya (intrinsik), maupun nilai fisiknya (ekstrinsik). Koleksi pustaka tersebut merupakan karya langka, memuat sejarah perkembangan ilmu pengetahuan serta diakui sebagai akar perkembangan ilmiah masa kini. Masalah lain adalah makin terbatasnya ruang perpustakaan tempat menyimpan koleksi dan makin tingginya biaya pemeliharaan, sehingga perlu mengurangi buku-buku yang benar-benar sudah tidak bermanfaat. terutama untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna dan misi perpustakaan.

Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi. Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan. Kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.

Adapun tujuan dari penyiangan adalah proses pengeluaran koleksi dari rak karena koleksi tersebut sangat rusak, terbitan lama, isinya kurang dipahami, kurang diminati, kurang relevan, telah ada edisi baru. Untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, serta membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan lagi sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.

2.3.2 Manfaat Penyiangan Koleksi

Ada enam manfaat utama dari penyiangan koleksi: 1.

Pengerakan Tempat Biaya penyediaan ruangan dan rak tidak boleh lebih rendah dari biaya sebenarnya untuk pembelian rak tambahan untuk pengerakan lebih banyak buku. Suatu perawatan koleksi yang baik akan menghemat biaya pengerakan buku, mengurangi debu dari buku yang tidak satupun digunakan dan membuat ruangan lebih banyak untuk pergeseran buku.

Pengguna dan staf kehilangan kesabaran berusaha untuk mencari buku yang disusun di rak. Staf perpustakaan tidak perlu mengisi rak bawah atau buku tumpukan di atas tumpukan, dan perpustakaan akan lebih menarik dan mudah digunakan. Praktek yang baik mengatakan rak tidak boleh dari 85% penuh (dan 75% adalah bahkan lebih baik). Selain itu, mempertahankan bahan yang tidak terpakai menghabiskan ruang rak yang dapat digunakan untuk menampilkan buku baru. Database katalog online juga memerlukan space yang tidak menimbulkan memori komputer melebihi kapasitas. Penyiangan memungkinkan anda untuk menjaga penampilan, ramah dan terbuka yang merupakan ciri khas kebanyakan perpustakaan yang baik.

2. Menghemat Waktu Menghemat waktu baik bagi pengguna maupun staf dan yang terbaik bagi waktu untuk memeriksa tanda-tanda yang tak terbaca. Pengguna yang mencari buku tertentu harus memilah-milah buku yang jelas tidak diinginkan. Staf mencoba untuk mengesampingkan buku yang kembali harus bergeser dan buku tersebut disusun kembali untuk membuat ruang. Pustakawan mencoba untuk menggunakan koleksi untuk referensi atau jasa konsultasi pembaca harus membaca dengan teliti item usang untuk menemukan informasi yang benar, saat ini. Kelebihan kutipan dari katalog online yang mengarah ke bahan uasang atau tidak dapat digunakan memperlambat pencarian dan frustasi pengguna. Kerumah tanggaan karena kelebihan buku dan bahan lainnya yang tidak berguna.

3. Membuat Koleksi Lebih Menarik Dengan mengganti buku yang rusak-rusak, tercoreng dengan penjilidan kembali yang menarik dan buku-buku baru yang menarik. Bahkan fvorit abadi dan manfaat klasik setelah digantikan oleh salinan yang bersing dengan sampulan diperbaharui. Sirkulasi dapat di tingkat dengan hanyak membuat rak terlihat lebih menarik dan ramah dalam pemakain, bahkan jika sebenarnya ada sedikit buku. lebih baik untuk memiliki udara segar dan ruang kosong di rak dari pada memiliki buku tua yang mencegah penyelidikan. Banyak perpustakaan melaporan bahwa pelanggan mereka diasumsikan telah membeli banyak buku-buku baru ketika semua yang dilakukan adalah untuk penyiangan yang penuh semangat.

4. Meningkatkan Reputasi Perpustakaan Penyiangan juga dimaksud untuk kehandalan dan kemuktakhiran dan membangun kepercayaan publik. Pelanggan berharap bahwa bahan putaka yang dipilih oleh para ahli adalah informasi yang up-to-date dan dapat diandalkan. Untuk banyak pengguna, khususnya orang-orang mudah, fakta bahwa perpustakaan meminjamkan buku adalah memiliki otoritas untuk itu. Satu bagian dari buku astronomi yang mencakup banyak buku eksplorasi ruang angkasa pra teleskop atau buku-buku yang mencakup planet pluto sebagai menciptakan kesenjangan kredibilitas dimensi menulis sebuah makalah berdasarkan penelitian yang dilakukan dengan bahan perpustakaan yang memberikan informasi usang atau salah.

Masyarakat menghitung pada perpustakaan memberikan informasi akurat. Pelanggan dengan cepat memutuskan bahwa perpustakaan memiliki nilai “apa-apa” jika mereka memilah-milah banyak bahan usang.

5. Mengetahui Kebutuhan Koleksi Metode crew memberikan hasil pemeriksan berkelanjutan tentang perlunya memperbaiki atau menjilid kembali, pemberitahuan staf perpustakaan untuk buku hilang atau dicuri yang membutuhkan pengganti, dan menjamin hitungan volume yang lebih akurat. Proses ini juga memungkinkan untuk kedua berlangsung penyiangan, dimana buku-buku lusuh digantikan yang baru, atau buku yang tidak terpakai dapat dihapus, dan dijadwalkan penyiangan dimna anda melihat spesifikasi daerah koleksi secara teratur. Staf perpustkaan yang menyiangi terus memiliki pengetahuan yang akurat tentang koleksi.

6. Mendapat Masukan yang Konstan Pada Kekuatan dan Kelemahan Koleksi Informasi ini dapat membantu ketika meminta sumbangan dan membuat keputusan tentang pembelian. Misalnya, mengetahui bahwa buku bisnis out-of-date pustakawan bisa mendekati kelompok terorganisir atau individu dan permintaan bantuan khusus dalam mengembangkan pada bidang kepentingan khusus dan kegunaannya bagi mereka. CREW (counti nuous Review Evaluation and Weeding) membuat bentuk koleksi jelas dalam pikiran dan membuat dalam merencanakan arah masa depan untuk itu. CREW membantu pustakawan dan tujuan dari setiap tugas dalam kaitannya dengan pengguna dan koleksi. Keuntungan penyiangan dengan menerapkan metode CREW menunjukkan kebenaran pepatah lama.

2.3.3 Kriteria Penyiangan

Hal penting yang harus ada dalam proses penyiangan koleksi adalah kebijakan perpustakaan tentang kriteria koleksi yang akan disiangi (diweeding). Kriteria ini biasanya dibuat sebagai suatu kebijakan perpustakaan sebagai hasil dari analisa pustkawan terhadap beberapa faktor internal perpustakaan. Faktor itu biasanya menyangkut fisik koleksi, subyek kebutuhan pemakai, kapasitas tempat yang dimiliki perpustakaan serta kebijakan menyangkut Tempat Penyimpanan Akhir (TPA) pasca penyiangan.

Sehubungan dengan hal tersebut, dalam melakukan kegiatan penyiangan koleksi tahap pertama ini juga telah menentukan kriteria penyiangan koleksi. Penentuan kriteri ini didasarkan pada 2 faktor utama yaitu: 1.

Faktor Fisik koleksi :

a) Rusak ringan ( lepas sampul / jilidan)

b) Rusak berat ( hilang cover, sobek )

c) Hilang lebih dari 10 % halaman

d) Berjamur

2. Faktor Subyek koleksi :

a) Out of date dan tidak bernilai historis

b) Tidak pernah dipergunakan /dipinjam dalam tempo relatif lama

c) Duplikasi berlebihan

d) Tidak memiliki relevansi

e) Adanya edisi terbaru

Adapun wacana kebijakan pasca penyiangan koleksi, menyangkut tempat penyimpanan akhir direncanakan sebagai berikut :

Dihibahkan ke lembaga lain baik formal maupun informal (pesantren)
Preservasi (diperbaiki)
Dimusnahkan

2.3.4 Teknik Pelaksanaan

Teknis pelaksaaan penyiangan koleksi secara umum akan dilakukan melalui tahapan kerja sebagai berikut : 1)

Seleksi dan Penarikan Koleksi Seleksi koleksi dan penarikan didasarkan pada kebijakan kriteria kebijakan penyiangan yang telah ditentukan. Dengan berpedoman pada kriteria tersebut koleksi yang memenuhi kriteria penyiangan akan langsung ditarik dan dikumpulkan pada tempat yang telah ditentukan.

2) Pencatatan dan pengelompokan koleksi

Koleksi yang sudah ditarik dari jajaran akan dilakukan pencatatan atau inventarisasi koleksi sebagai berita acara penyiangan koleksi. Koleksi kemudian dikelompokkan sesuai kategori untuk menentukan tempat penyimpanan akhir, apakah masuk kategori hibah, preservasi atau dimusnahkan.

2.3.5 Prosedur Penyiangan

Prosedur penyiangan koleksi secara umum yaitu : 1. Menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi misalnya atas dasar: usia terbit, subjek, cakupan, kandungan informasi.

2. Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosur, leaflet, kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.

3. Pemilihan/seleksi koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada tahap ini perlu dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah tidak bermanfaat bagi pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi terbitan, volume, nomor dan subjek.

4. Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, menghapus data dari pangkalan data/katalog elektronik.

5. Koleksi pustaka yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.

6. Membuat Berita Acara tentang hasil penyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.

7. Menyimpan di gudang atau menawarkan ke perpustakaan lain yang diperkirakan lebih membutuhkan.

Kegiatan penyiangan koleksi buku-buku teks ini diakukan sebagai usaha untuk mengeluarkan atau menarik buku-buku teks yang kurang pemanfaatannya, atau bahkan tidak termanfaatkan sama sekali. Buku-buku teks tersebut biasanya adalah buku-buku yang merupakan hadiah dari pihak luar yang pada kenyataanya pemanfaatan bagi users kurang atau tidak ada sama sekali. Buku-buku tersebut biasanya memiliki subyek yang tidak sesuai dengan jurusan atau program studi yang ada di universitas. Selain itu faktor bahasa yang kurang dikenal dan tahun terbit yang sudah tidak bisa dikatakan baru lagi, adalah faktor yang membuat buku-buku tersebut menjadi tidak laku.

Pelaksana kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku adalah petugas yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Karena pada tahap awal pelaksanaan penyiangan/pencabutan adalah di bagian cadangan. Selanjutnya direncanakan proses penyiangan/pencabutan selanjutnya diteruskan di bagian layanan buku-buku teks yang bisa dipinjam (sirkulasi) yang pelaksanaanya akan dilakukan pada waktu dan oleh petugas tersendiri. Semua buku-buku hasil penyiangan/pencabutan yang disimpan di gudang, di data oleh petugas bagian cadangan. Dan sewaktu-waktu ada pertanyaan tentang buku-buku tersebut, data dan buku siap untuk diberikan/dilayankan. Proses selanjutnya (proses akhir) dari kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku yang kurang atau tidak dipakai sama sekali, akan dibicarakan di tingkat pimpinan perpustakaan dan universitas lebih lanjut. Apakah akan di selamatkan informasinya (alih media), disumbangkan atau dihanguskan data dan phisiknya.

Fungsi dari kegiatan penyiangan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama

3. Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya

4. Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka

5. Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan pustaka diperlukan kesabaran yang besar

6. Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar

7. Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan pemeliharaan bahan pustaka

8. Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi. Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.

Adapun alasan dilakukannya bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi adalah sebagai berikut:

Bahan pustaka yang isinya sudah tidak sesuai lagi
Edisi dan cetakan lama
Bahan pustaka yang rusak dan tidak dapat diperbaiki
Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap
Bahan pustaka yang jumlah copynya terlalu banyak Dengan melakukan proses penyiangan bahan pustaka ini perpustakaan bertujuan untuk memelihara ke-up-date-an, keaktifan dan manfaat koleksi tersebut yang merupakan refleksi dari sasaran dan tujuan perpustakaan. Solusi dari bahan pustaka yang disiangi yaitu dengan cara menjualnya, pertukaran antar perpustakaan, atau memberikan hadiah kepada yang membutuhkannya. Adapun prosedurnya menurut sebagai berikut:
menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi misalnya atas dasar usia terbit, subjek, cakupan atau kandungan informasi
Menentukan jenis koleksi yang ingin disiangi seperti buku, majalah, brosur, kaset rekaman, laporan tahunan.
Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, dan menghapus data dari pangkalan data/ opac.
Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.
Membuat berita acara tentang penyiangan koleksi untuk keperluan administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut digedung atau bisa ditawarkan ke perpustakaan lain yang membutuhkan.

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum - Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)