MANAJEMEN SDM FUNGSI PENGADAAN SUMBER DA

TUGAS MANAJEMEN SDM
FUNGSI PENGADAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Kelompok 1
Disusun Oleh :
Ni Putu Ayu Suciastiti (09)
Adelia Putu Ari Mayuni (10)
I Gst. Ngr. Mahendra Putra (16)

Universitas Mahasaraswati Denpasar
Ekonomi Manajemen (I)
2016/2017

1.1 Pentingnya Pengadaan Sumber Daya Manusia
Pengadaan sumber daya manusia adalah suatu proses kegiatan mengisi formasi
lowongan, mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan sampai dengan
pengangkatan dan penempatan.
Pengadaan sumberdaya merupakan salah satu upaya dari pemanfaatan. Jadi
pengadaan disini adalah upaya penemuan calon dari dalam organisasi maupun dari luar
untuk mengisi jabatan yang memerlukan SDM yang berkualitas.
Kualitas dan kuantitas para tenaga kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan

perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenaga
kerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya.
Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang
terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan.
Tujuan pengadaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
1. Aspek Kuantitatif
Kuantitatif berhubungan dengan jumlah. Pengadaan SDM dilihat dari aspek kuantitatif
brtujuan unutk menjamin jumlah personalia yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut
fungsi ini menggunakan dua perangkat:
1) perangkat analisis beban kerja (workload analysis) yang bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa jumlah
tanggung jawab atau beban yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas
2) perangkat analisis angkatan kerja (workforce analysis) yang bertujuan untuk menentukan
kebutuhan akan personalia yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kesinambungan
normal suatu organisasi.
2. Aspek Kualitatif
Pengadaan SDM dilihat dari aspek kualitatif, bertujuan untuk menjamin mutu
personalia yang tepat. Kiblat yang digunakan untuk menjamin aspek kualitatif adalah kiblat
pada standar personalia yang dilakukan melalui:

1

1) analisis jabatan (job analysis) yang akan meneliti segala fakta pekerjaan dan segala hal yang
dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dengan memperhatikan kesanggupan
setiap komponen
2) deskripsi jabatan (job description) yang akan menjelaskan tanggung jawab dan wewenang
untuk suatu jabatan tertentu
3) spesifikasi perkerjaan (job specification) untuk menetapkan syarat dan kondisi untuk
melaksanakan suatu pekerjaan dengan efektif.

Tahap Pengadaan sumber daya manusia :
1. Perencanaan tenaga kerja.
Merupakan suatu proses penentuan kebutuhan tenaga kerja dan cara memenuhinya
baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
2. Perekrutan tenaga kerja/recruitment
Berdasarkan pada perencanaan yang ada, maka perusahaan dapat memulai perekrutan
tenaga kerja/recruitment. Perekrutan tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diperoleh
dari berbagai sumber seperti :
a. Sumber dari dalam organisasi/internal recruitment.
Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari dalam perusahaan

sendiri, yaitu dari para karyawan yang telah bekerja di perusahaan sekarang ini
untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Caranya antara lain melalui
promosi atau pemindahan karyawan.
Keuntungan-keuntungannya:
1. Mempercepat waktu pengisian lowongan kerja yang ada.
2. Mempermudah masa penyesuaian diri dari pekerja terhadap lingkungan
perusahaan.
3. Menimbulkan motivasi dan semangat kerja karyawan karena prestasi
mereka dihargai dengan kesempatan karir yang baik.
4. Menjaga kesetiaan karyawan

2

Kelemahan-kelemahannya:
1. Menghambat masuknya ide dan gagasan baru
2. Jika terjadi kesalahan penempatan, akibatnya akan berpengaruh pada
efektivitas kerja.
3. Jika seseorang memiliki karakteristik yang cenderung negatif dalam
bekerja, akan tetap terbawa.
b. Sumber dari luar organisasi.

Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari orang–orang di luar
perusahaan, yaitu dengan merekrut tenaga kerja baru untuk mengisi lowongan
pekerjaan yang ada di perusahaan
c. Sumber-sumber dari external recruitment antara lain:
1. Pemasangan iklan lowongan kerja di media
2. Biro tenaga kerja
3. Rekomendasi dari tenaga kerja lama
4. Institusi pendidikan
3. Seleksi tenaga kerja/selection
Tujuan penyeleksian tenaga kerja yaitu untuk mencari atau memilih tenaga kerja yang
sesuai dengan persyaratan atau kualifikasi jabatan tertentu.
4. Penempatan karyawan/placement
Setelah proses seleksi dilakukan, maka diharapkan perusahaan dapat melakukan
proses penempatan karyawa pada posisi atau jabatan yang sesuai. Hal ini sering
dikenal dengan istialah The right man in the right place.
5. Penilaian prestasi kerja/performance appraisal
Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas –
tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan dan tepat waktu.
6. Pelatihan dan pengembangan/ training & development
Pelatihan dan pengembangan merupakan usaha untuk menghilangkan kesenjangan

antar unsur dan kualifikasi yang dimiliki oleh seorang karyawan dengan unsur dan
kualifikasi yang dikehendaki organisasi.
7. Pengembangan karir/ career development

3

Karir adalah serangkaian jabatan atau pekerjaan yang pernah dipangku seseorang
selama masa kerjanya. Pengembangan karir setiap karyawan dapat dikunjungi oleh
berbagai program berikut ini :
a. Promosi
b. Demosi
c. Transfer
d. Penghentian hubungan kerja/PHK

1.2 Analisis Jabatan
Definisi analisis jabatan yaitu merupakan suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan
penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan dimana
kegiatannya untuk mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan ataupun faktafakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur.
Teknis Analisis Jabatan merupakan suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagibagi untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang ada hubungannya dengan
pekerjaan, persyaratan apa saja yang harus dipenuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan

dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.

1. Langkah – langkah atau proses analisis jabatan
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.
artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisa jabatan itu. Karena hasil ini akan digunakan untuk menentukan jenis data
yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil
analisa jabatan itu dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification,
& job evaluation dalam pengadaan tenaga-kerja.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau
informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan.
Pengumpulan data ini dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey,
sensus dan sample. Sedangkan teknik pengumpulan data dapat dilakukan melalui

4

wawancara, observasi, kuesioner, dan juga angket. Data yang terkumpul itu
dikualifikasikan, dianalisis dan diaplikasikan di masa yang akan datang.
c. Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.

artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal
ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu apabila pekerjaan yang akan
dianalisis tersebut amat banyak.
d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan.
Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisa jabatan secara aktual dengan
menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan,
kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan itu.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
artinya analisa jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
Langkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang
atas data analisa jabatan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi
orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
artinya penganalisis jabatan/ pekerjaan harus menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.
artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian
pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pemerkayaan
pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan
tersebut.

2. Tujuan dari analisis jabatan


Apa saja yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan yang di dudukinya.



Apa saja wewenang dan tanggung jawab pekerja pada jabatan yang di dudukinya.



Mengapa pekerjaan tersebut perlu dilakukan dan bagaimana cara melakukan
pekerjaan tersebut.

5



Peralatan apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.



Berapa besar gaji dan seberapa lama jam kerjanya.



Pendidikan, pelatihan dan pengalaman apa saja yang diperlukan untuk menjalankan
pekerjaan tersebut.



Dan kemampuan, sikap apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan
tersebut.

3. Manfaat analisis jabatan


Untuk penarikan dan seleksi tenaga kerja.



Untuk penempatan posisi dari tenaga kerja.



Untuk menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja.



Untuk keperluan penilaian kerja.



Untuk perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan.



Untuk promosi jabatan pada tenaga kerja.



Untuk perencanaan organisasi.

4. Elemen yang terdapat dalam analisis jabatan
1. Job Description
Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun
tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan
penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk:


Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman.



Untuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap.

6



Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada
setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
2. Job Specification
Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan
menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan
maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specification,
diantaranya seperti dibawah ini:



Yang pertama, persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman
kerja yang dimiliki.



Yang kedua, persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki.



Yang ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.



Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan mental.
3.Job standard
Suatu pernyataan tertulis yang menunjukan target atau standar kerja yang harus
dicapai oleh seseorang yang memangku jabatan atau melaksanakan pekerjaan tertentu

1.3 Analisa Kebutuhan Sumber Daya Manusia
A. Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Kebutuhan (demand) atau permintaan akan sumber daya manusia oleh suatu organisasi
adalah merupakan ramalan kebutuhan akan sumber daya manusia ini bukan sekedar kuantitas
atau jumlah saja tetapi juga menyangkut soal kualitas. Dalam meramalkan kebutuhan sumber
daya manusia yang akan datang perlu memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi
perkembangan organisasi itu.
Faktor-faktor yang mempengaruhi dan harus diperhitungkan dalam membuat ramalan
kebutuhan sumber daya manusia pada waktu yang akan datang antara lain:
1.

Faktor eksternal

7

Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan
yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau
tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya
dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah
organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari:
a.

Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
Faktor ini pada dasarnya berupa kondisi dan kecendrungan pertumbuhan
ekonomi dan moneter nasional dan/atau Internasional yang berpengaruh pada
kegiatan bisnis setiap dan semua organisasi atau perusahaan.

b.

Sosial, politik dan budaya.
Faktor ini tercermin dalam kondisi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara di wilayah Negara tempat operasional sebuah organisasi atau
perusahaan menjalankan operasional bisnisnya.

c.

Perkembangan ilmu dan teknologi
Perkembangan dan kemajuan Ilmu dan Teknologi berpengaruh pada kecepatan
dan kualitas proses produksi dalam bentuk teknologi untuk mendesain produk,
meningkatkan efisiensi kerja, produktivitas dan kualitas produk, termasuk juga
teknologi pemberian pelayanan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan
konsumen.

d.

Pasar Tenaga Kerja dan Perusahaan pesaing
Pasar tenaga kerja adalah areal geografi yang memiliki persediaan tenaga kerja
yang dibutuhkan (demand) sebuah perusahaan. Dan perusahaan pesaing adalah
hal yang harus dipertimbangkan dalam memprediksi kebutuhan SDM.

8

2.

Faktor internal
Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan
dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi
perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan
SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang
melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan
ini terdiri dari:
a.

Faktor Rencana Strategik dan Rencana Operasional
Faktor ini merupakan penyebab utama yang terpenting dalam memprediksi
kebutuhan SDM.

b.

Faktor Prediksi Produk dan Penjualan
Sebuah organisasi atau perusahaan harus melakukan prediksi produk yang
akan dihasilkannya dan memprediksi pula produk yang bisa dipasarkan.
Prediksi ini pada dasarnya merupakan prediksi laba yang dapat diraih, dengan
mempergunakan jumlah dan kualitas SDM yang sudah dimiliki oleh
organisasi/perusahaan. Kemungkinan meningkat dan menurunnya produk dan
pemasaran atau laba perusahaan, sangat besar pengaruhnya pada prediksi
kebutuhan SDM.

c.

Faktor Pembiayaan SDM
Dalam memprediksi kebutuhan SDM sekurang-kurangnya harus sesuai dengan
kemampuan organisasi/perusahaan membayar upah/gaji tetap sebagai bagian
pembiayaan SDM dari presentase laba yang dapat diraih organisasi/perusahaan
secara berkelanjutan.

d.

Faktor Pembukaan Bisnis baru

9

Pengembangan produk baru akan berdampak diperlukannya penambahan
SDM,

karena

terjadi

penambahan

pekerjaan

dan

bahkan

mungkin

bertambahnya jabatan baru. Untuk itu perlu dilakukan prediksi kebutuhan
SDM dalam perencanaan SDM, baik jumlah maupun kualitasnya, yang
disebabkan

oleh

pengembangan

bisnis

baru

dilingkungan

sebuah

organisasi/perusahaan.
e.

Faktor Desain Organisasi dan Desain Pekerjaan
Semakin banyak unit kerja dalam struktur organisasi, maka semakin banyak
dan semakin bervariasi kualifikasi permintaan dalam perencanaan SDM
sebuah organisasi/perusahaan.

f.

Faktor Keterbukaan dan keikutsertaan para manajer
Pada dasarnya faktor ini berkenaan dengan keterbukaan dan kebijaksanaan
Manajer Puncak. Kebijaksanaan tanpa diskriminasi dengan nilai-nilai
demokratis memungkinkan perencanaan SDM memprediksi jumlah dan
kualifikasi permintaan SDM secara akurat dan obyektif.

3.

Persediaan karyawan
Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan
prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi
tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai
bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari
faktor ini adalah:
a.

Karyawan yang akan pension
Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang akan pension, yang harus
dimasukkan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan atau jabatan
kosong yang harus dicari penggantinya.

10

b.

Pengunduran diri karyawan
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti atau keluar dan
pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama
(KKB) atau kontrak kerja, yang harus diprediksi oleh penggantinya untuk
mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik dari sumber internal maupun
eksternal.

c.

Kematian, dan sebagainya.
Prediksi yang meninggal dunia. Prediksi ini perlu dilakukan di lingkungan
organisasi atau perusahaan yang telah memiliki SDM dalam jumlah besar yang
seharusnya memiliki Sistem Informasi SDM yang akurat. Prediksi yang
meninggal dunia dilakukan karena kemungkinan terjadi diluar kekuasaan
manusia atau tidak tergantung usia, sehingga mungkin saja dialami oleh
pekerja yang usianya relative masih muda.

B. Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa
kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat
dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini
harus dapat didasarkan kepada informasi factor internal dan eksternal perusahaan.

Peramalan (forcast) kebutuhan sumber daya manusia secara logis dapat dibagi menjadi 3,
yakni:
a. Ramalan permintaan sumber daya manusia

11

Ramalan akan kebutuhan permintaan ini sebaiknya dibagi ke dalam
permintaan jangka panjang dan permintaan jangka pendek. Dalam membuat
ramalan permintaan ini perlu mempertimbangkan atau memperhitungkan:
rencana strategis organisasi, perkembangan penduduk, perkembangan
ekonomi, perkembangan teknologi, serta kecenderungan perubahan-perubahan
sosial di dalam masyarakat.
b. Ramalan persediaan sumber daya manusia.
Dalam membuat ramalan persediaan sumber daya manusia ini perlu
memperhitungkan antara lain: persediaan sumber daya manusia yang sudah
ada sekarang ini baik jumlah maupun kualifikasinya, tingkat produksi atau
efektivitas kerja sumber daya yang ada tersebut, tingkat pergantian tenaga,
angka absensi karyawan atau tenaga kerja, dan tingkat rotasi atau perpindahan
kerja.
c. Perlakuan atas sumber daya manusia.
Berdasarkan perhitungan atau ramalan kebutuhan di suatu pihak, dan ramalan
persediaan sumber daya manusia yang ada saat ini maka perlu tindak lanjut
yaitu perlakuan (tindakan) yang akan di ambil. Ramalan perlakuan ini
misalnya: pengangkatan pegawai baru, penambahan kemampuan terhadap
pegawai yang sudah ada melalui pelatihan, pengurangan pegawai, dan
sebagainya.
Kesimpulan
Pengadaan tenaga kerja yang sesuai dengan prosedur akan menghasilkan
tenaga kerja yang berkualitas baik. Karena persaingan dilakukan dengan benar, sehingga
setiap pribadi akan berusaha semampunya untuk mendapatkan posisi kerja yang
diinginkan dan sesuai dengan keahliannya. Kualitas dan kuantitas para tenaga kerja juga
harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif
dan juga efisien. Penempatan tenaga kerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan &
ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik

12

guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan serta dapat meningkatkan
produktivitas perusahaan di masa yang akan datang. Uraian pekerjaan harus diuraikan
secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas,
tanggung jawab serta standar prestasi yang harus dicapai. Uraian pekerjaan harus menjadi
dasar

untuk

menetapkan

spesifikasi

pekerjaan,

supaya

didasarkan apa baru siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.

13

pengisian

jabatan