Laporan Magang Kerja Analis Sistem di Bagian EDP Toserba Samudra Cimahi.

Daftar Isi

Pernyataan Orisinalitas penulisan... i

Lembar Persetujuan Publikasi... ii

Kata pengantar... iii

Daftar isi... iv

Daftar gambar... v

Daftar tabel... vi

Abstrak... vii

Bab I Pendahuluan... 1

Tujuan... 4

Rumusan masalah... 4

Batasan... 5

Sistematika penulisan... 5

Bab II Landasan Teori... 6

Analisis dan perancangan sistem... 6

Flowchart... 6

DFD... 7

Diagram Relasional Entitas... 11

Bab III Analisis Sistem Kerja... 15

Analisis sistem lama... 15

DFD... 15

Flowchart... 28

Usulan perbaikan... 36

Diagram Relasional Entitas... 41

Bab IV Saran dan Kesimpulan... 43

Daftar Pustaka... 46

Daftar Gambar

Gambar 3.1.1 DFD level 0... 16

Gambar 3.1.2 DFD level 1... 17

Gambar 3.1.3 DFD level 2 kassa... 18

Gambar 3.1.4 DFD level 2 pembayaran... 18

Gambar 3.1.5 DFD level 2 pembelian... 19

Gambar 3.1.6 DFD level 2 gudang... 20

Gambar 3.1.7 DFD level 2 retur……….. 21

Gambar 3.1.8 DFD level 2 pajak……….. 21

Gambar 3.1.9 DFD level 2 discount……… 21

Gambar 3.1.10 DFD level 2 potong stok... 22

Gambar 3.2.1 kassa... 27

Gambar 3.2.2 pembayaran... 29

Gambar 3.2.3 pembelian... 30

Gambar 3.2.4 gudang... 31

Gambar 3.2.5 retur... 32

Gambar 3.2.6 pajak... 33

Gambar 3.2.7 discount... 34

Gambar 3.2.8 potong stok... 35

Gambar 3.3.1 Usulan untuk transaksi kassa... 36

Gambar 3.3.2 Usulan untuk pembayaran... 37

Gambar 3.3.5 Usulan untuk Retur... 38

Gambar 3.3.6 Usulan unuk discount... 39

Gambar 3.3.7 Usulan untuk potong stok... 39

Daftar Tabel

Kamus Data... 23 Tabel Spesifikasi proses ... 25 ER diagram ... 41

ABSTRAK

Laporan ini merupakan hasil analisis sistem cheker yang berada di Toserba Samudra Cimahi yang mencakup sistem kassa, pembayaran, pembelian, gudang, retur, pajak, discount, potong stok. Penulis melakukan pendekatan terhadap sistem dengan cara melakukan pemodelan dengan DFD dan Flowchart.

Berdasarkan pada hasil pemodelan yang telah dilakukan, penulis memberikan masukan guna memperbaiki kinerja sistem di Toserba Samudra. Secara garis besar, hasil analisis menunjukan bahwa ada sistem yang dirasa masih kurang baik menurut penulis.

Perbaikan yang diusulkan terutama pada sistem kassa, pembayaran, retur, discount, potong stok.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Toserba Samudra adalah sebuah Toserba yang menjual barang seperti barang sandang dan pangan. Toserba Samudra berpusat di kota Tasik. Hingga kini Toserba Samudra memiliki beberapa cabang seperti di Tasikmalaya, Banjar, dan sekarang di Cimahi. Toserba Samudra melakukan banyak inovasi untuk setiap produk dan promosinya, salah satunya adalah discount besar besaran. Tidak sampai disitu saja inovasi yang dilakukan Toserba Samudra melibatkan beberapa bagian seperti bagian administrasi, Inventory, dan lain lain.

Salah satu cabang dari Toserba Samudra adalah di Cimahi. Pada saat ini penulis bekerja di Toserba Samudra Cimahi. Salah satu bagian terpenting di dalam Toserba Samudra adalah EDP. EDP merupakan Entry Data Processing yang bertugas untuk mengawasi data apa saja yang merupakan masukan atau keluaran oleh pegawai Toserba Samudra. Yang bertindak sebagai pegawai Toserba Samudra disini adalah para staff dan kasir yang sering memakai komputer. Tugas EDP diantaranya mengawasi pemasukan dan pengeluaran data yang dilakukan oleh pegawai Toserba Samudra . Pegawai Toserba Samudra disini adalah kasir atau bagian office. Pada bagian office juga terdiri dari beberapa bagian yaitu pembayaran, pembelian, checker, administrasi, keuangan, EDP dan inventory.

EDP dibagi menjadi dua bagian yaitu EDP admin dan EDP lapangan. EDP admin dan EDP lapangan mempunyai perbedaan dan persamaan diantaranya tugas sebagai berikut:

1. EDP ADMIN

Tugas EDP admin adalah sebagai berikut : 1. Mengawasi sistem yang ada di office.

2. Memperbaiki sistem yang ada bila terjadi kerusakan. 3. Melakukan potong stok setiap pagi sebelum toko buka. 4. Membuat discount di komputer admin

6. Membuat laporan pajak.

7. Membuat laporan penjualan hari kemarin 8. Membuat laporan budget per tanggal kemarin 9. Membuat leaflet pasti murah.

10.Menangani mesin gesek jika terjadi kerusakan. 11.Mengawasi data pembelian.

12.Mengawasi data pembayaran. 13.Mengawasi data gudang. 2. EDP LAPANGAN

Tugas EDP lapangan adalah sebagai berikut: 1. Mengawasi sistem kerja di lapangan. 2. Hanya menggunakan sistem yang ada.

3. Jika terjadi halangan maka EDP lapangan yang melakukan potong stok. 4. Membuat discount di masing-masing kassa.

5. Mengawasi transaksi di kassa. 6. Membuat laporan pajak.

7. Membuat laporan transaksi harian setelah penjualan hari kemarin. 8. Mengawasi transaksi dengan menggunakan kartu bayar.

9. Menangani hardware dan software di lapangan.

Penulis pada saat ini bertugas sebagai EDP lapangan. EDP lapangan ini yang bertugas di lapangan untuk memeriksa dan mengawasi transaksi-transaksi yang dilakukan oleh kasir. Selain itu juga EDP lapangan yang bertugas untuk mengeluarkan laporan-laporan pendapatan setiap harinya. Selain mengurus sistem juga EDP bertugas untuk mengatur siapa dan kapan kasir-kasir bertugas.

Penulis akan menganalisis tugas-tugas EDP lapangan dengan spesifik. Penulis juga berusaha bilamana ada kekurangan pada sistem, penulis akan mencoba mengembangkan sistem menjadi lebih baik.

Tugas rutin yang sering dilakukan EDP adalah pertama-tama penulis mengeluarkan laporan di kassa yang berupa hasil reset kassa. Setelah itu EDP memeriksa apakah ada laporan void dan retur. Void dan retur memiliki perbedaan, perbedaanya adalah kalau void dilakukan di kassa sebelum melakukan transaksi. Tetapi kalau retur

dilakukan sesudah transaksi. Setelah hasil void dan retur cocok tidak ada duplikasi data maka dilakukan potong stok EDP memberikan laporan yang berupa hasil transaksi per hari kepada direksi dan supplier. Untuk lebih jelasnya penulis akan menjelaskan di bawah ini.

Pada saat kasir melakukan transaksi kadang-kadang terjadi kesalahan. Karena adanya kesalahan itu kasir tidak bisa langsung menghapus data jika terjadi kesalahan. Untuk itu dibutuh kan EDP lapangan yang menangani permasalahan ini. Permasalahan ini dapat ditangani dengan 2 cara yaitu dengan void dan retur. Proses void digunakan bilamana pada saat transaksi kasir melakukan kesalahan maka digunakanlah void tetapi void ini hanya bisa digunakan oleh EDP bukan sembarang orang yang bisa menggunakanya. Untuk retur ini sangat berbeda. Retur ini digunakan pada saat transaksi sudah dilakukan oleh kasir. Pada saat itulah kasir membutuhkan retur ini untuk mengurangi transaksi yang dilakukan oleh kasir. Selain itu juga EDP lapangan juga berhak untuk melakukan tugas potong stok. Proses ini dilakukan pada saat pagi hari. Proses ini dijalankan setelah server dihidupkan. Untuk proses potong stok ini tidak akan bisa dilakukan jika ada komputer dari pegawai Toserba Samudra digunakan pada saat potong stok.

Toserba Samudra juga memiliki event mingguan untuk mengeluarkan discount besar-besaran. Perubahan discount ini meliputi beberapa barang yang ada. Pertama kali memasuki menu inventory maintenance. Setelah itu merubah discount yang akan digunakan, apakah itu discount regular atau member. Yang dirubah adalah waktu untuk mengadakan discount tersebut dari kapan hingga kapan. Perbedaan discount member dan discount regular adalah discount yang merupakan discount untuk masyarakat umum, sedangkan member adalah discount untuk pengguna member.

Tugas EDP lapangan juga meliputi pembuatan jadwal untuk kasir. Selain itu juga EDP lapangan harus mengetahui cara menggunakan mesin debit dan kredit. Pengeluaran laporan budget untuk debit dan kredit dilakukan dengan cara settlement.

Hardware yang dipakai di Toserba Samudra sekarang adalah sebagai berikut: 1. Windows 98 Pentium III 1 Ghz.

2. RAM 256 MB.

4. Sound Card on board. 5. VGA onboard 32 MB.

Software yang dipakai sekarang di Toserba Samudra adalah sebagai berikut: 1. Dbase 3 plus.

Software yang berfungsi sebagai database penyimpanan data-data di inventory maintenace

2. POS (purchase order sistem).

Software yang dipakai untuk transaksi kassa. 3. Inventory maintenance.

Software yang dipakai dalam menginput,mutasi,retur barang. 4. Untuk server memakai novel.

Dari uraian di atas maka akan diusulkan beberapa sistem untuk : 1. Transaksi kassa.

2. Pembayaran. 3. Retur. 4. Discount. 5. Potong stok.

Pada barang-barang yang akan ditransaksi yang berada di Toserba Samudra terdapat PLU (Price Look Up) yang merupakan kode yang terdapat dalam barang-barang yang akan ditransaksi. Selain itu juga terdapat artikel yang merupakan nomor barcode pada setiap barang yang ada. Lalu terdapat nama barang, harga jual.

1.2 Tujuan

Tujuan penulisan ini adalah bahwa menganalisis sistem yang ada dan mengembangkan sistem yang ada menjadi lebih baik.

1.3 Rumusan masalah

Indikasi permasalahan yang saat ini ada pada Toserba Samudra saat ini adalah: 1. Sistem inventory tidak berjalan dengan baik.

2. Sistem discount tidak berjalan dengan baik. 3. Sistem di EDP tidak berjalan dengan baik. 4. Sistem potong stok tepat waktu.

5. Sistem void dan retur tidak terjadi duplikasi data.

6. Sistem di bagian pembayaran yang belum berjalan dengan baik.

1.4 Batasan

Penulis menemukan beberapa batasan masalah seperti berikut :

1. Penulis tidak membahas tentang penggunaan server karena penulis bergerak di bidang EDP lapangan.

2. Hanya menganalisis sistem yang digunakan untuk bagian EDP lapangan.

3. Tidak semua sistem dirubah, namun yang hanya memiliki kekurangan saja yang dirubah.

1.5 Sistematika penulisan

Pada sistem penulisan ini penulis menuliskan beberapa hal yaitu :

Bab I Latar Belakang

Menuliskan latar belakang, rumusan masalah, tujuan, dan batasan masalah yang dituliskan oleh penulis.

Bab II Landasan teori

Menuliskan teori-teori yang dipakai oleh penulis dalam menjelaskan masalah– masalah yang ada.

Bab III Analisis sistem kerja

Menuliskan analisis sistem kerja yang lama dan mengusulkan sistem kerja yang baru.

BAB IV Kesimpulan dan saran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Sistem informasi sangatlah diperlukan oleh perusahaan yang memiliki informasi dan data dalam jumlah cukup besar dan memerlukan waktu cukup besar. Sistem informasi di Toserba Samudra dapat menjawab masalah-masalah yang muncul di dalam perusahaan sehingga sistem informasi mengurangi dan mengatasi kekeliruan pencatatan maupun penyimpanan informasi. Namun ada juga sistem informasi yang perlu dibenahi agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Pada saat transaksi kassa jika terjadi pembatalan transaksi pada barang bilamana terjadi pembatalan maka kasir langsung mengetahui permasalahanya. Bilamana terjadi pembatalan pada saat transaksi maka kasir langsung memasukan data ke void. Tetapi pada saat setelah transaksi maka kasir langsung memasukan ke retur. Ada beberapa kelemahan yang ditemukan pada saat transaksi adalah saat EDP melihat laporan retur dan void, seringnya data tertukar akibatnya EDP sering mengalami kesusahan dalam menangani laporan void dan retur. Usulan yang diusulkan adalah pada saat transaksi kassa berlangsung dan ternyata ada pembatalan pada saat sebelum atau sesudah transaksi maka yang dilakukan kasir adalah retur barang yang batal. Juga pada saat pemeriksaan laporan kemungkinan besar tidak akan terjadi pertukaran data karena data batal sudah menjadi satu yaitu data retur.

Kelemahan pada sistem pembayaran ini adalah pada saat mengeluarkan laporan hanya 2 laporan yang keluaran. Satu buat arsip retur dan yang satu lagi untuk supplier. Sedangkan untuk laporan retur ini owner tidak mengetahui berapa banyak barang retur yang keluaran

Pada sistem pembayaran penulis hanya menambahkan agar laporan yang dihasilkan adalah 3 lembar. Satu untuk supplier,satu untuk owner dan satu lagi untuk data agar jika terjadi masalah maka bagian pembayaran bisa membuktikan data yang bermasalah tersebut. Untuk proses retur pertama–tama pegawai Toserba Samudra memberikan masukan yaitu nama barang, kode supplier, harga jual, artikel, PLU dan dikirim kepada input barang yang di retur. Setelah itu data yang sama dikirim ke data

stok gudang. Setelah itu data stok gudang menghasilkan nama barang, kode supplier, harga jual, quantity barang di retur, artikel, PLU dan dikirim ke proses printing retur. Setelah itu data tersebut dikirim kepada data stok barang. Setelah berada di data stok barang maka langsung ke report quantity barang di retur yang menghasilkan keluaran nama barang, kode supplier, harga jual, quantity barang di retur, artikel, PLU.

Untuk proses discount pertama pegawai Toserba Samudra memasukan nama dan pasword lalu melakukan input discount. Setelah input discount maka langsung masuk kepada database discount. Database discount menghasilkan nama, pasword, jumlah pajak dan memasuki proses selanjutnya yaitu report discount. Report discount mengeluarkan keluaran terakhir yaitu nama, pasword dan jumlah discount. Untuk program discount penulis mengusulkan agar discount di edit pada saat per hari sebelum discount agar tidak merepotkan pada saat sesudah acara discount selesai. Untuk program discount penulis mengusulkan agar discount di edit pada saat per hari sebelum discount agar tidak merepotkan pada saat sesudah acara discount selesai.

Untuk penjelasan lebih lanjut adalah sebagai berikut : Pada saat transaksi kassa dikarenakan data bersifat online maka data kassa langsung masuk ke EOD yaitu sebuah kumpulan data sebagai database. EOD ini dikumpulkan dalam sebuah server. Setelah itu hasil dari EOD pada saat itu langsung memotong di master part list. Master part list merupakan sebuah program untuk melihat jumlah stok yang ada baik di lapangan maupun di gudang. Setelah hasil tersebut memotong di master part list maka itu merupakan hasil terakhir tanpa adanya potong stok.

4.2 Saran Pengembangan

Secara garis besar perusahaan Toserba Samudra adalah perusahaan retail yang memiliki banyak sistem. Namun ada sistem informasi yang perlu dibenahi agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Usulan yang diusulkan adalah pada saat transaksi kassa berlangsung dan ternyata ada pembatalan pada saat sebelum atau sesudah transaksi maka yang dilakukan kasir adalah retur barang yang batal. Juga pada saat pemeriksaan laporan kemungkinan besar tidak akan terjadi pertukaran data karena data batal sudah menjadi satu yaitu data retur. Pada sistem pembayaran penulis hanya menambahkan agar laporan yang dihasilkan adalah 3 lembar. Satu untuk supplier,satu untuk owner dan satu lagi untuk data agar jika

terjadi masalah maka bagian pembayaran bisa membuktikan data yang bermasalah tersebut. Untuk proses potong stok penulis mengusulkan agar proses potong stok dilaksanakan pada saat selesai transaksi pada saat itu agar data lebih akurat. Ini dikarenakan pada saat potong stok EDP harus selalu hadir. Tetapi Jika EDP tidak ada yang hadir maka yang terjadi adalah stok menjadi menggantung.

Daftar Pustaka

• [Sut 03] Sutabri, Tata, S.Kom, MM. 2003. Analisis Sistem Informasi, Jakarta . Andi Offset.

• [Sut04] Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data, Jakarta. Graha Ilmu. • [Fat 02] Fathansyah, Ir. Basis Data, 2002. Bandung. Informatika. • Slide perkuliahan Pengantar Sistem Informasi.

1.3 Rumusan masalah

Indikasi permasalahan yang saat ini ada pada Toserba Samudra saat ini adalah: 1. Sistem inventory tidak berjalan dengan baik.

2. Sistem discount tidak berjalan dengan baik. 3. Sistem di EDP tidak berjalan dengan baik. 4. Sistem potong stok tepat waktu.

5. Sistem void dan retur tidak terjadi duplikasi data.

6. Sistem di bagian pembayaran yang belum berjalan dengan baik.

1.4 Batasan

Penulis menemukan beberapa batasan masalah seperti berikut :

1. Penulis tidak membahas tentang penggunaan server karena penulis bergerak di bidang EDP lapangan.

2. Hanya menganalisis sistem yang digunakan untuk bagian EDP lapangan.

3. Tidak semua sistem dirubah, namun yang hanya memiliki kekurangan saja yang dirubah.

1.5 Sistematika penulisan

Pada sistem penulisan ini penulis menuliskan beberapa hal yaitu :

Bab I Latar Belakang

Menuliskan latar belakang, rumusan masalah, tujuan, dan batasan masalah yang dituliskan oleh penulis.

Bab II Landasan teori

Menuliskan teori-teori yang dipakai oleh penulis dalam menjelaskan masalah– masalah yang ada.

Bab III Analisis sistem kerja

Menuliskan analisis sistem kerja yang lama dan mengusulkan sistem kerja yang baru.

BAB IV Kesimpulan dan saran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Sistem informasi sangatlah diperlukan oleh perusahaan yang memiliki informasi dan data dalam jumlah cukup besar dan memerlukan waktu cukup besar. Sistem informasi di Toserba Samudra dapat menjawab masalah-masalah yang muncul di dalam perusahaan sehingga sistem informasi mengurangi dan mengatasi kekeliruan pencatatan maupun penyimpanan informasi. Namun ada juga sistem informasi yang perlu dibenahi agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Pada saat transaksi kassa jika terjadi pembatalan transaksi pada barang bilamana terjadi pembatalan maka kasir langsung mengetahui permasalahanya. Bilamana terjadi pembatalan pada saat transaksi maka kasir langsung memasukan data ke void. Tetapi pada saat setelah transaksi maka kasir langsung memasukan ke retur. Ada beberapa kelemahan yang ditemukan pada saat transaksi adalah saat EDP melihat laporan retur dan void, seringnya data tertukar akibatnya EDP sering mengalami kesusahan dalam menangani laporan void dan retur. Usulan yang diusulkan adalah pada saat transaksi kassa berlangsung dan ternyata ada pembatalan pada saat sebelum atau sesudah transaksi maka yang dilakukan kasir adalah retur barang yang batal. Juga pada saat pemeriksaan laporan kemungkinan besar tidak akan terjadi pertukaran data karena data batal sudah menjadi satu yaitu data retur.

Kelemahan pada sistem pembayaran ini adalah pada saat mengeluarkan laporan hanya 2 laporan yang keluaran. Satu buat arsip retur dan yang satu lagi untuk supplier. Sedangkan untuk laporan retur ini owner tidak mengetahui berapa banyak barang retur yang keluaran

Pada sistem pembayaran penulis hanya menambahkan agar laporan yang dihasilkan adalah 3 lembar. Satu untuk supplier,satu untuk owner dan satu lagi untuk data agar jika terjadi masalah maka bagian pembayaran bisa membuktikan data yang bermasalah tersebut. Untuk proses retur pertama–tama pegawai Toserba Samudra memberikan masukan yaitu nama barang, kode supplier, harga jual, artikel, PLU dan dikirim kepada input barang yang di retur. Setelah itu data yang sama dikirim ke data

stok gudang. Setelah itu data stok gudang menghasilkan nama barang, kode supplier, harga jual, quantity barang di retur, artikel, PLU dan dikirim ke proses printing retur. Setelah itu data tersebut dikirim kepada data stok barang. Setelah berada di data stok barang maka langsung ke report quantity barang di retur yang menghasilkan keluaran nama barang, kode supplier, harga jual, quantity barang di retur, artikel, PLU.

Untuk proses discount pertama pegawai Toserba Samudra memasukan nama dan pasword lalu melakukan input discount. Setelah input discount maka langsung masuk kepada database discount. Database discount menghasilkan nama, pasword, jumlah pajak dan memasuki proses selanjutnya yaitu report discount. Report discount mengeluarkan keluaran terakhir yaitu nama, pasword dan jumlah discount. Untuk program discount penulis mengusulkan agar discount di edit pada saat per hari sebelum discount agar tidak merepotkan pada saat sesudah acara discount selesai. Untuk program discount penulis mengusulkan agar discount di edit pada saat per hari sebelum discount agar tidak merepotkan pada saat sesudah acara discount selesai.

Untuk penjelasan lebih lanjut adalah sebagai berikut : Pada saat transaksi kassa dikarenakan data bersifat online maka data kassa langsung masuk ke EOD yaitu sebuah kumpulan data sebagai database. EOD ini dikumpulkan dalam sebuah server. Setelah itu hasil dari EOD pada saat itu langsung memotong di master part list. Master part list merupakan sebuah program untuk melihat jumlah stok yang ada baik di lapangan maupun di gudang. Setelah hasil tersebut memotong di master part list maka itu merupakan hasil terakhir tanpa adanya potong stok.

4.2 Saran Pengembangan

Secara garis besar perusahaan Toserba Samudra adalah perusahaan retail yang memiliki banyak sistem. Namun ada sistem informasi yang perlu dibenahi agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Usulan yang diusulkan adalah pada saat transaksi kassa berlangsung dan ternyata ada pembatalan pada saat sebelum atau sesudah transaksi maka yang dilakukan kasir adalah retur barang yang batal. Juga pada saat pemeriksaan laporan kemungkinan besar tidak akan terjadi pertukaran data karena data batal sudah menjadi satu yaitu data retur. Pada sistem pembayaran penulis hanya menambahkan agar laporan yang dihasilkan adalah 3 lembar. Satu untuk supplier,satu untuk owner dan satu lagi untuk data agar jika

terjadi masalah maka bagian pembayaran bisa membuktikan data yang bermasalah tersebut. Untuk proses potong stok penulis mengusulkan agar proses potong stok dilaksanakan pada saat selesai transaksi pada saat itu agar data lebih akurat. Ini dikarenakan pada saat potong stok EDP harus selalu hadir. Tetapi Jika EDP tidak ada yang hadir maka yang terjadi adalah stok menjadi menggantung.

Daftar Pustaka

• [Sut 03] Sutabri, Tata, S.Kom, MM. 2003. Analisis Sistem Informasi, Jakarta . Andi Offset.

• [Sut04] Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data, Jakarta. Graha Ilmu.

• [Fat 02] Fathansyah, Ir. Basis Data, 2002. Bandung. Informatika.

• Slide perkuliahan Pengantar Sistem Informasi.