Panduan Konfigurasi Online Meeting Menggunakan Skype For Business Web Scheduler | Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI)
Pengantar
U
ntuk mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak yang dilanggan universitas
khususnya Microsoft Oice, berikut ini kami susun panduan untuk mengkonigurasi
Skype for Business Web Scheduler untuk kegiatan online meeting yang merupakan
panduan yang akan melengkapi panduan sebelumnya yang berjudul “Panduan
Konigurasi Online Meeting Menggunakan Skype for Business”.
Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer).
Program ini merupakan program bebas (dapat diunduh gratis) dan dibuat dengan
tujuan penyediaan sarana komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah
berbasiskan internet untuk semua orang di berbagai belahan dunia.
Sedangkan untuk kegiatan meeting online, bisa menggunakan Skype for Business,
yang merupakan versi berbayar Skype.
Skype for Business Web Scheduler adalah program berbasis web yang dapat Anda
gunakan untuk membuat Rapat Skype jika Anda tidak memiliki Outlook, atau tidak
memiliki browser yang mendukung Outlook Web App. Dengan Skype for Business
Web Scheduler, Anda dapat membuat pertemuan baru, mengubah rapat yang ada,
dan mengirim undangan dengan program email favorit Anda.
i
1. Konigurasi Oice 365 Web Scheduler
Login ke Oice 365 Web Scheduler
Untuk login ke Oice 365 Web Scheduler, silahkan membuka https://sched.lync.
com, sehingga akan ditampilkan halaman seperti dibawah ini.
Kemudian isikan email akun Oice 365 Anda di bagian Work or school, or personal Microsoft account lengkap menggunakan @365.ugm.ac.id seperti dicontohkan
pada gambar dibawah ini.
1
Ketika Anda mengisikan secara lengkap akun Oice 365 UGM Anda, akan muncul
gambar animasi yang akan mengecek akun Anda. Setelah beberapa detik, Anda
akan dialihkan ke halaman login SSO seperti pada gambar dibawah ini.
2
Kemudian, masukkan username dan password email Anda, tanpa diikuti @ugm.ac.id
ataupun @365.ugm.ac.id. Jika sudah selesai memasukkan username dan password
klik tombol LOGIN. Kalau Anda memasukkan username dan password akun email
UGM dengan benar, maka akan ditampilkan halaman seperti pada gambar dibawah
ini.
3
Dari gambar diatas silahkan mengisikan informasi yang diperlukan.
1. Masukkan judul Event untuk rapat Anda.
2. Anda bisa membiarkan lokasi rapat sebagai Skype Call , atau menambahkan
lokasi, seperti ruang konferensi, jika Anda juga memiliki peserta tatap muka.
3. Masukkan detail rapat dalam kotak Message, dan atur tanggal dan waktu mulai
dan akhir.
4. Dibawah Attendees dan Audio, tambahkan nama atau email peserta yang
dipisahkan dengan titik koma. Email peserta dimaksud adalah akun Oice 365
UGM, jadi penulisannya harus lengkap dengan @365.ugm.ac.id
4
5. (Opsional) Pilih Check Names untuk memveriikasi alamat email/Oice 365 UGM
peserta yang ada dalam organisasi, dalam hal ini UGM.
6. Di bawah Who will bypass the lobby dan Who is a presenter, lakukan salah satu
hal berikut ini:
- Terima pengaturan standar, yang terbaik untuk rapat kerja kecil dengan orangorang di dalam perusahaan Anda, atau
- Pilih opsi lobi atau penyaji lain bergantung pada tipe rapat yang ingin Anda
jadwalkan.
Orang-orang ini tidak perlu menunggu di lobi
Siapa yang langsung masuk?
Penyelenggara saja (Organizer
only)
Apa yang terjadi
Anda satu-satunya yang langsung
masuk ke rapat. Yang lain harus
menunggu hingga diperbolehkan
masuk.
Orang-orang yang saya undang
Hanya orang-orang yang diundari perusahaan saya (People I
dang yang bisa langsung berinvite from my company)
gabung dalam rapat. Yang lain
harus menunggu hingga diperbolehkan masuk.
Orang-orang dari perusahaan
Siapa pun dari perusahaan Anda
saya (People from my company) bisa langsung masuk ke rapat,
sekalipun tidak diundang.
Semua orang (tanpa pembatasan) Siapa pun yang memiliki akses
(Everyone including people out- ke link rapat langsung masuk ke
side my company)
rapat.
Direkomendasikan saat…
Anda memiliki rapat dengan tingkat keamanan tinggi dan informasi rahasia.
Anda sedang membahas informasi rahasia, dan ingin memperbolehkan orang-orang tertentu saja
untuk bergabung.
Anda tidak memiliki peserta
eksternal dan Anda tidak sedang
membahas informasi rahasia.
Anda mengundang peserta luar
dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia.
5
Siapa penyajinya / Who is a presenter ?
Opsi penyaji
Penyelenggara saja (Organizer
only)
Siapakah penyaji itu
Kapan memilih opsi ini
Hanya orang yang menjadwalkan Untuk presentasi di mana peserta
rapat.
tidak harus berinteraksi dengan
konten rapat. (Anda bisa menunjuk penyaji tambahan selama
rapat.)
Orang yang saya pilih (People I
Anda dan peserta yang Anda
Untuk presentasi dengan lebih
Choose)
pilih.
dari satu penyaji
Orang-orang dari perusahaan
Setiap orang yang Anda undang
Untuk sesi kerja grup, di mana
saya (People from my company) yang memiliki akun di jaringan
semua peserta bekerja di organiAnda.
sasi Anda serta bisa berbagi dan
memodiikasi konten rapat
Semua orang (tanpa pembatasan) Setiap orang yang Anda undang. Untuk sesi kerja grup dengan
(Everyone including people outorang-orang yang tidak memiliki
side my company)
akun di jaringan Anda
Centang kotak di samping Orang yang melakukan dial in dengan telepon akan
melewati lobi (People dialing in by phone will bypass the lobby) jika Anda ingin
pemanggil dial-in Anda langsung masuk ke rapat.
Jika semua sudah terisi sesuai dengan keinginan Anda, klik tombol Simpan (Save).
Untuk contoh pengisian, bisa dilihat pada gambar dibawah ini.
6
Setelah mengklik tombol Save, maka akan ditampilkan halaman seperti berikut ini.
7
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via
email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas,
link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah “https://meet.lync.com/ugm365/
dssdi/GSB4L6U1”.
Silahkan Anda klik tombol “X” di pojok kanan atas, sehingga akan ditampilkan daftar
rapat/meeting yang pernah kita buat sebelumnya.
8
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via
email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas,
link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah “https://meet.lync.com/ugm365/
dssdi/GSB4L6U1”.
Silahkan Anda klik tombol “X” di pojok kanan atas, sehingga akan ditampilkan daftar
rapat/meeting yang pernah kita buat sebelumnya.
9
2. Mengirim undangan meeting melalui email.
Setelah tadi kita berhasil membuat jadwal rapat/meeting menggunakan Skype For
Business Web Scheduler dengan link/tautan “https://meet.lync.com/ugm365/
dssdi/GSB4L6U1” ini, sekarang kita ingin mengundang peserta meeting/rapat
melalui email.
Adapun caranya adalah login ke email UGM terlebih dahulu, dalam hal ini kita login
melalui http://ugmail.ugm.ac.id. Untuk contohnya, silahkan melihat gambar dibawah.
10
3. Bergabung ke meeting/rapat melalui undangan link/tautan
Setelah undangan pada contoh diatas berhasil terkirim via email, peserta undangan
akan menerima email seperti pada gambar berikut.
JIka peserta undangan tersebut mengklik link/tautan yang kita kirimkan melalui email
tersebut, maka akan muncul tampilan halaman seperti berikut (jika belum pernah
melakukan meeting/rapat melalui Skype Meeting App(web) ).
11
Silahkan Anda klik Install and join with Skype Meetings App (web), sehingga Anda
mengunduh ile/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi, seperti pada gambar
dibawah ini.
12
Silahkan Anda jalankan ile/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi tersebut.
Jika sudah, silahkan klik tombol Join the meeting berwarna biru pada tengahtengah halaman tersebut.
Anda akan disuguhi tampilan seperti pada gambar dibawah ini.
13
Silahkan Anda klik tulisan “Sign in if you have an Oice 365 account”, sehingga
Anda akan dibawa ke tampilan seperti berikut.
14
Masukkan username akun Oice 365 UGM Anda komplit dengan @365.ugm.ac.id
seperti pada contoh berikut.
15
Setelah Anda memasukkan username komplit dengan @365.ugm.ac.id, Anda akan
dibawah ke halaman login SSO UGM seperti pada gambar berikut. Isikan username
tanpa tambahan @365.ugm.ac.id dan password email UGM Anda, kemudian klik
tombol LOGIN.
16
Setelah berhasil login, Anda (kadang) akan muncul tampilan seperti pada gambar
berikut ini.
17
Jika muncul pesan diatas, silahkan Anda klik tombol Allow access.
18
Sampai disini, kita sudah bisa bergabung ke meeting/rapat menggunakan Skype
Meeting App(Web).
Jika Anda merasa ada kesulitan/masalah mengenai panduan ini, silahkan
mengirimkan email ke [email protected].
19
U
ntuk mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak yang dilanggan universitas
khususnya Microsoft Oice, berikut ini kami susun panduan untuk mengkonigurasi
Skype for Business Web Scheduler untuk kegiatan online meeting yang merupakan
panduan yang akan melengkapi panduan sebelumnya yang berjudul “Panduan
Konigurasi Online Meeting Menggunakan Skype for Business”.
Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer).
Program ini merupakan program bebas (dapat diunduh gratis) dan dibuat dengan
tujuan penyediaan sarana komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah
berbasiskan internet untuk semua orang di berbagai belahan dunia.
Sedangkan untuk kegiatan meeting online, bisa menggunakan Skype for Business,
yang merupakan versi berbayar Skype.
Skype for Business Web Scheduler adalah program berbasis web yang dapat Anda
gunakan untuk membuat Rapat Skype jika Anda tidak memiliki Outlook, atau tidak
memiliki browser yang mendukung Outlook Web App. Dengan Skype for Business
Web Scheduler, Anda dapat membuat pertemuan baru, mengubah rapat yang ada,
dan mengirim undangan dengan program email favorit Anda.
i
1. Konigurasi Oice 365 Web Scheduler
Login ke Oice 365 Web Scheduler
Untuk login ke Oice 365 Web Scheduler, silahkan membuka https://sched.lync.
com, sehingga akan ditampilkan halaman seperti dibawah ini.
Kemudian isikan email akun Oice 365 Anda di bagian Work or school, or personal Microsoft account lengkap menggunakan @365.ugm.ac.id seperti dicontohkan
pada gambar dibawah ini.
1
Ketika Anda mengisikan secara lengkap akun Oice 365 UGM Anda, akan muncul
gambar animasi yang akan mengecek akun Anda. Setelah beberapa detik, Anda
akan dialihkan ke halaman login SSO seperti pada gambar dibawah ini.
2
Kemudian, masukkan username dan password email Anda, tanpa diikuti @ugm.ac.id
ataupun @365.ugm.ac.id. Jika sudah selesai memasukkan username dan password
klik tombol LOGIN. Kalau Anda memasukkan username dan password akun email
UGM dengan benar, maka akan ditampilkan halaman seperti pada gambar dibawah
ini.
3
Dari gambar diatas silahkan mengisikan informasi yang diperlukan.
1. Masukkan judul Event untuk rapat Anda.
2. Anda bisa membiarkan lokasi rapat sebagai Skype Call , atau menambahkan
lokasi, seperti ruang konferensi, jika Anda juga memiliki peserta tatap muka.
3. Masukkan detail rapat dalam kotak Message, dan atur tanggal dan waktu mulai
dan akhir.
4. Dibawah Attendees dan Audio, tambahkan nama atau email peserta yang
dipisahkan dengan titik koma. Email peserta dimaksud adalah akun Oice 365
UGM, jadi penulisannya harus lengkap dengan @365.ugm.ac.id
4
5. (Opsional) Pilih Check Names untuk memveriikasi alamat email/Oice 365 UGM
peserta yang ada dalam organisasi, dalam hal ini UGM.
6. Di bawah Who will bypass the lobby dan Who is a presenter, lakukan salah satu
hal berikut ini:
- Terima pengaturan standar, yang terbaik untuk rapat kerja kecil dengan orangorang di dalam perusahaan Anda, atau
- Pilih opsi lobi atau penyaji lain bergantung pada tipe rapat yang ingin Anda
jadwalkan.
Orang-orang ini tidak perlu menunggu di lobi
Siapa yang langsung masuk?
Penyelenggara saja (Organizer
only)
Apa yang terjadi
Anda satu-satunya yang langsung
masuk ke rapat. Yang lain harus
menunggu hingga diperbolehkan
masuk.
Orang-orang yang saya undang
Hanya orang-orang yang diundari perusahaan saya (People I
dang yang bisa langsung berinvite from my company)
gabung dalam rapat. Yang lain
harus menunggu hingga diperbolehkan masuk.
Orang-orang dari perusahaan
Siapa pun dari perusahaan Anda
saya (People from my company) bisa langsung masuk ke rapat,
sekalipun tidak diundang.
Semua orang (tanpa pembatasan) Siapa pun yang memiliki akses
(Everyone including people out- ke link rapat langsung masuk ke
side my company)
rapat.
Direkomendasikan saat…
Anda memiliki rapat dengan tingkat keamanan tinggi dan informasi rahasia.
Anda sedang membahas informasi rahasia, dan ingin memperbolehkan orang-orang tertentu saja
untuk bergabung.
Anda tidak memiliki peserta
eksternal dan Anda tidak sedang
membahas informasi rahasia.
Anda mengundang peserta luar
dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia.
5
Siapa penyajinya / Who is a presenter ?
Opsi penyaji
Penyelenggara saja (Organizer
only)
Siapakah penyaji itu
Kapan memilih opsi ini
Hanya orang yang menjadwalkan Untuk presentasi di mana peserta
rapat.
tidak harus berinteraksi dengan
konten rapat. (Anda bisa menunjuk penyaji tambahan selama
rapat.)
Orang yang saya pilih (People I
Anda dan peserta yang Anda
Untuk presentasi dengan lebih
Choose)
pilih.
dari satu penyaji
Orang-orang dari perusahaan
Setiap orang yang Anda undang
Untuk sesi kerja grup, di mana
saya (People from my company) yang memiliki akun di jaringan
semua peserta bekerja di organiAnda.
sasi Anda serta bisa berbagi dan
memodiikasi konten rapat
Semua orang (tanpa pembatasan) Setiap orang yang Anda undang. Untuk sesi kerja grup dengan
(Everyone including people outorang-orang yang tidak memiliki
side my company)
akun di jaringan Anda
Centang kotak di samping Orang yang melakukan dial in dengan telepon akan
melewati lobi (People dialing in by phone will bypass the lobby) jika Anda ingin
pemanggil dial-in Anda langsung masuk ke rapat.
Jika semua sudah terisi sesuai dengan keinginan Anda, klik tombol Simpan (Save).
Untuk contoh pengisian, bisa dilihat pada gambar dibawah ini.
6
Setelah mengklik tombol Save, maka akan ditampilkan halaman seperti berikut ini.
7
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via
email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas,
link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah “https://meet.lync.com/ugm365/
dssdi/GSB4L6U1”.
Silahkan Anda klik tombol “X” di pojok kanan atas, sehingga akan ditampilkan daftar
rapat/meeting yang pernah kita buat sebelumnya.
8
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via
email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas,
link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah “https://meet.lync.com/ugm365/
dssdi/GSB4L6U1”.
Silahkan Anda klik tombol “X” di pojok kanan atas, sehingga akan ditampilkan daftar
rapat/meeting yang pernah kita buat sebelumnya.
9
2. Mengirim undangan meeting melalui email.
Setelah tadi kita berhasil membuat jadwal rapat/meeting menggunakan Skype For
Business Web Scheduler dengan link/tautan “https://meet.lync.com/ugm365/
dssdi/GSB4L6U1” ini, sekarang kita ingin mengundang peserta meeting/rapat
melalui email.
Adapun caranya adalah login ke email UGM terlebih dahulu, dalam hal ini kita login
melalui http://ugmail.ugm.ac.id. Untuk contohnya, silahkan melihat gambar dibawah.
10
3. Bergabung ke meeting/rapat melalui undangan link/tautan
Setelah undangan pada contoh diatas berhasil terkirim via email, peserta undangan
akan menerima email seperti pada gambar berikut.
JIka peserta undangan tersebut mengklik link/tautan yang kita kirimkan melalui email
tersebut, maka akan muncul tampilan halaman seperti berikut (jika belum pernah
melakukan meeting/rapat melalui Skype Meeting App(web) ).
11
Silahkan Anda klik Install and join with Skype Meetings App (web), sehingga Anda
mengunduh ile/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi, seperti pada gambar
dibawah ini.
12
Silahkan Anda jalankan ile/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi tersebut.
Jika sudah, silahkan klik tombol Join the meeting berwarna biru pada tengahtengah halaman tersebut.
Anda akan disuguhi tampilan seperti pada gambar dibawah ini.
13
Silahkan Anda klik tulisan “Sign in if you have an Oice 365 account”, sehingga
Anda akan dibawa ke tampilan seperti berikut.
14
Masukkan username akun Oice 365 UGM Anda komplit dengan @365.ugm.ac.id
seperti pada contoh berikut.
15
Setelah Anda memasukkan username komplit dengan @365.ugm.ac.id, Anda akan
dibawah ke halaman login SSO UGM seperti pada gambar berikut. Isikan username
tanpa tambahan @365.ugm.ac.id dan password email UGM Anda, kemudian klik
tombol LOGIN.
16
Setelah berhasil login, Anda (kadang) akan muncul tampilan seperti pada gambar
berikut ini.
17
Jika muncul pesan diatas, silahkan Anda klik tombol Allow access.
18
Sampai disini, kita sudah bisa bergabung ke meeting/rapat menggunakan Skype
Meeting App(Web).
Jika Anda merasa ada kesulitan/masalah mengenai panduan ini, silahkan
mengirimkan email ke [email protected].
19