T1__BAB II Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Apotek Hasil Salatiga T1 BAB II
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka yang dibahas dalam penelitian ini antara lain : arsip, fungsi
dan tujuan arsip, arsip dinamis aktif, filing sistem penyimpanan arsip, manajemen
laporan, pembentukan manajemen laporan, prosedur, inventaris laporan, laporan baru,
kriteria laporan, berkas laporan, metode pemberkasan arsip dinamis aktif,
pemeliharaan dan penjagaan arsip dinamis aktif, peralatan dan perlengkapan
penyimpanan arsip dinamis aktif, syarat – syarat pegawai kearsipan dan
penyelenggaraan kearsipan yang baik bagi lembaga baik lembaga pemerintah maupun
lembaga swasta
2.1
Arsip
Arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah
“dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan
dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.”6
Sedangkan menurut Barthos arsip adalah “setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan – keterangan mengenai
subyek (pokok persoalan) maupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingatan orang (itu) pula”7
Atas dasar pengertian tersebut yang termasuk dalam kategori arsip antara lain :
surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto – foto dan lain sebagainya.
6
7
Kamus Besar Bahasa Indonesia,Kamus Pusat Bahasa, Jakarta, 2008, hal 91
Basir Bathos, Op. Cit., hal 1
9
2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip
2.2.1 Fungsi Arsip
Menurut Barthos mengemukakan bahwa fungsi arsip untuk membedakan :
1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan, kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara
2. Arsip
statis,
yang
tidak
dipergunakan
secara
langsung
untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari hari administrasi negara.8
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti
arsip secara fungsionil, yakni :
1. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya
2. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan.9
2.2.2 Tujuan Arsip
Berdasarkan Undang – Undang No 7 Tahun 1971 pasal 3 menjelaskan bahwa
“tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa serta untuk menyediaka bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”10
8
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 11.
Ibid., 12.
10
Undang – Undang Republik Indonesia Tentang Ketentuan – Ketentuan Pokok Kearsipan Nomor 7
Tahun 1971, pasal 3
9
10
2.3 Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis (records) mempunyai arti “informasi terekam, termasuk data
dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”.11
2.4 Filing Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan.
Arsip yang tersimpan didalam kantor baik dalam intansi pemerintah maupun swasta
semakin lama semakin bertambah seiring dengan perkembangan kantor. Perlunya
sistem penyimpanan arsip yang tepat, mudah dapat menanggulangi jumlah arsip yang
tersimpan didalam kantor. Penentuan sistem kearsipan hendaknya sesuai dengang
jumlah arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauh mana perkembangan kantor dimasa
yang akan datang.
Terdapat lima macam sistem kearsipan yang sesuai dengan teori kearsipan yaitu:
a) Sistem Kronologis
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun,
bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun
kemudian bulan dan tanggal.
Contoh :
Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990 atau
sebaliknya
Kode 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26
11
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 13
11
b) Sistem Abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur
berdasarkan abajad nama orang, organisasi, atau kantor. Ciri suatu kantor
yang menerapkan pengelolaan kearsipan dengan sistem abjad adalah arsip
yang diatur dan disimpan berdasarkan abjad latin a sampai z, atau
kombinasi abjad tersebut.
c) Sistem Nomor
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan
oleh unit yang bersangkutan.12
d) Sistem Subyek
Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan pokok soal/masalah. Satu masalah dapat dipecah menjadi
submasalah, submasalah dipecah lagi menjadi sub-submasalah.
e) Sistem Geografis
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama
wilayah/daerah, seperti nama negara, provinsi, kabupaten, kecamatan dan
seterusnya.13
2.5 Manajemen Laporan
Manajemen laporan bertujuan untuk mengendalikan produksi laporan dan
mengupayakan manfaat semaksimum mungkin bagi perusahaan. Laporan yang
bertele – tele atau besifat teknis cukup diserahkan kepada bagian masing –
12
13
Irra Chrisyani Dewi, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, 2011, Hal 98 - 99
Ibid., hal 100
12
masing, sedangkan manajemen laporan berurusan dengan laporan yang makan
banyak waktu dan uang.
Manajemen laporan memiliki 2 tujuan yaitu memperbaiki efisiensi dan
menghemat uang. Tujuan tersebut dcapai melalui proses sebagai berikut :
1. Menghilangkan laporan yang tidak perlu. Banyak informasi yang tidak
diperlukan karena pemakai dapat mengakses langsung ke berbagai sumber,
sedangkan laporan dibuat sementara isinya sudah tidak diperlukan lagi.
Manajemen laporan harus berupaya membersihkan rumah tangga korporasi
dengan menghapuskan semua laporan tersebut dengan tidak memandang
medianya. Karena itu semua laporan harus dinilai ulang secara berkala dan
eksistensi laporan tersebut perlu diteliti.
2. Konsolidasi laporan bila memungkinkan. Apakah berbagai bagian dari
perusahaan menerima laporan yang sama atau mirip – mirip? Bila memang
demikian, maka manajemen laporan harus melakukan konsolidasi agar hal
tersebut tidak terjadi lagi dengan pertimbangan penghematan biaya.
3. Mendesain ulang isi laporan untuk meningkatkan efektivitasnya. Desain yang
dapat menghilangkan data yang tidak diperlukan dan menambah informasi
yang bermanfaat, misalnya ringkasan data. Desain ulang juga berarti
menyusun butir – butir laporan agar memudahkan pemakaiannya. 14
4. Membatasi distribusi laporan. Setiap orang dari perusahaan yang menerima
laporan
hendaknya
memerlukan
laporan
tersebut
sebagai
bagian
pekerjaannya. Bila tidak ada manfaatnya, laporan tersebut tidak perlu dikirm
ke yang bersangkutan. Ada karyawan yang merasa statusnya diperusahaan
turun bila tidak memperoleh laporan padahal laporan tersebut tidak
14
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 67.
13
digunakannya atau tidak ada kaitannya dengan pekerjaannya. Upaya
penghematan dapat dilakukan dengan menyerahkan kopi laporan ke
perpustakaan perusahaan atau pusat informasi perusahaan sehingga karyawan
yang membutuhkan dapat membacanya disana.
5. Membatasi jumlah kopi laporan yang dibuat.
Mengurangi frekuensi laporan. Ada kalanya laporan dibuat melebihi
keperluan. Ada yang membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan padahal
laporan itu tidak perlu.15
2.5.1
Pembentukan Manajemen Laporan
Pembentukan manajemen laporan peru dukungan dari manajemen puncak.
Alasan pembentukan manajemen laporan adalaha efisiensi dan penghematan
uang. Hal yang harus diperhatikan dalam pembentukan manajemen laporan
antara lain :
1. Tanggung jawab
Langkah pertama adalah penentuan tanggung jawab atas implementasi
dan pembinaan program. Manajemen laporan merupakan tanggung jawab
manajemen arsip dinamis, namun segmen tertentu manajemen laporan berada
di tingkat manajemen lainnya. Karena tanggung jawab tersebut, semua
tingkat manajemen bertanggung jawab pula atas pembuatan laporan yang
terbatas pada operasi yang efisien, dan dibuat dengan cara seekonomis
mungkin dan didistribusikan kepada pihak yang berwenang saja. Para
manajer juga memegang peran penting dalam inventarisasi awal dan berkala
menyangkut laporan yang berulang – ulang sebagaimana yang diminta oleh
manajer arsip dinamis.
15
Sulistyo, Basuki, Op. Cit., hal 68.
14
Salah satu tujuan manajemen laporan adalah memberikan control kontinu
atas jumlah laporan yang semakin meningkat, namun karena laporan
merupakan sarana operasional, maka kontrol akhir berada di tangan
perorangan atau bagian yang memerlukan laporan.
Sistem manajemen laporan bertindak selaku “pengawas” keseluruhan
laporan. Manajemen laporan mengambil prakarsa melakukan inventarisasi
dan audit, membuat perencanaan, implementasi, dan audit laporan yang
dihasilkan komputer bekerja sama dengan personil dari bagian pengolahan
data dan kata. Setiap akhir tahun, manajemen laporan membuat laporan
tahunan yang berisi rincian biaya laporan, penghematan, atau hal lain untuk
keperluan pimpinan.16
2.5.2
Prosedur
Setelah memutuskan untuk menyusun program manajemen laporan perlu
disusun kebijakan program tersebut sebelum memulai implementasi.
Kebijakan ini dikomunikasikan dengan menjelaskan garsi besar ruang
lingkup program informasi laporan, dan menjelaskan prosedur termasuk
prosedur persetujuan untuk semua permintaan dan tinjauan laporan, format
luaran dan tata letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak
lanjut.17
2.5.3
Inventaris laporan
Langkah pertama implementasikan program manajemen laporan ialah
inventarisasi laporan yang ada. Untuk keperluan ini disertakan formulir
inventaris laporan, beserta surat pengantar serta daftar laporan yang
diikutsertakan atau tidak diikutsertakan dalam inventaris. Data yang diminta
16
17
Ibid., 68.
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 69.
15
pada formulir inventaris laporan inventaris mencakup bagian, lokasi, nomor,
judul laporan, jumlah halaman, organisator atau asal laporan, serta metode
persiapannya, apakah manual atau berbantuan komputer. Formulir inventaris
yang telah diisi dikembalikan ke manajemen laporan.
Inventaris laporan diikuti oleh kuisioner laporan. Kuisioner laporan di
sebarkan ke masing – masing pencipta (organisator) laporan. Untuk setiap
laporan dibuatkan satu kuisioner diikuti dengan surat pengantar termasuk di
dalamnya tenggat waktu pengisian kuesioner. Formulir isian terdiri dari 2
lembar, lembar asli (Bagian I) dikembalikan ke manajemen laporan
sedangkan lembar kedua disimpan di bagian masing – masing (pengisi
formulir). Setiap formulir dibuatkan fotokopi, kemudian fotokopi tersebut di
distribusikan ke setiap nama yang terdaftar pada senarai distribusi. Bagian II
kuesioner laporan kemudian diisi oleh penerima kuesioner. Mereka ini
mengisi pertanyaan apakah laporan tersebut masih diperlukan, apakah
laporan dapat diperbaiki dan sebagainya. Akhirnya pengisi kuesioner
menandatangani kuesioner dan mengembalikan ke manajemen laporan.
Manajer arsip dinamis kemudian memeriksa kuesioner yang telah diisi
lengkap, lalu mengambil keputusan :
1. Mencoret nama orang – orang yang tidak memerlukan laporan.
2. Mencoret nama orang – orang yang tidak mengembalikan kuesioner
dalam waktu 21 hari.
3. Memusnahkan laporan bila distribusi laporan nol, artinya tidak ada
penerima.
4. Mengambil tindakan lanjut menyangkut daftar distribusi dan
memperbaiki laporan berdasarkan masukan penerima kuesioner.
16
5. Akhirnya menyusun log inventaris laporan.18
2.5.4
Laporan baru
Setiap permintaan pembuatan laporan baru harus dinilai dengan
mengaitkannya pada control atas laporan baru. Untuk keperluan tersebut,
peminta mengisi formulir permintaan tinjauan laporan guna menjamin
keseragaman tinjauan laporan. Tinjauan laporan bertujuan memberikan
otoritas, membentuk berkas fungsional inti, dan memungkinkan tinjauan
secara berkala.19
2.5.5
Kriteria laporan
Kriteria dalam menyusun atau menilai permintaan laporan ialah :
1. Penggunaan
Penggunaan laporan harus sebanding dengan biaya penyusunan,
percetakan, dan distribusi laporan.
2. Hakekat masalah
Laporan harus dilembagakan atau dilanjutkan sebagai sarana menjaga
data
penting.
Sebuah
laporan
bukan
merupakan
alat
untuk
membenarkan laporan lainnya.
3. Prosedur ekonomi
Data harus dikumpulkan, diolah, dan disebarkan dengan cara sehemat
mungkin dan cara tersebut harus sesuai dengan prioritas yang telah
ditetapkan sebelumnya. Ini berarti menyertakan pemberian contoh,
laporan perubahan, dan pengecualian tentang laporan.
18
19
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 70.
Ibid., hal 70.
17
4. Pendayagunaan data
Data yang diserahkan ke badan korporasi harus dimanfaatkan sebaik
mungkin. Pengumpulan dan penyimpanan data dibatasi kepada
pemakai yang benar – benar memerlukannya.20
5. Koordinasi
Permintaan laporan dikoordinasikan dengan aktivitas penyusunan dan
pengolahan laporan.
6. Laporan gabungan
Desain ulang persyaratan pelaporan merupakan proses kontinu guna
memperoleh
kompilasi
data
penting
yang
efisien.
Duplikasi
pengumpulan dan penyebaran data harus ditekan sesedikit mungkin
dan sesuai dengan kebutuhan untuk mengindentifikasi laporan yang
dinyatakan dalam laporan terpisah.
7. Penyingkatan
Laporan hendaknya singkat, hanya informasi penting saja yang
dintatakan dalam laporan.
8. Tenggat waktu
Penentuan tenggat waktu hendaknya realis karena tenggat waktu yang
tidak realis akan menyebabkan kesulitan memenuhi waktu, tambahan
biaya, hasil yang dicapi kurang cermat, dan perlu membuat laporan
ulang.
9. Aras (tingkat) organisasi
Untuk memantau ketepatan distribusi, laporan dibagikan melalui jalur
organisatoris badan korporasi yang bersangkutan.
20
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 70.
18
10. Frekuensi
Frekuensi laporan disesuaikan dengan laju perubahan data.
11. Kesederhanaan
Data disiapkan dan diolah dengan cara langsung.
12. Penerapan
Laporan hanya memuat informasi yang benar – benar pokok bagi
aktivitas tertentu.21
2.5.6
Berkas Laporan
Berkas laporan lazim terdapat pada program manajemen laporan yang
baik. Sebuah berkas meliputi prosedur tertulis tentang penggunaan sebuah
laporan, sebuah salinan laporan, dan formulir control laporan bagi masing –
masing laporan.
Beberapa badan korporasi menggunakan dua berkas yaitu berkas laporan
fungsional dan berkas laporan historis. Berkas laporan fungsional memuat
informasi tentang laporan dengan tujuan menghindari duplikasi karena setiap
permintaan laporan tersebut dicek dengan berkas laporan fungsional. Bila ada
informasi yang belum dimuat dapat dimasukkan ke laporan yang ada sehingga
tidak perlu membuat laporan baru.
Berkas laporan historis berisi dikumentasi historis masing – masing
laporan yang lengkap. Informasi pada setiap formulir meliputi :
1. kopi (salinan) edisi muktahir dan sebelumnya;
2. kertas kerja yang menunjukkan tahap – tahap pengembangan;
3. sebuah kopi atau rujukan ke pedoman dari atasan;
21
Sulisyo Basuki Op.Cit hal 71.
19
4. permintaan asli menyangkut permintaan persetujuan dan permintaan
selanjutnya menyangkut revisi;
5. dokumen
berisi
spesifikasi
dan
menunjukkan
kegiatan
produksi/pengadaan; dan
6. dokumen yang menunjukkan persediaan dan distribusi.
Bila ada pertanyaan menyangkut asal usul atau tujuan sebuah laporan
maka pertanyaan tersebut akan dirujuk ke berkas laporan historis.22
2.6 Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif
2.6.1 Metode Pemberkasan Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sistem pemberkasan yang mengatur arsip
dinamis secara abjad, menurut kata demi kata, huruf demi huruf, atau unit
dengan unit. Dalam sistem pemberkasan menurut abjad ada 3 jenis
rancangan primer yang digunakan yaitu menurut abjad nama,geografis, dan
subjek.23
a) Penyusunan Bedasarkan Abjad Nama
Penyusunan menurut nama adalah pemberkasan arsip dinamis menurut
urutan nama orang, organisasi, badan, dan bisnis. Sistem pemberkasan
berdasarkan nama merupakan sistem abjad sederhana, yang merupakan
cara paling mudah dibuat dan digunakan. Pemberkasan menurut abjad
akan menyatukan arsip dinamis yang berkaitan dengan nama tersebut
naming urutan tersebut tidak selalu menunjukkan hubungan subjek.
Karena berkas abjad nama langsung dapat diakses pemakai maka tidak
diperlukan indeks nama.24
22
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 71–72.
23
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 75.
24
Ibid., hal 75.
20
Pustakawan sejak tahun 1876 mulai mengembangkan peraturan
penjajaran (filing) menurut abjad. Dua dari peraturan pengabjadan
adalah Filing Rules for Dictionary Catalog of the Library of Congres
dan ALA Rules for Filing Catalog Cards. ALA singkatan dari American
Library Association atau Asosiasi Pustakawan Amerika. Untuk arsip
dinamis, Association of Records Managers and Administrators (ARMA)
dari Amerika Serikat mengeluarkan peraturan bernama Alphabetical
Filing Rules pada tahun 1985. Dalam kaitannya dengan pemberkasan
arsip dinamis berdasarkan abjad nama, maka ARMA (Association of
Records Managers and Administrators) mengembangkan 7 peraturan
guna memperoleh konsistensi dalam pemberkasan. Berikut ini peraturan
tersebut setelah diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia :
1) Abjadlah dengan menyusun berkas dalam tata urutan unit demi unit
dan menyusul secara abjad pada masing – masing unit.
2) Setiap unit pemberkasan dalam sebuah segmen pemberkasan harus
dipertimbangkan. Hal ini mencakup kata depan, kata sambung, dan
kata sandang. Pengecualian ialah the yang diperlakukan sebagai unit
penjajaran terakhir.
3) Jajarkanlah sesuai dengan prinsip “nothing before something” artinya
dengan segmen unit tunggal mendahului segmen unit jarak.
4) Dalam mengabjad abaikan semua tanda baca. Tanda baca ini
meliputi titik, koma, tanda sambung, tanda sengkang (hyphen),
aprosof, dan sejenisnya. Kata – kata yang tersambung karena adanya
tanda sengkang (hyphen) dianggap sebagai satu unit.
21
5) Angka Arab dan Romawi dijajarkan sebelum huruf. Semua angka
Arab mendahului angka Romawi.
6) Akronim dan tanda panggilan pemancar radio atau stasiun televisi
dijajarkan sebagai unit tunggal.
7) Berkaskanlah pada nama atau gelar yang paling lazim diguanakan.
Buatlah rujukan silang dari nama atau gelar yang mungkin digunakan
oleh penanya lain atau dari nama atau gelar yang kurang lazim
digunakan ke nama atau gelar yang lebih lazim digunakan. 25
Peraturan pengabjadan dibagi menjadi tiga jenis ialah nama orang, nama
badan bisnis dan badan pemerintahan.
b) Penyusunan Bedasarkan Geografi
Susunan geografis merupakan susunan arsip dinamis dalam urutan abjad
berdasarkan tempat atau lokasi. Lokasi dapat dikelompokkan menurut
berbagai susunan seperti propinsi, kabupaten, atau kotamadya, kota bahkan
menurut nama jalan.
Penyusunan menurut geografi berguna terutama untuk :
1) Perusahaan yang memiliki cabang di berbagai lokasi seperti bank,
asuransi, dan otomotif.
2) Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi di propinsi
tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian,
berkas arsip dinamis disusun menurut propinsi tempat perusahaan
beroperasi.
25
Sulistyo Basuki, Op. Cit., hal 76.
22
3) Perusahaan utilitas semacam perusahaan gas, listrik, air, telepon di
mana mana dan nomor jalan merupakan hal penting bila timbul
masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.26
4) Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki
daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.
5) Penjual melalui pos, penerbit, took buku, pedagang kelas besar yang
menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan
geografis.
6) Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan
tertentu.
7) Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut
propinsi, kabupaten, atau kotamadya, kecamatan, atau pembagian
geografis lainnya
(misalnya Kawasan Indonesia Timur).
8) Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian
menyebarkannya menurut pembagian geografi.
9) Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar
negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di
Indonesia.
10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
11) Lembaga yang memiliki kegiatan khas serta cabang yang tersebar di
berbagai tempat di Indonesia seperti gereja, masjid, atau yayasan
sosial. 27
26
27
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 95.
Sulistyo Basuki Op.Cit., hal 96
23
c) Penyusunan Bedasarkan Abjad Subjek
Pemberkasan menurut abjad subjek dilakukan oleh banyak badan
korporasi. Pemberkasan ini menekankan pada pendekatan subjek bukannya
pada ancangan lokasi atau nama koresponden. Berkas subjek dikenal pula
dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun topik.
Pemilihan kata atau frase (ungkapan) yang akan digunakan sebagai
subjek merupkan masalah inti dalam sistem pemberkasan subjek. Subjek
yang digunakan harus ringkas, mampu mendeskripsikan materi yang
diwakilinya dan tidak bersifat taksa, artinya tidak menimbulkan berbagai
tafsiran. Bila telah memilih sebuah subjek, subjek tersebut harus digunakan
oleh setiap orang. Subjek yang belum digunakan namun diperkirakan akan
banyak digunakan pada masa mendatang harus dipilih secara seksama
sehingga tidak terjadi duplikasi ataupun tumpang tindih sengan subjek yang
telah dipilih sebelumnya. Jadi manajer arsip dinamis yang bertugas memilih
subjek harus mengetahui materi subjek yang akan diberkaskan, berarti dia
harus mengetahui operasi bisnis dan kegiatan korporasi. Dia harus
menentukan pembuatan rujukan silang karena berkas arsip dinamis merujuk
ke berbagai subjek.
Pemberkasan menurut subjek memerlukan biaya dan merupakan metode
penyimpanan yang sulit. Tenaga kerja yang diperlukan untuk melakukan
pemberkasan menurut subjek memerlukan biaya yang tinggi karena setiap
arsip dinamis harus diperiksa untuk menentukan satu subjek atau banyak
subjek. Dalam sistem abjad nama, pemberkas tidak akan bingung antara
nama Bachtiar dengan Sutaryono. Namun, dalam pemberkasan menurut
subjek, dua pemberkas mungkin menggunakan istilah yang berbeda untuk
24
subjek yang sama. Bila pemberkas tidak taat asas dalam melakukan
pemberkasan, materi yang sama akan diberkaskan pada subjek yang
berlainan, misalnya sapi dan lembu.
Pemilihan subjek yang baik memerlukan :
1) Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua
pemakai berkas.
2) Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan
penerimaan subjek baru.
3) Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami sistem.28
2.6.2 Metode Pemberkasan Nonabjad
a. Alfanumerik
Alfanumerik merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad
dengan sistem numerik. Pada sistem ini, berkas mula – mula disusun
menurut abjad, baru kemudian disusun menurut nomor di bawah urutan
abjad. Misal, A-1, A-2, dan seterusnya, mula – mula pemberkasan
menurut abjad, kemudian unit pemberkasan kedua menurut urutan
nomor. Maka susunan alfanumerik menjadi A-1, A-2, A-3, A-4, B-1, B2, dan seterusnya.29
b. Klasifikasi
Penyusunan berkas arsip dinamis desimal menggunakan klasifikasi
desimal buatan sendiri maupun yang sudah ada. Salah satu klasifikasi
yang banyak digunakan diperpustakaan adalah Dewel Decimal
Classification disingkat DDC. Sebenarnya DDC kurang cocok untuk
pemberkasan arsip dinamis karena pendekatannya menggunakan
28
29
Basuki Sulistyo Op.Cit., hal 99.
Sulistyo Basuki, Op. Cit. hal 108
25
subjek, sementara arsip dinamis tidak selalu harus didekati melalui
subjek. DDC cocok untuk klassifikasi bahan perpustakaan. Namun,
banyak badan korporasi menggunakan prinsip klasifikasi decimal untuk
pemberkasan arsip, tapi tidak hasrus selalu menggunakan 10 kelas
utama. Keberhasilan sistem desimal tergantung pada klasifikasi yang
digunakan. Untuk mengembangkan klasifikasi desimal memerlukan
pengetahuan yang dalam atas subjek yang akan digarap., kemampuan
analisis dan klasifikasi secara jernih dan tepat.30
c. Numerik
Pada sistem klasifikasi numerik, arsip dinamis disusun menurut
urutan bilangan. Nomor numerik pada berkas berasal dari berbagai
asal, mungkin nomor tersebut merupakan baian dari arsip dinamis itu
sendiri, misalya pada tagihan, kwitansi, cek, kartu penduduk, nomor
tersebut dapat pula ditambahkan untuk memudahkan pengolahan dan
temu balik.
Pemberkasan
menurut
numerik
artinya
pemberkasan
dengan
menggunakan angka. Pemberkasan menurut sistem numerik dapat
dirinci lagi menurut susunan :
1) Berurut, disebut pula serial. Beberapa penulis menyebut sebagai
sistm numeric langsung.
2) Duplex, dibagi lagi menjadi terminal-digit-system dan middledigit-system.31
30
Ibid., hal 108
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 112.
31
26
Serial atau berurut
Sistem pemberkasan menurut sistem berurut merupakan sistem
pemberkasan numerik yang paling sederhana. Nomor berkas atau
arsip dinamis dimulai dari 1 dan seterusnya atau dapat pula mulai dari
nomor 100, 1000 atau nomor lainnya. Pemberkasan menurut nomor
urut sebenarnya juga diberkaskan secara kronologis karena nomor
berkas terakhir merupakan nomor terkini.32
Duplex atau sistem penomoran tak berurutan
Sistem penomoran tak berurutan (nonconsecutive numbering) adalah
sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis atau bila memiliki
urutan logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya dalam blol laiinya
dihilangkan. Di dalam berkas yang diberi nomor urut, folder
bernomor berikutnya selalu ditambahkan setelah nomor folder
terakhir.
Sistem duplex menggunakan dua bagian atau lebih, masing – masing
bagian dipisahkan dengan tanda koma, tanda hubung, ataupun ruang.
Karena berkas baru disusun menurut bagian nomor yang berlainan,
maka berkas baru didistribusikan melalui seri berkas. Sistem duplex
digunakan bila menhadapi jumlah berkas yang besar.33
d. Kronologi
Sistem menurut kronologi merupakan sistem penyusunan berkas yang
diajar menurut urutan tanggal, mulai dari tanggal sampai dengan
tahun. Susunan kronologis cocok untuk suspense files, berkas
transaksi, berkas perorangan. Istilah suspense files dikenal pula
32
33
Ibid., hal 112.
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 114.
27
dengan nama pending file atau tickler files, artinya berkas yang harus
dilaksanakan pada tanggal tersebut. Dalam semua berkas, arsip
dinamis disusun menurut urutan kronologis terbalik artinya tangal
paling muda berada di depan sedangkan arsip dinamis pertama (paling
tua) berada di paling belakang.34
Keuntungan sistem kronologi, bila tahun diketahui, ialah :
1) Mudah dilaksanakan
2) Cocok untuk klasifikasi meyeluruh, misalnya korespondensi
dalam beberapa tahun atau berbagai tahun.
Kerugian sistem kronologis ialah :
1) Hanya bermanfaat untuk badan atau perusahaan yangkecil saja.
2) Tidak berguna bila tahun atau tanggal tidak diketahui
3) Surat masuk akan terpisah dari surat keluar. 35
e. Warna
Pemberkasan menurut warna sebenarnya bukanlah sistem pemberkasan.
Pemberian warna lebih mengarah pada penandaan. Pemberkasan
menurut warna digunakan dalam kaitan dengan metode pemberkasan
lain. Pemberkasan warna bermanfaat dalam menunjuk seuatu yang
khusus.
Label warna dapat ditempelkan pada folder untuk menunjukkan
identitas folder tersebut dalam bentuk huruf besar atau angka sehingga
terlihat dari jauh. Folder dengan tanda warna ini memudahkan temu
34
35
Sulistyo, Basuki, Op. Cit., hal 119.
Ibid., hal 119
28
balik dan pemberkasan ulang serta membantu staf pemberkasan dalam
mengetahui salah berkas.36
2.7 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
2.7.1
Beberapa Jenis Musuh Kertas
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi
arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri
sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan dijaga dari segala kerusakan
dan kemusnahan. Kerusakan dan kemunsnahan baik yang datangnya dari
arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari
luar arsip tersebut.37
Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a) Kertas
Arsip – arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat
yang unik. Seperti yang diketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses
yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain
– lain. Dari bahan apapun kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas
akan mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat
penghancur terhadap kertas itu sendiri. Air yang digunakan untuk proses
pembuatan kerrtas mungkin tidak bersih, demikian pula bahan – bahan
yang digunakan untuk lapisan atas (yang licin) yang terbuat dari kanji,
cuka, garam mineral, menimbulkan masalah – masalah tersendiri yang
harus diperhitungkan pula akibatnya. Oleh karena itu penggunaan kertas
36
37
Sulistyo – Basuki, Op. Cit., hal 120
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 50.
29
yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang
sebaik mungkin agar kertas arsip dapat tahan lama.38
b) Tinta
Pada saat ini mesin ketik merupakan alat tulis yang banyak
dipergunakan. Hal ini menguntungkan bagi kelangsungan hidup arsip
– arsip tersebut, terutama karena tinta yang dipergunakan
mempunyai sifat kekal. Akan tetapi perlu diingat bahwa tidak semua
pita mesin itu baik, oleh karena itu pilihlah pita mesin yang
berkualtas baik.
Dimasa lampau tinta yang dipergunakan adalah tinta karbon dan
tinta dari getah pohon oak. Tinta karbon dibuat dari arang hitam
(langes), sedangkan sebagai perekat biasanya dipergunakan lem arab
(Arabic Gum). Tinta yang dibuat dari getah kayu oak, menimbulkan
aksi – aksi kimia yang merusakkan kertas. Sebaliknya tinta yang
dibuat dari arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia, dengan
demikian tidak merusakkan kertas. Untuk persectakan sekarang ini
kebanyakan digunakan tinta karbon.39
c) Pasta/Lem
Pasta/Lem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai
peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem
biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi
sekarang ini telah dibuat alat perekat sintetis bernama polyven
acetate.
38
39
Basir Barthos, Op.Cit., hal 51
Ibid., hal 51.
30
Dengan mengetahui sifat – sifat organik dari material tersebut,
dengan segera dapat melakukan usaha – usaha pencegahan terhadap
musuh – musuh kertas. Oleh karena itu dalam penggunaan
perekatpun harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat
yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya.
Terutama hal ini akan merusakkan kertas.40
Kerusakan akibat serangan dari luar :
a) Kelembaban
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan
akibat – akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas
menjadi lemah dan merusakkan kulit.
Pertolongan utama yang dapat dilakukan adalah dengan menambah
edaran udara panas (kering), atau dengan menggunakan panasnya
listrik. Didalam suatu ruangan yang relative kecil seperti almari,
ruang belajar, dan lain – lain anhydrous calcium ch dapat
dipergunakan untuk menyerap air dengan menempatkan di dalam
mangkok, dengan cara ini air akan teresap oleh panasnya.
b) Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun dapat merusakkan kertas, seperti
misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patas (getas).
Oleh karena itu untuk menghindari udara yang terlampau kering ini,
kelembabban
harus
diatur
sedemikian
rupa
sehingga
tidak
melampaui 75◦ dan temperatur udara diantara 65◦F dan 85◦F. Untuk
40
Basir Barthos., Op. Cit., hal 52.
31
mengukur kelembaban udara perlulah dipasang hygrometer di dalam
ruangan.41
c) Sinar Matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh
– musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan
panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan
bagi kertas – kertas arsip. Oleh karena itu tidak boleh ada sinar yang
jatuh secara langsung atas bundel – bundel kertas ataupun pada
kertasnya sendiri. Sinar ultraviolet dapat mengancam struktur
molekul kertas dan kulit. Akibatnya kertas menjadi buruk, coklat,
dan titanya pun luntur.42
Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung,
hendaklah pintu – pntu, jendela – jendela, dibuat menghadap utara
atau selatan, sehingga ruangan tidak menghadap langsung datangnya
sinar matahari. Apabila sinar matahari tidak dapat secara langsung
dihindari, yang dapat dilakukan adalah dengan menyaring sinar
matahari dengan mempergunakan kaca hijau atau kuning yang tebal.
Warna – warna ini akan menghalangi sinar yang merugikan kertas.
d) Debu
Debu bermacam – macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu –
debu yang dibawa oleh angin. Untuk menghadapi debu – debu ini
dapat dipergunakan filter electrostatic, atau pasanglah jaring kawat
yang halus (wire mesh) pada pintu – pintu dan jendela – jendela.
Disamping berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna
41
42
Ibid., hal 52.
Ibid., hal 52.
32
untuk menahan masuknya berjenis – jensi serangga di dalam ruang
penyimpanan arsip.
e) Kekotoran Udara
Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat
membahayakan kertas. Karena gas – gas baik yang berdiri sendiri
maupun yang ada hubungannya dengan materi kertas/buku dapat
menimbulkan reaksi kimia yang akan merusakkan kertas atau
budelnya. Hal ini dapat terjadi karena sulphur dioxide dan adanya zat
besi yang terkandung di dalam kertas atau kulit akan menjadi zat
asam belerang dengan segala akibatnya, yakni berkarat.
Untuk menanggulangi uap electrostatic tidak mungkin dilakukan
dengan menggunakan saringan, oleh karena itu yang paling penting
dilakukan adalah dengan membersihkan udara.43
f) Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dank arena
temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nambak sebagai
lapisan tipis yang keputih – putihan. Untuk menangani jamur dengan
melapisi buku 0 buku dengan “lacquer”.
Berbagai jenis jamur dapat dihilangkan dengan alkohol apabila jamur
– jamur tersebut kedapatan dipermukaan kertas, tetapi harus
mengingat pula bahayanya penggunaan alkohol.44
g) Rayap
Usaha untuk melindungi srangan rayap yang paling tepat adalah
dengan
43
44
mengadakan
pencegahan
yakni
dengan
peniadaan
Basir Barthos, Op.Cit., hal 54.
Ibid., hal 54.
33
penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan
tanah.
h) Gegat
Gegat (silverfish) yang sering merusakkkan kertas, biasanya terdapat
pada dinding – dinding yang basah. Jika kertas arsip selalu
bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas arsip
yag menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat
ataupun jenis – jenis serangga lainnya. Untuk menghindarinya
pergunakanlah rak – rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai
dengan raknya paling sedikit 6 inchi.45
2.7.2 Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
a) Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.
Sekurang – kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum
cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu
ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan
memindahkan debu – debu dari satu tempat ke tempat lain.
b) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit – dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan
daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau –
kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.46
c) Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan sekali hendaknya disemprot dengan racun
serangga seperti D.D.T (Dieldrin, Pryethrum, Gamma Benzene
45
46
Basir Barthos, Op.Cit., hal 55.
Basir Barthos, Op.Cit., hal 58.
34
Hexachloride).
Racun
serangga
ini
disemprotkan
dengan
menggunakan alat semprot biasa ke arah dinding, lantai dan alat –
alat yang dibuat dari kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini
jangan sampai mengenai kertas – kertas arsipnya, karena dapat
merusak kertas. Disamping itu kapur barus dapat dipergunakan
mencegah serangga. Kapur barus diletakkan di rak – rak.
d) Mengawasi Serangga Anai – Anai
Untuk menghindari serangga anai – anai dapat dipergunakan sodium
arsenate. Sodium ini diletakkan di celah – celah lantai, rak almari
yang terbuat dari kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara
mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis – garis
yang ada pada kayu.47
e) Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat
penyimpanan arsip, sebab sisa – sisa makanan merupakandaya tarik
bagi serangga dan juga tikus – tikus.
Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih
maupun rokok kretek. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan
di dalam ruangan penyimpanan dan di tempatkan di tempat yang
strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2.
f) Rak penyimpanan arsip
Arsip – arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam,
dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6
47
Ibid., hal 58.
35
inchi. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan
memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak. 48
g) Meletakkan arsip
Arsip – arsip, barang – barang, cetakan, peta, bagan dan lain – lain
hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing –
masing. Barang – barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak
– desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil
ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut – sudut
kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlepas dari bundelnya
hendaknya dikembalikan pada asalnya.
Pergunakanlah klip plastic, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip
logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu
berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.
h) Membersihkan arsip
Arsip – arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum
cleaner. Apabila arsip – arsip dihinggapi anai – anai/rayap dan
sejenis laniinya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian
pula bila menemukan arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk
segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.49
i) Mengeringkan arsip yang basah
Arsip – arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan
menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip – arsip
dari ikatannya, kemudian jeringkan dengan menganginkan. Untuk
membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angina
48
49
Basir Barthos, Op.Cit., hal 59.
Ibid., hal 59.
36
kalau tidak ada bukalah jendela – jendela dan pintu lebar – lebar.
Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting) taruhlah arsip
yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut.
j) Arsip – arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip – arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga
dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik
mungkin agar tidak bertaburan disana – sini. Susunannya sama
seperti arsip – arsip itu dipergunakan.
k) Arsip – arsip yang rusak atau sobek
Apabila ditemukan arsip yang rusak/sobek jangan di tambal dengan
menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini dapat merusak
kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas
yang sama dengan menggunakan perekat kanji.50
2.8 Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual,
mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang
penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk
menyimpan atau mengambil dokumen.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari :
1) Splindle file, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga
keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat
dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan
ke paku tersenut dan tidak memerlukan ruang khusus. Hingga kini splindle
50
Basir Barthos, Op.Cit., hal 60.
37
file tetap digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan
dokumen kecil lainnya.
2) Vertical filing cabinet, digunakan untuk memudahkan dan mempercepat
penemuan dokumen. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari
penjajaran vertical dua laci sering digunakan disamping meja sehingga
oemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen
yang dimaksud
3) Open-self file, berupa jaaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka
(sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga
panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran 80cm
(lebar bervariasi antara 78 – 110 cm) dengan jumlah deretan bertingkat
antara 2 sampai 8 tingkat.
4) Lateral file adalah unit penyimpan dimana dokumen diakses dari samping
secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari jenis kedua,
namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Lemari ini
dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai
5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan
dokumen yang kurang aktif sebelum pemindahan ke pusat dokumen.
5) Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang
dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. setiap
kotak mampu memuat dokumen setebal 10cm yang tergantung agak
miring untuk mempercepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil
folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen.
38
6) Card file, menyimpan stok kartu yang diajarkan dalam berbagai ukuran
sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi
yang dibutuhkan.51
2.9 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang – kurangnya empat syarat
yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian.
1) Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai
yang bersangkutan dapat membedakan perkataan – perkataan, nama –
nama, atau angka – angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh :
Sikap jiwa yang cermat, penuh minat, dan penuh perhatian terhadap
tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta warna
2) Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal dan budinya, pandai, tajam
pikiran. Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi,
kepandaian ketajaman pikiran. Jadi, setiap pegawai kearsipan harus
mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan
yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa. Kecerdasan sangat
diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya
diharapkan ia mampu memilih kata – kata untuk suatu pokok masalah,
51
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen, Erlangga, Surabaya,
2007 hal 100 – 101.
39
serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu
arsipnya.
3) Kecekatan
Cekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja
dengan cepat, dan mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan
untuk memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan.
Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap
pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.
Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
4) Kerapian
Rapi mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, atau beres, sehingga
kata kerapian berarti keapikan, kebersihan, keberesan, atau ketertiban.
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan, dan ketertiban terhadap arsip – arsip yang disimpan.
Arsip – arsip yang disusun dengan rapi, selain enak dan sedap dipandang
mata, akan lebih awet, tidak mudah rusak, mudah dalam pengambilan dan
pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukkan kepribadian
seseorang.52
2.10 Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi
Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan
pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga bermacam –
macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja
52
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,2002, hal 39.
40
dan metode – metode yan dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan
surat – surat (dokumen/arsip)
Ciri – ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah berkas
yang diarsipkan sedikt tetapi benar – benar bermutu, berkas yang diarsipkan
adalah benar – benar efektif karena sudah melaui selektif secara cermat, dan
penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan hal – hal
berikut ini : petugas kearsipan harus mahir/profesional dan menyenangi dalam
mengelola arsip, prosedur kerja cukup sederhana, perlu adanya pengaturan
formulir – formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya, perlengkapan
lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memeuhi persyaratan, dan
perlu adanya pelaporan berkala secara periodik/teratur.
Faktor – faktor yang menentukan sistem kearsipan yang baik adalah :
1) Kepadatan
Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat,
khususnya ruang lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan
arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor.
2) Mudah dicapai
Aspek kemudahan dicapai sanat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan
arsip.
File
cabinet/almari
penyimpanan
arsip
harus
ditempatkan
sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat – surat ataupun
mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat
diwujudkan.
41
3) Kesederhanaan
Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem
penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas atau
pegawai pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip
hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus
mencarinya.
4) Keamanan
Faktor keamanan bermaksud agar dokumen – dokumen harus diberikan
tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini
harsu menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek
keamanan.
5) Kehematan
Faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam
biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya.
6) Elastisitas
Faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan
pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan datang.
7) Penyimpanan dokumen seminimalnya
Faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen
yang benar – benar bernilai.
Keterangan keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga
dokumen dapat ditemukan diberbagai kepala (heading)
Dokumen – dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun hal
demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan.
42
Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada
sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang
cocok dan tepat dengan kebutuhan. Dengan demikian pemilihan sistem
harus benar – benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut
dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.53
53
The Liang Gie, Op.Cit., hal 44
43
2.11 Kerangka Berpikir
Kerangka berpikir dalam penelitian ini dibuat dengan tujuan agar isi
penelitian tidak menyimpang dari apa yang akan diteliti pada Apotik Hasil
Salatiga
Arsip Dinamis Aktif
Manajemen Laporan
Metode Pemberkasan Arsip
Dinamis Aktif
Metode Pemberkasan Abjad
Metode Pemberkasan Non
Abjad
Pemeliharaan dan Penjagaan
Arsip Dinamis Aktif
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Arsip Dinamis
Aktif
Syarat – Syarat Pegawai
Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan
yang Baik Bagi Organisasi
44
Berikut definisi operasional dari kerangka berpikir antara lain :
1. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari – hari di
apotik
2. Manajemen laporan bertujuan untuk mengendalikan produksi laporan dan
mengupayakan manfaat semaksimum mungkin bagi perusahaan.
3. Kriteria dalam menyusun / menilai permintaan laporan antara lain : penggunaan,
hakikat masalah, prosedur ekonomi, pendayagunaan data, koordinasi, laporan
gabungan, penyingkatan, tenggat waktu, aras (tingkat) organisasi, frekuensi,
kesederhanaan, penerapan.
4. Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif adalah metode/cara yang digunakan
dalam mengelola, menyimpan arsip dinamis aktif
5. Metode Pemberkasan Abjad Nama adalah metode/cara dalam mengelola,
menyimpan arsip dinamis aktif dengan menggunakan sistem abjad
6. Penyusunan Berdasarkan Abjad Nama adalah sistem pemberkasan arsip dinamis
aktif menurut urutan nama, orang, organisasi, badan dan bisnis.
7. Penyusunan Berdasarkan Geografi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif
berdasarkan lokasi/ tempat
8. Penyusunan Berdasarkan Abjad Subjek adalah sistem pemberkasan arsip dinamis
aktif yang dilakukan berdasarkan dengan pendekatan subjek
9. Alfanumerik adalah sistem pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan
sistem numerik
10. Klasifikasi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif yang menggunakan
sistem desimal dimana sistem desimal ini bisa dibuat sendiri ataupun yang sudah
tersedia.
45
11. Numerik adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif dalam bentuk bilangan
12. Kronologi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif berdasarkan urutan
tanggal, dimulai dari tanggal sampai dengan ke tahun.
13. Warna adalah pemberian tanda terkait dengan arsip dinamis aktif yang disimpan.
Hal ini dibuat untuk memudahkan dalam menemukan arsip dinamis aktif yang
disimpan.
14. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif adalah usaha/cara yang
dilakukan baik instansi pemerintah ataupun swasta dalam menjaga arsip yang
disimpan dengan tujuan arsip yang disimpan tersebut tidak mengalami
kemusnahan.
15. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif adalah peralatan
yang meliputi filling cabinet, almari
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka yang dibahas dalam penelitian ini antara lain : arsip, fungsi
dan tujuan arsip, arsip dinamis aktif, filing sistem penyimpanan arsip, manajemen
laporan, pembentukan manajemen laporan, prosedur, inventaris laporan, laporan baru,
kriteria laporan, berkas laporan, metode pemberkasan arsip dinamis aktif,
pemeliharaan dan penjagaan arsip dinamis aktif, peralatan dan perlengkapan
penyimpanan arsip dinamis aktif, syarat – syarat pegawai kearsipan dan
penyelenggaraan kearsipan yang baik bagi lembaga baik lembaga pemerintah maupun
lembaga swasta
2.1
Arsip
Arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah
“dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan
dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.”6
Sedangkan menurut Barthos arsip adalah “setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan – keterangan mengenai
subyek (pokok persoalan) maupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingatan orang (itu) pula”7
Atas dasar pengertian tersebut yang termasuk dalam kategori arsip antara lain :
surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto – foto dan lain sebagainya.
6
7
Kamus Besar Bahasa Indonesia,Kamus Pusat Bahasa, Jakarta, 2008, hal 91
Basir Bathos, Op. Cit., hal 1
9
2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip
2.2.1 Fungsi Arsip
Menurut Barthos mengemukakan bahwa fungsi arsip untuk membedakan :
1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan, kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara
2. Arsip
statis,
yang
tidak
dipergunakan
secara
langsung
untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari hari administrasi negara.8
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti
arsip secara fungsionil, yakni :
1. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya
2. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan.9
2.2.2 Tujuan Arsip
Berdasarkan Undang – Undang No 7 Tahun 1971 pasal 3 menjelaskan bahwa
“tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa serta untuk menyediaka bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”10
8
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 11.
Ibid., 12.
10
Undang – Undang Republik Indonesia Tentang Ketentuan – Ketentuan Pokok Kearsipan Nomor 7
Tahun 1971, pasal 3
9
10
2.3 Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis (records) mempunyai arti “informasi terekam, termasuk data
dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”.11
2.4 Filing Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan.
Arsip yang tersimpan didalam kantor baik dalam intansi pemerintah maupun swasta
semakin lama semakin bertambah seiring dengan perkembangan kantor. Perlunya
sistem penyimpanan arsip yang tepat, mudah dapat menanggulangi jumlah arsip yang
tersimpan didalam kantor. Penentuan sistem kearsipan hendaknya sesuai dengang
jumlah arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauh mana perkembangan kantor dimasa
yang akan datang.
Terdapat lima macam sistem kearsipan yang sesuai dengan teori kearsipan yaitu:
a) Sistem Kronologis
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun,
bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun
kemudian bulan dan tanggal.
Contoh :
Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990 atau
sebaliknya
Kode 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26
11
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 13
11
b) Sistem Abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur
berdasarkan abajad nama orang, organisasi, atau kantor. Ciri suatu kantor
yang menerapkan pengelolaan kearsipan dengan sistem abjad adalah arsip
yang diatur dan disimpan berdasarkan abjad latin a sampai z, atau
kombinasi abjad tersebut.
c) Sistem Nomor
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan
oleh unit yang bersangkutan.12
d) Sistem Subyek
Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan pokok soal/masalah. Satu masalah dapat dipecah menjadi
submasalah, submasalah dipecah lagi menjadi sub-submasalah.
e) Sistem Geografis
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama
wilayah/daerah, seperti nama negara, provinsi, kabupaten, kecamatan dan
seterusnya.13
2.5 Manajemen Laporan
Manajemen laporan bertujuan untuk mengendalikan produksi laporan dan
mengupayakan manfaat semaksimum mungkin bagi perusahaan. Laporan yang
bertele – tele atau besifat teknis cukup diserahkan kepada bagian masing –
12
13
Irra Chrisyani Dewi, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, 2011, Hal 98 - 99
Ibid., hal 100
12
masing, sedangkan manajemen laporan berurusan dengan laporan yang makan
banyak waktu dan uang.
Manajemen laporan memiliki 2 tujuan yaitu memperbaiki efisiensi dan
menghemat uang. Tujuan tersebut dcapai melalui proses sebagai berikut :
1. Menghilangkan laporan yang tidak perlu. Banyak informasi yang tidak
diperlukan karena pemakai dapat mengakses langsung ke berbagai sumber,
sedangkan laporan dibuat sementara isinya sudah tidak diperlukan lagi.
Manajemen laporan harus berupaya membersihkan rumah tangga korporasi
dengan menghapuskan semua laporan tersebut dengan tidak memandang
medianya. Karena itu semua laporan harus dinilai ulang secara berkala dan
eksistensi laporan tersebut perlu diteliti.
2. Konsolidasi laporan bila memungkinkan. Apakah berbagai bagian dari
perusahaan menerima laporan yang sama atau mirip – mirip? Bila memang
demikian, maka manajemen laporan harus melakukan konsolidasi agar hal
tersebut tidak terjadi lagi dengan pertimbangan penghematan biaya.
3. Mendesain ulang isi laporan untuk meningkatkan efektivitasnya. Desain yang
dapat menghilangkan data yang tidak diperlukan dan menambah informasi
yang bermanfaat, misalnya ringkasan data. Desain ulang juga berarti
menyusun butir – butir laporan agar memudahkan pemakaiannya. 14
4. Membatasi distribusi laporan. Setiap orang dari perusahaan yang menerima
laporan
hendaknya
memerlukan
laporan
tersebut
sebagai
bagian
pekerjaannya. Bila tidak ada manfaatnya, laporan tersebut tidak perlu dikirm
ke yang bersangkutan. Ada karyawan yang merasa statusnya diperusahaan
turun bila tidak memperoleh laporan padahal laporan tersebut tidak
14
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 67.
13
digunakannya atau tidak ada kaitannya dengan pekerjaannya. Upaya
penghematan dapat dilakukan dengan menyerahkan kopi laporan ke
perpustakaan perusahaan atau pusat informasi perusahaan sehingga karyawan
yang membutuhkan dapat membacanya disana.
5. Membatasi jumlah kopi laporan yang dibuat.
Mengurangi frekuensi laporan. Ada kalanya laporan dibuat melebihi
keperluan. Ada yang membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan padahal
laporan itu tidak perlu.15
2.5.1
Pembentukan Manajemen Laporan
Pembentukan manajemen laporan peru dukungan dari manajemen puncak.
Alasan pembentukan manajemen laporan adalaha efisiensi dan penghematan
uang. Hal yang harus diperhatikan dalam pembentukan manajemen laporan
antara lain :
1. Tanggung jawab
Langkah pertama adalah penentuan tanggung jawab atas implementasi
dan pembinaan program. Manajemen laporan merupakan tanggung jawab
manajemen arsip dinamis, namun segmen tertentu manajemen laporan berada
di tingkat manajemen lainnya. Karena tanggung jawab tersebut, semua
tingkat manajemen bertanggung jawab pula atas pembuatan laporan yang
terbatas pada operasi yang efisien, dan dibuat dengan cara seekonomis
mungkin dan didistribusikan kepada pihak yang berwenang saja. Para
manajer juga memegang peran penting dalam inventarisasi awal dan berkala
menyangkut laporan yang berulang – ulang sebagaimana yang diminta oleh
manajer arsip dinamis.
15
Sulistyo, Basuki, Op. Cit., hal 68.
14
Salah satu tujuan manajemen laporan adalah memberikan control kontinu
atas jumlah laporan yang semakin meningkat, namun karena laporan
merupakan sarana operasional, maka kontrol akhir berada di tangan
perorangan atau bagian yang memerlukan laporan.
Sistem manajemen laporan bertindak selaku “pengawas” keseluruhan
laporan. Manajemen laporan mengambil prakarsa melakukan inventarisasi
dan audit, membuat perencanaan, implementasi, dan audit laporan yang
dihasilkan komputer bekerja sama dengan personil dari bagian pengolahan
data dan kata. Setiap akhir tahun, manajemen laporan membuat laporan
tahunan yang berisi rincian biaya laporan, penghematan, atau hal lain untuk
keperluan pimpinan.16
2.5.2
Prosedur
Setelah memutuskan untuk menyusun program manajemen laporan perlu
disusun kebijakan program tersebut sebelum memulai implementasi.
Kebijakan ini dikomunikasikan dengan menjelaskan garsi besar ruang
lingkup program informasi laporan, dan menjelaskan prosedur termasuk
prosedur persetujuan untuk semua permintaan dan tinjauan laporan, format
luaran dan tata letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak
lanjut.17
2.5.3
Inventaris laporan
Langkah pertama implementasikan program manajemen laporan ialah
inventarisasi laporan yang ada. Untuk keperluan ini disertakan formulir
inventaris laporan, beserta surat pengantar serta daftar laporan yang
diikutsertakan atau tidak diikutsertakan dalam inventaris. Data yang diminta
16
17
Ibid., 68.
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 69.
15
pada formulir inventaris laporan inventaris mencakup bagian, lokasi, nomor,
judul laporan, jumlah halaman, organisator atau asal laporan, serta metode
persiapannya, apakah manual atau berbantuan komputer. Formulir inventaris
yang telah diisi dikembalikan ke manajemen laporan.
Inventaris laporan diikuti oleh kuisioner laporan. Kuisioner laporan di
sebarkan ke masing – masing pencipta (organisator) laporan. Untuk setiap
laporan dibuatkan satu kuisioner diikuti dengan surat pengantar termasuk di
dalamnya tenggat waktu pengisian kuesioner. Formulir isian terdiri dari 2
lembar, lembar asli (Bagian I) dikembalikan ke manajemen laporan
sedangkan lembar kedua disimpan di bagian masing – masing (pengisi
formulir). Setiap formulir dibuatkan fotokopi, kemudian fotokopi tersebut di
distribusikan ke setiap nama yang terdaftar pada senarai distribusi. Bagian II
kuesioner laporan kemudian diisi oleh penerima kuesioner. Mereka ini
mengisi pertanyaan apakah laporan tersebut masih diperlukan, apakah
laporan dapat diperbaiki dan sebagainya. Akhirnya pengisi kuesioner
menandatangani kuesioner dan mengembalikan ke manajemen laporan.
Manajer arsip dinamis kemudian memeriksa kuesioner yang telah diisi
lengkap, lalu mengambil keputusan :
1. Mencoret nama orang – orang yang tidak memerlukan laporan.
2. Mencoret nama orang – orang yang tidak mengembalikan kuesioner
dalam waktu 21 hari.
3. Memusnahkan laporan bila distribusi laporan nol, artinya tidak ada
penerima.
4. Mengambil tindakan lanjut menyangkut daftar distribusi dan
memperbaiki laporan berdasarkan masukan penerima kuesioner.
16
5. Akhirnya menyusun log inventaris laporan.18
2.5.4
Laporan baru
Setiap permintaan pembuatan laporan baru harus dinilai dengan
mengaitkannya pada control atas laporan baru. Untuk keperluan tersebut,
peminta mengisi formulir permintaan tinjauan laporan guna menjamin
keseragaman tinjauan laporan. Tinjauan laporan bertujuan memberikan
otoritas, membentuk berkas fungsional inti, dan memungkinkan tinjauan
secara berkala.19
2.5.5
Kriteria laporan
Kriteria dalam menyusun atau menilai permintaan laporan ialah :
1. Penggunaan
Penggunaan laporan harus sebanding dengan biaya penyusunan,
percetakan, dan distribusi laporan.
2. Hakekat masalah
Laporan harus dilembagakan atau dilanjutkan sebagai sarana menjaga
data
penting.
Sebuah
laporan
bukan
merupakan
alat
untuk
membenarkan laporan lainnya.
3. Prosedur ekonomi
Data harus dikumpulkan, diolah, dan disebarkan dengan cara sehemat
mungkin dan cara tersebut harus sesuai dengan prioritas yang telah
ditetapkan sebelumnya. Ini berarti menyertakan pemberian contoh,
laporan perubahan, dan pengecualian tentang laporan.
18
19
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 70.
Ibid., hal 70.
17
4. Pendayagunaan data
Data yang diserahkan ke badan korporasi harus dimanfaatkan sebaik
mungkin. Pengumpulan dan penyimpanan data dibatasi kepada
pemakai yang benar – benar memerlukannya.20
5. Koordinasi
Permintaan laporan dikoordinasikan dengan aktivitas penyusunan dan
pengolahan laporan.
6. Laporan gabungan
Desain ulang persyaratan pelaporan merupakan proses kontinu guna
memperoleh
kompilasi
data
penting
yang
efisien.
Duplikasi
pengumpulan dan penyebaran data harus ditekan sesedikit mungkin
dan sesuai dengan kebutuhan untuk mengindentifikasi laporan yang
dinyatakan dalam laporan terpisah.
7. Penyingkatan
Laporan hendaknya singkat, hanya informasi penting saja yang
dintatakan dalam laporan.
8. Tenggat waktu
Penentuan tenggat waktu hendaknya realis karena tenggat waktu yang
tidak realis akan menyebabkan kesulitan memenuhi waktu, tambahan
biaya, hasil yang dicapi kurang cermat, dan perlu membuat laporan
ulang.
9. Aras (tingkat) organisasi
Untuk memantau ketepatan distribusi, laporan dibagikan melalui jalur
organisatoris badan korporasi yang bersangkutan.
20
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 70.
18
10. Frekuensi
Frekuensi laporan disesuaikan dengan laju perubahan data.
11. Kesederhanaan
Data disiapkan dan diolah dengan cara langsung.
12. Penerapan
Laporan hanya memuat informasi yang benar – benar pokok bagi
aktivitas tertentu.21
2.5.6
Berkas Laporan
Berkas laporan lazim terdapat pada program manajemen laporan yang
baik. Sebuah berkas meliputi prosedur tertulis tentang penggunaan sebuah
laporan, sebuah salinan laporan, dan formulir control laporan bagi masing –
masing laporan.
Beberapa badan korporasi menggunakan dua berkas yaitu berkas laporan
fungsional dan berkas laporan historis. Berkas laporan fungsional memuat
informasi tentang laporan dengan tujuan menghindari duplikasi karena setiap
permintaan laporan tersebut dicek dengan berkas laporan fungsional. Bila ada
informasi yang belum dimuat dapat dimasukkan ke laporan yang ada sehingga
tidak perlu membuat laporan baru.
Berkas laporan historis berisi dikumentasi historis masing – masing
laporan yang lengkap. Informasi pada setiap formulir meliputi :
1. kopi (salinan) edisi muktahir dan sebelumnya;
2. kertas kerja yang menunjukkan tahap – tahap pengembangan;
3. sebuah kopi atau rujukan ke pedoman dari atasan;
21
Sulisyo Basuki Op.Cit hal 71.
19
4. permintaan asli menyangkut permintaan persetujuan dan permintaan
selanjutnya menyangkut revisi;
5. dokumen
berisi
spesifikasi
dan
menunjukkan
kegiatan
produksi/pengadaan; dan
6. dokumen yang menunjukkan persediaan dan distribusi.
Bila ada pertanyaan menyangkut asal usul atau tujuan sebuah laporan
maka pertanyaan tersebut akan dirujuk ke berkas laporan historis.22
2.6 Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif
2.6.1 Metode Pemberkasan Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sistem pemberkasan yang mengatur arsip
dinamis secara abjad, menurut kata demi kata, huruf demi huruf, atau unit
dengan unit. Dalam sistem pemberkasan menurut abjad ada 3 jenis
rancangan primer yang digunakan yaitu menurut abjad nama,geografis, dan
subjek.23
a) Penyusunan Bedasarkan Abjad Nama
Penyusunan menurut nama adalah pemberkasan arsip dinamis menurut
urutan nama orang, organisasi, badan, dan bisnis. Sistem pemberkasan
berdasarkan nama merupakan sistem abjad sederhana, yang merupakan
cara paling mudah dibuat dan digunakan. Pemberkasan menurut abjad
akan menyatukan arsip dinamis yang berkaitan dengan nama tersebut
naming urutan tersebut tidak selalu menunjukkan hubungan subjek.
Karena berkas abjad nama langsung dapat diakses pemakai maka tidak
diperlukan indeks nama.24
22
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 71–72.
23
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 75.
24
Ibid., hal 75.
20
Pustakawan sejak tahun 1876 mulai mengembangkan peraturan
penjajaran (filing) menurut abjad. Dua dari peraturan pengabjadan
adalah Filing Rules for Dictionary Catalog of the Library of Congres
dan ALA Rules for Filing Catalog Cards. ALA singkatan dari American
Library Association atau Asosiasi Pustakawan Amerika. Untuk arsip
dinamis, Association of Records Managers and Administrators (ARMA)
dari Amerika Serikat mengeluarkan peraturan bernama Alphabetical
Filing Rules pada tahun 1985. Dalam kaitannya dengan pemberkasan
arsip dinamis berdasarkan abjad nama, maka ARMA (Association of
Records Managers and Administrators) mengembangkan 7 peraturan
guna memperoleh konsistensi dalam pemberkasan. Berikut ini peraturan
tersebut setelah diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia :
1) Abjadlah dengan menyusun berkas dalam tata urutan unit demi unit
dan menyusul secara abjad pada masing – masing unit.
2) Setiap unit pemberkasan dalam sebuah segmen pemberkasan harus
dipertimbangkan. Hal ini mencakup kata depan, kata sambung, dan
kata sandang. Pengecualian ialah the yang diperlakukan sebagai unit
penjajaran terakhir.
3) Jajarkanlah sesuai dengan prinsip “nothing before something” artinya
dengan segmen unit tunggal mendahului segmen unit jarak.
4) Dalam mengabjad abaikan semua tanda baca. Tanda baca ini
meliputi titik, koma, tanda sambung, tanda sengkang (hyphen),
aprosof, dan sejenisnya. Kata – kata yang tersambung karena adanya
tanda sengkang (hyphen) dianggap sebagai satu unit.
21
5) Angka Arab dan Romawi dijajarkan sebelum huruf. Semua angka
Arab mendahului angka Romawi.
6) Akronim dan tanda panggilan pemancar radio atau stasiun televisi
dijajarkan sebagai unit tunggal.
7) Berkaskanlah pada nama atau gelar yang paling lazim diguanakan.
Buatlah rujukan silang dari nama atau gelar yang mungkin digunakan
oleh penanya lain atau dari nama atau gelar yang kurang lazim
digunakan ke nama atau gelar yang lebih lazim digunakan. 25
Peraturan pengabjadan dibagi menjadi tiga jenis ialah nama orang, nama
badan bisnis dan badan pemerintahan.
b) Penyusunan Bedasarkan Geografi
Susunan geografis merupakan susunan arsip dinamis dalam urutan abjad
berdasarkan tempat atau lokasi. Lokasi dapat dikelompokkan menurut
berbagai susunan seperti propinsi, kabupaten, atau kotamadya, kota bahkan
menurut nama jalan.
Penyusunan menurut geografi berguna terutama untuk :
1) Perusahaan yang memiliki cabang di berbagai lokasi seperti bank,
asuransi, dan otomotif.
2) Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi di propinsi
tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian,
berkas arsip dinamis disusun menurut propinsi tempat perusahaan
beroperasi.
25
Sulistyo Basuki, Op. Cit., hal 76.
22
3) Perusahaan utilitas semacam perusahaan gas, listrik, air, telepon di
mana mana dan nomor jalan merupakan hal penting bila timbul
masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.26
4) Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki
daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.
5) Penjual melalui pos, penerbit, took buku, pedagang kelas besar yang
menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan
geografis.
6) Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan
tertentu.
7) Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut
propinsi, kabupaten, atau kotamadya, kecamatan, atau pembagian
geografis lainnya
(misalnya Kawasan Indonesia Timur).
8) Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian
menyebarkannya menurut pembagian geografi.
9) Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar
negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di
Indonesia.
10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
11) Lembaga yang memiliki kegiatan khas serta cabang yang tersebar di
berbagai tempat di Indonesia seperti gereja, masjid, atau yayasan
sosial. 27
26
27
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 95.
Sulistyo Basuki Op.Cit., hal 96
23
c) Penyusunan Bedasarkan Abjad Subjek
Pemberkasan menurut abjad subjek dilakukan oleh banyak badan
korporasi. Pemberkasan ini menekankan pada pendekatan subjek bukannya
pada ancangan lokasi atau nama koresponden. Berkas subjek dikenal pula
dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun topik.
Pemilihan kata atau frase (ungkapan) yang akan digunakan sebagai
subjek merupkan masalah inti dalam sistem pemberkasan subjek. Subjek
yang digunakan harus ringkas, mampu mendeskripsikan materi yang
diwakilinya dan tidak bersifat taksa, artinya tidak menimbulkan berbagai
tafsiran. Bila telah memilih sebuah subjek, subjek tersebut harus digunakan
oleh setiap orang. Subjek yang belum digunakan namun diperkirakan akan
banyak digunakan pada masa mendatang harus dipilih secara seksama
sehingga tidak terjadi duplikasi ataupun tumpang tindih sengan subjek yang
telah dipilih sebelumnya. Jadi manajer arsip dinamis yang bertugas memilih
subjek harus mengetahui materi subjek yang akan diberkaskan, berarti dia
harus mengetahui operasi bisnis dan kegiatan korporasi. Dia harus
menentukan pembuatan rujukan silang karena berkas arsip dinamis merujuk
ke berbagai subjek.
Pemberkasan menurut subjek memerlukan biaya dan merupakan metode
penyimpanan yang sulit. Tenaga kerja yang diperlukan untuk melakukan
pemberkasan menurut subjek memerlukan biaya yang tinggi karena setiap
arsip dinamis harus diperiksa untuk menentukan satu subjek atau banyak
subjek. Dalam sistem abjad nama, pemberkas tidak akan bingung antara
nama Bachtiar dengan Sutaryono. Namun, dalam pemberkasan menurut
subjek, dua pemberkas mungkin menggunakan istilah yang berbeda untuk
24
subjek yang sama. Bila pemberkas tidak taat asas dalam melakukan
pemberkasan, materi yang sama akan diberkaskan pada subjek yang
berlainan, misalnya sapi dan lembu.
Pemilihan subjek yang baik memerlukan :
1) Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua
pemakai berkas.
2) Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan
penerimaan subjek baru.
3) Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami sistem.28
2.6.2 Metode Pemberkasan Nonabjad
a. Alfanumerik
Alfanumerik merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad
dengan sistem numerik. Pada sistem ini, berkas mula – mula disusun
menurut abjad, baru kemudian disusun menurut nomor di bawah urutan
abjad. Misal, A-1, A-2, dan seterusnya, mula – mula pemberkasan
menurut abjad, kemudian unit pemberkasan kedua menurut urutan
nomor. Maka susunan alfanumerik menjadi A-1, A-2, A-3, A-4, B-1, B2, dan seterusnya.29
b. Klasifikasi
Penyusunan berkas arsip dinamis desimal menggunakan klasifikasi
desimal buatan sendiri maupun yang sudah ada. Salah satu klasifikasi
yang banyak digunakan diperpustakaan adalah Dewel Decimal
Classification disingkat DDC. Sebenarnya DDC kurang cocok untuk
pemberkasan arsip dinamis karena pendekatannya menggunakan
28
29
Basuki Sulistyo Op.Cit., hal 99.
Sulistyo Basuki, Op. Cit. hal 108
25
subjek, sementara arsip dinamis tidak selalu harus didekati melalui
subjek. DDC cocok untuk klassifikasi bahan perpustakaan. Namun,
banyak badan korporasi menggunakan prinsip klasifikasi decimal untuk
pemberkasan arsip, tapi tidak hasrus selalu menggunakan 10 kelas
utama. Keberhasilan sistem desimal tergantung pada klasifikasi yang
digunakan. Untuk mengembangkan klasifikasi desimal memerlukan
pengetahuan yang dalam atas subjek yang akan digarap., kemampuan
analisis dan klasifikasi secara jernih dan tepat.30
c. Numerik
Pada sistem klasifikasi numerik, arsip dinamis disusun menurut
urutan bilangan. Nomor numerik pada berkas berasal dari berbagai
asal, mungkin nomor tersebut merupakan baian dari arsip dinamis itu
sendiri, misalya pada tagihan, kwitansi, cek, kartu penduduk, nomor
tersebut dapat pula ditambahkan untuk memudahkan pengolahan dan
temu balik.
Pemberkasan
menurut
numerik
artinya
pemberkasan
dengan
menggunakan angka. Pemberkasan menurut sistem numerik dapat
dirinci lagi menurut susunan :
1) Berurut, disebut pula serial. Beberapa penulis menyebut sebagai
sistm numeric langsung.
2) Duplex, dibagi lagi menjadi terminal-digit-system dan middledigit-system.31
30
Ibid., hal 108
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 112.
31
26
Serial atau berurut
Sistem pemberkasan menurut sistem berurut merupakan sistem
pemberkasan numerik yang paling sederhana. Nomor berkas atau
arsip dinamis dimulai dari 1 dan seterusnya atau dapat pula mulai dari
nomor 100, 1000 atau nomor lainnya. Pemberkasan menurut nomor
urut sebenarnya juga diberkaskan secara kronologis karena nomor
berkas terakhir merupakan nomor terkini.32
Duplex atau sistem penomoran tak berurutan
Sistem penomoran tak berurutan (nonconsecutive numbering) adalah
sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis atau bila memiliki
urutan logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya dalam blol laiinya
dihilangkan. Di dalam berkas yang diberi nomor urut, folder
bernomor berikutnya selalu ditambahkan setelah nomor folder
terakhir.
Sistem duplex menggunakan dua bagian atau lebih, masing – masing
bagian dipisahkan dengan tanda koma, tanda hubung, ataupun ruang.
Karena berkas baru disusun menurut bagian nomor yang berlainan,
maka berkas baru didistribusikan melalui seri berkas. Sistem duplex
digunakan bila menhadapi jumlah berkas yang besar.33
d. Kronologi
Sistem menurut kronologi merupakan sistem penyusunan berkas yang
diajar menurut urutan tanggal, mulai dari tanggal sampai dengan
tahun. Susunan kronologis cocok untuk suspense files, berkas
transaksi, berkas perorangan. Istilah suspense files dikenal pula
32
33
Ibid., hal 112.
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 114.
27
dengan nama pending file atau tickler files, artinya berkas yang harus
dilaksanakan pada tanggal tersebut. Dalam semua berkas, arsip
dinamis disusun menurut urutan kronologis terbalik artinya tangal
paling muda berada di depan sedangkan arsip dinamis pertama (paling
tua) berada di paling belakang.34
Keuntungan sistem kronologi, bila tahun diketahui, ialah :
1) Mudah dilaksanakan
2) Cocok untuk klasifikasi meyeluruh, misalnya korespondensi
dalam beberapa tahun atau berbagai tahun.
Kerugian sistem kronologis ialah :
1) Hanya bermanfaat untuk badan atau perusahaan yangkecil saja.
2) Tidak berguna bila tahun atau tanggal tidak diketahui
3) Surat masuk akan terpisah dari surat keluar. 35
e. Warna
Pemberkasan menurut warna sebenarnya bukanlah sistem pemberkasan.
Pemberian warna lebih mengarah pada penandaan. Pemberkasan
menurut warna digunakan dalam kaitan dengan metode pemberkasan
lain. Pemberkasan warna bermanfaat dalam menunjuk seuatu yang
khusus.
Label warna dapat ditempelkan pada folder untuk menunjukkan
identitas folder tersebut dalam bentuk huruf besar atau angka sehingga
terlihat dari jauh. Folder dengan tanda warna ini memudahkan temu
34
35
Sulistyo, Basuki, Op. Cit., hal 119.
Ibid., hal 119
28
balik dan pemberkasan ulang serta membantu staf pemberkasan dalam
mengetahui salah berkas.36
2.7 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
2.7.1
Beberapa Jenis Musuh Kertas
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi
arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri
sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan dijaga dari segala kerusakan
dan kemusnahan. Kerusakan dan kemunsnahan baik yang datangnya dari
arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari
luar arsip tersebut.37
Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a) Kertas
Arsip – arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat
yang unik. Seperti yang diketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses
yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain
– lain. Dari bahan apapun kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas
akan mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat
penghancur terhadap kertas itu sendiri. Air yang digunakan untuk proses
pembuatan kerrtas mungkin tidak bersih, demikian pula bahan – bahan
yang digunakan untuk lapisan atas (yang licin) yang terbuat dari kanji,
cuka, garam mineral, menimbulkan masalah – masalah tersendiri yang
harus diperhitungkan pula akibatnya. Oleh karena itu penggunaan kertas
36
37
Sulistyo – Basuki, Op. Cit., hal 120
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 50.
29
yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang
sebaik mungkin agar kertas arsip dapat tahan lama.38
b) Tinta
Pada saat ini mesin ketik merupakan alat tulis yang banyak
dipergunakan. Hal ini menguntungkan bagi kelangsungan hidup arsip
– arsip tersebut, terutama karena tinta yang dipergunakan
mempunyai sifat kekal. Akan tetapi perlu diingat bahwa tidak semua
pita mesin itu baik, oleh karena itu pilihlah pita mesin yang
berkualtas baik.
Dimasa lampau tinta yang dipergunakan adalah tinta karbon dan
tinta dari getah pohon oak. Tinta karbon dibuat dari arang hitam
(langes), sedangkan sebagai perekat biasanya dipergunakan lem arab
(Arabic Gum). Tinta yang dibuat dari getah kayu oak, menimbulkan
aksi – aksi kimia yang merusakkan kertas. Sebaliknya tinta yang
dibuat dari arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia, dengan
demikian tidak merusakkan kertas. Untuk persectakan sekarang ini
kebanyakan digunakan tinta karbon.39
c) Pasta/Lem
Pasta/Lem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai
peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem
biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi
sekarang ini telah dibuat alat perekat sintetis bernama polyven
acetate.
38
39
Basir Barthos, Op.Cit., hal 51
Ibid., hal 51.
30
Dengan mengetahui sifat – sifat organik dari material tersebut,
dengan segera dapat melakukan usaha – usaha pencegahan terhadap
musuh – musuh kertas. Oleh karena itu dalam penggunaan
perekatpun harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat
yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya.
Terutama hal ini akan merusakkan kertas.40
Kerusakan akibat serangan dari luar :
a) Kelembaban
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan
akibat – akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas
menjadi lemah dan merusakkan kulit.
Pertolongan utama yang dapat dilakukan adalah dengan menambah
edaran udara panas (kering), atau dengan menggunakan panasnya
listrik. Didalam suatu ruangan yang relative kecil seperti almari,
ruang belajar, dan lain – lain anhydrous calcium ch dapat
dipergunakan untuk menyerap air dengan menempatkan di dalam
mangkok, dengan cara ini air akan teresap oleh panasnya.
b) Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun dapat merusakkan kertas, seperti
misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patas (getas).
Oleh karena itu untuk menghindari udara yang terlampau kering ini,
kelembabban
harus
diatur
sedemikian
rupa
sehingga
tidak
melampaui 75◦ dan temperatur udara diantara 65◦F dan 85◦F. Untuk
40
Basir Barthos., Op. Cit., hal 52.
31
mengukur kelembaban udara perlulah dipasang hygrometer di dalam
ruangan.41
c) Sinar Matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh
– musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan
panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan
bagi kertas – kertas arsip. Oleh karena itu tidak boleh ada sinar yang
jatuh secara langsung atas bundel – bundel kertas ataupun pada
kertasnya sendiri. Sinar ultraviolet dapat mengancam struktur
molekul kertas dan kulit. Akibatnya kertas menjadi buruk, coklat,
dan titanya pun luntur.42
Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung,
hendaklah pintu – pntu, jendela – jendela, dibuat menghadap utara
atau selatan, sehingga ruangan tidak menghadap langsung datangnya
sinar matahari. Apabila sinar matahari tidak dapat secara langsung
dihindari, yang dapat dilakukan adalah dengan menyaring sinar
matahari dengan mempergunakan kaca hijau atau kuning yang tebal.
Warna – warna ini akan menghalangi sinar yang merugikan kertas.
d) Debu
Debu bermacam – macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu –
debu yang dibawa oleh angin. Untuk menghadapi debu – debu ini
dapat dipergunakan filter electrostatic, atau pasanglah jaring kawat
yang halus (wire mesh) pada pintu – pintu dan jendela – jendela.
Disamping berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna
41
42
Ibid., hal 52.
Ibid., hal 52.
32
untuk menahan masuknya berjenis – jensi serangga di dalam ruang
penyimpanan arsip.
e) Kekotoran Udara
Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat
membahayakan kertas. Karena gas – gas baik yang berdiri sendiri
maupun yang ada hubungannya dengan materi kertas/buku dapat
menimbulkan reaksi kimia yang akan merusakkan kertas atau
budelnya. Hal ini dapat terjadi karena sulphur dioxide dan adanya zat
besi yang terkandung di dalam kertas atau kulit akan menjadi zat
asam belerang dengan segala akibatnya, yakni berkarat.
Untuk menanggulangi uap electrostatic tidak mungkin dilakukan
dengan menggunakan saringan, oleh karena itu yang paling penting
dilakukan adalah dengan membersihkan udara.43
f) Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dank arena
temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nambak sebagai
lapisan tipis yang keputih – putihan. Untuk menangani jamur dengan
melapisi buku 0 buku dengan “lacquer”.
Berbagai jenis jamur dapat dihilangkan dengan alkohol apabila jamur
– jamur tersebut kedapatan dipermukaan kertas, tetapi harus
mengingat pula bahayanya penggunaan alkohol.44
g) Rayap
Usaha untuk melindungi srangan rayap yang paling tepat adalah
dengan
43
44
mengadakan
pencegahan
yakni
dengan
peniadaan
Basir Barthos, Op.Cit., hal 54.
Ibid., hal 54.
33
penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan
tanah.
h) Gegat
Gegat (silverfish) yang sering merusakkkan kertas, biasanya terdapat
pada dinding – dinding yang basah. Jika kertas arsip selalu
bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas arsip
yag menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat
ataupun jenis – jenis serangga lainnya. Untuk menghindarinya
pergunakanlah rak – rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai
dengan raknya paling sedikit 6 inchi.45
2.7.2 Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
a) Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.
Sekurang – kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum
cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu
ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan
memindahkan debu – debu dari satu tempat ke tempat lain.
b) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit – dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan
daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau –
kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.46
c) Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan sekali hendaknya disemprot dengan racun
serangga seperti D.D.T (Dieldrin, Pryethrum, Gamma Benzene
45
46
Basir Barthos, Op.Cit., hal 55.
Basir Barthos, Op.Cit., hal 58.
34
Hexachloride).
Racun
serangga
ini
disemprotkan
dengan
menggunakan alat semprot biasa ke arah dinding, lantai dan alat –
alat yang dibuat dari kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini
jangan sampai mengenai kertas – kertas arsipnya, karena dapat
merusak kertas. Disamping itu kapur barus dapat dipergunakan
mencegah serangga. Kapur barus diletakkan di rak – rak.
d) Mengawasi Serangga Anai – Anai
Untuk menghindari serangga anai – anai dapat dipergunakan sodium
arsenate. Sodium ini diletakkan di celah – celah lantai, rak almari
yang terbuat dari kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara
mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis – garis
yang ada pada kayu.47
e) Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat
penyimpanan arsip, sebab sisa – sisa makanan merupakandaya tarik
bagi serangga dan juga tikus – tikus.
Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih
maupun rokok kretek. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan
di dalam ruangan penyimpanan dan di tempatkan di tempat yang
strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2.
f) Rak penyimpanan arsip
Arsip – arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam,
dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6
47
Ibid., hal 58.
35
inchi. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan
memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak. 48
g) Meletakkan arsip
Arsip – arsip, barang – barang, cetakan, peta, bagan dan lain – lain
hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing –
masing. Barang – barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak
– desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil
ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut – sudut
kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlepas dari bundelnya
hendaknya dikembalikan pada asalnya.
Pergunakanlah klip plastic, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip
logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu
berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.
h) Membersihkan arsip
Arsip – arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum
cleaner. Apabila arsip – arsip dihinggapi anai – anai/rayap dan
sejenis laniinya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian
pula bila menemukan arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk
segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.49
i) Mengeringkan arsip yang basah
Arsip – arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan
menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip – arsip
dari ikatannya, kemudian jeringkan dengan menganginkan. Untuk
membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angina
48
49
Basir Barthos, Op.Cit., hal 59.
Ibid., hal 59.
36
kalau tidak ada bukalah jendela – jendela dan pintu lebar – lebar.
Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting) taruhlah arsip
yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut.
j) Arsip – arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip – arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga
dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik
mungkin agar tidak bertaburan disana – sini. Susunannya sama
seperti arsip – arsip itu dipergunakan.
k) Arsip – arsip yang rusak atau sobek
Apabila ditemukan arsip yang rusak/sobek jangan di tambal dengan
menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini dapat merusak
kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas
yang sama dengan menggunakan perekat kanji.50
2.8 Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual,
mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang
penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk
menyimpan atau mengambil dokumen.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari :
1) Splindle file, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga
keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat
dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan
ke paku tersenut dan tidak memerlukan ruang khusus. Hingga kini splindle
50
Basir Barthos, Op.Cit., hal 60.
37
file tetap digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan
dokumen kecil lainnya.
2) Vertical filing cabinet, digunakan untuk memudahkan dan mempercepat
penemuan dokumen. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari
penjajaran vertical dua laci sering digunakan disamping meja sehingga
oemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen
yang dimaksud
3) Open-self file, berupa jaaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka
(sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga
panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran 80cm
(lebar bervariasi antara 78 – 110 cm) dengan jumlah deretan bertingkat
antara 2 sampai 8 tingkat.
4) Lateral file adalah unit penyimpan dimana dokumen diakses dari samping
secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari jenis kedua,
namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Lemari ini
dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai
5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan
dokumen yang kurang aktif sebelum pemindahan ke pusat dokumen.
5) Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang
dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. setiap
kotak mampu memuat dokumen setebal 10cm yang tergantung agak
miring untuk mempercepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil
folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen.
38
6) Card file, menyimpan stok kartu yang diajarkan dalam berbagai ukuran
sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi
yang dibutuhkan.51
2.9 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang – kurangnya empat syarat
yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian.
1) Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai
yang bersangkutan dapat membedakan perkataan – perkataan, nama –
nama, atau angka – angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh :
Sikap jiwa yang cermat, penuh minat, dan penuh perhatian terhadap
tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta warna
2) Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal dan budinya, pandai, tajam
pikiran. Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi,
kepandaian ketajaman pikiran. Jadi, setiap pegawai kearsipan harus
mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan
yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa. Kecerdasan sangat
diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya
diharapkan ia mampu memilih kata – kata untuk suatu pokok masalah,
51
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen, Erlangga, Surabaya,
2007 hal 100 – 101.
39
serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu
arsipnya.
3) Kecekatan
Cekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja
dengan cepat, dan mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan
untuk memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan.
Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap
pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.
Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
4) Kerapian
Rapi mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, atau beres, sehingga
kata kerapian berarti keapikan, kebersihan, keberesan, atau ketertiban.
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan, dan ketertiban terhadap arsip – arsip yang disimpan.
Arsip – arsip yang disusun dengan rapi, selain enak dan sedap dipandang
mata, akan lebih awet, tidak mudah rusak, mudah dalam pengambilan dan
pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukkan kepribadian
seseorang.52
2.10 Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi
Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan
pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga bermacam –
macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja
52
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,2002, hal 39.
40
dan metode – metode yan dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan
surat – surat (dokumen/arsip)
Ciri – ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah berkas
yang diarsipkan sedikt tetapi benar – benar bermutu, berkas yang diarsipkan
adalah benar – benar efektif karena sudah melaui selektif secara cermat, dan
penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan hal – hal
berikut ini : petugas kearsipan harus mahir/profesional dan menyenangi dalam
mengelola arsip, prosedur kerja cukup sederhana, perlu adanya pengaturan
formulir – formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya, perlengkapan
lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memeuhi persyaratan, dan
perlu adanya pelaporan berkala secara periodik/teratur.
Faktor – faktor yang menentukan sistem kearsipan yang baik adalah :
1) Kepadatan
Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat,
khususnya ruang lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan
arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor.
2) Mudah dicapai
Aspek kemudahan dicapai sanat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan
arsip.
File
cabinet/almari
penyimpanan
arsip
harus
ditempatkan
sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat – surat ataupun
mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat
diwujudkan.
41
3) Kesederhanaan
Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem
penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas atau
pegawai pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip
hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus
mencarinya.
4) Keamanan
Faktor keamanan bermaksud agar dokumen – dokumen harus diberikan
tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini
harsu menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek
keamanan.
5) Kehematan
Faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam
biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya.
6) Elastisitas
Faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan
pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan datang.
7) Penyimpanan dokumen seminimalnya
Faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen
yang benar – benar bernilai.
Keterangan keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga
dokumen dapat ditemukan diberbagai kepala (heading)
Dokumen – dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun hal
demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan.
42
Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada
sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang
cocok dan tepat dengan kebutuhan. Dengan demikian pemilihan sistem
harus benar – benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut
dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.53
53
The Liang Gie, Op.Cit., hal 44
43
2.11 Kerangka Berpikir
Kerangka berpikir dalam penelitian ini dibuat dengan tujuan agar isi
penelitian tidak menyimpang dari apa yang akan diteliti pada Apotik Hasil
Salatiga
Arsip Dinamis Aktif
Manajemen Laporan
Metode Pemberkasan Arsip
Dinamis Aktif
Metode Pemberkasan Abjad
Metode Pemberkasan Non
Abjad
Pemeliharaan dan Penjagaan
Arsip Dinamis Aktif
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Arsip Dinamis
Aktif
Syarat – Syarat Pegawai
Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan
yang Baik Bagi Organisasi
44
Berikut definisi operasional dari kerangka berpikir antara lain :
1. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari – hari di
apotik
2. Manajemen laporan bertujuan untuk mengendalikan produksi laporan dan
mengupayakan manfaat semaksimum mungkin bagi perusahaan.
3. Kriteria dalam menyusun / menilai permintaan laporan antara lain : penggunaan,
hakikat masalah, prosedur ekonomi, pendayagunaan data, koordinasi, laporan
gabungan, penyingkatan, tenggat waktu, aras (tingkat) organisasi, frekuensi,
kesederhanaan, penerapan.
4. Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif adalah metode/cara yang digunakan
dalam mengelola, menyimpan arsip dinamis aktif
5. Metode Pemberkasan Abjad Nama adalah metode/cara dalam mengelola,
menyimpan arsip dinamis aktif dengan menggunakan sistem abjad
6. Penyusunan Berdasarkan Abjad Nama adalah sistem pemberkasan arsip dinamis
aktif menurut urutan nama, orang, organisasi, badan dan bisnis.
7. Penyusunan Berdasarkan Geografi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif
berdasarkan lokasi/ tempat
8. Penyusunan Berdasarkan Abjad Subjek adalah sistem pemberkasan arsip dinamis
aktif yang dilakukan berdasarkan dengan pendekatan subjek
9. Alfanumerik adalah sistem pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan
sistem numerik
10. Klasifikasi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif yang menggunakan
sistem desimal dimana sistem desimal ini bisa dibuat sendiri ataupun yang sudah
tersedia.
45
11. Numerik adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif dalam bentuk bilangan
12. Kronologi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif berdasarkan urutan
tanggal, dimulai dari tanggal sampai dengan ke tahun.
13. Warna adalah pemberian tanda terkait dengan arsip dinamis aktif yang disimpan.
Hal ini dibuat untuk memudahkan dalam menemukan arsip dinamis aktif yang
disimpan.
14. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif adalah usaha/cara yang
dilakukan baik instansi pemerintah ataupun swasta dalam menjaga arsip yang
disimpan dengan tujuan arsip yang disimpan tersebut tidak mengalami
kemusnahan.
15. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif adalah peralatan
yang meliputi filling cabinet, almari