Menuju Knowledge Based Organization dengan Web 2.0 mpdf
SYNCORE - always deliver value
Menuju Knowledge Based Organization Dengan Web 2.0
posted by admin on February 6, 2012
Perusahaan bukan hanya kumpulan mesin, komputer dan gedung, tetapi lebih daripada itu
Perusahaan adalah kumpulan dari pengetahuan orang-orang yang ada di dalamnya. Menjadi
masalah kalau pengetahuan tersebut tidak berada di kontrol perusahaan, tetapi di kontrol
masing-masing karyawan. Coba bayangkan kalau ada salah seorang karyawan anda yang
mendadak sakit dan tidak masuk kerja, dan tidak ada orang lain selain karyawan tersebut yang
tahu tentang apa yang dia kerjakan kecuali dia sendiri. Pernahkah anda mengalami gangguan
dalam bisnis anda ketika salah satu karyawan anda tidak masuk, cuti atau resign?
Sebuah temuan yang mengejutkan dari sebuah survei Delphi Group bahwa pengetahuan di dalam
perusahaan 42% di otak karyawan, 26% dalam dokumen kertas, dan 32% dalam format elektronik.
Artinya 68% informasi yang sangat diperlukan di perusahaan berada dalam media yang tidak bisa
diakses secara real time. Padahal di tengah persaingan yang semakin saat ini, siapa yang
menguasa pengetahuan dia yang memenangkan persaingan!
Apakah McDonald suskes karena memproduksi Burger yang paling enak? Apakah KFC sukses
karena memproduksi ayam goreng paling enak? Tentu saja bukan. Mereka sukses karena
memiliki pengetahuan dan menerapkan strategi yang tepat berdasarkan pengetahuan tersebut.
Demikian juga dengan Indomaret, Alfamaret, Circle K apakah mereka sukses karena menjual
dengan harga termurah? Apalagi kalau kita melihat Google, Facebook, Microsoft mereka semua
sukses karena mampu melakukan kapitalisas atas pengetahuan yang mereka peroleh.
Selanjutnya perusahaan perlu merumuskan strategi untuk secara nyata, sungguh-sungguh dan
terencana dalam mengidentifikasi, menangkap, menyaring dan menyimpan pengetahuan kunci
perusahaan. Media yang dipakai bisa bermacam-macam. Banyak perusahaan saat ini menyusun
SOP secara rinci atas proses bisnis yang berlangsung, sehingga siapapun yang memiliki
pengetahuan cukup, bisa menjalankan proses tersebut. Ada juga perusahana yang membuat
Company Handbook untuk memberikan pedoman kerja bagi para karyawannya. Tetapi
perkembangan terakhir mengarah pada optimalisasi teknologi IT dalam knowledge management.
Teknologi IT memiliki banyak kelebihan antara lain, mudah diakses, kapasitas besar,
memungkinkan kolaborasi antar karyawan yang terpisah jarak, mudah dipindahkan dari satu
lokasi ke lokasi lain, mudah di update. Namun seringkali biaya untuk mengembangkan sistem
tersebut tidak murah, walaupun sebenarnya memberikan keuntungan riil terutama dalam jangka
panjang.
Namun perusahaan atau khususnya UKM tidak perlu risau. Dengan beberapa modifikasi
perusahaan bisa memiliki sistem knowledge management dengan murah, yaitu memanfaatkan
teknologi internet. Saat ini tersedia banyak aplikasi yang apabila bisa di seting dan di modifikasi
bisa digunakan sebagai media yang tepat untuk menjadikan perusahaan kita knowledge based
organization. Awalnya aplikasi internet yang kita kenal adalah email, website dan instant
messenger. Perusahana sebenarnya bisa meningkatkan produktifitas dan kolaborasi kerja antar
tim dengan mengoptimalkan perkembangan aplikasi web selanjutnya yaitu forum, wiki dan blog
yang saat ini dikenal dengan Web 2.0.
Aplikasi WEB 2.0 seperti Forum memungkinkan tim bisa sharing informasi dengan cepat dan
praktis. Forum yang dimodifikasi memungkinkan untuk dijadikan project management, ticket
support, electronic working papers, status report dan progress. Forum efektif memindahkan
diskusi informal kedalam media web. Berbeda dengan email yang lebih formal dan kurang
interaktif, FORUM bisa melengkapi kekurangan tersebut.
WIKI awalnya kita kenal dari aplikasi ensiklopedia gratis wikipedia.org. Namun banyak
perusahana saat ini juga telah menggunakan WIKI untuk membuat 'ensiklopedia internal" seperti
INTEL Corp dengan Intelpedia, Speedy Telkomsel, dll. UKM bisa memanfaatkan WIKI, karena
aplikasi ini banyak yang ditawarkan secara Opensource, misalnya MediaWiki seperti yang dipakai
oleh Intel dan Speedy. WIKI bisa digunakan sebagai media untuk menyimpan SOP/Guideline, FAQ,
Best Practices, Success Story, Complaint, Testimonial dll.
Aplikasi Web 2.0 selanjunya adalah Blog. Blog bisa digunakan untuk merangsang dan mendorong
karyawan kita untuk menulis gagasan atau pemikiran yang mungkin kurang pas dituliskan dalam
email atau WIKI. Blog ini bisa dibuat untuk internal tetapi bisa juga untuk eksternal. Hal yang
patut diingat kalau Blog tersebut ada afiliasi dengan perusahana, maka dipastikan orang yang
menulis blog tersebut harus memiliki pengetahuan dan kompetensi yang cukup, karena
tulisannya bisa jadi dijadikan referensi oleh pihak luar. Mengapa bukan website? Gagasan,
pemikiran, wacara kurang tepat dimasukkan kedalam Website. Website saat ini lebih berupa
kanal atau portal informasi untuk memudahkan pengguna luar dalam mengakses informasi yang
kita sediakan.
Berikut ini adalah draft kerangaka yang dikembangkan oleh SYNCORE Consulting & System
untuk salah satu klien yang ingin melakukan perbaikan proses dengan melakukan optimalisasi
Web 2.0 untuk menjadi Knowledge Based Organization. Apabila anda ingin terlibat dalam project
ini anda bisa menghubungi kami di rudy@syncoreconsulting.com
Tags:
Permalink | Last updated on August 28, 2014
Menuju Knowledge Based Organization Dengan Web 2.0
posted by admin on February 6, 2012
Perusahaan bukan hanya kumpulan mesin, komputer dan gedung, tetapi lebih daripada itu
Perusahaan adalah kumpulan dari pengetahuan orang-orang yang ada di dalamnya. Menjadi
masalah kalau pengetahuan tersebut tidak berada di kontrol perusahaan, tetapi di kontrol
masing-masing karyawan. Coba bayangkan kalau ada salah seorang karyawan anda yang
mendadak sakit dan tidak masuk kerja, dan tidak ada orang lain selain karyawan tersebut yang
tahu tentang apa yang dia kerjakan kecuali dia sendiri. Pernahkah anda mengalami gangguan
dalam bisnis anda ketika salah satu karyawan anda tidak masuk, cuti atau resign?
Sebuah temuan yang mengejutkan dari sebuah survei Delphi Group bahwa pengetahuan di dalam
perusahaan 42% di otak karyawan, 26% dalam dokumen kertas, dan 32% dalam format elektronik.
Artinya 68% informasi yang sangat diperlukan di perusahaan berada dalam media yang tidak bisa
diakses secara real time. Padahal di tengah persaingan yang semakin saat ini, siapa yang
menguasa pengetahuan dia yang memenangkan persaingan!
Apakah McDonald suskes karena memproduksi Burger yang paling enak? Apakah KFC sukses
karena memproduksi ayam goreng paling enak? Tentu saja bukan. Mereka sukses karena
memiliki pengetahuan dan menerapkan strategi yang tepat berdasarkan pengetahuan tersebut.
Demikian juga dengan Indomaret, Alfamaret, Circle K apakah mereka sukses karena menjual
dengan harga termurah? Apalagi kalau kita melihat Google, Facebook, Microsoft mereka semua
sukses karena mampu melakukan kapitalisas atas pengetahuan yang mereka peroleh.
Selanjutnya perusahaan perlu merumuskan strategi untuk secara nyata, sungguh-sungguh dan
terencana dalam mengidentifikasi, menangkap, menyaring dan menyimpan pengetahuan kunci
perusahaan. Media yang dipakai bisa bermacam-macam. Banyak perusahaan saat ini menyusun
SOP secara rinci atas proses bisnis yang berlangsung, sehingga siapapun yang memiliki
pengetahuan cukup, bisa menjalankan proses tersebut. Ada juga perusahana yang membuat
Company Handbook untuk memberikan pedoman kerja bagi para karyawannya. Tetapi
perkembangan terakhir mengarah pada optimalisasi teknologi IT dalam knowledge management.
Teknologi IT memiliki banyak kelebihan antara lain, mudah diakses, kapasitas besar,
memungkinkan kolaborasi antar karyawan yang terpisah jarak, mudah dipindahkan dari satu
lokasi ke lokasi lain, mudah di update. Namun seringkali biaya untuk mengembangkan sistem
tersebut tidak murah, walaupun sebenarnya memberikan keuntungan riil terutama dalam jangka
panjang.
Namun perusahaan atau khususnya UKM tidak perlu risau. Dengan beberapa modifikasi
perusahaan bisa memiliki sistem knowledge management dengan murah, yaitu memanfaatkan
teknologi internet. Saat ini tersedia banyak aplikasi yang apabila bisa di seting dan di modifikasi
bisa digunakan sebagai media yang tepat untuk menjadikan perusahaan kita knowledge based
organization. Awalnya aplikasi internet yang kita kenal adalah email, website dan instant
messenger. Perusahana sebenarnya bisa meningkatkan produktifitas dan kolaborasi kerja antar
tim dengan mengoptimalkan perkembangan aplikasi web selanjutnya yaitu forum, wiki dan blog
yang saat ini dikenal dengan Web 2.0.
Aplikasi WEB 2.0 seperti Forum memungkinkan tim bisa sharing informasi dengan cepat dan
praktis. Forum yang dimodifikasi memungkinkan untuk dijadikan project management, ticket
support, electronic working papers, status report dan progress. Forum efektif memindahkan
diskusi informal kedalam media web. Berbeda dengan email yang lebih formal dan kurang
interaktif, FORUM bisa melengkapi kekurangan tersebut.
WIKI awalnya kita kenal dari aplikasi ensiklopedia gratis wikipedia.org. Namun banyak
perusahana saat ini juga telah menggunakan WIKI untuk membuat 'ensiklopedia internal" seperti
INTEL Corp dengan Intelpedia, Speedy Telkomsel, dll. UKM bisa memanfaatkan WIKI, karena
aplikasi ini banyak yang ditawarkan secara Opensource, misalnya MediaWiki seperti yang dipakai
oleh Intel dan Speedy. WIKI bisa digunakan sebagai media untuk menyimpan SOP/Guideline, FAQ,
Best Practices, Success Story, Complaint, Testimonial dll.
Aplikasi Web 2.0 selanjunya adalah Blog. Blog bisa digunakan untuk merangsang dan mendorong
karyawan kita untuk menulis gagasan atau pemikiran yang mungkin kurang pas dituliskan dalam
email atau WIKI. Blog ini bisa dibuat untuk internal tetapi bisa juga untuk eksternal. Hal yang
patut diingat kalau Blog tersebut ada afiliasi dengan perusahana, maka dipastikan orang yang
menulis blog tersebut harus memiliki pengetahuan dan kompetensi yang cukup, karena
tulisannya bisa jadi dijadikan referensi oleh pihak luar. Mengapa bukan website? Gagasan,
pemikiran, wacara kurang tepat dimasukkan kedalam Website. Website saat ini lebih berupa
kanal atau portal informasi untuk memudahkan pengguna luar dalam mengakses informasi yang
kita sediakan.
Berikut ini adalah draft kerangaka yang dikembangkan oleh SYNCORE Consulting & System
untuk salah satu klien yang ingin melakukan perbaikan proses dengan melakukan optimalisasi
Web 2.0 untuk menjadi Knowledge Based Organization. Apabila anda ingin terlibat dalam project
ini anda bisa menghubungi kami di rudy@syncoreconsulting.com
Tags:
Permalink | Last updated on August 28, 2014