PENGERTIAN KANTOR MAYA VIRTUAL OFFICE
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN:
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
DISUSUN OLEH
DIHAN ARCHIKA
43215010036
0
ABSTRACK
Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang
satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di
kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil.Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile
sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Perkantoran Maya adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang
memungkinkan anda untuk menggunakan alamat VO tersebut sebagai alamat bisnis anda.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung
mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga
orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja
mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak
sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka
yang dikurangi adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari
arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan
kantor virtual bagi seorang karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena
sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak
secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
1
TINJAUAN PUSTAKA
PENGERTIAN KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE)
Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang
satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di
kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas
mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan
pergi” (commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian
karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan
kantor.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam
kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut
sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu
informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan
ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para
pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,
namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponenkomponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
2
LATAR BELAKANG MUNCULNYA PERKANTORAN MAYA
(VIRTUAL OFFICE)
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil.Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile
sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Perkantoran Maya adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang
memungkinkan anda untuk menggunakan alamat VO tersebut sebagai alamat bisnis anda.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung
mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga
orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun.
Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham,
negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep
konvensional di mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan
database mau pun mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok
salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika
terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja.
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan
setelah berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul
upaya untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik.
Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Dapat dibayangkan bila dari satu orang
karyawan yang ditiadakan kantornya dapat menghemat sebesar biaya sewa luasan kantor
2×2 meter persegi. Maka perusahaan mampu melakukan penghematan besar melalui
peniadaan kantor bagi karyawan. Peniadaan ruang kantor ini tentu saja tidak sama dengan
pengurangan karyawan. Dalam hal peniadaan kantor, maka yang ditiadakan adalah fisik
kantor berupa meja, kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat
berkerja melalui kantor virtual (maya). Kantor virtual merupakan implementasi dari
upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan
untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan
seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat.
Karenasebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara
virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.
3
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta
mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang
proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses
manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi
dengan cara tradisional.
Tujuan Kantor Maya (Virtual Office)
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor
Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan
kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi
kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat
memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan
menyewa ruang kantor tradisional.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja
mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak
sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka
yang dikurangi adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari
arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan
kantor virtual bagi seorang karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena
sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak
secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta
mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang
proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses
manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi
dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap
melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.
Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi.
4
Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax,
address book, dll.
Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik,
forum diskusi, aplikasi konferensi dll.
Perkembangan Virtual Office
Virtual office adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang
dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu
dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem comunikasi
elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di
kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.
Walau untuk masalah perkantoran di Jakarta sudah semakin padatnya sehingga para
pencari kantor dan penyedia meluaskan gedung mereka ke atas bukan lagi ke samping
ataupun ke depan. Sewa ruang kantor Jakarta murah masih sangat dicari sampai saat ini,
mungkin karna memang sudah image sebuah perusaan bahwa sesuatu yang ramai itu
akan selalu menghasilkan uang.
VO berasal dari konsep small office home office (SOHO) yang berkembang sekitar lima
tahun lalu di Indonesia. Di Amerika, VO pertama kali muncul pada 1964, ketika IBM
melansir mesin komunikasi internal eksternal perusahaan bernama MT (magnetic
tape/selectic-typewriter), ditambah jaringan Internet yang semakin sempurna ketika itu.
Virtual office dapat diartikan dengan kantor yang ada di dunia maya, yaitu Internet.
Konsep itu dapat berbentuk seperti toko online. Secara professional perusahaan itu
bekerja dengan baik tanpa perlu bangunan kantor sekalipun.
Namun adakalanya citra perusahaan akan dilihat pula oleh klien atau calon klien dari
lokasi perusahaan. Disitulah konsep virtual office saat ini muncul dan dibutuhkan, ujar
Tino Dwiantoro, Dosen Jurusan Manajemen Informatika di Bina Sarana Informatika
yang sekaligus web designer.
Maka itu, banyak penyedia VO di kawasan strategis dan simpul bisnis memberikan
layanan kotak surat. Artinya, dengan berbekal alamat perusahaan di tempat-tempat yang
prestisius di kawasan bisnis Ibu Kota, perusahaan member mempunyai nilai tambah
untuk berkembang dan menjaga pencitraan.Hal itu jelas lebih menguntungkan dibanding
perusahaan yang beralamat di suatu kompleks perumahan.
5
Akhirnya peminat VO kini cukup banyak.Sedikitnya, setiap perusahaan penyedia jasa
VO mampu menjaring puluhan anggota.Business Centre Jakarta Design Center,
misalnya.Dari 70 saluran telepon yang disediakan, tidak satu pun tersisa, semua dipakai
anggota.Hal hampir serupa terjadi dengan WMB dan VIRTO.
Melihat perkembangan tersebut maka memang perlu bagi para pengusaha yng ingin
melakukan efisiensi dan efektif dalam menjalankan bisnisnya. Bila dicermati V.O. ini
mempunyai beberapa keuntungan yaitu bebas biaya maintenance, kemudahan akses
lokasi (lokasi ada pada pusat-pusat bisnis), bBiaya sewa yang sangat murah, kenyamanan
bagi relasi usaha untuk mengadakan pertemuan / kontak bisnis, perluasan akses pasar
untuk bisnis yang berada di luar kota / daerah, mendapatkan fasilitas listrik, telepon, fax,
dan internet tanpa perlu membayar lebih, tidak perlu membayar cleaning service,
operator dan karyawan.
Layanan Virtual Office secara umum bisa diartikan sebagai layanan sewa ruang untuk
bekerja atau menjalankan bisnis namun tidak dalam bentuk fisik sebuah kantor,
melainkan di dunia maya. Layanan ini biasanya berbetuk sebuah aplikasi perkantoran
dalam format virtual dan dijalankan online (dengan menggunakan sambungan internet).
Seiring dengan semakin mahalnya saja ruang kantor untuk menjalankan bisnis, semakin
banyak pebisnis yang menggunakan layanan Anda belum pernah mendengar layanan
sewa ruang kantor ini? Layanan ini memang terbilang baru dan belum banyak pebisnis
yang tahu, khususnya para pebisnis yang baru saja ingin memulai bisnis mereka.
Penyedia layanan Virtual office saat ini semakin mudah ditemui, khususnya di kota-kota
besar.Para penyedia layanan Virtual Office ini saling bersaing merebut pelanggan dan
karena itulah Anda perlu cermat memilih penyedia mana yang terbaik.
Cermat dan teliti saat memilih penyedia layanan Virtual office karena hal ini bisa sangat
berpengaruh pada kelancaran bisnis atau usaha yang sedang Anda jalani.Jangan sampai
bisnis atau usaha yang sedang Anda jalani terganggu.
Melihat semakin tingginya biaya sewa kantor di daerah perkotaan, ternyata memberi
peluang tersendiri bagi para pelaku usaha penyedia kantor virtual. Karena selain
menyediakan tempat yang representative serta alamat kantor yang kredibel, para
pengusaha pun bisa melakukan bisnis secara teleprocessing tanpa harus intens datang ke
kantor. Alasan inilah yang membuat usaha penyedia kantor virtual semakin banyak
dicari.
Fasilitas yang disediakan jasa Virtual Office ini layaknya sebuah ruang perkantoran,
seperti meeting room, ruang tamu, meja kursi kantor, faximili khusus dengan operator
pribadi, printer, mesin fotocopy, dsb. Juga akses internet merupakan kebutuhan pokok
yang biasanya diperlukan oleh kantor.
6
Pelayanan juga menjadi kunci utama berkembangnya bisnis Virtual Office, misalnya
resepsionis yang profesional, management surat-menyurat, dan paket yang masuk secara
khusus bagi tiap nama perusahaan penyewa. Salah satu segmen pasar yang paling mudah
dibidik adalah kalangan usaha kecil dan menengah terutama yang memiliki pelanggan
dari banyak daerah. Karena bagi para UKM, melakukan negosiasi di sebuah "kantor"
yang prestisius menjadi salah satu cara untuk bisa menaikkan grade di hadapan calon
customer.
Cara membuatnya
Cara membuat virtual office atau kantor maya, yaitu dengan :
1. Masuk ke http://www.kampusok.com dan klik virtual office.
2. Login dengan Username dan Password KMail anda.
3. Setelah Username dan Password benar maka masuk ke menu virtual office.
4. Untuk membuat Folder Baru, klik New > Folder.
5. Klik New Folder untuk mengganti nama folder setelah itu tekan .
6. Jika anda ingin mengorganisasikan file dalam folder tertentu Klik > Ceklis
file yang ingin dipindahkan > Folder Tujuan > Move to Folder.
7. Untuk mengupload file klik > Menu Upload di sebelah menu New stelah itu
klik Browse > Upload File.
8. ika upload berhasil maka tampil isi file, jika masih ada perubahan file
silahkan rubah setelah itu klik > tombol Save & Close untuk menutup editor.
9. Untuk berbagi File Beri Cek List file yang ingin digunakan bersama – sama,
setelah itu > To Kotak > To Masukan alamat e-mail yang dari KMail.
10. Pilih > As Collaboratos bilang ingin tujuan bisa merubah atau menambah
atau menghapus file dan pilih > As Viewers jika ingin tujuan hanya melihat
tidak bisa merubah atau menambah ataupun menghapus.
11. Setelah itu isikan Subject dan Pesan Singkat File setelah itu Klik > Send
Invitations.
12. Kilk > Nama file yang diinginkan jika ingin merubah atau menghapus dan
menambah isi file.
13. Jika ingin mendiskusikan file yang sedang sesuatu klik > Menu Discuss yang
berada di sebelah kanan.
14. Untuk Download File Ceklist lalu dari Menu Virtual Office klik > More
Actions > Save As. Pilih type penyimpanan sesuai kebutuhan.
7
Strategi Implementasi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sediakan sumber daya komputer
Sediakan sumber daya ke akses informasi
Sediakan perlengkapan non komputer
Gunakan konferensi telepon atau video
Jadualkan pertemuan rutin
Lakukan rutinitas kerja
Lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan, dan strategi yang kelima
adalah tanggung jawab pegawai.
Selain hal-hal di atas, ada 3 (tiga) hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam
kantor maya yaitu :
•
•
•
Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para
manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
Ide, dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan
dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus mennggu berkumpul
terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan
lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA)
yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam
kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut
sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu
informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan
ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para
pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,
namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
8
a. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
b. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi
dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
c. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang
radio.
4 Jenis Perusahaan ini Membutuhkan Jasa Virtual Office
1. Retail
Seperti yang kita ketahui bahwa pada era ini kebanyakan pengguna internet telah memilih
untuk berbelanja online. Sektor retail sudah mengurangi traditional sales dan lebih fokus
terhadap ecommerce menggunakan cost per click startegy. Peningkatan online store yang
cukup signifikan menggiring toko toko traditional memiliki sistem belanja online sehigga
semakin banyak pegawai mereka yang bisa ditempatkan di rumah (work from
home).Kebanyakan pekerja ini menggunakan jasa virtual office untuk melakukan proses
transaksi dan berkomunikasi dengan pelanggan.
2. Teknologi
Kebanyakan perusahaan teknologi mengambil keuntungan dari remote working seperti
web designer, video game designer dan lain nya. Mereka tidak butuh tradisional office,
dan dengan layanan gratis seperti skype, segala urusan panggilan masuk hingga
konferensi video dapat dilakukan dengan hanya click of a button.
3. Industri Rumah dan Start Up
Start up dan Industri rumahan lain nya sangat membutuhkan jasa virtual office dengan
tujuan meningkatkan eksistensi perusahaan mereka pada suatu lokasi tanpa harus
mengeluarkan biaya untuk sewa tempat kantor dalam jangka waktu yang lama.
4. Perusahaan yang sedang test pasar
Ketika setiap perusahaan multinasional mencoba melakukan test pasar dan ingin
menghemat anggaran tanpa harus menyewa kantor fisik dalam waktu yang lama, mereka
biasanya menggunakan virtual office untuk menempatkan cabang mereka di negara
tersebut dan mencari data apakah negara tersebut layak untuk dijadikan pasar atau tidak.
9
Virtual office dapat digunakan untuk perusahan tipe apa saja tergantung kebutuhan
mereka. Eksistensi dan berbagai layanan dari virtual office sangat banyak dan dapat
membantu perkembangan bisnis.
Layanan komunikasi Kantor Virtual
Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan
teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk
menggantikan resepsionis tradisional.
Asisten Virtual – Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi
yang bekerja dari rumah, dan jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima
dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon
kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor
nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat,
pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.
Layanan Ruang Kantor Virtual
Alamat Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai
alamat bisnis.
Alamat surat – Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim
surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box .
Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan
menandatangani paket atau dokumen.
Bisnis Meeting Space – Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan
(per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax,
fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing,
lobi / ruang tunggu dan dapur.
Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah
sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat
dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.
10
Keuntungan Dan Kerugian Kantor Maya
Keuntungannya
Pengurangan biaya fasilitas, Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor
yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti
halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya.
Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan
telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika
semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
Pengurangan penghentian kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak
mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
Kontribusi sosial Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan
pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.
Kerugiannya
Rasa tidak memiliki, Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat
berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
Takut kehilangan pekerjaan, Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional
perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
Semangat kerja yang rendah, Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara
langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter
lebih rendah, maka akan mempengaruhi semangat kerja.
Ketegangan keluarga, Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja
para telecommuter.
Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai, tetapi
dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai
11
DOSEN:
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
DISUSUN OLEH
DIHAN ARCHIKA
43215010036
0
ABSTRACK
Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang
satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di
kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil.Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile
sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Perkantoran Maya adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang
memungkinkan anda untuk menggunakan alamat VO tersebut sebagai alamat bisnis anda.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung
mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga
orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja
mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak
sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka
yang dikurangi adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari
arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan
kantor virtual bagi seorang karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena
sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak
secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
1
TINJAUAN PUSTAKA
PENGERTIAN KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE)
Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang
satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di
kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas
mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan
pergi” (commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian
karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan
kantor.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam
kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut
sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu
informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan
ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para
pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,
namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponenkomponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
2
LATAR BELAKANG MUNCULNYA PERKANTORAN MAYA
(VIRTUAL OFFICE)
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil.Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile
sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Perkantoran Maya adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang
memungkinkan anda untuk menggunakan alamat VO tersebut sebagai alamat bisnis anda.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung
mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga
orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun.
Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham,
negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep
konvensional di mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan
database mau pun mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok
salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika
terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja.
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan
setelah berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul
upaya untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik.
Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Dapat dibayangkan bila dari satu orang
karyawan yang ditiadakan kantornya dapat menghemat sebesar biaya sewa luasan kantor
2×2 meter persegi. Maka perusahaan mampu melakukan penghematan besar melalui
peniadaan kantor bagi karyawan. Peniadaan ruang kantor ini tentu saja tidak sama dengan
pengurangan karyawan. Dalam hal peniadaan kantor, maka yang ditiadakan adalah fisik
kantor berupa meja, kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat
berkerja melalui kantor virtual (maya). Kantor virtual merupakan implementasi dari
upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan
untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan
seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat.
Karenasebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara
virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.
3
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta
mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang
proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses
manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi
dengan cara tradisional.
Tujuan Kantor Maya (Virtual Office)
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor
Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan
kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi
kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat
memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan
menyewa ruang kantor tradisional.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja
mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak
sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka
yang dikurangi adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari
arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan
kantor virtual bagi seorang karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena
sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak
secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta
mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang
proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses
manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi
dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap
melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.
Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi.
4
Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax,
address book, dll.
Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik,
forum diskusi, aplikasi konferensi dll.
Perkembangan Virtual Office
Virtual office adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang
dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu
dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem comunikasi
elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di
kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.
Walau untuk masalah perkantoran di Jakarta sudah semakin padatnya sehingga para
pencari kantor dan penyedia meluaskan gedung mereka ke atas bukan lagi ke samping
ataupun ke depan. Sewa ruang kantor Jakarta murah masih sangat dicari sampai saat ini,
mungkin karna memang sudah image sebuah perusaan bahwa sesuatu yang ramai itu
akan selalu menghasilkan uang.
VO berasal dari konsep small office home office (SOHO) yang berkembang sekitar lima
tahun lalu di Indonesia. Di Amerika, VO pertama kali muncul pada 1964, ketika IBM
melansir mesin komunikasi internal eksternal perusahaan bernama MT (magnetic
tape/selectic-typewriter), ditambah jaringan Internet yang semakin sempurna ketika itu.
Virtual office dapat diartikan dengan kantor yang ada di dunia maya, yaitu Internet.
Konsep itu dapat berbentuk seperti toko online. Secara professional perusahaan itu
bekerja dengan baik tanpa perlu bangunan kantor sekalipun.
Namun adakalanya citra perusahaan akan dilihat pula oleh klien atau calon klien dari
lokasi perusahaan. Disitulah konsep virtual office saat ini muncul dan dibutuhkan, ujar
Tino Dwiantoro, Dosen Jurusan Manajemen Informatika di Bina Sarana Informatika
yang sekaligus web designer.
Maka itu, banyak penyedia VO di kawasan strategis dan simpul bisnis memberikan
layanan kotak surat. Artinya, dengan berbekal alamat perusahaan di tempat-tempat yang
prestisius di kawasan bisnis Ibu Kota, perusahaan member mempunyai nilai tambah
untuk berkembang dan menjaga pencitraan.Hal itu jelas lebih menguntungkan dibanding
perusahaan yang beralamat di suatu kompleks perumahan.
5
Akhirnya peminat VO kini cukup banyak.Sedikitnya, setiap perusahaan penyedia jasa
VO mampu menjaring puluhan anggota.Business Centre Jakarta Design Center,
misalnya.Dari 70 saluran telepon yang disediakan, tidak satu pun tersisa, semua dipakai
anggota.Hal hampir serupa terjadi dengan WMB dan VIRTO.
Melihat perkembangan tersebut maka memang perlu bagi para pengusaha yng ingin
melakukan efisiensi dan efektif dalam menjalankan bisnisnya. Bila dicermati V.O. ini
mempunyai beberapa keuntungan yaitu bebas biaya maintenance, kemudahan akses
lokasi (lokasi ada pada pusat-pusat bisnis), bBiaya sewa yang sangat murah, kenyamanan
bagi relasi usaha untuk mengadakan pertemuan / kontak bisnis, perluasan akses pasar
untuk bisnis yang berada di luar kota / daerah, mendapatkan fasilitas listrik, telepon, fax,
dan internet tanpa perlu membayar lebih, tidak perlu membayar cleaning service,
operator dan karyawan.
Layanan Virtual Office secara umum bisa diartikan sebagai layanan sewa ruang untuk
bekerja atau menjalankan bisnis namun tidak dalam bentuk fisik sebuah kantor,
melainkan di dunia maya. Layanan ini biasanya berbetuk sebuah aplikasi perkantoran
dalam format virtual dan dijalankan online (dengan menggunakan sambungan internet).
Seiring dengan semakin mahalnya saja ruang kantor untuk menjalankan bisnis, semakin
banyak pebisnis yang menggunakan layanan Anda belum pernah mendengar layanan
sewa ruang kantor ini? Layanan ini memang terbilang baru dan belum banyak pebisnis
yang tahu, khususnya para pebisnis yang baru saja ingin memulai bisnis mereka.
Penyedia layanan Virtual office saat ini semakin mudah ditemui, khususnya di kota-kota
besar.Para penyedia layanan Virtual Office ini saling bersaing merebut pelanggan dan
karena itulah Anda perlu cermat memilih penyedia mana yang terbaik.
Cermat dan teliti saat memilih penyedia layanan Virtual office karena hal ini bisa sangat
berpengaruh pada kelancaran bisnis atau usaha yang sedang Anda jalani.Jangan sampai
bisnis atau usaha yang sedang Anda jalani terganggu.
Melihat semakin tingginya biaya sewa kantor di daerah perkotaan, ternyata memberi
peluang tersendiri bagi para pelaku usaha penyedia kantor virtual. Karena selain
menyediakan tempat yang representative serta alamat kantor yang kredibel, para
pengusaha pun bisa melakukan bisnis secara teleprocessing tanpa harus intens datang ke
kantor. Alasan inilah yang membuat usaha penyedia kantor virtual semakin banyak
dicari.
Fasilitas yang disediakan jasa Virtual Office ini layaknya sebuah ruang perkantoran,
seperti meeting room, ruang tamu, meja kursi kantor, faximili khusus dengan operator
pribadi, printer, mesin fotocopy, dsb. Juga akses internet merupakan kebutuhan pokok
yang biasanya diperlukan oleh kantor.
6
Pelayanan juga menjadi kunci utama berkembangnya bisnis Virtual Office, misalnya
resepsionis yang profesional, management surat-menyurat, dan paket yang masuk secara
khusus bagi tiap nama perusahaan penyewa. Salah satu segmen pasar yang paling mudah
dibidik adalah kalangan usaha kecil dan menengah terutama yang memiliki pelanggan
dari banyak daerah. Karena bagi para UKM, melakukan negosiasi di sebuah "kantor"
yang prestisius menjadi salah satu cara untuk bisa menaikkan grade di hadapan calon
customer.
Cara membuatnya
Cara membuat virtual office atau kantor maya, yaitu dengan :
1. Masuk ke http://www.kampusok.com dan klik virtual office.
2. Login dengan Username dan Password KMail anda.
3. Setelah Username dan Password benar maka masuk ke menu virtual office.
4. Untuk membuat Folder Baru, klik New > Folder.
5. Klik New Folder untuk mengganti nama folder setelah itu tekan .
6. Jika anda ingin mengorganisasikan file dalam folder tertentu Klik > Ceklis
file yang ingin dipindahkan > Folder Tujuan > Move to Folder.
7. Untuk mengupload file klik > Menu Upload di sebelah menu New stelah itu
klik Browse > Upload File.
8. ika upload berhasil maka tampil isi file, jika masih ada perubahan file
silahkan rubah setelah itu klik > tombol Save & Close untuk menutup editor.
9. Untuk berbagi File Beri Cek List file yang ingin digunakan bersama – sama,
setelah itu > To Kotak > To Masukan alamat e-mail yang dari KMail.
10. Pilih > As Collaboratos bilang ingin tujuan bisa merubah atau menambah
atau menghapus file dan pilih > As Viewers jika ingin tujuan hanya melihat
tidak bisa merubah atau menambah ataupun menghapus.
11. Setelah itu isikan Subject dan Pesan Singkat File setelah itu Klik > Send
Invitations.
12. Kilk > Nama file yang diinginkan jika ingin merubah atau menghapus dan
menambah isi file.
13. Jika ingin mendiskusikan file yang sedang sesuatu klik > Menu Discuss yang
berada di sebelah kanan.
14. Untuk Download File Ceklist lalu dari Menu Virtual Office klik > More
Actions > Save As. Pilih type penyimpanan sesuai kebutuhan.
7
Strategi Implementasi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sediakan sumber daya komputer
Sediakan sumber daya ke akses informasi
Sediakan perlengkapan non komputer
Gunakan konferensi telepon atau video
Jadualkan pertemuan rutin
Lakukan rutinitas kerja
Lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan, dan strategi yang kelima
adalah tanggung jawab pegawai.
Selain hal-hal di atas, ada 3 (tiga) hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam
kantor maya yaitu :
•
•
•
Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para
manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
Ide, dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan
dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus mennggu berkumpul
terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan
lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA)
yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam
kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut
sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu
informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan
ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para
pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,
namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
8
a. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
b. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi
dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
c. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang
radio.
4 Jenis Perusahaan ini Membutuhkan Jasa Virtual Office
1. Retail
Seperti yang kita ketahui bahwa pada era ini kebanyakan pengguna internet telah memilih
untuk berbelanja online. Sektor retail sudah mengurangi traditional sales dan lebih fokus
terhadap ecommerce menggunakan cost per click startegy. Peningkatan online store yang
cukup signifikan menggiring toko toko traditional memiliki sistem belanja online sehigga
semakin banyak pegawai mereka yang bisa ditempatkan di rumah (work from
home).Kebanyakan pekerja ini menggunakan jasa virtual office untuk melakukan proses
transaksi dan berkomunikasi dengan pelanggan.
2. Teknologi
Kebanyakan perusahaan teknologi mengambil keuntungan dari remote working seperti
web designer, video game designer dan lain nya. Mereka tidak butuh tradisional office,
dan dengan layanan gratis seperti skype, segala urusan panggilan masuk hingga
konferensi video dapat dilakukan dengan hanya click of a button.
3. Industri Rumah dan Start Up
Start up dan Industri rumahan lain nya sangat membutuhkan jasa virtual office dengan
tujuan meningkatkan eksistensi perusahaan mereka pada suatu lokasi tanpa harus
mengeluarkan biaya untuk sewa tempat kantor dalam jangka waktu yang lama.
4. Perusahaan yang sedang test pasar
Ketika setiap perusahaan multinasional mencoba melakukan test pasar dan ingin
menghemat anggaran tanpa harus menyewa kantor fisik dalam waktu yang lama, mereka
biasanya menggunakan virtual office untuk menempatkan cabang mereka di negara
tersebut dan mencari data apakah negara tersebut layak untuk dijadikan pasar atau tidak.
9
Virtual office dapat digunakan untuk perusahan tipe apa saja tergantung kebutuhan
mereka. Eksistensi dan berbagai layanan dari virtual office sangat banyak dan dapat
membantu perkembangan bisnis.
Layanan komunikasi Kantor Virtual
Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan
teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk
menggantikan resepsionis tradisional.
Asisten Virtual – Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi
yang bekerja dari rumah, dan jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima
dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon
kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor
nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat,
pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.
Layanan Ruang Kantor Virtual
Alamat Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai
alamat bisnis.
Alamat surat – Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim
surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box .
Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan
menandatangani paket atau dokumen.
Bisnis Meeting Space – Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan
(per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax,
fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing,
lobi / ruang tunggu dan dapur.
Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah
sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat
dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.
10
Keuntungan Dan Kerugian Kantor Maya
Keuntungannya
Pengurangan biaya fasilitas, Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor
yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti
halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya.
Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan
telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika
semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
Pengurangan penghentian kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak
mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
Kontribusi sosial Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan
pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.
Kerugiannya
Rasa tidak memiliki, Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat
berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
Takut kehilangan pekerjaan, Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional
perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
Semangat kerja yang rendah, Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara
langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter
lebih rendah, maka akan mempengaruhi semangat kerja.
Ketegangan keluarga, Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja
para telecommuter.
Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai, tetapi
dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai
11