Microsoft Access 2010 plus SQL BAB I DAT

BAB-I DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS

1.1. Sekilat tentang Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan pernah terlepas dari data. Misalnya saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stock barang, karyawan, gaji, pasien, dan lain sebagainya.

Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh- kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.

1.1.1. Pengertian Database

Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut.

Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara siste- matik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.

1.1.2. Tingkatan Database

Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda bekerja di dalam program Access, antara lain :

Database

File

Record

Field

Character Character

b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan ter- simpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.

c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.

d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

Field

Record

1.2. Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access merupakan program database yang cukup populer, mudah digunakan, berorientasi visual dan berbasis Windows serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain terutama Visual Basic.

Dengan Microsoft Access, Anda dapat membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, query, laporan dan mengelola database dengan cara mudah dan cepat. Pada saat Anda membuka maupun membuat database baru, maka akan tampak tampilan Microsoft Access 2010 seperti berikut :

Quick Access

Title Bar Toolbar

Tab Ribbon

Menu File Group

Navigation Pane

Jendela Datasheet View

Record Aktif

Status Bar

1.3. Fitur-Fitur Microsoft Access 2010

Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada versi Microsoft Access sebelumnya, antara lain :

a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design. Pada saat pembuatan tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expression) yang pada versi sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA misalkan field TOTAL = UNIT * HARGA

b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda, pengguna dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:

c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan Anda dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web, atau dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan dari metode penyebaran baru.

d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro Data memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung ke event tertentu, seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau Anda dapat membuat macro mandiri data yang disebut dari Event.

e. Dan fitur-fitur lainnya.

1.4. Object Database Access

Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010, antara lain :

a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data yang telah diolah.

b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan suatu expresi.

c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan formulir.

d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau informasi dalam bentuk laporan.

e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.

f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.

1.5. Menjalankan Program Microsoft Access 2010

Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan beberapa cara :

a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010

b. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul tampilan jendela Microsoft Access 2010.

1.6. Membuat File Database

Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Pilih Blank Database

b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database

c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda

d. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula

e. Klik tombol Create

1.7. Membuka File Database

Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelumnya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :

a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open

b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya

c. Klik tombol Open

d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau diaktifkan sebelumnya.

e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan.

1.8. Menutup File Database

Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan

2 (dua) cara :

a. Klik menu File, Exit, atau;

b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access

1.9. Membuat Tabel

Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :

1.9.1. Membuat Tabel dengan Datasheet View

Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut :

Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas, yaitu :

a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1.

b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

c. Menyimpan Tabel

Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :  Klik tombol Save

pada Quick Access Toolbar

 Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih

Save

 Tekan tombol Ctrl+S

 Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As :

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI  Klik tombol OK

1.9.2. Membuat Tabel dengan Design View

Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

a. Klik tab Create

b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel (struktur tabel) berikut :

c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel seperti tampilan di atas :

d. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi data, hingga muncul kotak dialog Save As

e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.

f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.

1.10. Mengolah Desain Tabel

Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties.

1.10.1. Nama Field (Field Name)

Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembuatan Nama Field (Field Name) :

a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.

b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan tanda kurung siku ([ ]).

1.10.2. Tipe Data (Data Type)

Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type) pada Access 2010 :

Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255 karakter.

Memo

Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung data sampai 65,536 karakter.

Number

Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.

Date/Time

Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu

Currency

Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya mencapai 4 decimal

AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field tersebut harus menggunakan Primary Key

Yes/No

Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No, True/False atau On/Off

OLE Object

Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB

Hyperlink

Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email, website, dan lain sebagainya

Attachment

Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula

Calculated

Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN]

Lookup

Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box

Wizard

atau combo box.

1.10.3. Keterangan (Description)

Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.

1.10.4. Primary Key

Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah tabel.

Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini :

a. Aktifkan jendela Design View

b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key

c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools

Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties :

 No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)  Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan

membolehkan Anda memasukkan data yang sama.  Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

PRAKTEK MODUL-1

1. Membuat File Database :

a. Jalankan program Microsoft Access

b. Pilih Blank Database

c. Klik tombol Open, hingga muncul jendela File New Database

d. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu buat folder Nama dan kelas Anda

e. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula

f. Klik tombol Create

2. Membuat File Tabel dengan Datasheet View

a. Ketik data berikut di bawah ini pada jendela datasheet view

b. Kemudian ganti field-field tersebut menjadi nama field-nya seperti yang tampak di bawah ini, yaitu dengan cara klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field. Silakan Anda ulangi langkah tersebut untuk mengganti field-field yang lainnya.

c. Menyimpan Tabel

 Klik tombol Save

pada Quick Access Toolbar

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI  Klik tombol OK

TUGAS :

1. Buat file Tabel baru dengan menggunakan Table Design dengan struktur tabel seperti berikut ini :

Ketentuan :

a. Gunakan field NIM sebagai Primary Key

b. Simpan struktur di atas dengan nama file TUGAS MODUL-1, kemudian isikan data-datanya seperti contoh berikut ini (Anda dapat mengubah datanya sesuai dengan data Anda maupun teman-teman Anda) :

BAB-II OPERASI TABEL

2.1. Modifikasi Tabel

Terkadang Anda perlu mengatur field yang sudah ditempatkan pada tabel, kemudian suatu saat struktur tabel tersebut ingin kita rubah, misalnya mengganti field, menambah atau menyisipkan field, memindahkan field, menghapus field dan lain-lain.

2.1.1. Mengganti Nama Field (Field Name)

Misal : Ganti field GOL menjadi GOLONGAN

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI

b. Dalam keadaan Datasheet View, klik dua kali field GOL atau klik mouse kanan pada field GOL lalu ketik GOLONGAN, tekan Enter, atau ;

c. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

d. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :

e. Blok atau seleksi field GOL lalu ketik menjadi GOLONGAN, lalu Enter

f. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.2 Merubah Jenis Field (Data Type)

Misal : Rubah jenis field STATUS yang semula Text menjadi Yes/No

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI

b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

c. Pada baris field STATUS dan pada kolom Data Type, ubah Text menjadi Yes/No

d. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.3. Memindahkan Letak Field

Misal : Pindahkan letak field GOLONGAN (kolom-4) ke letak field STATUS (kolom-5)

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field GOLONGAN

c. Tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan di sebelah kanan field STATUS, hingga muncul garis vertikal di sebelah kanan field STATUS, lalu lepas mousnya, atau ;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

e. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :

f. Blok atau seleksi field GOLONGAN

g. Kemudian tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan pada posisi field STATUS hingga muncul garis horisontal di bawah field STATUS

h. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.4. Menyisipkan Field

Misal : Sisipkan field DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan jenis data

Text

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field STATUS b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field STATUS

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

e. Blok atau seleksi field STATUS

f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Insert Rows atau klik mouse kanan pilih Insert Rows. Sehingga akan dikosongkan satu baris

g. Silakan Anda sisipkan fild baru yaitu DEPARTEMEN pada Field Name

h. sedangkan pada Data Type pilih Text.

i. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.5. Menghapus Field

Misal : Hapus field DEPARTEMEN

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field DEPARTEMEN

c. Klik mouse kanan, lalu pilih Delete Field, atau;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

e. Blok atau seleksi field DEPARTEMEN

f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Delete Rows atau klik mouse kanan pilih Delete Rows. Sehingga field tersebut tidak tampak.

g. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.6. Membuat Lookup

Misal : Buat tombol pilihan DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan menggunakan Lookup

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda buat tombol, misal TABEL PEGAWAI

b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

c. Blok atau seleksi field STATUS c. Blok atau seleksi field STATUS

e. Pada Field Name, ketik DEPARTEMEN

f. Pada Data Type, pilih Lookup, hingg muncul jendela Lookup Wizard berikut :

g. Pilih opsi ke-2 yaitu “I will type in the values that I want” artinya kita ingin mengisi sendiri nilai-nilai yang ingin kita masukkan. Sedangkan apabila Anda memilih opsi ke- 2 “I want the lookup field to get the values from another table or query” artinya kita ingin mendapatkan data dari tabel atau query yang telah ada atau membuat lagi. Dalam hal ini, Anda pilih opsi ke-1

h. Tekan tombol Next

i. Pada Number of colums, Anda isikan 1 (tidak perlu diisi) j. Pada kolom Col1, Anda ketikkan data seperti contoh di atas. k. Klik tombol Next

l. Klik tomol Finish.

m. Klik tombol Design View, lalu muncul pesan konfirmasi jawab Yes n. Perhatikan, apa yang terjadi pada tampilan Datasheet pada saat Anda akan mengisi

data DEPARTEMEN akan muncul tombol pilihan (combo box).

o. Silakan Anda isikan datanya.

2.2. Mengolah Data Record

Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah data rocord baru, menghapus data maupun pencarian data record.

2.2.1. Menambah Data Record

Misal : Jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Letakkan kursor di record terakhir (ingat apabila Anda ingin menambah data record baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong)

c. Kemudian ketikkan datanya, misal :

d. Klik tombol Design View

e. Kemudian Anda ubah Primary Key yang asalnya pada field ID, menjadi NIP

f. Klik tombol Datasheet View, jawab Yes. Apa yang terjadi ?, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

2.2.2. Menghapus Data Record

Misal : Hapus data record-11

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Seleksi atau blok record ke-11

c. Klik mouse kanan pada baris tersebut, pilih Delete Record. Atau tekan tombol Delete pada keyboard, maka akan muncul konfirmasi berikut :

d. Jawab Yes.

2.2.3. Mencari Data

Misal : Mencari data pegawai dengan GOLONGAN = “III/A”

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Seleksi atau blok field GOLONGAN

c. Tekan Ctrl+F, maka akan muncul kotak dialog :

d. Pada Find what, ketik III/a

e. Klik tombol Find Next, pencarian data record telah dilakukan

f. Jika data telah ditemukan untuk pencarian data berikuntya, klik tombol Find Next terus sampai muncul konfirmasi berikut :

g. Klik tombol OK.

2.2.4. Mencari dan Mengganti Data

Misal : Ganti NAMA PEGAWAI = AHMAD menjadi ISKANDAR

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Seleksi atau blok field NAMA PEGAWAI

c. Tekan Ctrl+H, maka akan muncul kotak dialog : c. Tekan Ctrl+H, maka akan muncul kotak dialog :

e. Pada Replace with, ketik ISKANDAR

f. Klik tombol Find Next lalu Replace

g. Klik x (close) untuk keluar dari jendela Find and Replace

2.3. Field Properties pada Table Design

Field Properties yang terdapat pada disain tabel (table design) digunakan untuk mengatur format tampilan, seperti format angka, tanggal, lebar field (kolom), pemasukan data (input mask), membatasi atau mengontrol pemasukan data (validation rule), pesan kesalahan (validation text), pengaturan indeks (index), dan lain sebagainya.

2.3.1. Properti Field Size

Field size digunakan untuk menentukan berapa jumlah karakter maksimum pada saat data dimasukkan. Dalam keadaan standar, lebar field yaitu 255. Umumnya field size jenis datanya (data type) berbentuk Text.

2.3.2. Properti Format

Properti format digunakan untuk mengubah tampilan data dalam format yang tetap pada saat Anda memasukkan data. Misal jenis data Number (Angka) dan Date/Time.

Apabila Anda memformat tampilan Angka (Number), maka akan muncul tampilan berikut :

Anda dapat memilih format tampilan Angka dengan menggunakan format satuan (General Number), mata uang Dollar atau Rupiah (Currency), Euro, Fixed, Standard, Percent atau Scientific.

Namun jika yang akan Anda atur adalah bentuk format Date/Tima, maka akan muncul tampilan berikut :

Anda dapat memilih bentuk format tampilan khusus yang ada kaitannya dengan jenis data Date/Time seperti di atas.

2.3.3. Properti Decimal Place

Anda dapat mengatur tampilan angka dengan format desimal yang diinginkan. Dalam keadaan standar, tampilan angka tanpa desimal (auto). Anda dapat mengaturnya pada field yang berjenis data Number maupun Currency, dengan maksimal tingkat ketelitianny mencapai 15 digit.

2.3.4. Properti Input Mask

Input Mask digunakan untuk menentukan tampilan pada saat memasukkan data di layar. Namun jika Anda menginginkan data Anda ditampilkan apa adanya saat dimasukkan, Anda jangan menggunakan dan mengatur properti ini.

Misal Anda ingin memasukkan data GA-001-0 pada kolom atau field KODE, maka penulisan pada properti Input Mask :

LL-999-9 atau LL-000-0

Artinya data yang dapat Anda masukkan adalah :

: dua karakter pertama harus berbentuk Label

999 atau 000 : tiga karakter kedua, harus berbentuk Angka

9 atau 0

: satu karakter terakhir, harus berbentuk Anga.

2.3.5. Properti Caption

Properti Caption digunakan untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form atau laporan.

2.3.6. Properti Default Value

Default Value adalah nilai yang pertama kali muncul pada saat Anda menambahkan/memasukkan record ke field tersebut agar selalu ditampilkan lagi pada pengisian record berikutnya. Pengisian default value umumnya untuk pengisian data yang sama.

Misal : semua nilai UAS untuk semester sekarang nilai ujiannya kebanyakan 80

2.3.7. Properti Validation Rule

Validation rule digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu.

Kasus-1 : Misal Anda ingin membatasi field UNIT maksimum paling tinggi adalah 10, bilamana pada saat Anda memasukkan data lebih dari angka tersebut, maka pada

program Access akan menolak dan muncul pesan kesalahan.

Masukkan perintah pada baris Validation Rule yaitu <=10 artinya pada saat Anda memasukkan angka pada field UNIT harus di bawah angka 10, bilamana lebih dari 10, maka akan ditolak.

Kasus-2 : Anda juga dapat memasukkan kriteria yang lainnya seperti misalnya NILAI UAS antara 0 sampai dengan 100, maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :

Between 0 And 100

Kasus-3 : Data yang dapat dimasukkan pada field SKS adalah 2, 3, 4 atau 6. Maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :

2 or 3 or 4 or 6

Kasus-4 : Pada field KODE berikan validasi, di mana KODE harus di awali dengan karakter AA/AB/AC dan 4 digit terakhir harus berupa Angka. Terlebih dulu aktifkan field KODE, lalu isilah pada :

 Input Mask

: LL-9999

 Validation Rule : LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA”

Pada validation ruler, Anda dapat menggunakan fungsi-fungsi STRING seperti fungsi LEFT, RIGHT dan MID tergantung dari kasusnya.

2.3.8. Properti Validation Text

Validation Text digunakan untuk memberikan pesan kesalahan pada validation rule pada saat Anda memasukkan atau menambahkan data yang tidak sesuai dengan batasan yang telah dibuat pada validation rule.

Misal :  Nilai UAS yang boleh dimasukkan antara 0 sampai dengan 100

 Jika Anda memasukkan angka di luar batas tersebut, berikan pesan kesalahan : “Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi !!!!”

Penyelasainnya :  Aktifkan field NILAI UAS

 Pada baris Validation Rule, ketik : <=100 atau boleh Between 0 And 100  Pada baris Validation Text, ketik : Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi

2.3.9. Properti Required

Properti Required digunakan untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record baru.

2.3.10. Properti Indexed

Properti Indexed digunakan untuk membuat indeks pada field ini. Ada tiga pilihan pada Indexed, yaitu :

 Indexed  No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)  Indexed  Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-

urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.  Indexed  Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (diurutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

2.4. Mengurut Data (Data Sort)

Mengurutukan data di mana data record akan diurutkan berdasarkan urutan abjad atau nilai baik secara Ascending (menaik) maupun secara Descending (menurun).

Tampilkan file tabel DATA PEGAWAI berikut ini :

Kasus-1 : Urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara Ascending (dari urutan Nama Pegawai abjad A sampai Z). Langkah-langkahnya :

a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI

b. Pilih Sort A to Z

Kasus-2 : Urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara Descending (dari Gaji Pokok yang terbesar hingga terkecil). Langkah-langkahnya :

a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field GAJI POKOK

b. Pilih Sort Larges to Smallest

2.5. Menyaring Data (Data Filter)

Menyaring data adalah menampilkan data-data record berdasarkan kriteria tertentu. Dengan Filter, Anda dapat menyaring suatu data sehingga data dapat ditampilkan sesuai atau memenuhi kriteria penyaringan.

Anda dapat menyaring data record sesuai dengan jenis data. Ada 2 (dua) bentuk penyaringan data pada datasheet view, yaitu :

a. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan pilihan contoh seperti berikut :

b. Bentuk Number (Angka), maka pada saat penyaringan data akan muncul Number

Filter, dengan pilihan contoh sebagai berikut :

PRAKTEK MODUL-2

1. Membuat File Database :

a. Jalankan program Microsoft Access

b. Buat file Database dengan nama file MODUL-2 pada folder Anda.

2. Mengimport File Tabel

Misal : Impor file semua file tabel (Data Mahasiswa dan Data Pegawai) yang ada pada file Database MODUL-1, dengan langkah sebagai berikut :

a. Aktifkan tab External Data

b. Pada group Import & Link, pilih dan klik Access, hingga muncul tampilan berikut :

c. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File Open

d. Pindahkan letak direktorinya pada folder Anda, lalu pilih MODUL-1

e. Klik tombol Open, hingga kembali ke tampilan semula

f. Klik tombol OK

g. Klik tombol Select All untuk memilih semua file tabel

h. Klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut : h. Klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :

buah file tabel yaitu DATA MAHASISWA dan DATA PEGAWAI

3. Modifikasi Tabel

a. Aktifkan atau buka file tabel DATA PEGAWAI

b. Dalam keadaan jendela Design View, lakukan perubahan berikut pada struktur tabel, antara lain :

 Rubah pada kolom Field Nama yaitu GOL menjadi GOLONGAN  Rubah pada kolom Data Type untuk field name STATUS yang asalnya Text

menjadi Yes/No  Tambahkan field baru setelah field NAMA PEGAWAI yaitu DEPARTEMEN

dengan data type Lookup Wizard. Pilih opsi ke- 2 yaitu “I will type in the value that I want ”, klik tombol Next, lalu diisikan datanya :

 Klik tombol Finish  Klik tombol Datasheet View, kemudian silakan Anda isikan data STATUS dan

DEPARTEMEN

 Jika muncul konfirmasi, jawab Yes beberapa kali.

4. Memformat Data

Misal : Format tampilan data GAJI POKOK ke dalam satuan mata uang Rupiah (Rp)

a. Klik tombol Design View

b. Pada jendela Field Properties, baris Format, pilih Currency

c. Tampilkan datanya dengan menekan tombol Datasheet View, maka tampilan data GAJI POKOK telah diformat dengan Rp.

TUGAS :

1. Buat file tabel baru dengan nama DATA BARANG yang mempunyai struktur tabel seperti berikut :

Ketentuan :

a. Gunakan field KODE sebagai Primary Key

b. Pada field KODE berikan validasi di mana KODE harus berawalan KE/SE/TA dan tiga karakter terakhir berupa Angka

c. Bila data yang dimasukkan selain di atas, berikan peringatan :

Anda salah memasukkan KODE, silakan isikan 2 karakter pertama KE/SE/TA

d. Pada field NAMA BARANG, gunakan Lookup Wizard lalu diisi datanya KEMEJA,

SEPATU dan TAS

e. Pada field TOTAL HARGA diisi rumus [UNIT]*[HARGA SATUAN]

2. Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Petunjuk : Kolom TOTAL HARGA, tidak perlu diisikan datanya karena secara otomatis muncul dengan sendirinya.

3. Mengcopy File Tabel

Kasus : Copy file tabel DATA BARANG sebanyak 3 kali, lalu rubah nama filenya menjadi DATA BARANG-1, DATA BARANG-2 dan DATA BARANG-3, dengan cara :

a. Klik mouse kanan pada file tabel DATA BARANG

b. Pilih dan klik Copy

c. Letakkan di di bawah file tabel (di tempat yang kosong), klik mouse kanan lalu klik Paste.

d. Pada Table Name, ganti nama filenya menjadi DATA BARANG-1

e. Klik tombol OK, silakan Anda ulangi kembali untuk file yang lainnya.

4. Mengurut Data (Data Sort)

Kasus : Urutkan data berdasarkan TOTAL HARGA secara Descending pada file DATA

BARANG-1

5. Menyaring Data (Filter Data)

Kasus-1 : Filter data berdasarkan UNIT di bawah sama dengan 25 pada file DATA BARANG-2 (jika berhasil, akan muncul 6 record).

Kasus-2 : Filter data berdasarkan TOTAL HARGA antara 1,500,000 sampai dengan 5,000,000 pada file DATA BARANG-3 (jika berhasil, akan muncul 6 record).

BAB-3 MEMBUAT DAN MENGATUR QUERY

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada.

Dengan query, Anda dapat menyortir data atau untuk menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula).

3.1. Membuat Query

Sebelum Anda membuat query, sebagai ilustrasi misalkan ada 2 (dua) buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan tabel kedua yaitu JUAL.

File kesatu : MOBIL

Lalu isikan datanya seperti berikut :

File kedua : JUAL

Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Untuk membuat Query, ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu :

3.1.1. Membuat Query dengan Query Wizard

a. Klik tab Create

b. Pada group Queries, pilih Query Wizard, hingga muncul tahapan berikut :

c. Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut : c. Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :

 Tabel MOBIL, nama field-field yang diinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan

HARGA

 Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan

TGL FAKTUR

e. Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol > untuk memilih field tertentu, klik tombo >> untuk memilih semua field, klik tombol

< untuk menghapus field tertentu, klik tombol << untuk menghapus semua field. Pilih field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected Fields, hasilnya seperti berikut :

f. Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikutnya :

g. Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampilkan seluruh field dengan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau

Summary (cukup rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of

every record).

h. Klik tombol Next, untuk menuju tahapan terakhir.

i. Pada What title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN. Lalu pilih Open the query to view information utuk menampilkan hasil query yang terbentuk.

j. Klik tombol Finish, hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti berikut ini :

3.1.2. Membuat Query dengan Query Design

a. Klik tab Create

b. Pada group Queries, pilih dan klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table berikut :

c. Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu klik tombol Add, atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut.

d. Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan muncul seperti berikut :

Design Grid

atau QBE (Query

By Example) Grid

e. Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau meletakkan field-field tersebut, di antaranya :

 Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya,

misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.  Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field.  Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan pada jendela QBE.

Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salah satu cara di atas, maka akan tampak hasilnya seperti berikut :

3.2. Menyimpan Query

a. Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S, hingga muncul kotak dialog Save As :

b. Pada Query Name, ketik nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN

c. Klik tombol OK.

3.3. Menampilkan/Menjalankan Query

a. Klik tombol View, atau;

b. Klik tombol Run, sehingga muncul hasil query berikut :

3.4. Menampilkan Design Query

a. Klik tombol Design View, hingga kembali ke tampilan disain query berikut :

3.5. Menambah Tabel atau Query

Untuk menambahkan tabel atau query pada jendela desain query, lakukan langkah berikut :

a. Tampilan harus dalam keadaan jendela Design View

b. Klik Show Table pada group Query Setup atau klik mouse kanan pilih Show Table, hingga muncul jendela Show Table :

c. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda tambahkan lalu klik tombol Add atau klik dua kali nama file atau query-nya.

d. Klik tombol Close.

3.6. Menghapus Tabel atau Query

a. Tampilan harus dalam keadaan Design View

b. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda hapus

c. Tekan tombol Del pada keyboard atau klik mouse kanan pada tabel atau query yang akan Anda hapus, lalu pilih Remove Table.

3.7. Mengatur Query

3.7.1. Menghapus Field dalam Query

Untuk menghapus field dalam rancangan query, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

a. Tampilan harus dalam keadaan Design View

b. Blok atau seleksi kolom field yang akan Anda hapus b. Blok atau seleksi kolom field yang akan Anda hapus

3.7.2. Menyisipkan Kolom dalam Query

Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query, ikuti langkah berikut :

a. Tampilan jendela harus dalam keadan Design View

b. Blok atau seleksi di mana kolom tersebut akan dikosongkan

c. Pada group Query Setup, klik Insert Columns.

3.7.3. Mengurutkan Data Query

Untuk mengurut data, tidak hanya dapat dilakukan pada objek tabel, tapi di dalam query juga dapat dilakukan baik mengurut data secara Ascending (menaik) maupun Descending (menurun), dengan langkah sebagai berikut :