Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai
macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan
tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih
dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan
informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta
hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya
insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya
unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai
perangkat untuk memasuk informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan
cara-cara bekerja yang efisien.
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem,
prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan
kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor
pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya.
Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah
organisasi.Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi
Universitas Sumatera Utara
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara
kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan
dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu
pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan
utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja
sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilih-pilih menjadi beberapa
prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk
dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas
pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan.
Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang
telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya
merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh
(Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang
dipergunakan (Input).
Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode,
formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk
membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan. Salah satu dimensi
penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana,
Universitas Sumatera Utara
dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring
terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan
pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan
kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah
organisasi tertentu.
Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan,
maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang
singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup panjang dan continue yang
disertai dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi
semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga,
maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan
produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan
swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat
Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal
mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani,
pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja
merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya
dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya,
tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja
merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari
Universitas Sumatera Utara
hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka
dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan
kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar
dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu
tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Akademik Fakultas Ekonomi
USU adalah sebagai berikut:
1. Kapasitas memori komputer pada ruang Akademik sudah sangat tidak memadai
untuk penyimpanan data.
2. Pada kantor Akademik tidak tersedia satu unit telephon, padahal telephon
sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor
akademik, sehingga memperlama hubungan kerja apabila ada keperluan
untuk menghubungi para pekerja di luar kantor akademik.
Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Cara
bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenis
pekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Akademik maupun dari luar
ruangan Akademik. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap dan memadai
dapat sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada ruangan Akademik
berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan
Tugas Akhir dengan judul ” Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dengan judul ini penulis dapat melihat
Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Kantor Akademik
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan
sehari-hari.
1.2 Perumusan Masalah
Apakah semua aktivitas bagian Akademik Fakultas Ekonomi Usu, telah
dilaksanakan secara Efisiensi?
Akademik Fakultas Ekonomi Usu, telah dilaksanakan Efisoiensi. Karena
pengertian Efisiensi pada perinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang di lakukan serta
sumber-sumber dan waktu yang di pergunakan.
1.3 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efisiensi kerja karyawan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Akademik untuk
memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam
pekerjaan kantor khususnya pada kantor
Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1.4 Jadwal Kegiatan
Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam
penyusunan Tugas akhir.
No.
Kegiatan
September
2011
I
1.
Persiapan
2.
Penyusunan
Draft Tugas
Akhir
3.
Penyusunan
Laporan Tugas
Akhir
II
III
Desember
2011
IV
I
II
III
Januari
2011
IV
I
II
Februari
2011
III
IV
I
II
III
Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
IV
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :
BAB I :
PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan
dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja
usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi
peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari
penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi
USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi
USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang
digunakan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai
macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan
tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih
dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan
informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta
hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya
insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya
unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai
perangkat untuk memasuk informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan
cara-cara bekerja yang efisien.
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem,
prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan
kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor
pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya.
Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah
organisasi.Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi
Universitas Sumatera Utara
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara
kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan
dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu
pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan
utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja
sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilih-pilih menjadi beberapa
prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk
dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas
pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan.
Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang
telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya
merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh
(Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang
dipergunakan (Input).
Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode,
formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk
membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan. Salah satu dimensi
penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana,
Universitas Sumatera Utara
dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring
terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan
pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan
kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah
organisasi tertentu.
Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan,
maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang
singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup panjang dan continue yang
disertai dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi
semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga,
maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan
produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan
swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat
Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal
mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani,
pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja
merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya
dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya,
tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja
merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari
Universitas Sumatera Utara
hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka
dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan
kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar
dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu
tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Akademik Fakultas Ekonomi
USU adalah sebagai berikut:
1. Kapasitas memori komputer pada ruang Akademik sudah sangat tidak memadai
untuk penyimpanan data.
2. Pada kantor Akademik tidak tersedia satu unit telephon, padahal telephon
sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor
akademik, sehingga memperlama hubungan kerja apabila ada keperluan
untuk menghubungi para pekerja di luar kantor akademik.
Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Cara
bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenis
pekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Akademik maupun dari luar
ruangan Akademik. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap dan memadai
dapat sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada ruangan Akademik
berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan
Tugas Akhir dengan judul ” Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dengan judul ini penulis dapat melihat
Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Kantor Akademik
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan
sehari-hari.
1.2 Perumusan Masalah
Apakah semua aktivitas bagian Akademik Fakultas Ekonomi Usu, telah
dilaksanakan secara Efisiensi?
Akademik Fakultas Ekonomi Usu, telah dilaksanakan Efisoiensi. Karena
pengertian Efisiensi pada perinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang di lakukan serta
sumber-sumber dan waktu yang di pergunakan.
1.3 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efisiensi kerja karyawan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Akademik untuk
memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam
pekerjaan kantor khususnya pada kantor
Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1.4 Jadwal Kegiatan
Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam
penyusunan Tugas akhir.
No.
Kegiatan
September
2011
I
1.
Persiapan
2.
Penyusunan
Draft Tugas
Akhir
3.
Penyusunan
Laporan Tugas
Akhir
II
III
Desember
2011
IV
I
II
III
Januari
2011
IV
I
II
Februari
2011
III
IV
I
II
III
Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
IV
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :
BAB I :
PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan
dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja
usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi
peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari
penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi
USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi
USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang
digunakan.
Universitas Sumatera Utara