Efisiensi Kinerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

NORA MEILISSA

082103030

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : NORA MEILISSA

NIM : 082103030

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal:………Desember 2012 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003

DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

Tanggal:………Desember 2012 Pelaksana Tugas Dekan

(

NIP. 19560101 198203 1 005 Drs. Arifin Lubis, MM, Ak)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NORA MEILISSA

NIM : 082103030

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2012

Menyetujui

Dosen Pembimbing

NIP.19810628 200604 1 005 (Fadli, SE, M.Si)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur Alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

(5)

1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, DTM&H, M.sc(CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Pelaksana Tugas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Fadli, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.

6. Ibu Dra.Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua penulis Khairil Munawarman (Ayahanda) dan Mayda (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini. 9. Buat kakak dan adik penulis, Dessi Kurnia Ningsih dan Silva Ardelia yang juga telah

memberikan dukungan dan semangat serta motivasi dalam penyelesaian Tugas Akhir penulis.

10.Teman-teman penulis di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Shela, Fany, Mira, Tuty, Wenny, Ihsan, serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan

(6)

lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Desember 2012

Penulis

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ……… 6

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 14

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 19

F. Kinerja Usaha Terkini ... ... 20

(8)

BAB III PEMBAHASAN... ... 22

A. Kinerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 22

B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efektifitas Organisasi... 25

C. Misi dan Tujuan Organisasi... 29

D. Fungsi Tujuan Organisasi... 30

E. Tipe-tipe Tujuan... 31

F. Bidang-bidang Tujuan... 33

G. Stuktur Organisasi... 35

H. Evaluasi Kinerja... 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... ... 39

A. Kesimpulan ... ... 39

B. Saran ... ... 39

DAFTAR PUSTAKA... 41

(9)

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

1. Jadwal Kegiatan……….... ... 5

(10)

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

(11)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan standar yang ada. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.

Pengertian efisiensi pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja. Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan penerapan tata kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat sesuai standartisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

(12)

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerjasama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya. Namun, untuk lebih meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka dibuatlah peraturan yang mengikat yaitu, berupa penerapan tata kerja di perusahaan. Jika penerapan tata kerja telah diterapkan maka diharapkan setiap pegawai wajib mematuhi tata kerja tersebut karena jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan dikenakan sanksi. Dalam meningkatkan efisiensi kinerja di perusahaan atau organisasi yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk menetapkan disiplin kerja penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2001:18) efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan

(13)

monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Setiap pegawai yang tidak menyukai penghamburan akan bekerja dengan efisien. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus menerus agar jiwa efisiensi benar-benar terbentuk dalam diri setiap pegawai.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan tugas akhir dengan judul “EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana tata kerja dan penerapan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

2. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

3. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

(14)

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1. Untuk mengetahui tata kerja penerapan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk memahami faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Bagian

Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Untuk mengetahui cara dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun

aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi penulis lain yang tertarik pada objek yang sama. c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana

penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya. 2. Bagi Instansi

Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kerja.

(15)

Kegiatan ini dilakukan di bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan pada tanggal 01-14 Agustus 2011. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Sumber : Penulis (2012)

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan Laporan Tugas Akhir.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II :PROFIL INSTANSI

NO KEGIATAN MINGGU KE

9 April sampai dengan 3Mei

II 16 Mei sampai dengan 20 Juni

III 5 Juli sampai dengan selesai 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

(16)

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa Bagaimana Tata Kerja dan Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan Bagaimana Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan yang merupakan ini dari pembahas

an penelitian dan memberikan saran-saran yang merupakan yang membangun serta bermanfaat

(17)

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

(18)

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Program Studi Kesekretariatan 2. Program Studi Keuangan 3. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayakan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

(19)

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan. B.Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

(20)

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C.Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

(21)

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Sumber : Buku pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Pimpinan Fakultas Ekonomi

Pelaksana Tugas Dekan : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si

2. Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Dekan dan Pembantu Dekan Ketua dan Sekretaris Departement Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Inter Departement Ketua Program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Bengkel

(22)

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Dr. Muslich Lufti

3. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE,M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos

4. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si c. Akuntansi

(23)

Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

5. Program Studi

a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

b. Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si c. Program Studi S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak d. Program Studi DIII Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si e. Program DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak f. Program DIII Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

(24)

a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

2. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

(25)

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

3. Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

(26)

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan bagian.

5. Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.

b. Menyususn konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

(27)

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan.

7. Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

(28)

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. e. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualitas sebagai berikut :

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat,khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehimgga mampu berfikir, bersikap, dan tidak bertindak sebagai ilmuan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.

(29)

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarkat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar (misalnya: Idul Fitri, Isra Mi’raj, Natal, Paskah dan lain-lain) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tiap tahunnya antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

(30)

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

(31)

BAB III

TEORI EFISIENSI KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Kinerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 1. Pengertian Efisiensi dan Kinerja

Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Kinerja adalah rasio antara hasil pekerjaan dengan hasil manajemen yang dipergunakan atau sebagaimana lazimnya perbandingan output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan itu sendiri).

2. Pengertian Efisiensi Kinerja

Efisiensi kinerja adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin serta dapat dipertanggungjawabkan agar dapat bekerja secara efisien.

Menurut saya, efisiensi kinerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dijalankan dengan cukup baik, serta mempunyai tanggung jawab secara sistematis yang mununjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan Universitas dapat dicapai. Adapun sumber efisiensi utama pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien.

(32)

Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :

1. Keahlian pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat dari pada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi dari pada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Kesadaran pegawai Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha kearah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan dengan proses yang panjang. 3. Disiplin. Kedua unsur di atas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai

dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting, yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.

Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut:

(33)

a.

Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, ruang, benda termasuk uang.

b.

Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut.

Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dari produktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas baerkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil secara nyata atau fisik.

Pelaksanaan efisiensi kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan yang paling bawah, justru efisiensi tingkat bawah ini yang paling sulit untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus dilakukan terus menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam pekerjaan adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.

Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah adanya

(34)

spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara, contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memakai terhadap barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standart aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.

B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai berikut: 1. Adanya tujuan yang jelas.

2. Struktur organisasi.

3. Adanya dukungan dan partisispasi masyarakat. 4. Adanya sistem nilai yang dianut.

Berikut ini penjelasan dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi : 1. Adanya tujuan yang jelas

Tujuan yang jelas adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai lima tahun. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu analisis strategis.

2. Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga

(35)

menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaa n, saluran perintah dan penyampaian laporan.

3. Adanya dukungan atau partisipasi masyrakat.

Ikut sertanya seluruh anggota masyarakat dan membantu memecahkan permasalahan-permasalahan masyarakat tersebut. Di dalam hal ini, masyarakat sendirilah yang aktif memikirkan, memecahkan, melaksanakan serta mengevaluasikan program-program masyarakat tersebut secara sukarela yang didasari oleh determinan kesadaran masyarakat itu sendiri dalam program pembangunan.

4. Adanya sistem nilai yang dianut

Artinya secara moral diterima kalau dengan nilai-nilai yang disepakati dan dijunjung tinggi oleh masyarakat tersebut dilakukan.

Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan yang jelas. Adanya tujuan akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selanjutnya tujuan organisasi mencakup beberapa fungsi diantaranya yaitu memberikan pengarahan dengan cara menggambarkan keadaan yang akan datang yang senantiasa dikejar dan diwujudkan oleh organisasi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian yang serius apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas.

Di bawah ini penulis menguraikan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas, yaitu :

1. Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.

(36)

2. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi.

3. Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan, akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan tujuan individu dengan tujuan organisasi.

4. Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktek manajemen merupakan alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktek manajemen harus memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalitasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas

(37)

pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.

Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini : 1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak C. Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan, terlebih dahulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud atau khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategic perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukkan bidang-bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama yang akan dipuaskan perusahaan. Secara singkat, misi menggambarkan bidang-bidang produk, pasar dan teknologi yang ditekankan perusahaan, di mana hal ini mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat

(38)

keputusan strategik. Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak dijalankannya dalam sistem sosial atau ekonomi tertentu.

Etztioni (2005:29) mendefenisikan tujuan organisasi sebagai “suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginklan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan” dan sebagai “pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang dimana organisasi sebagai kolektivitas mencoba untuk menimbulkannya”. Tujuan organisasi merupakn pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Jadi, dua unsur penting tujuan adalah (1) hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang (2) usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang yang diarahkan. Tujuan-tujuan ini dapat berupa tujuan umum atau khusus, tujuan akhir, ataupun tujuan antara.

Tujuan umum, atau sering disebut tujuan strategi secara operasional tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk suatu hirarki tujuan. Tujuan-tujuan khusus, meskipun secara fungsional berdiri sendiri, secara operasional terangkai didalam suatu jaringan kegiatan yang memiliki arah sama yaitu memberikan pedoman pencapaian tujuan organisasi.

Penetapan tujuan-tujaun strategi organisasi merupakan tahap paling kritis dalam proses perencanaan strategi. Tujuan-tujuan strategi yang dipilih akan menentukan kegiatan-kegiatan dan mengikat sumber daya-sumber daya organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Karena alasan ini, tujuan-tujuan strategi sering ditetapkan oleh para manajer puncak atau tingakatan atas, biasanya setelah mempertimbangkan sejumlah alternatif tujuan.

(39)

D. Fungsi Tujuan Organisasi

Fungsi adalah tugas yang segera dapat dibedakan dengan tugas lain. Tujuan merupakan hal dimana seluruh kegiatan diarahkan. Tindakan manajemen pertama kali ialah menentukan tujuan yang akan dicapai.

Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai berikut:

1. Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil-hasil akhir di waktu yang akan datang, tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi. Dalam hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” dilakukan.

2. Sumber legitimasi. Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, dan disamping itu, keberadaannya di kalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat umumnya.

3. Standar pelaksanaan. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam bidang–bidang yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar, atau laba, derajat kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur.

4. Sumber motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota. Phenomena ini tampak paling jelas dalam organisasi yang menawarkan bonus bagi pencapaian tingkat penjualan tertentu, dan

(40)

sebagainya, yang dikaitkan secara langsung dengan laba tahunan. Contoh lain, dalam organisasi olahraga profesional (bahkan amatir), status dan prestasi sebagai anggota tim juara hampir selalu, menjadi sumber motivasi kuat.

5. Dasar rasional pengorganisasian. Dinyatakan secara sederhana, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perencanaan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai unsur perancangan organisasi: pola komunikasi, mekanisme pengawasan, departementalisasi, dan sebagainya.

E. Tipe-tipe Tujuan

Suatu kepentingan dalam perilaku pencapaian tujuan organisasi dapat ditelusur pada berbagai penulisan teori manajemen. Dalam banyak literatur, hal tersebut tercermin pada maksud untuk membuat klasifikasi tujuan yang dicari organisasi. Diarahkan bagi organisasi pada umumnya. Klasifikasi membedakan diantara lima tipe tujuan menurut “sudut pandang mereka yang berkepentingan”, yaitu masyarakat, langganan, investor, eksekutif puncak atau lainnya. Kelima tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut:

1. Tujuan kemasyarakatan. Keterangan: masyarakat pada umumnya. Sebagai contoh: memproduksi barang dan jasa, mempertahankan pesanan, mengembangkan dan memelihara nilai-nilai budaya, dan sebagainya. Kategori ini berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat.

2. Tujuan keluaran. Keterangan: publik dalam hubungannya dengan organisasi. Kategori ini berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh: barang-barang konsumen, jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan, pendidikan, dsb.

(41)

3. Tujuan sistem. Keterangan: pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil. Contoh: penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba atau cara-cara pelaksanaan fungsi, seperti menjadi ketat atau longgar dikendalikan dan disusun.

4. Tujuan produk, atau lebih tepat tujuan karakteristik produk. Keterangan: berbagai karakteristik barang-barang atau jasa-jasa yang diproduksi. Contoh: penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan, keanekaragaman, atau pembaharuan produk.

5. Tujuan turunan. Keterangan: tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan lain. Contoh: maksud politik, pelayanan masyarakat, pengembangan karyawan, kebijaksanaan investasi dan lokasi pabrik yang mempengaruhi keadaan ekonomi dan masa depan masyarakat tertentu.

Tujuan itu secara konkret berupa : 1. Tujuan mencapai keuntungan

2. Menjamin kelangsungan hidup organisasi 3. Memperoleh penghargaan dari masyarakat

4. Mempertahankan keajegan aktivitas (bekerja) dengan aman 5. Membantu kehidupan masyarakat, dan lain-lain.

F. Bidang-bidang Tujuan

Menurut Drucker, mengidentifikasikan secara terperinci 7 (tujuh) bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan, antara lain sebagai berikut:

(42)

Produktivitas atau efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi. Tujuan-tujuan produktivitas dapat ditetapkan dalam beberapa bidang, mencakup metode kerja, kemajuan mesin dan peralatan dan peningkatan efisiensi karyawan.

2. Sumber daya fisik dan keuangan

Bagaimana sumber daya fisik dan keuangan organisasi akan dikembangkan dan digunakan? Tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikkan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.

3. Profitabilitas

Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain, menyangkut penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi, kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan, dan pengupahan yang dibutuhkan untuk menarik personalia.

4. Inovasi

Ada kebutuhan terus manerus akan produk atau jasa baru dan inovatif. Walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko, tetapi juga mempunyai kemungkinan hasil yang tinggi.

5. Prestasi dan pengembangan manajer

Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif. Organisasi perlu menetapkan tujuan sehubungan dengan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan para manajer di semua tingkatan.

6. Prestasi dan sikap karyawan

Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi. Oleh karena itu, organisasi perlu menetapkan tujuan yang menyangkut

(43)

faktor-faktor karyawan seperti keluaran per karyawan, kualitas produk, dan tingkatan semangat kerja yang memberikan kegunaan bagi manajemen dalam pencapaian efektifitas. 7. Tanggung jawab sosial dan publik

Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan-kegiatan-kegiatan pemerintah, kelompok-kelompok berkepentingan dan sebagainya.

Tujuan perubahan organisasi menurut Siagian (2003:21) :

a. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk menampung akibat dari pada perubahan yang terjadi dalam berbagai bidang kehidupan dan terjadi di luar organisasi;

b. Meningkatkan peranan organisasi dalam turut menentukan arah perubahan yang mungkin terjadi;

c. Melakukan penyesuaian-penyesuaian secara intern demi peningkatan kemampuan melakukan kedua hal tersebut di atas;

d. Meningkatkan daya tahan organisasi, bukan saja utuk mampu tetap bertahan akan tetapi juga untuk terus bertumbuh dan berkembang;

e. Mengendalikan suasana kerja dan terjamin meskipun terjadi perubahan-perubahan di dalam dan di luar organisasi.

Pengembangan Organisasi menurut Mc Gill (2000:32) adalah suatu proses sadar dan terencana untuk mengembangkan kemampuan suatu organisasi sehingga mencapai dan mempertahankan suatu tingkat optimium prestasi yang diukur penting dan pantas dikembangkan dan digaris bawahi.

Prestasi merupakan suatu fungsi potensi. Mencapai dan memelihara prestasi optimum memerlukan berbagai proses keorganisasian yang memungkinkan orang dan

(44)

program mewujudkan potensi mereka secara sepenuhnya. Semua proses ini adalah kemampuan yang akan dikembangkan dalam suatu organisasi.

G. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini membatasi kedudukan anggota tim dalam hubungannya dengan anggota yang lain serta dengan tujuan organisasi. Adapun tujuan struktur ialah membentuk, mengatur dan mengarahkan usaha-usaha dalam organisasi sedemikian rupa hingga usaha tersebut terkoordinir dan sejalan dengan tujuan-tujuan organisasi.

Ada tiga macam struktur organisasi dasar yang dikenal seperti:

a. Struktur garis, yaitu bila tanggung jawab, kekuasaan dan pelaporan diciptakan satu arah.

b. Struktur garis dan staf c. Struktur fungsional.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2. Teknologi yang digunakan, perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

(45)

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).

2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bernard (2003:43) menyumbangkan pendapatnya mengenai unsur kekayaan dari sesuatu organisasi, antara lain :

a. Organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan yang dicapai lewat suatu proses kesadaran, kesengajaan, dan koordinasi yang bersasaran.

b. Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang untuk melaksanakan kegiatan yang bersasaran tersebut.

(46)

c. Organisasi memerlukan adanya komunikasi, yakni suatu hasrat dari sebagian anggotanya untuk mengambil bagian pencapaian tujuan bersama anggota lainnya. Dalam hal ini Bernard menekankan peranan seseorang dalam organisasi, diantaranya ada sebagian anggota yang harus diberi informasi atau dimotivasi, dan sebagian lainnya yang harus membuat keputusan.

H. Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja yang akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara mengevaluasi kerja yang diterapkan pada Kinerja Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai di dalamnya terdapat nilai yang sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan dari setiap pegawai sesuai dengan job description setiap unit bagian.

(47)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah :

1. Efisensi kinerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara sudah terlaksana dengan kerja dan waktu yang singkat.

2. Pelaksanaan efisiensi kinerja pada kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang the right man on the right place. Sehingga berdampak terhadap kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif.

3. Semua pekerjaan di kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan serta meningkatkan efisiensi yang sudah berjalan dengan cukup baik, dan selalu memperhatikan efisiensi setiap pekerjaan yang dilakukan dan selalu menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.

(48)

3. Diharapkan pegawai dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan, baik mahasiswa, dosen maupun sesama pegawai dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun Diploma III.

(49)

DAFTAR PUSTAKA

Pandji Anoraga, Sri Suyati, 2001. Perilaku Keorganisasian. Penerbit: Jakarta.

Sukanto Rekshodiprodjo, Heidjrachman Ranupandojo dan Irawan, 2000. Pengantar Ekonomi

Perusahaan: buku1. Penerbit: BPFE – Yogyakarta.

Thoha Miftah, 2003. Perilaku Organisasi dan Konsep Dasar dan Aplikasinya. Penerbit: Jakarta.

T. Hani Handoko, 2005. Manajemen. Penerbit: BPFE - Yogyakarta.