Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

Fernando Leo Ginting 082101082

PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : FERNANDO LEO GINTING

NIM : 082101082

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ... 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir,

Dra. Ramona RI Hasibuan, MP NIP. 19460925 198003 2 001

Tanggal : ... 2013 Ketua Prodi Diploma III Keuangan,

NIP. 19600302 198601 1 001 Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si.Ak

Tanggal : ... 2013 PLT. Dekan Fakultas Ekonomi USU,

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : FERNANDO LEO GINTING

NIM : 082101082

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 2013

( FERNANDO LEO GINTING ) 082101082

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulilah penulis ucapkan kehadirat ALLAH SWT karena atas berkah, rahmat, dan hidayahNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumatra Utara.” ini, mana merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Dalam proses penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M. Si. Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.

3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M. Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

4. Ibu Dra. Ramona RI Hasibuan, MP selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

5. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M. Si selaku dosen Penasehat Akademik

6. Terima kasih pada keluarga penulis yang telah membantu memberikan memberikan semangat dan dukungan kepada penulis baik meteril maupun nonmateril sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.

7. Seluruh teman-teman penulis di Program Diploma III , Indra Mora, Manan, Rizma, yang mendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini. Waktu terasa cepat terlewati saat sedih senang besama kalian.

8. Teman-temanku di telah membantu penulis dan memberikan semangat pada penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir tersebut.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh sebab itu penulis meminta maaf apabila ada kesalahan. Dan dengan kerendahan hati penulis juga berharap kiranya tugas akhir ini dapat berguna bagi kita semua.

Akhirnya, penulis berserah diri kepada ALLAH SWT yang selalu senantiasa melimpahkan petunjukNya dan memberikan perlindungan kepada kita semua. Amin.

Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang ... 1

B.Perumusan Masalah ………. ... 5

C.Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian………. ... 5

D.Jadwal Kegiatan ... 6

E. Sistematika Penulis………... 7

BAB II PROFIL INSTANSI……… 8

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU 8 B.Jenis Usaha / Kegiatan ... 10

C.Struktur Organisasi ... 11

D.Job Desceription ... 13

E. Kegiatan yang Dilaksanakan ... 17

BAB III PEMBAHASAN ... 20

A. Pengaturan Efisiensi Kerja ... 20

1. Pengertian Efisiensi Kerja ... 20

2. Manfaat Efisiensi Kerja ... 21

3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja ... 21

4. Prinsip-prinsip yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ... 23

5. Sumber Efisiensi Kerja ... 24

6. Asas-asas Efisiensi Kerja ………... 25

B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 26

C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 29

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 33

A.Kesimpulan ... 33

B.Saran.……… ... 33

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi ... 13 Gambar 2.2 : Struktur Organisasi pada bagian Akademik/ Pendidikan…...16

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macamkegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.

Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang

didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan. Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan

pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup panjang disertai dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan

kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Kapasitas memori komputer pada ruang Akademik sudah sangat tidak memadai untuk penyimpanan data.

2. Pada kantor Akademik tidak tersedia satu unit telephon, padahal telephon sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor akademik, sehingga memperlama hubungan kerja apabila ada keperluan untuk menghubungi para pekerja di luar kantor akademik.

Berdasarkan uraian terdahulu, maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Akademik maupun dari luar ruangan Akademik. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap dan memadai sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada ruangan bagian Akademik berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Tugas Akhir dengan judul ” Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dalam melaksanakan aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan terdahulu, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.

Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Pengaturan Efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diterapkan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagian Akademik untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

D. Jadwal Kegiatan

Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas akhir.

No. Kegiatan

September 2011 Desember 2011 Januari 2012 Februari 2012

Minggu Minggu Minggu Minggu

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Persiapan

2. Penyusunan Draft Tugas Akhir 3. Penyusunan

Laporan Tugas Akhir

Tabel 1.1

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan adalah Dr. Teuku Iskandar

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitasnsyiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan yang dilaksanakan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Susunan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Pendidikan/Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian; Rektor dan Pembantu Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat; e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan

perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian

j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

a. Sub Bagian Akademik/Pendidikan

Tugasnya adalah :

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi;

d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik; e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa;

f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas; g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan

pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik;

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa;

2. Struktur Organisasi pada bagian Akademik/ Pendidikan

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi USU Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Gambar2. 2Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi USU Sumber: Buku Pedoman dan InformasiFakultasEkonomi USU

Dekan :

Drs. Arifin Lubis, MM Nip. 19560101 198203 1 005

Pembantu Dekan II: Drs. Arifin Lubis, MM Nip. 19560101 198203 1 005

Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi Nip.19670607 199303 1 00 Pembantu Dekan I :

Fahmi N

Nasution,SE,M.Acc,AK Ni 19750408 200212 1002 Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar,SE

19570211 198102 2 001

Staf Akademik:

• Bagian Sekretaris : Fepty Aniar,SE

• Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,MSi

• Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati,SE

• Bagian Nilai Akademik Dep.Akuntansi : Dameria U Berutu,SE

• Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto

• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sorta Ida Sianipar

• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida

E. Kegiatan yang Dilaksanakan

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu.Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran

2011/2012.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2011/2012.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada Tahun Ajaran 2011/2012 antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengaturan Efisiensi Kerja 1. Pengertian Efisiensi Kerja

Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun pada gejala yang dapat merugikan. Efisiensi dalam prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan. Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuan yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendak jaraknya.

Dalam penerapan efisiensi kerja harus memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa efisiensi kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Maksudnya adalah unsur output dan input, dimana unsur output adalah hasil pekerjaan yang telah dikerjakan oleh para pegawai, sedangkan unsur input adalah biaya yang diperlukan dan dikeluarkan untuk kelancaran pekerjaan. Fleksibilitas maksudnya bahwa pekerjaan yang terlaksana tidak kaku dan dapat dikerjakan lebih luwes. Meja kerja dan lemari penyimpanan arsip (filling cabinet) tidak berjauhan agar pekerjaan yang berkaitan dengan arsip-arsip dan file lebih cepat dan mudah pengerjaannya saat dibutuhkan.

Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk setiap pekerjaan kantor dari yang sulit sampai pekerjaan kantor yang sangat mudah, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu. Oleh karena itu cara bekerja yang efisien hendaknya perlu dipraktekkan dan diterapkan agar jiwa efisiensi benar-benar dapat dimilik.

2. Pemahaman Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi USU

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka pemahaman yang dapat diperoleh dari efisiensi kerja adalah :

a. Efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan kerja yang nyata.

b. Melalui Efisiensi Kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan stabil dan fleksibel.

c. Efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang berkepentingan dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi setiap ruang kantor.

3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja

Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah di uaraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sabagai berikut

untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

b. Ekonomis

untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan,waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya.

c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

Yakni untuk membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepa-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.

d. Pembagian kerja yang nyata

Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

e. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab

Jangan sampai terjadi pegawai mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya (W>T), sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.

Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.

4. Prinsip-prinsip yang mempengaruhi efisiensi kerja

a. Bentuk dan susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik agar dapat membantu untuk tidak terlalu merasa lelah, dapat menghemat waktu, tenaga dan usaha. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L dan U dengan tempat mesin tik yang atau komputer sebelah kiri.

b. Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.

c. Letakkan benda-benda yang sering dipergunakan diatas meja, dan segera kembalikan ketempatnya semula semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi, agar demikian meja tetapkelihatan rapi dan dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya

Berkenaan dengan prinsip efisiensi tersebut, maka semua bidang pekerjaan harus dapat menerapkan prinsip efisiensi tersebut dan harus dilaksanakan dengan baik dan menghasilkan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya diterapkan pada pimpinan saja tetapi juga meliputi pada pekerjanya.

5. Sumber Efisiensi Kerja

Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal dan fikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah :

a. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

b. Keahlian

Sesuatu dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada sesuatu itu dikerjakan oleh oarang yang bukan ahli. Unsur keahlian dalam efisiensi melekat juga pada manusia sama halnya dengan unsur kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu didukung dengan peralatan, agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan selancar seperti kelengkapan fasilitas. c. Disiplin

Kedua unsur termaksud belum menjamin akan hasil kerja yang baik, apabila tidak disertai dengan kedisiplinan. Oleh karena itu, efisiensi termasuk dalam faktor waktu, sedangkan disiplin mengandung faktor waktu, maka antara efisiensi dan disiplin jelas sangat erat hubungannya. Karena itu, maka disiplin

adalah suatu unsur penting dalam efisiensi. Karena ketiga unsur tersebut harus menyertai manusia dalam kegiatan usahanya.

6. Asas-asas Efisensi Kerja

Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut :

a. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

b. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudan dan ringan.

c. Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah, pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal.

d. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

e. Asas PenggabunganMenggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

B. Pengaturan Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pelayanan akademik terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya adalah suatu tujuan pokok.pengertian Akademik adalah penetapan awal (base line) mutu akademik, untuk memulai melaksanakan suatu proses akademik dalam sistem penjaminan mutu. Setiap standar mutu akademik yang telah ditetapkan, akan dilakukan audit kepatuhan terhadap implementasinya.

Akademik menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam kegiatan, yaitu :

1. Transkip Nilai

Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelahitu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kasubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.

2. Legalisir Ijazah

Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan

3. Ujian Khusus

Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.

4. Lampiran nilai Tugas Akhir 5. Fotocopy SPP

6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.

4. KHS Bersih

Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.

5. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS)

Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.

6. Informasi Alumni

Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, diesnatalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit Akademik. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik

dan dalam Akademik, sehingga Akademik dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan Bagian.

Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Memberikan pertimbangan kepada mahasiswa yang dibimbingnya dalam memilih matakuliah yang akan diambil untuk semester yang akan berlangsung.

2. Memberikan pertimbangan kepada mahasiswa yang dibimbingnya tentang jumlah kredit yang akan di ambil.

3. Mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang dibimbing untuk memberikan bimbingan dalam memecahkan masalah yang dihadapi.

4. Mencegah kemungkinan DO sedini mungkin.

C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pada pembahasan ini ruang lingkup efisisensi kerja dibahas dalam 2 cakupan efisiensi yaitu, efisiensi waktu dan efisiensi tata ruang. Dimana dua pembahasan tersebut saling berhubungan dalam penerapan efisiensi kerja pada bagian tata usaha.

1. Efisiensi Waktu

Pemakaian waktu pada Kantor Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari penyusunan rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Kantor Akademik Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal. Dan kedisiplinan kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti peraturan yang menjadi tanggung jawab setiap pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan.

Prosedur disiplin pada Fakultas Ekonomi USU adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang telah dirancang sedemikan rupa agar para pegawai taat pada peraturan yang ada. Apabila prosedur yang telah ada tidak diikuti, maka pimpinan telah membuat sanksi kepada setiap pegawai yang tidak mengikuti peraturan.Pada Fakultas Ekonomi USU jam kerja dimulai pada pukul 08.15 wib sampai pukul 14.00 wib. Prosedur jam masuk kerja pegawai telah ditetapkan Fakultas Ekonomi USU adalah mengenai absensi pegawai, dimana setiap pegawai diharuskan menandatangani daftar hadir yang berada dibagian kepegawaian untuk menbantu pimpinan mengetahui apakah pegawainya (bawahannya) hadir dan mengikuti prosedur yang ada. Apabila setelah pukul 08.15wib masih ada pegawai yang belum hadir ataupun tidak menandatangani daftar hadir, maka absensi sudah berada diruangan pimpinan (PD II), dan selesai jam kerja pegawai pada pukul 14.00wib, pegawai juga harus menandatangani absensi keluar, maka dari absensi tersebut pimpinan dapat mengetahui siapa pegawainya yang terlambat dan yang tidak hadir. Dan bagi pegawai yang tidak hadir secara berturut hari maksimal 3 hari berturut, maka pimpinan memberikan sanksi terhadap pegawainya yaitu mengirimkan surat panggilan terhadap pegawainnya, agar segera menghadap pimpinan untuk memberikan penjelasan terhadap ketidakhadirannya. Karena absensi kehadiran setiap pegawai sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai.

Untuk itu para pegawai hendaknya menerapkan jiwa kedisiplinan pada dirinya agar setiap pekerjaan yang dikerjakan mencapai hasil yang maksimal. Karena tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai

dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja,dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.

Manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah : a. Membantu pekerjaan jadi lebih cepat terselesaikan.

b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang bermalas-malasan. 2. Efisiensi Tata Ruang

Pemakaian ruang selalu berkaitan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan dikantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Tata ruang adalah ”penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran biaya yang layak” (Terry,1973).

Pada ruang kantor terdapat beberapa macam Tata Ruang Kantor, yang pada dasarnya terdiri dari 4 macam yaitu,

a. Tata ruang kantor berkamar (cubicle Type Offices) b. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan offices) c. Tata ruang kantor berhias (Landscape Offices).

d. Tata ruang kantor yang merupakan gabunganantara bentuk tata ruang kantor

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan secara tertib dan lancar. Sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai. 2. Tata ruang pada kantor Akademik Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan

sarana dan prasarana yang dapat mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.Seharusnya tiap pegawai mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.

Contoh melihat pentingnya perilaku yang sering menunjukkan ketidakdisiplinan atau melanggar peraturan terlihat dari tingkat absensi yang tinggi, penyalahgunaan waktu istirahat dan makan siang, meninggalkan pekerjaan tanpa ijin, berpura-pura sakit, merokok pada waktu terlarang dan perilaku yang menujukkan semangat kerja yang rendah.

2. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

Contoh peralatannya seperti komputer yang spesifikasinya sesuai dengan yang dibutuhkan dan digunakan untuk pengetikan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting, Telepon yang digunakan untuk menghubungi ruangan yang satu ke ruangan yang lain, mesin fotocopy untukmemperbanyak file-file yang diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001.Manajemen Perkantoran.Mandar Maju, Bandung.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Yogyakarta

Terry, George R, 1973.Managing Office Service,Bombay, Tarapurevala Publishing Industries Private Ltd.

Prosedur disiplin pada Fakultas Ekonomi USU adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang telah dirancang sedemikan rupa agar para pegawai taat pada peraturan yang ada. Apabila prosedur yang telah ada tidak diikuti, maka pimpinan telah membuat sanksi kepada setiap pegawai yang tidak mengikuti peraturan.Pada Fakultas Ekonomi USU jam kerja dimulai pada pukul 08.15 wib sampai pukul 14.00 wib. Prosedur jam masuk kerja pegawai telah ditetapkan Fakultas Ekonomi USU adalah mengenai absensi pegawai, dimana setiap pegawai diharuskan menandatangani daftar hadir yang berada dibagian kepegawaian untuk menbantu pimpinan mengetahui apakah pegawainya (bawahannya) hadir dan mengikuti prosedur yang ada. Apabila setelah pukul 08.15wib masih ada pegawai yang belum hadir ataupun tidak menandatangani daftar hadir, maka absensi sudah berada diruangan pimpinan (PD II), dan selesai jam kerja pegawai pada pukul 14.00wib, pegawai juga harus menandatangani absensi keluar, maka dari absensi tersebut pimpinan dapat mengetahui siapa pegawainya yang terlambat dan yang tidak hadir. Dan bagi pegawai yang tidak hadir secara berturut hari maksimal 3 hari berturut, maka pimpinan memberikan sanksi terhadap pegawainya yaitu mengirimkan surat panggilan terhadap pegawainnya, agar segera menghadap pimpinan untuk memberikan penjelasan terhadap ketidakhadirannya. Karena absensi kehadiran setiap pegawai sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai.

Untuk itu para pegawai hendaknya menerapkan jiwa kedisiplinan pada dirinya agar setiap pekerjaan yang dikerjakan mencapai hasil yang maksimal. Karena tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai

dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja,dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.

Manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah : a. Membantu pekerjaan jadi lebih cepat terselesaikan.

b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang bermalas-malasan. 2. Efisiensi Tata Ruang

Pemakaian ruang selalu berkaitan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan dikantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Tata ruang adalah ”penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran biaya yang layak” (Terry,1973).

Pada ruang kantor terdapat beberapa macam Tata Ruang Kantor, yang pada dasarnya terdiri dari 4 macam yaitu,

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan secara tertib dan lancar. Sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai. 2. Tata ruang pada kantor Akademik Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan

sarana dan prasarana yang dapat mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.Seharusnya tiap pegawai mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.

2. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

Contoh peralatannya seperti komputer yang spesifikasinya sesuai dengan yang dibutuhkan dan digunakan untuk pengetikan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting, Telepon yang digunakan untuk menghubungi ruangan yang satu ke ruangan yang lain, mesin fotocopy untukmemperbanyak file-file yang diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001.Manajemen Perkantoran.Mandar Maju, Bandung.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Yogyakarta

Terry, George R, 1973.Managing Office Service,Bombay, Tarapurevala Publishing Industries Private Ltd.