Analisis Pengemasan Ulang Informasi Pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI)
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pusat Dokumentasi
Selain perpustakaan terdapat berbagai institusi yang bergerak dalam
pengelolaan informasi, yang mana tugasnya hampir sama dengan perpustakaan.
Beberapa diantaranya ialah pusat dokumentasi, depo arsip, pusat referral, clearing
house, pusat informasi dan pusat analisis informasi. adapun tugas yang dilakukan
institusi tersebut yaitu: mengadakan, mengolah, menyimpan, memelihara,
mendayagunakan, dan juga menyebarkan informasi. (Hasugian, 2009).
Pusat dokumentasi tidak hanya milik pemerintah, tetapi ada juga milik
swasta yang mana sumber informasi tersebut memiliki tugas yang dilakukan
menurut institusinya.
Menurut Sulistyo-Basuki (2004) kelompok pusat dokumentasi terdiri atas:
pusat dokumentasi nasional dan pusat dokumentasi swasta, yaitu:
1. Pusat dokumentasi nasional merupakan; pusat dokumentasi milik
pemerintah yang meliputi semua cabang ilmu pengetahuan serta
memberikan jasa bagi semua jenis pemakai. Fungsi pusat dokumentasi
nasional adalah mengumpulkan dan mengolah semua dokumen yang
dihasilkan di Negara masing – masing terutama dokumen ilmiah.
2. Pusat dokumentasi swasta merupakan; milik perusahaan swasta yang
melakukan kegiatan jasa untuk umum, karena sifat swastanya maka
analisis dan indeks literatur serta dokumen dalam bentuk mikro swasta ini
dioperasikan secara komersial dan umumnya memiliki sumber informasi
yang baik.
7
Universitas Sumatera Utara
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi nasional dan pusat
dokumentasi swasta sama-sama bergerak dalam bidang penyebaran informasi
ilmiah.
2.1.2
Tugas dan Tujuan Pusat Dokumentasi
Pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan yaitu:
Menurut Sulistyo-Basuki (2004, 89) tugas pusat dokumentasi adalah:
Mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi ilmiah, menganalisis
dan mengolahnya kedalam bentuk yang sesuai untuk simpan dan
penelusuran, menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran
termasuk temu balik informasi bila mana diminta.
Tujuan pusat dokumentasi yaitu:
Memberitahu fakta dan ide baru, memberikan jawaban atas pertanyaan
menyangkut fakta. Pusat dokumentasi menangani masalah tersebut dan
sering menyajikannya dalam bentuk rujukan, bukan data. Maka yang
diberikan oleh pusat dokumentasi ialah fakta apa yang termuat dalam
dokumen tertentu atau dokumen apa yang berisi informasi yang
relevan. (dikutip dalam Sulistyo-Basuki, 2004, 89-90).
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan
yang mana Tugas nya yaitu mengumpulkan informasi ilmiah yang sesuai dan up
to date, serta menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran agar mudah
melakukan temu balik informasi. sesuai dengan tujuan nya yaitu memberikan
selalu fakta dan terobosan terbaru yang disajikan dalam bentuk rujukan dan isinya
pasti dan terpercaya.
2.2 Dokumentasi
Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
8
Universitas Sumatera Utara
2.2.1 Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi merupakan kegiatan yang mana melakukan pengumpulan
data, pengolahan, penyimpanan, sampai penyebaran kembali.
Menurut Reitz , 2004 dokumentasi adalah:
The process of systematically collecting, storing, retrieving, and
disseminating specialized documents, especiallyof a science, technical, or
legal nature, usually to facilitated research or preserve institutional
memory. Also refers to a collection of documents pertaining to a specific
subject, especially when used to substantiate a point of fact.
Definisi ini menyatakan bahwa dokumentasi merupakan proses secara
sistematis pengumpulan, penyimpanan, pemanggilan dan diseminasi berbagai
dokumen-dokumen tertentu, spesial dari sebuah bidang ilmu, teknik atau ilmu
alam, biasanya untuk memfasilitasi penelitian atau memelihara atau juga
melindungi memori lembaga. Juga memberi petunjuk kepada koleksi dokumen
berkenaan kepada suatu subjek tertentu, khususnya yang digunakan untuk
memperkuat suatu fakta yang sebenarnya.
Menurut Encyclopedia Britanica yang dikutip oleh Hasugian (2009)
menyatakan bahwa dokumentasi adalah: semacam pengawasan dan penyusunan
bibliografi, yang menggunakan alat-alat seperti indeks dan isi bibliografi untuk
membuat informasi tersebut dapat diperoleh.
Sedangkan Menurut Federasi International Dokumentasi yang dikutip oleh
Hasugian (2009),
Dokumentasi adalah segala kegiatan pencetusan, pencatatan, pembuatan,
perekaman, pendayagunaan informasi dalam segala bentuk dalam ilmi-
9
Universitas Sumatera Utara
ilmu sosial, kemanusiaan, dan pengetahuan, untuk kesejahteraan umat
manusia.
Berdasarkan beberapa definisi di atas pengertian dokumentasi adalah suatu
institusi yang melakukan berbagai kegiatan seperti: pengumpulan, penyimpanan,
pengolahan, penemuan kembali dan penyebaran dengan membuat semacam
pengawasan dan berbagai teknik alat yang dapat digunakan seperti: indeks
majalah, sari karangan yang dibuat agar pendayagunaan informasi untuk semua
kalangan masyarakat yang membutuhkan.
2.2.2
Jenis-Jenis Dokumentasi
Jenis dokumentasi terdiri dari:
1. Menurut Sifatnya
Dokumen sebagai objek menyediakan informasi yang dapat dibedakan
menurut sifatnya menjadi 2 jenis yaitu:
a. dokumen tekstual, yaitu yang isinya dalam bentuk teks tertulis baik
berupa huruf maupun angka
b. dokumen nontekstual, yaitu yang disajikan dalam bentuk bukan
tertulis. Jenis nontekstual ini dibagi lagi atas dokumen ikonik ( peta,
atlas, cetak biru, denah, grafik, poster, lukisan, foto, dan slaid),
suara ( rekaman, piringan hitam, kaset), audio visual (film, video,
Tv), dan dokumen yang bersifat material (bola dunia, karya artistic,
huruf braile, mainan peraga). Dan sekarang ada dokumen
campuran yaitu gabungan dokumen tekstual dan nontektual misal
membeli buku yang dilengkapi dengan kaset dan CD.
2.Menurut Ketajaman Analisis
Pembagian ini lazim digunakan dalam dokumentasi yaitu dokumen primer,
sekunder, dan tersier. Dokumen primer berisi laporan penelitian, aplikasi
teori. Yang termasuk dokumen primer yaitu (majalah, makalah, disertasi,
dan paten), sedangkan dokumen sekunder berisi informasi mengenai
dokumen primer. Seperti: (bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah
abstrak, dan daftar isi) ( dikutip dari Rumani, 2009)
Menurut sifatnya dokumen dibagi atas dua jenis yaitu dokumen tekstual
yang mana bentuknya teks tertulis berupa huruf dan angka seperti buku. dan
10
Universitas Sumatera Utara
dokumen non tekstual yang mana disajikan dalam bentuk bukan tertulis seperti
rekaman, slide, video, film, foto, lukisan dan lain-lain, maka dapat dibedakan
antara dokumen tekstual yang bisa dipegang dan dilihat langsung, dengan
dokumen non tekstual yang dapat dilihat atau didengar. Dan jenis dokumen
menurut ketajaman analisis yaitu jenis dokumen yang umum nya terdapat dalam
dokumentasi seperti dokumen primer yaitu: majalah, makalah, disertasi, dan paten.
Sedangkan untuk dokumen sekunder yaitu hal yang berisi informasi mengenai
dokumen primer, yaitu: bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah abstrak dan
daftar isi.
2.3 Informasi
Informasi adalah sesuatu yang disampaikan atau diterima dan dapat
menambah pengetahuan bagi yang menerima informasi. Informasi merupakan hal
yang sangat penting dalam pengambilan keputusan atau kesimpulan. Suatu
kesimpulan yang tidak didukung informasi yang cukup tidak dapat memberikan
hasil yang memuaskan. Informasi memiliki nilai dan kualitas yang berbeda-beda
sesuai dengan kebutuhan informasi individu dalam mengambil suatu keputusan.
2.3.1 Pengertian Informasi
Istilah informasi saat ini sudah merupakan istilah yang umum dalam
kehidupan sehari-hari. Informasi memiliki banyak aspek, ciri dan manfaat
tersendiri sehingga sulit memberikan definisi yang sama untuk bidang yang
berbeda. Informasi bisa jadi hanya berupa kesan pikiran seseorang atau mungkin
juga berupa data yang tersusun rapi dan telah terolah. Informasi merupakan hal
yang sangat penting dalam pengambilan keputusan.
11
Universitas Sumatera Utara
Menurut Reitz (2004) mendefinisikan informasi adalah: “Data presented in
readily comprehensible from to which meaning has been attributed within a
context for its use”.
Dari defenisi ini menyatakan bahwa informasi adalah data yang disajikan
dalam bentuk yang mudah dimengerti yang maknanya dianggap disebabkan dalam
konteks penggunaannya.
Menurut Steven yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (2006) menyatakan
bahwa informasi sebagai kata benda bermakna pengetahuan yang diberikan pada
seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain.
Dan Menurut Estrabook
yang dikutip oleh Yusup (2009, 11)
mendefenisikan: “Informasi merupakan suatu rekaman fenomena yang diamati,
atau bisa juga berupa putusan-putusan yang dibuat.”
Berdasarkan beberapa definisi di atas, informasi adalah data yang sudah
diolah, lalu disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh orang lain.
2.3.2
Ciri-Ciri dan Jenis Informasi
Sejumlah informasi yang diperoleh kadang memiliki karakteristik yang
berbeda. Tentunya hal itu disesuaikan dengan sumber informasi, bentuk dan jenis
informasi serta untuk apa informasi tersebut dicari. Darmawan (2007)
menjelaskan 6 ciri dari informasi yang dapat memberikan makna bagi pengguna,
diantaranya:
1. Kuantitas informasi (amout of information), dalam arti bahwa informasi
yang diolah suatu prosedur pengolahan informasi mampu memenuhi
kebutuhan banyaknya informasi.
2. Kualitas informasi (quality of information), dalam arti bahwa informasi
yang diolah oleh system pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan kualitas dari informasi tersebut.
12
Universitas Sumatera Utara
3. Informasi actual (recency of information), dalam arti bahwa informasi
yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi baru.
4. Informasi yang relevan atau sesuai (relevance of information), dalam arti
bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu
memenuhi kebutuhan informasi.
5. Ketepatan informasi (accuracy of information), dalam arti bahwa
informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi.
6. Kebenaran informasi (authenticity of information), dalam arti bahwa
informasi yang dikelola oleh sistem pengolahan tertentu mampu
memenuhi kebutuhan informasi yang benar.
Ciri-ciri dari informasi di atas idealnya dimiliki oleh informasi yang
dibutuhkan ketika akan merumuskan atau membuat kebijakan tertentu, sehingga
tindakan atau aktivitas yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
pemakaian informasi yang dimaksud.
Sedangkan untuk jenis-jenis informasi Davis (2009) membaginya ke
dalam 4 jenis yaitu:
1. Monitoring information: yaitu jenis informasi yang berfungsi untuk
mengkonfirmasi tindakan yang diambil.
2. Problem finding information: yaitu informasi yang harus mewakili
atau menjawab masalah yang ada.
3. Action information: informasi yang menggambarkan bahwa akan
diambil sebuah tindakan.
4. Decision support: yaitu hasil dari tindakan yang telah diambil, akan
dijadikan bahan untuk mengambil keputusan.
Definisi lain jenis-jenis informasi menurut Shera yang dikutip oleh Laloo
(2002, 6) membagi dalam 6 jenis antara lain:
1. Conceptual information
Informasi yang berhubungan dengan ide-ide, teori, dan hipotesis
tentang hubungan antar variabel dalam sebuah bidang/subjek.
2. Emperical information
Berhubungan dengan data dan pengalaman dari suatu penelitian yang
mungkin ada dalam pikiran seseorang atau yang dikomunikasikan ke
orang lain.
3. Proceduran information
13
Universitas Sumatera Utara
Informasi yang berhubungan dengan menghasilkan, memanipulasi,
dan menguji data.
4. Stimulatory information
Informasi yang termotivasi oleh seseorang atau lingkungan.
5. Policy information
Informasi yang berfokus pada proses pembuatan keputusan.
6. Directive information
Informasi yang digunakan untuk mengkoordinasi dan memungkinkan
keefektifitasan kegiatan kelompok.
Dengan mengetahui jenis-jenis informasi secara lebih jelas, maka hal ini sangat
berarti bagi para pengguna informasi pada umumnya dalam memilih informasi
yang sesuai dengan kebutuhan dan kelompoknya. Dengan demikian, dapat
memperlancar pemanfaatannya.
2.3.3 Produk Informasi
Menurut Dewiyana (2009) produk informasi adalah: Setiap pengetahuan
yang telah direkam dalam beberapa cara, baik format cetak, format audio, atau
video format-sehingga sekarang dapat diteruskan kepada orang lain.
Adapun contoh produk informasi yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Print books and e-books
Booklets and special reports (laporan khusus)
Manual and workbooks (buku kerja)
Audio cassettes, CDs, or downloadable audio files
Videotapes and DVDs
Teleclasses
Subscription-based web sites
(dikutip dari Dewiyana, 2009)
Menurut Tassel and Lisa (2010, 224-225) menyatakan bahwa:
Konten informasi seperti lagu, scenario, buku, video, kertas putih,
merupakan material awal yang perlu dikemas ulang agar menarik.
Konten informasi tersebut perlu dikemas lebih kreatif agar menjadi
suatu produk informasi yang berfungsi sebagai property. Jika produk
kreatif tersebut akan dikomersilkan, produk tersebut harus dikemas
ulang lebih menarik.
14
Universitas Sumatera Utara
Dan beberapa jenis produk hasil kemas ulang informasi menurut
Dongardive (2013, 205-208) yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Current Awareness Services (CAS). CAS adalah sistem layanan yang
menjamin bahwa semua informasi terkini tersedia bagi pengguna pada
waktu yang tepat dan nyaman digunakan. Kemasan informasi ini dapat
berupa info kilat, yaitu informasi terbaru atau mutakhir dari berbagai
informasi yang diseleksi berdasarkan kebutuhan pengguna. Pembuatan
info kilat dapat dimulai dari menyediakan informasi dari terbitan atau
publikasi terbaru dalam accession list, daftar bibliografi tentang subjek
tertentu secara regular, dan daftar indeks jurnal terbaru.
Selective Dissemination of Information (SDI). SDI atau diseminasi
informasi terseleksi merupakan kemas ulang informasi yang
disediakan berdasarkan isu atau topik tertentu berdasarkan kebutuhan
pengguna. Tujuan SDI ini untuk menarik perhatian pengguna dengan
berbagai literatur terkini yang relevan dengan praktik profesi mereka..
Analisis dan Konsolidasi Informasi. Jenis kemasan informasi berupa
konten informasi dan pengetahuan baru yang cukup detail dan teliti
untuk mengkaji topik tertentu. Bentuk kemasan informasi ini berupa
tinjauan literatur (literatur review), studi kasus (case studies), dan state
of the art papers.
Abstrak. Abstrak berupa kumpulan ringkasan informasi suatu publikasi,
seperti jurnal, presentasi konferensi, hasil penelitian, buku, atau
dokumen paten. Abstrak tidak memberikan interpretasi secara
menyeluruh dari isi publikasi atau dokumen, tetapi hanya
menginformasikan tentang pengumpulan data, metode statistik, dan
penyajian hasil kajian/penelitian dalam bentuk tabel atau grafik
sehingga dapat mudah dimengerti oleh pengguna.
Terjemahan dokumen. Kemasan informasi ini bertujuan untuk
memudahkan pembaca dalam memahami isi informasi suatu terbitan
atau publikasi sesuai dengan bahasa asli pembaca. Pembuatan kemasan
ini membutuhkan personel yang memiliki ketrampilan dan
pengetahuan bahasa yang memadai, khususnya untuk men-translete
bahasa asing ke bahasa lokal.
Direktori. Direktori merupakan kemasan informasi dalam bentuk buku
referensi yang disusun secara alfabetis. Direktori berupa kumpulan
informasi tentang daftar kontak alamat orang, institusi/organisasi, dan
sebagainya, yang biasanya disusun secara sistematis atau alfabetis.
Newsletters. Newsletters merupakan bentuk kemasan informasi
populer dari media yang berguna untuk menyebarluaskan berita terkait
dengan aktivitas, kegiatan, publikasi, riset, komunitas, dan orang-orang
populer.
15
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, pengertian produk informasi adalah setiap
pengetahuan yang sengaja di rekam dengan beberapa cara, seperti format cetak,
format audio, atau video. Seperti bentuk buku/buku elektronik, CD, Video, File
download, laporan khusus, buku kerja dan lainnya.
2.4 Pengemasan Ulang Informasi (Information Repackaging)
Pengemasan ulang informasi menggambarkan suatu kegiatan proses
bagaimana agar suatu informasi yang telah kita ketahui, diubah atau dikemas
ulang agar menyajikannya kembali dalam bentuk yang lebih menari dan mudah
dipahami, serta mudah untuk digunakan. selanjutnya bisa dibagikan menjadi
bahan referensi bagi orang lain yang membutuhkan informasi tersebut.
2.4.1 Pengertian Pengemasan Informasi
Pengemasan informasi dapat dikatakan adalah salah satu upaya penyajian
informasi dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti, dibaca, dipahami dan
dimanfaatkan. Dan juga mempercepat penyampaian dan pemanfaatan informasi
kepada pengguna.
Menurut Sankarto (2008, 1) dalam artikelnya menyatakan:
Pengemasan informasi adalah kegiatan menyeleksi informasi yang berasal
dari berbagai sumber, dilanjutkan dengan mendata, menganalisis,
mensintesis, dan menyajikannya dalam kemasan yang sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Pengemasan informasi akan memudahkan pengguna
memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan
mudah diaplikasikan.
Sedangkan menurut Djatin (2007, 1):
pengemasan informasi adalah kegiatan yang dimulai dari menyeleksi
berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang
relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai
16
Universitas Sumatera Utara
dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang dikemas kembali memberi
kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi.
Menurut Agada (1990, 53) pengemasan informasi adalah pendekatan
sistematis untuk desain dan penyediaan layanan informasi
Definisi lain tentang pengemasan informasi menurut Dongardive (2013)
Information repackaging is process to repackage the analysis of consolidated
information in that form which is more suitable and usable for library users.
( Kemas ulang informasi adalah proses analisis dan mengemas kembali informasi
secara padu yang mana agar lebih sesuai dan dapat dipergunakan untuk pengguna
perpustakaan ).
Menurut Mutongole (2010):
Information repackaging can be done in many ways including
reformatting and synthesizing raw information, combining expertise or
consulting on subject with access to relevant information sources and
providing training or assistance to users in increasing an information
product.
Pengemasan ulang informasi dapat dilakukan dengan banyak cara
termasuk memformat dan mensintesis informasi mentah, menggabungkan
keahlian atau konsultasi pada subjek dengan akses ke sumber-sumber informasi
yang relevan dan memberikan pelatihan atau bantuan kepada pengguna dalam
meningkatkan produk informasi.
Menurut Ugwuogu (2015) pengemasan informasi adalah:
Information repackaging is therefore the provision of information to
different categories of users in an encapsulated form based on team
approach or needs assessment in order to facilitated or yield quick and
meaningful decision making for result-oriented impact.
pengemasan ulang informsi adalah pemberian informasi kepada berbagai
pengguna dalam bentuk kemasan berdasarkan hasil pendekatan tim atau penilaian
17
Universitas Sumatera Utara
kebutuhan untuk memfasilitasi atau membantu dalam pengambilan keputusan
yang tepat serta cepat.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengemasan ulang
informasi merupakan kegiatan menyeleksi informasi yang berasal dari berbagai
sumber, dilanjutkan dengan menganalisis, mensintesis, dan menyajikannya dalam
kemasan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengemasan informasi akan
memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai
serta dapat dengan mudah diaplikasikan. hal tersebut upaya menciptakan suatu
bentuk kemasan baru, karena suatu informasi perlu dilakukan pengemasan
sedemikian rupa agar orang yang mendapatkan informasi dapat mengerti maksud
dari isi yang akan disampaikan.
2.4.2 Jenis Kemasan Informasi
Agar kemasan informasi berdaya guna, maka kemasan informasi yang
dibuat berdasarkan jenis dan kebutuhan pengguna. Informasi yang akan dikemas
haruslah mengacu kepada kebutuhan pengguna, yang dapat diketahui berdasarkan
hasil identifikasi kebutuhan pengguna.
Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dapat berupa: Media tercetak,
seperti brosur, folder, petunjuk teknis, poster, buku saku, warta (newsletters), serta
buku panduan/pedoman. Media elektronis, seperti CD, VCD, DVD, dan internet
serta pangkalan data. ( Dewiyana dkk, 2014)
Adapula jenis kemasan menurut (Hartinah, 2005) yaitu:
a. Pangkalan data
b. Berbagai publikasi, seperti: brosur, newsletter, majalah kesiagaan
informasi, majalah abstrak dan indeks, bibliografi, karangan baru,
18
Universitas Sumatera Utara
presentasi lisan, disajikan dalam web, tinjauan perkembangan baru,
tinjauan literatur, monografi, prosiding konferensi, laporan teknis,
laporan bisnis atau laporan manajemen, buku panduan, direktori,
katalog, majalah primer
c. Media dengar pandang.
d. Kemas ulang dalam bentuk pangkalan data bibiliografi, atau lainnya
dalam media CD-ROM, WEBSITE.
Setiap bentuk kemasan tersebut memiliki karakteristik yang berbeda,
termasuk kelebihan dan kekurangannya sebagai media komunikasi. Begitu pula,
rambu-rambu atau aturan mengemas informasi dalam setiap jenis/bentuk kemasan
tersebut juga berbeda. Oleh karena itu, para pengemas informasi perlu
memperhatikan karakteristik masing-masing media serta pengguna sasaran agar
tujuan pengemasan informasi tercapai.
2.4.3 Pemanfaatan Pengemasan Informasi
Pengemasan informasi merupakan bagian dari sebuah usaha ekonomis dari
perpustakaan atau penyedia informasi yang juga akan membawa dampak
ekonomis bagi perpustakaan/penyedia informasi dan juga masyarakat/pengguna
yang memanfaatkannya.
Menurut Hartinah (2009, 4) dalam artikelnya, ada beberapa manfaat
ekonomis dari adanya pengemasan informasi diantaranya adalah:
1. Perpustakaan mampu menyediakan kemasan-kemasan informasi yang siap
pakai yang dapat dijual kepada masyarakat/pengguna dengan segmentasi
yang telah ditentukan, misal informasi bidang kedokteran yang terkemas
akan sangat berguna bagi para praktisi dan pemerhati di bidang kedokteran.
2. Banjir informasi yang terus menerus apabila tidak ditangani oleh
perpustakaan akan membawa dampak pada pembengkakan cost perawatan
dan pengelolaan, sehingga apabila dibandingkan dengan biaya yang
dihasilkan dari pemanfaatan informasi akan sangat tidak signifikan.
Dengan pengemasan informasi maka perpustakaan dapat menekan biaya
(cost) bagi perawatan dan pengelolaan, sekaligus dapat memanfaatkan
19
Universitas Sumatera Utara
hasilnya sebagai bentuk layanan“penjualan informasi” di perpustakaan
kepada pengguna yang membutuhkan.
3. Bagi pengguna, adanya kemasan informasi ini akan memotong biaya dan
juga waktu yang dibutuhkan oleh pengguna dalam mencari, memilih, dan
memperoleh informasi yang dibutuhkannya. Hal ini dikarenakan pengguna
dengan mudah mendapatkan kemasan informasi yang siap pakai dan
disediakan oleh perpustakaan secara mudah, cepat, tepat dan hemat waktu.
Misalnya, untuk mendapatkan informasi tertentu di perpustakaan,
pengguna cukup mengakses database perpustakaan melalui internet yang
perpustakaan sebagai “cost institution” menjadi “benefit institution”.
Artinya perpustakaan tidak lagi dianggap sebagai lembaga yang hanya
“menyedot” biaya dan punya ketergantungan terhadap biaya, menjadi
perpustakaan yang mampu memberikan keuntungan dan membiayai
kegiatannnya sendiri.
Untuk paket informasi membutuhkan usaha yang lebih besar, namun
memberikan manfaat jangka panjang dalam penyebaran informasi ilmiah
(Iwhiwhu, 2008). Untuk mencapai sasaran yang tepat dan memberikan manfaat
jangka panjang, dalam kemasan informasi ilmiah harus mempertimbangkan
karakteristik pengguna, yaitu sebagai berikut (Maryati dan Yoganingrum, 2015):
1. Kebutuhan pengguna. Hal ini berkaitan dengan isi, kemasan dan saluran
komunikasi.
2. Status Pengguna. Hal ini merujuk pada wilayah (perkotaan, desa, pesisir,
pulau kecil, dll), profesi (peneliti, nelayan, pengusaha, dokter, dll), materi
pelajaran (lingkungan, bisnis, teknologi, dll), usia (anak-anak, orang
dewasa yang tinggal, warga senior), tingkat pendidikan (yang tidak
berpendidikan, SD, sarjana, dll) dan jumlah penghasilan.
3. Perilaku pengguna. Umumnya hal ini terkait dengan status pengguna.
Berdasarkan uraian di atas, pemanfaatan pengemasan informasi suatu upaya
yang tidak mudah dan membutuhkan usaha dan biaya yang besar. Maka
diharapkan usaha yang sungguh-sungguh dalam menciptakan produk kemasan
informasi yang hasilnya benar-benar membantu pengguna, dengan menyajikan
informasi secara praktis, mudah didapat dan dipahami, serta menghemat biaya dan
20
Universitas Sumatera Utara
waktu. Bukan hanya bermanfaat dalam sesaat, tetapi juga member manfaat dalam
jangka waktu yang panjang.
2.4.4
Tujuan Pengemasan Informasi
Tujuan utama kemas ulang informasi adalah untuk menyajikan informasi
ke dalam bentuk kemasan agar informasi tersebut lebih dapat diterima, lebih
mudah dimengerti, dan dimanfaatkan pengguna.
Menurut Hartinah (2005) tujuan kemas ulang informasi yaitu:
1. Menyajikan informasi ke dalam bentuk kemasan menjadi informasi yang
lebih dapat diterima pemakainya dengan cara langsung dapat langsung
memberi manfaat dan lebih mudah dimengerti isinya.
2. Menyediakan informasi dengan cara mensintesa data dan informasi yang
tersedia
3. Menyediakan sarana dan panduannya
4. Meringkas dan mensintesa penelitian dan kajian atau evaluasi berbagai
aspek
5. Mengumpulkan informasi mutakhir
6. Mereviw atau meninjau berbagai literatur dan dokumen
Menurut Dongardive (2013) “The aim of repackaging is to enhance the
acceptance and use of information products and the assimilation and recall of
their contacts.”
Sedangkan menurut Fatmawati (2014) , tujuan kemas ulang informasi yaitu:
1. Memudahkan untuk memperoleh dan mendapatkan informasi.
2. Mempercepat penelusuran dan penemuan kembali informasi.
3. Mengevaluasi dan memberikan penafsiran seberapa jauh tingkat
pemanfaatannya.
4. Memberikan kepuasan kepada pengguna.
5. Mengawetkan koleksi, khususnya jika dikemas dari bentuk tercetak ke
bentuk digital.
6. Memudahkan pustakawan mengatur koleksi yang semakin bertambah
banyak.
21
Universitas Sumatera Utara
7. Menghemat ruang dan rak untuk menyimpan koleksi tercetak.
8. Memudahkan penelusuran apalagi jika sudah dientri dalam pangkalan data.
9. Mudah dibawa dan ditransfer dalam jejaring perpustakaan lain untuk
sharing dan transfer pengetahuan maupun pengalaman antar pustakawan.
Berdasarkan uraian di atas, tujuan pengemasan informasi adalah menciptakan
suatu kemasan informasi guna meningkatkan penerimaan dan penggunaan produk
informasi kepada pengguna informasi dengan cara cepat serta mudah dipahami
dalam membantu proses pengambilan kebijakan.
2.4.5
Fungsi Pengemasan Informasi
Fungsi pengemasan informasi yaitu:
Menurut Dongardive (2013) adalah:
1. As a tool for saving information. (sebagai alat untuk menyimpan
informasi)
2. As a systematic and selective sorter of useful information.(sebagai
sistematis dan selektif sorter dari informasi yang berguna)
3. As a means for more wide information transmission and delivery.
(sebagai sarana untuk lebih luas pengiriman informasi dan
transmisi)
4. As a translation tool.(sebagai alat penerjemah)
5. As an opportunity for the practical application of research
results.(sebagai kesempatan untuk aplikasi praktis hasil penelitian)
6. As a means for the promote delivery of relevant
information.(sebagai sarana untuk mempromosikan pengiriman
informasi yang relevan)
Menurut Fatmawati (2014) fungsi kegiatan kemas ulang informasi, antara
lain:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Memudahkan pengguna dalam memilih informasi.
Menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Sarana penyebaran informasi yang efektif dan efisien.
Sebagai alat penerjemah terhadap suatu hal dengan cepat.
Mempercepat proses aplikasi hasil penelitian.
Menyediakan informasi secara cepat dalam memenuhi kebutuhan
pengguna.
22
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, fungsi pengemasan informasi adalah sebagai
alat untuk penyimpanan informasi yang berguna. Serta menjadikan penyebaran
informasi kepada pengguna menjadi lebih mudah dan tepat guna.
2.4.6
Tahapan Pengemasan Informasi
Agar informasi yang dikemas sesuai dengan kebutuhan pengguna,
pengemasan informasi dilakukan mengikuti tahapan.
Menurut Sankarto (2008) sebagai berikut:
1. Identifikasi kebutuhan pengguna.
Kebutuhan pengguna dapat diketahui melalui wawancara dengan
pengguna maupun pihak terkait, pengamatan langsung di lapangan, serta
mempelajari laporan atau dokumen yang ada, seperti hasil PRA. Dengan
mengetahui kebutuhan pengguna maka tujuan pengemasan informasi akan
lebih tepat sasaran.
2. Pengumpulan informasi serta pemilihan sumber informasi.
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna, selanjutnya dilakukan
pengumpulan informasi yang relevan. Informasi dapat diperoleh dari
berbagai sumber, antara lain perpustakaan, diskusi dengan pakar/ahli, dan
internet. Namun demikian, pengemas informasi perlu memperhatikan
sumber informasi tersebut. Pemilihan sumber informasi penting untuk
menjamin kebenaran informasi yang dikumpulkan. Untuk informasi
tentang inovasi teknologi pertanian, pengemas dapat mengakses lembagalembaga penelitian, perguruan tinggi, dan sumber lain yang relevan.
Informasi yang bersumber dari kearifan lokal dapat pula dimanfaatkan bila
relevan.
3. Evaluasi informasi yang dikumpulkan.
Informasi yang telah dikumpulkan selanjutnya dipilih dan ditelaah sesuai
dengan topik yang ditentukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan
pengguna.
4. Pengemasan informasi.
Kemampuan pengemas informasi sangat menentukan nilai guna kemasan
informasi yang dihasilkan. Oleh karena itu, pengemas informasi perlu
memahami materi yang akan dikemas, bentuk kemasan, serta cara
mengemasnya. Seyogianya, pengemas informasi adalah orang yang ahli di
23
Universitas Sumatera Utara
bidangnya. Namun, pengemasan dapat pula dilakukan oleh bukan ahlinya
bekerja sama dengan yang ahli di bidangnya.
5. Evaluasi produk dan proses pembuatannya.
Evaluasi terhadap kemasan informasi bertujuan untuk mengetahui manfaat
informasi bagi pengguna serta efektivitas media yang digunakan. Evaluasi
terhadap proses pembuatan juga penting, terutama berkaitan dengan
efisiensi waktu, tenaga, dan biaya.
Dari penjelasan di atas, hal yang perlu diperhatikan dalam tahap
pengemasan ulang informasi adalah siapa pengguna yang akan membutuhkan
informasi, pengumpulan dan pemilihan sumber yang benar, dan pemilihan media
yang tepat. Sehingga mudah didapat dan dipahami oleh pengguna informasi.
2.4.7
Prosedur Pengemasan Informasi
Perancangan dan pengembangan pembuatan produk informasi (the design
and development of information products) meliputi 9 (Sembilan) langkah menurut
(Dewiyana, 2014) yaitu:
Langkah 1.
You might sell a whole year of issues as a bundle, or group the issues by
topic and sell them as specialized e-booklets.
Mengumpulkan dan menawarkan informasi mengenai satu topik isu dan
menjualnya dalam bentuk bundel atau e-booklets.
Langkah 2.
Record your speaking engagements,then sell copies on tape or Cd to those
who couldn’t attend the live event.
Merekam ceramah pada berbagai seminar atau workshop, kemudian
menjual copy CD untuk mereka yang tidak dapat menghadiri acara secara
langsung.
Menuliskan rekaman dan menjualnya sebagai laporan khusus atau e-book.
Langkah 3.
Record your teleclasses. Turn them into tapes. CD s and reports as well
Merekam proses belajar mengajar jarak jauh (teleclasses), kemudian
menjual copy CD dan Laporan.
24
Universitas Sumatera Utara
Langkah 4.
Take a magazine article that you’ve written and expand on it. You’ve now
got a chapter for a book.
Mengambil sebuah artikel majalah yang sudah Anda tulis dan tambahkan
narasi sebagai pelengkap untuk mendapatkan sebuah bab untuk sebuah
buku, atau sebaliknya ambil bagian dari buku Anda dan mengubahnya
menjadi artikel majalah).
Langkah 5.
Do you offer your web visitors a valuable collection of articles, links,
templates, forms, or downloads? Consider putting those resources behind
digital bars, and asking people to pay a small monthly subscription fee to
access them.
Membangun website dan menawarkan koleksi berharga artikel, link,
template, bentuk, atau mingguan kepada pengunjung web, baik bentuk
tercetak maupun elektronik, dan meminta orang untuk membayar sedikit
biaya berlangganan bulanan untuk mengaksesnya.
Langkah 6.
For added customer value, consider bundling in some one-on-one e-mail
coaching or support.
Mengambil serangkaian tips, wawasan atau teknik dari salah satu buku
atau laporan khusus, dan membagi-baginya ke dalam potongan. Gunakan
autoresponden untuk mengirimkan satu potongan isi e-mail setiap minggu
selama 6 atau 8 minggu (e-course). Untuk menambahkan nilai pelanggan,
pertimbangkan bundling di beberapa e-mail.
Langkah 7.
If your book contains how to steps or exercises, draw these out from the
rest of the content and expand on them a little.
Jika buku Anda berisi langkah-langkah atau suatu prosedur,
kembangkanlah menjadi bentuk lain dengan cara memperluas atau
mengubahnya menjadi buku kerja/petunjuk teknis.
Langkah 8.
Turn snippets of your tapes or CD s into streaming audio files. Offer them
as a bonus for signing up for your newsletter, insert them as “audio
25
Universitas Sumatera Utara
articles” in your actual newsletter, or use them as a sales tool to what
people’s appetite for the full recording.
Mengalihmediakan rekaman CD ke file audio streaming atau video lalu
menawarkan kepada pengunjung yang mendaftar, bonus untuk ke
mengakses informasi milik Anda, dan masukkan mereka sebagai "audio
artikel", atau menggunakan mereka sebagai alat promosi.
Langkah 9.
Offer the same magazine article to several different print publications.
They won’t mind as long as their target audiences are all different.
Menawarkan artikel majalah yang sama untuk beberapa publikasi cetak
yang berbeda. Mereka tidak akan keberatan selama khalayak target mereka
semua berbeda. (dikutip Dewiyana,2014)
Menurut Suprapto (2008, 2) sebelum membuat kemasan informasi, perlu
diketahui langkah-langkah dalam proses pengemasan informasi, yaitu:
1. Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat dan
informasi yang akan dicakup. Menurut Kothler yang dikkutip oleh
Suprapto (2008, 2) untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai
masukan dan ide-ide yang biasanya berasal dari: konsumen/pemakai
produk dan jasa (prosentasi paling banyak), ilmuwan, pesaing, karyawan,
saluran pemasaran, manajemen puncak/pengambil kebijakan.
2. Menentukan strategi dalam mencari informasi. Kegiatan meliputi:
menentukan jenis informasi yang dibutuhkan, dan jenis sumber informasi
yang dapat membantu menemukan informasi yang dibutuhkan
3. Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses. Kegiatan meliputi:
menggunakan katalog perpustakaan, menggunakan indeks majalah,
mencari informasi di internet, CD-ROM.
4. Menggunakan informasi dengan cara mengevaluasi dan mensitir informasi.
5. Mensintesa yaitu mengemas informasi.
6. Mengevaluasi produk yang dibuat, dan mengevaluasi proses
pembuatannya.
Dalam melakukan pengemasan ulang informasi diperlukan usaha yang
khusus, karena informasi yang memiliki nilai penting harus sesuai dengan
fasilitas memadai, serta teknik kemas ulang yang menarik agar informasi
lebih memiliki nilai jual kepada pengguna sebagai pengguna informasi.
26
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan
menurut Chisita (2011) dalam melakukan pengemasan ulang
informasi dibutuhkan dukungan teknologi modern. Karena teknologi
informasi dan komunikasi tanpa ada batas ruang dan waktu, sehingga
memungkinkan pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkan darimana
saja dan kapan saja.
Penelitian ini hendak mengungkapkan pengemasan ulang informasi yang
dilakukan oleh PDII-LIPI. Yang dimaksud dengan pengemasan ulang
informasi adalah langkah-langkah yang dilakukan dari awal sampai akhir,
dengan proses yang ditetapkan, guna menciptakan kemasan yang menarik dan
memiliki nilai tinggi, agar membantu memudahkan pengguna dalam
pemanfaatan informasi serta dalam pengambilan keputusan. Dengan
mencakup aspek: (1) Penentuan topik (2) Penentuan ruang lingkup dengan
kata kunci (3) Penelusuran informasi (4) Pengumpulan informasi (5) Analisis
informasi (6) Pengemasan informasi, (7) Pemeriksaan/Editting, (8)Cetak
kemasan.
27
Universitas Sumatera Utara
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pusat Dokumentasi
Selain perpustakaan terdapat berbagai institusi yang bergerak dalam
pengelolaan informasi, yang mana tugasnya hampir sama dengan perpustakaan.
Beberapa diantaranya ialah pusat dokumentasi, depo arsip, pusat referral, clearing
house, pusat informasi dan pusat analisis informasi. adapun tugas yang dilakukan
institusi tersebut yaitu: mengadakan, mengolah, menyimpan, memelihara,
mendayagunakan, dan juga menyebarkan informasi. (Hasugian, 2009).
Pusat dokumentasi tidak hanya milik pemerintah, tetapi ada juga milik
swasta yang mana sumber informasi tersebut memiliki tugas yang dilakukan
menurut institusinya.
Menurut Sulistyo-Basuki (2004) kelompok pusat dokumentasi terdiri atas:
pusat dokumentasi nasional dan pusat dokumentasi swasta, yaitu:
1. Pusat dokumentasi nasional merupakan; pusat dokumentasi milik
pemerintah yang meliputi semua cabang ilmu pengetahuan serta
memberikan jasa bagi semua jenis pemakai. Fungsi pusat dokumentasi
nasional adalah mengumpulkan dan mengolah semua dokumen yang
dihasilkan di Negara masing – masing terutama dokumen ilmiah.
2. Pusat dokumentasi swasta merupakan; milik perusahaan swasta yang
melakukan kegiatan jasa untuk umum, karena sifat swastanya maka
analisis dan indeks literatur serta dokumen dalam bentuk mikro swasta ini
dioperasikan secara komersial dan umumnya memiliki sumber informasi
yang baik.
7
Universitas Sumatera Utara
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi nasional dan pusat
dokumentasi swasta sama-sama bergerak dalam bidang penyebaran informasi
ilmiah.
2.1.2
Tugas dan Tujuan Pusat Dokumentasi
Pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan yaitu:
Menurut Sulistyo-Basuki (2004, 89) tugas pusat dokumentasi adalah:
Mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi ilmiah, menganalisis
dan mengolahnya kedalam bentuk yang sesuai untuk simpan dan
penelusuran, menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran
termasuk temu balik informasi bila mana diminta.
Tujuan pusat dokumentasi yaitu:
Memberitahu fakta dan ide baru, memberikan jawaban atas pertanyaan
menyangkut fakta. Pusat dokumentasi menangani masalah tersebut dan
sering menyajikannya dalam bentuk rujukan, bukan data. Maka yang
diberikan oleh pusat dokumentasi ialah fakta apa yang termuat dalam
dokumen tertentu atau dokumen apa yang berisi informasi yang
relevan. (dikutip dalam Sulistyo-Basuki, 2004, 89-90).
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan
yang mana Tugas nya yaitu mengumpulkan informasi ilmiah yang sesuai dan up
to date, serta menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran agar mudah
melakukan temu balik informasi. sesuai dengan tujuan nya yaitu memberikan
selalu fakta dan terobosan terbaru yang disajikan dalam bentuk rujukan dan isinya
pasti dan terpercaya.
2.2 Dokumentasi
Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
8
Universitas Sumatera Utara
2.2.1 Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi merupakan kegiatan yang mana melakukan pengumpulan
data, pengolahan, penyimpanan, sampai penyebaran kembali.
Menurut Reitz , 2004 dokumentasi adalah:
The process of systematically collecting, storing, retrieving, and
disseminating specialized documents, especiallyof a science, technical, or
legal nature, usually to facilitated research or preserve institutional
memory. Also refers to a collection of documents pertaining to a specific
subject, especially when used to substantiate a point of fact.
Definisi ini menyatakan bahwa dokumentasi merupakan proses secara
sistematis pengumpulan, penyimpanan, pemanggilan dan diseminasi berbagai
dokumen-dokumen tertentu, spesial dari sebuah bidang ilmu, teknik atau ilmu
alam, biasanya untuk memfasilitasi penelitian atau memelihara atau juga
melindungi memori lembaga. Juga memberi petunjuk kepada koleksi dokumen
berkenaan kepada suatu subjek tertentu, khususnya yang digunakan untuk
memperkuat suatu fakta yang sebenarnya.
Menurut Encyclopedia Britanica yang dikutip oleh Hasugian (2009)
menyatakan bahwa dokumentasi adalah: semacam pengawasan dan penyusunan
bibliografi, yang menggunakan alat-alat seperti indeks dan isi bibliografi untuk
membuat informasi tersebut dapat diperoleh.
Sedangkan Menurut Federasi International Dokumentasi yang dikutip oleh
Hasugian (2009),
Dokumentasi adalah segala kegiatan pencetusan, pencatatan, pembuatan,
perekaman, pendayagunaan informasi dalam segala bentuk dalam ilmi-
9
Universitas Sumatera Utara
ilmu sosial, kemanusiaan, dan pengetahuan, untuk kesejahteraan umat
manusia.
Berdasarkan beberapa definisi di atas pengertian dokumentasi adalah suatu
institusi yang melakukan berbagai kegiatan seperti: pengumpulan, penyimpanan,
pengolahan, penemuan kembali dan penyebaran dengan membuat semacam
pengawasan dan berbagai teknik alat yang dapat digunakan seperti: indeks
majalah, sari karangan yang dibuat agar pendayagunaan informasi untuk semua
kalangan masyarakat yang membutuhkan.
2.2.2
Jenis-Jenis Dokumentasi
Jenis dokumentasi terdiri dari:
1. Menurut Sifatnya
Dokumen sebagai objek menyediakan informasi yang dapat dibedakan
menurut sifatnya menjadi 2 jenis yaitu:
a. dokumen tekstual, yaitu yang isinya dalam bentuk teks tertulis baik
berupa huruf maupun angka
b. dokumen nontekstual, yaitu yang disajikan dalam bentuk bukan
tertulis. Jenis nontekstual ini dibagi lagi atas dokumen ikonik ( peta,
atlas, cetak biru, denah, grafik, poster, lukisan, foto, dan slaid),
suara ( rekaman, piringan hitam, kaset), audio visual (film, video,
Tv), dan dokumen yang bersifat material (bola dunia, karya artistic,
huruf braile, mainan peraga). Dan sekarang ada dokumen
campuran yaitu gabungan dokumen tekstual dan nontektual misal
membeli buku yang dilengkapi dengan kaset dan CD.
2.Menurut Ketajaman Analisis
Pembagian ini lazim digunakan dalam dokumentasi yaitu dokumen primer,
sekunder, dan tersier. Dokumen primer berisi laporan penelitian, aplikasi
teori. Yang termasuk dokumen primer yaitu (majalah, makalah, disertasi,
dan paten), sedangkan dokumen sekunder berisi informasi mengenai
dokumen primer. Seperti: (bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah
abstrak, dan daftar isi) ( dikutip dari Rumani, 2009)
Menurut sifatnya dokumen dibagi atas dua jenis yaitu dokumen tekstual
yang mana bentuknya teks tertulis berupa huruf dan angka seperti buku. dan
10
Universitas Sumatera Utara
dokumen non tekstual yang mana disajikan dalam bentuk bukan tertulis seperti
rekaman, slide, video, film, foto, lukisan dan lain-lain, maka dapat dibedakan
antara dokumen tekstual yang bisa dipegang dan dilihat langsung, dengan
dokumen non tekstual yang dapat dilihat atau didengar. Dan jenis dokumen
menurut ketajaman analisis yaitu jenis dokumen yang umum nya terdapat dalam
dokumentasi seperti dokumen primer yaitu: majalah, makalah, disertasi, dan paten.
Sedangkan untuk dokumen sekunder yaitu hal yang berisi informasi mengenai
dokumen primer, yaitu: bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah abstrak dan
daftar isi.
2.3 Informasi
Informasi adalah sesuatu yang disampaikan atau diterima dan dapat
menambah pengetahuan bagi yang menerima informasi. Informasi merupakan hal
yang sangat penting dalam pengambilan keputusan atau kesimpulan. Suatu
kesimpulan yang tidak didukung informasi yang cukup tidak dapat memberikan
hasil yang memuaskan. Informasi memiliki nilai dan kualitas yang berbeda-beda
sesuai dengan kebutuhan informasi individu dalam mengambil suatu keputusan.
2.3.1 Pengertian Informasi
Istilah informasi saat ini sudah merupakan istilah yang umum dalam
kehidupan sehari-hari. Informasi memiliki banyak aspek, ciri dan manfaat
tersendiri sehingga sulit memberikan definisi yang sama untuk bidang yang
berbeda. Informasi bisa jadi hanya berupa kesan pikiran seseorang atau mungkin
juga berupa data yang tersusun rapi dan telah terolah. Informasi merupakan hal
yang sangat penting dalam pengambilan keputusan.
11
Universitas Sumatera Utara
Menurut Reitz (2004) mendefinisikan informasi adalah: “Data presented in
readily comprehensible from to which meaning has been attributed within a
context for its use”.
Dari defenisi ini menyatakan bahwa informasi adalah data yang disajikan
dalam bentuk yang mudah dimengerti yang maknanya dianggap disebabkan dalam
konteks penggunaannya.
Menurut Steven yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (2006) menyatakan
bahwa informasi sebagai kata benda bermakna pengetahuan yang diberikan pada
seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain.
Dan Menurut Estrabook
yang dikutip oleh Yusup (2009, 11)
mendefenisikan: “Informasi merupakan suatu rekaman fenomena yang diamati,
atau bisa juga berupa putusan-putusan yang dibuat.”
Berdasarkan beberapa definisi di atas, informasi adalah data yang sudah
diolah, lalu disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh orang lain.
2.3.2
Ciri-Ciri dan Jenis Informasi
Sejumlah informasi yang diperoleh kadang memiliki karakteristik yang
berbeda. Tentunya hal itu disesuaikan dengan sumber informasi, bentuk dan jenis
informasi serta untuk apa informasi tersebut dicari. Darmawan (2007)
menjelaskan 6 ciri dari informasi yang dapat memberikan makna bagi pengguna,
diantaranya:
1. Kuantitas informasi (amout of information), dalam arti bahwa informasi
yang diolah suatu prosedur pengolahan informasi mampu memenuhi
kebutuhan banyaknya informasi.
2. Kualitas informasi (quality of information), dalam arti bahwa informasi
yang diolah oleh system pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan kualitas dari informasi tersebut.
12
Universitas Sumatera Utara
3. Informasi actual (recency of information), dalam arti bahwa informasi
yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi baru.
4. Informasi yang relevan atau sesuai (relevance of information), dalam arti
bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu
memenuhi kebutuhan informasi.
5. Ketepatan informasi (accuracy of information), dalam arti bahwa
informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi.
6. Kebenaran informasi (authenticity of information), dalam arti bahwa
informasi yang dikelola oleh sistem pengolahan tertentu mampu
memenuhi kebutuhan informasi yang benar.
Ciri-ciri dari informasi di atas idealnya dimiliki oleh informasi yang
dibutuhkan ketika akan merumuskan atau membuat kebijakan tertentu, sehingga
tindakan atau aktivitas yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
pemakaian informasi yang dimaksud.
Sedangkan untuk jenis-jenis informasi Davis (2009) membaginya ke
dalam 4 jenis yaitu:
1. Monitoring information: yaitu jenis informasi yang berfungsi untuk
mengkonfirmasi tindakan yang diambil.
2. Problem finding information: yaitu informasi yang harus mewakili
atau menjawab masalah yang ada.
3. Action information: informasi yang menggambarkan bahwa akan
diambil sebuah tindakan.
4. Decision support: yaitu hasil dari tindakan yang telah diambil, akan
dijadikan bahan untuk mengambil keputusan.
Definisi lain jenis-jenis informasi menurut Shera yang dikutip oleh Laloo
(2002, 6) membagi dalam 6 jenis antara lain:
1. Conceptual information
Informasi yang berhubungan dengan ide-ide, teori, dan hipotesis
tentang hubungan antar variabel dalam sebuah bidang/subjek.
2. Emperical information
Berhubungan dengan data dan pengalaman dari suatu penelitian yang
mungkin ada dalam pikiran seseorang atau yang dikomunikasikan ke
orang lain.
3. Proceduran information
13
Universitas Sumatera Utara
Informasi yang berhubungan dengan menghasilkan, memanipulasi,
dan menguji data.
4. Stimulatory information
Informasi yang termotivasi oleh seseorang atau lingkungan.
5. Policy information
Informasi yang berfokus pada proses pembuatan keputusan.
6. Directive information
Informasi yang digunakan untuk mengkoordinasi dan memungkinkan
keefektifitasan kegiatan kelompok.
Dengan mengetahui jenis-jenis informasi secara lebih jelas, maka hal ini sangat
berarti bagi para pengguna informasi pada umumnya dalam memilih informasi
yang sesuai dengan kebutuhan dan kelompoknya. Dengan demikian, dapat
memperlancar pemanfaatannya.
2.3.3 Produk Informasi
Menurut Dewiyana (2009) produk informasi adalah: Setiap pengetahuan
yang telah direkam dalam beberapa cara, baik format cetak, format audio, atau
video format-sehingga sekarang dapat diteruskan kepada orang lain.
Adapun contoh produk informasi yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Print books and e-books
Booklets and special reports (laporan khusus)
Manual and workbooks (buku kerja)
Audio cassettes, CDs, or downloadable audio files
Videotapes and DVDs
Teleclasses
Subscription-based web sites
(dikutip dari Dewiyana, 2009)
Menurut Tassel and Lisa (2010, 224-225) menyatakan bahwa:
Konten informasi seperti lagu, scenario, buku, video, kertas putih,
merupakan material awal yang perlu dikemas ulang agar menarik.
Konten informasi tersebut perlu dikemas lebih kreatif agar menjadi
suatu produk informasi yang berfungsi sebagai property. Jika produk
kreatif tersebut akan dikomersilkan, produk tersebut harus dikemas
ulang lebih menarik.
14
Universitas Sumatera Utara
Dan beberapa jenis produk hasil kemas ulang informasi menurut
Dongardive (2013, 205-208) yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Current Awareness Services (CAS). CAS adalah sistem layanan yang
menjamin bahwa semua informasi terkini tersedia bagi pengguna pada
waktu yang tepat dan nyaman digunakan. Kemasan informasi ini dapat
berupa info kilat, yaitu informasi terbaru atau mutakhir dari berbagai
informasi yang diseleksi berdasarkan kebutuhan pengguna. Pembuatan
info kilat dapat dimulai dari menyediakan informasi dari terbitan atau
publikasi terbaru dalam accession list, daftar bibliografi tentang subjek
tertentu secara regular, dan daftar indeks jurnal terbaru.
Selective Dissemination of Information (SDI). SDI atau diseminasi
informasi terseleksi merupakan kemas ulang informasi yang
disediakan berdasarkan isu atau topik tertentu berdasarkan kebutuhan
pengguna. Tujuan SDI ini untuk menarik perhatian pengguna dengan
berbagai literatur terkini yang relevan dengan praktik profesi mereka..
Analisis dan Konsolidasi Informasi. Jenis kemasan informasi berupa
konten informasi dan pengetahuan baru yang cukup detail dan teliti
untuk mengkaji topik tertentu. Bentuk kemasan informasi ini berupa
tinjauan literatur (literatur review), studi kasus (case studies), dan state
of the art papers.
Abstrak. Abstrak berupa kumpulan ringkasan informasi suatu publikasi,
seperti jurnal, presentasi konferensi, hasil penelitian, buku, atau
dokumen paten. Abstrak tidak memberikan interpretasi secara
menyeluruh dari isi publikasi atau dokumen, tetapi hanya
menginformasikan tentang pengumpulan data, metode statistik, dan
penyajian hasil kajian/penelitian dalam bentuk tabel atau grafik
sehingga dapat mudah dimengerti oleh pengguna.
Terjemahan dokumen. Kemasan informasi ini bertujuan untuk
memudahkan pembaca dalam memahami isi informasi suatu terbitan
atau publikasi sesuai dengan bahasa asli pembaca. Pembuatan kemasan
ini membutuhkan personel yang memiliki ketrampilan dan
pengetahuan bahasa yang memadai, khususnya untuk men-translete
bahasa asing ke bahasa lokal.
Direktori. Direktori merupakan kemasan informasi dalam bentuk buku
referensi yang disusun secara alfabetis. Direktori berupa kumpulan
informasi tentang daftar kontak alamat orang, institusi/organisasi, dan
sebagainya, yang biasanya disusun secara sistematis atau alfabetis.
Newsletters. Newsletters merupakan bentuk kemasan informasi
populer dari media yang berguna untuk menyebarluaskan berita terkait
dengan aktivitas, kegiatan, publikasi, riset, komunitas, dan orang-orang
populer.
15
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, pengertian produk informasi adalah setiap
pengetahuan yang sengaja di rekam dengan beberapa cara, seperti format cetak,
format audio, atau video. Seperti bentuk buku/buku elektronik, CD, Video, File
download, laporan khusus, buku kerja dan lainnya.
2.4 Pengemasan Ulang Informasi (Information Repackaging)
Pengemasan ulang informasi menggambarkan suatu kegiatan proses
bagaimana agar suatu informasi yang telah kita ketahui, diubah atau dikemas
ulang agar menyajikannya kembali dalam bentuk yang lebih menari dan mudah
dipahami, serta mudah untuk digunakan. selanjutnya bisa dibagikan menjadi
bahan referensi bagi orang lain yang membutuhkan informasi tersebut.
2.4.1 Pengertian Pengemasan Informasi
Pengemasan informasi dapat dikatakan adalah salah satu upaya penyajian
informasi dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti, dibaca, dipahami dan
dimanfaatkan. Dan juga mempercepat penyampaian dan pemanfaatan informasi
kepada pengguna.
Menurut Sankarto (2008, 1) dalam artikelnya menyatakan:
Pengemasan informasi adalah kegiatan menyeleksi informasi yang berasal
dari berbagai sumber, dilanjutkan dengan mendata, menganalisis,
mensintesis, dan menyajikannya dalam kemasan yang sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Pengemasan informasi akan memudahkan pengguna
memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan
mudah diaplikasikan.
Sedangkan menurut Djatin (2007, 1):
pengemasan informasi adalah kegiatan yang dimulai dari menyeleksi
berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang
relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai
16
Universitas Sumatera Utara
dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang dikemas kembali memberi
kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi.
Menurut Agada (1990, 53) pengemasan informasi adalah pendekatan
sistematis untuk desain dan penyediaan layanan informasi
Definisi lain tentang pengemasan informasi menurut Dongardive (2013)
Information repackaging is process to repackage the analysis of consolidated
information in that form which is more suitable and usable for library users.
( Kemas ulang informasi adalah proses analisis dan mengemas kembali informasi
secara padu yang mana agar lebih sesuai dan dapat dipergunakan untuk pengguna
perpustakaan ).
Menurut Mutongole (2010):
Information repackaging can be done in many ways including
reformatting and synthesizing raw information, combining expertise or
consulting on subject with access to relevant information sources and
providing training or assistance to users in increasing an information
product.
Pengemasan ulang informasi dapat dilakukan dengan banyak cara
termasuk memformat dan mensintesis informasi mentah, menggabungkan
keahlian atau konsultasi pada subjek dengan akses ke sumber-sumber informasi
yang relevan dan memberikan pelatihan atau bantuan kepada pengguna dalam
meningkatkan produk informasi.
Menurut Ugwuogu (2015) pengemasan informasi adalah:
Information repackaging is therefore the provision of information to
different categories of users in an encapsulated form based on team
approach or needs assessment in order to facilitated or yield quick and
meaningful decision making for result-oriented impact.
pengemasan ulang informsi adalah pemberian informasi kepada berbagai
pengguna dalam bentuk kemasan berdasarkan hasil pendekatan tim atau penilaian
17
Universitas Sumatera Utara
kebutuhan untuk memfasilitasi atau membantu dalam pengambilan keputusan
yang tepat serta cepat.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengemasan ulang
informasi merupakan kegiatan menyeleksi informasi yang berasal dari berbagai
sumber, dilanjutkan dengan menganalisis, mensintesis, dan menyajikannya dalam
kemasan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengemasan informasi akan
memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai
serta dapat dengan mudah diaplikasikan. hal tersebut upaya menciptakan suatu
bentuk kemasan baru, karena suatu informasi perlu dilakukan pengemasan
sedemikian rupa agar orang yang mendapatkan informasi dapat mengerti maksud
dari isi yang akan disampaikan.
2.4.2 Jenis Kemasan Informasi
Agar kemasan informasi berdaya guna, maka kemasan informasi yang
dibuat berdasarkan jenis dan kebutuhan pengguna. Informasi yang akan dikemas
haruslah mengacu kepada kebutuhan pengguna, yang dapat diketahui berdasarkan
hasil identifikasi kebutuhan pengguna.
Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dapat berupa: Media tercetak,
seperti brosur, folder, petunjuk teknis, poster, buku saku, warta (newsletters), serta
buku panduan/pedoman. Media elektronis, seperti CD, VCD, DVD, dan internet
serta pangkalan data. ( Dewiyana dkk, 2014)
Adapula jenis kemasan menurut (Hartinah, 2005) yaitu:
a. Pangkalan data
b. Berbagai publikasi, seperti: brosur, newsletter, majalah kesiagaan
informasi, majalah abstrak dan indeks, bibliografi, karangan baru,
18
Universitas Sumatera Utara
presentasi lisan, disajikan dalam web, tinjauan perkembangan baru,
tinjauan literatur, monografi, prosiding konferensi, laporan teknis,
laporan bisnis atau laporan manajemen, buku panduan, direktori,
katalog, majalah primer
c. Media dengar pandang.
d. Kemas ulang dalam bentuk pangkalan data bibiliografi, atau lainnya
dalam media CD-ROM, WEBSITE.
Setiap bentuk kemasan tersebut memiliki karakteristik yang berbeda,
termasuk kelebihan dan kekurangannya sebagai media komunikasi. Begitu pula,
rambu-rambu atau aturan mengemas informasi dalam setiap jenis/bentuk kemasan
tersebut juga berbeda. Oleh karena itu, para pengemas informasi perlu
memperhatikan karakteristik masing-masing media serta pengguna sasaran agar
tujuan pengemasan informasi tercapai.
2.4.3 Pemanfaatan Pengemasan Informasi
Pengemasan informasi merupakan bagian dari sebuah usaha ekonomis dari
perpustakaan atau penyedia informasi yang juga akan membawa dampak
ekonomis bagi perpustakaan/penyedia informasi dan juga masyarakat/pengguna
yang memanfaatkannya.
Menurut Hartinah (2009, 4) dalam artikelnya, ada beberapa manfaat
ekonomis dari adanya pengemasan informasi diantaranya adalah:
1. Perpustakaan mampu menyediakan kemasan-kemasan informasi yang siap
pakai yang dapat dijual kepada masyarakat/pengguna dengan segmentasi
yang telah ditentukan, misal informasi bidang kedokteran yang terkemas
akan sangat berguna bagi para praktisi dan pemerhati di bidang kedokteran.
2. Banjir informasi yang terus menerus apabila tidak ditangani oleh
perpustakaan akan membawa dampak pada pembengkakan cost perawatan
dan pengelolaan, sehingga apabila dibandingkan dengan biaya yang
dihasilkan dari pemanfaatan informasi akan sangat tidak signifikan.
Dengan pengemasan informasi maka perpustakaan dapat menekan biaya
(cost) bagi perawatan dan pengelolaan, sekaligus dapat memanfaatkan
19
Universitas Sumatera Utara
hasilnya sebagai bentuk layanan“penjualan informasi” di perpustakaan
kepada pengguna yang membutuhkan.
3. Bagi pengguna, adanya kemasan informasi ini akan memotong biaya dan
juga waktu yang dibutuhkan oleh pengguna dalam mencari, memilih, dan
memperoleh informasi yang dibutuhkannya. Hal ini dikarenakan pengguna
dengan mudah mendapatkan kemasan informasi yang siap pakai dan
disediakan oleh perpustakaan secara mudah, cepat, tepat dan hemat waktu.
Misalnya, untuk mendapatkan informasi tertentu di perpustakaan,
pengguna cukup mengakses database perpustakaan melalui internet yang
perpustakaan sebagai “cost institution” menjadi “benefit institution”.
Artinya perpustakaan tidak lagi dianggap sebagai lembaga yang hanya
“menyedot” biaya dan punya ketergantungan terhadap biaya, menjadi
perpustakaan yang mampu memberikan keuntungan dan membiayai
kegiatannnya sendiri.
Untuk paket informasi membutuhkan usaha yang lebih besar, namun
memberikan manfaat jangka panjang dalam penyebaran informasi ilmiah
(Iwhiwhu, 2008). Untuk mencapai sasaran yang tepat dan memberikan manfaat
jangka panjang, dalam kemasan informasi ilmiah harus mempertimbangkan
karakteristik pengguna, yaitu sebagai berikut (Maryati dan Yoganingrum, 2015):
1. Kebutuhan pengguna. Hal ini berkaitan dengan isi, kemasan dan saluran
komunikasi.
2. Status Pengguna. Hal ini merujuk pada wilayah (perkotaan, desa, pesisir,
pulau kecil, dll), profesi (peneliti, nelayan, pengusaha, dokter, dll), materi
pelajaran (lingkungan, bisnis, teknologi, dll), usia (anak-anak, orang
dewasa yang tinggal, warga senior), tingkat pendidikan (yang tidak
berpendidikan, SD, sarjana, dll) dan jumlah penghasilan.
3. Perilaku pengguna. Umumnya hal ini terkait dengan status pengguna.
Berdasarkan uraian di atas, pemanfaatan pengemasan informasi suatu upaya
yang tidak mudah dan membutuhkan usaha dan biaya yang besar. Maka
diharapkan usaha yang sungguh-sungguh dalam menciptakan produk kemasan
informasi yang hasilnya benar-benar membantu pengguna, dengan menyajikan
informasi secara praktis, mudah didapat dan dipahami, serta menghemat biaya dan
20
Universitas Sumatera Utara
waktu. Bukan hanya bermanfaat dalam sesaat, tetapi juga member manfaat dalam
jangka waktu yang panjang.
2.4.4
Tujuan Pengemasan Informasi
Tujuan utama kemas ulang informasi adalah untuk menyajikan informasi
ke dalam bentuk kemasan agar informasi tersebut lebih dapat diterima, lebih
mudah dimengerti, dan dimanfaatkan pengguna.
Menurut Hartinah (2005) tujuan kemas ulang informasi yaitu:
1. Menyajikan informasi ke dalam bentuk kemasan menjadi informasi yang
lebih dapat diterima pemakainya dengan cara langsung dapat langsung
memberi manfaat dan lebih mudah dimengerti isinya.
2. Menyediakan informasi dengan cara mensintesa data dan informasi yang
tersedia
3. Menyediakan sarana dan panduannya
4. Meringkas dan mensintesa penelitian dan kajian atau evaluasi berbagai
aspek
5. Mengumpulkan informasi mutakhir
6. Mereviw atau meninjau berbagai literatur dan dokumen
Menurut Dongardive (2013) “The aim of repackaging is to enhance the
acceptance and use of information products and the assimilation and recall of
their contacts.”
Sedangkan menurut Fatmawati (2014) , tujuan kemas ulang informasi yaitu:
1. Memudahkan untuk memperoleh dan mendapatkan informasi.
2. Mempercepat penelusuran dan penemuan kembali informasi.
3. Mengevaluasi dan memberikan penafsiran seberapa jauh tingkat
pemanfaatannya.
4. Memberikan kepuasan kepada pengguna.
5. Mengawetkan koleksi, khususnya jika dikemas dari bentuk tercetak ke
bentuk digital.
6. Memudahkan pustakawan mengatur koleksi yang semakin bertambah
banyak.
21
Universitas Sumatera Utara
7. Menghemat ruang dan rak untuk menyimpan koleksi tercetak.
8. Memudahkan penelusuran apalagi jika sudah dientri dalam pangkalan data.
9. Mudah dibawa dan ditransfer dalam jejaring perpustakaan lain untuk
sharing dan transfer pengetahuan maupun pengalaman antar pustakawan.
Berdasarkan uraian di atas, tujuan pengemasan informasi adalah menciptakan
suatu kemasan informasi guna meningkatkan penerimaan dan penggunaan produk
informasi kepada pengguna informasi dengan cara cepat serta mudah dipahami
dalam membantu proses pengambilan kebijakan.
2.4.5
Fungsi Pengemasan Informasi
Fungsi pengemasan informasi yaitu:
Menurut Dongardive (2013) adalah:
1. As a tool for saving information. (sebagai alat untuk menyimpan
informasi)
2. As a systematic and selective sorter of useful information.(sebagai
sistematis dan selektif sorter dari informasi yang berguna)
3. As a means for more wide information transmission and delivery.
(sebagai sarana untuk lebih luas pengiriman informasi dan
transmisi)
4. As a translation tool.(sebagai alat penerjemah)
5. As an opportunity for the practical application of research
results.(sebagai kesempatan untuk aplikasi praktis hasil penelitian)
6. As a means for the promote delivery of relevant
information.(sebagai sarana untuk mempromosikan pengiriman
informasi yang relevan)
Menurut Fatmawati (2014) fungsi kegiatan kemas ulang informasi, antara
lain:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Memudahkan pengguna dalam memilih informasi.
Menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Sarana penyebaran informasi yang efektif dan efisien.
Sebagai alat penerjemah terhadap suatu hal dengan cepat.
Mempercepat proses aplikasi hasil penelitian.
Menyediakan informasi secara cepat dalam memenuhi kebutuhan
pengguna.
22
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, fungsi pengemasan informasi adalah sebagai
alat untuk penyimpanan informasi yang berguna. Serta menjadikan penyebaran
informasi kepada pengguna menjadi lebih mudah dan tepat guna.
2.4.6
Tahapan Pengemasan Informasi
Agar informasi yang dikemas sesuai dengan kebutuhan pengguna,
pengemasan informasi dilakukan mengikuti tahapan.
Menurut Sankarto (2008) sebagai berikut:
1. Identifikasi kebutuhan pengguna.
Kebutuhan pengguna dapat diketahui melalui wawancara dengan
pengguna maupun pihak terkait, pengamatan langsung di lapangan, serta
mempelajari laporan atau dokumen yang ada, seperti hasil PRA. Dengan
mengetahui kebutuhan pengguna maka tujuan pengemasan informasi akan
lebih tepat sasaran.
2. Pengumpulan informasi serta pemilihan sumber informasi.
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna, selanjutnya dilakukan
pengumpulan informasi yang relevan. Informasi dapat diperoleh dari
berbagai sumber, antara lain perpustakaan, diskusi dengan pakar/ahli, dan
internet. Namun demikian, pengemas informasi perlu memperhatikan
sumber informasi tersebut. Pemilihan sumber informasi penting untuk
menjamin kebenaran informasi yang dikumpulkan. Untuk informasi
tentang inovasi teknologi pertanian, pengemas dapat mengakses lembagalembaga penelitian, perguruan tinggi, dan sumber lain yang relevan.
Informasi yang bersumber dari kearifan lokal dapat pula dimanfaatkan bila
relevan.
3. Evaluasi informasi yang dikumpulkan.
Informasi yang telah dikumpulkan selanjutnya dipilih dan ditelaah sesuai
dengan topik yang ditentukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan
pengguna.
4. Pengemasan informasi.
Kemampuan pengemas informasi sangat menentukan nilai guna kemasan
informasi yang dihasilkan. Oleh karena itu, pengemas informasi perlu
memahami materi yang akan dikemas, bentuk kemasan, serta cara
mengemasnya. Seyogianya, pengemas informasi adalah orang yang ahli di
23
Universitas Sumatera Utara
bidangnya. Namun, pengemasan dapat pula dilakukan oleh bukan ahlinya
bekerja sama dengan yang ahli di bidangnya.
5. Evaluasi produk dan proses pembuatannya.
Evaluasi terhadap kemasan informasi bertujuan untuk mengetahui manfaat
informasi bagi pengguna serta efektivitas media yang digunakan. Evaluasi
terhadap proses pembuatan juga penting, terutama berkaitan dengan
efisiensi waktu, tenaga, dan biaya.
Dari penjelasan di atas, hal yang perlu diperhatikan dalam tahap
pengemasan ulang informasi adalah siapa pengguna yang akan membutuhkan
informasi, pengumpulan dan pemilihan sumber yang benar, dan pemilihan media
yang tepat. Sehingga mudah didapat dan dipahami oleh pengguna informasi.
2.4.7
Prosedur Pengemasan Informasi
Perancangan dan pengembangan pembuatan produk informasi (the design
and development of information products) meliputi 9 (Sembilan) langkah menurut
(Dewiyana, 2014) yaitu:
Langkah 1.
You might sell a whole year of issues as a bundle, or group the issues by
topic and sell them as specialized e-booklets.
Mengumpulkan dan menawarkan informasi mengenai satu topik isu dan
menjualnya dalam bentuk bundel atau e-booklets.
Langkah 2.
Record your speaking engagements,then sell copies on tape or Cd to those
who couldn’t attend the live event.
Merekam ceramah pada berbagai seminar atau workshop, kemudian
menjual copy CD untuk mereka yang tidak dapat menghadiri acara secara
langsung.
Menuliskan rekaman dan menjualnya sebagai laporan khusus atau e-book.
Langkah 3.
Record your teleclasses. Turn them into tapes. CD s and reports as well
Merekam proses belajar mengajar jarak jauh (teleclasses), kemudian
menjual copy CD dan Laporan.
24
Universitas Sumatera Utara
Langkah 4.
Take a magazine article that you’ve written and expand on it. You’ve now
got a chapter for a book.
Mengambil sebuah artikel majalah yang sudah Anda tulis dan tambahkan
narasi sebagai pelengkap untuk mendapatkan sebuah bab untuk sebuah
buku, atau sebaliknya ambil bagian dari buku Anda dan mengubahnya
menjadi artikel majalah).
Langkah 5.
Do you offer your web visitors a valuable collection of articles, links,
templates, forms, or downloads? Consider putting those resources behind
digital bars, and asking people to pay a small monthly subscription fee to
access them.
Membangun website dan menawarkan koleksi berharga artikel, link,
template, bentuk, atau mingguan kepada pengunjung web, baik bentuk
tercetak maupun elektronik, dan meminta orang untuk membayar sedikit
biaya berlangganan bulanan untuk mengaksesnya.
Langkah 6.
For added customer value, consider bundling in some one-on-one e-mail
coaching or support.
Mengambil serangkaian tips, wawasan atau teknik dari salah satu buku
atau laporan khusus, dan membagi-baginya ke dalam potongan. Gunakan
autoresponden untuk mengirimkan satu potongan isi e-mail setiap minggu
selama 6 atau 8 minggu (e-course). Untuk menambahkan nilai pelanggan,
pertimbangkan bundling di beberapa e-mail.
Langkah 7.
If your book contains how to steps or exercises, draw these out from the
rest of the content and expand on them a little.
Jika buku Anda berisi langkah-langkah atau suatu prosedur,
kembangkanlah menjadi bentuk lain dengan cara memperluas atau
mengubahnya menjadi buku kerja/petunjuk teknis.
Langkah 8.
Turn snippets of your tapes or CD s into streaming audio files. Offer them
as a bonus for signing up for your newsletter, insert them as “audio
25
Universitas Sumatera Utara
articles” in your actual newsletter, or use them as a sales tool to what
people’s appetite for the full recording.
Mengalihmediakan rekaman CD ke file audio streaming atau video lalu
menawarkan kepada pengunjung yang mendaftar, bonus untuk ke
mengakses informasi milik Anda, dan masukkan mereka sebagai "audio
artikel", atau menggunakan mereka sebagai alat promosi.
Langkah 9.
Offer the same magazine article to several different print publications.
They won’t mind as long as their target audiences are all different.
Menawarkan artikel majalah yang sama untuk beberapa publikasi cetak
yang berbeda. Mereka tidak akan keberatan selama khalayak target mereka
semua berbeda. (dikutip Dewiyana,2014)
Menurut Suprapto (2008, 2) sebelum membuat kemasan informasi, perlu
diketahui langkah-langkah dalam proses pengemasan informasi, yaitu:
1. Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat dan
informasi yang akan dicakup. Menurut Kothler yang dikkutip oleh
Suprapto (2008, 2) untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai
masukan dan ide-ide yang biasanya berasal dari: konsumen/pemakai
produk dan jasa (prosentasi paling banyak), ilmuwan, pesaing, karyawan,
saluran pemasaran, manajemen puncak/pengambil kebijakan.
2. Menentukan strategi dalam mencari informasi. Kegiatan meliputi:
menentukan jenis informasi yang dibutuhkan, dan jenis sumber informasi
yang dapat membantu menemukan informasi yang dibutuhkan
3. Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses. Kegiatan meliputi:
menggunakan katalog perpustakaan, menggunakan indeks majalah,
mencari informasi di internet, CD-ROM.
4. Menggunakan informasi dengan cara mengevaluasi dan mensitir informasi.
5. Mensintesa yaitu mengemas informasi.
6. Mengevaluasi produk yang dibuat, dan mengevaluasi proses
pembuatannya.
Dalam melakukan pengemasan ulang informasi diperlukan usaha yang
khusus, karena informasi yang memiliki nilai penting harus sesuai dengan
fasilitas memadai, serta teknik kemas ulang yang menarik agar informasi
lebih memiliki nilai jual kepada pengguna sebagai pengguna informasi.
26
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan
menurut Chisita (2011) dalam melakukan pengemasan ulang
informasi dibutuhkan dukungan teknologi modern. Karena teknologi
informasi dan komunikasi tanpa ada batas ruang dan waktu, sehingga
memungkinkan pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkan darimana
saja dan kapan saja.
Penelitian ini hendak mengungkapkan pengemasan ulang informasi yang
dilakukan oleh PDII-LIPI. Yang dimaksud dengan pengemasan ulang
informasi adalah langkah-langkah yang dilakukan dari awal sampai akhir,
dengan proses yang ditetapkan, guna menciptakan kemasan yang menarik dan
memiliki nilai tinggi, agar membantu memudahkan pengguna dalam
pemanfaatan informasi serta dalam pengambilan keputusan. Dengan
mencakup aspek: (1) Penentuan topik (2) Penentuan ruang lingkup dengan
kata kunci (3) Penelusuran informasi (4) Pengumpulan informasi (5) Analisis
informasi (6) Pengemasan informasi, (7) Pemeriksaan/Editting, (8)Cetak
kemasan.
27
Universitas Sumatera Utara