Manajemen Pengadaan Koleksi Bahan pustaka pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang
memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada
pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan
memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak
jenis perpustakaan yang telah dikategorikan. Perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh
perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut
dengan perpustakaan akademik.
Menurut sulistiyo basuki (1991:51) Perpustakaan perguruan tinggi adalah:
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya,
maupun lembaga yang berhubungan dengan perguruan tinggi, dengan
tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni tri
dharma perguruan tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian
masyarakat).
Sedangkan, menurut Noerhayati (1987: 1), perpustakaan perguruan tinggi
adalah:
suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga
induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang
berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan
melaksanakan Tri Dharmanya.
Selain itu, Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi informasi
( 2004:3-4) disebutkan bahwa:
perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan
tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan tri darma tersebut, maka
4
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan diberi beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber
informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi
Dari
beberapa
pendapat
di
atas,
dapat
diketahui
bahwa
perpustakaanperguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna
membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). Dan
menunjang fungsi-fungsi dari perpustakaan Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:51) dalam buku Pengantar Ilmu
Perpustakaan,secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya
staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga
administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke
mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pemakai.
4. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pa
lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal.
Sedangkan, Menurut Yuven (2010), menyatakan tugas perpustakaan
perguuan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau
proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5
Universitas Sumatera Utara
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi yang diperlukan.
Selain itu, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :
27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. FungsiEdukasi
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan
oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang
mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan
pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi
belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi
pembelajaran.
Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh
pencari
Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang
paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung
penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan
pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan
masyarakat dalam berbagai bidang
Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang
berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan
daya inovasi pengguna perpustakaan.
Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya
yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas
akademika dan staf non akademika.
Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan
pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
Fungsi Interprestasi
Perpustakaan ini sudah seharusnya memiliki kajian dan memberikan
nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
6
Universitas Sumatera Utara
Dari pendapat diatas, dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan
perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna,
menyediakan bahan pustaka yang mencakup banyak aspek pada semua tingkat
akademis seta menyediakan fasilitas untuk menunjang kebutuhan informasi
pengguna.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun
masyarakat luar kampus.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas
perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan
3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah
sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau
proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugastugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi yang diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan
perguruan tinggi adalah menyediakan koleksi perpustakaan yang mengikuti
7
Universitas Sumatera Utara
perkembangan kurikulum yang dibutuhkan oleh pengguna dari semua tingkatan
diperguruan tinggi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
2.1.4 Koleksi Perpustakaan
Dalam pembahasan mengenai manajemen pengadaan bahan pustaka,
mengenai koleksi perpustakaan merupakan pembahasan yang sangat penting.
Koleksi sebagai sebuah kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi
IV memiliki tiga arti. Pertama, kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan dan
lain sebagainya) yang sering dihubungkan dengan minat atau hobi objek (yang
lengkap). Kedua, kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Ketiga,
cara mengumpulkan gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian, dan lain
sebagainya. Dan arti kata tersebut, kata koleksi dapat dipahami sebagai kumpulan
sesuatu.
Menurut Siregar (2002: 2) “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan
pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada
masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut (Yulian dan Sunjana, 2009) Koleksi perpustakaan
adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk
disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka.
Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan,
selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan
selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.
Jenis koleksi perputakaan sangat berbeda dan mencakup semua bidang
ilmu, koleksi perpustakaan yang beraneka ragam disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Sama halnya dengan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi,
mencakup semua bidang ilmu yang ada di perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Yulia (1993 : 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu :
1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam
bentuk cetak, seperti :
a. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh
dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan.
Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49
8
Universitas Sumatera Utara
halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya
buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
b. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan
jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka
ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan
lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti
laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak
dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk
lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan
sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah
bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam
jenis bahan pustaka ini adalah:
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran
bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video.
Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk
pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini
bagimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat
langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan
sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya
selid, transparansi, dan filmstrip).
d. Bahan Kartografi
Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia,
foto udara, dan sebagainya.
3. Bentuk mikro
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan
semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat
dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang
dinamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri,
tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang
9
Universitas Sumatera Utara
tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat
kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering
menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa
ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran
105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak
kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran
sebesar mikrofis.
4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan
ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc.
Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CDROM player, dan sebagainya.
Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jenis-jeniskoleksi
perpustakaan terdiri dari bahan pustaka cetak dan noncetak. Bahan pustaka cetak
meliputi: buku, majalah, surat kabar, dan laporan. Untuk terbitan berkala jangka
terbitnya tergantung kebijakan masing-masing. Bahan pustaka noncetak meliputi:
video, kaset, dan piringan hitam, untuk bisa menggunakannya harus memakai alat
bantu masing-masing. Sedangkan bentuk mikro cara menggunakannya dengan
memakai alat bantu yakni microreader, dan untuk bentuk elektronik bisa
menggunakan komputer atau CD-ROM player.
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen
yang baik agar kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang terstruktur. Kemampuan manajemen juga diperlukan
untuk menyeimbangkan tugas-tugas yang akan dilaksanakan berjalan dengan
efisien dan efektif, karena manajemen sangat berperan penting dalam
menjalankan setiap tugas yang ada di perpustakaan.
Secara umum menurut James F. Stoner yang dikutip oleh Handoko
(2012:19) Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
10
Universitas Sumatera Utara
dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses manajemen secara
keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan
mengalami kegagalan. Begitu juga di dalam perpustakaan, untuk mengelola
sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah
kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Jadi dapat diambil kesimpulan Bahwa
manajemen adalah kemampuan dan keterampilan khusus untuk melakukan suatu
kegiatan, baik bersama orang lain atau melalui orang lain dalam mencapai tujuan
organisasi.
Adapun tahapan manajemen pengadaan bahan pustaka menurut Yusuf
(2014:11) meliputi :
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa
yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang
harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang
harus dilakukan oleh distributor kelak.
2. Perencanaan kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan
pokok atau servis yang diperlukan.
3. Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi,
tanggapan, penaaran atau proposal dari penjual.
4. Memilih distributor. Proses memilih supplier yang paling potensial
melalui proses analisis supplier potensial dan negosiasi.
5. Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama
6. Penutupan kontrak
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa manajemen pengadaan
bahan pustaka dimulai dari perencanaan pembelanjaan pengadaan, kemudian
dilanjutkan dengan perencanaan kontrak kerja untuk kebutuhan yang diperlukan,
proses memperoleh informasi dari penjual, memilih distributor dan supplier,
membuat kontrak kerja, kemudian penutupan kontrak. Maka dapat diketahui
bahwa manajemen pengadaan koleksi bahan pustaka di perpustakaan adalah
11
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan dan pengembangan koleksi di dalam perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan pengguna akan informasi yang akurat dan berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan rangkaian dari manajemen
pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka mempunyai peran yang
sangat penting untuk kualitas dan kuantitas di dalam perpustakaan.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumbersumber informasi”.
Menurut Soeatminah (1992 : 71) menyatakan bahwa, “pengadaan bahan
pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi
suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan
dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak
mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan para ahli diatas
dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk
menyeleksi bahan pustaka berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan
pustaka sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan koleksi bahan
pustaka untuk memenuhi kebutuhan akan informasi.
2.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Peran pengguna dalam memberikan umpan balik dan saran terhadap
layanan perpustakaan akan memberikan acuan bagi perpustakaan dalam
mengembangkan layanan di dalam perpustakaan.
Menurut Brophy (2000:56) yang dikutip dari European Forum for Quality
Management (EFQM), menyatakan bahwa sebuah organisasi dapat mengadopsi
model ”business excellence” yang memfokuskan pengguna dalam memberikan
penilaian terhadap layanan perpustakaan. model ini dapat menunjukkan efek yang
terjadi terhadap organisasi dan lingkungannya berdasarkan kepuasan pihak-pihak
yang berada di sekitarnya. Kelompok pengguna perpustakaan dapat
dikategorikan:
1. Mahasiswa undergraduate
2. Mahasiswa postgraduate
3. Mahasiswa peneliti
4. Staf pengajar
12
Universitas Sumatera Utara
5. Staf peneliti
6. Pihak manajemen kampus
7. Alumni
8. Anggota komunitas bisnis lokal
9. Anggota organisasi lokal
10. Pemerintah
11. Badan pendanaan kampus
12. Anggota dari komunitas perpustakaan lokal
13. Komunitas peneliti nasional dan internasional
14. Komunitas perpustakaan nasional dan internasional
15. Pustakawan dan profesional di bidang informasi
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pengguna yang datang dari
setiap kalangan memberikan penilaian akan kualitas perpustakaan, pengguna
mempunyai peran yang penting untuk keberlangsungan perpustakaan.
Selain itu untuk menganalisis kebutuhan pengguna menurut Yusuf (2014:
5) menyatakan bahwa: Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat
pengguna, perpustakaan harus mampu mengkaji atau mengenali siapa masyarakat
penggunanya dan informasi apa yang dibutuhkan, mengusahakan tersedianya jasa
pada saat diperlukan, serta mendorong pengguna untuk menggunakan fasilitas
yang disediakan oleh perpustakaan. Analisis pengguna dan kebutuhan pengguna
ini ditujukan untuk pengembangan koleksi di perpustakaan demi tersedianya
kebutuhan informasi yang benar-benar mutakhir dan relevan.
Sedangkan menurut Rikiyuheldi (2012: 1), ada beberapa hal yang perlu
dipertimbngkan sebelum meakukan analisis pengguna, yaitu :
1. Apakah populasi yang menjadi target mempunyai pengetahuan atau
minat yang cukup untuk memberikan tanggapan terhadap pertanyaan
yang kompleks? Apakah beberapa pertanyaan sederhana yang
menutupi pertanyaan kompleks itu lebih baik?
2. Apakah para pelaku analisis yang tidak mempunyai pengalaman yang
cukup dalam melakukan riset sudah dibekali informasi yang baik
sehingga bisa memberikan hasil riset yang mewakili data yang ada di
lapangan.
3. Bagaimana caranya agar perpustakaan mendapatkan data yang benarbenar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat responden
supaya menyenangkan pihak perpustakaan
4. Apakah proses survei menghasilkan data diluar dugaan dari pihak
responden dan perpustakaan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa analisis pengguna berfungsi
untuk mengetahui kebutuhan pengguna. Koleksi yang baik yang sesuai dengan
13
Universitas Sumatera Utara
kebutuhan pengguna dapat memberikan efek yang baik untuk keberlangsungan
perpustakaan. Dan melalui analisis kebutuhan pengguna perpustakaan akan
mengetahui koleksi apa dan bagaimana yang diperlukan para pengguna
perpustakaan.
2.2.2 Kajian Kebutuhan Koleksi
Pada umumnya Perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai
dengan kebutuhan pemakainya, dengan kata lain perpustakaan dapat mengetahui
koleksi apa saja yang dibutuhkan pengguna perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai koleksi perpustakaan. Jika sudah mengetahui
koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan maka dapat dilakukan kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan, untuk itu diperlukan seseorang yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan, yaitu sebagai berikut:
1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. memahami tujuan dan fungsi Perpustakaan tempat ia bekerja
3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu seleksi
6. memahami berbagai kendala yang ada
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:429) untuk dapat menjadi pemilih buku
(selektor) yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia
penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi penerbit,
kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini, dan
sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa
saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan
penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka
menggunakan perpustakaan dan mengapa ada kelompok yang
menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok
lainnya.
14
Universitas Sumatera Utara
3. Memahami kebutuhan pemakai
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat
mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam
pemilihan buku
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi Perpustakaan
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses
membaca.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa dalam mengkaji kebutuhan
koleksi pengguna perpustakaan diperlukan seseorang yang disebut selektor, yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan yang mempunyai
kemampuan dan paham mengenai penerbitan, mengetahui latar belakang
pengguna perpustakaan, memahami kebutuhan pemakai dan paham secara baik
tentang koleksi perpustakaan dan mengetahui koleksi melaui proses membaca.
Tujuan dibutuhkannya seorang selektor dalam pemilihan bahan pustaka adalah
untuk menentukan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan agar sesuai dengan
kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.2.3 Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka
Perencanaan adalah hal yang sangat penting yang perlu dipikirkan secara
bertahap dan tersusun, karena banyaknya kendala yang dialami dalam pengadaan
bahan pustaka di dalam perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka juga sebagai
penentu untuk kualitas dari koleksi perpustakaan. Hal yang paling penting dalam
pengadaan adalah anggaran, karena harus ditetapkan dengan baik.
Oleh karena itu dapat diketahui bahwa di dalam pengadaan, anggaran
sangat dibutuhkan karena jika sebuah perpustakaan memiliki sistem dan
pustakawan yang berkulitas tanpa pemiliki perencanaan anggaran untuk
pengadaan koleksi perpustakaan sama dengan tidak melakukan pengadaan sama
sekali. Rencana yang sudah dipikirkan dengan baik untuk mencapai tujuan
perpustakaan perguruan tinggi., dengan kata lain perlu dipikirkan secara matang
sebelum rencana tersebut dilaksanakan.
15
Universitas Sumatera Utara
2.3 Kebijakan Pengadaan Bahan Perpustakaan
Sebuah perpustakaan yang akan melakukan pengadaan, harus memiliki
kebijakan yang dibuat oleh perpustakaann itu sendiri. Kebijakan bukan hanya
sekedar mengenai buku-buku yang dibeli oleh perpustakaan itu sendiri, tetapi juga
buku-buku yang diperoleh melalui hadiah, sumbangan, ataupun yang diberikan
oleh pihak penerbit. Perpustakaan juga memiliki kebijakan untuk menyingkirkan
buku-buku yang tidak diperlukan lagi atau buku-buku yang tidak pernah dipinjam
oleh pengguna perpustakaan atau menyortir buku-buku yang masih layak
diperbaiki atau yang harus diganti dengan yang baru.
Menurut Massofa (2008: 1), kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi
sebagai berikut:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
2. Sarana komunikasi untuk memberi tahu pada para pemakai,
administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri
koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.
3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi
akhirnya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan
pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang
tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumbersumber informasi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 71) menyatakan
bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka
yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh
perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan
terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat diketahui
bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan
pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati
para penggunanya.
16
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Pemilihan Bahan Perpustakaan
Kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan
pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Pemilihan
koleksi adalah langkah awal dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini
dilakukan dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi yang akan dipilih untuk
dijadikan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1993: 426), pemilihan bahan pustaka adalah:
Proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok
dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan
prosespemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Tujuan dilakukan pemilihan bahan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki
(1993:427) adalah:
Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga
mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai
sekarang dan yang akan datang.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemilihan bahan perpustakaan
dilakukan karena perpustakaan tidak dapat mengadakan semua buku ke dalam
koleksi perpustakaan. Dalam uraian ini perlu diketahui ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam pemilihan koleksi perpustakaan.
Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004
: 25), ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan
perpustakaan sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi
tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang
studi
3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang,
khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial
4. Kualitas isi bahan perpustakaan
5. Kepantasan harga
6. Bahasa
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan
perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa
mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu
8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi
dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
17
Universitas Sumatera Utara
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup
diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa
diterima.
10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa
hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya.
11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna,
jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh
(distance learning) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media
elektronik/digital perlu diperhatikan.
Berdasarkan penjelasan diatas tidak mungkin perpustakaan melakukan
pemilihan koleksi bahan perpustakaan dengan sendirinya. Diperlukan seseorang
yang mempunyai wewenang dalam melakukan kegiatan pemilihan bahan
perpustakaan, sebagaimana yang dikemukakan oleh Yulia (1993 : 27), pihakpihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala
sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di
sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah
sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orangorang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan pengetahuan yang baik untuk
mengetahui koleksi yang akan diadakan di dalam perpustakaan untuk
menyeimbangkan perpustakaan dengan baik. Itu sebabnya asas diperlukan dalam
pemilihan koleksi perpustakaan, dan seseorang yang berpengetahuan baik dan
berperan penting dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Koleksi perpustakaan
harus terbina dan tersusun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan yaitu
tujuan, rencana, dan anggaran yang telah disediakan. Memenuhi kebutuhan
pengguna itulah tujuan dari perpustakaan dan hendaknya perpustakaan
memperhatikan perkembangan kebutuhan pengguna agar memenuhi kualitas
perpustakan.
18
Universitas Sumatera Utara
2.3.2 Pihak-Pihak yang Dilibatkan dalam Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan bahan pustaka, pihak yang berwenang bukan hanya
pustakawan saja,tetapi semua unsur yang berkepentingan dalam melakukan
pemilihan bahan pustaka termasuk para pengguna perpustakaan.
Menurut Yulia (1993 : 27), pihak-pihak yang berwenang melakukan
seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah
kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh
masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan
apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan
orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut
Sedangkan menurut Siregar (2002:12), pihak-pihak yang dilibatkan dalam
pemilihan bahan pustaka yaitu:
1. Pustakawan
Pustakawan memegang peranan yang sangat penting dalam pemilihan
bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan atau
mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan
dana yang dibutuhkan, menjalin kerja sama dengan pihak lain,
menyusun kebijakan seleksi, memikrkan penggunaan dana secara
efektif, mengikutu secara teratut berbagai bibliografi, majalah, tinjauan
buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan
bahan referensi. Secara umum tugas pustakawan pengadaan sebagai
berikut :
a. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak.
b. Menyeleksi permintaan pemakai/pakar.
c. Bertanggung jawab atas pembinaan koleksi
d. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku.
e. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan
dengan pembinaan
koleksi. Misalnya
komosi/pakar
perpustakaan.
f. Membina hubungan baik dengan penerbit/agen.
g. Memiliki pengetahuan/keterampilan dalam bidang administrasi
h. Memiliki pengetahuan tentang perdagangan buku atau majalah
i. Mengetahui peraturan perdagangan seperti impor buku atau
majalah
j. Mengetahui fungsi dan tujuan perpustakaan
19
Universitas Sumatera Utara
2.
3.
4.
5.
k. Dapat berhubungan dengan bagian lain
l. Memiliki kecermatan dalam bekerja
m. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
n. Memiliki inisiatif
o. Taktis
p. Dapat memecahkan masalah dengan cepat
q. Memahami dengan baik alat bantu pemilihan buku
Subjek spesialis/Pakar
Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek ilmu tetentu, dan lebih
mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi, dan selalu
mengikuti perkembangan bidang ilmu dan menjadi spesialisasinya.
Mereka juga merupakan tenaga ahli yang secara mendalam
mempunyai pengetahuan tentang suatu bidang ilmu. Subjek spesialis
berperan dalam pemilihan bahan pustaka, dengan turut serta
menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihan/pembelian bahan
pustaka.
Bagian sirkulasi
Keikutsertaan bagian ini dalam pemilihan bahan pustaka, karena
bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak
digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya. Bagian
ini juga dapat memberi informasi tentang buku yang sering dicari
pengguna namun belum dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu bagian
sirkulasi juga memberi informasi tentang pemakaian koleksi
perpustakaan secara periodik. Informasi yang diberikan oleh bagian
sirkulasi berguna untuk menentukan jumlah buku yang tidak terpakai.
Dengan demikian koleksi perpustakaan dan ruangan dapat
dimanfaatkan secara tepat guna.
Bagian pengadaan
Bagian pengadaan memiliki peranan penting dalam pemilihan bahan
pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administasi tentang
pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang
datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. Bagian
pengadaan juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi buku
yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut pernah
diterbitkan. Serta melengkapi data bibliografi permintaan akan bahan
pustaka, karena adakalanya data bibliografi bahan pustaka yang
diminta tidak lengkap.
Pengguna
Pengguna merupakan orang-orang yang memanfaatkan koleksi
perpustakaan. Oleh sebab itu permintaan mereka akan bahan pustaka
perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi.
Permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk
mengukur selera dan minat baca pengguna.
20
Universitas Sumatera Utara
2.3.3 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus
berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu
acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya.
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005 : 26) prinsip pengembangan koleksi
perpustakaan sekolah adalah :
1. disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah
2. disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
3. disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada
4. disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah
5. disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. disesuaikan dengan dana yang tersedia
Sedangkan menurut Soeatminah (1992:76) ada empat prinsip
dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan
dengan:
1. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
2. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif.
3. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka
disesuaikan dengan kebutuhan penggun dan disahkan oleh penanggung jawab
lembaga dimana perpustakaan berada, karena koleksi perpustakaan yang sesuai
dengan prinsip pemilihan koleksi bahan pustaka akan mendukung tujuan
perpustakaan itu tercapai.
2.3.4 Proses Seleksi
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang cocok untuk
dipakai oleh pengguna perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna
akan informasi yang ingin mereka dapatkan. Jadi diperlukan prosedur dalam
melaksanakan proses seleksi koleksi bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa seleksi adalah
Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang
telah ada di perpustakaan.
21
Universitas Sumatera Utara
Jika ada proses seleksi bahan pustaka, maka kriteria juga mendukung
pustakawan dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka di dalam
perpustakaan. Yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan
dan struktur organisasi di setiap perpustakaan.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa pada prinsipnya
personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup:
1.
2.
3.
4.
5.
Pustakawan
Spesialis subjek
Toko buku
Komisi perpustakaan
Anggota lain
Menurut Sulistyo Basuki (1991:45) mengatakan untuk dapat menjadi seorang
pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan
khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka,
standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja
yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian
yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka yang
menggunakan perpustakaan, dan mengapa ad kelompok yang mengguakan
koleksi perpustakaan lebih banyak dari keompok lainnya.
3. Memahami kebutuhan pemakai.
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua,
menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupu proses
membaca.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan
sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki
pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti menguasai sarana bibliografi,
mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat
netral, memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi dan mengetahui buku
melalui proses membaca.
2.3.5 Alat Bantu pemilihan Bahan perpustakaan
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan untuk menseleksi bahan
pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Alat bantu seleksi merupakan
sarana yang membantu dalam melakukan pemilihan bahan pustaka.
22
Universitas Sumatera Utara
Menurut Yuyu Yulia (1993: 30) ada berbagai jenis alat bantu yang masingmasing mempunyai fumngsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara
garis besar alat bantu seleksi dibagi atas dua kelompok yaitu:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah
bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang dibrikan dalam alat
tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup
keterangan mengenai isi bahan pustka tersebut, dan keterangan lain yang
diperlukanuntuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan
dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan
panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat abntu yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka
(kadang-kadang dengan harganya). Alat bantu seperti ini dipakai untuk
mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam
bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara
tertentu atau dalam kurun waku tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk
melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa
harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran
atau tidak, dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan
pustaka alat bantu seleksi berperan penting agar dapat mengetahui apakah bahan
pustaka dapat diterbitkan atau tidak. Pustakawan diharapkan mampu mengenal,
mengetahui ciri-cirinya, serta memggunakan alat bantu seleksi dengan tepat.
2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengertian pengadaan bahan pustaka bukan hanya sekedar pembelian atau
pemesanan. Pengadaan mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah melakukan
pemilihan buku. Istilah “pengadaan” dan “pemesanan” kadang-kadang digunakan
secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu pada
kegiatan pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara
mendapatkan bahan-bahan tersebut.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 41) pengadaan buku mencakup:
1. Perolehan bahan atau buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran
2. Pembayaran atau tanda terima pembayaran
3. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan
Pengadaan bahan pustaka memerlukan pertimbangan yang serius, agar
koleksi perpustakaan sesuai dengan tujuan perpustakaan.
23
Universitas Sumatera Utara
2.4.1 Cara pengadaan
Pengadaan
bahan
pustaka
adalah
merupakan
proses
pembelian,
pemesanan, penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang
biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara
pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah.
3. Tukar menukar.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (1991: 25) bahwa:
Perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa
buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi dengan cara
mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit dan toko-toko buku menerima
sumbangan-sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan
perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan
mengurangi jumlah eksemplar buku.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa cara pengadaan koleksi
perpustakaan bukan hanya dari pembelian saja, tetapi bisa melalui sumbangan
dari pemerintah, organisasi, dan instansi lain.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan
memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi
Menurut Yulia (1993:45) pengadaan bahan pustaka melalui pembelian antara lain:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku melalui toko buku secara langsung dilakukan oleh
perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil,
baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain
yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
2. Pembelian buku melalui penerbit
Pembelian buku melalui penerbit dilakukan secara langsung biasanya
judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit.
Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang diterbitkan oleh
penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung
pada penerbit.
3. Pembelian buku melalui agen buku
Pembelian buku melalui agen buku dilakukan dengan memperoleh
buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya
24
Universitas Sumatera Utara
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku
dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan
cepat.
Sedangkan Menurur Siregar (1998:4) Pembelian dapat dilakukan dengan
cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka
melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah
perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang
ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka
tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku,
penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan
menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat
daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh
dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun
lembaga. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara
langsung dari penyumbang atau diminta.
Menurut Siregar (1998: 4 ) Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan
sesudah buku diterima.untuk itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan
mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan.
Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan
pengembangan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 )
perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanya
dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan
setelah bahan perpustakaan diterima.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan
hadiah dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
25
Universitas Sumatera Utara
5. Mengolah bahan perpustakaan
pengolahan bahan
6. perpustakaan biasa.
hadiah
yang
diterima
seperti
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa, walaupun bahan pustaka
dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus
menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan
pegguna.
2.4.1.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya
pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan
pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang
terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi
dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan
mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat
diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan
bahan
pustaka yang duplikasi, Dengan pertukaran akan member peluang untuk
mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Bahan yang dapat
dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri
atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (1996: 16 ) hal-hal yang perlu dilaksanakan perpustakaan dalam
kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan
Mencatat alamat pemesan
Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesanan
26
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Soetminah (1992: 74) langkah yang dilakukukan
dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi,
diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi.
Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga
sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut
berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul
Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor .
3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan
yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat
penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada
perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan
mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar
dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi
pustaka koleksi.
Selain itu Menurut Yulia (1993 : 47) Pengadaan melalui pertukaran
memiliki tujuan dan teknik pertukaran:
1. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa
tujuan, yaitu: Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak
dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh
karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk
memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. Dengan pertukaran akan
memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar
perpustakaan
2. Teknik tukar-menukar
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara
sebagai berikut:
a. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat)
atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk
daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan
pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang
berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris
perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran
disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan
judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan
nomor terbitan.
b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan
lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan
bahan pustaka yang ditawarkan dan telah mempunyai
hubungan kerjasama .
27
Universitas Sumatera Utara
c.
Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan
dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar
yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
d. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari
pe
KAJIAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang
memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada
pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan
memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak
jenis perpustakaan yang telah dikategorikan. Perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh
perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut
dengan perpustakaan akademik.
Menurut sulistiyo basuki (1991:51) Perpustakaan perguruan tinggi adalah:
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya,
maupun lembaga yang berhubungan dengan perguruan tinggi, dengan
tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni tri
dharma perguruan tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian
masyarakat).
Sedangkan, menurut Noerhayati (1987: 1), perpustakaan perguruan tinggi
adalah:
suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga
induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang
berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan
melaksanakan Tri Dharmanya.
Selain itu, Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi informasi
( 2004:3-4) disebutkan bahwa:
perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan
tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan tri darma tersebut, maka
4
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan diberi beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber
informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi
Dari
beberapa
pendapat
di
atas,
dapat
diketahui
bahwa
perpustakaanperguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna
membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). Dan
menunjang fungsi-fungsi dari perpustakaan Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:51) dalam buku Pengantar Ilmu
Perpustakaan,secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya
staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga
administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke
mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pemakai.
4. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pa
lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal.
Sedangkan, Menurut Yuven (2010), menyatakan tugas perpustakaan
perguuan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau
proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5
Universitas Sumatera Utara
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi yang diperlukan.
Selain itu, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :
27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. FungsiEdukasi
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan
oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang
mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan
pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi
belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi
pembelajaran.
Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh
pencari
Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang
paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung
penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan
pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan
masyarakat dalam berbagai bidang
Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang
berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan
daya inovasi pengguna perpustakaan.
Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya
yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas
akademika dan staf non akademika.
Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan
pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
Fungsi Interprestasi
Perpustakaan ini sudah seharusnya memiliki kajian dan memberikan
nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
6
Universitas Sumatera Utara
Dari pendapat diatas, dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan
perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna,
menyediakan bahan pustaka yang mencakup banyak aspek pada semua tingkat
akademis seta menyediakan fasilitas untuk menunjang kebutuhan informasi
pengguna.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun
masyarakat luar kampus.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas
perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan
3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah
sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau
proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugastugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi yang diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan
perguruan tinggi adalah menyediakan koleksi perpustakaan yang mengikuti
7
Universitas Sumatera Utara
perkembangan kurikulum yang dibutuhkan oleh pengguna dari semua tingkatan
diperguruan tinggi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
2.1.4 Koleksi Perpustakaan
Dalam pembahasan mengenai manajemen pengadaan bahan pustaka,
mengenai koleksi perpustakaan merupakan pembahasan yang sangat penting.
Koleksi sebagai sebuah kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi
IV memiliki tiga arti. Pertama, kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan dan
lain sebagainya) yang sering dihubungkan dengan minat atau hobi objek (yang
lengkap). Kedua, kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Ketiga,
cara mengumpulkan gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian, dan lain
sebagainya. Dan arti kata tersebut, kata koleksi dapat dipahami sebagai kumpulan
sesuatu.
Menurut Siregar (2002: 2) “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan
pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada
masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut (Yulian dan Sunjana, 2009) Koleksi perpustakaan
adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk
disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka.
Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan,
selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan
selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.
Jenis koleksi perputakaan sangat berbeda dan mencakup semua bidang
ilmu, koleksi perpustakaan yang beraneka ragam disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Sama halnya dengan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi,
mencakup semua bidang ilmu yang ada di perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Yulia (1993 : 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu :
1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam
bentuk cetak, seperti :
a. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh
dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan.
Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49
8
Universitas Sumatera Utara
halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya
buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
b. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan
jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka
ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan
lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti
laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak
dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk
lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan
sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah
bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam
jenis bahan pustaka ini adalah:
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran
bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video.
Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk
pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini
bagimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat
langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan
sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya
selid, transparansi, dan filmstrip).
d. Bahan Kartografi
Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia,
foto udara, dan sebagainya.
3. Bentuk mikro
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan
semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat
dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang
dinamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri,
tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang
9
Universitas Sumatera Utara
tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat
kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering
menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa
ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran
105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak
kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran
sebesar mikrofis.
4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan
ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc.
Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CDROM player, dan sebagainya.
Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jenis-jeniskoleksi
perpustakaan terdiri dari bahan pustaka cetak dan noncetak. Bahan pustaka cetak
meliputi: buku, majalah, surat kabar, dan laporan. Untuk terbitan berkala jangka
terbitnya tergantung kebijakan masing-masing. Bahan pustaka noncetak meliputi:
video, kaset, dan piringan hitam, untuk bisa menggunakannya harus memakai alat
bantu masing-masing. Sedangkan bentuk mikro cara menggunakannya dengan
memakai alat bantu yakni microreader, dan untuk bentuk elektronik bisa
menggunakan komputer atau CD-ROM player.
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen
yang baik agar kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang terstruktur. Kemampuan manajemen juga diperlukan
untuk menyeimbangkan tugas-tugas yang akan dilaksanakan berjalan dengan
efisien dan efektif, karena manajemen sangat berperan penting dalam
menjalankan setiap tugas yang ada di perpustakaan.
Secara umum menurut James F. Stoner yang dikutip oleh Handoko
(2012:19) Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
10
Universitas Sumatera Utara
dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses manajemen secara
keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan
mengalami kegagalan. Begitu juga di dalam perpustakaan, untuk mengelola
sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah
kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Jadi dapat diambil kesimpulan Bahwa
manajemen adalah kemampuan dan keterampilan khusus untuk melakukan suatu
kegiatan, baik bersama orang lain atau melalui orang lain dalam mencapai tujuan
organisasi.
Adapun tahapan manajemen pengadaan bahan pustaka menurut Yusuf
(2014:11) meliputi :
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa
yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang
harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang
harus dilakukan oleh distributor kelak.
2. Perencanaan kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan
pokok atau servis yang diperlukan.
3. Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi,
tanggapan, penaaran atau proposal dari penjual.
4. Memilih distributor. Proses memilih supplier yang paling potensial
melalui proses analisis supplier potensial dan negosiasi.
5. Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama
6. Penutupan kontrak
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa manajemen pengadaan
bahan pustaka dimulai dari perencanaan pembelanjaan pengadaan, kemudian
dilanjutkan dengan perencanaan kontrak kerja untuk kebutuhan yang diperlukan,
proses memperoleh informasi dari penjual, memilih distributor dan supplier,
membuat kontrak kerja, kemudian penutupan kontrak. Maka dapat diketahui
bahwa manajemen pengadaan koleksi bahan pustaka di perpustakaan adalah
11
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan dan pengembangan koleksi di dalam perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan pengguna akan informasi yang akurat dan berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan rangkaian dari manajemen
pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka mempunyai peran yang
sangat penting untuk kualitas dan kuantitas di dalam perpustakaan.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumbersumber informasi”.
Menurut Soeatminah (1992 : 71) menyatakan bahwa, “pengadaan bahan
pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi
suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan
dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak
mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan para ahli diatas
dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk
menyeleksi bahan pustaka berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan
pustaka sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan koleksi bahan
pustaka untuk memenuhi kebutuhan akan informasi.
2.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Peran pengguna dalam memberikan umpan balik dan saran terhadap
layanan perpustakaan akan memberikan acuan bagi perpustakaan dalam
mengembangkan layanan di dalam perpustakaan.
Menurut Brophy (2000:56) yang dikutip dari European Forum for Quality
Management (EFQM), menyatakan bahwa sebuah organisasi dapat mengadopsi
model ”business excellence” yang memfokuskan pengguna dalam memberikan
penilaian terhadap layanan perpustakaan. model ini dapat menunjukkan efek yang
terjadi terhadap organisasi dan lingkungannya berdasarkan kepuasan pihak-pihak
yang berada di sekitarnya. Kelompok pengguna perpustakaan dapat
dikategorikan:
1. Mahasiswa undergraduate
2. Mahasiswa postgraduate
3. Mahasiswa peneliti
4. Staf pengajar
12
Universitas Sumatera Utara
5. Staf peneliti
6. Pihak manajemen kampus
7. Alumni
8. Anggota komunitas bisnis lokal
9. Anggota organisasi lokal
10. Pemerintah
11. Badan pendanaan kampus
12. Anggota dari komunitas perpustakaan lokal
13. Komunitas peneliti nasional dan internasional
14. Komunitas perpustakaan nasional dan internasional
15. Pustakawan dan profesional di bidang informasi
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pengguna yang datang dari
setiap kalangan memberikan penilaian akan kualitas perpustakaan, pengguna
mempunyai peran yang penting untuk keberlangsungan perpustakaan.
Selain itu untuk menganalisis kebutuhan pengguna menurut Yusuf (2014:
5) menyatakan bahwa: Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat
pengguna, perpustakaan harus mampu mengkaji atau mengenali siapa masyarakat
penggunanya dan informasi apa yang dibutuhkan, mengusahakan tersedianya jasa
pada saat diperlukan, serta mendorong pengguna untuk menggunakan fasilitas
yang disediakan oleh perpustakaan. Analisis pengguna dan kebutuhan pengguna
ini ditujukan untuk pengembangan koleksi di perpustakaan demi tersedianya
kebutuhan informasi yang benar-benar mutakhir dan relevan.
Sedangkan menurut Rikiyuheldi (2012: 1), ada beberapa hal yang perlu
dipertimbngkan sebelum meakukan analisis pengguna, yaitu :
1. Apakah populasi yang menjadi target mempunyai pengetahuan atau
minat yang cukup untuk memberikan tanggapan terhadap pertanyaan
yang kompleks? Apakah beberapa pertanyaan sederhana yang
menutupi pertanyaan kompleks itu lebih baik?
2. Apakah para pelaku analisis yang tidak mempunyai pengalaman yang
cukup dalam melakukan riset sudah dibekali informasi yang baik
sehingga bisa memberikan hasil riset yang mewakili data yang ada di
lapangan.
3. Bagaimana caranya agar perpustakaan mendapatkan data yang benarbenar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat responden
supaya menyenangkan pihak perpustakaan
4. Apakah proses survei menghasilkan data diluar dugaan dari pihak
responden dan perpustakaan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa analisis pengguna berfungsi
untuk mengetahui kebutuhan pengguna. Koleksi yang baik yang sesuai dengan
13
Universitas Sumatera Utara
kebutuhan pengguna dapat memberikan efek yang baik untuk keberlangsungan
perpustakaan. Dan melalui analisis kebutuhan pengguna perpustakaan akan
mengetahui koleksi apa dan bagaimana yang diperlukan para pengguna
perpustakaan.
2.2.2 Kajian Kebutuhan Koleksi
Pada umumnya Perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai
dengan kebutuhan pemakainya, dengan kata lain perpustakaan dapat mengetahui
koleksi apa saja yang dibutuhkan pengguna perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai koleksi perpustakaan. Jika sudah mengetahui
koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan maka dapat dilakukan kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan, untuk itu diperlukan seseorang yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan, yaitu sebagai berikut:
1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. memahami tujuan dan fungsi Perpustakaan tempat ia bekerja
3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu seleksi
6. memahami berbagai kendala yang ada
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:429) untuk dapat menjadi pemilih buku
(selektor) yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia
penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi penerbit,
kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini, dan
sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa
saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan
penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka
menggunakan perpustakaan dan mengapa ada kelompok yang
menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok
lainnya.
14
Universitas Sumatera Utara
3. Memahami kebutuhan pemakai
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat
mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam
pemilihan buku
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi Perpustakaan
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses
membaca.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa dalam mengkaji kebutuhan
koleksi pengguna perpustakaan diperlukan seseorang yang disebut selektor, yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan yang mempunyai
kemampuan dan paham mengenai penerbitan, mengetahui latar belakang
pengguna perpustakaan, memahami kebutuhan pemakai dan paham secara baik
tentang koleksi perpustakaan dan mengetahui koleksi melaui proses membaca.
Tujuan dibutuhkannya seorang selektor dalam pemilihan bahan pustaka adalah
untuk menentukan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan agar sesuai dengan
kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.2.3 Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka
Perencanaan adalah hal yang sangat penting yang perlu dipikirkan secara
bertahap dan tersusun, karena banyaknya kendala yang dialami dalam pengadaan
bahan pustaka di dalam perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka juga sebagai
penentu untuk kualitas dari koleksi perpustakaan. Hal yang paling penting dalam
pengadaan adalah anggaran, karena harus ditetapkan dengan baik.
Oleh karena itu dapat diketahui bahwa di dalam pengadaan, anggaran
sangat dibutuhkan karena jika sebuah perpustakaan memiliki sistem dan
pustakawan yang berkulitas tanpa pemiliki perencanaan anggaran untuk
pengadaan koleksi perpustakaan sama dengan tidak melakukan pengadaan sama
sekali. Rencana yang sudah dipikirkan dengan baik untuk mencapai tujuan
perpustakaan perguruan tinggi., dengan kata lain perlu dipikirkan secara matang
sebelum rencana tersebut dilaksanakan.
15
Universitas Sumatera Utara
2.3 Kebijakan Pengadaan Bahan Perpustakaan
Sebuah perpustakaan yang akan melakukan pengadaan, harus memiliki
kebijakan yang dibuat oleh perpustakaann itu sendiri. Kebijakan bukan hanya
sekedar mengenai buku-buku yang dibeli oleh perpustakaan itu sendiri, tetapi juga
buku-buku yang diperoleh melalui hadiah, sumbangan, ataupun yang diberikan
oleh pihak penerbit. Perpustakaan juga memiliki kebijakan untuk menyingkirkan
buku-buku yang tidak diperlukan lagi atau buku-buku yang tidak pernah dipinjam
oleh pengguna perpustakaan atau menyortir buku-buku yang masih layak
diperbaiki atau yang harus diganti dengan yang baru.
Menurut Massofa (2008: 1), kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi
sebagai berikut:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
2. Sarana komunikasi untuk memberi tahu pada para pemakai,
administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri
koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.
3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi
akhirnya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan
pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang
tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumbersumber informasi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 71) menyatakan
bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka
yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh
perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan
terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat diketahui
bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan
pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati
para penggunanya.
16
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Pemilihan Bahan Perpustakaan
Kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan
pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Pemilihan
koleksi adalah langkah awal dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini
dilakukan dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi yang akan dipilih untuk
dijadikan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1993: 426), pemilihan bahan pustaka adalah:
Proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok
dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan
prosespemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Tujuan dilakukan pemilihan bahan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki
(1993:427) adalah:
Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga
mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai
sekarang dan yang akan datang.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemilihan bahan perpustakaan
dilakukan karena perpustakaan tidak dapat mengadakan semua buku ke dalam
koleksi perpustakaan. Dalam uraian ini perlu diketahui ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam pemilihan koleksi perpustakaan.
Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004
: 25), ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan
perpustakaan sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi
tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang
studi
3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang,
khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial
4. Kualitas isi bahan perpustakaan
5. Kepantasan harga
6. Bahasa
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan
perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa
mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu
8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi
dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
17
Universitas Sumatera Utara
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup
diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa
diterima.
10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa
hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya.
11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna,
jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh
(distance learning) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media
elektronik/digital perlu diperhatikan.
Berdasarkan penjelasan diatas tidak mungkin perpustakaan melakukan
pemilihan koleksi bahan perpustakaan dengan sendirinya. Diperlukan seseorang
yang mempunyai wewenang dalam melakukan kegiatan pemilihan bahan
perpustakaan, sebagaimana yang dikemukakan oleh Yulia (1993 : 27), pihakpihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala
sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di
sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah
sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orangorang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan pengetahuan yang baik untuk
mengetahui koleksi yang akan diadakan di dalam perpustakaan untuk
menyeimbangkan perpustakaan dengan baik. Itu sebabnya asas diperlukan dalam
pemilihan koleksi perpustakaan, dan seseorang yang berpengetahuan baik dan
berperan penting dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Koleksi perpustakaan
harus terbina dan tersusun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan yaitu
tujuan, rencana, dan anggaran yang telah disediakan. Memenuhi kebutuhan
pengguna itulah tujuan dari perpustakaan dan hendaknya perpustakaan
memperhatikan perkembangan kebutuhan pengguna agar memenuhi kualitas
perpustakan.
18
Universitas Sumatera Utara
2.3.2 Pihak-Pihak yang Dilibatkan dalam Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan bahan pustaka, pihak yang berwenang bukan hanya
pustakawan saja,tetapi semua unsur yang berkepentingan dalam melakukan
pemilihan bahan pustaka termasuk para pengguna perpustakaan.
Menurut Yulia (1993 : 27), pihak-pihak yang berwenang melakukan
seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah
kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh
masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen.
Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan
apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan
orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut
Sedangkan menurut Siregar (2002:12), pihak-pihak yang dilibatkan dalam
pemilihan bahan pustaka yaitu:
1. Pustakawan
Pustakawan memegang peranan yang sangat penting dalam pemilihan
bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan atau
mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan
dana yang dibutuhkan, menjalin kerja sama dengan pihak lain,
menyusun kebijakan seleksi, memikrkan penggunaan dana secara
efektif, mengikutu secara teratut berbagai bibliografi, majalah, tinjauan
buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan
bahan referensi. Secara umum tugas pustakawan pengadaan sebagai
berikut :
a. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak.
b. Menyeleksi permintaan pemakai/pakar.
c. Bertanggung jawab atas pembinaan koleksi
d. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku.
e. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan
dengan pembinaan
koleksi. Misalnya
komosi/pakar
perpustakaan.
f. Membina hubungan baik dengan penerbit/agen.
g. Memiliki pengetahuan/keterampilan dalam bidang administrasi
h. Memiliki pengetahuan tentang perdagangan buku atau majalah
i. Mengetahui peraturan perdagangan seperti impor buku atau
majalah
j. Mengetahui fungsi dan tujuan perpustakaan
19
Universitas Sumatera Utara
2.
3.
4.
5.
k. Dapat berhubungan dengan bagian lain
l. Memiliki kecermatan dalam bekerja
m. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
n. Memiliki inisiatif
o. Taktis
p. Dapat memecahkan masalah dengan cepat
q. Memahami dengan baik alat bantu pemilihan buku
Subjek spesialis/Pakar
Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek ilmu tetentu, dan lebih
mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi, dan selalu
mengikuti perkembangan bidang ilmu dan menjadi spesialisasinya.
Mereka juga merupakan tenaga ahli yang secara mendalam
mempunyai pengetahuan tentang suatu bidang ilmu. Subjek spesialis
berperan dalam pemilihan bahan pustaka, dengan turut serta
menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihan/pembelian bahan
pustaka.
Bagian sirkulasi
Keikutsertaan bagian ini dalam pemilihan bahan pustaka, karena
bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak
digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya. Bagian
ini juga dapat memberi informasi tentang buku yang sering dicari
pengguna namun belum dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu bagian
sirkulasi juga memberi informasi tentang pemakaian koleksi
perpustakaan secara periodik. Informasi yang diberikan oleh bagian
sirkulasi berguna untuk menentukan jumlah buku yang tidak terpakai.
Dengan demikian koleksi perpustakaan dan ruangan dapat
dimanfaatkan secara tepat guna.
Bagian pengadaan
Bagian pengadaan memiliki peranan penting dalam pemilihan bahan
pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administasi tentang
pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang
datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. Bagian
pengadaan juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi buku
yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut pernah
diterbitkan. Serta melengkapi data bibliografi permintaan akan bahan
pustaka, karena adakalanya data bibliografi bahan pustaka yang
diminta tidak lengkap.
Pengguna
Pengguna merupakan orang-orang yang memanfaatkan koleksi
perpustakaan. Oleh sebab itu permintaan mereka akan bahan pustaka
perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi.
Permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk
mengukur selera dan minat baca pengguna.
20
Universitas Sumatera Utara
2.3.3 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus
berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu
acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya.
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005 : 26) prinsip pengembangan koleksi
perpustakaan sekolah adalah :
1. disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah
2. disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
3. disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada
4. disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah
5. disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. disesuaikan dengan dana yang tersedia
Sedangkan menurut Soeatminah (1992:76) ada empat prinsip
dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan
dengan:
1. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
2. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif.
3. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka
disesuaikan dengan kebutuhan penggun dan disahkan oleh penanggung jawab
lembaga dimana perpustakaan berada, karena koleksi perpustakaan yang sesuai
dengan prinsip pemilihan koleksi bahan pustaka akan mendukung tujuan
perpustakaan itu tercapai.
2.3.4 Proses Seleksi
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang cocok untuk
dipakai oleh pengguna perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna
akan informasi yang ingin mereka dapatkan. Jadi diperlukan prosedur dalam
melaksanakan proses seleksi koleksi bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa seleksi adalah
Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang
telah ada di perpustakaan.
21
Universitas Sumatera Utara
Jika ada proses seleksi bahan pustaka, maka kriteria juga mendukung
pustakawan dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka di dalam
perpustakaan. Yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan
dan struktur organisasi di setiap perpustakaan.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa pada prinsipnya
personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup:
1.
2.
3.
4.
5.
Pustakawan
Spesialis subjek
Toko buku
Komisi perpustakaan
Anggota lain
Menurut Sulistyo Basuki (1991:45) mengatakan untuk dapat menjadi seorang
pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan
khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka,
standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja
yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian
yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka yang
menggunakan perpustakaan, dan mengapa ad kelompok yang mengguakan
koleksi perpustakaan lebih banyak dari keompok lainnya.
3. Memahami kebutuhan pemakai.
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua,
menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupu proses
membaca.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan
sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki
pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti menguasai sarana bibliografi,
mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat
netral, memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi dan mengetahui buku
melalui proses membaca.
2.3.5 Alat Bantu pemilihan Bahan perpustakaan
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan untuk menseleksi bahan
pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Alat bantu seleksi merupakan
sarana yang membantu dalam melakukan pemilihan bahan pustaka.
22
Universitas Sumatera Utara
Menurut Yuyu Yulia (1993: 30) ada berbagai jenis alat bantu yang masingmasing mempunyai fumngsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara
garis besar alat bantu seleksi dibagi atas dua kelompok yaitu:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah
bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang dibrikan dalam alat
tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup
keterangan mengenai isi bahan pustka tersebut, dan keterangan lain yang
diperlukanuntuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan
dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan
panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat abntu yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka
(kadang-kadang dengan harganya). Alat bantu seperti ini dipakai untuk
mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam
bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara
tertentu atau dalam kurun waku tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk
melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa
harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran
atau tidak, dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan
pustaka alat bantu seleksi berperan penting agar dapat mengetahui apakah bahan
pustaka dapat diterbitkan atau tidak. Pustakawan diharapkan mampu mengenal,
mengetahui ciri-cirinya, serta memggunakan alat bantu seleksi dengan tepat.
2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengertian pengadaan bahan pustaka bukan hanya sekedar pembelian atau
pemesanan. Pengadaan mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah melakukan
pemilihan buku. Istilah “pengadaan” dan “pemesanan” kadang-kadang digunakan
secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu pada
kegiatan pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara
mendapatkan bahan-bahan tersebut.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 41) pengadaan buku mencakup:
1. Perolehan bahan atau buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran
2. Pembayaran atau tanda terima pembayaran
3. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan
Pengadaan bahan pustaka memerlukan pertimbangan yang serius, agar
koleksi perpustakaan sesuai dengan tujuan perpustakaan.
23
Universitas Sumatera Utara
2.4.1 Cara pengadaan
Pengadaan
bahan
pustaka
adalah
merupakan
proses
pembelian,
pemesanan, penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang
biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara
pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah.
3. Tukar menukar.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (1991: 25) bahwa:
Perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa
buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi dengan cara
mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit dan toko-toko buku menerima
sumbangan-sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan
perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan
mengurangi jumlah eksemplar buku.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa cara pengadaan koleksi
perpustakaan bukan hanya dari pembelian saja, tetapi bisa melalui sumbangan
dari pemerintah, organisasi, dan instansi lain.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan
memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi
Menurut Yulia (1993:45) pengadaan bahan pustaka melalui pembelian antara lain:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku melalui toko buku secara langsung dilakukan oleh
perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil,
baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain
yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
2. Pembelian buku melalui penerbit
Pembelian buku melalui penerbit dilakukan secara langsung biasanya
judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit.
Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang diterbitkan oleh
penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung
pada penerbit.
3. Pembelian buku melalui agen buku
Pembelian buku melalui agen buku dilakukan dengan memperoleh
buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya
24
Universitas Sumatera Utara
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku
dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan
cepat.
Sedangkan Menurur Siregar (1998:4) Pembelian dapat dilakukan dengan
cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka
melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah
perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang
ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka
tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku,
penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan
menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat
daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh
dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun
lembaga. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara
langsung dari penyumbang atau diminta.
Menurut Siregar (1998: 4 ) Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan
sesudah buku diterima.untuk itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan
mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan.
Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan
pengembangan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 )
perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanya
dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan
setelah bahan perpustakaan diterima.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan
hadiah dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
25
Universitas Sumatera Utara
5. Mengolah bahan perpustakaan
pengolahan bahan
6. perpustakaan biasa.
hadiah
yang
diterima
seperti
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa, walaupun bahan pustaka
dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus
menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan
pegguna.
2.4.1.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya
pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan
pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang
terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi
dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan
mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat
diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan
bahan
pustaka yang duplikasi, Dengan pertukaran akan member peluang untuk
mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Bahan yang dapat
dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri
atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (1996: 16 ) hal-hal yang perlu dilaksanakan perpustakaan dalam
kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan
Mencatat alamat pemesan
Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesanan
26
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Soetminah (1992: 74) langkah yang dilakukukan
dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi,
diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi.
Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga
sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut
berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul
Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor .
3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan
yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat
penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada
perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan
mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar
dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi
pustaka koleksi.
Selain itu Menurut Yulia (1993 : 47) Pengadaan melalui pertukaran
memiliki tujuan dan teknik pertukaran:
1. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa
tujuan, yaitu: Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak
dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh
karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk
memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. Dengan pertukaran akan
memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar
perpustakaan
2. Teknik tukar-menukar
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara
sebagai berikut:
a. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat)
atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk
daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan
pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang
berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris
perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran
disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan
judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan
nomor terbitan.
b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan
lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan
bahan pustaka yang ditawarkan dan telah mempunyai
hubungan kerjasama .
27
Universitas Sumatera Utara
c.
Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan
dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar
yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
d. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari
pe