Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

(1)

PERKEMBANGAN

Diajukan Sebagai Untuk

DA

UNIV

F

PROGR

AN KOLEKSI PERPUSTAKAAN POLI

NEGERI MEDAN

KERTAS KARYA

agai Salah Satu Peryaratan Dalam Menyelesaikan tuk Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md)

Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh

DARYANTO APUL SITEPU

122201028

NIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

GRAM STUDI PERPUSTAKAAN D-3

MEDAN

2015

LITEKNIK

aikan Studi

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

Oleh :Daryanto Apul Sitepu.

NIM :122201028

Dosen Pembimbing :Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd.

NIP :195770407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Abdul Hafiz Harahap, S.Sos, M.I.Kom.

NIP : 19750910 200604 1 001

Tanda Tangan :

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

Oleh :Daryanto Apul Sitepu.

NIM :122201028

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN Ketua Jurusan :Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. NIP :195770407 198603 2 001

TandaTangan :

Tanggal :

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan :Dr. Syahron Lubis M.A. NIP :19511013 1 197603 1 001 TandaTangan :

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat-Nya yang telah memberikan kesehatan dan kekuatan kepada penulis, sehingga penulis dapat menempuh perkuliahan di program Studi D-III Perpustakaan dan informasi Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara. Dan penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan”.

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis telah banyak mendapat bantuan dan bimbingan, baik secara moril dan materil dari berbagai pihak. Atas bantuan dan dukungan yang penulis terima, pada kesempatan ini penulis terlebih dahulu mengucapkan banyak terima kasih kepada kedua orangtua penulis Ayahanda Daniel Sitepu dan Ibunda Kiranta Br Bangun serta kedua saudara penulis Debora Br Sitepu, S.Sos. dan Donna Br Sitepu, S.S., yang selama ini telah mendukung dan memberikan doa, motivasi, perhatian kasih sayang tampa batas kepada penulis.

Dengan segala kerendahan hati, penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Jurusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan dosen wali penulis sekaligus dosen pembimbing yang penuh kesabaran membimbing dan mengarahkan penulis selama pelaksanaan penulisan kertas karya ini dan mendidik penulis selama menjalani masa perkuliahan di Program Studi Ilmu Perpustakaan.

3. Bapak Abdul Hafiz Harahap, S.Sos., M.I.kom., selaku desen pembaca yang memberikan masukan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

(5)

4. Seluruh Staf Pengajar dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik, membimbing dan membantu penulis selama mengikuti masa perkuliahan di Program Studi Ilmu Perpustakaan.

5. Bapak Muhammad Dalim, S.Sos., selaku Kepala perpustakaan Politeknik Negeri Medan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan observasi di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

6. Ibu Rahmizar, S.Sos., selaku Sekretaris Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dan seluruh Staf pegawai Politeknik Negeri Medan yang telah banyak membantu dalam memeberikan data dan informasi yang dibutuhkan penulis dalam penulisan kertas karya ini.

7. Buat Sahabat terbaik ku yakni Santana, Kartison, Rohasianty, Yousi, Dina Andari, Rafika, Tio, Dea, Peggy, Juny , Yuyun, Sinta G, Sonya, Wenty, Indra Sembiring Stambuk 2011 dan Kamal terima kasih buat masa-masa tiga tahun yang kita lewati bersama baik dikala senang dan sedih bersama yang penuh dengan kenangan manis.

8. Teman seperjuangan Praktek kerja Lapangan (PKL) khusus kelompok- E. Pedrik Eldora Tarigan, Allar Tumangger, Asido Bonafide Sitanggang dan Hassan Basri Nasution. Terima kasih atas semangat, kekompakan, suka duka dan kebahagian sehingga kelompok ini menjadi tim yang terbaik. 9. Seluruh teman-teman stambuk 2012 Program studi D-3 Perpustakaan yang

telah banyak memberikan dorongan, pengertian dan inspirasi bagi penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

10. Seluruh Staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Medan yang telah membina dan membimbing penulis selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) hingga berakhir.

(6)

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran, kritik dan masukan untuk kesempurnaan kertas karya ini agar kertas karya ini bermanfaat bagi yang membacanya.

Medan, Juni 2015 Penulis,

Daryanto Apul Sitepu NIM: 122201028

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI...iv

DAFTAR TABEL ...vi

DAFTAR GAMBAR... vii

Bab I Pendahuluan...1

1.1 Latar Belakang Masalah ...1

1.2 Tujuan Penelitian ...3

1.3 Ruang Lingkup ...4

1.4 Metode Pengumpulan Data...4

Bab II Tinjauan Pustaka ...5

2.1 Pengertian PerpustakaanPerguruanTinggi...5

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ...6

2.1.2 FungsiPerpustakaan Perguruan Tinggi ...7

2.1.3 TugasPerpustakaan Perguruan Tinggi ...9

2.2 Koleksi Perpustakaan...10

2.2.1 Pengertian Koleksi...10

2.2.2 Tujuan dan Fungsi Koleksi ...11

2.2.3 Jenis Koleksi Perpustajkaan ...11

2.2.4 Pemanfaatan Koleksi ...13

2.2.4.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi ...13

2.2.4.2 Penggunaan Koleksi ...14

2.3 Pengadaan Koleksi...14

2.3.1 Kegiatan Pemilihan Bahan Koleksi ...14

2.3.2 Kegiatan Pengadaan Bahan Koleksi ...16

2.3.3 Alat Bantu Pemilihan...16

2.4 Pengolahan Bahan Koleksi ...17

2.4.1 Inventarisasi ...17

2.4.2 Klasifikasi Koleksi ...18

2.4.3 Katalogisasi Koleksi ...19

2.4.4 Pelabelan Bahan Pustaka ...19

2.4.5 Penyimpanan / Penyusunan Bahan Pustaka ...19

Bab III Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan...20

3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Politeknik Negeri Medan ...20

3.1.1 Sejarah Singkat Politeknik Negeri Medan...20

(8)

3.1.2.1 Visi...22

3.1.2.2 Misi ...22

3.1.2.3 Motto ...22

3.1.2.4 Tujuan ...22

3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Polmed...22

3.1.4 Panduan dan Tata Tertib Perpustakaan Polmed ...24

3.1.4.1 Jam Buka...24

3.1.4.2 Tata Tertib ...24

3.1.4.3 Sanksi...24

3.1.4.4 Kewajiban ...25

3.1.4.5 Jenis Layanan Perpustakaan Polmed ...25

3.2 Perkembangan Koleksi Perpustakaan Polmed...27

3.2.1 Pengguna Koleksi Polmed ...27

3.2.2 Pendanaan Koleksi Polmed ...27

3.2.3 Koleksi Perpustakaan Polmed ...27

3.2.4 Jenis koleksi Perpustakaan Polmed ...29

3.3 Pemilihan Koleksi...29

3.3.1 Pihak yang Melakukan Seleksi Koleksi ...30

3.3.2 Alat Bantu Seleksi Koleksi Perpustakaan...30

3.3.3 Prosedur Pemilihan Koleksi ...31

3.4 Perkembangan Pengadaan Koleksi Perpustakaan ...31

3.4.1 Pembelian Koleksi ...32

3.4.2 Hadiah dan Sumbangan ...34

3.4.3 Bertukar Informasi...35

3.4.4 Penerbitan Sendiri...35

BAB IV Kesimpulan dan Saran...36

4.1 Kesimpulan ...36

4.2 Saran ...36

DAFTAR PUSTAKA ...38 LAMPIRAN

(9)

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Daftar Kepala dan Jabatan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan...23

Tabel 2 Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Periode 2010-2014 ...30

(10)

DAFTAR GAMBAR

(11)

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG DAN MASALAH

Perkembangan perpustakaan pada era informasi menunjukkan kondisi yang sangat menakjubkan bahkan sebagian pustakawan mengatakan telah terjadi pergeseran dari habitat aslinya dimana perpustakaan identik dengan bahan pustaka cetak, dibuat dari kertas ataupun media lain seperti kulit hewan, daun, kayu ataupun tanah. Perubahan lingkungan dan perkembangan teknologi informasi telah mendorong perpustakaan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan. Terutama dalam bentuk koleksinya apapun bentuknya perpustakaan tidak akan pernah meninggalkan hakekat eksistensi perpustakaan sebagai sumber informasi, sarana pencerahan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Perpustakaan merupakan bagian yang terpenting dari suatu Perguruan Tinggi yang menjadi lembaga induknya, yang berperan sebagai pusat informasi dan bertugas untuk membantu pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai unit pelaksana teknis yang mempunyai tugas memberi pelayanan pustaka pada sivitas akademika terutama Dosen dan Mahasiswa. Perpustakan Perguruan Tinggi direncanakan dan dikembangkan untuk dapat membantu melaksanakan program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: pendidikan dan pengajaran, serta pengabdian pada masyarakat.

Perpustakaan di era globalisasi ini dituntut agar dapat berperan secara produktif yaitu melalui informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna perpustakaan yang dilihat dari proses perkembangan koleksi dan perpustakan harus mencerminkan misi dan tujuan lembaga induknya. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan dan pemeliharaan bahan pustaka, pusat pelestarian ilmu pengetahuan, pusat belajar, pusat penelitian dan pusat penyebaran informasi. Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk mengelola, melestarikan dan

(12)

mengembangkan koleksinya baik tercetak maupun tidak tercetak, yang mengarah kepada suatu koleksi yang standart dan kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.

Meninjau perkembangan koleksi baik dalam bentuk tercetak maupun tidak tercetak dapat mengoptimalkan pelayanan perpustakaan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh perpustakaan. Perkembangan koleksi perpustakaan sangat penting agar dapat menunjang kebutuhan pengguna sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi dilakukan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh semua jurusan atau program studi dan seluruh pengguna perpustakaan yang diasuh oleh perguruan tinggi tersebut. Kualitas perkembangan koleksi perpustakaan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan literature dari mata kuliah yang didistribusikan pada semester untuk semua jurusan atau program studi. Perkembangan koleksi perpustakaan tidak akan lepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan dibidang pelayanan teknis.

Kegiatan ini dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan informasi pengguna perpustakaan. Oleh karena itu pentingnya perkembangan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi selayaknya diarahkan kepada Tri Darma perguruan tinggi dan mengikuti perkembangan zaman. Mutu suatu perpustakaan perguruan tinggi bukanlah semata-mata ditentukan atau dinilai dari banyak tidaknya jumlah koleksi yang tersedia, akan tetapi juga dinilai dari mutu dan kualitas isi dari koleksinya. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, perkembangan koleksi sangat diperlukan tetapi harus sesuai dengan konteks Tri Dharma perguruan tinggi agar dapat meningkatkan program pendidikan dan pengajaran. Perkembangan koleksi, diharapkan dapat menunjang kegiatan penelitian dan kegiatan pengabdian bagi masyarakat mulai dari perkembangan koleksi terbitan berseri, perkembangan koleksi referensi, perkembangan koleksi bahan puskata (buku), perkembangan koleksi terekam.

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan termasuk salah satu perguruan tinggi negeri yang memegang Tri Dharma mahasiswa dan mengikuti arus perkembangan

(13)

zaman yang mendukung penuh perkembangan koleksi perpustakaan sebagai tuntutan zaman sesuai untuk penggunanya, jumlah koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan pada tahun 2010-2014 mencapai 24.815 eksamplar, dengan perician buku teks berjumlah 14.317 eksemplar, jurnal nasional yang terakreditasi berjumlah 50 eksemplar, jurnal internasional berjumlah 32 eksemplar, prosiding dan majalah berjumlah 608 eksemplar, buletin berjumlah 94 eksemplar, terbitan pemerintah berjumlah 78 eksemplar, kaset audio video berjumlah 71 eksemplar, tugas akhir mahasiswa berjumlah 7.177 eksemplar, penelitian dosen berjumlah 1.159 eksemplar, pengabdian masyarakat berjumlah 181 eksemplar,e-bookberjumlah 1.048 eksemplar. Koleksi ini harus sesuai dengan konteks lembaga yang berwenang dan menyediakan sumber-sumber informasi untuk proses kegiatan proses belajar-mengajar perkembangan koleksi hendaknya dilakukan secara terus-menerus. Hal ini disebabkan karena setiap informasi bertambah dan berkembang sesuai dengan berkembangnya ilmu. Seiring dengan berkembangnya tuntutan zaman dan berkembangnya ilmu pengetahuan, penulis tertarik untuk meneliti perubahan koleksi perpustakaan dengan judul “PERKEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN”.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

1. Untuk mengetahui perkembangan koleksi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan 2010-2014.

2. Untuk mengetahui koleksi yang terdapat pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan kertas karya ini, penulis membatasi hanya yang berhubungan dengan perkembangan koleksi, pemilihan koleksi, pemanfaatan koleksi, penggunaan koleksi, dan pengadaan koleksi.

(14)

1.4 Metode Pengumpulan Data

Metode penulisan kertas karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Untuk mengumpulkan sumber informasi serta data yang diperlukan dalam penulisan kertas karya ini, metode-metode yang digunakan adalah:

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Data yang diperoleh dengan menggunakan bahan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya, melalui buku-buku, literature dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan judul penulisan kertas karya.

2. Studi Lapangan (Field Research)

Untuk mendapatkan data dari lapangan penulis mengadakan observasi langsung ke objek yang diteliti, yaitu Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

(15)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistiyo-Basuki:1991,3), atau suatu unit kerja yang subtansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa layanan. Selain buku, di dalamnya juga terdapat bahan cetak seperti majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip atau naskah, lembaran musik, dan berbagai karya media audiovisual seperti film, slide, kaset, piringan hitam serta bentuk mikro, mikrofis dan mikroburam (microopaque) .

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu sarana penyebar informasi di lingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya maupun para penggunanya. Oleh sebab itu perpustakaaan perguruan tinggi harus benar-benar melaksanakan fungsinya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan perguruan tinggi dalam fungsi perpustakaan tersebut. Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi”.

Syahrial-Pamuntjak (2000:5) berpendapat bahwa, “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi”.

Hasugian (2000:79) berpendapat bahwa, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya”.

(16)

Menurut Sulistyo-Basuki (1993-51) dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan menyatakan bahwa ”Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapaitujuannya”.

Dari beberapa pendapat di atas dapat dikatakan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan salah satu unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggi dan lembaga-lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah kampus yang berpegang teguh pada Tri Dharma perguruan tinggi dan pemakainya adalah masyarakat perguruan tinggi yang terdiri atas para staf pengajar (dosen), mahasiswa, peneliti dan mereka yang terlibat di dalam kegiatan akademik (sivitas akedemika).

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan sebagai pusat informasi dan jantung universitas yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna, dengan memberikan pelayanan yang baik kepada penggunaan perpustakaan untuk meningkatkan minat dan keinginan pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan.

Menurut pedoman umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979:1) menyatakan bahwa “Tujuan di selenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, mempelancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan progran kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi lima aspek yaitu:

a. pengumpulan informasi. b. pelestarian informasi. c. pengolahan informasi. d. pemanfaatan informasi. e. penyebarluasan informasi.”

Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1996:6) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah. “Untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, pengabdian kepadamasyarakat’’.

(17)

Tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991:15) adalah:

1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana pengajar.

3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.

4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi beberapa jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan

perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.

Sedangkan menurut Massofa (2008) pada dasarnya tujuan dari perpustakaan adalah:

1. Menunjang program pendidikan,penelitian. 2. Memenuhi kebutuhan akan informasi. 3. Memenuhi kebutuhan sosial.

4. Memenuhi kebutuhan kultural dan spritual masayarakat. 5. Memenuhi kebutuhan akan rekreasi.

6. Berfungsi sebagai repository atau perpustakaan deposit.

Berdasarkan pendapat diatas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi kepuasan masyarakat yang ada pada unit perguruan tinggi. Serta memberikan jasa informasi untuk mendukung serta mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.

2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, di ukur dengan banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan perpustakaan yang diberikan perpustakaan tersebut. dan Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dalam usaha melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan berfungsi menyediakan informasi guna memenuhi kebutuhan penggunanya.

(18)

Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Dalam mencapai visi dan misi, perpustakaan memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Interprestasi.

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu dan melakukan dharmanya.

2. Fungsi Edukasi.

Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi sivitas akademi, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanan evaluasi pembelajaran.

3. Fungsi Informasi.

Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang sudah sangat mudah di akses oleh pencarian dan pengguna informasi.

4. Fungsi Riset.

Perpustakaan menyediakan informasi dan sumber-sumber penyediaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna. Informasi yang diperoleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian.

5. Fungsi Rekreasi.

Perpustakan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

6. Fungsi Publikasi.

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang di hasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.

7. Fungsi Deposit.

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluh karya dan pengetetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:3).

Sedangkan Menurut Yuven (2010 : 2) bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan lebih rinci sebagai berikut :

(19)

a. Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar yang dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan).

b. Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan difungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar. (Undang-undang No 2 Tahun 1989 Pasal 35: Perpustakaanharus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar).

c. Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau informasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.

d. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.

e. Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit,local contentataugrey literature. f. Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak hanya

mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.

g. Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru) .

Berdasarkan uraian diatas fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi informasi sivitas akademika dan penyediaan sarana belajar bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi tersebut dan dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi sangat penting bagi masyarakat penggunanya dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam pengembangan pendidikan sebagai fungsi edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi.

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat luar kampus.

(20)

Menurut Pedoman umum pengelolaan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi tugasPerpustakaan Perguruan Tinggi di rinci sebagai berikut :

1) Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran. 2) Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas

dalam rangka studi.

3) Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan PT induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.

4) Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.

5) Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan. (Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Jakarta: PNRI. 2002. Hal. 6).

Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah:

a. Mengembangkan koleksi.

b. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan. c. Memberi layanan.

d. Melaksanakan administrasi perpustakaan.

2.2 Koleksi Perpustakaan

Untuk dapat memberikan pelayanan informasi yang baik dan memadai, maka perpustakaan perguruan tinggi harus berusaha nenyediakan berbagai sumber informasi yang di perlukan demi terlaksananya kegiatan perpustakaan perguruan tinggi tersebut.

2.2.1 Pengertian Koleksi

Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000:19),

(21)

dinyatakan bahwa “Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain.

Menurut Ade Kohar (2003:6), “Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi”.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, koleksi perpustakaan terdiri dari bahan tercetak, bahan pustaka terekam dan bahan pustaka elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi.

2.2.2 Tujuan dan Fungsi Koleksi

Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakan setiap universitas atau perguruan tinggi.

Menurut buku Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur (Siregar, 1999:2) Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan:

1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya.

2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya.

3. Memiliki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut.

4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya.

5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung.

Berdasarkan pernyataan di atas apabila perpustakaan perguruan tinggi dapat memenuhi kepuasan pengguna dengan ragam koleksi yang ada di perpustakaan yang bernaung maka perpustakaan tersebut sudah berhasil menjalankan Tri Dharma Perguruan Tingginya.

(22)

2.2.3 Jenis Koleksi Perpustakaan

Jenis koleksi yang di sediakan di perpustakaan perguruan tinggi hendaknya tidak hanya di prioritaskan kepada bahan pustaka mengenai buku kurikulum pendidikan saja, tetapi bahan pustaka lain yang berisi ilmu pengetahuan umum.

Menurut Hamakonda (1987:2) bahwa koleksi perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari:

1. Buku teks, baik yang diperlukan mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan untuk mata kuliah tetentu maupun yang dianjurkan.

2. Buku referensi baik referensi umum untuk bidang studi kasus, alat-alat bibliografi seperti indeks, ensiklopedia, buku tahunan dan abstrak, katalog dan sebagainya.

3. Buku untuk pengembangan ilmu yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain bidang studi yang ditekuni.

4. Penerbitan berkala seperti majalah, jurnal, dan surat kabar penerbitan perguruan tinggi baik penerbitan sendiri maupun penerbitan perguruan tinggi lainnya.

5. Penerbitan pemerintah, baik yang bersifat produk umum, hasil penelitian dan sebagainya.

6. Koleksi khusus, baik yang berhubungan dengan kekhususan program perguruan tinggi, maupun minat khusus perpustakaan akan hal-hal yang bersifat lokal, seperti koleksi kebudayan daerah dan sebagainya.

7. Koleksi buku-buku (non books materials) yang berupa film, rekaman video, piringan hitam lukisan dan sebagainya.

Di dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) di jelaskan bahwa jenis-jenis koleksi perpustakaan meliputi:

1. Buku bidang agama.

2. Buku pengetahuan sosial dan kemasyarakatan. 3. Buku bahasa dan kesusastraan.

4. Buku psikologi, ilmu murni, ilmu terapan, kesenian dan sejarah.

5. Buku praktis seperti pertanian, perikanan, perternakan dan keterampilan lainnya.

6. Buku sumber (referensi) seperti ensiklopedia, kamus, peta, sumber biografi dan lain-lain.

Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:14) ragam koleksi adalah sebagai berikut :

(23)

a. Koleksi rujukan.

Menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku.

b. Bahan ajar.

Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Di samping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi.

c. Terbitan berkala.

Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Perpustakaan dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya.

d. Terbitan pemerintah.

Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi, dsb. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan para penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintah pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non-departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian.

Dari uraian diatas jenis koleksi perpustakaan bukan hanya buku saja melainkan ada juga jenis-jenis koleksi tercetak dan terekam yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

(24)

2.2.4 Pemanfaatan Koleksi

2.2.4.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi

Kata pemanfaatan berasal dari kata manfaat yang berarti guna atau faedah. Menurut Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (2002:928) dijelaskan bahwakata pemanfaatan mengandung arti proses, cara, perbuatan memanfaatkan.

Pemanfaatan koleksi perpustakaan dapat berarti membaca koleksi di ruang perpustakaan (in library use) dan meminjam koleksi dari bagian sirkulasi perpustakaan (out library use). Pemanfaatan koleksi dapat diketahui melalui kajian sirkulasi yang berpusat pada penggunaan ( use studies) atau pada pengguna (user studies) dimana bertujuan untuk mengetahui seberapa besar koleksi yang telah dimanfaatkan dan mengetahui siapa yang memanfaatkan koleksi tersebut.

2.2.4.2 Penggunaan Koleksi

Dalam kamus bahasa Indonesia (1999:375) disebutkan pengguna merupakan seseorang yang menggunakan atau memanfaatkan dengan demikian pengguna perpustakaan adalah orang atau badan hukum yang menggunakan jasa layanan perpustakaan baik dalam bentuk real maupun potensial, sehingga dengan demikian dapat dikatakan bahwa yang dimaksud dengan pemanfaatan koleksi adalah suatu cara yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan di dalam memanfaatkan kumpulan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan.

2.3 Pengadaan Koleksi

Pengadaan koleksi di perpustakan perguruan tinggi merupakan tanggung jawab instansi atau unit lembaga yang bernaung di bawahnya baik dalam pemilihan, pemesanan, pembelian koleksi. Menurut Sumardji (1988:23-26) Kegiatan pengadaan bahan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi untuk di jadikan koleksi perpustakaan yang dilakukan pula dengan berbagai macam kegiatan.

(25)

2.3.1 Kegiatan pemilihan bahan koleksi

Untuk memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi, maka perlu diperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan prinsip penilihan bahan pustaka.

Menurut Soeatminah (1991:76), bahwa ada 4 prinsip dalam pemilihan bahan pustaka antara lain:

a. Minat dan kebutuhan pemakai.

b. tujuan, fungsi perpustakaan dan ruang lingkup layanan perpustakaan.

c. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti positif yang dibawanya. d. Pustaka yang memenuhi kwalitas persyaratan.

Dari pernyataan tersebut di atas perlu dipertimbangkan dalam beberapa hal, seperti:

a. Pihak perpustakaan perguruan tinggi paling tidak harus mengetahui kebutuhan pengguna dan kebutuhan akan informasi dari semua pengguna perpustakaan perguruan tinggi yang dilayani.

b. Untuk meningkatkan mutu akademik, maka koleksi yang disediakan bukan hanya buku teks yang langsung dipakai untuk mata kuliah yang diberikan, tetapi juga menyangkut bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program studi yang ada secara lengkap.

c. Informasi yang tersedia di perpustakaan perguruan tinggi harus bersifat mutakhir yaitudengan cara menyediakan koleksi edisi terbaru dan harus dapat menumbuhkan kecintaaan akan perpustakaan.

Untuk mencari informasi yang tepat tentang bahan pustaka, seseorang pustakawan perlu mempelajari seluk-beluk bahan pustaka, sebab belum ada seseorang pustakawan yang mampu mengingat semua bahan pustaka yang pernah diterbitkan oleh karena itu dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka, pustakawan dibantu dengan adanya alat bantu pemilihan bahan pustaka.

(26)

Seleksi bahan pustaka adalah hal yang paling utama dalam perpustakaan. Secara umum dapat disetujui bahwa tanggung jawab untuk pemilihan bahan pustaka yang terbaik adalah berbagi antara perpustakaan dan staff akademik.

Kegiatan pemilihan bahan koleksi ialah kegiatan memilih bahan koleksi berdasarkan:

1. Profesi atau pun kedudukan pemakai seperti mahasiswa, dosen, pegawai, peneliti, masyarakat umum yang bersangkutan pada universitas.

2. Macam bahan koleksi berupa buku-buku teks, buku referensi, penerbitan berseri, laporan-laporan penelitian, cetakan-cetakan yang telah di buat menjadi film, slide, piringan hitam dan sejenisnya.

3. Bidang ilmu seperti :

a. Ilmu pengetahuan filsafat. b. Ilmu pengetahuan keagamaan.

c. Ilmu pengetahuan sosial dan kemasyarakatan. d. Ilmu pengetahuan bahasa.

e. Ilmu pengetahuan eksakta.

f. Ilmu pengetahuan praktis/terapan.

g. Ilmu pengetahuan kesenian, rekreasi dan olahraga. h. Ilmu pengetahuan kesusasteraan.

i. Ilmu pengetahuan sejarah, ilmu bumi.

2.3.2 Kegiatan Pengadaan Bahan Koleksi

Secara umum pengadaan bahan koleksi di lingkungan perpustakaan dilakukan melalui pembelian, hadiah, maupun melalui tukar-menukar dan penerbitan sendiri. Pengadaan hendaklah melalui seleksi yang baik agar menghasilkan koleksi yang sesui dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan menurut Maunglib (2010), ada dua macam pengadaan yang biasa di lakukan oleh perpustakaan, yaitu:

1. Sumbangan atau Hadiah.

Sumbangan atau hadiah pastilah tidak akan sulit di lakukan, karena seorang pustakawan hanya bertugas untuk menerima dan membuat laporan atau tanda terima. Setelah itu melakukan penyeleksian pustaka sumbangan tersebut, setelah melakukan penyeleksian, koleksi sumbangan tersebut akan memasuku proses pengolahan.

2. Pembelian.

Untuk melakukan pembelian, setiapa perpustakaan memiliki cara yang berbeda, akan tetapi tetap melakukan dengan tujuan yang sama. Terjadinya

(27)

perbedaaan cara pengadaan melalui pembelian antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lain karena proses administrasi yang di miliki antar satu perpustakaan dan perpustakaan lainnya saling berlainan.

Menurut Soeatminah (1992:71) “Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.

2.3.3 Alat Bantu Pemilihan

Menurut Hamakonda (1987:7) alat bantu pemilihan bahan pustaka yang dapat digunakan oleh pustakawan adalah:

1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri. 2. Bibliografi nasional dan internasional. 3. Penebitan khusus seperti reviews dan iklan. 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain.

Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa alat bantu pemilihan pustaka sangat membantu pustakawan, sehingga pustakawan dapat membuat penilaian tentang koleksi yang akan di pesan/beli.

2.4 Pengolahan Bahan Koleksi

Pustakawan berperan penting dalam pemerosesan pengolahan koleksi hinnga pelatakan/pemajangan koleksi di rak dan pemerosesan ini mempunyai tahapan-tahapan sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku di unit perpustakaan.

Menurut Sumardji (1988:25) yang dimaksud dengan kegiatan pengolahan bahan koleksi adalah, “Kegiatan mempersiapkan bahan koleksi yang telah diperoleh,

(28)

agar dengan mudah dapat diatur di tempat-tempat atau rak-rak penyimpanan sehingga memudahkan pula untuk di layankan kepada para pemakai koleksi perpustakaan”.

2.4.1 Inventarisasi

Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.

Menurut Milburga (2000:76) keterangan yang dicatat dalam buku inventarisasi/induk adalah:

1. Nomor urut.

2. Tanggal masuk buku. 3. Asal buku.

4. Nama pengarang. 5. Judul buku.

6. Nama penerbit dan tahun terbit. 7. Jumlah eksemplar.

8. Harga satuan dan jumlah harga.

9. Jenis buku: teks/informasi/fiksi/referensi.

10. Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain. 11. Keterangan mengenai keadaan buku.

Sedangkan menurut Yusuf, (2005:31-36) menjelaskan tentang tata cara perkerjaan inventarisasi sebagai berikut:

a. Pemeriksaan.

Begitu bahan koleksi datang ke perpustakaan,maka pertama kali yang perlu dilakukan adalah memeriksa koleksi sesuai dengan yang diminta.

(29)

b. Pengecapan.

Tindakan selanjutnya adalah tindakan pengecapan atas buku-buku yang sudah di periksa tadi, pembubuhan cap perpustakaan ini dapat di lakukan pada bagian atau halaman tertentu pada setiap buku milik perpustakaan.

c. Pendaftaran ke buku induk.

Setiap buku yang masuk ke perpustakaan harus di daftarkan ke dalam buku induk berdasarkan urutan masuknnya buku tersebut keperpustakaan.

2.4.2 Klasifikasi koleksi

Klasifikasi adalah penggolongan atau pengelompokan buku berdasarkan subjek atau isi buku yang bersangkutan. Sumardji (1988:25) “Klasifikasi adalah kegiatan mengelompkkan bahan pustaka menurut isinya atau bidang ilmunya masing-masing dengan tujuan memudahkan pengguna bila hendak mencari bahan pustaka tersebut.”Sumardji (1988:25) mengatakan pengelompokan bidang ilmu itu yaitu:

a. Kelompok buku teks

b. Kelompik penerbitan berkala, seperti majalah, bibliografi, indeks dan lain-lain. c. Kelompok bidang ilmu pengetahuan, seperti filsafat, keagamaan, sosial/

kemasyarakatan, bahasa, eksakta, praktis/ terapan, kesenian, rekreasi dan olahraga, kesusastraan sejara, biografi dan ilmu bumi.

2.4.3 Katalogisasi koleksi

Katalog adalah daftar buku-buku dengan segenap keterangan kelengkapannya (data biografinya) dari buku dan di daftarnya itu, sedangkan katalogisasi adalah peroses pembuatan katalog.

Menurut Yusuf dan Suhendar, (2005:45). Adapun fungsi umum dari katalog antara lain adalah seperti berikut:

a. Menunjukan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number).

b. Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan kedalam satu

(30)

tempat khusus di perpustakaan guna memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan.

c. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku dan bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.

2.4.4 Pelabelan

Pelabelan adalah kegiatan membuat/menulis nomor penempatan (call number) setiap bahan koleksi pada label tertentu, kemudian menempelkanya pada punggungnya masing-masing sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Ada juga kegiatan-kegiatan lain misalnya:

a. Membuat kartu buku untuk setiap bahan koleksi dengan memakai blank tertentu.

b. Membuat dan menempelkan kantong kartu buku/pustaka untuk setiap bahan koleksi pada sampul belakang sisi dalam atau sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan

c. Memasukan kartu buku/pustaka ke dalam setiap kantong kartu buku/pustaka bahan koleksi yang bersangkutan.

d. Menempelkan lembaran blanko tanggal kembali pada halaman sebelah sampul belakang sisi dalam bahan koleksi yang bersangkutan.

2.4.5. Penyimpanan/ Penyusunan bahan pustaka

Penyimpanan/penyusunan bahan pustaka merupakan kegiatan penyimpanan bahan pustaka yang telah selesai diolah pada rak/lemari buku berdasarkan sandi buku (call number). Sandi buku terdiri dari nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang serta huruf judul bahan pustaka.

BAB III

PERKEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN

3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Politeknik Negeri Medan 3.1.1 Sejarah Singkat Politeknik Negeri Medan

(31)

Pada tahun 1979 Universitas Sumatera Utara ditetapkan sebagai salah satu dari 6 Universitas/Institut yang mendapat proyek pembangunan Pendidikan Politeknik Tahap I dari DIKTI, dengan nama Politeknik Universitas Sumatera Utara (Politeknik USU) Medan. Pembangunan Politeknik USU dibiayai oleh Bank Dunia (World Bank). Pada tahap I yang dibangun adalah pendidikan bidang keteknikan yang pelaksanaannya mendapat bantuan tenaga ahli dari Swiss yang ditempatkan di Medan.

Selanjutnya pada tahap II dibangun pendidikan bidang tata niaga yang didukung oleh bantuan tenaga ahli dan fasilitas dari Australia. Pembangunan pendidikan bidang tata niaga mulai diselenggarakan pada tahun 1986 dan dibantu seorang tenaga ahli dari Australia.

Pembangunan Politeknik USU dan Politeknik lainnya, merupakan proyek pemerintah melalui Depdikbud Ditjen DIKTI yang dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Pendidikan Politeknik dikenal dengan singkatan PEDC (Polytechnic Education Development Center) di Bandung.

Melalui Surat Keputusan Mendikbud No. 084/O/1997 tentang Pendirian Politeknik Negeri Medan, maka Politeknik USU Medan secara resmi menjadi Politeknik mandiri dengan nama Politeknik Negeri Medan yang isinya telah diperbaharui dengan SK Mendiknas No.: 130/O/2002 tentang organisasi dan tata kerja Politeknik Negeri Medan.

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan didirikan pada tahun 1983, yaitu satu tahun setelah berdirinya politeknik. Perpustakaan politeknik Negeri Medan bertujuan membantu mengembangkan Tri Dharma perguruan tinggi. Upaya yang dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut melalui aspek pengumpulan, pengolahan, pelestarian, pemanfaatan, dan penyebaran informasi dan fungsi umum dari perpustakaan sebagai tempat belajar, pusat informasi, sumber informasi, pusat pelestarian ilmu, melestarikan karya cetak dan karya rekam yang di kemas secara instan untuk pengguna perpustakaan. Tugasnya adalah sebagai mengembangkan koleksi,

(32)

mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, melaksanakan administrasi perpustakaan.

Penyedian jasa layanan informasi dalam berbagai jenis bidang ilmu pengetahuan. Hal ini merupakan wujud penyebaran informasi ke pada seluruh sivitas alademika, dari terpenuhinya kebutuhan informasi pengguna menunjukan keberhasilan kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan. Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar merupakan suatu keharusan dan mempunyai peran yang sangat penting dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak mungkin terselengara dengan baik jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.

Perpustakaan sebagai bagian integral dari Politeknik Negeri Medan, bersama-sama dengan jurusan dan unit lainnya di lingkungan Politeknik Negeri Medan melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi. Adapun mereka yang pernah menjabat sebagai kepala perpustakaan Politeknik Negeri Medan dari tahun 1983 hingga sekarang adalah sebagai berikut.

Tabel 1: Daftar Kepala dan Jabatan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

NO NAMA PeriodeTahun Jabatan Sekarang

1 Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. 1983 - 1991 Dosen Ilmu Perpustakaan FIB Universitas Sumatera Utara 2 Rahmizar, S.Sos 1991 - 2004 Sekretaris Perpustakaan 3 Drs. Suryadi, M.Hum 2004–2005 Dosen Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Medan 4 Azhar, SE, M.Si 2005–2009 Dosen Akuntansi Politeknik

Negeri Medan

5 Okto Zuhri, SH, M.Si 2009–2012 Kasubbag PSI Politeknik Negeri Medan

6 Muhammad Dalim, S.Sos 2012–

Sekarang

Kepala Perpustakaan

(Sumber : http://library.Politeknik Negeri

(33)

3.1.2 Visi, Misi, Motto dan TujuanPerpustakaan Politeknik Negeri Medan 3.1.2.1 Visi

Menjadi Perpustakaan Pendidikan Tinggi terkemuka yang mampu mendukung pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dilingkungan Politeknik Negeri Medan.

3.1.2.2 Misi

a. Menyediakan pelayanan perpustakaan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi. b. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan,

penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.

3.1.2.3 Motto

Datang untuk membaca, pulang membawa ilmu 3.1.2. 4 Tujuan

a. Menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan mata kuliah. b. Menyediakan fasilitas layanan yang efektif dan efisien.

c. Mengembangkan pangkalan data digital.

d. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai.

e. Tersedia sumber daya manusia dan manajemen organisasi yang baik.

f. Menjalin kerjasama dengan unit lain, baik di lingkungan Politeknik Negeri Medan maupun dari luar Politeknik Negeri Medan .

3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Di dalam setiap instansi perlu adanya struktur organisasi yang jelas, semua anggota mengetahui kedudukan dan tanggung jawab atas perkerjaan yang telah mereka laksanakan. Saat ini seluruh kegiatan perpustakaan Politeknik Negeri Medan

(34)

dilayani oleh 13 orang staf, 4 orang diantaranya dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi sedangkan lainnya dengan berbagai latar belakang pendidikan yanga bukan bidang perpustakaan. Status kepegawaian staff, 9 orang staf yang ada di perpustakaan saat ini berstatus pegawai negeri sipil, 1 orang calon pegawai negeri sipil, 3 orang staf berstatus honor. Namun keterampilan staf masih perlu ditingkatkan khususnya dalam aplikasi teknologi informasi dan komunikasi untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaaan (libray house keeping) dan keterampilan teknis lainnya. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memiliki struktur organisasi sebagai berikut:

Gambar 1 : Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Sumber: Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, 2015

Ka.UPT Perpustakaan

Sekr.UPT Perpustakaan

Pelayanan Teknis

Pengadaan

Pengolahan

Perawatan

Pelayanan Pengguna

Foto Copy Referensi

Koleksi Sirkulasi

(35)

3.1.4 Panduan Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

3.1.4.1 Jam Buka Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dalam memberikan layanan telah menentukan peraturan jam buka layanan perpustakaan sebagai berikut:

a. Hari Senin- Jum’at : Pukul 08.00–16.30 WIB b. Hari Sabtu : Pukul 08.00–15.30 WIB

3.1.4.2 Tata Tertib Pemakai

Perpustakaan adalah tempat berbagai kelompok masyarakat bertemu, berdiskusi, dan belajar bersama. Perpustakaan merupakan representasi dari keberagaman, pluralisme, dan multikultural. Karena itu penting sekali menjaga ketertiban bersama, menghargai pengguna lain, dan menghormati perbedaan yang ada. Prinsip utama etika di perpustakaan adalah saling menjaga, saling menghormati, dan saling menghargai atas dasar kepentingan bersama. Disamping itu koleksi perpustakaan sangat rentan terhadap kerusakan-kerusakan yang diakibatkan olah perilaku pengguna yang tidak tepat. Dengan mengoptimalkan pelayanan kepada pengguna, perpustakaan membuat beberapa peraturan, adapun peraturan yang akan menjadi pedoman pelaksanaan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan antara lain:

3.1.4.3 Sanksi

a. Keterlambatan pengembalian buku, didenda Rp.500,-/hari/buku.

b. Anggota yang menghilangkan atau merusak buku yang dipinjam wajib menggantinya dengan buku yang sama atau buku lain yang ditentukan oleh Ka. Perpustakaan dan membayar biaya administrasi Rp. 10.000.

c. Anggota yang kedapatan membawa keluar bahan pustaka yang belum dicatat di bagian sirkulasi atau mengoyak lembaran buku dikenakan sanksi administrasi sesuai ketentuan yang berlaku.

(36)

d. Bagi Dosen dan staff administrasi yang telah masuk daftar penagihan pengembalian buku, jika hendak meminjam bahan pustaka/buku harus mengembalikan buku pinjamannya terlebih dahulu.

3.1.4.4 Kewajiban

a. Mengisi daftar pengunjung di pintu masuk ruang perpustakaan.

b. Tidak dibenarkan membawa koleksi yang tidak dapat dipinjamkan dan belum di daftar di bagian sirkulasi keluar dari ruangan perpustakaan.

c. Tidak dibenarkan memakai kaos dan sandal.

3.1.4.5 Jenis layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan a. Layanan Fotokopi.

Fotokopi T.A. maksimal 10 lembar, buku teks tidak ditentukan. Biaya fotokopi sesuai ketentuan.

b. Layanan Sirkulasi.

Layanan bagi pengguna khususnya anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan yang ingin meminjam, mengembalikan dan memperpanjang koleksi perpustakaan untuk dibawa pulang. Bahan pustaka yang dapat dipinjamkan adalah buku teks, course note sedangkan bahan pustaka yang tidak dapat dipinjamkan adalah koleksi referensi, tugas akhir mahasiswaa, terbitan berkala (majalah, koran, jurnal, dll) laporan penelitian dan laporan pengabdian. Ketentuan layanan bagi pengguna khususnya anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan untuk meminjam koleksi:

1. Mahasiswa, buku yang dipinjam maksimal 3 (tiga) eksemplar. 2. Dosen dan staff administrasi, buku yang dipinjamkan maksimal 4

(empat) eksemplar.

(37)

4. Dosen dan staff administrasi, jangka waktu peminjaman maksimal 4 (empat) minggu.

5. Perpanjang peminjaman koleksi buku hanya satu kali. c. Layanan Referensi.

Memberikan pengarahan pada pengguna yang mengalami kesulitan dalam menelusur dan memanfaatkan sumber-sumber informasi. Untuk itu bagi pengguna jangan ragu untuk bertanya pada kami bila mengalami kesulitan dalam menelusur informasi di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, kami akan selalu siap melayani anda.

d. Layanan Terbitan Berkala.

Perputakaan Politeknik Negeri Medan menyediakan koleksi jurnal, majalah ilmiah, majalah hiburan, dan koran dari berbagai judul dan terbitan. Koleksi dalam layanan ini hanya boleh dibaca di tempat dan difotokopi saja. Layanan Koleksi Khusus

e. Layanan Koleksi Khusus.

Menyediakan koleksi laporan penelitian, hasil karya civitas akademika Politeknik Negeri Medan(tugas akhir mahasiswa), dan terbitan pemerintah. Koleksi yang tersedia dalam layanan ini hanya boleh baca di tempat dan di fotokopi saja.

f. Jasa Penelusuran Informasi.

Untuk mengoptimalkan layanan, Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dilengkapi dengan fasilitas OPAC (Online Public Access Catalogue) adalah sarana untuk mencari informasi mengenai koleksi yang ada di perpustakaan dengan menggunakan terminal komputer. Memberi pelayanan bagi pengguna yang ingin mencari informasi yang di butuhkan dengan efektif dan efesien. Informasi yang ditampilkan dalam program ini terdiri dari data-data bibliografi buku.

(38)

3.2 Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan termasuk salah satu perguruan tinggi negeri yang memegang Tri Dharma mahasiswa dan mengikuti arus perkembangan zaman yang mendukung penuh perkembangan koleksi perpustakaan sebagai tuntutan zaman sesuai untuk penggunanya, jumlah koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan pada tahun 2010-2014 mencapai 24.815 eksemplar.

3.2.1 Pengguna Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Pengguna koleksi perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah mahasiswa, staff administrasi, dosen pengajar. Pengguna luar harus mendaftar keanggotaaan dengan sayarat hanya boleh membaca bahan pustaka dan tidak dapat meminjam koleksi perpustakaaan.

3.2.2 Pendanaan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Pendanaan koleksi perpustakaan Politeknik Negeri Medan berasal dari DIPA (pembelian bahan pustaka) dan pembeliannya tidak dilakukan dalam setiap tahun, tergantung pada keinginan pengguna (masyarakat universitas) prosedur pembeliaan koleksi, perpustakaan menerima masukan dari semua jurusan dan program studi yang ada di Politeknik Negeri Medan kemudian semua usulan disaring di perpustakaan dan adanya peninjauan dari pihak pengadaan bahan pustaka Politeknik Negeri Medan, untuk melakukan penyaringan di perpustakaan apakah koleksi tersebut sudah pernah dibeli atau belum di beli, untuk koleksi yang belum ada pihak pengadaan akan memperoses pembelian koleksi.

3.2.3 Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Koleksi Perpustakaan adalah sarana yang terpenting dalam menunjang perkembangan perpustakaan, koleksi suatu perpustakaan di harapkan jenisnya bervariasi, isinya muktahir serta relevan dengan kebutuhan pengguna dan tugas

(39)

perpustakaan adalah memberikan jasa pelayanan dan menyesuaikan koleksi bahan perpustakaan dengan kebutuhan penggunanya. Koleksi perpustakaan Politeknik Negeri Medan cukup bervariasi jika dilihat dari bidang ilmunya (lihat: Tabel 2) begitu juga dengan kemuktahiran isinya seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Koleksi perpustakaan Politeknik Negeri Medan mengalami perkembangan yang sangat signifikan dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tuntutan zaman. Perkembangan koleksi tersebut dapat dilihat pada tabel 2.

Tabel 2: Perkembangan Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Periode 2010-2014

NO Jenis Pustata Jumlah Judul Jumlah Copy

Cetak Elektronik

1. Buku Teks 4.592 62 14.317

2. Jurnal nasional yang terakreditasi

50 -

-3. Jurnal Internasional - 32

-4. Prosiding _ -

-5. Buletin 16 - 94

6. Terbitan pemerintah 15 - 78

7. Kaset Audio /Video - 71 71

8. Majalah 26 10 608

9. Tugas Akhir Mahasiswa 6.168 1.009 7.177

10. Penelitian Dosen 1.159 - 1.159

11. Pengabdian Masyarakat 181 - 181

12. e-book - 1.048 1.048

13 Jumlah 12.207 2.232 24.815

Sumber : Ka.UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Medan

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memiliki jumlah koleksi sebanyak 24.815 eksemplar. Menyediakan beragam koleksi yang menunjang tujuan pendidikan dan kurikulum yang ada, koleksinya sudah memenuhi kebutuhan pengguna. Namun dalam mengembangkan koleksi adanya hambatan mengenai pendanaan karena tidak

(40)

setiap tahun dilakukan pembelian koleksi, agar perpustakaan Politeknik Negeri Medan dapat berkembang dengan baik.

3.2.4 Jenis koleksi Perpustakaaan Politeknik Negeri Medan

Koleksi merupakan unsur pokok dari setiap perpustakaan, oleh sebab itu tanpa adanya koleksi yang memadai maka pelayanan yang akan diberikan kepada pengguna tidak akan terwujud secara maksimal. Tujuan dari penyediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Untuk itu perpustakaan harus menyediakan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna agar pelayanan informasi yang akan diberikan dapat tercapai dengan tujuan perpustakaan. Jenis koleksi yang ada di perpustakaan Politeknik Negeri Medan antara lain berupa buku kurikulum pendidikan, majalah, jurnal nasional, jurnal internasional, prosiding, buletin, terbitan pemerintah, tugas akhir mahasiswa, penelitian dosen, pengabdian masyarakat,e-bookjenis koleksi ini terbagi dua yakni tercetak dan terekam.

3.3 Pemilihan koleksi

Untuk dapat memberikan layanan yang semaksimal mungkin bagi pengguna maka koleksi perpustakaan harus ada penambahan koleksi baru dan penggantian koleksi yang sudah rusak atau hilang, hal ini dapat memberikan informasi yang akurat bagi pengguna perpustakaan sehingga mereka dapat mengetahui dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Pemilihan koleksi dilakukan karena koleksi harus sesuai dengan pengguna dan tepat sasaran, dalam kenyataan suatu perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua koleksi yang diterbitkan baik dalam jumlah maupun jenisnya, karena pengadaan koleksi dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perpustakan, maka pemilihan koleksi harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun prinsip-prinsip pemilihan koleksi yang dilakukan oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah:

(41)

a. Kesesuaian Kebutuhan Koleksi dengan pengguna.

Koleksi pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna (staf pengajar dan mahasiswa). Agar koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna pihak perpustakaan memberi edaran daftar usulan koleksi ke jurusan masing-masing dan mahasiswa yang berkunjung ke perpustakaan.

b. Kemuktahiran Koleksi.

Koleksi perpustakaan harus memiliki informasi yang terbaru dan akurat agar kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.

c. Kelengkapan koleksi.

Perpustakaan Politeknik Negeri Medan melakukan seleksi koleksi dengan cara melihat kelengkapan pada bahan koleksi tersebut dan diawasi atau di setujui oleh kepala perpustakaan.

3.3.1 Pihak yang melakukan seleksi koleksi

Seleksi bahan pustaka adalah hal yang paling utama dalam perpustakaan. Secara umum dapat disetujui bahwa tanggung jawab untuk pemilihan bahan pustaka yang terbaik adalah bagian pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut. Adapun pihak-pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah:

a. Pustakawan (bagian pengadaan) b. Dosen

c. Mahasiswa

Dengan terlibatnya beberapa pihak tersebut diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka dengan baik agar dapat tercapai kepuasan pengguna dan penyeleksian ini diawasi atau disetujui oleh kepala perpustakaan untuk mendapatkan persetujuan.

(42)

3.3.2 Alat Bantu seleksi koleksi Perpustakaan

Untuk mencari informasi yang tepat tentang bahan pustaka,seorang pustakawan perlu mempelajari seluk-beluk bahan pustaka sebab belum ada seorang pustakawan yang mampu mengingat semua bahan pustaka yang pernah diterbitkan oleh karena itu dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka memerlukan alat bantu untuk mengetahui informasi tentang bahan pustaka yang baru diterbitkan untuk menjadi koleksi di perpustakaan, alat bantu yang digunakan pustakawan dalam pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah:

a. Katalog penerbit b. Silabus/mata kuliah c. Tinjauan dan resensi buku

3.3.3 Prosedur Pemilihan Koleksi

Koleksi yang ada di perpustakaan bukan hanya tersedia begitu saja tetapi koleksi itu dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan informasi oleh pengguna yang berbeda-beda yaitu dengan memperhatikan kualitas isi koleksi yang selalu berubah ubah sesuai dengan perkembangan zaman. Pemilihan koleksi bukan hanya dilakukan oleh pustakawan saja tetapi tanggung jawab semua pihak seperti mahasiswa, dosen, dan pegawai, dengan demikian koleksi tersebut menjadi tepat sasaran dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Perkembangan koleksi terbaru itu dapat menjadi pedoman untuk mendukung Tri Dharma mahasiswa.

Dalam pemilihan koleksi, Perpustakaan Politeknik Negeri Medan bersama-sama dengan dosen dan mahasiswa menentukan pemilihan koleksi yaitu:

a. Pustakawan menyediakan alat bantu pemilihan koleksi seperti katalog penerbit kepada pengguna perpustakaan.

b. Pustakawan memberikan daftar usulan buku (formulir) kepada mahasiswa dan dosen mengenai koleksi apa saja yang akan di beli.

(43)

c. Setelah semua formulir terkumpul, maka pustakawan melakukan penyeleksian terhadap bahan pustaka apa saja yang baik untuk dibeli menjadi koleksi perpustakaan .

3.4 Perkembangan Pengadaan Koleksi Perpustakaan

Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.

Pengadaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja pembinaan koleksi perpustakaan, untuk dapat memenihi kebutuhan pengguna. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memberikan dan menyediakan berbagai sumber informasi kepada pengguna perpustakan. Adapun pekerjaan pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah:

a. Mengumpulkan alat- alat pengadaan, misalnya katalog penerbit. b. Mengadakan penelitian kebutuhan pengguna koleksi perpustakaan. c. Melaksanakan selebar daftar buku ke seluruh fakultas dan jurusan.

d. Menyusun kembali daftar pesanan dari hasil pemilihan di falkultas oleh staf pengajar.

e. Mengajukan pesanan tersebut kepada pinpinan perustakaan selanjutnya di teruskan kepada rektor.

f. Melaksanakan transaksi pengadaan dengan penerbit.

g. Menerima pesanan tersebut baik yang di peroleh secara pembelian, bantuan, sumbangan, terbitan sendiri maupun pertukaran.

(44)

Perpustakan Politeknik Negeri Medan dalam perkembangan koleksinya sudah mengalami perubahan sesuai dengan seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan koleksi yang ada di dalam perpustakaan tersebut salah satunya berasal dari pembelian. Pembelian Koleksi adalah cara yang paling efektif apabila perpustakaan mempunyai dana yang memadai. Melalui pembelian pihak perpustakaan dapat langsung menentukan koleksi yang digunakan oleh perpustakaan. Politeknik Negeri Medan melakukan pembelian koleksi tidak setiap tahun melainkan ada tidaknya dana dari DIPA. Adapun perosedurnya pembelian koleksi di perpustakaan tersebut antara lain:

1. Perpustakaan menerima masukan dari semua jurusan dan program studi yang ada di perpustakaan Politeknik Negeri Medan

2. Pustakawan menerima katalog buku dari penerbit atau toko buku (khusus koleksi buku)

3. Setiap bahan pustaka yang akan dipilh di buat daftar pemilihan yang akan diisi oleh masing-masing pihak fakultas lalu pihak fakultas akan mengirim kembali katalog buku ke perpustakaan berserta judul-judul buku yang akan dipilih.

4. Pustakawan memeriksa kembali judul buku yang telah di pilih oleh fakultas dan memberi tanda kepada koleksi yang akan hendak dibeli.

5. Kepala perpustakaan mengajukan usulan pembelian buku ke pihak rektorat kemudian daftar usulan tersebut akan diperiksa kembali oleh piak rektorat untuk memutuskan berapa jumlah yang harus dibeli.

6. Pustakawan melakukan pemesanan dan pembelian koleksi.

3.4.2 Hadiah atau sumbangan

Penambahan koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan menerima hadiah sumbangan dari pihak yayasan, pemerintah, swasta, perorangan (mahasiswa) yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi dan pihak yang bersangkutan menyumbangkan koleksi sesuai dengan kurikulum yang digunakan. Penambahan buku dari mahasiswa dilakukan oleh jurusan masing-masing yang ada di

(45)

politeknik dan prosedur untuk melakukan penambahan koleksi dilakukan oleh politeknik jurusan dan perpustakaan tidak ikut mencampuri kebijakan tersebut.

Kegiatan penerimaan koleksi pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut:

1. Sumbangan yang diberikan oleh yayasan dan mahasiswa diterima oleh perpustakaan.

2. Pihak perpustakaan menyeleksi koleksi yang telah diterima apakah koleksi tersebut sesuai dengan kurikulum mahasiswa yang ada di Politeknik Negeri Medan dan memeriksa keutuhan koleksi.

3. Semua koleksi yang sudah layak untuk perpustakaan akan di inventarisasi lalu diberi cap kepemilikan perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

3.4.3 Bertukar Informasi

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan masyarakat kampus dituntun harus menyesuaikan diri agar tidak tertinggal dalam informasi, dan perpustakaan berperan andil dalam melakukanya yaitu dengan cara adanya pertukaran informasi berupa koleksi perpustakaan, dan pertukaran koleksi tersebut akan menjadi pedoman untuk memajukan pola pikir pengguna perpusakaan. Pertukaran koleksi dilakukan antara lembaga/perguruan tinggi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

3.4.4 Penerbitan Sendiri

Penambahan koleksi dapat juga dilakuan dengan cara penerbitan sendiri. Pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan koleksi perpustakaan yang akan diadakan melalui penerbitan sendiri berupa kertas buku pedoman pengguna perpustakaan, buku pedoman akademik, jurnal penelitian, dan lainya. Dari data di atas dapat di simpulkan bahwa pengadaan koleksi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dilakukan dengan 4 (empat) cara yaitu pembelian, hadiah/ sumbangan, bertukar informasi, penerbitan sendiri. yang akan bertujuan sama untuk memenuhi kebutuhan

(46)

pengguna akan informasi dan adanya perkembangan dalam koleksi perpustakaan yang bernaung.

(47)

Tabel 3: Contoh Pengadaan koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan NO Lembaga/Perguruan

Tinggi

Jenis Koleksi Keterangan 1 Politeknik Negeri Bali Bertukar Jurnal Bertukar informasi 2 Universitas Terbuka Bertukar Jurnal Bertukar Informasi 3 Universitas Indonesia Bertukar Jurnal Bertukar Informasi 4 UniversitasPendidikan

Indonesia

Bertukar jurnal Bertukar Informasi

5 KementrianSekretaris Negara

Penyampaian buku Memorandum…..

Sumbangan / Hadiah

6 Unit Kerja Presiden Penyampaian Buku Cetak Biru….

Sumbangan/ Hadiah

7 Bank Indonesia Penyampaian Buku

Kerja Sumut

Sumbangan/ Hadiah

8 Kementrian Bapenas Majalah perencanaan Pembangunan

Sumbangan/ Hadiah

9 Kementrian Tenaga Kerja Majalah “M Power” Sumbangan/ Hadiah

(48)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah ditemukan pada bab-bab sebelumnya, maka diproleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Perkembangan koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan selama kurun waktu lima tahun 2010-2014 secara umum terjadi peningkatan pengguna fasilitas perpustakaan, dan koleksinya sudah sesuai dengan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2. Jenis koleksi perpustakaan Politeknik Negeri Medan cukup bervariasi, selain memiliki buku-buku tercetak dan elektronik yang sesuai dengan kebutuhan pengguna yang menunjang kurikulum pendidikan yang ada di perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

3. Kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan mengenai pembelian koleksi, karena koleksi yang ada di perpustakaan tidak setiap tahun dana untuk pembelian koleksi ada.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimplan diatas, penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut: 1. Perkembangan koleksi dalam kurun lima tahun (2010-2014) tersebut

hendaknya dapat dipertahankan dan lebih ditingkatkan secara berkelanjutan dengan cara perbaikan manajemen yang dilakukan secara terus menerus ditingkatkan dan disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan serta perubahan yang terjadi mengikuti perubahan teknologi informasi.

2. Jenis koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan harus dipertahankan dan ditingkatkan, namum koleksi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Hendaknya pengadaan koleksi melalui pembelian yang ada di perpustakaan dilakukan dalam setiap tahun agar pengguna mendapatkan informasi yang

(49)

baru namun koleksi tersebut harus sesuai dengan kurikulum yang ada di Politeknik Negeri Medan.

(50)

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.2004.Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.1979. Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.1996. Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Massofa,Pengadaan Bahan Pustaka.2008. www. Massofa. Wordpress. com. Maunglib,Pengadaan Koleksi.2010,www.maunglib.wordpress. com.

Milburga, C Larasati, dkk, “Membina Perpustakaan Sekolah”, kanisus, Yogyakarta, 2000.

Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Jakarta: PNRI. 2002. Hal. 6

Siregar, 1999.Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan pengetahuan Literatur. Medan : Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumut.

Soetminah, 1992.Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius.

Sulistyo–Basuki, 1991.Pengantar Ilmu Perpustakaan.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

---,1993.Peangantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sumardji, P.1993,Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya.Yogyakarta: Kanisius.

Syahrial–Pamuntjak, Rusina. 2000.Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta:Djambatan.

Yuven, Yuni, 2010. Perpustakaan Perguruan Tinggi Pedoman Pengelolaan dan standarisasiwww.http:/yuni-yuvenblog,undip.ac.id.

(1)

politeknik dan prosedur untuk melakukan penambahan koleksi dilakukan oleh politeknik jurusan dan perpustakaan tidak ikut mencampuri kebijakan tersebut.

Kegiatan penerimaan koleksi pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah sebagai berikut:

1. Sumbangan yang diberikan oleh yayasan dan mahasiswa diterima oleh perpustakaan.

2. Pihak perpustakaan menyeleksi koleksi yang telah diterima apakah koleksi tersebut sesuai dengan kurikulum mahasiswa yang ada di Politeknik Negeri Medan dan memeriksa keutuhan koleksi.

3. Semua koleksi yang sudah layak untuk perpustakaan akan di inventarisasi lalu diberi cap kepemilikan perpustakaan Politeknik Negeri Medan.

3.4.3 Bertukar Informasi

3.4.4 Penerbitan Sendiri

(2)

pengguna akan informasi dan adanya perkembangan dalam koleksi perpustakaan yang bernaung.

(3)

Tabel 3: Contoh Pengadaan koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan NO Lembaga/Perguruan

Tinggi

Indonesia

Bertukar jurnal Bertukar Informasi 5 KementrianSekretaris

Negara

Penyampaian buku Memorandum…..

Sumbangan / Hadiah 6 Unit Kerja Presiden Penyampaian Buku

Cetak Biru….

Sumbangan/ Hadiah 7 Bank Indonesia Penyampaian Buku

Kerja Sumut

Sumbangan/ Hadiah 8 Kementrian Bapenas Majalah perencanaan

Pembangunan

Sumbangan/ Hadiah 9 Kementrian Tenaga Kerja Majalah “M Power” Sumbangan/ Hadiah

(4)

38 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah ditemukan pada bab-bab sebelumnya, maka diproleh kesimpulan sebagai berikut:

3. Kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan mengenai pembelian koleksi, karena koleksi yang ada di perpustakaan tidak setiap tahun dana untuk pembelian koleksi ada.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimplan diatas, penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut: 1. Perkembangan koleksi dalam kurun lima tahun (2010-2014) tersebut

2. Jenis koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan harus dipertahankan dan ditingkatkan, namum koleksi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Hendaknya pengadaan koleksi melalui pembelian yang ada di perpustakaan dilakukan dalam setiap tahun agar pengguna mendapatkan informasi yang

(5)

baru namun koleksi tersebut harus sesuai dengan kurikulum yang ada di Politeknik Negeri Medan.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.2004.Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.1979. Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.1996. Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Massofa,Pengadaan Bahan Pustaka.2008. www. Massofa. Wordpress. com. Maunglib,Pengadaan Koleksi.2010,www.maunglib.wordpress. com.

Milburga, C Larasati, dkk, “Membina Perpustakaan Sekolah”, kanisus, Yogyakarta, 2000.