Perancangan Sistem Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Meningkatnya kebutuhan informasi saat ini mendorong berbagai
organisasi dan institusi penyedia infomasi untuk terus memperbaiki layanan dan
kualitas informasi yang diberikan kepada penggunanya. Perpustakaan adalah salah
satu institusi penyedia informasi yang memiliki beragam bentuk informasi baik
cetak maupun elektronik. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai institusi yang
menyediakan seluruh kebutuhan informasi sivitas akademika dituntut untuk
mengembangkan layanan informasi yang tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan
pemustakannya. Perpustakaan perguruan tinggi biasanya memiliki koleksi bahan
pustaka yang sangat banyak dan beragam seperti: koleksi umum, koleksi
referensi, koleksi audio-visual, koleksi lokal, dan sebagainya. Koleksi lokal
perpustakaan lebih dikenal dengan koleksi deposit perpustakaan, grey literature
atau literature kelabu.
Grey literature adalah terbitan suatu institusi atau departemen baik dalam
bentuk disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, artikel, laporan penelitian, dsb. Koleksi
ini sifatnya un-published dan jumlahnya hanya satu eksemplar. Sebagai
penyokong utama dalam kegiatan akademik seharusnya perpustakaan mampu
menyediakan seluruh informasi bagi kebutuhan pemustakanya. Agar koleksi ini
bisa dimanfaatkan dengan baik perlu dilakukan pengelolaan terhadap koleksi ini.
Digitalisasi adalah solusi terbaik agar pengelolaan dan pemanfaatan grey
literature perpustakaan menjadi lebih maksimal. Proses alih media ke bentuk
1
Universitas Sumatera Utara
digital merupakan tahapan awal dari proses pengelolaan repositori institusi.
Setelah melalui proses digitalisasi, koleksi deposit akan dikelola dalam satu set
layanan repositori institusi. Repositori institusi dapat mendukung penelitian,
pengajaran, dan proses administrasi. Repositori institusi memungkin pemustaka
untuk mengakses, mencari, dan mengunduh konten didalamnya. Tujuan
Perpustakaan membangun repositori institusi ada berbagai macam seperti;
menyediakan akses terbuka kepada hasil penelitian, mengumpulkan dan
melestarikan content dalam satu lokasi, atau mencegah terjadinya plagiarisme.
Dari pengamatan awal penulis diketahui bahwa Sekolah Tinggi Ilmu
Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan hanya memiliki 2 program studi yakni
Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknologi Pengolahan Hasil Perkebunan
(TPHP). Jumlah alumni STIPAP sampai saat ini sekitar 1.283 orang dari stambuk
2005-2011. Data alumni 1.283 orang merupakan data terakhir untuk mahasiswa
yang lulus akhir tahun 2015. Dalam penyerahan tugas akhir mahasiswa
diwajibkan untuk menyerahkan dalam 2 bentuk penyimpanan yakni tercetak dan
elektronik. Tugas akhir mahasiswa STIPAP saat ini jumlahnya sekitar 953 judul
dari jumlah alumni 1.283. Dari data di atas terdapat selisih 330 tugas akhir
mahasiswa yang tidak tersimpan di perpustakaan baik bentuk tercetak maupun
elektronik, sementara semua tugas akhir mahasiswa selama ini hanya diserahkan
ke perpustakaan bukan ke program studi atau kantor lain yang ada di STIPAP. Hal
ini diketahui dari pernyataan pihak perpustakaan yang menyatakan bahwa tugas
akhir mahasiswa wajib diserahkan ke perpustkaan karena STIPAP juga tidak
2
Universitas Sumatera Utara
memiliki perpustakaan cabang maka pengolahan koleksi tugas akhir sepenuhnya
diserahkan ke perpustakaan STIPAP.
Dokumen elektronik yang berbentuk 1 keping CD diberikan langsung oleh
mahasiswa tingkat akhir bersamaan dengan penyerahan tugas akhir yang tercetak
1 eksemplar. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk CD tidak memiliki format
yang sama, ada yang disimpan dalam format PDF ada juga format word,
begitupun dengan penyusunannya ada yang terpisah berdasarkan bab ada juga
yang digabung seluruhnya mulai dari cover hingga daftar pustaka. Meskipun
mahasiswa telah memberikan tugas akhir dalam bentuk elektronik , penulis
menemukan bahwa pustakawan melakukan proses digitalisasi kembali terhadap
tugas akhir tercetak. Hal ini mengakibatkan terjadinya beban kerja dua kali oleh
pustakawan. Format elektronik dari tugas akhir tercetak disimpan secara
keseluruhan mulai dari cover hingga daftar pustaka dalam sebuah file di
komputer. Adapun tugas akhir tercetak yang telah melalui proses digitalisasi oleh
pustakawan terdiri dari dua jurusan yakni BDP dan TPHP mulai dari angkatan
2005-2009 jumlahnya sekitar 207 dokumen elektronik. Namun, data yang sudah
didigitalisasi oleh pustakawan masih sedikit dari seluruh jumlah tugas akhir
tercetak yang ada di perpustakaan.
Adapun data di atas menunjukan banyak koleksi tugas akhir mahasiswa
yang hilang dan ada yang belum didata sehingga tidak diketahui keberadaannya.
Proses digitalisasi untuk koleksi tugas akhir tercetak hanya menambah beban
kerja. Dalam proses peminjaman koleksi tugas akhir di perpustakaan dianggap
kurang efisien karena pemustaka harus mencari langsung ke rak tanpa petunjuk
3
Universitas Sumatera Utara
apapun. Penyusunan tugas akhir di rak berdasarkan tahun dan abjad sehingga
pemustaka sedikit terbantu saat pencarian tugas akhir yang mereka butuhkan
meskipun membutuhkan waktu yang sedikit lama. Selain itu, pemustaka juga
tidak dapat membawa pulang tugas akhir. Mereka hanya dapat memfotokopi tugas
akhir tersebut dan mengembalikannya pada hari yang sama sebelum perpustakaan
tutup. Terdapat banyak masalah mulai dari kurangnya pengawasan, pelayanan
menjadi kurang efektif karena tidak ada sistem yang mendukung kegiatan,
prosedur tidak efisien karena banyak waktu yang terbuang untuk menemukan
koleksi tugas akhir yang dibutuhkan pemustaka. Beberapa kendala tersebut
mengakibatkan pemanfaatan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP menjadi
kurang maksimal.
Dari data di atas didapati fakta bahwasannya pengelolaan koleksi
repositori di perpustakaan STIPAP masih menggunkan sistem manual, dimana
tugas akhir mahasiswa belum disimpan dalam satu lokasi atau sistem
terkomputerisasi yang mudah untuk dimanfaatkan kembali oleh pemustaka,
penulis melihat bahwa sebenarnya telah ada kebijakan yang berlaku bagi
mahasiswa untuk menyerahkan tugas akhir mahasiswa ke perpustakaan dalam dua
format penyimpanan yakni tercetak dan elektronik, tetapi kebijakan yang ada
belum secara utuh mengatur seperti apa format elektronik seharusnya disimpan.
Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem repositori institusi yang dapat
mengelola koleksi repositori institusi agar dapat dimanfaatkan kembali untuk
kebutuhan informasi pemustakanya. Berdasarkan uraian di atas penulis
berkeinginan untuk melakukan penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem
4
Universitas Sumatera Utara
Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan
Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka dapat
diidentifikasi permasalahan yang terdapat pada repositori STIPAP adalah
kurangnya pengawasan terhadap koleksi lokal perpustakaan, beban kerja yang
besar oleh pustakawan, dan pemanfaatan koleksi yang kurang maksimal. Maka
yang menjadi rumusan masalah penelitian ini adalah, Bagaimanakah merancang
sistem repositori institusi STIPAP-Medan yang sesuai dengan keinginan
pustakawan sebagai pengguna sistem?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas yang menjadi tujuan penelitian ini
adalah untuk merancang sistem repositori STIPAP-Medan yang sesuai dengan
keinginan pemustaka sebagai pengguna sistem.
1.4 Manfaat Penelitian
1. Bagi perpustakaan STIPAP, sebagai masukan dalam membangun
repositori institusi di STIPAP-Medan.
2. Bagi praktisi ilmu perpustakaan dan informasi, dapat dijadikan
sebagai referensi dan perbandingan dalam penelitian lanjutan yang
memfokuskan pada penelitian yang sama.
3. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan serta
pemahaman tentang Perancangan
sistem repositori institusi yang
5
Universitas Sumatera Utara
mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna
perpustakaan.
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah mengidentifikasi kebutuhan sistem
dan membuat data flow diagram (DFD) sebagai rancangan awal pembangunan
sistem.
6
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Meningkatnya kebutuhan informasi saat ini mendorong berbagai
organisasi dan institusi penyedia infomasi untuk terus memperbaiki layanan dan
kualitas informasi yang diberikan kepada penggunanya. Perpustakaan adalah salah
satu institusi penyedia informasi yang memiliki beragam bentuk informasi baik
cetak maupun elektronik. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai institusi yang
menyediakan seluruh kebutuhan informasi sivitas akademika dituntut untuk
mengembangkan layanan informasi yang tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan
pemustakannya. Perpustakaan perguruan tinggi biasanya memiliki koleksi bahan
pustaka yang sangat banyak dan beragam seperti: koleksi umum, koleksi
referensi, koleksi audio-visual, koleksi lokal, dan sebagainya. Koleksi lokal
perpustakaan lebih dikenal dengan koleksi deposit perpustakaan, grey literature
atau literature kelabu.
Grey literature adalah terbitan suatu institusi atau departemen baik dalam
bentuk disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, artikel, laporan penelitian, dsb. Koleksi
ini sifatnya un-published dan jumlahnya hanya satu eksemplar. Sebagai
penyokong utama dalam kegiatan akademik seharusnya perpustakaan mampu
menyediakan seluruh informasi bagi kebutuhan pemustakanya. Agar koleksi ini
bisa dimanfaatkan dengan baik perlu dilakukan pengelolaan terhadap koleksi ini.
Digitalisasi adalah solusi terbaik agar pengelolaan dan pemanfaatan grey
literature perpustakaan menjadi lebih maksimal. Proses alih media ke bentuk
1
Universitas Sumatera Utara
digital merupakan tahapan awal dari proses pengelolaan repositori institusi.
Setelah melalui proses digitalisasi, koleksi deposit akan dikelola dalam satu set
layanan repositori institusi. Repositori institusi dapat mendukung penelitian,
pengajaran, dan proses administrasi. Repositori institusi memungkin pemustaka
untuk mengakses, mencari, dan mengunduh konten didalamnya. Tujuan
Perpustakaan membangun repositori institusi ada berbagai macam seperti;
menyediakan akses terbuka kepada hasil penelitian, mengumpulkan dan
melestarikan content dalam satu lokasi, atau mencegah terjadinya plagiarisme.
Dari pengamatan awal penulis diketahui bahwa Sekolah Tinggi Ilmu
Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan hanya memiliki 2 program studi yakni
Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknologi Pengolahan Hasil Perkebunan
(TPHP). Jumlah alumni STIPAP sampai saat ini sekitar 1.283 orang dari stambuk
2005-2011. Data alumni 1.283 orang merupakan data terakhir untuk mahasiswa
yang lulus akhir tahun 2015. Dalam penyerahan tugas akhir mahasiswa
diwajibkan untuk menyerahkan dalam 2 bentuk penyimpanan yakni tercetak dan
elektronik. Tugas akhir mahasiswa STIPAP saat ini jumlahnya sekitar 953 judul
dari jumlah alumni 1.283. Dari data di atas terdapat selisih 330 tugas akhir
mahasiswa yang tidak tersimpan di perpustakaan baik bentuk tercetak maupun
elektronik, sementara semua tugas akhir mahasiswa selama ini hanya diserahkan
ke perpustakaan bukan ke program studi atau kantor lain yang ada di STIPAP. Hal
ini diketahui dari pernyataan pihak perpustakaan yang menyatakan bahwa tugas
akhir mahasiswa wajib diserahkan ke perpustkaan karena STIPAP juga tidak
2
Universitas Sumatera Utara
memiliki perpustakaan cabang maka pengolahan koleksi tugas akhir sepenuhnya
diserahkan ke perpustakaan STIPAP.
Dokumen elektronik yang berbentuk 1 keping CD diberikan langsung oleh
mahasiswa tingkat akhir bersamaan dengan penyerahan tugas akhir yang tercetak
1 eksemplar. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk CD tidak memiliki format
yang sama, ada yang disimpan dalam format PDF ada juga format word,
begitupun dengan penyusunannya ada yang terpisah berdasarkan bab ada juga
yang digabung seluruhnya mulai dari cover hingga daftar pustaka. Meskipun
mahasiswa telah memberikan tugas akhir dalam bentuk elektronik , penulis
menemukan bahwa pustakawan melakukan proses digitalisasi kembali terhadap
tugas akhir tercetak. Hal ini mengakibatkan terjadinya beban kerja dua kali oleh
pustakawan. Format elektronik dari tugas akhir tercetak disimpan secara
keseluruhan mulai dari cover hingga daftar pustaka dalam sebuah file di
komputer. Adapun tugas akhir tercetak yang telah melalui proses digitalisasi oleh
pustakawan terdiri dari dua jurusan yakni BDP dan TPHP mulai dari angkatan
2005-2009 jumlahnya sekitar 207 dokumen elektronik. Namun, data yang sudah
didigitalisasi oleh pustakawan masih sedikit dari seluruh jumlah tugas akhir
tercetak yang ada di perpustakaan.
Adapun data di atas menunjukan banyak koleksi tugas akhir mahasiswa
yang hilang dan ada yang belum didata sehingga tidak diketahui keberadaannya.
Proses digitalisasi untuk koleksi tugas akhir tercetak hanya menambah beban
kerja. Dalam proses peminjaman koleksi tugas akhir di perpustakaan dianggap
kurang efisien karena pemustaka harus mencari langsung ke rak tanpa petunjuk
3
Universitas Sumatera Utara
apapun. Penyusunan tugas akhir di rak berdasarkan tahun dan abjad sehingga
pemustaka sedikit terbantu saat pencarian tugas akhir yang mereka butuhkan
meskipun membutuhkan waktu yang sedikit lama. Selain itu, pemustaka juga
tidak dapat membawa pulang tugas akhir. Mereka hanya dapat memfotokopi tugas
akhir tersebut dan mengembalikannya pada hari yang sama sebelum perpustakaan
tutup. Terdapat banyak masalah mulai dari kurangnya pengawasan, pelayanan
menjadi kurang efektif karena tidak ada sistem yang mendukung kegiatan,
prosedur tidak efisien karena banyak waktu yang terbuang untuk menemukan
koleksi tugas akhir yang dibutuhkan pemustaka. Beberapa kendala tersebut
mengakibatkan pemanfaatan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP menjadi
kurang maksimal.
Dari data di atas didapati fakta bahwasannya pengelolaan koleksi
repositori di perpustakaan STIPAP masih menggunkan sistem manual, dimana
tugas akhir mahasiswa belum disimpan dalam satu lokasi atau sistem
terkomputerisasi yang mudah untuk dimanfaatkan kembali oleh pemustaka,
penulis melihat bahwa sebenarnya telah ada kebijakan yang berlaku bagi
mahasiswa untuk menyerahkan tugas akhir mahasiswa ke perpustakaan dalam dua
format penyimpanan yakni tercetak dan elektronik, tetapi kebijakan yang ada
belum secara utuh mengatur seperti apa format elektronik seharusnya disimpan.
Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem repositori institusi yang dapat
mengelola koleksi repositori institusi agar dapat dimanfaatkan kembali untuk
kebutuhan informasi pemustakanya. Berdasarkan uraian di atas penulis
berkeinginan untuk melakukan penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem
4
Universitas Sumatera Utara
Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan
Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka dapat
diidentifikasi permasalahan yang terdapat pada repositori STIPAP adalah
kurangnya pengawasan terhadap koleksi lokal perpustakaan, beban kerja yang
besar oleh pustakawan, dan pemanfaatan koleksi yang kurang maksimal. Maka
yang menjadi rumusan masalah penelitian ini adalah, Bagaimanakah merancang
sistem repositori institusi STIPAP-Medan yang sesuai dengan keinginan
pustakawan sebagai pengguna sistem?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas yang menjadi tujuan penelitian ini
adalah untuk merancang sistem repositori STIPAP-Medan yang sesuai dengan
keinginan pemustaka sebagai pengguna sistem.
1.4 Manfaat Penelitian
1. Bagi perpustakaan STIPAP, sebagai masukan dalam membangun
repositori institusi di STIPAP-Medan.
2. Bagi praktisi ilmu perpustakaan dan informasi, dapat dijadikan
sebagai referensi dan perbandingan dalam penelitian lanjutan yang
memfokuskan pada penelitian yang sama.
3. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan serta
pemahaman tentang Perancangan
sistem repositori institusi yang
5
Universitas Sumatera Utara
mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna
perpustakaan.
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah mengidentifikasi kebutuhan sistem
dan membuat data flow diagram (DFD) sebagai rancangan awal pembangunan
sistem.
6
Universitas Sumatera Utara