Perancangan Sistem Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis
kebutuhan infomasi pengguna/pemakai sistem dan proses menganalisis kendala
dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan
kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan
untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemakai sistem tersebut.
Menurut Amsyah ( 2005, 27 ) “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling
berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut
dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling
berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat
sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini
sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan
(berinteraksi), merupakan kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan membentuk
organisasi.
Selanjutnya, Ladjamudin (2005, 3) berpendapat bahwa “Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”.Adapun Pendapat lain dari Jogiyanto (1990, 5) mengenai sistem
yaitu “Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
7
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Djhot (2001) berpendapat bahwa sistem merupakan:
Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh
beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok
unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau
oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan
berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.
Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa
persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan
Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling
berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan
Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen
dan prosedur dalam suatu jaringan kerja.
Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya
masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang
lainnya. Djhot
berpendapat bahwa sistem
yang saling tergantung itu
dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan,
dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa
suatu sistem adalah beberapa
prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan
kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu.
2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus
hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem
informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan
sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems
development life cycle (SDLC).
8
Universitas Sumatera Utara
Kendall & Julie (2006) mendefenisiskan systems development life cycle
sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun
rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan
pengguna”. Sedangkan menurut Leod (2004) “systems development life cycle
adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan
sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua
ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk
melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah
pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut
Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis
komputer.
Dari dua pendapat diatas systems development life cycle (SDLC)
dikemukakan
bahwa
suatu
konsep
pendekatan
yang
berfungsi
untuk
menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti
melakukan analisa dan membangun racangan sistem.
Menurut Kendal dan Julie (2007) ada 7 tahapan dalam systems
development life cycle (SDLC) yakni:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan
Penentuan persyaratan informasi pengguna
Analisa kebutuhan sistem
Perancangan sistem yang telah direkomendasi
Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak
Menguji sistem
Implementasi dan evaluasi sistem
9
Universitas Sumatera Utara
Gambar 1. Pengembangan sistem
Sumber: Kendall & Julie (2006, 10)
2.1.2 Analisis Sistem
Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman
kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem
menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Menurut Yulianto (2009, 37) “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan
untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian
mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu
mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Sejalan dengan pendapat di atas Astuti (2008) mendefenisikan bahwa
analisis sistem adalah
10
Universitas Sumatera Utara
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Berdasarkan dua pendapat di atas definisi analisis sistem adalah suatu
kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat
diusulkan perbaikan untuk sistem baru.
Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan
sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan
dihasilkan nantinya. Setiawan (2011, 7) menjabarkan lebih detail lagi mengenai
defenisi analisis sistem yaitu
Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen
dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut
bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem
adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal
pengembangan sistem.
Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan
sistem. Menurut Setiadi (2010) terdapat empat tahap atau langkah umum dalam
analisis sistem yaitu:
1. Survei sistem berjalan
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai
3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai
4. Penyajian laporan analisis sistem
11
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2. Tahapan Analisis sistem
Sumber : Yulianto (2009, 38)
Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah
dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan
dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto (2009, 39) yaitu :
1. Penetapan ruang lingkup
Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada
pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa
keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas
dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan
ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan
proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan
mengkomunikasikan rencana proyek.
2. Analisis Masalah
Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis
masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis prosesproses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem,
memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuanpenemuan dn rekomendasi.
3. Analisis persyaratan
Fase ini memiliki tugas: mengidentifikasi dan menyatakan
kebutuhan/persyaratan bisnis, membuat prioritas persyaratan sistem,
12
Universitas Sumatera Utara
memperbaharui
atau
memperhalus
rencana
proyek,
dan
mengkomunikasikan pernyataan kebutuhan/persyaratan.
4. Desain logic
Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk
mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang
ditingkatkan.
5. Analisis keputusan
Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan
rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan
diimplementsikan.
2.1.3 Desain Sistem
Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis
sistem, tahap berikutnya adalah perancangan (design) sistem.
Menurut Mahyuzir (1989) “Perancangan sistem adalah proses menentukan
bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan,
menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga
setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”.
Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut
mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak
dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang
dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi (2010, 4)
menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan
pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”.
Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi (2010, 4) analis sistem
harus dapat mencapai sasaran – sasaran sebagai berikut
13
Universitas Sumatera Utara
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung
pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung
keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas –
tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang
terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang
meliputi data, informasi serta pengendalian intern.
2.1.4 Analisis PIECES
Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan
didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu
sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteriakriteria
yaitu
kinerja
(Performance),
informasi
(Information),
ekonomi
(Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services)
yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.
Menurut Al fatta (2007, 51) metode yang menggunakan enam variable
PIECES, sebagai berikut:
1. Performance (Analisis Kinerja)
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan
tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan
waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa
diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran,
kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang
diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan
rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan
kepada transaksi tersebut.
2. Information (Analisis Informasi)
Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir.
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan
informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang
dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan
14
Universitas Sumatera Utara
kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena
terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru.
Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya
informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya
informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang.,
Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi,
Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari
suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa
output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem.
3. Economic (Analisis Ekonomi)
Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi
suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau
rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah
biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:
a. Biaya
b. Keuntungan
4. Control (Analisis Kontrol/Keamanan)
Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan
kinerja
yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk
meningkatkan kinerja sistem,
mencegah,
atau
mendeteksi
kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun
hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Keamanan atau kontrol yang lemah
b. Kontrol atau keamanan berlebihan
5. Efficiency (Analisis Efisiensi)
Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu
indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:
a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya
manusia, mesin, atau komputer.
b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan.
c. Data diproses secara berlebihan.
d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
6. Services (Analisis Layanan)
Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa
dikatakan buruk:
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.
d. Sistem tidak mudah dipelajari.
15
Universitas Sumatera Utara
e. Sistem tidak mudah digunakan.
f. Sistem canggung untuk digunakan.
g. Sistem tidak fleksibel.
Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan
suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu
sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang
sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai
referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan
perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang
lebih baik.
2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem
Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus
diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi
yang akan dibuat. Simatupang (2011) mengemukakan bahwa “Terdapat banyak
bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain
model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya”
Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan
asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi
bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi
pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat
sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart,
Data flow diagram (DFD) dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih
lanjut mengenai pemodelan sistem melalui flowchart dan data flow diagram.
16
Universitas Sumatera Utara
Menurut Pariyanto (2010, 5) “Flowchart adalah teknik penyusunan
instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan
gambar-gambar/simbol-simbol”. Tujuan utama dari alat bantu flowchart biasanya
menggambarkan tahapan masalah yang ada dalam sistem secara sederhana dan
jelas menggunakan simbol-simbol standar.
Ada beberapa kelebihan flowchart menurut Harsono (2012, 6) yaitu
sebagai berikut:
1. Flowchart membantu (mempermudah) programmer dalam mendesain
program, sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan
sekaligus untuk dokumentasi program.
2. Dalam proses desain, flowchart dapat membantu memecahkan
persoalan yang cukup kompleks kedalam serangkaian instruksi.
3. Dalam proses verifikasi, flowchart lebih mudah diperiksa oleh seorang
quality control (QC) dari pada langsung memeriksa source code
(instruksi-instruksi) program, atau flowchart dapat mempermudah
pekerjaan QC tersebut dalam pemeriksaan kualitas program.
4. Flowchart dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam
pembuatan Data Flow Diagram.
Adapun mengenai pengertian data flow diagram yang dijabarkan oleh
Simanjuntak (2012, 26) yaitu
Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering
disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model
proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
Beberapa kelebihan data flow diagram menurut Purnama (2012) yaitu:
1. Adanya pembagian sistem kedalam sub-sub sistem berdasarkan
alur data pada sistem
2. Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem
3. Adanya unsure-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari
sistem.
17
Universitas Sumatera Utara
2.2 Repositori Institusi
Repositori sering dimaknai sebagai suatu tempat penyimpanan berbagai
jenis koleksi dari suatu institusi atau lembaga. Keberadaan repositori institusi
telah menjadi suatu infrastruktur penting bagi perguruan tinggi dengan
menyediakan akses penuh dan terbuka untuk hasil-hasil penelitian sivitas
akademikanya.
Menurut Pendit (2003, 2) “Repositori institusi merupakan perwujudan dari
perpustakaan digital yang lebih mengkhususkan dalam mengelola koleksi local
content dan grey literature dari suatu institusi”.
Pengertian lain mengenai Repositori institusi menurut Siregar (2011, 2)
“Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan,
memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi
terutama insitusi penelitian”.
Dari beberapa pendapat di atas repositori institusi merupakan suatu tempat
penyimpanan
yang
gunanya
untuk
mengelola
koleksi
local
institusi,
mengumpulkan karya-karya institusi, mengelola karya-karya tersebut agar
terpelihara dan dapat digunakan kepada pengguna repositori institusi, dan
mendistribusikan kembali karya yang sudah dikelola dengan sistem informasi
yang tepat sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan penggunannya.
18
Universitas Sumatera Utara
2.2.1 Manfaat Repositori Institusi
Manfaat dari penerapan repositori institusi menurut Sutedjo (2014, 3)
adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam
satu lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui google
maupun mesin pencari lainnya.
2. Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah-intelektual
yang dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas
lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas.
3. Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual yang
dihasilkan sivitas akademika.
4. Untuk mempromosikan karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas
akdemika.
5. Sebagai etalase dan tempat penyimpan yang aman untuk hasil penelitian
sivitas akademika.
6. Untuk menyediakan URL jangka panjang bagi karya ilmiah-intelektual
hasil penelitian sivitas akademika.
7. Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang dipublish
di repositori institusi akan mudah diketahui dan ditemukan.
8. Untuk menghubungkan publikasi sivitas akademika/peneliti dari
halaman web mereka (web personal dosen/peneliti)
2.2.2 Pengembangan Repositori Institusi
Pengembangan repositori perpustakaan sangat berguna bagi terciptanya
suatu perpustakaan sebagai pusat belajar dan sumber informasi dalam suatu
institusi. Kebutuhan akan informasi yang terus meningkat, menuntut setiap
organisasi maupun institusi untuk terus meningkatkan kualitas dari pelayanan dan
produk informasi yang dihasilkannya. Oleh sebab itu, repositori institusi sebagai
sarana dari lembaga informasi yang mendukung terjadinya distribusi informasi
kepada pengguna dituntut untuk terus berkembang mengikuti arus perkembangan
teknologi informasi saat ini.
Menurut Hadi (2015) Strategi yang perlu disiapkan dalam pengelolaan
dan pengembangan repositori antara lain:
19
Universitas Sumatera Utara
1. Studi banding (benchmarking)
2. Sumberdaya manusia (pengelola repositori)
3. Perangkat keras dan lunak (hardware, software, jaringan, dsb.)
4. Prosedur dan dukungan pimpinan
5. Manajemen informasi muatan lokal
Strategi pengembangan repositori institusi diatas dapat dijabarkan
kembali secara mendalam seperti: 1) Studi banding (benchmarking) maksudnya
ialah sebelum merencanakan pengembangan repositori sebaiknya dilakukan
pengamatan ke lokasi lain atau ke repositori lain yang dianggap lebih baik, lebih
maju dari repositori yang kita miliki manfaat dari kegiatan ini agar kita dapat
mengetahui bagian yang perlu perbaikan dan memutuskan rencana baru yang
ingin dilakukan; 2) SDM maksudnya disini pengembangan suatu sistem repositori
juga tidak lepas dari peran penting pengelola sistem tersebut, baik dari kompetensi
maupun keahlian mereka; 3) Perangkat keras dan lunak juga sangat berpengaruh
dalam pengembangan repositori, dalam memutuskan perangkat apa yang
dibutuhkan sistem harus sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kualitas maupun
kuantitasnya; 4) Prosedur dan dukungan pimpinan juga dibutuhkan agar proses
pengembangan yang dilakukan berjalan sesuai aturan dan mendapat dukungan
dari pimpinan; 5) Konten yang menjadi isi dari sistem yang akan dikelola harus
diorganisasikan lebih dahulu, proses pengelolaan konten dapat dicontohkan
dengan membuat metadata pada setiap dokumen yang akan diproses kedalam
sistem
Pengembangan repositori institusi memiliki beberapa tujuan seperti yang
dikemukakan oleh Hasugian (2013) yaitu:
1. Menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk
memaksimalkan penggunaannya
2. Menciptakan visibility global terhadap karya institusi,
3. Mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan
4. Menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur
kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang
Tujuan pengembangan repositori institusi diatas pada dasarnya sebagai
keterbukaan informasi atas suatu institusi atau organisasi. Keterbukaan informasi
disini didukung dengan sistem repositori yang memberikan kemudahan terhadap
20
Universitas Sumatera Utara
akses informasi kedalamnya, namun kebebasan ini akan diikuti dengan batasan
dan kewajiban bagi seseorang yang menggunakannya dengan beberapa aturan
tertentu.
2.3 Standar Metadata Repositori
Beragam standar metadata yang digunakan akan menjadi masalah pada
saat integrasi dilakukan. Pada implementasinya, harus digunakan satu jenis
metadata yang dapat menyatukan seluruh metadata yang akan digunakan sebagai
format standar untuk pengumpulan data.Menurut Susilawati (2008) Standar
metadata adalah “satu set terminologi serta definisi umum yang digunakan dalam
metadata serta dipresentasikan dalam format terstruktur”.
Menurut Susilawati (2008) Secara umum, standar-standar yang digunakan
dalam skema metadata, antara lain:
1. CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art): skema untuk
deskripsi karya seni
2. DCMES (Dublin Core Metadata Element Set): skema umum untuk
deskripsi beraneka ragam sumber digital
3. EAD (Encoded Archival Description): skema untuk menciptakan sarana
temu kembali bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk
elektronik
4. Gateway to Educational Materials: skema untuk bahan pendidikan dan
pengajaran
5. MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG-7 dan MPEG-21:
standar untuk rekaman audio dan video dalam bentuk digital
Primadesi (2012, 5) mengemukakan “Standar metadata yang umum
digunakan di perpustakaan adalah MARC (Machine Readable Cataloging),
METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata
Object Description Standard), dan Dublin Core”.
21
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Fungsi Penggunaan Metadata
Metadata sering disebut dengan data tentang data atau informasi tentang
informasi. Fungsi metadata dalam dunia perpustakaan dapat dicontohkan sebagai
katalog perpustakaan, dimana katalog perpustakaan berisi data tentang dokumen,
jika sebuah dokumen berisi data, maka katalog dapat disebut sebagai data tentang
data.
Ada beberapa fungsi metadata menurut Haynes (2004) seperti dikutip
oleh Prasetya sebagai berikut:
1. Sumber informasi (resources description)
Ini merupakan fungsi yang paling fundamental dari sebuah
metadata. Karena sebuah data dapat diidentifikasi sebagai satu
kesatuan berbeda dari data lainnya sehingga dapat ditemukan dengan
menggunakan suatu pendekatan unik yang ada dalam metadata
tersebut.
2. Temu kembali informasi (information retrieval)
Metadata digunakan untuk memasukkan suatu istilah pada
semacam konteks semantik, memberitahukan mesin pencari atau
aplikasi lain bagaimana memperlakukan suatu unsur metadata
sehingga suatu sumber informasi dapat ditemukan dengan istilah
tersebut.
3. Pengelolaan informasi (management of information)
Dengan adanya metadata, dapat ditentukan bagaimana melakukan
pengelolaan informasi mengenai penyimpanan dan penemuan kembali
sumberdaya informasi.
4. Manajemen hak cipta, kepemilikan dan otentisitas (right management,
ownership and authenticity)
Mendorong perkembangan metadata dalam dunia penerbitan
khususnya media tercetak dan elektronik, menjadi suatu kebutuhan
untuk mengelola hak intelektual tersebut dengan baik. Fungsi ini
merupakan salah satu fungsi yang menjadi fokus utama untuk
menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber
informasi.
5.
Interoperabilitas (interoperability)
22
Universitas Sumatera Utara
Merupakan kemampuan pertukaran data dalam berbagai sistem
menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras, serta struktur data.
Dengan menggunakan metadata, sebuah sistem dapat mengidentifikasi
informasi terstruktur yang kemudian sumber informasi tersebut
menampilkan informasi sesuai dengan ketentuan tertentu.
Menurut Basuki (2000, 3) metadata memungkinkan pemakai untuk
menentukan:
1. Ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di
manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu
sama?)
2. Kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana
pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)
Berdasarakan beberapa pendapat di atas pada dasarnya fungsi metadata
memudahkan temu kembali suatu informasi, menghindari plagiarisme dan
melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi, dan memberi petunjuk atas
ketersediaan suatu informasi. Dari sekian banyak fungsi metadata yang paling
penting ialah bahwa metadata juga sangat menentukan kualitas informasi yang
didapatkan.
2.3.2 Standar Metadata Dublin Core
Standar metadata Dublin Core merupakan standart metadata yang sangat
sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi. Prasetya
(2009, 26) menyatakan bahwa “Metadata Dublin Core adalah standart metadata
yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi”.
Seperti yang dikemukakan oleh Ajie (2012, 3) metadata Dublin Core
memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
23
Universitas Sumatera Utara
1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara umum, dan
3. Bersifat expandable yang memiliki potensi untuk dikembangkan lebih
lanjut.
NISO mengemukakan metadata Dublin Core yang terdiri atas 15 unsur
sebagai berikut:
Tabel 1. Unsur Metadata Dublin Core
NO
Elemen
Keterangan
1.
Tittle
Judul dari sumber informasi
2.
Creater
Pencipta sumber informasi
3..
Subject
Pokok bahasan sumber infomasi, biasanya
dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor
klasifikasi.
4.
Description
Keterangan dari isi suatu sumber informasrupai,
misalnya abstrak, daftar isi dan uraian.
5.
Publisher
Orang atau badan yang menginformasikan
sumber informasi.
6.
Contributor
Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber
informasi
7.
Date
Tanggal penciptaan sumber informasi
8.
Type
Jenis sumber informasi, novel, laporan, peta, dan
24
Universitas Sumatera Utara
sebagainya
9.
Bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran,
Form
durasi sumber informasi
10
Identifier
Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang
mengidentifikasikan sumber informs contoh:
URL atau alamat situs
11.
Rujukan ke sumber asal atau suatu sumber
Source
informasi
12.
Language
Bahasa intelektual yang digunakan sumber
informs
13.
Hubungan antara satu sumber informasi dengan
Relation
sumber informasi lainnya
14.
Coverage
Cakupn isi ditinjau dari segi geografis dan
cakupan waktu
15.
Relate
Pemilik hak cipta sumber informasi
Sumber : Niso (2013, 2)
Contoh
metadata
Dublin
Core
seperti
yang
dipaparkan
oleh
Greenberg,yaitu:
25
Universitas Sumatera Utara
Godiva Chocolatier
Godiva store
Nancy Confection
Confection, Nancy
Chocolate
Truffles
(Confectionery)
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis
kebutuhan infomasi pengguna/pemakai sistem dan proses menganalisis kendala
dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan
kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan
untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemakai sistem tersebut.
Menurut Amsyah ( 2005, 27 ) “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling
berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut
dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling
berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat
sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini
sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan
(berinteraksi), merupakan kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan membentuk
organisasi.
Selanjutnya, Ladjamudin (2005, 3) berpendapat bahwa “Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”.Adapun Pendapat lain dari Jogiyanto (1990, 5) mengenai sistem
yaitu “Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
7
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Djhot (2001) berpendapat bahwa sistem merupakan:
Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh
beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok
unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau
oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan
berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.
Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa
persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan
Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling
berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan
Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen
dan prosedur dalam suatu jaringan kerja.
Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya
masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang
lainnya. Djhot
berpendapat bahwa sistem
yang saling tergantung itu
dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan,
dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa
suatu sistem adalah beberapa
prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan
kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu.
2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus
hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem
informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan
sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems
development life cycle (SDLC).
8
Universitas Sumatera Utara
Kendall & Julie (2006) mendefenisiskan systems development life cycle
sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun
rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan
pengguna”. Sedangkan menurut Leod (2004) “systems development life cycle
adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan
sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua
ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk
melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah
pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut
Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis
komputer.
Dari dua pendapat diatas systems development life cycle (SDLC)
dikemukakan
bahwa
suatu
konsep
pendekatan
yang
berfungsi
untuk
menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti
melakukan analisa dan membangun racangan sistem.
Menurut Kendal dan Julie (2007) ada 7 tahapan dalam systems
development life cycle (SDLC) yakni:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan
Penentuan persyaratan informasi pengguna
Analisa kebutuhan sistem
Perancangan sistem yang telah direkomendasi
Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak
Menguji sistem
Implementasi dan evaluasi sistem
9
Universitas Sumatera Utara
Gambar 1. Pengembangan sistem
Sumber: Kendall & Julie (2006, 10)
2.1.2 Analisis Sistem
Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman
kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem
menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Menurut Yulianto (2009, 37) “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan
untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian
mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu
mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Sejalan dengan pendapat di atas Astuti (2008) mendefenisikan bahwa
analisis sistem adalah
10
Universitas Sumatera Utara
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Berdasarkan dua pendapat di atas definisi analisis sistem adalah suatu
kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat
diusulkan perbaikan untuk sistem baru.
Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan
sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan
dihasilkan nantinya. Setiawan (2011, 7) menjabarkan lebih detail lagi mengenai
defenisi analisis sistem yaitu
Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen
dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut
bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem
adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal
pengembangan sistem.
Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan
sistem. Menurut Setiadi (2010) terdapat empat tahap atau langkah umum dalam
analisis sistem yaitu:
1. Survei sistem berjalan
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai
3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai
4. Penyajian laporan analisis sistem
11
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2. Tahapan Analisis sistem
Sumber : Yulianto (2009, 38)
Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah
dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan
dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto (2009, 39) yaitu :
1. Penetapan ruang lingkup
Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada
pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa
keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas
dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan
ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan
proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan
mengkomunikasikan rencana proyek.
2. Analisis Masalah
Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis
masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis prosesproses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem,
memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuanpenemuan dn rekomendasi.
3. Analisis persyaratan
Fase ini memiliki tugas: mengidentifikasi dan menyatakan
kebutuhan/persyaratan bisnis, membuat prioritas persyaratan sistem,
12
Universitas Sumatera Utara
memperbaharui
atau
memperhalus
rencana
proyek,
dan
mengkomunikasikan pernyataan kebutuhan/persyaratan.
4. Desain logic
Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk
mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang
ditingkatkan.
5. Analisis keputusan
Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan
rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan
diimplementsikan.
2.1.3 Desain Sistem
Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis
sistem, tahap berikutnya adalah perancangan (design) sistem.
Menurut Mahyuzir (1989) “Perancangan sistem adalah proses menentukan
bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan,
menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga
setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”.
Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut
mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak
dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang
dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi (2010, 4)
menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan
pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”.
Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi (2010, 4) analis sistem
harus dapat mencapai sasaran – sasaran sebagai berikut
13
Universitas Sumatera Utara
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung
pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung
keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas –
tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang
terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang
meliputi data, informasi serta pengendalian intern.
2.1.4 Analisis PIECES
Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan
didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu
sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteriakriteria
yaitu
kinerja
(Performance),
informasi
(Information),
ekonomi
(Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services)
yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.
Menurut Al fatta (2007, 51) metode yang menggunakan enam variable
PIECES, sebagai berikut:
1. Performance (Analisis Kinerja)
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan
tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan
waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa
diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran,
kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang
diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan
rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan
kepada transaksi tersebut.
2. Information (Analisis Informasi)
Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir.
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan
informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang
dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan
14
Universitas Sumatera Utara
kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena
terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru.
Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya
informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya
informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang.,
Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi,
Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari
suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa
output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem.
3. Economic (Analisis Ekonomi)
Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi
suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau
rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah
biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:
a. Biaya
b. Keuntungan
4. Control (Analisis Kontrol/Keamanan)
Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan
kinerja
yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk
meningkatkan kinerja sistem,
mencegah,
atau
mendeteksi
kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun
hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Keamanan atau kontrol yang lemah
b. Kontrol atau keamanan berlebihan
5. Efficiency (Analisis Efisiensi)
Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu
indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:
a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya
manusia, mesin, atau komputer.
b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan.
c. Data diproses secara berlebihan.
d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
6. Services (Analisis Layanan)
Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa
dikatakan buruk:
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.
d. Sistem tidak mudah dipelajari.
15
Universitas Sumatera Utara
e. Sistem tidak mudah digunakan.
f. Sistem canggung untuk digunakan.
g. Sistem tidak fleksibel.
Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan
suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu
sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang
sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai
referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan
perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang
lebih baik.
2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem
Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus
diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi
yang akan dibuat. Simatupang (2011) mengemukakan bahwa “Terdapat banyak
bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain
model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya”
Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan
asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi
bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi
pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat
sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart,
Data flow diagram (DFD) dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih
lanjut mengenai pemodelan sistem melalui flowchart dan data flow diagram.
16
Universitas Sumatera Utara
Menurut Pariyanto (2010, 5) “Flowchart adalah teknik penyusunan
instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan
gambar-gambar/simbol-simbol”. Tujuan utama dari alat bantu flowchart biasanya
menggambarkan tahapan masalah yang ada dalam sistem secara sederhana dan
jelas menggunakan simbol-simbol standar.
Ada beberapa kelebihan flowchart menurut Harsono (2012, 6) yaitu
sebagai berikut:
1. Flowchart membantu (mempermudah) programmer dalam mendesain
program, sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan
sekaligus untuk dokumentasi program.
2. Dalam proses desain, flowchart dapat membantu memecahkan
persoalan yang cukup kompleks kedalam serangkaian instruksi.
3. Dalam proses verifikasi, flowchart lebih mudah diperiksa oleh seorang
quality control (QC) dari pada langsung memeriksa source code
(instruksi-instruksi) program, atau flowchart dapat mempermudah
pekerjaan QC tersebut dalam pemeriksaan kualitas program.
4. Flowchart dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam
pembuatan Data Flow Diagram.
Adapun mengenai pengertian data flow diagram yang dijabarkan oleh
Simanjuntak (2012, 26) yaitu
Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering
disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model
proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
Beberapa kelebihan data flow diagram menurut Purnama (2012) yaitu:
1. Adanya pembagian sistem kedalam sub-sub sistem berdasarkan
alur data pada sistem
2. Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem
3. Adanya unsure-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari
sistem.
17
Universitas Sumatera Utara
2.2 Repositori Institusi
Repositori sering dimaknai sebagai suatu tempat penyimpanan berbagai
jenis koleksi dari suatu institusi atau lembaga. Keberadaan repositori institusi
telah menjadi suatu infrastruktur penting bagi perguruan tinggi dengan
menyediakan akses penuh dan terbuka untuk hasil-hasil penelitian sivitas
akademikanya.
Menurut Pendit (2003, 2) “Repositori institusi merupakan perwujudan dari
perpustakaan digital yang lebih mengkhususkan dalam mengelola koleksi local
content dan grey literature dari suatu institusi”.
Pengertian lain mengenai Repositori institusi menurut Siregar (2011, 2)
“Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan,
memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi
terutama insitusi penelitian”.
Dari beberapa pendapat di atas repositori institusi merupakan suatu tempat
penyimpanan
yang
gunanya
untuk
mengelola
koleksi
local
institusi,
mengumpulkan karya-karya institusi, mengelola karya-karya tersebut agar
terpelihara dan dapat digunakan kepada pengguna repositori institusi, dan
mendistribusikan kembali karya yang sudah dikelola dengan sistem informasi
yang tepat sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan penggunannya.
18
Universitas Sumatera Utara
2.2.1 Manfaat Repositori Institusi
Manfaat dari penerapan repositori institusi menurut Sutedjo (2014, 3)
adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam
satu lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui google
maupun mesin pencari lainnya.
2. Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah-intelektual
yang dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas
lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas.
3. Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual yang
dihasilkan sivitas akademika.
4. Untuk mempromosikan karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas
akdemika.
5. Sebagai etalase dan tempat penyimpan yang aman untuk hasil penelitian
sivitas akademika.
6. Untuk menyediakan URL jangka panjang bagi karya ilmiah-intelektual
hasil penelitian sivitas akademika.
7. Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang dipublish
di repositori institusi akan mudah diketahui dan ditemukan.
8. Untuk menghubungkan publikasi sivitas akademika/peneliti dari
halaman web mereka (web personal dosen/peneliti)
2.2.2 Pengembangan Repositori Institusi
Pengembangan repositori perpustakaan sangat berguna bagi terciptanya
suatu perpustakaan sebagai pusat belajar dan sumber informasi dalam suatu
institusi. Kebutuhan akan informasi yang terus meningkat, menuntut setiap
organisasi maupun institusi untuk terus meningkatkan kualitas dari pelayanan dan
produk informasi yang dihasilkannya. Oleh sebab itu, repositori institusi sebagai
sarana dari lembaga informasi yang mendukung terjadinya distribusi informasi
kepada pengguna dituntut untuk terus berkembang mengikuti arus perkembangan
teknologi informasi saat ini.
Menurut Hadi (2015) Strategi yang perlu disiapkan dalam pengelolaan
dan pengembangan repositori antara lain:
19
Universitas Sumatera Utara
1. Studi banding (benchmarking)
2. Sumberdaya manusia (pengelola repositori)
3. Perangkat keras dan lunak (hardware, software, jaringan, dsb.)
4. Prosedur dan dukungan pimpinan
5. Manajemen informasi muatan lokal
Strategi pengembangan repositori institusi diatas dapat dijabarkan
kembali secara mendalam seperti: 1) Studi banding (benchmarking) maksudnya
ialah sebelum merencanakan pengembangan repositori sebaiknya dilakukan
pengamatan ke lokasi lain atau ke repositori lain yang dianggap lebih baik, lebih
maju dari repositori yang kita miliki manfaat dari kegiatan ini agar kita dapat
mengetahui bagian yang perlu perbaikan dan memutuskan rencana baru yang
ingin dilakukan; 2) SDM maksudnya disini pengembangan suatu sistem repositori
juga tidak lepas dari peran penting pengelola sistem tersebut, baik dari kompetensi
maupun keahlian mereka; 3) Perangkat keras dan lunak juga sangat berpengaruh
dalam pengembangan repositori, dalam memutuskan perangkat apa yang
dibutuhkan sistem harus sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kualitas maupun
kuantitasnya; 4) Prosedur dan dukungan pimpinan juga dibutuhkan agar proses
pengembangan yang dilakukan berjalan sesuai aturan dan mendapat dukungan
dari pimpinan; 5) Konten yang menjadi isi dari sistem yang akan dikelola harus
diorganisasikan lebih dahulu, proses pengelolaan konten dapat dicontohkan
dengan membuat metadata pada setiap dokumen yang akan diproses kedalam
sistem
Pengembangan repositori institusi memiliki beberapa tujuan seperti yang
dikemukakan oleh Hasugian (2013) yaitu:
1. Menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk
memaksimalkan penggunaannya
2. Menciptakan visibility global terhadap karya institusi,
3. Mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan
4. Menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur
kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang
Tujuan pengembangan repositori institusi diatas pada dasarnya sebagai
keterbukaan informasi atas suatu institusi atau organisasi. Keterbukaan informasi
disini didukung dengan sistem repositori yang memberikan kemudahan terhadap
20
Universitas Sumatera Utara
akses informasi kedalamnya, namun kebebasan ini akan diikuti dengan batasan
dan kewajiban bagi seseorang yang menggunakannya dengan beberapa aturan
tertentu.
2.3 Standar Metadata Repositori
Beragam standar metadata yang digunakan akan menjadi masalah pada
saat integrasi dilakukan. Pada implementasinya, harus digunakan satu jenis
metadata yang dapat menyatukan seluruh metadata yang akan digunakan sebagai
format standar untuk pengumpulan data.Menurut Susilawati (2008) Standar
metadata adalah “satu set terminologi serta definisi umum yang digunakan dalam
metadata serta dipresentasikan dalam format terstruktur”.
Menurut Susilawati (2008) Secara umum, standar-standar yang digunakan
dalam skema metadata, antara lain:
1. CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art): skema untuk
deskripsi karya seni
2. DCMES (Dublin Core Metadata Element Set): skema umum untuk
deskripsi beraneka ragam sumber digital
3. EAD (Encoded Archival Description): skema untuk menciptakan sarana
temu kembali bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk
elektronik
4. Gateway to Educational Materials: skema untuk bahan pendidikan dan
pengajaran
5. MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG-7 dan MPEG-21:
standar untuk rekaman audio dan video dalam bentuk digital
Primadesi (2012, 5) mengemukakan “Standar metadata yang umum
digunakan di perpustakaan adalah MARC (Machine Readable Cataloging),
METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata
Object Description Standard), dan Dublin Core”.
21
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Fungsi Penggunaan Metadata
Metadata sering disebut dengan data tentang data atau informasi tentang
informasi. Fungsi metadata dalam dunia perpustakaan dapat dicontohkan sebagai
katalog perpustakaan, dimana katalog perpustakaan berisi data tentang dokumen,
jika sebuah dokumen berisi data, maka katalog dapat disebut sebagai data tentang
data.
Ada beberapa fungsi metadata menurut Haynes (2004) seperti dikutip
oleh Prasetya sebagai berikut:
1. Sumber informasi (resources description)
Ini merupakan fungsi yang paling fundamental dari sebuah
metadata. Karena sebuah data dapat diidentifikasi sebagai satu
kesatuan berbeda dari data lainnya sehingga dapat ditemukan dengan
menggunakan suatu pendekatan unik yang ada dalam metadata
tersebut.
2. Temu kembali informasi (information retrieval)
Metadata digunakan untuk memasukkan suatu istilah pada
semacam konteks semantik, memberitahukan mesin pencari atau
aplikasi lain bagaimana memperlakukan suatu unsur metadata
sehingga suatu sumber informasi dapat ditemukan dengan istilah
tersebut.
3. Pengelolaan informasi (management of information)
Dengan adanya metadata, dapat ditentukan bagaimana melakukan
pengelolaan informasi mengenai penyimpanan dan penemuan kembali
sumberdaya informasi.
4. Manajemen hak cipta, kepemilikan dan otentisitas (right management,
ownership and authenticity)
Mendorong perkembangan metadata dalam dunia penerbitan
khususnya media tercetak dan elektronik, menjadi suatu kebutuhan
untuk mengelola hak intelektual tersebut dengan baik. Fungsi ini
merupakan salah satu fungsi yang menjadi fokus utama untuk
menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber
informasi.
5.
Interoperabilitas (interoperability)
22
Universitas Sumatera Utara
Merupakan kemampuan pertukaran data dalam berbagai sistem
menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras, serta struktur data.
Dengan menggunakan metadata, sebuah sistem dapat mengidentifikasi
informasi terstruktur yang kemudian sumber informasi tersebut
menampilkan informasi sesuai dengan ketentuan tertentu.
Menurut Basuki (2000, 3) metadata memungkinkan pemakai untuk
menentukan:
1. Ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di
manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu
sama?)
2. Kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana
pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)
Berdasarakan beberapa pendapat di atas pada dasarnya fungsi metadata
memudahkan temu kembali suatu informasi, menghindari plagiarisme dan
melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi, dan memberi petunjuk atas
ketersediaan suatu informasi. Dari sekian banyak fungsi metadata yang paling
penting ialah bahwa metadata juga sangat menentukan kualitas informasi yang
didapatkan.
2.3.2 Standar Metadata Dublin Core
Standar metadata Dublin Core merupakan standart metadata yang sangat
sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi. Prasetya
(2009, 26) menyatakan bahwa “Metadata Dublin Core adalah standart metadata
yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi”.
Seperti yang dikemukakan oleh Ajie (2012, 3) metadata Dublin Core
memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
23
Universitas Sumatera Utara
1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara umum, dan
3. Bersifat expandable yang memiliki potensi untuk dikembangkan lebih
lanjut.
NISO mengemukakan metadata Dublin Core yang terdiri atas 15 unsur
sebagai berikut:
Tabel 1. Unsur Metadata Dublin Core
NO
Elemen
Keterangan
1.
Tittle
Judul dari sumber informasi
2.
Creater
Pencipta sumber informasi
3..
Subject
Pokok bahasan sumber infomasi, biasanya
dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor
klasifikasi.
4.
Description
Keterangan dari isi suatu sumber informasrupai,
misalnya abstrak, daftar isi dan uraian.
5.
Publisher
Orang atau badan yang menginformasikan
sumber informasi.
6.
Contributor
Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber
informasi
7.
Date
Tanggal penciptaan sumber informasi
8.
Type
Jenis sumber informasi, novel, laporan, peta, dan
24
Universitas Sumatera Utara
sebagainya
9.
Bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran,
Form
durasi sumber informasi
10
Identifier
Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang
mengidentifikasikan sumber informs contoh:
URL atau alamat situs
11.
Rujukan ke sumber asal atau suatu sumber
Source
informasi
12.
Language
Bahasa intelektual yang digunakan sumber
informs
13.
Hubungan antara satu sumber informasi dengan
Relation
sumber informasi lainnya
14.
Coverage
Cakupn isi ditinjau dari segi geografis dan
cakupan waktu
15.
Relate
Pemilik hak cipta sumber informasi
Sumber : Niso (2013, 2)
Contoh
metadata
Dublin
Core
seperti
yang
dipaparkan
oleh
Greenberg,yaitu:
25
Universitas Sumatera Utara
Godiva Chocolatier
Godiva store
Nancy Confection
Confection, Nancy
Chocolate
Truffles
(Confectionery)