Perancangan Sistem Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan

DAFTAR LAMPIRAN

1. GAMBARAN UMUM DAN PROFIL PERPUSTAKAAN STIPAP-MEDAN.

Perpustakaan STIPAP menyimpan dan mengelola karya ilmiah mahasiswa akhir dengan menempatkan bentuk tercetaknya dalam ruangan koleksi umum, tetapi untuk koleksi tugas akhir pustakawan meletaknya pada beberapa rak terpisah dengan rak-rak koleksi umum. Penyusunan koleksi tugas akhir mahasiswa berdasarkan tahun ajaran dan abjad nama mahasiswa. PerpustakaanSTIPAP saat ini menyimpan tugas akhir mahasiswa sekitar 953 judul dari jumlah alumni 1283 maka, terdapat selisih 330 judul tugas akhir yang tidak ada. Tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan ke perpustakaan kemudian dilakukan pengolahan oleh pustakawan dengan proses digitalisasi yaitu scanning terhadap dokumen tercetak. Jumlah dokumen tercetak yang sudah melalui proses scanning saat ini sebanyak 207 judul. Mahasiswa yang menyelasikan tugas akhir akan menyerahkan karya ilmiah mereka dalam dua bentuk penyimpanan yaitu tercetak (1 eksemplar) dan elektronik (1 buah CD dengan format PDF/Word). Dengan demikian, Pustakawan seharusnya tidak perlu lagi untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tugas akhir tercetak namun, yang dibutuhkan yakni sebuah sistem repositori institusi yang dapat mengelola koleksi deposit institusi agar karya tulis mahasiswa dapat dimanfaatkan kembali untuk kebutuhan informasi pemustakannya.

2. Visi dan Misi Perpustakaan

a. Visi

Menjadi unit pelayanan yang mampu mendukung Tridharma Perguruan Tinggi di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan

b. Misi

Menjadi unit pelayanan yang mampu memberikan Servis Excellent pada pengguna perpustakaan

3. Tujuan Perpustakaan

Sebagai bagian yang integral dari suatu perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada masyarakat.

Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan antara lain:

1.Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran, perpustakaan bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2.Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.

3.Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat, maka perpustakaan melakukan kegiatan dengan menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.

4. Fungsi Perpustakaan

Secara umum fungsi perpustakaan STIPAP adalah melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar maupun sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen.

5. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan adalah sebagai berikut:

---sssdd

Gambar 17. Struktur organisasi Perpustakaan STIPAP-Medan. Kepala Perpustakaan

Sunyianto, S.Sos

Staf Perpustakaan Friska Anggraini, S.Sos

Staf Perpustakaan Fadhil Fraya, A.Md

- _{Staf bagian} pengolahan - _Staf

pengadaan bahan pustaka - _Staf

pelayanan referensi - _Selving

- _Staf

pengolahan - _Staf

pelayanan sirkulasi - _{Staf program}

automasi perpustakaan - _Selving

2. LAMPIRAN HASIL WAWANCARA

1. Apa sajakah jenis koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP? I2 jawab: “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy, namun rencana kedepan kita jika sistem repositori institusi kita sudah dibangun maka akan ada penambahan koleksi yaitu e-book dan jurnal ”.

2. Bagaimana pengelolaan koleksi repositori yang sudah dilakukan di perpustakaan STIPAP?

I1 Jawab: “Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan 2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di rak, sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan angkatan yang sama dan diurutkan nama mahasiswanya berdasarkan abjad, setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak, Penyimpanan koleksi tugas akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali, penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan jurusan”.

3. Siapa sajakah yang dapat menggunakan koleksi repositori perpustakaan STIPAP?

I1 Jawab: “Seluruh mahasiswa STIPAP, Pengguna luar juga

diperbolehkan menggunkan koleksi tugas akhir tapi harus mendaftar jadi nggota lebih dulu”.

4. Siapa sajakah yang terlibat dalam pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?

I2 Jawab:”Kepala Perpustakaan dan 2 orang Pustakawan yang bekerja disini”.

5. Bagaimanakah prosedur peminjaman koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?

I3Jawab: “Perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke Microsoft word, Untuk melakukan peminjaman Pengguna dapat langsung menuju ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM, Kalau Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar, lalu KTM dapat diambil kembali, Bila pengembalian tugas akhir melewati batas waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka pengguna akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan diberi sanksi untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan perpustakaan atau memfotocopy hardcopy tugas akhir yang pertinggalnya disimpan perpustakaan”.

6. Kendala apasajakah yang muncul dalam pelayanan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?

I 1Jawab: “Kendalanya ketika pengguna yang berkunjung mencari koleksi tugas akhir membutuhkan waktu yang lama saat pencarian koleksi, karena hnya disusun berdasarkan angkata, maka banyak waktu yang terbuang saat pencarian koleksi”.

I3: “Sejauh ini masalahnya ketika pengambilan tugas akhir, jadi ketika mereka (pengguna) sedang membaca tugas akhir mereka menaruhnya ke rak kembali dengan susunan yang salah, kadang ada yang meletakkan tugas akhir dirak angkatan yang berbeda, jadi itukan membuat petugas harus memeriksa kembali semua koleksi di rak dan menyusun kembali sesuai angkatan dan abjad, ada baiknya jika koleksi itu tidak jadi digunakan atau selesai dibaca diletakkan saja di atas meja biar petugas kami yang menyusun itu lebih baik, tetapi kalau sistem kita sudah terautomasi mungkin masalah seperti ini tidak terjadi ya”.

7. Bagaimanakah sistem repositori institusi yang dibutuhkan STIPAP ? I1Jawab: “Sistem repositori institusi yang kami inginkan tentunya dapat terbuka bagi siapa saja baik mahasiswa STIPAP atau pengguna luar STIPAP juga, namun ada pembatasan akses juga ya nanti kami akan sistem ini dengan sistem log in jadi semua pengguna tanpa terkecuali harus mendaftar lebih dulu baru kami beri hak akses untuk koleksi bab I-III ,Bab IV-V akan kami tutup dan hanya dapat diprint izin aksesnya hanya kami berikan dengan datang langsung ke perpustakaan STIPAP lalu akan kami kenakan biaya untuk printnya”.

I3: “untuk pengolahan data pada sistem repositori yang akan kami terapkan nanti tentunya dokumen Pdf “.

I2: “Sejauh ini kami masih belum tau mengenai software apa yang akan digunakan, apakah developer kami akan mengunakan software buatannya sendiri, atau menggunakan software gratis, saya belum tahu pasti. Mengenai standar meta data yang akan kami gunakan juga belum dirundingkan, namun saya berharap sistem nanti bisa menerapkan standar metadata dublincore karena

deskripsinya yang sederhana,mudah dimengerti dan bisa dilakukan pengembangan lebih lanjut Tapi semua itu harus dirundingkan kembali antara semua pihak yang terlibat terutama pihak developer”.

8. Seberapa pentingkah perancangan sistem repositori institusi ini untuk pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?

I1Jawab: Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi, benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami, karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses diluar tentunya kami sangat senang”.

HASIL WAWANCARA DENGAN PUSTAKAWAN USU

1. Apakah metadata yang sesuai dengan kebutuhan sistem dalam perancangan Repositori?

I4 Jawab:”kebutuhan metadata tetap harus disesuaikan dengan sistem yang akan dibangun seperti apa ya, kita di perpustakaan USU menggunakan Standar Metadat Dublincore, jadi harus diketahui dulu seperti apa kebutuhan mereka baru bisa ditentukan mau menggunkan standart apa”

2. Apakah perangkat lunak yang ideal untuk membangun sebuah repositori di perpustakaan?

I4 Jawab: “Mengenai repositori lebih baik dibangun dengan menggunakan software Dspace, alasan mengenai pemilihan software ini tentu karena fitur-fitur yanga ada didalamnya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan USU, Kelebihan dari Dspace dari segi metadatanya kita dapat menambahkan sendiri unsur data field yang sesuai dengan kebutuhan sistem, untuk field yang tersedia sekitar 172 tetapi USU sendiri hanya menggunakan 9 unsur data field dan ada yang sudah terisi otomatis seperti tanggal data diisi”. Jadi untuk mengetahui metadata apa yang lebih baik ataupun sesuai dengan kebutuhan sistem di sebuah institusi maka di pertanyakan kembali apa saja metadata yang perlu untuk mereka cantumkan, lalu kita sesuaikan dengan metadata yang tersedia di software tersebut, Mengenai sistem security untuk file yang akan diunggah oleh perpustakaan, disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Ada file security yang memberikan layanan open lalu download, namun ada juga yang hanya bisa diprint. Akses ke konten dengan akses sistem itu adalah hal yang berbeda. Contoh akses sistem, misalnya ada pengguna luar ingin akses ke web repositori USU tapi tidak bisa hanya dibatasi mahasiswa USU saja, hal ini mungkin karena log in menggunakan Nim atau yang lainnya, sedangkan akses konten itu misalnya akses ke sistem tidak di-protect namun ketika ingin melihat konten tidak bisa karena harus log ini terlebih dahulu. Hal ini biasanya bukan untuk mempersulit namun agar diketahui seberapa banyak dan siapa saja yang menggunakan repositori institusi tersebut”.

3.LAMPIRAN SURAT BALASAN

PENELITIAN

DAFTAR PUSTAKA

Ajie, Miyarso Dwi. 2012. “Metadata: Pengatalogan Abad 21”. Direktori Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Website. 08 Maret 2012

<http://file.upi.edu/direktori/fip/prodi._perpustakaan_dan_informasi/miyar

so_dwi_ajie/makalah_a.n_miyarso_dwiajie/hand_out_%2311-metadata.pdf> (diakses maret 1, 2016).

Al fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan sistem informasi. Yogyakarta: Andi.

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : Garamedia Pustaka Utama

Arikunto, Suharsimi. 2002. Metodologi Penelitian.Jakarta: Rineka Cipta. Astuti. 2008. Kebutuhan dan perilaku pencarian informasi : studi kasus

mahasiswa PDPT FIB UI 2007 dengan metode problem-based learning (PBL), tersedia pada http://www.diligib.ui.ac.id/opac/themes/libri2/ (diakses December 22, 2015)

Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta

Basuki, Sulistyo. 2000. “Metadata Indonesia INDOMARC”. Visi Pustaka Buletin Jaringan Informasi Antarperpustakaan, Volume 1 No. 2, Maret 2000. Djoht, Djekky R. 2001 “Kebudayaan, Penyakit dan Kesehatan di Papua dalam

Perspektif Antropologi Kesehatan” dalam Buletin Populasi Papua, Vol. II. No.4 November 2001. Jayapura. PSK - UNCEN

Greenberg, Jane. 2010. “Dublin Core: History, Key Concepts, and Evolving Context”. Paper presented at the International Conference on Dublin Core and Metadata Applications, October 20, Pittsburgh, PA.

<http://www.dublincore.org/resources/training/dc2010/tutorial1_basic_gre enberg.pdf> (diakses februari 28, 2016).\

Hadi, Martinus Sutanto. Strategi pengembangan institutional repository. 6 November 2015.http://www.tabletperpustakaan.com/2015/11/06/strategi-pengembangan-institusional-repositori/ ( diakses February 28, 2016) Hamdani, Ilham. 2015. Berkenalan dengan dunia open source.

Harsono, Bagus Setio. 2012. Perancangan dan Pembuatan sistem Informasi Retribusi pada Pasar Kebon Polo. Skripsi. Yogyakarta: AMIKOM

maret, 2016)

Hasugian, Jonner. 2013 Pengembangan Repositori Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU. Medan: Pustaha

january, 2016)

Haynes, David. 2004. Metadata for Information Management and Retrieval. London: Facet Publishing.

Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta : ANDI

Kendall, Kenneth E & Julie E. Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prehallindo.

Kendall, Kenneth E & Julie E. Kendall. 2007. Analys system and Design. 7th ed Jakarta: Prehallindo.

Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Leod. Mc. Jr, Raymond, Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen. 8th ed, diterjemahkan oleh Hendra Teguh, S.E.Ak. Jakarta: PT Indeks. Mahyuzir, Tavri D. 1989. Analisis Perancangan sistem pengolahan data. Jakarta:

Elex Media Komputindo

NISO. 2013. “The Dublin Core Metadata Element Set”. Bathesda, USA: NISO Press. <http://www.niso.org/apps/group_public/download.php/10256/z39-85-2012_dublin_core.pdf> (diakses maret 1, 2016).

Nazir, Moh. 2003, Metode Penelitian, Cetakan Kelima, Jakarta, Ghalia Indonesia.

Pariyanto, Feri.2010. Analisis dan perancangan web sebagai media promosi pada Djaleeproduktama freelance Graphic Partner. Naskah publikasi.

Yogyakarta: AMIKOM

(diakses 14 maret, 2016)

Pendit, Putu Luxman. Perpustakaan Digital; Persfektif Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Agung Seto, 2003.

Prasetya, Agung W. 2009. Pemanfaatan Dublin Core Sebagai Metadata Pada Aplikasi X dalam Deskripsi Koleksi Digital. Skripsi., Universitas Indonesia (UI)

Primadesi, Yona. “Metadata: Antara MARC dan MODS”.File wordpress dotcom. April

Purnama, Dewi. 2012. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Jakarta: BSI

Rahayu, Dyah Puspita sari. 2015.Institusional Repository PTN di Jawa Timur sebagai Wadah Intelektual Civitas Akademika.Volume 1, Nomor 1, Januari-Juni 2015 . Record And Library Journal. Mulyorejo: UNAIR Rahman, wilman dan Farhan Alfaizi. 2013. Mengenal berbagai macam software.

Serpong: Surya university

Setiadi, Didik. 2010. Sistem basis data. Bekasi: Teknik Informatika STMIK Bani Saleh.

Setiawan, David. 2011. Analisis dan Perancangan sistem Informasi Rumah sakit Rawat Inap di Puskesmas Grabag I Kabupaten Magelang. Naskah publikasi. Yogyakarta: Amikom

(diakses 14 maret, 2016)

Simanjuntak, Dion. A. 2012. Pengembangan sistem siaran Radio Live Streaming Audio Visual. Surabaya: ITS

Simatupang, Alam Panuturi. 2011. Perancangan Aplikasi Penentuan tingkat Kesehatan Bank Pengkreditan Rakyat dengan Metode Camel. Skripsi, USU.

Siregar, A. Ridwan. 2011. Pengembangan Repository Institusi: Pengalaman USU. Makalah disampaikan pada seminar nasional pemberdayaan repository perpustakaan, Desember 1, Medan, Indonesia.

http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/51531 (diakses february 27, 2016)

Seob, Md.Zahi Hossein. 2009. Develoving an Institutional Repository at private university. OCLC Systems & Services: International digital library perspective. OCLC Systems & Services: International digital library perspective vol.26 No. 3. (Diakses january 01, 2016)

Sugiyono. 2002. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: CV Alfabeta. Sujana, N. Ibrahim. 1989. Penelitian dan Penilaian Pendidikan. Bandung: Sinar Baru.

Susanto, Rizky. 2016. Hardware, software, dan keamanan komputer. Bandung.

Susilawati, Rita S. S. 2008. Mengenal Metadata sebagai suatu Alat Investasi data. Buletin Vol 2 no. 1.

Sutedjo, Mansur. 2014. Pengelolaan Repository Perguruan Tinggi dan

Pengembangan Repository Karya Seni. Makalah disampaikan pada seminar nasional digital local content: strategi membangun repository karya seni, Mei 21, Yogyakarta, Indonesia.

Yulianto, A.A, dkk. 2009. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Bandung: Politeknik Telkom Bandung.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Menurut Sugiyono (2002, 112) Metode deskriptif merupakan metode yang digunakan untuk menganalisa data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Menurut Sudjana (1989, 65) “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang berusaha mendeskripsikan suatu gejala, peristiwa, kejadian yang terjadi pada saat sekarang”.

Sedangkan penelitian dengan pendekatan kualitatif menurut Bodgan dan Taylor yang dikutip Basrowi (2008, 21) “Prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang dapat diamati”. Pendekatan kualitatif dalam penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu uraian mendalam tentang ucapan, tulisan, dan atau prilaku yang dapat dimati dari suatu individu, kelompok, atau suatu organisasi.

3.2 Lokasi Penelitian

Pelaksaan penelitian dilakukan di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan (STIPAP) yang beralamat di Jalan Williem Iskandar atau Jalan Pancing No.1 Sampali Medan.

3.3 Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian ini adalah:

1. Data Primer, yaitu Data dikumpulkan sendiri oleh peneliti langsung dari sumber pertama atau tempat objek penelitian dilakukan yaitu diperoleh dari wawancara.

2. Data sekunder, yaitu dalam penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder adalah literatur, artikel, jurnal serta situs di internet yang berkenaan dengan penelitian yang dilakukan yaitu studi pustaka.

3.4 Proses Pengumpulan Data 3.4.1 Penentuan Informan

Penentuan infoman dalam penelitian ini menngunakan purposive sampling bertujuan untuk pengambilan sampel berdasarkan suatu kriteria tertentu. Pada penelitian ini, penulis mengambil 4 orang purposive sample yaitu 3 orang yang berada dalam institusi dan 1 orang pustakawan ahli bersal dari luar institusi tempat penelitian.

Tabel 3. Identifikasi Informan

Informan (I) Jabatan

I1 Kepala Perpustakaan STIPAP Medan

I2 Pustakawan Perpustakaan STIPAP Medan

I3 Pustakawan Perpustakaan STIPAP Medan

3.4.2 Pengumpulan Data

Ada 3 metode pengumpulan data yang digunakan yaitu: 1. Metode Wawancara

Menurut Nazir (2003, 193) Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara Tanya-jawab, sambil bertatap muka antara si penanya dengan si penjawab dengan menggunkan alat yang dinamakan interview guide ( panduan wawancara). Sasaran dari wawancara yakni memperoleh atau memastikan suatu fakta, menemukan suatu standart kegiatan, mengetahui perilaku sekarang dan perilaku terdahulu, dan mengetahui alasan-alasan.

Berdasarkan jenisnya, wawancara terbagi menjadi 2 yaitu: 1) Wawancara terstruktur adalah wawancara yang dilakukan untuk memberikan sebuah pertanyaan dan alternatif jawaban telah ditetapkan terlebih dahulu, serta jawaban lebih mudah untuk dikelompokkan dan dianalisis, 2) Wawancara tak berstruktur adalah wawancara yang bersifat informal, luwes, dan disesuaikan dengan subjek dan suasana.

2. Metode Observasi

a. Pengertian Observasi merupakan teknik pengumpulan data, dimana peneliti melakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan.

b. Pada dasarnya teknik observasi digunakan untuk melihat dan mengamati perubahan fenomena–fenomena sosial yang tumbuh dan berkembang yang kemudian dapat dilakukan perubahan atas penilaian tersebut, bagi pelaksana observaser untuk melihat obyek momen tertentu, sehingga mampu memisahkan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan.

3. Metode Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data dari jurnal, buku, artikel ilmiah, maupun hasil penelitian sebelumnya mengenai topic yang berkaitan yakni perancangan sistem repository institusi.

3.5 Teknik Analisis Data

Tahapan yang dilakukan setelah data terkumpul, maka selanjutnya adalah melakukan pengolahan dan menerapkan data sesuai dengan pendekatan penelitian. Analisis data dimulai dengan menelaah data yang tersedia dari berbagai sumber yaitu hasil wawancara, dokumentasi maupun catatan dilapangan. Data ini kemudian akan dikelola dan disajikan kembali.

Prosedur dan langkah-langkah yang dilakukan peneliti dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.Perencanaan meliputi identifikasi; perumusan; dan pembatasan masalah; serta penetapan tujuan dan manfaat penelitian, yang kemudian diarahkan pada kegiatan pengumpulan data.

2.Pengumpulan data diambil dari hasil wawancara, dokumentasi, dan studi literatur. Dari pengumpulan data dilapangan ini akan dilakukan analisis dari masalah dan kebutuhan sistem yang sudah disusun.

3.Setelah data dikumpulkan maka dilakukan tahap mengidentifikasi masalah. Penganalisis akan menemukan apa saja kegiatan dalam pengelolaan koleksi lokal perpustakaan,yang terlibat yakni pustakawan yang bertugas melakukan pengelolaan koleksi dan memberikan pelayanan. Aktivitas yang dilakukan wawancara kepada pustakawan dan pengguna, menyimpulkan hasil wawancara dan mendokumentasikan hasilnya.

4.Menganalisis kebutuhan sistem. Menentukan kebutuhan input, proses, dan output untuk sistem yang akan dibangun. Menentukan kebutuhan sistem apa saja yang perlu dipersiapkan untuk perancangan sistem 5. Merancang dan desain sistem yang dibutuhkan. Peneliti menggunakan

informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi. Peneliti menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan dengan menggunkan data flow diagram.

Perencanaan Pengumpulan data

Gambar 5. Diagram Alir Penelitian Mulai

Identifikasi Rumusan masalah Pembatasan masalah Menetapkan tujuan dan

manfaat

Hasil wawancara Dokumentasi

Studi literatur

Mengidentifikasi masalah

Mengidentifikasi kebutuhan

Menentukan kebutuhan sisten

Membuat rancangan awal sistem Perancangan Menggunakan Data Flow Diagram (DFD)

Rekomendasi perancangan sistem baru

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan sistem repositori yang sesuai dan membuat rancangan awal sistem repositori STIPAP-Medan. Dalam penelitian ini, peneliti akan melakukan pengumpulan data melalui wawancara dengan 4 orang informan. Melalui tahapan penelitian yang akan dilakukan akan dibuat rekomendasi sistem baru. Rancangan sistem awal akan disajikan dalam bentuk Usecase Diagram dan Data Flow Diagram (DFD).

4.1 Mengidentifikasi Kebutuhan

Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian. Adapun kategori tersebut adalah:

4.1.1 Jenis Koleksi repositori yang ada di STIPAP

Koleksi repositori institusi yang dimiliki oleh perpustakaan STIPAP-Medan saat ini berupa tugas akhir mahasiswa dalam bentuk cetak maupun elektronik. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2 sebagai berikut:

I2 : “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy”.

Berdasarkan pernyataan informan I2 di atas, terlihat bahwa koleksi repositori yang dikelola sampai saat ini hanya tugas akhir mahasiswa saja,

seharusnya STIPAP-Medan memiliki koleksi repositori institusi seperti karya dosen, artikel, laporan penelitian, jurnal dan sebagainya. Namun, karena kurangnya kesadaran untuk berkontribusi dan kebijakan untuk pengadaan koleksi repositori itu sendiri masih belum ditetapkan dengan baik darimana saja seharusnya sumber koleksi ini dapat diadakan.

Sumber-sumber lainnya yang seharusnya dapat mendukung kegiatan pengadaan koleksi ini tentunya semua dosen aktif, seluruh staff yang ada di STIPAP-Medan, sebaiknya ikut berkontribusi dalam menghasilkan sebuah karya tulis yang nantinya dapat dikelola dilayanan repositori institusi guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan STIPAP. Untuk koleksi jurnal maupun e-book itu sendiri sumbernya juga dapat dilakukan dengan cara berlanggan. Kegiatan ini juga banyak dilakukan perpustakaan perguruan tinggi lain yang memberikan layanan jurnal baik nasional maupun internasional pada repositori institusi yang mereka miliki.

4.1.2 Prosedur Pengelolaan Koleksi Repositori

Prosedur pengelolaan koleksi repositori di STIPAP meliputi penyimpanan, penyusunan koleksi repositori ini. Penyimpanan secara manual untuk koleksi cetak akan disusun di rak dan penyimpanan secara elektronik untuk koleksi tugas akhir akan disimpan dalam satu file di komputer. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 berikut ini:

I1: “Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan 2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di rak, sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan angkatan yang sama dan diurutkan nama

mahasiswanya berdasarkan abjad, setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak”.

I1: “ Penyimpanan koleksi tugas akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali, penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan jurusan”.

Berdasarkan penjelasan informan di atas mengenai penyimpanan dan penyusunan koleksi tugas akhir mahasiswa ditemukan beberapa kekurangan dari prosedur pengelolaannya, dalam penyimpanan koleksi cetak seharusnya dilakukan pendataan terlebih dahulu tidak cukup hanya menggabungkan saja pada angkatan yang sama dan mengurutkannya berdasarkan abjad tetapi perlu dilakukan pencatatan/input data ke dalam Microsoft word/excel untuk setiap tugas akhir setelah dicatat dengan benar maka perlu dicek kembali untuk memastikan kelengkapan koleksi tugas akhir pada satu angkatan. Setelah data dan koleksi yang digabungkan telah sesuai barulah dapat dilakukan penyusunan ke rak koleksi repositori.

Untuk penyimpanan dan penyusunan koleksi elektronik berdasarkan judul penelitian, nama mahasiswa, dan jurusan. Dalam pernyataan yang disampaikan oleh I1 tidak ada disebutkan bahwa penyimpanan tugas akhir cetak dan elektronik memiliki format yang sama, yang cetak disusun berdasarkan abjad nama mahasiswa dan tahun angkatan, sedangkan tugas akhir elektronik disusun berdasarkan abjad judul, nama dan jurusan sebaiknya kedua cara penyimpanan ini dilakukan dengan rules yang sama agar saat koleksi ini sulit ditemukan oleh pengguna langsung ke rak maka pengguna dapat bertanya kepada pustakawan dan pencarian dapat terbantu dengan merujuk data pada penyimpanan tugas akhir

elektronik. Oleh karena itu, dibutuhkan prosedur pengelolaan koleksi yang benar untuk memudahkan temu kembali koleksi repositori.

Ya

Tidak

Gambar 6. Flowchart Prosedur Manual Pengelolaan Koleksi Repositori

Mulai

Tercetak

Penyusunan data elektronik berdasarkan angkatan

Penyusunan berdasarkan Angkatan

Penyusunan tugas akhir ke Rak

Penyimpanan dalam satu file

komputer

Selesai

Selesai Penerimaan Tugas

4.1.3 Pelayanan Repositori

Pelayanan koleksi repositori disini meliputi proses peminjaman, pengembalian dan sanksi yang diberikan. Peminjaman koleksi tugas akhir mahasiswa tidak dapat dibawa pulang, pengembalian diwajibkan pada hari yang sama dengan menyerahkan tanda pengenal KTM (kartu tanda mahasiawa), apabila pengguna menghilangkan atau merusak koleksi maka diberi sanksi untuk mengcopy ulang menggunakan koleksi softcopy yang disimpan perpustakaan. Hal ini akan sesuai dengan pernyataan I3 sebagai berikut:

I3: “Pengguna dapat langsung menuju ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM”.

Dari pernyataan I3 di atas dapat diketahui bahwa pengguna tidak memiliki petunjuk apapun saat mencari koleksi yang dibutuhkannya, pengguna langsung menuju ke rak dan mencari koleksi.

I3: “Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar, lalu KTM dapat diambil kembali”.

Dari pernyataan I3 di atas pengembalian koleksi harus dilakukan secara langsung ke bagian sirkulasi, jika tidak maka KTM tidak dapat diambil. Sementara pernyataan dibawah ini mengenai sanksi yang akan diberikan pada pengguna bila prosedur peminjaman dan pengembalian tidak sesuai dengan peraturan perpustakaan.

I3: “Bila pengembalian tugas akhir melewati batas waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka pengguna akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan diberi sanksi untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan perpustakaan atau memfotocopy hardcopy tugas akhir yang pertinggalnya disimpan perpustakaan”.

Sehingga pengguna akan lebih berhati-hati dalam menggunakan koleksi tugas akhir yang ada di perpustakaan. Dari beberapa penjelasan di atas mengenai pelayanan koleksi repositori yang meliputi peminjaman, pengembalian dan sanksi yang diterapkan tentunya dapat disimpulkan prosedur yang tepat sangat membantu dalam pelayanan koleksi repositori dan memudahkan pengguna dalam temu kembali koleksi-koleksi yang dibutuhkan. Proses peminjaman koleksi tugas akhir kepada pengguna tidak efektif dan efisien. Sebaiknya pemanfaat koleksi tugas akhir dapat dilakukan dimana saja tanpa batas waktu namun karena sistem masih manual sehingga pemanfaatan tugas akhir menjadi kurang maksimal

Tidak

Ya

Gambar7. Flowchart Proses Manual Peminjaman Koleksi Repositori Mulai

Mahasiswa STIPAP

Mencari koleksi tugas akhir di rak

Menyerahkan KTM

Mengisi data pada buku peminjaman

Selesai

Menyerahkan Kartu Identitas

Hanya dapat membaca Tugas Akhir di tempat

4.1.4 Sistem Pengelolaan Repositori yang sedang berjalan

Sistem pengelolaan reposiori yang sedang berjalan saat ini masih manual, sebagian data untuk tugas akhir elektronik ada yang diinput ke Microsoft word. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1berikut ini:

I1: “Iya, perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke Microsoft word”.

Kebutuhan koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP cukup tinggi, terutama bagi mahasiswa tingkat akhir yang akan menyelesaikan studi mereka. Dari segi jumlah koleksi saat ini memang masih sedikit, tapi karena kebutuhan yang tinggi sebaiknya pemanfaatan koleksi yang ada lebih dimaksimalkan terlebih pada saat pelayanan koleksi ini kepada pengguna.

I1: “Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi”.

I1: “Iya benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami, karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses diluar tentunya kami sangat senang”.

Berdasarkan beberapa pernyataan oleh I1di atas dapat dilihat sebenarnya perpustakaan sangat ingin menerapkan sistem repositori institusi terautomasi pada perpustakaan STIPAP, namun pihak perpustakaan juga tidak bisa terus bergantung pada developer yang tidak jelas keberadaannya. Jika keadaan seperti ini terus didiamkan maka tidak aka nada perkembangan pada sistem repositori yang ada di perpustakaan STIPAP. Tentu hal ini perlu untuk dibicarakan kembali kepada semua pihak yang terlibat dan dibuat sebuah keputusan yang dapat

mengarah kepada perkembangan perencanaan untuk perancangan sistem repositori institusi di STIPAP-Medan.

4.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Peneliti melakukan analisis kebutuhan sistem repositori yang sedang berjalan di STIPAP-Medan dan akan memberikan rekomendasi sistem repositori institusi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem.

4.2.1 Fitur Jenis Koleksi yang akan dikelola pada Sistem Repositori yang Baru

Saat ini koleksi repositori yang dimiliki oleh STIPAP hanya tugas akhir. Koleksi ini disimpan dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Penyimpanan secara elektronik tidak secara menyeluruh masih banyak tugas akhir yang tidak memiliki format elektroniknya. Banyak hal yang menjadi penyebabnya, ada yang hilang ada pula yang belum dilakukan digitalisasi. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang lebih baik dari segi pengadaan maupun pengelolaan koleksi repositori kedepannya. Adapun rincian fitur yang dapat dibuat pada jenis koleksi repositori yaitu:

1. Modul data Tugas akhir

Terdiri dari 2 jurusan Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknik Pengolahan Hasil Perkebunan (TPHP)

Terdiri dari buku elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang dimiliki perpustakaan STIPAP

3. Modul data Jurnal

Terdiri dari jurnal elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang telah dilanggan pihak STIPAP

4.2.2 Fitur Pengelolaan Koleksi

Prosedur pengelolaan koleksi repositori di STIPAP meliputi penyimpanan, penyusunan koleksi repositori. Penyimpanan secara manual untuk koleksi cetak akan disusun di rak dan penyimpanan secara elektronik untuk koleksi tugas akhir akan disimpan dalam satu file di komputer. Untuk pengelolaan koleksi repositori yang akan dilakukan dalam sistem yang baru tidak lagi terdiri dari penyimpanan dan penyusunan, tetapi meliputi penambahan berkas (koleksi) repositori, validasi (pengecekan), dan delete (penghapusan) koleksi repositori. Adapun rincian fitur pengelolaan koleksi yaitu:

1. Modul data penambahan koleksi

Seperti; Title (judul), Creator (Pengarang), Advisor (Pembimbing), Issue Date (Tanggal Publikasi), Abstract (Abstrak), Keyword (Kata Kunci), file item yang dimasukan ke sistem dan sebagainya. Dengan adanya modul ini pengguna tidak perlu waktu yang lama lagi untuk mencri koleksi karena penambahan data menggunakan metadata maka saat pencarian koleksi di sistem pengguna hanya perlu mencari koleksi

berdasarkan informasi yang diketahui baik itu melalui judul, pengarang dan sebagainya.

2. Modul data validasi

Modul ini akan menampilkan data yang berhasil divalidasi dan data tidak akan masuk pada daftar berkas yang belum divalidasi. Dengan adanya modul ini masalah pengelolaan koleksi repositori secara manual yang akibatkan sering terjadinya kesalahan dalam penulisan data, pengecekan data, penyusunan di rak menjadi lebih ringan. Modul validasi data dapat membantu meringankan beban pustakawan.

3. Modul data yang dihapus (Delete)

Digunakan untuk melakukan penghapusan data (berkas) dan menampilkan kembali daftar berkas yang masih dimiliki sistem. Dengan adanya modul delete berkas ini juga membantu pustakawan dalam mengupdate dan juga menghapus data yang diperlukan. Dari modul ini nanti akan diketahui daftar koleksi yang masih dimiliki dan yang sudah dihapus oleh sistem.

Gambar 8. Aktivitas Diagram Penambahan Berkas (Input) Data Koleksi.

Keterangan gambar: Dari aktivitas diagram diatas admin sebagai pengguna sekaligus pengelola sistem akan melakukan log in dengan memasukkan username dan password, jika validasi log in benar maka user dapat memilih menu berkas untuk memasukkan berkas dan sistem akan menyimpan berkas, kemudian user

User Sistem

Mulai

Selesai

Benar Salah

Membuka sistem repositori Membuka form log in

Input user dan password Validasi username dan pasword

Memilih menu berkas

Input berkas _{Menyimpan ke database} Pesan kesalahan

Klik ok Menampilkan pesan berhasil disimpan

dapat menekan oke lalu sistem akn menampilkan pesan berhasil untuk penyimpanan data maka proses penyimpanan berkas selesai.

Gambar 9. Aktivitas Diagram Validasi Data Koleksi Repositori

User Sistem

Mulai

Selesai

Benar Salah

Membuka sistem repositori Membuka form log in

Input user dan password Validasi username dan pasword

Memilih menu koleksi

Pilih berkas dan klik validasi

Status berkas validasi dan yang belum tervalidasi pada database

Pesan kesalahan

Klik ok

Menampilkan pesan data berhasil divalidasi

Keterangan gambar: User akan log in, setelah itu username dan password benar maka user dapat membuka menu koleksi kemudian pilih berkas dan klik validasi , sistem akan memberikan keterangan status apakah telah tervalidasi pada database dan database juga akan menunjukkan daftar yang belum divalidasi setelah itu klik oke oleh user akan muncul pesan data berhasil divalidasi lalu selesai.

Gambar 10. Aktivitas Diagram Penghapusan Berkas Koleksi Repositori

Keterangan gambar: untuk menghapus berkas yang ada dalam sistem user harus masuk lebih dulu dengan log in, setelah username dan password benar maka menu utama akan ditampilkan , setelah itu user dapat memilih menu koleksi dan

User Sistem

Mulai

Selesai

Salah

Benar

Membuka sistem repositori Membuka form log in

Input user dan password Validasi username dan pasword

Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu koleksi

Menampilkan menu koleksi Pilih berkas dan klik delete

tampilan menu koleksi akan muncul, user dapat memilih berkas dan detail, lalu pilih delete, setelah itu sistem akan menampilkan data yang tidak terdelete, setelah data tidak lagi ada dalam daftar data yang ada pada database maka proses delete berkas selesai.

Modul yang ada pada fitur pengelolaan koleksi repositori dianggap mampu mengatasi masalah yang sering muncul dalam pengelolaan secara manual seperti penemuan kembali tugas akhir yang lama karena penyusunan di rak tidak berdasarkan abjad namun angkatan, koleksi yang sering hilang dan beban kerja yang berat oleh pustakawan yang setiap waktu harus menata ulang koleksi tugas akhir di rak, dengan fitur yang akan dibuat dalam perancangan ini masalah tersebut tentu dapat teratasi.

4.2.3 Fitur Pelayanan Koleksi

Pelayanan koleksi repositori secara manual meliputi peminjaman, pengembalian.Peminjaman koleksi tugas akhir mahasiswa tidak dapat dibawa pulang, pengembalian diwajibkan pada hari yang sama dengan menyerahkan tanda pengenal KTM (kartu tanda mahasiawa), apabila pengguna menghilangkan atau merusak koleksi maka diberi sanksi untuk mengcopy ulang menggunakan koleksi softcopy yang disimpan perpustakaan. Untuk kebutuhan sistem baru dari segi pelayanan koleksi maka pengguna tidak perlu lagi langsung datang ke bagian sirkulasi dan tidak ada jangka waktu tertentu untuk pemafaatan koleksi repositori STIPAP. Pengguna hanya perlu untuk log in ke sistem repositori STIPAP maka sistem akan memberikan hak akses pada pengguna untuk mendownload, melihat dan mencari koleksi repositori. Namun ada batasan akses ke konten, hal ini akan

disesuaikan dengan kebijakan STIPAP sampai mana konten akan di proteksi. Adapun fitur dalam pelayanan koleksi yaitu:

1. Modul untuk mencari (Search) berkas

Modul ini memungkinkan penggunanya untuk melakukan pencarian berkas sesuai keyword pencarian maka pengguna tidak perlu lagi untuk memeriksa satu-persatu koleksi yang ada karena sistem akan menampilkan koleksi yang dicari.

2. Modul untuk melihat (view) berkas

Modul ini memungkinkan penggunanya untuk hanya sekedar membaca koleksi yang sudah dicari, sehingga pengguna tidak harus mendownload semua koleksi yang tidak diperlukan. Modul ini sangat membantu mengatasi masalah yang ditimbulkan dari sistem manual dimana biasanya pengguna harus datang langsung dan membaca di perpustakaan, maka dengan sistem baru ini nanti pengguna dapat membaca dan menggunkan koleksi repositori tanpa dibatasi jumlah koleksi yang ingin dibaca.

3. Modul untuk mengunduh (download) berkas

Modul ini memungkinkan pengguna untuk tidak sekedar memcari dan membaca tetapi pengguna juga dapat memiliki koleksi repositori dan menggunakan koleksi tanpa batas waktu tertentu. Kebijakan institusi untuk memberikan hak akses untuk koleksi akan dibatasi pada bab-bab tertentu.

User Sistem

Mulai

Selesai

Salah

Benar

Membuka sistem repositori Membuka form log in

Input user dan password Validasi username dan pasword

Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu berkas

Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian

Memanggil data dari database dan menampilkan koleksi

yang dicari Klik telusur pada koleksi

Gambar 11. Aktivitas Diagram Pencarian Koleksi Repositori

Keterngan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Dan pencarian selesai.

Mulai

Salah

Benar

Membuka sistem repositori Membuka form log in

Input user dan password Validasi username dan pasword

Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu berkas

Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian

Memanggil data dari database dan menampilkan koleksi

yang dicari Klik telusur pada koleksi

Klik open pada koleksi Menampilkan konten dari koleksi yang dibuka

Gambar 12. Aktifitas Diagram untuk Melihat (View) Konten Repositori

Keterangan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem Selesai

akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah itu klik open pada koleksi maka sistem akan menampilkan isi (konten) dari koleksi repositori yang telah ditelusur.

Mulai

Salah

Benar

Membuka sistem repositori Membuka form log in

Input user dan password Validasi username dan pasword

Menampilkan menu utama Pesan kesalahan Memilih menu berkas

Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian

Memanggil data dari database dan menampilkan koleksi

yang dicari Klik telusur pada koleksi

Klik open pada koleksi Menampilkan konten dari koleksi yang dibuka

Klik download pada konten Memanggil data dari database dan

Gambar 13. Aktifitas Diagram untuk Mengunduh (Download) Konten Keterangan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan Selesai

maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah itu klik open pada koleksi maka sistem akan menampilkan isi (konten) dari koleksi repositori yang telah ditelusur. Kemudian, klik tombol download pada konten dan sistem akan memanggil data dari data base dan mengunduh konten yang telah dipilih, dan proses mendownload konten selesai

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, maka sistem baru yang dapat peneliti rekomendasikan adalah sistem repositori institusi yang dapat mengelola koleksi repositori dengan baik sehingga temu kembali koleksi dapat lebih efektif.

4.3.1 Analisa Proses Bisnis Sistem Repositori yang diusulkan

Gambar 14. Proses Bisnis Sistem yang Diusulkan View, download,

search

Read and Create data base

Management hak akses

Penghapusan (delete),Validasi(u pdate), dan penyimpanan (input) berkas user

www.repository.stipap.ac .id

Keterangan Gambar: Dalam proses bisnis sistem yang diusulkan, setelah file disimpan sesuai kategori kemudian dilakukan proses upload berkas ke sistem repositori institusi, setelah file berhasil diupload maka berkas akan masuk pada list validasi pada menu admin. Dengan adanya validasi maka berkas sudah disahkan lalu selanjutnya berkas tersebut dapat diakses oleh pengguna. Untuk proses pergantian berkas asli, kemudian dapat dilakukan proses delete terhadap proses yang lama kemudian melakukan scanning terhadap berkas asli, kemudian disimpan dengan output file scanning berupa file PDF dan diupload kembali.

Dari segi user dapat mengakses sistem repositori dan mencari file sesuai dengan kategori dan ketersediaan dalam database masing-masing. Apabila ditemukan maka user dapat melihat, menelusur, dan mendownload file tersebut. Sedangkang manajemen hak akses akan diurus oleh super admin.

4.4 Perancangan sistem

Berikut ini adalah rancangan sistem repositori institusi STIPAP-Medan. Dalam rancangan ini akan dijelaskan langkah-langkah aktifitas dalam suatu proses yang akan dilakukan dalam sistem repositori institusi.

4.4.1 Membuat Use Case Diagram

Use case mendeskripsikan interaksi antar actor dalam sistem repositori institusi. Seperti dijelaskan pada tabel 4. Berikut ini:

Tabel 4. Identifikasi Actor dengan Deskripsi

No Actor Description

1. User Actor yang akan melakukan pencarian

informasi ke sistem repositori institusi

2. Admin Actor yang membuat konsep dan

melakukan Scanning, input,

update,delete,Validasi, dan penyimpanan berkas repositori yang sudah jadi.

3. Super Admin Actor yang melakukan manajemen hak

akses dan mengurus keseluruhan sistem.

Berikut adalah Use Case Diagram usulan yang menggambarkan kegiatan dalam repositori institusi STIPAP-Medan:

USER

ADMIN

Gambar 15. Use Case Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan

Lihat

Telusur

Download

indeks

Input indeks

Update indeks

Delete indeks

delete kategori

Input

Update

validasi Berkas

Delete Update

Input

User Edit

Input

Delete

4.4.2 Membuat Data Flow Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP Medan

Search,view,download

Data koleksi yang dicari Data manajemen hak akses Data terdownload

Data yang ditampilkan

Laporan data manajemen hak akses Laporan database ter-read

Laporan data base ter-create Laporan data ter-input

Laporan data ter-update /delete Laporan data ter-validasi Read databse

Create database

Input data Delete/updte data Validasi data

Gambar 16. Data Flow Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan Sistem

Repositori Institusi STIPAP-Medan.

Admin Data Base

User

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Saat ini STIPAP-Medan masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan koleksi repositori mereka. Koleksi repositori yang dimiliki STIPAP saat ini masih berupa tugas akhir mahasiswa, jika sistem repositori institusi yang terautomasi telah selesai maka koleksi ini akan ditambah dengan e-book dan jurnal. Untuk pengelolaan koleksi saat ini memang masih manual tetapi sebagian koleksi sudah didigitalisasi dan datanya dikelola dengan menggunakan Microsoft word. Namun, dengan sistem yang ada masih terdapat banyak kendala dalam pengelolaan arsip baik dari segi penyusunn, penyimpanan, pelayanan, dan masih ada koleksi yang tidak terdata. Semakin lama nantinya koleksi repositori STIPAP-Medan akan semakin bertambah hal ini tentunya akan menimbulkan banyak masalah jika sistem baru tidak segera diterapkan untuk memperlancar kegiatan kegiatan pada sistem repositori.

Adapun kebutuhan sistem repositori institusi STIPAP-Medan adalah 1.Fitur jenis koleksi yang akan dikelola di STIPAP-Medan. Adapun rincian fitur yang dapat dibuat pada jenis koleksi repositori yaitu: Modul data Tugas akhir terdiri dari 2 jurusan Budidaya Hasil Perkebunan (BDP) dan Teknik Pengolahan Hasil Perkebunan (TPHP), Modul data E-book terdiri dari buku elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang dimiliki perpustakaan

STIPAP, Modul data Jurnal terdiri dari jurnal elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang telah dilanggan pihak STIPAP

2.Fitur proses pengelolaan koleksi repositori. Adapun rincian fitur pengelolaan koleksi yaitu: Modul data penambahan koleksi seperti; Title (judul), Creator (Pengarang), Advisor (Pembimbing), Issue Date (Tanggal Publikasi), Abstract (Abstrak), Keyword (Kata Kunci), file item yang dimasukan ke sistem dan sebagainya. Dengan adanya modul ini pengguna tidak perlu waktu yang lama lagi untuk mencri koleksi karena penambahan data menggunakan metadata maka saat pencarian koleksi di sistem pengguna hanya perlu mencari koleksi berdasarkan informasi yang diketahui baik itu melalui judul, pengarang dan sebagainya, Modul data validasi, modul ini akan menampilkan data yang berhasil divalidasi dan data tidak akan masuk pada daftar berkas yang belum divalidasi. Dengan adanya modul ini masalah pengelolaan koleksi repositori secara manual yang akibatkan sering terjadinya kesalahan dalam penulisan data, pengecekan data, penyusunan di rak menjadi lebih ringan. Modul validasi data dapat membantu meringankan beban pustakawan, Modul data yang dihapus (Delete) digunakan untuk melakukan penghapusan data (berkas) dan menampilkan kembali daftar berkas yang masih dimiliki sistem. Dengan adanya modul delete berkas ini juga membantu pustakawan dalam mengupdate dan juga menghapus data yang diperlukan. Dari modul ini nanti akan diketahui daftar koleksi yang masih dimiliki dan yang sudah dihapus oleh sistem.

3.Fitur Pelayanan Koleksi. Adapun fitur dalam pelayanan koleksi yaitu Modul untuk mencari (Search) berkas memungkinkan penggunanya untuk

melakukan pencarian berkas sesuai keyword pencarian maka pengguna tidak perlu lagi untuk memeriksa satu-persatu koleksi yang ada karena sistem akan menampilkan koleksi yang dicari, Modul untuk melihat (view) berkas memungkinkan penggunanya untuk hanya sekedar membaca koleksi yang sudah dicari, sehingga pengguna tidak harus mendownload semua koleksi yang tidak diperlukan. Modul ini sangat membantu mengatasi masalah yang ditimbulkan dari sistem manual dimana biasanya pengguna harus datang langsung dan membaca di perpustakaan, maka dengan sistem baru ini nanti pengguna dapat membaca dan menggunkan koleksi repositori tanpa dibatasi jumlah koleksi yang ingin dibaca, Modul untuk mengunduh (download) berkas memungkinkan pengguna untuk tidak sekedar memcari dan membaca tetapi pengguna juga dapat memiliki koleksi repositori dan menggunakan koleksi tanpa batas waktu tertentu. Kebijakan institusi untuk memberikan hak akses untuk koleksi akan dibatasi pada bab-bab tertentu.

Diharapkan sistem dapat mengelola koleksi dengan lebih efektif sehinggga temu kembali dan pemafaatan koleksi repositori menjadi lebih maksimal.

5.2 Saran

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan solusi bagi permasalahan yang dihadapi STIPAP-Medan dalam pengelolaan dan rencana perancangan yang sedang dihadapi STIPAP saat ini.Namun penelitian ini masih memiliki banyak kekurangan sehingga perlu dilakukan penelitian lebih lanjut mengenai perancangan sistem repositori institusi yang ideal.

Adapun saran yang dapat peneliti berikan adalah:

1.Agar pengelolaan dan pelayanan koleksi repositori yang sedang berjalan saat ini lebih diperhatikan terutama dari segi pengolahan data koleksi yang masih kurang tepat, peyusunan maupun pelayanan koleksi kepada pengguna.

2. Diharapkan agar STIPAP-Medan segera membangun sistem repositori institusi yang terautomasi untuk tujuan peningkatan kualitas dalam pengelolaan maupun dalam pelayanan koleksi repositori.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis kebutuhan infomasi pengguna/pemakai sistem dan proses menganalisis kendala dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemakai sistem tersebut.

Menurut Amsyah ( 2005, 27 ) “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan (berinteraksi), merupakan kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan membentuk organisasi.

Selanjutnya, Ladjamudin (2005, 3) berpendapat bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.Adapun Pendapat lain dari Jogiyanto (1990, 5) mengenai sistem yaitu “Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Sedangkan Djhot (2001) berpendapat bahwa sistem merupakan:

Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.

Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen dan prosedur dalam suatu jaringan kerja.

Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang lainnya. Djhot berpendapat bahwa sistem yang saling tergantung itu dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan, dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa suatu sistem adalah beberapa prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu. 2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems development life cycle (SDLC).

Kendall & Julie (2006) mendefenisiskan systems development life cycle sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna”. Sedangkan menurut Leod (2004) “systems development life cycle adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis komputer.

Dari dua pendapat diatas systems development life cycle (SDLC) dikemukakan bahwa suatu konsep pendekatan yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti melakukan analisa dan membangun racangan sistem.

Menurut Kendal dan Julie (2007) ada 7 tahapan dalam systems development life cycle (SDLC) yakni:

1. Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan 2. Penentuan persyaratan informasi pengguna 3. Analisa kebutuhan sistem

4. Perancangan sistem yang telah direkomendasi 5. Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak 6. Menguji sistem

Gambar 1. Pengembangan sistem Sumber: Kendall & Julie (2006, 10)

2.1.2 Analisis Sistem

Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi.

Menurut Yulianto (2009, 37) “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.

Sejalan dengan pendapat di atas Astuti (2008) mendefenisikan bahwa analisis sistem adalah

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Berdasarkan dua pendapat di atas definisi analisis sistem adalah suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat diusulkan perbaikan untuk sistem baru.

Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan dihasilkan nantinya. Setiawan (2011, 7) menjabarkan lebih detail lagi mengenai defenisi analisis sistem yaitu

Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem.

Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan sistem. Menurut Setiadi (2010) terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem yaitu:

1. Survei sistem berjalan

2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai

3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai

Gambar 2. Tahapan Analisis sistem

Sumber : Yulianto (2009, 38)

Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto (2009, 39) yaitu :

1. Penetapan ruang lingkup

Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan mengkomunikasikan rencana proyek.

2. Analisis Masalah

Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis proses-proses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem, memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuan-penemuan dn rekomendasi.

3. Analisis persyaratan

Fase ini memiliki tugas: mengidentifikasi dan menyatakan kebutuhan/persyaratan bisnis, membuat prioritas persyaratan sistem,

memperbaharui atau memperhalus rencana proyek, dan mengkomunikasikan pernyataan kebutuhan/persyaratan.

4. Desain logic

Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang ditingkatkan.

5. Analisis keputusan

Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan diimplementsikan.

2.1.3 Desain Sistem

Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis sistem, tahap berikutnya adalah perancangan (design) sistem.

Menurut Mahyuzir (1989) “Perancangan sistem adalah proses menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”.

Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi (2010, 4) menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”.

Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi (2010, 4) analis sistem harus dapat mencapai sasaran – sasaran sebagai berikut

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.

2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.

3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas – tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi serta pengendalian intern.

2.1.4 Analisis PIECES

Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services) yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.

Menurut Al fatta (2007, 51) metode yang menggunakan enam variable PIECES, sebagai berikut:

1. Performance (Analisis Kinerja)

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

2. Information (Analisis Informasi)

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan

kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang., Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi, Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem.

3. Economic (Analisis Ekonomi)

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:

a. Biaya b. Keuntungan

4. Control (Analisis Kontrol/Keamanan)

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

a. Keamanan atau kontrol yang lemah b. Kontrol atau keamanan berlebihan 5. Efficiency (Analisis Efisiensi)

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:

a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.

b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan.

d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 6. Services (Analisis Layanan)

Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat. b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten. c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya. d. Sistem tidak mudah dipelajari.

e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel.

Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang lebih baik.

2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem

Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi yang akan dibuat. Simatupang (2011) mengemukakan bahwa “Terdapat banyak bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya”

Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart, Data flow diagram (DFD) dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai pemodelan sistem melalui flowchart dan data flow diagram.

Menurut Pariyanto (2010, 5) “Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol”. Tujuan utama dari alat bantu flowchart biasanya menggambarkan tahapan masalah yang ada dalam sistem secara sederhana dan jelas menggunakan simbol-simbol standar.

Ada beberapa kelebihan flowchart menurut Harsono (2012, 6) yaitu sebagai berikut:

1. Flowchart membantu (mempermudah) programmer dalam mendesain program, sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan sekaligus untuk dokumentasi program.

2. Dalam proses desain, flowchart dapat membantu memecahkan persoalan yang cukup kompleks kedalam serangkaian instruksi.

3. Dalam proses verifikasi, flowchart lebih mudah diperiksa oleh seorang quality control (QC) dari pada langsung memeriksa source code (instruksi-instruksi) program, atau flowchart dapat mempermudah pekerjaan QC tersebut dalam pemeriksaan kualitas program.

4. Flowchart dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam pembuatan Data Flow Diagram.

Adapun mengenai pengertian data flow diagram yang dijabarkan oleh Simanjuntak (2012, 26) yaitu

Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Beberapa kelebihan data flow diagram menurut Purnama (2012) yaitu: 1. Adanya pembagian sistem kedalam sub-sub sistem berdasarkan

alur data pada sistem

2. Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem 3. Adanya unsure-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari

2.2 Repositori Institusi

Repositori sering dimaknai sebagai suatu tempat penyimpanan berbagai jenis koleksi dari suatu institusi atau lembaga. Keberadaan repositori institusi telah menjadi suatu infrastruktur penting bagi perguruan tinggi dengan menyediakan akses penuh dan terbuka untuk hasil-hasil penelitian sivitas akademikanya.

Menurut Pendit (2003, 2) “Repositori institusi merupakan perwujudan dari perpustakaan digital yang lebih mengkhususkan dalam mengelola koleksi local content dan grey literature dari suatu institusi”.

Pengertian lain mengenai Repositori institusi menurut Siregar (2011, 2) “Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian”.

Dari beberapa pendapat di atas repositori institusi merupakan suatu tempat penyimpanan yang gunanya untuk mengelola koleksi local institusi, mengumpulkan karya-karya institusi, mengelola karya-karya tersebut agar terpelihara dan dapat digunakan kepada pengguna repositori institusi, dan mendistribusikan kembali karya yang sudah dikelola dengan sistem informasi yang tepat sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan penggunannya.

2.2.1 Manfaat Repositori Institusi

Manfaat dari penerapan repositori institusi menurut Sutedjo (2014, 3) adalah sebagai berikut:

1.Untuk mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam satu lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui google maupun mesin pencari lainnya.

2.Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas.

3.Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika.

4.Untuk mempromosikan karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akdemika.

5.Sebagai etalase dan tempat penyimpan yang aman untuk hasil penelitian sivitas akademika.

6.Untuk menyediakan URL jangka panjang bagi karya ilmiah-intelektual hasil penelitian sivitas akademika.

7.Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang dipublish di repositori institusi akan mudah diketahui dan ditemukan.

8.Untuk menghubungkan publikasi sivitas akademika/peneliti dari halaman web mereka (web personal dosen/peneliti)

2.2.2 Pengembangan Repositori Institusi

Pengembangan repositori perpustakaan sangat berguna bagi terciptanya suatu perpustakaan sebagai pusat belajar dan sumber informasi dalam suatu institusi. Kebutuhan akan informasi yang terus meningkat, menuntut setiap organisasi maupun institusi untuk terus meningkatkan kualitas dari pelayanan dan produk informasi yang dihasilkannya. Oleh sebab itu, repositori institusi sebagai sarana dari lembaga informasi yang mendukung terjadinya distribusi informasi kepada pengguna dituntut untuk terus berkembang mengikuti arus perkembangan teknologi informasi saat ini.

Menurut Hadi (2015) Strategi yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pengembangan repositori antara lain:

1.Studi banding (benchmarking)

2.Sumberdaya manusia (pengelola repositori)

3.Perangkat keras dan lunak (hardware, software, jaringan, dsb.) 4.Prosedur dan dukungan pimpinan

5.Manajemen informasi muatan lokal

Strategi pengembangan repositori institusi diatas dapat dijabarkan kembali secara mendalam seperti: 1) Studi banding (benchmarking) maksudnya ialah sebelum merencanakan pengembangan repositori sebaiknya dilakukan pengamatan ke lokasi lain atau ke repositori lain yang dianggap lebih baik, lebih maju dari repositori yang kita miliki manfaat dari kegiatan ini agar kita dapat mengetahui bagian yang perlu perbaikan dan memutuskan rencana baru yang ingin dilakukan; 2) SDM maksudnya disini pengembangan suatu sistem repositori juga tidak lepas dari peran penting pengelola sistem tersebut, baik dari kompetensi maupun keahlian mereka; 3) Perangkat keras dan lunak juga sangat berpengaruh dalam pengembangan repositori, dalam memutuskan perangkat apa yang dibutuhkan sistem harus sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya; 4) Prosedur dan dukungan pimpinan juga dibutuhkan agar proses pengembangan yang dilakukan berjalan sesuai aturan dan mendapat dukungan dari pimpinan; 5) Konten yang menjadi isi dari sistem yang akan dikelola harus diorganisasikan lebih dahulu, proses pengelolaan konten dapat dicontohkan dengan membuat metadata pada setiap dokumen yang akan diproses kedalam sistem

Pengembangan repositori institusi memiliki beberapa tujuan seperti yang dikemukakan oleh Hasugian (2013) yaitu:

1. Menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya

2. Menciptakan visibility global terhadap karya institusi, 3. Mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan

4. Menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang

Tujuan pengembangan repositori institusi diatas pada dasarnya sebagai keterbukaan informasi atas suatu institusi atau organisasi. Keterbukaan informasi disini didukung dengan sistem repositori yang memberikan kemudahan terhadap

akses informasi kedalamnya, namun kebebasan ini akan diikuti dengan batasan dan kewajiban bagi seseorang yang menggunakannya dengan beberapa aturan tertentu.

2.3 Standar Metadata Repositori

Beragam standar metadata yang digunakan akan menjadi masalah pada saat integrasi dilakukan. Pada implementasinya, harus digunakan satu jenis metadata yang dapat menyatukan seluruh metadata yang akan digunakan sebagai format standar untuk pengumpulan data.Menurut Susilawati (2008) Standar metadata adalah “satu set terminologi serta definisi umum yang digunakan dalam metadata serta dipresentasikan dalam format terstruktur”.

Menurut Susilawati (2008) Secara umum, standar-standar yang digunakan dalam skema metadata, antara lain:

1. CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art): skema untuk deskripsi karya seni

2. DCMES (Dublin Core Metadata Element Set): skema umum untuk deskripsi beraneka ragam sumber digital

3. EAD (Encoded Archival Description): skema untuk menciptakan sarana temu kembali bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk elektronik

4. Gateway to Educational Materials: skema untuk bahan pendidikan dan pengajaran

5. MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG-7 dan MPEG-21: standar untuk rekaman audio dan video dalam bentuk digital

Primadesi (2012, 5) mengemukakan “Standar metadata yang umum digunakan di perpustakaan adalah MARC (Machine Readable Cataloging), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata Object Description Standard), dan Dublin Core”.

2.3.1 Fungsi Penggunaan Metadata

Metadata sering disebut dengan data tentang data atau informasi tentang informasi. Fungsi metadata dalam dunia perpustakaan dapat dicontohkan sebagai katalog perpustakaan, dimana katalog perpustakaan berisi data tentang dokumen, jika sebuah dokumen berisi data, maka katalog dapat disebut sebagai data tentang data.

Ada beberapa fungsi metadata menurut Haynes (2004) seperti dikutip oleh Prasetya sebagai berikut:

1. Sumber informasi (resources description)

Ini merupakan fungsi yang paling fundamental dari sebuah metadata. Karena sebuah data dapat diidentifikasi sebagai satu kesatuan berbeda dari data lainnya sehingga dapat ditemukan dengan menggunakan suatu pendekatan unik yang ada dalam metadata tersebut.

2. Temu kembali informasi (information retrieval)

Metadata digunakan untuk memasukkan suatu istilah pada semacam konteks semantik, memberitahukan mesin pencari atau aplikasi lain bagaimana memperlakukan suatu unsur metadata sehingga suatu sumber informasi dapat ditemukan dengan istilah tersebut.

3. Pengelolaan informasi (management of information)

Dengan adanya metadata, dapat ditentukan bagaimana melakukan pengelolaan informasi mengenai penyimpanan dan penemuan kembali sumberdaya informasi.

4. Manajemen hak cipta, kepemilikan dan otentisitas (right management, ownership and authenticity)

Mendorong perkembangan metadata dalam dunia penerbitan khususnya media tercetak dan elektronik, menjadi suatu kebutuhan untuk mengelola hak intelektual tersebut dengan baik. Fungsi ini merupakan salah satu fungsi yang menjadi fokus utama untuk menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi.

Merupakan kemampuan pertukaran data dalam berbagai sistem menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras, serta struktur data. Dengan menggunakan metadata, sebuah sistem dapat mengidentifikasi informasi terstruktur yang kemudian sumber informasi tersebut menampilkan informasi sesuai dengan ketentuan tertentu.

Menurut Basuki (2000, 3) metadata memungkinkan pemakai untuk menentukan:

1. Ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu sama?)

2. Kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)

Berdasarakan beberapa pendapat di atas pada dasarnya fungsi metadata memudahkan temu kembali suatu informasi, menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi, dan memberi petunjuk atas ketersediaan suatu informasi. Dari sekian banyak fungsi metadata yang paling penting ialah bahwa metadata juga sangat menentukan kualitas informasi yang didapatkan.

2.3.2 Standar Metadata Dublin Core

Standar metadata Dublin Core merupakan standart metadata yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi. Prasetya (2009, 26) menyatakan bahwa “Metadata Dublin Core adalah standart metadata yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi”.

Seperti yang dikemukakan oleh Ajie (2012, 3) metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:

3. Bapak Dr. Drs. A. Ridwan Siregar, S.H., M.Lib. selaku Pembimbing I, dimana beliau telah banyak memberikan bimbingan kepada penulis. Rasa penghormatan dan terima kasih atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasehatnya kepada penulis.

4. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. selaku Pembimbing II yang

telah banyak memberikan bimbingan kepada penulis.

5. Teman- teman ku Maria Ulfa, Winda Kharisma, Yuli Nur afani, Roza

adelina, Fitri Handika, dan semua teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu-satu yang selama ini mendampingi dan mendukung peneliti selama masa perkuliahan dan masa penyusunan skripsi.

6. Seluruh Dosen dan Staf Program Studi Ilmu Perpustakaan yang selama ini

telah mendidik peneliti.

Akhir kata, Peneliti juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu peneliti mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penelitian ini. Peneliti juga berharap penelitian ini berguna bagi siapa saja yang membutuhkannya. Terimakasih. Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Medan, 25 juli 2016 Peneliti

DAFTAR ISI ABSTRAK……….……….………i KATA PENGANTAR……….……..…….ii DAFTAR TABEL...vi DAFTAR GAMBAR...vii DAFTAR LAMPIRAN...viii BAB I PENDAHULUAN...1

1.1 Latar Belakang Masalah...1

1.2 Rumusan Masalah...5

1.3 Tujuan Penelitian...5

1.4 Manfaat Penelitian…...5

1.5 Ruang Lingkup.…...6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA...7

2.1 Analisis perancangan sistem informasi...7

2.1.1 Tahapan Pengembangan sistem……..………...8

2.1.2 Analisis Sistem………...10

2.1.3 Desain Sistem...13

2.1.4 Analisis PIECES……….…14

2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem………...16

2.2 Repositori Institusi………...…18

2.2.1 Manfaat Repositori Institusi………...19

2.2.2 Pengembangan Repositori Institusi...19

2.3 Standar Metadata Repositori………21

2.3.1 Fungsi Penggunaan Metadata……….….22

2.3.2 Standar Metadata Dublin Core……….…...…23

2.4 Perangkat Lunak Pembangun Repositori……….…….……...26

2.4.1 Perangkat Lunak Berbayar Pembangun Repositori………….………...27

2.4.2 Perangkat Lunak Tidak Berbayar Pembangun Repositori……….……….………..…29

BAB III METODE PENELITIAN...31

3.1Jenis Penelitian...31

3.2 Lokasi Penelitian...31

3.3 Jenis dan Sumber Data…...32

3.4 Proses Pengumpulan Data...32

3.4.1 Penentuan Informan...32

3.4.2 Pengumpulan Data...33

3.5 Teknik Analisis Data ...34

4.1 Mengidentifikasi Kebutuhan...37

4.1.1 Jenis Koleksi yang Ada di STIPAP……...37

4.1.2 Prosedur Pengelolaan Koleksi Repositori……….38

4.1.3 Pelayanan Repositori……….……41

4.1.4 Sistem Pengelolaan Repositori yang Sedang Berjalan………..43

4.2 Analisis Kebutuhan Sistem………..…...44

4.2.1 Fitur Jenis Koleksi yang Akan dikelola pada Sistem Baru………...44

4.2.2 Fitur Pengelolaan Koleksi……….45

4.2.3Fitur Pelayanan Koleksi………50

4.3 Rekomendasi Sistem Repositori Institusi yang Baru...57

4.5.1 Analisis Proses Bisnis Sistem Repositori yang Diusulkan...57

4.6 Perancangan Sistem…..………...……….58

4.6.1Membuat Use Case Diagram ...58

4.2.2 Membuat Data Flow Diagram……….61

BAB V Kesimpulan dan Saran………...62

5.1 Kesimpulan….………..62

5.2 Saran.………64

DAFTAR TABEL

Table 1. Unsur Metadata Dublin Core………..….24

Table 2. Laporan dari proses analisis sistem di university of Arizona…………..30 Table 3. Identifikasi Informan……….………..….32

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Pengembangan Sistem………..10 Gambar 2. Tahapan Analisis Sistem………...12

Gambar 3. Contoh Metadata Dublin Core ………....……25

Gambar4. Menunjukan superioritas DSpace dibandingkan software repository

institusi lainnya……..……….….………...30

Gambar5.Diagram Alir Penelitian………...……...………36

Gambar6. Flowchart Prosedur Manual Pengelolaan Koleksi Repositori………..40 Gambar7. Flowcahart Peminjaman Manual Repositori……….42 Gambar 8. Aktivitas Diagram Penambahan Berkas (Input) Data Koleksi...47 Gambar 9. Aktivitas Diagram Validasi Data Koleksi Repositori………..48 Gambar 10. Aktivitas Diagram Penghapusan Berkas Koleksi Repositori…49 Gambar 11. Aktivitas Diagram Pencarian Koleksi Repositori…….……….52 Gambar 12. Aktifitas Diagram untuk Melihat (View) Konten Repositori…53 Gambar 13. Aktifitas Diagram untuk mengunduh ( Download) Konten………...55 Gambar 14. Proses Bisnis Sistem Yang Diusulkan………57 Gambar 15. Usecase Daigram sistem Repositori yang Diusulkan……….60 Gambar 16. Data Flow Diagram Sistem Repositori………...61

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran1. Gambaran Umum dan Profil Perpustakaan STIPAP……….70 Lampiran 2. Hasil Wawancar………74 Lampiran 3. Surat Balasan Penelitian………..…..79