Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunana (STIP-AP) Medan

(1)

PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU PERTANIAN-AGROBISNIS

PERKEBUNAN (STIP-AP) MEDAN

KERTAS KARYA D

I S U S U N OLEH RETNA SARI NIM : 072201007

DAFTAR ISI

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATRA UTARA MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang mana telah memberikan Hidayah-Nya serta salawat dan salam penulis ucapkan keharibaan junjunggan Nabi Muhamad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul “ Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunana (STIP-AP) Medan” sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada program studi D-III Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatra Utara.

Penulis menyadari bahwa tulisan ini masih belum sempurna baik dari segi isi maupun penyajiannya, untuk kritik dan saran yang bertujuan membangun sangat diharapkan agar penulis dapat meningkatkan kemampuaan penulis.

Dalam penulisan kertas karya ini penulis banyak mendapat bimbingan, dorongan dan serta bantuaan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menggucapkan terima kasih yang ikhlas dan tulus kepada:

1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatra Utara.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si sealu kerua Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

3. Ibu Dra. Hj. Eva Rabita, M.Hum selaku dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku dosen Pembaca kertas karya ini sekaligus pernah mengajar mata kuliah kepada penulis yang memberikan ilmu pengetahuan, nasihat-nasihat yang berguna dan bermanfaat untuk kelancaran perkuliahan penulis. 5. Ibu Dra. Hj. Eva Rabita, M.Hum selaku dosen wali penulis selama Perkuliahan di

Program Studi Ilmu Perpustakaan.

6. Seluruh staf pengajar di Program Studi Ilmu Perpustakaan yang telah mendidik penulis sehingga dapat menyelesaikan kertas karya ini.

7. Bapak Sunyianto, Amd selaku Kepala Perpustakaan STIP-AP Medan yang telah mengizinkan penulis dalam mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat selesai.

(3)

8. Penulis mengucapkan terimah kasih khususnya kepada Ayahanda Sugino dan Ibunda Mujiem, Abang Adi dan Rail, adikku Ranty serta seluruh keluarga untuk semua dukungan do’a, semangat dan dorongan baik dari segi moril maupun materi kepada penulis.

9. Kepada sahabatku Agustiana, Meilani dan Muhamad Akbar dan dan semua teman-teman D-III Ilmu Perpustakaan angkatan 2007 terima kasih atas dukungan dan bantuanya kepada penulis.

Semoga Allah SWT membalas budi baik yang telah mereka berikan kepada penulis. Akhir kata penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan penulisan kertsa karya ini, oleh karena itu penulis mengharapkan saran, kritik, dan masukan untuk kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi yang membacanya.

Medan , 2010 Penulis

Retna Sari 072201007

(4)

DAFTRA ISI

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI ... ii

BAB 1 PENDAHULUAN……… 1

1.1 . Latar Belakang Masalah………. 1

1.2 . Tujuan Penulisan……….. 3

1.3 . Ruang Lingkup………. 3

1.4 . Metode Pengumpulan Data……….. 4

BAB II PELAYANAN SIRKULASI 2.1 Pengertian Pelayana Sirkulasi………. 5

2.1.1 Prinsip dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi……… 6

2.1.2 Fungsi dan Tugas Pelayanan Sirkulasi………. 7

2.2 Sistem Pelayanan Sirkulasi ……….. 8

2.2.1 Sistem Pelayanan Terbuka………...………. 9

2.2.2 Sistem Layanan Tertutup………... 10

2.3 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi………... 11

2.3.1 Keanggotaan………..….……… 11

2.3.2 Peminjaman………... 12

2.3.3. Pengembalian………... 14

2.3.4 Perpanjangan ……….…..….. 16

2.3.5 Penagihan ……… …..……. 16

2.3.6 Pemberian Sanksi……….…….. 17

2.3.7 Bebas Pinjaman……….. 18

BAB III KINERJA PELAYANAN SIRLKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU PERTANIAAN-AGRIBISNIS PERKEBUNAN STIP-AP MEDAN 3.1 Sekilas Tentang Perpustakaan STIA-AP Medan……….………. 20

3.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan ……….………. 21

3.3 Visi dan Misi Perpustakaan STIP-AP Medan ………..………… 22

3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan ………..……….. 22

(5)

3.6 Angaran Perpustakaan STIP-AP Medan ………..……… 26

3.7 Waktu Pelayanan Perpustakaan ……… 27

3.8 Peraturan Perpustakaan ……… 27

3.9 Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan ………..………. 29

3.10 Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan …………..……….. 31

3.11 Sistem Pelayanan Sirkulasi ………... 32

3.11.1 Keanggotaan ……….. 33

3.11.2 Peminjaman ………. 34

3.11.3 Pengembalian ……….. 35

3.11.4 Perpanjangan ……… 35

3.11.5 Penagihan ………. 36

3.11.6 Pemberian Sanksi ……… 36

3.11.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) ……… 37

BAB VI KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan ……… 39

4.2 Saran………. … 40 DAFTAR PUSTAKA

(6)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna yang membutuhkan.Pelayanan yang diberikan adalah dalam bentuk jasa pelayanan sumber informasi atau bahan pustaka.Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuaan dan teknologi, jenis pelayanan perpustakaan pun berkembang, tidak hanya berfungsi umtuk menggumpulkan, menyimpan dan memelihara serta melayangkan bahan pustaka, tetapi juga menawarkan berbagai layanan lainnya.

Menurut Perpustakaan Nasional RI.(1999 : 4), “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuanya.”

Dalam lingkungan pendidikan tinggi, perpustakaan merupakan sarana yang amat penting sehingga disebut sebagai jantung suatu perguruaan tinggi yang berfungsi untuk mendukung pelaksanaan Tridaharma yakni pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian perpustakaan perguruan tinggi bertugas memberikan pelayanan kepada pengguna yaitu mahasiswa, dosen dan sebagian pegawai.

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai.

Menurut Sjahrial-Pamuntjak, (2000:97),“Sirkulasi adalaha kegiatan pelayanan koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam Perpustakaan maupun untuk dibawah keluar Perpustakaan.” Perpustakaan perguruan tinggi dapat memberikan pelayanan kepada pengguna dengan menggunakan sistem pelayanan terbuka atau dengan sistem pelayanan tertutup.Sistem pelayanan terbuka memperbolehkan pengguna masuk keruang koleksi untuk memilih dan menggambil sendiri bahan pustaka yang ingin dibaca atau yang dipinjamnya. Sistem pelayanan tertutup pengguna tidak diperbolehkan untuk masuk kedalam ruang koleksi, pada sistem ini pengguna tidak diperbolehkan mengambil bahan pustaka dari susunan rak buku.

(7)

Pelayanan sirkulasi memiliki jenis pekerjaan antara lain: peminjaman ,pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi dan lain-lain. Peminjaman merupakan kegiatan memberikan kesempatan kepada pengguna membawa bahan pustaka untuk dibaca diluar Perpustakaan. Pengembalian merupakan kegiatan menerima kembali bahan pustaka yang dipinjam. Penagihan dilakukan jika peminjam tidak mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam maka pihak Perpustakaan berhak untuk menggadakan penagihan. Sanksi diberikan jika pemakai jasa perpustakaan melanggar batas waktu peminjaman, maka pustakawan berhak memberikan sanksi kepada pelanggar yang telah dilakukan.

Perpustakaan STIP-AP Medan adalah salah satu perpustakaaan perguruan tinggi yang melayani berbagai informasi yang telah disesuaikan dengan kurikulum pendidikan perguruan tinggi. Perpustakaan STIP-AP Medan memberikan pelayanan kepada masyarakat perguruan tinggi yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar dan pegawai. Dari pengamatan awal penulis ke Perpustakaan STIP-AP Medan, dapat diketahui bahwa kegiatan sirkulasi sudah terautomasi yaitu kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, denda,sanksi dan bebas pinjam bahan pustaka.

Untuk memberikan pelayanan sirkulasi yang berhasil-guna dan berdaya-guna, maka perlu dilaksanakan pelayanan sirkulasi yang tertib dan teratur. Pelayanan sirkulasi bertujuan untuk memberikan layanan peredaran bahan pustaka, khususnya untuk peminjam keluar perpustakaan. Dengan terlaksananya pelayanan sirkulasi yang baik dapat menyadarkan pengguna untuk lebih mencintai perpustakaan.

Dengan demikian pelayanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting bagi penilaian kinerja perpustakaan, karena kinerja sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.

Berdasarkan uraian di atas penulis ingin mengetahui lebih lanjut mengenai sejauhmana kegiatan pelayanan sirkulasi yang dilakukan oleh Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP).

Untuk itu penulis memilih judul “SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU PERTANIAAN-AGROBISNIS PERKEBUNAN (STIP-AP) MEDAN”

1.2 Tujuan Penulis

Adapun tujuan penulis kertas karya ini adalah :

1. Untuk mengetahui secara langsung kegiatan sistem pelayana sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan.

2. Untuk mengetahui kendala ataupun masalah yang dihadapi Perpustakaan STIP-AP Medan.

(8)

3. Memberi sumbangan pikiran yang bersifat membangun pada Perpustakaan STIP-AP Medan, yang mungkin bermanfaat bagi perkembangan perpustakaan.

4. Untuk menambah wawasan penulis mengenai sistem pelayanan sirkulasi pada perpustakaan perguruan tinggi.

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka yang menjadi ruang lingkup kertas karya ini adalah :

1. Kegiatan kerja layanan sirkulasi antara lain keanggotaan, peminjaman, pengembaliaan, penagihan sampai pemberian sanksi dan bebas pinjam bahan pustaka. 2. Aspek-aspek pendukung lainya yaitu koleksi yang di sirkulasikan dan peraturan

perpustakaan.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Adapun teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah sebagai berikut :

1. Studi Kepustakaan

Sebelum penulis melakukan penelitian dilapangan, terlebih dahulu penulis meneliti dan mempelajari bahan-bahan pustaka yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas. 2. Observasi

Memperoleh data melalui pengamatan langsung ke Perpustakaan STIP-AP Medan. 3. Wawancara

Mengadakan wawancara langsung dengan kepala perpustakaan dan pustakawan bagian pelayanan sirkulasi.

(9)

BAB II

PELAYANAN SIRKULASI

2.1 Pengertian Pelayanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka. Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.”

Menurut Buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:34), “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan.”

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:97), “Sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawah keluar perpustakaan.”

Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelolah yang handal. Untuk itu tenaga pengelolah perpustakaan perguruan tinggi perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelolah perpustakaan perguruan tinggi khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi.

Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 6): Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti:

1. Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur : a. Siapa saja yang boleh ,memakai fasilitas perpustakaan

b. Syarat-syaratnya apa saja c. Hak-haknya apa saja

d. Lamanya jangka waktu peminjaman

e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan.

f. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan.

(10)

2. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.

3. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan.

4. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan.

5. Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka(SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi.

2.1.1 Prinsip dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah sebagai salah satu layanan pengguna. Prinsip-prinsip utama pelayanan pengguna yang baik tetap dipergunakan sebagai pedoman sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 7) bahwa prinsip-prinsip pelayanan pemakai adalah :

a. Berorientasi kepada pemakai:

Pemilihan sistem, bentuk dan pelayanan pemakai lebih ditekankan atas dasar kebutuhan dan kepentingan pemakai.

b. Bersifat universal:

Pelayanan pemakai yang baik adalah yang memandang pemakai sebagai keseluruhan dan bukannya sebagai individu. Oleh sebab itu keseragaman keadilan dan pemerataan haruslah diperhatikan dalam pelayanan.

c. Menggunakan disiplin:

Pelaksanaan pelayanan pemakai dan berfungsi secara maksimal apabila diikuti dengan kedisiplinan baik pada pihak pemakai maupun pada pihak petugas perpustakaan.

d. Cepat, tepat dan mudah:

Pelayanan pemakai yang baik adalah dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan mudah sehingga untuk itu perlu diselenggarakan tertib administrasi yang teratur, terarah, cermat, tetapi tidak membingungkan.

Adapun tujuan dari pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 99) antara lain:

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin

2. Mudah untuk mengetahui siapa yang meminjam koleksi tersebut, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat

(11)

lain maka akan segera dapat diketahui alamat sipeminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.

3. Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, dengan demikian keadaan pustka akan terjaga.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.

Dengan adanya tujuan pelayanan sirkulasi maka pemakaian koleksi dapat secara efektif, pengawasan terhadap bahan pustaka akan kemudahan dilakukan dan koleksi perpustakaan akan terjaga karena diketahui siapa peminjam koleksi, waktu pengembalian yang jelas dan pelanggaran dapat diketahui dengan segera.

2.1.2 Fungsi dan Tugas Pelayanan Sirkulasi

Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan maka harus disesuaikan fungsi dan masing-masing petugas pelayanan sirkulasi. Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi sangat penting karena dapat membantu pengguna perpustakaan memperoleh bahan pustaka dan dapat melindungi bahan pustaka.

Adapun fungsi perpustakan perguruan tinggi menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5) adalah sebagai berikut:

1. Pusat pelestariaan ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar

3. Pusat pengajaran 4. Pusat penelitian

5. Pusat penyebaran informasi

Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :

a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.

b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan. c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan. d. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.

e. Melayani calon dan anggota perpustakaan. f. Melayani peminjaman dan penagihan.

g. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.

h. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki. i. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.

(12)

Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.

2.2 Sistem Pelayanan Sirkulasi

Sistem layanan sirkulasi yang dilaksanakan perguruan tinggi terbagi kedalam dua jenis layanan, yaitu layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (closed access) . Pada setiap perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan dari perpustakaan.

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:101), “Sistem pelayanan pemakai pada perpustakaan umunya dapat dilaksanakan melalui dua cara diantaranya, pelayanan dengan sistem terbuka (opened cccess) dan pelayanan dengan sistem tertutup (closed access).”

Untuk perpustakaan yang koleksinya masih sederhana atau sedikit, maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup. Sebaiknya untuk koleksi yang banyak maka digunakan sistem layanan terbuka. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:101): Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah.

a. Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan.

b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang dipinjam. c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.

Dalam praktiknya pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yang biasa diterapkan diperpustakaan mulai dari sistem tertutup untuk perpustakaan yang kecil sampai pada sistem terbuka untuk mengatasi layanan sirkulasi pada perpustakaan yang besar. Pada perpustakaan tertentu ada menggunakan kedua sistem layanan ini, yaitu sistem layanan terbuka (open access) untuk koleksi standar dan sistem layanan tertutup(close access) untuk koleksi pinjam singkat.

(13)

2.2.1 Sistem Pelayanan Terbuka

Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.

Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi.

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah: a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.

b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.

c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.

d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.

f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.

Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah: a. Frekwensi kerusakan lebih besar.

b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.

d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung. (Perpustakaan Nasional RI; 1999:33)

2.2.2 Sistem Layanan Tertutup

Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:103), “Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka.”

Pada sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi.

Dalam sistem ini, pengguna harus menggunakan katalog yang disediakan untuk memilih pustaka yang diperlukanya.

(14)

a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.

b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil. c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.

d. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.

Dari pendapat diatas keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan tertutup adalah terjaganya kondisi buku dirak dan kehilangan buku dapat dikendalikan, ruangan yang dibutuhkan untuk koleksi perpustakaan tidak terlalu luas dan untuk koleksi yang mudah rusak sistem ini sangat baik digunakan.

Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :

a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.

b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.

c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.

d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama. ( Perpustakaan Nasionla RI; 1999:33)

Kerugian yang didapat dengan sistem layanan tertutup sangat penting diperhatikan karena dengan sistem ini biasanya pengguna akan sulit mencari buku yang dikehendakinya dan tenaga perpustakaan yang kurang memadai akan membuat pencarian bahan pustaka memerlukan waktu yang lama.

2.3 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi

Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian.

Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 98): Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Penagihan 6. Sanksi

(15)

2.3.1 Keanggotaan

Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudahkan pengguna dalam meminjam koleksi perputsakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada punggutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan foto diri serta foto kopi tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada diperpustakaan.

Menurut Sutarno, N.S (2003 : 98-99): Kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah: 1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan

milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.

2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.

3. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.

4. Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.

Untuk pendaftaran anggota diperlukan formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon anggota yang berisi keterangan tentang data pribadi anggota.

(16)

Contoh Kartu Anggota

No :

Nama :

Pekerjaan :

NIP/NIM :

Fak/Jurusan :

Alamat :

(Lambang Perpustakaan) (Nama Perpustakaan)

(foto)

Berlaku sampai dengan (Cap Perpustakaan)

Bagian Depan Bagian Belakang

Sumber: Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:77)

2.3.2 Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Tidak semua pengunjung perpustakaan membaca diperpustakaan, terutama untuk bahan pustaka yang berjenis fiksi, karena keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna, maka dari itu bahan pustaka tersebut umumnya dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna. Metode peminjaman yang dipilih diharapkan dapat diterapkan secara efektif diperpustakaan. Keefektifan ini dapat terlihat dari kecepatan layanan dan keekonomisan.

Sesuai dengan Buku Pedoman Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:34), “Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan pustaka yang dipinjamkan oleh pengguna.”

Sesuai yang tercantum dalam Buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:36): Langkah-langkah peminjaman pustaka sebagai berikut:

(17)

1. Peminjam menunjukkan kartu anggota yang masih berlaku. 2. Petugas mencatat.

a. Nomor atau nama anggota yang bersangkutan. b. Tanggal kembali pada kartu buku.

c. Tanggal kembali pada lembaran tanggal kembali (date due slip) untuk mengingatkan peminjam waktu penggembalian buku.

d. Nomor panggil buku(call number) dan tanggal kembali buku pada kartu induk peminjaman anggota bersangkutan, bila menggunakan sistem kartu besar.

3. Peminjam menanda tangani kartu buku. 4. Buku diserahkan kepada peminjam.

5. Petugas menyusun kartu buku pada kotak kartu buku berdasarkan tanggal kembali. 6. Petugas menyusun kartu induk peminjaman berdasarkan nomor urut kartu anggota

atau abjad nama peminjam pada sistem buku besar.

Semua langkah kerja peminjaman bertujuan untuk :

a. Menggunakan koleksi dan menghindari hilangnya bahan pustaka.

b. Mengetahui siapa peminjam buku serta berapa jumlah buku yang dipinjamnya. c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar.

Senada dengan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 74): Prosedur meminjamkan bahan Pustaka adalah sebagai berikut:

1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan. 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna.

3. a. pada perpustakaan yang menganut sistem tetutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:

i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi. ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.

b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:

i. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya

ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kemabli pada kartu buku yang tersimpan pada katalog buku.

iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali.

iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan. 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna. 6. Petugas menyusun kartu pada kotak sebagai berikut:

i. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian

ii. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan.

7. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjaman menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

(18)

Semua langkah peminjaman bertujuan untuk:

1. Mengamankan koleksi dan menghindari hilangnya bahan pustaka

2. Mengetahui siapa peminjam buku serta berapa jumlah buku yang dipinjamnya 3. Mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar

2.3.3 Pengembalian

Tidak semua pengunjung perpustakaan senang membaca diperpustakaan sehingga harus meminjam buku yang mereka butuhkan. Buku yang dipinjam pengguna harus dikembalikan keperpustakaan. Pengembalian bahan pustaka tersebut harus tepat pada waktunya, agar pengguna yang lain dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut. Hal ini berhubungan erat dengan jumlah bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Sebuah perpustakaan yang memiliki koleksi yang terbatas, pada umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat waktu merupakan hal yang sangat penting, termaksuk penentuan waktu peminjaman bahan pustaka yang sangat singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna, karena memiliki koleksi yang sangat terbatas.

Ada dua cara pengembalian bahan pustaka yang biasa dilakukan diperpustakaan, yaitu pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan dengan memasukan dari luar kedalam kotak pengembalian. Jika pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan kemeja sirkulasi.

Sesuai dengan peminjaman, perpustakaan juga membutuhkan beberapa sarana untuk pengembalian bahan pustaka. Sarana ini berguna untuk memperlancar kegiatan pengembalian bahan pustaka diperpustakaan. Sarana pengembalian bahan pustaka yang biasa digunakan terdiri dari:

1. Kartu buku

2. Stempel “tanda kembali” untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan pustaka yang dipinjamnya telah dikembalikan.

Pada waktu bahan pustaka dikembalikan oleh peminjam, petugas harus memeriksa apakah kondisi dari bahan pustaka dalam keadaan baik atau tidak dan apakah waktu pengembalian bahan pustaka terlambat atau tidak.

(19)

Pelayanan pengembalian pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Tetapi untuk perpustakaan besar bagian ini dapat berdiri sendiri.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 81): Langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:

1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

3. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.

4. Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman.

5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.

6. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu buku.

7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak. 8. Memilih buku:

a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan.

b. Yang rusak tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.

2.3.4 Perpanjangan

Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja dan juga hanya memberikan satu kali saja.

Sjahrial Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan (2004 : 24): Prosedur perpanjangan masa pinjam adalah sebagai berikut:

1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempahan.

3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.

4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan

Perpustakaan juga membutuhkan sarana untuk kegiatan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka. Beberapa sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Kartu pinjam 2. Kartu buku 3. Stempel tanggal

(20)

2.3.5 Penagihan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83): Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan;pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari.

2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.

3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.

Menurut Sutarno, N.S (2003 : 104): Apabila sudah beberapa kali dikirim surat peneguran tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan sebagai berikut:

1. Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum.

2. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu.

3. Khusus diperpustakaan perguruan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis, misalnya: tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum dikembalikan semua buku(bebas dari peminjaman). Cara terakhir ini hanya dapat dijalankan dengan seizin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama Administrasi Pendidikan.

Mengadakan pendaftaran kembali setiap tahun, adalah jalan yang efektif untuk pengawasan terhadap kembalinya buku dari peminjam.

2.3.6 Pemberian Sanksi

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83-84): Sanksi yang diberikan bergantung kepada bobot pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada pengguna ada tiga macam:

1. Denda.

2. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu.

3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83): Prosedur pemberian sanksi dilaksanakan sebagai berikut:

(21)

1. Pelanggar menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kuantitas dan kualitas tingkat pelanggaran.

2. Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan tingkat pelanggaran.

3. Bila yang dikenakan sanksi akademik ditingkat perpustakaan, petugas mengusulkan kepada kepala perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

4. Bila yang diberikan sanksi akademik ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala perpustakaan mengusulkan kepala pemimpin perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi para pembaca dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan seadil-adilnya diantara para pembaca, terutama kalau koleksi perpustakaan terbatas.

2.3.7 Bebas Pinjaman

Bebas tagihan adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberi keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman diperpustakaan. Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 84): Prosedur kegunaan dari keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:

1. Ujian akhir 2. Yudisium

3. Penerimaan ijazah

4. Pindah studi keperguruan tinggi lain

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan (2004 : 83-84): Pemberian surat keterangan “bebas pinjam” dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengguna yang membutuhkan keterangan “bebas pinjaman” menyerahkan tanda pengenal.

2. Petugas mengambil kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.

4. Kartu pinjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam”.

(22)

Contoh Surat Bebas Pinjam Perpustakaan

Univ.Tanpanama

BUKTI BEBAS PINJAM NO………

Menerangkan bahwa :

Nama :

NIP/NIM :

Fak/jur : Program/tingkat : No. anggota :

Alamat :

Telah bersih dari pinjaman bahan perpustakaan

Kota,……,20… Kepala

(23)

BAB III

KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU PERTANIAAN-AGROBISNIS PERKEBUNAN

(STIP-AP) MEDAN

3.1 Sekilas Tentang Perpustakaan STIP-AP Medan

Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP) Medan sebelumnya bernama Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Kampus Medan yang berdiri sejak tahun 1985, yang lokasinya terletak dijalan Williem Iskandar atau Jalan Pancing No.1. Sampali Medan.

Awalnya Perpustakaan LPP Kampus Medan ini terletak dihalaman depan kompleks LPP Kampus Medan, posisinya yang kurang strategis ini menyebabkan para pengguna (user) perpustakaan enggan untuk datang berkunjung keperpustakaan. Pada tahun 1995 Perpustakaan LPP Kampus Medan pindah ke gedung baru dengan luas perpustakaan 600 M2 dan terletak ditengah kampus, sehingga mudah dijangkau oleh pengunjung.

Kemudian seiring berjalanya waktu, tahun 2006 pengolahan Perpustakaan LPP Kampus Medan diambil alih oleh Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP) berubah nama menjadi STIP-AP Medan.

Perpustakaan STIP-AP Medan terdiri dari beberapa ruangan yaitu:

1. Ruangan koordinator perpustakaan yang bersatu dengan ruangan referensi 2. Ruangan audi-visual

3. Ruangan komputer (internet) 4. Ruangan gudang

5. Ruangan toilet (kamar mandi)

Perpustakaan STIP-AP Medan dikelolah oleh 5 orang petugas, yang mana tugasnya selain sebagai petugas perpustakaan, juga merangkap tugas-tugas lain yang datang dari STIP-AP Medan maupun yang ada dilingkungan LPP Kampus Medan.

Saat ini Perpustakaan STIP-AP Medan sudah menggunakan teknologi komputerisasi (automasi perpustakaan) yaitu dengan menggunakan program DCS-ISIS (Winisis) for windows yang meliputi program pengelolahan data (input data), selain itu sistem penelusuran buku juga

(24)

menggunakan teknologi komputer yaitu sistem catalog online (OPAC), program sirkulasi yang meliputi peminjaman maupun pengembalian dengan menggunakan barcode buku.

3.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan

Perpustakaan sebagai suatu unit kerja diperpustakaan perguruan tinggi harus mampu menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, menggolah dan merawat serta mendayagunakan bahan pustaka kepada pengguna perpustakaan .

Adapun tugas Perpustakaan STIP-AP Medan antara lain:

1. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas lembaga yang dilayani.

2. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dilingkungan tempat perpustakaan bernaung.

3. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi bahan pustaka dan lain-lain, dalam bidang tertentu.

4. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi literature dalam segala bentuk pilihan.

Eksitensi perpustakaan dalam masyarakat tetap dipertahankan karena perpustakaan mempunyai fungsi yang berkaitan dengan kepentigan masyarakat.

Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut: 1. Fungsi Pendidikan

Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan koleksi buku-buku agar mempelancar pelaksanaan sivitas akademika ditempat perpustakaan bernaung.

2. Fungsi Informasi

Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai sarana tugas informasi, penelitian bagi para penggunanya.

3. Fungsi Administratif

Dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembaliaan dan perpanjangan bahan pustaka (koleksi)selalu dicatat oleh petugas.

4. Fungsi Rekreatif

Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan bahan pustaka fiksi, majalah, Koran dan sebagainya untuk digunakan oleh pengguna sebagai bacaan yang menarik.

(25)

Perpustakaan Medan mempunyai visi dan misi dalam mengembangkan perpustakaanya. a. Visi Perpustakaan STIP-AP Medan

Adapun yang menjadi visi Perpustakaan STIP-AP Medan yaitu berfungsi sebagi unit pelayanan yang mampu pelayanan pendidikan, diklat maupun pelayanan kepada pengguna perpustakaan.

b. Misi Perpustakaan STIP-AP Medan

Misi Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Berusaha menyajikan sumber informasi dan sarana informasi sesuai dengan kebutuhan pendidikan maupun diklat.

2. Menggembangkan jenis dan sistem pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman. 3. Membina kemampuan sumber daya manusia (SDM) perpustakaan untuk mendukung

proses kerja sehingga dapat memenuhi kinerja yang diharapkan.

4. Membina kerja sama dengan perpustakaan lain dalam proses penyediaan informasi bahan pustaka tercetak maupun noncetak.

3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan

Stuktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Untuk dapat memudahkan proses kerja operasionalnya, Perpustakaan STIP-AP Medan membuat bagan organisasi.

(26)

Bagan struktur organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan dapat dilihat sebagai berikut

Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan

Sumber : Perpustakaan STIP-APMedan

Koordintor Perpustakaan

Urusan Pelayanaan Perpustakaan dan

Informasi

Urusan Pelayanana Multimedia dan

Automasi

Pelayanan Pengguna Tata Usaha

Perpustakaan

Urusan Pelayanan Penerbitan dan

Publikasi

Pelayanan Teknis

Sirkulasi Pengadaan

Pengolahan

Refrensi Pemeliharaan

Bimbingan pengguna Bimbingan pengguna

(27)

Agar tujuan perpustakaan memberikan layanan yang baik kepada pengguna dapat tercapai, disamping koleksi yang lengkap dan baik, diperlukan pula pustakawan yang ahli dan terampil. Tanpa pustakawan yang ahli dan terampil, perpustakaan tidak akan dapat melaksanakan peranannya secara sempurna.

Sesuai dengan pengelompokan tugas yang telah ditetapkan, maka Perpustakaan STIP-AP Medan tertuang dalam organisasi yang terdiri dari :

1. Koordinator Perpustakaan 2. Tata Usaha Perpustakaan

3. Urusan Pelayanan Penerbitan dan Publikasi 4. Urusan Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 5. Urusan Pelayanan Multimedia dan Automasi

Adapun tugas dari masing-masing sub bagian pelayanan perpustakaan dan informasi yaitu:

A. Pelayanan Teknis

1. Pustakawan Pengadaan Bahan Pustaka

Pustakawan pengadaan bahan pustaka bertugas melakukan proses pengadaan bahan pustaka baik yang diperoleh melalui pembeli, hadiah atau sumbangan, serta penerbitan sendiri.

Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Memilih bahan pustaka

b. Menyusun daftar pesanan c. Menerima bahan pustaka

d. Mengecek apakah bahan pustaka diterima sesuai dengan pesanan

e. Melakukan penagihan apabila ada bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan

2. Pustakawan Pengolahan/Katalogisasi Bahan Pustaka

Pustakawan pengolahan/katalogisasi bahan pustaka bertugas mengelolah bahan pustaka agar dapat dengan mudah ditelusuri oleh pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan. Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

a. Membubuhkan cap (stempel hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi) pada bahan pustaka baru.

(28)

b. Mencatat bahan pustaka baru dalam buku induk c. Membuat katalog dan klasifikasiaan

d. Menempel lebel dan kantong buku e. Menempatkan bahan pustaka dirak 3. Pustakawan Pemeliharaan Bahan Pustaka

Bahan pustaka harus dipelihara dan dilestarikanan agar informasi yang terdapat didalamnya dapat terus dipergunakan bagi perkembangan ilmu pengetahuaan sesuai dengan kebutuhan para penggunanya.

Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Reproduksi (penambahan jumlah eksemplar)

b. Penjilidan

c. Laminasi (penyampulan bahan pustaka) d. Penyiangan (stock opname, weeding) B. Pelayanan Pengguna

Tugas bagian pelayanan pengguna adalah sebagai berikut: a. Melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku b. Layanan refrensi

c. Pendaftaran anggota perpustakaan d. Melakukan surat penagihan buku

3.5 Personalia

Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memiliki 5 orang pegawai dan seorang koordinator perpustakaan.

Latar belakang pendidikan kepegawaian pada Perpustakaan STIP-AP Medan beraneka ragam, hanya 2 orang saja yang berlatar belakang Pendidikan Ilmu Perpustakaan.

Akan tetapi bagi para pegawai yang tidak memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan mereka diberikan perhatian khusus seperti:

1.Pelatihan mengenai perpustakaan

2. Mengikuti seminar mengenai perpustakaan

3. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi DOS 4. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi Window

(29)

Adapun nama pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

Tabel-1. Jumlah Pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan

No Pendidikan Jabatan/Tugas

1 S-2 Pertaniaan Kepala BSU dan Kepala Perpustakaan 2 D-III Perpustakaan Pegandaan, Pengolahan,

PelayananRefrensi danKoordinator CDS-ISIS

3 D-III Sekretaris Layanan Sirkulasi dan Administrasi Perpustakaan

4 SLTA Pelayanan Multimedia, Komputer dan Internet

5 SLTA Pelayanan Ruangan

Sumber: Hasil Wawancara penulis dengan Kepala Perpustakaan

3.6 Anggaran Perpustakaan STIP-AP Medan

Salah satu syarat yang diperhatikan dalam penyelengaraan suatu perpustakaan adalah tersedianya dana yang memadai. Karena tanpa dana yang memadai maka perpustakaan tidak dapat menambah jumlah koleksi.

Anggaran perpustakaan selam masih dikelolah oleh STIP-AP Medan sebesar Rp. 16.000.000,00 per tahun. Dana yang disediakan ini dipergunakan untuk pengadaan bahan pustaka (buku, Koran, majalah dan publikasi), pemiliharaan bahan pustaka, perawatan bahan pustaka, pembeliaan perlengkapan perpustakaan serta keperluaan operasional lainya yang berhubungan dengan perpustakaan.

Setelah dikelolah oleh Perpustakaan STIP-AP Medan anggaran perpustakaan belum dapat diketahuai berapa besar jumlahnya, namun proses pengadaan buku tetap dilaksanakan.

(30)

3.7 Waktu Pelayanan Perpustakaan

Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut: Senin-Kamis : pukul 07.30 – 16.00 WIB

Jum’at : pukul 07.30 – 15.30 WIB

Sabtu : disesuaikan dengan kebutuhan dan kursus di LPP KM.

Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan semester perpustakaan tetap buka mulai jam 08.00 – 16.00 WIB.

Dari uraian di atas dapat kita ketahui bahwa jam layanan Perpustakaan STIP-AP Medan sudah cukup memadai, sehingga pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan perpustakan secara lebih leluasa dan optimal .

3.8 Peraturan Perpustakaan

Setiap pengguna / anggota berkewajiban untuk memenuhi peraturan dan tata tertib perpustakaan. Pelanggaran terhadap tata tertib dikenakan sanksi denda atau sanksi administratif. Peraturan dibuat agar pengguna dapat mematuhi peraturan yang sudah digariskan, tujuannya untuk mendisiplinkan diri demi ketertiban dan kenyamanan diperpustakaan.

Peraturan / Tata Tertib Perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna (user) perpustakaan wajib mengisi buku pengunjung perpustakaan yang telah disediakan oleh petugas.

2. Pengguna wajib menitipkan tas, jaket dan sejenisnya pada tempat penitipan tas sebelum memasuki ruang koleksi. Bagi mahasiswa yang membawa laptop, hanya laptop dan charger saja yang boleh dibawa. Sedangkan tas tetap dititipkan pada penitipan tas.

3. Bagi mahasiswa yang membawa handphone, mohon di silent atau ke mode diam.

4. Pengguna harus berkelakuan baik dan berpakain rapi selama didalam perpustakaan, serta tidak memakai sandal.

5. Meletakkan buku yang telah selesai dibaca diatas meja baca bukan dirak.

6. Pengguna/ anggota perpustakaan harus menjaga dengan baik agar bahan bacaan/buku yang dipinjam tidak rusak baik sampulnya maupan isinya.

7. a). Bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen STIP-AP (Dosen Dalam) jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 6 (enam) judul buku dengan masa pinjaman selama 1 (satu) bulan. Kemudiaan bila ingin melakukan perpanjangan buku diberikan

(31)

perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 bulan). Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku pinjaman.

b). Bagi mahasiswa STIP-AP jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 4 (empat) judul buku dengan masa pinjamna selama 1 minggu. Kemudian bila ingin mekakukan perpanjangan buku diberikakan perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 minggu). Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku pinjaman.

8. Mengembalikan pinjaman bahan bacaan/buku tepat waktu dan tidak melampaui batas tanggal kembali.

9. Membayar denda keterlambatan yaitu Rp. 500,00/ hari.

10.Menganti buku yang sengaja dirusak atau hilang dengan buku yang baru dengan judul yang sama.

11.Koleksi refrensi tidak boleh dipinjam hanya dibaca ditempat atau difotocopy kopi saja, kecuali bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen dalam STIP-AP koleksi dapat dipinjam maksimal 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang.

12.Buku/bahan bacaan yang akan difotocopy melalui petugas perpustakaan.

13.Menjaga KTA (Kartu Tanda Anggota) agar tidak sampai digunakan oleh orang lain yang tidak berhak.

14.Selama berada diperpustakaan pengguna dilarang : a. Merokok, membawa makanan, dan minuman

b. Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan pustaka/buku c. Memindahkan bahan pustaka/buku dari rak ke rak yang lain

d. Berkelahi dan menimbulkan suara-suara yang menggangu orang atau pembaca lain. e. Membuang sampah sembarangan. Buanglah sampah pada tempat yang telah

disediakan.

3.9 Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan

Salah satu unsur penting perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada pengguna.

Penyediaaan koleksi perpustakaan bertujuan untuk menunjang pelaksanaan pendidikan, pengajaran, pelatihan dan pengabdiaan kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi

(32)

perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar, penelitian tetapi juga bagi masyarakat yang memerlukannya.

Pengelompokan disiplin ilmu pengetahuaan, berdasarkan pengelompokan disiplin ilmu yang dipakai diseluruh dunia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC) yang digolongkan ke dalam golongan utama. Pengelompokan berarti penggolongan dokumen sehingga dokumen yang mempunyai ciri-ciri dan sifat yang sama akan berdekatan letaknya.

Berikut ini tabel klasifikasi berdasarkan ilmu pengetahuaan pada Perpustakaan STIP-AP Medan.

Tabel-2. Koleksi Umum Buku Teks Secara Umum Menurut No Klas DDC

N No.Klas Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul Buku

Jumlah Eksemplar

1 000-090 Karya Umum 283 1.116

2 100-190 Filsafat & Psikologi Umum 177 421

3 200-290 Agama 134 142

4 300-390 Ilmu Sosial 189 247

5 400-490 Koleksi Bahasa 125 161

6 500-590 Ilmu Pengetahuan 1.089 1.301

7 600-690 Teknologi/ Ilmu Terapan 3.095 7.148

8 700-790 Kesenian 95 126

9 800-890 Kesusastraan 144 152

10 900-990 Sejarah & Geografi 201 250

Total 5.532 11.064

(33)

Tabel-3. Koleksi Buku Refrensi

No Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul Buku Jumlah Eksemplar 1 Kamus (Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia

dan Bahasa Jerman )

21 78

2 Kamus (Perkebunan dan Pertaniaan ) 34 144

3 Vademecum 579 843

4 Buku Pintar Mandor Kelapa Sawit 325 645

5 Ensiklopedia 94 396

Total 1.053 2.106

Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan

Tabel-4. Koleksi Terbitan Berseri

No Majalah/Jurnal Jumlah Judul Majalah/Jurnal

Jumlah Eksemplar

1 Usahawan 45 83

2 Swa sembada 37 64

3 Majalah LPP Com 123 192

4 Warta Ekonomi 57 96

5 Manajemen 25 60

6 Jurnal Penelitian Karet 153 352

7 Jurnal Kelapa Sawit 161 487

8 Warta Kelapa Sawit 91 128

9 Jurnal cholate 142 221

10 Warta cholate 81 147

Total 915 1.830

(34)

Selain koleksi diatas, Perpustakaan STIP-AP Medan juga mempunyai koleksi lain diantaranya :

1. Surat Kabar, antara lain Kompas, Analisa, Bisnis Indonesia, Mitra Nusantara.

2. Brosur/Leaflet, antara lain Brosur Pelatihan Khusus, Brosur Politeknik LPP Kampus Medan, Selayang Pandang STIP-AP Medan

3. Audio Visual, antara lain LCD, CD tentang STIP-AP Medan dan tentang LPP Kampus Medan.

Maka dari uraian diatas Jumlah koleksi buku yang dimiliki oleh Perpustakaan STIP-AP Medan adalah 6.585 judul dengan 13.170 eksemplar. Jumlah koleksi perpustakaan dapat diperinci lagi seperti yang terlihat pada table berikut :

Tabel-5. Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan Tahun 1985 s/d 2009

No Jenis Koleksi Judul Eksemplar

1 Buku Umum (Teks Book) 5.532 11.064

2 Buku Refrensi 1.053 2.106

Total 6.585 13.170

Sumber : CDS-ISIS Perpustakaan STIP-APMedan

3.10 Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan

Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

Pengguna Jumlah

Mahasiswa STIP-AP Medan 1.475

Karyawan STIP-AP Medan 600

Total 2.075

Sumber : Perpustakaan STIP-AP Medan

(35)

Tabel-7: Jumlah Pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan Tahun 2005/2009

Pengunjung Jumlah

Mahasiswa STIP-AP LPP Kampus Medan 600

Peserta Pelatihan Kursus 537

Dosen 100

Karyawan STIP-AP LPP Kampus Medan 100

Pengunjung Luar( Umum) 350

Total 1.687

Sumber : Perpustakaan STIP-AP LPP Medan

Selain civitas akademik, Perpustakaan STIP-AP Medan juga melayani pengguna luar yang ingin datang berkunjung ke Perpustakaan STIP-AP Medan. Bagi pengguna luar, Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memperbolehkan baca di tempat saja. Apabila menginginkan informasi yang ada maka Perpustakaan STIP-AP Medan memperbolehkan pengguna luar untuk mengfotocopy bahan pustaka yang diinginkan.

Agar dapat meminjam bahan pustaka, perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota pengguna harus mengisi formulir yang telah disediakan.

Adapun syarat yang harus dipenuhi yaitu: 1. Bagi Mahasiswa

Untuk memiliki kartu anggota perpustakaan harus mengisi formulir pendaftaran dengan mengisi:

Nama : ……….

Tempat/alamat : ……….

Nim /Nip : ……….

Jurusan/semester : ……….

Fakultas : ……….

Pas photo berukuran 2 x 3 sebanyak 2 lembar 2. Bagi Peserta Kursus/Diklat

Untuk peserta kursus/diklat Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan kartu tanda anggota perpustakaan semester yang warna-warna kartunya terdiri dari:

(36)

1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan

2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya) 3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman

4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan 5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD TUK

Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya.

3.11 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi

Salah satu pelayanan yang terdapat di Perpustakaan STIP-AP Medan ialah pelayanan sirkulasi. Pelayanan sirkulasi memegang peranan yang sangat penting diperpustakaan, apabila dibandingkan dengan pelayanan-pelayanan yang lainya. Seperti pelayanan Refrensi, pelayanan bimbingan penggguna, pelayanan internet dan pelayanan lainya. Karena setiap pengguna yang akan meminjam atau mengembalikan bahan pustaka pasti akan terkait dengan pelayanan sirkulasi.

Adapun sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan STIP-AP Medan ialah sistem pelayanan terbuka (open acces). Dimana setiap pengguna bebas menelusur informasi yang dibutuhkan ke rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan, maka secara otomatis pengguna lebih tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan. untuk menelusur informasi dengan cepat dan tepat, perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan fasilitas catalog On-line (KAUT) dengan sistem CDS-ISIS.

Dalam pelayanan sirkulasi ada beberapa kegiatan yang saling terkait antara satu dengan yang lainya. Beberapa kegiatan kerja pelayanan sirkulasi pada perpustakaan STIP-AP Medan antara lain: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi dan surat keterangan bebas pustaka (SKBP).

3.11.1 Keanggotaan

Untuk dapat meminjam bahan pustaka, pengguna perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota tersebut, pengguna harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi formulir yang telah disediakan. Adapun yang menjadi anggota

(37)

Perpustakaan STIP-AP Medan mahasiswa PAUP, peserta kursus, staf pengajar/karyawan yang ada di STIP-AP Medan berjumlah lebih kurang 600 orang.

Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu harus memenuhi persyaratan adalah sebagai berikut:

1. Bagi mahasiswa PAUP, untuk dapat memiliki kartu anggota perpustakaan, pengguna harus mengisi formulir pendaftaran yang berisi data, antara lain:

nama, nim/nip, fakultas, semester/jurusan, tempat/tanggal lahir dan alamat. 2. Pas photo berukuran 2x3 sebanyak dua lembar.

3. Bagi peserta kursus, cukup dengan membawa kartu tanda peserta kursus.

4. Bagi staf/karyawan STIP-AP, secara otomatis sudah menjadi aggota tanpa harus membuat kartu keanggotaan.

Bagi peserta kursus disediakan kartu tanda tangan anggota perpustakaan yang berbeda warna menurut peserta kursus jabatan yang mereka ambil, semester warna-warna kartunya terdiri dari:

1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan

2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya) 3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman

4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan

5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD Umum dan KPMD TUK 6. Warna orage untuk peserta kursus program Mcs

Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya.

3.11.2 Peminjaman

Proses peminjaman dilakukan pada bagian sirkulasi. Kartu peminjaman sangat diperlukan dalam suatu perpustakaan, dengan adanya kartu peminjaman maka dapat diketahui berapa banyak pengguna perpustakaan meminjam buku.

Adapun prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

(38)

2. Peminjam menunjukaan tanda pengenal yang telah ditentukan oleh perpustakaan, dalam hal ini dalah kartu anggota perpustakaan.

3. Buku yang telah dipilh dan akan dipinjam diserahkan pada petugas.

4. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku peminjaman dan slip pengembalian.

5. Petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut disatukan dengan kartu anggota peminjam yang disusun berdasarkan jurusaan pada kotak kartu peminjaman.

6. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada sipeminjam

7. Jangka waktu peminjaman bahan pustaka 1 minggu, dapat diperpanjang dengan membawa buku( koleksi) tersebut keperpustakaan.

8. Jumlah buku(koleksi) dipinjam maksimal 4 buah

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan, bahwa jumlah koleksi yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan setiap hari lebik kurang 50 eksemplar. Ini merupakan suatu peningkatan minat baca apabila dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.

3.11.3 Pengembalian

Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Pengembalian dilakukan apabila batas waktu peminjaman telah habis. Adapun prosedur pengembalian pada Perpustakaan STIPA-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Petugas memeriksa keutuhan bahan pustaka yang akan dikembalikan oleh pengguna. 2. Memeriksa buku peminjaman dan slip pengembalian, apakah waktu pengembalian

terlambat atau tidak.

3. Petugas memberi paraf pada buku peminjaman bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan.

4. Petugas memasukan kembali kartu buku kedalam kantong buku setelah diperiksa dan diparaf.

5. Petugas menyerahkan kartu kepada peminjam.

6. Petugas menyusun kembali buku yang telah dikembalikan tersebut ke rak.

(39)

Perpustakaan STIP-AP Medan memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang dipinjam. Apabila batas peminjaman telah selesai maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Dan apabila buku tersebut masih dibutuhkan maka pengguna dapat memperpanjang jangka waktu peminjaman.

Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas perpustakaan.

2. Petugas akan mencatat kembali tanggal kembali yang baru pada buku peminjaman dan slip pengembalian buku yang dipinjam.

3. Petugas menyerahkan kartu dan buku tersebut kepada pengguna.

4. Jangka waktu perpanjangan buku satu minggu dengan batas waktu dua kali perpanjangan.

3.11.5 Penagihan

Penagihan dilakukan oleh perpustakaan kepada anggota yang meminjam bahan pustaka setelah batas waktu pengembalian yang ditetapkan sudah lewat.

Adapun prosedur penagihan bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Bagi staf/karyawan STIP-AP kepada peminjam akan dibuat surat penagihan buku sesuai dengan nama, judul buku, dan tanggal pinjam buku.

2. Bagi mahasiswa PAUP yang terlambat mengembalikan buku akan dibuat daftar nama yang akan diserahkan kepada jurusan.

3. Bila pengumuman tersebut tidak diindahkan oleh mahasiswa PAUP maka akan dibuat surat tagihan buku yang diterapkan dengan judul yang dipinjam.

Menurut penulis cara penagihan yang diterapkan diperpustakaan tersebut sudah baik, karena dapat mengingatkan peminjam yang lupa akan kewajibannya mengembalikan pinjaman tepat pada waktunya.

(40)

3.11.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang ditetapkan. Umpannya mengembalikan buku yang terlambat dan kondisi buku dalam keadaan rusak, dan sebagainya.

Pada Perpustakaa STIP-AP Medan pemberian sanksi adalah sebagai berikut:

1. Apabila buku (bahan pustaka) rusak/hilang dapat diganti dengan buku yang sama atau dengan uang seharga buku tersebut.

2. Untuk buku yang terlambat dikembalikan dari batas waktu yang telah ditentukan dikenakan denda sebesar Rp 150,-/ hari /judul, bagi mahasiwa PAUP dan bagi peserta kursus dikenakan denda sebesar Rp 250,-/ hari/ judul.

3.11.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP)

Mahasiswa dan peserta yang akan menyelesaikan studinya, wajib mengurus Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Surat ini sebagai bukti tidak ada lagi peminjaman diperpustakaan.

Adapun Prosedur pengurusan surat bebas pinjam adalah sebagai berikut:

1. Anggota datang sendiri keperpustakaan, dan mengajukan permohonan Surat Keterangan Bebas Pustaka.

2. Petugas meminta tanda pengenal, sebagai bukti bahwa pemohon adalah mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Perkebunan Agrobisnis

(STIP-AP) Medan.

3. Petugas mengecek melalui komputer, apakah masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan. Bila tidak ada lagi bahan pustaka yang dipinjam, maka petugas mengisi formulir surat bebas pinjam.

Surat bebas pustaka berfungsi untuk menjaga bahan pustaka agar tidak hilang, akibat dari kelalaian pengguna.

(41)

Contoh formulir surat keterangan bebas pinjam sebagai berikut: Perpustakaan

Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP) Medan

BUKTI BEBAS PINJAM No………

Menerangkan bahwa :

Nama :

NIP/NIM :

Fak/jur : Program/tingkat : No. anggota :

Alamat :

Tidak mempunyai tagihan buku atau denda pada perpustakaan STIP-AP

Kota,……,20… Kepala

(42)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan uraian dalam bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan mencakup kegiatan;

keangotaan, peminjaman, pengembaliaan, perpanjangan, pemberian sanksi, penagihan dan bebas pinjam pustaka.

2. Sistem pelayanan yang dilaksanakan Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sistem pelayanan terbuka. Dengan sistem ini pengguna diberi kebebasan untuk membuka-buka dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.

3. Prosedur peminjaman dan pengembalian telah dilakukan secara on-line

4. Tidak semua tenaga pustakawan pada perpustakaan STIP-AP Medan memiliki latar belakang pendidikan Perpustakaan, akan tetapi mereka diberikan pelatihan khusus mengenai perpustakaan.

5. Anggota perpustakaan berhak meminjam bahan pustaka maksimal 4 judul dengan lama peminjaman 1 minggu.

6. Perpustakaan STIP-AP Medan menetapkan sanksi berupa denda untuk keterlambatan pengembalian buku. Besar denda yang harus dibayar oleh pengguna adalah sebesar Rp. 500/-hari untuk setiap buku.

7. Perpustakaan STIP-AP Medan telah memiliki OPAC dan koleksi bahan pustakanya telah tersusun rapi.

8. Koleksi perpustakaan Perpustakaan STIP-AP Medan sampai saat ini adalah 6.585 judul dengan 13.170 eksemplar.

(43)

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran yang mungkin bermanfaat untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:

1. Sebaiknya Perpustakaan STIP-AP Medan memiliki koleksi dalam bentuk CD-ROOM agar tidak memakan tempat yang banyak.

2. Komputer pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebaiknya ditambah beberapa unit untuk mempermudah pengguna dalam penelusuran informasi.

3. Perpustakaan STIP-AP Medan, hendaknya menyediakan media komputer tersendiri untuk catalog on-line. Sehingga ketika ingin mencari buku melalui katalog tidak menggangu petugas yang sedang melakukan kegiatan sirkulasi.

4. Bila dilihat dari bagan struktur organisasi dan semakin banyaknya pekerjaan dengan jumlah pegawai yang sangat terbatas maka ada baiknya Perpustakaan STIP-AP Medan menambah jumlah pustakawan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.

(44)

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal-Ibrahim. Pengolahan Perpustakaan Perguruan Tinggi. 2000. Jakarta : Bumi Aksara. Buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi edisi Ketiga. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktori Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004.

Direktoriat Pendidikan Tinggi. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pedidikan dan Kebudayaan, 2004.

Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakrta :

Departemen Pendidikan Nasional RI Direktori Jederal Pendidikan Tinggi, 2000. Pedoman Umum Penyelenggaraan Umum. Jakarta : Perpustakaan Nasional, 2000

Perpustakaan Nasional R.I. . Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Perpustakaan Nasional, 1999.

Sjahrial-Pamuntjak, Rusina. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan, 2000.

Sutarno,N.S. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto, 2006.

Sutarno,N.S. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Sagung Seto, 2003 .

(1)

Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas perpustakaan.

2. Petugas akan mencatat kembali tanggal kembali yang baru pada buku peminjaman dan slip pengembalian buku yang dipinjam.

3. Petugas menyerahkan kartu dan buku tersebut kepada pengguna.

4. Jangka waktu perpanjangan buku satu minggu dengan batas waktu dua kali perpanjangan.

3.11.5 Penagihan

Penagihan dilakukan oleh perpustakaan kepada anggota yang meminjam bahan pustaka setelah batas waktu pengembalian yang ditetapkan sudah lewat.

Adapun prosedur penagihan bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Bagi staf/karyawan STIP-AP kepada peminjam akan dibuat surat penagihan buku sesuai dengan nama, judul buku, dan tanggal pinjam buku.

2. Bagi mahasiswa PAUP yang terlambat mengembalikan buku akan dibuat daftar nama yang akan diserahkan kepada jurusan.

3. Bila pengumuman tersebut tidak diindahkan oleh mahasiswa PAUP maka akan dibuat surat tagihan buku yang diterapkan dengan judul yang dipinjam.

Menurut penulis cara penagihan yang diterapkan diperpustakaan tersebut sudah baik, karena dapat mengingatkan peminjam yang lupa akan kewajibannya mengembalikan pinjaman