Perancangan Sistem Repositori Institusi Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan

DAFTAR LAMPIRAN
1. GAMBARAN UMUM DAN PROFIL PERPUSTAKAAN STIPAPMEDAN.
Perpustakaan STIPAP

menyimpan dan mengelola karya ilmiah

mahasiswa akhir dengan menempatkan bentuk tercetaknya dalam ruangan koleksi
umum, tetapi untuk koleksi tugas akhir pustakawan meletaknya pada beberapa rak
terpisah dengan rak-rak koleksi umum. Penyusunan koleksi tugas akhir
mahasiswa

berdasarkan

tahun

ajaran

dan

abjad

nama

mahasiswa.

PerpustakaanSTIPAP saat ini menyimpan tugas akhir mahasiswa sekitar 953
judul dari jumlah alumni 1283 maka, terdapat selisih 330 judul tugas akhir yang
tidak ada. Tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan ke perpustakaan
kemudian dilakukan pengolahan oleh pustakawan dengan proses digitalisasi yaitu
scanning terhadap dokumen tercetak. Jumlah dokumen tercetak yang sudah
melalui proses scanning saat ini sebanyak 207 judul. Mahasiswa yang
menyelasikan tugas akhir akan menyerahkan karya ilmiah mereka dalam dua
bentuk penyimpanan yaitu tercetak (1 eksemplar) dan elektronik (1 buah CD
dengan format PDF/Word). Dengan demikian, Pustakawan seharusnya tidak perlu
lagi untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tugas akhir tercetak namun,
yang dibutuhkan yakni sebuah sistem repositori institusi yang dapat mengelola
koleksi deposit institusi agar karya tulis mahasiswa dapat dimanfaatkan kembali
untuk kebutuhan informasi pemustakannya.

75

Universitas Sumatera Utara

2. Visi dan Misi Perpustakaan

a. Visi

Menjadi unit pelayanan yang mampu mendukung Tridharma Perguruan
Tinggi di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan

b. Misi

Menjadi unit pelayanan yang mampu memberikan Servis Excellent pada
pengguna perpustakaan

3. Tujuan Perpustakaan

Sebagai bagian yang integral dari suatu perguruan tinggi, maka
perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat
menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada

masyarakat.

Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STIPAP LPP
Kampus Medan antara lain:

1.Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran, perpustakaan bertujuan
untuk

mengumpulkan,

mengolah,

menyimpan,

menyajikan,

dan

menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan
kurikulum yang berlaku.

76

Universitas Sumatera Utara

2.Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para
peneliti.
3.Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat, maka perpustakaan
melakukan kegiatan dengan menyajikan dan menyebarluaskan informasi
bagi masyarakat.
4. Fungsi Perpustakaan

Secara umum fungsi perpustakaan STIPAP adalah melakukan tugas
rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta
mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar
kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar
maupun sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen.

77

Universitas Sumatera Utara

5. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian
Agrobisnis Perkebunan Medan adalah sebagai berikut:

Kepala Perpustakaan
Sunyianto, S.Sos

Staf Perpustakaan

Staf Perpustakaan

Friska Anggraini, S.Sos

Fadhil Fraya, A.Md

-

-

-

Staf
bagian
---sssdd
pengolahan
Staf
pengadaan
bahan
pustaka
Staf
pelayanan
referensi
Selving

-

-

-

Staf
pengolahan
Staf
pelayanan
sirkulasi
Staf program
automasi
perpustakaan
Selving

Gambar 17. Struktur organisasi Perpustakaan STIPAP-Medan.

78

Universitas Sumatera Utara

2. LAMPIRAN HASIL WAWANCARA
1. Apa sajakah jenis koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP?
I2 jawab: “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa
tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir
yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy, namun
rencana kedepan kita jika sistem repositori institusi kita sudah dibangun maka
akan ada penambahan koleksi yaitu e-book dan jurnal ”.
2. Bagaimana pengelolaan koleksi repositori yang sudah dilakukan di
perpustakaan STIPAP?
I1 Jawab: “Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan
2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di rak,
sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan
angkatan yang sama dan diurutkan nama mahasiswanya berdasarkan abjad,
setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak, Penyimpanan koleksi tugas
akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib
agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali,
penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan
jurusan”.
3. Siapa sajakah yang dapat menggunakan koleksi repositori perpustakaan

STIPAP?
I1 Jawab: “Seluruh mahasiswa STIPAP, Pengguna luar juga
diperbolehkan menggunkan koleksi tugas akhir tapi harus mendaftar jadi nggota
lebih dulu”.
4. Siapa sajakah yang terlibat dalam pengelolaan koleksi repositori di
perpustakaan STIPAP?

79

Universitas Sumatera Utara

I2 Jawab:”Kepala Perpustakaan dan 2 orang Pustakawan yang bekerja
disini”.
5. Bagaimanakah prosedur peminjaman koleksi repositori di perpustakaan
STIPAP?
I3Jawab: “Perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori
yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke
Microsoft word, Untuk melakukan peminjaman Pengguna dapat langsung menuju
ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama
pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku

besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM, Kalau
Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas
dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar,
lalu KTM dapat diambil kembali, Bila pengembalian tugas akhir melewati batas
waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka
pengguna akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa
pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan diberi sanksi
untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan
perpustakaan atau memfotocopy hardcopy tugas akhir yang pertinggalnya
disimpan perpustakaan”.
6. Kendala apasajakah yang muncul dalam pelayanan koleksi repositori di
perpustakaan STIPAP?
I 1Jawab: “Kendalanya ketika pengguna yang berkunjung mencari koleksi
tugas akhir membutuhkan waktu yang lama saat pencarian koleksi, karena hnya
disusun berdasarkan angkata, maka banyak waktu yang terbuang saat pencarian
koleksi”.

80

Universitas Sumatera Utara

I3: “Sejauh ini masalahnya ketika pengambilan tugas akhir, jadi ketika
mereka (pengguna) sedang membaca tugas akhir mereka menaruhnya ke rak
kembali dengan susunan yang salah, kadang ada yang meletakkan tugas akhir
dirak angkatan yang berbeda, jadi itukan membuat petugas harus memeriksa
kembali semua koleksi di rak dan menyusun kembali sesuai angkatan dan abjad,
ada baiknya jika koleksi itu tidak jadi digunakan atau selesai dibaca diletakkan
saja di atas meja biar petugas kami yang menyusun itu lebih baik, tetapi kalau
sistem kita sudah terautomasi mungkin masalah seperti ini tidak terjadi ya”.
7. Bagaimanakah sistem repositori institusi yang dibutuhkan STIPAP ?
I1Jawab: “Sistem repositori institusi yang kami inginkan tentunya dapat
terbuka bagi siapa saja baik mahasiswa STIPAP atau pengguna luar STIPAP
juga, namun ada pembatasan akses juga ya nanti kami akan sistem ini dengan
sistem log in jadi semua pengguna tanpa terkecuali harus mendaftar lebih dulu
baru kami beri hak akses untuk koleksi bab I-III ,Bab IV-V akan kami tutup dan
hanya dapat diprint izin aksesnya hanya kami berikan dengan datang langsung ke
perpustakaan STIPAP lalu akan kami kenakan biaya untuk printnya”.
I3: “untuk pengolahan data pada sistem repositori yang akan kami
terapkan nanti tentunya dokumen Pdf “.
I2: “Sejauh ini kami masih belum tau mengenai software apa yang akan
digunakan, apakah developer kami akan mengunakan software buatannya sendiri,
atau menggunakan software gratis, saya belum tahu pasti. Mengenai standar
meta data yang akan kami gunakan juga belum dirundingkan, namun saya
berharap sistem nanti bisa menerapkan standar metadata dublincore karena

81

Universitas Sumatera Utara

deskripsinya

yang

sederhana,mudah

dimengerti

dan

bisa

dilakukan

pengembangan lebih lanjut Tapi semua itu harus dirundingkan kembali antara
semua pihak yang terlibat terutama pihak developer”.
8. Seberapa pentingkah perancangan sistem repositori institusi ini untuk
pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I1Jawab: Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar
untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa
tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi,
benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami,
karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa
dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern
itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna
oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses
diluar tentunya kami sangat senang”.
HASIL WAWANCARA DENGAN PUSTAKAWAN USU

1. Apakah metadata

yang sesuai dengan kebutuhan sistem dalam

perancangan Repositori?
I4 Jawab:”kebutuhan metadata tetap harus disesuaikan dengan sistem
yang akan dibangun seperti apa ya, kita di perpustakaan USU menggunakan
Standar Metadat Dublincore, jadi harus diketahui dulu seperti apa kebutuhan
mereka baru bisa ditentukan mau menggunkan standart apa”
2. Apakah perangkat lunak yang ideal untuk membangun sebuah repositori di
perpustakaan?

82

Universitas Sumatera Utara

I4

Jawab:

“Mengenai

repositori

lebih

baik

dibangun

dengan

menggunakan software Dspace, alasan mengenai pemilihan software ini tentu
karena fitur-fitur yanga ada didalamnya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
USU, Kelebihan dari Dspace dari segi metadatanya kita dapat menambahkan
sendiri unsur data field yang sesuai dengan kebutuhan sistem, untuk field yang
tersedia sekitar 172 tetapi USU sendiri hanya menggunakan 9 unsur data field
dan ada yang sudah terisi otomatis seperti tanggal data diisi”. Jadi untuk
mengetahui metadata apa yang lebih baik ataupun sesuai dengan kebutuhan
sistem di sebuah institusi maka di pertanyakan kembali apa saja metadata yang
perlu untuk mereka cantumkan, lalu kita sesuaikan dengan metadata yang
tersedia di software tersebut, Mengenai sistem security untuk file yang akan
diunggah oleh perpustakaan, disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Ada
file security yang memberikan layanan open lalu download, namun ada juga yang
hanya bisa diprint. Akses ke konten dengan akses sistem itu adalah hal yang
berbeda. Contoh akses sistem, misalnya ada pengguna luar ingin akses ke web
repositori USU tapi tidak bisa hanya dibatasi mahasiswa USU saja, hal ini
mungkin karena log in menggunakan Nim atau yang lainnya, sedangkan akses
konten itu misalnya akses ke sistem tidak di-protect namun ketika ingin melihat
konten tidak bisa karena harus log ini terlebih dahulu. Hal ini biasanya bukan
untuk mempersulit namun agar diketahui seberapa banyak dan siapa saja yang
menggunakan repositori institusi tersebut”.

83

Universitas Sumatera Utara

3.LAMPIRAN SURAT BALASAN
PENELITIAN

84

Universitas Sumatera Utara

85

Universitas Sumatera Utara

86

Universitas Sumatera Utara

87

Universitas Sumatera Utara