BARU EDIT1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
LAPORAN MAGANG
IMPLEMENTASI LAYANAN TEKNIS DAN PEMUSTAKA
DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MAULANA MALIK IBRAHIM
PELAKSANAAN MAGANG
DI
PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MAULANA MALIK IBRAHIM
TANGGAL, 01 JULI SD 19 AGUSTUS 2014
OLEH
Titah Retno Ayumi
NIM
115030700111026
Dina Rahma Ningrum
NIM
115030700111002
Emi Dwi Astutik
NIM
115030700111011
Elok Nur Azizah
NIM
115030700111017
Lucky Dewi Pamungkas
NIM
115030700111024
JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014
i
LEMBAR PENGESAHAN
Telah Dipertahankan di depan Majelis Penguji magang, Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya pada :
Hari
:
Tanggal
:
Jam
:
Kuliah Kerja Nyata atas nama
1. Titah Retno Ayumi
115030700111026
2. Dina Rahma Ningrum
115030700111002
3. Emi Dwi Astutik
115030700111011
4. Elok Nur Azizah
115030700111017
5. Lucky Dewi Pamungkas
115030700111024
Judul
: “Implementasi Layanan Teknis Dan Pemustaka
Di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim”
Dinyatakan LULUS
MAJELIS PENGUJI
Pembimbing
Penguji
Farida Nurani, S. Sos, M. Si
NIP. 19530807 197903 2 001
ii
KATA PENGANTAR
Dengan segenap hati penulis panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT,
yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat
melaksanakan tugas magang dengan judul “IMPLEMENTASI LAYANAN TEKNIS
DAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI (UIN) MAULANA MALIK IBRAHIM”
Magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang ditujukan untuk
memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Administrasi Publik pada Fakultas
Ilmu Administrasi : Universitas Brawijaya.
Penulis menyadari bahwa pelaksanaan magang ini tidak akan terwujud
tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada
kesempatan kali ini penulis ucapkan terimakasi kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Heru Susilo, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya.
2. Ibu Ratih Nur Pratiwi, Dr. M.Si selaku ketua Program Pendidikan Ilmu
Perpustakaan
3. Bapak Faizuddin Harliansyah, M.IM selaku Kepala Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
4. Ibu Farida Nurani, S.Sos,.M.Si selaku Dosen Pembimbing Magang.
5. Bapak Mufid, M.Hum. selaku Dosen Pembimbing Lapangan di Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
6. Seluruh staf Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang yang telah
memberi ijin dan bantuan selama penulis magang
7. Seluruh dosen Program Pendidikan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan
ilmu yang berguna selama ini.
8. Kedua orang tua dan keluarga yang selalu memberi motivasi belajar kepada
penulis.
iii
9. Semua pihak yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak
langsung.
Semoga bantuan yang diberikan kepada penulis mendapatkan imbalan
yang setimpal dari Allah SWT. Namun demikian, penulis menyadari bahwa
penyusunan laporan magang ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun dan berguna
bagi kemajuan dan kesempurnaan laporan magang ini. Semoga laporan magang ini
bermanfaat dan dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi pihak yang
membutuhkan
Malang, 19 Agustus 2014
Penuli
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...........................................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................v
PENDAHULUAN...................................................................................................................1
A.
Latar Belakang...................................................................................... 1
B.
Tujuan Kegiatan Magang.........................................................................2
C.
Manfaat Kegiatan Magang........................................................................3
BAB II.....................................................................................................................................4
RENCANA KEGIATAN.......................................................................................................4
A.
Tempat dan Waktu................................................................................. 4
B.
Metode Pelaksanan................................................................................. 4
C.
Jadwal Kegiatan Magang.........................................................................4
D.
Pembagian Kerja.................................................................................... 5
BAB III...................................................................................................................................8
HASIL KEGIATAN..............................................................................................................8
A.
Gambaran Umum Lokasi Magang..............................................................8
1. Sejarah Singkat Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim............................................................................................... 8
2. Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim............................................................................................. 10
3. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.......................................................10
4. Peran Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim12
5. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim..................................................................................... 12
6. Koleksi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
13
7. Pangkalan Data yang Ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim.........................................................................14
v
8. Sarana dan Prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim..................................................................................... 14
9. Layanan Teknis Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim............................................................................................. 16
10.Layanan Pemustaka Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim..................................................................................... 17
11.Koleksi yang Dipinjam..........................................................................22
12.Jumlah Pemustaka yang Berkunjung.........................................................22
B. Bidang-bidang Kegiatan Magang.................................................................23
1. Layanan Front Office............................................................................ 23
2. Layanan Peminjaman............................................................................ 30
3. Layanan Pengembalian..........................................................................35
4. Pengolahan Bahan Perpustakaan..............................................................39
5. Digitalisasi......................................................................................... 47
6. Shelving............................................................................................ 51
C.
Laporan Hasil Kegiatan Magang.....................................................54
D.
Bentuk-bentuk Dukungan.............................................................122
E. Hambatan-hambatan............................................................................... 122
PEMBAHASAN.................................................................................................................124
A.
Temuan GAP antara Teori dan Praktik.....................................................124
1. Temuan GAP antara Teori dan Praktik pada Layanan Teknis.........................124
2. Temuan GAP antara Teori dan Praktik pada Layanan Pemustaka....................127
B.
Rekomendasi.................................................................................... 129
BAB V.................................................................................................................................131
PENUTUP...........................................................................................................................131
A.
Kesimpulan...................................................................................... 131
B.
Saran.............................................................................................. 133
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................134
vi
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR LAMPIRAN
ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pendidikan merupakan hal utama yang menjadi syarat didalam memasuki
dunia kerja. Peran yang paling utama dalam pendidikan adalah membangun
ketrampilan dan kecakapan individu agar siap bersaing didunia kerja. Pada saat ini
sistem yang diterapkan pada pendidikan tinggi masih terbatas pada pemberian
teori dan praktek dalam skala kecil dan sangat terbatas. Untuk bisa memahami
masalah–masalah yang dihadapi pada dunia kerja, oleh karena itu mahasiswa
dituntut melakukan praktek kerja langsung di instansi dalam bidang yang relevan
dengan ilmu yang sedang dipelajari saat ini. Sehingga pada saat mahasiswa
tersebut lepas dari ikatan akademik yang ada pada perguruan tinggi tersebut
mereka bisa memanfaatkan ilmu yang dipelajari dalam perkuliahan sehingga bisa
melanjutkan kiprah didalam dunia kerja yang sesungguhnya. Sebab untuk terjun
langsung didalam kehidupan masyarakat tidak hanya dibutuhkan nilai formal yang
tinggi atau memuaskan, tapi juga dibutuhkan ketrampilan dan pengalaman agar
bisa menyesuaikan bidang pekerjaan dan ketrampilan yang dimiliki. Oleh karena
itu, mahasiswa perlu terjun langsung agar bisa mengetahui masalah yang ada
didunia kerja.
Salah satu program yang dapat ditempuh adalah dengan melakukan
magang didalam suatu instansi terkait. Magang adalah kegiatan akademik
(intrakulikuler) yang dilakukan oleh mahasiswa dengan melakukan praktek kerja
secara langsung didalam suatu lembaga atau instansi terkait yang relevan dengan
ilmu yang ada dipendidikan perkuliahan. Bentuk kegiatan yang dilakukan adalah
observasi dan mengikuti semua kegiatan yang ada didalam lingkungan kerja.
Magang juga merupakan syarat wajib sebagai tugas akhir didalam kurikulum starta
1
1. Syarat utama agar dapat mengikuti kegiatan magang adalah sudah lulus /
menempuh sebanyak 95 sks. Kegiatan magang ini sendiri juga mempunyai nilai
3sks.
Layanan dalam perpustakaan dibedakan menjadi dua yaitu layanan teknis
dan layanan pemustaka. Layanan perpustakaan pada dasarnya bersifat teknis yang
pada pelaksanaanya perlu kegiatan yang matang. Layanan akan berjalan baik jika
akses yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Di
perpustakaan Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim layanan
teknis meliputi kegitan penggadaan, pengolahan sampai perbaikan bahan
perpustakaan sehingga bisa disajikan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Jenis layanan yang kedua adalah layanan pemustaka, layanan ini adalah
aktivitas sebuah perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pemustaka.
Macam kegiatan dalam layanan pemustaka ini tergantung dari masing–masing
perpustakaan. Sistem yang digunakan terdiri dari dua jenis yaitu layanan terbuka
dan layanan tertutup.
Untuk mengetahui realita dan masalah yang harus dihadapi pada layanan
teknis dan layanan pemustaka yang ada di Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik
Ibrahim, maka laporan magang ini berjudul “ IMPLEMENTASI LAYANAN
TEKNIS
DAN
PEMUSTAKA
DI
PERPUSTAKAAN
PUSAT
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) MAULANA MALIK IBRAHIM
MALANG.”
B. Tujuan Kegiatan Magang
a. Tujuan umum
Agar mahasiswa mendapatkan pengalaman kerja relevan baik pengetahuan
maupun keterampilan dalam bidangnya.
b. Tujuan khusus
2
1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang pengolahan koleksi
khususnya dalam sub bidang program dan pelaporan.
2. Menambah pengalaman dan keterampilan dalam sub bidang program dan
pelaporan.
3. Mengetahui secara langsung proses pengadaan bahan perpustakaan di
perguruan tinggi.
4. Mengetahui secara langsung proses pengolahan bahan perpustakaan di
perguruan tinggi.
5. Mengetahui secara langsung proses pelayanan bahan perpustakaan di
perguruan tinggi.
C. Manfaat Kegiatan Magang
a. Bagi Mahasiswa
1. Mendapatkan
pengalaman
dan
keterampilan
dalam
bidang
ilmu
perpustakaan.
2. Mendapatkan bahan dalam penyusunan karya ilmiah.
b. Bagi Instansi Tempat Magang
1. Instansi mendapatkan tenaga terdidik untuk membantu menyelesaikan tugastugas instansi.
2. Mendapatkan masukan baru dari ilmu yang didapat di Perguruan Tinggi.
3. Menjalin kerja sama antara Perguruan Tinggi dengan instansi tempat
magang.
c. Bagi Program Studi
1. Memperkenalkan program-program kepada instansi yang bergerak di bidang
ilmu perpustakaan.
2. Mendapatkan masukan untuk penyempurnaan kurikulum pengajaran
Program Studi.
3. Laporan magang dapat menjadi salah satu audit internal kualitas pengajaran.
3
4. Menjalin kerja sama di masa depan antara Perguruan Tinggi dengan instansi
tempat magang
BAB II
RENCANA KEGIATAN
A. Tempat dan Waktu
Kegiatan magang ini dilaksanakan pada tanggal 1 Juli 2014 sampai
dengan tanggal 19 Agustus 2014 yang berlokasikan di Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim yang beralamatkan di
jalan Gajayana 50, Malang. Sedangkan jam kerja pada saat kegiatan magang
adalah sebagai berikut :
a) Pada bulan ramadhan
Senin – Kamis : 08.00 – 15.00 WIB
Jum’at
: 08.00 – 15.30 WIB
b) Pada bulan kabisat
Senin – Kamis : 08.00 – 16.00 WIB
Jum’at
: 08.00 – 16.30 WIB
B. Metode Pelaksanan
Metode pelaksanaan magang di Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim ialah dengan metode observasi. Penulis
dilibatkan langsung dalam setiap kegiatan yang ada dalam perpustakaan tersebut.
Kegiatan yang dilakukan di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim, yaitu shelving, pengolahan koleksi, pelayanan front
office, layanan peminjaman, layanan pengembalian, serta digitalisasi jurnal
C. Jadwal Kegiatan Magang
Di bawah ini merupakan jadwal kegiatan penulis selama magang di
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Keterangan kegiatan pada jadwal :
4
i. Shelving
ii. Layanan Front Office
iii. Pengolahan
iv. Layanan Peminjaman
v. Layanan Pengembalian
vi. Digitalisasi
vii. Diskusi
viii. Penutupan
Tanggal
Titah
Dina
Emi
Elok
Lucky
1
i
i
i
i
i
2
i
i
i
i
i
3
i
i
i
i
i
4
iv
v
iii
iii
ii
7
Iv
V
Iii
Iii
Ii
8
iv
v
iii
iii
ii
10
iv
v
iii
iii
ii
11
iv
v
iii
iii
ii
14
iv
v
iii
iii
ii
15
iv
v
iii
iii
ii
16
Iii
Iv
V
Ii
Iii
17
iii
iv
v
ii
iii
18
iii
iv
v
ii
iii
21
iii
iv
v
ii
iii
22
ii
iii
iv
v
iv
23
ii
iii
iv
v
iv
24
ii
iii
iv
v
iv
25
ii
iii
iv
v
iv
4
v
ii
ii
iv
v
5
v
ii
ii
iv
v
6
v
ii
ii
iv
v
7
v
ii
ii
iv
v
Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan
D. Pembagian Kerja
Pada saat pelaksanaan kegiatan magang di Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, penulis membagi tugas
dalam mengumpulan data dan pelaksanaan observasi lapangan. Pembagian tugas
tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1 Pembagian kerja
5
8
vi
vi
vi
vi
vi
11
vi
vi
vi
vi
vi
12
vi
vi
vi
vi
vi
13
vi
vi
vi
vi
vi
Keterangan :
a) Ketua
Ketua menerima laporan observasi dan data dari masing-masing koordinasi dari
empat bidang kegiatan. Selain itu ketua memberikan motivasi dan pengarahan
pada setiap koordinasi dalam pengumpulan data.
b) Koordinasi Layanan Front Office
Layanan front office Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim melakukan berbagai kegiatan maka koordinator
layanan front office melakukan pengumpulan data dari layanan front office
terhadap berbagai kegiatannya, baik melalui
observasi secara langsung dengan ditunjang dengan wawancara dengan karyawan
layanan front office sebagai narasumber.
c) Koordinasi Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim dipisahtempatkan, yaitu antara peminjaman dan
pengembalian. Koordinator sirkulasi mengumpulkan data dari kegiatan
peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan yang dilaksanakan melalui
observasi dan wawancara langsung dengan karyawan yang bertugas pada
layanan sirkulasi.
d) Koordinasi Pengolahan
Pengolahan bahan perpustakaan terjadi dalam berbagai tahapan untuk itu
koordinator mengumpulkan data kegiatan pengolahan yang dilakukan di
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
pada setiap tahap kegiatan pengolahan bahan perpustakaan dengan observasi
secara langsung dan terlibat dalam pengolahan serta ditunjang dengan
wawancara dengan koordinator pengolahan di Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
6
e) Koordinasi Digitalisasi
Koordinator mengumpulkan data kegiatan digitalisasi bahan perpustakaan yang
dilakukan pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim dengan melakukan dengan observasi lapangan dan wawancara
langsug dengan koordinator digitalisasi Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
7
BAB III
HASIL KEGIATAN
A. Gambaran Umum Lokasi Magang
1.
Sejarah Singkat Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Perpustakaan Universitas pada hakikatnya adalah suatu unit kerja yang
merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bertujuan
memenuhi kebutuhan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Menurut ketetapan Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 Tentang
Sistem Pendidikan Nasional, perpustakaan harus ada di setiap satuan
pendidikan yang merupakan sumber belajar bagi suatu perguruan tinggi.
Keberadaan perpustakaan sering dianalogikan dengan sebuah jantung. Dengan
analogi ini, kondisi suatu perpustakaan di suatu universitas dapat menjadi salah
satu barometer kualitas universitas yang memilikinya. Maka untuk menjadikan
universitas bertaraf internasional, salah satu yang menjadi bagian terpenting
adalah perpustakaan harus bertaraf internasional pula atau perpustakaan kelas
dunia (library for world class university). Perpustakaan yang dapat diakses oleh
seluruh
masyarakat
dunia.
Sadar
dengan
posisi
seperti
itu,
dalam
menyelenggarakan tugas dan fungsinya, Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim telah mengimplementasikan standar
manajemen mutu perpustakaan berbasis ISO 9001/2000 dan terus berusaha
untuk melakukan akselerasi pengembangan diri secara berkesinambungan.
Beberapa prioritas program pengembangan tersebut antara lain: pengembangan
virtual library / digital library, keseimbangan dan kekuatan koleksi,
pemanfaatan dan penerapan teknologi informasi dalam semua layanan
informasi, dan pengembangan sumber daya manusia. Kesemuanya itu untuk
menjadikan
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim menuju library for world class university.
8
Pada tahun 2010, Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim menjadi salah satu pionir di lingkungan Perguruan
Tinggi Negeri (PTN) dan PTAIN di Tanah Air yang membangun Institutional
Repository (IR) dan
melayankan koleksinya secara full text di internet.
Masyarakat dapat mengaksesnya melalui www.lib.uin-malang.ac.id. Semangat
dalam berbagi ilmu dan inovasi ilmiah ini dilandasi dengan kesadaran bahwa
pengetahuan perlu dikonstruksi secara bersama dan dunia akademik
berkewajiban mendorong penyebaran dan pemanfaatan melalui hasil kajian dan
penelitiannya demi penguatan serta masyarakat.
Kesiapan Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim untuk menjadi perpustakaan kelas dunia juga terlihat dari ragam
koleksinya. Pada Oktober 2013, perpustakaan memiliki koleksi sejumlah
183.170 eksemplar. Koleksi tersebut diperoleh baik dari pembelian maupun
sumbangan dari berbagai pihak. Koleksi tersebut terdiri atas bahan
perpustakaan berbahasa Indonesia, Inggris, dan juga Arab.
Perpustakaan juga mengembangkan beberapa Corner seperti Saudi
Arabian Corner, American Corner, dan Sudan Corner. Salah satu yang paling
berkembang saat ini adalah koleksi Arabian Corner yang berada di lantai 2.
Koleksi Arabian Corner ini teramat khas dan unik dibandingkan dengan koleksi
berbahasa Arab di perpustakaan lainnya. Tak hanya memuat koleksi kitab-kitab
agama Islam, corner ini juga memiliki banyak buku-buku umum berbahasa
Arab. Dalam waktu dekat perpustakaan juga akan membuka Russian Corner
guna menampung koleksi-koleksi khazanah intelektual Islam di Rusia.
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim juga membangun jejaring kerjasama dengan banyak pihak. Dalam hal
ini, Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah tergabung
dalam FKP2TN (Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri) dan
JPPTI (Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam). Bentuk kerjasama
utama forum ini adalah resource sharing; penggunaan bersama sumber daya
9
informasi dan bahan perpustakaan yang dimiliki oleh masing-masing anggota
jaringan. Disamping itu perpustakaan dengan difasilitasi oleh Deputi Rektor
Bidang Kerja Sama UIN MALIKI berhasil menjalin kerja sama dengan
perpustakaan dan lembaga-lembaga internasional seperti Perpustakaan King
Abdul Azis University, Robito Al-Alam Al-Islami dan Asian Foundation.
Ketiga lembaga tersebut telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap
pengembangn koleksi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim.
2. Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim
2.1 Visi
Menjadi perpustakaan perguruan tinggi Islam berwibawa, memiliki
keunggulan kompetitif dan komparatif, berbasis teknologi informasi dan
berstandar internasional untuk menunjang Tri Darma Perguruan Tinggi.
2.2 Misi
1) Menjadi mitra profesional bagi masyarakat akademis (academic
community) dengan berperan sebagai penyedia dan penyebar informasi.
2) Memberikan pelayanan prima dan inovatif dengan orientasi kepada
kepuasan pengguna (stake holders).
3) Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global (dunia) pada
bidang ilmu yang menjadi fokus universitas.
3. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
Struktur organisasi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
kepada Rektor Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim dan
pembinaannya dilakukan oleh pembantu Rektor I Universitas Islam Negeri
10
(UIN) Maulana Malik Ibrahim. Struktur organisasinya dapat dilihat sebagai
berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan
Adapun pegawai yang dimiliki oleh Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim saat ini berjumlah 26 orang
yang terdiri dari :
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nama
Faizuddin Harliansyah, M.IM
Mufid, M.Hum.
Ari Zuntriana, S.Sos
Fadlli Syahmi, SE.
Muhammad Syahriel, SH., SH.i
Joko Nuryanto, S.Pd I
Imam Suprapto, S.Si.
Susanto, S.Hi.
Sat Septian Dwitya, S.Pi.
Siti Munawarah, S.Sos.
Wahyuningtyas, A.Md
Zulaikha, A.Md
11
Pendidikan
S2
S2
S1
S1
S1
S1
S1
S1
S1
S1
D3
D3
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Ratih Novitasari, A.Md.
Suaib Sarbini
Dody Widadi Priyona
Agus Supriyanto
Muhammad Syahroni
Hendra Sugianto
Abdul Faqih
Agus Hariyono
Mujiono
Hadi Sukrisno
Nurul Islam
Suyanto
Irvan Sukma Setiawan
Edy Wasno
Bambang Slamet
D3
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTP
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Perpustakaan UIN Malik Ibrahim
4. Peran Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim
Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi untuk mencapai Tri Dharma
perguruan tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat)
(Sulistyo-Basuki:1993). Dengan demikian peranan penting dari Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim sebagai sarana
penyedia informasi guna menunjang tercapainya Tri Dharma perguruan tinggi.
5. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
5.1 Tugas
1) Tugas Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim merupakan sarana penunjang kegiatan belajar mengajar.
2) Tugas Perpustakaan Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim tidak terlepas dari visi dan misinya.
12
5.2 Fungsi
1) Bidang Pendidikan dan Pengajaran
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim merupakan tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah,
menyediakan dan memperluas informasi sesuai dengan kurikulum
hingga tercapainya system pendidikan yang baik.
2) Bidang Penelitian
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim sebagai sarana penunjang yang menyediakan fasilitas informasi
dan literature yang mendukung penelitian di Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim.
3) Bidang Pengabdian
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim memberikan kesempatan kepada pemustaka civitas akademika,
serta masyarakat luas untuk menggunakan perpustakaan dalam
menyebarluaskan informasi.
6. Koleksi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim
Jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan meliputi koleksi buku
monograf, majalah/Jurnal, Koleksi Tugas Akhir (Skripsi, Tesis, Disertasi),
Audiovisual/ CD-ROM/ Electronic Files. Untuk jenis koleksi buku monograf
terdiri dari koleksi Referensi, KK (kopi pertama/tandon), buku umum, Arabian
Corner. Keadaan Koleksi yang dimiliki perpustakaan UIN Maulana Malik
Ibrahim sampai tahun 2013 adalah sebagaimana pada tabel di bawah ini.
JENIS KOLEKSI
Judul
13
Eks
1. Buku teks
44,652
183,10
2. Tugas akhir (Skripsi/Tesis/Disertasi)
14,058
14,058
3. Jurnal
1,422
1,422
4. CD / Electronic files
597
2,614
Jumlah
60,729
201,264
Tabel 3.2 Koleksi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Tahun 2013
7. Pangkalan Data yang Ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim
Pangkalan data yang ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, diantaranya :
1) Medical Proquest yang berisi jurnal-jurnal bidang kedokteran dan MIPA.
2) Applied Science and Technologi Plus (AST) yang berisi jurnal-jurnal ilmu
teknik.
3) Business and Manaement (ABI) yang berisi jurnal-jurnal ekonomi dan ilmu
administrasi.
4) TEEAL
(Agrocomplex)
berisi
jurnal-jurnal
perikanan,
perternakan,
pertanian, teknologi pertanian, MIPA, dan kedokteran.
5) Social Science Index (SSI) berisi jurnal-jurnal ilmu sosial.
6) LengalNET
(KoleksI
Perundang-undangan)
yang
berisi
kumpulan
perundang-undangan yang dapat diakses secara online.
8. Sarana dan Prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim menempati gedung 3 (tiga) lantai. Sebagai sarana kelancaran kegiatan
perpustakaan, disediakan lift untuk angkut koleksi perpustakaan bila ada yang
membutuhkan.
14
1.
Sarana dan prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim di lantai 1 terdiri dari :
1) Ruang Kepala Perpustakaan
2) Ruang Staf Tata Usaha/Administrasi
3) Ruang Referensi dan Journal
4) Ruang penitipan tas
5) Front Office
6) Ruang baca
7) Gudang
8) Ruang sirkulasi (peminjaman)
9) Toilet
2.
Sarana dan prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim di lantai 2 terdiri dari :
1) Ruang pengolahan koleksi
2) Ruang koleksi bahasa Arab
3) Ruang diskusi dan Ruang baca dosen
4) Ruang koleksi local content
5) American Corner
6) Mesin fotocopy
7) Research Carrels
8) Ruang The Sudan Center For Arabic Teaching and Islamic Studies
9) Saudi Arabian Corner
10) Ruang Seminar
11) Ruang Koleksi CD ROM
12) Toilet
3.
Sarana dan prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim di lantai 3 terdiri dari :
1) Ruang koleksi umum
2) Ruang sirkulasi (pengembalian buku)
15
3) Mushola
4) Mesin Fotocopy
5) Ruang digitalisasi
6) Toilet
9. Layanan Teknis Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Layanan teknis yang ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim meliputi :
1) Pengadaan Bahan Perpustakaan
Pengadaan bahan perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Pengadaan diperoleh dari pembelian dan juga sumbangan dari pihak lain.
2) Katalogisasi
Pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim katalogisasi menggunakan Library in Touch. Library in Touch
merupakan aplikasi yang dibuat oleh Universitas Brawijaya. Namun,
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
sedang menuju masa peralihan dengan menggunakan Senayan.
3) Perawatan Bahan Perpustakaan
Perawatan bahan perpustakaan perlu dilakukan guna memperpanjang masa
guna bahan perpustakaan. Pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim kegiatan perawatan bahan perpustakaan
meliputi :
a) Membersihkan debu yang menempel di buku dan rak buku.
b) Memperbaiki setiap buku yang rusak.
c) Memperbaiki label buku dan barcode buku.
16
10. Layanan Pemustaka Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Sistem layanan yang digunakan pada Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim menggunakan sistem layanan
terbuka. Peraturan yang ada dalam Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim sebagai berikut
1) Jam layanan :
Senin sampai Jum’at = 08.00 – 11.00 wib [layanan pagi]
= 13.00 – 16.00 wib [ layanan siang]
= 16.00 – 18.00 wib [ layanan sore]
Sabtu
= 08.00 – 12.00 wib [layanan pagi]
2) Tata tertib Perpustakan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim sebagai berikut :
a) Setiap pengunjung harus membawa dan menunjukkan kepada petugas di
pintu masuk Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) UIN Maulana Malik
Ibrahim atau Kartu Tanda Anggota (KTA) Perpustakaan UIN Maulana
Malik Ibrahim bagi anggota khusus atau Kartu Sakti bagi mahasiswa dari
PT anggota FKPPT.
b) Pengunjung diharapkan berpakaian rapi dan sopan. Tidak diperkenankan
memakai dan membawa topi, jas, jaket atau sweater, tas, map, kotak,
sandal jepit, makanan, minuman atau sejenisnya.
c) Pengunjung diharapkan dapat menjaga sendiri barang-barang berharga
yang dibawanya dengan tidak meninggalkannya di tempat penitipan
(locker). Perpustakaan tidak bertanggung-jawab atas kehilangan barangbarang berharga tersebut.
d) Pengunjung diharapkan menjaga kenyamanan dan ketertiban sehingga
tidak mengganggu pengunjung lainnya.
e) Penggunjung tidak boleh menggunakan fasilitas dan koleksi perpustakaan
di luar ketentuan yang telah ditetapkan.
17
3) Layanan peminjaman, syarat dan ketentuan peminjaman sebagai berikut :
a) Peminjam adalah mahasiswa, dosen atau karyawan Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim yang terdaftar sebagai anggota
perpustakaan.
b) Peminjam harus membawa dan menyerahkan sendiri (tidak boleh
diwakilkan) KTM atau KTA (yang masih berlaku) kepada petugas setiap
kali peminjaman.
c) Jumlah peminjaman dikategorikan sebagai berikut: [1] Mahasiswa S1
sebanyak 6 eksemplar buku, [2] Mahasiswa yang akan mengikuti ujian
skripsi sebanyak 12 eksemplar buku [3] Mahasiswa S2 sebanyak 10
eksemplar buku, [4] Mahasiswa S3 sebanyak 15 eksemplar buku, [5]
Karyawan sebanyak 10 eksemplar buku, [6] Dosen tetap sebanyak 20
eksemplar buku, [7] Dosen luar bisa (LB) sebanyak 8 eksemplar buku.
d) Lama peminjaman maksimal 10 hari. Bila diperlukan, peminjam boleh
memperpanjang 1 kali dengan lama perpanjangan sampai 10 hari.
e) Koleksi yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang adalah koleksi umum
(berlabel U) dan koleksi khusus (berlabel KK).
f) Koleksi khusus (berlabel KK) dapat dipinjam dengan ketentuan lama
peminjaman 1 hari dan tidak dapat diperpanjang.
g) Selain koleksi umum dan koleksi khusus, pengguna dapat meng-aksesnya
langsung di perpustakaan, tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang.
h) Setiap transaksi baik peminjaman maupun pengembalian akan disimpan
dalam pangkalan data secara otomatis oleh komputer. Pengguna akan
menerima bukti pada setiap transaksi yang telah dilakukannya. Pengguna
diharapkan
memeriksanya
sebelum
meninggalkan
tempat,
dan
selanjutnya, menyimpannya agar dapat dipergunakan bila diperlukan.
4) Layanan pengembalian, syarat dan ketentuan layanan pengembalian :
a) Peminjam wajib mengembalikan sebelum batas maksimal waktu
peminjaman berakhir.
18
b) Peminjam diharapkan datang sendiri dengan membawa dan menyerahkan
KTM atau KTA.
c) Setiap transaksi pengembalian akan dicatat secara otomatis oleh
komputer.
d) Pengguna akan menerima bukti pada setiap transaksi pengembalian yang
telah dilakukannya. Pengguna diharapkan memeriksanya sebelum
meninggalkan tempat, dan selanjutnya, menyimpannya agar dapat
dipergunakan bila diperlukan.
5) Layanan perpanjangan, syarat dan ketentuan perpanjangan :
a) Perpanjangan boleh dilakukan oleh setiap peminjam atas buku yang
dipinjamnya.
b) Peminjam harus datang sendiri dengan menyerahkan KTA atau KTM dan
membawa buku yang akan diperpanjang.
c) Buku yang akan diperpanjang tidak dalam status keterlambatan.
d) Perpanjangan hanya boleh dilakukan 1 kali saja.
e) Setiap transaksi perpanjangan akan dicatat secara otomatis oleh komputer.
Pengguna akan menerima bukti pada setiap transaksi perpanjangan yang
telah dilakukannya. Pengguna diharapkan memeriksanya sebelum
meninggalkan tempat, dan selanjutnya, menyimpannya agar dapat
dipergunakan bila diperlukan.
6) Syarat dan ketentuan peminjaman untuk ujian skripsi, sebagai berikut :
a) Peminjam adalah mahasiswa yang akan mengikuti ujian skripsi.
b) Menyerahkan bukti pembayaran (kwitansi) asli mengikuti ujian skripsi
dan pengambilan toga serta KTM sebagai jaminan.
c) Jangka waktu peminjaman maksimal 6 hari, yaitu 3 hari sebelum dan 3
hari sesudah ujian skripsi.
7) Tata tertib layanan referensi dan penelusuran informasi sebagai berikut :
a) Pengguna datang sendiri kepada petugas referensi dan mengisi formulir
yang telah disiapkan.
19
b) Pengguna menjelaskan informasi yang dibutuhkan dengan memerinci
subyek, ruang lingkup, format, dan kegunaan informasi tersebut.
c) Petugas akan membantu mendefinisikan kebutuhan informasi tersebut
dan menelusurkan kepada sumber-sumber informasi yang tersedia.
8) Tata tertib layanan CD corner sebagai berikut :
a) Layanan peminjaman CD Corner bersifat tertutup.
b) Pengguna dapat meminjam maksimal 3 judul CD/hari
9) Layanan Research Carrels ialah layanan peminjaman ruang khusus untuk
penggunayang sedang melakukan penelitian
10) Syarat dan ketentuan layanan foto kopi sebagai berikut :
a) Pengguna yang ingin memfotokopi suatu buku hendaknya tetap
mempertimbangkan ketentuan Undang-undang Hak Atas Kekayaan
Intelektual yang berlaku.
b) Fotokopi atas koleksi skripsi hanya diperbolehkan Bab II.
11) Tata tertib layanan administrasi dan ketata-usahaan sebagai berikut :
a) Pendaftaran dosen dan karyawan
a. Mengisi formulir yang telah disediakan.
b. Membawa dan menyerahkan pas foto 2x3 cm sebanyak 1 lembar.
b) Pendaftaran anggota khusus
a. Membawa dan menyerahkan surat pengantar dari Perguruan Tinggi
asal.
b. Menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dan menyerahkan
fotokopinya.
c. Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 cm sebanyak 1 lembar dan 3x4 cm
sebanyak 1 lembar.
d. Membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 25.000,e.Perpanjangan keanggotaan dapat dilakukan dengan menyerahkan
persyaratan yang sama.
c) Pengajuan surat keterangan bebas tanggungan pinjaman perpustakaan :
20
a. Untuk pengambilan ijazah (SI/S2/S3), mengembalikan semua
tanggungan
peminjaman,
menyerahkan
1
eksemplar
skripsi/Tesis/disertasi dan soft file-nya dalam format PDF, serta
memberikan uang sumbangan sebesar Rp. 50.000,- (SI), Rp. 100.000,S3 300.000 (sesuai dengan keputusan menteri).
b. Untuk pindah studi, cukup mengembalikan semua tanggungan
peminjaman dan memberikan uang sumbangan sebesar Rp. 25.000,(sebagai pengganti 2 judul buku).
c. Untuk cuti studi (terminal), cukup mengembalikan semua tanggungan
peminjaman.
d) Pembuatan kartu sakti sebagai berikut :
a. Mengisi formulir yang telah disediakan.
b. Membawa dan menyerahkan pas foto 2x3 cm sebanyak 1 lembar.
c. Membayar biaya yang telah ditetapkan.
12) Sanksi dan denda sebagai berikut :
a) Meminjamkan Kartu Tanda Anggota (KTA) atau Kartu Tanda Mahasiswa
(KTM) kepada orang lain untuk akses layanan perpustakaan akan diberi
sanksi pencabutan hak akses (tidak boleh masuk) ke perpustakaan selama
1 bulan dan denda Rp. 15.000,b) Memakai Kartu Tanda Anggota (KTA) atau Kartu Tanda Mahasiswa
(KTM) orang lain untuk akses layanan perpustakaan akan diberi sanksi
pencabutan hak akses (tidak boleh masuk) ke perpustakaan selama 1
bulan dan denda Rp. 15.000,c) Denda keterlambatan pengembalian buku, Rp. 500,- per-hari
d) Denda penghilangan nomor penitipan (locker) sebesar Rp. 5000,e) Menghilangkan atau merusakkan buku akan dikenai sanksi berupa [1]
Mengganti buku yang sama (baik judul dan edisinya) atau buku dengan
judul lain yang ditetapkan oleh perpustakaan atau memfoto kopi buku
21
dengan judul yang ditetapkan oleh perpustakaan dan [2] membayar biaya
pengolahan buku sebesar Rp. 20.000,f) Perusakan dan pencurian koleksi dan fasilitas perpustakaan akan dikenai
sanksi berupa denda sebesar 3 kali harga koleksi atau fasilitas yang
dirusak atau yang dicuri, pencabutan hak keanggotaan selama 1 tahun,
pembuatan pernyataan maaf tertulis yang ditujukan kepada kepala
perpustakaan, dekan dan rektor I, dan kasusnya akan diserahkan kepada
pihak yang berwenang.
11. Koleksi yang Dipinjam
Berikut ini merupakan data koleksi yang dipinjam :
Tahun
Jumlah Eksemplar
2009
2010
2011
2012
2013
15 Agustus 2014
254.652 eks
223.078 eks
222.391 eks
223.213 eks
213.116 eks
114.300 eks
Tabel 3.3 Data Jumlah Koleksi yang Dipinjam Pertahun
12. Jumlah Pemustaka yang Berkunjung
Berikut ini merupakan data jumlah pemustaka yang berkunjung ke
Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim :
Tahun
2011
2012
2013
15 Agustus 2014
Jumlah Pemustaka yang Berkunjung (orang)
143.161 orang
146.349 orang
123.565 orang
67.997 orang
Tabel 3.4 Jumlah Pemustaka yang Berkunjung
22
B. Bidang-bidang Kegiatan Magang
1. Layanan Front Office
Front Office merupakan layanan perpustakaan yang tepat berada di depan
pintu masuk perpustakaan, dimana layanan ini meruapakan layanan pertama
yang akan dilihat oleh pemustaka. Front office menjadi sarana tata usaha pada
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Beberapa layanan perpustakaan dilayankan pada bagian front office yaitu
layanan informasi, layanan perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan,
layanan bebas pustaka, layanan kartu keanggotaan, dan layanan penerimaan
skripsi, tesis, dan disertasi. Pada layanan front office terdapat dua karyawan
yaitu Bapak Edi Wasno, dan Bapak Fadlli Syahmi, SE.
1) Layanan Informasi
Pemustaka terdiri dari berbagai golongan meliputi mahasiswa (baik
mahasiswa UIN Maulana Malik Ibrahim serta mahasiswa asing), dosen,
karyawan, serta pemustaka dari luar UIN. Pemustaka untuk mendapatkan
informasi pertama yaitu bertanya pada bagian front office. Bagian front
office akan menjawab pertanyaan-pertanyaan pemustaka yang bersifat
umum. Informasi umum yang diberikan pada front office diantaranya yaitu
informasi jam layanan perpustakaan, informasi tata tertib perpustakaan,
informasi sangsi pelaggaran, serta informasi lain yang diajukan oleh
pengunjung perpustakaan yang berkaitan dengan layanan yang terdapat pada
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
2) Layanan Perpanjangan Koleksi
Sirkulasi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim tidak hanya meliputi peminjaman dan pengembalian tetapi
juga
mencangkup
perpanjangan
peminjaman
bahan
perpustakaan.
Perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan dilayani oleh bagian front
office. Perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan berarti menambah
tenggang waktu lama peminjaman dari sebuah bahan perpustakaan yang
23
telah dipinjam sebelumnya. Sistem layanan perpanjangan peminjaman bahan
perpustakaan dibantu dengan menggunakan aplikasi In-Touch Syarat
perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan, yaitu
a) Perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan tidak melebihi batas
waktu pengembalian.
b) Membawa seluruh bahan perpustakaan yang akan diperpanjang.
c) Membawa kartu tanda mahasiswa atau KTM sebagai ID perpustakaan.
Prosedur perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan adalah sebagai
berikut:
a) Pemustaka yang hendak melakukan perpanjangan peminjaman bahan
perpustakaan memberikan kartu tanda mahasiswa atau KTM kepada
petugas bagian front office.
b) Petugas mengaktifkan sistem aplikasi dengan klik circulation cotrol,
kemudian transaction. Setelah menu terbuka petugas men-scan kartu
tanda anggota. Setelah KTM di scan maka data pemustaka akan muncul
pada sistem aplikasi. Sistem aplikasi akan menampilkan seluruh
keterangan peminjaman pemustaka.
c) Petugas men-scan barcode bahan perpustakaan yang akan diperpanjang
masa pinjamnya. Setelah scan barkode maka sistem aplikasi akan
menampilkan sebuah dialog. Untuk perpanjangan bahan perpustakaan
maka dipilih dialog.
d) Petugas mencetak bukti perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan
dengan menekan tombol F3.
e) Petugas menyerahkan KTM, bahan perpustakaan yang diperpanjang masa
pinjamnya, dan bukti perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan.
3) Layanan Surat Keterangan Terminal/Cuti dan Bebas Pustaka
Layanan bebas pustaka merupakan layanan perpustakaan yang melayani
permintaan pemustaka atas surat keterangan bebas tanggungan perpustakaan
oleh pemustaka. Surat keterangan bebas pustaka termasuk didalamnya, yaitu
24
bebas tanggungan bahan perpustakaan, dan bebas denda perpustakaan.
Permintaan surat bebas pustaka ini biasanya diminta oleh mahasiswa yang
akan menempuh wisuda, mahasiswa cuti, mahasiswa yang pindah antar
jurusan maupun mahasiswa yang akan pindah ke perguruan tinggi lain
(PTN/PTS). Adapun prosedur layanan bebas pustaka pada Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, yaitu
a) Pemerikasaan
1. Petugas meminta kartu tanda mahasiswa.
2. Petugas men-scan KTM untuk menampilkan data mahasiswa serta
memeriksa validitas data tanggungan.
3. Petugas memastikan jika mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki
tanggungan pada perpustakaan baik tanggungan bahan perpustakaan
maupun tanggungan denda.
4. Petugas kemudian menentukan jenis bebas pustaka: (a). wisuda, (b).
pindah jurusan/transfer ke universitas lain, (c). mahasiswa cuti.
5. Mahasiswa yang meminta surat bebas pustaka untuk keperluan wisuda
maka harus membawa softcopy dan hardcopy tugas akhirnya,
sedangkan untuk keperluan pindah jurusan/transfer ke universitas lain
serta keperluan pengajuan cuti perlu membawa surat keterangan bebas
pustaka dari fakultas.
b). Penerbitan Surat Keterangan
1. Petugas memberikan tada tangan pada surat keterangan kemudian
membubuhkan stempel perpustakaan
c). Penonaktifan dan Penghapusan Keanggotaan
1. Petugas menghapus data keanggotaan mahasiswa dari database, untuk
keperluan wisuda serta keperluan pindah ke universitas lain.
2. Petugas menonaktifkan keanggotaan mahasiswa untuk keperluan cuti.
3. Untuk mahasiswa untuk keperluan wisuda maka petugas meminta
sumbangan alumni sebesar Rp 50.000 untuk mahasiswa S1, Rp
25
200.000 untuk mahasiswa S2, Rp 300.000 untuk mahasiswa S3
kemudian petugas melubangi KTM mahasiswa.
4. Petugas menyerahkan surat bebeas pustaka serta KTM.
d). Mendokumentasikan dan membuat laporan
Petugas mendokumentasikan surat bebas pinjam dengan mencatat
tanggal, nama mahasiswa, jurusan, serta keterangan pembayaran
sumbangan alumni.
4) Registrasi Perpanjangan Keanggotaan Perpustakaan
Layanan kartu keanggotaan yang dilayankan pada front office meliputi
input data mahasiswa baru serta aktivasi keanggotaan mahasiswa baru,
pembuatan kartu anggota perpustakaan, perpanjangan kartu anggota, serta
pembuatan kartu sakti.
a) Input data Mahasiswa dan Aktivasi Keanggotaan Mahasiswa Baru
Data mahasiswa baru UIN Maulana Malik Ibrahim secara langsung
menjadi anggota baru Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim.
Petugas entri data yang telah memperoleh data mahasiswa baru dari
bagian akademik. Input data mahasiswa baru yaitu dengan cara:
1. Buka In-Touch – masukkan username dan password – setelah aplikasi
terbuka pilih patron control – pilih new maka secara langsung akan
muncul form input data mahasiswa baru,
2. Petugas memasukkan data mahasiswa baru yang meliputi nama, nim,
tempat/tanggal lahir, jurusan, fakultas, alamat asal mahasiswa, kode
pos alamat asal, alamat mahasiswa di Malang, kode pos alamat
mahasiswa di Malang, serta nomor telepon yang bisa dihubungi.
3. Petugas menentukan status keanggotaan (mahasiswa S1, S2, S3).
4. Jika data mahasiswa dirasa masih belum lengkap maka petugas dapat
memberikan status “data kurang”.
5. Kemudian untuk menyimpan data anggota dalam database klik save
maka data secara otomatis tersimpan.
26
6. Sedangkan untuk mahasiswa untuk aktivasi kartu anggota setelah cuti
maka mahasiswa dapat memberikan tanda bukti pembayaran SPP
semester pada perpustakaan.
b) Pendaftaran dan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan
Front office
melayani
pendaftaran dan pembuatan
keanggotaan
perpustakaan baik dari staff pengajar/dosen, pegawai, security, dan dosen
luar biasa( dosen yang belum tercatat sebagai dosen tetap UIN Maulana
Malik Ibrahim. Calon anggota perpustakaan perlu membawa SK
pengangkatan rektor, surat pengantar dari unit dan jurusan, serta pas foto
ukuran 3×3 (satu lembar). Adapun prosedur pembuatan kartu anggoa
adalah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan kelengkapan persyaratan
a. Petugas memverifikasi validitas SK dan dokumen lainnya.
b. Petugas memeriksa identitas yang berlaku (KTP/SIM).
c.
Petugas kelengkapan penunjang KTA (pas foto).
2. Pendaftaran Keanggotaan
a. Buka In-Touch – masukkan username dan password – setelah
aplikasi terbuka pilih patron control – pilih new maka secara
langsung akan muncul form input anggota baru.
b. Petugas memasukkan data pemohon meliputi NIP, nama lengkap,
nomor ID, fakultas, jurusan, tempat dan tanggal lahir, alamat asal,
alamat di Malang, kode pos, serta nomot telepeon yang bisa
dihubungi.
c. Petugas
menentukan
status
keanggotaan
pemohon
(dosen/karyawan).
d. Petugas menyimpan data anggota dalam database klik save maka
secara otomatis data tersimpan.
27
3. Petugas mencetak kartu anggota kemudian meminta tanda tangan
kepala perpustakaan. Jika kartu telah tertandatangani maka petugas
dapat melaminasi kartu anggota.
4. Mendokumentasi dan membuat laporan
Data pemohon dicatat oleh petugas untuk dijadikan dokumentasi.
c) Perpanjangan Kartu Anggota
Mahasiswa
sebagai
anggota
perpustakaan
status
keanggotaannya
diseuaikan dengan strata pendidikan yang ditempuh. Jika mahasiswa
melebihi waktu tempuh pendidikan di UIN Maulana Malik Ibrahim maka
mahasiswa harus memperpanjang keaggotaannya supaya kembali dapat
menggunakan layanan perpustakaan. Prosedur perpanjangan kartu
anggota, yaitu
1. Mahasiswa memberikan KTM.
2. Petugas membuka modul patron control – search – petugas men-scan
KTM – Data mahasiswa yang keluar diklik kanan kemudian pilih
registration.
3. Petugas mengganti nominasi waktu batas akhir keanggotaan.
4. Melakukan proses perpanjangan dengan memiliki process secara
langsung status keanggotaan diperpanjang.
d) Pembuatan Kartu Sakti
Permohonan pembuatan “Kartu Sakti” sebagai sarana untuk masuk ke
perpustakaan yang bergabung dalam Forum Kerjasama Perpustakaan
Perguruan Tinggi Negeri (FK2PTN).
28
Gambar 3.2 Kartu Sakti
Peraturan kartu Sakti per 1 Juni 2013 yaitu sebagai berikut:
1. Registrasi Kartu Sakti sebesar Rp 15.000,00,
2. Masa berlaku Kartu Sakti adalah 3 (tiga) bulan.
3. Selain mahasiswa pengajar atau dosen dapat membuat Kartu Sakti.
Selain peraturan tersebut pemohon pembuatan Kartu Sakti wajib
membawa syarat pengajuan pembuatan Kartu Sakti, yaitu
1. Foto kopi KTM sebanyak 1 lembar.
2. Pas foto berwarna ukuran 3×4 sebanyak 1 lebar.
3. Membayar biaya Kartu Sakti Rp 15.000.
Prosedur pembuatan Kartu Sakti yaitu:
1. Pemeriksaan kelengkapan persyaratan.
2. Petugas mengisi biodata pemohon pembuatan Kartu Sakti.
3. Petugas Mencetak Katu Sakti, meminta tanda tangan kepala
perpustakaan dan tanda tangan pemohon, selanjutnya melaminasi
Kartu Sakti.
4. Pemohon pembuatan Kartu Sakti membayar registrasi.
5. Petugas menyerahkan KTM dan Kartu Sakti kepada pemohon
5) Layanan Penerimaan Skripsi, Tesis, dan Disertasi
29
Bagi mahasiswa yang telah selesai menyusun tugasakhir maka wajib bagi
mahasiswa
untuk
menyerahkan
tugas
akhir.
Bagi
mahasiswa
S1
menyerahkan skripsi, mahasiswa S2 menyerahkan tesis, dan mahasiswa S3
menyerahkan
disertasi.
Penyerahan
tugas
akhir
mahasiswa
pada
perpustakaan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Tugas akhir yang
diserahkan mahsiswa pada perpustakaan menjadi syarat wajib untuk
memperoleh keterangan bebas pustaka dari perpustakaan untuk wisuda.
2. Layanan Peminjaman
Layanan peminjaman merupakan salah satu jenis dari layanan pemustaka,
di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
yang bertugas pada layanan ini ialah Bapak Joko Nuryanto, S.Pd l. Pemustaka
yang dapat meminjam koleksi perpustakaan adalah mahasiswa, dosen serta
K
IMPLEMENTASI LAYANAN TEKNIS DAN PEMUSTAKA
DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MAULANA MALIK IBRAHIM
PELAKSANAAN MAGANG
DI
PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MAULANA MALIK IBRAHIM
TANGGAL, 01 JULI SD 19 AGUSTUS 2014
OLEH
Titah Retno Ayumi
NIM
115030700111026
Dina Rahma Ningrum
NIM
115030700111002
Emi Dwi Astutik
NIM
115030700111011
Elok Nur Azizah
NIM
115030700111017
Lucky Dewi Pamungkas
NIM
115030700111024
JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014
i
LEMBAR PENGESAHAN
Telah Dipertahankan di depan Majelis Penguji magang, Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya pada :
Hari
:
Tanggal
:
Jam
:
Kuliah Kerja Nyata atas nama
1. Titah Retno Ayumi
115030700111026
2. Dina Rahma Ningrum
115030700111002
3. Emi Dwi Astutik
115030700111011
4. Elok Nur Azizah
115030700111017
5. Lucky Dewi Pamungkas
115030700111024
Judul
: “Implementasi Layanan Teknis Dan Pemustaka
Di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim”
Dinyatakan LULUS
MAJELIS PENGUJI
Pembimbing
Penguji
Farida Nurani, S. Sos, M. Si
NIP. 19530807 197903 2 001
ii
KATA PENGANTAR
Dengan segenap hati penulis panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT,
yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat
melaksanakan tugas magang dengan judul “IMPLEMENTASI LAYANAN TEKNIS
DAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI (UIN) MAULANA MALIK IBRAHIM”
Magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang ditujukan untuk
memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Administrasi Publik pada Fakultas
Ilmu Administrasi : Universitas Brawijaya.
Penulis menyadari bahwa pelaksanaan magang ini tidak akan terwujud
tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada
kesempatan kali ini penulis ucapkan terimakasi kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Heru Susilo, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya.
2. Ibu Ratih Nur Pratiwi, Dr. M.Si selaku ketua Program Pendidikan Ilmu
Perpustakaan
3. Bapak Faizuddin Harliansyah, M.IM selaku Kepala Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
4. Ibu Farida Nurani, S.Sos,.M.Si selaku Dosen Pembimbing Magang.
5. Bapak Mufid, M.Hum. selaku Dosen Pembimbing Lapangan di Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
6. Seluruh staf Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang yang telah
memberi ijin dan bantuan selama penulis magang
7. Seluruh dosen Program Pendidikan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan
ilmu yang berguna selama ini.
8. Kedua orang tua dan keluarga yang selalu memberi motivasi belajar kepada
penulis.
iii
9. Semua pihak yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak
langsung.
Semoga bantuan yang diberikan kepada penulis mendapatkan imbalan
yang setimpal dari Allah SWT. Namun demikian, penulis menyadari bahwa
penyusunan laporan magang ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun dan berguna
bagi kemajuan dan kesempurnaan laporan magang ini. Semoga laporan magang ini
bermanfaat dan dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi pihak yang
membutuhkan
Malang, 19 Agustus 2014
Penuli
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...........................................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................v
PENDAHULUAN...................................................................................................................1
A.
Latar Belakang...................................................................................... 1
B.
Tujuan Kegiatan Magang.........................................................................2
C.
Manfaat Kegiatan Magang........................................................................3
BAB II.....................................................................................................................................4
RENCANA KEGIATAN.......................................................................................................4
A.
Tempat dan Waktu................................................................................. 4
B.
Metode Pelaksanan................................................................................. 4
C.
Jadwal Kegiatan Magang.........................................................................4
D.
Pembagian Kerja.................................................................................... 5
BAB III...................................................................................................................................8
HASIL KEGIATAN..............................................................................................................8
A.
Gambaran Umum Lokasi Magang..............................................................8
1. Sejarah Singkat Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim............................................................................................... 8
2. Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim............................................................................................. 10
3. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.......................................................10
4. Peran Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim12
5. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim..................................................................................... 12
6. Koleksi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
13
7. Pangkalan Data yang Ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim.........................................................................14
v
8. Sarana dan Prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim..................................................................................... 14
9. Layanan Teknis Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim............................................................................................. 16
10.Layanan Pemustaka Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim..................................................................................... 17
11.Koleksi yang Dipinjam..........................................................................22
12.Jumlah Pemustaka yang Berkunjung.........................................................22
B. Bidang-bidang Kegiatan Magang.................................................................23
1. Layanan Front Office............................................................................ 23
2. Layanan Peminjaman............................................................................ 30
3. Layanan Pengembalian..........................................................................35
4. Pengolahan Bahan Perpustakaan..............................................................39
5. Digitalisasi......................................................................................... 47
6. Shelving............................................................................................ 51
C.
Laporan Hasil Kegiatan Magang.....................................................54
D.
Bentuk-bentuk Dukungan.............................................................122
E. Hambatan-hambatan............................................................................... 122
PEMBAHASAN.................................................................................................................124
A.
Temuan GAP antara Teori dan Praktik.....................................................124
1. Temuan GAP antara Teori dan Praktik pada Layanan Teknis.........................124
2. Temuan GAP antara Teori dan Praktik pada Layanan Pemustaka....................127
B.
Rekomendasi.................................................................................... 129
BAB V.................................................................................................................................131
PENUTUP...........................................................................................................................131
A.
Kesimpulan...................................................................................... 131
B.
Saran.............................................................................................. 133
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................134
vi
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR LAMPIRAN
ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pendidikan merupakan hal utama yang menjadi syarat didalam memasuki
dunia kerja. Peran yang paling utama dalam pendidikan adalah membangun
ketrampilan dan kecakapan individu agar siap bersaing didunia kerja. Pada saat ini
sistem yang diterapkan pada pendidikan tinggi masih terbatas pada pemberian
teori dan praktek dalam skala kecil dan sangat terbatas. Untuk bisa memahami
masalah–masalah yang dihadapi pada dunia kerja, oleh karena itu mahasiswa
dituntut melakukan praktek kerja langsung di instansi dalam bidang yang relevan
dengan ilmu yang sedang dipelajari saat ini. Sehingga pada saat mahasiswa
tersebut lepas dari ikatan akademik yang ada pada perguruan tinggi tersebut
mereka bisa memanfaatkan ilmu yang dipelajari dalam perkuliahan sehingga bisa
melanjutkan kiprah didalam dunia kerja yang sesungguhnya. Sebab untuk terjun
langsung didalam kehidupan masyarakat tidak hanya dibutuhkan nilai formal yang
tinggi atau memuaskan, tapi juga dibutuhkan ketrampilan dan pengalaman agar
bisa menyesuaikan bidang pekerjaan dan ketrampilan yang dimiliki. Oleh karena
itu, mahasiswa perlu terjun langsung agar bisa mengetahui masalah yang ada
didunia kerja.
Salah satu program yang dapat ditempuh adalah dengan melakukan
magang didalam suatu instansi terkait. Magang adalah kegiatan akademik
(intrakulikuler) yang dilakukan oleh mahasiswa dengan melakukan praktek kerja
secara langsung didalam suatu lembaga atau instansi terkait yang relevan dengan
ilmu yang ada dipendidikan perkuliahan. Bentuk kegiatan yang dilakukan adalah
observasi dan mengikuti semua kegiatan yang ada didalam lingkungan kerja.
Magang juga merupakan syarat wajib sebagai tugas akhir didalam kurikulum starta
1
1. Syarat utama agar dapat mengikuti kegiatan magang adalah sudah lulus /
menempuh sebanyak 95 sks. Kegiatan magang ini sendiri juga mempunyai nilai
3sks.
Layanan dalam perpustakaan dibedakan menjadi dua yaitu layanan teknis
dan layanan pemustaka. Layanan perpustakaan pada dasarnya bersifat teknis yang
pada pelaksanaanya perlu kegiatan yang matang. Layanan akan berjalan baik jika
akses yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Di
perpustakaan Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim layanan
teknis meliputi kegitan penggadaan, pengolahan sampai perbaikan bahan
perpustakaan sehingga bisa disajikan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Jenis layanan yang kedua adalah layanan pemustaka, layanan ini adalah
aktivitas sebuah perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pemustaka.
Macam kegiatan dalam layanan pemustaka ini tergantung dari masing–masing
perpustakaan. Sistem yang digunakan terdiri dari dua jenis yaitu layanan terbuka
dan layanan tertutup.
Untuk mengetahui realita dan masalah yang harus dihadapi pada layanan
teknis dan layanan pemustaka yang ada di Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik
Ibrahim, maka laporan magang ini berjudul “ IMPLEMENTASI LAYANAN
TEKNIS
DAN
PEMUSTAKA
DI
PERPUSTAKAAN
PUSAT
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) MAULANA MALIK IBRAHIM
MALANG.”
B. Tujuan Kegiatan Magang
a. Tujuan umum
Agar mahasiswa mendapatkan pengalaman kerja relevan baik pengetahuan
maupun keterampilan dalam bidangnya.
b. Tujuan khusus
2
1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang pengolahan koleksi
khususnya dalam sub bidang program dan pelaporan.
2. Menambah pengalaman dan keterampilan dalam sub bidang program dan
pelaporan.
3. Mengetahui secara langsung proses pengadaan bahan perpustakaan di
perguruan tinggi.
4. Mengetahui secara langsung proses pengolahan bahan perpustakaan di
perguruan tinggi.
5. Mengetahui secara langsung proses pelayanan bahan perpustakaan di
perguruan tinggi.
C. Manfaat Kegiatan Magang
a. Bagi Mahasiswa
1. Mendapatkan
pengalaman
dan
keterampilan
dalam
bidang
ilmu
perpustakaan.
2. Mendapatkan bahan dalam penyusunan karya ilmiah.
b. Bagi Instansi Tempat Magang
1. Instansi mendapatkan tenaga terdidik untuk membantu menyelesaikan tugastugas instansi.
2. Mendapatkan masukan baru dari ilmu yang didapat di Perguruan Tinggi.
3. Menjalin kerja sama antara Perguruan Tinggi dengan instansi tempat
magang.
c. Bagi Program Studi
1. Memperkenalkan program-program kepada instansi yang bergerak di bidang
ilmu perpustakaan.
2. Mendapatkan masukan untuk penyempurnaan kurikulum pengajaran
Program Studi.
3. Laporan magang dapat menjadi salah satu audit internal kualitas pengajaran.
3
4. Menjalin kerja sama di masa depan antara Perguruan Tinggi dengan instansi
tempat magang
BAB II
RENCANA KEGIATAN
A. Tempat dan Waktu
Kegiatan magang ini dilaksanakan pada tanggal 1 Juli 2014 sampai
dengan tanggal 19 Agustus 2014 yang berlokasikan di Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim yang beralamatkan di
jalan Gajayana 50, Malang. Sedangkan jam kerja pada saat kegiatan magang
adalah sebagai berikut :
a) Pada bulan ramadhan
Senin – Kamis : 08.00 – 15.00 WIB
Jum’at
: 08.00 – 15.30 WIB
b) Pada bulan kabisat
Senin – Kamis : 08.00 – 16.00 WIB
Jum’at
: 08.00 – 16.30 WIB
B. Metode Pelaksanan
Metode pelaksanaan magang di Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim ialah dengan metode observasi. Penulis
dilibatkan langsung dalam setiap kegiatan yang ada dalam perpustakaan tersebut.
Kegiatan yang dilakukan di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim, yaitu shelving, pengolahan koleksi, pelayanan front
office, layanan peminjaman, layanan pengembalian, serta digitalisasi jurnal
C. Jadwal Kegiatan Magang
Di bawah ini merupakan jadwal kegiatan penulis selama magang di
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Keterangan kegiatan pada jadwal :
4
i. Shelving
ii. Layanan Front Office
iii. Pengolahan
iv. Layanan Peminjaman
v. Layanan Pengembalian
vi. Digitalisasi
vii. Diskusi
viii. Penutupan
Tanggal
Titah
Dina
Emi
Elok
Lucky
1
i
i
i
i
i
2
i
i
i
i
i
3
i
i
i
i
i
4
iv
v
iii
iii
ii
7
Iv
V
Iii
Iii
Ii
8
iv
v
iii
iii
ii
10
iv
v
iii
iii
ii
11
iv
v
iii
iii
ii
14
iv
v
iii
iii
ii
15
iv
v
iii
iii
ii
16
Iii
Iv
V
Ii
Iii
17
iii
iv
v
ii
iii
18
iii
iv
v
ii
iii
21
iii
iv
v
ii
iii
22
ii
iii
iv
v
iv
23
ii
iii
iv
v
iv
24
ii
iii
iv
v
iv
25
ii
iii
iv
v
iv
4
v
ii
ii
iv
v
5
v
ii
ii
iv
v
6
v
ii
ii
iv
v
7
v
ii
ii
iv
v
Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan
D. Pembagian Kerja
Pada saat pelaksanaan kegiatan magang di Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, penulis membagi tugas
dalam mengumpulan data dan pelaksanaan observasi lapangan. Pembagian tugas
tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1 Pembagian kerja
5
8
vi
vi
vi
vi
vi
11
vi
vi
vi
vi
vi
12
vi
vi
vi
vi
vi
13
vi
vi
vi
vi
vi
Keterangan :
a) Ketua
Ketua menerima laporan observasi dan data dari masing-masing koordinasi dari
empat bidang kegiatan. Selain itu ketua memberikan motivasi dan pengarahan
pada setiap koordinasi dalam pengumpulan data.
b) Koordinasi Layanan Front Office
Layanan front office Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim melakukan berbagai kegiatan maka koordinator
layanan front office melakukan pengumpulan data dari layanan front office
terhadap berbagai kegiatannya, baik melalui
observasi secara langsung dengan ditunjang dengan wawancara dengan karyawan
layanan front office sebagai narasumber.
c) Koordinasi Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim dipisahtempatkan, yaitu antara peminjaman dan
pengembalian. Koordinator sirkulasi mengumpulkan data dari kegiatan
peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan yang dilaksanakan melalui
observasi dan wawancara langsung dengan karyawan yang bertugas pada
layanan sirkulasi.
d) Koordinasi Pengolahan
Pengolahan bahan perpustakaan terjadi dalam berbagai tahapan untuk itu
koordinator mengumpulkan data kegiatan pengolahan yang dilakukan di
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
pada setiap tahap kegiatan pengolahan bahan perpustakaan dengan observasi
secara langsung dan terlibat dalam pengolahan serta ditunjang dengan
wawancara dengan koordinator pengolahan di Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
6
e) Koordinasi Digitalisasi
Koordinator mengumpulkan data kegiatan digitalisasi bahan perpustakaan yang
dilakukan pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim dengan melakukan dengan observasi lapangan dan wawancara
langsug dengan koordinator digitalisasi Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
7
BAB III
HASIL KEGIATAN
A. Gambaran Umum Lokasi Magang
1.
Sejarah Singkat Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Perpustakaan Universitas pada hakikatnya adalah suatu unit kerja yang
merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bertujuan
memenuhi kebutuhan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Menurut ketetapan Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 Tentang
Sistem Pendidikan Nasional, perpustakaan harus ada di setiap satuan
pendidikan yang merupakan sumber belajar bagi suatu perguruan tinggi.
Keberadaan perpustakaan sering dianalogikan dengan sebuah jantung. Dengan
analogi ini, kondisi suatu perpustakaan di suatu universitas dapat menjadi salah
satu barometer kualitas universitas yang memilikinya. Maka untuk menjadikan
universitas bertaraf internasional, salah satu yang menjadi bagian terpenting
adalah perpustakaan harus bertaraf internasional pula atau perpustakaan kelas
dunia (library for world class university). Perpustakaan yang dapat diakses oleh
seluruh
masyarakat
dunia.
Sadar
dengan
posisi
seperti
itu,
dalam
menyelenggarakan tugas dan fungsinya, Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim telah mengimplementasikan standar
manajemen mutu perpustakaan berbasis ISO 9001/2000 dan terus berusaha
untuk melakukan akselerasi pengembangan diri secara berkesinambungan.
Beberapa prioritas program pengembangan tersebut antara lain: pengembangan
virtual library / digital library, keseimbangan dan kekuatan koleksi,
pemanfaatan dan penerapan teknologi informasi dalam semua layanan
informasi, dan pengembangan sumber daya manusia. Kesemuanya itu untuk
menjadikan
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim menuju library for world class university.
8
Pada tahun 2010, Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim menjadi salah satu pionir di lingkungan Perguruan
Tinggi Negeri (PTN) dan PTAIN di Tanah Air yang membangun Institutional
Repository (IR) dan
melayankan koleksinya secara full text di internet.
Masyarakat dapat mengaksesnya melalui www.lib.uin-malang.ac.id. Semangat
dalam berbagi ilmu dan inovasi ilmiah ini dilandasi dengan kesadaran bahwa
pengetahuan perlu dikonstruksi secara bersama dan dunia akademik
berkewajiban mendorong penyebaran dan pemanfaatan melalui hasil kajian dan
penelitiannya demi penguatan serta masyarakat.
Kesiapan Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim untuk menjadi perpustakaan kelas dunia juga terlihat dari ragam
koleksinya. Pada Oktober 2013, perpustakaan memiliki koleksi sejumlah
183.170 eksemplar. Koleksi tersebut diperoleh baik dari pembelian maupun
sumbangan dari berbagai pihak. Koleksi tersebut terdiri atas bahan
perpustakaan berbahasa Indonesia, Inggris, dan juga Arab.
Perpustakaan juga mengembangkan beberapa Corner seperti Saudi
Arabian Corner, American Corner, dan Sudan Corner. Salah satu yang paling
berkembang saat ini adalah koleksi Arabian Corner yang berada di lantai 2.
Koleksi Arabian Corner ini teramat khas dan unik dibandingkan dengan koleksi
berbahasa Arab di perpustakaan lainnya. Tak hanya memuat koleksi kitab-kitab
agama Islam, corner ini juga memiliki banyak buku-buku umum berbahasa
Arab. Dalam waktu dekat perpustakaan juga akan membuka Russian Corner
guna menampung koleksi-koleksi khazanah intelektual Islam di Rusia.
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim juga membangun jejaring kerjasama dengan banyak pihak. Dalam hal
ini, Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah tergabung
dalam FKP2TN (Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri) dan
JPPTI (Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam). Bentuk kerjasama
utama forum ini adalah resource sharing; penggunaan bersama sumber daya
9
informasi dan bahan perpustakaan yang dimiliki oleh masing-masing anggota
jaringan. Disamping itu perpustakaan dengan difasilitasi oleh Deputi Rektor
Bidang Kerja Sama UIN MALIKI berhasil menjalin kerja sama dengan
perpustakaan dan lembaga-lembaga internasional seperti Perpustakaan King
Abdul Azis University, Robito Al-Alam Al-Islami dan Asian Foundation.
Ketiga lembaga tersebut telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap
pengembangn koleksi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim.
2. Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim
2.1 Visi
Menjadi perpustakaan perguruan tinggi Islam berwibawa, memiliki
keunggulan kompetitif dan komparatif, berbasis teknologi informasi dan
berstandar internasional untuk menunjang Tri Darma Perguruan Tinggi.
2.2 Misi
1) Menjadi mitra profesional bagi masyarakat akademis (academic
community) dengan berperan sebagai penyedia dan penyebar informasi.
2) Memberikan pelayanan prima dan inovatif dengan orientasi kepada
kepuasan pengguna (stake holders).
3) Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global (dunia) pada
bidang ilmu yang menjadi fokus universitas.
3. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
Struktur organisasi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
kepada Rektor Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim dan
pembinaannya dilakukan oleh pembantu Rektor I Universitas Islam Negeri
10
(UIN) Maulana Malik Ibrahim. Struktur organisasinya dapat dilihat sebagai
berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan
Adapun pegawai yang dimiliki oleh Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim saat ini berjumlah 26 orang
yang terdiri dari :
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nama
Faizuddin Harliansyah, M.IM
Mufid, M.Hum.
Ari Zuntriana, S.Sos
Fadlli Syahmi, SE.
Muhammad Syahriel, SH., SH.i
Joko Nuryanto, S.Pd I
Imam Suprapto, S.Si.
Susanto, S.Hi.
Sat Septian Dwitya, S.Pi.
Siti Munawarah, S.Sos.
Wahyuningtyas, A.Md
Zulaikha, A.Md
11
Pendidikan
S2
S2
S1
S1
S1
S1
S1
S1
S1
S1
D3
D3
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Ratih Novitasari, A.Md.
Suaib Sarbini
Dody Widadi Priyona
Agus Supriyanto
Muhammad Syahroni
Hendra Sugianto
Abdul Faqih
Agus Hariyono
Mujiono
Hadi Sukrisno
Nurul Islam
Suyanto
Irvan Sukma Setiawan
Edy Wasno
Bambang Slamet
D3
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTA
SLTP
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Perpustakaan UIN Malik Ibrahim
4. Peran Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim
Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi untuk mencapai Tri Dharma
perguruan tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat)
(Sulistyo-Basuki:1993). Dengan demikian peranan penting dari Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim sebagai sarana
penyedia informasi guna menunjang tercapainya Tri Dharma perguruan tinggi.
5. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
5.1 Tugas
1) Tugas Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim merupakan sarana penunjang kegiatan belajar mengajar.
2) Tugas Perpustakaan Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim tidak terlepas dari visi dan misinya.
12
5.2 Fungsi
1) Bidang Pendidikan dan Pengajaran
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim merupakan tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah,
menyediakan dan memperluas informasi sesuai dengan kurikulum
hingga tercapainya system pendidikan yang baik.
2) Bidang Penelitian
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim sebagai sarana penunjang yang menyediakan fasilitas informasi
dan literature yang mendukung penelitian di Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim.
3) Bidang Pengabdian
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim memberikan kesempatan kepada pemustaka civitas akademika,
serta masyarakat luas untuk menggunakan perpustakaan dalam
menyebarluaskan informasi.
6. Koleksi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim
Jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan meliputi koleksi buku
monograf, majalah/Jurnal, Koleksi Tugas Akhir (Skripsi, Tesis, Disertasi),
Audiovisual/ CD-ROM/ Electronic Files. Untuk jenis koleksi buku monograf
terdiri dari koleksi Referensi, KK (kopi pertama/tandon), buku umum, Arabian
Corner. Keadaan Koleksi yang dimiliki perpustakaan UIN Maulana Malik
Ibrahim sampai tahun 2013 adalah sebagaimana pada tabel di bawah ini.
JENIS KOLEKSI
Judul
13
Eks
1. Buku teks
44,652
183,10
2. Tugas akhir (Skripsi/Tesis/Disertasi)
14,058
14,058
3. Jurnal
1,422
1,422
4. CD / Electronic files
597
2,614
Jumlah
60,729
201,264
Tabel 3.2 Koleksi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Tahun 2013
7. Pangkalan Data yang Ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim
Pangkalan data yang ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, diantaranya :
1) Medical Proquest yang berisi jurnal-jurnal bidang kedokteran dan MIPA.
2) Applied Science and Technologi Plus (AST) yang berisi jurnal-jurnal ilmu
teknik.
3) Business and Manaement (ABI) yang berisi jurnal-jurnal ekonomi dan ilmu
administrasi.
4) TEEAL
(Agrocomplex)
berisi
jurnal-jurnal
perikanan,
perternakan,
pertanian, teknologi pertanian, MIPA, dan kedokteran.
5) Social Science Index (SSI) berisi jurnal-jurnal ilmu sosial.
6) LengalNET
(KoleksI
Perundang-undangan)
yang
berisi
kumpulan
perundang-undangan yang dapat diakses secara online.
8. Sarana dan Prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim menempati gedung 3 (tiga) lantai. Sebagai sarana kelancaran kegiatan
perpustakaan, disediakan lift untuk angkut koleksi perpustakaan bila ada yang
membutuhkan.
14
1.
Sarana dan prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim di lantai 1 terdiri dari :
1) Ruang Kepala Perpustakaan
2) Ruang Staf Tata Usaha/Administrasi
3) Ruang Referensi dan Journal
4) Ruang penitipan tas
5) Front Office
6) Ruang baca
7) Gudang
8) Ruang sirkulasi (peminjaman)
9) Toilet
2.
Sarana dan prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim di lantai 2 terdiri dari :
1) Ruang pengolahan koleksi
2) Ruang koleksi bahasa Arab
3) Ruang diskusi dan Ruang baca dosen
4) Ruang koleksi local content
5) American Corner
6) Mesin fotocopy
7) Research Carrels
8) Ruang The Sudan Center For Arabic Teaching and Islamic Studies
9) Saudi Arabian Corner
10) Ruang Seminar
11) Ruang Koleksi CD ROM
12) Toilet
3.
Sarana dan prasarana Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim di lantai 3 terdiri dari :
1) Ruang koleksi umum
2) Ruang sirkulasi (pengembalian buku)
15
3) Mushola
4) Mesin Fotocopy
5) Ruang digitalisasi
6) Toilet
9. Layanan Teknis Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Layanan teknis yang ada pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim meliputi :
1) Pengadaan Bahan Perpustakaan
Pengadaan bahan perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Pengadaan diperoleh dari pembelian dan juga sumbangan dari pihak lain.
2) Katalogisasi
Pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik
Ibrahim katalogisasi menggunakan Library in Touch. Library in Touch
merupakan aplikasi yang dibuat oleh Universitas Brawijaya. Namun,
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
sedang menuju masa peralihan dengan menggunakan Senayan.
3) Perawatan Bahan Perpustakaan
Perawatan bahan perpustakaan perlu dilakukan guna memperpanjang masa
guna bahan perpustakaan. Pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim kegiatan perawatan bahan perpustakaan
meliputi :
a) Membersihkan debu yang menempel di buku dan rak buku.
b) Memperbaiki setiap buku yang rusak.
c) Memperbaiki label buku dan barcode buku.
16
10. Layanan Pemustaka Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN)
Maulana Malik Ibrahim
Sistem layanan yang digunakan pada Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim menggunakan sistem layanan
terbuka. Peraturan yang ada dalam Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
(UIN) Maulana Malik Ibrahim sebagai berikut
1) Jam layanan :
Senin sampai Jum’at = 08.00 – 11.00 wib [layanan pagi]
= 13.00 – 16.00 wib [ layanan siang]
= 16.00 – 18.00 wib [ layanan sore]
Sabtu
= 08.00 – 12.00 wib [layanan pagi]
2) Tata tertib Perpustakan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim sebagai berikut :
a) Setiap pengunjung harus membawa dan menunjukkan kepada petugas di
pintu masuk Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) UIN Maulana Malik
Ibrahim atau Kartu Tanda Anggota (KTA) Perpustakaan UIN Maulana
Malik Ibrahim bagi anggota khusus atau Kartu Sakti bagi mahasiswa dari
PT anggota FKPPT.
b) Pengunjung diharapkan berpakaian rapi dan sopan. Tidak diperkenankan
memakai dan membawa topi, jas, jaket atau sweater, tas, map, kotak,
sandal jepit, makanan, minuman atau sejenisnya.
c) Pengunjung diharapkan dapat menjaga sendiri barang-barang berharga
yang dibawanya dengan tidak meninggalkannya di tempat penitipan
(locker). Perpustakaan tidak bertanggung-jawab atas kehilangan barangbarang berharga tersebut.
d) Pengunjung diharapkan menjaga kenyamanan dan ketertiban sehingga
tidak mengganggu pengunjung lainnya.
e) Penggunjung tidak boleh menggunakan fasilitas dan koleksi perpustakaan
di luar ketentuan yang telah ditetapkan.
17
3) Layanan peminjaman, syarat dan ketentuan peminjaman sebagai berikut :
a) Peminjam adalah mahasiswa, dosen atau karyawan Universitas Islam
Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim yang terdaftar sebagai anggota
perpustakaan.
b) Peminjam harus membawa dan menyerahkan sendiri (tidak boleh
diwakilkan) KTM atau KTA (yang masih berlaku) kepada petugas setiap
kali peminjaman.
c) Jumlah peminjaman dikategorikan sebagai berikut: [1] Mahasiswa S1
sebanyak 6 eksemplar buku, [2] Mahasiswa yang akan mengikuti ujian
skripsi sebanyak 12 eksemplar buku [3] Mahasiswa S2 sebanyak 10
eksemplar buku, [4] Mahasiswa S3 sebanyak 15 eksemplar buku, [5]
Karyawan sebanyak 10 eksemplar buku, [6] Dosen tetap sebanyak 20
eksemplar buku, [7] Dosen luar bisa (LB) sebanyak 8 eksemplar buku.
d) Lama peminjaman maksimal 10 hari. Bila diperlukan, peminjam boleh
memperpanjang 1 kali dengan lama perpanjangan sampai 10 hari.
e) Koleksi yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang adalah koleksi umum
(berlabel U) dan koleksi khusus (berlabel KK).
f) Koleksi khusus (berlabel KK) dapat dipinjam dengan ketentuan lama
peminjaman 1 hari dan tidak dapat diperpanjang.
g) Selain koleksi umum dan koleksi khusus, pengguna dapat meng-aksesnya
langsung di perpustakaan, tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang.
h) Setiap transaksi baik peminjaman maupun pengembalian akan disimpan
dalam pangkalan data secara otomatis oleh komputer. Pengguna akan
menerima bukti pada setiap transaksi yang telah dilakukannya. Pengguna
diharapkan
memeriksanya
sebelum
meninggalkan
tempat,
dan
selanjutnya, menyimpannya agar dapat dipergunakan bila diperlukan.
4) Layanan pengembalian, syarat dan ketentuan layanan pengembalian :
a) Peminjam wajib mengembalikan sebelum batas maksimal waktu
peminjaman berakhir.
18
b) Peminjam diharapkan datang sendiri dengan membawa dan menyerahkan
KTM atau KTA.
c) Setiap transaksi pengembalian akan dicatat secara otomatis oleh
komputer.
d) Pengguna akan menerima bukti pada setiap transaksi pengembalian yang
telah dilakukannya. Pengguna diharapkan memeriksanya sebelum
meninggalkan tempat, dan selanjutnya, menyimpannya agar dapat
dipergunakan bila diperlukan.
5) Layanan perpanjangan, syarat dan ketentuan perpanjangan :
a) Perpanjangan boleh dilakukan oleh setiap peminjam atas buku yang
dipinjamnya.
b) Peminjam harus datang sendiri dengan menyerahkan KTA atau KTM dan
membawa buku yang akan diperpanjang.
c) Buku yang akan diperpanjang tidak dalam status keterlambatan.
d) Perpanjangan hanya boleh dilakukan 1 kali saja.
e) Setiap transaksi perpanjangan akan dicatat secara otomatis oleh komputer.
Pengguna akan menerima bukti pada setiap transaksi perpanjangan yang
telah dilakukannya. Pengguna diharapkan memeriksanya sebelum
meninggalkan tempat, dan selanjutnya, menyimpannya agar dapat
dipergunakan bila diperlukan.
6) Syarat dan ketentuan peminjaman untuk ujian skripsi, sebagai berikut :
a) Peminjam adalah mahasiswa yang akan mengikuti ujian skripsi.
b) Menyerahkan bukti pembayaran (kwitansi) asli mengikuti ujian skripsi
dan pengambilan toga serta KTM sebagai jaminan.
c) Jangka waktu peminjaman maksimal 6 hari, yaitu 3 hari sebelum dan 3
hari sesudah ujian skripsi.
7) Tata tertib layanan referensi dan penelusuran informasi sebagai berikut :
a) Pengguna datang sendiri kepada petugas referensi dan mengisi formulir
yang telah disiapkan.
19
b) Pengguna menjelaskan informasi yang dibutuhkan dengan memerinci
subyek, ruang lingkup, format, dan kegunaan informasi tersebut.
c) Petugas akan membantu mendefinisikan kebutuhan informasi tersebut
dan menelusurkan kepada sumber-sumber informasi yang tersedia.
8) Tata tertib layanan CD corner sebagai berikut :
a) Layanan peminjaman CD Corner bersifat tertutup.
b) Pengguna dapat meminjam maksimal 3 judul CD/hari
9) Layanan Research Carrels ialah layanan peminjaman ruang khusus untuk
penggunayang sedang melakukan penelitian
10) Syarat dan ketentuan layanan foto kopi sebagai berikut :
a) Pengguna yang ingin memfotokopi suatu buku hendaknya tetap
mempertimbangkan ketentuan Undang-undang Hak Atas Kekayaan
Intelektual yang berlaku.
b) Fotokopi atas koleksi skripsi hanya diperbolehkan Bab II.
11) Tata tertib layanan administrasi dan ketata-usahaan sebagai berikut :
a) Pendaftaran dosen dan karyawan
a. Mengisi formulir yang telah disediakan.
b. Membawa dan menyerahkan pas foto 2x3 cm sebanyak 1 lembar.
b) Pendaftaran anggota khusus
a. Membawa dan menyerahkan surat pengantar dari Perguruan Tinggi
asal.
b. Menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dan menyerahkan
fotokopinya.
c. Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 cm sebanyak 1 lembar dan 3x4 cm
sebanyak 1 lembar.
d. Membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 25.000,e.Perpanjangan keanggotaan dapat dilakukan dengan menyerahkan
persyaratan yang sama.
c) Pengajuan surat keterangan bebas tanggungan pinjaman perpustakaan :
20
a. Untuk pengambilan ijazah (SI/S2/S3), mengembalikan semua
tanggungan
peminjaman,
menyerahkan
1
eksemplar
skripsi/Tesis/disertasi dan soft file-nya dalam format PDF, serta
memberikan uang sumbangan sebesar Rp. 50.000,- (SI), Rp. 100.000,S3 300.000 (sesuai dengan keputusan menteri).
b. Untuk pindah studi, cukup mengembalikan semua tanggungan
peminjaman dan memberikan uang sumbangan sebesar Rp. 25.000,(sebagai pengganti 2 judul buku).
c. Untuk cuti studi (terminal), cukup mengembalikan semua tanggungan
peminjaman.
d) Pembuatan kartu sakti sebagai berikut :
a. Mengisi formulir yang telah disediakan.
b. Membawa dan menyerahkan pas foto 2x3 cm sebanyak 1 lembar.
c. Membayar biaya yang telah ditetapkan.
12) Sanksi dan denda sebagai berikut :
a) Meminjamkan Kartu Tanda Anggota (KTA) atau Kartu Tanda Mahasiswa
(KTM) kepada orang lain untuk akses layanan perpustakaan akan diberi
sanksi pencabutan hak akses (tidak boleh masuk) ke perpustakaan selama
1 bulan dan denda Rp. 15.000,b) Memakai Kartu Tanda Anggota (KTA) atau Kartu Tanda Mahasiswa
(KTM) orang lain untuk akses layanan perpustakaan akan diberi sanksi
pencabutan hak akses (tidak boleh masuk) ke perpustakaan selama 1
bulan dan denda Rp. 15.000,c) Denda keterlambatan pengembalian buku, Rp. 500,- per-hari
d) Denda penghilangan nomor penitipan (locker) sebesar Rp. 5000,e) Menghilangkan atau merusakkan buku akan dikenai sanksi berupa [1]
Mengganti buku yang sama (baik judul dan edisinya) atau buku dengan
judul lain yang ditetapkan oleh perpustakaan atau memfoto kopi buku
21
dengan judul yang ditetapkan oleh perpustakaan dan [2] membayar biaya
pengolahan buku sebesar Rp. 20.000,f) Perusakan dan pencurian koleksi dan fasilitas perpustakaan akan dikenai
sanksi berupa denda sebesar 3 kali harga koleksi atau fasilitas yang
dirusak atau yang dicuri, pencabutan hak keanggotaan selama 1 tahun,
pembuatan pernyataan maaf tertulis yang ditujukan kepada kepala
perpustakaan, dekan dan rektor I, dan kasusnya akan diserahkan kepada
pihak yang berwenang.
11. Koleksi yang Dipinjam
Berikut ini merupakan data koleksi yang dipinjam :
Tahun
Jumlah Eksemplar
2009
2010
2011
2012
2013
15 Agustus 2014
254.652 eks
223.078 eks
222.391 eks
223.213 eks
213.116 eks
114.300 eks
Tabel 3.3 Data Jumlah Koleksi yang Dipinjam Pertahun
12. Jumlah Pemustaka yang Berkunjung
Berikut ini merupakan data jumlah pemustaka yang berkunjung ke
Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim :
Tahun
2011
2012
2013
15 Agustus 2014
Jumlah Pemustaka yang Berkunjung (orang)
143.161 orang
146.349 orang
123.565 orang
67.997 orang
Tabel 3.4 Jumlah Pemustaka yang Berkunjung
22
B. Bidang-bidang Kegiatan Magang
1. Layanan Front Office
Front Office merupakan layanan perpustakaan yang tepat berada di depan
pintu masuk perpustakaan, dimana layanan ini meruapakan layanan pertama
yang akan dilihat oleh pemustaka. Front office menjadi sarana tata usaha pada
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Beberapa layanan perpustakaan dilayankan pada bagian front office yaitu
layanan informasi, layanan perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan,
layanan bebas pustaka, layanan kartu keanggotaan, dan layanan penerimaan
skripsi, tesis, dan disertasi. Pada layanan front office terdapat dua karyawan
yaitu Bapak Edi Wasno, dan Bapak Fadlli Syahmi, SE.
1) Layanan Informasi
Pemustaka terdiri dari berbagai golongan meliputi mahasiswa (baik
mahasiswa UIN Maulana Malik Ibrahim serta mahasiswa asing), dosen,
karyawan, serta pemustaka dari luar UIN. Pemustaka untuk mendapatkan
informasi pertama yaitu bertanya pada bagian front office. Bagian front
office akan menjawab pertanyaan-pertanyaan pemustaka yang bersifat
umum. Informasi umum yang diberikan pada front office diantaranya yaitu
informasi jam layanan perpustakaan, informasi tata tertib perpustakaan,
informasi sangsi pelaggaran, serta informasi lain yang diajukan oleh
pengunjung perpustakaan yang berkaitan dengan layanan yang terdapat pada
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
2) Layanan Perpanjangan Koleksi
Sirkulasi Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana
Malik Ibrahim tidak hanya meliputi peminjaman dan pengembalian tetapi
juga
mencangkup
perpanjangan
peminjaman
bahan
perpustakaan.
Perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan dilayani oleh bagian front
office. Perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan berarti menambah
tenggang waktu lama peminjaman dari sebuah bahan perpustakaan yang
23
telah dipinjam sebelumnya. Sistem layanan perpanjangan peminjaman bahan
perpustakaan dibantu dengan menggunakan aplikasi In-Touch Syarat
perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan, yaitu
a) Perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan tidak melebihi batas
waktu pengembalian.
b) Membawa seluruh bahan perpustakaan yang akan diperpanjang.
c) Membawa kartu tanda mahasiswa atau KTM sebagai ID perpustakaan.
Prosedur perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan adalah sebagai
berikut:
a) Pemustaka yang hendak melakukan perpanjangan peminjaman bahan
perpustakaan memberikan kartu tanda mahasiswa atau KTM kepada
petugas bagian front office.
b) Petugas mengaktifkan sistem aplikasi dengan klik circulation cotrol,
kemudian transaction. Setelah menu terbuka petugas men-scan kartu
tanda anggota. Setelah KTM di scan maka data pemustaka akan muncul
pada sistem aplikasi. Sistem aplikasi akan menampilkan seluruh
keterangan peminjaman pemustaka.
c) Petugas men-scan barcode bahan perpustakaan yang akan diperpanjang
masa pinjamnya. Setelah scan barkode maka sistem aplikasi akan
menampilkan sebuah dialog. Untuk perpanjangan bahan perpustakaan
maka dipilih dialog.
d) Petugas mencetak bukti perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan
dengan menekan tombol F3.
e) Petugas menyerahkan KTM, bahan perpustakaan yang diperpanjang masa
pinjamnya, dan bukti perpanjangan peminjaman bahan perpustakaan.
3) Layanan Surat Keterangan Terminal/Cuti dan Bebas Pustaka
Layanan bebas pustaka merupakan layanan perpustakaan yang melayani
permintaan pemustaka atas surat keterangan bebas tanggungan perpustakaan
oleh pemustaka. Surat keterangan bebas pustaka termasuk didalamnya, yaitu
24
bebas tanggungan bahan perpustakaan, dan bebas denda perpustakaan.
Permintaan surat bebas pustaka ini biasanya diminta oleh mahasiswa yang
akan menempuh wisuda, mahasiswa cuti, mahasiswa yang pindah antar
jurusan maupun mahasiswa yang akan pindah ke perguruan tinggi lain
(PTN/PTS). Adapun prosedur layanan bebas pustaka pada Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, yaitu
a) Pemerikasaan
1. Petugas meminta kartu tanda mahasiswa.
2. Petugas men-scan KTM untuk menampilkan data mahasiswa serta
memeriksa validitas data tanggungan.
3. Petugas memastikan jika mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki
tanggungan pada perpustakaan baik tanggungan bahan perpustakaan
maupun tanggungan denda.
4. Petugas kemudian menentukan jenis bebas pustaka: (a). wisuda, (b).
pindah jurusan/transfer ke universitas lain, (c). mahasiswa cuti.
5. Mahasiswa yang meminta surat bebas pustaka untuk keperluan wisuda
maka harus membawa softcopy dan hardcopy tugas akhirnya,
sedangkan untuk keperluan pindah jurusan/transfer ke universitas lain
serta keperluan pengajuan cuti perlu membawa surat keterangan bebas
pustaka dari fakultas.
b). Penerbitan Surat Keterangan
1. Petugas memberikan tada tangan pada surat keterangan kemudian
membubuhkan stempel perpustakaan
c). Penonaktifan dan Penghapusan Keanggotaan
1. Petugas menghapus data keanggotaan mahasiswa dari database, untuk
keperluan wisuda serta keperluan pindah ke universitas lain.
2. Petugas menonaktifkan keanggotaan mahasiswa untuk keperluan cuti.
3. Untuk mahasiswa untuk keperluan wisuda maka petugas meminta
sumbangan alumni sebesar Rp 50.000 untuk mahasiswa S1, Rp
25
200.000 untuk mahasiswa S2, Rp 300.000 untuk mahasiswa S3
kemudian petugas melubangi KTM mahasiswa.
4. Petugas menyerahkan surat bebeas pustaka serta KTM.
d). Mendokumentasikan dan membuat laporan
Petugas mendokumentasikan surat bebas pinjam dengan mencatat
tanggal, nama mahasiswa, jurusan, serta keterangan pembayaran
sumbangan alumni.
4) Registrasi Perpanjangan Keanggotaan Perpustakaan
Layanan kartu keanggotaan yang dilayankan pada front office meliputi
input data mahasiswa baru serta aktivasi keanggotaan mahasiswa baru,
pembuatan kartu anggota perpustakaan, perpanjangan kartu anggota, serta
pembuatan kartu sakti.
a) Input data Mahasiswa dan Aktivasi Keanggotaan Mahasiswa Baru
Data mahasiswa baru UIN Maulana Malik Ibrahim secara langsung
menjadi anggota baru Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim.
Petugas entri data yang telah memperoleh data mahasiswa baru dari
bagian akademik. Input data mahasiswa baru yaitu dengan cara:
1. Buka In-Touch – masukkan username dan password – setelah aplikasi
terbuka pilih patron control – pilih new maka secara langsung akan
muncul form input data mahasiswa baru,
2. Petugas memasukkan data mahasiswa baru yang meliputi nama, nim,
tempat/tanggal lahir, jurusan, fakultas, alamat asal mahasiswa, kode
pos alamat asal, alamat mahasiswa di Malang, kode pos alamat
mahasiswa di Malang, serta nomor telepon yang bisa dihubungi.
3. Petugas menentukan status keanggotaan (mahasiswa S1, S2, S3).
4. Jika data mahasiswa dirasa masih belum lengkap maka petugas dapat
memberikan status “data kurang”.
5. Kemudian untuk menyimpan data anggota dalam database klik save
maka data secara otomatis tersimpan.
26
6. Sedangkan untuk mahasiswa untuk aktivasi kartu anggota setelah cuti
maka mahasiswa dapat memberikan tanda bukti pembayaran SPP
semester pada perpustakaan.
b) Pendaftaran dan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan
Front office
melayani
pendaftaran dan pembuatan
keanggotaan
perpustakaan baik dari staff pengajar/dosen, pegawai, security, dan dosen
luar biasa( dosen yang belum tercatat sebagai dosen tetap UIN Maulana
Malik Ibrahim. Calon anggota perpustakaan perlu membawa SK
pengangkatan rektor, surat pengantar dari unit dan jurusan, serta pas foto
ukuran 3×3 (satu lembar). Adapun prosedur pembuatan kartu anggoa
adalah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan kelengkapan persyaratan
a. Petugas memverifikasi validitas SK dan dokumen lainnya.
b. Petugas memeriksa identitas yang berlaku (KTP/SIM).
c.
Petugas kelengkapan penunjang KTA (pas foto).
2. Pendaftaran Keanggotaan
a. Buka In-Touch – masukkan username dan password – setelah
aplikasi terbuka pilih patron control – pilih new maka secara
langsung akan muncul form input anggota baru.
b. Petugas memasukkan data pemohon meliputi NIP, nama lengkap,
nomor ID, fakultas, jurusan, tempat dan tanggal lahir, alamat asal,
alamat di Malang, kode pos, serta nomot telepeon yang bisa
dihubungi.
c. Petugas
menentukan
status
keanggotaan
pemohon
(dosen/karyawan).
d. Petugas menyimpan data anggota dalam database klik save maka
secara otomatis data tersimpan.
27
3. Petugas mencetak kartu anggota kemudian meminta tanda tangan
kepala perpustakaan. Jika kartu telah tertandatangani maka petugas
dapat melaminasi kartu anggota.
4. Mendokumentasi dan membuat laporan
Data pemohon dicatat oleh petugas untuk dijadikan dokumentasi.
c) Perpanjangan Kartu Anggota
Mahasiswa
sebagai
anggota
perpustakaan
status
keanggotaannya
diseuaikan dengan strata pendidikan yang ditempuh. Jika mahasiswa
melebihi waktu tempuh pendidikan di UIN Maulana Malik Ibrahim maka
mahasiswa harus memperpanjang keaggotaannya supaya kembali dapat
menggunakan layanan perpustakaan. Prosedur perpanjangan kartu
anggota, yaitu
1. Mahasiswa memberikan KTM.
2. Petugas membuka modul patron control – search – petugas men-scan
KTM – Data mahasiswa yang keluar diklik kanan kemudian pilih
registration.
3. Petugas mengganti nominasi waktu batas akhir keanggotaan.
4. Melakukan proses perpanjangan dengan memiliki process secara
langsung status keanggotaan diperpanjang.
d) Pembuatan Kartu Sakti
Permohonan pembuatan “Kartu Sakti” sebagai sarana untuk masuk ke
perpustakaan yang bergabung dalam Forum Kerjasama Perpustakaan
Perguruan Tinggi Negeri (FK2PTN).
28
Gambar 3.2 Kartu Sakti
Peraturan kartu Sakti per 1 Juni 2013 yaitu sebagai berikut:
1. Registrasi Kartu Sakti sebesar Rp 15.000,00,
2. Masa berlaku Kartu Sakti adalah 3 (tiga) bulan.
3. Selain mahasiswa pengajar atau dosen dapat membuat Kartu Sakti.
Selain peraturan tersebut pemohon pembuatan Kartu Sakti wajib
membawa syarat pengajuan pembuatan Kartu Sakti, yaitu
1. Foto kopi KTM sebanyak 1 lembar.
2. Pas foto berwarna ukuran 3×4 sebanyak 1 lebar.
3. Membayar biaya Kartu Sakti Rp 15.000.
Prosedur pembuatan Kartu Sakti yaitu:
1. Pemeriksaan kelengkapan persyaratan.
2. Petugas mengisi biodata pemohon pembuatan Kartu Sakti.
3. Petugas Mencetak Katu Sakti, meminta tanda tangan kepala
perpustakaan dan tanda tangan pemohon, selanjutnya melaminasi
Kartu Sakti.
4. Pemohon pembuatan Kartu Sakti membayar registrasi.
5. Petugas menyerahkan KTM dan Kartu Sakti kepada pemohon
5) Layanan Penerimaan Skripsi, Tesis, dan Disertasi
29
Bagi mahasiswa yang telah selesai menyusun tugasakhir maka wajib bagi
mahasiswa
untuk
menyerahkan
tugas
akhir.
Bagi
mahasiswa
S1
menyerahkan skripsi, mahasiswa S2 menyerahkan tesis, dan mahasiswa S3
menyerahkan
disertasi.
Penyerahan
tugas
akhir
mahasiswa
pada
perpustakaan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Tugas akhir yang
diserahkan mahsiswa pada perpustakaan menjadi syarat wajib untuk
memperoleh keterangan bebas pustaka dari perpustakaan untuk wisuda.
2. Layanan Peminjaman
Layanan peminjaman merupakan salah satu jenis dari layanan pemustaka,
di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
yang bertugas pada layanan ini ialah Bapak Joko Nuryanto, S.Pd l. Pemustaka
yang dapat meminjam koleksi perpustakaan adalah mahasiswa, dosen serta
K