43. Rekayasa Lembaga Dakwah Kampus (Ridwansyah)

  Protokol # 03 Dasar Dasar Perencanaan Dakwah Perkembangan aktiftas dakwah di kampus yang semakin terbuka, dinamis dan progesif membutuhkan kejelian dan kecerdasan tersendiri di dalam diri para kader dakwah. Pergolakan demi pergolakan, langkah maju maupun mundur dari sebuah gerakan dakwah sangat dipengaruhi oleh sejauh mana para kader mempersiapkan agenda dakwah dengan matang. Seringkali kader bergerak sporadis dengan modal semangat saja, mencoba bergerak dan pada akhirnya hasil yang didapat tidak sebanding dengan potensi yang dimiliki. Pada kisah lain, pernah saya jumpai sebuah LDK yang tidak mengalami perubahan yang signifkan dari tahun ke tahun. Sebuah lembaga dakwah yang hanya menjalankan agenda nya seperti rutinitas biasa yang tidak terarah. Terkadang sebuah LDK cukup puas dengan keberhasilan sesaat, sehingga kebijakan yang diambil di tahun mendatang seperti copy paste agenda tahun sebelumnya dengan harapan bisa menuai hasil yang serupa. Apakah kita menghendaki LDK yang kita kelola hanya mengulang kesuksesan yang ada ?. Mungkin secara kasat mata, akan ada pemikiran bahwa mengulang kesuksesan yang sama tahun lalu adalah sebuah kebaikan atau suatu hal yang dikehendaki. Akan tetapi sejatinya pemikiran tersebut bukanlah pemikiran yang baik. Sebuah LDK harus membuat perubahan dari tahun ke tahun. Sebuah LDK harus berani bereksperimen dari tahun ke tahun dan sebuah LDK harus mampu mengalami ekskalasi skala dan kualitas dakwah setiap tahunnya. Untuk itu semua, maka diperlukannya sebuah perencanaan dakwah dalam skala tertentu, mulai dari perencanaan tahunan, tiga tahunan, enam tahunan, atau jika memungkinkan hingga satu dekade mendatang. Dalam segala hal dalam hidup ini perencanaan adalah bagian yang tidak bisa terpisahkan. Perencanaan pribadi seseorang dari pagi hingga malam,atau perencanaan seseorang yang akan melakukan perjalanan. Perencanaan ini yang membuat seseorang teratur dan terarah dalam melakukan aktiftas. Begitu pula sebuah LDK pun memerlukan perencanaan dalam menyusun agenda dakwahnya sesuai dengan kapasitas yang ada. Seorang bijak pernah berkata “perencanaan masa depan hanya bisa dipikirkan untuk orang dengan level ekonomi menengah keatas, akan tetapi untuk level ekonomi rendah hanya bisa merencakan hidup mereka di hari esok”. Maksud dari perkataan ini adalah, sebuah LDK yang masi muda biasanya sulit memikirkan jangka panjang, maka cukuplah merencanakan agenda dakwah ditahun mendatang. Sedangkan LDK yang sudah stabil memiliki potensi untuk merencanakan agenda dakwah nya hingga lebih dari dua tahun mendatang. Akan tetapi, perlu dipahami bersama, setelah saya melihat kembali beberapa data tentang perkembangan LDK di Indonesia, LDK bisa memiliki perencanaan bersama jangka panjang. Dimana perencanaan LDK yang sudah stabil bisa digunakan untuk LDK muda dengan sedikit penyesuaian. Oleh karena itu kiranya bijak bagi kita semua untuk berbagi dalam hal perencanaan dakwah yang ada. Seorang ahli perencana bernama Leon Trotsky berkata “if we had had more time to disscussion, we should probably have made a great many more mistakes”. Beliau bermaksud menyampaikan pesan bahwa dalam merencanakan pun tidak perlu dibuat detail sekali, yang terpenting adalah arah dan jalur yang digunakan. Biarkan perencanaan itu berkembang dalam pelaksanaannya, karena banyak sekali variabel yang mungkin terjadi dalam perjalanan implementasi perencanaan, selain itu semakin lama kita berdiskusi tentang perencanaan, akan semakin banyak variabel yang bisa membuat kita menjadi berkutat di perencanaan tanpa memikirkan implementasi yang akan terjadi. Saya mengutip dari Mignon McLaughin, seorang perencana juga “life day should be rigolously planned, nights left open to chance”. Intinya rencanakan saja aktiftas siang mu, dan biarkan saja aktiftas malam berjalan secara alamiah. Disini penting juga sebuah LDK membuat perencanaan yang tidak terlalu kompleks sehingga sulit dipahami dan diterapkan, dan LDK membuat perencaan dalam bahasa global agar penerus kita bisa banyak berkreasi tanpa terkotak- kotak dengan pemikiran kita yang belum tentu cocok dengan kondisi yang akan datang.

  Siklus perencanaan dakwah

  Tinjauan (analisis) internal

  Evaluasi dan eksternal

  LDK Perumusan

  Grand Monitoring

  Design Dakwah

  Dat a

  Menentuka Pelaksanaa n n program

  Parameter dan proyek Keberhasila dakwah n

  Menetapka Menentuka n alternatif n program program& dan proyek proyek yang tepat dakwah

  Data Ketika membicarakan data, seringkali kita terlupakan pada hal yang satu ini.

  Memang budaya di kita belum menjadikan data sebagai sebuah hal yang berharga. Data seringkali hanya menjadi sebuah dokumen lewat saja yang tidak bermanfaat. Sebetulnya bukan tidak bermanfaat, akan tetapi kita yang kurang mengerti tentang data itu sendiri.

  Keberadaan data ini sangat berguna dalam pengambilan kebijakan, ketiadaan data yang layak membuat rapat LDK seringkali memanfaatkan asumsi yang salah. Pada sebuah contoh kasus, seorang pemimpin dakwah mengatakan, banyak sekali mahasiswa muslim yang tidak suka pada LDK, maka pembahasan rapat akan berkutat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Setelah di ambil data beberapa waktu kemudian, ternyata yang tidak suka pada LDK hanya 1 % dari mahasiswa muslim. Jumlah yang sangat sedikit jika dibandingkan dengan 99 % mahasiswa muslim senang pada LDK. Asumsi yag salah kerapkali membuat kebijakan dakwah kita kurang tepat.

  Disinilah mulai dikembangakan di LDK saya biro khusus yang menangani data. Dalam skema di atas , tampak bahwa data berperan pada semua tahapan perencanaan. Karena memang data lah yang membuat segala sesuatu akan ilmiah dalam pengambilan kebijakan. Bentuk data yang dibutuhkan untuk LDK saya coba bagi menjadi dua jenis data. Yakni, data rutin dan data eksidental.

  a. Data Rutin

  Data rutin diperlukan LDK dalam mengetahui perkembangan dari sebuah keadaan. Data rutin ini juga yang nantinya akan di perbarukan pada periode tertentu. Isi dari data rutin ini, adalah data-data berupa isian pasti. Contoh, jumlah mahasiswa muslim yang ikut mentoring, peserta ta’lim rutin program studi, jumlah kas lembaga dakwah, jumlah mahasiswi muslim yang berjilbab, dan lain sebagainya. Data rutin ini bisa dirangkum ke dalam buku data LDK , dimana setiap sektor/departemen di sebuah LDK memberikan pertanyaan-pertanyaan yang harus di isi kepada objek data agar pengambilan kebijakan di rapat kian tepat.

  b. Data Eksidental

  Data eksidental adalah data yang diambil di waktu-waktu tertentu dan berbasiskan kebutuhan atau momen. Data eksidental ini berperan dalam pengambilam kebijakan jangka pendek. Contoh, penentuan tema buletin bulanan, tema ta’lim yang diharapkan, daya keberterimaan LDK di kampus, dan lain sebagainya. Data eksidenta biasanya bersifat survei, karena memang pengambilan sampel yang menjadi sasaran.

  Setelah dipaparkan sedikit mengenai jenis data, berikut saya akan menjelaskan dua metode pengambilan data yang dimana harapan saya bisa memberikan gambaran mengenai metode yang tepat untuk pengambilan data tertentu.

  a. Sensus

  Ketika mendengar istilah ini pasti padanan kata “sensus penduduk” akan teringat di benak kita. Pada konsepnya sensus ini adalah pengambilan data secara menyeluruh, dimana semua objek data terlibat untuk memberikan datanya. Dalam konteks ke LDK-an, data bersifat sensus ini sering digunakan untuk data rutin, karena pihak pengelola data harus mengecek satu-per-satu kondisi objek data. Kerjasama semua lapisan dakwah dibutuhkan untuk ini. Di LDK saya di GAMAIS ITB, data sensus ini dirangkum dalam sebuah buku data, dan buku data ini diberikan kepada pengurus Lembaga dakwah program studi, dan mereka mengisi data tersebut secara detail. Pada data sensus ini betul-betul melibatkan seluruh mahasiswa untuk terlibat dalam data.

  Contoh, data jumlah mahasiswa muslim yang ikut mentoring, maka tentunya kita harus mengidentifkasi siapa saja yang muslim, lalu di cek mahasiswa mana yang ikut mentoring, data berupa kuantitatif akan muncul pada jenis metode sensus ini.

b. Survei Survei adalah metode pengambilan data dengan menggunakan sampel.

  Sampel disini dimaksudkan pengambilan beberapa objek data untuk dimintai keterangan. Ada dua poin penting dalam teknik survei ini, yang pertama pertanyaan yang akan diajukan, dan yang kedua teknik pengambilans sampel itu sendiri.

  1. Pertanyaan, penyusunan kata demi kata dalam kalimat pertanyaan adalah yang utama karena kita perlu memberikan pertanyaan yang

  friendly dan mudah dipahami, agar jawaban yang diberikan juga tepat.

  Pemilihan jumlah pertanyaan juga harus sesuai, agar tidak ada pertanyaan yang mubazir atau tidak bergunan dalam pengelolaan data.

  2. Metode sampling, mengambil sampel dari banyak objek, ada banyak metode tentunya. Anda bisa baca buku statistical analysis karangan

  Sam Kash Kachigan untuk memahami dengan komprehensif. Pada

  dasarnya sampling ini sangat mudah konsepnya, hanya terkadang aplikasinya seringkali melanggar prinsip yang ada. Sebagai contoh, pada sebuah program studi berjumlah 400 mahasiswa, anda bermaksud mengadakan sebuah ta’lim dan anda bermaksud mengambil sampel terkait tema ta’lim. Anda telah membuat pertanyaan dan akan melakukan sampling. Bagaimana melakukannya ?. Dalam sampling angka 10 % dari objek sudah bisa mewakili keterwakilan dan kelayakan data. Maka, 10 % dari 400 adalah 40 orang. Anda bagi 40 ini dengan jumah angkatan yang ada, biasanya ada 4 angkatan yang masih aktif di sebuah program studi. Anda akan mendapat angka 10 orang setiap angkatan. Selanjutnya anda bisa menggunakan dua metode untuk menentukan siapa yang akan anda minta untuk mengisi kuesioner. Pertama, anda punya undian bertuliskan NIM mahasiswa,dan anda undi saja 10 orang setiap angkatan, dan yang NIM nya muncul akan jadi objek untuk mengisikuesioner anda, atau anda menentukan bahwa NIM kelipatan 10 ( 10,20,30,dst ) yang akan mendapatkan hak untuk mengisi kuesioner. Pada contoh ini dapat anda lihat bahwa setiap mahasiswa punya kesempatan yang sama untuk mengisi kuesioner. Jangan sampling itu hanya memberikan secara acak ( terkadang yang diberikan hanya orang-orang terdekat saja), sehingga objektiftas tidak bisa dipertanggung jawabkan.

  Tinjauan ( analisis ) Internal dan Eksternal LDK

  Tahap pertama dalam perencanaan, kita perlu melihat potensi serta kelemahan LDK kita serta daya dukung eksternal dan tantangan yang datang dari luar terkait LDK kita. Beberapa ahli manajemen seringkali menggunakan istilah SWOT ( Strength, weakness, opportunity, Threat ). Akan tetapi, kita akan menggunakan istilah tinjauan internal dan eksternal, walau secara prinsip sama. Dalam tahapan ini LDK harus mampu melihat potensi yang dimiliki seperti jumlah kader yang banyak, LDK sudah legal atau dana dakwah mencukupi, selain itu melihat kelemahan yang ada, dengan harapan bisa diperbaiki di masa yang akan datang serta membuat kebijakan dakwah tidak menjadikan LDK semakin lemah, sebagai contoh, kader banyak yang belum memiliki pemahaman dakwah yang komprehensif atau adanya kelompok yang antipati terhadap LDK. Setelah melihat keadaan internal, maka perlu melihat keadaan eksternal, yang pertama daya dukung eksternal seperti adanya FSLDK yang siap mengakselerasi LDK dan tantangan seperti tuntutan akademis yang semakin tinggi. Perlu diingat kembali, bahwa semua tinjauan ini harus disertai dengan data dan fakta yang jelas.

  Perumusan Grand Design Dakwah

  Grand design dakwah ( GDD ) adalah gambaran umum mengenai pola dan arah gerak LDK di beberapa tahun mendatang. Lamanya tahun yang direncanakan sesuai dengan kemampuan LDK, jika mampu merencanakan untuk 3 tahun mendatang atau 6 tahun mendatang, itu kembali ke kemampuan LDK “menerawang” masa depan. Bentuk penyusunan GDD bermula dari konsep global, yakni yang meliputi gerak umum LDK, dimulai dari visi, misi, sistem, alur, dan lainnya. Lalu dilanjutkan dengan penyusunan yang lebih bersifat sektoral tergantung bidang-bidang yang ada di LDK. LDK yang sudah pernah membuat GDD ini belum terbilang banyak, yang saya ketahui adalah LDK GAMAIS ITB yang dikenal dengan blue print GAMAIS ITB 2008-2013 dan LDK SALAM UI yang dikenal dengan Manajemen Mutu SALAM UI ( MMS SALAM UI ). Perumusan Grand design dakwah ini bertujuan agar ada sustainability development atau pembangunan yang berkelanjutan dari LDK, sehingga penerus kita di masa yang akan datang bisa melanjutkan perjuangan LDK.

  Menentukan Parameter Keberhasilan

  Parameter Keberhasilan ini diharapkan bisa sebagai pedoman kuantitatif maupun kualitatif target keberhasilan setiap periode. Jika perencanaan dibuat untuk tiga tahun, maka perlu ada target pencapaian per satu tahun. Saya akan memberikan contoh Parameter keberhasilan.

  Aspek 2008 2009 2010 Kualitas dan Kuantitas

  a. 50%

  a. 60% a.70% Kader mahasiswa mahasiswa mahasiswa muslim S1 ITB muslim S1 ITB muslim S1 ITB adalah kader adalah kader adalah kader mula mula mula

  b. 45% kader

  b. 50% kader b.60% kader mula menjadi mula menjadi mula menjadi kader muda kader muda kader muda

  c. 40% kader

  c. 40% kader

  c. 40% kader kader madya kader madya kader madya

d. 30% kader

  d. 35% kader d.35% kader madya menjadi madya menjadi madya menjadi kader purna kader purna kader purna

  

Parameter keberhasilan kader LDK GAMAIS ITB

No Param 2008 2009 2010 eter

  1 Trainer

  10

  20

  30

  

2 SPMN Mampu melayani Membuka SPMN Menjadi lembaga

TC seluruh LDK branch di seluruh profesional Puskomda

  

3 Buku Memproduksi buku Meproduksi buku Menerbitkan 1000

tentang tentang pemikiran buku referensi manajemen LDK mahasiswa kontmporer terhadap isu kontemporer

  4 Ranah Nasional Asean Asean kerja

  5 Perangk Tim khusus + solid Sekre, legalitas Perangkat at lembaga manajemen lengkap

  

Parameter keberhasilan tim pelatihan manajemen LDK GAMAIS ITB

Dari contoh ini saya rasa, sudah bisa dipahami bagaimana pembuatannya.

  Dalam pola pemikirannya dimulai dari memahami GDD dan ditentukan kriteria keberhasilan, lalu diturunkan kembali ke parameter yang diharapkan. Dengan adanya parameter ini, LDK bisa mempunyai target yang jelas di setiap periode untuk menilai keberhasilan LDK.

  Menetapkan Alternatif Program dan Proyek Dakwah

  Pertama saya ini menjelaskan perbedaan antara program dan proyek. Program dalam konteks LDK adalah yang berhubungan dengan kepanitiaan, seperti program idul Qurban, program PMB, program ramadhan, dan sebagainya. Sedangkan proyek adalah yang berhubungan dengan tim khusus, yang outputnya biasanya sebuah kebijakan tertentu, seperti proyek legalisasi LDK, proyek penyusunan konsep kaderisasi dan sebagainya. Memang tidak terlalu jauh perbedaannya, saya mencoba menjelaskan agar kedepannya kita semua bisa memahami dengan baik.

  Pada tahapan ini LDK mulai menyusun dan membuat strategi program dan proyek apa yang sekiranya cocok dan tepat untuk memenuhi parameter keberhasilan yang telah dirancang. Tim perumus masih mencoba memberikan alternatif yang memnungkinkan, dalam fase ini pula, brainstorming ide dan inovasi program dan proyek diharapkan dapat berkembang, agar penentuan program dan proyek ini bisa tepat. Pengambilan data untuk melihat preference

  

dan taste dari mahasiswa perlu dilakukan. Ada satu hal yang ingin saya ingatkan

  dalam menyusun agenda dakwah, adalah “give what they need, not give them

  

what we need”. penentuan agenda dakwah perlu memperhatikan preference

dari objek dakwah, jangan melihat apa yang kita butuhkan.

  Menentukan Program dan Proyek Dakwah

  Tahap penentuan program dan proyek dakwah yang dirangkum kan dalam program kerja ( proker ) tahunan. Biasanya program kerja dibuat oleh setiap departemen di LDK. Dalam penyusunan proker tahunan perlu diperhatikan juga aspek detail, seperti dana yang dibutuhkan, derkripsi agenda, parameter keberhasilan, waktu yang direncanakan dan penanggung jawab agenda dakwah. Dengan sistematika seperti ini diharapkan dapat memudahkan dalam mengeksekusi dan penerus kita dapat melihat dokumen peninggalan kita sebagai dokumen yang bisa dipahami. Setelah adanya penentuan proker ada dua tahap lagi dari sebuah LDK yang perlu di lakukan sebelum proker di eksekusi.

  

Pertama, auditing dana. Setiap kegiatan butuh dana, dan terkadang dana

  yanga da di LDK terbatas, oleh karena itu diperlukan auditing keuangan, agar setiap proker mendapat hak yang proposinal. Setiap departemen perlu menentukan prioritas proker, sehingga dapat ditentukan juga proker mana yang akan mendapat hak lebih dalam hal dukungan dana. Dengan adanya auditing ini, departemen bisa konsisten dalam pengelolaan dana.

  

Kedua, sinkronisasi timeline. Pembahasan proker yang berjalan paralel

  setiap departemen, terkadang membuat jadwal agenda kita bentrok satu sama lain, oleh karena itu diperlukan sinkronisasi timeline, agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan tidak bertubrukan dengan jadwal agenda dakwah yang lain.

  Setelah dua hal ini dilakukan, maka LDK sudah bisa mengeksekusi proker dakwah yang telah disusun.

  Pelaksanaan Program dan Proyek Dakwah

  Tahap pelaksanaan adalah tahapan yang paling penting dalam dakwah, karena LDK mendidik kita untuk menjadi kader yang produktif dalam beramal. Dalam tahapan pelaksanaan ini tidak ada penjelasan khusus , akan tetapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

  1. Keadaan ruhiyah kader, jangan sampai karena beramal terlalu banyak, membuat dia semakin jauh dari Allah

  2. Keadaan nuansa kekeluargaan di dalam LDK, karena rasa kekeluargaan ini lah LDK bisa bertahan lama, dan nuansa kekeluargaan ini pula yang membuat kader nyaman dan produktif. Saya pernah berkata pada mahasiswa baru ketika awal mereka masuk ke GAMAIS ITB. “selamat datang di GAMAIS ITB, selamat datang para putra-putri terbaik bangsa, mulai saat ini GAMAIS adalah keluarga baru untuk kalian, dan teman anda di sebelah kanan dan kiri, adalah anggota keluarga kita juga, dan saya adalah kepala keluarga dakwah ini, selamat datang di keluarga baru, tempat kita akan senang dan sedih bersama”

  3. Kondisi akademik kader. Jangan sampai pula agenda dakwah yang disusun , membuat kondisi akademik kader menurun, penempatan kader perlu diperhatikan. Karena kuliah merupakan tugas utama mahasiswa, maka memastikan IP kader baik-baik saja adalah tugas seorang pemimpin.

  Monitoring

  Monitoring dalam tahapan ini berfungsi untuk memastikan program kerja berjalan dengan baik, dan parameter keberhasilan yang sudah direncanakan seusai target, monitoring ini pula menjalankan fungsi evaluasi berkala, agar penyimpangan dan kesalahan yang ada bisa diantisipasi dengan segera. Bentuk monitoring dapat dilakukan oleh tim Steering Comitee , tim ini punya peran sangat penting dalam monitoring agenda dakwah termasuk kader yang ada di dalamnya. Karena orientasi beberapa agenda dakwah berbasis rekruitment kader, makan tim Steering Comitee perlu merumuskan juga bagaimana agar agenda dakwah yang dilakukan dapat produktif.

  Evaluasi

  Tahap terakhir dalam siklus perencanaan dakwah, evaluasi dakwah. Bentuk evaluasi dakwah sangat beragam pendekatannya, dimulai dari pendekatan agenda dakwah itu sendiri, dimana kita menilai apakah agenda tersebut sudah memenuhi parameter keberhasilan, lalu pendekatan kader, terkait hasil rekruitment kader setelah agenda dakwah, dan pendekatan objek dakwah, terkait tanggapan mereka terhadap agenda yang ada.

  Evaluasi untuk LDK biasanya termaktubkan dalam LPJ tahunan. Pentingnya evaluasi ini sekaligus memberikan rekomendari terhadap rencana dakwah tahun mendatang. Dengan adanya evaluasi yang baik dan didukung data yang kuat, maka akan memberikan gambaran yang jelas mengenai perencanaan dakwah.

  Dalam siklus perencanaan dakwah tidak ada akhir dari siklus ini, dan siklus ini bisa di modifkasi sesuai kebeutuhan, sebutlah kebutuhan perencanaan kepanitiaan, dan sebagainya. Dengan memahami siklus ini harapan kita akan terwujudnya sustainability development dalam keberjalanan LDK.