BAB I V (4) docx

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Teknologi informasi yang semakin pesat dapat dimanfaatkan untuk
meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja sebuah perusahaan. Salah
satu

contohnya

menginventarisasi

yaitu
aset

teknologi

informasi

perusahaan.

dimanfaatkan

Penggunaan

sistem

untuk
yang

terkomputerisasi akan lebih banyak menghemat waktu, tidak menyita
banyak tenaga, dan menghasilkan keakuratan penyajian data.
Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
UD. Bintang Borneo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam
bidang usaha dagang yang dikhususkan pada penjualan Besi Beton.
UD. Bintang Borneo
membutuhkan sistem informasi agar

pengolahan data dapat berjalan dengan baik. Perusahaan ini telah
menggunakan komputer sebagai pengolah data dengan aplikasi Microsoft
Excel. Namun data yang tercatat tidak saling berelasi sehingga
memungkinkan adanya duplicate content pada data yang dimiliki.

Berdasarkan penjelasan diatas, penulis mengangkat judul Analisa
Sistem Informasi Data Inventory agar lebih mengatahui proses sistem
informasi yang sedang berjalan dan mengetahui dimana saja kekurangan
yang dimiliki sistem tersebut.
1.2

Rumusan Masalah
Berdasar pada latar belakang masalah di atas, maka yang akan di
bahas dalam laporan Kerja Praktek (KP) di UD. Bintang Borneo ini adalah
bagaimana menganalisis sistem informasi pengolahan data inventori
gudang di UD. Bintang Borneo ?

1.3

Batasan Masalah

Untuk menyelesaikan permasalahan ini maka penulis membatasi
masalah sebagai berikut :
1. Laporan ini hanya membahas tentang cara pengolahan sistem
informasi data inventori yang digunakan pada UD. Bintang Borneo.
2. Membahas tentang kelebihan dan kekurangan sistem informasi
pengolahan data inventori gudang pada UD. Bintang Borneo.

1.4

Tujuan

Tujuan dari dilaksanakannya program kerja praktek (KP) di UD.
Bintang Borneo ini adalah menganalisis sistem informasi yang digunakan
di UD. Bintang Borneo, agar diketahui kekurangan dan kelebihan dalam
sistem yang sudah ada.

1.5

Manfaat
Manfaat dilaksanakan program Kerja Praktek (KP) model magang

ini diharapkan memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu :
1.5.1 Bagi Mahasiswa
1. Guna menerapkan dan membandingkan antara teori-teori yang telah
diperoleh dalam perkuliahan dengan praktek, dan mengetahui seberapa
jauh teori yang diperoleh dalam perkuliahan dengan fakta-fakta
2.

maupun praktek dilapangan.
Melatih mahasiswa mengerjakan pekerjaan lapangan atau melakukan
kegiatan keterampilan yang sesuai dengan jurusan yang diambilnya

3.

dalam perkuliahan.
Untuk memperdalam dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan
bidang yang dimiliki sesuai dengan kemampuannya.

1.5.2

Bagi Instansi

Sebagai sarana untuk menjembatani antara Kantor UD. Bintang

Borneo

dengan

lembaga

pendidikan,

khususnya

Jurusan

Teknik

Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
STIKOM Balikpapan untuk melakukan suatu kerjasama lebih lanjut yang
bersifat akademis maupun organisasi.

BAB II
GAMBARAN UMUM DAN LANDASAN TEORI
2.1

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1.1 Sejarah
UD. Bintang Borneo adalah perusahaan yang bergerak di bidang
supplier besi beton. Perusahaan ini berpusat di Samarinda dan mempunyai

kantor cabang yaitu cabang Balikpapan. Awal berdirinya yaitu pada tahun
2005 oleh Bapak Suwardjo Sudharsono.
UD. Bintang Borneo memiliki 25 karyawan yang terdiri dari 9
orang buruh, 1 sales dan 15 karyawan kantor & gudang. Perusahaaan ini
melayani penjualan barang seperti besi dan fitting yang diperlukan untuk
proses pembangunan gedung dan rumah-rumah pribadi.

Gambar 2.1 kegiatan lapangan
2.1.2

Struktur Organisasi

Untuk menjalankan sebuah perusahaan maka dibutuhkan berbagai

sumber daya, yang digerakkan untuk mencapai tujuan dari perusahaan
tersebut. Dalam menjalankan perusahaan maka dibuat struktur organisasi
dalam perusahaan, struktur organisasi ini berisikan pembagian kerja, tugas,
dan tanggung jawab dari pada anggota-anggota dalam sebuah organisasi
perusahaan yang diarahkan untuk dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan secara efisien dan efektif.

Struktur merupakan perwujudan yang menunjukkan di antara
fungsi-fungsi dalam tubuh organisasi serta wewenang dan tanggung jawab
setiap anggota organisasi yang menjalankan tugas-tugas dapat dengan jelas
diterima. Untuk itulah struktur organisasi perlu dibuat setiap perusahaan
agar kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat dijalankan
secara efisien sesuai dengan fungsi masing-masing.
Struktur organisasi yang dipergunakan UD. Bintang Borneo adalah
sistem organisasi garis dan staf, dimana pada sistem ini seorang pemimpin
perusahaan harus menetapkan kebijaksanaan secara konsekuen terhadap
persoalan yang akan dihadapi yakni dengan jalan pembagian tugas dan
kerja tertentu secara terperinci dan kelas terhadap penerimaan kerja.

Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting membuat
tata hubungan pada wewenang dan tugas masing-masing bagian pada
perusahaan. Hal ini sangatlah berguna agar pembagian tugas dan tanggung
jawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing-masing individu di dalam
perusahaan tersebut, sehingga tugas setiap bagian dapat dipertanggung
jawabkan dengan sepenuhnya.
Untuk menggerakkan operasi tersebut dibutuhkan personil yang
memegang jabatan tertentu dalam organisasi, dimana masing-masing
personil diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan
jabatannya.

Hubungan

dan

kerja

sama

dari

orang-orang

yang

menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi
diharapkan dapat memberikan gambaran pembagian tugas, wewenang dan

tanggung jawab serta hubungan laporan yang mencakup setiap tingkat
dalam organisasi tersebut.
Manajer

Asisten manajer

SALES

2.2

ADMINISTR
ACCOUNTI

GambarASI
2.2/ Struktur Organisasi NG

Landasan Teori
2.2.1

Analisis Sistem
Menurut (Jogiyanto, 1999), Analisis Sistem adalah penguraian dari

sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud

untuk

mengidentifikasi

dan

mengevaluasi

permasalahan-

permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Berarti
seseorang yang bertugas menganalisis sistem disebut Analis Sistem.
Menurut (Mahyuzir, 1989), Analisis Sistem yaitu seseorang yang
mempunyai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan aplikasi
komputernya didalam memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah
petunjuk manajer sistem.

2.2.2

Pengertian Sistem

1.

Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian atau
subsistem-subsistem yang saling terinteraksi dan bekerja sama
untuk mencapai satu tujuan.
Sistem adalah susunan satu-kesatuan yang masing-masing tidak

2.

berdiri

sendiri,

namun

membentuk

satu

kesatuan

secara

keseluruhan. Atau susunan yang teratur dari satu teori.
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang

3.

saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai sasaran,
semua sistem harus mengarah bagian-bagiannya tercapai sasaran
yang telah ditetapkan dan pengendalian merupakan proses
pengaturan yang digunakan oleh sistem untuk mengoreksi setiap
penyimpangan dari suatu jalur dan mengarah kembali menuju
sasaran

2.2.3

Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk dan dimanipulasi

sesuai dengan keperluan tertentu atau hasil dari pengolahan data mentah.
Informasi dapat juga dianggap suatu data untuk diolah lagi yang
menjadikan informasi sesuai dengan keperluan unit kerja tertentu.
Informasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit
kerjanya pada tingkatnya masing-masing. Informasi mempunyaui tingkat
kualitas, yang ditentukan pada hal-hal sebagai berikut:
1.

Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang tidak
bisa atau menyesatkan dan harus jelas penyampaian maksudnya.

2.

Tepat pada waktunya, informasi yang datang tidak boleh terlambat

3.
4.
5.

pada penerima.
Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya.
Lengkap, informasi berisi informasi yang dibutuhkan.
Jelas, isi informasi sesuai dengan keperluan pemakai.

2.2.4
dan

Data Inventory
Data inventory adalah persediaan data di kelompokkan sesuai jenis
kategori

data

tersebut.

Dan

dalam

pengelompokkan

atau

pengkategorian data juga ditentukan jenis data yang aka di input ke
database sehingga data dapat terdistribusi, dan berfungsi sebagai list data
untuk report data yang diinginkan
2.2.5

Persediaan (Inventory)
Menurut Freddy Rangkuti, persediaan merupakan bahan-bahan,

bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat
dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau
produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau
pelanggan setiap waktu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah bahan-bahan dalam
proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barangbarang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari
konsumen atau pelanggan setiap waktu yang disimpan dan dirawat menurut
aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap
pakai dan dicatat dalam bentuk buku perusahaan.

2.2.6

Pengertian Microsoft Excel
Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office

yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering
digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran
dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansiinstansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah
tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga
sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.
Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu
computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam
kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa
mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang
bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku
smp kita telah mempelajari tentang Microsoft Excel.
Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan
bahkan utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli
computer menciptakannya untuk mempermudah kita dalam keuangan
dalam kehidupan kita.

BAB III
METODOLOGI
3.1

Metode Penelitian
3.1.1

Obyek Penelitian
Dalam rangka melaksanakan Kerja Praktek, penulis mengambil

obyek penelitian pada suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
besi beton yaitu UD. Bintang Borneo. Penulis melakukan analisa tentang
sistem informasi yang digunakan UD. Bintang Borneo, membahas cara
pengolahan data dan tahapan-tahapan dalam mengoperasikan sistemnya.
Untuk sistem pengolahan datanya menggunakan Microsoft Excel.
3.2

Metode Pengumpulan Data
3.2.1 Interview atau Wawancara
Yaitu wawancara antara penulis dengan responden. Dalam
wawancara guna memperoleh data diajukan pertanyaan-pertanyaan
berdasarkan catatan pokok yang telah dipersiapkan sebelumnya. Responden

yang saya wawancarai yaitu Bapak Ryanto, beliau menjabat sebagai admin
gudang yaitu orang yang untuk membuat sistem informasi gudang.
Dalam wawancara dengan beliau saya mengajukan beberapa
pertanyaan yang berhubungan dengan Sistem Informasi yang digunakan
pada data inventory. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh keterangan
serta kejelasan, kemudian dicatat secara sistematis dan lengkap sesuai
dengan tujuan penelitian.
3.2.2 Observasi atau Pengamatan
Metode pengamatan data dengan cara mengamati secara langsung
mengenai obyek yang akan dianalisa. Penulis melakukan pengamatan
selama kurang lebih dua minggu dengan obyek yang diamati yaitu sistem
informasi inventory yang berjalan.
3.2.3 Studi Perpustakaan
Metode pengumpulan data yang terakhir adalah studi perpustakaan
yaitu dengan cara membaca serta pempelajari buku dan berkas-berkas yang
ada di UD. Bintang Borneo yang berhubungan dengan sistem informasi
inventory.
3.3

Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang dikumpulkan adalah data Sekunder, yaitu data yang
diperoleh dari instansi sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan
terdokumentasikan di instansi, seperti struktur organisasi, dan data-data
lainnya yang berhubungan dengan obyek penelitian tersebut.

3.4

Alat & Bahan
Meliputi Software dan Hardware yang diperlukan, antara lain
sebagai berikut:
Software yang digunakan Microsoft Excel.

Hardware terdiri atas:

3.5



Laptop/PC



Keyboard



Hardisk

Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Praktek
Pada UD. Bintang Borneo, Jalan Syarifuddin Yoes (Ring-Road)
Balikpapan. Selama satu bulan terhitung sejak tanggal 21 November 2012
sampai dengan tanggal 21 Desember 2012, mengenai jam kerja yang
berlaku di UD. Bintang Borneo, pukul 08.30 WITA sampai dengan 17.00
WITA.

BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1

Analisa
Sistem informasi untuk stock barang atau inventory gudang pada
UD. Bintang Borneo dikatakan masih manual, karena masih mengandalkan
nota-nota atau arsip untuk mengecek persediaan barang di gudang. Begitu
juga pembuatan laporan harus mengumpulkan arsip pengeluaran dan
pembelian untuk disusun menjadi laporan yang dilakukan dengan
mengetikan ke dalam Microsoft Excel. Hal-hal seperti ini membuat sistem
yang dikerjakan terlalu memakan waktu yang lama dan arsip-arsip tersebut
bisa hilang, rusak atau terselip diantara arsip-arsip yang lainnya.

4.1.1

Pengolahan Data Inventory
Dalam pengolahan data inventory diperlukan beberapa dokumen,

dokumen yang diperlukan antara lain :


Nota



Buku Stock Barang



Surat Jalan

Dokumen-dokumen ini yang akan menjadi acuan pada saat memasukkan
data (input data) ke dalam sistem komputerisasi.

4.1.2


Proses Pengolahan Data
Persediaan Besi Beton
Pada saat barang datang, jumlah banyaknya barang dimasukkan
pada kolom pembelian.

Gambar 4.1 persediaan besi beton

Penjelasan :
1. SO AWAL ( Stok awal ), adalah stok akhir dari bulan sebelumnya.
2. Pembelian, adalah jumlah barang masuk pada tiap bulan.
3. Penjualan, adalah jumlah barang keluar.
4. Stok akhir, adalah sisa jumlah barang yang tersedia
Untuk mendapatkan stok akhir maka
=stok awal+pembelian-penjualan



Persediaan Material

Gambar 4.2 persediaan material

Penjelasan :
1. SO AWAL ( Stok awal ), adalah stok akhir dari bulan sebelumnya.
2. Pembelian, adalah jumlah barang masuk pada tiap bulan.
3. Penjualan, adalah jumlah barang keluar.
4. Stok akhir, adalah sisa jumlah barang yang tersedia
Untuk mendapatkan stok akhir maka
=stok awal+pembelian-penjualan



Stock Material
Fitting di input pada file berbeda agar pencarian data lebih
mudah dicari.

Gambar 4.3 stock material

Rumus yang digunakan pada penghitungan harga jual material adalah
sebagai berikut :
=jumlah barang keluar *harga jual

4.2

Pembahasan
Sistem informasi data yang digunakan di UD. Bintang Borneo
memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut :
4.2.1

Kelebihan
1. Nota yang diterima sudah menjadi data pasti yang tidak mudah
di edit, apabila ada coretan maka akan cepat diketahui.
2. Microsoft Excel mempunyai kemampuan menampung data
yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam
1 sheet.
3. Dengan memanfaatkan fungsi vlookup dan hlookup, kita bisa
mengontrol identitas responden untuk keperluan transfer
informasi antar table, antar sheet atau antar file excel.

4.2.2 Kelemahan
1. Sistem yang dikerjakan terlalu memakan waktu yang lama
sehingga arsip-arsip tersebut bisa hilang, rusak atau terselip
diantara arsip-arsip yang lainnya.
2. Pada Microsoft excel, data dapat di ubah dengan mudah
sehingga keaslian data tidak pasti.
3. Dalam pelaporan data, admin harus mencetak data dan
menyerahkannya kepada manajer.

4. Pemeriksaan data dilakukan oleh manajer dengan cara
memeriksa satu per satu secara manual.
4.2.3 Solusi
Dari kelemahan sistem diatas, penulis memberikan beberapa solusi
sebagai berikut :
1. Merubah sistem kedalam sistem berbasis database dalam
bentuk program aplikasi.
Pemeriksaan tidak perlu dilakukan secara manual, karena dengan
adanya sistem database, manajer akan lebih cepat mendapatkan informasi
tentang data-data tersebut.

BAB V
PENUTUP

5.1

KESIMPULAN
Selama melakukan Kerja praktek (KP) di kantor UD. Bintang
Borneo, penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan

bahwa

penyediaan data inventory bertujuan untuk memudahkan administrasi
gudang dalam melakukan proses input ke dalam sistem terkomputerisasi.
Sehingga keakuratan data sangat diperlukan. Penggunaan Microsoft
Excel tidak efisien dalam sistem informasi ini, karena data dapat di ubah
dengan mudah sehingga keaslian data tidak dapat dipastikan dan
memerlukan waktu yang lama dalam pelaporan data ke manajer.

5.2

SARAN
Beberapa saran yang dapat penulis berikan selama melakukan kerja
praktek di UD. Bintang Borneo adalah:
1. Berharap apabila mahasiswa yang melakukan Kerja Praktek di UD.
Bintang Borneo dapat diberikan pelatihan tentang cara-cara
pengoperasian sistem secara mendetail sehingga mahasiswa dapat
memahami dengan maksimal fungsi sistem yang sedang berjalan .

2. Para karyawan UD. Bintang Borneo seharusnya dapat memberikan
banyak informasi dan masukkan mengenai apa yang akan dijadikan
bahan bagi mahasiswa pada saat melakukan kerja praktek, karena
informasi tersebut akan menjadi pembelajaran bagi mahasiswa.
3. Merubah sistem informasi Microsoft Excel ke dalam sistem berbasis
database sangat diperlukan, karena mengingat ketidakefisienan yang
ada pada Microsoft Excel.

Lampiran 1: Jadwal Kegiatan Kerja Praktek di UD. Bintang Borneo
N
O

KEGIATAN

I

Minggu
II
III

IV

KETERANGAN
JADWAL

1.

Mengumpulkan informasi
mengenai sistem informasi
data inventory

Tgl 21 November
s/d 28 November
2012

2.

Mengamati onjek yang
dianalisa yaitu sistem
informasi

Tgl 29 November
s/d 13 Desember
2012

3.

Menganalisa sistem
informasi yang ada
sehingga menemukan
masalah serta mencari
solusi permasalahannya

Tgl 14 Desember s/d
21 Desember2012