EVALUASI SISTEM INFORMASI PORTAL INTRANE
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
EVALUASI SISTEM INFORMASI PORTAL INTRANET
( Studi Kasus : Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika )
Bahrawi
Calon peneliti (BPPKI) Manado, Indonesia
[email protected]
ABSTRAK
kegagalan suatu system informasi ditentukan oleh banyak faktor, salah satunya adalah
kegagalan dalam memenuhi kebutuhan atau harapan pengguna system. Ukuran keberhasialan
dan perspektif terhadap system informasi sangat kompleks dan subjektif. Penelitian ini
membahas evaluasi system informasi dengan menggunakan kerangka kerja Human,
Organization and Technology (HOT) Fit dengan studi kasus adalah portal intranet
Kementerian Kominfo. Penelitian ini menunjukkan bahwa portal intranet Kominfo sudah dan
telah menjadi kebutuhan yang penting dalam menunjang proses kerja pengguna system,
namun secara keseluruhan bisa dikatakan belum maksimal. Ada ketidak sesuaian antara
pengguna system (users) terhadap teknologi yang digunakan. Dalam pengelolaan dan
pengembangannya dibutuhkan analisa kebutuhan pengguna system secara mendalam serta
kesesuaiannya terhadap tujuan organisasi.
Kata kunci: Evaluasi system informasi, Human, Organization and Technology (HOT)-Fit,
system informasi.
PENDAHULUAN
Penggunaan system informasi diberbagai organisasi baik itu pemerintahan, institusi
pendidikan, perbankan ataupun bentuk organisasi lainnya bukan lagi menjadi suatu trend
namun sudah menjadi kebutuhan yang penting untuk menunjang pertumbuhan organisasi.
Tidak bisa dipungkiri bahwa system informasi telah memberikan kontribusi yang tidak
sedikit dalam rangka membantu proses efisiensi dan efektifitas proses kegiatan organisasi
ataupun dalam mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah organisasi. Namun disisi
lain, terkadang ada juga yang kurang bisa memanfaatkan sistem informasi dengan baik
ISBN :
1
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
bahkan lebih jauh ada juga yang menolak penggunaan sistem informasi. Hal tersebut
merupakan suatu kondisi yang bisa disebabkan oleh berbagai hal salah satunya adalah kurang
tepatnya perencanaan pengembangan sistem informasi.
Fakta di lapangan menunjukkan bahwa perencanaan terhadap system informasi yang
ideal itu tidak sederhana dan sangatlah kompleks. Dimulai dari mencari tahu kebutuhan
hingga menganalisa metode- metode yang hendak digunakan dalam perancangan system
informasi yang sesuai dengan fungsi dan tujuan organisasi. Karena kompleksitas ini maka
perencanaan system informasi harus berdasarkan petunjuk yang jelas.
Sistem informasi yang sudah berjalan dalam suatu organisasi juga membutuhkan
pengembangan karena sifat organisasi yang dinamis mengikuti perkembangan zaman.
Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengawasan dan evaluasi sistem informasi itu
sendiri. Evaluasi sistem sangat diperlukan untuk tetap menyelaraskan sistem informasi, tujuan
organisasi dan pemakai sistem itu sendiri.
Penelitian ini mendefinisikan sistem informasi yang baik adalah merupakan sistem
informasi yang selaras dengan pengguna sistem, organisasi dan teknologi yang digunakan.
Peneliti mencoba untuk mengevaluasi sebuah sistem informasi yang merupakan salah satu
aplikasi e-government dan lebih dikenal dengan nama Portal Intranet Kementerian
Komunikasi dan Informatika untuk mengetahui kesesuaian atau keselarasan sistem tersebut
dari aspek teknologi, organisasi dan pengguna sistem.
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika adalah suatu bentuk
implementasi e-government yang didalamnya memuat banyak modul/fungsi dan aplikasi yang
digunakan untuk menunjang proses kegiatan organisasi.
Evaluasi Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika dilakukan
berdasarkan kerangka evaluasi yang diperkenalkan oleh Yusof et al. (2008b) dan Yusof
(2011). Kerangka evaluasi yang dikenal dengan nama HOT-Fit (Human Organisation
Technology-Fit), awalnya dikembangkan untuk Sistem Informasi Kesehatan namun juga
berlaku untuk Sistem Informasi secara umum. Pada kerangka kerja HOT-Fit faktor manusia
dan organisasi memainkan peran penting dalam pengembangan dan implementasi sistem
informasi. Keselarasan faktor-faktor tersebut dapat dicapai dengan melakukan evaluasi
terhadap sistem informasi.
ISBN :
2
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
Gambar 1. Kerangka evaluasi Human, Organization and Technology - Fit(HOT-Fit) (Yusof,
2011)
METODOLOGI
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif sebagai strategi untuk mendapatkan
wawasan lebih dalam dari pengguna sistem. Selain wawancara peneliti juga melakukan
observasi langsung, menggunakan kuisioner sebagai penunjang serta tanya jawab dengan
penyelenggara atau pengelola sistem.
peneliti memilih portal intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika
(KOMINFO) Republik Indonesia (RI) sebagai studi kasus berdasarkan pertimbangan bahwa
Kementerian KOMINFO merupakan aparat pemerintah yang tugas dan fungsinya sangat
berkaitan erat dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi serta sistem informasi, bahwa
portal Kementerian KOMINFO bisa jadi akan menjadi rujukan atau percontohan Kementerian
lainnya sebab Kementerian KOMINFO merupakan lembaga yang mengeluarkan “Panduan
Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah” melalui Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government (INPRES No.3 Tahun 2003).
Peneliti menggunakan metode purposive sampling untuk memilih 19 informan dari
pengguna sistem dengan keahlian dan latar belakang pengalaman dengan sistem yang
berbeda-beda. Selain wawancara mendalam, peneliti juga melakukan observasi serta analisis
dokumen kuisioner sebagai penunjang kehandalan penelitian.
Analisa data : teknik analisis data yang digunakan adalah model interaktif (Miles dan
Huberman), reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/verifikasi.
ISBN :
3
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sesuai dengan tujuan penelitian ini yaitu untuk mengevaluasi keberhasilan system
informasi berdasarkan kerangka kerja HOT-Fit, untuk itu peneliti memilih portal intranet
Kementerian Komunikasi dan Informatika sebagai studi kasus dalam penelitian ini.
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika merupakan salah satu bentuk
implementasi e-Government sistem informasi berbasis web dengan mengintegrasikan
berbagai aplikasi, modul dan fungsi-fungsi penunjang kegiatan operasional Kementerian
Kominfo salah satu tujuannya adalah sebagai media komunikasi internal Kominfo. Beberapa
aplikasi yang terintegrasi didalamnya adalah aplikasi e-absensi, aplikasi e-mail, kanal diskusi
internal, e-audit, e-office, K-Cloud, KMS-Kominfo, Simpatik, kalkulator, VPN dan Eperpustakaan.
Hasil dari evaluasi dalam penelitian ini disusun berdasarkan kerangka kerja evaluasi
HOT-Fit, mulai dari dimensi Human, kemudian Organisation dan terakhir adalah Technology.
Human
System Use atau penggunaan sistem, pada bagian ini seluruh informan mengaku sistem
portal intranet kominfo merupakan sistem yang dibutuhkan. Namun dari semua aplikasi dan
modul yang terintegrasi didalam portal intranet Kominfo, aplikasi yang paling sering
digunakan adalah e-absensi dan kanal diskusi. seluruh informan mengaku tidak pernah sama
sekali menggunakan aplikasi e-audit. Aplikasi seperti Kalkulator, e-office, simpatik dan VPN
merupakan yang termasuk aplikasi yang sangat jarang diakses.
User satisfaction atau kepuasan pengguna, disini 10 dari 19 informan mengaku tidak
puas menggunakan sistem secara keseluruhan sedangkan sebagian lagi mengatakan bahwa
puas hanya dengan beberapa modul aplikasi saja, seluruh informan sepakat bahwa portal
membantu mempermudah tugas mereka.
System development atau pengembangan sistem, disini peneliti menggali informasi
melalui informan penyelenggara sistem. Penerapan sistem portal intranet Kominfo hingga saat
ini belum mencapai tujuan yang diharapkan. Penerapan modul atau aplikasi pada portal
ISBN :
4
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
dilakukan secara bertahap dan terencana. Untuk detail rencana pengembangan systemnya juga
sudah ada.
Organization
Structure, strategi yang dilakukan oleh penyelenggara untuk meningkatkan
penggunaan
portal
terhadap
pegawai
yakni
dengan
mengintegrasikan
aplikasi-
aplikasi/modul/fungsi kedalam akun portal masing-masing pegawai. Adanya tim khusus yang
dibentuk oleh penyelenggara yang bertugas untuk optimalisasi dan efisiensi dari aplikasi atau
modul-modul yang ada.
Environment, peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku saat ini tidak berpengaruh
terhadap sistem portal intranet yang sedang berjalan. Dukungan-dukungan dari stakeholder
sejauh ini masih mendukung.
Technology
System quality, integrasi dari beberapa modul aplikasi merupakan bentuk efektivitas
dan efisiensi sistem informasi, namun mesti juga didukung oleh tim pengelola sistem yang
baik. Lebih dari setengah informan mengatakan portal intranet Kominfo mudah digunakan
dan cukup user friendly. Berbagai opini yang diberikan oleh informan mengenai portal
intranet Kominfo komentar positif seperti “sangat mudah digunakan jika memiliki
keterampilan dasar komputer”, “akses informasi yang cepat dan simple”, dan komentar
lainnya. Ada juga komentar yang bersifat negatif seperti “ rumit”, “terlalu banyak yang harus
dipahami”, “ada bug”, “terkadang terjadi inkonsistensi”. Portal intranet Kominfo sangat
mudah diakses baik dari dalam jaringan Kominfo maupun melalui jaringan lain selain jalur
Kominfo, karena sistem portal intranet Kominfo sudah dilengkapi dengan teknologi VPN
yang memungkinkan sistem bisa diakses melalui berbagai macam media internet. Waktu
respon sistem serta downtime juga sudah baik. Fleksibilitas sistem juga sangat bagus, sistem
sudah mengintegrasi banyak aplikasi didalamnya.
Information quality, pada beberapa aplikasi yang sangat dibutuhkan oleh pengguna
sistem salah satunya adalah aplikasi e-absensi yang digunakan pengguna untuk memonitor
absensi harian, beberapa komentar mengatakan bahwa informasi yang diberikan terkadang
masih ada kesalahan dalam merekam kehadiran absensi pegawai.
Pada modul civitas atau kepegawaian yakni modul yang bisa dimanfaatkan untuk
mencari tahu informasi data kepegawain, terasa kurang handal karena ada banyak informasi
ISBN :
5
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
data pegawai yang sangat minim datanya. Beberapa modul juga ada yang sifatnya open media
contohnya modul Kanal dan diskusi yang dibuat khusus untuk pengguna sebagai media saling
bertukar informasi antar sesama pegawai dan pengelola sistem, pada modul ini sulit dilakukan
pengukuran kualitas informasi karena modul lebih menyerupai forum.
Seercive quality, masalah teknis yang terjadi pada sistem portal intranet Kominfo bisa
langsung dilaporkan langsung ke IT-Helpdesk selaku pengelola sistem, baik itu melalui
telepon, e-mail atau pun media lainnya. Meskipun keberadaan IT-Helpdesk sangat membantu
namun belum terdapat Standar operasional procedure (SOP) yang pasti dari pihak pengelola
sistem. Tidak adanya sistem layanan tiket yang bisa memonitoring lamanya masalah
terselesaikan, Lamanya respon dan penyelesaian masalah banyak dikeluhkan oleh informan,
salah satunya adalah informan yang bermasalah dengan user akun mengatakan masalahnya
sudah sangat lama belum terselesaikan, entah ini disebabkan oleh kurangnya kordinasi antara
pengguna sistem dan pengelola sistem atau kekurangan tenaga dari pihak pengelola sistem
yang memang bertugas melayani pengguna yang tidak sedikit. Namun yang jelas terdapat gap
yang lumayan besar antara pengguna sistem dengan pengelola sistem.
Meskipun begitu ada juga beberapa informan yang mengatakan bahwa staf teknis atau
IT-Helpdesk sistem memberikan layanan yang cukup baik.
Tabel 1. Ringkasan temuan dari Faktor Technology
Indikator
Kualitas sistem
kualitas informasi
Kualitas layanan
Temuan
Cukup sederhana
User friendly
sering error, downtime
Terintegrasi
Bug
inkonsistensi data
Informasi kurang lengkap
Format report tidak sederhana
Staff kompeten dan skill yang bagus
respon yang kurang cepat
tidak ada follow-up
Tidak ada sistem tiket
Fit (Keselarasan)
Human, Organization and Technology : kualitas sistem yang baik, kerjasama yang baik antara
stakeholder terkait yang secara tidak langsung telah berkontribusi terhadap sistem.
ISBN :
6
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
Human and technology : lingkungan yang cukup mendukung, kolaborasi tim pengelola yang
baik, pengelola sistem yang mahir dibidangnya.
Human and organization : dukungan dari top managemennt disetiap unit kerja,.
Organization and technology : strategi pengembangan sistem.
Miss fit (Ketidak selarasan)
Missfit antara Human, organization dan technology dapat terlihat dari tidak tersedianya SOP
untuk penganan masalah teknis pada sistem, tidak adanya pelatihan yang diberikan terhadap
pengguna sistem, Update informasi dan terakhir adalah akurasi data .
PEMBAHASAN
Portal intranet Kominfo masih belum berhasil mencapai tujuannya serta belum
mencapai kecocokan yang maksimal dari ketiga faktor yang mempengaruhi sistem yakni
Human, Organization serta Technology. Selain faktor-faktor seperti belum adanya SOP teknis
penindakan masalah, update informasi data pegawai serta akurasi data, Faktor yang cukup
mempengaruhi juga adalah faktor sumber daya manusia serta keterampilan pengguna.
Beberapa pengguna, khususnya yang sudah berusia tua menganggap sistem portal intranet
Kominfo merupakan suatu yang rumit dan sulit difahami. Untuk meningkatkan keselarasan
antara pengguna dan teknologi perlu dipertimbangkan pilihan serta keterampilan pengguna.
Sebagai bentuk implementasi e-government dan sebagai instansi yang memang terkait
erat dengan sistem informasi maka perencanaan, pengelolaan serta pengembangan portal
intranet Kominfo dilakukan dengan hati-hati, tertib dan terencana. Temuan mengenai hal ini
yaitu bahwa sudah adanya detail rencana pengembangan sistem, namun dalam
pengelolaannya belum ada SOP yang jelas tentang penanganan masalah dalam sistem.
Tingkat kepuasan pengguna sistem portal secara keseluruhan sangat minim, tetapi
kepuasan terhadap beberapa aplikasi atau modul sudah lumayan, ini bisa saja berarti masih
adanya beberapa aplikasi ataupun modul yang kurang mendapatkan kan perhatian dari sisi
penggunaannya. Rendahnya penggunaan terhadap beberapa aplikasi atau modul lebih banyak
disebabkan karena kurangnya kebutuhan terhadap aplikasi atau modul tersebut, meskipun ada
juga yang disebabkan oleh tingkat keterampilan pengguna.
Kurangnya strategi untuk peningkatan penggunaan sistem juga cukup berpengaruh,
dibutuhkan pelatihan bagi pengguna-pengguna sistem yang minim keterampilan dibidang
komputer, selain itu diperlukan juga pemahaman bagi para pengguna untuk tidak hanya
ISBN :
7
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
sekedar mengetahui dan menggunakan tapi memahami efek dari sistem terhadap proses kerja
serta terhadap pengembangan sistem dikemudian hari. Peran aktif dan komitmen top
management disetiap stakeholder juga berpengaruh dalam meningkatkan penggunaan sistem.
Tabel 2. Ringakasan temuan Faktor Human
Indikator
Penggunaan sistem
Kepuasan pengguna
Pengembangan sistem
Temuan
Sudah menjadi kebutuhan pengguna
digunakan sebagaimana mestinya
Beberapa modul 'kurang peminat'
Puas pada beberapa modul/aplikasi saja
Ada Detail Plan
Penerapan terencana
Tabel 3. Ringkasan temuan dari Faktor Organization
Indikator
Struktur
Lingkungan
Temuan
Minim Strategi untuk peningkatan
pengguna
Tim Work yang baik
Beberapa modul 'kurang peminat'
Dukungan stake holder yang baik
Aturan pemerintah tidak berpengaruh
langsung terhadap sistem
Beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan sistem adalah sebagai berikut :
kualitas sistem (akurasi data, user-friendly, aksesibilitas, integrasi dan waktu respon),
Kualitas informasi (relevansi, kegunaan, keandalan data, ketepatan waktu serta ketersediaan
data), Kualitas layanan (dukungan teknis, kecepatan serta jaminan layanan), Pengembangan
sistem (perencanaan, pengelolaan serta penjadwalan), Penggunaan sistem (jumlah pengguna,
keterampilan, pelatihan, perilaku serta motivasi penggunaan sistem), Kepuasan pengguna (
manfaat yang dirasakan, kepuasan secara keseluruhan sistem, kepuasan terhadap setiap unsurunsur dari sistem), Struktur dan lingkungan organisasi (strategi, dukungan stakeholder,
kerja sama tim, aturan-aturan)
Temuan dalam penelitian ini juga sejalan dengan penelitian sebelumnya Kautsarina
(2012) yakni dibutuhkan informasi kebutuhan pengguna sistem akan teknologi yang
diperlukan untuk menunjang pekerjaan pengguna sistem.
ISBN :
8
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
KESIMPULAN DAN SARAN
Faktor-faktor
yang
diidentifikasi
mempengaruhi
keberhasilan
system
dapat
membimbing pengembangan system kedepan, khususnya aplikasi e-government pada
umumnya. Hasil penelitian menunjukkan kerangka kerja HOT-Fit bisa diterapkan untuk
mengevaluasi system informasi e-government maupun system informasi pada umumnya
secara sistematis dan terstruktur. Penelitian ini mempunyai keterbatasan yaitu informan yang
diwawancara hanya terbatas yang berada dilingkungan lokasi geografis peneliti karena
memperhatikan waktu dan biaya. Namun meski begitu kami juga mendapatkan data
penunjang melalui Tanya jawab langsung dengan pengelola system melalui e-mail serta
kuisioner online yang diberikan kepada pengguna yang berada diluar jangkauan peneliti. Data
temuan dalam penelitian ini tidak menggambarkan keseluruhan pengguna portal intranet
Kominfo.
Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian adalah selain kecanggihan teknologi
yang ditawarkan oleh system informasi sekiranya juga penting untuk mendapatkan masukan
atau informasi akan kebutuhan (analisa kebutuhan) yang diinginkan oleh pengguna kemudian
diselaraskan dengan tujuan organisasi serta teknologi yang ada. Penggunaan system layanan
tiket akan memudahkan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang ada pada sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Stacie Petter, William Delone and Ephraim McLean, "Measuring information systems
success: models, dimensions, measures, and interrelationships" in European journal of
informatioan systems (2008)17, 236-263.
Yusof, M. M. (2011). HOT-fit evaluation framework, “Validation using case studies and
qualitative systematic review in health information systems evaluation adoption”.
Paper
presented
at
the
359-XIV.
Retrieved
from
http://search.proquest.com/docview/1010055788?accountid=148759
Kautsarina, ‘Kajian Penerimaan Portal Intranet Kominfo Berdasarkan Konsep Technology
Acceptance Model (TAM) di BPPKI Jakarta’, Temu Ilmiah Badan Litbang SDM
Kementerian KOMINFO 2012.
Noor Azizah K, S-Mohamadali and Jonathan M. Garibaldi “Understanding and Addressing
The ‘Fit’ Between User, Technology And Organization In Evaluating User Acceptance
ISBN :
9
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
Of Healthcare Technology”. HEALTHINF 2012 - International Conference on Health
Informatics, 1-4 February 2012, Vilamoura, Algarve, Portugal.
Maryati Mohd Yusof and Azizatul Yusna Ahmed Yusuff, "Evaluating E-Government system
Effectiveness Using An Integrated Socio-Technical and Fit Approach,” Information
Technology journal 12 (5):894-906, 2013
Eris L_Simkes05. “Model Evaluasi Sistem Informasi”.
http://simkesugm06.wordpress.com/2006/10/03/model-evaluasi-sistem-informasi/
akses: 31 Juli 2013
Ridvia Lisa, Maschandra, Rusman Iskandar. (2010), “Analisis data kualitatif model Miles dan
Huberman (Sebuah rangkuman dari buku Analisis Data Qualitatif, Mathew B.Miles dan
A.Michael Huberman) Terjemahan Tjetjep Rohindi Rohidi, UI-Press 1992
ISBN :
10
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
EVALUASI SISTEM INFORMASI PORTAL INTRANET
( Studi Kasus : Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika )
Bahrawi
Calon peneliti (BPPKI) Manado, Indonesia
[email protected]
ABSTRAK
kegagalan suatu system informasi ditentukan oleh banyak faktor, salah satunya adalah
kegagalan dalam memenuhi kebutuhan atau harapan pengguna system. Ukuran keberhasialan
dan perspektif terhadap system informasi sangat kompleks dan subjektif. Penelitian ini
membahas evaluasi system informasi dengan menggunakan kerangka kerja Human,
Organization and Technology (HOT) Fit dengan studi kasus adalah portal intranet
Kementerian Kominfo. Penelitian ini menunjukkan bahwa portal intranet Kominfo sudah dan
telah menjadi kebutuhan yang penting dalam menunjang proses kerja pengguna system,
namun secara keseluruhan bisa dikatakan belum maksimal. Ada ketidak sesuaian antara
pengguna system (users) terhadap teknologi yang digunakan. Dalam pengelolaan dan
pengembangannya dibutuhkan analisa kebutuhan pengguna system secara mendalam serta
kesesuaiannya terhadap tujuan organisasi.
Kata kunci: Evaluasi system informasi, Human, Organization and Technology (HOT)-Fit,
system informasi.
PENDAHULUAN
Penggunaan system informasi diberbagai organisasi baik itu pemerintahan, institusi
pendidikan, perbankan ataupun bentuk organisasi lainnya bukan lagi menjadi suatu trend
namun sudah menjadi kebutuhan yang penting untuk menunjang pertumbuhan organisasi.
Tidak bisa dipungkiri bahwa system informasi telah memberikan kontribusi yang tidak
sedikit dalam rangka membantu proses efisiensi dan efektifitas proses kegiatan organisasi
ataupun dalam mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah organisasi. Namun disisi
lain, terkadang ada juga yang kurang bisa memanfaatkan sistem informasi dengan baik
ISBN :
1
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
bahkan lebih jauh ada juga yang menolak penggunaan sistem informasi. Hal tersebut
merupakan suatu kondisi yang bisa disebabkan oleh berbagai hal salah satunya adalah kurang
tepatnya perencanaan pengembangan sistem informasi.
Fakta di lapangan menunjukkan bahwa perencanaan terhadap system informasi yang
ideal itu tidak sederhana dan sangatlah kompleks. Dimulai dari mencari tahu kebutuhan
hingga menganalisa metode- metode yang hendak digunakan dalam perancangan system
informasi yang sesuai dengan fungsi dan tujuan organisasi. Karena kompleksitas ini maka
perencanaan system informasi harus berdasarkan petunjuk yang jelas.
Sistem informasi yang sudah berjalan dalam suatu organisasi juga membutuhkan
pengembangan karena sifat organisasi yang dinamis mengikuti perkembangan zaman.
Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengawasan dan evaluasi sistem informasi itu
sendiri. Evaluasi sistem sangat diperlukan untuk tetap menyelaraskan sistem informasi, tujuan
organisasi dan pemakai sistem itu sendiri.
Penelitian ini mendefinisikan sistem informasi yang baik adalah merupakan sistem
informasi yang selaras dengan pengguna sistem, organisasi dan teknologi yang digunakan.
Peneliti mencoba untuk mengevaluasi sebuah sistem informasi yang merupakan salah satu
aplikasi e-government dan lebih dikenal dengan nama Portal Intranet Kementerian
Komunikasi dan Informatika untuk mengetahui kesesuaian atau keselarasan sistem tersebut
dari aspek teknologi, organisasi dan pengguna sistem.
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika adalah suatu bentuk
implementasi e-government yang didalamnya memuat banyak modul/fungsi dan aplikasi yang
digunakan untuk menunjang proses kegiatan organisasi.
Evaluasi Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika dilakukan
berdasarkan kerangka evaluasi yang diperkenalkan oleh Yusof et al. (2008b) dan Yusof
(2011). Kerangka evaluasi yang dikenal dengan nama HOT-Fit (Human Organisation
Technology-Fit), awalnya dikembangkan untuk Sistem Informasi Kesehatan namun juga
berlaku untuk Sistem Informasi secara umum. Pada kerangka kerja HOT-Fit faktor manusia
dan organisasi memainkan peran penting dalam pengembangan dan implementasi sistem
informasi. Keselarasan faktor-faktor tersebut dapat dicapai dengan melakukan evaluasi
terhadap sistem informasi.
ISBN :
2
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
Gambar 1. Kerangka evaluasi Human, Organization and Technology - Fit(HOT-Fit) (Yusof,
2011)
METODOLOGI
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif sebagai strategi untuk mendapatkan
wawasan lebih dalam dari pengguna sistem. Selain wawancara peneliti juga melakukan
observasi langsung, menggunakan kuisioner sebagai penunjang serta tanya jawab dengan
penyelenggara atau pengelola sistem.
peneliti memilih portal intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika
(KOMINFO) Republik Indonesia (RI) sebagai studi kasus berdasarkan pertimbangan bahwa
Kementerian KOMINFO merupakan aparat pemerintah yang tugas dan fungsinya sangat
berkaitan erat dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi serta sistem informasi, bahwa
portal Kementerian KOMINFO bisa jadi akan menjadi rujukan atau percontohan Kementerian
lainnya sebab Kementerian KOMINFO merupakan lembaga yang mengeluarkan “Panduan
Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah” melalui Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government (INPRES No.3 Tahun 2003).
Peneliti menggunakan metode purposive sampling untuk memilih 19 informan dari
pengguna sistem dengan keahlian dan latar belakang pengalaman dengan sistem yang
berbeda-beda. Selain wawancara mendalam, peneliti juga melakukan observasi serta analisis
dokumen kuisioner sebagai penunjang kehandalan penelitian.
Analisa data : teknik analisis data yang digunakan adalah model interaktif (Miles dan
Huberman), reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/verifikasi.
ISBN :
3
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sesuai dengan tujuan penelitian ini yaitu untuk mengevaluasi keberhasilan system
informasi berdasarkan kerangka kerja HOT-Fit, untuk itu peneliti memilih portal intranet
Kementerian Komunikasi dan Informatika sebagai studi kasus dalam penelitian ini.
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika merupakan salah satu bentuk
implementasi e-Government sistem informasi berbasis web dengan mengintegrasikan
berbagai aplikasi, modul dan fungsi-fungsi penunjang kegiatan operasional Kementerian
Kominfo salah satu tujuannya adalah sebagai media komunikasi internal Kominfo. Beberapa
aplikasi yang terintegrasi didalamnya adalah aplikasi e-absensi, aplikasi e-mail, kanal diskusi
internal, e-audit, e-office, K-Cloud, KMS-Kominfo, Simpatik, kalkulator, VPN dan Eperpustakaan.
Hasil dari evaluasi dalam penelitian ini disusun berdasarkan kerangka kerja evaluasi
HOT-Fit, mulai dari dimensi Human, kemudian Organisation dan terakhir adalah Technology.
Human
System Use atau penggunaan sistem, pada bagian ini seluruh informan mengaku sistem
portal intranet kominfo merupakan sistem yang dibutuhkan. Namun dari semua aplikasi dan
modul yang terintegrasi didalam portal intranet Kominfo, aplikasi yang paling sering
digunakan adalah e-absensi dan kanal diskusi. seluruh informan mengaku tidak pernah sama
sekali menggunakan aplikasi e-audit. Aplikasi seperti Kalkulator, e-office, simpatik dan VPN
merupakan yang termasuk aplikasi yang sangat jarang diakses.
User satisfaction atau kepuasan pengguna, disini 10 dari 19 informan mengaku tidak
puas menggunakan sistem secara keseluruhan sedangkan sebagian lagi mengatakan bahwa
puas hanya dengan beberapa modul aplikasi saja, seluruh informan sepakat bahwa portal
membantu mempermudah tugas mereka.
System development atau pengembangan sistem, disini peneliti menggali informasi
melalui informan penyelenggara sistem. Penerapan sistem portal intranet Kominfo hingga saat
ini belum mencapai tujuan yang diharapkan. Penerapan modul atau aplikasi pada portal
ISBN :
4
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
dilakukan secara bertahap dan terencana. Untuk detail rencana pengembangan systemnya juga
sudah ada.
Organization
Structure, strategi yang dilakukan oleh penyelenggara untuk meningkatkan
penggunaan
portal
terhadap
pegawai
yakni
dengan
mengintegrasikan
aplikasi-
aplikasi/modul/fungsi kedalam akun portal masing-masing pegawai. Adanya tim khusus yang
dibentuk oleh penyelenggara yang bertugas untuk optimalisasi dan efisiensi dari aplikasi atau
modul-modul yang ada.
Environment, peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku saat ini tidak berpengaruh
terhadap sistem portal intranet yang sedang berjalan. Dukungan-dukungan dari stakeholder
sejauh ini masih mendukung.
Technology
System quality, integrasi dari beberapa modul aplikasi merupakan bentuk efektivitas
dan efisiensi sistem informasi, namun mesti juga didukung oleh tim pengelola sistem yang
baik. Lebih dari setengah informan mengatakan portal intranet Kominfo mudah digunakan
dan cukup user friendly. Berbagai opini yang diberikan oleh informan mengenai portal
intranet Kominfo komentar positif seperti “sangat mudah digunakan jika memiliki
keterampilan dasar komputer”, “akses informasi yang cepat dan simple”, dan komentar
lainnya. Ada juga komentar yang bersifat negatif seperti “ rumit”, “terlalu banyak yang harus
dipahami”, “ada bug”, “terkadang terjadi inkonsistensi”. Portal intranet Kominfo sangat
mudah diakses baik dari dalam jaringan Kominfo maupun melalui jaringan lain selain jalur
Kominfo, karena sistem portal intranet Kominfo sudah dilengkapi dengan teknologi VPN
yang memungkinkan sistem bisa diakses melalui berbagai macam media internet. Waktu
respon sistem serta downtime juga sudah baik. Fleksibilitas sistem juga sangat bagus, sistem
sudah mengintegrasi banyak aplikasi didalamnya.
Information quality, pada beberapa aplikasi yang sangat dibutuhkan oleh pengguna
sistem salah satunya adalah aplikasi e-absensi yang digunakan pengguna untuk memonitor
absensi harian, beberapa komentar mengatakan bahwa informasi yang diberikan terkadang
masih ada kesalahan dalam merekam kehadiran absensi pegawai.
Pada modul civitas atau kepegawaian yakni modul yang bisa dimanfaatkan untuk
mencari tahu informasi data kepegawain, terasa kurang handal karena ada banyak informasi
ISBN :
5
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
data pegawai yang sangat minim datanya. Beberapa modul juga ada yang sifatnya open media
contohnya modul Kanal dan diskusi yang dibuat khusus untuk pengguna sebagai media saling
bertukar informasi antar sesama pegawai dan pengelola sistem, pada modul ini sulit dilakukan
pengukuran kualitas informasi karena modul lebih menyerupai forum.
Seercive quality, masalah teknis yang terjadi pada sistem portal intranet Kominfo bisa
langsung dilaporkan langsung ke IT-Helpdesk selaku pengelola sistem, baik itu melalui
telepon, e-mail atau pun media lainnya. Meskipun keberadaan IT-Helpdesk sangat membantu
namun belum terdapat Standar operasional procedure (SOP) yang pasti dari pihak pengelola
sistem. Tidak adanya sistem layanan tiket yang bisa memonitoring lamanya masalah
terselesaikan, Lamanya respon dan penyelesaian masalah banyak dikeluhkan oleh informan,
salah satunya adalah informan yang bermasalah dengan user akun mengatakan masalahnya
sudah sangat lama belum terselesaikan, entah ini disebabkan oleh kurangnya kordinasi antara
pengguna sistem dan pengelola sistem atau kekurangan tenaga dari pihak pengelola sistem
yang memang bertugas melayani pengguna yang tidak sedikit. Namun yang jelas terdapat gap
yang lumayan besar antara pengguna sistem dengan pengelola sistem.
Meskipun begitu ada juga beberapa informan yang mengatakan bahwa staf teknis atau
IT-Helpdesk sistem memberikan layanan yang cukup baik.
Tabel 1. Ringkasan temuan dari Faktor Technology
Indikator
Kualitas sistem
kualitas informasi
Kualitas layanan
Temuan
Cukup sederhana
User friendly
sering error, downtime
Terintegrasi
Bug
inkonsistensi data
Informasi kurang lengkap
Format report tidak sederhana
Staff kompeten dan skill yang bagus
respon yang kurang cepat
tidak ada follow-up
Tidak ada sistem tiket
Fit (Keselarasan)
Human, Organization and Technology : kualitas sistem yang baik, kerjasama yang baik antara
stakeholder terkait yang secara tidak langsung telah berkontribusi terhadap sistem.
ISBN :
6
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
Human and technology : lingkungan yang cukup mendukung, kolaborasi tim pengelola yang
baik, pengelola sistem yang mahir dibidangnya.
Human and organization : dukungan dari top managemennt disetiap unit kerja,.
Organization and technology : strategi pengembangan sistem.
Miss fit (Ketidak selarasan)
Missfit antara Human, organization dan technology dapat terlihat dari tidak tersedianya SOP
untuk penganan masalah teknis pada sistem, tidak adanya pelatihan yang diberikan terhadap
pengguna sistem, Update informasi dan terakhir adalah akurasi data .
PEMBAHASAN
Portal intranet Kominfo masih belum berhasil mencapai tujuannya serta belum
mencapai kecocokan yang maksimal dari ketiga faktor yang mempengaruhi sistem yakni
Human, Organization serta Technology. Selain faktor-faktor seperti belum adanya SOP teknis
penindakan masalah, update informasi data pegawai serta akurasi data, Faktor yang cukup
mempengaruhi juga adalah faktor sumber daya manusia serta keterampilan pengguna.
Beberapa pengguna, khususnya yang sudah berusia tua menganggap sistem portal intranet
Kominfo merupakan suatu yang rumit dan sulit difahami. Untuk meningkatkan keselarasan
antara pengguna dan teknologi perlu dipertimbangkan pilihan serta keterampilan pengguna.
Sebagai bentuk implementasi e-government dan sebagai instansi yang memang terkait
erat dengan sistem informasi maka perencanaan, pengelolaan serta pengembangan portal
intranet Kominfo dilakukan dengan hati-hati, tertib dan terencana. Temuan mengenai hal ini
yaitu bahwa sudah adanya detail rencana pengembangan sistem, namun dalam
pengelolaannya belum ada SOP yang jelas tentang penanganan masalah dalam sistem.
Tingkat kepuasan pengguna sistem portal secara keseluruhan sangat minim, tetapi
kepuasan terhadap beberapa aplikasi atau modul sudah lumayan, ini bisa saja berarti masih
adanya beberapa aplikasi ataupun modul yang kurang mendapatkan kan perhatian dari sisi
penggunaannya. Rendahnya penggunaan terhadap beberapa aplikasi atau modul lebih banyak
disebabkan karena kurangnya kebutuhan terhadap aplikasi atau modul tersebut, meskipun ada
juga yang disebabkan oleh tingkat keterampilan pengguna.
Kurangnya strategi untuk peningkatan penggunaan sistem juga cukup berpengaruh,
dibutuhkan pelatihan bagi pengguna-pengguna sistem yang minim keterampilan dibidang
komputer, selain itu diperlukan juga pemahaman bagi para pengguna untuk tidak hanya
ISBN :
7
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
sekedar mengetahui dan menggunakan tapi memahami efek dari sistem terhadap proses kerja
serta terhadap pengembangan sistem dikemudian hari. Peran aktif dan komitmen top
management disetiap stakeholder juga berpengaruh dalam meningkatkan penggunaan sistem.
Tabel 2. Ringakasan temuan Faktor Human
Indikator
Penggunaan sistem
Kepuasan pengguna
Pengembangan sistem
Temuan
Sudah menjadi kebutuhan pengguna
digunakan sebagaimana mestinya
Beberapa modul 'kurang peminat'
Puas pada beberapa modul/aplikasi saja
Ada Detail Plan
Penerapan terencana
Tabel 3. Ringkasan temuan dari Faktor Organization
Indikator
Struktur
Lingkungan
Temuan
Minim Strategi untuk peningkatan
pengguna
Tim Work yang baik
Beberapa modul 'kurang peminat'
Dukungan stake holder yang baik
Aturan pemerintah tidak berpengaruh
langsung terhadap sistem
Beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan sistem adalah sebagai berikut :
kualitas sistem (akurasi data, user-friendly, aksesibilitas, integrasi dan waktu respon),
Kualitas informasi (relevansi, kegunaan, keandalan data, ketepatan waktu serta ketersediaan
data), Kualitas layanan (dukungan teknis, kecepatan serta jaminan layanan), Pengembangan
sistem (perencanaan, pengelolaan serta penjadwalan), Penggunaan sistem (jumlah pengguna,
keterampilan, pelatihan, perilaku serta motivasi penggunaan sistem), Kepuasan pengguna (
manfaat yang dirasakan, kepuasan secara keseluruhan sistem, kepuasan terhadap setiap unsurunsur dari sistem), Struktur dan lingkungan organisasi (strategi, dukungan stakeholder,
kerja sama tim, aturan-aturan)
Temuan dalam penelitian ini juga sejalan dengan penelitian sebelumnya Kautsarina
(2012) yakni dibutuhkan informasi kebutuhan pengguna sistem akan teknologi yang
diperlukan untuk menunjang pekerjaan pengguna sistem.
ISBN :
8
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
KESIMPULAN DAN SARAN
Faktor-faktor
yang
diidentifikasi
mempengaruhi
keberhasilan
system
dapat
membimbing pengembangan system kedepan, khususnya aplikasi e-government pada
umumnya. Hasil penelitian menunjukkan kerangka kerja HOT-Fit bisa diterapkan untuk
mengevaluasi system informasi e-government maupun system informasi pada umumnya
secara sistematis dan terstruktur. Penelitian ini mempunyai keterbatasan yaitu informan yang
diwawancara hanya terbatas yang berada dilingkungan lokasi geografis peneliti karena
memperhatikan waktu dan biaya. Namun meski begitu kami juga mendapatkan data
penunjang melalui Tanya jawab langsung dengan pengelola system melalui e-mail serta
kuisioner online yang diberikan kepada pengguna yang berada diluar jangkauan peneliti. Data
temuan dalam penelitian ini tidak menggambarkan keseluruhan pengguna portal intranet
Kominfo.
Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian adalah selain kecanggihan teknologi
yang ditawarkan oleh system informasi sekiranya juga penting untuk mendapatkan masukan
atau informasi akan kebutuhan (analisa kebutuhan) yang diinginkan oleh pengguna kemudian
diselaraskan dengan tujuan organisasi serta teknologi yang ada. Penggunaan system layanan
tiket akan memudahkan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang ada pada sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Stacie Petter, William Delone and Ephraim McLean, "Measuring information systems
success: models, dimensions, measures, and interrelationships" in European journal of
informatioan systems (2008)17, 236-263.
Yusof, M. M. (2011). HOT-fit evaluation framework, “Validation using case studies and
qualitative systematic review in health information systems evaluation adoption”.
Paper
presented
at
the
359-XIV.
Retrieved
from
http://search.proquest.com/docview/1010055788?accountid=148759
Kautsarina, ‘Kajian Penerimaan Portal Intranet Kominfo Berdasarkan Konsep Technology
Acceptance Model (TAM) di BPPKI Jakarta’, Temu Ilmiah Badan Litbang SDM
Kementerian KOMINFO 2012.
Noor Azizah K, S-Mohamadali and Jonathan M. Garibaldi “Understanding and Addressing
The ‘Fit’ Between User, Technology And Organization In Evaluating User Acceptance
ISBN :
9
Temu Ilmiah
Yogyakarta, 28 Agustus 2013
Of Healthcare Technology”. HEALTHINF 2012 - International Conference on Health
Informatics, 1-4 February 2012, Vilamoura, Algarve, Portugal.
Maryati Mohd Yusof and Azizatul Yusna Ahmed Yusuff, "Evaluating E-Government system
Effectiveness Using An Integrated Socio-Technical and Fit Approach,” Information
Technology journal 12 (5):894-906, 2013
Eris L_Simkes05. “Model Evaluasi Sistem Informasi”.
http://simkesugm06.wordpress.com/2006/10/03/model-evaluasi-sistem-informasi/
akses: 31 Juli 2013
Ridvia Lisa, Maschandra, Rusman Iskandar. (2010), “Analisis data kualitatif model Miles dan
Huberman (Sebuah rangkuman dari buku Analisis Data Qualitatif, Mathew B.Miles dan
A.Michael Huberman) Terjemahan Tjetjep Rohindi Rohidi, UI-Press 1992
ISBN :
10