OBSERVASI SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI TP
OBSERVASI SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI (TPS) PADA UMKM
LBB DELTA JEMBER
MAKALAH
Diajukan Guna Melengkapi Tugas Matakuliah Sistem Informasi Manajemen
Program Studi S1-Akuntansi
Oleh:
Iyyaka Rahmaniya 120810301006
Fadzilatul Jannah
120810301015
Lian Cantika D.P
120810301024
Ulfa Ainatul A
120810301178
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS JEMBER
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
dengan rahmat dan hidayat-Nya kita diberi ilmu dan pengetahuan untuk menuntut
cita – cita. Terimakasih yang sebesar – besarnya pada kesempatan kali ini kami
dapat menyelesaikan tugas akhir kelompok dari mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen yang berjudul “Observasi Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) di
Lembaga Bimbingan Belajar (LBB) DELTA”. Semoga dengan adanya makalah
ini mahasiswa dapat mengetahui implementasi sistem – sistem pemrosesan
transaksi pada setiap fungsional area yang digunakan Lembaga Bimbingan
Belajar (LBB) DELTA.
Demikianlah makalah ini kami buat dan mohon kritk dan saran baik dari
pihak mahasiswa ataupun pembaca sendiri yang nantinya agar tercipta makalah
yang lebih baik kedepannya Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada
semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal
sampai akhir. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa meridhai segala usaha
kita.
Jember, 20 Desember 2014
Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .......................................................................................................
i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................
ii
BAB 1. PENDAHULUAN ...............................................................................................1
1.1 Latar belakang .............................................................................................................1
1.2 Rumusan masalah ........................................................................................................2
1.3 Tujuan penelitian ........................................................................................................2
BAB 2. PEMBAHASAN ................................................................................................. 3
2.1 Proses bisnis dan struktur organisasi LBB Delta ...........................................................3
2.2 Visi dan misi LBB Delta ................................................................................................4
2.3 Mekanisme kerja pada masing – masing fungsional area...............................................5
2.4 TPS (Transaction Processing System ) ........................................................................11
2.5 Hubungan job deskripsi dengan TPS ( Transaction Processing System ) ....................13
2.6 Mekanisme hubungan kerja pada level operasional dengan level manajerial...............17
BAB 3. KESIMPULAN .................................................................................................. 20
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam peningkatannya, pemerintah terus memacu pertumbuhan usaha
mikro, kecil, dan menengah di kalangan masyarakat baik yang dikelola kelompok
maupun individu. Melalui Dinas Koperasi dan UMKM, pemerintah juga berupaya
mengawal para pelaku UMKM agar senantiasa produktif dan berkualitas. Salah
satunya dengan merealisasikan program penguatan modal bagi para pelaku
UMKM.
Di indonesia, perkembangan sistem UMKM ditahun ini sebagian telah
memakai teknologi yang sudah mengikuti eranya akan tetapi banyak juga UMKM
yang masih menggunakan sistem manual dalam setiap fungsional areanya. Sistem
manual merupakan sistem yang digunakan terkait pemrosesan setiap terjadi
transaksi dalam suatu perusahaan misalnya UMKM yang digunakan untuk
menjalankan setiap kegiatan dalam perusahaan itu sendiri. Disini nantinya dapat
kita ketahui dalam pembahasan bawasannya sejauhmana UMKM di jember ini
menggunakan sistem yang lebih baik dengan menggunakan sistem pemrosesan
transaksi.
Salah satu sampel UMKM di wilayah jember adalah Lembaga Bimbingan
Belajar ( LBB ). Bimbingan Belajar merupakan suatu bentuk kegiatan dalam
proses belajar yang dilakukan oleh seseorang yang telah memiliki kemampuan
lebih dalam banyak hal untuk diberikan kepada orang lain yang mana bertujuan
agar orang lain dapat menemukan pengetahuan baru yang belum dimilikinya serta
dapat diterapkan dalam kehidupannya.Lembaga ini berusaha membuat program
dan materi yang sesuai dengan Garis Besar Program Pembelajaran yang
diterapkan Kemendiknas. Secara umum tujuan bimbingan belajar adalah
membantu siswa agar mencapai perkembangan yang optimal, sehingga tidak
menghambat perkembangan siswa, agar siswa mampu menghadapi dan
memecahkan masalah-masalah belajar, serta siswa dapat mandiri dalam belajar.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses bisnis LBB Delta Jember?
2. Apa visi dan misi LBB Delta Jember?
3. Bagaimana fungsi operasional dan manejemen LBB Delta Jember?
4. Bagaimana hubungan kerja level operasional dengan level manajerial?
5. Bagaimana sistem pemrosesan transaksi pada fungsi operasional?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Mengetahui proses bisnis dan struktur organisasi pada LBB Delta Jember.
2. Mengetahui visi dan misi LBB Delta Jember.
3. Mengetahui fungsi operasional dan manajemen yang ada di LBB Delta
Jember.
4. Mengetahui hubungan kerja pada level operasional dengan level manajerial.
5. Mengetahui sistem pemrosesan transaksi pada fungsi operasional.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Proses Bisnis dan Struktur Organisasi LBB DELTA
Chief Executive Officer
(CEO)
Chief
Academic
officer
(CAO)
Chief
Operation
officer
(COO)
- Supervisor
Tentor
- Div
Komputeris
asi
- Supervisor
Kurikulum
- Supervisor
Program SD
- Div
Percetakan
Research &
Depelopment Manager
Chief
Maketing
officer
(CMO)
Marketing
Officer
Chief
Finance
Officer
(CFO)
- Unit Front
Office
- Office Boy
- Div Sarana
Umum
TENTOR
Gambar 1. Struktur Organisasi Lembaga Bimbingan Belajar (LBB)
DELTA, Jember
Lembaga bimbingan Belajar (LBB) DELTA Jember merupakan
salah satu UMKM yang salah satu tujuannya adalah untuk memberikan
bimbingan kepada siswa Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama, dan
Sekolah Menengah Atas. LBB DELTA banyak menawarkan jasa
didalamnya yakni metode pembelajaran yang sedikit berbeda dengan
metode yang biasa digunakan dalam belajar, diantaranya yaitu dengan
menyelipkan beberapa trik dan tips sehingga siswanya dapat dengan
mudah menangkap semua mata pelajaran yang akan dipelajarinya.
Demikian sedikit dari penjelasan proses bisnis yang diusung didalamnya
agar dapat menarik konsumennya dan memperkembangkan apa yang telah
ada menjadi ilmu dikemas dengan baik.
Struktur organisasi Lembaga Bimbingan Belajar (LBB) DELTA
Jember telah dijelaskan pada bagan diatas. Chief Executive Officer (CEO)
dan Research and Development Manager merupakan pihak yang
membawahi setiap fungsi. Mereka saling bekerjasama dan timbal balik
dalam melaksanakan tugasnya sehingga diharapkan nantinya dapat
mencapai tujuan dari LBB DELTA.
2.2 Visi dan Misi Lembaga Bimbingan Belajar DELTA Jember
Visi Lembaga Bimbingan Belajar DELTA Jember
“Adanya keinginan untuk ikut membantu program pemerintah dalam
bidang pendidikan dengan cara ikut mencerdaskan kehidupan bangsa
khususnya pelajar yang ada di Jember, dimana metode yang diterapkan
berupa pembelajaran yang humanis dengan mengacu pada wawasan
mengutamakan kualitas dan kepercayaan sehingga nantinya dapat
mewujudkan sebuah tatanan masyarakat dan generasi bangsa yang cerdas,
pintar, terampil dan berakhlak mulia. ”
Misi Lembaga Bimbingan Belajar DELTA Jember
a. Menerapkan metode dan konsep pembelajaran dari staf pengajar yang
berkualitas secara utuh dan proporsional dengan terus berusaha
melakukan pengembangan dan perbaikan dengan selalu menjaga
kualitas.
b. Mengembangkan metode dan konsep pembelajaran yang langsung, di
wilayah
Jember
sehingga
diharapkan
dapat
membantu
dan
memudahkan para pelajar dalam mempelajari pelajaran maupun
dalam mempersiapkan ujian.
c. Menciptakan suasana belajar - mengajar yang menyenangkan untuk
siswa.
d. Mengembangkan dan menyiapkan tenaga pendidik yang handal dan
professional.
2.3 Mekanisme Kerja pada Masing – Masing Fungsional Area
Dibawah ini merupakan mekanisme kerja pada masing – masing
level operasional maupun manajemen, penjelasannya adalah sebagai
berikut :
1. Supervisor Tentor
Supervisor Tentor memiliki tugas dalam mengendalikan
perkembangan pelaksanakan kegiatan (controlling). Tugas lain
supervisor tentor yakni sebagai pengawas dalam pelaksanaan
proses bimbingan belajar yang sedang berlangsung.
Supervisor tentor memiliki tanggung jawab
untuk
menyiapkan orang yang akan melaksanakan kegiatan (staffing) dan
sekaligus melakukan inventarisasi dalam permasalahan Kegiatan
Belajar Mengajar (KMB), menampung segala kritik yang
diutarakan oleh tentor maupun siswa dalam bimbingannya baik
kritik yang bersifat positif maupun negatif, memeriksa kembali
jadwal yang telah disusun dan supervisor ini juga akan
bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan jika ada
permasalahan yang tidak terstruktur seperti halnya ada tentor yang
berhalangan hadir.
2. Supervisor Kurikulum
Selain terdapat supervisor tentor, ada pula supervisor
kurikulum.
Supervisor
kurikulum
memiliki
tugas
untuk
mengembangkan cara berfikir yang sederhana, mudah, kreatif, dan
cerdas yang mampu mendukung pemikiran siswa bimbingan
belajar tersebut.
Dalam pertanggung jawabannya supervisor kurikulum ini
mempunyai tanggung jawab dalam mengevaluasi setiap materi
yang terdapat dalam buku diktat dan modul soal, menyusun
kalender akademik dan menyusun jadwal Kegiatan Belajar
Mengajar (KMB) setiap waktunya, tanggung jawab lainnya adalah
pengambilan keputusan dalam permasalahan jam kosong yang
kadang terjadi bersama dengan supervisor tentor sehingga dapat
terpecahkan hal tersebut.
3. Supervisor Program SD
Supervisor program SD memiliki tanggung jawab dalam
mengkoordinasi
dalam
penyediaan
materi
–
materi
yang
dibutuhkan oleh siswa Sekolah Dasar (SD). Tanggung jawab
dalam menyusun pola dan pengembangan pengajaran materi untuk
kelas Sekolah Dasar, serta mengkoordinasi dalam penyiapan soal –
soal test khusus diperuntukkan kelas Sekolah Dasar (SD).
4. Divisi Komputerisasi
Pada perkembangannya, aspek komputerisasi dan teknologi
merupakan hal yang paling menunjang dalam segala aspek
terutama pada suatu entitas bisnis. Komputerisasi biasanya
digunakan dalam proses pengolahan suatu data dan meningkatkan
suatu efisiensi dan efektifitas dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Divisi komputerisasi didalam Lembaga Bimbingan Belajar
ini bertugas dan bertanggungjawab untuk mengolah data – data
perusahan. Divisi komputerisasi ini kemudian menginventariskan
dan mengolah setiap data akademik serta mengolad data – data
administrasi maupun data financialnya dan juga menjaga
kerahasiaan dari data administrasi, akademik, dan financialnya.
5. Divisi Percetakan
Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, divisi percetakan
saat ini merupakan unit kerja ini dipandang sudah memadahi.
Tugas divisi ini mengelola segala sesuatu yang berkaitan dengan
pengkoordinasian dalam pengumpulan materi diktat, soal, brosur,
surat, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan bisnis tersebut
agar dapat dikelola dengan baik, rapi dan mudah dalam
pengaksesannya.
Materi diktat, soal, brosur, pamflet,dan surat – surat
nantinya akan dicetak oleh divisi percetakan. Selain hal tersebut,
divisi ini juga bertugas dalam mengatur lay – out, plat, pembelian
kertas apabila kertas habis, pencetakan dan penjilidan. Biaya
transportasi pencetakan akan diurus oleh divisi percetakan ini.
6. Divisi Sarana Umum
Tugas dan tanggung jawab terkait divisi sarana umum ini
adalah pengadaan sarana dan prasarana Lembaga Bimbingan
Belajar.
Divisi
ini
menjalankan
urusan
pengelolaan
dan
pemeliharaan aset LBB.
Dalam melaksanakan tugasnya, divisi sarana umum
mempunyai fungsi pengumpulan bahan dan kebutuhan alat tulis di
dalam kelas maupun kantor dan juga pembeliannya. Pengadaan
dan pengaturan sarana dan prasarana umum khususnya akademis
terkait juga kebutuhan prasarana penunjang kegiatan belajar
mengajar.
7. Marketing Officer
Marketing Officer atau biasa disebut dengan petugas
pemasaran akan melakukan mempromosikan produk jasa yang
diberikan oleh lembaga Bimbingan Belajar DELTA. Hal ini dapat
melibatkan pemasaran produk jasa yang ada dan mengembangkan
produk jasa tersebut untuk memenuhi permintaan konsumennya.
Tanggungjawab dari fungsi ini yaitu pengadaan dalam
kunjungan ke sekolah – sekolah di lingkungan sekitarnya untuk
memberi dan menawarkan kerjasama maupun promosi pada
sekolah yang telah dikunjungi. Selain itu marketing officer akan
mengkoordinasi publikasi brosur dan sarana promosi lainnya, dan
mengkoordinasi pelaksanaan try – out dengan menjalin kerjasama
dengan piak sekolah yang bersedia diajak untuk kerjasama.
8. Unit Front Office
Front office merupakan cermin pertama kali dari kualitas
pelayanan suatu instansi yang diberikan kepada tamu saat
memasuki kantor. Untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta
kemampuan pegawai di bagian front office dalam menjalankan
tugas dan fungsinya sangat menentukan dalam memberikan kesan
baik maupun kurang baik pada para tamu yang dalam hal ini
adalah satker serta kemampuan dalam berkomunikasi juga sangat
dibutuhkan.
Unit Front Office ini mempunyai tanggung jawab yaitu
menjalankan administrasi kantor sehari-hari, memberi informasi
program bimbingan kepada siswa dan calon siswa, Mengatur
kerapian kantor, memastikan kehadiran tentor setiap hari, dan
menjalankan administrasi keuangan setiap harinya.
9. Office Boy
Office boy adalah sebuah pekerjaan mulia dan termasuk
salah satu bagian dari tulang punggung aktifitas kegiatan
perkantoran. Secara umum tugas seorang office boy terbagi dalam
tiga jenis pekerjaan, yakni tugas rutin, tugas berkala dan tugas
insidental.
Tugas rutin yaitu membersihkan dan merapikan ruangan
dan perlengkapan kantor serta melayani permintaan untuk
keperluan karyawan dalam LBB. Selain itu tugas rutin berkala
meliputi membersihkan kaca ruang kerja yang dilakukan dua kali
seminggu serta menyiram dan merawat tanaman yang dilakukan
dua
kali
seminggu.
Sedangkan
tugas
insidental
meliputi
menyediakan minuman ataupun makanan serta melayani keperluan
rapat, pertemuan,dan training serta melaksanakan tugas tertentu.
10. Chief Finance Officer (CFO)
Wakil direktur yang satu ini berperan dalam masalah
keuangan atau financial. Oleh karena itu kita sudah bisa menebak,
bahwa Kepanjangan dari singkatan CFO adalah Chief Financial
Officer. Peran CFO dalam suatu entitas sangat terkait dengan
pengadaan pendanaan, pembelanjaan, pembentukan anggaran, dan
pembuatan laporan keuangan dalam suatu entitas bisnis.
Tugas dari CFO pada LBB DELTA ini adalah mengelola
keuangan
lembaga,
mengatur
penggajian
karyawan,
dan
mempertanggungjawabkan prosedur dan administrasi pemasukan
dan penggunaan uang lembaga.
11. Chief Activity Officer (CAO)
Chief Activity Officer (CAO) mempunyai tanggung jawab
di dalam pelaksanaanya pada suatu entitas bisnis khususnya pada
Lembaga Bimbingan Belajar DELTA ini. Tugas dari CAO ini
yakni meliputi pengelolaan seluruh aktivitas akademik lembaga
bimbingan. Penyusunan seluruh program akademik lembaga
bimbngan
belajar
dan
pertanggungjawaban
prosedur
dan
administrasi akademik dari lembaga ini.
12. Chief Marketing Officer (CMO)
CMO (Credit Marketing Officer) adalah sebuah jabatan
yang umumnya ada di sebuah perusahaan pembiayaan (finance).
CMO ini terkait dengan pemasaran yaitu bertanggungjawab untuk
mengelola seluruh aktivitas pemasaran dan menyusun program
publikasi dan promosi.
CMO juga menangani kerjasama publikasi dan promosi
dengan pihak eksternal. Kemudian mengatur jadwal promosi dan
mengkoordinasikan personil yang dilibatkan dalam lembaga
bimbingan ini, dan mempertanggungkawabkan seluruh prosedur
dan administrasi pemasaran.
13. Chief Operating Officer
Kepanjangan dari singkatan COO adalah Chief Operating
Officer. COO ini perannya bisa bermacam-macam tergantung dari
model bisnis suatu perusahaan yang dipimpinnya.
COO mempunyai tanggungjawab dalam mengelola seluruh
aktivitas operasional nonakademik dalam lembaga ini. Mengatur
pengadaan sarana dan prasarana akademik dan nonakademik. Serta
mempertanggungjawabkan seluruh prosedur dan administrasi
aktivitas nonakademik dan sarana atau prasarana lembaga
bimbingan belajar DELTA.
14. Research and Development Manager
Bagian Research & Development (R&D) di suatu
perusahaan bertanggung jawab untuk segala aktivitas dan
pengembangan di lembaga bimbingan belajar ini. Bagian R&D
juga bertanggung jawab untuk memastikan kualitas performansi
dalam lembaga sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Research and development berhubungan erat dengan
penelitian serta perkembangan dari usaha yang dijalankan,
bagaimana caranya lembaga ini bisa lebih dipercayai oleh
masyarakat. Oleh karena itu, R & D ini mempunyai tanggungjawab
untuk menyusun program penelitian dan pengembangan akademik
lembaga, pro-Aktif mencari masukan dan kritikan terhadap
lembaga, mengadakan rekrutmen dan program peningkatan mutu
tentor, menjalin komunikasi positif dengan seluruh personil
akademis, serta memberi masukan positif kepada seluruh personil
akademis, dan juga menyampaikan pertimbangan kepada CEO.
15. Chief Executive Officer (CEO)
Chief Executive Officer (CEO) merupakan bagian fungsi
yang cukup penting dimana CEO ini mempunyai tanggungjawab
untuk mengkoordinasikan seluruh aktivitas pelaksanaan program
akademis dan nonakademis, mewakili kepentingan lembaga dalam
hubungannya dengan pihak eksternal, membuat keputusan strategis
yang berhubungan dengan pengembangan dan perluasan lembaga,
mengevaluasi
kinerja
seluruh
personil
lembaga,
memberi
penghargaan atas prestasi karyawan, serta memberikan pembinaan
terhadap
karyawan
yang
melakukan
kehilafan,
dan
mempertanggungjawabkan kemajuan atau kemunduran lembaga
secara administratif maupun prosedural.
2.4 TPS( Transaction Processing Systems )
Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System
disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam
pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-
interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah
sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang
mendukung operasional organisasi dilakukan.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data
untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya
untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem
informasi eksekutif. Misalnya jasa pada entitas bisnis yang kami observasi
ini. LBB ini merupakan perusahaan yang bergerak alam bidang jasa
pendidikan yakni biasa disebut dengan bimbingan belajar.
Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:
Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung
dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti
memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang
bersumber dari lingkungan.
Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah
lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan
bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem
informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah
sebagai berikut :
1
Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu,
misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut
golongan, dsb.
2
Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih
mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad
nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3
Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen
data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan
pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang
pelanggan, dsb.
4
Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary)
seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
5
Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan
dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para
pengguna.
6
Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus
disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam
organisasi
2.5 Hubungan Job Deskripsi dengan TPS ( Transaction Processing
Systems )
Penggunaan sistem oleh Lembaga Bimbingan Belajar ini yaitu
sistem yang dinilai masih manual pada kegiatan belajar mengajarnya
maupun aktivitas kantornya yang diterapkan dalam setiap element fungsi
yang ada dalam lembaga tersebut. Adapun beberapa contoh sistem manual
yang dipakai dalam setiap funsinya , antara lain :
1. Fungsi Akademik
Dalam
pembelajarannya.
rangka
membantu
Maka
siswa
diharapkan
dapat
menyelesaian
menyediakan
pembimbing akademik. Pembimbing akademik adalah guru
pengajar
yang
ditunjuk
dan
diserahi
tugas
membimbing
sekelompok siswa yang bertujuan untuk membantu siswa
menyelesaikan pembelajarannya secepat dan seefisien mungkin
sesuai dengan kondisi dan potensi individual siswa yang diajar.
Salah satu sistem pemrosesan transaksi manual pada fungsi
akademik ini yaitu progam tambahan jadwal ekstra yang ditujukan
kepada
siswa
kelas
XII
SMA.
Kegiatan-kegiatan
yang
dilaksanakan pada tambahan jadwal ekstra ini adalah sebagai
berikut : adanya toefl, try out, review materi kelas X dan XI, dan
intensif belajar matematika. Progam tambahan jadwal ekstra ini
diberitahukan kepada semua siswa yang bimbel. Siswa bisa
mendaftar ke bagian pendaftaran dengan syarat mutlak yang harus
dipemuhi sebelumnya yaitu sangat serius ingin belajar, tidak asal
ikut-ikutan, tidak curang dalam tryout, tidak mengganggu suasana
belajar di dalam kelas, tidak datang terlambat, tidak makan dan
minum di kelas dan tidak bermain HP didaalam kelas.
2. Fungsi Operasional
Fungsi operasional adalah ilmu dan seni mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif
sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan, karyawan dan
masyarakat.
Dalam
keputusan
untuk
memberi
pengadaan
operasional seperti sarana dan prasarana, pada LBB delta terkait
dengan pengadaan sarana sudah didaftar per tahun secara manual
melalui program Microsoft Excel dengan karyawan per minggu
yang mendata daftar inventaris yang ada pada LBB Delta. Serta
membuat daftar permintaan bahan pasokan yang dibutuhkan per
tahun oleh LBB delta.
Inventaris Kantor
Inventaris
Merk
Acer
4352
Printer
Mesin Fotocopy
Kursi Kantor
Meja Kantor
Kursi Belajar
Kursi Kuliah
White Board
Water Dispenser
AC
B812G32Mikk
HP 2060/ K110
Canon IR 3235
Donati DO-10
Champion
Fortura
Chitose
Bambi
Miyako
LG S05LFG
Maspion
F-18
DA
Harga
Jumlah Harga
(Unit)
(Rp)
(Rp)
Aspire-
Laptop
Kipas Angin
Jumlah
4
3.000.00
0
12.000.000
2
1
2
4
14
210
7
2
8
800.000
12.000.000
1.426.000
2.750.000
2.500.000
340.000
4.420.000
500.000
2.300.000
1.600.000
24.000.000
2.852.000
11.000.000
35.000.000
71.400.000
30.940.000
1.000.000
10.400.000
1
559.000
559.000
Supply Kantor Bimbel
Supply Kantor
Buku Tulis
Pena
Kertas HVS
Tinta Printer
Paper clip
Total Biaya Supply
Kantor
Biaya / tahun ( Rp )
450.000
140.000
525.000
350.000
360.000
1.825.000
Dan juga pada fungsi operasional yang mengatur tentang proses
administrasi awal pendaftaran siswa juga masih dilakukan secara manual
serta pada proses verifikasi daftar kehadiran tentor maupun siswa juga
dilakukan secara manual dengan absen manual.
1. Fungsi Pemasaran
Salah satu yang terkait dengan fungsi pemasaran yaitu
Sistem promosi ke sekolah SMA. Pada dasarnya promosi ini
dilakukan oleh bagian marketing officer dengan tujuan untuk
memperkenalkan sistem bimbingan belajar yang ada di LBB
Delta agar dapat membuat para siswa tertarik untuk mengikuti
bimbingan belajar di LBB Delta.
Fungsi ini sangat bermanfaat bagi LBB Delta karena
fungsi pemasaran ini merupakan ujung tombak LBB Delta
untuk memperkenalkan LBB Delta di kalangan pelajar
sehingga setelah diperkenalkannya LBB Delta ini kepada
siswa, dapat menarik banyak perhatian para siswa untuk segera
mendaftar di LBB delta. Promosi yang telah maupun sedang
dilakukan sampai saat ini yaitu melakukan pengenalan pada
tingkat pendidikan SD,SMP, dan SMA di daerah jember saja.
2. Fungsi Keuangan
Salah satu sistem yang dijalankan oleh fungsi keuangan
di LBB Delta yaitu sistem penggajian para tentor. Gaji para
tentor ini diberikan untuk sekali setiap bulannya, dengan
ketentuan sesuai dengan jumlah jam kerja yang sudah
dilakukan
oleh
tentor
tersebut.
Pada
pengendalian
kesalahannya, untuk para tentor setiap harinya terdapat absen
atau jadwal pengajar.
Sistem penggajian melakukan pencatatan atas uang
yang dibayarkan kepada para staf pengajar. File master yang
tersusun dari kumpulan informasi ( misalnya nama, alamat,
dan nomor induk staf pengajar ) yang disebut unsur-unsur data.
Data-data dimasukkan ke dalam sistem yang memperbarui
unsur-unsur data. Unsur-unsur pada file master terkombinasi
dengan beragam cara untuk menghasilkan laporan yang
dibutuhkan para manajer untuk membayar gaji karyawan.
Sistem penggajian didapat dari file master gaji yang
berisi tentang Nomor induk staf pengajar, Nama, Alamat,
Divisi/ jabatan, tariff gaji, Waktu cuti, Gaji kotor, dan dipotong
dengan potongan Zakat, Uang Qurban, dan Cicilan kendaraan.
Setelah itu dipindah secara manual dalam program Microsoft
Excel di buku besar dengan Akun : beban upah dan gaji. Pada
buku besar ini digunakan sebagai laporan untuk laporan yang
dibutuhkan untuk manajer.
3. Fungsi Research and Development
Sistem pengadaan rekrutmen tentor yang berkualitas.
Rekrutmen tentor ini dilakukan dengan beberapa persyaratan
dimana salah satunya yaitu mempunyai kemampuan yang
bagus dan menguasai mata pelajaran tertentu sesuai dengan
kebutuhan LBB Delta. Serta pada fungsi ini menyusun
program penelitian dan pengembangan akademik pada LBB
delta dan juga fungsi ini yang berfunsi untuk menjaga
komunikasi anatara staf pengajar dengan para manajer untuk
tetap komunikasi secara positif.
Terkait dengan sistem rekruitmen para staf pengajar
pada LBB Delta melakukan dengan pembukaan pendaftaran
pada kampus dengan objeknya adalah mahasiswa yang sedang
menempuh pada Fakultas MIPA terutama karena akan lebih
mudah pemahamannya tentang studi yang berdasar LBB Delta.
2.6 Mekanisme Hubungan Kerja pada Level Operasional dengan Level
Manajerial yang Lebih Tinggi
Adapun beberapa hubungan antara level operasional dengan level
manajerial, hubungan-hubungan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Akademik ( CAO)
CAO
memberikan
data
informasi
mengenai
perkembangan seluruh aktivitas akademik lembaga, terkait
dengan bagaimana dan sejauh mana seluruh progam akademik
itu dilakukan, serta mempertanggungjawabkan prosedur dan
administrasi akademik lembaga. Sehingga CEO bisa menilai
apakah seluruh progam sudah dilakukan dengan sesuai apa
belum, dan juga agar CEO itu bisa memutuskan apakah
progam itu perlu dilanjutkan atau tidak. Selain itu, keputusan
CEO ini perlu dalam hal penentuan prosedur yang telah
dilakukan tersebut sudah benar atau tidak. Dan keputusan ini
merupakan keputusan semi terstruktur.
2. Fungsi operasional (COO)
COO
merupakan
penanggung
jawab
dalam
menyampaikan informa
si terkait dengan aktivitas non-akademik, dan lebih
kepada peningkatan sarana dan prasarana yang dibutuhkan
oleh divisi komputerisasi, divisi percetakan dan divisi sarana
umum. COO ini berkoordinasi dengan CEO terkait dengan
pemberian sarana dan prasarana yang boleh dilakukan oleh
COO. Terkait dengan pengadaan sarana dan prasarana yang
diberikan, ini sesuai dengan keputusan dari CEO secara
terstruktur, misalnya yaitu pada divisi percetakan untuk
pembelian pena,tinta printer, kertas HVS dan lain-lain sudah
ditentukan biayanya setiap tahunnya.
3. Fungsi Pemasaran ( CMO)
CMO berkoordinasi dengan CEO dan fungsi Research
and Development terkait dengan menentukan bagaimana cara
promosi dan pemasaran produk dari lembaga bimbingan
belajar. Mengatur jadwal promosi dengan pihak sekolah SMP
maupun SMA, serta menjalin hubungan kerjasama dengan
seluas-luasnya dengan pihak sekolah-sekolah. Keputusan yang
diberikan oleh CEO adalah ada yang terstruktur an ada yang
semi terstruktur. Dalam hal keputusan terstruktur yang
diberikan yaitu terkait dengan besarnya biaya yang dikeluarkan
untuk promosi ini sudah ditentukan sebelumnya. Sedangkan
keputusan semi terstruktur ini berkaitan dengan keputusan
apakah akan menerima permintaan kerjasama antara LBB
Delta dengan salah satu SD,SMP, atau SMA yang ingin
bekerja sama.
4. Fungsi Keuangan (CFO)
Fungsi keuangan ini memberikan informasi mengenai
laporan keuangan perusahaan yang berupa data-data dari
pemasukan dan pengeluaran lembaga yang diolah dala bentuk
data-data dari komputer yang akan dilaporkan ke level staktis,
serta mengatur sistem penggajian para staf pengajar, dan
bertanggungjawab penuh atas sistem keuangan pada lembaga
tersebut. Pembayaran upan dan gaji karyawan. Sistem
peraturan yang diterapkan agar upah dan gaji dapat dterima
pleh karyawan diantaranya adalah absen pada saat bekerja,
selain gaji pokok di dalam upah pekerja tedapat uang
tunjangan – tunjangan misalkan biaya transportasi, akses gaji
llembur, dan lain sebagainya. Seperti yang sudah dijelaskan
terkait dengan gaji atau yang lainnya itu, keputusan yang
diberikan oleh atasan yaitu keputusan terstruktur, dimana gaji
karyawan dan gaji lembur itu besarnya sudah ditentukan untuk
setiap bulannya.
5. Fungsi Research and Development (R & D)
Fungsi ini sangat penting dalam sumber daya manusia
entitas bisnis. Fungsi SDM berkoordinasi dengan CEO untuk
mempertimbangkan berbagai masukan dan kritikan terhadap
lembaga, agar dapat lebih dipertimbangkan untuk peningkatan
mutu tentor dan menjalin komunikasi positif dengan seluruh
personil akademis serta memberi masukan positif kepada
seluruh personil akademis. Terkait dengan mutu tentor, dan
personeil akademis ini keputusan yang diberikan adalah
keputusan semi terstruktur.
BAB III
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan observasi pada entitas bisnis khususnya
UMKM di daerah Jember pada Lembaga Bimbingan Belajar DELTA, dapat kita
ketahui setiap proses bisnis pada setiap fungsi baik dari fungsi operasional
maupun
fungsi
manajerial.
Lembaga
Bimbingan
Belajar
DELTA
ini
menggunakan sistem pemrosesan transaksi terkait dengan setiap fungsinya
menggunakan sistem pemrosesan manual.
Pemrosesan transaksi secara manual ini dapat mempengaruhi pengambilan
keputusan fungsi manajerial yang lebih tinggi. Lembaga Bimbingan Belajar
DELTA mempersiapkan keperluan sistem informasinyadinilai masih tradisional
atau kurang menggunakan sistem dan teknologi yang lebih maju, sehingga
effisiensi dan efektifitas waktu, tenaga dan pikiran sangat minim bahkan akan
memakan biaya dalam proses pencatatannya. Hubungan operasional dan level
manajemen antar setiap fungsi manajemen tersebut ada yang terstruktur maupun
semi terstruktur.
LBB DELTA JEMBER
MAKALAH
Diajukan Guna Melengkapi Tugas Matakuliah Sistem Informasi Manajemen
Program Studi S1-Akuntansi
Oleh:
Iyyaka Rahmaniya 120810301006
Fadzilatul Jannah
120810301015
Lian Cantika D.P
120810301024
Ulfa Ainatul A
120810301178
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS JEMBER
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
dengan rahmat dan hidayat-Nya kita diberi ilmu dan pengetahuan untuk menuntut
cita – cita. Terimakasih yang sebesar – besarnya pada kesempatan kali ini kami
dapat menyelesaikan tugas akhir kelompok dari mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen yang berjudul “Observasi Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) di
Lembaga Bimbingan Belajar (LBB) DELTA”. Semoga dengan adanya makalah
ini mahasiswa dapat mengetahui implementasi sistem – sistem pemrosesan
transaksi pada setiap fungsional area yang digunakan Lembaga Bimbingan
Belajar (LBB) DELTA.
Demikianlah makalah ini kami buat dan mohon kritk dan saran baik dari
pihak mahasiswa ataupun pembaca sendiri yang nantinya agar tercipta makalah
yang lebih baik kedepannya Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada
semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal
sampai akhir. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa meridhai segala usaha
kita.
Jember, 20 Desember 2014
Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .......................................................................................................
i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................
ii
BAB 1. PENDAHULUAN ...............................................................................................1
1.1 Latar belakang .............................................................................................................1
1.2 Rumusan masalah ........................................................................................................2
1.3 Tujuan penelitian ........................................................................................................2
BAB 2. PEMBAHASAN ................................................................................................. 3
2.1 Proses bisnis dan struktur organisasi LBB Delta ...........................................................3
2.2 Visi dan misi LBB Delta ................................................................................................4
2.3 Mekanisme kerja pada masing – masing fungsional area...............................................5
2.4 TPS (Transaction Processing System ) ........................................................................11
2.5 Hubungan job deskripsi dengan TPS ( Transaction Processing System ) ....................13
2.6 Mekanisme hubungan kerja pada level operasional dengan level manajerial...............17
BAB 3. KESIMPULAN .................................................................................................. 20
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam peningkatannya, pemerintah terus memacu pertumbuhan usaha
mikro, kecil, dan menengah di kalangan masyarakat baik yang dikelola kelompok
maupun individu. Melalui Dinas Koperasi dan UMKM, pemerintah juga berupaya
mengawal para pelaku UMKM agar senantiasa produktif dan berkualitas. Salah
satunya dengan merealisasikan program penguatan modal bagi para pelaku
UMKM.
Di indonesia, perkembangan sistem UMKM ditahun ini sebagian telah
memakai teknologi yang sudah mengikuti eranya akan tetapi banyak juga UMKM
yang masih menggunakan sistem manual dalam setiap fungsional areanya. Sistem
manual merupakan sistem yang digunakan terkait pemrosesan setiap terjadi
transaksi dalam suatu perusahaan misalnya UMKM yang digunakan untuk
menjalankan setiap kegiatan dalam perusahaan itu sendiri. Disini nantinya dapat
kita ketahui dalam pembahasan bawasannya sejauhmana UMKM di jember ini
menggunakan sistem yang lebih baik dengan menggunakan sistem pemrosesan
transaksi.
Salah satu sampel UMKM di wilayah jember adalah Lembaga Bimbingan
Belajar ( LBB ). Bimbingan Belajar merupakan suatu bentuk kegiatan dalam
proses belajar yang dilakukan oleh seseorang yang telah memiliki kemampuan
lebih dalam banyak hal untuk diberikan kepada orang lain yang mana bertujuan
agar orang lain dapat menemukan pengetahuan baru yang belum dimilikinya serta
dapat diterapkan dalam kehidupannya.Lembaga ini berusaha membuat program
dan materi yang sesuai dengan Garis Besar Program Pembelajaran yang
diterapkan Kemendiknas. Secara umum tujuan bimbingan belajar adalah
membantu siswa agar mencapai perkembangan yang optimal, sehingga tidak
menghambat perkembangan siswa, agar siswa mampu menghadapi dan
memecahkan masalah-masalah belajar, serta siswa dapat mandiri dalam belajar.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses bisnis LBB Delta Jember?
2. Apa visi dan misi LBB Delta Jember?
3. Bagaimana fungsi operasional dan manejemen LBB Delta Jember?
4. Bagaimana hubungan kerja level operasional dengan level manajerial?
5. Bagaimana sistem pemrosesan transaksi pada fungsi operasional?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Mengetahui proses bisnis dan struktur organisasi pada LBB Delta Jember.
2. Mengetahui visi dan misi LBB Delta Jember.
3. Mengetahui fungsi operasional dan manajemen yang ada di LBB Delta
Jember.
4. Mengetahui hubungan kerja pada level operasional dengan level manajerial.
5. Mengetahui sistem pemrosesan transaksi pada fungsi operasional.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Proses Bisnis dan Struktur Organisasi LBB DELTA
Chief Executive Officer
(CEO)
Chief
Academic
officer
(CAO)
Chief
Operation
officer
(COO)
- Supervisor
Tentor
- Div
Komputeris
asi
- Supervisor
Kurikulum
- Supervisor
Program SD
- Div
Percetakan
Research &
Depelopment Manager
Chief
Maketing
officer
(CMO)
Marketing
Officer
Chief
Finance
Officer
(CFO)
- Unit Front
Office
- Office Boy
- Div Sarana
Umum
TENTOR
Gambar 1. Struktur Organisasi Lembaga Bimbingan Belajar (LBB)
DELTA, Jember
Lembaga bimbingan Belajar (LBB) DELTA Jember merupakan
salah satu UMKM yang salah satu tujuannya adalah untuk memberikan
bimbingan kepada siswa Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama, dan
Sekolah Menengah Atas. LBB DELTA banyak menawarkan jasa
didalamnya yakni metode pembelajaran yang sedikit berbeda dengan
metode yang biasa digunakan dalam belajar, diantaranya yaitu dengan
menyelipkan beberapa trik dan tips sehingga siswanya dapat dengan
mudah menangkap semua mata pelajaran yang akan dipelajarinya.
Demikian sedikit dari penjelasan proses bisnis yang diusung didalamnya
agar dapat menarik konsumennya dan memperkembangkan apa yang telah
ada menjadi ilmu dikemas dengan baik.
Struktur organisasi Lembaga Bimbingan Belajar (LBB) DELTA
Jember telah dijelaskan pada bagan diatas. Chief Executive Officer (CEO)
dan Research and Development Manager merupakan pihak yang
membawahi setiap fungsi. Mereka saling bekerjasama dan timbal balik
dalam melaksanakan tugasnya sehingga diharapkan nantinya dapat
mencapai tujuan dari LBB DELTA.
2.2 Visi dan Misi Lembaga Bimbingan Belajar DELTA Jember
Visi Lembaga Bimbingan Belajar DELTA Jember
“Adanya keinginan untuk ikut membantu program pemerintah dalam
bidang pendidikan dengan cara ikut mencerdaskan kehidupan bangsa
khususnya pelajar yang ada di Jember, dimana metode yang diterapkan
berupa pembelajaran yang humanis dengan mengacu pada wawasan
mengutamakan kualitas dan kepercayaan sehingga nantinya dapat
mewujudkan sebuah tatanan masyarakat dan generasi bangsa yang cerdas,
pintar, terampil dan berakhlak mulia. ”
Misi Lembaga Bimbingan Belajar DELTA Jember
a. Menerapkan metode dan konsep pembelajaran dari staf pengajar yang
berkualitas secara utuh dan proporsional dengan terus berusaha
melakukan pengembangan dan perbaikan dengan selalu menjaga
kualitas.
b. Mengembangkan metode dan konsep pembelajaran yang langsung, di
wilayah
Jember
sehingga
diharapkan
dapat
membantu
dan
memudahkan para pelajar dalam mempelajari pelajaran maupun
dalam mempersiapkan ujian.
c. Menciptakan suasana belajar - mengajar yang menyenangkan untuk
siswa.
d. Mengembangkan dan menyiapkan tenaga pendidik yang handal dan
professional.
2.3 Mekanisme Kerja pada Masing – Masing Fungsional Area
Dibawah ini merupakan mekanisme kerja pada masing – masing
level operasional maupun manajemen, penjelasannya adalah sebagai
berikut :
1. Supervisor Tentor
Supervisor Tentor memiliki tugas dalam mengendalikan
perkembangan pelaksanakan kegiatan (controlling). Tugas lain
supervisor tentor yakni sebagai pengawas dalam pelaksanaan
proses bimbingan belajar yang sedang berlangsung.
Supervisor tentor memiliki tanggung jawab
untuk
menyiapkan orang yang akan melaksanakan kegiatan (staffing) dan
sekaligus melakukan inventarisasi dalam permasalahan Kegiatan
Belajar Mengajar (KMB), menampung segala kritik yang
diutarakan oleh tentor maupun siswa dalam bimbingannya baik
kritik yang bersifat positif maupun negatif, memeriksa kembali
jadwal yang telah disusun dan supervisor ini juga akan
bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan jika ada
permasalahan yang tidak terstruktur seperti halnya ada tentor yang
berhalangan hadir.
2. Supervisor Kurikulum
Selain terdapat supervisor tentor, ada pula supervisor
kurikulum.
Supervisor
kurikulum
memiliki
tugas
untuk
mengembangkan cara berfikir yang sederhana, mudah, kreatif, dan
cerdas yang mampu mendukung pemikiran siswa bimbingan
belajar tersebut.
Dalam pertanggung jawabannya supervisor kurikulum ini
mempunyai tanggung jawab dalam mengevaluasi setiap materi
yang terdapat dalam buku diktat dan modul soal, menyusun
kalender akademik dan menyusun jadwal Kegiatan Belajar
Mengajar (KMB) setiap waktunya, tanggung jawab lainnya adalah
pengambilan keputusan dalam permasalahan jam kosong yang
kadang terjadi bersama dengan supervisor tentor sehingga dapat
terpecahkan hal tersebut.
3. Supervisor Program SD
Supervisor program SD memiliki tanggung jawab dalam
mengkoordinasi
dalam
penyediaan
materi
–
materi
yang
dibutuhkan oleh siswa Sekolah Dasar (SD). Tanggung jawab
dalam menyusun pola dan pengembangan pengajaran materi untuk
kelas Sekolah Dasar, serta mengkoordinasi dalam penyiapan soal –
soal test khusus diperuntukkan kelas Sekolah Dasar (SD).
4. Divisi Komputerisasi
Pada perkembangannya, aspek komputerisasi dan teknologi
merupakan hal yang paling menunjang dalam segala aspek
terutama pada suatu entitas bisnis. Komputerisasi biasanya
digunakan dalam proses pengolahan suatu data dan meningkatkan
suatu efisiensi dan efektifitas dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Divisi komputerisasi didalam Lembaga Bimbingan Belajar
ini bertugas dan bertanggungjawab untuk mengolah data – data
perusahan. Divisi komputerisasi ini kemudian menginventariskan
dan mengolah setiap data akademik serta mengolad data – data
administrasi maupun data financialnya dan juga menjaga
kerahasiaan dari data administrasi, akademik, dan financialnya.
5. Divisi Percetakan
Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, divisi percetakan
saat ini merupakan unit kerja ini dipandang sudah memadahi.
Tugas divisi ini mengelola segala sesuatu yang berkaitan dengan
pengkoordinasian dalam pengumpulan materi diktat, soal, brosur,
surat, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan bisnis tersebut
agar dapat dikelola dengan baik, rapi dan mudah dalam
pengaksesannya.
Materi diktat, soal, brosur, pamflet,dan surat – surat
nantinya akan dicetak oleh divisi percetakan. Selain hal tersebut,
divisi ini juga bertugas dalam mengatur lay – out, plat, pembelian
kertas apabila kertas habis, pencetakan dan penjilidan. Biaya
transportasi pencetakan akan diurus oleh divisi percetakan ini.
6. Divisi Sarana Umum
Tugas dan tanggung jawab terkait divisi sarana umum ini
adalah pengadaan sarana dan prasarana Lembaga Bimbingan
Belajar.
Divisi
ini
menjalankan
urusan
pengelolaan
dan
pemeliharaan aset LBB.
Dalam melaksanakan tugasnya, divisi sarana umum
mempunyai fungsi pengumpulan bahan dan kebutuhan alat tulis di
dalam kelas maupun kantor dan juga pembeliannya. Pengadaan
dan pengaturan sarana dan prasarana umum khususnya akademis
terkait juga kebutuhan prasarana penunjang kegiatan belajar
mengajar.
7. Marketing Officer
Marketing Officer atau biasa disebut dengan petugas
pemasaran akan melakukan mempromosikan produk jasa yang
diberikan oleh lembaga Bimbingan Belajar DELTA. Hal ini dapat
melibatkan pemasaran produk jasa yang ada dan mengembangkan
produk jasa tersebut untuk memenuhi permintaan konsumennya.
Tanggungjawab dari fungsi ini yaitu pengadaan dalam
kunjungan ke sekolah – sekolah di lingkungan sekitarnya untuk
memberi dan menawarkan kerjasama maupun promosi pada
sekolah yang telah dikunjungi. Selain itu marketing officer akan
mengkoordinasi publikasi brosur dan sarana promosi lainnya, dan
mengkoordinasi pelaksanaan try – out dengan menjalin kerjasama
dengan piak sekolah yang bersedia diajak untuk kerjasama.
8. Unit Front Office
Front office merupakan cermin pertama kali dari kualitas
pelayanan suatu instansi yang diberikan kepada tamu saat
memasuki kantor. Untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta
kemampuan pegawai di bagian front office dalam menjalankan
tugas dan fungsinya sangat menentukan dalam memberikan kesan
baik maupun kurang baik pada para tamu yang dalam hal ini
adalah satker serta kemampuan dalam berkomunikasi juga sangat
dibutuhkan.
Unit Front Office ini mempunyai tanggung jawab yaitu
menjalankan administrasi kantor sehari-hari, memberi informasi
program bimbingan kepada siswa dan calon siswa, Mengatur
kerapian kantor, memastikan kehadiran tentor setiap hari, dan
menjalankan administrasi keuangan setiap harinya.
9. Office Boy
Office boy adalah sebuah pekerjaan mulia dan termasuk
salah satu bagian dari tulang punggung aktifitas kegiatan
perkantoran. Secara umum tugas seorang office boy terbagi dalam
tiga jenis pekerjaan, yakni tugas rutin, tugas berkala dan tugas
insidental.
Tugas rutin yaitu membersihkan dan merapikan ruangan
dan perlengkapan kantor serta melayani permintaan untuk
keperluan karyawan dalam LBB. Selain itu tugas rutin berkala
meliputi membersihkan kaca ruang kerja yang dilakukan dua kali
seminggu serta menyiram dan merawat tanaman yang dilakukan
dua
kali
seminggu.
Sedangkan
tugas
insidental
meliputi
menyediakan minuman ataupun makanan serta melayani keperluan
rapat, pertemuan,dan training serta melaksanakan tugas tertentu.
10. Chief Finance Officer (CFO)
Wakil direktur yang satu ini berperan dalam masalah
keuangan atau financial. Oleh karena itu kita sudah bisa menebak,
bahwa Kepanjangan dari singkatan CFO adalah Chief Financial
Officer. Peran CFO dalam suatu entitas sangat terkait dengan
pengadaan pendanaan, pembelanjaan, pembentukan anggaran, dan
pembuatan laporan keuangan dalam suatu entitas bisnis.
Tugas dari CFO pada LBB DELTA ini adalah mengelola
keuangan
lembaga,
mengatur
penggajian
karyawan,
dan
mempertanggungjawabkan prosedur dan administrasi pemasukan
dan penggunaan uang lembaga.
11. Chief Activity Officer (CAO)
Chief Activity Officer (CAO) mempunyai tanggung jawab
di dalam pelaksanaanya pada suatu entitas bisnis khususnya pada
Lembaga Bimbingan Belajar DELTA ini. Tugas dari CAO ini
yakni meliputi pengelolaan seluruh aktivitas akademik lembaga
bimbingan. Penyusunan seluruh program akademik lembaga
bimbngan
belajar
dan
pertanggungjawaban
prosedur
dan
administrasi akademik dari lembaga ini.
12. Chief Marketing Officer (CMO)
CMO (Credit Marketing Officer) adalah sebuah jabatan
yang umumnya ada di sebuah perusahaan pembiayaan (finance).
CMO ini terkait dengan pemasaran yaitu bertanggungjawab untuk
mengelola seluruh aktivitas pemasaran dan menyusun program
publikasi dan promosi.
CMO juga menangani kerjasama publikasi dan promosi
dengan pihak eksternal. Kemudian mengatur jadwal promosi dan
mengkoordinasikan personil yang dilibatkan dalam lembaga
bimbingan ini, dan mempertanggungkawabkan seluruh prosedur
dan administrasi pemasaran.
13. Chief Operating Officer
Kepanjangan dari singkatan COO adalah Chief Operating
Officer. COO ini perannya bisa bermacam-macam tergantung dari
model bisnis suatu perusahaan yang dipimpinnya.
COO mempunyai tanggungjawab dalam mengelola seluruh
aktivitas operasional nonakademik dalam lembaga ini. Mengatur
pengadaan sarana dan prasarana akademik dan nonakademik. Serta
mempertanggungjawabkan seluruh prosedur dan administrasi
aktivitas nonakademik dan sarana atau prasarana lembaga
bimbingan belajar DELTA.
14. Research and Development Manager
Bagian Research & Development (R&D) di suatu
perusahaan bertanggung jawab untuk segala aktivitas dan
pengembangan di lembaga bimbingan belajar ini. Bagian R&D
juga bertanggung jawab untuk memastikan kualitas performansi
dalam lembaga sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Research and development berhubungan erat dengan
penelitian serta perkembangan dari usaha yang dijalankan,
bagaimana caranya lembaga ini bisa lebih dipercayai oleh
masyarakat. Oleh karena itu, R & D ini mempunyai tanggungjawab
untuk menyusun program penelitian dan pengembangan akademik
lembaga, pro-Aktif mencari masukan dan kritikan terhadap
lembaga, mengadakan rekrutmen dan program peningkatan mutu
tentor, menjalin komunikasi positif dengan seluruh personil
akademis, serta memberi masukan positif kepada seluruh personil
akademis, dan juga menyampaikan pertimbangan kepada CEO.
15. Chief Executive Officer (CEO)
Chief Executive Officer (CEO) merupakan bagian fungsi
yang cukup penting dimana CEO ini mempunyai tanggungjawab
untuk mengkoordinasikan seluruh aktivitas pelaksanaan program
akademis dan nonakademis, mewakili kepentingan lembaga dalam
hubungannya dengan pihak eksternal, membuat keputusan strategis
yang berhubungan dengan pengembangan dan perluasan lembaga,
mengevaluasi
kinerja
seluruh
personil
lembaga,
memberi
penghargaan atas prestasi karyawan, serta memberikan pembinaan
terhadap
karyawan
yang
melakukan
kehilafan,
dan
mempertanggungjawabkan kemajuan atau kemunduran lembaga
secara administratif maupun prosedural.
2.4 TPS( Transaction Processing Systems )
Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System
disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam
pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-
interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah
sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang
mendukung operasional organisasi dilakukan.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data
untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya
untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem
informasi eksekutif. Misalnya jasa pada entitas bisnis yang kami observasi
ini. LBB ini merupakan perusahaan yang bergerak alam bidang jasa
pendidikan yakni biasa disebut dengan bimbingan belajar.
Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:
Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung
dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti
memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang
bersumber dari lingkungan.
Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah
lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan
bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem
informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah
sebagai berikut :
1
Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu,
misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut
golongan, dsb.
2
Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih
mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad
nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3
Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen
data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan
pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang
pelanggan, dsb.
4
Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary)
seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
5
Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan
dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para
pengguna.
6
Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus
disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam
organisasi
2.5 Hubungan Job Deskripsi dengan TPS ( Transaction Processing
Systems )
Penggunaan sistem oleh Lembaga Bimbingan Belajar ini yaitu
sistem yang dinilai masih manual pada kegiatan belajar mengajarnya
maupun aktivitas kantornya yang diterapkan dalam setiap element fungsi
yang ada dalam lembaga tersebut. Adapun beberapa contoh sistem manual
yang dipakai dalam setiap funsinya , antara lain :
1. Fungsi Akademik
Dalam
pembelajarannya.
rangka
membantu
Maka
siswa
diharapkan
dapat
menyelesaian
menyediakan
pembimbing akademik. Pembimbing akademik adalah guru
pengajar
yang
ditunjuk
dan
diserahi
tugas
membimbing
sekelompok siswa yang bertujuan untuk membantu siswa
menyelesaikan pembelajarannya secepat dan seefisien mungkin
sesuai dengan kondisi dan potensi individual siswa yang diajar.
Salah satu sistem pemrosesan transaksi manual pada fungsi
akademik ini yaitu progam tambahan jadwal ekstra yang ditujukan
kepada
siswa
kelas
XII
SMA.
Kegiatan-kegiatan
yang
dilaksanakan pada tambahan jadwal ekstra ini adalah sebagai
berikut : adanya toefl, try out, review materi kelas X dan XI, dan
intensif belajar matematika. Progam tambahan jadwal ekstra ini
diberitahukan kepada semua siswa yang bimbel. Siswa bisa
mendaftar ke bagian pendaftaran dengan syarat mutlak yang harus
dipemuhi sebelumnya yaitu sangat serius ingin belajar, tidak asal
ikut-ikutan, tidak curang dalam tryout, tidak mengganggu suasana
belajar di dalam kelas, tidak datang terlambat, tidak makan dan
minum di kelas dan tidak bermain HP didaalam kelas.
2. Fungsi Operasional
Fungsi operasional adalah ilmu dan seni mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif
sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan, karyawan dan
masyarakat.
Dalam
keputusan
untuk
memberi
pengadaan
operasional seperti sarana dan prasarana, pada LBB delta terkait
dengan pengadaan sarana sudah didaftar per tahun secara manual
melalui program Microsoft Excel dengan karyawan per minggu
yang mendata daftar inventaris yang ada pada LBB Delta. Serta
membuat daftar permintaan bahan pasokan yang dibutuhkan per
tahun oleh LBB delta.
Inventaris Kantor
Inventaris
Merk
Acer
4352
Printer
Mesin Fotocopy
Kursi Kantor
Meja Kantor
Kursi Belajar
Kursi Kuliah
White Board
Water Dispenser
AC
B812G32Mikk
HP 2060/ K110
Canon IR 3235
Donati DO-10
Champion
Fortura
Chitose
Bambi
Miyako
LG S05LFG
Maspion
F-18
DA
Harga
Jumlah Harga
(Unit)
(Rp)
(Rp)
Aspire-
Laptop
Kipas Angin
Jumlah
4
3.000.00
0
12.000.000
2
1
2
4
14
210
7
2
8
800.000
12.000.000
1.426.000
2.750.000
2.500.000
340.000
4.420.000
500.000
2.300.000
1.600.000
24.000.000
2.852.000
11.000.000
35.000.000
71.400.000
30.940.000
1.000.000
10.400.000
1
559.000
559.000
Supply Kantor Bimbel
Supply Kantor
Buku Tulis
Pena
Kertas HVS
Tinta Printer
Paper clip
Total Biaya Supply
Kantor
Biaya / tahun ( Rp )
450.000
140.000
525.000
350.000
360.000
1.825.000
Dan juga pada fungsi operasional yang mengatur tentang proses
administrasi awal pendaftaran siswa juga masih dilakukan secara manual
serta pada proses verifikasi daftar kehadiran tentor maupun siswa juga
dilakukan secara manual dengan absen manual.
1. Fungsi Pemasaran
Salah satu yang terkait dengan fungsi pemasaran yaitu
Sistem promosi ke sekolah SMA. Pada dasarnya promosi ini
dilakukan oleh bagian marketing officer dengan tujuan untuk
memperkenalkan sistem bimbingan belajar yang ada di LBB
Delta agar dapat membuat para siswa tertarik untuk mengikuti
bimbingan belajar di LBB Delta.
Fungsi ini sangat bermanfaat bagi LBB Delta karena
fungsi pemasaran ini merupakan ujung tombak LBB Delta
untuk memperkenalkan LBB Delta di kalangan pelajar
sehingga setelah diperkenalkannya LBB Delta ini kepada
siswa, dapat menarik banyak perhatian para siswa untuk segera
mendaftar di LBB delta. Promosi yang telah maupun sedang
dilakukan sampai saat ini yaitu melakukan pengenalan pada
tingkat pendidikan SD,SMP, dan SMA di daerah jember saja.
2. Fungsi Keuangan
Salah satu sistem yang dijalankan oleh fungsi keuangan
di LBB Delta yaitu sistem penggajian para tentor. Gaji para
tentor ini diberikan untuk sekali setiap bulannya, dengan
ketentuan sesuai dengan jumlah jam kerja yang sudah
dilakukan
oleh
tentor
tersebut.
Pada
pengendalian
kesalahannya, untuk para tentor setiap harinya terdapat absen
atau jadwal pengajar.
Sistem penggajian melakukan pencatatan atas uang
yang dibayarkan kepada para staf pengajar. File master yang
tersusun dari kumpulan informasi ( misalnya nama, alamat,
dan nomor induk staf pengajar ) yang disebut unsur-unsur data.
Data-data dimasukkan ke dalam sistem yang memperbarui
unsur-unsur data. Unsur-unsur pada file master terkombinasi
dengan beragam cara untuk menghasilkan laporan yang
dibutuhkan para manajer untuk membayar gaji karyawan.
Sistem penggajian didapat dari file master gaji yang
berisi tentang Nomor induk staf pengajar, Nama, Alamat,
Divisi/ jabatan, tariff gaji, Waktu cuti, Gaji kotor, dan dipotong
dengan potongan Zakat, Uang Qurban, dan Cicilan kendaraan.
Setelah itu dipindah secara manual dalam program Microsoft
Excel di buku besar dengan Akun : beban upah dan gaji. Pada
buku besar ini digunakan sebagai laporan untuk laporan yang
dibutuhkan untuk manajer.
3. Fungsi Research and Development
Sistem pengadaan rekrutmen tentor yang berkualitas.
Rekrutmen tentor ini dilakukan dengan beberapa persyaratan
dimana salah satunya yaitu mempunyai kemampuan yang
bagus dan menguasai mata pelajaran tertentu sesuai dengan
kebutuhan LBB Delta. Serta pada fungsi ini menyusun
program penelitian dan pengembangan akademik pada LBB
delta dan juga fungsi ini yang berfunsi untuk menjaga
komunikasi anatara staf pengajar dengan para manajer untuk
tetap komunikasi secara positif.
Terkait dengan sistem rekruitmen para staf pengajar
pada LBB Delta melakukan dengan pembukaan pendaftaran
pada kampus dengan objeknya adalah mahasiswa yang sedang
menempuh pada Fakultas MIPA terutama karena akan lebih
mudah pemahamannya tentang studi yang berdasar LBB Delta.
2.6 Mekanisme Hubungan Kerja pada Level Operasional dengan Level
Manajerial yang Lebih Tinggi
Adapun beberapa hubungan antara level operasional dengan level
manajerial, hubungan-hubungan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Akademik ( CAO)
CAO
memberikan
data
informasi
mengenai
perkembangan seluruh aktivitas akademik lembaga, terkait
dengan bagaimana dan sejauh mana seluruh progam akademik
itu dilakukan, serta mempertanggungjawabkan prosedur dan
administrasi akademik lembaga. Sehingga CEO bisa menilai
apakah seluruh progam sudah dilakukan dengan sesuai apa
belum, dan juga agar CEO itu bisa memutuskan apakah
progam itu perlu dilanjutkan atau tidak. Selain itu, keputusan
CEO ini perlu dalam hal penentuan prosedur yang telah
dilakukan tersebut sudah benar atau tidak. Dan keputusan ini
merupakan keputusan semi terstruktur.
2. Fungsi operasional (COO)
COO
merupakan
penanggung
jawab
dalam
menyampaikan informa
si terkait dengan aktivitas non-akademik, dan lebih
kepada peningkatan sarana dan prasarana yang dibutuhkan
oleh divisi komputerisasi, divisi percetakan dan divisi sarana
umum. COO ini berkoordinasi dengan CEO terkait dengan
pemberian sarana dan prasarana yang boleh dilakukan oleh
COO. Terkait dengan pengadaan sarana dan prasarana yang
diberikan, ini sesuai dengan keputusan dari CEO secara
terstruktur, misalnya yaitu pada divisi percetakan untuk
pembelian pena,tinta printer, kertas HVS dan lain-lain sudah
ditentukan biayanya setiap tahunnya.
3. Fungsi Pemasaran ( CMO)
CMO berkoordinasi dengan CEO dan fungsi Research
and Development terkait dengan menentukan bagaimana cara
promosi dan pemasaran produk dari lembaga bimbingan
belajar. Mengatur jadwal promosi dengan pihak sekolah SMP
maupun SMA, serta menjalin hubungan kerjasama dengan
seluas-luasnya dengan pihak sekolah-sekolah. Keputusan yang
diberikan oleh CEO adalah ada yang terstruktur an ada yang
semi terstruktur. Dalam hal keputusan terstruktur yang
diberikan yaitu terkait dengan besarnya biaya yang dikeluarkan
untuk promosi ini sudah ditentukan sebelumnya. Sedangkan
keputusan semi terstruktur ini berkaitan dengan keputusan
apakah akan menerima permintaan kerjasama antara LBB
Delta dengan salah satu SD,SMP, atau SMA yang ingin
bekerja sama.
4. Fungsi Keuangan (CFO)
Fungsi keuangan ini memberikan informasi mengenai
laporan keuangan perusahaan yang berupa data-data dari
pemasukan dan pengeluaran lembaga yang diolah dala bentuk
data-data dari komputer yang akan dilaporkan ke level staktis,
serta mengatur sistem penggajian para staf pengajar, dan
bertanggungjawab penuh atas sistem keuangan pada lembaga
tersebut. Pembayaran upan dan gaji karyawan. Sistem
peraturan yang diterapkan agar upah dan gaji dapat dterima
pleh karyawan diantaranya adalah absen pada saat bekerja,
selain gaji pokok di dalam upah pekerja tedapat uang
tunjangan – tunjangan misalkan biaya transportasi, akses gaji
llembur, dan lain sebagainya. Seperti yang sudah dijelaskan
terkait dengan gaji atau yang lainnya itu, keputusan yang
diberikan oleh atasan yaitu keputusan terstruktur, dimana gaji
karyawan dan gaji lembur itu besarnya sudah ditentukan untuk
setiap bulannya.
5. Fungsi Research and Development (R & D)
Fungsi ini sangat penting dalam sumber daya manusia
entitas bisnis. Fungsi SDM berkoordinasi dengan CEO untuk
mempertimbangkan berbagai masukan dan kritikan terhadap
lembaga, agar dapat lebih dipertimbangkan untuk peningkatan
mutu tentor dan menjalin komunikasi positif dengan seluruh
personil akademis serta memberi masukan positif kepada
seluruh personil akademis. Terkait dengan mutu tentor, dan
personeil akademis ini keputusan yang diberikan adalah
keputusan semi terstruktur.
BAB III
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan observasi pada entitas bisnis khususnya
UMKM di daerah Jember pada Lembaga Bimbingan Belajar DELTA, dapat kita
ketahui setiap proses bisnis pada setiap fungsi baik dari fungsi operasional
maupun
fungsi
manajerial.
Lembaga
Bimbingan
Belajar
DELTA
ini
menggunakan sistem pemrosesan transaksi terkait dengan setiap fungsinya
menggunakan sistem pemrosesan manual.
Pemrosesan transaksi secara manual ini dapat mempengaruhi pengambilan
keputusan fungsi manajerial yang lebih tinggi. Lembaga Bimbingan Belajar
DELTA mempersiapkan keperluan sistem informasinyadinilai masih tradisional
atau kurang menggunakan sistem dan teknologi yang lebih maju, sehingga
effisiensi dan efektifitas waktu, tenaga dan pikiran sangat minim bahkan akan
memakan biaya dalam proses pencatatannya. Hubungan operasional dan level
manajemen antar setiap fungsi manajemen tersebut ada yang terstruktur maupun
semi terstruktur.