LKP : Rancang Bangun Aplikasi Penjadwalan Data Pelatihan Karyawan Pada PT. Semen Gresik (Persero) Tbk. Divisi Pendidikan Dan Pelatihan.

(PERSERO) TBK. DIVISI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KERJA PRAKTEK

Nama : Oktavianus Eko Pambudi Adi Nugroho NIM : 09.41010.0018

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2012

STIKOM

i

Rancang bangun aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan ini merupakan suatu rancang bangun yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan kegiatan pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik (Persero) Tbk. Divisi yang menggunakan adalah Divisi Pendidikan dan Pelatihan (Diklat).

Penggunaan rancang bangun ini didasari dengan adanya permasalahan pada seksi perencanaan divisi diklat. Dimana seksi perencanaan mengalami kesulitan dalam menjadwalkan pelatihan karyawan yang semakin menumpuk. Hal ini dikarenakan mereka masih menggunakan database setingkat microsoft excel

dalam kegiatan operasionalnya. Selain itu kepala bagian diklat juga mengalami kesulitan dalam melaporkan hasil kerja karena tidak adanya sistem yang dapat mengolah data-data kegiatan pelatihan karyawan tersebut.

Dengan demikian solusi dari permasalahan di atas adalah merealisasikan rancang bangun aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan yang berbasis

desktop dengan menggunakan database SQL server. Di dalam aplikasi tersebut

kepala bagian dapat melakukan pelaporan mengenai kegiatan karyawan yang telah melakukan pelatihan pada periode tertentu dan melakukan cetak laporan.

Kata kunci : Aplikasi Penjadwalan, Pendidikan dan Pelatihan, SQL Server, Aplikasi Desktop

STIKOM

iv

Hal HALAMAN SAMPUL DEPAN

ABSTRAKSI... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB.I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan... 3

BAB.II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah ... 5

2.2 Visi dan Misi ... 6

2.3 Strktur Organisasi Perusahaan ... 7

2.4 Sistem Manajemen Semen Gresik ... 15

2.5 Produk ... 16

2.6 Anak Perusahaan ... 17

BAB.III LANDASAN TEORI ... 19

STIKOM

v

3.3 Analisa dan Perangcangan Sistem ... 22

3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 23

3.5 Bagan Alir Dokumen ... 25

3.6 Entity Relation Diagram ... 26

3.6.1 Jenis Objek ERD ... 27

3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 28

BAB.IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM... 32

4.1 Analisa Sistem ... 33

4.1.1 Sistem Flow Penjadwalan Pelatihan ... 33

4.2 Desain Sistem ... 34

4.2.1 Context Diagram ... 35

4.2.2 Data Flow Diagram Level 0 ... 35

4.2.3 Data Flow Diagram Level 1 Kegiatan Pelatihan ... 36

4.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Kegiatan Pelatihan Karyawan ... 37

4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 38

4.3.1 Conceptual Data Model (CDM) ... 38

4.3.2 Physical Data Model (PDM) ... 39

4.3.3 Struktur Tabel ... 40

4.4 Desain Input/Output ... 43

4.5 Implementasi Sistem ... 48

4.5.1 Spesifikasi Perangkat ... 48

4.5.2 Penjelasan Program ... 49

STIKOM

vi

5.2 Saran ... 57 DAFTAR PUSTAKA ... 58 LAMPIRAN ... 59

STIKOM

1

1.1Latar Belakang Masalah

Divisi Pendidikan dan Pelatihan merupakan salah satu bagian yang ada di PT. Semen Gresik (Persero) Tbk. Divisi ini berada di bawah naungan kepala bagian Diklat (Pendidikan dan Pelatihan) PT. Semen Gresik. Ada dua unit kerja yang membantu pelaksanaan pekerjaan yaitu, seksi perencanaan diklat dan pelaksanaan diklat. Perencanaan diklat bertugas merencanakan semua kegiatan karyawan yang akan melaksanakan kegiatan pelatihan. Dan seksi pelaksanaan diklat bertugas melaksanakan kegiatan pelatihan yang telah direncanakan oleh seksi perencanaan diklat. Kegiatan yang diatur tidak hanya pada lingkup karyawan Semen Gresik saja, kegiatan seperti kerja prakek mahasiswa juga bawahi oleh divisi diklat.

Dalam pelaksanaan kegiatannya mulai muncul adanya permasalahan dalam perencanaan kegiatan pelatihan. Sistem yang ada di sana pada dasarnya sudah menggunakan teknologi informasi dalam pengerjaannya. Tetapi teknologi yang digunakan masih menggunakan microsoft excel untuk mencatat segala bentuk kegiatan pelatihan dan tempat penyimpanan data. Tidak hanya itu, kepala bagian diklat setiap bulannya harus melaporkan semua kegiatan. Kendala yang muncul adalah terhambatnya pelaporan oleh kepala bagian yang disebabkan karena keterbatasan sistem dalam mengolah data pelatihan karyawan. Selain itu penggunaan excel sebagai database dinilai kurang maksimal dalam waktu yang akan datang.

STIKOM

Melihat hal tersebut maka perlu adanya suatu aplikasi yang dapat menggantikan fungsi excel sebagai database dan pusat kegiatan pelatihan. Aplikasi yang dimaksud dapat berbasis desktop dan menggunakan database SQL

server sebagai media penyimpanan data pelatihan karyawan.

Dengan demikian diharapakan aplikasi yang dibangun dapat melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan melakukan pelaporan yang akan digunakan oleh kepala bagian diklat setiap bulannya. Selain itu dapat mempercepat proses

input data yang selama ini masih dilakukan menggunakan excel.

1.2Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang yang telah dibahas di atas, maka dapat dirumuskan bahwa permasalahan yang dihadapi PT. Semen Gresik Divisi Diklat adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana membuat suatu aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan Semen Gresik yang nantinya akan mempermudah proses input dan pejadwalan pelatihan pada divisi pendidikan dan pelatihan.

2. Bagaimana menampilkan laporan untuk kepala bagian diklat agar dapat mengetahui seluruh kegiatan pelatihan dalam periode tertentu.

1.3Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang nantinya akan digunakan, yaitu :

1. Aplikasi ini menerima data yang diinputkan dan mengolahnya menjadi laporan.

2. Aplikasi ini hanya digunakan pada PT. Semen Gresik Divisi Pendidikan dan Pelatihan.

STIKOM

1.4Tujuan

Tujuan dari kerja praktek yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Membuat aplikasi pejadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik Divisi Pendidikan dan Pelatihan.

2. Menampilkan laporan untuk kepala bagian diklat agar dapat mengetahui seluruh kegiatan pelatihan dalam periode tertentu.

1.5Kontribusi

Diharapkan hasil aplikasi ini nantinya akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Dapat melakukan proses input, update, delete data pelatihan karyawan dengan lebih cepat.

2. Dapat menyimpan data-data kegiatan dengan lebih rapi dan terstruktur. 3. Meminimalkan terjadinya crash data yang telah tersimpan.

4. Dapat memaksimalkan kinerja, terutama pada seksi perencanaan diklat. 5. Dapat menghasilkan laporan kegiatan pelatihan secara berkala dan mendetail.

1.6Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah serta batasan terhadap masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembahasan masalah yang diangkat, dan sistematika penulisan laporan ini.

STIKOM

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah, hingga struktur organisasi yang ada.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas teori-teori yang berkaitan dengan rancang bangun aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan.

BAB IV ANALISIS dan DESAIN SISTEM

Pada bab ini dibahas mengenai analisis perancangan dan desain dari aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan dalam bentuk

Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram, Entity

Relationship Diagram dan Desain Input / Output.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari laporan kerja praktek yang telah dilakukan terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangannya.

STIKOM

5

2.1Sejarah

PT. Semen Gresik (Persero) Tbk. adalah sebuah perusahaan yang pada awal berdirinya hingga sekarang bergerak dibidang pembuatan semen. PT. Semen Gresik (Persero) Tbk. awal diresmikan pada tanggal 7 Agustus 1957 oleh Presiden RI I, Ir. Soekarno. Awal peresmian PT. Semen Gresik (Persero) masih berstatuskan NV (Naamloze Vennootschap) yang kemudian telah berubah menjadi PN (Perusahaan Negara) pada tanggal 17 April 1961 dan berlanjut menjadi PT (Perseroan Terbuka) pada tanggal 24 Oktober 1969.

Setelah berkembangnya PT. Semen Gresik (Persero) Tbk. di daerah Gresik, pada tanggal 24 September 1994 telah diresmikan pabrik baru di daerah Tuban dengan nama Pabrik Tuban I, yang terus berkembang dengan akhirnya diresmikan kembali Pabrik Tuban II pada tanggal 17 April 1997 dan Pabrik Tuban II pada tanggal 20 Maret 1998, dengan kapasitas 2,3 juta per tahun pada masing-masing pabrik yang berproduksi di daerah Tuban.

Pada kurun waktu tahun 1998 hingga 2006 telah terjadi 2 kali perpindahan saham perusahaan. Pada tanggal 17 September 1998, Pemerintah melepas 14% saham di SGG (Semen Gresik Group) ke Cemex S.A de C.V dan pada tanggal 27 Juli 2006, Cemex S.A de C.V melakukan penjualan saham kepada Blue Valley Holding PTE Ltd.

STIKOM

2.2 Visi dan Misi

2.2.1 Visi

PT. Semen Gresik (Persero) Tbk. memiliki visi “Menjadi Perusahaan Persemenan terkemuka di Indonesia dan Asia Tenggara“

Yang memiliki arti:

1. Domain batasan bisnis

“Perusahaan Persemenan” merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bisnis semen dan produk terkait semen lainnya. 2. Aspirasi cukup ambisius

Menjadi yang “Terkemuka di Indonesia dan Asia Tenggara“, dalam hal kinerja keuangan terbaik, kapasitas produksi terbesar, lokasi pabrik yang menyebar di Indonesia dan Asia Tenggara maupun kemampuan untuk tumbuh dan mengembangkan bisnisnya secara prudent di Indonesia dan Asia Tenggara.

2.2.1 Misi

1. Memproduksi

Memperdagangkan semen dan produk terkait lainnya yang berorientasikan kepuasan konsumen dengan menggunakan teknologi ramah lingkungan. 2. Mewujudkan manajemen perusahaan berstandar internasional dengan

menjunjung tinggi etika bisnis dan semangat kebersamaan serta bertindak proaktif, efisien dan inovatif dalam setiap karya.

3. Meningkatkan keunggulan bersaing dalam industri semen domestik dan internasional.

STIKOM

4. Memperdayakan dan mengintegrasikan unti-unit usaha stratejik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan.

5. Mengembangkan komitmen terhadap peningkatan kesejahteraan pemangku kepentingan (stakeholder) terutama saham, karyawan, dan masyarakat sekitar.

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

2.3.1 Direktur Utama

2.3 Proses Bisnis PT PJB UPHT

Gambar 2.1 Bagan Direktur Utama

STIKOM

Gambar 2.2 Bagan Direktur Utama Misi Direktur Utama:

1. Memproduksi

Memperdagangkan semen dan produk terkait lainnya yang berorientasikan kepuasan konsumen dengan menggunakan teknologi ramah lingkungan. 2. Mewujudkan manajemen perusahaan berstandart internasional dengan

menjunjung tinggi etika bisnis dan semangat kebersamaan serta bertindak proaktif, efisien dan inovatif dalam setiap karya.

3. Meningkatkan keunggulan bersaing dalam industri semen domsetik dan internasional.

4. Memperdayakan dan mengintegrasikan unti-unit usaha stratejik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan.

5. Mengembangkan komitmen terhadap peningkatan kesejahteraan pemangku kepentingan (stakeholder) terutama saham, karyawan, dan masyarakat sekitar.

STIKOM

2.3.2 Direktur Pemasaran

Gambar 2.3 Bagan Direktur Pemasaran Misi Direktur Pemasaran:

 Memperdagangkan semen dan produk terkait lainnya yang berorientasikan kepuasan konsumen, dengan tetap memiliki keunggulan bersaing dalam pasar semen domestic dan internasional dan memperdayakan maupun mensinergikan unit-unit usaha strategik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan dalam rangka penigkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan.

STIKOM

2.3.3 Direktur Produksi

Gambar 2.4 Bagan Direktur Produksi

 dalam rangka peningkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan (stakeholder).

STIKOM

2.3.4 Direktur Sumber Daya Manusia

Gambar 2.5 Bagan Direktur Sumber Daya Manusia Misi Direktur Sumber Daya Manusia:

 Mewujudkan menejemen perusahaan berstandar internasional dengan menjunjung tinggi etika bisnis dan semangat kebersamaan, sekaligus bertindak proaktif, effisien dan inovatif dalam setiap karya sehingga memiliki keunggulan bersaing serta selalu memberdayakan dan mengsinergikan unit-unit usaha stratejik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan dalam rangka peningkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan (stakeholder).

STIKOM

2.3.5 Direktur Operasional

Gambar 2.6 Bagan Direktur Operasional

Misi Direktur Operasional:

 Mengimplementasikan teknologi ramah lingkungan dan bertindak proaktif, efisien dan inovatif dalam setiap penelitian, pengembangan dan kegiatan operasional sehingga memiliki keunggulan bersaing serta selalu memberdayakan dan mengsinergikan unit-unit usaha stratejik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan dalam rangka peningkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan (stakeholder).

STIKOM

2.3.6 Direktur Pengembangan Usaha dan Strategi Bisnis

Gambar 2.7 Bagan Direktur Pengembangan Usaha dan Strategi Bisnis

Misi Direktur Pengembangan Usaha dan Strategi Bisnis:

 Bertindak proaktif, efisien dan inovatif dalam setiap pengembangan usaha dan strategi bisnis untuk mempertahankan keunggulan bersaing serta selalu memberdayakan dan mengsinergikan unit-unit usaha stratejik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan dalam rangka peningkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan (stakeholder).

STIKOM

2.3.7 Direktur Keuangan

Gambar 2.8 Bagan Direktur Keuangan

Misi Keuangan:

 Bertindak proaktif, efisien dan inovatif dalam pengelolaan keuangan sehingga memiliki keunggulan bersaing serta selalu memberdayakan dan mengsinergikan unit-unit usaha stratejik untuk meningkatkan nilai tambah secara berkesinambungan dalam rangka peningkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan (stakeholder).

STIKOM

2.4 Sistem Manajemen Semen Gresik

Sistem Manajemen Semen Gresik (SMSG), meliputi: 1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2004

2. Sistem Manajemen Lingkungan (SML) ISO 14001:2004 3. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) 4. Sistem Manajemen Laboratorium ISO/IEC 17025:2005

5. API Monogram Sertifikat no.1 OA-0044 dari American Petrolium Institute New York

6. AHSAS (Occupational Health dan Safety Assessment Series) 18001:2007 Semua Sistem Manajemen di atas diiplementasikan dengan memepersyaratkan Management Continous Improvement dan penerapan Sub Sistem Manajemen yang meliputi:

1. Gugus Kendali Mutu (GKM). 2. 5R.

3. Sistem Saran (SS).

4. Total Productive Maintenance (TPM).

Semua ini ditunjang dengan penrapan Good Corporate Governance (GCG) dan Management Resiko yang dilaksanakan secara konsisten dan konsekwen.

STIKOM

2.5 Produk

Jenis semen yang diproduksi adalah 1. Ordinary Portland Cement (OPC)

Kantong lem / jahit isi 50 kg Kantong jumbo isi 1 ton Curah

2. Portland Pozzolan Cement (PPC) Kantong lem / jahit isi 40 kg Kantong jumbo isi 1 ton Curah

3. Special Blended Cemet (SBC) Curah

dengan memiliki 5 unit pabrik yang memiliki kapasitas 9.000.000 ton/tahun. Dengan proses pembuatan semen sebagai berikut:

Gambar 2.9 Proses Pembuatan Semen

STIKOM

Proses pembuatan semen pada dasarnya melalui lima tahapan, yaitu 1. Penyediaan bahan mentah

2. Penggilingan bahan mentah 3. Pembakaran

4. Penggilingan akhir 5. Pengemasan

Dan setelah semen siap dikirim akan langsung didistribusikan sesuai dengan bagan berikut ini:

Gambar 2.10 Bagan Distribusi Semen

2.6 Anak Perusahaan

2.6.1 Anak Perusahaan Penghasil Semen: 1. PT Semen Padang

2. PT Semen Tonasa

2.6.2 Anak Perusahaan Bukan Penghasil Semen: 1. PT United Tractor Semen Gresik 2. PT Industri Kemasan Semen Gresik 3. PT Kawasan Industri Semen Gresik

STIKOM

4. PT Swadaya Graha 5. PT Varia Usaha 6. PT Enternit Gresik 2.6.3 Afiliasi

1. PT Varia Usaha Beton 2. PT Waru Abadi

3. PT Varia Usaha Bahari 4. PT Varia Usaha Lintas Segara 5. PT Varia Usaha Barito

6. PT Swabina Gatra

7. PT Konsulta Semen Gresik 2.6.4 Lembaga Penunjang

1. Koperasi Warga Semen Gresik 2. PT Cipta Nirmala

3. Dana Pensiun Semen Gresik 4. Yayasan Wisma Semen Gresik

STIKOM

19

3.1 Penjadwalan

Menurut Baker,(1974) mengatakan bahwa penjadwalan merupakan alokasi sumber daya terhadap waktu untuk menghasilkan sebuah kumpulan pekerjaan. Penjadwalan dibutuhkan untuk memproduksi order dengan pengalokasian sumber daya yang tepat seperti mesin yang digunakan, jumlah operator bekerja, urutan pengerjaan part, dan kebutuhan material. Dengan peraturan penjadwalan yang efektif dan effisien, perusahaan akan dapat memenuhi order terdapat pada due date serta kualitas yang telah ditentukan.

Didefinisikan oleh Bedworth,(1987:247) diketahui tujuan dari aktifitas penjadwalan yaitu:

1. Meningkatkan utilitas penggunaan sumber daya atau dengan kata lain mengurangi waktu tunggu dari sumber daya tersebut sehingga total waktu proses dapat berkurang dan produktivitasnya dapat meningkat.

2. Mengurangi work-in-process (barang setengah jadi) yaitu mengurangi rata-rata jumlah pekerjan yang menunggu dalam antrian proses ketika sumber daya yang ada masih mengerjakan tugas lain.

3. Mengurangi keterlambatan yaitu menjamin pemenuhan due date. Setiap pekerjaan mempunyai due date masing-masing dan terdapat penalti apabila pekerjaan tersebut selesai setelah due date seharusnya sehingga akan meminimasi biaya keterlambatan.

STIKOM

3.2 Pendidikan dan Pelatihan

Menurut Nasution,(2000:71), Pendidikan adalah suatu proses, teknis dan metode belajar mengajar dengan maksud mentrasfer suatu pengetahuan dari seseorang kepada orang lain sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut H. Jhon Bernadin dan Joyee E.A. Russel, Me. Grill Hills,(1993:297), Pelatihan merupakan beberapa usaha utnuk memperbaiki performance pegawai ditempat kerjanya atau yang berhubungan dengan hal tersebut.

Dengan demikian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) adalah suatu proses yang sistematis untuk mengembangkan pengetahuan, ketrampilan dari sikap yang diperlukan dalam melaksanakan tugas seseorang serta diharapkan akan dapat memepengaruhi dalam penampilan kerja baik prang yang bersangkutan maupun organisasi tempat bekerja.

Tujuan telah diadakannya Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) terhadap tenaga kerja atau pegawai, adalah:

1. Meningkatkan pengetahuan, keahlian,ketrampilan dan sikap untuk dapatnmelaksanakan tugas jabatan secara professional dengan dilandasi kepribadian dan etika sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan.

3. Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, penganyoman, dan pemberdayaan masyarakat.

STIKOM

4. Menciptakan kesamaan tujuan serta dinamika pola piker dalam melaksanakan tugas demi tercapainya visi dan misi perusahaan.

Tjiptono dan Diana,(1995) Faktor-faktor penyebab kebutuhan pendidikan dan pelatihan :

1. Kualitas Angkatan Kerja Yang Ada

Perhatian terhadap angkatan kerja disini adalah orang-orang yang berharap menjadi pegawai (calon pegawai). Tugas-tugas/pekerjaan-pekerjaan baru yang menjadi beban bagi pegawai senior akan dipenuhi oleh angatan kerja tersebut. Oleh karenanya, kualitas angkatan kerja merupakan hal yang penting kualitas angkatan kerja mancakup kesediaan dan potensi yang dimiliki oleh pegawai baru

2. Persaingan Global

Dalam konteks suatu bangsa, pada era dimana persaingan yang begitu ketat akan menjadi kendala bagi kemajuan atau bahkan memenuhi kehancuran. Agar dapat bersaing dan memenangkan persaingan itu, suatu bangsa harus mempersiapkan diri di semua sector. Suatu hal penting yang menjadi senjata paling amouh dalam mengantisipasi kecenderungan itu adalah sumber daya manusia yang unggul. Disini peran pendidikan dan pelatihan sangat dibutuhkan bagi peningkatan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki.

a. Perubahan Yang Cepat dan Terus Menerus

Perubahan yang berlangsung dalam lingkunangan organisasi pada saati ini begitu cepat dan dinamis. Pengetahuan dan ketrampilan sabagai sarana pendukung kinerja organisasi telah berkembang terus menerus tanpa ada yang

STIKOM

dapat menghalangi. Dalam lingkungan seperti ini sangat penting memperbahurui kemampuan pegawai secara konsisten. Organisasi yang tidak memahami perlunya pendidikan dan pelatihan tidak akan mungkin dapat mengikiuti perubahan tersebut.

b. Perubahan Keadaan Demografi

Perubahan keadaan demografi menyebabkan pendidikan dan pelatihan menjadi semakin penting. Kerja sama tim akan menjadi penghalanag bila keadaan ini tidak tertanggulangi dalam pelaksanaan tugas organisasi. Oelh karena itu, pendidikan dan pelatihan dibutuhkan untuk melatih karyawan yang berbeda latar belakangnya agar dapat berkerja samna secara harmonis. Untuk mengatasi perbedaan budayam social dan jenis kelamin din=buruhkan pendidikan dan pelatihanm komitmen dan perhatian.

3.3 Analisa Dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilaksanakan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall,(2003:7), Analisis dan Perancangan Sistem berupaya menganalisis input data atau aliran `data secara sistematis, memproses atau

STIKOM

mentransforasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. tahap ini disebut desain sistem.

3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 1998:8)

STIKOM

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefnisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.

Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Definisi lain dari sistem informasi adalah sekumpulan hardware,

software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral

untuk mengola data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

STIKOM

3.5 Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan dokumen gambaran arus data dengan menggunakan simbol seperti pada tabel berikut yang dijelaskan pada tabel 3.1 :

Tabel 3.1 Simbol

No. Simbol Nama Simbol

Flowchart

Fungsi

1. Dokumen Untuk menujukkan

dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan

dari operasi program komputer.

3. Database Untuk menyimpan data.

4. Penghubung Menunjukkan hubungan

di halaman yang sama.

5. Penghubung Halaman

Lain

Menunjukkan hubungan di halaman lain.

6. Terminator Menandakan awal/akhir

dari suatu sistem.

STIKOM

No. Simbol Nama Simbol

Flowchart

Fungsi

7. Decision Menggambarkan logika

keputusan dengan nilai

true atau false.

8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan

pekerjaan yang dilakukan secara manual.

9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file

non-komputer yang diarsip urut angka.

3.6 Entity Relation Diagram

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah suatu bentuk perencanaan

database secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja

dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana didalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :

Tabel 3.2 Jenis ERD

No. Jenis ERD Keterangan

1. Conceptual Data Model

(CDM)

Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic

STIKOM

database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur

data storage. Sebuah CDM dapat diubah

langsung menjadi PDM.

2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu

pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe

database yang bervariasi, dari model

schema, tipe data penyimpanan dsb.

3.6.1 Jenis Objek ERD

1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling ketergantungan. Ada 2 macamtipe entity, yaitu :

a. Strong Entity

Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk

setiap individu yang ada di dalamnya.

b. Weak Entity

Strong Entity merupakan entity yang tidak memiliki key attribute, oleh

karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk menggunakan atribut kunci secara bersama-sama.

STIKOM

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute seting disebut juga data elemen atau

data field. 3. Key

Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).

4. Relationship

Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang

mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :

a. One to One Relationship

Hubungan satu entity dengan satu entity yang lain.

b. One to Many Relationship

Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.

3.7 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau sering juga disebut dengan Bubble Chart atau diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alir data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan alat

STIKOM

pembuat model yang sering digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran.

Untuk memudahkan proses pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:

1. Context Diagram

Merupakan diagram paling atas dan pembahasan berupa global yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Sedangkan hal yang digambarkan dalam

Context Diagram adalah hubungan antar terminator dan data source.

2. Diagram level 0

Merupakan diagram yang berada diantara diagram konteks dan diagram detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam diagaram level 0 adalah proses utama dari sistem serta hubungan entitiy, proses, alur data dan data source.

3. Diagram Detail (Primitif)

Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam diagram zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.

Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu:

a. Terminator

Terminator atau External Entity atau kesatuan luar yang mewakili

entitas external yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.

Terminator merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa

orang atau sistem yang berada di lingkungan luar sistem yang memberikan

STIKOM

0

Sistem Inventaris Perpustakaan

inputan maupun yang menerima output dari sistem serta berupa bagian atau divisi diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem. Terminator in sering juga disebut entitas (external).

b. Proses

Proses sering dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transformasi atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau kegiatan yang dilaksanakan. Dan setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap sebagai berikut:

1. Identifikasi Proses

Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.

Gambar 3.1 Simbol Proses

2. Nama Proses

Menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses.

STIKOM

3. Data Store

Data Store digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data.

Data store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data store menunjukkan nama filenya. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan file atau database yang dilakukan secara terkomputerisasi. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses pengertiannya sebagai berikut:

a. Alur data dari store yang berarti sebagai pengaksesan data untuk suatu proses.

b. Alur data ke proses berarti meng-update data seperti nambah data, mengurangi data maupun mengubah data.

4. Alur Data

Alur data dapat digambarkan dengan anak panah yang menuju ke dalam proses maupun ke luar proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.

5. Syarat-syarat pembuatan sebuah DFD adalah: a. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD. b. Pemberian nomor pada proses DFD.

c. Menghindari pembuatan DFD yang rumit dan memastikan DFD dibangun secara konsisten.

STIKOM

32

Berasarkan hasil survey yang penulis lakukan pada saat kerja praktek di PT Semen Gresik, secara garis besar saat ini pada divisi diklat khususnya seksi perencanaan telah menggunakan teknologi informasi dalam melakukan operasionalnya. Hanya saja teknologi yang digunakan kurang tepat karena keterbatasan dari teknologi tersebut. Seksi perencanaan diklat menggunakan

microsoft excel sebagai media penyimpanan. Sedangkan kepala bagian

menginginkan adanya pelaporan yang dapat dilakukan secara berkala tiap periode. Dalam penggunaan excel hal tersebut dapat dilakukan hanya saja membutuhkan waktu yang lama dalam penyusunan laporannya. Selain itu keterbatasan excel

sebagai media penyimpanan adalah sulitnya mengolah data yang terlampau banyak.

Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut. Permasalahan yang timbul pada PT Semen Gresik Divisi Diklat yaitu melakukan penjadwalan dan membuat pelaporan. Untuk mengatasi masalah yang telah disebutkan sebelumnya maka langkah – langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut :

1. Menganalisa Sistem 2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

STIKOM

Langkah – langkah diatas bertujuan untuk mencari solusi yang tepat berdasarkan permasalahan yang ada dan menyesuaikan solusi dengan sistem yang sedang berjalan saat ini. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini.

4.1 Analisa Sistem

Berikut adalah penjabaran sistem yang akan diimplementasikan pada PT Semen Gresik Divisi Diklat dengan penggambaran sebagai berikut:

4.1.1 Sistem Flow Penjadwalan Pelatihan

Proses penjadwalan pelatihan ini dimulai dari bagian SDM (Sumber Daya manusia) memberikan dokumen QPR (dokumen pengajuan) kepada seksi perencanaan diklat. Oleh perencanaan diklat data QPR akan diinputkan ke dalam database melalui aplikasi. Pertama bila ada judul baru maka bagian perencanaan diklat akan menginputkan judul pelatihan yang diajukan. Sistem akan menampilkan laporan penyimpanannya. Kedua bagian perencanaan diklat akan menjadwalkan kegiatan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database kegiatan pelatihan. Sistem akan menampilkan laporan penyimpanannya. Ketiga perencanaan diklat akan melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan menyimpannya ke dalam database pelatihan karyawan. Sistem akan menampilakan laporan penyimpanannya. Setelah seluruh proses penjadwalan selesai, maka kepala bagian dapat melihat pelaporan pelatihan karyawan dalam periode tertentu. Berikut gambar penjelasan dari alur sistemnya.

STIKOM

Penjadwalan Pelatihan Karyawan

SDM Perencanaan Diklat Kepala Bagian

Mulai Judul Pelatihan Menjadwalkan Kegiatan Pelatihan Judul Pelatihan Kegiatan Pelatihan Menjadwalkan kegiatan pelatihan karyawan Kegiatan Pelatihan Data Karyawan Pelatihan Karyawan Provider Memasukkan judul pelatihan Melihat laporan pelatihan karyawan Pelatihan Karyawan Kegiatan pelatihan karyawan selesai Data QPR Data QPR Judul Pelatihan Kegiatan Pelatihan Pelatihan Karyawan Judul baru? Y T Melihat Judul Pelatihan Judul Pelatihan Melihat Kegiatan Pelatihan Kegiatan Pelatihan

Gambar 4.1 Alur Sistem Penjadwalan Pelatihan Karyawan

4.2 Desain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah – langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :

a. DFD b. ERD

STIKOM

c. Struktur Table d. Desain Input Output e. Implementasi Sistem

Kelima langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut :

4.2.1 Context Diagram

konteks diagram ini terdiri dari 2 eksternal entitas yaitu perencanaan diklat dan kepala bagian. Berikut merupakan gambar dari konteks diagram :

Gambar 4.2 Konteks Diagram Aplikasi Penjadwalan Pelatihan Karyawan

4.2.2 Data Flow Diagram Level 0

Pada DFD level 0 di bawah ini terdapat tiga sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses global. Ketiga sub proses tersebut yaitu Kegiatan

STIKOM

Pelatihan, Kegiatan Pelatihan Karyawan, Laporan Pelatihan Karyawan. Berikut gambar DFD level 0 :

Gambar 4.3 Data Flow Level 0 Aplikasi Penjadwalan Pelatihan Karyawan

4.2.3 Data Flow Diagram Level 1 Kegiatan Pelatihan

Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses DFD level 0. Kedua sub proses tersebut yaitu memasukkan judul pelatihan, dan jadwal kegiatan pelatihan. Berikut gambar DFD level 1 Kegiatan Pelatihan :

STIKOM

Gambar 4.4 Data Flow Level 1 Kegiatan Pelatihan

4.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Kegiatan Pelatihan Karyawan

Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses DFD level 0. Kedua sub proses tersebut yaitu mengelola data karyawan, dan kegiatan pelatihan. Berikut gambar DFD level 1 Kegiatan Pelatihan Karyawan :

Gambar 4.5 Data Flow Level 1 Kegiatan Pelatihan Karyawan

STIKOM

4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.3.1 Conceptual Data Model (CDM)

Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik Divisi Diklat yang terdiri dari :

mempunyai mempunyai mempengaruhi mempunyai Data_Karyawan # o o o o NIK Nama_Pegawai Nama_Unit_Kerja Eselon Lokasi Judul_Pelatihan # o o Id_Judul Judul_Pelatihan Tahun Provider # o o o Id_Provider Nama_Provider Alamat No_Telepon Kegiatan_Pelatiha # o o o o o o o o Id_Pelatihan Jenis Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Durasi_Jam Tempat Kota Biaya Kategori Pelatihan_Karyawan # o Id_Pelatihan_Karyawan Keterangan

Gambar 4.6 Conceptual Data Model

STIKOM

4.3.2 Physical Data Model (PDM)

Di bawah ini merupakan PDM dari struktur database aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik Divisi Diklat yang terdiri dari :

Data_Karyawan NIK Nama_Pegawai Nama_Unit_Kerja Eselon Lokasi nvarchar(15) nvarchar(100) nvarchar(50) nvarchar(50) nvarchar(20) <pk> Judul_Pelatihan Id_Judul Judul_Pelatihan Tahun double precision nvarchar(100) double precision <pk> Provider Id_Provider Nama_Provider Alamat No_Telepon nvarchar(15) nvarchar(100) nvarchar(100) nvarchar(15) <pk> Kegiatan_Pelatihan Id_Pelatihan Id_Provider Id_Judul Jenis Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Durasi_Jam Tempat Kota Biaya Kategori varchar(15) nvarchar(15) double precision varchar(100) datetime datetime int varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> Pelatihan_Karyawan Id_Pelatihan_Karyawan NIK Id_Pelatihan Keterangan varchar(15) nvarchar(15) varchar(15) varchar(50) <pk> <fk2> <fk1>

Gambar 4.7 Physical Data Model

STIKOM

4.3.3 Struktur Tabel

1. Nama Tabel : Judul Pelatihan

Primary Key : Id_Judul

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data judul pelatihan

Tabel 4.1 Tabel Judul_Pelatihan

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 Id_Judul Double Primary Key Id Judul

2 Judul_Pelatihan nvarchar(100) Allow Null Judul Pelatihan

3 Tahun Double Allow Null Tahun

2. Nama Tabel : Provider

Primary Key : Id_Provider

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data provider

Tabel 4.2 Tabel Provider

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 Id_Provider nvarchar(15) Primary Key Id Provider

2 Nama_Provider nvarchar(100) Allow Null Nama Provider

STIKOM

3 Alamat nvarchar(100) Allow Null Alamat

4 No_Telepon nvarchar(15) Allow Null No Telepon

3. Nama Tabel : Data_Karyawan

Primary Key : NIK

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan

Tabel 4.3 Tabel Data Karyawan

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 NIK nvarchar(15) Primary Key NIK

2 Nama_Pegawai nvarchar(100) Allow Null Nama Pegawai

3 Nama_Unit_Kerja nvarchar(50) Allow Null Nama Unit Kerja

4 Eselon nvarchar(50) Allow Null Eselon

5 Lokasi nvarchar(20) Allow Null Lokasi

4. Nama Tabel : Pelatihan_Karyawan

Primary Key : Id_Pelatihan_Karyawan

Foreign Key : NIK, Id_Pelatihan

Fungsi : Untuk menyimpan data Pelatihan Karyawan

STIKOM

Tabel 4.4 Tabel Pelatihan Karyawan

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 Id_Pelatihan_Kary awan

varchar(15) Primary Key

Id Pelatihan Karyawan

2 NIK nvarchar(15) Foreign Key NIK

3 Id_Pelatihan nvarchar(15) Foreign Key Id Pelatihan

3 Keterangan nvarchar(50) Allow Null Keterangan

5. Nama Tabel : Kegiatan_Pelatihan

Primary Key : Id_Pelatihan

Foreign Key : Id_Provider, Id_Judul

Fungsi : Untuk menyimpan data kegiatan pelatihan

Tabel 4.5 Tabel Kegiatan Pelatihan

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 Id_Pelatihan Integer Primary Key Id Bidang

2 Id_Provider varchar(50) Foreign Key Nama Bidang

3 Id_Judul Double Foreign Key Id Judul

4 Jenis Varchar(100) Allow Null Jenis

5 Tanggal_Awal datetime Allow Null Tanggal Awal

STIKOM

6 Tanggal_Akhir datetime Allow Null Tanggal Akhir

7 Durasi_Jam integer Allow Null Durasi Jam

8 Tempat varchar(50) Allow Null Tempat

9 Kota varchar(50) Allow Null Kota

10 Biaya varchar(50) Allow Null Biaya

11 Kategori varchar(50) Allow Null Kategori

4.4 Desain Input / Output

Dari SistemFlow, DFD, ERD, dan Struktur Table yang telah dibuat sebelumnya, maka dari hasil tersebut akan terbentuk suatu desain input output yang merupakan gambaran dari aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan. Dimana dalam aplikasi ini terdapat 2 pengguna yang memiliki hak akses masuk yaitu karyawan seksi perencanaan diklat, dan kepala bagian diklat.

Dalam hal pengoprasian sistem untuk bagian perencanaan diklat bertugas memasukkan data – data pada master dan melakukan penjadwalan pelatihan karyawan. Selain itu bagian perencanaan berhak mengedit data – data yang ada di sistem bila ada perubahan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku. Untuk kepala bagian hanya melakukan fungsi pelaporan pelatihan karyawan saja dan dapat mencetak hasil laporan tersebut. Lebih lengkapnya akan di desain seperti berikut :

STIKOM

1. Desain Form Login

Form Login adalah form yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi.

Menu Login

Menu Login

Keluar Masuk

Enter Text Enter Text User ID

Password

Gambar 4.8 Desain Menu Login

2. Desain Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan login.

Menu Utama Menu Utama

Hari, Tanggal | Waktu Master Transaksi Laporan

Gambar 4.9 Desain Menu Utama

STIKOM

3. Desain Form Master Karyawan

Form Master Karyawan adalah form yang digunakan dalam menginputkan data-data master dari karyawan PT Semen Gresik

Master Karyawan

Master Karyawan

Simpan Ubah Batal

Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Nik Nama Pegawai Unit Kerja Eselon Lokasi

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Gambar 4.10 Desain Master Karyawan

4. Desain Form Master Judul

Form Master Judul adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data judul pelatihan baru.

Master Judul Master Judul Simpan Batal Enter Text Enter Text Enter Text Id Judul Judul Pelatihan Tahun

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Gambar 4.11 Desain Master Judul 5. Desain Form Master Provider

Form Master Provider adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data provider.

STIKOM

Master Provider Master Provider Hapus Batal Simpan Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Id Provider Nama Provider Alamat No. Telepon Ubah

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Gambar 4.12 Desain Master Provider

6. Desain Form Penjadwalan Pelatihan

Form Penjadwalan Pelatihan adalah form yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database

Penjadwalan Pelatihan

Penjadwalan Pelatihan

Operasi

simpan ubah batal Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Tanggal Tanggal Publik Inhouse Enter Text Enter Text Enter Text

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Enter Text Enter Text Id Pelatihan Id Judul Id Provider Jenis Tanggal Awal Tanggal Akhir Durasi Jam

Tempat DN LN

Kota Biaya Kategori

Judul

Nama Provider

Gambar 4.13 Desain Penjadwalan Pelatihan

STIKOM

7. Desain Form Penjadwalan Pelatihan Karyawan

Form Penjadwalan Pelatihan Karyawan ini berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan dapat menyimpannya ke dalam database.

Penjadwalan Pelatihan Karyawan

Penjadwalan Pelatihan Karyawan

Operasi

simpan ubah batal Enter Text Enter Text Enter Text

Terealisasi Tidak Terealisasi

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3

Enter Text Id Pelatihan

Karyawan NIK Id Pelatihan Keterangan

NIK

Bulan

Enter Text Tampil

Enter Text

Tahun Tampil

Gambar 4.14 Desain Penjadwalan Pelatihan Karyawan

8. Desain Form Laporan Pelatihan Karyawan

Form Laporan Pelatihan Karyawan ini digunakan untuk menampilkan laporan pelatihan dari setiap karyawan.

STIKOM

Laporan Pelatihan Karyawan

Laporan Pelatihan Karyawan

Tampil

NIK Enter Text

NIK : ………...

Nama Pegawai : ………

Unit Kerja : ………... KEGIATAN PELATIHAN INHOUSE

No Nama Pelatihan Mulai Akhir Provider Tempat

PUBLIK

No Nama Pelatihan Mulai Akhir Provider Tempat

Gambar 4.15 Desain Laporan Pelatihan Karyawan

4.5 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan. Penjelasan hardware / software pendukung dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang kemampuan apa saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan sreenshot dari aplikasi ini.

4.5.1 Spesifikasi Perangkat

Untuk menjalankan aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik ini diperlukan hardware dan softwarei pendukung seperti berikut ini :

STIKOM

1. Hardware

a. Processor Intel Pentium 4 atau lebih tinggi. b. Memory 512Mb RAM atau lebih tinggi. c. Harddisk minimal 40GB.

2. Software

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Srver/ Pro, XP Professional/ Home Edition atau lebih tinggi.

b. Database SQL server 2005 atau lebih c. Framework .NET 4

4.5.2 Penjelasan Program

Di bawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik. 1. Form Login

Form Login adalah form yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi. Di sini pengguna harus memasukan user id dan password terlebih dahulu dan menekan tombol masuk untuk proses selanjutnya. Dan tekan tombol keluar bila ingin keluar dari aplikasi. Bila data belum terisi maka akan muncul peringatan agar mengisinya terlebih dahulu. Berikut tampilan gambarnya :

Gambar 4.16 Menu Login

STIKOM

Gambar 4.17 Tampilan peringatan data belum terisi

Gambar 4.18 Peringatan password salah

2. Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan login. Di sini pengguna dapat memilih menu-menu yang ada di dalam aplikasi secara keseluruhan. Dan melakukan proses operasional sesuai dengan prosedur yang ada. Isi dari menu utam ada master karyawan, master judul, master provider, penjadwalan pelatihan, penjadwalan pelatihan karyawan, laporan pelatihan karyawan, log out, dan keluar. Berikut tampilan gambarnya :

STIKOM

Gambar 4.19 Menu Utama

Gambar 4.20 Peringatan keluar aplikasi

3. Form Master Karyawan

Form Master Karyawan adalah form yang digunakan dalam menginputkan data-data master dari karyawan PT Semen Gresik. Di sini pengguna dapat melakukan proses simpan dan ubah data. Pengguna dapat

menggunakan fitur “cari” untuk mempermudah dalam mencari data. Isi

semua data sesuai ketentuan dan tekan tombol simpan untuk menyimpan dan tombol ubah untuk mengubah data. Berikut tampilan gambarnya :

STIKOM

Gambar 4.21 Master Karyawan

4. Form Master Judul

Form Master Judul adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data judul pelatihan baru. Di sini pengguna dapat menyimpan judul-judul pelatihan baru ke dalam database dengan mengisi seluruh field dan menekan tombol “simpan”.

Gambar 4.22 Master Judul

STIKOM

5. Form Master Provider

Form Master Provider adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data provider. Di sini pengguna dapat menginputkan data-data provider dan

menyimpannya ke dalam database dengan menekan tombol “simpan”. Untuk mengubah data dapat menggunakan tombol “ubah”. Dan untuk menghapus data dapat menggunakan tombol “hapus”. Berikut tampilan gambarnya :

Gambar 4.23 Master Provider

6. Form Penjadwalan Pelatihan

Form Penjadwalan Pelatihan adalah form yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database. Di sini pengguna dapat melakukan fungsi penjadwalan pelatihan dengan mengisi

field-field yang sudah ada dengan benar. Untuk menyimpan data dapat

menggunakan tombol “simpan” dan untuk mengubah data dapat menggunakan tombol “ubah”. Berikut tampilan gambarnya :

STIKOM

Gambar 4.24 Penjadwalan Pelatihan

7. Form Penjadwalan Pelatihan Karyawan

Form Penjadwalan Pelatihan Karyawan ini berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan dapat menyimpannya ke dalam database. Di sini pengguna dapat melakukan fungsi penjadwalan pelatihan karyawan, pengguna harus mengisi field yang sudah ada dengan benar dan dapat menyimpannya ke dalam database dengan menakan tombol “simpan”

dan mengubahnya dengan menekan tombol “ubah”. Berikut tampilan

gambarnya :

STIKOM

Gambar 4.25 Penjadwalan Pelatihan Karyawan

8. Form Laporan Pelatihan Karyawan

Form Laporan Pelatihan Karyawan ini digunakan untuk menampilkan laporan pelatihan dari setiap karyawan. Di sini pengguna terutama kepala bagian dapat melihat laporan dari setiap karyawan, dengan memasukan NIK dari

karyawan yang bersangkutan dan menekan tombol “tampil” untuk

menampilkannya. Di sini pengguna juga dapat menyimpan hasil laporanya ada mencetaknya dalam bentuk nyata. Berikut tampilan gambarnya :

STIKOM

Gambar 4.26 Laporan Pelatihan Karyawan

STIKOM

57

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari proses Rancang Bangun Aplikasi Penjadwalan Data Pelatihan Karyawan pada PT Semen Gresik adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan dapat berguna untuk menjadwalkan kegiatan pelatihan karyawan dan mempercepat proses pengklasifikasian data.

2. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan dapat membantu kepala bagian dalam melihat dan mencetak laporan pelatihan dari setiap karyawan dalam periode tertentu.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk perancangan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks dan merinci sehingga dapat digunakan tidak hanya pada seksi perencanaan saja.

2. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan ini dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada.

3. Karyawan yang menggunakan aplikasi ini diharapakan mendapatkan pelatihan untuk penggunaan aplikasi secara tepat.

STIKOM

58

DAFTAR PUSTAKA

Baker, Kenneth.1974.Introduction to Sequencing and Sheduling.Jhon Wiley and Sons, Inc.Canada.

Bedworth, David D. and james E. Bailey.1987.Intregrated Production Control

Systems:Management, Analysis, Design, 2nd ed.New York : John Wiley

& Sons.

H, John Bernardin and Joyce E. A. Russell.1993.Human Resource Management:

An Experiantial Approach.McGraw-Hill Book Co.Singapore.

Kendall, dan Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

S, Nasution.2000.Berbagai Pendekatan Dalam Proses Belajar Mengajar.Jakarta : PT Bumi Aksara.

Tjiptono & Diana.1995.Total Quality Management, Edisi Pertama.Yogyakarta : Andi Offset Yogyakarta.

STIKOM

Gambar 4.23 Master Provider

6. Form Penjadwalan Pelatihan

Form Penjadwalan Pelatihan adalah form yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database. Di sini pengguna dapat melakukan fungsi penjadwalan pelatihan dengan mengisi field-field yang sudah ada dengan benar. Untuk menyimpan data dapat

menggunakan tombol “simpan” dan untuk mengubah data dapat menggunakan tombol “ubah”. Berikut tampilan gambarnya :

STIKOM

54

Gambar 4.24 Penjadwalan Pelatihan

7. Form Penjadwalan Pelatihan Karyawan

Form Penjadwalan Pelatihan Karyawan ini berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan dapat menyimpannya ke dalam database. Di sini pengguna dapat melakukan fungsi penjadwalan pelatihan karyawan, pengguna harus mengisi field yang sudah ada dengan benar dan dapat menyimpannya ke dalam database dengan menakan tombol “simpan”

dan mengubahnya dengan menekan tombol “ubah”. Berikut tampilan

gambarnya :

STIKOM

Gambar 4.25 Penjadwalan Pelatihan Karyawan

8. Form Laporan Pelatihan Karyawan

Form Laporan Pelatihan Karyawan ini digunakan untuk menampilkan laporan pelatihan dari setiap karyawan. Di sini pengguna terutama kepala bagian dapat melihat laporan dari setiap karyawan, dengan memasukan NIK dari

karyawan yang bersangkutan dan menekan tombol “tampil” untuk

menampilkannya. Di sini pengguna juga dapat menyimpan hasil laporanya ada mencetaknya dalam bentuk nyata. Berikut tampilan gambarnya :

STIKOM

56

Gambar 4.26 Laporan Pelatihan Karyawan

STIKOM

57

menjadwalkan kegiatan pelatihan karyawan dan mempercepat proses pengklasifikasian data.

2. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan dapat membantu kepala bagian dalam melihat dan mencetak laporan pelatihan dari setiap karyawan dalam periode tertentu.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk perancangan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks dan merinci sehingga dapat digunakan tidak hanya pada seksi perencanaan saja.

2. Aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan ini dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada.

3. Karyawan yang menggunakan aplikasi ini diharapakan mendapatkan pelatihan untuk penggunaan aplikasi secara tepat.

STIKOM

58

DAFTAR PUSTAKA

Baker, Kenneth.1974.Introduction to Sequencing and Sheduling.Jhon Wiley and Sons, Inc.Canada.

Bedworth, David D. and james E. Bailey.1987.Intregrated Production Control Systems:Management, Analysis, Design, 2nd ed.New York : John Wiley & Sons.

H, John Bernardin and Joyce E. A. Russell.1993.Human Resource Management: An Experiantial Approach.McGraw-Hill Book Co.Singapore.

Kendall, dan Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

S, Nasution.2000.Berbagai Pendekatan Dalam Proses Belajar Mengajar.Jakarta : PT Bumi Aksara.

Tjiptono & Diana.1995.Total Quality Management, Edisi Pertama.Yogyakarta : Andi Offset Yogyakarta.

STIKOM