LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Document Archieving Pada PT. Jawa Pos Koran Surabaya.

LAPORAN KERJA PRAKTIK

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI DOCUMENT

ARCHIEVING PADA PT. JAWA POS KORAN

SURABAYA

Disusun oleh :

Nama : Aldy Hafil Ananda

NIM : 11.41010.0042

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM

SURABAYA

ix

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah Perusahaan ... 5

2.2 Struktur Organisasi ... 10

2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 10

2.4 Kegiatan Perusahaan ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 14

3.1 Konsep Dasar Sistem ... 14

3.2 Konsep Dasar Informasi ... 16

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17

3.4 Dokumen ... 17

3.5 Arsip ... 17

3.6 System Flow ... 19

3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 21

3.8 CDM (Conceptual Data Model) ... 23

3.9 PDM (Physical Data Model) ... 24

3.10 Database ... 25

BAB IV METODE DAN RANCANGAN SISTEM ... 27

4.1 Metodologi Penelitian ... 27

4.2 Analisa Sistem ... 27

4.3 Perancangan Sistem ... 28

4.3.1 System Flow ... 28

4.4 Desain Sistem ... 34

4.4.1 Context Diagram ... 34

4.4.2 DFD Level 0 ... 35

4.4.3 DFD Level 1 ... 36

4.4.4 Conceptual Data Model (CDM) ... 41

4.4.5 Physical Data Model (PDM) ... 42

4.4.6 Struktur Basis Data dan Tabel ... 43

4.4.7 Desain Input/Output ... 46

4.5 Implementasi Sistem ... 51

4.5.1 Spesifikasi Perangkat ... 51

4.5.2 Penjelasan Program ... 52

x

5.1 Kesimpulan ... 58

5.2 Saran ... 58

DAFTAR PUSTAKA ... 59

LAMPIRAN ... 60

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 60

Lampiran 2 Surat Balasan Perusahaan ... 61

Lampiran 3 Kartu Bimbingan ... 62

Lampiran 4 Acuan Kerja ... 64

Lampiran 5 Log Harian Kerja Praktik ... 66

Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktik ... 68

1

BAB I

1.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis. Berkembangnya teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.

Selain menuntut ilmu di bangku kuliah, mahasiswa juga dituntut untuk dapat mengamalkan ilmunya dalam kehidupan nyata. Kerja praktik diselenggarakan agar mendapat pengalaman di dunia kerja serta dapat berkecimpung langsung di dalamnya. Hal ini merupakan bagian dari perkuliahan yang menjadi suatu kewajiban untuk diambil oleh seluruh mahasiswa Institut Teknologi dan Informatika Stikom Surabaya. Dengan kerja praktik diharapkan mahasiswa lebih mampu mempersiapkan dirinya untuk bisa terjun ke dunia kerja yang sebenarnya. Adapun bagi perusahaan sebagai instansi yang menyediakan sarana dan prasarana merupakan suatu bentuk pengabdian terhadap kemajuan pendidikan di Indonesia, selain itu juga akan mendapatkan masukan-masukan yang bersifat saran dari para generasi muda.

Berkaitan dengan hal tersebut maka penulis melaksanakan kerja praktik di PT Jawa Pos Koran, yang mana merupakan salah satu perusahaan yang telah menerapkan Teknologi Informasi secara kompleks dan modern. Pemanfaatan Teknologi Informasi di PT Jawa Pos Koran terutama ditujukan dalam kegiatan

2

operasional dan proses produksi serta sebagai sarana pendukung lainnya seperti sarana informasi dan komunikasi.

Information Technology (IT) Department merupakan salah satu departemen PT Jawa Pos Koran yang menangani segala macam hal yang berhubungan dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan, komunikasi. Departemen IT melaksanakan sistem pengolahan data diseluruh departemen, pengadaan sistem komunikasi dan lain sebagainya.

PT Jawa Pos Koran memiliki pengeluaran tiap bulannya untuk mendukung kinerja perusahaan di semua bidang department, maka perusahaan membutuhkan rekap data pengeluaran yang nantinya akan diarsip untuk diklaim ke bagian kasir perusahaan. Dan apabila suatu saat terjadi masalah pada keuangan, seperti salah hitung atau ada uang yang hilang, arsip data tersebut dapat digunakan sebagai bukti yang valid.

Dalam pelaksanaannya, selama ini arsip data pengeluaran perusahaan hanya sebatas rekap manual saja, maka disini penulis diberikan sebuah tugas untuk membuat aplikasi yang berguna untuk arsip data pengeluaran perusahaan agar lebih tertata dengan baik dibandingkan dengan manual.

Dari permasalahan diatas, penulis berencana membuat sebuah aplikasi document archieving berbasis dekstop, dimana aplikasi ini nantinya diharapkan bisa mengarsip bukti-bukti pengeluaran perusahaan dengan cara scan bukti pengeluaran ke dalam aplikasi, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan.

3

1.2 Perumusan Masalah

Dalam uraian latar belakang diatas, maka dapat diperoleh perumusan masalah seperti berikut :

a. Bagaimana rancang bangun aplikasi document archieving pada PT Jawa Pos Koran ini mempermudah arsip dokumen pengeluaran tiap departemen ?

b. Bagaimana rancang bangun aplikasi document archieving pada PT Jawa Pos Koran ini mempermudah untuk pencarian dokumen ?

1.3 Batasan Masalah

Beberapa hal yang termasuk dalam ruang lingkup sistem pengarsipan dokumen pada PT. Jawa Pos Koran meliputi :

a. Hanya untuk arsip dokumen pengeluaran per-departemen b. Menggunakan database SQL Server.

c. Hanya dijalankan pada sistem operasi Windows.

1.4 Tujuan

Mampu membantu proses arsip dokumen pengeluaran tiap departemen yang ada pada PT. Jawa Pos Koran, dan juga dapat dengan mudah mencari dokumen yang sudah diarsip sebelumnya.

4

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan laporan praktik kerja lapangan ini dibagi menjadi beberapa bab, seperti dijelaskan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang latar belakang pembuatan laporan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan yang digunakan pada laporan ini.

BAB II TINJAUAN PERUSAHAAN

Pada bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, profil perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, dan kegiatan perusahaan.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang beberapa teori yang berhubungan dengan permasalahan yang digunakan dalam penyusunan laporan kerja praktik.

BAB IV DESKRIPSI SISTEM

Berisi tentang metodologi penelitian, analisa sistem, system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.

BAB V PENUTUP

5

BAB II

2.

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Jawa Pos didirikan oleh The Chung Shen pada 1 Juli 1949 dengan nama Djawa Post. Saat itu The Chung Shen hanyalah seorang pegawai bagian iklan sebuah bioskop di Surabaya. Karena setiap hari dia harus memasang iklan bioskop di surat kabar, lama-lama ia tertarik untuk membuat surat kabar sendiri. Setelah sukses dengan Jawa Pos-nya, The Chung Shen mendirikan pula koran berbahasa Mandarin dan Belanda. Bisnis The Chung Shen di bidang surat kabar tidak selamanya mulus. Pada akhir tahun 1970-an, omzet Jawa Pos mengalami kemerosotan yang tajam. Tahun 1982, oplahnya hanya tinggal 6.800 eksemplar saja. Koran-korannya yang lain sudah lebih dulu pensiun. Ketika usianya menginjak 80 tahun, The Chung Shen akhirnya memutuskan untuk menjual Jawa Pos. Dia merasa tidak mampu lagi mengurus perusahaannya, sementara tiga orang anaknya lebih memilih tinggal di London, Inggris.

Pada tahun 1982, Eric FH Samola, waktu itu adalah Direktur Utama PT Grafiti Pers (penerbit majalah Tempo) mengambil alih Jawa Pos. Dengan manajemen baru, Eric mengangkat Dahlan Iskan, yang sebelumnya adalah Kepala Biro Tempo di Surabaya untuk memimpin Jawa Pos. Eric Samola kemudian meninggal dunia pada tahun 2000. Dahlan Iskan adalah sosok yang menjadikan Jawa Pos yang waktu itu hampir mati dengan oplah 6.000 eksemplar, dalam waktu 5 tahun menjadi surat kabar dengan oplah 300.000 eksemplar.

6

Lima tahun kemudian terbentuklah Jawa Pos News Network (JPNN), salah satu jaringan surat kabar terbesar di Indonesia, dimana memiliki lebih dari 80 surat kabar, tabloid, dan majalah, serta 40 jaringan percetakan di Indonesia. Pada tahun 1997, Jawa Pos pindah ke gedung yang baru berlantai 21, Graha Pena, salah satu gedung pencakar langit di Surabaya. Tahun 2002 dibangun Graha Pena di Jakarta. Dan, saati ini bermunculan gedung-gedung Graha Pena di hampir semua wilayah di Indonesia. Tahun 2002, Jawa Pos Group membangun pabrik kertas koran yang kedua dengan kapasitas dua kali lebih besar dari pabrik yang pertama. Kini pabrik itu, PT Adiprima Sura Perinta, mampu memproduksi kertas koran 450 ton/hari. Lokasi pabrik ini di Kabupaten Gresik, hanya 45 menit bermobil dari Surabaya.

Setelah sukses mengembangkan media cetak di seluruh Indonesia, pada tahun 2002 Jawa Pos Grup mendirikan stasiun televisi lokal JTV di Surabaya, yang kemudian diikuti Batam TV di Batam, Riau TV di Pekanbaru, Fajar TV di Makassar, Palembang TV di Palembang, Parijz van Java TV di Bandung, Radar Cirebon Televisi (RCTV) di Cirebon.

Memasuki tahun 2003, PT. Jawa Pos Group merambah bisnis baru, yaitu

Independent Power Plant (IPP). Proyek pertama adalah 1 x 25 MW di Kab.

Gresik, yakni dekat pabrik kertas. Proyek yang kedua 2 x 25 MW, didirikan di Kalimantan Timur, bekerja sama dengan perusahaan setempat. Pada tahun 2008, PT. Jawa Pos Group menambah stasiun televisi baru, yaitu Mahkamah Konstitusi Televisi (MKTV) yang berkantor di Gedung Mahkamah Konstitusi Jakarta. Pada tahun 2009, PT. Jawa Pos Group menambah data center baru, yaitu Fangabian

7

Sirkulasi Jawa Pos menyebar hinggak ke seluruh provinsi Jawa Timur, Bali, dan Sebagian Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Jawa Pos terbit dalam beberapa edisi. Jawapos edisi Surabaya beredar di daerah Kota Surabaya dan sekitarnya (Kabupaten Sidoarjo dan Kabupaten Gresik), terbit dengan tiga seksi utama :

a. Jawa Pos (utama), berisi berita-berita utama, politik, ekonomi/bisnis, Jawa Timur, nasional, internasional, dan rubrik-rubrik tematik lainnya. b. Metropolis, berisi berita Kota Surabaya dan sekitarnya (Sidoarjo dan

Gresik), Deteksi (halaman untuk remaja, salah satunya berisi polling harian), hiburan, kesehatan, teknologi, dan rubrik-rubrik "ringan" lainnya serta rubrik mingguan

c. Sportainment, berisi berita-berita olahraga, terutama ulasan mengenai sepak bola dan balap (Formula 1, MotoGP). Seksi ini juga berisi iklan baris.

d. DetEksi berisi berita tentang kehidupan remaja, mulai dari otomotif, style, techno, hingga anime. terdiri dari 3 halaman yang disisipkan pada bagian Metropolis. Hingga kini detEksi Jawa Pos aktif mengadakan event seperti DetEksi Basketball League, Dan MAding Championship. Halaman ini kini telah menjadi bacaan wajib bagi remaja di Surabaya. Seksi ini semua crew-nya masih berstatus mahasiswa, mulai dari reporter, editor, hingga fotografer.

Hal yang membedakan Jawa Pos edisi Surabaya dan luar Surabaya adalah seksi "Metropolis" diganti dengan seksi yang lebih regional, dengan sebutan "Radar". Seksi "Radar" berisi berita-berita lokal sesuai daerahnya.

8

Rubrik-rubrik Metropolis (seperti di Jawa Pos edisi Surabaya) sebagian masih dipertahankan. Seksi Jawa Pos utama dan Seksi Sportainment sama persis dengan edisi Surabaya. Saat ini Jawa Pos memiliki 15 "Radar", yang masing-masing memiliki redaksi sendiri di kotanya yakni :

- Radar Banyuwangi (Banyuwangi), beredar di Banyuwangi dan Situbondo.

- Radar Jember (Jember), beredar di Jember, Lumajang dan Bondowoso. - Radar Bromo (Kota Pasuruan), beredar di Pasuruan dan Probolinggo. - Radar Malang (Kota Malang), beredar di Malang dan Batu.

- Radar Mojokerto (Kota Mojokerto), beredar di Mojokerto dan Jombang.

- Radar Gresik (Gresik), beredar di Gresik, Surabaya, dan Lamongan. - Radar Kediri (Kota Kediri), beredar di Kediri dan Nganjuk. Kantor di

Jalan Brawijaya Kota Kediri.

- Radar Tulungagung (Tulungagung), beredar di Tulungagung, Trenggalek, dan Blitar.

- Radar Bojonegoro (Bojonegoro), beredar di Bojonegoro, Tuban, Lamongan, dan Blora.

- Radar Madiun (Kota Madiun), beredar di Madiun, Ngawi, Magetan, Ponorogo, dan Pacitan.

- Radar Madura (Bangkalan), beredar di Pulau Madura. - Radar Bali (Bali), beredar di Denpasar Bali.

9

Redaksi Radar-Radar ini berada di sejumlah kota. Isi berita Radar bersifat lokal, dan memuat iklan yang juga bersifat lokal, serta seksi Sportainment lokal.

Jawa Pos edisi Jawa Tengah/DIY sedikit berbeda dengan edisi Jawa Timur. Meski berita utama (headline) dan sebagian besar isi beritanya adalah sama, Jawa Pos edisi Jawa Tengah/DIY berisi rubrik tambahan yang bersifat lokal (seperti rubrik Ekonomi Bisnis, Jawa Tengah), serta tidak termasuk iklan baris (yang mana hanya beredar di Jawa Timur). Jawa Pos di Jawa Tengah dan DIY juga terdiri atas sejumlah Radar, yakni:

- Radar Semarang (Kota Semarang), beredar di Semarang, Salatiga, Demak, Kendal, Batang, dan Pekalongan.

- Radar Solo (Kota Surakarta), beredar di eks Karesidenan Surakarta (Surakarta, Boyolali, Klaten, Sukoharjo, Karanganyar, Sragen).

- Radar Kudus (Kudus), beredar di Kudus, Pati, Jepara, Grobongan, Rembang, dan Blora.

- Radar Jogja (Yogyakarta), beredar di Provinsi DIY, Magelang, Purworejo, Kebumen, Temanggung, dan Wonosobo.

Dari sisi manajemen, Radar-Radar yang ada ini dikelola secara otonom. Rekrutmen karyawan dan wartawan dilakukan sendiri oleh masing-masing manajemen Radar. Grup Jawa Pos atau Jawa Pos Group atau Jawa Pos National Network (JPNN) adalah perusahaan yang menaungi lebih dari 151 surat kabar daerah dan nasional, yang paling terkenal adalah Jawa Pos, dan belasan tabloid, majalah, dan televisi daerah.

10

2.2 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos Koran

2.3 Visi dan Misi Perusahaan

Menjadikan perusahaan media yang berkembang, kokoh dan membawa manfaat agar Indonesia tidak hanya maju di Ibukotanya, dengan

menyelenggarakan pers yang bebas dan bertanggung jawab di seluruh Indonesia.

2.4 Kegiatan Perusahaan

Kegiatan utama PT. Jawa Pos Koran adalah prosuksi koran dengan detil sebagai berikut :

a. Pencarian Topik Berita

Tidak semua berita merupakan berita yang di rencanakan, karena ada berita yang didapat dari kejadian langsung dan tidak direncanakan. Namun bisa juga topik berita merupakan hasil perencanaan di rapat Redaksi pagi hari (10.00-12.00). Hasil rapat kemudian di distribusikan ke

11

wartawan masing2 tempat kerja lewat telepon, demikian juga penugasan kepada perwakilan-perwakilan di Jakarta atau tempat lain. Sore Hari (18.00-19.00) dilakukan listing berita, dimana berita yang didapat dibuat daftarnya dan dilihat sampai seberapa bagus dan akan ditempatkan di halaman mana.

b. Editing Berita

Setelah berita didapat dari wartawan-wartawan maka kemudian dikirim ke redakturnya masing2, Redaktur kemudian mengetes apakah berita tersebut punya nilai tinggi hingga disebut sebagai berita.

Redaktur memeriksa, apakah berita mempertimbangkan keamanan dan tidak menimbulkan gejolak di masyarakat. Redaktur mempertimbangkan juga apakah berita tersebut merugikan seseorang sudah ditulis secara seimbang (cover both side) atau belum. Apakah berita sudah cukup lengkap datanya, kalau tidak akan diberikan informasi tambahan. Juga akan memotong tulisan wartawan yang keluar dari konteksnya. Redaktur mengedit tulisan wartawan agar benar logikanya maupun bahasanya, agar tidak menimbulkan penafsiran ganda bagi pembaca.

c. Pemuatan Berita

Tergantung kualitas beritanya, karena berita yang masuk di Jawa Pos banyak sekali. Oleh karenanya berita yang ada tidak semuanya dimuat, sehingga banyak berita yang tidak terpakai. Seleksi menjadi semakin ketat bila jumlah iklan yang akan dimuat menjadi semakin banyak. Berita-berita yang lolos dalam seleksi kemudian di lay-out menjadi halaman-halaman koran oleh lay-out man. Lay-out man

12

mempertimbangkan bagaimana halaman menjadi terlihat bagus, Di Jawa Pos halaman harus seimbang foto-foto/gambanya. Tidak boleh terlalu kosong dari foto, namun juga tidak boleh terlalu banyak foto-foto/gambarnya. Bagian grafislah yang merancang model-model halaman di Jawa Pos.

d. Proses Percetakan

Jika Tata Muka sudah selesai, maka hasilnya kemudian di cetak dalam bentuk film sebesar halaman koran. Film ini kemudian diserahkan bagian percetakan untuk kemudian dibuat hal yang sama tapi dalam bentuk plat aluminium, dan plat ini akan dilekatkan di mesin cetak untuk mencetak kertas korannya.

Pencetakan dilakukan menggunakan mesin cetak dengan sistem web, sistem ini mencetak koran dari bahan kertas yang masih gulungan/gelondongan. Dari mesin ini kemudian akan dicetak sejumlah koran yang telah di pesan oleh bagian sirkulasi/pemasaran.

e. Pendistribusian

Koran yang sudah dicetak sebanyak yang dipesan bagian sirkulasi/pemasaran itu kemudian diserahkan ke bagian sirkulasi dalam bentuk kemasan per 150/200 eksemplar. Kemudian akan diberi label & nota kirim sesuai pesanan dan dikirim ke agen, pengecer lewat darat. Para Agen dan pengecer itulah yang kemudian akan membagikan sampai pada pelanggan.

Agar supaya pembaca di luar kota bisa menerima koran sama paginya dengan di dalam kota, maka Jawa Pos menerapkan Sistem Cetak Jarak

13

Jauh (SCJJ). SCJJ ini berupa pengiriman file-file jadi yang sudah dibuat oleh lay-out man ke daerah-daerah yang sudah terhubung network-nya dengan Jawa Pos Surabaya. Kemudian file-file tersebut sama seperti disini, akan di pindah dalam bentuk alumunium, kemudian dicetak. Dengan sistem ini maka selisih waktu yang terbuang di jalan (darat/udara) akan terkurangi, sehingga konsumen setempat akan menerima koran sama paginya dengan orang di Surabaya.

14

BAB III

3.

LANDASAN TEORI

Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal – hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.

3.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut (Kendall & Kendall, 2010) sistem adalah Serangkaian sub system yang saling terkait dan tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah di tetapkan sebelumnya.

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

15

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya

e. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan,

16

gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

3.2 Konsep Dasar Informasi

Menurut (Jogiyanto, 2005) informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan data tersebut bisa menjadi informasi jika tidak dapat memberikan manfaat bagi masyarakat luas atau pemakai informasi tersebut.

17

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut (Jogiyanto H. , 2005) terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

3.4 Dokumen

Menurut (Hariyanto, 2009), dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Dokumen sangat penting, baik dalam kehidupan sehari- hari, organisasi, maupun bisnis.

3.5 Arsip

a. Pengertian Arsip

Menurut (Wursanto, 2001) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

18

b. Manajemen Arsip

Dalam manajemen kearsipan atau Record Management terdapat 4 tahap daur hidup arsip, yaitu :

1. Tahap Penciptaan (Record Creation)

Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Maintenance)

Pada tahap ini arsip digunakan untuk berbaga keperluan informsasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.

Untuk dapat berfungsi dengan baik, arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip perlu dilakukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya.

19

3. Tahap Penyusutan

Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena umumnya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.

Proses penyusutan arsip meliputi :

- Pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan - Pemusnahan arsip

- Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI 4. Tahap Penyimpanan

Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis (permanen) yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggunjawaban nasional.

3.6 System Flow

Menurut (Jogiyanto, 2005) bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

20

Gambar 3.1 Simbol System Flow

a. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau komputer.

b. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan. c. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. d. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. e. Simbol penghubung di dalam halaman

Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama. f. Simbol penghubung di lain halaman

21

g. Simbol display

Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan h. Simbol input manual

Proses input data dari user

3.7 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kendall & Kendall, 2003), data flow diagram adalah grafik yang menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai input, proses dan output sistem, yang berhubungan dengan input, proses dan output dari model sistem secara umum.

DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

a. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD:

1. Kesatuan Luar

Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Arus Data

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol panah.

22

3. Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Simpan data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: a. Suatu file atau database di sistem komputer

b. Suatu arsip atau catatan manual

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu tabel acuan manual

e. _{Suatu agenda atau buku}

b. Level DFD

Ketentuan-ketentuan dalam penggambaran DFD yaitu :

1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

23

3. _{Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa} yang ada dalam diagram Nol.

c. Fungsi DFD

1. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

3. _{DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada} alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

3.8 CDM (Conceptual Data Model)

Menurut (Elmasri & Navathe, 2010) CDM mempresentasikan struktur logika database yang tidak tergantung pada software dan struktur penyimpanan data apapun. Model konseptual ini sering berisi objek-objek yang belum diimplementasikan dalam database secara fisik.

24

Aturan CDM sebagai berikut :

a. Mempresentasikan pengorganisasian data dalam format grafis. b. Memverifikasi validasi desain data

c. _{Menghasilkan PDM dimana menspesifikasikan implementasi secara fisik} pada database.

3.9 PDM (Physical Data Model)

Menurut (Elmasri & Navathe, 2010) PDM menspesifikasikan implmentasi secara fisik pada database. Dengan menggunakan PDM, harus mempertimbangkan secara detil implementasi fisik, serta juga harus memperhitungkan target software maupun struktur data storagenya.

PDM mengikuti aturan-aturan sebagai berikut :

a. Mempresentsaikan pengorganisasian data secara fisik dalam format grafis.

b. Menghasilkan script pembuat dan pemodifikasi database. c. _{Mendefinisikan referential integrity triggers and constraints}

Ada beberapa derajat relasi yang dapat terjadi, yaitu : a. One to One Relationship

Menggambarkan bahwa antara satu entity hanya dapat berhubungan dengan satu entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol 1-1.

25

b. One to Many Relationship

Menggambarkan bahwa satu entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari satu entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol 1-N.

c. Many to Many Relationship

Menggambarkan bahwa lebih dari satu entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari satu entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol N-N.

3.10 Database

Menurut (Elmasri & Navathe, 2010) basis data (database) adalah aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data yang bisa mencari secara menyeluruh dan secara sistematis memelihara dan mengambil informasi.

Istilah basis data pada umumnya juga menyiratkan serangkaian sifat, berikut ini adalah sifat-sifat basis data :

a. Berbagi Data

Data yang disimpan dalam basis data tidak secara umum digunakan oleh seseorang. Suatu basis data secara normal diharapkan bisa diakses oleh lebih dari satu orang, dan mungkin pada waktu yang sama.

b. Integrasi Data

Salah satu bentuk tanggung jawab pemakaian basis data yang utama adalah memastikan bahwa data terintegrasi. Suatu basis data harus menjadi koleksi data agar tidak terjadi redundansi data (yang berlebihan). Nilai data

26

dikatakan redundansi bila suatu atribut memiliki dua atau lebih nilai yang sama.

c. Integritas Data

Tanggung jawab lain yang timbul sebagai konsekuensi dari data bersama adalah bahwa basis data perlu menunjukkan integritas. Dengan kata lain, basis data perlu secara akurat mencerminkan seluruh bidang yang mencoba model.

d. Keamanan Data

Salah satu cara untuk memastikan integritas basis data adalah dengan melakukan pembatasan akses yaitu pengamanan basis data.

e. Abstraksi Data

Suatu basis data dipandang sebagai model nyata. Informasi yang disimpan dalam basis data pada umumnya merupakan sebuah usaha untuk menyajikan sifat dari beberapa objek sesungguhnya. Oleh karena itu, suatu basis data adalah suatu abstraksi dari dunia nyata.

f. Independensi Data

Salah satu konsekuensi dari abstraksi adalah gagasan untuk buffering data dari proses yang menggunakan data.

27

BAB IV

4.

METODE DAN RANCANGAN SISTEM

4.1 Metodologi Penelitian

Pelaksanaan kerja praktik pada PT. Jawa Pos Koran yang berlokasi di Gedung Graha Pena Surabaya dilakukan dengan meninjau langsung proses kegiatan yang terjadi sehingga dapat mengetahui masalah yang ada. Selain itu data dan informasi yang didapat selama kerja praktik sangat membantu dan berguna untuk memecahkan masalah.

4.2 Analisa Sistem

Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis. Berkembangnya teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.

PT Jawa Pos Koran memiliki pengeluaran tiap bulannya untuk mendukung kinerja perusahaan di semua bidang department, maka perusahaan membutuhkan rekap data pengeluaran yang nantinya akan diarsip untuk diklaim ke bagian kasir perusahaan. Dan apabila suatu saat terjadi masalah pada keuangan, seperti salah hitung atau ada uang yang hilang, arsip data tersebut dapat digunakan sebagai bukti yang valid.

28

Hal yang pertama dilakukan untuk mulai merancang sistem informasi baru yaitu harus memahami jalannya proses arsip dokumen manual yang ada dalam PT Jawa Pos Koran. Proses manual dari PT Jawa Pos Koran yaitu, karyawan yang memiliki bukti dokumen pengeluaran seperti pembelian bensin, penggunaan jasa transportasi, dll, diserahkan kepada bagian keuangan yang ada pada masing-masing departemen di mana karyawan yang mengajukan tersebut bekerja. Jika pengeluaran tersebut dianggap benar untuk pengeluaran kantor, karyawan akan diberi uang pengganti sesuai dengan yang tertera di bukti dokumen tersebut. Dan pencatatan pada keuangan perusahaan berupa bon kas keluar akan disimpan dalam arsip beserta lampiran asli.

4.3 Perancangan Sistem

4.3.1 System Flow

System Flow merupakan alur yang menggambarkan sistem aplikasi document archieving secara menyeluruh sesuai urutan prosedur-prosedur yang akan dijelaskan sebagai berikut.

29

a. System Flow Login

30

b. System Flow Mengelola Master Pengguna

31

c. System Flow Mengelola Master Bagian

32

d. System Flow Mengelola Master Dokumen

33

e. System Flow Lihat Dokumen

34

4.4 Desain Sistem

4.4.1 Context Diagram

Context diagram pada aplikasi document archieving ini terdiri dari 2 external entity yaitu admin dan keuangan bagian yang menunjang jalannya sistem.

Gambar 4.6 Context Diagram Aplikasi Document Archieving

Data Interface Lihat Dokumen Form Lihat Dokumen

Input Verifikasi Notif Verifikasi

Form Master Dokumen

Data Interface Master Dokumen

Form Master Bagian Data Interface Master Bagian

Form Master User Data Interface Master User

Tampilan Pencarian Notif Verifikasi Inputan

Notif Login Keuangan

Input Tanggal Pencarian Input Data Dokumen Data Login Keuangan

Notif Input Bagian Input Data Bagian

Notif Input User Input Data User Baru

Notif Login Admin Data Login Admin

Form Login Data Masuk Aplikasi

Form Login Data Masuk Aplikasi

Admin

Keuangan Bagian

0

Sistem Informasi Document Archieving pada PT Jawa Pos Koran

35

4.4.2 DFD Level 0

Gambar 4.7 DFD Level 0 Aplikasi Document Archieving

Data Request Form Master Dokumen Data Request Form Melihat Dokumen

Data Keuangan Sukses Admin Data Request Form Master User

Data Request Form Master Bagian Data Admin Sukses Login

Atribut Data Login [Tampilan Pencarian]

[Input Tanggal Pencarian] [Form Lihat Dokumen]

[Data Interface Lihat Dokumen]

Atribut Master Dokumen

Input Master Dokumen[Input Verifikasi] [Notif Verifikasi] [Form M aster Dokumen] [Input Data Dokumen]

[Notif Verifikasi Inputan] [Data Interface Master Dokumen] Atribut Master Bagian

Input Master Bagian

[Form M aster Bagian] [Data Interface Master Bagian] [Notif Input Bagian]

[Input Data Bagian]

Input Master Pengguna Atribut Master Pengguna

[Form M aster User] [Data Interface Master User] [Notif Input User]

[Input Data User Baru]

Atribut Data Login [Data Masuk Aplikasi]

[Data Masuk Aplikasi] [Form Login] [Form Login]

[Notif Login Keuangan] [Data Login Keuangan]

[Notif Login Admin] [Data Login Admin] Admin Admin Admin Admin Admin Admin Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Admin Admin Admin Admin Admin Admin Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian 1 Login + 2 Mengelola Master User + 3 Mengelola Master Bagian 4 Mengelola Master Dokumen 5 Melihat Dokumen 1 Pengguna 1 Pengguna 2 Bagian 3 Dokumen 3 Dokumen

36

4.4.3 DFD Level 1

a. Login

Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Login

[Notif Login Keuangan] [Notif Login Admin]

Data Login Gagal [Data Keuangan Sukses Admin]

[Data Admin Sukses Login] [Atribut Data Login]

[Data Login Keuangan] [Data Login Admin]

Atribut Login

[Form Login] [Form Login]

[Data Masuk Aplikasi] [Data Masuk Aplikasi]

Admin Admin Keuangan Bagian Keuangan Bagian Admin Keuangan Bagian Keuangan Bagian Admin

1 Pengguna _{Data Form Pilihan Admin}

Data Form Pilihan Keuangan 1.1 Menampilkan Form Login 1.2 Verifikasi 1.3 Menampilkan Login Gagal

37

b. Mengelola Master User

Gambar 4.9 DFD Level 1 Mengelola Master User

[Input Master Pengguna]

Verifikasi Berhasil

[Atribut Master Pengguna] [Notif Input User] [Input Data User Baru] Atribut Master User

[Form Master User]

[Data Request Form Master User]

Admin

Admin Admin

1 Pengguna

1 Pengguna

Data Form Pilihan Admin

2.1 Menampilkan

Form Master User

2.2

Validasi Data User Baru

2.3 Menyimpan

38

c. Mengelola Master Bagian

Gambar 4.10 DFD Level 1 Mengelola Master Bagian

Verifikasi Bagian Atribut Bagian

[Atribut Master Bagian] [Input Data Bagian]

[Notif Input Bagian] [Data Request Form Master Bagian]

[Form Master Bagian]

[Input Master Bagian]

Admin

Admin

Admin

2 Bagian

2 Bagian

Data Form Pilihan Admin

3.1 Menampilkan

Form Master Bagian

3.2 Validasi

Bagian

3.3 Menyimpan

39

d. Mengelola Master Dokumen

Gambar 4.11 DFD Level 1 Mengelola Master Dokumen

Verifikasi Inputan Verifikasi Data Benar Atribut Dokumen

[Input Master Dokumen] [Input Verifikasi]

[Notif Verifikasi]

[Notif Verifikasi Inputan]

[Input Data Dokumen]

[Atribut Master Dokumen] [Form Master Dokumen]

[Data Request Form Master Dokumen]

Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Bagian 3 Dokumen 3 Dokumen Data Form Pilihan Keuangan

4.1 Menampilkan Form Master Dokumen 4.2 Verifikasi Inputan 4.3 Menampilkan Notif Verifikasi Inputan 4.4 Menyimpan Dokumen

40

e. Lihat Dokumen

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Lihat Dokumen

Data yang Ing in Ditampilkan Input Pencarian

[Atribut Data Login] [Input Tang g al Pencarian]

[Tampilan Pencarian] [Form Lihat D okumen]

[Data Req uest Form Melihat Dokumen]

Keuang an Bag ian

Keuang an Bag ian

Keuang an Bag ian

3 Dokumen

Data Form Pilihan Keuang an

5.1 Menampilkan

Form Lihat Dokumen

5.2

Pencarian Dokumen

5.3

Menampilkan Form Pencarian

41

4.4.4 Conceptual Data Model (CDM)

Di bawah ini merupakan Conceptual Data Model (CDM) dari struktur database aplikasi document archieving.

42

4.4.5 Physical Data Model (PDM)

Di bawah ini merupakan Physical Data Model (PDM) dari struktur database aplikasi document archieving.

43

4.4.6 Struktur Basis Data dan Tabel

1. Tabel Pengguna

Nama tabel : pengguna Primary key : id_user Foreign key : id_bagian

Fungsi : Menyimpan data user

Tabel 4.1 Tabel Pengguna

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table

1 id_user int PK

2 password varchar 10

3 id_bagian int FK id_bagian Bagian

2. Tabel Bagian

Nama tabel : bagian Primary key : id_bagian Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan bagian

Tabel 4.2 Tabel Bagian

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table

1 id_bagian int PK

44

3. Tabel Dokumen

Nama tabel : dokumen Primary key : id_dokumen Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan dokumen

Tabel 4.3 Tabel Dokumen

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table

1 id_dokumen int PK

2 keterangan varchar 200

3

scan_dokum

en image

4. Tabel Kategori Dokumen

Nama tabel : kategori_dokumen Primary key : id_kategori

Foreign key : id_dokumen

Fungsi : Menyimpan kategori dokumen

Tabel 4.4 Tabel Kategori Dokumen

No Field Name Data

Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table

45

No Field Name Data

Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table 2 id_dokumen int FK id_dokumen Dokumen

3

nama_kategor i

varc

har 50

4

tanggal_kateg ori

varc har 12

5. Tabel Dokumen Pengguna

Nama tabel : dokumen_pengguna Primary key : id_dokumen, id_user Foreign key : id_dokumen, id_user

Fungsi : Merelasikan data dokumen dengan pengguna

Tabel 4.5 Tabel Dokumen Pengguna

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table 1 id_dokumen int PK, FK id_dokumen Dokumen

46

6. Tabel Dokumen Bagian

Nama tabel : dokumen_bagian Primary key : id_dokumen, id_bagian Foreign key : id_dokumen, id_bagian

Fungsi : Merelasikan data dokumen dengan bagian

Tabel 4.6 Tabel Dokumen Bagian

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key On Field On Table 1 id_dokumen int PK, FK id_dokumen Dokumen 3 id_bagian int PK, FK id_bagian Bagian

4.4.7 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan berupa form sebelum menjadi sebuah program. Desain ini berfungsi sebagai inputan program dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan oleh program dari pengolahan data. Desain ini juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun sebuah sistem.

1. Desain Input

Desain Input ini merupakan sebuah perancangan form yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan input-an ke dalam aplikasi yang nantinya akan disimpan di database.

47

a. Desain Master User

Gambar 4.15 Form Master User

Form ini berfungsi untuk mencatat user yang diberikan wewenang untuk mengakses aplikasi. Data ini selanjutnya bisa digunakan untuk Login aplikasi. Form ini hanya bisa diakses oleh Admin.

48

b. Desain Master Bagian

Gambar 4.16 Form Master Bagian

Form ini berfungsi untuk mencatat bagian. Fungsinya untuk membedakan user di tiap bagian sehingga memiliki hak akses yang berbeda.

49

c. Desain Master Dokumen

Gambar 4.17 Form Master Dokumen

Form ini berfungsi untuk mencatat data dokumen sekaligus scan lampiran semua bukti yang masuk ke bagian keuangan.

2. Desain Output

Desain output ini merupakan rancangan berupa form laporan yang diproses menjadi suatu informasi berguna bagi penggunanya, yaitu keuangan bagian.

50

a. Desain Halaman Utama

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Utama

Form ini digunakan untuk melihat dokumen terakhir yang di masukkan kedalam aplikasi sekaligus menjadi halaman utama aplikasi keuangan bagian.

51

b. Desain Lihat Dokumen

Gambar 4.19 Output Lihat Dokumen

Form ini digunakan untuk melihat dokumen yang telah di masukkan sebelumnya oleh keuangan bagian.

4.5 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini berisi tentang detil aplikasi document archieving mulai dari spesifikasi yang dibutuhkan oleh sistem dan juga form-form yang ada pada aplikasi.

4.5.1 Spesifikasi Perangkat

1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan aplikasi ini adalah sebuah unit komputer dengan detil:

52

a. Prosesor 1 Ghz b. RAM sebesar 256MB c. Monitor resolusi 1024 x 768 d. _{Keyboard + Mouse}

2. Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan aplikasi ini yaitu dengan detil sebagai berikut:

a. Sistem Operasi Windows XP/7 b. SQL Server 2008

c. .NET Framework

4.5.2 Penjelasan Program

Pada sub bab ini akan dijelaskan langkah-langkah menjalankan aplikasi document archieving.

1. Form Login

Gambar 4.20 Form Login

Form ini adalah awal dari aplikasi document archieving berjalan. Hanya user yang sudah didaftarkan oleh admin yang bisa melakukan login.

53

Jika login sukses akan langsung masuk ke halaman utama seperti Gambar

4.21. Jika login gagal maka akan muncul notif gagal seperti Gambar 4.22.

Gambar 4.21 Halaman Utama

54

2. Form Master Dokumen

Gambar 4.23 Input Dokumen

Form ini berfungsi untuk input dokumen dengan cara mengisikan nomor dokumen, tanggal dokumen, kategori dokumen, keterangan dokumen. Lalu scan lampiran dokumen yang akan dimasukkan ke sistem. Lalu klik “Simpan”. Dan akan muncul notif verifikasi seperti Gambar 4.24. Jika data sudah benar klik “Yes” jika belum klik “No” dan akan kembali ke halaman input dokumen.

55

3. Form Lihat Dokumen

Gambar 4.25 Lihat Dokumen

Form ini digunakan untuk melihat data yang telah tersimpan sebelumnya di database. Untuk mencari data dokumen yang telah tersimpan, pengguna memasukkan rentang tanggal pencarian yang diinginkan. Setelah tanggal dimasukkan maka data akan muncul pada tabel.

56

4. Form Master Pengguna

Gambar 4.26 Master Pengguna

Form ini digunakan untuk memberikan hak akses baru bagi pengguna aplikasi pada keuangan bagian dengan mengisi user, password, dan memilih bagian untuk hak akses sesuai bagiannya. Lalu klik “Simpan”. Jika ada user yang sama maka akan muncul notif seperti pada Gambar 4.27.

57

Gambar 4.27 Notif Master Pengguna

5. Form Master Bagian

Gambar 4.28 Master Bagian

Form ini hanya berfungsi untuk menginputkan bagian dengan mengisi pada kolom bagian. Jika ada bagian yang sama, maka akan muncul notif seperti pada Gambar

4.29.

58

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Aplikasi Document Archieving pada PT. Jawa Pos Koran Surabaya adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktik ini dapat membantu proses rekap dokumen pengeluaran pada PT. Jawa Pos Koran. Aplikasi ini terdiri dari input dokumen dan pencarian dokumen. Serta penambahan user dan bagian yang ada dalam sistem ini.

2. Aplikasi ini dapat mempermudah penggunanya untuk mencari dokumen yang sudah dimasukkan sebelumnya. Sangat memudahkan penggunanya untuk mencari arsip-arsip lama yang ingin dilihat kembali.

5.2 Saran

Sistem Aplikasi Document Archieving pada PT. Jawa Pos Koran Surabaya ini hanya terbatas pada sistem operasi Windows saja. Sehingga saran untuk kedepannya mungkin bisa menjadi multi platform agar dapat digunakan pada sistem operasi yang berbeda.

59

DAFTAR PUSTAKA

Elmasri, R., & Navathe, S. B. (2010). Fundamentals of Database Systems (6th Edition).

Hariyanto, B. (2009). Sistem Operasi. Bandung.

Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2003). Analisa dan Perancangan Sistem, Jilid 1 dan Jilid 2. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2010). System Analysis and Design (8th Edition). New Jersey: Prentice Hall.

2. Form Master Dokumen

Gambar 4.23 Input Dokumen

Form ini berfungsi untuk input dokumen dengan cara mengisikan nomor dokumen, tanggal dokumen, kategori dokumen, keterangan dokumen. Lalu scan lampiran dokumen yang akan dimasukkan ke sistem. Lalu klik

“Simpan”. Dan akan muncul notif verifikasi seperti Gambar 4.24. Jika data

sudah benar klik “Yes” jika belum klik “No” dan akan kembali ke halaman input dokumen.

55

3. Form Lihat Dokumen

Gambar 4.25 Lihat Dokumen

Form ini digunakan untuk melihat data yang telah tersimpan sebelumnya di database. Untuk mencari data dokumen yang telah tersimpan, pengguna memasukkan rentang tanggal pencarian yang diinginkan. Setelah tanggal dimasukkan maka data akan muncul pada tabel.

4. Form Master Pengguna

Gambar 4.26 Master Pengguna

Form ini digunakan untuk memberikan hak akses baru bagi pengguna aplikasi pada keuangan bagian dengan mengisi user, password, dan memilih

bagian untuk hak akses sesuai bagiannya. Lalu klik “Simpan”. Jika ada user

57

Gambar 4.27 Notif Master Pengguna 5. Form Master Bagian

Gambar 4.28 Master Bagian

Form ini hanya berfungsi untuk menginputkan bagian dengan mengisi pada kolom bagian. Jika ada bagian yang sama, maka akan muncul notif seperti pada Gambar 4.29.

58

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Aplikasi Document Archieving pada PT. Jawa Pos Koran Surabaya adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktik ini dapat membantu proses rekap dokumen pengeluaran pada PT. Jawa Pos Koran. Aplikasi ini terdiri dari input dokumen dan pencarian dokumen. Serta penambahan user dan bagian yang ada dalam sistem ini.

2. Aplikasi ini dapat mempermudah penggunanya untuk mencari dokumen yang sudah dimasukkan sebelumnya. Sangat memudahkan penggunanya untuk mencari arsip-arsip lama yang ingin dilihat kembali.

5.2 Saran

Sistem Aplikasi Document Archieving pada PT. Jawa Pos Koran Surabaya ini hanya terbatas pada sistem operasi Windows saja. Sehingga saran untuk kedepannya mungkin bisa menjadi multi platform agar dapat digunakan pada sistem operasi yang berbeda.

59

DAFTAR PUSTAKA

Elmasri, R., & Navathe, S. B. (2010). Fundamentals of Database Systems (6th Edition).

Hariyanto, B. (2009). Sistem Operasi. Bandung.

Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2003). Analisa dan Perancangan Sistem, Jilid 1 dan Jilid 2. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2010). System Analysis and Design (8th Edition). New Jersey: Prentice Hall.