BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK MUSLIM JAYA
3.1 Bangunan dan Letak
Apotik Muslim Jaya terletak di jalan Pelajar No. 61 Medan terdiri dari ruang tunggu, bagian penjualan obat bebaskasir, ruang peracikan, ruang sholat
dan kamar manditoilet. Apotek ini dijalankan dengan SIA: 4422363IV2004 dimana sebagai Apoteker Pengelola Apotek APA adalah Drs. Agustama, M.Kes.
Lokasi Apotek Muslim Jaya tergolong kurang strategis karena jauh dari pusat perbelanjaan, praktek dokter dan tidak terletak di tepi jalan yang mudah
dijangkau dan sedikit sekali dilalui oleh kendaraan umum.
3.2 Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi Apotek Muslim Jaya cukup sederhana. Apoteker Pengelola Apotek membawahi 3 orang karyawan, yaitu 1 orang untuk shift pagi
dan 2 orang lainnya untuk shift malam. Asisten apoteker merangkap bagian kasir, pemesanan, pelayanan resep, penjualan bebas, kebersihan dan petugas
administrasi. Shift pagi dimuali dari 09.00 WIB sampai 15.00 WIB dan shift malam dimulai pukul 15.00 WIB sampai 21.00WIB.
Struktur organisasi Apotek Muslim Jaya dapat dilihat pada gambar 1 berikut:
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
Pemilik Saran Apotek PSA
Apoteker Pengelola Apotek APA
Asisten Apoteker
Bagian Keuangan
Bagian Pelayanan
Bagian Administrasi
Pembelian Kasir
Penjualan Bebas Resep
Gambar 1. Struktur Organisasi Apotek Muslim Jaya
3.3 Bentuk Kegiatan di Apotek Muslim Jaya 3.3.1 Pembelian-Pengadaan Perbekalan Farmasi
Proses pembelian-pengadaan perbekalan farmasi meliputi perencanaan, pengadaan dan pemantauan hasil pembelian.
a. Perencanaan Pembelian Perbekalan Farmasi
Perencanaan pembelian di Apotek Muslim Jaya dilakukan sesuai dengan kebutuhan bagian peracikan dan penjualan bebas. Barang yang sudah habis atau
stok yang sedikit dapat dilihat langsung pada tempat penyimpanan obat yang disesuaikan dengan sifat barang, apakah fast moving atau slow moving.
b. Pengadaan Barang
Pengadaan barang dilakukan dengan cara mencatat barang yang kosong ke dalam buku pesanan. Pada pagi hari beberapa salesman obat datang ke apotek.
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
Kemudian petugas apotek membacakan jenis barang yang akan dipesan dan menentukan langsung dari salesman mana barang tersebut diambil berdasarkan
potongan harga dan bonus yang ditawarkan. Selesman yang ditunjuk mencatat ke buku ordernya, selanjutnya pada sore hari salesman datang kembali membawa
obat yang dipesan. Bila barang yang ada di buku pesanan tidak diambil oleh salesman maka asisten apoteker menghibungi melalui telepon.
c. Pemantauan Hasil Pembelian
Barang yang telah dipesan akan dihantarkan pada siang atau sore harinya. Asisten apoteker melakukan pemantauan hasil pembelian sebagai berikut:
• Memeriksa faktur-faktur yang diterima terhadap kelengkapan barang yang sudah dipesan
• Memeriksa barang yang diterima secara fisik seperti jumlah, ukuran, jenis, nomor registrasi, label, dan tanggal kedaluwarsa. Bila ada yang tidak sesuai
dengan pesanan dapat ditukarkan lagi melalui sales dari PBF yang bersangkutan.
• Memberi label pada barang yang masuk sesuai dengan tanggal terima dan nama pemasok.
• Apabila barang yang dipesan tidak dikirim maka diminta penjelasan dari pemasok tersebut, bila perlu membatalkan agar bisa dipesan dari pemasok
lain. • Segera memberitahukan kepada pemasok bila hargapotongan harga tidak
sesuai dengan perjanjian dan diminta untuk segera dikoreksi
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
3.3.2 Penyimpanan
Penyusunan barang di Apotek Muslim Jaya dilakukan berdasarkan bentuk sediaan, secara alfabetis, dan menggunakan sistem FIFO First In First Out.
Dalam penyusunannya, harus dibedakan antara obat bebas dengan obat di ruang peracikan. Obat-obat diruang peracikan ditempatkan pada kotak-kotak dengan
mencantumkan nama obat dan harga persatuan. Obat-obat yang dapat dijual bebas tanpa resep dokter, obat tradisional, sediaan kosmetik dan alat-alat kesehatan di
simpan pada etalase depan dengan mencantumkan harganya. Obat-obatan golongan narkotika disimpan dalam lemari khusus narkotika
yang terpisah dari obat-obatan lain dan terkunci, obat-obatan psikotropika disimpan dalam lemari tersendiri. Sedangkan obat-obatan seperti supositoria,
vaksin dan serum disimpan di lemari pendingin.
3.3.3 Penjualan
Pelayanan penjualan di apotek Muslim Jaya meliputi pelayanan resep, pelayanan obat bebas, kosmetika, alat-alat kesehatan, obat tradisional, susu dan
perbekalan kesehatan. Kegiatan penjualan perbekalan farmasi di apotek ini berupa pelayanan tunai dan resep kredit.
3.3.3.1 Pelayanan Resep
Pelayanan terhadap resep dilakukan dengan cara sebagai berikut: a
Petugas di ruang penjualan menerima resep dari pasien dan diteruskan ke ruang peracikan.
b Petugas peracikan memeriksa kelengkapan obat yang terdapat dalam resep,
jika lengkap maka resep diberi harga dan diinformasikan kepada pasien dan bila pasien setuju, obat dan etiket disiapkan.
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
c Setelah selesai, petugas memeriksa kembali obat dan etiket untuk mengetahui
kebenarannya. Kemudian obat diserahkan kepada pasien dengan memanggil nama pasien tersebut dan diberikan informsai seperlunya mengenai
penggunaan obat. Kopi resep dan kuitansi dapat diberikan kepada pasien jika diperlukan.
d Setelah menerima obat, pasien dapat langsung membayar di kasir.
e Resep asli disimpan dan diarsipkan. Resep yang mengandung narkotika dan
psikotropika harus diperhatikan kelengkapan resepnya seperti nama dan alamat dokter, nomor izin praktek dokter dan tanda tangan atau paraf dokter
yang bersangkutan, nama pasien, serta umur dan alamat pasien. Resep tersebut diarsipkan secara terpisah untuk memudahkan pelaporan tentang obat
narkotika dan psikotropika setiap bulannya.
3.3.3.2 Pelayanan Penjualan Bebas
Pelayanan penjualan bebas dilakukan sebagai berikut: a
Asisten apoteker diruang penjualan menerima permintaan barang dari pasien dan menginformasikan harga.
b Jika ada pasien yang datang dengan keluhan menderita penyakit, maka asisten
apoteker membantu memilihkan obat yang sesuai dengan penyakit yang dikeluhkan dengan disertai informasi tentang obat yang digunakan dan
informasi lainnya. c
Bila harga sesuai dan pasien setuju, maka barang diserahkan dan pasien membayar di kasir.
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
3.3.4 Administrasi
Administrasi apotek harus dikelola dengan baik dan benar sehingga apabila suatu saat diperlukan, dokumen tersebut dapat ditunjukkan sebagai bahan
pengawasan, pertanggungjawaban, dan sebagai bahan pembantu bagi APA dalam pengambilan keputusan. Kegiatan administrasi di apotek Muslim Jaya meliputi:
1 Administrasi Pembukuan, yaitu pencatatan pembelian dan penjualan bebas
yang terdiri dari: a
Buku stok obat, mencatat pemasukan dan pengeluaran obat sehingga dapat diketahui beberapa banyak obat yang harus dipesan kembali.
b Buku pesanan barang, mencatat barang yang diperlukan untuk dipesan
kepada pemasok. c
Buku pemasukan dan pengeluaran narkotika-psikotropika. d
Buku kas harian, mencatat pemasukan dan pengeluaran uang. Pemasukan diperoleh dari penjualan resep dan penjualan obat bebas, sedangkan
pengeluaran mencakup pembelian obat per hari. 2
Administrasi pelaporan, yaitu narkotika dan psikotropika. Untuk obat-obatan golongan narkotika, pelaporan dilakukan sekali sebulan
paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Sedangkan untuk obat psikotropika dilakukan setiap 6 bulan sekali. Laporan-laporan ini ditandatangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek APA.
3.3.5 Pengawasa Keuangan
Pengawasan dilakukan oleh PSA setiap harinya terhadap karyawan apotek
yang dipantau dari mesin Cash register. Setiap pemasukan terdaftar dengan kode
masing-masing kemudian dicatat kembali ke dalam buku kas harian. Apabila
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
angka penjualan berbeda terlalu jauh dapat mengindikasikan terjadinya suatu hal yang kurang baik, misalnya pembelian barang yang terlalu banyak tetapi
penjualan sedikit sehingga terjadinya penumpukan barang.
3.3.6 Evaluasi Akhir dan Perhitungan Laba Rugi
Dari buku kas harian, laba dan rugi setiap bulannya dapat ditentukan dengan melihat saldo yang diperoleh selama satu bulan dikurangi dengan biaya-
biaya. Pada akhir tahun, laba atau rugi yang diperoleh setiap bulannya diakumulasikan, sehingga akan diketahui laba atau rugi selama satu tahun yang
diukukan ke dalam buku kas tahunan. Pada akhir tahun, semua stok barang dihitung kemudian dikurangi dengan stok tahun sebelumnya.
Tri Agusti H : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Muslim Jaya, 2008 USU e-Repository © 2008
BAB IV PEMBAHASAN