Komunikasi Bisnis

  Materi 1 Charles H. Cooley Dengan komunikasi dimaksud mekanisme yang mengadakan hubungan antara manusia dan yang mengembangkan semua lambang dari pikiran-pikiran bersama dengan arti yang arti yang menyertainya dan melalui keleluasan ( ) serta menyediakan space tepat pada waktunya.

  Carl I Hovland “Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan biasanya (lambang- lambang verbal). Untuk mengubah perilaku orang

  Raymond S. Ross “Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator

  ”.

  William Albig Komunikasi adalah proses pengoperan lambang- lambang yang berarti bagi individu-individu.

  Wilbur Scrhamm Kita berusaha mengadakan persamaan dengan orang lain.

  Sir Geral Barry Berkomunikasi adalah berunding bahwa dengan berkomunikasi orang memperoleh pengetahuan, informasi dan pengalaman karena itu maka orang saling mengerti percakapan keyakinan, kepercayaan dan kontrol sangat diperlukan. _ Everett M. Rogers “Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam

  Proses komunikasi secara primer

Yaitu proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada

orang lain dengan menggunakan lambang ( symbol) sebagai media.

  

Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah

bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan sebagainya yang secara

langsung dapat menerjemahkan pikiran dan atau perasaan

komunikator kepada komunikan.

  Proses komunikasi secara sekunder

Adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain

dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah

  

Menurut Onong Uchjana Effendy, tujuan dari

komunikasi adalah:

  Perubahan sikap ( attitude change )

  ◦

  Perubahan pendapat ( opinion change )

  ◦

  Perubahan perilaku ( behavior change )

  ◦

  Perubahan social ( social change ). (Effendy,

  ◦

  2003: 8) Tujuan komunikasi menurut Cangara Hafied

adalah mengandung hal-hal sebagai berikut:

Supaya yang disampaikan dapat dimengerti.

  ◦ Memahami orang

  ◦ Supaya gagasan dapat diterima oleh orang lain

  ◦ Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu

  ◦ (Cangara, 2002: 22)

  

1. Komponen Komunikasi

◦

  Komunikator

  ◦

  Pesan

  ◦

  Media

  ◦

  Komunikan

  ◦

  Efek

  2. Proses Komunikan

  ◦

  Proses Secara Primer

  ◦

  Proses Secara Sekunder

3. Sifat Komunikasi

   Tatap Muka ( Face

  )

• – To – Face

  

  Bermedia

   Verbal 

  Lisan ( Oral ) 

  Tulisan/ Cetak

4. Metode Komunikasi

   Jurnalistik

• Jurnalistik Cetak  Jurnalistik Elektronik 

  Jurnalistik radio

• Jurnalistik Televisi

   Hubungan masyarakat (PR)

   Periklanan  Pameran

  Publisitas 

  Propaganda   Penerangan

  5. Teknik Komunikasi  Komunikasi Informatif  Komunikasi Persuasif  Komunikasi Instruktif  Hubungan Manusiawi

  6. Tujuan Komunikasi  Perubahan Sikap (

  Attitude Change )

   Perubahan Pendapat ( Opinion Change

  )  Perubahan Perilaku (

  Behavior Change )

   Perubahan Sosial ( Social Change

  )

  7. Fungsi Komunikasi 

  Menyampaikan Informasi ( To Inform ) 

  Mendidik ( To Educate ) 

  Menghibur ( To Entertain ) 

  Mempengaruhi ( To Influence )

  8. Model Komuniksi 

  Komunikasi Satu Tahap ( One Step Flow Communication ) 

  Komunikasi Dua Tahap ( Two Step Communication ) 

  Komunikasi Multi Tahap ( Multistep Flow Communication )

  

  Komunikasi Internasional

  ◦

  Komunikasi Kelompok ( Group Communiation )

  ◦

  Komunikasi Personal ( Personal Communication )

  ◦

  Bentuk Komunikasi

  

  ◦

  Bidang Komunikasi

  Komunikasi Politik

  ◦

  Komunikasi Perusahaan

  ◦

  Komunikasi Managemen / Organisasional

  ◦

  Komunikasi Sosial

  ◦

  Komunikasi Media ( Medio Comm unication )

  Materi 2

  Organisasi 

  Organisasi atau Organization atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin Organizare

  → to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagianbagian yang saling bergantung atau terkoordinasi).

   Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization: "a stable system of individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals" [Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas]

  

Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. dalam

bukunya Modern Business : A Systems Approach Organization is the means by which management coordinates material and human resources through the design of a formal structure of

tasks and authority (Organisasi adalah sarana dimana

manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang).

   Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana

manajemen (ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan struktur).

   Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen. 

  Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.

   Menurut Sri Haryani, Organisasi adalah suatu unit social yang dikoordinasikan secara sengaja, yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang didirikan untuk jangka waktu lama (Haryani, 2001:36)

  Ciri-ciri Organisasi 

  Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab 

  Adanya pusat kekuasaan 

  Adanya substitusi sumber daya manusia 

  Adanya ketergantungan antaranggota 

  Adanya koordinasi antarkomponen 

  Adanya interaksi yang berulang-ulang Tipe Organisasi

   Organisasi yang berorientasi laba (profit oriented organization)

   Organisasi nirlaba (non-profit oriented organization)

KOMUNIKASI ORGANISASI

  Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

   Bentuk komunikasi apa yang terjadi

   Metode dan teknik apa yang dipakai

   Media apa yang dipakai

  

Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya

  Tujuan Komunikasi Organisasi 

  Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi.

   Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai Dzmemperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen dz.

   Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi menajer yang lebih baik.

   Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah komunikasi.

   Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi organisasi ditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan obyektif.

   Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

   Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit- unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

  

 Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi

organisasi. Garis yang putus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

  

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki

suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya

adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi

organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

  Fungsi Komunikasi dalam Organisasi 

  Informatif _ Pimpinan dan anggota organisasi membutukan banyak sekali informasi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya.

   Pengendalian (Regulatory) _

  Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi. Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah, dan laporan.

   Persuasif _ Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide/gagasan atau tugas.

   Integratif _

  

Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagi menjadi beberapa bagian atau

  

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL 

  Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema Internal Audience]

  

  Dimensi komunikasi internal :

A. KOMUNIKASI VERTIKAL

  → Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

   Downward Communication → komunikasi atas ke bawah.

  Contoh: pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

   Upward communication

  → dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

  B. KOMUNIKASI HORISONTAL →komunikasi mendatar, antara anggota staf den gan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

  Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja → employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

  C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION] Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

  Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience]

   Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informative Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

   Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

   Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

   To meet the challenge in the workplace today requires.

  Setiap staf pada bagian manapun seharusnya : 

  Relationship Oriented →Networking → sinergi

   Service Focused

  

→ berpikir pada pelayanan



  Customer Commited → mempunyai komitmen pd pelanggan

   Facilitative [media saluran/pendukung]

   Forward Thinking

  → berpikir kedepan 

  Value Added [nilai tambah → selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

   Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

  Materi 3

PENGUASAAN TEKNOLOGI DAN

  INFORMASI Teknologi dalam Kombis 

  Teknologi merupakan alat, teknik atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga

pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau

lebih banyak hasilnya.

   Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta

menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang

semakin canggih.

   Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerjasama dengan berbagai pihak, kapan pun dan di mana pun berada.

   Penggunaan internet, email, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi.

   Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi tetapi juga cara kerja.

  

Pedoman memilih teknologi

komunikasi Menurut Bovee & Till : 

  Harapan penerima pesan 

  Waktu dan biaya 

  Sifat pesan 

  Perlunya penampilan

  

Manfaat Teknologi Komunikasi



  Meningkatkan aliran komunikasi 

  Mempermudah komunikasi 

  Mengukur struktur organisasi 

  Menurunkan biaya komunikasi

  

Kelemahan Teknologi Komunikasi



  Kelebihan Informasi 

  Keamanan Data 

  Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan 

  Kurangnya Hubungan Individu

   Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel.

   Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri dari 3 tahap sederhana :

  1. Perencanaan pesan

  2. Penyusunan Pesan

  3. Revisi Pesan

   Penentuan Tujuan

   Analisis Audience

   Penentuan ide pokok

   Pemilihan saluran dan media

   Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.

   Tahap itu meliputi 2 kegiatan :

  1. Mengorganisasikan pesa

  2. Memformulasikan pesan

  

Menyunting pesan

   Menulis ulang

   Memproduksi pesan

   Mencetak pesan

1. Memberi Informasi (Informing) 2.

  Membujuk atau persuasi (persuading) 3.

  Melakukan Kerja sama (collaboration) Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim.

  Kerjasama TINGGI ikan

  Membujuk SEDANG Komun

  Informasi asi

  RENDAH ip s Parti

RENDAH SEDANG TINGGI

  Kendali Komunikator

  Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si.

  

Sasaran atau target utama dari komunikasi

adalah audience atau penerima, karenanya

analisis terhadap audiens sangat diperlukan.

   Audiens dalam komunikasi bisa individu atau organisasi.

   Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

   Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal relatif lebih mudah dilakukan.

   Apabila audiens belum dikenal, maka petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu melakukan analisis :

  A nalize Siapa pihak penerima pesan?

  

U nderstand Bagaimana pengetahuan penerima mengenai

subjek

  D emographics Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?

  I nterest Apa yang menarik perhatian penerima? E nvironment Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?

  N eeds Informasi apa yang diperlukan penerima? C ustomize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?

  E xpectation Apa yang diharapkan penerima?

  

  Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang penting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

  

  Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi yang bertindak sebagai pengambil keputusan.

  

  Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang berpengaruh

  

  Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis

  

  Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

  

  Gaua penulisan, format, dan bahasa pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung formal.

   Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan, pengirim tidak perlu melakukan usaha-usaha tertentu untuk memebrikan pemahaman.

   Apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap memberikan penjelasan- penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi salah interpretasi.

  

  Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

  

  Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan kesimpulan dan rekomendasi.

  

Pesan yang baik akan mampu memenuhi

semua pertanyaan penerima.

   Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.

  

Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan

agar pesan bisnis mampu memenuhi

kebutuhan informasi audiens, yaitu : 1.

  Temukan apa yang ingin diketahui audiens 2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan 3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

  4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat.

  5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi

   Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerjasama sering kali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens.

   Kegagalan itu bisa disebabkan oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan yangdikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk dibaca.

  

PENENTUAN IDE POKOK

DAN PEMILIHAN MEDIA Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

PENENTUAN IDE POKOK

   Setiap pesan bisnis, baik panjang maupun pendek pasti mengacu pada suatu ide pokok (main idea).

   Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain (supporting idea).

   Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut

sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.

   Topik merupakan suatu subjek pesan yang luas, dengan demikian, ide pokok tidak sama dengan topik.

TEKNIK MENENTUKAN IDE POKOK

  3 1.

  Brainstorming

  2. Petunjuk atasan

  3. Kebiasaan

  EMILIHAN SALURAN DAN MEDIA P

 Pemilihan saluran dan media sangat penting

  dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima.

  

 Komunikasi efektif dan tidak efektif dapat

  dibedakan melalui pilihan atas saluran dan media komunikasi.

  

 Pilihan saluran dan media komunikasi sangat

  tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima. S ALURAN K OMUNIKASI LISAN 

  Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Antara lain :

   Percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka)

   Melalui telepon

   Wawancara

   Pidato  Seminar 

  Pelatihan 

  Presentasi bisnis S ALURAN K OMUNIKASI LISAN DAPAT DIGUNAKAN APABILA

:

  

  Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

   Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti 

  Tidak memerlukan catatan permanen.

  

 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah

dan ekonomis.

  

  Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan ALURAN OMUNIKASI ERTULIS S K T 

  Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal dan laporan.

   Pemilihan kata dalam pesan tertulis dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat.

   Pesan-pesan tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media yang yang biasa digunakan antara lain mesin faks, telegram, dan e- mail.

  S ALURAN KOMUNIKASI T ERTULIS DAPAT DIGUNAKAN APABILA :

   Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima.

   Pesan terinci dam kompleks

   Memerlukan perencanaan yang seksama

   Memerlukan catatan permanen

   Penerima dalam jumlah banyak

  

Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara

geografis

  M EDIA S ALURAN K OMUNIKASI Media pada saluran Lisan : _

  Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, _ konferensi) Telepon, voice mail _ Radio, televisi, komputer _ Pita audio dan video _ Teleconference _ Video Conference

  Media pada saluran tertulis : _ Surat, memo, laporan, proposal _ Elektronik mail _ Telepon (sms) _ Komputer _ Faks _ Telegram _ Pos biasa/khusus EKAYAAN EDIA K M Semakin Kaya Tatap Wajah

   MEDIA Telepon, email

  AAN Dokumen dengan alamat yang dituju

   KEKAY Dokumen tanpa

  UM alamat yang

  IN dituju

  KONT

  Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si.

PERLUNYA PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

   Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis.

   Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan.

   Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa

  Hal-hal yang bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis 

  Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele) 

  Memasukan hal-hal yang tidak relevan atau tidak logis 

  Informasi penting terlupakan

 Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan

satu kesatuan yang logis.

  

Manfaat Pengorganisasi pesan



  Membantu audiens memahami pesan 

  Membantu audiens menerima pesan 

  Menghemat waktu audiens  Menyederhanakan tugas komunikasi

  

Pengorganisasian pesan yang baik



  Menetapkan ide/gagasan pokok 

  Mengelompokan ide/gagasan pokok 

  

Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan



  Pendekatan deduktif

  

  Pendekatan induktif

  

4 Bentuk Organisasi Pesan Bisnis

  1. Direct Request

  2. Pesan rutin, good news atau good will

  3. Bad news

  4. Pesan persuaisf Mengendalikan Gaya dan Nada 

  Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan

  

 Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang

sesuai dengan peristiwa.

  

  Struktur kalimat dan kosa kata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima.

  

  Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan

  

Karakteristik Komunikasi bisnis

efektif

   Coutesy

   Correctness

   Concisennes

   Clarity atau Clearness  Concretness  Completness Mengembangkan Paragraf 

  Ilustrasi: mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

   Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

   Sebab akibat: mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

   Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

   Masalah dan penyelesiaan.

REVISI PESAN BISNIS

  Bahan Ajar Komunikasi Bisnis Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si.

  

  Revisi (perbaikan)merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis.

  

  Pada tahap ini, dilakukan kegiatan penyuntingan (editing), menulis ulang pesan, memproduksi pesan, dan mencetak pesan.

  

  Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.

  Pedomannya :  Apakah sudah mencakup semua butir? 

  Apakah susunan sudah bertalian secara logis? 

  Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik?

 Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan

ditempatkan pada posisi menonjol?

   Apakah dukungan sudah cukup dan fakta diperiksa ulang?  Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda?  Apakah perlu menambahkan sesuatu?

  

Menyunting Pesan (Editing)

  

Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembaca



  Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif?

  

  Apakah paragraf memiliki kalimat topik yang jelas?

  

  Apakah peralihan antara gagasan jelas?

  

  Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar?

  

  Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berlebihan?

  

  Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca?

  Menulis Ulang Pesan Kesalahan yang sering dilakukan pelaku bisnis : 

  

Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benear-

benar memperbaikinya 

  Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu 

  Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan

  

 Ketika menulis ulang, perhatian tijukan pada setiap kata yang

memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraf yang bertalian secara logis.

  

 Banyak dokumen bisnis yang membengkak karena

menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu.

  

 Bagaian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau

dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan versi asli sebelumnya.

MEMPRODUKSI PESAN

   Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf, dan menulis ulang pesan, selanjutnya perlu ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

  

 Desain pesan yang efektif akan memberi pedoman kepada

pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen.

  

 Desain yang efektif menjadi sasaran penting dalam

memproduksi pesan.

  Agar desain efektif: 

  Konsistensi 

  Seimbang 

  Terkendali 

  Rincian Bahan Ajar Komunikasi Bisnis

   Oxford Dictionary : Negosiasi didefinisikan sebagai :

  “pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan … untuk mengatur atau mengemukakan. ” Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti : pertawaran, _ tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.

  Negosiasi adalah : Kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi diperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan tersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama

   Negosiasi adalah pertemuan antara du pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan atas pokokpokok masalah yang :

  ◦ Penting dalam pandangan kedua belah pihak

  ◦ Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak

  ◦ Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

   Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi secara ajeg antara

  ◦ majikan dan karyawan [upah, fasilitas]

  ◦ duta penjualan dengan pembeli di seputar harga dan kontrak

  ◦ departemen sehubungan dengan alokasi sumber daya

   Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian- bagian berikut memberikan tuntunan :

a) Pokok masalah yang dinegosiasikan

  

Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat

untuk diadakan :  Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas

   Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin,atau diskriminasi lainnya.

   Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan  Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.

   Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir b.

  Persiapan negosiasi Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :

  1. Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim?

  2. Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?

  3. Jenis orang seperti apakah dia?

  4. Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator?

  5. Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik?

  6. Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana?

  7. Perilaku seperti apa yang dapat Anda harapkan dari orang tersebut? C. Mencapai suasana yang tepat Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan _ „domestik‟. Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non verbal (spt kontak mata) yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat

orang-orang termotivasi untuk bekerja sama ; demikian pula sebalinya.

  _

d. Taktik-Taktik Negosiasi

  _

  Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui

_{ Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar}

kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda. menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?

  1. Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan?

2. Bagaimana Anda mengambil inisiatif?

  3. Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan?

  4.

  Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka _5. memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang? Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang _6. bermanfaat dalam situasi tertentu? Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan _7. rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki? Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda _8. dengan sebaik-baiknya? Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi- konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda?

  11

. Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar

Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya?

  

12. Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di

kandang mereka [lawan]? Di tempat netral?

  13. Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka?

  

14. Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda

ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ?

  15. Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?

  16. Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam

menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda

dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?

e. Gaya-gaya negosiasi

  

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi,

yaitu arah dan kekuatan.

  1) Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

   Mendorong (push)  Menarik (pull)

2) Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak

dari kedudukan kita yang semula.

   Bersikap keras  Bersikap lunak

f. Mencari penyelesaian

  Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agar kedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri.

   KALAH/ KALAH 

MENANG/ KALAH

   SERI 

MENANG/ MENANG

g) Situasi fall back

  Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat ◦ tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA.

  BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED ◦

  AGREEMENT atau Alternatif Terbaik untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi.

h) Perilaku dalam negosiasi

  1. Pertahankan pendekatan yang sopan dan profesional

  2. Jangan membalas perilaku yang tidak menyenangkan

3. Terus menegosiasikan kepentingan Anda

  4. Mintalah pandangan dan kritikan terhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi dari sudut pandang Anda.

7. Mintalah kriteria, alasan-alasan, data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.

  

8. Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu solusi yang adil dan

ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan menyetujui kriteria yang obyektif.

  

9. Perhatikan tanda-tanda adanya kerjasama dan beri dukungan,

sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama akan menjadi pusat perhatian Anda.

  

10. Secara periodik buatlah ringkasan bidang-bidang yang telah

mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan.

  I. Mengakhiri Negosiasi

Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut

perlu diperhatikan

Apakah semua pihak memahami dengan jelas apa yang

  ◦ telah disepakati? Apakah semua pihak berkomitmen terhadap kesepakatan

  ◦ tsb? Apakah diperlukan pertemuan lain untuk membahas

  ◦ pokok-pokok yang kecil [atau yang besar?] kapan?

Bagaimana perasaan kedua pihak terhadap kesepakatan

  ◦ yang telah dibuat? Apakah dirasa adil? Apakah kita puas? Apakah justru kita saling mengecam? Saling

WAWANCARA KERJA

  Bahan Ajar Komunikasi Bisnis Dosen : Gumgum Gumilar, S.Sos., M.Si. Pengertian Wawancara 

  Wawancara adalah : “suatu proses komunikasi diadik relasional dengan tujuan yang serius dan ditetapkan terlebih dulu yang dirancang untuk mempertukarkan perilaku dan melibatkan tanya jawab

  ” atau singkatkatnya “ suatu percakapan berdasarkan suatu maksud ”.

  

  Namun definisi tsb agak terbatas, karena wawancara membatasi wawancara dengan tujuan yang serius. Wawancara juga telah menjadi bentuk hiburan yang populer seperti disiarkan televisi dan radio. (Stewart L. Tubss

• – Sylvia Moss,

  

Selain menulis resume dan surat lamaran kerja, menyiapkan diri untuk wawancara

termasuk bagian yang penting.

  Aspek-aspek kepribadian yang akan dinilai mencakup : 

  Penampilan fisik 

  Gerak-gerik dan sopan santun  Rasa percaya diri 

  Inisiatif 

  Kebijaksanaan  Tanggap dan kerjasama 

  Ekpsresi wajah  Kemampuan berkomunikasi  Sikap terhadap pekerjaan 

  Selera humor

  Persiapan Wawancara 

  

Persiapkan diri sebaik-baiknya. Beikut hal yang perlu fiperhatikan :



  Datang tepat pada waktunya 

  Bersikap yakin 

  Siapkan ijazah, sertifikat dan surat-surat penghargaan 

  Berpakaian yang rapih dan sopan 

  Bersikap tenang 

  Ketuk pintu sebelum masuk ruang wawancara, kecuali jika ada yang mengantar.

   Tersenyum, tetapi jangan tersenyum terus

  

 Tunggu sampai dipersilakan untuk duduk, atau mintalah izin untuk

duduk

   Ingat nama pewawancara dengan benar  Tataplah pewawancara saat bicara  Tunjukan kemampuan diri tetapi jangan berlebihan  Perhatikan pertanyaan pewawancara dengan baik 

  Bicaralah dengan jelas  Atur nada suara  Tunjukan minat dan kesungguhan  Bersikaplah jujur

  Mengenali Pekerjaan dan perusahaan

  

 Sebelum melakukan wawancara sebaiknya kita

mempelajari terlebih dahulu mengenai pekerjaan dan perusahaan. Informasi tersebut bisa diperoleh dari berbagai publikasi resmi yang dikeluarkan perusahaan

tersebut, baik berbentuk jurnal, majalah atau bulletin.

   Sebaik bentuk diadik, Anda juga punya kesempatan untuk menanyakan secara langsung pada pewawancara.

  Pertanyaan yang dapat diajukan antara lain :

  

  Apa tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan yang dilamar

  

  Bagaimana kebijakan perusahaan mengenai promosi

  

  Bagaimana kesempatan berkembang dalam perusahaan

  

  Apakah tersedia program pelatihan bagi pegawai baru

  

  Apa yang menjadi produk unggulan perusahaan

  

  Siapa pesaing utama perusahaan

  

  Bagaimana pangsa pasar bagi produk-produk yang

  Pertanyaan Penting dalam Wawancara 

  Pertanyaan-pertanyaan dalam wawancara bisa berkaitan dengan pekerjaan yang dilamar, program pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja, pergaulan antar sesame, penilaian kepribadiab, latar belakang keluarga, dan tujuan karier.

  

Berikut berbagai contoh pertanyaan yang sering dilakukan dalam wawancara kerja:

1. Pekerjaan yang dilamar

   Mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan ini?

   Apakah pengalaman kerja relevan dengan posisi kerja yang Anda lamar?

   Mengapa Anda tertarik dengan posisi yang Anda lamar?  Jika masih bekerja, mengapa Anda ingin beralih pekerjaan?

   Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan ini?

2. Pendidikan dan Pelatihan

  Mata kuliah apa yang paling Anda sukai dan paling Anda ◦ benci? Mengapa? Mata kuliah apa yang paling menarik?

  ◦ Apa kuliah atau pelatihan membantu Anda dalam

  ◦ pengembangan karier? Bagaimana pandangan Anda mengenai pendidikan yang

  ◦ diperoleh di perguruan tinggi? Apa Anda berencana untuk melanjutkan studi?

  ◦

  3. Latar belakang keluarga ◦

  Apa pekerjaan orang tua Anda? ◦

  Apa pendidikan terakhir orang tua Anda? ◦

  Bagaimana pendapat orang tua Anda terhadap karier yang Anda pilih?

  4. Kepribadian ◦

  Bagaimana Anda menilai diri Anda sendiri? ◦

  Apa kekuatan dan kelemahan diri Anda?

5. Penilaian pribadi

  ◦

Faktor-faktor apa yang paling mendukung pengembangan pribadi Anda?

  ◦ Apa hambatan-hambatan dalam pengembangan karier Anda?

  ◦ Apa yang paling mengecewakan, mengesalkan, atau menjengkelkan Anda?

  ◦ Bagaimana cara Anda mengatasi rasa kesal?

  ◦ Apakah karakteristik dan kemampuan terpenting yang harus dimiliki seseorang untuk menjadi pemimpin dalam perusahaan?

  ◦ Apakah pengalaman kerja Anda yang paling memuaskan dan menyenangkan?

  ◦ Pengalaman kerja apa yang paling tidak menyenangkan?

6. Tujuan karier

  Apa tujuan jangka panjang karier Anda? ◦

  Bagaimana Anda mencapai tujuan karier tersebut? ◦

  Apa posisi atau kedudukan yang Anda harapkan di ◦ masa yang akan datang? Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi

  ◦ tersebut?

7. Hobi dan lain-lain

  ◦ Apa yang Anda lakukan saat liburan?

  ◦ Apa yang Anda lakukan pada waktu senggang?

  ◦ Apakah Anda ikut dalam suatu kegiatan-kegiatan social?

  ◦

Mengapa Anda tertarik pada kegiatan kemasyarakatan?

  ◦ Hobi apa yang Anda sukai?

  ◦ Jenis olahraga apa yang paling Anda sukai dan tidak Anda sukai?

  ◦

Buku atau majalah terbaru apa yang perban Anda baca?

  Apakah Anda tertarik dengan perkembangan berita-berita ◦ industry dewasa ini? Apakah Anda tertarik untuk mengaitkan perkembangan industry

  ◦ dengan perkembangan perusahaan? Apakah Anda pernah mengadakan studi banding perusahaan Anda

  ◦ dengan perusahaan sejenis lainnya? Apakah strategi Anda untuk mengambangkan produk atau jasa di

  ◦ perusahaan? Apakah suatu perusahaan perlu melakukan penelitian pasar?