Analisis Sistem Arus Lalu Lintas Surat Permohonan PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan

(1)

(2)

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini mengharuskan kita untuk mengikutinya, paling tidak berusaha untuk tidak tertinggal dari Negara-negara lain. Dimana dalam perkembangannya sangat dibutuhkan tenaga kerja yang terampil dan memiliki kualitas yang baik. Hal ini dapat terwujud apabila ada kerjasama yang baik antara lembaga pendidikan sebagai sumber daya manusia dan dunia usaha serta instansi yang terkait didalamnya.

Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) berusaha membentuk sumber daya manusia yang berkualitas sebagai tenaga kerja yang ahli dan cekatan. Untuk mencapai tersebut maka Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) membekali mahasiswanya dengan keterampilan yang dipadu dengan teori dan praktek sehingga menjadi tenaga kerja yang pontensial. Maka Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) mewajibkan para mahasiswanya mengikuti praktek kerja lapangan (PKL) / Magang selama ± 1 bulan. Hal ini bukan hanya merupakan satu syarat dalam menyelesaikan program pendidikan melainkan juga bagaimana para mahasiswanya mengenal dunia kerja yang sesungguhnya.

Penulis mengambil tempat Praktek Kerja Lapangan di PT. Angkasa Pura II,

tepatnya di Bandar Udara Polonia Medan karena perusahaan tersebut merupakan gerbang utama bagi angkutan udara di Sumatra Utara umumnya dan kota khususnya yang sudah sangat dikenal oleh masyarakat yang mempunyai peranan strategis terutama dalam pelayanan jasa angkutan penerbangan. baik Dalam Negri (Domestik) maupun Manca Negara (lnternasional).

Dengan adanya praktek kerja lapangan (PKL / Magang) mahasiswa akan memperoleh manfaat yang nantinya dapat di gunakan setelah mereka menyelesaikan studinya. Sehubungan dengan hal di atas, penulis telah kesempatan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan apa yang teJah penulis lampirkan di atas dengan harapan dapat bermanfaat bagi teman-teman yang akan menyelesaikan perkuliahannya sebagai syarat untuk menyusun laporan Kerja Praktek (KP).

1.2 Identifikasi Dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

• Belum adanya sistem analisis laporan surat masuk dan keluar perusahaan sendiri yang masih terikat dengan perusahaan luar. • Belum efektifnya database surat yang akan di analisis.

(3)

1.2.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dalam laporan kerja praktek ini masalah yang dirumuskan adalah pengembangan system analisis data karyawan dalam suatu proyek pengembangan manajemen data laporan surat.

• Bagaimana sistem informasi database surat laporan yang berjalan pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Medan.

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

maksud dari tujuan praktek kerja lapangan ini adalah :

1.3.1 Tujuan Praktek Kerja Lapangan

a. Praktek Kerja Lapangan ini proses awal mempersiapkan diri dalam memasuki lingkungan perkerjaan yang sebenamya. Tujuan praktek kerja lapangan ini adalah :

b. Untuk menjembatani antara mahasiswa Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) dengan dunia kerja yang sesungguhnya sehingga memberikan konstribusi kemampuan serta pengalaman belajar dan berkerja yang nyata diperusahaan.

c. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk lebih mengenal dunia kerja yang tentu saja memiliki perbedaan penerapan konsep dan teori yang menerima mahasiswa di kampus.

d. Untuk melatih kemapuan mahasiswa dalam berkerja sama dan

bekomunikasi dengan pegawai di perusahaan/instansi, untuk dapat menciptakan dan menumbuhkan sikap untuk berorganisasi dan berinteraksi bagi mahasiswa yang nantinya sangat diperlukan dalam memasuki dunia kerja.

e. Menguji dan mengukur kemampuan mahasiswa dalam menghadapi situasi kerja baik mengenai sistem maupun mekanisme kerja.

f. Melatih mahasiswa dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungan kerja baik berkomunikasi, berpenampilan serta bersopan santun.

1.3.2 Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Sedangkan manfaat Praktek Kerja Lapangan ialah :

a. Mahasiswa dapat mengakomodasikan antara konsep atau teori yang diperoleh dari perkuliahan dan kenyamanan operasional di lapangan. b. Memberi manfaat dalam manfaat usaha peningkatan dan pemantapan

(4)

kelapangan yang sesungguhnya.

c. Sebagai media untuk mengenal lingkungan kerja yang berbeda dengan lingkungan kampus.

d. Merupakan sarana komunikasi lapangan antara pihak akademik dengan masyarakat.

e. Memperoleh tenaga terampil tanpa harus mengeluarkan tambahan bagi pengembangan sumber daya manusia yang ada.

f. Terciptanya budaya kerja yang bertanggung jawab dan berhasil guna pengembangan perusahaan.

1.4 Batasan Masalah

Sesuai dengan rumusan yang telah dipaparkan, maka batasan yang diberlakukan dalam tugas akhir ini adalah implementasi teori data karyawan pada salah satu pengembangan analisis yang sedang dikerjakan. Analisis digunakan untuk melakukan estimasi tenaga kerja yang diperlukan untuk mengembangkan perangkat lunak berdasarkan desain yang diajukan. Metrik diterapkan pada fungsionalitas perangkat lunak. Bahasan tidak mencakup estimasi elemen-elemen fisik seperti spesifikasi perangkat keras.

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Penelitian ini dilakukan pada PT. (Persero) Angkasa Pura II medan yang berlokasi di jalan Imam Bonjol no 157 Medan. Sedngkan waktu penelitian dilakukan dari bulan Agustus sampai dengan September.

(5)

No Aktivitas Waktu

1 Pengajuan Outline Juli

2 Persetujuan Outline Juli

3 Survey Prusahaan Agustus

4 Pengumpulan Data Agustus

5 Bimbingan Agustus

6 Analisis Data Agustus

7 Penulisan laporan agustus

8 Pengembalian Laporan

Oktober

Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

(6)

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (pendapat ini lebih menekankan pada komponen/elemen sehingga cakupannya lebih luas).

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (pendapat ini lebih menekankan pada prosedurnya). Kemudian prosedur itu sendiri mengandung arti suatu urutan-urutan operasi kritikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam suatu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penganganan yang seragam dari transaksi-transaksi yang terjadi.

Informasi memiliki pengertian data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan satu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan. Sumber dari informasi tersebut adalah data. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, dapat berupa angka, huruf atau symbol khusus atau gabungan dari keduanya. Di dalam dunia bsinis, kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan-perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi

2.1.1 Elemen Sistem

• Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

• Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

(7)

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

• Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. • Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

• Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

• Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. • Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

• Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectivities) atau tujuan (goal).

2.1.3 Klasifikasi Sistem

• Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

• Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

(8)

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)

• Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

• Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. • Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

• Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

• Sistem sederhana dan Sistem kompleks : Sistem yahng beroperasi sangat sederhana tapi memiliki kualitas sistem operasi yang sangat detail.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari system informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atau information-generating systems.

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolehan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block) dan blok teknologi

(9)

(technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control block).

Sebagai suatu sistem keenam Blok tersebut masing-masing saling berinteraksi dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

a. Blok Masukan

Blok masukan mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi termasuk metode-metode dan media untuk memperoleh data. Blok Model Blok model terdiri atas prosedur, logika dan model matematika untuk memanipulasi data masukan dan data yang tersimpan pada Basis Data. b. Blok Keluaran

Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem.

c. Blok Teknologi

Teknologi yang digunakan untuk menerima data masukan, memroses data, mengirimkan keluaran dengan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.

d. Blok Basis Data

Kumpulan data yang saling berhubungan dan tersimpan dalam perangkat keras komputer serta menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

e. Blok Kendali

Merupakan pengendali dari sistem informasi agar dapat berjalan sesuai dengan keinginan dan pencegah dari hal-hal yang dapat merusak sistem.

2.3.1 Metode Pendekatan Sistem dan Pengembangan Sistem

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Metodologi adalah :

Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya

Metode adalah :

Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :

(10)

• Penulis buku • Peneliti • Konsultan • Systems house • Pabrik software

Metode pendekatan sistem yang digunakan pada analisis sistem surat laporan perusahaan adalah dengan melihat secara langung ke dalam sistem kerja yang dilakukan.

2.4.2 Alat Bantu Analisis

Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Dalam menganalisis suatu sistem dibutuhkan beberapa alat bantu, antara lain Flow Chart, Data Flow Diagram (DFD), dan Kamus data (data dictionary)

1) Konteks Diagram

Diagram ini menggambarkan input dan output antara sistem dengan dunia luarnya, dalam hal ini sistem informasi karyawan dan pendaftaran siswa pelatihan di perusahaan dengan para user.

Pendekatan terstruktur ini mencoba menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-memecahnya menjadi bagian yang lebih terperinci (disebut dengan lower level). DFD yang pertama kali digambarkan adalah level teratas (top level). Dari diagram konteks ini kemudian akan digambar lebih terperinci lagi yang disebut dengan digram level 0 (overview digram). Tiap-tiap proses di level 1 (satu) akan digambar kembali dengan lebih terperinci lagi dan disebut dengan level 2 (dua) dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terperinci lagi.

Data calon siswa mengalir ke sistem informasi karyawan dan pendaftaran iswa pelatihan, selanjutnya akan terjadi proses penyelesaian administrasi dibantu oleh petugas yang berkepentingan.

2) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah ada atau sistem yang baru tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik data tersebut disimpan.

DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data atau aliran data pada suatu sistem. DFD merupakan suatu gambaran grafis dari suatu sistem secara logikal yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol yang menggambarkan

(11)

bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. DFD terdiri dari empat simbol :

Gambar 2.2 Simbol-simbol DFD

3) Kamus data

Kamus data disebut juga dengan istilah systems data dictionary yang artinya katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem. Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan DFD (Data Flow Diagram).

External Entity (elemen‐elemen

lingkungan)

Data Flow (arus data)

Process (proses)

(12)

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Sejarah Singkat PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia MedanSebelum PT. (Persero) Angkasa Pura II berdiri terlebih dahulu dibangun landasan pacu Bandara Udara Polonia Medan. Dimana dengan adanya landasan inilah PT. (Persero) Angkasa Pura II dapat menjalankan operasi kinerja serta membuka usahanya.

Bandara Udara Polonia Medan di bangun pertama kali oleh bangsa Polandia, yang bernama Baron Mischalsky pada tahun 1872, yang mendapat konsensi dari Pemerintah Hindia Belanda untuk membuka perkebunan tembakau di Sumatera Timur di daerah Medan dan diberi nama “Polandia”.

Kemudian pada tahun 1936 Polandia berubah nama menjadi Bandar Udara Polonia, dan pada tahun ini juga pertama kali diadakan perbaikan landasan pacu sepanjang 600 m yang terletak pada 100 LU- 200LS. Setelah mengalami perbaikan ini landasan pacu Bandar Polonia Medan terus mengalami perbaikan hingga masa kemerdekaan Negara Republik Indonesia.

Pada tahun 1948 s/d 1949 Bandar Udara Polonia Medan dibeli kembali oleh pemerintah Hindia Belanda yang dijadikan sebagai landasan pacu bagi sekutu, yang diperpanjang sekitar 1000 sampai 1200 m, dan tahun 1950 Bandar Udara Polonia Medan diserahkan kekuasaan pengelolanya pada TNI-AU. Oleh TNI-AU landasan diperpanjang hingga 1800 m dengan lebar 45 m.

Baru pada periode 1959 hingga tahun 1982, pengelolaan Bandar Udara Polonia Medan dilaksanakan oleh dua instansi yaitu TNI-AU jawatan penerbangan sipil. Tetapi pada tahun 1982 sampai sekarang dibagi menjadi dua daerah yaitu kegiatan militer dan penerbangan sipil. Dengan batas penguasaan dan pengelolaannya adalah landasan pacu (Run Way) yang mana penerbangan sipil dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura II.

PT (Persero) Angkasa Pura II yang kemudian disingkat menjadi PT. AP II adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa Bandar Udara dan keselamatan penerbangan Bandar Udara Polonia Medan. Sebelum PT. AP II, Bandar Udara Polonia Medan penah di kelola oleh PT. (Persero Angkasa Pura I. Perusahaan Angkasa Pura merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang didirikan berdasarkan peraturan Pemerintah (PP) Nomor 33 tanggal 15 November 1962 dengan nama Perusahaan Negara Angkasa Pura "Kemayoran".

Berdasarkan PP No. 21 tahun 1965 tepat pada tanggal 17 Mei 1965 diadakan perubahan nama dari perusahaan Negara Angkasa Pura Kemayoran menjadi Perusahaan Negara Angkasa Pura dengan kantor pusat di Jakarta. Selanjutnya

(13)

berdasarkan PP No. 37 tahun 1974, diadakan perubahan bentuk perusahaan negara menjadi perusahaan umum Angkasa Pura. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan sistem pelayanan bagi angkutan udara. Berdasarkan PP No. 30 tahun 1984 dan PP No. 14 tahun 1992 tentang perubahan pengalihan bentuk perusahaan umum menjadi perusahaan perseroan (Persero) dengan nama PT. (Persero) Angkasa Pura.

Kemudian bersamaan dengan pengalihan bentuk perusahaan PT. (Persero) Angkasa Pura II dibentuklah PT. (Persero ) Angkasa Pura II dibandar Udara Polonia Medan yang dialihkan pengelolaannya dari Dektorat Perhubungan Udara ke perusahaan umum Angkasa Pura II (PAP II) yang berpusat Bandara Udara Soekarno-Hatta Cengkareng yang dimulai juga diresmikan menjadi perusahaan umum Angkasa Pura II, sesuai dengan PP No. 20 tahun 1984 dan No.26 tahun 1986.

Sejalan dengan perkembangannya pemerintah menunjuk PAP II untuk mengelola Bandar Udara yang diluar Jakarta, yaitu Bandar Udara SM Baharuddin II Palembang sesuai dengan PP No. 10 tahun 1991.

Selanjutnya secara bertahap berdasarkan surat keputusan Menteri keuangan No. 533/MK/1994 pada tanggal 22 Januari 1994 PT. (Persero) Angkasa Pura II mendapat tambahan tugas untuk mengelola Bandar Udara Medan dan dilanjutkan lagi berdasarkan keputusan menteri perhubungan No.278/AU.001/SKJ/1994 tanggal 9 April 1994 dibentuk empat cabang Bandar Udara diantaranya terletak di Bandung, Pekan Baru, Padang, Banda Aceh. Dan mulai tahun 2000 dalam jajaran yang masuk ke PT. (Persero) Angkasa Pura II berjumlah menjadi 10 Bandar Udara di antaranya :

1. Bandar Udara Internasional Soekarno - Hatta di Tangerang 2. Bandar Udara Halim Perdana Kesuma – Jakarta

3. Bandar Udara Sultan Mahmud Baharuddin II – Palembang 4. Bandar Udara Supadio – Balikpapan

5. Bandar Udara Polonia – Medan

6. Bandar Udara Sultan Iskandar Muda - Banda Aceh 7. Bandar Udara Sultan Syarif Kasyim - Pekan Barn 8. Bandar Udara International Minangkabau – Padang 9. Bandar Udara Husein Sastranegara – Bandung 10.Bandar Udara Raja Haji Fisabillah - Tanjung Pinang

(14)

Gambar 3.1 Peta Bandar Udara Polonia

3.2 Struktur Organisasi PT.(Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

Dalam sebuah perusahaan struktur organisasi merupakan salah satu faktor pendukung keberhasilan untuk dapat mencapai sebuah tujuan yang menggambarkan wewenang tanggung jawab dan hubungan tiap bagian yang ada didalarnnya.

Didalam Kantor Cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan. Struktur organisasinya sesuai dengan keputusan Direksi PT. (Persero) Angkasa Pura II yang masih memberlakukan struktur organisasi PT. AP I Nomor KEP.58/0M.OO/AP-I/1994, yang diubah lagi menjadi KEP.471/0M.00/1994 tanggal 4 September 1998 tentang pemberlakuan organisasi, peraturan, sistem dan prosedur pada kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II Cabang Medan yang terdiri dari :

(15)

(16)

3.3 Bidang-Bidang Kerja PT.(Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

a. Kepala Cabang

Di dalam PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan General Manager berperansebagai manajemen puncak dalam pengaturan kegiatan perusahaan.

Adapun fungsi General Manager adalah sebagai berikut :

1) Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan organisasi keselamatan lalu lintas udara.

2) Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional Bandar Udara.

3) Penyiapan, Pelaksanaan dan Pengendalian kegiatan komersial.

4) Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan pemilihan fasilitas teknik elektronika dan listrik.

5) Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan administrasi.

6) Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan keuangan dan perlengkapan.

b. Manager Pelayanan Operasi Lalu Lintas Udara (LLU)

Manager Pelayanan Operasi Lalu Lintas Udara (LLU) ini didalam perusahaan memiliki tugas untuk :

1) Menyiapkan dan melakukan kegiatan pelayanan Aerodrome Dan

Approach Control/Terminal Control Area.

2) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pelayanan area control.

3) Menyiapkan serta melaksanakan kegiatan pelayanan bantu operasi penerbangan/aerounotika.

Sedangkan fungsi dari manager ini sesuai dengan tugas ditetapkan oleh perusahaan. Untuk melaksanakan tugasnya dan fungsi tersebut. Manager Pelayanan Operasi Lalu Lintas Udara (LLU) dibantu oleh beberapa Junior Manager yaitu :

1) Junior Manager pelayanan Aerodrome dan Control/Terminal Control Terminal Area (ADC-APP/TMA), mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengendalian dan pengawasan operasi lalu lintas udara di Bandar Polonia Medan dan wilayah udara sekitarnya di wilayah udara Terminal Control Area, di wilayah udara pendekatan termasuk Control Zone.

2) Junior Manager pelayanan Area Control (ACC), mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pelayanan pengendalian dan pengawasan operasi kese1amatan lalu lintas udara di wilayah yang menjadi

(17)

tanggung jawabnya.

3) Junior Manager Pelayanan Bantuan Operasi

Penerbangan/Penerbangan Aeronautika (BOB/RANGTIKA) mempunyai tugas me1aksanakan kegiatan pengiriman dan penerimaan berita-berita penerbangan melalui hubungan antara stasiun komunikasi penerbangan me1alui hubungan antara stasiun komunikasi penerbangan serta melakukan kegiatan pengelolaan, pengumpulan, penyampaian dan penyebaran informasi Aeronatika.

c. Manager Pelayanan Operasi Bandar Udara

Manager Pelayanan Operasi Udara mempunyai tugas sebagai berikut : 1) Menyiapkan dan melakukan kegiatan pelayanan Bandar Udara.

2) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pertolongan kecelakaan penerbangan dan pemadam kebakaran.

3) Menyiapkan dan melaksanakan pengamanan Bandar Udara

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Manager Pelayanan Bandar Udara mempunyai fungsi penyiapan dan pelaksanaan operasi sesuai dengan tugas yang dimiliki. Dalam pelaksanaan dan fungsi manager Pelayanan Operasi Bandar Udara ini dibantu oleh beberapa Junior Manager yang bertanggung jawab kepadanya, yaitu :

1) Junior Manager Pelayanan Bandar Udara, mempunyai tugas melaksanakan pengaturan pelayanan di sisi udara (airside), pengaturan pelayanan diterminal dan fasilitasnya, sisi darat (landside), pelayanan penerangan dan komunikasi umum yang berhubungan dengan penerbangan dan pariwisata untuk pemakai jasa Bandar Udara.

2) Junior Manager Pertolongan, Kecelakaan Penerbangan dan Kebakaran (PKP-PK), mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertolongan kecelakaan penerbangan dan pemadam kebakaran serta penanggulangan keadaan gawat darurat medik dilingkungan kerja Bandar Udara dan sekitamya.

3) Junior Manager Pengamanan Bandar Udara, mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengamanan dilingkungan kerja Bandar Udara.

d. Manager Teknik Umum dan Peralatan

Manager Teknik Umum dan Peralatan mempunyai tugas sebagai berikut : 1) Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan

dan pelaporan fasilitas bangunan.

2) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pengoperasian,

(18)

peralatan.

3) Membantu pelaksanaan pembangunan fasilitas teknik umum dan peralatan sesuai dengan pelimpahan kewenangan yang diberikan direksi.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Divisi Teknik Umum dan Peralatan mempunyai fungsi penyiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tugas yang menjadi wewenang dan tanggung jawab. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya Manager Teknik Umum dan Peralatan dibantu oleh 3 Junior Manager, yaitu :

1) Junior Manager Teknik Bangunan, mempunyai tugas dan melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas bangunan terminal, bangunan operasional dan bangunan umum.

2) Junior Manager Teknik Landasan dan Tata Lingkungan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas landasan dan lingkungan Bandar Udara.

3) Junior Manager Teknik Mekanikal dan Peralatan, mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas mekanikal dan peralatan.

e. Manager Teknik Elektronika dan Listrik

Manager Elektronika dan Listrik mempunyai tugas sebagai berikut : 1) Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan

dan pelaporan fasilitas teknik elektronika.

2) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pengoperasian,

pemeliharaan dan pelaporan fasilitas navigasi udara dan radar.

3) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pengoperasian,

pemeliharaan dan pelaporan fasilitas teknik listrik.

4) Membantu melaksanakan pembangunan fasilitas teknik elektro dan listrik sesuai pelimpahan kewenangan yang di berikan direksi. Untuk melaksanakan fungsi dan tujuannya Manager Teknik Elektronika Listrik dibantu oleh beberapa Junior Manager, yaitu :

1) Junior Manager Telekomunikasi dan Teknik Elektronika Bandara, mempunyai tug as melaksanakan kegiatan pengoperaslan, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas telekomunikasi penerbangan, elektronika Bandar Udara dan Komputer.

2) Junior Manager Teknik Navigasi Udara Radar, mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan

(19)

pelaporan fasilitas navigasi udara dan radar.

3) Junior Manager Teknik Listrik, mempunyai tugas

melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas listrik.

f. Manager Administrasi dan Komersial

Manager Administrasi dan Komersial mempunyaI tugas sebagai berikut:

1) Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengolahan usaha komersial.

2) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pengolahan keuangan 3) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan akuntansi

4) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pengelolaan

perlengkapan

5) Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan administrasi

kepegawaian, ketatausahaan umum.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Manager Administrasi dan Komersial dibantu oleh beberapa Junior Manager, yaitu :

1) Junior Manager Komersial, mempunyai tugas menyiapkan pengembangan dan melaksanakan kegiatan komersial yang me1iputi pengumpulan data produksi, perhitungan dan pembuatan surat tagihan untuk jasa-jasa aeronatika dan jasa non aeronatika maupun usaha-usaha lain yang mempunyai hubungan dengan usaha-usaha kebandarudaraan.

2) Junior Manager Keuangan, mempunyai tugas melaksanakan administrasi keuangan dan anggaran. 3) Junior Manager Akuntansi, mempunyai tugas

melaksanakan kegiatan akuntansi.

4) Junior Manager Perlengkapan, mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengadaan, pergudangan dan administrasi perlengkapan.

5) Junior Manager Kepegawaian dan Umum,

mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi Kepegawaian, kesejahteraan dan pelayanan kesehatan pegawai, kegiatan ketatausahaan kerumahtanggaan, keprotokoleran, penyelenggaraan informatika managerial dan pengolahan data pelaporan serta penyiapan ikatan kerja.

(20)

g. Airport Duty Manager (Kelompok Tugas Operasi)

Airport Duty Manager yang terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) orang, setingkat manager yang merupakan pelaksanaan non struktural dalam menanggulangi permasalahan operasional tingkat pertama di Bandar Udara, bertugas bergantian mengkoordinir kegiatan tersebut. Dalarn melaksanakan tugas Airport Duty Manager bertanggung jawab kepada General Manager

(21)

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis Sistem yang berjalan pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan adalah Tahap analisis merupakan salah satu tahap terpenting dalam pembuatan sistem informasi. Tahap analisis merupakan tahap yang berpengaruh terhadap tahap yang akan dilakukan selanjutnya. Kesalahan atau ketidaklengkapan analisis akan berakibat rencana yang dibuat pada tahap desain akan menghasilkan suatu sistem yang kurang memuaskan bagi user.

Sasaran yang akan dicapai dalam analisis ini adalah untuk mengetahui jalannya sistem dan melihat kelemahan yang ada di dalam sistem, sehingga dapat diberikan suatu pemecahan sebagai dasar untuk tahap berikutnya yaitu mengembangkan sistem yang ada menjadi suatu sistem yang handal.

Adapun secara jelas tujuan dari analisis sistem adalah : • Memahami sistem yang ada saat ini

• Melihat kelemahan yang ada didalam sistem

• Menentukan kebutuhan sistem berdasarkan masalah yang ada pada sistem

Dalam bab ini penulis akan mencoba menjelaskan tentang sistem informasi dokumentasi PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan. Dalam hal ini penulis mencoba mengembangkan suatu sistem informasi yang sudah ada sebelumnya.

Dalam bab ini pula penulis akan menggambarkan bentuk gambar sistemnya serta tanggapan dan komentarnya yang merupakan hasil analisis penulis selama kerja praktek di PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis sistem sangat diperlukan sekali dalam peramalan keefektifan jalannya alur informasi secepat seefisien mungkin. Kebutuhan akan informasi yang akurat, cepat dan tepat waktu sangat menunjang akan keberhasilan suatu sistem yang dijalankan.

Suatu sistem diperlukan adanya proses yang akuratif, dimana dapat berguna untuk keamanan dan ketahanan sistem yang dipakai. Dalam hal ini proses mungkin memerlukan seperangkat komputer dalam mengolah dan pengamanan datanya.

Data yang ditumpuk dan disimpan dalam setumpuk kertas akan memakan banyak kertas dan waktu untuk pemrosesan oleh operator. Hal ini akan menghambat jalannya suatu sistem yang akan atau sedang diproses, dimana akan mempengaruhi proses waktu informasi. Salah satu alternatif pemecahan masalah tersebut diatas adalah menganalisis suatu permasalahan dan kemudian dirancang

(22)

suatu sistem informasi dokumentasi dengan mengkomputerisasi sistem yang sedang berjalan sekarang ini dengan mengikuti beberapa prosedur yang berlaku untuk dikembangkan dan dianalisis kembali.

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis prosedur yang berjalan pada perusahaan hanya meliputi Flow Chart. Maka untuk pengerjaan prosedur diagram yang diusulkan pada panduan praktek kerja lapangan ini penulis akan langsung membuat diagram yang diusulkan secara langsung. Hal ini dikarenakan kekurangan data yang diberikan pihak perusahaan. Hasil Prosedur kerja yang memakai analisis prosedur Flow Chart :

• pengiriman surat

• Penerimaan surat oleh bagian tata usaha • Pengecekan ke dalam buku agenda

• Surat di ekspidisi oleh bagian yang mengirim surat • Disposisi surat

• Penulisan surat ke dalam buku agenda • Ekspedisi surat untuk penyerahan terakhir • Surat dikirim kembali ke kepala cabang

• Pada bagian terakhir surat diresmikan pada bagian perusahaan yang membutuhkan

Prosedur Kerja Sistem Analisis Surat arus lalu Lintas PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan (Flow Chart)

(23)

(24)

Gambar 4.2 flow Chart Administrasi

4.2 Usulan Perancangan sistem

Perancangan sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi manapun, sebab dengan adanya sebuah sistem informasi akan dapat mempermudah cara kerja para karyawannya.

Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan utuh dan berfungsi. Perancangan sistem menemukan bagaimana suatu sistem akan dibentuk

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem yang di usulkan adalah untuk memfasilitasi sistem yang aman tepat dan nyaman kepada semua pihak yang bersangkutan. Dilihat dari prosedur yang berjalan sebelumnya banyak terjadi

(25)

kemacetan arus surat dimana hal ini membuat keterlambatan bagi pihak divisi kerja yang ingin membangun sarana dan prasarana.

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan 4.2.2.1 Prosedur Kerja Diagram Konteks

_Bag._Pengiriman_Surat _Bag._Tata_Usaha

Bag. Kepala Cabang Sistem Arus Lalu

Lintas Surat Permohonan

Perusahaan

Bag. Penerimaan Surat

(26)

4.2.2.2 Prosedur kerja sistem Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 4.4 DFD

4.2.2.3 Kamus Data

Keterangan

a. Pengadaan surat b. Pemasukan surat

c. Pengecekan surat ke dalam buku agenda d. Pemasukan surat ke dalam buku agenda e. Pemasukan surat ke Kepala Cabang f. Pemasukan surat resmi ke Tata Usaha g. Penerimaan surat

(27)

4.2.3 Evaluasi sistem yang di Usulkan/dirancang

Dari hasil evaluasi sistem yang meliputi evaluasi sistem yang berjalan, maka dihasilkan suatu solusi global yang diharapkan bias menjadi suatu solusi untuk menigkatkan unjuk kerja sistem. Usulan pengembangan sistem adalah sebagai berikut :

PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan menggunakan prosedur berikut ini untuk memproses penerimaan surat masuk dan surat keluar dari bagian distribusi pengantaran surat. Bagian penerimaan menerima surat dari distributor surat, lalu mengeluarkan bukti penerimaan surat sebanyak tiga rangkap, satu untuk bagian distribusi surat, dan sisanya diberikan kepada bagian tata usaha dan kepala cabang. Biodata surat yang yang masuk akan diproses oleh bagian tata usaha dan persetujuan ada pada kepala cabang.

(28)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan Pengamatan yang dilakukan selama Praktek Kerja lapangan (PKL/ Magang) selama satu bulan yang di mulai dari tanggal 2 Agustus s-d 10 September 2010 maka penulis dapat mengambil beberapa di antaranya yaitu :

1) Magang merupakan salah satu proses awal untuk mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja yang sebenarnya

2) Magang merupakan sarana evaluasi diri terhadap materi tyang di berikan oleh lembaga pendidikan

3) Dengan program magang mahasiswa akan memperoleh manfaat yang dapat di gunakan setelah menyelesaikan studi

4) PT Angkasa Pura II merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan dan pengelola Bandar Udara wilayah bagian Sumatra Utara di Bandar Udara Polonia Medan.

5) Bandar Udara polonia Medan di bangun pertama kali oleh Bangsa “Polandia” yang bernama Baron Mischalsky pada tahun 1872, yang mendapat konsensi dari Pemerintah Hindia Belanda untuk membuka perkebunan tembakau di Sumatra Timur di daerah Medan dan di beri nama “ Polandia”.

6) PT. Angkasa Pura II Bandar Udar Polonia Medan merupakan badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mempunyai struktur organisasi berbentuk garis dan staff, di pimpin oleh Kepala Cabang yang di Bantu oleh Divisi Pelayanan Operasi Lalu Lintas Udara (LLU), Divisi Pelayanan Operasi Bandara, Divisi Teknik Elektro dan Listrik, Divisi Teknik Umum dan Peralatan, dan Divisi Administrasi dan Komersial.

7) Kegitan magang yang penulis laksanakan pada PT. Angkasa Pura II adalah menerima surat masuk dan surat keluar baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan.

5.2 Saran

Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. Angkasa Pura II penulis akan memberikan beberapa saran yang kiranya dapat di pertimbangkan untuk perbaikan pada masa yang akan datang dan sebelumnya penulis minta maaf apabila saran yang penulis berikan kurang berkenan. Saran-saran yang penulis berikan yaitu :

1) Pihak Manajemen Amik TGD, mempermudah mahasiswa/i dalam mencari Praktek Kerja Lapangan (PKL / Magang) baik dalam instansi negeri maupun swasta dalam bentuk - bentuk kerja sama (MOU). Selama periode tertentu misalnya 1 tahun.

(29)

2) Kepada perusahaan agar sarana & prasana yang ada di masing - masing Divisi agar diperhatikan keadaanya terutama untuk sebagian alat kerja karyawan pada komputer masing-masing karyawan harus ter-update pada sistem kinerja data-data laporan yang masuk maupun yang keluar. Contoh pada hardware dan software.

3) Menyediakan alat berbasis mobile pada tiap ruangan di lingkungan perkantoran untuk mengakses data lebih cepat dan mudah.

4) Untuk lembaga pendidikan agar di perhatikan materi yang di berikan kepada mahasiswa/i agar benar - benar dapat di mengerti dan di pahami oleh setiap mahasiswa dan di sesuaikan dengan lapangan / dunia kerja saat ini yang mana segala kegiatan berbasis komputer.

5) untuk mahasiswa agar lebih giat dan jadikan magang ini untuk sarana evaluasi diri seberapa jauh telah menguasai materi yang di berikan oleh lembaga pendidikan tersebut.

Demikian laporan praktek kerja lapangan yang dapat penulis sampaikan, semoga Praktek Kerja Lapangan ini dapat berguna bagi semua pembaca khususnya bagi penulis tidak lupa menerima saran dan kritikan yang sifatnya membangun demi kesempurnaan laporan ini.

(30)

Daftar Pustaka

(31)

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Fajar Kurniawan 10507727

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(32)

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SIMBOL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1

1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 1

1.2.1 Identifikasi Masalah ... 1

1.2.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3Maksud dan Tujuan praktek Kerja Lapangan ... 2

1.4Batasan Masalah ... 3

1.5Lokasi dan Waktu Praktek kerja Lapangan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Sistem ... 5

2.1.1 Elemen Sistem ... 5

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 6

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 6

2.2 Pengertian Informasi ... 7

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 7

2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 8

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ... 8

2.4.2 Alat Bantu Analisis ... 9

1) Diagram Konteks ... 9

2) Data Flow Diagram ... 9

3) Kamus data ... 10

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 11

3.1 Tinjauan Umum PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan ... 11

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 13

3.3 Deskripsi Kerja PT. (Persero) Angkasa Pura II Polonia Medan .. ... 15

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 20

4.1 Analisis sistem Yang Berjalan ... 20

(33)

4.2.2 Perancangan Prosedur yang diusulkan ... 24

4.2.2.1 Prosedur Kerja Diagram Konteks ... 24

4.2.2.2 Prosedur kerja sistem Data Flow Diagram ... (DFD) ... 25

4.2.2.3 Kamus Data ... 25

4.2.3 Evaluasi sistem yang diusulkan/ dirancang... 26

BAB V KESIMPULAN dan SARAN ... 27

5.1 Kesimpulan ... 27

5.2 Saran ... 27

(1)