Perancangan Perangkat Lunak Sistem Pengendalian Surat-Surat Pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM

PENGENDALIAN SURAT-SURAT PADA

PT.(PERSERO) ANGKASA PURA II

BANDAR UDARAPOLONIA

MEDAN

TUGAS AKHIR

REINY IRIANTI POETRI

072406161

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2010

PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT-SURAT PADA PT.(PERSERO) ANGKASA PURA II

BANDAR UDARA POLONIA MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat mencapai sebutan Ahli Madya Komputer

REINY IRIANTI POETRI 072406161

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2010

PERSETUJUAN

Judul : PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT – SURAT PADA PT. (PERSERO) ANGKASA PURA II BANDAR UDARA POLONIA MEDAN

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : REINY IRIANTI POETRI

Nomor Induk Mahasiswa : 072406161

Program Studi : D3 ILMU KOMPUTER Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diluluskan di Medan,

Komisi Pembimbing :

Diketahui/Disetujui oleh

Departemen Matematika FMIPA USU Pembimbing, Ketua,

Dr. Saib Suwilo, M.Sc Syahril Efendi, S.Si., MIT NIP : 196401091988031004 NIP : 196711101996021001

PERNYATAAN

PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT-SURAT PADA PT.(PERSERO) ANGKASA PURA II BANDAR UDARA

POLONIA MEDAN

TUGAS AKHIR

Saya mengakui bahwa tugas akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan, 26 Mei 2010

REINY IRIANTI POETRI 072406161

PENGHARGAAN

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya hingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan dalam waktu yang telah ditetapkan. Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi satu syarat kelulusan pada Program Studi D-3 Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara. Sehubungan dengan hal tersebut, penulis telah memilih judul yaitu: “PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT-SURAT PADA PT.(PERSERO) ANGKASA PURA II BANDAR UDARA POLONIA MEDAN”.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak yang telah banyak membimbing, mengarahkan, membantu, dan memberikan dukungan semangat, dan kasih sayang dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc, selaku Dekan FMIPA USU. 2. Bapak Dr. Sutarman, M.Sc, selaku pembantu dekan 1 FMIPA USU.

3. Bapak Dr. Saib Suwilo, M.Sc, selaku Ketua Departemen Matematika di USU. 4. Bapak Syahril Efendi, S.Si., MIT selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir

yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama ini kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir.

5. Bapak Firdaus, S.E yang mengurus segala keperluan selama melakukan riset untuk keperluan Tugas Akhir.

6. Bapak Maslizar Piliang, S.E, selaku Manager Administrasi dan Komersial PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan yang telah bersedia memberikan izin kepada penulis untuk mengadakan kegiatan riset ini.

7. Seluruh Staf/Pegawai PT. ( Persero ) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan yang telah turut membantu dan membimbing penulis selama riset berlangsung untuk kepentingan Tugas Akhir.

8. Seluruh Staf/Pegawai Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara khususnya Program Studi D3 Ilmu Komputer.

9. Papa dan mama tercinta yang telah memberikan bantuan dan dorongan berupa semangat dan material serta dengan setia mencurahkan kasih sayang yang sangat membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, yang menjadi guru terbaik disepanjang usia.

10.Sahabat-sahabat penulis yang selalu setia dan mau mencurahkan waktunya untuk bertukar pikiran dengan penulis.

11.Kepada semua teman penulis seluruh anak komputer stambuk 2007, khususnya anak KOM C yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu. Terimakasih atas semua dukungannya.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Dan semoga ALLAH SWT dapat

membalas semua kebaikan berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Medan, 26 Mei 2010 Penulis

Reiny Irianti Poetri

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan data surat masuk dan surat keluar pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan. Perancangan perangkat lunak ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan laporan menggunakan software Crystal Report 8.5. Rancangan antarmuka pengguna dibuat lebih menarik dan sederhana. Objektif utama sistem ini adalah untuk membantu kinerja kerja pegawai PT. (Persero) Angkasa Pura II khususnya pada bagian Sekertariat umum agar mempermudah dalam pengolahan data-data surat ditujukan pada perusahaan.

DAFTAR ISI

Halaman

Persetujuan ii

Pernyataan iii

Penghargaan iv

Abstrak vi

Daftar isi vii

Daftar Gambar ix

Daftar Tabel x

Bab 1 Pendahuluan 1

1.1 Latar Belakang Masalah 1

1.2 Permasalahan 2

1.3 Batasan Masalah 3

1.4 Maksud dan Tujuan 4

1.5 Metode Penelitian 4

1.5.1 Lokasi Penelitian 4

1.5.2 Objek Penelitian 5

1.5.3 Metodologi Penelitian 5

1.6 Sistematika Penulisan 6

Bab 2 Tinjauan Teoritis 9

2.1 Komputer 9

2.1.1 Pengertian Komputer 9

2.1.2 Aspek-Aspek Dasar Komputer 10

2.2 Sistem dan Data 12

2.2.1 Pengertian Sistem 12

2.2.2 Pengertian Data 13

2.3 Pengolahan Data 14

2.3.1 Pengertian Pengolahan Data 14

2.3.2 Tahapan Pengolahan Data 14

2.3.3 Tujuan Pengolahan Data 15

2.3.4 Metode Pengolahan Data 16

2.4 Database 16

2.4.1 Pengertian Database 16

2.4.2 Ciri-Ciri Database 17

2.4.2 Tujuan Database 17

2.5 Visual Basic 18

2.5.1 Bahasa Pemrograman Visual Basic 19 2.5.2 Integreted Development Environment (IDE) 20

2.5.3 Menjalankan IDE 21

2.5.4 Memilih Tipe Project 21

2.5.5 Kemampuan dan Manfaat Visual Basic 26 2.5.6 Keunggulan Visual Basic 6.0 26

Bab 3 Sejarah Singkat Perusahaan 28 3.1 Sejarah Berdirinya PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar 28

Udara Polonia Medan

3.1.1 Pada Masa Penjajahan 29

3.1.2 Pada Masa Kemerdekaan 34

3.1.3 Pada Masa Pembangunan 37

3.2 Struktur Organisasi PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar 43 Udara Polonia Medan

3.3 Job Description PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar 44 Udara Polonia Medan

3.4 Visi dan Misi 50

Bab 4 Perancangan Sistem 52

4.1 Perancangan Sistem 52

4.2 Data Flow Diagram (DFD) 54

4.3 Perancangan Database 56

4.4 Desain Antar Muka 58

4.4.1 Desain Menu 58

4.4.2 Pendesainan Form 60

4.5 Algoritma 77

Bab 5 Implementasi Sistem 85

5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem 85 5.2 Komponen-Komponen Kebutuhan Sistem 86 5.2.1 Hardware (Perangkat Keras) 86 5.2.2 Software (Perangkat Lunak) 86 5.2.3 Brainware (Unsur Manusia) 87

Bab 6 Simpulan dan Saran 88

6.1 Simpulan 88

6.1 Saran 88

Daftar Pustaka 90

Lampiran A : Struktur Organisasi PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

Lampiran B : Listing Program Lampiran C : Surat-Surat

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Form Aplikasi Visual Basic 20

Gambar 2.2 Kotak Dialog New Project 21

Gambar 2.3 Menu 22

Gambar 2.4 Toolbar Standar 22

Gambar 2.5 Toolbar Debug 23

Gambar 2.6 Toolbar Edit 23

Gambar 2.7 Toolbar Form Editor 23

Gambar 2.8 Jendela Property 24

Gambar 2.9 Project Explorer 25

Gambar 2.10 Form Layout 25

Gambar 2.11 Form 26

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar 54 Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar 55

Gambar 3.0 Properties Toolbar 62

Gambar 3.1 Property Pages 62

Gambar 3.2 Buttons 63

Gambar 3.3 Hasil Desain Form Halaman 63

Gambar 3.4 Hasil Desain Form Surat Masuk 64

Gambar 3.5 Desain Form Edit Data Surat Masuk 65

Gambar 3.6 Desain Daftar Data Surat Masuk 66

Gambar 3.7 Hasil Desain Data Surat Keluar 68

Gambar 3.8 Hasil Desain Data Agenda 69

Gambar 3.9 Hasil Desain Tambah dan Edit Data Agenda 70

Gambar 3.10 Hasil Desain Data Terusan 71

Gambar 3.11 Hasil Desain Tambah dan Edit Data Terusan 72

Gambar 3.12 Hasil Desain Data Masalah 73

Gambar 3.13 Hasil Desain Tambah dan Edit Data Masalah 74

Gambar 3.14 Hasil Desain Data Disposisi 75

Gambar 3.15 Hasil Desain Tambah dan Edit Data Disposisi 76

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Simbol-Simbol DFD 53

Tabel 4.2 Data Agenda 56

Tabel 4.3 Disposisi 57

Tabel 4.4 Masalah 57

Tabel 4.5 Surat Keluar 57

Tabel 4.6 Surat Masuk 57

Tabel 4.7 Terusan 58

Tabel 3.0 Properties Tampilan Form Halaman 61

Tabel 3.1 Edit Tampilan Form Surat Masuk 64

Tabel 3.2 Desain Form Tambah dan Edit 65

Tabel 3.3 Desain Form Surat Masuk 66

Tabel 3.4 Properties Data Tambah dan Edit Surat Keluar 67

Tabel 3.5 Properties Data Agenda 68

Tabel 3.6 Properti Data Tambah dan Edit Agenda 69

Tabel 3.7 Properti Data Terusan 70

Tabel 3.8 Properti Tambah dan Edit Data Terusan 71

Tabel 3.9 Properti Data Masalah 72

Tabel 3.10 Properti Data Tambah dan Edit Data Masalah 73

Tabel 3.11 Properti Data Disposisi 74

Tabel 3.12 Properti Data Tambah dan Edit Data Diposisi 75

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan data surat masuk dan surat keluar pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan. Perancangan perangkat lunak ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan laporan menggunakan software Crystal Report 8.5. Rancangan antarmuka pengguna dibuat lebih menarik dan sederhana. Objektif utama sistem ini adalah untuk membantu kinerja kerja pegawai PT. (Persero) Angkasa Pura II khususnya pada bagian Sekertariat umum agar mempermudah dalam pengolahan data-data surat ditujukan pada perusahaan.

Bab 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam banyak hal surat menjadi alat komunikasi yang sangat penting, khususnya dalam kehidupan perusahaan atau organisasi yang sebagian dari arus informasi dan komunikasi dilakukan dengan surat. Ini menunjukkan betapa perlunya pengelolaan surat.

Sudah tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan dan perkembangan teknologi informasi yang semakin luas sangat diperlukan oleh para pemakai jasa informasi. Dalam kehidupan sehari-hari teknologi informasi telah banyak diterapkan atau digunakan oleh lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. Informasi dianggap sebagai salah satu faktor produksi dalam organisasi atau perusahaan, karena bentuk ketidakpastian dan ketidaktahuan yang seringkali menjadi kendala dalam proses pengambilan keputusan. Kenyataan bahwa manusia memiliki keterbatasan waktu, ketelitian, dan ingatan untuk mengolah informasi yang cukup besar, maka tidak dapat disangkal lagi bahwa penggunaan komputer akan lebih mempercepat proses kerja dengan hasil yang baik jika dibandingkan cara manual.

Salah satu keuntungan pemakai komputer adalah dalam hal manajemen penyimpanan dan pencarian data, dimana ketepatan, kecepatan, dan ketelitian

komputer dalam pengolahan data sudah banyak membantu berbagai perusahaan. Sehingga sekarang ini sudah sedikit sekali perusahaan yang dalam pengolahan datanya dilakukan secara manual. Agar perangkat keras komputer bisa digunakan untuk keperluan yang kita inginkan dalam mengolah data, maka terlebih dahulu dipersiapkan perangkat lunaknya. Peranngkat lunak komputer terdiri dari sistem informasi yang biasanya menggunakan Microsoft Windows serta bahasa pemrogramannya seperti Visual Basic, Delphi PHP, Cobol dan lain sebagainya. Perangkat lunak yang dibuat oleh programmer nantinya akan dipakai untuk pengolahan data secara cepat dan akurat. Selain itu juga dapat digunakan dalam hal pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen seperti laporan tahunan, bulanan, mingguan, serta harian dapat dicetak dengan cepat.

Dengan pertimbangan tersebut penulis tertarik untuk membuat suatu program pengendalian surat dengan memilih judul:

“ PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN SURAT-SURAT PADA PT.(PERSERO) ANGKASA PURA II BANDAR UDARA POLONIA MEDAN ” .

1.2 Permasalahan

Pada bagian Sekretariatan Umum kantor PT.(Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan terdapat pintu masuk surat menyurat yang diolah karyawan yang bertugas, dimana dalam pengagendaan surat masuk dan surat keluar guna pengawasan dan pengendalian agar surat tersebut bias sampai tujuan dengan tepat dan segera diproses.

Masalah yang dihadapi disini yaitu bagaimana surat-surat tersebut dapat terkendali dengan baik. Ada kalanya surat yang masuk setelah diagendakan tidak diketahui keberadaannya karena sistem kearsipan secara manual memerlukan dokumen-dokumen yang banyak. Ada kalanya surat yang masuk diagendakan dua kali dimana surat sebelumnya pernah diagendakan, dan dalam hal ini sistem yang digunakan masih menggunakan MS Excel, yang mana tidak dapat mendeteksi surat tersebut sehingga surat yang sama dan dari instansi yang sama dapat diagendakan dua kali.

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan masalah dalam perancangan tugas akhir ini menjadi terarah serta permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas maka batasan masalah yang akan dibahas adalah:

a. Sistem agenda surat masuk dan surat keluar dimulai dari proses pengendalian sampai ke pengolahan surat.

b. Proses pencarian surat masuk berdasarkan nomor surat dan asal surat. c. Penyajian laporan surat masuk dan surat keluar.

1.4 Maksud dan tujuan

Maksud penulis mengadakan penelitian ini adalah untuk merancang perangkat lunak sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dapat mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan pengendalian surat yang selama ini digunakan perusahaan tidak terjadi sehingga dapat menghasilkan pengelolaan surat yang baik, efisien dan

efektif. Serta dapat menyajikan informasi surat seperti keberadaan maupun status surat.

Adapun tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk membantu kinerja perusahaan khususnya bagian Sekertariat Umum agar mempermudah dalam mengolah data surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem yang baru serta dapat cepat diproses dan dibuat laporannya. Selain itu penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan selama ini.

1.5 Metode Penelitian

1.5.1 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan pada bagian personalia khususnya di Divisi Kepegawaian dan Umum yang mengurus surat masuk dan surat keluar pada perusahaan tersebut.

1.5.2 Objek Penelitian

Adapun yang menjadi objek penelitian adalah sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dipergunakan di PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan.

1.5.3 Metodologi Penelitian

Adapun metode penelitian yang akan penulis lakukan dalam penyusunan tugas akhir ini dengan cara :

a. Penelitian lapangan

Yaitu suatu penelitian yang akan dilakukan secara langsung oleh penulis ke lapangan. Penelitian ini akan dilaksanakan penulis pada PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan untuk pengambilan data. b. Penelitian Pustaka

Merupakan suatu penelitian yang dilakukan pada perpustakaan untuk mendapatkan data yang bersifat teori. Dalam hal ini penulis akan berusaha mengumpulkan buku ataupun bentuk tulisan lainya yang mendukung dalam pembuatan laporan ini baik dari PT. (Persero) Angkasa Pura II maupun dari tempat yang lainya. Teori-teori yang telah diperoleh tersebut akan dihubungkan dengan kenyataan di lapangan sehingga diharapkan akan tercipta keseimbangan antara praktek dan teori yang telah dilakukan selama riset tersebut.

Dalam penyimpulan data ada dua cara yang akan penulis pergunakan yaitu dengan cara:

a. Wawancara

Digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang dihasilkan benar-benar sudah akurat. Dalam pengumpulan data penulis akan melakukan wawancara pada bagian personalia, ini dilakukan untuk mengetahui

proses pengolahan data dan pembuatan laporan pada bagian Sekretariatan Umum dan juga bentuk laporan lainya.

b. Observasi

Merupakan kegiatan untuk mengumpulkan, mengolah, menyajikan data dan melihat langsung keadan yang sebenarnya. Dalam hal ini penulis meninjau dan mengamati secara langsung kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada perusahaan tersebut.

Dari uraian dan penjelasan diatas, maka penulis akan melakukan analisa. Dari analisa ini nantinya akan ditarik beberapa kesimpulan dan seterusnya, sehingga nanti dapat memberikan saran-saran yang berguna bagi perusahaan tersebut.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat surat sistematika penulisan yang terdiri dari:

Bab 1 PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis akan membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, maksud dan tujuan dan metode penelitian serta data-data yang dibutuhkan.

Bab 2 TINJAUAN TEORITIS

Pada Bab ini penulis akan menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 yang digunakan oleh penulis.

Bab 3 SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

Bab ini berisi tentang sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job description, dan visi dan misi perusahaan.

Bab 4 PERANCANGAN SISTEM

Pada Bab ini akan dijelaskan dan diuraikan tentang pembuatan serta perancangan sistem.

Bab 5 IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini akan menguraikan tentang defenisi, tujuan, dan langkah-langkah dalam implementasi sistem juga disertai dengan komponen-komponen kebutuhan sistem.

Bab 6 SIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis akan membuat suatu kesimpulan dari yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, serta saran yang baik yang akan ditujukan pada pihak perusahaan untuk pengoptimalan dan penyempurnaan kerja, sehingga mencapai suatu kerja yang baik untuk masa yang akan datang.

Bab 2

TINJAUAN TEORITIS

2.1 Komputer

2.1.1 Pengertian Komputer

Kata komputer berasal dari bahasa Inggris, yaitu to compute yang berarti menghitung. Istilah bahasa Inggris computer diambil dari bahasa latin, yaitu computare. Kata com berarti menggabungkan dalam pikiran atau mental, sedangkan kata putare adalah memikirkan perhitungan atau penggabungan. Itulah pada mulanya arti dan fungsi komputer, alat untuk menghitung. (Darwin Sitompul,1994).

Perkembangan teknologi dan ilmu komputer selanjutnya telah memberikan kemampuan lain pada komputer, sehingga defenisi komputer pun mengalami perubahan. Sekarang ini proses menghitung hanyalah merupakan sebagian saja dari kerja yang dapat dilakukan komputer. Banyak fungsi lain yang dapat dilakukan komputer, seperti pengolahan data, permainan, pengontrol mesin, membuat grafik, melakukan analisis statistik, merancang gambar teknik dan sebagainya.

Darwin Sitompul (1994, hal:7) menyatakan bahwa defenisi komputer ialah alat pengolahan data yang bekerja secara elektronis dengan kecepatan dan ketelitian yang

tinggi dan mampu mengerjakan berbagai proses dengan keterlibatan manusia yang minimum.

2.1.2 Aspek-Aspek Dasar Komputer

Aspek-aspek dasar sistem komputerisasi adalah fasilitas-fasilitas yang harus ada apabila suatu usaha sudah memiliki langkah maju dengan menggunakan peralatan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data. Aspek-aspek dalam komputer terdiri dari :

a. Aspek Teknis

1. Hardware (Perangkat Keras)

Yaitu komponen-komponen peralatan yang membentuk suatu sistem komputer yang berhubungan dengan peralatan lainya sehingga memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Contoh hardware antara lain : Monitor, keyboard, Hardisk, dan lain-lain.

2. Software (Perangkat Lunak)

Yaitu seluruh fasilitas dari pada sistem pengolahan data yang bukan merupakan peralatan komputer secara fisik tetapi merupakan instruksi yang harus diberikan pada alat pengolahan agar komputer dapat menjalankan pekerjaan sesuai yang dikehendaki. Fasilitas software ini terdiri dari sistem desain, program-program dan prosedur-prosedur.

3. Brainware (Tenaga Pelaksana)

Yaitu aspek manusia yang menangani pengolahan komputer maupun pengembangannya dengan menggunakan akal pikirannya, dan dapat digolongkan menjadi:

a. Sistem analis, yaitu orang yang akan membentuk dan membangun fasilitas sistem desain.

b. Programmer, yaitu orang yang akan menyusun instruksi bagi

komputer.

c. Operator, yaitu orang yang akan menangani secara langsung

pengolahan data dalam ruangan komputer.

b. Aspek Non Teknis

1. Dukungan Manajemen

Pada dasarnya suatu sistem komputerisasi dilaksanakan dalam suatu organisasi/instansi untuk membantu pengolahan informasi bagi kepentingan Manajemen dalam rangka pengambilan keputusan. Dan apabila hal ini tidak disadari oleh manajemen, berarti kurangnya support dari pada pimpinan sehingga tujuan pengadaan peralatan komputer dalam perusahaan tersebut akan sia-sia.

2. Displin ilmu

Setelah Manajemen menyadari akan berartinya tujuan pengadaan peralatan komputer dalam suatu perusahaan/instansi, maka Manajemen harus juga menyediakan sumber daya manusia yang memiliki disiplin ilmu khususnya komputer agar tujuan yang akan tercapai dapat terlaksana dengan baik.

2.2 Sistem dan Data

2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai metoda, cara atau teknik yang mempunyai defenisi satu kumpulan terpadu yang komponen-komponennya saling bergantung/berkaitan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.

Suatu sistem juga dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain (Lucas, 1987). Unsur yang mewakili suatu sistem secara umum yaitu:

a. Masukan (input) adalah data/informasi yang telah dialihkan dari suatu media penyimpanan (extern) kedalam penyimpanan (intern computer). b. Pengolahan (proses) adalah bagian dari suatu sistem yang berfungsi

c. Keluaran (output) adalah informasi yang dihasilkan oleh manipulasi penanganan komputer yang akan diserahkan kepada pihak yang berhak dan membutuhkannya.

Disamping itu sistem ini tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya sehingga lingkungan sistem tersebut ikut mempengaruhi kondisi dan sifat-sifat sistem. Batasan yang ada dalam sistem disebut Boundary yang merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya.

2.2.2 Pengertian Data

J. Longkutoy menyatakan bahwa istilah data adalah majemuk dari kata “datum”, yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti, yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, yang menyatakan suatu ide, objek, kondisi suatu situasi dan lain-lain.

Jelasnya data dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi. Jadi data dapat merupakan bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi. Data yang telah atau belum diolah akan disimpan dalam media penyimpanan yang berguna untuk menyajikan informasi yang sama atau yang akan dibutuhkan dikemudian hari.

2.3 Pengolahan Data

2.3.1 Pengertian Pengolahan Data

Gerge R. Terry,Ph.D, menyatakan bahwa pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.

Pengertian lain menyatakan , pengolahan data adalah segala kegiatan dengan tujuan untuk mengolah data menjadi informasi, baik dengan menggunakan peralatan elektronik maupun manual.

2.3.2 Tahapan Pengolahan Data

Dalam mengolah data, baik yang dilakukan secara sederhana maupun menggunakan komputer, kegiatannya mencakup antara lain:

1. Originating Recording (Perekaman)

Yaitu data yang akan diolah ditulis dalam suatu formulir untuk dijadikan dasar dalam pengolahan selanjutnya.

2. Classfiying (Penyusunan) Yaitu pemberian suatu identifikasi masalah

kedalam data yang akan diolah.

3. Sorting (Pengelompokan) Yaitu pengaturan/pengelompokan data yang

telah diolah berdasrkan sesuatu. Misalnya diurutkan menurut kode klasifikasinya.

4. Calculating (Penghitungan) Yaitu memanipulir data seperti pelaksanaan

5. Summarizing (Penyusunan Laporan) Yaitu pembuatan laporan yang sesuai dengan keinginan pemakai informasi.

6. Storing (Penyimpanan) Yaitu Penyimpanan data yang sejenis kedalam

suatu file untuk referensi yang akan datang. Namun perlu diinngatkan bahwa periode penyimpanan data berlainan antara data yang satu dengan jenis data yang lainnya, dan juga media dari pada tempat penyimpanan data ada bermacam-macam disesuaikan dengan metode dan peralatan yang digunakan.

7. Retrieving (Pencarian) Yaitu pengolahan data yang dilakukan untuk

pencarian data kedalam file yang disimpan.

8. Reproducing (Penggandaan) Yaitu pengolahan data yang sudah ada dan

ingin diperbanyak lagi.

9. Communicating (Pembagian) Yaitu transfer data dari suatu kegiatan ke

kegiatan yang lainnya untuk diselesaikan atau untuk pengolahan selanjutnya.

2.3.3 Tujuan Pengolahan Data

Adapun tujuan dari pengolahan data adalah untuk menghasilkan output yang segera dapat dipergunakan. Hasil dari pengolahan data atau output tadi biasanya disebut informasi.

2.3.4 Metode Pengolahan Data

Sistem informasi dalam kebanyakan organisasi biasanya terdiri atas berbagai metode teknologis dan manual. Menurut Burch dan Strater, ada 4 (empat) macam metode pengolahan data yang terpenting untuk diketahui yaitu:

1. Manual

Yaitu semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil, kertas, mistar hitung, dan sebagainya.

2. Electromechanical

Yaitu suatu gabungan dari manusia dan mesin.

3. Punched Equipment

Penggunaan semua peralatan yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit (unit record system).

4. Electronic Computer

Yaitu susunan dari alat–alat masukan, suatu unit pengolahan pusat (Central Proccesing Unit) dan alat-alat keluaran seperti komputer.

2.4 Data base

2.4.1 Data base

Data base (basis data) adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file yang lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Bila terdapat file yang tidak dapat

dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari suatu data base, dan itu akan dapat membentuk data base sendiri.

Data base juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh sebab itu, data base harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah, murah, dan cepat.

2.4.2 Ciri-ciri Data base

Adapun ciri-ciri data base adalah :

a. Sistem yang dapat menyimpanan data kedalam media disk.

b. Sistem yang dapat mengeluarkan data dari media disk ke media kertas. c. Sistem mempunyai alternatif untuk mencetak output ke file atau kertas. d. Dapat terpisah dari program.

e. Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah atau dihapus dengan mudah terkontrol.

2.4.3 Tujuan Data base

Setiap manajemen yang merancang dan menyusun data base harus mempunyai tujuan antara lain:

a. Menyediakan tempat penyimpanan misalnya untuk data yang relevan. b. Membuat agar user mudah mendapat data.

c. Memungkinkan jawaban yang segera atas permintaan data dari user. d. Melakukan modifikasi dengan segera pada data base tersebut.

e. Menghapus data yang berlebihan.

f. Memungkinkan penggunaan secara serentak oleh beberapa user. g. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut didalam sistem data base. h. Melindungi data dari kerusakan fisik.

2.5 Visual Basic

Visual Basic adalah sebuah pemrograman tingkat tinggi yang merupakan pengembangan dari versi DOS, sebelumya yaitu BASIC kependekan dari Beginners Allpure Symbolic Instruction Code.

Banyak keunggulan dimiliki oleh MS-Visual Basic 6.0 dan yang menonjol adalah kemudahan dalam pemakaian. Dengan bahasa yang mudah ini kini dapat membuat apapun yang dibutuhkan. Keunggulan Visual Basic 6.0 dalam bidang data base, sekarang lebih ditingkatkan dengan adanya ODBC (Open Data Base Connectivity), DAO (Data Acces object), ADO (Activex Data Object) maupun RDO (Remote Data Object). Dengan demikian disusun aplikasi data base secara mudah dan menyenangkan. Mulai dari desktop, client server sampai database yang mampu menjangkau antara negara lewat internet.

2.5.1 Bahasa Pemrograman Visual Basic

Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual Basic selain disebut sebagai bahasa

pemrograman yang sering juga disebut sarana untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows.

Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya sebagai berikut :

a. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.

b. Untuk membuat semua objek-objek pembantu seperti control activeX, file help, aplikasi internet dan sebagainya.

c. Menguji program (debugging) dan mengahasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable atau dapat langsung dijalankan.

Bahasa Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan bahasa inggris yang umum digunakan. Didalam Visual Basic sintaks maupun format sudah disediakan dalam pilihan yang tinggal diambil sesuai kebutuhan. Selain itu, sarana pengembangan yang bersifat visual memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi berbasis windows, bersifat mouse-driven (digerakkan dengan mouse), dan berdaya guna tinggi. Visual Basic juga merupakan aplikasi windows oleh karena itu, untuk menjalankanya harus dari dalam windows.

2.5.2 Integreted Development Environment (IDE)

Kepopuleran Visual Basic sebenarnya datang dari lingkunngan yang sering disebut Integreted Development Environment (IDE). IDE membantu membangun sebuah aplikasi besar, menulis sebuah program, menjalankan program, dan menghasilkan sebuah excutable file. Executable file yang dihasilkan Visual Basic bersifat

independent. Dan karena itu file tersebut dapat dijalankan pada komputer tanpa harus mengintal Visual Basic.

Gambar 2.1 Form Aplikasi Visual Basic

2.5.3 Menjalankan IDE

Beberapa cara untuk memulai IDE Visual Basic:

a. IDE Visual Basic dapat dimulai melalui start menu, peletakan path-nya tergantung pada saat menginstall Visual Basic sebagai bagian dari Visual Studio.

b. IDE Visual Basic dapat dimulai dengan membuat short-cut pada jendela desktop untuk memulainya cukup melakukan double-click pada short-cut tersebut.

c. Ketika Visual Basic diinstall, file-file Visual Basic (*.frm, *.bas, *.vpb) didaftarkan pada sistem operasi windows, karena itu untuk memulai Visual Basic anda dapat menukar double-click nya pada file-file tersebut.

2.5.4 Memilih Type Project

Pada saat IDE Visual Basic pertama kali dijalankan, anda akan diminta untuk memilih tipe project yang akan dibangun. Misalnya Standard EXE, ActiveX EXE, ActiveX DLL, dan lain sebagainya.

Komponen-komponen dari lingkungan Visual Basic antara lain: 1. Menu

Bagian menu dari Visual Basic 6.0 terlihat seperti Gambar 2.3

Gambar 2.3. Menu

Pada bagian menu terdapat tiga belas menu utama, yaitu menu file, Edit, View, Project, Format, Debug, Run, Query, Diagram, Tools, Add-Ins, Windows, dan Help. Untuk menggunakan menu utama hanya tinggal mengklik pada menu utama kemudian memilih pada submenu.

2. Toolbar

Visual Basic memiliki sejumlah toolbar. Toolbar-toolbar tersebut dapat diletakkan pada sebelah atas IDE Visual Basic atau menjadi windows didalam IDE Visual Basic. Toolbar-Toolbar tersebut antara lain:

a. Toollbar standart, yang berisi tool yang digunakan untuk

perintah-perintah seperti membuka atau menyimpan sebuah project.

b. Toolbar debug, berisi perintah seperti yang terdapat pada menu debug. Jika toolbar tersebut tidak terdapat pada IDE, anda dapat memilih menu view toolbar untuk menampilkan toolbar tersebut.

Gambar 2.5. Toolbar Debug

c. Toolbar edit, berfungsi pada saat kita mengedit sebuah kode,

menambahkan break point, pada bookmars.

Gambar 2.6. Toolbar edit

d. Toolbar form editor, digunakan untuk mengatur posisi control yang

ada pada form.

3. Jendela Property

Windows ini berfungsi menyiapkan segala properties dari objek yang diperlukan dalam perancangan user interface maupun pemrograman. Pada windows ini terdapat semua property yang dimiliki oleh objek terpilih. Pada windows ini terdapat dua tab yang menampilkan properties dalam dua cara sesuai nama tab yaitu alphabet dan categories.

Gambar 2.8 Jendela Property

4. Project Explorer

Project eksplorer berfungsi sebagai sarana mengakses bagian-bagian pembentuk project. Pada bagian window ini terdapat tiga tombol pengaktif untuk windows code, windows object dan toogle folder. Juga terdapat diagram yang menampilkan susunan folder penyimpanan file project.

Gambar 2.9 Project Explore 5. Windows Form Layout

Digunakan untuk mengatur tata letak form pada layer monitor. Seringkali kita salah menempatkan form sehingga sulit untuk mendapatkan posisi yang diinginkan. Dengan adanya windows form layout ini pekerjaan yang berulang-ulang biasanya terhindari.

6. Form

Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program aplikasi. Pada form kita dapat meletakkan atau menambah objek kontrol.

Gambar 2.11 Form

2.5.5 Kemampuan dan Manfaat Visual Basic

1. Dapat membuat program-program aplikasi yang berbasis windows.

2. Dapat membuat objek-objek program bantu seperti ActiveX, Aplikasi Internet, dan File Help.

3. Sangat mendukung sebagai pengelola data base server dan pembuatan program multi user.

2.5.6 Keunggulan Visual Basic

1. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan efisien.

2. Memiliki sarana handal untuk mengakses data base yang berkemampuan tinggi.

3. Tambahkan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih dan selalu disesuaikan dengan kebutuhan serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic.

4. Memiliki fasilitas wizard yang baru untuk melakukan otomatisasi tugas-tugas tertentu.

Bab 3

SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

3.1 Sejarah berdirinya PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

Bandar Udara merupakan titik awal dan titik akhir suatu kegiatan penerbangan, karena Bandar Udara adalah suatu tempat untuk tinggal landas dan mendaratnya pesawat udara, naik turunnya penumpang, membongkar dan memuat pos, barang, hewan dan tanaman, termasuk segala fasilitas penunjang penyelenggara kegiatannya, fasilitas keselamatan penerbangan dan usaha penunjang penerbangan lainya.

Bandar Udara Polonia Medan sebagai pintu gerbang utama bagi angkutan udara di Sumatera Utara umumnya dan kota Medan khususnya, mempunyai perananan strategis terutama dalam pelayanan jasa angkkutan penerbangan, baik dalam negeri (Domestic) maupun mancanegara (Internasional).

Bandar Udara Polonia Medan yang merupakan satu Bandar Udara Internasional yang ada di Nusantara ini, Pada saat ini dikelola secara profesional oleh PT. (Persero) Angkasa Pura II terhitung mulai 1 januari 1994.

Perkembangan Bandar Udara Polonia Medan, setiap tahun semakin meningkat baik dari segi pemakai jasa angkutan udara, segi operasional maupun fasilitas

keselamatan penerbangan yang didukung dengan peralatan modern dan canggih. Seluruh perkembangan dan kemajuan yang dialami sekarang ini tidak terlepas dari dukungan seluruh pelaku sejarah dan para perintis yang telah banyak berjasa untuk membangun Bandar Udara Polonia Medan sejak zaman penjajahan sampai zaman pembangunan.

3.3.1 Pada Masa Penjajahan

a. Tahun 1872, BARON MISCHALASKY, seorang bangsa Polandia mendapatkan konsesi dari pemerintah Hindia Belanda untuk membuka perkebunan tembakau di Sumatera Timur di daerah Medan. Kemudian dia menamakan daerah / wilayah konsesinya itu dengan nama “POLONIA” yaitu nama negeri kelahirannya.

b. Tahun 1879, karena suatu dan lain hal, konsesi atas tanah perkebunan itu berpindah tangan kepada DELI MAATSCHAPPIJ (DELI MIJ). Pada tahun itu terdengar kabar bahwa pioneer penerbang bangsa Belanda yakni Mr. Van Der Hoop akan menerbangkan pesawat kecilnya “FOKER”dari Eropa ke wilayah Hindia Belanda dalam jangka waktu 20 jam terbang, maka DELI MIJ yang memegang konsesi atas tanah itu menyediakan sebidang tanah untuk diserahkan sebagai lapangan terbang pertama di Kota Medan.

c. Tahun 1924, setelah berita pertama (tahun 1879) tentang keadaan pesawat udara tidak terdengar lagi, maka baru tahun 1924 rencana

kedatangan pesawat udara kembali terdengar. Mengingat bahwa waktu semakin pendek akhirnya persiapan untuk lapangan terbang tidak dapat dikejar. Akhirnya pesawat kecil yang diawaki oleh MR. Van Der Hoop, VN Poelman, dan Van Der Broeke, mendarat di lapangan pacuan kuda yakni “DELI RENVEREENIGING”. Pesawat FOKER itu mendarat darurat di Medan dan disambut oleh SULTAN SULAIMAN SARIFUL ALAMSYAH seorang Sultan dari Kesultanan Serdang beserta seluruh rakyatnya yang menyambut dengan gembira. Kemudian SULTAN SULAIMAN SARIFUL ALAMSYAH dijamu sebagai orang pertama menaiki pesawat itu untuk melihat kota Medan dari udara.

Setelah pesawat yang pertama kali datang ke kota Medan tersebut mendarat, maka Asisten Residen Sumatera Timur yakni Mr. C.S. VAN KEMPEN pada waktu itu mendesak pemerintah Hindia Belanda di Batavia (Jakarta) agar mempercepat dropping uang untuk menyelesaikan pembangunan lapangan terbang Polonia. Tetapi pemerintah pusat Hindia Belanda selalu menunda-nunda saja, apalagi setelah adanya nasehat dari pujuk pimpinan bala Tentara Hindia Belanda (KNIL) bahwa untuk membangun suatu lapangan terbang guna keperluan sipil dan militer diperlikan biaya sedikit FL. 70.000 (gulden). Oleh karena tidak ada kabar persetujuan dan juga tidak ada jalan keluarnya, maka tanah yang diperuntukkan bagi pembangunan lapangan akhirnya dikembalikan kepada DELI MIJ.

d. Tahun 1927, Persatuan Perkebunan-perkebunan Sumatra Timur (ALGEMEENE Verening Rubber Planters Oostkust Van Sumatera – AVROS) dan organisasi Perkebunan Deli (Deli Planters Vereeniginng – DPV), yang merupakan golongan-golongan kuat kavitalisasi asing, secara kolektif terus mendesak pemerintah pusat agar membuka lapangan terbang hingga dalam waktu yang singkat perhubungan udara yang teratur dapat terlaksana. Dalam musyawarah antara pemerintah pusat dengan panglima Angkatan Udara KNIL di Bandung, terjadi kesepakatan dan dukungan untuk membangun lapangan terbang yang bersifat darurat di beberapa daerah. Hal ini dapat dilihat dengan adanya surat Afd- VII – A dari kepala Staf Bala Tentara Diraja Hindia Belanda dari markas besarnya di Bandung.

Tanggal 19 januari 1927, Markas Besar Hindia Belanda mengeluarkan surat No. 178 yang isinya berupa pembentukan panitia / komisi yang mengadakan penyelidikan-penyelidikan. Komisi ini dinamakan sebagai KUPPER WALRAVEN, tugas dari komisi ini antara lain adalah untuk mempersiapkan pembukaan suatu jaringan perhubungan udara untuk Medan-Batavia-Singapura dengan cabang di kota Raja (Banda Aceh). Jaringan udara ini disiapkan guna keperluan Sipil maupun Militer.

Tanggal 12 April 1927, Direktur perusahaan-perusahaan Negara melalui telegram No. 33705/TA/S, mengabarkan kepada Gementee (Kota Praja) Medan, bahwa perusahaan penerbangan KNILM yakni anak

perusahaan penerbangan KLM Belanda, akan menerbangkan 4 (empat) pesawat terbang untuk hubungan dengan Hindia Belanda melalui kota Medan, rencana kedatangan adalah pada akhir bulan Juni.

Tanggal 28 April 1927, panitia / Komisi KUPPER WALRAVEN melaporkan hasil kegiatannya berupa “FEASIBILITY STUDY” melalui suratnya No.173/VII.A.

Tanggal 6 Juni 1927, Direktur Departemen Perusahaan-perusahaan Negara meminta kesediaan pihak “DELI RENVEREENIGING” (Perkumpulan Pacuan Kuda) untuk menyerahkan tanah mereka yang di Polonia untuk dijadikan / digunakan sebagai Lapangan Terbang Medan. Tanggal 27 Juni 1927, Direktur Perusahaan-perusahaan mengirimkan telegram, yang mengatakan bahwa karena kesulitan teknis, pesawat terbang yang pertama baru akan datang di Medan pada bulan September 1927. Untuk persiapan akhir dan pemeriksaan lapangan terbang maka akan ditulis untuk datang ke Medan adalah Kepala Biro Penerbangan yaitu Mr. WL. GROENEVELED MEYER dan Mr. H.NIEUWEN HUIS dari KNILM. Guna persiapan lapangan terbang maka AVROS bersedia tanah konseesinya dipergunakan oleh pemerintah (dalam hal ini Militer Belanda) dimana statusnya akan ditentukan pada tahun 1930.

Pihak Gemeente Medan akhirnya bersedia memasukkan tanah itu kedalam lingkungan Gemeente Medan dan mengeluarkan nilainya untuk membantu biaya penyempurnaan lapangan terbang tersebut, sehingga

ongkos pemeliharaan menjadi murah. Setelah segala sesutunya dipersiapkan dan dari pihak pekerjaan Umum sudah mengadakan inspeksi tentang rumput dan status pengeringan air, maka dibuatlah lapanngan terbang darurat.

Tanggal 31 Juni 1927, DR. WL. GROENVELD MEYER kepala Biro Penerbangan dari Departemen Perusahaan Negara dan Mr. H. NIEWENHUIS mengadakan Inspeksi di lapangan seluas 800 x 400 M tersebut. Mereka berkesimpulan bahwa lapangan tersebut sangat baik digunakan sebagai lapangan udara, namun tempat dimana landasan akan dibuat harus di perkeras lagi. Biaya yang diperlukan (biaya ekstra) adalah sebesar FL. 13.500 (Gulden), dan pihak Gemeente Mdan menanggung biaya sebesar FL. 3.500 (Gulden).

e. Tahun 1928, lapangan terbang Polonia di buka dengan resmi, ditandai dengan mendaratnya 6 (enam) pesawat udara milik KNILM (anak perusahaan KLM), pada Landasan yang masih darurat, lapangan terbang pada saat itu masih merupakan tanah yang keras.

f. Tahun 1930, Perusahaan Penerbangan Belanda KLM serta anak perusahaan KNILM mulai membuka jaringan penerbangan secara berkala.

g. Tahun 1936, Lapangan terbang Polonia untuk pertama kalinya mengadakan perbaikan, adalah para penguasa yakni Pemerintah Hindia Belanda, nomor / arah landasan pada saat itu adalah 10-28, panjangnya 600 M

h. Tahun 1937, Pemerintah Hindia Belanda mengadakan pemetaan kota Medan.Pemetaan (Pemetaan dari udara) dilaksanakan dengan pesawat udara milik KNILM.

i. Tahun 1940, Lapangan Terbang Polonia serta Pelabuhan Belawan mengalami kerusakan yang berat akibat dibom oleh tentara Jepang, seluruh kegiatan ekspor dari pelabuhan belawan terhenti, karena seringnya pesawat pembom jepanng menyerang ke pelabuhan tersebut.

3.1.2 Pada Masa Kemerdekaan

a. Tahun 1945, sehubungan dengan Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, maka secara otomatis seluruh tanah air kembali milik Pemerintah Republik Indonesia,dan dikuasai sepenuhnya oleh Pemerintah Republik Indonesia.

b. Tahun 1946, Tentara sekutu Jepang membangun kembali Lapangan Terbang Polonia yang rusak berat akibat terjadinya perang. Letak posisi arah landasan diubah menjadi 05-223, dan landasan sepanjang 800 M

yang akan disusun menggunakan lempengan besi-besi PSP (Peirces Stell Plank).

c. Tahun 1948, pemerintah Hindia Belanda kembali menguasai lapangan terbang Polonia, kemudian diadakan pembangunan berupa perpanjangan landasan menjadi 1000 M. Pada tahun ini tenaga-tenaga Indonesia juga sudah aktif membangun, pada waktu itu dinamakan “Penerbangan Sipil” , yang selanjutnya berubah menjadi jawatan penerbangan sipil, dan kemudian landasan menjadi 1.200 M.

d. Tahun 1950, pengelola Lapangan terbnag Polonia saat itu adalah Angakatan Udara Republik Indonesia (AURI), dalam hal ini Dinas Teknik dan Dinas Pekerjaan umum bagian lapangan terbang, perusahaan penerbangan yang masuk ke Polonia saat itu adalah KLM dan Garuda. Pada tahun ini AURI melaksanakan landasan menjadi 1800 M panjang dan lebarnya 45 M

e. Tahun 1951, KASAP-RI (Kepala Staff - Republik Indonesia), melalui Surat Keputusan No :1 / 1951, menyatakan bahwa seluruh pangkalan udara bekas Pemerintahan Belanda maupun Jepang diserahkan kepada Angkatan Udara Republik Indonesia (AURI). Dengan demikian Pangkalan Udara Polonia Meda sejak saat itu berada dalam hal aset maupun pengelolaan.

f. Tahun 1959, berdasarkan ketentuan pemerintah Republik Indonesia keputusan 3 (tiga) menteri yakni Menteri dalam Negeri, Menteri Perhubungan, Menteri Hankam / Panglima Angkatan Bersenjata. Maka pengelolaan lapangan terbang Polonia dikelola oleh 2 (dua) instansi (sebagai “Enclave Militer”) yakni:

1. Militer / Angkatan Udara Republik Indonesia 2. Sipil / Jawatan Penerbangan Sipil

Pada tahun ini pengelolaan Lapangan terbang (di pihak sipil) mulai dilaksanakan oleh para petugas yang professional. Manajemen Lapangan Terbang Polonia saat itu adalah para petugas lulusan Akademi Penerbangan Indonesia curug, sedangkan Kegiatan Militer dilaksanakan oleh AURI beserta jajarannya.

g. Tahun 1963, Jawatan Penerbangan Sipil diubah menjadi Direktorat Penerbangan sipil yang berada dalam naungan Departemen Perhubungan Pekerjaan umum dan Tenaga Listrik, selanjutnya status Pelabuhan udara dimana menjadi tempat Pangkalan Udara Militer, menjadi pelabuhan Udara bersama. Maka berdasarkan keputusan bersama antara Menteri / Panglima Angkatan Udara dengan Menteri Perhubungan No: 23 / Thn 1963 dan C 22 / 1 /22 – U (P-II-U) tanggal 15 Juli 1963, status Pelabuhan Udara Polonia menjadi Pelabuhan Udara bersama, sedangkan aset tanah tetap dalam kekuasaan AURI.

3.1.3 Pada Masa Pembangunan

a. Tahun 1964, pada tahun ini terjadi perubahan Departemen yakni Departemen Perhubungan Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik, di pecah menjadi 2 (dua) Departemen yakni:

1. Departemen Perhubungan

2. Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik

Sebagai akibat dari pemisahan, maka Direktorat Pekerjaan Sipil menjadi Direktorat Jendral Perhubungan Udara dan menjadi unsur dari Departemen Perhubungan. Pelabuhan Udara Polonia Medan selanjutnya berada dalam naungan Departemen Perhubungan kantor wilayah-1 Direktoral Jendral Perhubungan Udara.

b. Tahun 1975, berdasarkan keputusan bersama antara Departemen Perhubungan, Departemen Hankam dan Departemen Keuangan melalui SKB No. Kep / 30 /IX /75, No. KM.393 /S / Phb-75 dan Kep.927.J /MK /VI/ 8/75 tanggal 21 Agustus 1975, maka pengelolaan pelabuhan Bandar Udara Polonia menjadi hak pengelolaan bersama antara Pangkalan Udara AURI dan Pelabuhan Udara Sipil.

c. Tahun 1977, Pemabangunan Gedung Cargo seluas 1500 M2, untuk mendukung kegiatan Ekspor Impor serta pembangunan gedung operasi seluas 780 M2.

d. Tahun 1980, berdasarkan KM. 50/OT/Phb- 1978 tanggal 8 Maret 1978, Pelabuhan Udara Polonia Medan dibagi menjadi dua instansi, yakni: 1. Pelabuhan Polonia Medan

Mengelola kegiatan yang bersifat komersial, terutama kegiatan pelayanan jasa penumpang dan cargo serta kegiatan latihan lalu lintas pesawat udara selama di darat.

2. Sentra Operasi Keselamatan (SENOPEN) Medan. Mengelola kegiatan operasi keselamatan penerbangan dan lalu lintas udara.

Pada tahun ini juga oleh direktorat Jendral Perhubungan Udara dalam hal ini Proyek Pengembangan fasilitas Pelabuhan Udara dan Keselamatan Penerbangan. Penerbangan Udara Polonia mendapat proyek perpanjangan landasan dengan sistem “cakar ayam” sepanjang 445 M. Dengan demikian panjang Landasan Pelabuhan Udara Polonia Medan menjadi 2900 M, dengan panjang landasan sedemikian itu, maka Pelabuhan Udara Polonia Medan dapat menampung pesawat berbadan lebar setingkat dengan DC-10 atau B- 474. Pada tahun ini juga dibangun fasilitas gedung pemancar seluas 437,50 Meter untuk mendukung kegiatan keselamatan penerbangan.

e. Tahun 1981, Pemabangunan gedung terminal dalam negeri (Domestik) seluas 1526 M2 yang diresmikan oleh menteri perhubungan Republik Indonesia pada saat itu yakni Bapak Rusmin Nurjadin.

f. Tahun 1982, Pengelolaan Pelabuhan Udara Polonia dipisah menjadi 2 (dua) bagian:

1. Daerah Kekuasaan

Pangkalan Udara TNI-AU. 2. Daerah Pengelolaan

Pelabuhan Udara dikelola oleh direktorat jendral Perhubungan Udara. Dengan batasan penguasaan dan pengelolaan adalah landasan pacu / Run Way. Pada tahun ini juga dibangun fasilitas gedung terminal keberangkatan untuk Internasional seluas 3000 M2.

g. Tahun 1985, Pada tanggal 3 februari 1985, berdasarkan PP No.30 tahun 1984 Pelabuhan Udara Polonia Medan diserahkan Pengelolaanya dari Direktorat jendral Perhubungan Udara kepada Perusahan Umum (Perum) Angkasa Pura untuk dijadikan tambahan penyertaan modal Negara serta pengembalian sebagian kekayaa Perum Angkasa Pura kepada Negara. Dengan demikian secara resmi Pelabuhan Udara Polonia Medan masuk dalam jajaran Perusahaaan Umum (Perum) Angkasa Pura.

h. Tahun 1986, Ketentuan pemerintah mengatakan bahwa sebutan “Pelabuhan Udara” diganti menjadi “BANDAR UDARA”, hal ini berdasarkan PP. No 25 tahun 1986 tanggal 19 Mei 1986. Pada tahun ini juga terjadi perubahan status dan nama Perum Angkasa Pura, menjadi Perum Angkasa Pura -1, dengan demikian maka namanya menjadi Perum Angkasa Pura-1 Bandar Udara Polonia Medan.

i. Tahun 1987, pada tanggal 19 November 1987 tanggung jawab terhadap pengawasan pengendalian lalu lintas udara didalam FIR Indonesia diatas sebagian Sumatera pada ketinggian tertentu, yang selama ini dilimpahkan kepada Kuala Lumpur, telah diambil alih dan dilaksanakan oleh Dinas ACC (Senopen Medan) didukung oleh FIC Jakarta, bahwa pendelegasian yang selama ini diberikan kepada Kuala Lumpur maupun kemudian pengambilalihan kembali oleh Medan adalah dengan tujuan menjamin berlangsungnya arus lalu lintas udara secara aman, lancar, teratur, dan efisien.

j. Tahun 1996, Komandan Pangkalan Udara Medan TNI-AU (Letnan Kolonel Penerbangan SJEIFULLAH) beserta jajarannya mengadakan pengukuran tanah disekitar Bandar Udara Polonia bekerja sama dengan tingkat-I Sumatera Utara dalam hal ini Badan Pertahanan Nasional (Agraria), dalam rangka pensertifikasian tanah sekitar Bandar Udara Polonia Medan. Hal ini dilakukan dengan secara “de-facto” tanah Bandar Udara Polonia saat ini dalam kepemilikan TNI-AU (Lanud Medan), sedangkan secara “de-yure” sampai saat ini masih dalam proses pensertifikasian.

k. Tahun 1988, berdasarkan PP No. 3 Tahun 1989, maka Sentra Operasi Keselamatan Penerbangan (SENOPEN) Medan dialihkan menjadi pernyataan modal near kedalam Perum Angkasa Pura – I Bandar Udara Polonia Medan. Penyerahan SENOPEN ini ditujukkan agar dapat meningkatkan pelayanan keselamatan lalu lintas udara agar memiliki

daya guna yang lebih baik. Dengan penyerahan SENOPEN MEDAN kepada Perum Angkasa Pura –I Bandar Udara Polonia, maka seluruh kegiatan baik sisi darat telah dilaksanakan oleh Perum Angkasa Pura –I Bandar Udara Polonia Medan.

l. Tahun 1993, pada tanggal 2 Februari 1993 terjadi pengalihan status dari Perum Angkasa Pura- I menjadi PT. (Persero) Angkasa Pura –I berdasarkan PP No. 5 Tahun 1992. Dengan demikian arah penguasaan Bandar Udara Polonia mewujudkan tercapainya tugas pokok, yaitu memupuk keuntungan melalui penyediaan dan penggunaan jasa Bandar Udara dalam rangka memberikan perkembangan perekonomian Negara. Pada tahun ini juga diadakan renovasi Gedung terminal Dalam Negeri diantaranya adalah pemindahan ruang keberangkatan menjadi ruang kedatangan dan sebaliknya serta perluasan ruangan Chek-In dari Lobby untuk pengantar.

m. Tahun 1994, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. S-33/MK.016/1994 tanggal 22 Januari 1994 dengan PT. (Persero) Angkasa Pura – I menyerahkan pengoperasian dan kepemilikan Bandar Udara Polonia Medan kepada PT (Persero) Angkasa Pura II terhitung mulai 1 Januari 1994 penyerahan, tersebut meliputi:

1. Pengusahaan Bandar Udara Polonia sesuai dengan tugas dan fungsi Bandar Udara dalam lingkungan Perseroan Terbatas.

2. Kepemilikan seluruh kekayaan PT. (Persero) Angkasa Pura-I yang berupa aktiva tetap dan barang persediaan Bandar Udara Polonia Medan.

3. Pembinaan para karyawan yang ditugaskan pada Bandar Udara Polonia Medan.

4. Semua utang piutang dan pendaftaran yang diperoleh serta biaya yang dikeluarkan untuk pengoperasian Bandar Udara Polonia Medan, setelah tanggal 31 Desember 1993 menjadi tanggung jawab PT. (Persero) Angkasa Pura- II. Pelaksanaan serah terima tersebut adalah pada tanggal 24 Maret 1994 di Jakarta. Dengan demikian terhitung mulai tanggal 01 Januari 1994, secara resmi Bandar Udara Polonia Medan berada dibawah jajaran PT. (Persero) Angkasa Pura – II.

n. Tahun 1995, Republik Indonesia, sedang merancang merancang pemindahan Bandar Udara Polonia Medan ke lokasi baru. Daerah yang dimaksud adalah daerah KUALA NAMU LUBUK PAKAM DELI SERDANG SUMATERA UTARA. Selanjutnya sejarah bertahap berdasarkan surat keputusan Menteri Keuangan No. 553/MK/1994 tanggal 24 Januari 1994, PT. (Persero) Angkasa Pura II mendapat tambahan tugas untuk mengelola Bandar Udara Polonia Medan dan dilanjutkan lagi berdasarkan keputusan Menteri Perhubungan No. 278/AU.001/SKJ/1994 tanggal 19 April 1994 di bentuk 4 (empat) cabang Bandar Udara diantaranya di Bandung, Pekan Baru, Padang dan Banda

Aceh. Mulai tahun 2000 dalam jajaranya yang masuk ke PT. (Persero) Angkasa Pura berjumlah menjadi 12 Bandar Udara diantaranya:

1. Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta di Tangerang 2. Bandar Udara Halim Perdana Kusuma di Jakarta

3. Bandar Udara Sultan Mahmud Baharudin II di Palembang 4. Bandar Udara Polonia Medan

5. Bandar Udara Sultan Iskandar Muda di Banda Aceh 6. Bandar Udara Supario Pontianak

7. Bandar Udara Sultan Syarif Kasim di Pekan Baru 8. Bandar Udara Internasional Padang

9. Bandar Udara Depati Amir di Pangkal Pinang 10. Bandar Udara Sultan Thaha di Jambi

11. Bandar Udara Husein Sastranegara di Bandung 12. Bandar Udara Raja Haji Fisabillah di Tanjung Pinang.

3.2 Struktur Organisasi PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

Dalam sebuah perusahaan struktur organisasi merupakan salah satu faktor pendukung keberhasilan untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Dimana struktur organisasi menggambarkan wewenang, tanggung jawab dan hubungan tiap bagian didalamnya.

Di dalam kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan struktur organisasi sesuai dengan keputusan Direksi PT.(Persero) Angkasa

Pura II yang masih memberlakukan struktur organnisasi PT.AP 1 No. KEP.58/OM.00/AP/1994 tanggal 4 september 1998 tentang pemberlakuan organisasi, peraturan, system dan prosedur pada cabang PT. (Persero) AngkasaPura II Medan.

3.3 Job Description PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan

a. General Manager

Didalam PT. (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan General Manager berperan sebagai manajemen puncak dalam pengaturan kegiatan perusahaan. Adapun Fungsi General manager adalah sebagai berikut:

1. Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan pelayanan organisasi keselamatan lalu lintas udara.

2. Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional Bandar Udara.

3. Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan komersial.

4. Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan pemilihan fasilitas dan Teknik Elektronika Listrik.

5. Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan administrasi. 6. Penyiapan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan keuangan dan

b. Manager Pelayananan Operasi Lalu lintas (LLU)

Manager Pelayananan Operasi Lalu Lintas Udara memiliki tugas :

1. Menyiapkan dan melakukan pelayanan aerodome dan approach Control / terminal control area.

2. Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pelayanan area control. 3. Menyiapkan serta melaksanakan kegiatan pelayanan bantuan

Operasi penerbangan / aeronautika.

Sedangkan fungsi dari manager ini sesuai dengan tugas yang ditetapkan oleh perusahaan. Untuk melaksanakan tugasnya dan fungsi tersebut Manager Pelayanan Operasi Lalu Lintas Udara (LLU) dibantu oleh beberapa Junior Manager yaitu:

1. Junior Manager Pelayanan Aerodome dan Approacch Control / Terminal Area (ADC-APP / TMA)

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengendalian dan pengawasan Operasi Lalu Lintas Udara di Bandara Polonia Medan dan wilayah udara sekitar wilayah udara terminal Control Area, di wilayah udara pendekatan termasuk Control Zone.

2. Junior Manager Pelayanan Area Control (ACC)

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pelayanan pengendalian dan pengawasan operasi keselamatan lalu lintas udara di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

3. Junior Manager Pelayanan Bantuan Operasi Penerbangan / Penerbangan Aeronautika (BOP / RANGTIKA)

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengiriman berita-berita penerbangan, melalui hubunngan antara stasiun komunikasi penerbangan serta melakukan kegiatan pengelolaan, pengumpulan, penyampaian dan penyebaran informasi Aeronautika.

c. Manager Pelayanan Operasi Bandar Udara

Manager Pelayanan Operasi Bandar Udara mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Menyiapkan dan melakukan kegiatan Pelayanan Bandara.

2. Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan pertolongan kecelakaan penerbangan dan pemadam kebakaran.

3. Menyiapkan dan melaksanakan pengamanan bandara.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Manager Pelayanan Bandara mempunyai tugas penyiapan dan pelaksanaan operasi sesuai dengan tugas yang dimiliki. Dalam pelaksanaan dan fungsi Manager Pelayanan Bandara ini dibantu oleh beberapa Junior Manager yang bertanggung jawab kepadanya yaitu :

1. Junior Manager Pelayanan Bandara

Mempunyai tugas melaksanakan peraturan pelayanan disisi udara (airside). Pengaturan pelayanan penerangan dan komunikasi umum

yang berhubungan dengan penerbangan dan pariwisata untuk pemakai jasa bandara.

2. Junior Manager Pertolongan kecelakaan Penerbangan dan Pemadam Kebakaran ( PKP – PK )

Mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertolongan kecelakaan darurat medik di lingkungan kerja bandara dan sekitarnya.

3. Junior Manager Pengamanan Bandara

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengamanan di lingkungan kerja bandara.

d. Manager Teknik Umum dan Peralatan

Manager Teknik Umum dan Peralatan mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan,

pelaporan fasilitas bangunan.

2. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan, pelaporan fasilitas teknis, mekanikal dan peralatan.

3. Membantu pelaksanaan pembangunan fasilitas teknik umum dan peralatan sesuai dengan pelimpahan kewenangan yang diberikan direksi.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Manager Teknik Umum dan Peralatan mempunyai tugas penyiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tugas yang menjadi wewenang dan tanggung jawab. Dalam

pelaksanaan tugas dan fungsinya Manager Teknik Umum dan Peralatan dibantu oleh 3 (tiga) Junior Manager yaitu :

1. Junior Manager Teknik Bangunan

Mempunyai tugas menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan, pelaporan fasilitas bangunan terminal, bangunan operasional dan bangunan umum.

2. Junior Manager Teknik Landasan dan Tata Lingkungan

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan, pelaporan fasilitas landasan dan lingkungan bandara.

3. Junior Manager Mekanikal Peralatan

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan, pelaporan fasilitas mekanik dan peralatan.

e. Manager Teknik, Elektronika dan Listrik

Manager Elektonika dan Listrik mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas teknik elektronika.

2. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas Navigasi udara Radar.

3. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas teknik listik.

4. Membantu melaksanakan pembangunan fasilitas teknik elektro dan listrik sesuai dengan pelimpahan kewenangan yang diberikan direksi.

Untuk melaksanakan fungsi dan tujuannya, Manager Teknik Elektronika dan Listrik bandara dibantu oleh beberapa Junior Manager, yaitu :

1. Junior Manager Telekomunikasi dan Teknik Elektronika Bandara

Mempunyai tugas untuk melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas telekomunikasi penerbangan, elektronika bandara dan komputer.

2. Junior Manager Teknik Navigasi dan Udara

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas navigasi udara dan radar.

3. Junior Manager Teknik Listrik

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengoperasian, pemeliharaan dan pelaporan fasilitas listrik.

f. Manager Administrasi dan Komersil

Manager Administrasi dan Komersil mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengelolahan usaha komersil. 2. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengelolahan keuangan. 3. Menyiapkan dan melakukan kegiatan akuntansi.

4. Menyiapkan dan melakukan kegiatan pengelolahan perlengkapan. 5. Menyiapkan dan melakukan kegiatan administrasi kepegawaian,

ketatausahaan dan umum.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Manager Administrasi dan Komersil dibantu oleh beberapa Junior Manager, yaitu :

1. Junior Manager Komersial

Mempunyai tugas untuk mengembangkan dan melaksanakan kegiatan komersil uang meliputi pengumpulan data produksi, perhitungan dan pembuatan surat tagihan untuk jasa – jasa aeronoutika dan jasa non aeronoutika maupun usaha – usaha lain yang mempunyai hubungan dengan usaha kebandaraan.

2. Junior Manager Akuntansi

Mempunyai tugas melaksanakan tugas akuntansi.

3. Junior Manager Keuangan

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi keuangan dan angsuran.

4. Junior Manager Perlengkapan

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengadaan, pergudangan dan administrasi perlengkapan.

5. Junior Manager Kepegawaian dan Umum

Mempunyai tugas untuk melaksanakan administrasi kepegawaian, kesejahteraan dan pelayanan kesehatan pegawai, kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan, keprotokolan, penyelenggaraan informatika, managerial dan pengelolahan data pelaporan serta penyiapan ikatan kerja.

6. Airport Duty Manager

Airport Duty Manager yang terdiri sebanyak 5 (lima) orang, setingkat dengan manager yang merupakan pelaksanaan struktural dalam menanggulangi permasalahan operasional tingkat pertama di bandara, bertugas bergantian mengkoordinir kegiatan tersebut dalam melaksanakan tugas Airport Duty Manager yang bertanggung jawab kepada Manager.

3.4 VISI DAN MISI

1. VISI

Visi PT (Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan adalah menjadi perusahaan pengelolan jasa kebandaraan dan pelayanan lalu lintas yang mengutamakan penerbangan dan kepuasan pelanggan, dalam upaya memberikan manfaaat utama pemegang saham, mitra kerja, pegawai, masyarakat dan lingkungan dengan memegang teguh etika bisnis.

2. MISI

Misi PT.(Persero) Angkasa Pura II Bandar Udara Polonia Medan adalah menjadi Bandar udara bertaraf Internasional yang mampu bersaing di kawasan regional.

Bab 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan upaya perusahaan untuk mulai memiliki sistem baik yang lama maupun untuk mulai memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan.

4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, lunak, struktur data atau organisai. Pada tahap analisa, penanganan notasi simbol lingkaran dan anak panah mewakili/menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat membantu sekali didalam komunikasi dengan pemakai sistem menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem.

Adapun simbol-simbol dari Data Flow Diagram yaitu :

Tabel 4.1 Simbol-simbol DFD

No Gambar Nama Fungsi

1 Kesatuan Luar

(External entity)

Merupakan kesatuan luar (entity) di lingkungan luar

sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. 2 Proses (Process) Kegiatan dari hasil suatu arus

data yang masuk dalam proses dihasilkan arus data

yang akan keluar atau mengubah input menjadi

output

3 Aliran data

(Data Flow)

Data mengalir melalui sistem, dimulai dengan sebagian input dan diubah

menjadi output.

4 Penyimpanan Data

(Data Storage)

Data disimpan untuk keperluan berikutnya.

Data Flow Diagram (DFD) dari sistem surat masuk dan surat keluar yang penulis ajukan dibagi menjadi dua bentuk yaitu :

1. Diagram Konteks

Rancangan data flow diagram yang disusun:

Surat Masuk

Data Terusan Surat Keluar

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Surat MAsuk dan Surat Keluar

2. Data Flow Diagram level Nol

Rancang DFD level 0 yang disusun : Data surat

keluar Data Agenda

General Manager Pengirim Surat

Sistem Surat masuk dan surat

keluar

Penerima Surat Pegawai/User

Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar Pegawai/User

Surat Masuk dan Surat

Keluar

Pencatatan Daftar Masalah

Pencatatan Data Surat

Keluar Pencatatan

Daftar Terusan Pencatatan

Daftar Disposisi

Pencatatan Data Surat

Masuk

Pencatatan Data Agenda F1 Daftar Masalah F2 Daftar Disposisi

F6 Daftar Agenda

F4 Daftar Surat Keluar

F5 Daftar Surat Masuk

F3 Daftar Terusan

Pembuatan Laporan

4.3 Perancangan Data base

Data base adalah kumpulan dari data yang berhubungan antara satu dengan yang lainya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data base merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem komputerisasi, karena menggunakan data base dalam menyediakan informasi bagi pengguna.

Adapun perancangan data base mengenai sistem informasi ini diperlukan beberapa tabel yaitu sebagai berikut:

Tabel 4.2 Data Agenda

Field Name Type Description

No_Agenda Text Primary Key

No_Surat Text

Dari Text

Tgl_Terusan Date

Terusan Text

Kode_Disposisi Int

Tabel 4.3 Disposisi

Field Name Type Description

Kode_Disposisi Text Primary Key

Disposisi Text Nama Disposisi

Tabel 4.4 Masalah

Field Name Type Description

Kode_ Masalah Text Primary Key

Masalah Text Nama Masalah

Tabel 4.6 Surat Masuk

Field Name Type Description

No_Agenda Date

Tgl_Diterima Date Tgl_Diajukan Text

Dari Text

Perihal Text

No_Surat Int Primary Key

Tabel 4.6 Surat Keluar

Field Name Type Description

No_Surat Text Primary Key

Tgl_ Surat Date

Lampiran Text

Tujuan Text

Perihal Text

Dari Text

Tembusan Text

Tabel 4.7 Terusan

Field Name Type Description

Kode_Terusan Text Primary Key

Terusan Text Nama Terusan

4.4 Desain Antar Muka

4.4.1 Desain Menu

Menu merupakan bagian terpenting pada suatu aplikasi, karena dengan adanya menu user dapat lebih mudah memahami perintah apa saja yang terdapat dalam aplikasi tertentu. Sistem pengagendaan surat masuk dan surat keluar ini dirancang dengan bentuk yang sederhana dan menarik. Adapun perancangan menu yang telah dibuat yaitu:

1. Menu File

Menu File berisi sub menu close yang digunakan untuk keluar dari program aplikasi.

2. Menu Master

Menu Master terdiri dari : 1) Data Masalah

Data Masalah merupakan sub menu yang menjelaskan tentang nama dan kode masalah yang diklasifikasikan berdasarkan perihal surat. 2) Data Disposisi

Data Disposisi merupakan sub menu yang menjelaskan tentang nama dan kode disposisi yang akan dimasukkan pada data agenda.

3) Data Terusan

Data terusan merupakan sub menu yang menjelaskan tentang nama dan kode terusan yang akan dimasukkan pada data agenda dan data surat keluar.

3. Menu Print

Menu Print terdiri dari : 1) Cetak surat Masuk

Sub menu cetak surat masuk berisi tentang pencetakan laporan surat masuk seluruhnya dan berdasarkan kode masalah.

2) Cetak Surat Keluar

Sub menu cetak surat keluar berisi tentang pencetakan seluruh laporan surat keluar.

4. Menu Abort

Menu Abort berisi tentang tujuan pembuatan program dan data programmer.

Selain itu penulis juga merancang toolbar untuk mempermudah user memasukkan data surat yang diagendakan. Adapun toolbar yang telah dibuat penulis antara lain:

1. Toolbar surat masuk

Toolbar masuk berisi tentang pengisian data surat masuk. 2. Toolbar surat keluar

Toolbar berisi tentang pengisian data surat keluar. 3. Toolbar browse

Toolbar browse berisi tentang pencarian data surat masuk untuk mengetahui keberadaan surat terkini.

4. Toolbar data agenda

Toolbar data agenda berisi tentang pengisian data agenda surat masuk yang telah didata sebelumnya pada toolbar surat masuk.

5. Toolbar Exit

Digunakan untuk keluar dari program aplikasi.

4.4.2 Pendesainan Form

Pada langkah pendesain form, dirancang tampilan-tampilan grafis yang dapat dibuat sebagai antar muka pemakai aplikasi. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah:

1. Bagaimana membuat form-form yang efektif serta sesuai dengan kebutuhan.

2. Bagaimana mengatur tata letak form (layout), baik itu pewarnaan serta penentuan seperti kontrol-kontrol pada form yang akan mempenngaruhi segi estetika sebuah antar muka pemakai.

Adapun tampilan atau model dari setiap form input data dalam sistem yang dibuat adalah sebagai berikut:

Name : frmhalaman.frm

Caption : PROGRAM PENGENDALI SURAT Icon : Sembarang

1. Aktifkan Menu Editor, Kemudian desainlah menu seperti dibawah ini :

Objek Properti Setting

Toolbar Name

Caption

Toolbar1 -

Picturebox Name

Caption

Picture1 -

Label1 Name

Caption

Label1

PT. (PERSERO) ANGKASA PURA II

Label2 Name

Caption

Label2

BANDAR UDARA POLONIA

Label3 Name

Caption

Label3 MEDAN

Monthview Name

Caption

MonthView1 -

Frame Name

Caption

Frame1 -

Picturebox Name

Caption

Picture2 -

Textbox Name

Caption

Text1 -

Tabel 3.0 propertis Tampilan frmhalaman

Selanjutnya mengedit menu Toolbar terlihat pada gambar berikut:

Setelah itu akan muncul gambar berikut

Gambar 3.1 Property Pages

Pada menu Button masukkan nama menu yang akan diklik. Klik tombol insert menu untuk memasukkan daftar menu yang akan diklik.terlihat pada gambar berikut:

Maka akan menghasilkan Desain Berikut ini:

Gambar 3.3 Hasil Desain frmhalaman

Selanjutnya membuat tampilan surat masuk berikut cara memmbuatnya:

2. Aktifkan Menu Editor, Kemudian desainlah menu seperti dibawah ini :

Objek Properti Setting

DataGrid Name

Caption

DataGrid1 -

CommandButton Name Caption

Cmdtambah Tambah CommandButton Name

Caption

Cmdhapus Hapus CommandButton Name

Caption

Cmdkeluar Keluar

Maka akan terlihat Hasil Desain berikut:

Gambar 3.4 Hasil Desain frmsuratmasuk

Selanjutnya membuat tampilan Tambah surat masuk berikut cara memmbuatnya:

Objek Properti Setting

Label1 Name

Caption

Label1

Tanggal Diterima

Label2 Name

Caption

Label2

Tanggal Diajukan

Label3 Name

Caption

Label3 Perihal Surat

Label4 Name

Caption

Label4 Kepada

Label5 Name

Caption

Label5

Dari/Pengirim

TextBox Name

Caption

Txttanggalditerima -

TextBox Name

Caption

Txtdiajukan -

TextBox Name

Caption

Txthalsurat -

TextBox Name

Caption

Txtkepada -

TextBox Name

Caption

txt1 - CommandButton Name

Caption

Cmdsimpan Simpan CommandButton Name

Caption

Cmdbatal Batal Tabel 3.2 Desain Form Tambah dan Edit

Maka akan terkihat hasil desain sebagai berikut:

Gambar 3.5 Desain Form Edit Data Surat Masuk

Selanjutnya membuat tampilan surat keluar berikut cara memmbuatnya:

3. Aktifkan Menu Editor, Kemudian desainlah menu seperti dibawah ini :

Objek Properti Setting

DataGrid Name

Caption

DataGrid1 -

CommandButton Name Caption

Cmdtambah Tambah CommandButton Name

Caption

Cmdhapus Hapus CommandButton Name

Caption

Cmdkeluar Keluar CommandButton Name

Caption

Cmdedit Edit

Txt_NamaMas.Text = “” Cmd_Simpan.Enabled = True Cmd_Batal.Enabled = True Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Update.Enabled = False Cmd_Hapus.Enabled = False End If

End If End If

End Sub

FORM TERUSAN

Private Sub Cmd_Batal_Click() Call Tidak_Bisa_Isi

Cmd_Simpan.Enabled = False Cmd_Update.Enabled = False Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Batal.Enabled = False Cmd_Hapus.Enabled = False Txt_KodeTer.Text = “” Txt_NamaTer.Text = “” Txt_KodeTer.Enabled = True Txt_KodeTer.SetFocus

End sub

Private Sub Cmd_Edit_Click() Cmd_Simpan.Enabled = False Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Hapus.Enabled = False Cmd_Update.Enabled = True Cmd_Batal.Enabled = True Txt_KodeTer.Enabled = False Txt_NamaTer.Enabled = True

Txt_NamaTer.SelLength = Len (Txt_NamaTer.Text) Txt_NamaTer.SetFocus

End Sub

Private Sub Cmd_Hapus_Click()

Pesan = MsgBox(“yakin menghapus??”, vbYesNo, “Hapus!”) If pesan = vbYes Then

RsTerusan.Delete Txt_KodeTer.SetFocus Txt_KodeTer.Text = “” Txt_NamaTer = “”

Cmd_Hapus.Enabled = False Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Simpan.Enabled = False

Cmd_Batal.Enabled = False Else

Txt_KodeTer.SetFocus End If

End Sub

Private Sub Cmd_Simpan_Click() If Txt_NamaTer. = “”Then

MsgBox “Isikan data terusan dengan lengkap !! “, vbOkOnly + vbCritical, “Disposisi”

Txt_NameTer.SetFocus Else

Jawab = MsgBox(“Apakah anda yakin akan menyimpan data “ & Txt_KodeTer.Text & “ke database terusan ?”, vbYesNo + vbQuestion, “Simpan Data”)

If jawab = vbYes Then With RsTerusan .AddNew

!Kode_Terusan = Txt_KodeTer.Text !Terusan = Txt_NamaTer.Text

.Update End With End If Call bersih

Txt_KodeTer.SetFocus

Cmd_Simpan.Enabled = False Cmd_Batal.Enabled = False Set DataGridl.DataSource = RsTerusan Call FormatDatagrid

End If End Sub

Private Sub Cmd_Tutup_Click() Unload Me

Frm_Utama.Enabled = True Frm_Utama.Show

End Sub

Private Sub Cmd_Tutup_Click() Unload Me

Frm_Utama.Show End Sub

Private Sub Cmd_Tutup_Click() Unload Me

Frm_Utama.Enabled = True Frm_Utama.Show

End Sub

Private Sub Cmd_Tutup_Click() With RsTerusan

.Clone

!Terusan = Txt_NamaTer .Update

End With

Txt_KodeTer.Enabled = True Txt_KodeTer.SetFocus

Txt_KodeTer = “” Txt_NamaTer = “”

Call Tidak_Bisa_Isi

Cmd_Batal.Enabled = False Cmd_Update = False

End Sub

Private Sub Form_Activate() Call bersih

Cmd_Simpan.Enabled = True Cmd_Batal.Enabled = True Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Update.Enabled = False Cmd_Hapus.Enabled = False Set DataGrid1.DataSource = RsTerusan Call FormatDatagrid

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Unload Me

Frm_Utama.Enabled = True Frm_Utama.SetFocus

End Sub Sub bersih()

Txt_KodeTer.Text = “” Txt_NamaTer.Text = “”

Txt_NamaTer.Enabled = False End Sub

Sub Tampil()

On Error Resume Next

Txt_KodeTer.Text = !Kode_Terusan Txt_NamaTer.Text = !Terusan End With

End Sub

Sub Tidak_Bisa_Isi()

Txt_NamaTer.Enabled = False End Sub

Sub Tidak_Bisa_Isi()

Txt_NamaTer.Enabled = False End Sub

Sub FormatDatagrid()

DataGrid1.Columns(0).Width = 750 DataGrid1.Columns(1).Width = 2200 DataGrid1.Columns(0).Caption = “Kode” DataGrid1.Columns(1).Caption = “Terusan” End Sub

Private Sub Txt_NamaTer_KeyPrress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then

If RsTerusan.EOF Then

Cmd_Simpan_Click Else

Cmd_Update_Click End If

End If End Sub

Private Sub Txt_KodeTer_Change() If Len(Txt_KodeTer.Text) < 1 Then Exit Sub

End If

RsTerusan.Find “Kode_Terusan=’” & Txt_KodeTer.Text & “’”,, adSearchForward, 1

If Not RsTerusan.EOF Then Call Tampil

Cmd_Simpan.Enabled = False Cmd_Edit.Enabled = True Cmd_Hapus.Enabled = True Call Tidak_Bisa_Isi

Else

Txt_NamaTer.Txt = “”

Cmd_Simpan.Enabled = True Cmd_Batal.Enabled = True Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Update.Enabled = False

Cmd_Hapus.Enabled = False Txt_NamaTer.Enabled = True

End If End Sub

Private Sub Txt_KodeTer_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))

If KeyAscii = 13 Then

Txt_KodeTer.Text = UCase(Txt_KodeTer.Text) If Txt_KodeTer.Text = “”Then

Txt_KodeTer.SetFocus Else

RsTerusan.Find “Kode_Terusan=’” + Txt_KodeTer.Text + “’”,, adSearchForward, 1

If Not RsTerusan.EOF Then Call Tampil

Cmd_Simpan.Enabled = False Cmd_Edit.Enabled = True Cmd_Hapus.Enabled = True Call Tidak_Bisa_Isi Else

Txt_NamaTer.SetFocus

Txt_NamaTer.Enabled = True Txt_NamaTer.Text = “” Cmd_Simpan.Enabled = True Cmd_Batal.Enabled = True Cmd_Edit.Enabled = False Cmd_Update.Enabled = False Cmd_Hapus.Enabled = False End If

End If End If End Suub

FORM TENTANG

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Unload Me

Frm_Utama.Show

Frm_Utama.Enabled = True

SURAT KETERANGAN

Hasil Uji Program Tugas Akhir

Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa Mahasiswa Tugas Akhir

Program Diploma 3 Ilmu Komputer/Statistika :

Nama

:

Reiny Irianti Poetri

NIM

:

072406161

Prog. Studi

:

Ilmu Komputer

Judul TA :

Perancangan Perangkat Lunak Sistem Pengendalian

Surat-Surat Pada PT.(PERSERO) Angkasa Pura II Bandar Udara

Polonia Medan

Telah melaksanakan test program Tugas Akhir Mahasiswa tersebut di atas pada

tanggal……….

Dengan Hasil : Sukses / Gagal

Demikian diterangkan untuk digunakan melengkapi syarat pendaftaran Ujian Meja

Hijau Tugas Akhir Mahasiswa bersangkutan di Departemen Matematika FMIPA USU

Medan.

Medan, Mei 2010

Dosen Pembimbing

Syahril Efendi, S.Si., MIT

NIP: 196711101996021001