TA : Rancang Bangun Aplikasi Evaluasi Beban Kerja Tenaga Kesehatan Berdasarkan Metode Workload Indicator Staffing Need.

RANCANG BANGUN APLIKASI EVALUASI

BEBAN KERJA TENAGA KESEHATAN

BERDASARKAN METODE WORKLOAD

INDICATOR STAFFING NEED

TUGAS AKHIR

Program Studi SI Sistem Informasi

Oleh:

ANDREAS CATUR PAMUNGKAS 09410100105

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMASI

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ...xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Pembatasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sumber Daya Manusia ... 7

2.2 Sumber Daya Manusia Kesehatan dan Tenaga Kesehatan ... 8

2.3 Beban Kerja ... 9

2.3.1 Pengertian Beban Kerja... 9

2.3.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja ... 10

2.3.3 Dampak dari Beban Kerja ... 11

2.4 Analisis Jabatan ... 12

2.4.1 Pengertian Analisis Jabatan... 12

Halaman

2.4.2 Tujuan Analisis Jabatan ... 12

2.4.3 Manfaat Analisis Jabatan ... 13

2.5 Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 14

2.5.1 Definisi Perencanaan Sumber Daya manusia ... 14

2.5.2 Tahapan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 14

2.5.3 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 15

2.5.4 Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 16

2.6 Prosedur Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kesehatan dengan Menggunakan Metode WISN (Workload Indicator Staff Need) ... 17

2.7 Puskesmas ... 20

2.8 Definisi Data ... 21

2.9 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 21

2.10 Metode Pengembangan Sistem ... 22

2.10.1 Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak ... 23

2.10.2 Desain Perangkat Lunak ... 24

2.10.3 Konstruksi Perangkat Lunak ... 35

2.10.4 Uji Coba Perangkat Lunak ... 36

2.10.5 Deploy Perangkat Lunak ... 37

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 38

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan ... 38

3.1.1 Alir Proses Pengisian Form ABK ... 41

3.1.2 Alir Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 43

Halaman

3.1.3 Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan

Pegawai ... 47

3.2 Permasalahan... 49

3.2.1 Analisis pada Proses Pengisian Form ABK ... 49

3.2.2 Analisis pada Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 49

3.3 Solusi Permasalahan... 50

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 51

3.3.2 Desain Sistem (Software Design) ... 66

3.3.3 Context Diagram ... 79

3.3.4 Hirarki Input Proses Output ... 80

3.3.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 81

3.3.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 98

3.3.7 Struktur Basis Data ... 100

3.3.8 Perancangan Prosedur dan Program Unit ... 106

3.3.9 Program Unit ... 118

3.3.10 Desain Uji Coba Implementasi Data ... 119

3.3.11 Desain Arsitektur ... 132

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 132

4.1 Implementasi ... 133

4.1.1 Uji Coba Fungsional ... 133

4.1.2 Uji Coba Non Fungsional ... 141

4.1.3 Implementasi Data ... 150

Halaman

4.2 Evaluasi ... 172

4.2.1 Perhitungan Dengan Aplikasi ... 172

4.2.2 Perhitungan Manual Tanpa Aplikasi ... 173

4.2.3 Perbandingan Hasil Evaluasi... 174

BAB V PENUTUP ... 176

5.1 Kesimpulan ... 176

5.2 Saran ... 176

DAFTAR PUSTAKA ... 177

LAMPIRAN ... 179

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Simbol ... 26

Tabel 2.2 Jenis ERD ... 31

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder ... 39

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Pengisian Form ABK ... 42

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Penghitungan Beban Kerja ... 45

Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 48

Tabel 3.5 Detail Kebutuhan Fungsional Mengisi Form ABK... 55

Tabel 3.6 Detail Kebutuhan Fungsional Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 58

Tabel 3.7 Detail Kebutuhan Fungsional Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 64

Tabel 3.8 Hubungan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem ... 65

Tabel 3.9 Kebijakan Berdasarkan Stakeholder Sesuai Sistem Baru ... 68

Tabel 3.10 Penjelasan Alir Sistem Pengisian Form ABK ... 70

Tabel 3.11 Penjelasan Alir Penghitungan Beban Kerja ... 74

Tabel 3.12 Penjelasan Alir Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai .. 78

Tabel 3.13 Penjelasan DFD Level 0 ... 82

Tabel 3.14 Penjelasan DFD Level 1 Pengisian Form ABK ... 85

Tabel 3.15 Penjelasan DFD Level 1 Penghitungan Beban Kerja ... 90

Tabel 3.16 Penjelasan DFD Level 1 Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 95

Tabel 3.17 Penjelasan DFD Level 1 Persetujuan Jumlah Kebutuhan Pegawai . 97 Tabel 3.18 USER_ADMIN ... 100

Halaman

Tabel 3.19 UNIT_KERJA ... 101

Tabel 3.20 DETAIL_UNIT_KERJA ... 101

Tabel 3.21 KATEGORI_KERJA ... 102

Tabel 3.22 KEGIATAN_POKOK ... 102

Tabel 3.23 KUANTITAS_KEGIATAN ... 103

Tabel 3.24 WKT ... 103

Tabel 3.25 STANDART_BEBAN_KERJA... 104

Tabel 3.26 KELONGGARAN_KERJA ... 105

Tabel 3.27 WISN ... 105

Tabel 3.28 Detail Form Pengisian Form ABK ... 107

Tabel 3.29 Detail Form Perhitungan Beban Kerja ... 109

Tabel 3.30 Detail Form Perhitungan Beban Kerja ... 115

Tabel 3.31 Detail Form Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 117

Tabel 3.32 Program Unit Sistem ... 118

Tabel 3.33 Data Unit Kerja ... 119

Tabel 3.34 Data Kategori Kerja ... 120

Tabel 3.35 Data Kegiatan Pokok ... 120

Tabel 3.36 Data Waktu Kerja Tersedia ... 121

Tabel 3.37 Hasil Penghitungan Waktu Kerja Tersedia ... 122

Tabel 3.38 Data Standart Beban Kerja ... 123

Tabel 3.39 Hasil Penghitungan Standart Beban Kerja ... 124

Tabel 3.40 Data Faktor Kelonggaran ... 126

Tabel 3.41 Hasil Penghitungan Standart Kelonggaran ... 126

Halaman

Tabel 3.42 Data Kuantitas Kegiatan ... 127

Tabel 3.43 Hasil Penghitungan Kuantitas Kegiatan ... 128

Tabel 3.44 Data Kebutuhan SDM ... 130

Tabel 3.45 Hasil Penghitungan Kebutuhan SDM ... 131

Tabel 4.1 Hasil Uji Fungsional Staff Unit Layanan ... 134

Tabel 4.2 Hasil Uji Fungsional Pada Unit Layanan Puskesmas ... 136

Tabel 4.3 Hasil Uji Fungsional Staff Tata Usaha ... 139

Tabel 4.4 Hasil Uji Fungsional Kepala Puskesmas ... 140

Tabel 4.5 Uji Coba Non-Fungsional Security ... 142

Tabel 4.6 Uji Coba Non-Fungsional Correctness ... 143

Tabel 4.7 Uji Coba Non-Fungsional Interface ... 144

Tabel 4.8 Uji Coba Non-Fungsional Operability ... 145

Tabel 4.9 Uji Coba Non-Fungsional Performance ... 146

Tabel 4.10 Penjelasan Form Login... 151

Tabel 4.11 Proses Pengisian Form ABK ... 152

Tabel 4.12 Proses Penghitungan Beban Kerja ... 158

Tabel 4.13 Proses Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 168

Tabel 4.14 Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 170

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Model Waterfall ... 23

Gambar 2.2 Simbol External Entity ... 29

Gambar 2.3 Simbol Proses ... 29

Gambar 2.4 Simbol Penyimpanan Data ... 30

Gambar 2.5 Simbol Data Flow ... 30

Gambar 2.6 Relasi One To One ... 33

Gambar 2.7 Relasi One To Many ... 34

Gambar 2.8 Relasi Many To Many ... 34

Gambar 3.1 Alir Proses Pengisian Form ABK Saat Ini ... 42

Gambar 3.2 Alir Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 44

Gambar 3.3 Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai . 47 Gambar 3.4 Waterfall Mode... 50

Gambar 3.5 Blok Diagram Aplikasi Evaluasi Beban Kerja Tenaga Kesehatan ... 67

Gambar 3.6 Detail Kebutuhan Fungsional Mengisi Form ABK ... 70

Gambar 3.7 Detail Kebutuhan Fungsional Penghitungan Beban Kerja... 73

Gambar 3.8 Detail Kebutuhan Fungsional Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 78

Gambar 3.9 Context Diagram ... 79

Gambar 3.10 Diagram HIPO Aplikasi Evaluasi Beban Kerja ... 81

Gambar 3.11 DFD Level 0 ... 82

Gambar 3.12 DFD Level 1 Pengisian Form ABK ... 85

Gambar 3.13 DFD Level 1 Penghitungan Beban Kerja ... 89 xvi

Halaman

Gambar 3.14 DFD Level 1 Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 95

Gambar 3.15 DFD Level 1 Persetujuan Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 96

Gambar 3.16 Conceptual Data Model Aplikasi Evaluasi Beban Kerja ... 99

Gambar 3.17 Physical Data Model Aplikasi Evaluasi Beban Kerja ... 100

Gambar 3.18 Arsitektur Aplikasi ... 131

Gambar 4.1 Form Login ... 151

Gambar 4.2 Laporan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kesehatan dengan Aplikasi ... 172

Gambar 4.3 Laporan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kesehatan dengan Manual... 173

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Biodata Penulis ...179

Lampiran 2 Struktur Organisasi Puskesmas Jagir Surabaya ...181

Lampiran 3 Form Daftar Pertanyaan dan Wawancara ...182

Lampiran 4 Hasil Wawancara ...183

1.1 Latar Belakang Masalah

Menurut Permendagri (2008), pengertian beban kerja adalah besaran suatu pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu unit jabatan dalam suatu organisasi dan merupakan hasil dari perkalian antara volume kerja dan norma waktu. Sedangkan menurut Menpan (1997), beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Setiap beban kerja yang diterima seseorang dalam suatu organisasi haruslah sesuai dan seimbang terhadap kemampuan fisik maupun psikologis pekerja yang menerima beban kerja tersebut. Dampak yang terjadi apabila beban kerja terlalu berlebihan akan mengakibatkan stress kerja, baik fisik maupun psikis dan reaksi-reaksi emosional, sedangkan beban kerja yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan kurangnya perhatian pada pekerjaan serta timbul kebosanan, sehingga secara potensial dapat membahayakan pekerja (Manuaba, 2000). Berdasarkan dari uraian di atas, peneliti merasa tertarik untuk melakukan evaluasi beban kerja pada salah satu unit organisasi pemerintahan khususnya di Puskemas Jagir Surabaya.

Puskesmas Jagir merupakan salah satu Puskesmas dibawah SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Dinas Kesehatan Kota Surabaya yang juga merupakan suatu organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan pelayanan kesehatan masyarakat dan bertanggung jawab dalam menyelenggarakan pembangunan kesehatan di wilayah Kecamatan Jagir. Berdasarkan data kunjungan pada Puskesmas Jagir Surabaya tahun 2012, pada

Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap total kunjungan pasien mencapai sekitar 56.514 pasien, atau rata-rata sekitar kurang lebih 235 pasien/hari. Untuk kunjungan pasien tertinggi terdapat pada Unit Pelayanan Umum yaitu sebesar 128 pasien/hari dengan jumlah tenaga medis yang bertugas sebanyak tujuh orang. Dikarenakan banyaknya program Layanan Kesehatan yang ada di Puskesmas Jagir Surabaya, sehingga tenaga medis yang ada tersebar di beberapa Unit Layanan Kesehatan seperti PTRM, PUSTU, Lansia dan lain-lain. Terkadang hanya ada satu atau dua dokter yang bertugas melayani pasien yang datang di Puskemas Jagir Surabaya dikarenakan adanya kendala seperti rapat dokter, training pengembangan, dan lain sebagainya.

Selama ini perhitungan beban kerja yang dilakukan Puskesmas Jagir Surabaya hanya berdasar pada jumlah volume atas uraian tugas dan tanggung jawab yang dilakukan pada salah satu tenaga kesehatan. Padahal pada kenyataannya, penghitungan beban kerja tenaga kesehatan yang dilakukan perlu mengacu pada Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM dengan menggunakan

metode WISN (Work Load Indicator Staffing Need) yang telah ditetapkan oleh

Menteri Kesehatan untuk dipedomani dan dilaksanakan oleh seluruh Unit Pelayanan Kesehatan (termasuk rumah sakit). Menurut Nuryanto (2005), penggunaan metode WISN sangatlah tepat digunakan untuk perhitungan beban kerja tenaga kesehatan, hal itu dibuktikan dengan dilakukannya evaluasi menggunakan metode WISN pada RS. Dr. Sardjito Yogyakarta, hasil pengkajian kebutuhan SDM di rumah sakit tersebut menghasilkan perhitungan yang lebih tepat dan akurat daripada dengan menggunakan metode-metode yang lainnya.

Oleh karena permasalahan tersebut perlu dibuat suatu aplikasi yang dapat membantu pihak Puskesmas Jagir Surabaya dalam melakukan proses penghitungan beban kerja tenaga kesehatan tersebut. Dengan demikian metode yang akan digunakan untuk mendukung proses penghitungan beban kerja tenaga

kesehatan ini adalah dengan menggunakan metode WISN, yang sesuai dengan SK

No.81/Menkes/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan di tingkat Provinsi/Kab/Kota Serta Rumah Sakit Berdasarkan Beban

Kerja/Work Load. WISN merupakan suatu metode perhitungan kebutuhan tenaga

kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori tenaga kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.

Dengan diterapkannya aplikasi tersebut, diharapkan dapat membantu Puskesmas Jagir Surabaya dalam melakukan penghitungan beban kerja di masing-masing Unit Layanan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari aplikasi tersebut nantinya Puskemas Jagir Surabaya dapat mengetahui jumlah optimal dan komposisi tenaga kesehatan yang diperlukan secara keseluruhan dan dapat juga untuk mengetahui tingkat efektifitas dan ketepatan jumlah tenaga kesehatan di setiap Unit Layanan, serta dapat juga digunakan sebagai pedoman formasi kerja dalam pelaksanaan mutasi, rotasi, promosi dan bahkan bermanfaat pula dalam proses perencanaan SDM kesehatan sehingga kebutuhan SDM kesehatan di Puskesmas Jagir Surabaya dapat terpenuhi dan kualitas serta mutu pelayanan kesehatan dapat lebih optimal sesuai dengan visi serta misi dari Puskesmas Jagir Surabaya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Jagir Surabaya saat ini, yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi evaluasi beban kerja tenaga

kesehatan dengan metode WISN (Workload Indicator Staffing Need) di

Puskesmas Jagir Surabaya.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Penelitian dilakukan di Puskesmas Jagir Surabaya.

2. Proses pengambilan data dalam perhitungan indikator beban kerja diambil dari

masing-masing jabatan atau kategori tenaga yang berada dalam satu instansi Puskesmas Jagir.

3. Data kunjungan pasien yang digunakan pada penelitian ini dimulai pada bulan

Januari tahun 2012 sampai bulan Desember tahun 2012.

4. Waktu kerja tersedia pada masing-masing jabatan atau kategori tenaga

kesehatan tidak dibedakan berdasarkan waktu kerja atau shift.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah bagaimana merancang dan membangun

aplikasi evaluasi beban kerja tenaga kesehatan dengan metode WISN (Workload

Indicator Staffing Need) yang menghasilkan :

1. Penghitungan Beban Kerja Tenaga Kesehatan.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat dari aplikasi yang akan dibangun nantinya adalah :

1. Membantu pihak Puskesmas dalam proses perencanaan SDM kesehatan

sehingga dapat meningkatkan mutu serta pelayanan kesehatan yang ada pada Puskesmas Jagir.

2. Membantu pihak Kepala Tata Usaha dalam melakukan penghitungan dan

pelaporan jumlah kebutuhan SDM kesehatan agar dapat mengurangi terjadinya tingkat kesalahan penghitungan serta dapat mempersingkat waktu menjadi lebih efektif dan efisien.

1. Membantu pihak Kepala Tata untuk mengetahui tekanan beban kerja dari

kategori SDM kerja dalam suatu unit.

1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang terjadi, perumusan permasalahan yang didapat dari latar belakang, pembatasan permasalahan, tujuan dilakukannya penelitian,

manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder, serta penjelasan

Bab II : Landasan Teori

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori yang mendukung atau digunakan sebagai acuan pada saat atau sebelum melakukan penelitian.

Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta

dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem, seperti document

flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual

data model maupun physical data model, struktur basis data, dan

interface.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan.

Bab V : Penutup

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini, yaitu hasil dari evaluasi, serta saran terkait dengan sistem yang dikembangkan.

2.1 Sumber Daya Manusia

Menurut Sumarsono (2003), Sumber Daya Manusia atau human

recources mengandung dua pengertian. Pertama, SDM mengandung pengertian

usaha kerja atau jasa yang dapat diberikan dalam proses produksi. Dalam hal lain SDM mencerminkan kualitas usaha yang diberikan oleh seseorang dalam waktu

tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Pengertian kedua, SDM

menyangkut manusia yang mampu bekerja untuk memberikan jasa atau usaha kerja tersebut. Mampu bekerja berarti mampu melakukan kegiatan yang mempunyai kegiatan ekonomis, yaitu bahwa kegiatan tersebut menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan atau masyarakat. Sebagai faktor pertama dan utama dalam proses pembangunan, SDM selalu menjadi subjek dan objek pembangunan. Proses administrasi pun sangat dipengaruhi oleh manajemen sumber daya manusia, dan ada tiga macam klasifikasi sumber daya manusia sebagaimana dikemukakan oleh (Suradinata, 1996) :

1. Manusia atau orang-orang yang mempunyai kewenangan untuk menempatkan,

mengendalikan dan mengarahkan pencapaian tujuan yang disebut administrator.

2. Manusia atau orang-orang yang mengendalikan dan memimpin usaha agar

proses pencapaian tujuan yang dilaksanakan bisa tercapai sesuai rencana disebut manajer.

3. Manusia atau orang-orang yang mempengaruhi syarat tertentu, dingkat langsung melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing atau jabatan yang dipegangnya.

2.2 Sumber Daya Manusia Kesehatan dan Tenaga Kesehatan

Menurut Sistem Kesehatan Nasional (SKN) yang dikutip oleh Adisasmito (2007), Pengertian SDM kesehatan adalah tatanan yang menghimpun berbagai upaya perencanaan, pendidikan, dan pelatihan serta terpadu dan saling mendukung, guna menjamin tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Sedangkan menurut PP No. 32/1996 disebutkan bahwa SDM kesehatan adalah semua orang yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan, baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan, maupun tidak untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melaksanakan upaya kesehatan. Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui pendidikan formal dibidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan (PP No. 32/1996).

Jenis tenaga kesehatan dalam Peraturan Pemerintah No. 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan, yaitu :

a) Tenaga Medis : Meliputi dokter dan dokter gigi

b) Tenaga Keperawatan : Meliputi Perawat dan Bidan

c) Tenaga Kefarmasian : Meliputi Apoteker, Analis Farmasi dan

Asisten Apoteker.

d) Tenaga kesehatan masyarakat : Meliputi Epidemiologi Kesehatan,

Kesehatan, Penyuluh Kesehatan, Administrator Kesehatan, Sanitarian.

e) Tenaga Gizi : Meliputi Nutrision dan dietisian.

f) Tenaga Terapan fisik : Meliputi fisioterapis, okupasiterapis,

Terapis wicara.

g) Tenaga Keteknisian Medis : Meliputi Radiografer, Radioterapis,

Teknisi gigi, Teknisi Elektromedik, Analis

Kesehatan, Refraksionis, otorik prostetik, Teknisi Transfusi Dan Perekam Medis.

2.3 Beban Kerja

2.3.1 Pengertian Beban Kerja

Menurut Permendagri (2008), pengertian beban kerja adalah besaran suatu pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu unit jabatan dalam suatu organisasi dan merupakan hasil dari perkalian antara volume kerja dan norma waktu. Sedangkan menurut Menpan (1997), beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajernen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajernen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat

digunakan sebagai alas untuk menyernpurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia (Menpan, 1997).

2.3.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja

Menurut Manuaba (2000) menyatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja adalah sebagai berikut :

1. Faktor eksternal yaitu beban yang berasal dari luar tubuh pekerja, seperti:

a) Tugas (Task).

Meliputi tugas yang bersifat fisik seperti, stasiun kerja, tata ruang tempat kerja, alat dan sarana kerja, kondisi kerja, kondisi lingkungan kerja, sikap kerja, cara angkut, beban yang diangkat. Sedangkan tugas yang bersifat mental meliputi tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, emosi pekerja dan sebagainya.

b) Organisasi Kerja.

Meliputi masa waktu kerja, waktu istirahat, shift kerja, sistem kerja,

sistem pengupahan, pelimapahan tugas dan wewenang dan sebagainya.

c) Lingkungan Kerja.

Lingkungan kerja ini dapat memberikan beban tambahan yang meliputi, lingkungan kerja fisik, lingkungan kerja kimiawi, lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja psikologis.

2. Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh akibat dari reaksi

beban kerja eksternal yang berpotensi sebagai stresor, meliputi faktor somatis

(jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, status gizi, kondisi kesehatan, dan sebagainya), dan faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan, kepuasan, dan sebagainya).

Dari faktor-faktor tersebut dapat diperoleh indikator-indikator dari variabel beban kerja sebagai berikut :

1. Faktor eksternal :

a. Tugas-tugas yang bersifat fisik (sikap kerja)

b. Tugas-tugas yang bersifat mental (tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan,

emosi pekerja dan sebagainya)

c. Waktu kerja dan waktu istirahat dosen

d. Kerja secara bergilir

e. Pelimpahan tugas dan wewenang

2. Faktor internal :

a. Faktor somatis (kondisi kesehatan)

b. Faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan dan sebagainya)

2.3.3 Dampak dari Beban Kerja

Setiap beban kerja yang diterima seseorang dalam suatu organisasi haruslah sesuai dan seimbang terhadap kemampuan fisik maupun psikologis pekerja yang menerima beban kerja tersebut. Dampak yang terjadi apabila beban kerja terlalu berlebihan akan mengakibatkan stress kerja, baik fisik maupun psikis dan reaksi-reaksi emosional, sedangkan beban kerja yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan kurangnya perhatian pada pekerjaan serta timbul kebosanan, sehingga secara potensial dapat membahayakan pekerja Manuaba (2000).

2.4 Analisis Jabatan

2.4.1 Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu sehingga merujuk pada seleksi dan penempatan pekerjaan yang sesuai. Menurut Amstrong (2009) berpendapat bahwa Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan, penganalisisan, dan penyusunan informasi tentang isi pekerjaan dalam rangka memberikan dasar bagi sebuah deskripsi pekerjaan dan data untuk perekrutan, pelatihan, evaluasi kerja, dan manajemen kinerja. Analisis pekerjaan berkonsentrasi pada apa yang diharapkan para pekerja untuk lakukan. Sedangkan Pynes (2004) menyatakan rekrutmen dalam analisis jabatan merupakan proses menarik kandidat yang memenuhi syarat untuk melamar posisi yang kosong dalam sebuah organisasi. Seleksi merupakan tahap akhir dari proses rekrutmen, ketika keputusan dibuat siapa yang akan dipilih untuk posisi kosong yang tersedia. Analisis jabatan merupakan kunci dari fungsi kinerja. Analisis jabatan dapat mempermudah cara kerja karyawan dalam jabatan tertentu yang diembannya.

2.4.2 Tujuan Analisis Jabatan

Secara sederhana, penilaian jabatan dalam analisis jabatan dipahami sebagai suatu proses penilaian yang sistematis, untuk membandingkan nilai suatu jabatan dengan nilai jabatan yang lainnya dengan tujuan untuk mempertimbangkan tingkat balas jasa (gaji, upah) yang tepat. Menurut Priansa

dan Suwatno (2011),beberapa tujuan analisis jabatan antara lain :

1. Menentukan kualifikasi yang diperlukan pemegang jabatan

3. Mengevaluasi kebutuhan karyawan untuk pemindahan atau promosi jabatan.

4. Menetapkan kebutuhan untuk program pelatihan.

5. Menentukan tingkat upah, gaji, dan pemeliharaan administrasi upah dan gaji.

6. Menetapkan tanggung jawab, pertanggung jawaban, dan otoritas.

Menetapkan tuntunan yang esensi dalam penetapan standar produksi

2.4.3 Manfaat Analisis Jabatan

Hasil dari analisis jabatan dinyatakan dalam bentuk uraian tertulis yaitu mengenai deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Informasi yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat bermanfaat untuk :

1. Menentukan klasifikasi pekerjaan.

2. Membantu mengukur, memperkirakan, dan menentukan kompensasi.

3. Memberi pedoman dalam pemberian tugas.

4. Membantu proses pemindahan pekerjaan

5. Sebagai acuan dalam penggolongan jabatan sehingga memudahkan dalam

melakukan promosi dan demosi

6. Membantu klasifikasi jabatan yang diperlukan dengan menentukan jenis dan

lamanya suatu program latihan.

7. Membantu memperbaiki kondisi kerja.

8. Meningkatkan produktivitas karyawan melalui penyederhanaan kerja dan

perbaikan metode yang didasarkan atas penyelidikan jabatan

2.5 Perencanaan Sumber Daya Manusia

2.5.1 Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Salah satu definisi klasik tentang perencanaan yang dikemukakan oleh Siagian (2012) mengatakan bahwa perencanaan pada dasarnya merupakan

pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Perencanaan juga memberikan kerangka dasar sebagai acuan dalam pengambilan keputusan di seluruh organisasi. Itu berarti bahwa perencanaan sumber daya manusia tidak bisa dipercayakan hanya kepada tenaga-tenaga professional yang menangani masalah-masalah kepegawaian saja, melainkan harus melibatkan para manajer yang memimpin satuan-satuan kerja yang menyelenggarakan fungsi utama. Kesimpulannya menurut Mathis dan Jackson (2001), perencanaan Sumber Daya Manusia memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja akan dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja

2.5.2 Tahapan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia

Pada umumnya proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar. Berikut ini beberapa tahap yang terkait dengan perencanaan SDM antara lain yaitu:

2. Tahap Peramalan Kebutuhan SDM di Masa Depan (Needs Forecasting)

Prakiraan kebutuhan (needs forecasting) secara garis besar terbagi atas 4

kelompok yaitu : a) Eksternal dan internal yang meliputi pertumbuhan ekonomi ; b) Persyaratan SDM di masa depan; c) Ketersediaan SDM di masa mendatang; d) Prakiraan kebutuhan SDM.

3. Perencanaan Program (Program Planning)

Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu manajemen kinerja dan manajemen karier. Pada manajemen kinerja berkaitan dengan keorganisasian seperti aktivitas kerja, hubungan kerja, tanggung jawab

kerja, standar kerja dan lainnya. Sedangkan manajemen karier berkaitan dengan kebijakan perusahaan atas kinerja yang dilakukan oleh tenaga kerja, meliputi promosi, seleksi dan penempatan, jenjang karier dan lain-lain.

2.5.3 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut Priansa dan Suwatno (2011), ketersediaan SDM yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas pada masa-masa yang akan datang adalah sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Ketika diramalkan ada kekurangan dibandingkan dengan kebutuhan, perusahaan dapat melakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan perusahaan.

Tujuan perencanaan SDM dalam Priansa dan Suwatno (2011), ialah untuk

: a) Menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan; b) Menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya; c) Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas; d) mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat; e) Menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan; f) Menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan; g) Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertical atau horizontal) dan pension karyawan; dan h) Menjadi dasar dalam penilaian karyawan.

2.5.4 Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi, dan manajemen perlu menyeimbangkan antara fungsi

perencanaan sumber daya manusia dengan fungsi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai secara keseluruhan.

Menurut Siagian (2012) sedikitnya terdapat 6 manfaat yang dapat diambil dari suatu perencanaan SDM yaitu :

1. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi secara

baik.

2. Melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang

sudah ada dapat lebih ditingkatkan.

3. Perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja

di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.

4. Dengan perencanaan SDM dapat diperoleh manfaat semaksimal mungkin.

Perencanaan yang matang akan memudahkan manajer dalam

mengoptimalkan SDM yang ada di lingkungan kerjanya. Dengan perencanaan yang matang akan memajukan perusahaan itu sendiri.

5. Perencanaan SDM yang profesional mendorong organisasi menciptakan dan

menyempurnakan sistem informasi SDM agar selalu akurat siap pakai untuk berbagai kegiatan manajemen SDM lainnya.

6. Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar manajemen unit

kerja/departemen, yang akan berkelanjutan dan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama

2.6 Prosedur Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kesehatan dengan Menggunakan Metode WISN (Workload Indicator Staff Need)

Perencanaan Perhitungan SDM kesehatan dengan menggunakan metode

WISN (Workload Indicator Staffing Need) adalah suatu metode perhitungan

kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan beban pekerjaaan nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori SDM kesehatan pada setiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan Depkes (2004). Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Metode ini dapat digunakan di rumah sakit, puskesmas dan sarana kesehatan lainnya atau bahkan dapat digunakan untuk kebutuhan tenaga di kantor Dinas Kesehatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan metode WISN melalui 5 langkah sebagai berikut :

1. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM

Tujuan penetapan ini adalah agar diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan diluar gedung puskesmas.

2. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia

Tujuan penetapan ini adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di unit pelayanan selama kurun waktu satu tahun. Berikut ini adalah data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia :

����������������� = � −(�+�+�+�) ...Rumus (2.1)

Keterangan :

A : Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya dalam 1 minggu 5 hari kerja dalam 1 tahun 250 hari kerja (5 hari x 50 minggu)

B : Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun.

C : Pendidikan dan Pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit untuk meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mengikuti pelatihan/kursus/seminar/lokakarya dalam 6 hari kerja.

D : Hari Libur Nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri terkait tentang Hari Libur Nasional.

E : Ketidak hadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alas an sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/izin.

F : Waktu Kerja, sesuai ketentuan yang berlaku pada instansi atau dinas terkait selama satu hari.

3. Menyusun Standar Beban Kerja

Standar Beban Kerja adalah suatu kegiatan pokok yang disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Rata-rata waktu untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan sangat bervariasi dan sesuai dengan karakteristik pasien (umur, jenis kelamin) jenis dan beratnya penyakit, prasarana serta kompetensi masing-masing SDM. Untuk itu dalam

menetapkan rata-rata waktu dapat ditetapkan berdasarkan standar, pengalaman selama bekerja, kesepakatan bersama dan berdasarkan pengalaman.

������������������ = ������������������

���������������������� ...Rumus (2.3)

4. Menyusun Standar Kelonggaran

Penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk diperolehnya faktor kelonggaran setiap kategori SDM, meliputi jenis kegiatan dan dibutuhkan waktu utuk menyelesaikan suatu kegiatan yang rutin dilakukan, baik kegiatan yang berkaitan langsung dengan pelayanan atau program puskesmas atau yang tidak berkaitan langsung. Untuk mengetahui standar waktu kelonggaran dapat dilakukan dengan pengamatan dan wawancara setiap kategori SDM terhadap frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu atau bulan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.

����������������� = ��������������������

������������������ ...Rumus (2.4)

5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kesehatan per unit kerja

Perhitungan kebutuhan SDM per Unit kerja bertujuan untuk memperoleh jumlah dan jenis/kategori SDM per Unit kerja sesuai dengan beban kerja selama satu tahun. Data-data yang diperlukan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi, waktu kerja tersedia; Standar beban kerja; standar kelonggaran masing-masing kategori SDM dan jumlah kuantitas kegiatan tiap unit kerja selama satu tahun.

������ℎ�����= _{�����}���������_{�����}��������_{��������}+�������������� .Rumus (2.6)

2.7 Puskesmas

Puskesmas merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan kabupaten/kota yang mempunyai tanggung jawab dalam menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja (Depkes, 2004).

1. Sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan kabupaten/kota,

puskesmas memiliki peran menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas kesehatan kabupaten/kota dan merupakan unit pelaksana pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia.

2. Pembangunan Kesehatan adalah penyelenggaraan upaya kesehatan oleh

bangsa Indonesia untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal.

3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan

Penanggung jawab utama penyelenggaraan seluruh upaya pembangunan kesehatan di wilayah kabupaten/kota adalah Dinas Kesehatan di wilayah kabupaten/kota, sedangkan puskesmas bertanggung jawab hanya untuk sebagian upaya pembangunan kesehatan yang dibebankan oleh Dinas Kesehatan kabupaten/kota sesuai dengan kemampuannya.

4. Wilayah Kerja

Standar wilayah kerja puskesmas adalah satu kecamatan, tetapi apabila di satu kecamatan terdapat lebih dari satu puskesmas, maka tanggung jawab wilayah kerja dibagi antar puskesmas, dengan memperhatikan keutuhan konsep wilayah

(desa/kelurahan atau RT/RW). Masing-masing puskesmas tersebut secara operasional bertanggung jawab langsung kepada Dinas Kesehatan kabupaten/kota.

2.8 Definisi Data

Data merupakan fakta atau bagian dari fakta yang digambarkan dengan simbol-simbol, gambar-gambar, nilai-nilai, uraian karakter yang mempunyai arti pada suatu konteks tertentu. Data merupakan salah satu hal utama yang dibahas dalam teknologi informasi komputer. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek.

Data merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh

Setiawan dan Munir (2006) bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan

deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event)”.

2.9 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 2003)

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefnisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah

ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.

Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

2.10 Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah Software

Development Life Cycle (SDLC) model waterfall. SDLC sendiri merupakan suatu

metode pengembangan sistem tradisional yang banyak digunakan sebagian besar

organisasi saat ini. SDLC adalah kerangka kerja (framework) yang terstruktur

yang berisi proses-proses sekuensial di mana sistem informasi dikembangkan.

Menurut Sholiq (2010), pada pengembangan perangkat dengan waterfall

ada beberapa tahapan yang dilakukan antara lain: 1. Analisis Kebutuhan, 2.

Desain Sistem, 3. Pengkodean Sistem, 4. Pengujian Sistem, dan 5. Deploy

Gambar 2.1 Model Waterfall

Berikut ini akan diuraikan tahap-tahap pengembangan perangkat lunak

dengan menggunakan metode waterfall.

2.10.1 Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata. Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul.

Kedua yaitu, proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan model, aktor, dukungan dan manajemen, kualitas dan pengembangan dari proses itu sendiri. Ketiga yaitu, elisitasi kebutuhan yang menjelaskan darimana kebutuhan perangkat lunak berasal dan bagaimana caranya mendapatkannya. Keempat yaitu, analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di

dalamnya klasifikasi kebutuhan, pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi kebutuhan.

Kelima yaitu, spesifikasi kebutuhan yang menghasilkan dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam yaitu, validasi kebutuhan yang memastikan kebutuhan perangkat lunak yang diabarkan benar-benar telah sesuai sebelum digunakan. Yang terakhir, ketujuh yaitu, pertimbangan praktis, yang menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya. Topik itu seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan, dan pengukuran kebutuhan

2.10.2 Desain Perangkat Lunak

Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall & Kendall (2003), analisis dan perancangan sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan sistem tersebut dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan

mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4.Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.

a. Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir

formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang

menunjukkan dokumen gambaran arus data dengan menggunakan simbol seperti pada tabel berikut yang dijelaskan pada Tabel 2.1 :

Tabel2.1Simbol

No. Simbol Nama Simbol

Flowchart

Fungsi

1. Dokumen Untuk menujukkan

dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan

dari operasi program komputer.

3. Database Untuk menyimpan data.

4. Penghubung Menunjukkan hubungan

di halaman yang sama.

5. Penghubung Halaman

Lain

Menunjukkan hubungan di halaman lain.

6. Terminator Menandakan awal/akhir

No. Simbol Nama Simbol Flowchart

Fungsi

7. Decision Menggambarkan logika

keputusan dengan nilai true atau false.

8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan

pekerjaan yang dilakukan secara manual.

9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file

non-komputer yang

diarsip urut angka.

b. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau sering juga disebut dengan Bubble Chart atau

diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alir data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan alat pembuat model yang sering digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran. Untuk memudahkan proses pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:

1. Context Diagram

Merupakan diagram paling atas dan pembahasan berupa global yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Sedangkan hal yang digambarkan dalam

Context Diagram adalah hubungan antar terminator dan data source.

2. Diagram level 0

Merupakan diagram yang berada diantara diagram konteks dan diagram

detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam

diagaram level 0 adalah proses utama dari sistem serta hubungan entitiy, proses,

alur data dan data source.

3. Diagram Detail (Primitif)

Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam diagram zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.

Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu:

a. Terminator

Terminator atau External Entity atau kesatuan luar yang mewakili entitas

external yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. Terminator

merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa orang atau sistem yang berada di lingkungan luar sistem yang memberikan inputan maupun yang menerima output dari sistem serta berupa bagian atau divisi diluar sistem yang

berkomunikasi dengan sistem. Terminator ini sering juga disebut entitas

Gambar 2.2 Simbol ExternalEntity

b. Proses

Proses sering dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi.

Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang

mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa komponen

proses menggambarkan transformasi atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau kegiatan yang dilaksanakan. Dan setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap sebagai berikut:

1. Identifikasi Proses

Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.

Gambar 2.3 Simbol Proses

2. Nama Proses

Menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses.

0 Process

3. Data Store

Data Store digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data. Data

store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu

diberikan pada data store menunjukkan nama filenya. Data Store biasanya

berkaitan dengan penyimpanan file atau database yang dilakukan secara

terkomputerisasi. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada

komponen proses pengertiannya sebagai berikut:

a. Alur data dari store yang berarti sebagai pengaksesan data untuk

suatu proses.

b. Alur data ke proses berarti meng-update data seperti menambah

data, mengurangi data maupun mengubah data.

Gambar 2.4 Simbol Penyimpanan Data

4. Alur Data

Alur data dapat digambarkan dengan anak panah yang menuju ke dalam proses maupun ke luar proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.

Gambar 2.5 Simbol DataFlow

5. Syarat-syarat pembuatan sebuah DFD adalah:

a. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD.

b. Pemberian nomor pada proses DFD.

c. Menghindari pembuatan DFD yang rumit.

d. Memastikan DFD dibangun secara konsisten.

c. Entity Relation Diagram

Entity Relationship Diagram adalah suatu bentuk perencanaan database

secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana didalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :

Tabel 2.2 Jenis ERD

No. Jenis ERD Keterangan

1. Conceptual Data Model

(CDM)

Merupakan model universal dan dapat

menggambarkan semua struktur logic

database (DBMS), dan tidak bergantung

dari software atau pertimbangan struktur

data storage. Sebuah CDM dapat diubah

langsung menjadi PDM.

2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu

pada pemilihan software DBMS yang

No. Jenis ERD Keterangan

signifikan dikarenakan oleh struktur tipe

database yang bervariasi, dari model

schema, tipe data penyimpanan dsb.

ERD memiliki beberapa jenis objek yaitu

1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling

ketergantungan. Ada 2 macam tipe entity, yaitu :

a. Strong Entity

Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk

setiap individu yang ada di dalamnya.

b. Weak Entity

Weak Entity merupakan entity yang tidak memiliki key attribute, oleh

karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk

menggunakan atribut kunci secara bersama-sama.

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau

karakteristik dari entity tersebut. Attribute seting disebut juga data elemen atau

3. Key

Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah

diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan

nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama.

Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).

4. Relationship

Relasi adalah hubungan antar Entity yang berfungsi sebagai hubungan

yang mewujudkan pemetaan antar Entity. Macam-macam relasi itu sendiri antara

lain:

1. One To One (1:1)

Relasi dari Entity satu dengan Entity dua adalah satu berbanding satu. Contoh:

Pada pelajaran privat, satu guru mengajar satu siswa dan satu siswa hanya diajar oleh satu guru.

Gambar 2.6 Relasi One To One

2. One To Many (1:m)

Relasi antara Entity yang pertama dengan Entity yang kedua adalah satu

berbanding banyak atau dapat pula dibalik, banyak berbanding satu. Contoh: Pada sekolah, satu guru mengajar banyak siswa dan banyak siswa diajar oleh satu guru.

1 1

Gambar 2.7 Relasi OneToMany

3. Many To Many

Relasi antara Entity yang satu dengan Entity yang kedua adalah banyak

berbanding banyak. Contoh: Pada perkuliahan, satu dosen mengajar banyak mahasiswa dan satu mahasiswa diajar oleh banyak dosen pula.

Gambar 2.8 Relasi ManyToMany

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar Entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah Entity

dan partisipasi antar Entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh

perancang Database. Untuk itu EntityRelationshipDiagram dibagi menjadi dua

jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

CDM adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

1 m

Guru Siswa

m n

b. Physical Data Model (PDM)

PDM adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

2.10.3 Konstruksi Perangkat Lunak

Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi

yang lengkap melalui tahapan coding atau pengkodean termasuk bagaimana,

membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan

berkas atau file pengujian, pengodean pengompilasian, memperbaiki dan

membersihkan program serta melakukan pengujian. Construction ini memiliki

beberapa tahapan secara umum.

1. Software Construction Fundamentals

Pada tahap pertama yaitu dilakukan pendefinisian dasar tentang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisasi kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan standar yang digunakan.

2. Managing Construction

Bagian ini mendefinisikan tentang model implementasi yang digunakan, rencana implementasi, dan ukuran pencapaian dari implementasi tersebut.

3. Practical Considerations

Bagian ini membahas tentang desain implementasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang digunakan, kualitas dari implementasi yang dilakukan, proses pengetesan dan integritas.

Dalam proses pengimplementasian saat ini, digunakan beberapa aplikasi pendukung yaitu :

a. Microsoft Visual Studio 2010

Microsoft Visual Studio 2010 merupakan sebuah perangkat lunak yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi windows, ataupun aplikasi berbasis web.

b. Microsoft SQL Server 2008

Microsoft SQL Server 2008 adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang dibuat oleh Microsoft. Teknologi ini banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan, atau juga pemerintahan sebagai solusi database atau penyimpanan data. Berbagai macam

skala bisnis mulai dari skala kecil sampai skala enterprise dapat menggunakan

Microsoft SQL Server sebagai database server. Bahasa yang digunakan

adalah bahasa SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep

pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

2.10.4 Uji Coba Perangkat Lunak

Uji coba perangkat lunak meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba. Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada perangkat lunak agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Dalam uji coba perangkat lunak, yang pertama kali diperhatikan adalah fundamental dari uji coba perangkat lunak tersebut. Di dalamnya dijelaskan

mengenai terminologi dari uji coba terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam perangkat lunak tersebut.

Kedua, yang perlu diperhatikan adalah tingkatan dari uji coba. Di dalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan dari uji coba tersebut. Ketiga, yang perlu diperhatikan adalah teknik dari uji coba. Di dalamnya meliputi

uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh

teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan penggunaan, dan teknik dasar yang relatif tergantung dari aplikasi tersebut.Keempat, yang perlu diperhatikan adalah pengukuran dari uji coba terkait. Di dalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. Kelima, yang perlu diperhatikan adalah proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan aktifitas uji coba.

2.10.5 Deploy Perangkat Lunak

Deploy sistem merupakan sebuah proses pemeliharaan sistem,

pemeliharaan secara berkala dapat mengatasi kendala-kendala seperti error yang

tidak ditemukan pada saat uji coba perangkat lunak atau apabila dilakukan penambahan fitur-fitur baru.

Pada bab ini membahas tentang metode penelitian dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi Evaluasi Beban Kerja Tenaga Kesehatan

Berdasarkan Metode Workload Indicator Staffing Need (WISN). Dalam

melakukan identifikasi dan analisis permasalahan menggunakan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di Puskesmas Jagir Surabaya,

sedangkan untuk pengembangan sistem menggunakan model waterfall.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat maupun setelah proses wawancara pada puskesmas dilakukan, identifikasi dilakukan yaitu untuk menemukan titik permasalahan yang terjadi pada Puskesmas Jagir Surabaya. Selama ini penghitungan beban kerja yang dilakukan Puskesmas Jagir Surabaya hanya berdasar pada jumlah volume atas uraian tugas dan tanggung jawab yang dilakukan pada salah satu tenaga kesehatan. Setelah dilakukan perhitungan beban kerja pada salah satu tenaga kesehatan khususnya tenaga Dokter Umum dan Dokter Gigi, diperoleh hasil bahwa pada Unit Pelayanan Umum terjadi kekurangan dua Dokter Umum dan pada Unit Pelayanan Gigi kekurangan satu tenaga Dokter Gigi, sehingga perlu dilakukan usulan permintaan tenaga kesehatan untuk mengisi kekurangan tersebut. Padahal pada kenyataannya, penghitungan beban kerja tenaga kesehatan yang dilakukan dengan menggunakan metode WISN

(Work Load Indicator Staff Need), yang sesuai dengan SK

No.81/Menkes/SK/I/2004 staf yang bertugas harus melaksanakan

langkah perhitungan sesuai dengan metode yang diusulkan, yaitu 1. Menetapkan Waktu Kerja tersedia pertahun, 2. Menetapkan Kategori SDM, 3.Menyusun Standar Beban Kerja, 4. Menyusun Standar Kelonggaran, 5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga per Unit Kerja. Sebelum menggambarkan proses bisnis

menggunakan desain flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai peran

(role), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada pada puskesmas, lebih

lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.1

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

Stakeholder Proses

Bisnis

Phase Rule Policy

Staff Unit Layanan

Pengisian Form ABK

1 Menggunakan Form

Analisis Beban Kerja yang telah diberikan oleh Kepala Tata Usaha dimana untuk prosedur

pengisiannya sebagai

berikut :

1. Membuat Rekap Unit

Kerja sesuai dengan SOP Ketenagakerjaan.

2. Membuat Rekap

Kategori Kerja sesuai

dengan SOP Ketenagakerjaan.

3. Membuat Rekap

Kegiatan Pokok yang dilakukan sehari-hari. 1. SOP ketenagaker jaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh Dinas Kesehatan kepada masing-masing tenaga kesehatan yang ada di Puskesmas Jagir Surabaya Staff Tata Usaha Penghitung an beban kerja dan pelaporan jumlah kebutuhan pegawai

2 Menggunakan Form

Analisis Beban Kerja (ABK), dimana untuk pengisiannya dilakukan oleh masing-masing staff Unit Layanan yang selanjutnya diterima oleh Kepala Tata Usaha untuk dilakukan pengolahan data sebagai berikut :

1. Membuat standart

1. Waktu

Kerja Efektif Puskesmas 6 hari.

 1 hari = 250

mnt

 1 minggu =

1500 mnt

 1 bln = 6000

Stakeholder Proses Bisnis

Phase Rule Policy

kategori kerja sesuai dengan hasil dari pengisian form ABK.

2. Membuat standart

Waktu Kerja Efektif tiap hari.

3. Membuat standart

beban kerja dengan mengacu pada jumlah tugas/kegiatan pokok yang dilakukan sehari-hari.

4. Membuat standart

kelonggaran dari setiap kategori kerja.

5. Membuat standart

kuantitas kegiatan atas kegiatan pokok yang telah dilakukan.

6. Melakukan

penghitungan beban

kerja atas hasil ABK yang telah dibuat.

7. Melakukan pelaporan

atas penghitungan beban kerja yang telah

dibuat dan telah

disetujui oleh Kepala

Puskesmas. Hasil

tersebut dicetak hard copy sebanyak 3, selanjutnya diserahkan ke Dinas Kesehatan Kota Surabaya untuk usulan penambahan tenaga kesehatan

 1 tahun =

287 x 250 mnt = 71750 mnt 2. Standart Waktu Penyelesaia n disesuaikan dengan kondisi di masing-masing Unit Layanan Kepala Puskesmas Persetujua n Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

3 Melakukan persetujuan

atas perhitungan beban kerja dengan acuan sebagai berikut :

1. Melakukan verifikasi

data atas laporan

jumlah kebutuhan

pegawai yang telah dibuat oleh Staff Tata Usaha.

Stakeholder Proses Bisnis

Phase Rule Policy

2. Melakukan validasi

atas laporan yang telah diverifikasi yang selanjutnya diberikan ke Staff Tata Usaha untuk dilakukan pencetakan.

Dari peran (role), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang didapatkan,

selanjutnya adalah menggambarkan ke dalam bentuk flowchart, sehingga

diharapkan desain yang akan dibuat sesuai dengan peran, aturan, dan kebijakan

yang ada di perusahaan. Serta dengan digambarkan ke dalam flowchart, proses

bisnis mengenai penghitungan beban kerja tenaga kesehatan dapat dengan mudah untuk dipahami. Adapun proses saat ini akan dijelaskan lebih detil untuk masing-masing pengguna sistem, dengan tujuan untuk dapat dengan mudah mengetahui proses-proses yang harus dieliminasi, ditambahkan atau diintegrasikan dengan sistem yang baru nantinya, sehingga sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3.1.1 Alir Proses Pengisian Form ABK

Berikut ini merupakan alir sistem yang lebih detil untuk Alir Proses Proses Pengisian Form ABK dimana hasilnya dapat dilihat pada Gambar 3.1.

System Flow Pengisian Form ABK

Staff Unit Layanan

2.

Membuat Rekap Kategori Kerja

START

1

1.

Membuat Rekap Unit Kerja Form SOP

Ketenagakerjaan

3.

Membuat Rekap Kegiatan Pokok

Master Kategori Kerja

Selesai

Gambar 3.1 Alir Proses Pengisian Form ABK Saat Ini

Adapun penjelasan dari Alir Proses Pengisian Form ABK yang sesuai dengan Gambar 3.1 dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Pengisian Form ABK

Phase No.

Proses

Nama

Proses Input Proses Output

1 1 Membuat

Rekap Unit Kerja

Form SOP Ketenagakerjaan

Proses ini menjelaskan

tentang pembuatan rekap Unit Kerja berdasarkan

inputan dari Form SOP

Ketenagakerjaan

yang ada di Puskesmas

Master Kategori Kerja

2 Membuat

Rekap

Form SOP Ketenagakerjaan

Proses ini menjelaskan

Master Kategori

Phase No. Proses

Nama

Proses Input Proses Output

Kategori Kerja

tentang pembuatan

rekap Kategori

Kerja berdasarkan inputan dari Form SOP

Ketenagakerjaan

yang ada di Puskesmas

Kerja

3 Membuat

Rekap Kegiatan Pokok

Form SOP Ketenagakerjaan

Proses ini menjelaskan

tentang pembuatan rekap Kegiatan Pokok berdasarkan inputan dari Form SOP

Ketenagakerjaan

yang ada di Puskesmas

Master Kategori Kerja

3.1.2 Alir Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Berikut ini merupakan alir sistem yang lebih detil untuk Alir Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai dimana hasilnya dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Staff Tata Usaha

7. Membuat Draft Laporan jumlah kebutuhan pegawai 9. Mencetak Perhitungan WISN Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai 8. Mencetak Laporan jumlah kebutuhan pegawai Draft Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai 1. Membuat Standart Kategori Kerja Data Kuantitas Kegiatan 1 tahun Standart Kuantitas Kegiatan Standart Kategori Kerja 4. Membuat Standart Kelonggaran Standart Bebani Kerja Selesai Data Absensi

Kerja 1 Tahun

6. Menghitung beban kerja dengan WISN 3 Laporan Perhitungan WISN 5. Membuat standart kuantitas kegiatan Standart Kelonggaran 1 Standart WKT 3. Membuat Standart Beban Kerja 2. Membuat Standart Waktu Kerja Tersedia 2 START

Gambar 3.2 Alir Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Adapun penjelasan dari Alir Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai yang sesuai dengan Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Penghitungan Beban Kerja

Phase No.

Proses

Nama

Proses Input Proses Output

2 1 Membuat

Standart Kategori Kerja Master Kategori Kerja Proses ini menjelaskan tentang pembuatan standart kategori kerja berdasarkan inputan dari Master Kategori Kerja Standart Kategori Kerja

2 Membuat

Standart Waktu Kerja Tersedia Data Absensi Kerja Selama 1 Tahun terakhir Proses ini menjelaskan tentang pembuatan standart waktu kerja tersedia berdasarkan data inputan dari data absensi kerja selama pelayanan 1 tahun sebelumnya. Standart WKT

3 Membuat

Standart Beban Kerja Standart WKT Proses ini menjelaskan tentang pembuatan standart beban kerja berdasarkan inputan rata-rata waktu pelayanan dan Standart WKT Standart Beban Kerja

4 Membuat

Standart Kelonggaran Master Kategori Kerja Proses ini menjelaskan tentang pembuatan Standart Kelonggaran

Phase No. Proses

Nama

Proses Input Proses Output

standart kelonggaran pada tiap-tiap kategori kerja

5 Membuat

Standart Kuantitas Kegiatan Data Kuantitas kegiatan 1 tahun Proses ini menjelaskan tentang pembuatan standart Kuantitas kegiatan berdasarkan inputan dari data kuantitas kegiatan pelayanan 1 tahun sebelumnya Standart Kuantitas Kegiatan

6 Menghitung

Beban Kerja Standart Kategori Kerja, Standart WKT, Standart Beban Kerja, Standart Kelonggaran, Standart Kuantitas Kegiatan

Proses ini

menjelaskan tentang penghitungan beban kerja dengan WISN berdasarkan inputan dari seluruh standart output yang telah dihasilkan diatas.

Hasil Perhitungan WISN

7 Mencetak

Perhitungan WISN

Hasil

penghitungan WISN

Proses ini

menjelaskan tentang pencetakan dari hasil penghitungan WISN yang sudah dilakukan. Laporan Perhitungan WISN

8 Membuat

Draft Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai Hasil penghitungan WISN

Proses ini

menjelaskan tentang pembuatan draft pelaporan jumlah pegawai berdasarkan Draft Laporan Kebutuhan Jumlah Pegawai

Phase No. Proses

Nama

Proses Input Proses Output

penghitungan

beban kerja dengan WISN.

9 Mencetak

Laporan Kebutuhan Jumlah Pegawai

Hasil Validasi Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Proses ini

menjelaskan tentang

pencetakan atas validasi yang dilakukan oleh kepala

puskesmas

berupa laporan

jumlah kebutuhan pegawai

Laporan Kebutuhan Jumlah Pegawai

3.1.3 Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Berikut ini merupakan alir sistem yang lebih detil untuk Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai dimana hasilnya dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai Kepala Puskesmas

B

Verifikasi Laporan Jumlah Kebutuhan

Pegawai

Validasi Laporan Jumlah Kebutuhan

Pegawai

C

START

Selesai

Adapun penjelasan dari Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai yang sesuai dengan Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Persetujuan Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Phase No.

Proses

Nama

Proses Input Proses Output

3 1 Verifikasi

Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai Draft Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai Proses ini menjelaskan

tentang verifikasi

data yang dilakukan oleh kepala puskesmas terkait dari hasil penghitungan yang telah dilakukan oleh staff tata usaha Verifikasi Draft Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

2 Validasi

Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai Verifikasi Draft Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai Proses ini menjelaskan

tentang validasi

data yang dilakukan oleh kepala puskesmas terkait dari verifikasi yang telah dilakukan. Validasi Draft Laporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Pada gambar alur sistem yang sudah dibahas sebelumnya, merupakan gambaran mengenai alur sistem yang sedang berjalan pada Puskesmas Jagir saat ini. Dari alur sistem inilah analisis dilakukan untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing pengguna. Selain itu melalui hasil analisis pada setiap alur sistem, dapat diketahui proses mana yang harus dieliminasi, proses yang diintegrasikan menjadi satu fungsi, atau membangun fungsi baru, hal ini dilakukan agar fungsi yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna sistem nantinya

3.2 Permasalahan

Setelah diketahui proses atau alir sistem yang dilakukan oleh masing-masing pengguna, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna sistem. Analisis ini dilakukan pada setiap pengguna yang secara langsung berinteraksi dengan sistem nantinya. Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing pengguna.

3.2.1 Analisis pada Proses Pengisian Form ABK

Dalam proses pengisian yang dilakukan oleh pihak puskesmas sering terjadi kesalahan dalam pengisian dan keterlambatan pengumpulan form laporan ABK, hal seperti ini tentu saja akan membutuhkan waktu yang lama dalam pengumpulan data yang nantinya akan berakibat pada proses selanjutnya yaitu penghitungan beban kerja.

3.2.2 Analisis pada Proses Penghitungan Beban Kerja dan Pelaporan Jumlah Kebutuhan Pegawai

Dalam proses penghitungan yang dilakukan oleh pihak puskesmas memerlukan waktu yang lama serta sering terjadi kesalahan dalam penghitungan. Hal ini tentu saja akan berakibat dalam proses akhir pelaporan jumlah kebutuhan pegawai yang tidak sesuai dengan harapan. Hal seperti ini akan mengakibatkan jumlah SDM kesehatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan (kelebihan/kekurangan) sehingga menjadikan kualitas serta mutu dari pelayanan kesehatan menjadi tidak optimal.

3.3 Solusi Permasalahan

Setelah dilakukan pengumpulan data melalui proses wawancara dan observasi, pengolahan data dari hasil observasi, dilanjutkan dengan melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, didapatkan suatu permasalahan yang harus diselesaikan dengan memberikan solusi yang sesuai dengan permasalahan yang ada. Dalam menyelesaikan permasalahan, solusi yang diberikan adalah dengan membuat suatu aplikasi yang dapat membantu pihak Puskesmas Jagir Surabaya dalam melakukan proses penghitungan beban kerja tenaga kesehatan tersebut

dengan metode WISN (Workload Indicator Staffing Need). Kelebihan metode ini

mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.

Dalam membangun sebuah aplikasi sebagai solusi pada permasalahan yang ada pada Puskesmas Jagir Surabaya, penulis menggunakan metode

pengembangan perangkat dengan waterfall. Beberapa langkah yang dilakukan

antara lain : 1. Analisis Kebutuhan, 2. Desain Sistem, 3. Pengkodean Sistem, 4.

Pengujian Sistem, dan 5. Deploy Sistem. Secara garis besar digambarkan seperti

Gambar 3.4

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak

Langkah awal dalam membangun sebuah sistem informasi yaitu dengan menganalisa kebutuhan perangkat lunak, hal ini dilakukan agar sistem informasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan perangkat lunak, ada beberapa tahapan yaitu :

A. Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)

Elisitasi kebutuhan atau pengumpulan kebutuhan merupakan aktivitas

awal untuk proses rekayasa kebutuhan (Requirement Engineering). Proses elisitasi

dilakukan yaitu dengan cara wawancara dan observasi awal, namun yang dilakukan wawancara hanya kepada stakeholder yang terkait saja. Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat diketahui data-data yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan perangkat lunak.

Berikut ini merupakan data yang telah dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi pada Puskesmas Jagir. Data tersebut meliputi :

a. Data Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja

Data uraian tugas pokok dan fungsi unit kerja digunakan sebagai acuan dalam pembuatan data standar kategori kerja meliputi unit kerja, sub unit kerja, kategori SDM, dan kegiatan pokok yang dilakukan masing masing kategori SDM.

b. Data Waktu Kerja Tersedia

Data waktu kerja tahunan meliputi hari kerja, cuti tahunan, diklat, hari libur nasional, ketidakhadiran kerja dan waktu kerja tersedia digunakan sebagai

acuan dalam menyusun data standart waktu kerja tersedia. Biasanya data tersebut diambil dari data absensi tahun sebelumnya.

c. Data Standart Beban Kerja

Data standart beban kerja digunakan untuk mengukur volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Data tersebut disusun dari waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu kegiatan oleh masing-masing kategori SDM. Sebagai contoh waktu penyelesaian yang dibutuhkan dalam kegiatan pemeriksaan pasien lama berbeda dengan kegiatan pemeriksaan pasien baru.

d. Data Standart Kelonggaran

Data standart kelonggaran digunakan untuk mengetahui faktor kelonggaran tiap-tiap kategori SDM.

e. Data Kuantitas Kegiatan

Data kuantitas kegiatan disusun berdasarkan data kegiatan pelayanan yang telah dilakukan selama kurun waktu satu tahun.

f. Data Pengguna

Data pengguna digunakan untuk pengaturan terhadap hak akses setiap pengguna yang terlibat dalam sistem untuk kedepannya.

B. Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)

Sesuai dari hasil elisitasi data-data yang dibutuhkan, maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat melakukan perhitungan beban kerja tenaga kesehatan serta menghasilkan suatu informasi yang dapat membantu Puskesmas Jagir dalam pelaporan jumlah kebutuhan pegawai yang seharusnya ada di Puskesmas Jagir Surabaya.

B.1 Analisis Kebutuhan Staff Unit Layanan (Puskesmas)

Setelah dilakukan analisis pada tahap sebelumnya, maka Unit Layanan membutuhkan peningkatan dalam melakukan pengisian form ABK. Adapun dalam proses peningkatan tersebut membutuhkan beberapa data yaitu :

1. Data Unit Kerja

2. Data Kategori Kerja

3. Data Kegiatan Pokok

Untuk membantu peningkatan dalam melakukan pengisian form ABK, proses yang akan dilakukan yaitu :

a. Unit Layanan dapat melakukan pengisian langsung form ABK secara

terkomputerisasi sehingga apabila terjadi kesalahan dapat segera diketahui dengan memberikan notifikasi.

Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan mengalami peningkatan dalam pengisian form ABK jika dibandingkan dengan saat ini.

B.2 Analisis Kebutuhan Staff Tata Usaha (Puskesmas)

Setelah dilakukan analisis pada tahap sebelumnya, maka Tata Usaha membutuhkan peningkatan dalam melakukan penghitungan beban kerja tenaga kesehatan serta pelaporan jumlah kebutuhan tenaga kesehatan yang ada di puskesmas. Adapun dalam proses peningkatan tersebut membutuhkan beberapa data yaitu :

1. Data Master Kategori Kerja

3. Data Standart Beban Kerja

4. Data Faktor Kelonggaran

5. Data Kuantitas Kegiatan

Untuk membantu peningkatan dalam melakukan penghitungan beban kerja tenaga kesehatan serta pelaporan jumlah kebutuhan tenaga kesehatan yang ada di puskesmas, proses yang akan dilakukan yaitu :

a. Tata Usaha dapat secara langsung melakukan penghitungan beban kerja

secara terkomputerisasi, sehingga penghitungan akan lebih cepat dan mengurangi tingkat kesalahan dalam penghitungan.

b. Tata Usaha dapat melakukan pelaporan jumlah kebutuhan tenaga kesehatan

secara langsung dengan menerima notifikasi tertentu dari sistem.

Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan mengalami peningkatan yang lebih cepat dalam penghitungan beban kerja serta pelaporan jumlah tenaga kesehatan jika dibandingkan dengan saat ini.

C. Analisis Metode Yang Digunakan

Setelah dilakukannya analisis kebutuhan dari pihak stakeholder, maka

metode yang akan digunakan untuk mendukung proses penghitungan beban kerja

tenaga kesehatan ini adalah metode WISN, yang sesuai dengan SK

No.81/Menkes/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan di tingkat Provinsi/Kab/Kota Serta Rumah Sakit Berdasarkan Beban

Kerja/Work Load. WISN merupakan suatu metode perhitungan kebutuhan tenaga

kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori tenaga kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.

173

Gambar 4.2 Laporan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kesehatan dengan Aplikasi

Dari Gambar 4.2 dapat disimpulkan bahwa penghitungan beban kerja tenaga kesehatan menghasilkan nilai beban kerja dari masing-masing kategori kerja yang ada di puskesmas dan total jumlah kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan hasil dari penghitungan beban kerja tersebut.

4.2.2 Perhitungan Manual Tanpa Aplikasi

Perhitungan manual yang dimaksud adalah perhitungan beban kerja tenaga kesehatan yang dilakukan oleh Staff Tata Usaha . Lebih jelas mengenai penghitungan yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 4.3.

174

Gambar 4.3 Laporan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kesehatan dengan Manual Pada perhitungan manual, penggunaan data-data disamakan dengan perhitungan memakai aplikasi yang meliputi unit kerja, kategori kerja, kegiatan pokok, sehingga diperoleh perhitungan dengan output yang sama agar dapat dilakukan perbandingan dengan hasil dari penggunaan aplikasi.

4.2.3 Perbandingan Hasil Evaluasi

Setelah dilakukan uji coba data melalui aplikasi dan melalui penghitungan secara manual, maka didapatkan perbandingan bahwa hasil penghitungan beban kerja tenaga kesehatan dengan aplikasi dan hasil penghitungan beban kerja dengan cara manual memiliki hasil yang sama. Itu

175

membuktikan bahwa aplikasi yang telah dibuat dapat membantu puskemas Jagir Surabaya dalam melakukan penghitungan beban kerja di masing-masing unit layanan serta dapat membantu dalam pelaporan jumlah kebutuhan tenaga kesehatan yang diperlukan berdasarkan hasil dari penghitungan yang telah dilakukan.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi yang dilakukan saat implementasi aplikasi evaluasi beban kerja tenaga kesehatan dengan menggunakan metode Workload Indicator Staff Need (WISN), maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi dapat memberikan hasil penghitungan beban kerja masing-masing tenaga kesehatan yang ada di puskesmas Jagir Surabaya.

2. Aplikasi dapat memberikan hasil pelaporan jumlah kebutuhan tenaga kesehatan yang ada di Puskesmas Jagir Surabaya.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah hasil penelitian ini dapat dikembangkan dengan cara menghubungkan data penghitungan beban kerja yang ada di Puskesmas dengan Dinas Kesehatan terkait, sehingga Dinas Kesehatan dapat mengetahui secara langsung beban kerja yang ada di masing-masing Puskesmas dan dapat menentukan berapa jumlah tenaga kesehatan yang dibutuhkan oleh masing-masing Puskesmas.

DAFTAR PUSTAKA

Adisasmito. (2007). Sistem Kesehatan. Jakarta: PT. Raja Gramedia.

Armstrong, M. (2009). Strategic Human Resource Management. London N1 9JN: Kogan Page.

Depkes. (2004). Surat Keputusan Menteri Kesehatan No.81 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga kesehatan di tingkat Provinsi/Kab/Kota serta rumah sakit berdasarkan beban kerja/Work Load.

Jogiyanto. (2003). Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi : Konsep

Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta:

ANDI.

Kendall, K. E., dan Kendall, J. E. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prehallindo.

Manuaba. (2000). Ergonomi Kesehatan Keselamatan Kerja. Jakarta: PT. Guna Widya Surabaya.

Mathis, R. L., dan Jackson, J. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.

Menpan. (1997). Definisi Beban Kerja. Diambil kembali dari www.menpan.go.id. Nuryanto. (2005). Kajian Kebutuhan Sumber Daya Manusia dengan

Menggunakan Metode Workload Indicator Staff Need (WISN) di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat Haji Adam Malik Medan. Tesis.

Pascasarjana Universitas Sumatera Utara

Permendagri. (2008). PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN

DEPARTEMEN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH.

Dipetik 12 22, 2013, dari http://www.kemendagri.go.id/media/documents/ 2008/02/20/Permen_No.12-2008.Doc

PP. (1996). Peraturan Pemerintah No. 32 tentang Tenaga Kesehatan. Diambil kembali dari www.depkes.go.id: http://hukor.kemkes.go.id/uploads/ produk_hukum/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%20Tenaga%20 Kesehatan.pdf

Priansa, dan Suwatno. (2011). Manajemen SDM dalam Organisasi Publik dan

Bisnis. Bandung: Alfabeta.

Pynes, J. E. (2004). Human Resources Management for Public and Nonprofit

Organizations, 2nd Edition. San Fransisco: Jossey Bass.

Setiawan, W., dan Munir. (2006). Pengertian Teknologi Informasi: Basis Data. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.

178

Sholiq. (2010). Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek. Bandung: CV. Muara Indah.

Siagian, S. P. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Sumarsono, S. (2003). Ekonomi Manajemen Sumber Daya Manusia dan

Ketenagakerjaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.