LKP : Sistem Informasi Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo.

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMA ANTARTIKA

SIDOARJO

Oleh :

WAHYU BUDI A. K 08.41010.0279

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ABSTRAKSI

Saat ini perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo masih mempunyai masalah dengan manajemen perpustakaan. Dimana perpustakaan selama ini masih mengelola datanya secara tradisional, yaitu data-data disimpan dalam bentuk buku dan catatan-catatan. Hal ini mengakibatkan proses sirkulasi berjalan dengan lambat. Banyaknya siswa yang melakukan transaksi setiap hari dan buku koleksi perpustakaan yang semakin bertambah membuat adanya kemungkinan terjadi kehilangan atau kesalahan pada saat pencatatan dan pencarian data koleksi.

Dengan adanya kenyataan tersebut maka perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo ingin mengembangkan sistem informasinya. Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo ingin mengimplementasikan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dalam mengolah data, serta dapat meningkatkan kinerja sehingga lebih siap menghadapi tantangan di masa mendatang.

Sistem informasi perpustakaan ini menjadi suatu solusi penyelesaian permasalahan dalam proses pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi yang ada di perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo. Sistem ini juga memberi manfaat dalam melakukan sirkulasi koleksi dan pembuatan laporan bagi petugas perpustakaan.

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ……….xi

DAFTAR TABEL ………....xiv

BAB I ... 1

1.1 Latar belakang ... 1

1.2 Perumusan masalah ... 3

1.3 Batasan masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika penulisan ... 5

BAB II ... 7

2.1 Sejarah SMA Antartika Sidoarjo ... 7

2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 8

2.3 Kepengurusan Organisasi Perpustakaan ... 8

2.4 Visi, Misi, dan Tujuan SMA Antartika Sidoarjo ... 9

BAB III ... 11

3.1 Pengertian Perpustakaan ... 11

3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan ... 11

3.3 Katalogisasi ... 12

3.4 Sistem Sirkulasi ... 13

3.5 Klasifikasi ... 14

3.6 Interaksi Manusia dan Komputer ... 15

3.7 System Flow ... 15

3.8 Data Flow Diagram (DFD)... 17

3.9 .NET ... 18

3.10 .Net Framework ... 18

3.11 SQL Server ... 19

3.12 Decision Support System ... 19

BAB IV ... 21

4.1 Analisa sistem... 21

4.2 Perancangan sistem ... 21

4.2.1 Sistem Flow... 22

4.2.2 Diagram Berjenjang (HIPO) ... 26

4.2.3 DFD (Data Flow Diagram) ... 26

4.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 30

4.2.5 StrukturTabel ... 32

4.2.6 Desain I/O (Input/Output) ... 39

4.3 Implementasi Sistem ... 46

3.3.2 Cara Instalasi ... 47

3.3.3 Petunjuk Penggunaan Program ... 49

4.4 Evaluasi Uji Coba Sistem ... 61

BAB V ... 64

5.1 Kesimpulan ... 64

5.2 Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA ………...65

LAMPIRAN ... 66

Lampiran 1 Source Code Form Master ... 66

Lampiran 2 Source Code Form Transaksi ... 89

Lampiran 3 Kartu Bimbingan ... 143

Lampiran 4 Acuan Kerja ... 144

Lampiran 5 Log Harian Kerja Praktek ... 146

Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktek ... 148

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perpustakaan………8

Gambar 3.1 Simbol Sistem Flow ... 16

Gambar 4.1 Sistem Flow Pendaftaran Anggota ………23

Gambar 4.2 Sistem Flow Peminjaman & Pengembalian Buku ... 24

Gambar 4.3 Sistem Flow Pembuatan Laporan ………..25

Gambar 4.4 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Perpustakaan ………26

Gambar 4.5 Context Diagram Sirkulasi Perpustakaan ………..27

Gambar 4.6 DFD Level 0 ... 28

Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Sirkulasi ... 29

Gambar 4.8 Conceptual Data Model………..30

Gambar 4.9 Physical Data Model ... 31

Gambar 4.10 Form Login………...39

Gambar 4.11 Form Utama………..40

Gambar 4.12 Form Anggota ... 41

Gambar 4.13 Form Koleksi ... 42

Gambar 4.14 Form Golongan ... 43

Gambar 4.15 Form Jenis ... 43

Gambar 4.17 Form Katalog ... 45

Gambar 4.18 Form Transaksi Sirkulasi ... 46

Gambar 4.19 Database berhasil di attach ... 48

Gambar 4.20 Form Login ... 49

Gambar 4.21 Pesan Kesalahan ... 50

Gambar 4.22 Form Transaksi Menu Utama ... 50

Gambar 4.23 Form Jenis ... 51

Gambar 4.24 Form Kategori ... 52

Gambar 4.25 Form Kelas ... 53

Gambar 4.26 Form Koleksi ... 53

Gambar 4.27 Form Golongan ... 54

Gambar 4.28 Form Anggota ... 55

Gambar 4.29 Form Penerbit ... 56

Gambar 4.30 Form Transaksi Perpustakaan ... 56

Gambar 4.31 Form Katalog ... 58

Gambar 4.32 Form Ubah Password ... 59

Gambar 4.33 Laporan Anggota Perpustakaan ... 59

Gambar 4.34 Laporan Koleksi Perpustakaan ... 60

Gambar 4.35 Laporan Transaksi Perpustakaan... 61

Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Login ... 62

Gambar 4.37 Hasil Uji Coba Pendaftaran Anggota ... 62

Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Transaksi Peminjaman ... 63

Gambar 4.39 Hasil Uji Coba Transaksi Pengembalian/Perpanjangan ... 63

Tabel 4.1 Struktur Tabel Anggota... 32

Tabel 4.2 Struktur Tabel Koleksi ... 33

Tabel 4.3 Struktur Tabel Golongan... 34

Tabel 4.4 Struktur Tabel Jenis ... 35

Tabel 4.5 Struktur Tabel Kategori ... 36

Tabel 4.6 Struktur Tabel Kelas ... 36

Tabel 4.7 Struktur Tabel Kota... 37

Tabel 4.8 Struktur Tabel Skorsing ... 37

Tabel 4.9 Struktur Tabel Peminjaman ... 38

Tabel 4.10 Struktur Tabel RecordPeminjaman ... 39

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Perkembangan teknologi yang telah berkembang saat ini, telah mendorong percepatan di berbagai bidang khususnya pada bidang teknologi informasi. Hal ini telah banyak menyebabkan munculnya kemajuan pada perangkat lunak dan diimbangi pula dengan kemajuan dan kecanggihan teknologi beserta perangkat kerasnya. Secara tidak langsung teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari berbagai bidang kehidupan. Karena banyak kemudahan yang ditawarkan sehingga teknologi informasi hampir tidak dapat dilepaskan dari berbagai aspek kehidupan manusia.

Berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang biasanya dilakukan secara manual dan tradisional, akan semakin lebih cepat dan tepat jika dilakukan dengan bantuan teknologi. Pemanfaatan teknologi informasi diharapkan dapat meningkatkan efisiensi baik itu tenaga, waktu maupun biaya. Perkembangan teknologi informasi juga berimbas kepada dunia pendidikan yang memang bersentuhan secara langsung dengan perkembangannya bahkan telah menjadi bagian yang turut ikut mengembangkan teknologi tersebut. Dengan adanya aplikasi pendukung kegiatan pendidikan ini dapat memberikan informasi yang lebih cepat dan lebih effisien jika dibandingkan dengan penyampaian informasi melalui kegiatan yang manual.

Terkait kebutuhan akan informasi yang meningkat, pada setiap organisasi terus dituntut untuk melakukan perbaikan sistem informasi yang terus-menerus

agar dapat menyajikan informasi up to date saat ini.

Seperti institusi pendidikan pada perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo yang dalam pengolahan data kearsipan masih menggunakan cara manual, misalnya dalam pembuatan slip laporan peminjaman buku dan pelacakan buku secara manual, belum menggunakan sistem terkomputerisasi. Sistem perpustakaan yang ada saat ini juga dapat berdampak negatif pada efisiensi kerja. Pegawai yang bertugas menangani peminjaman tersebut harus mencatat nama-nama semua siswa yang telah meminjam buku, sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut menjadi kurang efisien dan menghabiskan waktu dalam pencarian buku.

Tuntutan akan informasi yang akurat dan aktual pada saat ini menjadi ujung tombak dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Bagi sebuah sekolah informasi dan data yang akurat sangat dibutuhkan keberadaannya. Oleh karena itu diperlukan penggunaan teknologi informasi yang baik.

Berdasarkan permasalahan di atas, bagian Perpustakaan membutuhkan aplikasi yang mampu memberikan alternatif dan saran dalam proses pendataan untuk siswa, sehingga memungkinkan tercipta sistem aplikasi yang dibutuhkan oleh pegawai pengawas Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo.

Dari sistem informasi yang dibuat nantinya akan memberikan kemudahan bagi pihak pegawai pengawas maupun siswa di SMA Antartika Sidoarjo.

3

1.2 Perumusan masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan perumusan masalah yaitu :

1. Bagaimana rancang bangun sistem informasi perpustakaan pada SMA

Antartika Sidoarjo.

2. Bagaimana rancang bangun sistem informasi perpustakaan untuk

menghasilkan laporan keanggotaan, daftar koleksi, perpustakaan, transaksi peminjaman dan laporan-laporan lain yang dapat memberikan informasi untuk mendukung keputusan manajemen perpustakaan?

1.3 Batasan masalah

Batasan masalah pada sistem informasi perpustakaan pada SMA Antartika Sidoarjo adalah sebagai berikut :

1. Proses Pendaftaran

Proses pendaftaran anggota hanya berlaku bagi siswa yang bersangkutan (berstatus aktif di SMA Antartika Sidoarjo) dan telah melengkapi persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan berupa pas foto dan uang pendaftaran. Pada proses ini nantinya akan menghasilkan kartu anggota yang akan diserahkan pada anggota perpustakaan sebagai bukti bahwa telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

2. Proses Sirkulasi

Proses sirkulasi terdiri dari 3 proses yaitu proses peminjaman buku,

transaksi-transaksi inilah petugas perpustakaan mengetahui apakah pengembalian buku itu melebihi batas waktu yang telah ditentukan, jika melebihi batas waktu maka peminjam akan dikenai denda yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pembuatan sistem ini tidak membahas keamanan data yang disebabkan oleh keterbatasan waktu pelaksanaan kerja praktek.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah:

1. Membuat sistem informasi perpustakaan untuk pengolahan koleksi,

pendaftaran anggota, sirkulasi meliputi transaksi peminjaman, pengembalian, pemesanan buku, katalog, dan denda keterlambatan pengembalian.

2. Membuat sistem informasi perpustakaan untuk menghasilkan laporan

keanggotaan, daftar koleksi, perpustakaan, transaksi peminjaman dan laporan-laporan lain yang dapat memberikan informasi untuk mendukung keputusan manajemen perpustakaan.

1.5 Manfaat

Manfaat yang didapatkan dari rancang bangun Sistem Informasi Perpustakaan ini adalah sebagai berikut:

1. SMA Antartika Sidoarjo

Manfaat yang dapat diperoleh oleh Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo adalah:

5

a) Dapat memberikan layanan yang terbaik kepada pengguna

perpustakaan.

b) Meningkatkan citra dan nama baik Perpustakaan SMA Antartika

Sidoarjo.

2. STIKOM Surabaya

Manfaat yang juga diperoleh oleh STIKOM Surabaya adalah:

• Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan sesama lembaga

pendidikan agar sumber daya yang dimiliki lebih efektif daripada bila hanya dimanfaatkan oleh lembaga masing-masing secara individual. Semuanya itu akan menunjang upaya yang dilakukan untuk memperbaiki pengembangan masing-masing lembaga pendidikan.

3. Peserta Kerja Praktek

Manfaat yang diperoleh oleh mahasiswa peserta kerja praktek sendiri yaitu antara lain:

a) Menambah wawasan dan pengalaman dalam merancang suatu

sistem informasi yang real.

b) Mengasah kemampuan dalam memanajemen waktu dan sistem

perancangan sistem informasi yang sistematis.

1.6 Sistematika penulisan

Di dalam penyusunan laporan ini secara sistematis diatur dan disusun dalam lima bab. Dan garis besarnya adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas latar belakang masalah dan penjelasan permasalahan secara umum, perumusan masalah dan batasan masalah, tujuan, dan manfaat dari pembuatan Laporan Kerja Praktek, serta Sitematika Penulisan dari buku ini.

BAB II : GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Pada bab ini dibahas Organisasi dan Kepengurusan Organisasi, Sejarah Organisasi, serta Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini di bahas secara singkat teori–teori yang

berhubungan dan mendukung dalam pembuatan Laporan

Kerja Praktek ini.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini di bahas diagram input proses output (IPO), alur sistem aplikasi (Sistem Flow), DFD (Contex diagram, level 0 & level 1), CDM dan PDM. Selain itu dibuat juga cara instalasi

hingga detil dan fituryang ada pada aplikasi.

BAB V : PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini dimasa yang akan datang.

BAB II

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

2.1 Sejarah SMA Antartika Sidoarjo

SMA Antartika Sidoarjo merupakan Sekolah Menengah Tingkat Atas di bawah naungan Yayasan Pembina Pendidikan Wahyuhana Surabaya, dengan status terakreditasi A.

SMA Antartika Sidoarjo berlokasi di Jalan Siwalanpanji no. 6 Kelurahan Siwalanpanji kecamatan Buduran – Sidoarjo.Didirikan oleh Yayasan Pendidikan Wahyuhana pada tahun 1975. Lokasi Sekolah cukup strategis dan mudah dijangkau oleh kendaraan umum maupun pribadi, karena terletak dipinggir Jalan Raya Siwalanpanji Buduran, dan jarak ± 1,5 km dari pusat Kota Sidoarjo.Gedung SMA Antartika Sidoarjo yang berlantai dua terdiri atas 38 kelas mampu menampung ± 2000 siswa. Hal ini cukup memadai untuk berlangsungnya proses belajar mengajar yang efektif sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat.

SMA Antartika Sidoarjo senantiasa menyesuaikan diri dengan kebutuhan masyarakat dalam menghadapi perkembangan zaman yang berdasarkan pada visi yaitu “mampu meningkatkan iman dan takwa kepada Tuhan YME, dalam menghadapi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, dan dapat berbahasa asing dengan lancar”. Adapun alumni SMA Antartika Sidoarjo diharapkan dapat menjadi manusia yang berpotensi dalam segala bidang kehidupan, terampil, kreatif, profesional, berkualitas, berwawasan luas dalam menghadapi persaingan di maas yang akan datang.

2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi tersebut terdiri dari level manajemen (Pembina) hingga petugas perpustakaan. Struktur organisasi Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo dapat digambarkan pada Gambar 2.1

Komite Sekolah Kepala Sekolah

Wakil Kepala Sekolah

Perpustakaan Pengelola Lab Tata Usaha

Urusan Kurikulum Urusan Kesiswaan Ur. Sarana Prasarana Urusan Hub. Masyarakat Wali Kelas Guru Mata Pelajaran Siswa Kepala Perpustakaan Petugas Administrasi Petugas Pelayanan

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo.

Sumber: Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo.

2.3 Kepengurusan Organisasi Perpustakaan

Dalam suatu instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksaaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas tiap-tiap pengurus perpustakaan:

9

a) Kepala Sekolah

Membantu kepala perpustakaan dalam kegiatan pengawasan dan monitoring perkembagan perpustakaan serta bertugas untuk memberikan pengarahan dan wawasan tentang kemajuan perpustakaan.

b) Kepala Perpustakaan

Membantu Pembina dalam melaksanakan dan membuat strategi-strategi yang akan diterapkan pada perpustakaan.

c) Petugas Administrasi

Petugas Administrasi mempunyai tugas mengelola perpustakaan dan membantu dan melayani siswa dalam kegiatan pencatatan transaksi-transaksi perpustakaan meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan katalog.

d) Petugas Pelayanan

Petugas Pelayanan bertugas untuk membantu Petugas Administrasi dalam setiap kegiatan yang tidak mampu ditangani oleh Petugas sendiri.

2.4 Visi, Misi, dan Tujuan SMA Antartika Sidoarjo

Visi : Membentuk sumber daya manusia yang beriman dan bertaqwa berkualitas, memiliki kemampuan akademis, ilmiah, dan berkebangsaan, mampu menghadapi kompetensi global.

Misi : Meningkatkan mutu pendidikan melalui kopetensi yang sehat antar Sekolah ke jenjang berikutnya, Meningkatkan keperdulian warga

sekolah dan masyarakat dalam menyelenggarakan pendidikan melalui pengambilan keputusan bersama secara demokratis, Mengembangkan skill individu baik akademis maupun non akademis, dan Membekali siswa/anak didik untuk dapat memecahkan kecakapan hidup seperti mengenal iri, berpikir, rasional, akedemik, sosial dan vokasional.

Tujuan : Mengacu pada ketercapaian visi dan misi sekolah, maka program yang dikembangkan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai adalah :

• Terbentuknya warga sekolah yang santun.

• Terpenuhinya sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan

belajar mengajar sesuai dengan tuntutan masyarakat.

• Terciptanya suasana pembelajaran yang aman dan

menyenangkan.

• Proses belajar mengajar berjalan lancar, karena guru dan

karyawan bekerja secara professional.

• Siswa terbiasa belajar mandiri, Semakin banyak jumlah siswa

lulusan yang diterima di Perguruan Tinggi Negeri (PTN).

Meningkatkan prestasi kegiatan ekstra kurikuler minimal sampai tingkat provinsi, Siswa tamatan mempunyai bekal ketrampilan.

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Perpustakaan

Kata perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti:

kitab,buku-buku, kitab primbon. Kemudian kata pustaka mendapat awalan per dan akhiran

an, menjadi perpustakaan. Pengertian perpustakaan yang lebih umum adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung tersendiri , yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian, atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. (Basuki, 1999:3).

Dari kedua definisi di atas, sebuah perpustakaan mempunyai ciri-ciri dan persyaratan tertentu seperti tersedianya ruangan/ gedung yang diperuntukkkan khusus untuk perpustakaan, adanya koleksi bahan pustaka dan sumber informasi lainnya, adanya petugas yang menyelenggarakan kegiatan dan melayani pemakai, adanya komunitas masyarakat pemakai, adanya sarana dan prasarana yang diperlukan, diterapkannya suatu sistem dan mekanisme tertentu yang merupakan tata cara, prosedur dan aturan-aturan agar segala sesuatunya berlangsung lancar.

3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. (Qalyubi, 2007).

Sedangkan Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan.

3.3 Katalogisasi

Proses pembuatan katalog tidaklah sama setiap perpustakaan. Begitu juga standar yang dipakai tidak selalu seragam. Hal ini disebabkan oleh keadaan dan sejarah dari perpustakaan itu sendiri. Akan tetapi, menurut pengalaman akan lebih baik meneruskan cara-cara katalogisasi perpustakaan yang sedang berjalan daripada mengubahnya kembali menurut sistem yang dianggap lebih baik. Katalog perpustakaan merupakan gambaran singkat semua koleksi yang ada pada perpustakaan (Suherman, 2009). Di dalamnya dicantumkan nama pengarang, judul, subyek, dan lain-lain.

Fungsi katalog adalah sebagai berikut:

13

b) Memberikan kemudahan kepada pemakai perpustakaan yang hanya

mengetahui pengarang, judul, atau subyeknya saja untuk menemukan bahan pustaka.

c) Memberikan deskripsi singkat kandungan bahan pustaka terutama buku

d) Sebagai alat bantu untuk mencari lokasi bahan pustaka yang disusun

dalam rak.

3.4 Sistem Sirkulasi

Sistem peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman menurut (Basuki, 1993) adalah sebagai berikut:

1) Sistem Buku Besar

Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjam mendapat

jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir buku besar. Pada setiap halaman buku besar terdapat kolom nama peminjam, alamat, tanggal pinjam, nomor buku, nomor panggil, pengarang, judul, edisi, tanda tangan peminjam, tanggal harus kembali, dan tanggal pengembalian sebenarnya.

2) Sistem Sulih (dummy)

Sistem sulih atau dummy system dalam bahasa inggris, menggunakan sulih

yang terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam. Sulih dari karton tersebut ditulis pada secarik kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisis nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman.

3) Sistem Newark

e) Anggota perpustakaan memperoleh kartu peminjam. Kartu peminjam

berisi nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu anggota,tandatangan anggota serta kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali.

3.5 Klasifikasi

Setiap perpustakaan, besar atau kecil perlu penggolongan bahan pustaka dengan menggunakan suatu sistem tertentu, tujuan dari penggolongan itu adalah untuk mengelompokan bahan pustaka yang sejenis dan membantu memudahkan para pemakai dalam mencari informasi yang diperlukan dengan mudah dan cepat. Pengelompokan bahan pustaka tersebut biasanya berdasarkan pada subyeknya.

Ada beberapa sistem klasifikasi yang biasa digunakan di perpustakaan, baik di perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus maupun perpustakaan

sekolah. Sistem-sistem tersebut diantaranya adalah Dewey Decimal Classification

(DDC), sistem Universal Decimal Classification (UDC), dan sistem Library of Congress (LC). Adapun yang paling banyak digunakan adalah sistem DDC.

Secara definisi, klasifikasi merupakan sistem logic (angka) untuk menyusun ilmu pengetahuan (Suherman, 2009). Kalsifikasi juga memberikan suatu sistem untuk mengorganisasikan alam semesta yang mungkin berupa benda, konsep, atau rekaman. Untuk menggambarkan kelas digunakan notasi berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol lain yang digunakan untuk menggambarkan divisi utama atau lebih rendah dari suatu pola klasifikasi.

15

DDC dibagi menjadi 10 klas utama yang bersama-sama meliputi seluruh dunia ilmu pengetahuan. Klas utama dibagi menjadi 10 divisi dan setiap divisi dibagi menjadi 10 seksi. Berikut ini adalah contoh 10 klas utama.

Contoh :

000 Generalities

100 Philosophy

200 Religion

300 Social Sciences

400 Languages

500 Natural Sciences

600 Technology

700 The Arts

800 Literature

900 Geography and History

Sumber: (Wikipedia, 2012)

3.6 Interaksi Manusia dan Komputer

Interaksi manusia-komputer merupakan satu disiplin ilmu yang mengkaji komunikasi atau interaksi diantara pengguna dengan sistem.

Definisi dari interaksi manusia komputer adalah sebagai berikut:

1. Sekumpulan proses, dialog, dan kegiatan di mana melaluinya pengguna

2. Suatu disiplin ilmu yang menekan pada aspek desain, evaluasi, dan implementasi dari sistem komputer interaktif untuk kegunaan manusia dengan mempertimbangkan fenomena-fenomena di sekitar manusia itu sendiri.

Suatu studi ilmiah tentang masyarakat di dalam lingkungan kerjanya.

3.7 System Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan

arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan

urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang

dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow

ditunjukkan pada Gambar 3.1.

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Database

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

Sumber: www.wikipedia.com

Gambar 3.1 Simbol Sistem Flow

17

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual.

3. Simbol simpanan offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip.

4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

5. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.

6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses.

7. Simbol penghubung

3. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

3.8 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan transfer data dari alat storage luar melalui

unit pemroses dan memori, serta keluar ke storage luar. Data Flow Diagram

(DFD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam suatu organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Pendekatan aliran data memiliki 4 kelebihan utama melalui penjelasan naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem, yaitu:

1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini.

2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem

3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.

4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data

dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.

Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal

entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data

yang masuk dan arus data yang keluar.

3.9 .NET

Dalam pengembangan suatu sistem informasi, tentunya membutuhkan suatu kakas atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah satu kakas dalam bahasa pemrograman yang sekarang dipakai adalah keluarga Microsoft Visual Studio 2005 yang menggunakan teknologi .NET

.NET framework adalah suatu platform baru di dalam pemrograman untuk lingkungan yang terdistribusi luas (internet). Istilah .NET sering diasosiasikan dengan proses yang berjalan pada platform .NET.

19

3.10 .Net Framework

Microsoft .NET Framework adalah produk software yang merupakan inti dari .NET teknologi. Produk ini bekerja secara terintegrasi dengan produk Microsoft lainnya, misalnya IIS. Ia terdiri dari beberapa modul seperti salah satu contohnya adalah ASP .NET. ASP. NET inilah yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi dalam bahasan kali ini.

3.11 SQL Server

SQL Server sebuah applikasi SQL database server yang multi

user,multithread. Tujuan dari SQL Server ialah kecepatan dan mudah

penggunaanya. Ini yang menyebabkan banyak applikasi-applikasi desktop yang

berbasiskan database selalu menggunakan SQL Sever sebagai database

enginenya.

3.12 Decision Support System

Sistem pendukung keputusan (Decision support systems disingkat DSS)

adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan

keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

Tahapan SPK:

• Definisi masalah.

• Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan.

• Pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik

maupun tulisan.

• Menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase).

Tujuan dari SPK:

a. Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur.

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisa sistem

Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat rancang bangun sebuah sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan wawancara dan pengamatan secara langsung, dalam hal ini sistem informasi pada pendataan guru SMA Antartika Sidoarjo. Wawancara dilakukan terhadap bagian – bagian yang berkaitan langsung dengan proses, yaitu pada bagian Petugas Perpustakaan. Pengamatan dilakukan dengan cara observasi langsung ke lapangan untuk melihat proses yang ada, dengan mengetahui proses yang ada diharapkan dapat membangun sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan user. Hasil dari wawancara yang dilakukan terhadap bagian-bagian yang berkaitan langsung dengan proses, digambarkan oleh penganalisa melalui kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan. Pada tahap menganalisa penulis mendapatkan beberapa permasalahan yang dapat diambil melalui kegiatan – kegiatan pengawas saat melakukan proses penginputan data siswa yang dilakukan secara manual sehingga tidak terdapat internal kontrol yang baik dan juga laporan yang dihasilkan kurang akurat yang nanti akan disampaikan kepada pimpinan Kepala Sekolah. Langkah selanjutnya setelah penganalisaan masalah melalui kegiatan – kegiatan tersebut, penganalisaan sistem baru dimulai dengan pembuatan Sistem Flow.

4.2 Perancangan sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih

baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem

adalah meliputi: pembuatan alur sistem aplikasi (Sistem Flow), diagram IPO

(Input Proses Output), DFD (Contex diagram, level 0 & level 1), ERD (Entity

Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model).

4.2.1 Sistem Flow

Sistem Flow terkomputerisasi merupakan gambaran dari sistem yang

akan dibuat, beberapa proses yang masih dilakukan secara sedehana dikembangkan menjadi proses komputer. Proses yang dibuat meliputi, proses pendaftaran anggota, proses peminjaman buku, proses pengembalian buku, proses perpanjangan buku.

A. Sistem Flow Pendaftaran Anggota

Sistem Flow pendaftaran anggota dimulai oleh petugas perpustakaan

memasukan data siswa dari database anggota. Setelah terdaftar petugas akan mencetak kartu anggota untuk anggota yang baru didaftarkan sebagai tanda bahwa

siswa telah menjadi anggota perpustakaan. Sistem Flow pendaftaran dapat dilihat

23

Gambar 4.1 Sistem Flow Pendaftaran Anggota

B. Sistem Flow Peminjaman & Pengembalian

Sistem Flow Peminjaman & Pengembalian Buku merupakan proses

meminjam dan mengembalikan koleksi. Sistem Flow Peminjaman Buku dapat

25

D. Sistem Flow Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan ini, petugas akan membuat laporan setiap bulan. Laporan denda, laporan ini berdasarkan buku denda. Laporan anggota yang mengalami keterlambatan pengambilan, laporan ini berdasarkan kartu peminjaman anggota-anggota yang mengalami keterlambatan pengambilan. Laporan-laporan tersebut kemudian deserahkan kepada coordinator perpustakaan dan dari laporan-laporan tersebut, coordinator akan menginformasikan kepada anggota perpustakaan yang terlambat dalam pengembalian buku tersebut dan proses tersebut digambarkan pada Gambar 4.3.

4.2.2 Diagram Berjenjang (HIPO)

Diagram berjenjang merupakan bentuk sistem secara menyeluruh yang tergambar dalam bentuk hierarki proses, diagram tersebut digambarkan pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Perpustakaan

4.2.3 DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagaram adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

27

a) Context Diagram

Context diagram dari sistem informasi sirkulasi perpustakaan menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo. Pada context diagram tersebut melibatkan 3 entity, yaitu petugas, anggota dan kepala perpustakaan. Dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Informasi denda keterlambatan Informasi Pengembalian Informasi Perpanjangan Informasi Peminjaman Data Perpanjangan Data Pengembalian Data Peminjaman Data Periode Data katalog

Informasi pencarian koleksi Informasi peminjaman koleksi

Data pencarian koleksi

Laporan data anggota Laporan data koleksi Laporan transaksi peminjaman

Informasi skorsing anggota

Data koleksi Data anggota Data skorsing anggota

0

Sistem Informasi Perpustakaan SMA Antartika

Sidoarjo + Petugas Anggota Kepala Perpustakaan

b) DFD Level 0

DFD level 0 menjelaskan proses yang terjadi di perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo secara lebih detail dibandingkan dengan context diagram.

Record_Koleksi Rec_Koleksi Rec_Transaksi_Peminjaman Record_Transaksi_Peminjaman Rec_Peminjaman Record_Peminjaman Record_Denda Record_Anggota Rec_Anggota Rec_Koleksi Record_Koleksi

Informasi denda keterlambatan Data Peminjaman Data Perpanjangan Data Pengembalian Informasi Peminjaman Informasi Perpanjangan Informasi Pengembalian Data koleksi Data anggota Data skorsing anggota

Informasi skorsing anggota

Data Periode Laporan transaksi peminjaman

Laporan data anggota Laporan data koleksi

Informasi pencarian koleksi Data katalog

Data pencarian koleksi

Petugas Kepala Perpustakaan Anggota 1 Katalog 3 Melakukan Sirkulasi + 4 Membuat Laporan 1 Anggota 2 Koleksi 4 Transaksi Peminjaman

6 Jenis 8 Record Peminjaman

29

c) DFD Level 1

DFD level 1 adalah pengembangan dari DFD level 0. Pada DFD ini terdapat proses proses pendaftaran, katalog, peminjaman, pengembalian dan perpanjangan yang diturunkan dari proses melakukan sirkulasi.

Cek koleksi dikembalikan Update data koleksi

Data perpanjangan Informasi perpanjangan Cek buku dikembalikan

Data pengembalian Data anggota terdaftar

Jumlah peminjaman koleksi

Perpanjangan koleksi Informasi peminjaman buku

Update status peminjaman Lihat data peminjaman

Data peminjaman koleksi Informasi peminjaman

Data peminjaman

Max Peminjaman Data pencarian

Data anggota baru

Kartu anggota 1 Pendaftaran Anggota Petugas Anggota 2 Katalog 3 Peminjaman 4 Pengembalian 5 Perpanjangan 1 Anggota 3 Peminjaman 5 Koleksi 6 Golongan

9 Record peminjaman

4.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram merupakan gambaran struktur database dari sistem informasi perpustakaan yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model atau secara logik dan Physical Data Model atau secara fisik.

A. Conceptual Data Model

Terdapat 11 tabel yang terintegrasi secara logik. Berikut gambar conceptual data model pada Gambar 4.8.

31

A. Physical Data Model

PDM telah menunjukan adanya relasi antar tabel. Berikut gambar physical data model pada Gambar 4.9.

4.2.5 Struktur Tabel

Struktur tabel pada sistem informasi perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo adalah sebagai berikut:

A.Tabel Anggota

Nama Tabel : Anggota

Primary Key : Kode_Anggota

Foreign Key : Kode_Gol_Peminjam, Kode_Kelas

Fungsi : Tabel untuk memasukan data-data anggota.

Tabel 4.1 Struktur Tabel Anggota

Field Type Length Default

Kode_Anggota Integer -

Kode_Gol_Peminjam Integer -

Kode_Kelas Integer -

Nama_Anggota Char 20

Jenis_Kelamin Char 10

33

B.Table Koleksi

Nama Tabel : Koleksi

Primary Key : Kode_Koleksi

Foreign Key : Kode_Jenis, Kode_Kategori, Kode_Anggota, Kode_Kota,

Tanggal_Kembali

Fungsi : Tabel untuk memasukan data-data koleksi

Tabel 4.2 Struktur Tabel Koleksi

Field Type Length Default

Kode_Koleksi Integer -

Kode_Jenis Integer -

Kode_Kategori Integer -

Kode_Anggota Integer -

Kode_Kota Integer -

Tanggal_Kembali Date 5

Judul Char 50

Jumlah Integer -

Status_Koleksi Long Varchar 50

Penerbit Char 50

Bahasa Char 30

Pengarang_1 Char 20

Field Type Null Default

Tahun_Terbit Date 5

Jilid Integer -

Penerjemah Long Varchar -

C. Tabel Golongan

Nama Tabel : Golongan

Primary Key : Kode_Gol_Peminjam

Foreign Key : -

Fungsi :Tabel untuk menggolongkan anggota bedasarkan lama

peminjaman koleksi dan maksimal peminjaman koleksi.

Tabel 4.3 Struktur Tabel Golongan

Field Type Length Default

Kode_Gol_Peminjam Integer -

Nama_Golongan Char 10

Max_Pinjam Integer -

35

D. Tabel Jenis

Nama Tabel : Jenis

Primary Key : Kode_Jenis

Foreign Key : -

Fungsi : Tabel ini untuk mengatur jumlah denda setiap koleksi

berdasarkan hari.

Tabel 4.4 Struktur Tabel Jenis

Field Type Length Default

Kode_Jenis Integer -

Nama_Jenis Char 50

Status_Jenis Long Varchar -

E. Tabel Kategori

Nama Tabel : Kategori

Primary Key : Kode_Kategori

Foreign Key : Kode_Koleksi

Fungsi :Tabel ini berfungsi untuk mengklasifikasikan buku

berdasarkan kategori,yang nantinya akan menentukan kode koleksi.

Tabel 4.5 Struktur Tabel Kategori

Field Type Length Default

Kode_Kategori Integer -

Kode_Koleksi Integer -

Nama_Kategori Char 20

F. Tabel Kelas

Nama Tabel : Kelas

Primary Key : Kode_Kelas

Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukan kelas.

Tabel 4.6 Struktur Tabel Kelas

Field Type Length Default

Kode_Kelas Integer -

Nama_Kelas Char 20

G. Tabel Kota

Nama Tabel : Kota

37

Foreign Key : Kode_Koleksi

Fungsi : Tabel untuk memasukan kota tempat buku diterbitkan.

Tabel 4.7 Struktur Tabel Kota

Field Type Length Default

Kode_Kota Integer

Kode_Koleksi Integer

Nama_Kota Char 20

H. Tabel Skorsing

Nama Tabel : Skorsing

Primary Key : No_Skorsing

Foreign Key : Tgl_Kembali

Fungsi : Tabel untuk menyimpan data skorsing anggota.

Tabel 4.8 Struktur Tabel Skorsing

Field Type Length Default

No_Skorsing Integer -

Tgl_Kembali Date 5

Tgl_Awal_Skorsing DateTime 10

I. Tabel Peminjaman

Nama Tabel : Peminjaman

Primary Key : Tgl_Kembali

Foreign Key : No_Skorsing, Kode_Pinjam

Fungsi : Tabel yang mencatat hasil transaksi peminjaman.

Tabel 4.9 Struktur Tabel Pinjaman

Field Type Length Default

Tgl_Kembali Date 5

No_Skorsing Integer -

Kode_Peminjaman Integer -

Denda_Peminjaman Integer -

Status Char 20

A. Tabel Record Peminjaman

Nama Tabel : Record_Peminjaman

Primary Key : Kode_Peminjaman

Foreign Key : -

39

Tabel 4.10 Struktur Record Peminjaman

Field Type Length Default

Kode_Peminjaman Integer -

Tgl_Peminjaman Date 5

4.2.6 Desain I/O (Input/Output)

Desain input/output Sistem Informasi Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo adalah sebagai berikut:

a. Desain Form Login

Form login digunakan oleh petugas untuk masuk ke dalam aplikasi sistem informasi perpustakaan. Pada form akan diberikan atas hak akses masing-masing petugas sehingga tidak sembarang petugas bisa masuk dan mengakses data-data yang ada pada sistem. Bisa dilihat pada Gambar 4.11.

b. Desain Form Utama

Form ini adalah form yang akan muncul pertama kali setelah petugas selesai melakukan proses login. Pada form ini terdapat beberapa menu yaitu, Menu File, Master, Transaksi dan Laporan. Menu yang ditampilkan berbeda pada masing-masing petugas tergantung dari hak aksesnya. Seperti pada Gambar 4.12.

Gambar 4.11 Form Utama

c. Desain Form Anggota

Form ini berfungsi untuk memasukan data anggota baru dan juga untuk mengedit serta menghapus anggota perpustakaan. Seperti pada Gambar 4.13.

41

Gambar 4.12 Form Anggota

d. Desain Form Koleksi

Form ini adalah untuk memasukan data-data koleksi perpustakaan, mengedit data-data koleksi dan melihat secara detil koleksi perpustakan beserta status ketersediaan koleksi. Seperti pada Gambar 4.14.

Gambar 4.13 Form Koleksi

e. Desain Form Golongan

Form ini berfungsi untuk mengatur jumlah maksimal peminjaman koleksi oleh anggota dan lama peminjaman berdasarkan golongan yaitu, golongan guru dan siswa. Seperti pada Gambar 4.15.

43

Gambar 4.14 Form Golongan f. Desain Form Jenis

Form ini adalah form yang mengatur denda berdasarkan jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Bisa dilihat pada Gambar 4.16.

o Desain Form Kategori

Form ini berfungsi untuk mengatur kode koleksi berdasarkan klasifikasi penomoran koleksi pada perpustkaan SMA Antartika Sidoarjo. Seperti pada Gambar 4.17.

Gambar 4.16 Form Kategori

o Desain Form Katalog

Form ini adalah form pencarian koleksi perpustakaan yang digunakan oleh anggota untuk mencari koleksi yang diinginkan. Seperti pada Gambar 4.18.

45

Gambar 4.17 Form Katalog

o Desain Form Transaksi Sirkulasi

Form ini adalah form transaksi sirkulasi perpustakaan yang meliputi proses peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan. Seperti pada Gambar 4.19.

Gambar 4.18 Form Transaksi Sirkulasi

4.3 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil dari aplikasi sistem

informasi perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo, mulai dari spesifikasi hardware

dan software pendukung, cara installasi program, serta cara penggunaan program.

4.3.1 Kebutuhan Sistem

Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini terdiri dari

hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:

47

1. 512 MB RAM (RECOMMENDED) atau lebih tinggi

2. Free Space Harddisk (Kekosongan Harddisk) minimal 500 MB

Spesifikasi software pendukung terdiri dari:

1. Windows 7, XP (RECOMMENDED)

2. SQL Server 2005 Express Edition

3. Crystal Report 10 3.3.2 Cara Instalasi

Berikut ini adalah cara instalasi aplikasi yang terdapat dalam CD:

1. Pertama install Crystal Report 10.

2. Lalu instal SQL Server 2005 Express.

3. Masukan CD instalasi program. Buka drive CD ROM lalu klik dua kali file

setup.exe lalu klik tombol “install”.

4. Setelah menginstal, anda harus meng-attach database “KPPerpustakaan” ke

dalam SQL Server 2005 express terlebih dahulu. Caranya, buka SQL Server Express 2005 dengan cara klik start pada menu windows > All program > Microsoft SQL Sever 2005 > SQL Server Management Studio Express.

5. Klik connect untuk masuk ke dalam aplikasi SQL Server. Setelah Login klik

kanan pada folder database pilih attach, selanjutnya akan muncul kotak dialog attach database. Lalu klik tombol “add”.

6. Selanjutnya cari file KPPerpustakaan.mdf yang berada di drive CD ROM

pada folder database. Kemudian klik “OK”.

8. Apabila berhasil akan tampak seperti gambar dibawah ini. Perhatikan Gambar 4.20.

Gambar 4.19 Database berhasil di attach

9. Setelah semua langkah telah dilakukan, aplikasi sistem informasi

perpsutakaan siap digunakan. Caranya, klik menu start > all program > Sistem informasi perpustakaan atau silahkan klik pada ikon Sistem informasi perpustkaan yang berada pada desktop komputer anda. Setelah itu aplikasi siap dijalankan.

49

3.3.3 Petunjuk Penggunaan Program

Tahap ini adalah langkah-langkah cara penggunaan program Sistem Informasi Perpustakaan. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian program:

1. Form Login

Gambar 4.20 Form Login

Login merupakan syarat untuk dapat menggunakan program secara keseluruhan dan yang menggunakan aplikasi ini adalah petugas atau yang diberikan wewenang untuk memasukan data kedalam aplikasi. Pada menu login ini ada dua data yang harus dimasukkan, yaitu:

a. Nama : merupakan pengguna yang sudah terdaftar pada database dan diberi

b. Sandi : merupakan kode khusus yang merupakan syarat yang harus dimasukkan dengan benar agar tidak sembarang orang dapat menggunakan program dan menyalahgunakannya.

User harus memasukan nama pengguna dan kata sandi yang telah tersedia. Apabila salah memasukkannya maka sistem akan menampilkan pesan bahwa nama pengguna dan kata sandi yang dimasukkan salah.

Gambar 4.21 Pesan Kesalahan

2. Form Menu Utama

51

Form menu utama akan muncul apabila pengguna berhasil memasukkan nama pengguna dan kata sandi dengan benar pada Form Login. Pada menu utama terdapat menu master yang terdiri dari master jenis, kategori, kota, kelas, koleksi, golongan, dan anggota. Selain itu juga ada menu transaksi yang terdiri dari menu transaksi perpistakaan dan katalog. Ada juga menu laporan dan menu pengaturan akun yang mengakses aplikasi. Menu utama akan aktif sesuai hak akses pengguna. Ada 2 macam hak akses, yaitu Administrator dan Pelayanan. Untuk Administrator semua menu aktif. Sedangkan untuk Pelayanan menu yang aktif adalah hanya menu katalog.

3. Form Jenis

Fungsi form ini untuk menangani pengaturan denda keterlambatan pengembalian koleksi berdasarkan jenis koleksinya. Dengan cara memasukan kode koleksi, nama jenis koleksi dan denda koleksinya. Selain disimpan data-data tersebut juga dapat diedit, dan dihapus.

4. Form Kategori

Gambar 4.24 Form Kategori

Fungsi form ini untuk menangani subyek pengelompokan koleksi berdasarkan kategori yang sudah ditetapkan oleh perpustakaan. Sistem klasifikasi koleksi yaitu

memakai klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC). Data-data tersebut

53

5. Form Kelas

Gambar 4.25 Form Kelas

Form ini digunakan untuk menambahkan kelas baru. Data-data kelas tersebut dapat diedit dan dihapus sesuai dengan data kelas yang ada di SMA Antartika Sidoarjo.

Gambar 4.26 Form Koleksi

Form ini mengakomodasikan proses pemasukkan data koleksi baru ke database. Selain memasukkan data koleksi baru, pengguna dapat mengubah data koleksi dengan pilih tab edit koleksi, lalu memasukkan kode koleksi pada kolom kode koleksi kemudian dengan enter. Nantinya data koleksi akan muncul otomatis secara lengkap. Setelah data diubah klik tombol simpan. Selain itu juga pengguna dapat melihat detil buku, yaitu klik pada tab lihat koleksi.

7. Form Golongan

Gambar 4.27 Form Golongan

Form ini berfungsi mengatur maksimal peminjaman koleksi dan lama peminjaman koleksi oleh anggota. Dengan cara memasukkan kode golongan dan

55

nama golongan lalu mengatur maksimal peminjaman koleksi dan lama peminjaman koleksi. Data-data tersebut juga dapat diubah dan dihapus oleh petugas yang berwewenang dalam proses pengaturan ini.

8. Form Anggota

Gambar 4.28 Form Anggota

Form ini berfungsi untuk menambahkan anggota baru perpustakaan. Data-data anggota juga dapat diubah dan dihapus oleh petugas yang berwewenang. Setelah mengisi lengkap data anggota kemudian klik tombol simpan.

9. Form Penerbit

Gambar 4.29 Form Penerbit

Form ini berfungsi untuk menambahkan data penerbit buku. Data-data ini juga dapat diubah dan dihapus oleh petugas yang berwewenang. Setelah mengisi lengkap data penerbit kemudian klik tombol simpan.

57

Gambar 4.30 Form Transaksi Perpustakaan

Form ini merupakan jantungnya perpustakaan, karena di sinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer. Di dalamnya terdapat beberapa proses seperti proses peminjaman, proses pengembalian, proses perpanjangan dan denda keterlambatan. Berikut proses-prosesnya:

1. Proses peminjaman

Untuk memulai transaksi peminjaman, klik link kata cari disamping kotak box kode anggota kemudian lakukan pencarian dengan mencari pada kotak yang telah disediakan pada form pencarian. Setelah ketemu klik nama anggota dan dengan sendirinya data anggota tersebut akan muncul. Setelah itu lakukan hal yang sama pada kolom kode buku. Setelah ketemu buku yang dicari di form pencarian klik judul buku dan data buku tersebut akan muncul dengan sendirinya. Tanggal pinjam dan tanggal kembali otomatis akan diatur oleh sistem. Sebelumnya petugas admin telah mengatur tanggal kembali dan tanggal peminjaman di form golongan. Setelah itu klik tombol “Pinjam/Kembalikan” lalu klik “yes”.

2. Proses pengembalian

Pada proses pengembalian hampir sama dengan peminjaman. Mulai proses memasukkan kode anggota dan memasukkan kode koleksi yang akan dikembalikan. Setelah itu klik tombol “Pinjam/Kembalikan” lalu klik “yes”. Jika pengembalian melebihi batas maka secara otomatis sistem akan mengeluarkan jumlah denda, yang sebelumnya petugas telah mengatur jumlah denda pada form jenis berdasarkan jenis buku yang ada diperpustakaan.

3. Proses perpanjangan

Pada proses perpanjangan hampir sama dengan proses pengembalian. Mulai dari proses memasukkan kode anggota dan memasukkan kode koleksi yang akan diperpanjang. Setelah memasukkan data-data tersebut klik tombol”Pinjam/Kembalikan” jika waktu peminjaman tidak melebihi batas waktu pengembalian akan ada pesan “Koleksi akan diperpanjang?” nantinya petugas akan mengklik tombol “ya” untuk memperpanjang koleksi.

11. Form Katalog

Gambar 4.31 Form Katalog

Form ini digunakan oleh anggota/peminjam untuk menelusuri koleksi perpustakaan melalui komputer. Form ini dirancang untuk menggantikan sistem katalog kartu, sehingga perpsutakaan tidak perlu lagi menyediakan katalog dalam bentuk kartu. Peminjam dapat mencari koleksi yang diinginkan dengan cara

59

memasukkan kode koleksi atau judul koleksi berdasarkan jenis buku, lalu klik tombol cari.

12. Form Ubah Password

Gambar 4.32 Form Ubah Password

Fungsi form ini berfungsi untuk mengubah password atau kata sandi yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi perpustakaan. Setelah mengubah klik tombol “Ubah”.

13. Form Laporan

a. Laporan Anggota

Form ini digunakan oleh petugas untuk melihat jumlah anggota yang dimiliki berdasarkan kelas sehingga petugas dapat mengetahui anggota yang paling banyak dari kelas apa saja dengan melihat pada bentuk grafik.

b. Laporan Koleksi

Gambar 4.34 Laporan Koleksi Perpustakaan

Form ini digunakan oleh petugas untuk melihat jumlah koleksi yang dipunyai perpustakaan berdasarkan kategori, jenis, dan status. Contoh berdasarkan status nantinya petugas dapat melihat koleksi perpustakaan berdasarkan status koleksi yang tersedia dan koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota.

61

c. Laporan Transaksi

Gambar 4.35 Laporan Transaksi Perpustakaan

Fungsi laporan ini adalah petugas dapat melihat jumlah atau persentasi transaksi peminjaman koleksi di perpustakaan berdasarkan hari, bulan, dan tahun. Bisa juga melihat secara manual, yaitu dengan cara memasukkan tanggal transaksi secara manual.

4.4 Evaluasi Uji Coba Sistem

Evaluasi dan uji coba sistem bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi–fungsi yang ada pada aplikasi telah berjalan seperti yang diharapkan. Dengan adanya uji coba ini diharapkan kekurangan atau kelemahan aplikasi dapat diperbaiki sebelum di implementasikan secara nyata.

1. Login

Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Login

2. Pendaftaran Anggota

63

3. Transaksi Peminjaman

Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Transaksi Peminjaman

4. Transaksi Pengembalian/Perpanjangan

64

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

a) Pengembangan sistem yang dilakukan berdasarkan proses bisnis yang ada di

perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo ke dalam sebuah sistem informasi perpustakaan membantu petugas perpustakaan dalam hal pengolahan koleksi, pendaftaran anggota, sirkulasi koleksi, katalog, dan denda keterlambatan.

b) Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi perpustakaan ini

dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan, seperti laporan transaksi peminjaman, laporan data koleksi dan laporan data anggota.

5.2 Saran

Dalam pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan ini, dapat diajukan beberapa saran sebagai berikut :

a) Penambahan fitur untuk backup dan import database ke dalam Sistem

Informasi Perpustakaan.

Penambahan fitur yang mendukung penggunaan barcode reader sehingga

65

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, S. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama.

Qalyubi, S. (2007). Dasar-dasar Ilmu Pengetahuan dan Informasi. Yogyakarta:

UIN Sunan Kalijaga.

Suherman. (2009). Perpustakaan sebagai Jantung Sekolah Referensi Pengelolaan

Perpustakaan Sekolah. Bandung: MQS Publishing.

Wikipedia. (2012, June). Wikipedia. Retrieved June 12, 2012, from en.wikipedia.org:http://en.wikipedia.org/wiki/Dewey_Decimal_Classification.

Form ini digunakan oleh petugas untuk melihat jumlah anggota yang dimiliki berdasarkan kelas sehingga petugas dapat mengetahui anggota yang paling banyak dari kelas apa saja dengan melihat pada bentuk grafik.

b. Laporan Koleksi

Gambar 4.34 Laporan Koleksi Perpustakaan

Form ini digunakan oleh petugas untuk melihat jumlah koleksi yang dipunyai perpustakaan berdasarkan kategori, jenis, dan status. Contoh berdasarkan status nantinya petugas dapat melihat koleksi perpustakaan berdasarkan status koleksi yang tersedia dan koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota.

61

c. Laporan Transaksi

Gambar 4.35 Laporan Transaksi Perpustakaan

Fungsi laporan ini adalah petugas dapat melihat jumlah atau persentasi transaksi peminjaman koleksi di perpustakaan berdasarkan hari, bulan, dan tahun. Bisa juga melihat secara manual, yaitu dengan cara memasukkan tanggal transaksi secara manual.

4.4 Evaluasi Uji Coba Sistem

Evaluasi dan uji coba sistem bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi–fungsi yang ada pada aplikasi telah berjalan seperti yang diharapkan. Dengan adanya uji coba ini diharapkan kekurangan atau kelemahan aplikasi dapat diperbaiki sebelum di implementasikan secara nyata.

1. Login

Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Login 2. Pendaftaran Anggota

63

3. Transaksi Peminjaman

Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Transaksi Peminjaman 4. Transaksi Pengembalian/Perpanjangan

64 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

a) Pengembangan sistem yang dilakukan berdasarkan proses bisnis yang ada di perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo ke dalam sebuah sistem informasi perpustakaan membantu petugas perpustakaan dalam hal pengolahan koleksi, pendaftaran anggota, sirkulasi koleksi, katalog, dan denda keterlambatan. b) Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi perpustakaan ini

dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan, seperti laporan transaksi peminjaman, laporan data koleksi dan laporan data anggota.

5.2 Saran

Dalam pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan ini, dapat diajukan beberapa saran sebagai berikut :

a) Penambahan fitur untuk backup dan import database ke dalam Sistem Informasi Perpustakaan.

Penambahan fitur yang mendukung penggunaan barcode reader sehingga proses sirkulasi (peminjaman, pengembalian, perpanjangan) menjadi lebih cepat.

65

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, S. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama. Qalyubi, S. (2007). Dasar-dasar Ilmu Pengetahuan dan Informasi. Yogyakarta:

UIN Sunan Kalijaga.

Suherman. (2009). Perpustakaan sebagai Jantung Sekolah Referensi Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Bandung: MQS Publishing.

Wikipedia. (2012, June). Wikipedia. Retrieved June 12, 2012, from en.wikipedia.org:http://en.wikipedia.org/wiki/Dewey_Decimal_Classification.