PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI LP3I SIDOARJO.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PERPUSTAKAAN
DI LP3I SIDOARJ O
SKRIPSI
Oleh :
RAHMAD EKA ARDIANTO
NPM : 0832115031
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PERPUSTAKAAN DI LP3I SIDOARJ O
OLEH :
RAHMAD EKA ARDIANTO
NPM : 0832115031
Telah Dipertahankan dan Diterima Oleh Tim Penguji Skripsi J urusan
Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Pada tanggal 12 April 2013
Dosen Penguji
Dosen Pembimbing
1.
1.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Ir. Handoyo, MT
NIP . 19550708 198903 1 001
Suseno Budi Prasetyo. ST. MT.
NIP. 19760503200501 1 002
3.
Ir. Sumiati, MT
NIP. 19601213 199103 2 001
Mengetahui
Kepala J urusan Teknik Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ” Veteran ”
J awa Timur
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PERPUSTAKAAN DI LP3I SIDOARJ O
Disusun Oleh :
RAHMAD EKA ARDIANTO
NPM. 0832115031
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi
J urusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Pada Tanggal : 12 April 2013
Tim Penguji :
1.
Dosen Pembimbing :
1.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Ir. Handoyo, MT
NIP . 19550708 198903 1 001
Suseno Budi Prasetyo. ST. MT
NIP. 19760503200501 1 002
3.
Ir. Sumiati, MT
NIP. 19601213 199103 2 001
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Indsutri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Ir. Sutiyono, MT
NIP. 19600713 198703 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah berkat rahmat Tuhan YME yang telah memberikan Rahmat
dan Hidayah-Nya sehingga Laporan Penelitian Tugas Akhir (Skripsi) dengan
judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan di LP3I
Sidoarjo” dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
Penulisan skripsi ini dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kelulusan
Program Sarjana Strata - 1 (S-1) di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi
Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Terselesaikannya Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya tak lepas dari
bantuan banyak pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini kami ingin mengucapkan
banyak terima kasih kepada :
1. Allah SWT karena atas ijin-NYA lah laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini bisa
terselesaikan tepat pada waktunya.
2. Orang Tua saya yang selalu memberikan dukungan dan doa kepada saya.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto,MP. Selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Ir. Sutiyono, MT. Selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. Selaku ketua jurusan Teknik Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM..Selaku Dosen Pembimbing I
7. Bapak Suseno Budi P. ST. MT Selaku Dosen Pembimbing II
8. Dosen penguji Seminar 1 & 2 maupun Dosen Penguji Skripsi saya.
9. Istri saya yang setia menemani dan membantu dengan doa.
10. Ibu Lussy Widia Asmaraningtyas selaku pembimbing lapangan di LP3I
Sidoarjo dan Seluruh karyawan LP3I Sidoarjo yang telah meluangkan
waktunya terhadap penelitian saya.
11. Teman - teman dan Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian
Skripsi saya.
12. Seluruh Assisten Laboratorium Pemrograman Komputer dan SSI Teknik
Industri Th 2012
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya masih dapat di
katakan jauh dari sempurna dan saya mohon maaf jika penulisan Laporan Tugas
Akhir (Skripsi) ini terdapat kesalahan. Dan semoga Laporan Tugas Akhir
(Skripsi) ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Surabaya,5 Maret 2013
Hormat kami
Penyusun
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah berkat rahmat Tuhan YME yang telah memberikan Rahmat
dan Hidayah-Nya sehingga Laporan Penelitian Tugas Akhir (Skripsi) dengan
judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan di LP3I
Sidoarjo” dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
Penulisan skripsi ini dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kelulusan
Program Sarjana Strata - 1 (S-1) di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi
Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Terselesaikannya Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya tak lepas dari
bantuan banyak pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini kami ingin mengucapkan
banyak terima kasih kepada :
1. Allah SWT karena atas ijin-NYA lah laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini bisa
terselesaikan tepat pada waktunya.
2. Orang Tua saya yang selalu memberikan dukungan dan doa kepada saya.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto,MP. Selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Ir. Sutiyono, MT. Selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. Selaku ketua jurusan Teknik Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM..Selaku Dosen Pembimbing I
7. Bapak Suseno Budi P. ST. MT Selaku Dosen Pembimbing II
8. Dosen penguji Seminar 1 & 2 maupun Dosen Penguji Skripsi saya.
9. Istri saya yang setia menemani dan membantu dengan doa.
10. Ibu Lussy Widia Asmaraningtyas selaku pembimbing lapangan di LP3I
Sidoarjo dan Seluruh karyawan LP3I Sidoarjo yang telah meluangkan
waktunya terhadap penelitian saya.
11. Teman - teman dan Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian
Skripsi saya.
12. Seluruh Assisten Laboratorium Pemrograman Komputer dan SSI Teknik
Industri Th 2012
i
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya masih dapat di
katakan jauh dari sempurna dan saya mohon maaf jika penulisan Laporan Tugas
Akhir (Skripsi) ini terdapat kesalahan. Dan semoga Laporan Tugas Akhir
(Skripsi) ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Surabaya,5 Maret 2013
Hormat kami
Penyusun
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI .....................................................................................................iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ix
ABSTRAKSI .....................................................................................................xi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang…………......…………………………...………... 1
1.2 Perumusan Masalah…………………………………….................. 2
1.3 Batasan Masalah……………………………………………...…… 3
1.4 Asumsi - asumsi……………………………………………...…... 3
1.5 Tujuan Penelitian…………………………………...…………….. 4
1.6 Manfaat Penelitian…………………………………...……………. 4
1.7 SistematikaPenulisan…………………...………………………… 5
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem…........................………….……………..………………… 7
2.1.1 Definisi Sistem.......……………………………………...... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem…………………………………….… 8
2.1.3 Klasifikasi Sistem................................................................. 11
2.2 Informasi.......................……...……………………………………. 13
2.2.1 Definisi Informasi..……….....…………………………...... 13
2.2.2 Siklus Informasi…………………………………….........
14
2.2.3 Kualitas Informasi………………………………………..
15
iii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.4 Nilai Informasi.................................................................... 16
2.3 Sistem Informasi.....................……………………..…………...... 17
2.3.1 DefinisiSistem Informasi........…………………...............
17
2.3.2 Komponen Sistem Informasi.............................................. 18
2.3.3 Tipe Sistem Informasi........................................................
20
2.4 Sistem Informasi Manajemen…………………………………...... 21
2.5 Organisasi dan Informasi...........………………….……………...... 23
2.6 PengembanganSistem…………………………………………….. 24
2.6.1 Perlunya Pengembangan Sistem….....……………...…….... 24
2.6.2 Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem………...………..... 27
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem…………….....………. 29
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.................................. 31
2.6.4.1 Tahap Perencanaan Sistem................................... 32
2.6.4.2 Tahap Analisis Sistem.......................................... 32
2.6.4.3 Tahap Perancangan Sistem.................................. 33
2.6.4.4 Tahap Implementasi Sistem.................................. 34
2.6.5 Analis dan Pemrograman Sistem......................................... 34
2.6.6 Alat – alat Pengembangan Sistem........................................ 35
2.6.6.1 Bagan Alir............................................................. 36
2.6.6.2 Diagram Arus Data ( DAD )................................ 43
2.6.6.3 Diagram ER (Entity Relationship)........................ 48
2.6.6.4 HIPO (Hierarki Plus Input-Proses-Output).........
49
2.7 Desain SistemSecara Umum................…....................................... 50
2.7.1
Desain Database Secara Umum.......................................... 51
iv
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.7.2
Desain Input Secara Umum................................................. 52
2.7.3
Desain Output Secara Umum.............................................. 54
2.8 Pengertian Perpustakaan ...……....................................................... 55
2.8.1
Pengertian Perpustakaan …………………………………. 55
2.8.2
Prosedur Perpustakaan …………………………………….56
2.8.3
Rancangan SIM Perpustakaan LP3I Sidoarjo ……………..58
2.9 Visual Basic.............………............................................................. 59
2.10 Microsoft Access 2007...................................................................... 61
2.11 Penelitian Terdahulu.......................................................................... 63
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………………...………... 64
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel……………………. 64
3.2.1 Identifikasi Variabel ………………………………………… 64
3.2.2 Definisi Operasional Variabel ………………………………..64
3.3 Metode Pengumpulan Data…………………..……………………. 65
3.4 Metode Pengolahan Data………………………………………..
66
3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah………………………….. 66
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem……….………………...……….................... 73
4.1.1 Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur, Serta Fungsi …….74
4.2 Analisa Sistem dan Identifikasi Prosedur........……………………. 74
4.2.1 Analisa Sistem………………………………………………..75
4.2.1.1 Prosedur Daftar Anggota..………………………… 75
4.2.1.2 Prosedur Peminjaman Buku………………………… 75
v
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.2.1.3 Prosedur Pengembalian Buku..…………………… 75
4.2.1.4 Prosedur Input Buku………....…………………… 76
4.2.1.5 Prosedur Pembuatan Laporan..…………………… 76
4.2.2 Identifikasi Prosedur………..………………………………..76
4.2.3 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi ………………..76
4.2.3.1 Analisa Dokumen dan Laporan..…………………… 77
4.2.3.2 Analisa Kebutuhan Informasi.....…………………… 77
4.2.3 Analisa Penjaringan Data ……………………………………78
4.3 Pengembangan Sistem dan Prosedur………..……………………. 78
4.3.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang ....................................79
4.4 Diagram Arus Data ............……………………………………….. 80
4.4.1 Context Diagram…………………………………………… 80
4.4.2 Bagan Berjenjang ……………………………………………81
4.4.3 Diagram Arus Data …………………………………………..81
4.4.4 Diagram Arus Data (DAD) level 1 …………………………..82
4.4.4.1 Proses Input Buku ………………………………… 82
4.4.4.2 Proses Input Anggota……………………………… 82
4.4.4.3 Proses Peminjaman………………………………… 83
4.4.4.4 Proses Pengembalian ……………………………… 83
4.4.4.5 Proses Pembuatan Laporan………………………… 84
4.5 Entity Relationship Diagram ..................………………………….. 83
4.5.1 Entity Relationship Diagram.………………………………...83
4.6 Perancangan Database………………………………………………85
4.7 Desain Input ………………………………………………………..86
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.8 Verifikasi dan Validasi Komputer ………………………………….90
4.8.1 Verifikas Program Komputer ……………………………..…90
4.8.2 Validasi Rancangan SIM Perpustakaan Baru…...……………90
4.9 Pembahasan ……………………………………………………… 92
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ...........................………….………………...………... 93
5.2 Saran ...............................................................……………………. 93
vii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR TABEL
Tabel
4.1
Tabel Identifikasi Prosedur………….......................................... 76
Tabel
4.2
Tabel Analisa Dokumen dan Laporan ........................................ 77
Tabel
4.3
Tabel Analisa Kebutuhan Informasi............................................ 78
Tabel
4.4
Tabel Analisa Penjaringan Data …........................................78
Tabel
4.5
Tabel Perhitungan perbandingan waktu SIM dan manual............91.
viii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Karakteristik Suatu Sistem......................................................... 11
Gambar 2.2
Transformasi data menjadi Informasi....……………………..... 13
Gambar 2.3
Siklus Informasi......................................................................... 14
Gambar 2.4
Pilar Kualitas Informasi............................................................. 15
Gambar 2.5
Hubungan Tipe Informasi dan Tingkatan Manajemen................ 21
Gambar 2.6
Pengembangan Sistem................................................................ 26
Gambar 2.7
Siklus Hidup Pengembangan Sistem.......................................... 31
Gambar 2.8
Simbol yang digunakan di bagan alir sistem.............................. 39
Gambar 2.9
Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen......................... 41
Gambar 2.10 Simbol yang digunakan di bagan alir program........................... 43
Gambar 2.11 Notasi Proses DAD..................................................................... 45
Gambar 2.12 Penjelasan di simbol proses........................................................ 46
Gambar 2.13 Simbol dari simpanan data di DAD........................................... 47
Gambar 2.14 Diagram HIPO........................................................................... 50
Gambar 2.15 Rancangan SIM Perpustakaan LP3I Sidoarjo ........................... 58
Gambar 3.1
Langkah-langkah pemecahan masalah........................................ 67
Gambar 4.1
DAD Sistem lama yang di pakai…………………….…………. 73
Gambar 4.2
DAD Sistem baru yang di ajukan...…………………………… 73
Gambar 4.3
Context diagram …………………………………….…………..80
Gambar 4.4
DAD Level 0 ……………………………………………………81
Gambar 4.5
DAD Level 1 proses 1 (Proses Input Buku)…..…………………82
Gambar 4.6
DAD Level 1 proses 2 ( Proses Input Anggota)…...…………….82
Gambar 4.7
DAD Level 1 proses 3 ( Proses Peminjaman )..………………….83
Gambar 4.8
DAD Level 1 proses 4 ( Proses Pengembalian)…….…………….83
Gambar 4.9
DAD Level 1 proses 5 ( Proses Pembuatan Laporan)…………....84
Gambar 4.10
ERD Sistem Informasi Perpustakaan…………………………...84
Gambar 4.11
Tampilan Pembuka SIM Perpustakaan ….……………………..86
Gambar 4.12
Tampilan Pembuka SIM Perpustakaan ….……………………..86
Gambar 4.13 Tampilan Pengolahan Data Anggota ( Input Data Anggota ) .....87
Gambar 4.14 Tampilan Pengolahan Data Buku ( Input Data Buku)……….....87
ix
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Gambar 4.15 Tampilan Pengolahan Peminjaman …………………………......88
Gambar 4.13 Tampilan Pengolahan Pengembalian………………………….....88
Gambar 4.14 Tampilan Laporan Peminjaman…………….................................89
Gambar 4.15 Tampilan Laporan Data Buku………………...............................89
x
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PERPUSTAKAAN
DI LP3I SIDOARJ O
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan
bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara
maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada
keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya
informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat
ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
LP3I Sidoarjo adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pendidikan. Dari
usaha yang dijalankan, lembaga pendidikan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki
perpustakaan. Selama ini prosedur peminjaman buku, pengembalian buku, data anggota dan
data buku masih dilakukan secara manual sehingga informasi menjadi lambat.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu
sistem informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari
informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan sistem informasi
berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan selama ini.
Perancangan sistem informasi manajemen perpustakaan ini, menggunakan aplikasi
visual basic 6.0 dan menggunakan microsoft access sebagai databasenya. Software ini
memberikan banyak kelebihan dan keuntungan, diantaranya; ukuran software yang kecil,
software mudah penggunaannya, serta dapat menampung data yang cukup banyak.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen dan Perpustakaan ( Microsoft
Accses,Visual basic 6.0. )
xi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
LIBRARY MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM DESIGN
IN LP3I SIDOARJ O
ABSTRACT
In the current era of globalization, companies must be able to face free
competition happens. For that all the company's resources should be deployed to the
fullest and professionals to support the company's success, which depends on the
success of management. Successful management depends on the availability of
relevant information from appropriate data processing. Work order information can be
handled in a systematic and practical, it is necessary to Management Information
Systems.
LP3I Sidoarjo is a company engaged in the business of education. Of a
business carried on, this institution has stood long enough and has a library. During
this procedure borrowing books, returning books, data members and data books are
still done manually so the information becomes slow.
To meet the need for this information, it is necessary to develop an adequate
information system so as to provide better information than the information provided
by the existing system for this. Design of computer-based information system was
expected to answer the problems that exist on Library Management Information
System for the.
The design of the library management information system, using Visual Basic
6.0 applications and uses Microsoft Access as the database. This software provides
many advantages and benefits, including; small size of the software, the software is
easy to use, and can hold quite a lot of data.
Key words: Management Information and Library System (Microsoft Accses, Visual
Basic 6.0.)
xii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta
persaingan bebas yang terjadi,
lembaga pendidikan yang bermunculan harus
mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam
persaingan yang kompetitif. Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan
pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut serta memberikan peran.
Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang
baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan
perpustakaan. Untuk itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya
memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan
sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
Salah satu
pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan
sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi
manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga
informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan
menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehariharinya.
LP3I Sidoarjo adalah perusahaan yang bergerak di bidang
usaha
pendidikan, usaha pendidikan yang dikelola antara lain program diploma 2 dan
program diploma 3. Dari usaha yang dijalankan, lembaga pendidikan ini telah
1
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2
berdiri cukup lama dan memiliki perpustakaan. Pada lembaga pendidikan ini
sistem perpustakaan masih dilakukan secara manual.
Perpustakaan sebagai subsistem dari manajemen education merupakan hal
yang vital bagi LP3I Sidoarjo, karena sangat berpengaruh terhadap output siswa.
Sistem perpustakaan yang masih bersifat manual, yaitu dengan pencatatan
langsung secara fungsinya akan mengakibatkan keterlambatan informasi buku,
peminjaman dan siswa yang aktif meminjam di perpustakaan..
Melihat masalah diatas maka LP3I Sidoarjo, memerlukan suatu solusi
yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya pihak bagian
perpustakaan agar dapat pelayanan kepada siswa lebih efektif dan efisien. Dengan
perkembangan teknologi berbasis komputer, diharapkan seorang pelaku
perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas
menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya,
sehingga dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
mempermudah petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih
tepat serta pelaporannya kepada manajemen lebih akurat dan relevan
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas dapat dirumusan suatu
permasalahan : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan di LP3I SIDOARJO agar pelayanan perpustakaan menjadi lebih
cepat, tepat, serta pelaporan perpustakaan menjadi lebih akurat dan relevan ?”
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi
Manajemen Perpustakaan di lembaga pendidikan, maka permasalahan perlu
dibatasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perangkat lunak
pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.
3.
Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi
kelayakan ekonomi.
4.
1.4
Data yang di ambil hanya dari sistem manajemen perpustakaan saja.
Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi
manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi
dari lembaga pendidikan
2. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer
3. Tersedianya dana untuk pengadaan alat keras
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
1.5
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah ”Merancang Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan di LP3I SIDOARJO agar pelayanan perpustakaan menjadi lebih
cepat, tepat, serta pelaporan perpustakaan menjadi lebih akurat dan relevan”
1.6
Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan
diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Lembaga Pendidikan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan
sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat
ketelitiannya.
- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif
terbaik sebagai keputusan yang tepat.
- Membantu kelancaran operasional kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat,
akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat
menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat
menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa
mendatang.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
5
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat
secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
- Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi
mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang
digunakan, manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan
dengan topik-topik yang dibahas antara lain konsep dasar sistem,
konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar
sistem
informasi
manajemen,
pengembangan
sistem,
alat-alat
pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen,
bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
6
didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan
masalah.
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem,
perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan
program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan
sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan
saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1
Sistem
2.1.1
Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling
tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah
sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama
untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah
seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang
dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya,
didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut : ( Jogiyanto, 2005:2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.”didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981)
sebagai
berikut:(Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
“Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
7
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
8
Pendekatan suatu sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang
struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu
organisasi dengan cara yang efisien dan yang paling baik.(Sutabri, 2003 : 10)
2.1.2
Karakteristik Sistem
Dalam menganalisa suatu sistem, kita perlu memperhatikan karakteristik
sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
(Jogiyanto, 2005 : 3)
1.
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar yang disebut dengan supra system. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut
dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat
disebut dengan supra system. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
9
2.
Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem.
4.
Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang
lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat
berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5.
Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
10
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6.
Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer,
panas
yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7.
Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapaoran keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8.
Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
11
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
Gambar 2.1 Karakter istik sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3
Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
12
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem
informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
13
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2
Infor masi
2.2.1
Definisi Informasi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam
hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005
: 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana
ditunjukkan oleh gambar 2.2. Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan
diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data
yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpanan diperlukan sebagai alat
simpanan data, pengolah, maupun informasi. (Sutanta, 2003 : 10)
Gambar 2.2 Transfor masi data menjadi infor masi
(Sumber : Edhy Sutanta,Graha Ilmu, 2003, hal 10)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
14
2.2.2
Siklus Infor masi
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang
masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut. Data diolah menjadi suatu model
yang dapat menghasilkan suatu informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan
siklus informasi (information cycle). (Jogiyanto, 2005 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing
cycles).
Proses
(Model)
Input
(Data)
Output
(Informasi
Dasar
Data
Data
(ditangkap
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Gambar 2.3 Siklus Infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 9)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
15
2.2.3
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari
informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
RELEVAN
TEPAT WAKTU
AKURAT
Kualitas
Infor masi
Gambar 2.4 Pilar kualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1.
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2.
Tepat pada waktunya
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
16
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mencapai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam mengambil keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3.
Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan
untuk akuntan.
2.2.4
Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya. (Jogiyanto, 2005 : 11) Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang dipergunakan
di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
17
informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya,
karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam
perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
keuntungan dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit.
2.3
Sistem Infor masi
2.3.1
Definisi Sistem Infor masi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :(Jogiyanto, 2005: 11)
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang
sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta tuntutantuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem
informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi
pengembangan kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
18
2.3.2
Komponen Sistem Infor masi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa (Jogiyanto, 2005:
12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah
blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model
block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis
data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut
masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah
sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
19
4. Blok Teknologi(technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool- box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga
bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa,
supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik
juga berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses
atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
20
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat cepat langsung diatasi.
2.3.3
Tipe Sistem Informasi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan
pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan
informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di
dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan
tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe
informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (Jogiyanto, 2005: 69)
1.
Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk
menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah
mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer
bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2.
Informasi pengarahan perhatian
PERPUSTAKAAN
DI LP3I SIDOARJ O
SKRIPSI
Oleh :
RAHMAD EKA ARDIANTO
NPM : 0832115031
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PERPUSTAKAAN DI LP3I SIDOARJ O
OLEH :
RAHMAD EKA ARDIANTO
NPM : 0832115031
Telah Dipertahankan dan Diterima Oleh Tim Penguji Skripsi J urusan
Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Pada tanggal 12 April 2013
Dosen Penguji
Dosen Pembimbing
1.
1.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Ir. Handoyo, MT
NIP . 19550708 198903 1 001
Suseno Budi Prasetyo. ST. MT.
NIP. 19760503200501 1 002
3.
Ir. Sumiati, MT
NIP. 19601213 199103 2 001
Mengetahui
Kepala J urusan Teknik Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ” Veteran ”
J awa Timur
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PERPUSTAKAAN DI LP3I SIDOARJ O
Disusun Oleh :
RAHMAD EKA ARDIANTO
NPM. 0832115031
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi
J urusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Pada Tanggal : 12 April 2013
Tim Penguji :
1.
Dosen Pembimbing :
1.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM
NIP. 1961130 199003 1 001
2.
Ir. Handoyo, MT
NIP . 19550708 198903 1 001
Suseno Budi Prasetyo. ST. MT
NIP. 19760503200501 1 002
3.
Ir. Sumiati, MT
NIP. 19601213 199103 2 001
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Indsutri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Ir. Sutiyono, MT
NIP. 19600713 198703 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah berkat rahmat Tuhan YME yang telah memberikan Rahmat
dan Hidayah-Nya sehingga Laporan Penelitian Tugas Akhir (Skripsi) dengan
judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan di LP3I
Sidoarjo” dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
Penulisan skripsi ini dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kelulusan
Program Sarjana Strata - 1 (S-1) di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi
Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Terselesaikannya Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya tak lepas dari
bantuan banyak pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini kami ingin mengucapkan
banyak terima kasih kepada :
1. Allah SWT karena atas ijin-NYA lah laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini bisa
terselesaikan tepat pada waktunya.
2. Orang Tua saya yang selalu memberikan dukungan dan doa kepada saya.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto,MP. Selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Ir. Sutiyono, MT. Selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. Selaku ketua jurusan Teknik Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM..Selaku Dosen Pembimbing I
7. Bapak Suseno Budi P. ST. MT Selaku Dosen Pembimbing II
8. Dosen penguji Seminar 1 & 2 maupun Dosen Penguji Skripsi saya.
9. Istri saya yang setia menemani dan membantu dengan doa.
10. Ibu Lussy Widia Asmaraningtyas selaku pembimbing lapangan di LP3I
Sidoarjo dan Seluruh karyawan LP3I Sidoarjo yang telah meluangkan
waktunya terhadap penelitian saya.
11. Teman - teman dan Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian
Skripsi saya.
12. Seluruh Assisten Laboratorium Pemrograman Komputer dan SSI Teknik
Industri Th 2012
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya masih dapat di
katakan jauh dari sempurna dan saya mohon maaf jika penulisan Laporan Tugas
Akhir (Skripsi) ini terdapat kesalahan. Dan semoga Laporan Tugas Akhir
(Skripsi) ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Surabaya,5 Maret 2013
Hormat kami
Penyusun
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah berkat rahmat Tuhan YME yang telah memberikan Rahmat
dan Hidayah-Nya sehingga Laporan Penelitian Tugas Akhir (Skripsi) dengan
judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan di LP3I
Sidoarjo” dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
Penulisan skripsi ini dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kelulusan
Program Sarjana Strata - 1 (S-1) di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi
Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Terselesaikannya Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya tak lepas dari
bantuan banyak pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini kami ingin mengucapkan
banyak terima kasih kepada :
1. Allah SWT karena atas ijin-NYA lah laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini bisa
terselesaikan tepat pada waktunya.
2. Orang Tua saya yang selalu memberikan dukungan dan doa kepada saya.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto,MP. Selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Ir. Sutiyono, MT. Selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. Selaku ketua jurusan Teknik Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM..Selaku Dosen Pembimbing I
7. Bapak Suseno Budi P. ST. MT Selaku Dosen Pembimbing II
8. Dosen penguji Seminar 1 & 2 maupun Dosen Penguji Skripsi saya.
9. Istri saya yang setia menemani dan membantu dengan doa.
10. Ibu Lussy Widia Asmaraningtyas selaku pembimbing lapangan di LP3I
Sidoarjo dan Seluruh karyawan LP3I Sidoarjo yang telah meluangkan
waktunya terhadap penelitian saya.
11. Teman - teman dan Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian
Skripsi saya.
12. Seluruh Assisten Laboratorium Pemrograman Komputer dan SSI Teknik
Industri Th 2012
i
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini tentunya masih dapat di
katakan jauh dari sempurna dan saya mohon maaf jika penulisan Laporan Tugas
Akhir (Skripsi) ini terdapat kesalahan. Dan semoga Laporan Tugas Akhir
(Skripsi) ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Surabaya,5 Maret 2013
Hormat kami
Penyusun
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI .....................................................................................................iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ix
ABSTRAKSI .....................................................................................................xi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang…………......…………………………...………... 1
1.2 Perumusan Masalah…………………………………….................. 2
1.3 Batasan Masalah……………………………………………...…… 3
1.4 Asumsi - asumsi……………………………………………...…... 3
1.5 Tujuan Penelitian…………………………………...…………….. 4
1.6 Manfaat Penelitian…………………………………...……………. 4
1.7 SistematikaPenulisan…………………...………………………… 5
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem…........................………….……………..………………… 7
2.1.1 Definisi Sistem.......……………………………………...... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem…………………………………….… 8
2.1.3 Klasifikasi Sistem................................................................. 11
2.2 Informasi.......................……...……………………………………. 13
2.2.1 Definisi Informasi..……….....…………………………...... 13
2.2.2 Siklus Informasi…………………………………….........
14
2.2.3 Kualitas Informasi………………………………………..
15
iii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.4 Nilai Informasi.................................................................... 16
2.3 Sistem Informasi.....................……………………..…………...... 17
2.3.1 DefinisiSistem Informasi........…………………...............
17
2.3.2 Komponen Sistem Informasi.............................................. 18
2.3.3 Tipe Sistem Informasi........................................................
20
2.4 Sistem Informasi Manajemen…………………………………...... 21
2.5 Organisasi dan Informasi...........………………….……………...... 23
2.6 PengembanganSistem…………………………………………….. 24
2.6.1 Perlunya Pengembangan Sistem….....……………...…….... 24
2.6.2 Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem………...………..... 27
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem…………….....………. 29
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.................................. 31
2.6.4.1 Tahap Perencanaan Sistem................................... 32
2.6.4.2 Tahap Analisis Sistem.......................................... 32
2.6.4.3 Tahap Perancangan Sistem.................................. 33
2.6.4.4 Tahap Implementasi Sistem.................................. 34
2.6.5 Analis dan Pemrograman Sistem......................................... 34
2.6.6 Alat – alat Pengembangan Sistem........................................ 35
2.6.6.1 Bagan Alir............................................................. 36
2.6.6.2 Diagram Arus Data ( DAD )................................ 43
2.6.6.3 Diagram ER (Entity Relationship)........................ 48
2.6.6.4 HIPO (Hierarki Plus Input-Proses-Output).........
49
2.7 Desain SistemSecara Umum................…....................................... 50
2.7.1
Desain Database Secara Umum.......................................... 51
iv
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.7.2
Desain Input Secara Umum................................................. 52
2.7.3
Desain Output Secara Umum.............................................. 54
2.8 Pengertian Perpustakaan ...……....................................................... 55
2.8.1
Pengertian Perpustakaan …………………………………. 55
2.8.2
Prosedur Perpustakaan …………………………………….56
2.8.3
Rancangan SIM Perpustakaan LP3I Sidoarjo ……………..58
2.9 Visual Basic.............………............................................................. 59
2.10 Microsoft Access 2007...................................................................... 61
2.11 Penelitian Terdahulu.......................................................................... 63
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………………...………... 64
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel……………………. 64
3.2.1 Identifikasi Variabel ………………………………………… 64
3.2.2 Definisi Operasional Variabel ………………………………..64
3.3 Metode Pengumpulan Data…………………..……………………. 65
3.4 Metode Pengolahan Data………………………………………..
66
3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah………………………….. 66
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem……….………………...……….................... 73
4.1.1 Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur, Serta Fungsi …….74
4.2 Analisa Sistem dan Identifikasi Prosedur........……………………. 74
4.2.1 Analisa Sistem………………………………………………..75
4.2.1.1 Prosedur Daftar Anggota..………………………… 75
4.2.1.2 Prosedur Peminjaman Buku………………………… 75
v
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.2.1.3 Prosedur Pengembalian Buku..…………………… 75
4.2.1.4 Prosedur Input Buku………....…………………… 76
4.2.1.5 Prosedur Pembuatan Laporan..…………………… 76
4.2.2 Identifikasi Prosedur………..………………………………..76
4.2.3 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi ………………..76
4.2.3.1 Analisa Dokumen dan Laporan..…………………… 77
4.2.3.2 Analisa Kebutuhan Informasi.....…………………… 77
4.2.3 Analisa Penjaringan Data ……………………………………78
4.3 Pengembangan Sistem dan Prosedur………..……………………. 78
4.3.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang ....................................79
4.4 Diagram Arus Data ............……………………………………….. 80
4.4.1 Context Diagram…………………………………………… 80
4.4.2 Bagan Berjenjang ……………………………………………81
4.4.3 Diagram Arus Data …………………………………………..81
4.4.4 Diagram Arus Data (DAD) level 1 …………………………..82
4.4.4.1 Proses Input Buku ………………………………… 82
4.4.4.2 Proses Input Anggota……………………………… 82
4.4.4.3 Proses Peminjaman………………………………… 83
4.4.4.4 Proses Pengembalian ……………………………… 83
4.4.4.5 Proses Pembuatan Laporan………………………… 84
4.5 Entity Relationship Diagram ..................………………………….. 83
4.5.1 Entity Relationship Diagram.………………………………...83
4.6 Perancangan Database………………………………………………85
4.7 Desain Input ………………………………………………………..86
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.8 Verifikasi dan Validasi Komputer ………………………………….90
4.8.1 Verifikas Program Komputer ……………………………..…90
4.8.2 Validasi Rancangan SIM Perpustakaan Baru…...……………90
4.9 Pembahasan ……………………………………………………… 92
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ...........................………….………………...………... 93
5.2 Saran ...............................................................……………………. 93
vii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR TABEL
Tabel
4.1
Tabel Identifikasi Prosedur………….......................................... 76
Tabel
4.2
Tabel Analisa Dokumen dan Laporan ........................................ 77
Tabel
4.3
Tabel Analisa Kebutuhan Informasi............................................ 78
Tabel
4.4
Tabel Analisa Penjaringan Data …........................................78
Tabel
4.5
Tabel Perhitungan perbandingan waktu SIM dan manual............91.
viii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Karakteristik Suatu Sistem......................................................... 11
Gambar 2.2
Transformasi data menjadi Informasi....……………………..... 13
Gambar 2.3
Siklus Informasi......................................................................... 14
Gambar 2.4
Pilar Kualitas Informasi............................................................. 15
Gambar 2.5
Hubungan Tipe Informasi dan Tingkatan Manajemen................ 21
Gambar 2.6
Pengembangan Sistem................................................................ 26
Gambar 2.7
Siklus Hidup Pengembangan Sistem.......................................... 31
Gambar 2.8
Simbol yang digunakan di bagan alir sistem.............................. 39
Gambar 2.9
Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen......................... 41
Gambar 2.10 Simbol yang digunakan di bagan alir program........................... 43
Gambar 2.11 Notasi Proses DAD..................................................................... 45
Gambar 2.12 Penjelasan di simbol proses........................................................ 46
Gambar 2.13 Simbol dari simpanan data di DAD........................................... 47
Gambar 2.14 Diagram HIPO........................................................................... 50
Gambar 2.15 Rancangan SIM Perpustakaan LP3I Sidoarjo ........................... 58
Gambar 3.1
Langkah-langkah pemecahan masalah........................................ 67
Gambar 4.1
DAD Sistem lama yang di pakai…………………….…………. 73
Gambar 4.2
DAD Sistem baru yang di ajukan...…………………………… 73
Gambar 4.3
Context diagram …………………………………….…………..80
Gambar 4.4
DAD Level 0 ……………………………………………………81
Gambar 4.5
DAD Level 1 proses 1 (Proses Input Buku)…..…………………82
Gambar 4.6
DAD Level 1 proses 2 ( Proses Input Anggota)…...…………….82
Gambar 4.7
DAD Level 1 proses 3 ( Proses Peminjaman )..………………….83
Gambar 4.8
DAD Level 1 proses 4 ( Proses Pengembalian)…….…………….83
Gambar 4.9
DAD Level 1 proses 5 ( Proses Pembuatan Laporan)…………....84
Gambar 4.10
ERD Sistem Informasi Perpustakaan…………………………...84
Gambar 4.11
Tampilan Pembuka SIM Perpustakaan ….……………………..86
Gambar 4.12
Tampilan Pembuka SIM Perpustakaan ….……………………..86
Gambar 4.13 Tampilan Pengolahan Data Anggota ( Input Data Anggota ) .....87
Gambar 4.14 Tampilan Pengolahan Data Buku ( Input Data Buku)……….....87
ix
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Gambar 4.15 Tampilan Pengolahan Peminjaman …………………………......88
Gambar 4.13 Tampilan Pengolahan Pengembalian………………………….....88
Gambar 4.14 Tampilan Laporan Peminjaman…………….................................89
Gambar 4.15 Tampilan Laporan Data Buku………………...............................89
x
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PERPUSTAKAAN
DI LP3I SIDOARJ O
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan
bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara
maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada
keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya
informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat
ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
LP3I Sidoarjo adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pendidikan. Dari
usaha yang dijalankan, lembaga pendidikan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki
perpustakaan. Selama ini prosedur peminjaman buku, pengembalian buku, data anggota dan
data buku masih dilakukan secara manual sehingga informasi menjadi lambat.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu
sistem informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari
informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan sistem informasi
berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan selama ini.
Perancangan sistem informasi manajemen perpustakaan ini, menggunakan aplikasi
visual basic 6.0 dan menggunakan microsoft access sebagai databasenya. Software ini
memberikan banyak kelebihan dan keuntungan, diantaranya; ukuran software yang kecil,
software mudah penggunaannya, serta dapat menampung data yang cukup banyak.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen dan Perpustakaan ( Microsoft
Accses,Visual basic 6.0. )
xi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
LIBRARY MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM DESIGN
IN LP3I SIDOARJ O
ABSTRACT
In the current era of globalization, companies must be able to face free
competition happens. For that all the company's resources should be deployed to the
fullest and professionals to support the company's success, which depends on the
success of management. Successful management depends on the availability of
relevant information from appropriate data processing. Work order information can be
handled in a systematic and practical, it is necessary to Management Information
Systems.
LP3I Sidoarjo is a company engaged in the business of education. Of a
business carried on, this institution has stood long enough and has a library. During
this procedure borrowing books, returning books, data members and data books are
still done manually so the information becomes slow.
To meet the need for this information, it is necessary to develop an adequate
information system so as to provide better information than the information provided
by the existing system for this. Design of computer-based information system was
expected to answer the problems that exist on Library Management Information
System for the.
The design of the library management information system, using Visual Basic
6.0 applications and uses Microsoft Access as the database. This software provides
many advantages and benefits, including; small size of the software, the software is
easy to use, and can hold quite a lot of data.
Key words: Management Information and Library System (Microsoft Accses, Visual
Basic 6.0.)
xii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta
persaingan bebas yang terjadi,
lembaga pendidikan yang bermunculan harus
mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam
persaingan yang kompetitif. Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan
pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut serta memberikan peran.
Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang
baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan
perpustakaan. Untuk itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya
memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan
sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
Salah satu
pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan
sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi
manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga
informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan
menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehariharinya.
LP3I Sidoarjo adalah perusahaan yang bergerak di bidang
usaha
pendidikan, usaha pendidikan yang dikelola antara lain program diploma 2 dan
program diploma 3. Dari usaha yang dijalankan, lembaga pendidikan ini telah
1
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2
berdiri cukup lama dan memiliki perpustakaan. Pada lembaga pendidikan ini
sistem perpustakaan masih dilakukan secara manual.
Perpustakaan sebagai subsistem dari manajemen education merupakan hal
yang vital bagi LP3I Sidoarjo, karena sangat berpengaruh terhadap output siswa.
Sistem perpustakaan yang masih bersifat manual, yaitu dengan pencatatan
langsung secara fungsinya akan mengakibatkan keterlambatan informasi buku,
peminjaman dan siswa yang aktif meminjam di perpustakaan..
Melihat masalah diatas maka LP3I Sidoarjo, memerlukan suatu solusi
yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya pihak bagian
perpustakaan agar dapat pelayanan kepada siswa lebih efektif dan efisien. Dengan
perkembangan teknologi berbasis komputer, diharapkan seorang pelaku
perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas
menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya,
sehingga dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
mempermudah petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih
tepat serta pelaporannya kepada manajemen lebih akurat dan relevan
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas dapat dirumusan suatu
permasalahan : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan di LP3I SIDOARJO agar pelayanan perpustakaan menjadi lebih
cepat, tepat, serta pelaporan perpustakaan menjadi lebih akurat dan relevan ?”
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi
Manajemen Perpustakaan di lembaga pendidikan, maka permasalahan perlu
dibatasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perangkat lunak
pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.
3.
Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi
kelayakan ekonomi.
4.
1.4
Data yang di ambil hanya dari sistem manajemen perpustakaan saja.
Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi
manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi
dari lembaga pendidikan
2. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer
3. Tersedianya dana untuk pengadaan alat keras
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
1.5
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah ”Merancang Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan di LP3I SIDOARJO agar pelayanan perpustakaan menjadi lebih
cepat, tepat, serta pelaporan perpustakaan menjadi lebih akurat dan relevan”
1.6
Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan
diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Lembaga Pendidikan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan
sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat
ketelitiannya.
- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif
terbaik sebagai keputusan yang tepat.
- Membantu kelancaran operasional kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat,
akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat
menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat
menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa
mendatang.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
5
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat
secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
- Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi
mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang
digunakan, manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan
dengan topik-topik yang dibahas antara lain konsep dasar sistem,
konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar
sistem
informasi
manajemen,
pengembangan
sistem,
alat-alat
pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen,
bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
6
didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan
masalah.
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem,
perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan
program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan
sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan
saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1
Sistem
2.1.1
Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling
tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah
sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama
untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah
seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang
dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya,
didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut : ( Jogiyanto, 2005:2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.”didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981)
sebagai
berikut:(Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
“Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
7
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
8
Pendekatan suatu sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang
struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu
organisasi dengan cara yang efisien dan yang paling baik.(Sutabri, 2003 : 10)
2.1.2
Karakteristik Sistem
Dalam menganalisa suatu sistem, kita perlu memperhatikan karakteristik
sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
(Jogiyanto, 2005 : 3)
1.
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar yang disebut dengan supra system. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut
dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat
disebut dengan supra system. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
9
2.
Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem.
4.
Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang
lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat
berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5.
Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
10
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6.
Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer,
panas
yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7.
Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapaoran keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8.
Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
11
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
Gambar 2.1 Karakter istik sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3
Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
12
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem
informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
13
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2
Infor masi
2.2.1
Definisi Informasi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam
hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005
: 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana
ditunjukkan oleh gambar 2.2. Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan
diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data
yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpanan diperlukan sebagai alat
simpanan data, pengolah, maupun informasi. (Sutanta, 2003 : 10)
Gambar 2.2 Transfor masi data menjadi infor masi
(Sumber : Edhy Sutanta,Graha Ilmu, 2003, hal 10)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
14
2.2.2
Siklus Infor masi
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang
masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut. Data diolah menjadi suatu model
yang dapat menghasilkan suatu informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan
siklus informasi (information cycle). (Jogiyanto, 2005 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing
cycles).
Proses
(Model)
Input
(Data)
Output
(Informasi
Dasar
Data
Data
(ditangkap
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Gambar 2.3 Siklus Infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 9)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
15
2.2.3
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari
informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
RELEVAN
TEPAT WAKTU
AKURAT
Kualitas
Infor masi
Gambar 2.4 Pilar kualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1.
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2.
Tepat pada waktunya
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
16
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mencapai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam mengambil keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3.
Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan
untuk akuntan.
2.2.4
Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya. (Jogiyanto, 2005 : 11) Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang dipergunakan
di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
17
informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya,
karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam
perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
keuntungan dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit.
2.3
Sistem Infor masi
2.3.1
Definisi Sistem Infor masi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :(Jogiyanto, 2005: 11)
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang
sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta tuntutantuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem
informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi
pengembangan kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
18
2.3.2
Komponen Sistem Infor masi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa (Jogiyanto, 2005:
12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah
blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model
block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis
data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut
masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah
sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
19
4. Blok Teknologi(technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool- box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga
bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa,
supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik
juga berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses
atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
20
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat cepat langsung diatasi.
2.3.3
Tipe Sistem Informasi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan
pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan
informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di
dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan
tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe
informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (Jogiyanto, 2005: 69)
1.
Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk
menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah
mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer
bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2.
Informasi pengarahan perhatian