Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

diberikan kepada siswa baru yang masuk sebagai bukti telah melakukan pembayaran sekolah dan 1 rangkapnya dijadikan arsip bukti pembayaran. 5. Dan jika belum lunas, maka kesiswaan membuat bukti uang muka pembayaran sekolah 2 rangkap. 1 rangkapnya dberikan kepada siswa baru dan 1 rangkapnya yang lain dijadikan arsip. 6. Siswa baru menerima membukti uang muka pembayaran sekolah. 7. Kesiswaan membuat laporan pembayaran lunas dan belum lunas dan laporannya diserahkan kepada kepala sekolah. 8. Kesiswaan membuat laporan pendaftaran siswa baru yang masuk, serta formulir pendaftaran dan persyaratan foto copy ijazah, foto copy SKHUN, photo, surat kelakuan baik, surat keterangan sehat dan surat keterangan tidak buta warna.dijadikan arsip. 9. Laporan pendaftaran siswa baru kepada kepala sekolah, dan laporan rangkapnya di jadikan arsip. Proses Prosedur Pembagian Kelas dan Wali Kelas Yang Sedang Berjalan 1. Tata usaha memberikan arsip laporan pendaftaran siswa baru dan data guru untuk wali kelas kepada kesiswaan. 2. Kesiswaan menerima arsip laporan pendaftaran siswa baru dan data guru dan membuat pembagian siswa perkelas dan wali. 3. Data pembagian kelas siswa perkelas dan wali kelas diberikan kepada siswa, kepala sekolah dan dijadikan arsip Pembagian Siswa Perkelas dan Wali Kelas. 4. Laporan pendaftaran diserahkan kembali kepada tata usaha dan data guru dijadikan arsip. 5. Kesiswaan membuat absen siswa perkelas dari Data pembagian kelas siswa perkelas dan wali kelas. 6. Kesiswaan menyerahkan absen siswa perkelas kepada siswa. 7. Data pembagian kelas siswa perkelas dan wali kelas di arsipkan kembali. Proses Prosedur Jadwal Pelajaran Yang Sedang Berjalan 1. Tata usaha memberikan data guru dan data pembagian Siswa Perkelas dan Wali Kelas kepada kurikulum. 2. Kurikulum menerima data guru dan data pembagian siswa perkelas dan wali kelas. Data tersebut digabungkan dengan data pelajaran yang ada dan kurikulum merekap ulang jadwal pelajaran. Jadwal pelajaran tersebut di serahan kepada guru, siswa dan kepala sekolah serta dijadikan arsip jadwal pelajaran. 3. Kurikulum membuat absen guru dari jadwal pelajaran. 4. Absen Guru diserahkan kepada guru. 5. Jadwal pelajaran disimpan dan dijadikan arsip. Proses Prosedure Pengolahan Nilai yang sedang berjalan 1. Siswa melakukan ulangan harian, UTS dan UAS. 2. Guru menerima ulangan harian, uts dan uas untuk diperiksa dan memberi nilai. Sedangkan UTS dan UAS disimpan dijadikan arsip. 3. Guru membuat rekap data nilai perguru dari nilai harian, UTS dan UAS dan dijadikan arsip. 4. Rekap data nilai perguru tersebut diserahkan kepada kurikulum. Kurikulum mengelola nilai. 5. Data nilai siswa diserahkan kepada wali kelas dan mencatat data nilai di raport sementara. Setelah itu data nilai siswa disimpan dijadikan arsip. 6. Raport sementara ditandatangani oleh wali kelas dan diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. 7. Setelah raport sementara ditandatangani oleh wali kelas dan kepala sekolah, kemudian wali kelas memberikan raport sementara kepada siswa. Proses Prosedure Daftar Ulang Yang sedang Berjalan. 1. Raport sementara yang sudah ditandatangani oleh orang tua siswa diserahkan kepada tata usaha untuk daftar ulang dan membayar SPP bulan pertama. 2. Tata usaha menerima raport sementara siswa dan uang SPP bulan pertama, kemudian mencatat di buku daftar ulang dan membuat bukti daftar ulang. 3. Bukti daftar ulang diserahkan kepada siswa. 4. Tata usaha membuat laporan daftar ulang dari buku daftar ulang. 5. Setelah selesai membuat laporan daftar ulang buku daftar ulang disimpan dijadikan arsip. 6. Laporan tersebut diberikan kepada kepala sekolah. 4.1.2.1.Flow Map Sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flow map yang sedang berjalan sebagai berikut : Keterangan : A = Arsip form pendaftaran yang telah diisi, photo copy ijazah, photo copy SKHUN, photo, surat kelakuan baik, surat keterangan sehat, surat keterangan tidak buta warna. B = Bukti Pembayaran Lunas C = Bukti Uang muka pembayaran D = Data Pembagian siswa perkelas dan wali kelas E = Jadwal pelajaran F = Rekap Data Nilai Siswa perguru H = Laporan pendaftaran siswa baru yang masuk I = Data Guru J = Data Pelajaran K = Arsip UTS dan UAS L = Data Nilai Siswa M = Buku Daftar Ulang N = Raport Sementara Flow Map Pendaftaran Siswa Baru Yang Sedang Berjalan pada SMK Pasundan Rancaekek sebagai berikut : Gambar 4.1 Flow Map Penerimaan Siswa Baru Yang Sedang Berjalan Flow Map Pembagian Kelas dan Wali Kelas Yang Sedang Berjalan pada SMK Pasundan Rancaekek sebagai berikut : Gambar 4.2 Flow Map Pembagian Kelas dan Wali Kelas Yang Sedang Berjalan Flow Map Jadwal Pelajaran Yang Sedang Berjalan pada SMK Pasundan Rancaekek sebagai berikut : Gambar 4.3 Flow Map Jadwal Pelajaran Yang Sedang Berjalan Flow Map Pengolahan Nilai Yang Sedang Berjalan pada SMK Pasundan Rancaekek sebagai berikut : Gambar 4.4 Flow Map Pengolahan Nilai Yang Sedang Berjalan Flow Map Daftar Ulang Yang Sedang Berjalan pada SMK Pasundan Rancaekek sebagai berikut : Gambar 4.5 Flow Map Daftar Ulang Yang Sedang Berjalan 4.1.2.2.Diagram Konteks Gambar 4.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik Yang Sedang Berjalan 4.1.2.3.Data Flow Diagram DFD Level 1 Gambar 4.7 DFD Level 1 Yang Sedang Berjalan DFD Level 1 Proses 1 Pendaftaran Siswa Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses 1 Pendaftaran Siswa Yang Sedang Berjalan DFD Level 1 Proses 2 Pembagian Kelas Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses 2 Pembagian Kelas Yang Sedang Berjalan DFD Level 1 Proses 3 Jadwal Pelajaran Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses 3 Jadwal Pelajaran Yang Sedang Berjalan DFD Level 1 Proses 4 Pengolahan Nilai Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses 4 Pengolahan Nilai Yang Sedang Berjalan DFD Level 1 Proses 5 Daftar Ulang Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses 5 Daftar Ulang Yang Sedang Berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yng sedang berjalan di SMK Pasundan Rancaekek, maka dapat diketahui kelemahan – kelemahan dan masalah – masalah yang ada pada sistem dan masih perlu adanya perbaikan – perbaikan yang diperlukan. Tabel 4.1 Evaluasi Yang Sedang Berjalan Masalah Rencana Memecahkan Masalah Form pendaftaran siswa Baru, pembagian siswa perkelas dan wali kelas, jadwal Pelajaran sering terjadi redudansi karena belum terintegrasi dengan baik. Solusi : Merancang Suatu sistem informasi akademik untuk penyimpanan dengan menggunakan database yang terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi. Sulitnya dalam pencarian data siswa karena data masih bentuk arsip, sehingga memerlukan waktu lama untuk mencari data siswa yang diperlukan dan mengelolanya. Solusi : Merancang sistem informasi akademik agar dapat memudahankan dalam mencari data – data siswa dan mengelolanya. Proses pembuatan laporan nilai akhir siswa masih terjadi kesalahan dalam perhitungan nilai dan membutuhkan waktu cukup lama. Solusi : Membangun sebuah program berbentuk aplikasi pengolahan nilai yang terhubung dengan database agar dapat mengolah dan mencetak lebih cepat dan akurat.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari kebutuhan – kebutuhan fungsional dan rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, juga menyangut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari sistem.

4.2.1. Tujuan Perencanaan Sistem

Adapun tujuan dari perancangan sistem akademik di SMK Pasundan Rancaekek ini diharapkan dapat berguna dan mampu mempermudah dan pemprosesan data agar lebih efektif dan efisien. 1. Membuat sistem akademik agar dapat membantu dalam proses akademik di SMK Pasundan Rancaekek. 2. Mempermudah Kinerja bagi para staff di sekolah agar dapat mengelola data – data Akademik. 3. Memberikan informasi yang cepat dan akurat.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan ini yang akan dibuat dapat mengelola data pendaftaran siswa baru, data pembagian kelas dan wali kelas, rekap ulang jadwal pelajaran, data pengolahan nilai dan data daftar ulang yang terintegrasi dengan baik serta menggunakan basis data yang berguna untuk menyimpan data – data dengan jumlah relatif banyak sehingga dapat mempermudah dalam penyimpanan, pencarian dan pengubahan data - data.