Analisis prosedur peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan di Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa Bandung : laporan kerja praktek

BIODATA PENULIS

  Nama Lengkap : Andi Markus NIM : 10508646 Tempat/Tanggal Lahir : Karawang, 8 Mei 1989 Jenis Kelamin : Laki-Laki Agama : Kristen Protestan Alamat Lengkap : Jl. Tubagus Ismail Dalam No 53 Bandung No Telp : 08568877677

  PENDIDIKAN

  1995 : SD Pinayungan Kawarang

• – 2001 2001 : SLTPN 1 Teluk Jambe Karawang – 2004 2004 : SMA YOS SUDARSO Karawang – 2007 2008 : Program Studi Sistem Informasi Strata Satu – 2012

  (S1), Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia, Bandung

BIODATA PENULIS

  Nama Lengkap : Yansen Kesuma NIM : 10508648 Tempat/Tanggal Lahir : Jambi, 28 Juni 1989 Jenis Kelamin : Laki-Laki Agama : Budha Alamat Lengkap : Jl. Burangrang Dalam No. 98 Bandung No Telp : 085314232542

  PENDIDIKAN

  1995 : SD Xaverius 1 Jambi

• – 2001 2001 : SMP Xaverius 1 jambi
• – 2004 2004 : SMA Xaverius 1 Jambi – 2007 2008 : Program Studi Sistem Informasi Strata Satu – 2012

  (S1), Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia, Bandung

  

ANALISIS PROSEDUR PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN

DI PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN

PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN TAMAN

KANAK-KANAK DAN PENDIDIKAN LUAR BIASA

BANDUNG

  

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan

Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi

  Oleh: Andi Markus NIM 10508646

  Yansen Kesuma NIM 10508648

  

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

KATA PENGANTAR

  Puji syukur kehadirat Tuhan YME yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini yang berjudul "ANALISIS PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN DI PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN TAMAN KANAK-KANAK DAN PENDIDIKAN LUAR BIASA

  ”. Penulisan laporan ini berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan yang diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mata kuliah Kerja Praktek pada Program Starta Satu Program Studi Sistem Informasi

  Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

  1. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi Manajemen Informatika/ Sistem Informasi.

  2. R. Fenny Syafariani, S. Si, M. STAT, selaku Dosen Wali dan pembimbing dalam penulisan tugas akhir ini.

  3. Ibu Tien Mulyati, yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan kegiatan praktek kerja lapangan dan sebagai pembimbing lapangan.

  4. Bapak Dendi Haryadi, selaku pustakawan yang telah memberikan data-data yang penulis butuhkan untuk menyelesaikan laporan ini.

  5. Bapak, ibu para staf di PPPPTK TK dan PLB Bandung, khususnya di Divisi Urusan Perpustakaan, terima kasih banyak atas bantuannya.

  6. Bapak, Ibu, dan keluarga yang telah banyak memberikan doa dan dorongan moral maupun material.

  7. Teman-teman mahasiswa Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia angkatan 2008.

  Kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya pembuatan laporan ini. Semoga kebaikan anda semua dibalas oleh Allah SWT.

  Penyusun menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penyusun mengharapkan banyak kritik ataupun saran yang bersifat membangun agar dapat menjadi dorongan bagi penyusun sehingga ke depannya penyusun dapat memberikan atau membuat laporan yang lebih baik dari ini. Demikian yang dapat penyusun sampaikan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi para pembacanya, amin.

  Bandung, Oktober 2011 Penulis.

  

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ........................................................................................ i

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................... ii

KATA PENGANTAR .................................................................................. iii

DAFTAR ISI ................................................................................................ v

DAFTAR TABEL ........................................................................................ ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... x

DAFTAR SIMBOL ..................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xiii

  BAB I PENDAHULUAN

  1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 1

  1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah .......................................................... 2

  1.2.1 Identifikasi Masalah ....................................................................... 2

  1.2.2 Rumusan masalah .......................................................................... 3

  1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan .......................................... 3

  1.4. Batasan masalah .................................................................................... 4

  1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan .......................................... 4

  BAB II LANDASAN TEORI

  2.1. Pengertian Analisis ................................................................................. 6

  2.2. Pengertian Prosedur ................................................................................ 7

  2.3. Pengertian Peminjaman dan Pengembalian Buku ..................................... 7

  2.4. Metode Pendekatan Sistem Dan Alat Bantu Analisis .............................. 8

  2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ........................................................ 9

  2.4.2. Alat bantu Analisis ..................................................................... 10

  2.4.2.1. Flow Map .......................................................................... 10

  2.4.2.2. Diagram Konteks ............................................................... 11

  2.4.2.3. Data Flow Diagram ........................................................... 11

  2.4.2.4. Kamus Data........................................................................ 12

  2.5. Pengertian Perpustakaan .......................................................................... 12

  2.5.1. Peran Perpustakaan ..................................................................... 13

  2.5.2. Tujuan Perpustakaan ................................................................... 14

  2.5.3. Jenis Perpustakaan ...................................................................... 14

  BAB III PROFIL PERUSAHAAN

  3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ................................................................... 17

  3.1.1. Sejarah PPPPTK TK dan PLB...................................................... 17

  3.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi .............................................................. 18

  3.1.3. Visi dan Misi ............................................................................... 19

  3.1.3.1. Visi ..................................................................................... 19

  3.1.3.2. Misi ..................................................................................... 19

  3.2. Struktur Organisasi ................................................................................. 20

  3.3. Deskripsi Kerja......................................................................................... 22

  BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

  4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan ................................................................. 24

  4.1.1. Analisis Dokumen .......................................................................... 24

  4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ......................................... 25

  4.1.2.1. Flow Map ................................................................................ 27

  4.1.2.2. Diagram Kontek ....................................................................... 28

  4.1.2.3. Data Flow Diagram ................................................................. 29

  4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan ....................................................... 31

  4.2. Usulan Perancangan Sistem ...................................................................... 32

  4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ............................................................ 32

  4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ........................................... 32

  4.2.2.1. Flow Map ................................................................................ 35

  4.2.2.2. Diagram Kontek ....................................................................... 36

  4.2.2.3. Data Flow Diagram ......................................................... 36

  4.2.2.4. Kamus Data ............................................................................. 39

  BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

  5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 41

  5.2 Saran ....................................................................................................... 42

  

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 43

  

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Pratek ........................................................ 5Tabel 4.1. Analisis Dokumen .......................................................................... 24

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi ........................................................................... 21Gambar 4.1 Flowmap Prosedur Peminjaman dan Pengembalian yang Berjalan ...... 27Gambar 4.2 Diagram Kontek Prosedur Peminjaman dan Pengembalian yang Berjalan

  .............................................................................................................................. 28

Gambar 4.3 Data Flow Diagram Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Yang

  Berjalan ................................................................................................................ 29

Gambar 4.4. DFD level 2 proses 1 Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku perpustakaan yang berjalan ..................................................................................... 29Gambar 4.5. DFD Level 2 Proses 2 Prosedur yang berjalan .................................... 30Gambar 4.6. DFD level 2 Proses 3 Prosedur yang berjalan ..................................... 30Gambar 4.7. DFD level 2 Proses 3 Prosedur yang berjalan ..................................... 31

  Gambar 4.8.Flowmap Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku yang diusulkan ............................................................................................................................... 35

Gambar 4.9. Diagram Kontek Prosedur yang diusulkan ......................................... 36Gambar 4.10. DFD Prosedur yang diusulkan .......................................................... 36Gambar 4.11. DFD level 2 proses 1 Prosedur yang diusulkan .................................. 37Gambar 4.12. DFD Level 2 Proses 2 prosedur yang diusulkan ............................... 37Gambar 4.13. DFD level 2 Proses 3 Prosedur yang diusulkan ................................ 38Gambar 4.14. DFD level 2 Proses 4 Prosedur yang diusulkan ................................ 38

DAFTAR SIMBOL

  Simbol-simbol Sistem Prosedur Diagram Simbol Keterangan

  Simbol Menunjukan dokumen input dan output baik proses manual, mekanik, atau komputer.

  Simbol kegiatan Menunjukan kegiatan proses secara manual

  Menunjukan kegiatan proses dari operasi

  Simbol program komputer.

  Simbol persiapan

  Simbol persiapan

  Manual input Menunjukan simbol manual input

  Simbol garis alir Menunjukan arus dari proses.

  Menunjukan penyimpanan data yang dapat diakses langsung Simbol Diagram Konteks Simbol DFD (Data Flow Diagram)

DAFTAR LAMPIRAN

  Surat pengajuan Praktek Kerja Lapangan ke perusahaan Surat perijinan Praktek Kerja Lapangan dari perusahaan Surat keterangan telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dari perusahaan Surat penilaian Praktek Kerja Lapangan dari perusahaan Kartu bimbingan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan oleh dosen pembimbing Daftar hadir Praktek Kerja Lapangan

DAFTAR PUSTAKA

   http://www.unhas.ac.id/rhiza/arsip/Arsitektur%20Komputer/sist%20dan%20analis is%20sist/Microsoft_Word_-_Modul_5_APSI_-_Kamus_Data.pdf

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

  Perkembangan teknologi saat ini sangat pesat dan mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan berorganisasi karena dengan perkembangan teknologi kita bisa memperoleh informasi yang dapat memberikan bahan pertimbangan bagi manajemen dalam mengambil suatu keputusan. Oleh karena itu, informasi harus merupakan sesuatu yang dapat dipercaya baik itu kebenaran maupun keakuratannya. Hal ini berarti bahwa informasi dapat digunakan untuk menghasilkan pengolahan data yang sebenarnya. Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat merupakan salah satu hal yang penting sehingga hampir di semua aspek kegiatan telah menggunakan teknologi informasi sebagai penunjang kegiatannya, baik itu dalam bidang ekonomi, sosial budaya, pendidikan, kesehatan, dan lain sebagainya. Salah satu cara untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan ataupun organisasi, dibutuhkanlah teknologi informasi sebagai kebutuhan primer dalam kelangsungan hidup perusahaan ataupun organisasi.

  Pengolahan data perpustakaan di Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa (PPPPTK TK dan PLB) masih mengalami berbagai kendala atau masalah, seperti pencarian informasi ketersediaan buku yang masih sulit, sering terjadi dipinjam atau hilang. Begitu juga dengan kebijakan yang diterapkan di Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa (PPPPTK TK dan PLB) yang kurang efektif mengenai keterlambatan pengembalian buku mengakibatkan peminjam cenderung mengembalikan buku tidak tepat waktu dikarenakan sanksi yang kurang efektif. Hal ini menyebabkan peminjam lain tidak dapat meminjam buku yang terlambat dikembalikan tersebut.

  Berdasarkan masalah yang ada di perpustakaan Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa (PPPPTK TK dan PLB) maka perlu diadakan perbaikan sistem yang ada di perpustakaan tersebut, sehingga penyusun tertarik untuk menetapkan laporan dengan judul “Analisis Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan di Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa Bandung ”.

   Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah 1.2.

  Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka penyusun dapat mengidentifikasikan dan merumuskan masalah.

1.2.1. Identifikasi Masalah

  Masalah-masalah pada perpustakaan PPPPTK TK dan PLB dapat

  1. Kurang terkontrolnya pengembalian buku.

  2. Sering hilangnya koleksi buku karena kurangnya pengelolaan buku.

  3. Kurang efektifnya kebijakan mengenai denda keterlambatan pengembalian buku.

1.2.2. Rumusan Masalah

  Setelah mengidentifikasikan masalah seperti di atas, maka dapat kita rumuskan permasalahan yang ada sebagai berikut:

  1. Bagaimana memperbaiki pengkontrolan pengembalian buku.

  2. Bagaimana mengelola buku yang benar sehingga tidak terjadi kehilangan koleksi buku.

  3. Bagaimana memperbaiki kebijakan mengenai denda keterlambatan pengembalian buku sehingga keterlambatan pengembalian dapat berkurang.

1.3. Maksud dan Tujuan

  Maksud dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah :

  1. Untuk memperbaiki sistem pengembalian buku di perpustakaan PPPPTK TK dan PLB.

  2. Untuk memperbaiki pengelolaan buku di perpustakaan PPPPTK TK dan PLB.

  3. Untuk mengefektifkan kebijakan mengenai denda keterlambatan pengembalian buku.

  1.4. Batasan Masalah

  Dalam laporan ini penyusun membatasi pembahasan ruang lingkup kerja praktek di perpustakaan Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa (PPPPTK TK dan PLB), yaitu:

  1. Membahas sistem pengembalian buku di perpustakaan PPPPTK TK dan PLB.

  2. Membahas pengelolaan buku di perpustakaan PPPPTK TK dan PLB.

  3. Membahas kebijakan mengenai denda keterlambatan pengembalian buku di PPPPTK TK dan PLB

  1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

  Nama perusahaan : Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa

  Alamat : Jalan Dr. Cipto No. 9 Bandung

  Berikut ini adalah tabel jadwal kegiatan Praktek Kerja Lapangan:

  No Aktivitas Waktu (Tahun 2011)

  Bulan Juli Bulan Agustus Bulan Bulan September Oktober 1 2 3 4 1

  2

  3

  4

  1

  2

  3 4 1 2

  3

  4

  1 Pelaksanaan Praktek kerja Lapangan

  2 Pengumpulan Data

  3 Penyusunan Laporan PKL

  4 Bimbingan PKL dengan dosen pembimbing

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Analisis

  Menurut Dwi Prastowo Darminto dan Rifka Julianty (2002:52) kata analisis di artikan sebagai penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.

  Menurut Komariddin (2001:53) analisis adalah kegiatan berfikir untuk menguraikan suatu keseluruhan menjadi komponen sehingga dapat mengenal tanda-tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan fungsi masing-masing dalam satu keseluruhan yang terpadu.

  Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa analisis adalah kegiatan berfikir untuk menguraikan suatu pokok menjadi bagian-bagian atau komponen sehingga dapat di ketahui ciri atau tanda tiap bagian, kemudian hubungan satu sama lain serta fungsi masing-masing bagian dari keseluruhan.

  Analisis sistem dapat di definisikan sebagai : “penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan”.

  Tahap analisis sistem di lakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah langkah dasar yang harus ada pada analisis sistem yaitu:

  1. Identify adalah mengidentifikasi masalah

  3. Analyze adalah menganalisis masalah

  4. Report adalah membuat laporan hasil analisis

  2.2. Pengertian Prosedur

  Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) prosedur adalah tata cara kerja menjalankan suatu pekerjaan.

  Menurut Amin Widjaja (1995 : 836-837) prosedur pada dasarnya adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang jaringan gudang yang harus dilayani dengan cari yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu.

  Sedangkan menurut Kamaruddin (1992 :836-837) prosedur pada dasarnya suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi.

  Berdasarkan beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang di maksud prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah di tentukan.

  2.3. Pengertian Peminjaman dan Pengembalian Buku

  Pengertian dari kata peminjaman adalah proses, cara, perbuatan meminjam atau meminjamkan. Sedangkan pengertian dari kata pengembalian adalah proses, cara, perbuatan mengembalikan; pemulangan; pemulihan.

  Pengertian buku adalah beberapa helai kertas terjilid berisi tulisan untuk dibaca atau yang kosong untuk ditulis.

  Pengertian peminjaman dan pengembalian buku adalah suatu proses di mana seseorang meminjam buku dalam jangka waktu tertentu dan akan mengembalikan buku tersebut ke tempat buku tersebut dipinjam.

2.4. Metode Pendekatan Sistem dan Alat Bantu Analisis

  Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan, antara lain:

  1. Usaha persiapan Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.

  2. Usaha definisi Usaha definisi meliputi identifikasi masalah, pehamanan masalah,

  problem trigger, bergerak dari tingkat sistem ke subsistem, dan menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.

  3. Usaha solusi Usaha solusi adalah mengidentifikasi alternative solusi dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama, seperti brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan aplikasi bersama).

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

  Suatu sistem merupakan rangkaian dari kerja komponen maupun elemen di mana menghasilkan suatu tujuan yang hendak dicapai. Sistem harus diperhatikan agar mencapai sasaran yang dikehendaki.

  Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

  Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (FitzGerald, et al., 1981).

  Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urtan operasi di dalam sistem. Suatu prosedur adalah suatu urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam suatu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi (Neuschel, 1960).

  Suatu prosedur adalah urutan yang tepat dari tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 1990).

  Kedua kelompok definisi di atas adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives), seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.4.2. Alat Bantu Analisis

  Alat bantu analisis antara lain:

2.4.2.1. Flow Map

  Flow Map adalah paket perangkat lunak yang didedikasikan untuk

  menganalisis dan menampilkan interaksi atau aliran data. Jenis data dalam arti khusus ada dua lokasi geografis yang berbeda terhubung ke masing-masing item data: Sebuah lokasi tempat asal aliran dimulai dan lokasi tujuan di mana aliran berakhir. Aliran data itu sendiri dapat orang (misalnya komuter, berbelanja, pengunjung rumah sakit), barang, penggunaan layanan pertanian atau telekomunikasi dan sebagainya.

  Flow Map dapat menunjukkan hal-hal seperti berikut: a. Apa itu yang mengalir, bergerak, berpindah, dan lain-lain.

  b. Apa arah alirannya bergerak dan / atau apa sumber dan tujuan tersebut.

  c. Berapa banyak mengalir, yang ditransfer, diangkut, dan lain-lain.

  d. Informasi umum tentang apa yang mengalir dan bagaimana ia mengalir.

  2.4.2.2. Diagram Konteks

  Diagram konteks adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem. Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat. secara uraian dapat dikatakan bahwa diagram konteks itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) kesistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem. ( Bahar Edukasi : 2009).

  2.4.2.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafis yang "mengalir"

  data melalui sistem informasi. DFD juga dapat digunakan untuk pengolahan data visualisasi (desain terstruktur).

  Pada DFD, item data mengalir dari sumber data eksternal atau menyimpan data internal untuk menyimpan data internal atau data eksternal wastafel, melalui proses internal.

  Sebuah DFD tidak memberikan informasi tentang waktu atau urutan proses, atau tentang proses apakah akan beroperasi secara berurutan atau secara paralel. Oleh karena itu, sangat berbeda dari sebuah diagram, yang menunjukkan aliran kontrol melalui algoritma, yang memungkinkan pembaca untuk menentukan operasi apa yang akan dilakukan, dalam rangka apa, dan dalam mana data akan datang dari dan pergi ke, atau di mana data akan disimpan (semua yang ditunjukkan pada DFD).

2.4.2.4. Kamus Data

  Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

  KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.

  KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan hubungam antara DFD dengan KD.

2.5. Pengertian Perpustakaan

  Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

  Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia.

  Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengaksesdalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam(dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).

2.5.1. Peran Perpustakaan

  Perpustakaan merupakan upaya untuk memelihara dan meningkattkan efisiensi dan efektifitas proses belajar-mengajar. Perpustakaan yang terorganisasi secara baik dan sisitematis, secara langsung atau pun tidak langsung dapat memberikan kemudahan bagi proses belajar mengajar di tempat perpustakaan tersebut berada. Hal ini, terkait dengan kemajuan bidan dan dengan adanya perbaikan metode belajar-mengajar yang dirasakan tidak bisa dipisahkan dari masalah penyediaan fasilitas dan sarana pendidikan.

  2.5.2. Tujuan Perpustakaan

  Tujuan perpustakaan adalah untuk membantu masyarakat dalam segala umur dengan memberikan kesempatan dengan dorongan melelui jasa pelayanan perpustakaan agar mereka: a. Dapat mendidik dirinya sendiri secara berkesimbungan.

  b. Dapat tanggap dalam kemajuan pada berbagai lapangan ilmu pengetahuan, kehidupan

  c. Dapat memelihara kemerdekaan berfikir yang konstruktif untuk menjadi anggota keluarga dan masyarakat yang lebih baik.

  d. Dapat mengembangkan kemampuan berfikir kreatif, membina rohani dan dapat menggunakan kemempuannya untuk dapat menghargai hasil seni dan budaya manusia.

  e. Dapat meningkatkan tarap kehidupan seharihari dan lapangan pekerjaannya.

  f. Dapat menjadi warga negara yang baik dan dapat berpartisipasi secara aktif dalam pembangunan nasional dan dalam membina saling pengertian antar bangsa.

  g. Dapat menggunakan waktu senggang dengan baik yang bermanfaat bagi kehidupan pribadi dan social.

  2.5.3. Jenis-jenis Perpustakaan

  Adapun jenis-jenis perpustakaan secara umum yaitu: perpustakaan perpustakaan perguruan tinggi. Namun, secara garis besar perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yakni perpustakaan khusus dan perpustakaan umum.

  1. Perpustakaan nasional Perpustakaan nasional merupakan perpustakaan yang berada di pusat pemerintahan yang bertugas mengarahkan dan mengembangkan melalui kebijakan yang tepat sasaran guna. Perpustakaan nasional disingkat dengan PNRI, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. PNRI ini mempunyai tugas memberikan layanan ISBN, pengarsipan, dan lain- lain.

  2. Perpustakaan umum Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang mengumpulkan atau mengoleksi buku-buku yang terdiri dari bermacam-macam judul dan ditulis dalam bermacam-macam bahasa, baik yang dicetak atau tidak yang berada dalam suatu ruangan atau bangunan.

  3. Perpustakaan khusus Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang mewakili sifat khusus, baik ditinjau dari segi koleksi buku, maupun ditinjau dari segi pemakai perpustakaan tersebut. Cirri perpustakaan kyhusus adalah koleksi dan pelaksanaannya bersifat khusus, pemakainya tertentu serta mempunyai staf khusus untuk bidang dan metodologi tertentu.

  4. Perpustakaan sekolah Perpustakaan sekolah merupakan perpustakaan yang dikelola oleh perpustakaan sekolah membuka pelayanan referensinya pada jam-jam istirahat sekolah, namun kebanyakan perpustakaan sekolah dipergunakan sebagai penunjang sarana prasarana sekolah. Perpustakaan sekolah yang umum adalah menyediakan koleksinya sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar di sekolah.

  5. Perpustakaan perguruan tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dan dipergunakan sepenuhnya oleh civitas akademika peruguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi ini ada pula yang membuka pelayanan referensinya kepada masyarakat umum.

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

  Pada bab ini akan dibahas secara singkat tentang perusahaan yang menjadi tempat penyusun melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

3.1.1. Sejarah PPPPTK TK dan PLB

  PPPPTK TK dan PLB Bandung merupakan PPPPTK tertua di antara 12 PPPPTK yang ada di Indonesia. Awal mulanya merupaka Balai aKursus Tertulis Pendidikan Guru (BKTPG) yang didirikan pada tanggal 2 Juli 1950. Kemudian BKPTG mengalami lima kali perubahan nama, yaitu Balai Pendidikan Guru (1954), Pusat Penelitiaan Kurikulum Metodik dan Didaktik (1967), Balai Pendidikan Guru (1970), Balai Penataran Guru Nasional Tertulis (1977), Pusat Pengembangan Penataran Guru (PPPG) Tertulis Bandung (1979), sebelum akhirnya berubah menjadi Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa (PPPPTK TK dan PLB) pada 8 Maret 2010 melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 8 tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan.

  Rincian tugas PPPPTK TK dan PLB selanjutnya mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 50 tahun 2008 tentang Rincian Pendidik dan Tenaga Kependidikan. Setelah keluarnya Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementrian negara, status serta tugas pokok dan fungsi PPPPTK TK dan PLB tidak mengalami perubahan.

  Seiring dengan mulai diberlakukannya Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 134/M/20010 Tentang Satuan Kerja Kementerian Pendidikan Nasional Tahun 2011, telah terjadi restrukturisasi organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional yang menempatkan PPPPTK sebagai unit pelaksana teknis di bawah Badan Pengembangan Sumber Daya manusia Pendidikan dan Penjaminan Mutu Pendidikan.

3.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi

  Tugas Pokok PPPPTK TK dan PLB, yaitu melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan kependidikan untuk meningkatkan mutu dan kompetensi kerja Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK) dalam kaitannya dengan usaha peningkatan mutu pendidikan khususnya dalam lingkup Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan luar biasa (TK dan PLB).

  Sedangkan fungsi PPPPTK TK dan PLB, yaitu:

  a. Penyusunan program pengembangan dan pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan TK dan PLB.

  b. Pengelolaan Data dan Informasi peningkatan kompetensi Pendidik dan Tenaga Kependidikan TK dan PLB.

  c. Fasilitasi dan pelaksanaan peningkatan kompetensi Pendidik dan Tenaga d. Evaluasi program dan fasilitas peningkatan kompetensi Pendidik dan Tenaga Kependidikan.

  e. Pelaksanaan urusan administrasi PPPPTK TK dan PLB.

3.1.3. Visi dan Misi

  Beberapa visi dan misi Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa.

  3.1.3.1. Visi

  Menjadi lembaga profesional dan inspiratif bagi peningkatan mutu pendidik dan tenaga kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa.

  3.1.3.2. Misi

  1. Mengembangakan mutu sumber daya internal

  2. Mengembangkan kemitraan di tingkat Nasional dan Internasional

  3. Mengembangkan mutu pendidik dan tenaga kependidikan TK dan PLB melalui sistem pelayanan prima

  4. Mengembangakan sistem dan model pembelajaran melalui ICT

  5. Melakukan pengkajian, penelitian, dan pengembangan di bidang kependidikan

3.2. Struktur Organisasi

  Struktur organisasi yaitu suatu bentuk, kerangka atau susunan yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang maupun orang-orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama dalam suatu kedaulatan kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin. setiap bagian dalam suatu struktur organisasi mempunyai peran dan kedudukan masing-masing, di mana peranan dan kedudukan suatu organisasi dapat dilihat deskripsi kerja dari masing-masing bagian.

  Suatu organisasi dapat bekerja lebih efektif jika organisasi tersebut memiliki pemahaman yang jelas tentang struktur organisasi. keberadaan struktur organisasi yang baik dapat memaparkan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap elemen organisasi yang jelas.

  Struktur organisasi perpustakaan disusun berdasarkan kegiatan dari tiap- tiap fungsi sesuai dengan kepentingan dan keperluan perpustakaan, setiap fungsi atau kegiatan harus saling berkoordinasi. Struktur organisasi perpustakaan Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Taman Kanak-Kanak dan Pendidikan Luar Biasa adalah sebagai berikut:

  Kepala Pusat _{PPPPTK TK dan PLB Kepala Bagian Umum} Kepala Sub. Bagian _{Tata Usaha dan Kepegawaian} ^{Kepala Sub. Bagian} _{Keuangan Urusan Persuratan Urusan Perencanaan Anggaran} Urusan Kepegawaian Urusan Rumah _Tangga ^{Urusan Perlengkapan Urusan Kearsipan} _{Urusan Perpustakaan} ^{Urusan Pembiayaan Urusan Evaluasi Pelaksanaan} Kepala Bidang _{Fasilitas Peningkatan Kompetensi Kepala Seksi Data dan Informasi Kepala Seksi Program} Urusan _{Pengembangan Program} ^{Urusan Penyusunan dan Evaluasi Program Kepala Bidang Program dan Informasi} _{Urusan Informasi} ^{Kepala Seksi Penyelenggaraan Kepala Seksi Evaluasi} _{Urusan Sertifikasi} ^{Urusan Evaluasi} _{Urusan Pelaporan} ^{Urusan Pengelolaan Diklat} Divisi _{TI dan Multimedia} ^{Departemen PLB}

^Koordinator

^Widyaiswara

^{Departemen TK} _{Divisi PPM} ^{Kepala Bidang Program dan Informasi}

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

3.3. Deskripsi Kerja

  Berikut ini adalah fungsi kerja dari tiap unit pada divisi tempat mengadakan Praktek Kerja Lapangan:

  1. Kepala Urusan Perpustakaan Rincian tugas:

  a. Menyusun Program Kerja Urusan

  b. Melaksanakan komputerisasi perpustakaan

  c. Melaksanakan studi kebutuhan buku baru perpustakaan

  d. Melaksanakan pelaksanaan layanan berbasis internet dan penelusuran koleksi perpustakaan e. Melaksanakan layanan peminjaman buku

  f. Melaksanakan pemeliharaan dan merawatan koleksi perpustakaan

  2. Pengadministrasi Perpustakaan 1 Rincian tugas:

  a. Melaksanakan pengadministrasian kegiatan perpustakaan

  b. Melaksanakan komputerisasi perpustakaan dan pemeliharaan data software data koleksi perpustakaan c. Melaksanakan pengklasifikasian buku dan dokumen lainnya

  d. Memberikan layanan perpustakaan berbasis internet dan penelusuran koleksi perpustakaan e. Member layanan peminjaman buku dan dokumen lainnya

  3. Pengadministrasi Perpustakaan 2 a. Melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan buku baru dan dokumen lainnya untuk mengetahui kelengkapan dan keutuhannya b. Mencatat identitas buku baru dan dokumen lainnya ke dalam buku induk

  c. Membuat tabel buku dan dokumen lainnya untuk mempermudah proses peminjaman d. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan koleksi perpustakaan

  4. Pengadministrasi Perpustakaan 3 Rincian tugas:

  a. Melaksanakan layanan peminjaman buku dan dokumen lainnya

  b. Melaksanakan penataan buku baru di perpustakaan

  c. Melaksanakan penyimpanan buku dan dokumen lainnya yang dikembalikan peminjaman

  5. Pengadministrasi Perpustakaan 4 Rincian tugas:

  a. Mencatatat identitas buku ke dalam buku induk

  b. Melaksanakan komputerisasi perpustakaan

  c. Melaksanakan layanan peminjaman

  d. Melaksanakan layanan berbasis internet dan penelusuran koleksi perpustakaan

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem yang berjalan

  Kegiatan yang paling penting dalam proses analisa guna memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus adalah menganalisis situasi untuk mengetahui apa yang sedang terjadi, dan dengan memutuskan tindakan apa yang harus berjalan.

4.1.1. Analisis Dokumen

  Berikut dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem informasi pada bagian petugas perpustakaan yang ditetapkan di perpustakaan PPPPTK dan PLB, diantaranya:

  No. Nama Dokumen Fungsi Sumber Rangkap

  1 Kartu Anggota Anggota

  1

  2 Laporan Data Anggota Petugas

  2

  3 Laporan Peminjaman Petugas

  2

  4 Laporan Pengembalian Petugas

  2 Tabel 4.1. Analisis Dokumen

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

  Dalam menganalisis sistem informasi pengolahan data anggota serta peminjaman dan pengembalian buku pada prosedur yang berjalan, penganalisisannya terdiri dari :

  1. Karyawan mengisi form pendaftaran di perpustakaan, karyawan menyerahkan form pendaftaran yang telah diisi dan syarat-syarat pendaftaran calon anggota baru berupa photo ukuran 3x4 2 buah, fotocopy KTP 1 buah ke bagian petugas perpustakaan.

  2. Bagian petugas perpustakaan memeriksa kelengkapan dan syarat-syarat pendaftaran, membuatkan kartu anggota dan mencatatnya ke dalam buku anggota, setelah itu anggota baru bisa mendapat kartu anggota, kemudian dari file data anggota petugas membuat laporan data anggota untuk kemudian diserahkan kepada koordinator perpustakaan dan diarsipkan.

  3. Ketika melakukan peminjaman anggota menyerahkan kartu anggota dan menyerahkan buku yang akan dipinjam ke bagian petugas perpustakaan.

  4. Petugas perpustakaan memeriksa kartu dan buku yang dipinjam setelah itu memberikan tanggal buku itu harus kembali.

  5. Petugas perpustakaan memasukkan data peminjaman buku. Buku yang dipinjam dan tanggal kembali dimasukkan ke dalam data pinjaman setelah itu buku dan kartu anggota diserahkan kembali pada anggota. Kemudian dari file data pinjaman petugas membuat laporan buku pinjam

  6. Anggota mengembalikan buku yang dipinjam dengan cara memperlihatkan kartu anggota dan memberikan buku yang dipinjam kepada petugas perpustakaan.

  7. Petugas perpustakaan memeriksa tanggal kembali, kondisi buku dan kartu anggota. Apabila anggota terlambat mengembalikan buku maka akan dikenakan sanksi yaitu tidak boleh meminjam selama jumlah hari keterlambatan mengembalikan buku setelah itu petugas mencatat ke dalam buku kembali, kartu anggota akan ditahan oleh petugas, dan boleh diambil kembali oleh anggota jika masa sanksi sudah berakhir.

  8. Petugas perpustakaan membuat laporan sirkulasi buku dan data anggota setiap satu bulan sekali dan menyerahkannya ke koordinator perpustakaan.

  

4.1.2.1. Flow Map Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku yang

berjalan Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan yang berjalan

  Koordinator Perpustakaan Petugas Karyawan _{Form Pendaftaran Persyaratan Form Pendaftaran Persyaratan}

  Input data _{calon anggota Database perpustakaan} Cetak kartu _{Kartu anggota Kartu anggota anggota Kartu} anggota Input _peminjaman ^{Kartu anggota} _{Cetak laporan peminjaman Laporan data peminjaman Laporan data peminjaman B}

Kartu

^Kartu

_anggota

_anggota

Terlambat

^{Kartu anggota} _{Input pengembalia n}

_Rekap

_denda

Kartu

_Anggota

_{Lap data pengembalian} ^{Lap data} _{pengembalian C}

_Input