LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pengadaan Barang Pada CV. Maha Meru.
KERJA PRAKTEK
Oleh:
Nama : Robiatul Adawiyah
Nim : 09.41011.0025
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Komputerisasi Akutansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
(2)
iv
Untuk mengontrol sistem persediaan barang, CV Maha Meru
membutuhkan aplikasi untuk menyelesaikan masalah yang ada. Inputan yang
dibutuhkan oleh sistem ini yaitu Data Customer, Data Supplier, Data Karyawan,
dan Data Barang. Transaksi yang ada dalam aplikasi ini untuk memenuhi
kebutuhan sistem yaitu Transaksi Proyek, Transaksi Progress Proyek, Transaksi,
Purchase Request, Transaksi Pembelian, Transaksi Penerimaan Barang, Transaksi
Barang Keluar. Dan aplikasi ini menghasilkan beberapa tiga laporan yaitu
Laporan Pembelian, Laporan Barang Keluar, dan Laporan Stok Barang. Laporan
ini dapat digunakan manajemen untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
Dengan adanya aplikasi pengadaan barang ini dapat memberikan
kontribusi diantaranya yaitu dapat menghasilkan aplikasi pengadaan barang pada
CV. Maha Meru, yang dapat mencari data yang dibutuhkan dengan mudah, dapat
memberikan kemudahan dalam proses melakukan pengadaan barang, yaitu proses
pemesanan barang dan pembelian barang. Dan juga dapat mengontrol keluar
masuknya barang yaitu membantu proses penerimaan barang dan keluarnya
barang. Selain itu juga dapat memberikan kemudahan dapat mempercepat proses
dalam menghasilkan laporan pengadaan barang, yaitu laporan pembelian barang
dan laporan barang keluar beserta laporan stok barang yang saling terintegrasi
pada perusahaan CV Maha Meru, yang dapat membantu bagian manajemen untuk
mengetahui peredaran keluar atau masuknya barang.
Kata Kunci : Pengadaan barang, Kontraktor, Database
STIKOM
(3)
vii
Halaman
ABSTRAKSI... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah Singkat CV. Maha Meru ... 6
2.1.1 Lokasi Perusahaan ... 6
2.1.2 Profil Umum CV. Maha Meru ... 6
2.1.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 7
2.1.4 Struktur Organisasi ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1 Konsep Dasar Sistem Inventory ... 9
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 10
3.2.1 Sistem Informasi ... 11
3.2.2 Analisa dan Perancangan Sistem... 12
STIKOM
(4)
viii
3.2.4.1 Context Diagram ... 14
3.2.4.2 Data Flow Diagram Level 0 ... 15
3.2.4.3 Data Flow Diagram Level 1 ... 15
3.2.4.4 Entity Relational Diagram... 15
3.3 Pengadaan Material untuk Perusahaan Kontraktor... 17
3.3.1 Pengertian Kontrak Konstruksi ... 17
3.3.2 Sifat Spesifik Kontraktor ... 18
3.3.3 Persyaratan Kontraktor ... 19
3.3.4 Pemilihan Kontraktor ... 21
3.3.5 Pengadaan Bahan ... 21
3.3.6 Pengadaan Tenaga Kerja ... 21
3.4 Program yang Digunakan ... 22
3.4.1 Visual Basic.NET ... 22
3.4.2 Power Designer ... 22
3.4.3 Microsoft Visio 2003 ... 23
3.4.4 SQL Server 2008 ... 24
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 25
4.1 Analisis Permasalahan ... 25
4.2 Perancangan Sistem ... 29
4.2.1 Sistem Flow ... 29
4.2.2 Data Flow Diagram ... 34
4.2.2.1 Hierarkhi Input Proses Output ... 34
4.2.2.2 Context Diagram ... 36
4.2.2.3 DFD Level 0 ... 38
STIKOM
(5)
ix
4.2.3.1 Conceptual Data Model... 42
4.2.3.2 Physical Data Model ... 43
4.2.4 Struktur Database ... 44
4.2.4.1 Tabel Barang ... 44
4.2.4.2 Tabel Barang Keluar ... 44
4.2.4.3 Tabel Customer ... 45
4.2.4.4 Tabel Detil Barang Keluar ... 45
4.2.4.5 Tabel Detil Pembelian ... 46
4.2.4.6 Tabel Detil PO... 46
4.2.4.7 Tabel Karyawan ... 46
4.2.4.8 Tabel Detil PR ... 47
4.2.4.9 Tabel Pembelian ... 47
4.2.4.10 Tabel PO... 48
4.2.4.11 Tabel Progress Proyek... 48
4.2.4.12 Tabel Proyek ... 49
4.2.4.13 Tabel PR ... 50
4.2.4.14 Tabel Supplier ... 50
4.2.4.15 Tabel User Admin ... 50
4.2.5 Desain Input/Output ... 51
4.2.5.1 Desain Input ... 51
4.2.5.2 Desain Output... 57
4.3 Instalasi Program ... 58
4.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 58
4.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 59
STIKOM
(6)
x
4.4.1 Form Login ... 60
4.4.2 Form Menu Utama ... 60
4.4.3 Form Maintenance Data Customer ... 62
4.4.4 Form Maintenance Data Barang ... 63
4.4.5 Form Maintenance Data Supplier ... 63
4.4.6 Form Maintenance Data Karyawan... 64
4.4.7 Form Transaksi Proyek ... 65
4.4.8 Form Transaksi Progress Proyek... 66
4.4.9 Form Transaksi Purchase Request ... 67
4.4.10 Form Transaksi Pembelian ... 67
4.4.11 Form Transaksi Barang Keluar ... 68
4.4.12 Form Transaksi Penerimaan Barang ... 69
4.4.13 Laporan Barang Keluar ... 70
4.4.14 Laporan Pembelian Barang ... 71
4.4.15 Laporan Stok Barang ... 72
4.5 Evaluasi Sistem ... 72
BAB V KESIMPULAN ... 73
5.1 Kesimpulan ... 73
5.2 Saran ... 73
DAFTAR PUSTAKA ... 75
LAMPIRAN ... 76
Lampiran 1 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 76
Lampiran 2 Kartu Bimbingan Kerja Praktek (Bagian Belakang) ... 77
Lampiran 3 Acuan Kerja ... 78
STIKOM
(7)
xi
Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktek ... 81
Lampiran 7 Surat Balasan Perusahaan ... 82
Lampiran 8 Listing Program ... 83
STIKOM
(8)
1
1.1Latar Belakang Masalah
Peran Sistem Informasi dalam perusahaan sangatlah penting. Terutama
untuk menunjang perusahaan tersebut agar lebih maju dan berkembang. Sistem
yang bagus dan didukung oleh fasilitas dan SDM yang mumpuni akan sangat
membantu dalam kinerja sistem.
Pemanfaatan komputer yang tepat dalam pendukung majunya perusahaan
yang didukung oleh SDM yang handal serta fasilitas lain yang cukup akan dapat
mempermudah pengguna untuk menyelesaikan pekerjaan dalam skala kecil atau
besar. Aplikasi atau program yang tepat tentunya akan sangat membantu dalam
kelancaran atau kecepatan penyelesaian berbagai pekerjaan apapun.
CV. Maha Meru merupakan perusahaan kontraktor yang bergerak di
bidang konstruksi bangunan. Pengerjaan proyek kontraktor dimulai dengan
kontrak untuk menentukan jangka waktu suatu proyek yang disepakati. Dalam
menjalankan kegiatannya CV. Maha Meru memerlukan suatu fasilitas gudang
untuk menyimpan peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk memenuhi
kegiatan proyek tersebut.
CV Maha Meru masih menggunakan sistem yang di anggap kurang sesuai
untuk tata kelola transaksi pengadaan barang. Data pengadaan barang yang masih
disimpan dalam bentuk laporan excel, yang bisa saja kemungkinan dapat hilang
dan apabila data tersebut telah disimpan dalam komputer hal itu tidak menunjang
STIKOM
(9)
kemudahan pengolahan data untuk dapat digunakan dan dicetak pada sebuah
laporan. Hal ini dikarenakan data yang disimpan bukan pada database yang dapat
diupdate sewaktu-waktu, sehingga sering terjadi ketidakcocokan antara data awal
dan data akhir.
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis pada kerja praktek membuat
Rancang Bangun Aplikasi Pengadaan Barang pada CV. Maha Meru untuk
membantu menciptakan tata kelola proses pengadaan barang yang efektif dan
efisien.
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang pemasalahan, maka secara garis besar
rumusan masalah yang terdapat dalam perusahaan ini sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat aplikasi pengadaan barang pada CV. Maha Meru?
2. Bagaimana membuat laporan pengadaan barang beserta laporan stok barang
pada CV. Maha Meru?
3. Bagaimana mengontrol keluar masuknya barang yang ada di gudang?
4. Bagaimana mengontrol persediaan bahan baku yang ada di gudang?
1.3Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem ini kami memberikan batasan-batasan
permasalahan sebagai berikut :
1. Sistem ini hanya membahas mengenai pengadaan barang untuk pengerjaan
proyek.
2. Sistem membahas mengenai keluar masuknya barang untuk membantu proses
pengontrolan barang.
STIKOM
(10)
3. Transaksi pembayaran pada CV. Maha Meru ini adalah dengan menggunakan
sistem pembayaran tunai.
4. Sistem tidak membahas proses penerimaan kontrak kerja proyek.
5. Sistem tidak membahas proses pembayaran secara detail ke supplier, hanya
menunjukkan nominal pembelian barang.
1.4Tujuan
Berdasarkan dari rumusan masalah di atas maka dari pembuatan sistem ini
sebagai berikut :
1. Agar menghasilkan aplikasi pengadaan barang pada CV. Maha Meru
2. Agar mempermudah membuat laporan pengadaan barang beserta laporan
stock barang pada CV. Maha Meru.
1.5Kontribusi
Sesuai dengan tujuan yang diharapkan pihak CV. Maha Meru, mengelola
aplikasi pengadaan barang ini supaya dapat memberikan kontribusi dalam hal
sebagai berikut :
1. Aplikasi sistem proses pengadaan barang yang dapat menghasilkan sistem
yang dapat memberi kemudahan dalam mendata dan mencari data.
2. Aplikasi sistem laporan pengadaan barang proyek yang dapat menghasilkan
besarnya biaya pengeluaran untuk pengerjaan proyek. Dan juga aplikasi
sistem laporan stok barang yang dapat menghasilkan informasi mengenai
ketersediaan barang yang ada.
STIKOM
(11)
1.6Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami permasalahan dan
pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan
sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah yang ingin
diselesaikan dengan adanya program aplikasi yang dibuat, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan, kontribusi sistem bagi pengguna dan sistematika
penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan gambaran umum mengenai lokasi beserta profil CV.
Maha Meru, visi dan misi, dan struktur organisasi perusahaan CV. Maha Meru.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian
masalah serta teori yang mendukung dalam pembuatan sistem. Teori-teori tersebut
antara lain : Konsep dasar sistem inventory, Konsep Sistem Informasi: Sistem
informasi, Analisa dan perancangan sistem, Sistem flow, Data flow diagram,
Pengadaan material untuk perusahaan kontraktor: Pengertian kontrak konstruksi,
Sifat spesifik kontraktor, Persyaratan kontraktor, Pemilihan kontraktor, Pengadaan
bahan, Pengadaan tenaga kerja, Program yang digunakan: Visual Basic .NET,
Power designer, Microsoft Visio 2003, SQL Server 2008.
STIKOM
(12)
BAB IV PERANCANGAN SISTEM
Bab ini dibahas mengenai prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam
menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini berisi tentang perancangan dan
implementasi sistem dengan menggunakan Analisis Sistem (document
flow),Pengembangan Sistem (sistem flow), data flow diagram (DFD), diagram
berjenjang, entity relationship diagram (ERD), struktur database, desain input
output dan implementasi sistem. Bab ini juga membahas tentang kebutuhan
hardware dan software, instalasi program penggunaan program, dan evaluasi dari
implementasi program yang telah dibuat.
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari keseluruhan bab-bab
sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk peningkatan efisiensi sistem
dan pengembangan sistem baru selanjutnya.
STIKOM
(13)
6
2.1 Sejarah Singkat CV. Maha Meru 2.1.1 Lokasi Perusahaan
CV Maha Meru berlokasi di Jalan Raya Menganti Setro No. 06 Gresik. Untuk lebih
detailnya, peta alamat perusahaan data dilihat dari gambar 2.1 dibawah ini :
Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan CV. Maha Meru
2.1.2 Profil Umum CV. Maha Meru
CV Maha Meru merupakan perusahaan kontraktor yang bergerak di bidang konstruksi
bangunan.Usaha kontraktor ini didirikan oleh Bapak Alex Suwandi sekaligus sebagai pemilik
usaha. Beliau dibantu oleh teman dan saudaranya untuk membangun usaha kontraktor ini.
STIKOM
(14)
Pengerjaan proyek kontraktor dimulai dengan kontrak untuk menentukan jangka waktu
suatu proyek yang disepakati. Berbagai macam proyek telah dilakukan oleh perusahaan ini,
diantaranya yaitu membangun jalan, bangunan, hingga pelabuhan. Dan pengerjaan proyeknya
pun di berbagai kota, dari Gresik, Rembang, hingga di Pulau Kalimantan.
Seiring dengan berjalannya waktu dan semakin meningkatnya kemajuan teknologi yang
masuk ke indonesia, CV. Maha Meru semakin berkembang dalam pelayanannya. Dengan
pengalaman kerja dan kesatuan tim sumber daya manusia yang cukup handal, kami dapat
menyelesaikan proyek dengan memberikan kepuasan kepada pelanggan melalui ketepatan
dalam segi kualitas, waktu penyelesaian pekerjaan,maupun biaya.
2.1.3 Visi dan Misi CV. Maha Meru Visi kami
Menjadi perusahaan jasa kontraktor dan kontruksi yang dapat diandalkan oleh klien.
Misi kami
1. Terus mendukung dan berpartisipasi dalam kemajuan pembangunan daerah melalui proyek
berskala kecil maupun besar
2. Memberikan kepuasan kepada pelanggan dalam segi kualitas, ketepatan waktu dalam
penyelesaian pekerjaan serta harga yang bersaing dengan didukung oleh sumber daya manusia
yang handal dan teknologi yang maju.
STIKOM
(15)
2.1.4 Struktur Organisasi CV. Maha Meru
Gambar 2.2 Struktur Organisasi CV. Maha Meru
ALEX SUWANDI DIREKTUR
VEMY SOEPRADONO.ST. WAKIL DIREKTUR
AMIRUDIN ILHAMSYAH KABAG KEUANGAN
BAMBANG ERWANTO KABAG OPERASIONAL
GANIS HASBY AMIRUDIN ST. KABAG TEKNIK
SUHADAK KABAG ADMINISTRASI
DAN PEMASARAN
HADI WIDODO LOGISTIK INGGIT SUBIANTORO
MANAJER PROYEK
STIKOM
(16)
9
Landasan Teori Tentang Permasalahan
Pada bab ini akan dijelaskan dasar-dasar teori yang berhubungan dengan
permasalahan yang dibahas dan juga menjelaskan sistem yang digunakan pada
kerja praktek ini. Hal ini sangat penting karena teori-teori tersebut digunakan
sebagai landasan pemikiran dalam kerja praktek ini, adapun teori-teori yang
digunakan adalah sebagai berikut:
3.1Konsep Dasar Sistem Informasi Inventory
Sistem Informasi Inventory adalah struktur interaksi antara manusia,
peralatan, metode-metode, dan kontrol-kontrol yang disusun untuk mencapai
tujuan sebagai berikut:
a. Mendukung pembuatan keputusan untuk personel-personel yang mengatur
gudang dan bagian kontrol inventory.
b. Mendukung persiapan laporan-laporan internal dan eksternal.
c. Member data tentang transaksi-transaksi yang berhubungan dengan perubahan
stok.
Pengendalian inventory yang efektif menurut Stein (1982;2) adalah suatu
bentuk pengendalian dimana inventory dapat memaksimalkan jumlah keuntungan
yang didapat perusahaan.
STIKOM
(17)
Selain itu juga menjaga jumlah biaya persediaan seminimal mungkin
dengan cara:
a. Memilih produk yang memiliki tingkat penjualan tinggi dan menghentikan
penjualan barang yang tidak laku di pasar.
b. Pembelian barang persediaan dengan jumlah yang tepat.
c. Pembelian barang persediaan pada waktu yang tepat.
d. Menjaga jumlah investasi persediaan selalu seimbang dalam pemakaian
produksi dan juga penjualan.
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem,
yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen
atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem
adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure)
didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut: “Prosedur adalah suatu
urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang
di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”
STIKOM
(18)
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel, adalah
sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
3.2.1 Sistem Informasi
Sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berkaitan dan bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan.Sistem terdiri dari sistem alamiah (sistem tata
surya, sistem galaksi) dan sistem yang dibuat manusia (sistem penjualan, sistem
akuntansi).
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai
tambah. Kalau kita mengacu ke definisi sistem, maka sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi
organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem informasi dituntut
tidak hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat
menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kompetisi bagi
STIKOM
(19)
dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang
telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini
dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang
tepat bagi pengguna.
3.2.2 Analisa dan Perancangan Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem
planning) dan sebelum tahap desain sistem (sistem design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap
ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
STIKOM
(20)
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
3.2.3 Sistem Flow
Sistem flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Sistem flow menunjukkan
urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang
dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam sistem flow ditunjukkan
pada Gambar 3.1.
SIMBOL KETERANGAN
Menunjukkan dokumen input dan output
baik untuk proses manual atau komputer.
Menunjukkan pekerjaan manual.
Menunjukkan file non-komputer yang
diarsip.
Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer.
STIKOM
(21)
Menunjukkan tempat untuk menyimpan
data hasil operasi komputer.
Menunjukkan arus dari proses.
Menunjukkan penghubung ke halaman
yang masih sama.
Menunjukkan penghubung ke halaman
lain.
Gambar 3.1 Simbol-simbol pada Sistem Flow 3.2.4 Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah
ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan
terstruktur dan jelas.
3.2.4.1 Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan Data Flow Diagram. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan entity
STIKOM
(22)
apa saja yang digunakan. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk
dan arus data yang keluar.
3.2.4.2 Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada
langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem informasi
perpustakaan.
3.2.4.3 Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini
dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di
DFD level 0.
3.2.4.4 Entity Relational Diagram
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.
Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus
dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary
key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan
keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya
mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan
oleh satu departemen saja.
STIKOM
(23)
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung
dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang
paling sering digunakan.Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu
departemen saja.Namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa
macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record
pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya
satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan
dapat ditangani oleh banyak departemen.
Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD,
digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai.
Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:
1. Entity atan entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar 3.2
.
Ent_1
Gambar 3.2 Entity
2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas.
Terdapat beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti to-one,
one-STIKOM
(24)
to-many, many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil
dapat dilihat pada gambar 3.3.
Relation_12 Relation_11 Relation_10
Relation_9
Ent_1 Ent_2
Ent_3 Ent_4
Ent_5 Ent_6
Ent_7 Ent_8
Gambar 3.3 Relation Of Entity
3.3 Pengadaan Material untuk Perusahaan Kontraktor 3.3.1 Pengertian Kontrak Konstruksi
Perusahaan kontraktor mulai melakukan kegiatannya setelah menerima
tender berupa kontrak konstruksi dari pihak pemberi proyek untuk membangun
suatu bangunan.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (IAI, 2002:34.1) kontrak konstruksi
adalah “Suatu kontrak yang dinegosiasikan secara khusus untuk konstruksi suatu
aset atau kombinasi aset yang berhubungan erat satu sama lain atau saling
tergantung dalam hal rancangan teknologi dan fungsi atau tujuan penggunaan
pokok”.
Suatu kontrak konstruksi mungkin dinegosiasikan untuk membangun
sebuah aset tunggal seperti : jembatan, bangunan dan jalan. Kontrak konstruksi
STIKOM
(25)
juga berkaitan dengan sejumlah aset yang berhubungan erat atau saling tergantung
satu sama lain dalam hal rancangan, teknologi dan fungsi atau tujuan dari
pembangunan pokok. Menurut Standar Akuntansi Keuangan No. 34 (IAI, 2002 :
34.3) kontrak konstruksi meliputi :
1. Kontrak pemberian jasa yang berhubungan langsung dengan konstruksi aset,
misalnya : pelayanan jasa untuk manajer proyek dan arsitek.
2. Kontrak untuk penghancuran atau restorasi aset dan restorasi lingkungan
setelah penghancuran aset.
3.3.2 Sifat Spesifik Kontraktor
Menurut Wiryodiningrat et al. (1997) sifat spesifik kontraktor adalah
sebagai berikut:
1. Selalu berpindah tempat
Karena kontraktor bertugas pada saat pelaksanaan konstruksi saja, maka ia
akan pindah ke lokasi baru setelah pelaksanaan pembangunan proyek selesai.
Dengan demikian, kontraktor akan selalu berhubungan dengan kondisi
lingkungan social yang baru. Seringkali terjadi kondisi yang baru tersebut jauh
berbeda dengan kondisi yang sebelumnya.
2. Jenis pekerjaan pemborongan yang berganti-ganti dan berbeda-beda.
Meskipun bidang tugasnya tetap sama, yaitu pelaksanaan pembangunan, jenis
pekerjaan yang dibangun seringkali berbeda-beda. Misalnya, proyek pertama
adalah proyek pembangunan gedung perkantoran yang terdiri dari gedung
berstruktur beton bertulang. Setelah proyek pertama selesai, proyek kedua
berupa proyek jembatan rangka baja dan lainnya.
STIKOM
(26)
3. Sumber daya manusia
Sumber daya manusia yang melaksanakan pembangunan proyek pada
umumnya terdiri dari 3 kelompok yaitu:
- Kelompok Pelaksana (kontraktor dan sub-kontraktor)
- Kelompok Pekerja (mandor dan para tukang)
- Kelompok Pemilik (pemilik proyek dan wakil pemilik proyek/pengawas)
4. Banyak memakai tenaga kerja berpendidikan rendah
Sebagian besar tenaga kerja kontraktor adalah tenaga kerja yang
mengandalkan keterampilan fisik, karena itu pada umumnya berpendidikan
rendah. Hingga saat ini di Indonesia belum ada kewajiban sertifikasi keahlian
bagi para pekerja di bidang kontraktor.
5. Sifat pekerjaan adalah pekerjaan tangan
Sebagian pekerjaan kontraktor, khususnya pekerjaan finishing adalah
pekerjaan tangan yang menuntut keterampilan tangan. Meskipun
kadang-kadang alat dipergunakan, sebagian besar masih harus ditangani langsung
dengan keterampilan tangan, jenis pekerjaan ini antara lain ialah pemasangan
keramik, pemasangan dinding batu bata, pengecatan, pemasangan kusen,
pemasangan ubin lantai dan dinding, pemasangan genting dan sebagainya.
3.3.3 Persyaratan Kontraktor
Menurut Keppres RI No. 80 tahun 2003, persyaratan kontraktor sebagai
penyedia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan adalah sebagai berikut:
a. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan
usaha/kegiatan sebagai penyedia barang/jasa.
STIKOM
(27)
b. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk
menyediakan barang/jasa.
c. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak
sedang dihentikan, dan/atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama
perusahan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana.
d. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak.
e. Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir,
dibuktikan dengan melampirkan foto copy bukti tanda terima penyampaian
Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Pengahasilan (PPh) tahun terakhir, dan foto
copy Surat Setoran Pajak (SSP) PPh Pasal 29.
f. Dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir pernah memperoleh pekerjaan
menyediakan barang/jasa baik di lingkungan pemerintah maupun swasta
termasuk pengalaman subkontrak, kecuali penyedia barang/jasa yang baru
berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun.
g. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang
diperlukan dalam pengadaan barang/jasa.
h. Tidak masuk dalam daftar hitam.
i. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos.
3.3.4 Pemilihan Kontraktor
Menurut Keppres RI No. 80 tahun 2003, pemilihan penyedia barang/jasa
adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk untuk
melaksanakan pekerjaan.
STIKOM
(28)
Menurut D. Singh dan Robert L. K. Tiong (2006), pemilihan kontraktor
adalah proses pengambilan keputusan yang melibatkan pertimbangan dari
berbagai kriteria seleksi yang sebagian besar bersifat dan sulit untuk dipantau.
Menurut M. Sonmez et al (2002), pemilihan kontraktor adalah proses
penyaringan kontraktor yang dilakukan oleh pemilik atau pihak yang mewakili
pemilik berdasarkan kriteria-kriteria tertentu yang ditetapkan pemilik atau wakil
pemilik untuk mendapatkan kontraktor-kontraktor yang dianggap mampu
mengikuti tender.
3.3.5 Pengadaan Bahan
Pada umumnya perusahaan konstruksi menginginkan adanya persediaan
bahan yang tepat di lokasi proyek dan harga yang tepat. Fungsi pembelian
dilakukan oleh bagian pembelian atau petugas pembelian tergantung pada
besarnya perusahaan.
3.3.6 Pengadaan Tenaga Kerja
Menaksir dan mengendalikan biaya tenaga kerja merupakan salah satu hal
yang penting dan sulit pada perusahaan konstruksi. Hal ini disebabkan karena
proyek-proyek konstruksi berlangsung dalam jangka panjang dan taksiran biaya
langsung di masa mendatang sangat diperlukan dalam rangka tawar menawar
suatu proyek.
Banyak unsur yang mempengaruhi produktifitas tenaga kerja, seperti
cuaca, tersedianya bahan, kinerja para subkontraktor, kerusakan peralatan,
STIKOM
(29)
motivasi dan pengendalian. Hal ini yang mengakibatkan sulitnya meramalkan
jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk proyek tertentu.
3.4 Program yang Digunakan 3.4.1 Visual Basic .NET
Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan
dan membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem .NET Fremawork, dengan
menggunakan bahasa basic.Dengan menggunakan alat ini, para pembuat program
dapat membangun aplikasi Windows Forms.Alat ini dapat diperoleh secara
terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#,
atau visual j#) atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft visual
Studion .NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa
pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsot
Visual Basic versi sebelumnya yang dimplementasikan di atas .NET Framework.
Peluncurannya mengundang kontrovensi, mengingat banyak sekali perubahan
yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi
terdahulu.
3.4.2 Power Designer
Power designer merupakan suatu tool berupa software untuk mendesain
sistem dan rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) yang dikembangkan
oleh Sybase Inc. Ada dua model data, yaitu :Entity Relationship Diagram (ERD)
dan model relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskripsikan
perancangan basis data pada peringkat logika.
STIKOM
(30)
1. Model ERD atau Conceptual Data Model (CDM) : model yang di buat
berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek
dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara
entitas-entitas itu.
2. Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang
menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan
antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom dimana
setiap kolom memiliki nama yang unik.
3.4.3 Microsoft Visio 2003
Microsoft Office Visio 2003 adalah salah satu program yang dikeluarkan
oleh Microsoft untuk membantu perancangan aliran kerja suatu sistem. Microsoft
Office Visio merupakan sebuah program grafis untuk mempermudah pembuatan
gambar diagram secara cepat dan praktis.
Item-item yang terdapat dalam Visio antara lain :
1. Menu bar
Berisikan fungsi untuk menggunakan Visio.
2. Shape
Tombol-tombol yang berisikan bentuk dokumen, proses, tampilan, masukan
data manual, komputer dan lain sebagainya.
3. Drawing Pane
Adalah daerah gambar dalam visio, daerah ini merupakan daerah tempat
melakukan penggambaran diagram ataupun pengeditan.
4. Ruller
Penggaris keterangan untuk area gambar.
STIKOM
(31)
5. Stensil
Template stensil biasanya adalah kumpulan objek shape (master) siap pakai.
6. Page Job
Visio dapat membuat lebih dari satu halaman kerja (page) dimana setiap page
dapat menyimpan diagram berbeda.
3.4.4 SQL Server 2008
Database merupakan tempat penyimpanan data, yang memudahkan
pengolahan dan pencarian data. SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database
Management System) yang digunakan untuk mengolah data. Di samping memiliki user interface yang mudah digunakan,. SQL Server 2008 juga memiliki fitur
tambahan yang bisa diimplementasikan untuk meningkatkan performa dan
mengurangi tempat penyimpanan
STIKOM
(32)
25
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
4.1Analisis Permasalahan
Spesifikasi sistem yang ada pada Rancang Bangun Aplikasi Pengadaan
Barang Pada CV. Maha Meru ini adalah mengolah data master dan transaksi yang
menghasilkan output berupa laporan. Data master terdiri dari data customer, data
supplier, dan data barang. Sedangkan untuk data transaksi terdiri dari data barang
masuk, barang keluar dan stock barang di gudang. Setelah melakukan analisis ini,
maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan
sistem yang dibuat dapat berupa Data Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur
dari sistem ini yang dibuat dengan menggunakan software PowerDesigner 6
42-bit.
Document flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang
terdapat di dalam sistem. Adapun dokument flow untuk proses Pembelian Barang
dapat dilihat Gambar 4.1. pada dokument flow proses pembelian barang yang
terdapat pada gambar tersebut, dimana tersebut dimulai dari bagian administrasi
yang mendapatkan data pelanggan beserta kontrak proyek. Lalu bagian
administrasi membuat data pesanan barang yang dibutuhkan dalam pengerjaan
proyek. lalu daftar list barang tersebut dikirimkan kepada supplier, jika barang
yang dipesan tidak ada maka supplier akan konfirmasi kepada bagian administrasi
bahwa barang yang dipesan kosong, jika barang ada maka supplier akan
mengirimkan barang beserta nota pembelian kepada bagian gudang. Gudang akan
STIKOM
(33)
mencocokkan data barang yang datang dan pemesanan barang yang dilakukan
oleh bagian administrasi sebelumnya, lalu rekap data pengadaan barang beserta
nota pembelian diserahkan kepada bagian keuangan untuk melakukan
pembayaran.
Document Flow Pengadaan Barang
Logistik Administrasi dan
Pemasaran Supplier Keuangan
Customer
Mulai
Data Pelanggan dan Form Kontrak
Proyek
Data Pelanggan dan Form Kontrak Proyek Daftar Pesanan Barang Baru Daftar Pesanan Barang Baru Cek Stok? Nota Pembelian Nota Pembelian Cek? Nota Pembelian Y Y Selesai Membuat Daftar Pesanan Barang Baru Rekap Data Barang Membuat Nota Pembelian Melakukan Pembayaran Data pesanan ditolak T
Data pesanan tidak sesuai
T
Bukti pembayaran
Bukti pembayaran
c
c Data Pengadaan
Barang Data Pengadaan Barang Cash? Y Transfer Membuat Bukti Pembayaran T Bukti transfer Membuat Bukti Pembayaran Bukti pembayaran c Bukti pembayaran 1 1 2 2 3 3 2 5 5 4 4 c
Gambar 4.1 Document Flow Pengadaan Barang
STIKOM
(34)
Pada proses pembuatan laporan, setelah bagian keuangan melakukan
pembayaran maka selanjutnya dari arsip data pengadaan barang, bagian keuangan
dapat membuat laporan pembelian barang dan laporan stock barang. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.2
Dokumen Flow Pembuatan Laporan
Direktur Keuangan
Mulai
Data Pengadaan Barang
Membuat Laporan
Stock Barang Laporan Stock
Barang
Laporan Stock Barang
Selesai Laporan Pengadaan
Barang Membuat
Laporan Pengadaan
Barang
Laporan Pengadaan Barang a
c c
Gambar 4.2 Document Flow Pembuatan Laporan
Pada Barang Keluar proses pertama kali admin mendapatkan surat
pengerjaan proyek, lalu membuat permintaan barang yang menghasilkan form
STIKOM
(35)
permintaan barang yang diserahkan pada bagian gudang. Setelah itu, gudang
mengecek dan menyiapkan data proyek dan menghasilkan data barang keluar lalu
membuat surat keluar barang proyek yang menghasilkan surat keluar barang
proyek dan barang yang diserahkan pada manajer proyek sebagai pelaksana
proyek. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.3.
Document Flow Proses Barang Keluar Proyek
Manajer Proyek Logistik
Administrasi dan Pemasaran
Surat Pengerjaan Proyek (SPK) Membuat Permintaan Barang Form Permintaan Barang Form Permintaan Barang Cek Barang? Menerima dan Mengecek Barang Menyiapkan Barang Proyek Data Barang Keluar Membuat Surat Keluar Barang Proyek Surat Keluar Barang Proyek Surat Keluar Barang Proyek Y T Surat Keluar Barang Proyek c c
Gambar 4.3 Document Flow Proses Barang Keluar Proyek
STIKOM
(36)
4.2Perancangan Sistem
Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses
perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat
dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan yaitu mampu membantu
menyelesaikan permasalahan pengerjaan proyek kecil maupun besar sebagai
kontraktor.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus
dilakukan. Urutan perancangan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. System Flow
2. Data Flow Diagram (DFD) 3. Entity Relational Diagram (ERD)
4. Struktur Database
5. Desain Input Output
Langkah-langkah perancangan sistem ini prosedur-prosedur diatas dapat
dijelaskan pada sub sebagai berikut :
4.2.1 System Flow
Berdasarkan document flow di atas maka dapat disusun system flow yang
menentukan arah atau alur suatu Sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk
mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan
pengguna dapat diketahui, agar di dapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja
dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan.
STIKOM
(37)
Pada System Flow ini akan dijelaskan alur proses-proses yang terdapat
pada aplikas pengadaan barang, sebagai berikut :
System Flow Pengadaan Barang
Logistik Keuangan Supplier
Administrasi dan Pemasaran Customer
Mulai
Data Pelanggan dan Form Kontrak
Proyek
Data Pelanggan dan Form Kontrak Proyek Entry Data Pelanggan dan Kontrak Proyek Customer Membuat Daftar Kebutuhan Barang Daftar Pesanan Barang Baru Daftar Pesanan Barang Baru Cek Stok? Membuat Nota Pembelian Nota Pembelian Nota Pembelian Cek? Entry Data Pengadaan Barang Pengadaan Nota Pembelian Melakukan Pembayaran Y Y
Data Barang tidak sesuai Data Pesanan ditolak T Pemesanan T Supplier Data Pengadaan Barang Data Pengadaan Barang Y T Membuat Bukti Pembayaran Transfer Selesai Bukti pembayaran Bukti pembayaran Bukti pembayaran Membuat Bukti Pembayaran Bukti pembayaran Cash? Bukti transfer 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 Barang 7 7
Gambar 4.4 System Flow Pengadaan Barang
STIKOM
(38)
Gambar 4.4 System Flow menjelaskan proses Pengadaan Barang yang
dimulai dari bagian admin yang mendapatkan customer untuk pengerjaan proyek,
lalu bagian gudang akan membuat daftar pemintaan barang untuk proyek kepada
supplier dan menyimpannya dalam database pemesanan. Supplier akan mengecek
apakah barang yang diminta tersedia atau tidak, jika tidak tersedia, maka supplier
akan melakukan konfirmasi ke bagian admin bahwa barang yang diminta tidak
tersedia, jika barang tersedia maka supplier akan mengirimkan barang beserta
nota pembelian yang akan diberikan kepada gudang.
Gudang akan mengecek barang yang datang dengan data barang yang
dipesan pada database pemesanan. Setelah selesai maka akan mencatat pada
database pengadaan dan database barang dan juga menghasilkan rekap data
pengadaan barang yang diserahkan kepada bagian admin. Lalu bagian gudang
menyerahkan nota pembelian kepada bagian keuangan untuk melakukan
pembayaran kepada supplier. Pembayaran bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu
cash atau transfer.
STIKOM
(39)
System Flow Pembuatan Laporan
Direktur Keuangan
Selesai Mulai
Laporan Pengadaan Barang Laporan Stock
Barang Pengadaan
Cetak Laporan Stock Barang Cetak Laporan
Pengadaan Barang
Laporan Pengadaan Barang
Laporan Stock Barang
Gambar 4.5 System Flow Proses Pembuatan Laporan
Gambar 4.5 System Flow menjelaskan proses Pembuatan Laporan yang
dimulai dari bagian keuangan yang mendapatkan data pengadaan barang dari
database pengadaan untuk membuat laporan pengadaan barang dan laporan Stock
Barang, yang selanjutnya diserahkan kepada Direkur.
STIKOM
(40)
System Flow Proses Barang Keluar Proyek
Manajer Proyek Logistik
Administrasi dan Pemasaran
Membuat Permintaan Barang Form Permintaan Barang Surat Pengerjaan Proyek Y Cek Barang? Form Permintaan Barang
Surat Keluar Barang Proyek Data Barang Keluar
Menyiapkan Barang Proyek Membuat Surat Keluar Barang Proyek Menerima dan Mengecek Barang
Surat Keluar Barang Proyek c Customer Membuat Surat Pengerjaan Proyek T Pengadaan Pengadaan 1 1 Barang
Gambar 4.6 System Flow Proses Barng Keluar Proyek
STIKOM
(41)
Gambar 4.6 System Flow menjelaskan proses Barang Keluar yang dimulai
dari bagian admin proyek mendapatkan Surat Pengerjaan Proyek dari database
customer, setelah itu membuat permintaan barang yang diserahkan pada bagian
gudang. Setelah itu, gudang mengecek dan menyiapkan data proyek dan
menghasilkan data barang keluar lalu membuat surat keluar barang proyek yang
menghasilkan surat keluar barang proyek dan barang yang diserahkan pada
manajer proyek sebagai pelaksana proyek.
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambar aliran informasi yang terlibat
dalam suatu prosedur (event) yang terdapat dalam suatu sistem. Diagram ini
menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan
alur data yang terjadi pada setiap proses. Data flow diagram berfungsi untuk
menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang
tertinggi sampai yang terendah sehingga memungkinkan untuk dilakukan proses
(decomposition), partisi atau pembagian sistem kedalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan lebih sederhana. Adapun penjelasan dari DFD dapat dilihat sebagai
berikut :
4.2.2.1Hierarki Input Proses Output (HIPO)
Hierarki Input Proses Output merupakan alat perancangan sistem yang
dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu
dengan jelas dan terstruktur. Pada rancangan sistem Aplikasi Pengadaan Barang
ini terdiri dari tiga proses utama yaitu proses Pembelian Barang, Pembuatan
Laporan dan Barang Keluar Proyek. Masing-masing dari proses utama tersebut
STIKOM
(42)
akan dijabarkan kembali ke dalam beberapa sub proses. Dari diagram berjenjang
berikut ini akan terlihat masing-masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD).
Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing
proses diatasnya dimana proses Pembelian Barang, Pembuatan Laporan dan
Barang Keluar Proyek dapat diturunkan (decomposition) lagi menjadi beberapa
sub proses. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun
rancangan aplikasi digambarkan seperti pada gambar 4.22
Aplikasi Pengadaan Barang CV. Maha Meru
0
Proses Pengadaan Barang 1
Proses Keluar Barang Proyek
3
Proses Pembelian Barang
1.1
Proses Pembuatan Laporan 2 Proses Pembayaran Barang 1.3 Proses Penerimaan Barang 1.2 Pembuatan Laporan Pengadaan Barang 2.1 Pembuatan Laporan Stok Barang 2.2 Proses Permintaan Barang Keluar Proyek
3.1
Proses Barang Keluar Proyek
3.1
Gambar 4.7 HIPO Sistem Pengadaan Barang CV. Maha Meru
STIKOM
(43)
4.2.2.2Context Diagram
Desain DFD dalam sistem ini seperti dalam gambar 4.8 Context diagram
merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan
entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem informasi.
Context diagram untuk Sistem Pengadaan Barang CV. Maha Meru
terdapat 7 external entity, yaitu Supplier, Logistik, Keuangan, Direktur, Manajer
Proyek, Customer dan Bagian Administrasi dan Pemasaran. Masing-masing
entitas yang terhubung memberikan input dan output sistem.
Surat Keluar Barang Proyek
Surat Keluar Barang Proyek
Form Permintaan Barang Form Permintaan Barang
Laporan Stock Barang Laporan Pengadaan Barang
Data Pengadaan Barang Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran
Nota Pembelian Nota Pembelian Data Pengadaan Barang
Nota Pembelian Daftar Pesanan Barang Baru
Nota Pembelian Daftar Pesanan Barang Baru
Daftar Pesanan Barang Baru
Data Pelanggan dan Kontrak Proyek
Data Pelanggan dan Kontrak Proyek
0
Sistem Pengadaan Barang
+
Customer
Administrasi dan Pemasaran Supplier
Logistik
Keuangan Direktur
Manajer Proyek
Gambar 4.8 Context Diagram Sistem Pengadaan Barang CV. Maha Meru
STIKOM
(44)
4.2.2.3DFD Level 0
DFD level 0 merupakan proses decompose dari context diagram. DFD level 0, menggambarkan tiap-tiap proses yang terdapat sistem pengadaan barang
CV. Maha Meru. Pada DFD level 0 terbagi menjadi tiga sub proses, yaitu :
1. Pengadaan Barang
Pada sub proses ini menjelaskan tentang tahap-tahap pengadaan barang
ini dimulai.
2. Pembuatan Laporan
Pada sub proses ini menjelaskan tentang tahap-tahap pembuatan laporan.
3. Barang Keluar
Pada sub proses ini dilakukan untuk melakukan pengecekan dan
pengeluaran barang untu pelaksana proyek.
STIKOM
(45)
Adapun secara garis besar, DFD Level 0 untuk aplikasi ini digambarkan
seperti pada gambar 4.9
Flow _157 Flow _156 Flow _154 Flow _153 Flow _152 Flow _151 Flow _149 Flow _148
Laporan Stock Barang
Surat Keluar Barang Proyek
Surat Keluar Barang Proyek Form Permintaan Barang Surat Pengerjaan Proyek (SPK)
Form Permintaan Barang
Laporan Pengadaan Barang
[Laporan Stock Barang]
Flow _144
[Laporan Pengadaan Barang] Data Pengadaan Barang
Nota Pembelian Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran Nota Pembelian
Nota Pembelian Data Pengadaan Barang
Daftar Pesanan Barang Baru
Nota Pembelian Daftar Pesanan Barang Baru
Daftar Pesanan Barang Baru Data Pelanggan dan Kontrak Proyek
Data Pelanggan dan Kontrak Proyek Customer Administrasi dan Pemasaran Supplier Logistik Keuangan Keuangan Direktur Administrasi dan Pemasaran LogistikLogistik Manajer Proyek 1
Proses Pengadaan Barang
+ 2 Proses Pembuatan Laporan + 3
Proses Barang Keluar
+ 1 Customer 2 Pengadaan 3 Supplier 4 Pemesanan 5 Barang
Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem Pengadaan Barang CV. Maha Meru
STIKOM
(46)
4.2.2.4DFD Level 1
Pada DFD level 1 Poses Pengadaan Barang, terdapat external entity
Customer, Administrasi dan Pemasaran, Logistik, Keuangan dan Supplier.
Dimana di dalamnya terdapat proses Pembelian Barang, Penerimaan Barang dan
Pembayaran. Untuk lebih jelas lihat pada gambar 4.10
Flow _371 Flow _156 Flow _152 Flow _151 Flow _149 Flow _148 Bukti Pembayaran Nota Pembelian Bukti Pembayaran Nota Pembelian
Data Pengadaan Barang
[Data Pengadaan Barang] Nota Pembelian Daftar Pesanan Barang Baru
Nota Pembelian Daftar Pesanan Barang Baru
Daftar Pesanan Barang Baru Data Pelanggan dan Kontrak Proyek Data Pelanggan dan Kontrak Proyek
Customer Administrasi dan Pemasaran Supplier Supplier Logistik Logistik Administrasi dan Pemasaran Logistik Keuangan Supplier 2 Pengadaan 3 Supplier 1 Customer 4 Pemesanan 4 Pemesanan 5 Barang 1
Proses Pembelian Barang
2
Proses Penerimaan Barang
3
Proses Pembayaran
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Pengadaan Barang
Pada DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan, terdapat external entity
Keuangan dan Direktur. Dimana di dalamnya terdapat proses Pembuatan Laporan
STIKOM
(47)
Pengadaan Barang dan Pembuatan Laporan Stok Barang. Untuk lebih jelas lihat
pada gambar 4.11
[Laporan Stock Barang] Laporan Stock Barang
Flow _262
Laporan Pengadaan Barang
[Laporan Pengadaan Barang] Flow _144
Data Pengadaan Barang
Keuangan Direktur
Direktur
2 Pengadaan
Keuangan
1
Pembuatan Laporan Pengadaan Barang
2
Pembuatan Laporan Stock Barang
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan CV Maha Meru
STIKOM
(48)
Pada DFD level 1 Proses Keluar Barang Proyek, terdapat eksternal entity
Administrasi dan Pemasaran, Logistik, dan Manajer Proyek. Dimana di dalamnya
terdapat proses Permintaan Barang Keluar Proyek dan Proses Barang Keluar
Proyek. Untuk lebih jelas lihat pada gambar 4.12
Surat Pengerjaan Proyek (SPK)
Flow _157 Flow _154 Flow _153
Surat Keluar Barang Proyek Surat Keluar Barang Proyek
Form Permintaan Barang Form Permintaan Barang
Administrasi dan
Pemasaran Logistik
Logistik
Manajer Proyek
1 Customer 2 Pengadaan
5 Barang
1 Proses Permintaan Barang Keluar
Proyek
2 Proses Barang
Keluar Proyek
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Keluar Barang Proyek CV. Maha Meru
4.2.3 Entity Relational Diagram (ERD)
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikutnya
perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat memberikan
tentang gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunakan model dan beberapa
tahap yaitu :
1. Conceptual Data Model (CDM)
2. Physical Data Model (PDM)
STIKOM
(49)
4.2.3.1Conceptual Data Model (CDM)
Secara logik jumlah tabel yang ada dalam database adalah 14 buah yang
terdiri dari master dan transaksi. Pada Conceptual Data Model (CDM) terdapat
relasi antar tabel yang satu dengan tabel yang lain. Hasil dari pengembangan
sistem dapat dilihat pada gambar 4.14
Relation_549 Relation_548 Relation_547 Relation_546 Relation_335 Relation_334 Relation_333 Relation_332 Relation_329 Relation_328 Relation_231 Relation_227 Relation_181 Relation_180 Relation_179 Relation_178 Relation_177 Relation_120 Supplier Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat_Supplier Kota_Supplier Telp_supplier Jenis Supplier Pembelian Kode_Faktur Tgl_Terima_Faktur Total_Beli Total_Pembelian_Barang Jenis_Pembelian Kateg ori_Barang Detail_Pembelian Quantity_Barang Harg a_per_Barang Jumlah_Barang PO Kode_PO Tang g al_PO Keterangan Detail_PO Quantity_Barang Status_PO Barang Kode_Barang Nama_Barang Satuan Quantity_Barang Harg a_Barang Status Qty_Status Karyawan Id_Karyawan Nama_Karyawan Tang g al_Lahir Alamat Kota Jabatan Telp Customer Kode_Customer Nama_Customer Alamat_Customer Kota_Customer Telp_Customer User_Admin Username Password Barang_Keluar Kode_Keluar Tang g al_Keluar Keterangan_Keluar Detil_Barang _Keluar Jumlah_Stok_Keluar Proyek Kode_Proyek Nama_Proyek Lokasi_Proyek Titik_Pemasang an Tgl_Terima Tgl_M ulai Tgl_Selesai Keterangan Nilai_Kontrak Uang_Muka Sisa_Kontrak Bahan_Baku Tenaga_Kerja Alat Prog res_Proyek Kode_Prog res Nama_Prog res Tgl_M ulai Tgl_Selesai Keterangan Prosentase Sisa_Bayar_Proyek PR Kode_PR Tang g al_PR
Detil_PR Quantity Status_PR
Gambar 4.13 CDM Sistem Pengadaan Barang CV. Maha Meru
STIKOM
(50)
4.2.3.2Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan generate Conceptual Data Model
(CDM). PDM merupakan representative fisik dari database. Karena disini tipe
data dari elemen-elemen data sudah dimunculkan. Untuk lebih jelas terlihat pada
gambar 4.14
KODE_PR = KODE_PR
KODE_PR = KODE_PR
KODE_BARANG = KODE_BARANG KODE_BARANG = KODE_BARANG
KODE_PROYEK = KODE_PROYEK KODE_PR = KODE_PR
KODE_BARANG = KODE_BARANG
KODE_KELUAR = KODE_KELUAR USERNAME = USERNAME
KODE_BARANG = KODE_BARANG
KODE_PROYEK = KODE_PROYEK
KODE_PROYEK = KODE_PROYEK KODE_BARANG = KODE_BARANG
KODE_CUSTOMER = KODE_CUSTOMER
KODE_PO = KODE_PO KODE_FAKTUR = KODE_FAKTUR USERNAME = USERNAME
KODE_SUPPLIER = KODE_SUPPLIER
SUPPLIER KODE_SUPPLIER Text(10) NAMA_SUPPLIER Text(50) ALAMAT_SUPPLIER Text(50) KOTA_SUPPLIER Text(50) TELP_SUPPLIER Integer JENIS_SUPPLIER Text(25) PEMBELIAN KODE_FAKTUR Text(10) KODE_SUPPLIER Text(10) KODE_CUSTOMER Text(10) KODE_BARANG Text(10) TGL_TERIMA_FAKTUR DateTime TOTAL_BELI Currency TOTAL_PEMBELIAN_BARANG Currency JENIS_PEMBELIAN Text(25) KATEGORI_BARANG Text(25) DETAIL_PEMBELIAN QUANTITY_BARANG Integer HARGA_PER_BARANG Currency JUMLAH_BARANG Integer KODE_BARANG Text(10) PO KODE_PO Text(10) KODE_FAKTUR Text(10) TANGGAL_PO DateTime KETERANGAN Text(100) DETAIL_PO KODE_PO Text(10) QUANTITY_BARANG Integer STATUS_PO Text(25) BARANG KODE_BARANG Text(10) KODE_PO Text(10) DET_KODE_PO Text(10) NAMA_BARANG Text(50) SATUAN Integer QUANTITY_BARANG Integer HARGA_BARANG Currency STATUS Text(10) QTY_STATUS Text(10) ID_BIAYA Text(4) KARYAWAN ID_KARYAWAN Text(10) USERNAME Text(15) NAMA_KARYAWAN Text(50) TANGGAL_LAHIR DateTime ALAMAT Text(50) KOTA Text(50) JABATAN Text(50) TELP Integer CUSTOMER KODE_CUSTOMER Text(10) NAMA_CUSTOMER Text(50) ALAMAT_CUSTOMER Text(50) KOTA_CUSTOMER Text(50) TELP_CUSTOMER Integer USERNAME Text(10) USER_ADMIN USERNAME Text(15) PASSWORD Text(15) BARANG_KELUAR KODE_KELUAR Text(12) KODE_PROYEK Text(12) TANGGAL_KELUAR DateTime KETERANGAN_KELUAR Text(50) KODE_BARANG Text(10) DETIL_BARANG_KELUAR JUMLAH_STOK_KELUAR Integer KODE_BARANG Text(10) KODE_KELUAR Text(12) PROYEK KODE_PROYEK Text(12) NAMA_PROYEK Text(100) LOKASI_PROYEK Text(100) TITIK_PEMASANGAN Integer TGL_TERIMA DateTime TGL_MULAI DateTime TGL_SELESAI DateTime KETERANGAN Text(100) NILAI_KONTRAK Single UANG_MUKA Single SISA_KONTRAK Single BAHAN_BAKU Single TENAGA_KERJA Single ALAT Single KODE_PR Text(10) PROGRES_PROYEK KODE_PROGRES Text(13) KODE_PROYEK Text(12) NAMA_PROGRES Text(50) TGL_MULAI DateTime TGL_SELESAI DateTime KETERANGAN Text(100) PROSENTASE Single SISA_BAYAR_PROYEK Single KODE_PR Text(10) PR KODE_PR Text(10) TANGGAL_PR DateTime KODE_PROYEK Text(12) KODE_BARANG Text(10) DETIL_PR QUANTITY Integer STATUS_PR Text(50) KODE_PR Text(10) KODE_BARANG Text(10)
Gambar 4.14 PDM Sistem Pengadaan Barang CV. Maha Meru
STIKOM
(51)
4.2.4 Struktur Database
Berdasarkan Gambar 4.14 struktur tabel terdiri dari file master dan file
transaksi yang akan dijelaskan sebagai berikut :
Struktur File
4.2.4.1Nama Tabel : Tabel Barang
Primary Key : Kode Barang
Foreign Key : Username
Fungsi : Untuk menyimpan data barang proyek.
Tabel 4.1 Struktur Tabel Barang
No Field Type Length Key
1 Kode Barang Char 10 Primary Key
2 Username Char 10 Foreign Key
4 Nama Barang Varchar 50 Not Null
4 Satuan Varchar 50 Not Null
5 Quantity Barang Int - Not Null
6 Harga Beli Terakhir Float - Not Null
7 Status Varchar 50 Not Null
8 Qty Status Int - Not Null
4.2.4.2Nama Tabel : Tabel Barang Keluar
Primary Key : Kode Keluar
Foreign Key : Kode Proyek
Kode Barang
Username
Fungsi : Untuk mengetahui barang yang keluar di setiap proyek.
Tabel 4.2 Struktur Tabel Barang Keluar
No Field Type Length Key
1 Kode Keluar Char 12 Primary Key
2 Kode Proyek Char 12 Foreign Key
4 Kode Barang Char 10 Foreign Key
STIKOM
(52)
No Field Type Length Key
4 Username Char 10 Foreign Key
5 Tanggal Keluar Datetime - Not Null
6 Keterangan Keluar Varchar 50 Not Null
4.2.4.3Nama Tabel : Tabel Customer
Primary Key : Kode Customer
Foreign Key : Username
Fungsi : Untuk menyimpan data customer proyek.
Tabel 4.3 Struktur Tabel Customer
No Field Type Length Key
1 Kode Customer Char 12 Primary Key
2 Username Char 10 Foreign Key
4 Nama Customer Varchar 50 Not Null
4 Alamat Customer Varchar 50 Not Null
5 Kota Customer Varchar 50 Not Null
6 CP Customer Char 12 Not Null
7 Telp Customer Char 12 Not Null
4.2.4.4Nama Tabel : Tabel Detil Barang Keluar
Primary Key : -
Foreign Key : Kode Barang
Kode Keluar
Fungsi : Untuk menyimpan daftar barang yang keluar.
Tabel 4.4 Struktur Tabel Detil Barang Keluar
No Field Type Length Key
1 Kode Barang Char 10 Foreign key
2 Kode Keluar Char 12 Foreign Key
4 Jumlah Stok Keluar Int - Not Null
STIKOM
(53)
4.2.4.5Nama Tabel : Tabel Detil Pembelian
Primary Key : -
Foreign Key : Kode Barang
Kode Faktur
Fungsi : Untuk menyimpan daftar bahan proyek yang di beli.
Tabel 4.5 Struktur Tabel Detil Pembelian
No Field Type Length Key
1 Kode Barang Char 10 Foreign Key
2 Kode Faktur Char 12 Foreign Key
4 Quantity Barang Int - Not Null
4 Harga Per Barang Float - Not Null
5 Jumlah Barang Float - Not Null
4.2.4.6Nama Tabel : Tabel Detil PO
Primary Key : -
Foreign Key : Kode Barang
Kode PO
Fungsi : Untuk menyimpan daftar PO.
Tabel 4.6 Struktur Tabel Detil PO
No Field Type Length Key
1 Kode Barang Char 10 Foreign Key
2 Kode PO Char 11 Foreign Key
4 Quantity Barang Int - Not Null
4 Status PO Varchar 50 Not Null
4.2.4.7Nama Tabel : Tabel Karyawan
Primary Key : Id Karyawan
Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan proyek.
STIKOM
(54)
Tabel 4.7 Struktur Tabel Karyawan
No Field Type Length Key
1 Id Karyawan Char 10 Primary Key
2 Nama Karyawan Varchar 50 Not Null
4 Tanggal Lahir Datetime - Not Null
4 Alamat Varchar 50 Not Null
5 Kota Varchar 50 Not Null
6 Jabatan Varchar 50 Not Null
7 Contact Person Char 12 Not Null
4.2.4.8Nama Tabel : Tabel Detil PR
Primary Key : -
Foreign Key : Kode PR
Kode Barang
Fungsi : Untuk menyimpan daftar barang yang telah digunakan.
Tabel 4.8 Struktur Tabel Detil PR
No Field Type Length Key
1 Kode PR Char 10 Foreign Key
2 Kode Barang Char 10 Foreign key
4 Nama Barang Varchar 50 Not Null
4 Quantity Int - Not Null
5 Status PR Varchar 50 Not Null
4.2.4.9Nama Tabel : Tabel Pembelian
Primary Key : Kode Faktur
Foreign Key : KodePO
Kode Supplier
Username
Fungsi : Untuk menyimpan daftar pembelian.
STIKOM
(55)
Tabel 4.9 Struktur Tabel Pembelian
No Field Type Length Key
1 Kode Faktur Char 12 Primary Key
2 Kode PO Char 11 Foreign Key
4 Kode Supplier Char 10 Foreign Key
4 Username Char 10 Foreign Key
5 Tgl Terima Faktur Datetime - Not Null
6 Total Beli Float - Not Null
7 Tgl Jatuh Tempo Datetime - Not Null
8 Total Pembelian Float - Not Null
9 Sisa Bayar Beli Float - Not Null
10 Jenis Pembelian Varchar 50 Not Null
11 Kategori Barang Varchar 50 Not Null
4.2.4.10Nama Tabel : Tabel PO
Primary Key : Kode PO
Foreign Key : Kode Supplier
Kode PR
Username
Fungsi : Untuk menyimpan daftar PO.
Tabel 4.10 Struktur Tabel PO
No Field Type Length Key
1 Kode PO Char 11 Primary Key
2 Kode Supplier Char 10 Foreign Key
4 Kode PR Char 10 Foreign Key
4 Username Char 10 Foreign Key
5 Tanggal PO Datetime - Not Null
6 Keterangan Varchar 200 Not Null
4.2.4.11Nama Tabel : Tabel Progress Proyek
Primary Key : Kode Progres
Foreign Key : Kode Customer
Kode Proyek
Username
STIKOM
(56)
Fungsi : Untuk menyimpan daftar progress proyek.
Tabel 4.11 Struktur Tabel Progress Proyek
No Field Type Length Key
1 Kode Progres Char 14 Primary Key
2 Kode Customer Char 12 Foreign Key
4 Kode Proyek Char 12 Foreign Key
4 Username Char 10 Foreign Key
5 Nama Progres Varchar 50 Not Null
6 Tgl Mulai Datetime - Not Null
7 Tgl Selesai Datetime - Not Null
8 Keterangan Varchar 100 Not Null
9 Prosentase Float - Not Null
10 Sisa Bayar Progres Float - Not Null
4.2.4.12Nama Tabel : Tabel Proyek
Primary Key : Kode Proyek
Foreign Key : Kode Customer
Username
Fungsi : Untuk menyimpan daftar proyek yang telah diterima.
Tabel 4.12 Struktur Tabel Proyek
No Field Type Length Key
1 Kode Proyek Char 12 Primary key
2 Kode Customer Char 12 Foreign Key
4 Username Char 10 Foreign Key
4 Nama Proyek Varchar 100 Not Null
5 Lokasi Proyek Varchar 100 Not Null
6 Titik Pemasangan Int - Not Null
7 Tgl Terima Datetime - Not Null
8 Tgl Mulai Datetime - Not Null
9 Tgl Selesai Datetime - Not Null
10 Keterangan Varchar 100 Not Null
11 Nilai Kontrak Float - Not Null
12 Uang Muka Float - Not Null
14 Sisa Kontrak Float - Not Null
14 Bahan Baku Float - Not Null
15 Tenaga Kerja Float - Not Null
16 Alat Float - Not Null
STIKOM
(57)
4.2.4.13Nama Tabel : Tabel PR
Primary Key : Kode PR
Foreign Key : Kode Proyek
Username
Fungsi : Untuk menyimpan daftar PR.
Tabel 4.13 Struktur Tabel PR
No Field Type Length Key
1 Kode PR Char 10 Primary Key
2 KodeProyek Char 12 Foreign Key
4 Username Char 10 Foreign Key
4 Tanggal PR Datetime - Not Null
4.2.4.14Nama Tabel : Tabel Supplier
Primary Key : Kode Supplier
Foreign Key : Kode Proyek
Username
Fungsi : Untuk menyimpan daftar supplier.
Tabel 4.14 Struktur Tabel Supplier
No Field Type Length Key
1 Kode Supplier Char 10 Primary Key
2 Kode Proyek Char 10 Foreign Key
4 Username Char 10 Foreign Key
4 Nama Supplier Varchar 50 Not Null
5 Alamat Supplier Varchar 50 Not Null
6 Kota Supplier Varchar 50 Not Null
7 Contact Person Supplier Char 12 Not Null
8 Telp Char 12 Not Null
9 Jenis Supplier Varchar 50 Not Null
4.2.4.15Nama Tabel : Tabel User Admin
Primary Key : Username
Foreign Key : Id Karyawan
STIKOM
(58)
Fungsi : Untuk menyimpan daftar user admin.
Tabel 4.15 Struktur Tabel User Admin
No Field Type Length Key
1 Username Char 10 Primary Key
2 Id karyawan Char 10 Foreign Key
4 Password Varchar 50 Not Null
4.2.5 Desain Input / Output
Dalam desain antarmuka ini digunakan bahasa pemrograman Visual
Studio.net 2008 dengan database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain
Input / Output dari aplikasi ini adalah sebagai berikut : 4.2.5.1Desain Input
Berikut ini merupakan desain input yang terdapat dalam aplikasi
pengadaan barang pada CV Maha Meru:
A. Desain Form Login
Gambar 4.15 merupakan Form Login yang digunakan untuk login, dimana
user akan menginputkan username dan password untuk selanjutnya dilakukan
validasi. Form ini adalah tampilan awal dari keseluruhan program.
Gambar 4.15 Desain Form Login
STIKOM
(59)
B. Desain Form Customer
Gambar 4.16 merupakan Form Customer yang digunakan untuk
maintenance data customer yang menjadi klien proyek. Dimana dalam form ini
semua data customer akan dimiliki oleh perusahaan.
Gambar 4.16 Desain Form Customer
C. Desain Form Barang
Gambar 4.17 merupakan Form Barang yang digunakan untuk maintenance
data barang yang dimiliki perusahaan dan data barang yang baru dikirim oleh
supplier perusahaan.
Gambar 4.17 Desain Form Barang
STIKOM
(60)
D. Desain Form Supplier
Gambar 4.18 merupakan Form Supplier yang digunakan untuk
maintenance data supplier yang selalu menyetok bahan baku untuk proyek dalam
perusahaan tersebut.
Gambar 4.18 Desain Form Supplier
E. Desain Form Karyawan
Gambar 4.19 merupakan Form Karyawan yang digunakan untuk
maintenance data karyawan perusahaan.
Gambar 4.19 Desain Form Karyawan
STIKOM
(61)
F. Desain Form Transaksi Proyek
Gambar 4.20 merupakan Form Proyek yang digunakan untuk maintenance
data proyek yang membantu menangani suatu pelaksanaan proyek dalam suatu
perusahaan.
Gambar 4.20 Desain Form Transaksi Proyek
G. Desain Form Transaksi Progress Proyek
Gambar 4.21 merupakan Form Transaksi Progress Proyek, dimana dalam
form ini semua data proyek akan dibuatkan anggaran-anggaran biaya perusahaan
dan total biaya untuk proyek tersebut.
Gambar 4.21 Desain Form Transaksi Progress Proyek
STIKOM
(62)
H. Desain Form Transaksi Purchase Request
Gambar 4.22 merupakan Form Transaksi Purchase Request yang
digunakan pada saat melakukan proses transaksi permintaan penjualan.
Gambar 4.22 Desain Form Transaksi Purchase Request
I. Desain Form Transaksi Pembelian
Gambar 4.23 merupakan Form Transaksi Pembelian yang digunakan pada
saat melakukan transaksi pembelian bahan baku proyek, dimana perusahaan
melakukan transaksi tersebut jika bahan baku telah habis dan dibutuhkan.
Gambar 4.23 Desain Form Transaksi Pembelian
STIKOM
(63)
J. Desain Form Transaksi Barang Keluar
Gambar 4.24 merupakan Form Transaksi Barang Keluar yang digunakan
pada saat perusahaan akan mengeluarkan barang dari gudang proyek apabila
proyek tersebut membutuhkan bahan baku tersebut.
Gambar 4.24 Desain Form Transaksi Barang Keluar
I. Desain Form Transaksi Penerimaan Barang
Gambar 4.25 merupakan Form Transaksi Penerimaan Barang yang
digunakan pada saat perusahaan menerima barang yang dikirim oleh supplier.
Gambar 4.25 Desain Form Transaksi Penerimaan Barang
STIKOM
(64)
4.2.5.2Desain Output
Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam aplikasi
pengadaan barang pada CV Maha Meru :
A. Desain Laporan Barang Keluar Proyek
Gambar 4.26 merupakan Laporan Barang Keluar Proyek yang digunakan
untuk memberi informasi tentang laporan barang keluar proyek perusahaan
tersebut.
Gambar 4.26 Desain Laporan Barang Keluar Proyek
B. Desain Laporan Pembelian Barang Proyek
Gambar 4.27 merupakan Laporan Pembelian Barang Proyek yang
digunakan untuk memberi informasi tentang pembelian barang proyek
perusahaan.
Gambar 4.27 Desain Laporan Pembelian Barang Proyek
STIKOM
(65)
C. Desain Laporan Stok Barang
Gambar 4.28 merupakan Laporan Stok Barang yang digunakan untuk
memberikan informasi tentang stok barang yang tersedia di gudang.
Gambar 4.28 Desain Laporan Stok Barang
4.3Instalasi Program
Sebelum mengimplementasikan dan menjalankan aplikasi ini terlebih
dahulu komponen-komponen utama komputer yang mendukung setiap proses
harus sudah terpasang. Oleh karena itu pengguna dari aplikasi ini harus
mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dari program yang akan diimplementasikan
baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer. Penjelasan
hardware/software pendukung, cara peng-install-an hingga detil dan features
yang ada pada aplikasi ini akan dibahas lebih lanjut.
4.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras
Kebutuhan perangkat keras minimal yang digunakan untuk menjalankan
Aplikasi Pengadaan Barang ini adalah :
1. Kebutuhan untuk server didukung dengan processor pentium IV dengan
memory 1Gb, dan hard disk 15Gb.
STIKOM
(66)
2. Kebutuhan untuk client didukung dengan processor pentium IV dengan
memory 512Mb, dan hard disk 10Gb. 4.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak minimal yang digunakan untuk menjalankan
Aplikasi Pengadaan Barang adalah :
1. Kebutuhan perangkat lunak untuk server yaitu SQLServer 2008.
2. Kebutuhan perangkat lunak untuk server yaitu Microsoft Visual Basic 2008.
4.3.3 Penginstallan dan Pengaturan Sistem
Pembuatan Aplikasi Pengadaan Barang dibuat dengan menggunakan
Microsoft Visual Basic 2008 yang memakai bahasa pemrograman untuk code
behind VB.NET. Penulisan kode program disimpan dalam file.vb dan code behind
disimpan dalam file.vb dan database SQLServer 2008.
Pada tahap perancangan aplikasi pengadaan barang menggunakan tool
Power Designer 6 untuk membuat desain PDM dan desain CDM, serta DFD dan
Microsoft Visio 2004 untuk membuat desain user interface dan Sistem Flow.
4.4Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan hasil penerapan dari program berdasarkan
desain sistem yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan adanya implementasi ini
dapat memahami alur sistem dan penggunaan Aplikasi Pengadaan Barang pada
CV Maha Meru. Tahapan implementasi disesuaikan dengan rancangan atau desain
sistem yang telah dibuat di suatu perangkat lunak. Implementasi ini menjelaskan
secara mendetail tentang Aplikasi Pengadaan Barang. Berikut ini adalah
implementasi program yang telah dibuat sebagai berikut :
STIKOM
(67)
4.4.1 Form Login
Form login akan muncul pada saat pertama kali dijalankan. Form ini
berfungsi untuk mengautentifikasi dan mengautorisasi data user login ke menu
utama yang sesuai dengan user level. Pengguna mengisi Nama Pengguna (User
Name) dan Kata Kunci (Password) untuk mengakses aplikasi. Apabila Nama dan
Kata Kunci salah maka akan muncul pesan kesalahan. Gambar 4.29 adalah
tampilan form login.
Gambar 4.29 Form Login
4.4.2 Form Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini
terdapat menu-menu yang bermanfaat dalam menjalankan sistem yang
menyeluruh dari aplikasi pengadaan barang ini. Pada menu utama terdapat
beberapa sub menu seperti berikut ini :
a. Pada sub menu berisi tentang menu log in, menu log out dan menu exit. Pada
sub menu berfungssi untuk mengautentifikasi dan mengautorisasi data user
login ke menu utama yang sesuai dengan user level pada suatu perusahaan
tersebut. Sehingga user dapat menjalankan sesuai kebutuhan.
STIKOM
(68)
b. Sub menu maintenance data. Berisi tentang menu master customer, menu
master barang, menu master supplier, dan menu master karyawan. Pada menu
maintenance data berfungsi untuk mengakses menu data-data yang terdapat
pada maintenance data yang digunakan untuk melakukan penyimpanan data,
perubahan data, penghapusan data, pembatalan data suatu perusahaan tersebut
sehingga user dapat menjalankan sesuai kebutuhan.
c. Sub menu transaksi. Berisi tentang menu transaksi proyek, menu transaksi
progress proyek, menu transaksi purchase request, menu transaksi pembelian,
menu transaksi barang keluar. Pada menu transaksi berfungsi untuk
mengakses menu transaksi yang digunakan untuk melakukan proses
penyimpanan data, perubahan data, penghapusan data, pembatalan data
transaksi pada suatu perusahaan sehingga data yang dimasukkan akan
berguna dan menghasilkan suatu laporan perusahaan.
d. Sub menu laporan. Berisi tentang menu laporan barang keluar, menu laporan
pembelian barang, dan laporan stok barang yang ada pada perusahaan. Pada menu
laporan ini berfungsi untuk menampilkan hasil dari setiap laporan. Menu laporan
sangat di butuhkan bagi setiap perusahaan dimana dari setiap laporan yang
dihasilkan akan menghasilkan informasi bagi perusahaan sehingga dari informasi
tersebut bisa membantu suatu perusahaan proyek dalam pengambilan keputusan
oleh manajemen perusahaan tersebut. Gambar 4.30 adalah tampilan form menu
utama.
STIKOM
(69)
Gambar 4.30 Form Menu Utama
4.4.3 Form Maintenance Data Customer
Gambar 4.31 Form Maintenance Data Customer
Form maintenance data customer digunakan untuk mengentrikan data-data
customer. Data customer yang dicatat meliputi : Kode Customer, Nama Customer,
Alamat, Kota, Contact Person dan Telepon. Gambar 4.31 adalah tampilan Form
Maintenance Data Customer.
STIKOM
(70)
4.4.4 Form Maintenance Data Barang
Gambar 4.32 Form Maintenance Data Barang
Form maintenance data barang digunakan untuk mengentrikan data-data
barang. Data barang yang dicatat meliputi : Kode Barang, Nama Barang, Satuan,
Quantity Barang, Harga Beli Terakhir dan Status Barang. Gambar 4.32 adalah
tampilan Form Maintenance Data Barang.
4.4.5 Form Maintenance Data Supplier
Gambar 4.33 Form Maintenance Data Supplier
STIKOM
(71)
Form maintenance data supplier digunakan untuk mengentrikan data-data
supplier. Data supplier yang dicatat meliputi : Kode Supplier, Nama Supplier,
Alamat, Kota, Contact Person, Telepon dan Jenis Supplier. Gambar 4.33 adalah
tampilan Form Maintenance Data Supplier.
4.4.6 Form Maintenance Data Karyawan
Gambar 4.34 Form Maintenance Data Karyawan
Form maintenance data karyawan digunakan untuk mengentrikan
data-data karyawan. Data karyawan yang dicatat meliputi : Kode Karyawan, Nama
Karyawan, Tanggal Lahir, Alamat, Kota, Jabatan dan Contact Person. Gambar
4.34 adalah tampilan Form Maintenance Data Karyawan.
STIKOM
(1)
70
4.4.13 Laporan Barang Keluar
Gambar 4.41 Laporan Barang Keluar
Laporan Barang Keluar digunakan untuk melihat seluruh transaksi barang keluar ke perusahaan, baik yang diterima maupun yang ditolak oleh perusahaan berdasarkan periode bulan yang dipilih. Pengguna memilih bulan periode dan mengisi tahun periode, setelah itu pengguna memilih button cetak dan untuk keluar dari laporan barang keluar, pengguna dapat memilih button keluar. Jika data yang diisikan tidak ada, maka laporan hanya akan menampilkan judul laporan yang tidak berisi (kosong). Pada laporan ini, ditampilkan tanggal keluar barang, kode gudang proyek, kode barang dan jumlah stok keluar barang pada perusahaan kontraktor tersebut. Gambar 4.41 adalah tampilan laporan barang keluar.
STIKOM
(2)
4.4.14 Laporan Pembelian Barang
Gambar 4.42 Laporan Pembelian Barang
Laporan Pembelian Barang digunakan untuk melihat seluruh transaksi pembelian ke perusahaan, baik yang diterima maupun yang ditolak oleh perusahaan berdasarkan periode bulan dan tahun yang dipilih. Pengguna memilih bulan periode dan mengisi tahun periode, setelah itu pengguna memilih button cetak dan untuk keluar dari laporan pembelian barang, pengguna dapat memilih button keluar. Jika data yang diisikan tidak ada, maka laporan hanya akan menampilkan judul laporan yang tidak berisi (kosong). Pada laporan ini, ditampilkan tanggal terima faktur, kode barang proyek, qty barang, harga barang dan jumlah barang pada perusahaan tersebut. Gambar 4.42 adalah tampilan Form Laporan Pembelian Barang.
STIKOM
(3)
72
4.4.15 Laporan Stok Barang
Gambar 4.43 Laporan Stok Barang
Laporan Stok Barang digunakan untuk melihat stok barang yang tersedia di gudang. Terdapat keterangan “Stok Kurang” jika quantity barang yang tersedia jumlahnya hampir habis. Pada laporan ini, ditampilkan kode barang, nama barang, harga beli terakhir, status, satuan, quantity barang, status jumlah. Gambar 4.43 adalah tampilan Form Laporan Stok Barang.
4.5Evaluasi Sistem
Dari hasil implementasi dan uji coba di atas dapat diketahui bahwa aplikasi sudah dapat berjalan dengan baik dan benar. Di mana hasil dari aplikasi sistem dapat memberikan suatu aplikasi yang dapat mengitegrasikan dengan sistem yang manual menjadi sistem terkomputerisasi oleh perusahaan kontraktor tersebut.
STIKOM
(4)
73
BAB V PENUTUP 5.1Kesimpulan
Aplikasi Pengadaan Barang yang telah dibuat berdasarkan hasil studi lapangan pada perusahaan kontraktor CV Maha Meru, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dapat menghasilkan aplikasi pengadaan barang pada CV. Maha Meru, yang dapat memberikan kemudahan dalam proses melakukan pengadaan barang, yaitu proses pemesanan barang dan pembelian barang. Dan juga dapat mengontrol keluar masuknya barang yaitu membantu proses penerimaan barang dan keluarnya barang.
2. Dapat memberikan kemudahan dalam menghasilkan laporan pengadaan barang, yaitu laporan pembelian barang dan laporan barang keluar beserta laporan stock barang yang saling terintegrasi pada perusahaan CV Maha Meru, yang dapat membantu bagian manajemen untuk mengetahui peredaran keluar atau masuknya barang.
5.2Saran
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, pengembangan Aplikasi Pengadaan Barang tidak berhenti disini. Pengembangan yang dapat dilakukan antara lain :
1. Aplikasi ini merupakan bagian kecil dari Aplikasi yang seharusnya ada pada perusahaan kontraktor, oleh karena itu aplikasi ini dapat
STIKOM
(5)
74
dikembangkan menjadi aplikasi sistem yang lebih kompleks dan dapat terintegrasi dengan sempurna.
2. Pengembangan program selanjutnya diharapkan dapat dilanjutkan menjadi berbasis web.
STIKOM
(6)
75
Husen, Abrar. 2009, Manajemen Proyek. Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset,.
Kristansto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Nono. 2012. Kumpulan Aplikasi berbasis VB6, VB.Net, Java. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Santosa, Budi. 2009. Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.