LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pengiriman Barang Pada CV. Sinergi Design.
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGIRIMAN BARANG PADA CV.SINERGI DESIGN
KERJA PRAKTEK
Nama : Nanang Sugiono
NIM : 10.41010.0235
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
(2)
v
ABSTRAK
CV.Sinergi Design merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan dan desain grafis. Kegiatan yang ada di dalamnya adalah mendesain dan memproduksi media cetak seperti kalendar, brosur, spanduk,
company profile, label kemasan, buku, dan sebagainya. Perusahaan ini mengalami
kesulitan dalam melakukan manajemen data pengiriman barang. Hal tersebut dikarenakan pada proses manajemen data pengiriman barang yang masih menggunakan Microsoft excel untuk mencatat data sales order dan merekap data pengiriman barang serta menggunakan Microsoft Word untuk membuat surat tanda terima dan surat jalan. Hal ini berakibat proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama dan proses kerja menjadi lambat karena bagian pengiriman harus bekerja dua kali untuk melakukan pencatatan data pengiriman barang serta pembuatan surat bukti pengiriman dan surat jalan.
Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan yang ada di CV. Sinergi Design, maka dibuatkan suatu aplikasi untuk melakukan manajemen data pengiriman barang secara terkomputerisasi.
Aplikasi tersebut akan membantu pihak bagian pengiriman untuk melakukan dan mengolah data pengiriman dengan cepat dan otomatis, serta mempermudah dalam membuat surat bukti pengiriman, surat jalan dan pembuatan laporan pengiriman barang.
Kata kunci: Aplikasi pengiriman barang, rekap data pengiriman, laporan
pengiriman
STIKOM
(3)
viii
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM CV. SINERGI DESIGN ... 5
2.1 Sejarah CV. Sinergi Design ... 5
2.1.1 Motto Perusahaan ... 6
2.1.2 Visi ... 6
2.1.3 Misi ... 6
2.2 Lokasi ... 7
2.3 Struktur Organisasi ... 7
2.4 Deskripsi Kerja ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 11 Halaman
STIKOM
(4)
ix
3.1.1 Pengertian Barang ... 11
3.1.2 Pembagian Barang ... 11
3.2 Konsep Dasar Sistem ... 12
3.2.1 Kualitas Informasi ... 12
3.3 Definisi Sistem Informasi ... 13
3.3.1 Bentuk Umum Sistem ... 14
3.3.2 Manfaat Sistem Informasi ... 14
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem ... 15
3.4.1 Documen Flow ... 16
3.4.2 System Flow ... 17
3.4.3 Contexs Diagram ... 17
3.4.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 18
3.4.5 Data Flow Diagram Level 0 ... 20
3.4.6 Data Flow Diagram Level 1 ... 20
3.4.7 Entity Relational Diagram (ERD) ... 21
3.5 Konsep Dasar Basis Data ... 22
3.5.1 Sistem Basis Data ... 22
3.5.2 Database ... 22
3.5.2 Database Management System (DBMS) ... 23
3.6 Tools Pemrograman ... 24
3.6.1 Visual Basic.NET ... 24
3.6.2 Crystal Report ... 25
STIKOM
(5)
x
3.6.3 Microsoft SQL Server ... 25
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 27
4.1 Identifikasi Masalah ... 27
4.2 Analisis Sistem... 28
4.2.1 Documen Flow ... 28
4.3 Perancangan Sistem ... 31
4.3.1 System Flow ... 32
4.3.2 Context Diagram ... 38
4.3.3 Diagram Berjenjang (HIPO) ... 38
4.3.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 39
4.3.5 Perancangan Database ... 42
4.3.6 Struktur Basis Data dan Tabel ... 44
4.3.7 Desain Input dan Output ... 47
4.4 Implementasi dan Evaluasi ... 53
4.4.1 Teknologi ... 54
4.4.2 Pengoperasian Program ... 54
BAB V PENUTUP... 63
5.1 Kesimpulan ... 63
5.2 Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 64
LAMPIRAN ... 65
STIKOM
(6)
1 1.1 Latar Belakang Permasalahan
Teknologi informasi pada saat ini menjadi bagian yang sangat penting di dalam kehidupan manusia. Hal tersebut didasarkan pada perkembangan jaman menuju arah yang lebih modern dan dinamis. Dengan demikian, maka segala sesuatu hal dituntut untuk dilakukan lebih cepat untuk bisa mengimbangi dari perkembangan jaman pada saat ini. Selain itu, ketepatan dan keakuratan sangat mutlak diperlukan guna untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CV.Sinergi-Design merupakan suatu perusahaan yang inovatif yang bergerak dibidang design print Advertisting. Proses bisnis yang ada di dalamnya tergolong cukup besar dengan spesifikasi pekerjaan offset printing (sablon, digital printing, cetak brosur, kalender, katalog, company profile, poster leaflet, flayer, label kemasan). Persaingan pasar global dan perdagangan bebas telah mendorong CV.Sinergi-Design untuk tetap berkomitmen dalam memberikan pelayanan kepada pelanggannya dalam hal cetak komersial yang berkualitas graphic design dan web design dengan harga yang sangat kompetitif dan pengiriman tepat waktu. Pada CV.Sinergi Design sistem yang digunakan untuk melakukan input data pengiriman barang masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft excel. Setiap ada data sales order, bagian pengiriman akan memasukkan data sales order pada Microsoft excel untuk merekap semua data sales order yang masuk. Setelah ada data sales order yang telah selesai diproduksi, bagian pengiriman akan
STIKOM
(7)
mencari nomer sales order yang telah direkap pada Microsoft excel untuk diberi tanda bahwa nomer sales order sudah selesai diproduksi dan siap untuk dikirim.
Kekurangan dari sistem pengiriman barang saat ini terletak pada proses rekap data pengiriman barang, pembuatan surat tanda terima pengiriman dan surat jalan. Hal tersebut disebabkan karena pada proses rekap data pengiriman, bagian pengiriman harus mencari data sales order dari dokumen sales order, kemudian dilakukan input ulang ke dalam dokumen pengiriman. Dalam proses melakukan
input dan rekap data pengiriman, bagian pengiriman harus membuka dua
dokumen yaitu dokumen sales order dan dokumen pengiriman. Pada proses lain yaitu pembuatan surat tanda terima pengiriman dan surat jalan, bagian pengiriman harus membuka dokumen Microsoft Word yang telah dibuat untuk mencetak surat tanda terima dan surat jalan. Hal tersebut membuat bagian pengiriman harus bekerja dua kali.
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka perlu dibuatkan suatu aplikasi yang dapat memanajemen data pengiriman barang sehingga semua proses rekap pengiriman dapat dilakukan dengan baik serta memudahkan bagian pengiriman dalam merekap data pengiriman, membuat surat tanda terima dan surat jalan, serta pembuatan laporan pengiriman barang.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahannya adalah: Bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengiriman barang pada CV. Sinergi Design.
STIKOM
(8)
1.3Pembatasan Masalah
Implementasi kerja praktek ini dalam pembuatan aplikasi pengiriman barang dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
1. Sistem yang dibangun disesuaikan dengan proses pengiriman yang telah berjalan dalam perusahaan.
2. Proses yang ada pada aplikasi yaitu input data sales order, input proses pengiriman, pembuatan surat jalan dan pembuatan laporan data pengiriman menggunakan crystal report.
3. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi berbasis dekstop dengan menggunakan tools Visual Studio 2012 dan SQL Server 2008.
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi pengiriman barang pada CV.Sinergi Design
1.5Manfaat
Manfaat yang didapat oleh CV.Sinergi Design dengan adanya aplikasi pengiriman barang ini, antara lain :
1. Proses input data pengiriman akan menjadi lebih mudah.
2. Proses pembuatan laporan rekap pengiriman barang akan menjadi lebih cepat karena dapat langsung dibuat dari aplikasi pengiriman barang.
Adapun manfaat yang didapat bagi penulis setelah melakukan kerja praktek ini adalah:
1. Setelah melakukan kerja praktek ini, penulis mampu memahami proses bisnis pada bagian pengiriman barang.di perusahaan CV.Sinergi Design.
STIKOM
(9)
2. Menambah kemampuan dalam melakukan analisis sistem pada proses bisnis bagian pengiriman barang di perusahaan CV.Sinergi Design
1.5Sistematika Penulisan
Laporan kerja praktek ini terdiri dari beberapa bab, masing-masing bab terdiri dari sub bab yang menjelaskan pokok-pokok pembahasan. Adapun sistematika penulisan laporan ini dijelaskan pada alinea berikutnya.
Pada bab satu menjelaskan tentang latar belakang dari kasus yang akan diangkat menjadi topik dalam kerja praktek serta perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan yang mendeskripsikan semuanya sebagai pengantar.
Pada bab dua menjelaskan tentang profil perusahaan, terkait sejarah perusahaan, motto, visi, dan bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan dan deskripsi dari masing-masing bagian di perusahaan.
Pada bab tiga menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan dalam merancang aplikasi pengiriman barang pada CV. Sinergi Design.
Pada bab empat menjelaskan mengenai sistem yang ada dan sistem yang akan dirancang, menjelaskan proses kerja aplikasi, struktur dari tabel-tabel database dan output dari sistem.
Pada bab lima sebagai bab penutup berisi kesimpulan dari aplikasi yang dibuat apakah sesuai dengan tujuan yang ingin di capai serta arah untuk proses pengembangan aplikasi kedepannya.
STIKOM
(10)
5
2.1Sejarah CV. Sinergi Design
CV. Sinergi Design merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakan dan desain grafis. Perusahaan ini didirikan dan dikelola oleh keluarga bapak Mashudi, yang bekerja sama dengan berbagai badan usaha sejenis untuk melayanai jasa percetakan, seperti percetakan buku, kemasan, poster, kalender, majalah, tabloid, souvenir dan desain grafis.
CV. Sinergi Design berdiri pada tanggal 28 Oktober 2000 dengan Nomor Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) : 503 / 12344 / 436.5.9 / 2006, dan dengan Nomor Tanda Daftar Perusahaan (TDP) : 130135112872. Dengan kepemilikan nomor pendaftaran dan izin usaha tersebut CV. Sinergi Design telah terdaftar sebagai perusahaan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG) provinsi Jawa Timur. Setelah mendapatkan izin membuka usaha baru CV. Sinergi Design didaftarkan di lembaga Hak Kekayaan Intelektual untuk merek badan usaha, dan kemudian mendapatkan nomor pendaftaran merek : T00-2006009154.
Selain menjalankan bisnis di bidang percetakan, CV. Sinergi Design juga menyediakan jasa Event Organizer, Branding, Promotion dan Digital Publishing. Dari kelima jasa yang ditawarkan tersebut ditangani oleh anak perusahaan yang berbeda dari CV. Sinergi Design. Anak perusahaan yang bergerak dibidang
Advertising dan juga turunan dari induk perusahaan CV. Sinergi Design ini adalah
STIKOM
(11)
1. Sinergi Enterprise
merupakan anak perusahaan yang menangai jasa Event Organizer, Company
Branding dan Promotion.
2. Inspirasi Media
Menangai jasa pembuatan iklan digital untuk organisasi ataupun perusahaan, seperti digital catalog, company profil digital, dan digital magazine.
3 Sinergi Kreasindo
Menangani jasa design dan printing untuk kebutuhan perusahaan seperti
marketing, packaging, calendar, banner, printing catalogs.
2.1.1 Motto
“Satisfaction of you is successfulness of us” 2.1.2 Visi
Menjadi perusahaan Engineering Procurement & Construction (EPC) dan
Manufacturing yang tangguh.
2.1.3 Misi
Menjadi perusahaan yang terdepan dalam :
1. Menciptakan event yang unik, menarik, dan berbeda dari yang lain.
2. Mengembangkan ide-ide kreatif dan inovatif dalam menciptakan suatu event. 3. Memberikan pelayanan yang terbaik dan mendapatkan kepercayaan di hati
customer yang merupakan prioritas perusahaan.
4. Sebagai DESIGN PRINT ADVERTISING one stop shop untuk kebutuhan perusahaan anda.
STIKOM
(12)
2.2 Lokasi
CV. Sinergi Design berlokasi di Jalan Wiguna Tengah XVI No.10 Surabaya – 60294. Dengan nomer telepon (031) – 8781660 – 8781664 dan nomor fax (031) – 8781662.
2.3 Struktur Organisasi
Berikut merupakan struktur organisasi dari CV. Sinergi Design yang akan dijelaskan pada gambar berikut :
Direktur
Manager Marketing
Manager Operasional
Team Kreatif Multimedia Offset & Digital
Printing
Finance
Manager Produksi
MASHUDI
IDA DEWI NINGSIH
ARYO UDIARTO ARYANTO HUNOWU SOBIRIN
ARIEF HIDAYAT J AGHIL BOY BUNGSU
YUNIAR TRI JOKO
IMAN DJAYUSMAN
NANANG SUGIONO ACHMAD ARWAN
BASUKI RAHMAT
Gambar 2. 1. Struktur Organisasi CV. Sinergi Design
2.4 Deskripsi Kerja
Berikut adalah deskripsi kerja dari masing-masing prosisi sesuai struktur CV. Sinergi Design.
STIKOM
(13)
a. Direktur
Direktur memiliki wewenang dalam menentukan kebijakan tertinggi di dalam perusahaan. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas personalia yang bekerja pada perusahaan. Direktur juga memiliki tanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien selain itu juga bertanggung jawab terhadap terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan.
b. Finance (Keuangan)
Berperan langsung terhadap permasalahan keuangan perusahaan, analisa operasional perusahaan seperti pembuatan laporan keuangan. Bertanggung jawab terhadap perencanaan dan kebijakan dibidang keuangan, praktek akuntansi, termasuk menangani perihal pembiayaan dan keuangan. Tugas lain dari finance merencanakan perpajakan dan menjaga sistem akuntansi dan pencatatan transaksi maupun aset perusahaan.
c. Manager Marketing
Memiliki tugas untuk menentukan market plan maupun strategi pemasaran yang tepat baik dalam menyampaikan, mendistribusikan, menyuplai produk yang sudah menjadi bisnis utama di perusahaan. menyampaikan produk atau layanan baru perusahaan agar bisa diterima berbagai lapis pelanggan.
d. Manager Produksi
Memiliki tugas dalam mengontrol produksi, maupun mengontrol kapasitas, fungsi, keseimbangan dan kuantitas produk baik barang maupun jasa. Bertanggung jawab terhadap masalah barang atau jasa apakah yang seharusnya ditawarkan dan bagaimana mendesain produk atau jasa tersebut. Manager
STIKOM
(14)
produksi juga memiliki tugas dalam kontrol kualitas dan bagaimana mendefinsikan kualitas.
e. Manager Operasional
Bertugas dalam mengatur operasional dengan jadwal yang sinkron, agar kegiatan maupun pekerjaan bisa berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Membuat analisa dan evaluasi produk perusahaan. Dalam sistem produksi dan operasi manajer operasional bertugas menyeleksi dan merancang desain produk serta merancang proses dan peralatan produksi.
f. Team Kreatif
Memiliki tugas dalam menemukan ide-ide kreatif untuk memecahkan masalah dan juga untuk tujuan produksi. Selain itu juga memikirkan media yang digunakan sebagai saran komunikasi produk atau jasa. Tim kreatif di CV. Sinergi Design ini bisa dikatakan sebagai pengarah seni untuk produk yang akan dibuat.
g. Multimedia
Bertugas dalam pembuatan video editing, image editing, advertising creation,
visual effect dan video encoding. Selain itu juga membuat desain dengan
menggunakan tools yang ada.
h. Offset & Digital Printing
Merupakan alur terakhir dalam perusahaan percetakan yang menghasilkan produk akhir dari suatu desain. Bagian ini membutuhkan Sumber Daya Manusia yang handal dan menguasai mesin cetak. Karena proses mencetak tidak seperti mencetak pada umumnya. Cetak offset dilakukan dengan cara mentransfer image (gambar) ke lembaran plat lalu ke lembaran karet baru
STIKOM
(15)
kemudian dicetak ke permukaan/media yang diinginkan. Digital Printing merupakan proses untuk mencetak gambar/citra digital ke permukaan material atau media fisik.
STIKOM
(16)
11 3.1 Konsep Pengiriman Barang
Menurut Mulyadi (2001:201), sistem pengiriman barang merupakan
suatu kegiatan mengirim barang dikarenakan adanya penjualan barang dagang. Penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai atau kredit.
Secara umum pengirman barang merupakan mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuakan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.
3.1.1 Pengertian Barang
Menurut Bambang (2003:12), barang merupakan suatu produk fisik (berwujud,
tangible) yang dapat diberikan pada seorang pembeli dan melibatkan perpindahan kepemilikan
dari penjual ke pelanggan.
3.1.2 Pembagian Barang
Barang merupakan sesuatu yang banyak sekali macamnya, menurut manfaatnya, barang dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Barang Produksi
Merupakan barang yang digunakan dalam proses produksi membuat barang baru yang lain dan berbeda dengan barang lainnya.
2. Barang Konsumsi
Merupakan barang yang dapat langsung digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia atau konsumen.
STIKOM
(17)
3.2 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Beberapa para ahli mengemukakan pengertian sistem seperti dibawah ini :
Menurut Jogiyanto (2005:2), sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dari definisi sistem di atas penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berkaitan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
3.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari tiga hal yang dominan, yaitu:
1. Akurat
Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan–kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.
2. Tepat waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, karena jika suatu informasi yang diterima terlambat maka informasi yang diterima tersebut mungkin sudah tidak berguna lagi.
3. Relevan
Informasi harus memiliki atau mempunyai manfaat bagi penerima, karena dari sebuah informasi yang diterima dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.
STIKOM
(18)
3.3 Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari perangkat keras dan serta perangkat manusia yang akan mengolah data dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dari sebuah organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi dan mengendalikan organisasi
3. Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, dan mendukung operasi.
Sedangkan tujuan dari sistem dari keberadaan sistem informasi adalah: 1. Untuk menyajikan sistem informasi sebagai pendukung pengambilan
keputusan.
2. Untuk menyajikan informasi sebagai pendukung kegiatan operasional sehari-hari.
3. Untuk menyajikan informasi yang berkenan dengan kepengurusan/struktur manajemen
Sementara fungsi utama sistem adalah: 1. Fungsi pengumpulan data (Data Collection)
Originating -> input -> data store (documntation)
2. Fungsi pemrosesan data (Data prosessing)
Validation -> clasification -> collent/documentation -> summary -> sortir
STIKOM
(19)
->calculating (for quantitative’s data) 3. Fungsi manajemen data (Data management)
Storing
Updating
Retrieving
4. Fungsi pengendalian dan keamanan data (entry barrier) 5. Fungsi penyedia informasi (reporting) sebagai main function
3.3.1 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umum sistem dari suatu sistem terdiri dari masukkan (input), proses dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan diproses dana akan menghasilkan suatu keluaran.
Gambar 3.1 Bentuk Umum Sistem
3.3.2 Manfaat Sistem Informasi
Sistem informasi yang dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat memberi manfaat bagi penggunanya, manfaat sistem informasi tersebut diantaranya:
1. Meningkatkan produktifitas
2. Mengurangi stok material produksi
3. Menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah) 4. Meningkatkan layanan dan kepusan pelanggan
STIKOM
(20)
5. Mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen.
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem
Menurut Kendal (2003:7), analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisa, merancang, dan mengimplementasikan perangkat-perangkat fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem
(sistem planning) dan sebelum tahap desain sistem (sistem design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut, tahap ini disebut dengan desain sistem.
Analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan Aplikasi terkomputerisasi.
STIKOM
(21)
3.4.1 Documen Flow
Menurut James A Hall (2007:75), bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah sistem manual, termasuk record-record akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan kegiatan-kegiatan (baik klerikal maupun fisikal) yang dilakukan dalam departemen tersebut.
Documen flow adalah bagian alir dokumen atau disebut juga alir formulir
atau paperwork flowchart yang merupakan bagian alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusan.
Komponen – komponen dari dokumen flow ditunjukkan pada gambar berikut:
Gambar 3.2 Simbol document flow
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.
1. Simbol Dokumen
2. Simbol Kegiatan Manual
3. Simbol Simpanan Offline
4. Simbol Proses
5. Simbol Database
6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama
8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain
STIKOM
(22)
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
3.4.2 Sistem Flow
Menurut Krismiaji (2005:75), bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Bagan alir sistem ini dimulai dengan identifikasi input yang masuk ke dalam sistem dan sumbernya.
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.
3.4.3 Context Diagram
Menurut Bahra (2005:64), diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.
STIKOM
(23)
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.
Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
3.4.4 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jogiyanto (2004:700), data flow diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Menurut Kendal (2003 : 241 ), DFD fokus pada aliran data dari dan ke
dalam sistem serta memproses data tersebut.
Berikut merupakan simbol-simbol yang digunakan pada Data Flow Diagram (DFD), yaitu:
a. Terminator atau sumber
Berbentuk segi empat untuk simbol keadaan external yang bertujuan untuk menunjukkan tempat asal data (sumber atau tempat tujuan data).
STIKOM
(24)
Gambar 3.3 Simbol Terminator
b. Arus Data
Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity).
Gambar 3.4 Simbol Arus Data
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proes. Proses simbol berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.
Gambar 3.5 Simbol Proses
STIKOM
(25)
d. Simpanan Data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut:
1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal
paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Gambar 3.6 Simbol Simpanan Data
3.4.5 Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam Aplikasi.
3.4.6 Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.
STIKOM
(26)
3.4.7 Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan
antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan. Entity merupakan sesuatu yang ada dan teridentifikasi di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk semua entity biasanya mempunyai atribut yang merupakan ciri dari entity tersebut.
Atribute merupakan kolom disebuah relasi. Melinda (2004:28). Berikut
merupakan macam-macam atribute, yaitu: 1. Simple atribut
Atribut ini merupakan atribut yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribut-nya NIM.
2. Composite Atribut
Composite Atribut adalah atribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar (nama keluraga) dan nama kecil (nama asli).
3. Single Value Atribut
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya umar (tanggal lahir).
4. Multi Value Atribut
Multi Value Atribut adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribut-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
5. Null Value Atribute
Null Value Atribute adalah atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan atribut-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity dan mudah disajikan oleh perancang database. Entity
Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
1. Conceptual Data model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) digunakan untuk menggambarkan secara detail
struktur basis data dalam bentuk logik.
STIKOM
(27)
2. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan gambaran secara detail basis data
dalam bentuk fisik
3.5 Konsep Dasar Basis Data
Konsep dari basis data terbagi atas tiga bagian, yaitu sistem basis data,
database dan database manajemen system.
3.5.1 Sistem Basis Data
Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. (Marlinda, 2004:1)
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating Sistem), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain.
3.5.2 Database
Database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya
(Marlinda, 2004:1)
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
STIKOM
(28)
3.5.3 Database Management System (DBMS)
Database Management Sistem (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. (Marlinda,2004:6)
Berikut merupakan bahasa yang terdapat dalam database managemen
sistem (DBMS), diantaranya:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
Selain memiliki bahasa yang digunakan, Database Management Sistem (DBMS) juga meiliki beberapa fungsi, yaitu:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
STIKOM
(29)
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data
4. Data Recovery dan Concurrency
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.
3.6 Tools Pemrograman
Dalam pengembangan suatu aplikasi, tentunya membutuhkan suatu tools atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah satu tools dalam bahasa pemrograman yang sekarang dipakai adalah keluarga Microsoft Visual Studio 2012 yang menggunakan teknologi .NET
3.6.1 Visual Basic.NET
Menurut Sibero (2010:9), VB .NET adalah bahasa pemrograman yang dikembangkan oleh perusahaan Microsoft. Visual basic .NET merupakan pengembangan dari versi sebelumnya, yaitu visual basic 6.0. Perbedaan mendasar antara visual basic .NET dengan versi–versi sebelumnya adalah kemampuan OOP (object oriented programming) yang telah ditanamkan pada visual basic .NET.
Aplikasi Visual Basic memilki keunggulan antara lain visual basic memiliki kemampuan untuk mengkompilasi program dalam bentuk native code, yaitu optimisasi pada saat prosesor mengkompilasi dan menjalankan program, sehingga menjadikan visual basic memiliki kemudahan dan kecepatan di dalam mengakses program.
STIKOM
(30)
3.6.2 Crystal Report
Menurut Macdoms (2003:40), crystal report merupakan program khusus
untuk membuat laporan yang terpisah dari program microsoft visual basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage).
Crystal report dapat digunakan untuk membuat, menganalisis dan
menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang fleksibel.
3.6.3 Microsoft SQL Server
Menurut Kusrini (2007:145), SQL Server adalah perangkat lunak
relation database management system (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.
Microsoft SQL Server banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan
atau juga pemerintahan sebagai solusi database atau penyimpanan data. Berikut ini adalah beberapa fitur yang yang ada pada SQL Server :
a. XML Support. Dengan fitur ini, Anda bisa menyimpan dokumen XML dalam
suatu tabel, meng-query data ke dalam format XML melalui Transact-SQL dan lain sebagainya.
b. Multi-Instance Support. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menjalankan
beberapa database engine SQL Server pada mesin yang sama.
c. Data Warehousing and Business Intelligence (BI) Improvements. SQL Server
dilengkapi dengan fungsi-fungsi untuk keperluan Business Intelligence melalui
Analysis Services. Selain itu, SQL Server 2000 juga ditambahi dengan tools
untuk keperluan data mining.
d. Performance and Scalability Improvements. SQL Server menerapkan
distributed partitioned views yang memungkinkan untuk membagi workload ke
STIKOM
(31)
beberapa server sekaligus. Peningkatan lainnya juga dicapai di sisi DBCC,
indexed view, dan index reorganization.
e. Query Analyzer Improvements. Fitur yang dihadirkan antara lain: integrated
debugger, object browser, dan fasilitas object search.
f. DTS Enhancement. Fasilitas ini sekarang sudah mampu untuk memperhatikan
primary keydan foreign key constraints. Ini berguna pada saat migrasi tabel
dari RDBMS lain.
g. Transact-SQL Enhancements. Salah satu peningkatan disini adalah T-SQL
sudah mendukung UDF (User-Definable Function). Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan rutin-rutin ke dalam database enginen.
STIKOM
(32)
27 4.1 Identifikasi Masalah
Sebelum melakukan proses analisa, tahapan pertama ketika melakukan kerja praktek di CV. Sinergi Design adalah melakukan pengenalan terhadap perusahaan dan melakukan identifikasi permasalahan yang terdiri dari survey, wawancara kepada pihak perusahaan (bagian pengiriman) secara langsung dan pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi pengiriman barang. Pada tahap ini dilakukan peninjauan dan pemahaman terhadap sistem pengiriman barang, segala proses yang berhubungan dengan langkah-langkah pemecahan masalah.
Berdasarkan data yang didapat, identifikasi masalah yang dapat dilakukan adalah Penulis mendapati suatu permasalahan di dalam perusahaan dari sistem pengiriman barang terutama dalam proses rekap data pengiriman, pembuatan surat tanda terima pengiriman dan pembuatan surat jalan. Hal tersebut dikarenakan pada proses manajemen data pengiriman barang yang masih menggunakan Microsoft excel untuk mencatat data sales order dan merekap data pengiriman barang serta menggunakan Microsoft Word untuk membuat surat tanda terima dan pembuatan surat jalan. Sehingga laporan yang akan dibuat membutuhkan waktu yang cukup lama dan proses kerja menjadi lambat karena bagian pengiriman harus bekerja dua kali.
Dalam proses penyelesaian masalah yang ada pada CV. Sinergi Design dibutuhkan beberapa langkah-langkah sebagai berikut :
STIKOM
(33)
1. Menganalisis Sistem. 2. Mendesain Sistem.
3. Mengimplementasikan Sistem.
4. Melakukan Pembahasan Terhadap Impelementasi Sistem.
4.2 Analisis Sistem
Menganalisis sistem adalah mendefinisikan kebutuhan serta persyaratan terkait sistem yang akan dibuat. Dalam proses analisis sistem ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan mengenai siapa pengguna (user) sistem, apa saja yang akan dilakukan oleh sistem, kapan dan di mana sistem akan diterapkan. dengan melakukan analisis, maka dapat diketahui sisi kelemahan guna melakukan perbaikan atau membangun suatu konsep sistem yang baru.
Tahap analisis ini dilakukan setelah melakukan tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis ini merupakan tahap yang kreitis dan sangat penting, karena Kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan pada proses tahap berikutnya. Dalam melakukan analisis sistem, dibutuhkan beberapa tekni analisis untuk menghasilkan perancangan yang baik dan sesuai dengan permasalahan yang ada.
4.2.1 Documen Flow
Document Flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur yang terdapat dalam sistem.
STIKOM
(34)
A.Documen flow Data Sales Order
Berikut ini gambaran proses pencatatan data sales order dalam CV. Sinergi Design.
Dokumen flow sales order
staf Penjualan Pelanggan
P
h
a
s
e
Data order
Membuat data sales order
Data Sales order Data order
Start Melakukan
order
Gambar 4.1 Documen flow data sales order
Proses pencatatan data sales order dimulai dari pelanggan yang melakukan order, setelah itu bagian penjualan akan mencatat data sales order
STIKOM
(35)
yang kemudian akan diserahkan kepada staf administrasi bagian pengiriman barang.
B. Documen flow pengiriman barang
Dokumen flow pengiriman
Staf Pengiriman
Staf Penjualan Staf Administrasi Pelanggan
P h a s e start
Data Sales Order Data Sales Order
APAKAH ADA DATA SALES ORDER YANG SELESAI
PRODUKSI ADA Surat Jalan Surat Jalan 2 1 Bukti penerimaan dan pengiriman selesai 2 Bukti penerimaan dan pengiriman Membuat Surat Jalan mencatat Data sales order Melakukan pengiriman mencatat data pengiriman 2 Bukti penerimaan dan pengiriman Cek data sales
order Tidak ada Menunggu data sales order yang selesai produksi Data Pengiriman
Data Sales order
2 1 Bukti penerimaan dan pengiriman Proses tanda tangan bukti penerimaan dan pengiriman
Gambar 4.2 Documen flow data pengiriman barang
STIKOM
(36)
Proses pengiriman barang dimulai dari bagian penjualan yang menyerahkan data sales order kepada staf administrasi bagian pengiriman, kemudian data sales order akan dicatat pada data pengiriman barang, jika sudah ada data sales order yang sudah selesai diproduksi, staf administrasi bagian pengiriman akan mencari data sales order yang sesuai dengan nomer sales order dari data sales order yang telah selesai diproduksi untuk melakukan pengiriman barang yang akan dilakukan oleh staf pengiriman, kemudian barang akan diterima oleh pelanggan.
4.3 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat dengan memperhatikan tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem meliputi:
1. pembuatan alur system aplikasi (system flow)
2. Context Diagram
3. Diagram berjenjang (HIPO)
4. Data Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem
5. Perancangan Database ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM
(Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model)
6. Struktur Basis Data dan Tabel 7. Kebutuhan Sistem
8. Desain Input Output
STIKOM
(37)
4.3.1 System Flow
Sistem flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.
Berikut ini akan digambarkan system flow dari sistem informasi yang dibuat pada CV. Sinergi Design.
A.System flow user login
System flow user login
Aplikasi Pengiriman Staf Administrasi
Pha
se
mulai
Input username dan password
Cek username
dan password Loign
Username dan password
sesuai? Menampilkan
Form utama aplikasi (user
login)
ya
Menampilkan Username dan Password Salah
Tidak
Selesai
1
Gambar 4.3 System flow user login
STIKOM
(38)
Dimulai dari user memasukan username maupun password di kotak
textbox apabila username dan password dikenali oleh sistem maka user tersebut
akan berhasil masuk ke aplikasi.
B. System flow input data karyawan
Sistem flow input data karyawan
Aplikasi Pengiriman Barang Staf administrasi P has e mulai Nama karyawan Jabatan (staf admin, sales, pengirim) Alamat karyawan Jenis kelamin No. telepon Generate id karyawan Data yang dimasukkan lengkap? Simpan data karyawan Data karyawan ya Data karyawan
kurang lengkap tidak
Data karyawan berhasil disimpan selesai A A 1 Simpan B B
Gambar 4.4 System flow input data karyawan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses input data karyawan agar data karyawan masuk ke dalam aplikasi pengiriman barang.
STIKOM
(39)
C. System flow input user baru
Sistem flow input data buat user login
Aplikasi Pengiriman Barang Staf Administrasi
P
ha
se
mulai
Nama karyawan
username
password
selesai
Generate id_login 1
Simpan?
Simpan data user
YA
TIDAK
Data Login
Data user login berhasil
ditambah
Gambar 4.5 System flow tambah user login
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses penambahan account login
user ke aplikasi pengiriman barang.
STIKOM
(40)
D.System flow input data sales order
Sistem flow input data sales order
Aplikasi Pengiriman Barang Staf Administrasi P ha se mulai Generate No.sales order Generate Tgl.sales order
Generate Nomer purchase order Generate Tgl.purchase order A B C D Nama pelanggan Alamat pelanggan No telepon Uraian pekerjaan Nama sales Jumlah order
ya Simpan data sales
order Data sales order Data sales order berhasil disimpan selesai 1 A B C D Simpan Tidak
Gambar 4.6 System flow input data sales order
Pada system flow ini akan menjelaskan proses input data sales order pada aplikasi pengiriman barang.
STIKOM
(41)
E. System flow input data pengiriman barang
Sistem flow input data pengiriman
Aplikasi Pengiriman barang Staf Administrasi P ha s e mulai
1 Generate Delivery
order Generate tgl delivery order z A B A B Generate tgl Pengirirman C C Simpan Data pengiriman data pengiriman Data pengiriman berhasil disimpan Cetak surat jalan Surat jalan selesai Jumlah kirim keterangan Staf admin penerima ya D D Data sales order z
Tampilkan data sales order
Simpan?
Tidak Menampilkan no.so, tgl.so,
no.po, tgl.po, nama pelanggan, uraian pekerjaan,
jumlah order
Nama pengirim Kurang kirim
Gambar 4.7 System flow input data pengiriman
Pada system flow ini akan menjelaskan tentang proses input data pengiriman pada aplikasi pengiriman barang sampai pada pembuatan surat jalan.
STIKOM
(42)
F. System flow laporan pengiriman barang
Sistem flow laporan pengiriman
Aplikasi Pengiriman Barang Staf Administrasi P has e mulai Periode waktu Data keseluruhan? Data berdasarkan pelanggan? Berdasarkan sales order? Berdasarkan sales? tidak tidak tidak YA YA YA YA Cari data keseluruhan cari data berdasarkan pelanggan Cari data berdasarkan sales order Cari data berdasarkan sales Data pengiriman P P P P P Tampil data pengiriman keseluruhan Tampil data pengiriman berdasarkan pelanggan Tampil data pengiriman berdasarkan sales order Tampil data pengiriman berdasarkan sales Selesai 1 Tidak Tampilkan Tampilkan Tampilkan Tampilkan
Gambar 4.8 System flow laporan pengiriman barang
STIKOM
(43)
Pada system flow ini akan dijelaskan proses pembuatan laporan pengiriman berdasarkan periode waktu, laporan pengiriman ini dapat menampilkan laporan pengiriman secara keseluruhan, berdasarkan pelanggan, berdasarkan sales order dan berdasarkan sales.
4.3.2 Context Diagram
Menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem dan akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem. Gambaran dari context
diagram untuk sistem informasi pada CV. Sinergi Design dapat dilihat pada
gambar 4.9
Membuat Laporan Pengirim an
Meminta Laporan Pengiriman Laporan Pengirim an rekap pengiriman
input data pengirim an input data so
buat user baru input data karyawan
0
Aplikasi Pengiriman Barang
+
staff_admin Direktur
Gambar 4.9 Context Diagram 4.3.3 Diagram Berjenjang (HIPO)
Diagram berjenjang untuk sistem informasi pengiriman barang pada CV. Sinergi Design dapat dilihat pada gambar 4.10
STIKOM
(44)
Gambar 4.10 Diagram Berjenjang (Hippo)
4.3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram (DFD) merupakan gambaran dari
kompone-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data dimana kompone-komponen-kompone-komponen tersebut, asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Sehingga pada data flow diagram ini akan terlihat arus data yang terjadi dalam sistem. Berikut merupakan rancangan Data Flow Diagram untuk aplikasi pengiriman barang pada CV. Sinergi Design yang dimulai dari pembuatan diagram konteks yang dapat dilihat pada gambar 4.9, kemudian data flow diagram level 0 hingga level terendah dari proses yang dibutuhkan.
A.Data flow diagram (DFD) level 0
DFD level 0 merupakan langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam Aplikasi pengiriman barang. Data flow diagram (DFD) level 0 yang ada pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 4.11.
o SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG 1 Data Master 2 Sales Order 4 laporan 3 Pengiriman 4.1 Membuat laporan pengiriman 1.1 Buat Data Karyawan 1.2
Buat User Baru 1 Login 3.1 Membuat Surat Jalan
STIKOM
SURABAYA
(45)
[s urat jalan]
Flow_60
Laporan Pengirim an data pengiriman
rek ap pengiriman data pengiriman
input data pengirim an
data s ales order
input data s o
buat us er baru Flow_52 input data karyawan s taff_admin s taff_admin s taff_admin s taff_admin s taff_admin Direktur 1 Pencatatan data m as ter
+
2 Pengolahan
Sales Order
3 Pengolahan Pengirim an + 4 Pembuatan Laporan +
1 Tabel Karyawan
2 Tabel Sales _order
3 Pengirim an
4 Tabel login
Gambar 4.11 DFD level 0
B.Data flow diagram (DFD) level 1
Data flow diagram (DFD) level 1 merupakan dekomposisi atau penjabaran dari proses yang ada pada data flow diagram (DFD) level 0 menjadi sub-proses. DFD level 1 memiliki sub proses sebanyak proses yang ada pada DFD level 0. Proses dekomposisi dilakukan dari setiap proses yang ada di data flow diagram (DFD) level 0. Dari hasil pendekomposisian setiap proses yang ada di DFD level 0 akan menghasilkan DFD level 1 yang merupakan penjabaran secara lebih rinci satu persatu proses yang ada di DFD level 0. Untuk lebih jelasnya mengenai gambaran dari DFD level 1 dapat dilihat pada gambar 4.12, gambar 4.13, gambar 4.14.
STIKOM
(46)
B.1 Data flow diagram (DFD) level 1 membuat data karyawan
Flow_60
buat us er baru Flow_52
input data karyawan
s taff_admin
1 Tabel Karyawan
s taff_admin
4 Tabel login
1 Membuat Data
Karyawan
2 Membuat Us er
Baru
Gambar 4.12 DFD level 1 Membuat Data Karyawan
B.2 Data flow diagram (DFD) level 1 Membuat surat jalan
rek ap pengiriman
[s urat jalan] data pengiriman
s taff_admin
3 Pengirim an
s taff_admin
s taff_admin 1
Membuat Surat J alan
Gambar 4.13 DFD level 1 Membuat Surat Jalan
STIKOM
(47)
B.3 Data flow diagram (DFD) level 1 membuat laporan pengiriman
Laporan Pengirim an
data pengiriman 3 Pengirim an
Direktur 1
Membuat Laporan Pengirim an
Gambar 4.14 DFD level 1 Membuat Laporan Pengiriman
4.3.5 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan sebuah penyusunan dan rancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database system yang dibuat berupa Entity Relationl Diagram (ERD), yaitu alat untuk mempresentasikan model data yang ada pada system dimana terdapat entity dan relasionship.
A.Conceptual Data Model (CDM)
Untuk menggambarkan konsep database rancang bangun aplikasi pengiriman barang dapat digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga dapat diketahui tabel apa saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Conceptual data
model (CDM) dari sistem informasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar
4.15.
STIKOM
(48)
Gambar 4.15 Conceptual Data Model (CDM)
B. Physical Data Model (PDM)
Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM) maka selanjutnya generate ke physical data model (PDM). Di PDM ini kita dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM. Physical Data Model (PDM) dari sistem informasi pengiriman barang dapat dilihat padagambar 4.16.
Relationship_1 Relationship_3 Relationship_4 Relationship_5 Relationship_6 kurang_kirim # o id_kurangkirim sisa_kirim
Variable characters (12) Integer karyawan # o o o o o id_karyawan nama_karyawan jabatan alamat_karyawan jk no_tlp_karyawan
Variable characters (8) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (50) Variable characters (1) Number (12) sales_order # o o o o o o o o no_so tgl_so no_po tgl_po nama_pelanggan alamat_pelanggan no_tlp_pelanggan uraian_pekerjaan jumlah_order
Variable characters (25) Date
Integer Date
Variable characters (50) Variable characters (50) Number (12) Variable characters (45) Integer pengiriman # o o o o o o o no_do tgl_do jumlah_kirim kurang_kirim tgl_kirim keterangan penerima staf_admin
Variable characters (25) Date
Integer Integer Date
Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (50)
login # o o id_login username password
Variable characters (7) Variable characters (35) Variable characters (8)
STIKOM
(49)
Gambar 4.16 Physical Data Model (PDM)
4.3.6 Struktur Basis Data dan Tabel
Sistem informasi pengiriman barang ini memiliki basis data yang dibuat menggunakan Microsoft SQL Server 2008 Express yang terdiri dari – tabel. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap-tiap tabel yang dibuat:
1. Tabel Login
Primary key : id_login
Foreigh key : id_karyawan
Fungsi : untuk masuk ke dalam aplikasi FK_SALES_OR_RELATIONS_KARYAWAN FK_KURANG_K_RELATIONS_KARYAWAN FK_LOGIN_RELATIONS_KARYAWAN FK_PENGIRIM_RELATIONS_KARYAWAN FK_PENGIRIM_RELATIONS_SALES_OR kurang_kirim id_kurangkirim id_karyawan sisa_kirim varchar(12) varchar(8) int <pk> <fk> karyawan id_karyawan nama_karyawan jabatan alamat_karyawan jk no_tlp_karyawan varchar(8) varchar(50) varchar(30) varchar(50) varchar(1) numeric(12) <pk> sales_order no_so id_karyawan tgl_so no_po tgl_po nama_pelanggan alamat_pelanggan no_tlp_pelanggan uraian_pekerjaan jumlah_order varchar(25) varchar(8) date int date varchar(50) varchar(50) numeric(12) varchar(45) int <pk> <fk> pengiriman no_do no_so id_karyawan tgl_do jumlah_kirim kurang_kirim tgl_kirim keterangan penerima staf_admin varchar(25) varchar(25) varchar(8) date int int date varchar(100) varchar(50) varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> login id_login id_karyawan username password varchar(7) varchar(8) varchar(35) varchar(8) <pk> <fk>
STIKOM
SURABAYA
(50)
Tabel 4.1 Login
2. Tabel Karyawan
Primery key : id_karyawan
Foreigh key :
Fungsi : Menyimpan data karyawan
Tabel 4.2 Karyawan
3. Tabel Sales Order
Primery key : no_so
Foreigh key : id_karyawan
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data pelanggan.
STIKOM
(51)
Tabel 4.3 Seles_Order
4. Tabel Kurang_kirim
Primery key : id_kurang_kirim
Foreigh key :
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data kurang_kirim
Tabel 4.4 Kurang Kirim
5. Tabel Pengiriman
Primery key : no_do
Foreigh key : no_so, id_karyawan
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data pengiriman
STIKOM
(52)
Tabel 4.5 Pengiriman
4.3.7 Desain Input dan Output
Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah aplikasi system informasi. Desain input output ini berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengelolahan data. Pada tahap ini juga, user akan diberikan gambaran tentang bagaimana system ini nantinya dibuat.
A.Desain Input
Desain input merupakan perancangan desain masukkan dari pengguna kepada system yang kemudian akan disimpan ke dalam database. Desain input yang ada pada aplikasi pengiriman barang ini adalah :
a. Login
Form login yang ada pada aplikasi pengiriman barang Form login ini yang
akan digunakan oleh user untuk masuk ke dalam aplikasi
STIKOM
(53)
Gambar 4.17 Desain Input Login
b. User baru
Form user baru yang ada pada aplikasi pengiriman barang. form user ini
digunakan untuk melakukan penambahan user agar bisa login ke dalam aplikasi. Form login user dapat dilihat pada gambar 4.18
Gambar 4.18 Desain Input User Baru
STIKOM
(54)
c. Buat Data karyawan
Form buat data karyawan yang ada pada aplikasi pengiriman barang, form ini
digunakan untuk memasukkan data karyawan baru.
Gambar 4.19 Desain input karyawan
d. Sales Order
Form sales order yang ada pada aplikasi pengiriman barang. Form ini
digunakan ntuk menginput data sales order. Desain input form sales order dapat dilihat pada gambar 4.20.
Gambar 4.20 Desain Input Sales Order
STIKOM
(55)
e. Pengiriman
Form pengiman yang ada pada aplikasi pengiriman barang. Form ini
digunakan untuk menginput data pengiriman barang. Desain form input data pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 4.21.
Gambar 4.21 Desain Input Pengiriman
f. Laporan
Form yang ada pada aplikasi pengiriman barang. Form ini digunakan untuk
melakukan pembuatan laporan pengiriman barang. Desain input laporan dapat dilihat pada gambar 4.22
Gambar 4.22 Desain Laporan
STIKOM
(56)
B.Desain output
Merupakan perancangan desain laporan yang merupakan hasil dari data proses yang terjadi yang tersimpan pada database yang kemudian akan diolah menjadi informasi yang berguna bagi pengguna aplikasi.
a. Laporan pengiriman keseluruhan
Desain output laporan pengiriman keseluruhan pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 4.23.
Gambar 4.23 Desain Output Laporan Pengiriman keseluruhan
b. Laporan pengiriman berdasarkan nama pelanggan
Desain output laporan pengiriman berdasarkan nama pelanggan pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 4.24.
STIKOM
(57)
Gambar 4.24 Desain output Pengiriman berdasarkan nama pelangga
c. pengiriman berdasarkan sales order
Gambar 4.25 Desain output pengiriman berdasarkan sales order
d. Laporan pengiriman berdasarkan nama sales
Desain output laporan pengiriman berdasarkan nama sales pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 4.26.
STIKOM
(58)
Gambar 4.26 Desain output pengiriman berdasarkan nama sales
e. Surat jalan
Desain output pembuatan surat jalan pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 4.27.
Gambar 4.27 Desain output surat jalan
4.4 Implementasi dan Evaluasi
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detail aplikasi pengiriman barang penjelasan hardware/software pendukung yang ada pada aplikasi.
STIKOM
(59)
4.4.1 Teknologi A. Perangkat keras
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi pengiriman barang ini adalah sebagai berikut:
a. Processor 2 Ghz
b. RAM 1 GB
c. VGA on Board
d. Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna
e. Keyboard + mouse
B. Perangkat Lunak
Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:
a. Windows XP 32/64 bit
b. Microsoft office 2003
4.4.2 Pengoperasian Program
Dalam tahap ini akan dijelaskan langkah-langkah tentang pengoperasian aplikasi pengiriman barang.
STIKOM
(60)
A.Menu login
Gambar 4.28 Menu Login
Agar bisa masuk ke dalam aplikasi pengiriman barang, user harus melakukan Login dengan memasukkan username dan password yang sesuai di dalam tampilan login. Tombol button masuk berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi setelah user memasukkan username dan password yang sesuai, tombol button keluar berfungsi untuk keluar dari aplikasi pengiriman barang.
B.Menu utama
Gambar 4.29 Menu utama
STIKOM
(61)
Di dalam form menu utama, terdapat beberapa proses yang akan dijalankan oleh user seperti, input data petugas pengiriman/karyawan, buat user baru, input data sales order, input data pengiriman, dan pembuatan laporan rekap data pengiriman.
C.Menu Input Data Karyawan
Gambar 4.30 Menu input data karyawan
Merupakan menu yang digunakan untuk membuat data karyawan baru yang hanya menjabat sebagai staf administrasi, pengirim dan sales. Pada form ini terdapat lima menu button yaitu :
1. Simpan : berfungsi untuk menyimpan data karyawan.
2. Ubah : berfungsi untuk mengubah data karyawan yang sudah tersimpan pada
database.
3. Batal : berfungsi untuk membatalkan perubahan data yang akan dirubah. 4. Hapus : berfungsi untuk menghapus data karyawan.
5. Keluar : berfungsi untuk keluar dari form input data karyawan.
STIKOM
(62)
D.Menu Buat User Baru
Form user pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada gambar
4.31.
Gambar 4.31 Menu user baru
Merupakan menu yang digunakan untuk membuat data user untuk dapat memiliki hak akses ke dalam aplikasi. Di didalam menu ini, terdapat empat tombol button yaitu :
1. Simpan : berfungsi untuk menyimpan data user baru. 2. Bersih : berfungsi untuk membersihkan textbox.
3. Hapus : berfungsi untuk menghapus data user yang sudah tidak lagi diberi wewenang untuk mengakses aplikasi.
4. Keluar : berfungsi untuk keluar dari form sales order.
E. Menu Sales Order
Form menu sales order pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat
pada gamabar 4.32.
STIKOM
(63)
Gambar 4.32 Menu sales order
Merupakan menu yang digunakan untuk menyimpan data sales order yang masuk. Di dalam form ini, terdapat tiga tombol button yaitu :
1. Simpan : berfungsi untuk menyimpan data sales order. 2. Bersih : berfungsi untuk membersihkan textbox.
3. Keluar : berfungsi untuk keluar dari form sales order.
F. Menu Pengiriman
Form menu pengiriman pada aplikasi pengiriman barang dapat dilihat pada
gambar 4.33.
STIKOM
(64)
Gambar 4.33 Menu pengiriman
Merupakan menu yang digunakan untuk menyimpan data pengiriman yang diambil dari data sales order sekaligus pembuatan surat jalan. Form pengiriman ini hanya terdapat dua tombol button, yaitu :
1. Simpan : berfungsi untuk menyimpan data pengiriman yang diambil dari data
sales order. pada saat user menekan tombol menu button simpan, secara
otomatis akan menampilkan bukti pengiriman barang dari data sales order yang telah siap untuk dikirim berupa surat jalan yang nantinya akan digunakan oleh pengirim dalam melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.
2. Ubah : berfungsi untuk update nama pengirim. 3. keluar: berfungsi untuk keluar dari form pengiriman.
G. Menu Laporan
Merupakan menu yang digunakan untuk merekap data hasil pengiriman yang telah dilakukan. Dalam aplikasi ini, laporan pengiriman dibagi menjadi empat katagori yang dapat dilihat pada gambar 4.34, gambar 4.35, gambar 4.36 dan gambar 4.47.
STIKOM
(65)
1. Laporan pengiriman keseluruhan
Gambar 4.34 Laporan pengiriman keseluruhan
2. Laporan pengiriman berdasarkan nama pelanggan
Gambar 4.35 Laporan pengiriman berdasarkan nama pelanggan
STIKOM
(66)
3. Laporan pengiriman berdasarkan sales order
Gambar 4.36 Laporan pengiriman berdasarkan sales order
4. Laporan pengiriman berdasarkan nama sales
Gambar 4.37 Laporan pengiriman berdasarkan nama sales
STIKOM
(67)
H.Surat Jalan
Form surat jalan pada aplikasi p[engiriman barang adapat dilihat pada
gambar 4.38.
Gambar 4.38 Surat Jalan
STIKOM
(68)
63 5.1 Kesimpulan
Setelah menyelesaikan kerja praktek di CV. Sinergi Design yang dilaksanakan pada tanggal 08 Juli – 03 Agustus 2013, maka dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi pengiriman barang yang dihasilkan dalam kerja praktek ini dapat membantu pihak bagian pengiriman untuk melakukan dan mengelolah data pengiriman dengan cepat dan otomatis, serta mempermudah dalam membuat surat bukti pengiriman, surat jalan dan pembuatan laporan pengiriman barang.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem selanjutnya, salah satunya yaitu aplikasi dapat diintegrasikan dengan sistem penjualan yang sudah ada pada perusahaan.
STIKOM
(69)
64
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta. Kristanto, H. 1994. Konsep & Perancangan Database. Andi : Yogyakarta
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media : Yogyakarta
Ladamdin, Bin Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta
Marlinda, linda, S.Kom. 2004. Sistem basis data. Andi Offset : Yogyakarta.
Whitten, Jeffey L, Bentley, Lonnie D, dan Dittman, Kevin C. 2004. Metode Desain &
Analisis Sistem Edisi Keenam. Andi : Yogyakarta.
STIKOM
(1)
Gambar 4.33 Menu pengiriman
Merupakan menu yang digunakan untuk menyimpan data pengiriman yang diambil dari data sales order sekaligus pembuatan surat jalan. Form pengiriman ini hanya terdapat dua tombol button, yaitu :
1. Simpan : berfungsi untuk menyimpan data pengiriman yang diambil dari data
sales order. pada saat user menekan tombol menu button simpan, secara
otomatis akan menampilkan bukti pengiriman barang dari data sales order yang telah siap untuk dikirim berupa surat jalan yang nantinya akan digunakan oleh pengirim dalam melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.
2. Ubah : berfungsi untuk update nama pengirim. 3. keluar: berfungsi untuk keluar dari form pengiriman.
G. Menu Laporan
Merupakan menu yang digunakan untuk merekap data hasil pengiriman yang telah dilakukan. Dalam aplikasi ini, laporan pengiriman dibagi menjadi empat katagori yang dapat dilihat pada gambar 4.34, gambar 4.35, gambar 4.36 dan gambar 4.47.
STIKOM
(2)
60
1. Laporan pengiriman keseluruhan
Gambar 4.34 Laporan pengiriman keseluruhan
2. Laporan pengiriman berdasarkan nama pelanggan
Gambar 4.35 Laporan pengiriman berdasarkan nama pelanggan
STIKOM
(3)
3. Laporan pengiriman berdasarkan sales order
Gambar 4.36 Laporan pengiriman berdasarkan sales order
4. Laporan pengiriman berdasarkan nama sales
Gambar 4.37 Laporan pengiriman berdasarkan nama sales
STIKOM
(4)
62
H. Surat Jalan
Form surat jalan pada aplikasi p[engiriman barang adapat dilihat pada
gambar 4.38.
Gambar 4.38 Surat Jalan
STIKOM
(5)
63 5.1 Kesimpulan
Setelah menyelesaikan kerja praktek di CV. Sinergi Design yang dilaksanakan pada tanggal 08 Juli – 03 Agustus 2013, maka dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi pengiriman barang yang dihasilkan dalam kerja praktek ini dapat membantu pihak bagian pengiriman untuk melakukan dan mengelolah data pengiriman dengan cepat dan otomatis, serta mempermudah dalam membuat surat bukti pengiriman, surat jalan dan pembuatan laporan pengiriman barang.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem selanjutnya, salah satunya yaitu aplikasi dapat diintegrasikan dengan sistem penjualan yang sudah ada pada perusahaan.
STIKOM
(6)
64
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta. Kristanto, H. 1994. Konsep & Perancangan Database. Andi : Yogyakarta
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media : Yogyakarta
Ladamdin, Bin Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta
Marlinda, linda, S.Kom. 2004. Sistem basis data. Andi Offset : Yogyakarta.
Whitten, Jeffey L, Bentley, Lonnie D, dan Dittman, Kevin C. 2004. Metode Desain &
Analisis Sistem Edisi Keenam. Andi : Yogyakarta.