TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Pada Hotel Pondok Asri Surabaya.

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan... ... 4

1.5 Manfaat... ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Sistem Informasi ... 6

2.1.1 Konsep Dasar Sistem ... 6

2.1.2 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 6

2.2 Jasa dan Pelayanan... ... 7

2.2.1 Jasa... 7

2.2.2 Pelayanan... ... 9

x

2.4.1 Definisi Hotel ... 10

2.4.2 Karakteristik Hotel ... 11

2.4.3 Klasifikasi Hotel ... 12

2.5 Konsep Dasar Basis Data ... 12

2.5.1 Database ... 12

2.5.2 Sistem Basis Data ... 13

2.5.3 Database Management System ... 14

2.6 Blackbox Testing ... 15

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 18

3.1 Analisis Sistem ... 18

3.1.1 Identifikasi Masalah ... 18

3.1.2 Dokumen Flow Proses Reservasi ... 19

3.1.3 Dokumen Flow Proses Pembatalan Reservasi... 21

3.1.4 Dokumen Flow Proses Check In ... 22

3.1.5 Dokumen Flow Proses Food & Beverage ... 24

3.1.6 Dokumen Flow Proses Check Out ... 25

3.2 Perancangan Sistem ... 27

3.2.1 System Flow ... 28

3.2.2 Data Flow Diagram... 42

3.2.3 Entity Relationship Diagram ... 54

3.2.4 Struktur Tabel ... 56

xi

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 73

4.1 Implementasi Sistem ... 73

4.2 Kebutuhan Sistem ... 73

4.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 73

4.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 74

4.2.3 Instalasi Program ... 75

4.3 Implementasi Sistem ... 75

4.4 Evaluasi ... 82

4.4.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 82

4.4.2 Analisa Hasil Uji Coba Sistem ... 88

BAB V PENUTUP ... 89

5.1 Kesimpulan ... 89

5.2 Saran ... 89

DAFTAR PUSTAKA ... 90

LAMPIRAN ... 91

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam sebuah perusahaan jasa untuk memenuhi kebutuhan tamu, perusahaan perlu meningkatkan kinerja khususnya dalam hal kecepatan dan ketepatan dalam melayani tamu. Kuatnya persaingan di dunia jasa mendorong semua perusahaan jasa untuk melakukan pembenahan diri dalam rangka perbaikan kualitas dalam pelayanan kepada tamu demi menciptakan kesan pelayanan yang memuaskan dan memiliki fasilitas yang dapat memanjakan para tamu. Kesan positif dari para tamu sangat penting untuk menjaga jika tamu memilih pelayanan dari perusahaan jasa di kemudian hari.

Hotel Pondok Asri Surabaya adalah salah satu dari beberapa perusahaan jasa akomodasi penginapan yang ada di Surabaya. Agar dapat bersaing dengan hotel-hotel lainnya yang ada di Surabaya, Hotel Pondok Asri Surabaya harus memberikan pelayanan yang maksimal kepada tamu, agar tingkat hunian kamar pada hotel tersebut menjadi tinggi. Proses bisnis yang saat ini sedang berjalan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yaitu berhubungan dengan beberapa bagian yang terpusat pada front office. Banyaknya data transaksi dan kegiatan usaha membuat pihak manajemen hotel memerlukan suatu sistem yang dapat menangani pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya. Sistem yang ada saat ini hanya mengandalkan buku catatan administrasi dan aplikasi seperti Microsoft Word dan Excel untuk menyimpan data reservasi, servis hotel, check-in dan check-out. Dari sistem tersebut, diperlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatan bukti

transaksi dan pengecekan nota tambahan yang masuk ke dalam tagihan tamu. Kemudian pencarian data kamar yang tersedia dan data servis tamu juga akan memakan waktu dalam melayani tamu mengingat sangat sibuknya peranan dari bagian front office. Kehilangan data dan kesalahan dalam menginputkan segala proses transaksi juga dapat menjadi masalah bagi Hotel Pondok Asri Surabaya.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka dapat dirancang bangun sistem informasi pelayanan tersebut harus dapat menangani masalah pada bagian front office agar dapat cepat memberikan informasi ke departemen lain untuk kebutuhan pelayanan. Sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan baik dan memberikan dampak pelayanan yang baik kepada konsumen.

Sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat memberikan informasi pihak manajemen dan bagian front office dalam memaksimalkan pelayanan untuk mengurangi kesalahan. Informasi yang diberikan yaitu meliputi reservasi kamar hotel, pembatalan reservasi, servis hotel, check-in dan check-out.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yang dapat membantu pihak manajemen hotel dan bagian front office dalam melayani tamu yang meliputi reservasi kamar hotel, pembatalan reservasi, servis hotel, check-in dan check-out dengan lebih baik.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Sistem ini membahas tentang perhitungan transaksi dan menghasilkan informasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya.

b. Sistem ini membahas proses bisnis yang mencakup reservasi, check-in, pembatalan reservasi, servis hotel, serta proses pembayaran semua tagihan pada saat check-out.

c. Sistem ini tidak membahas tentang akuntansi perhotelan.

d. Sistem ini tidak membahas sistem inventori yang terdapat pada bagian food & beverages.

e. Sistem ini tidak membahas tentang SDM pada Hotel Pondok Asri Surabaya. 1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah:

a. Merancang dan membangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yang dapat membantu pihak front office dalam melayani tamu pada proses reservasi, pembatalan reservasi, servis hotel, in, dan check-out.

b. Merancang dan membangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yang dapat memberikan laporan kepada manager hotel.

1.5 Manfaat

Manfaat dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya bagi user aplikasi adalah:

a. Bagian front office sistem informasi ini dapat membantu untuk melayani tamu hotel yang ingin melakukan reservasi, check in, dan check out.

b. Manager hotel sistem ini dapat memberikan informasi mengenai laporan traffic tamu dan hotel.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan penelitian ini adalah digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan laporan penelitian ini akan dijelaskan pada alenia di bawah ini.

Bab pertama ini menjelaskan gambaran umum penulisan yang berisi latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari tugas akhir adalah merancang dan membangun sistem informasi perhotelan, kontribusi yang dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat keterangan mengenai sistematika penulisan penelitian.

Bab kedua landasan teori ini menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung dan berkaitan dalam penyelesaian laporan, pokok pembahasan antara lain konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, pengertian jasa dan pelayanan, definisi hotel, klasifikasi hotel, konsep dasar basis data serta testing dan implementasi sistem. Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam laporan penelitian.

Bab ketiga analisis dan perancangan ini menjelaskan mengenai analisis permasalahan pada Hotel Pondok Asri. Dalam bab ini terdapat bahasan mengenai Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, struktur database, desain input output, desain interface, dan desain uji coba.

Bab keempat ini menjelaskan tentang implementasi dan evaluasi dari program. Dalam bab ini berisikan kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem, implementasi dan evaluasi dari sistem.

Bab kelima ini berisi kesimpulan dan saran dari sistem yang telah dibuat. Saran dapat digunakan sebagai acuan untuk pengembangan sistem ini di masa yang akan datang.

6 2.1 Sistem Informasi

2.1.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut FitzGerald dalam Jogiyanto (2005:1), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem.

2.1.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Leitch dan Davis dalam Jogiyanto (2005:11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Gelinas, dkk. dalam Kadir (2003:11) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

Sistem informasi dapat dikembangkan menjadi beberapa jenis, dengan tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis (Kendall, 2009). Jenis-jenis sistem tersebut diantaranya adalah Transaction Processing Systems (TPS), Office Automation Systems (OAS), Knowledge Work Systems (KWS), Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS), Artificial Intelligent (AI), Computer Supported Collaborative Work Systems (CSCWS), Group Decission Support Systems (GDSS) dan Executive Support Systems (ESS).

2.2 Jasa dan Pelayanan 2.2.1 Jasa

Menurut Kotler dalam Umar (2003:3), jasa adalah setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Produk jasa bias berhubungan dengan produk fisik maupun tidak. Menurut Lovelock dalam Umar (2003:4), terdapat delapan aspek mendasar yang membedakan jasa dengan barang fisik, yaitu:

1. Produk jasa yang dikonsumsi tidak dapat dimiliki oleh konsumen.

2. Produk jasa merupakan suatu kinerja yang sifatnya intangible (tidak berwujud fisik).

3. Dalam proses produksi jasa, konsumen memiliki peran yang lebih besar untuk turut serta pengolahnya dibandingkan dengan produk fisik jasa.

4. Orang-orang yang terlibat dalam proses jasa berperan sedikit-banyak dalam pembentukan atau mendesain jasa.

5. Dalam hal operasionalisasi masukan dan keluaran, produk jasa lebih bervariasi.

6. Produk jasa tertentu sulit dievaluasi oleh konsumen. 7. Jasa tidak dapat disimpan.

8. Faktor waktu dalam proses jasa dan konsumsi jasa relative lebih diperhatikan. Menurut Zeihaml, dkk. dalam Umar (2003:8), terdapat lima dimensi kualitas jasa, yaitu:

1. Reliability, yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan janji yang ditawarkan.

2. Responsiveness, yaitu respon atau kesigapan karyawan dalam membantu pelanggan dan memberikan pelayanan yang cepat dan tanggap.

3. Assurance, meliputi kemampuan karyawan atas pengetahuan terhadap produk secara tepat, kualitas keramahtamahan, perhatian dan kesopanan dalam meberikan pelayanan, keterampilan dalam memberikan informasi, kemampuan dalam memberikan keamanan di dalam memanfaatkan jasa yang ditawarkan, dan kemampuan dalam menanamkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

4. Emphaty, yaitu perhatian secara individual yang diberikan perusahaan kepada pelanggan.

5. Tangibles, meliputi penampilan fasilitas fisik, seperti gedung dan ruangan front office, tersedianya tempat parkir, kebersihan, kerapian dan kenyamanan ruangan, kelengkapan peralatan komunikasi, dan penampilan karyawan. 2.2.2 Pelayanan

Menurut Barata (2003:9), suatu pelayanan akan terbentuk karena adanya proses pemberian layanan tertentu dari pihak penyedia layanan kepada pihak yang dilayani. Menurut Barata (2003:14), dalam menyelenggarakan layanan, pihak penyedia dan pemberi layanan harus selalu berupaya untuk mengacu kepada tujuan utama pelayanan, yaitu kepuasan konsumen atau kepuasan pelanggan. Ukuran standar kualitas yang ditentukan oleh produsen barang atau jasa belum tentu sama dengan ukuran standar kualitas yang ditentukan oleh pelanggan.

Menurut Barata (2003:15), sifat kepuasan sangat bersifat subjektif, sehingga sulit sekali untuk mengukurnya. Walaupun demikian, tetap saja kita harus tetap berupaya memberikan perhatian kepada pelanggan dengan segala daya, sehingga paling tidak, kita dapat memberikan layanan terbaik, dimulai dari upaya menstandarkan kualitas barang atau jasa sampai dengan pelaksanaan penyerahannya pada saat berhubungan langsung dengan pelanggan, dengan standar yang diperkirakan dapat menimbulkan kepuasan yang paling optimal bagi pelanggan.

2.3 Pengertian Administrasi

Menurut Sukoco (2007:3), pengetahuan tentang sejarah administrasi dapat diketahui berkat pelaksanaan kegiatan administrasi, yaitu tulis-menulis.

Ketika disadari bahwa kegiatan ini tidak efektif dan efisien, mulai dikembangkan mesin tulis berupa mesin ketik manual yang dikembangkan oleh Trio USA, Christopher L. Scholes, Carlos Glidden, dan Samuel W. Soule. Sedangkan untuk alat hitung, di Cina sejak lama telah digunakan Swi Poa, namun mekanis baru dibuat pada tahun 1642 oleh Blaise Pascal, yang kemudian disempurnakan oleh Leibnitz.

Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Pengertian administrasi dapat ditinjau dari dua sudut, yaitu :

1. Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.

2. Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil adalah segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

2.4 Perhotelan 2.4.1 Definisi Hotel

Definisi Hotel Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya yang semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel

itu. Pengertian hotel ini dapat disimpulkan dari beberapa definisi hotel seperti tersebut di bawah ini :

a. Salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil (Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT 1987).

b. Bangunan yang dikelola secara komersil dengan memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai berikut :

1. Jasa penginapan

2. Pelayanan makanan dan minuman 3. Pelayanan barang bawaan

4. Pencucian pakaian

5. Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada di dalamnya (Sri,1996:8).

c. Sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan memberikan pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran (Lawson, 1976:27).

2.4.2 Karakteristik Hotel

Perbedaan antara hotel dengan industri lainnya adalah :

a. Industri hotel tergolong industri yang padat modal serta padat karya yang artinya dalam pengelolaannya memerlukan modal usaha yang besar dengan tenaga pekerja yang banyak pula.

b. Dipengaruhi oleh keadaan dan perubahan yang terjadi pada sektor ekonomi, politik, sosial, budaya, dan keamanan dimana hotel tersebut berada.

c. Menghasilkan dan memasarkan produknya bersamaan dengan tempat dimana jasa pelayanannya dihasilkan.

d. Beroperasi selama 24 jam sehari, tanpa adanya hari libur dalam pelayanan jasa terhadap pelanggan hotel dan masyarakat pada umumnya.

e. Memperlakukan pelanggan seperti raja selain memperlakukan pelanggan sebagai partner dalam usaha karena jasa pelayanan hotel sangat tergantung pada banyaknya pelanggan yang menggunakan fasilitas hotel tersebut.

2.4.3 Klasifikasi Hotel

Menurut keputusan direktorat Jendral Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi no 22/U/VI/1978 tanggal 12 Juni 1978 (Sri, 1996 : 9), klasifikasi hotel dibedakan dengan menggunakan simbol bintang antara 1-5. Semakin banyak bintang yang dimiliki suatu hotel, semakin berkualitas hotel tersebut. Penilaian dilakukan selama 3 tahun sekali dengan tatacara serta penetapannya dilakukan oleh Direktorat Jendral Pariwisata.

2.5 Konsep Dasar Basis Data 2.5.1 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,

multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

2.5.2 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating Sistem), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah: 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.

4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait. 2.5.3 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management Sistem (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data. 2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary. 2.6 Black Box Testing

Menurut Romeo (2003:52) Metode uji coba black box memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Karena itu uji coba black box

memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Uji coba black box bukan merupakan alternatif dari ujicoba white box, tetapi merupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode white box.

Uji coba black box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya :

1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang. 2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan performa.

5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Tidak seperti metode white box yang dilaksanakan diawal proses, menurut Romeo (2003:52) uji coba black box diaplikasikan dibeberapa tahapan berikutnya. Karena uji coba black box dengan sengaja mengabaikan struktur kontrol, sehingga perhatiannya difokuskan pada informasi domain. Uji coba didesain untuk dapat menjawab pertanyaan berikut :

1. Bagaimana validitas fungsionalnya diuji?

2. Jenis input seperti apa yang akan menghasilkan kasus uji yang baik ? 3. Apakah sistem secara khusus sensitif terhadap nilai input tertentu ? 4. Bagaimana batasan-batasan kelas data diisolasi?

5. Berapa rasio data dan jumlah data yang dapat ditoleransi oleh sistem?

Dengan mengaplikasikan uji coba black box, diharapkan dapat menghasilkan sekumpulan kasus uji yang memenuhi kriteria berikut :

1. Kasus uji yang berkurang, jika jumlahnya lebih dari 1, maka jumlah dari uji kasus tambahan harus didesain untuk mencapai uji coba yang cukup beralasan 2. Kasus uji yang memberitahukan sesuatu tentang keberadaan atau tidaknya

suatu jenis kesalahan, daripada kesalahan yang terhubung hanya dengan suatu uji coba yang spesifik.

Black box testing menurut Romeo (2003:62), dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing juga disebut sebagai behavioral testing, specification-based testing, input/output testing atau functional testing.

Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software. Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing bukan teknik alternatif daripada white box testing. Lebih daripada itu, ia merupakan pendekatan pelengkap dalam mencakup error dengan kelas yang berbeda dari metode white box testing.

Kategori error yang akan diketahui melalui black box testing adalah: 1. Fungsi yang hilang atau tak benar.

2. Error dari antar-muka.

3. Error dari struktur data atau akses eksternal database. 4. Error dari kinerja atau tingkah laku.

18 3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang dihadapi oleh Hotel Pondok Asri Surabaya adalah keterlambatan dalam penyampaian informasi yang terjadi antar bagian yang terdapat dalam hotel yang berhubungan langsung dengan tamu hotel. Keterlambatan dalam penyampaian informasi antara bagian front office, housekeeping, dan food & beverages, yaitu informasi terbaru status kamar serta pencatatan dan pengumpulan tagihan tamu yang bertransaksi pada bagian housekeeping. Hal ini disebabkan karena bagian lain belum memiliki sistem terkomputerisasi yang terhubung dengan front office untuk menerima dan memperbaharui informasi status kamar serta mencatat tagihan tamu agar langsung terupdate pada master tagihan tamu di front office.

Keterlambatan informasi antara bagian front office dengan bagian food & beverages juga disebabkan karena bagian food & beverages tidak mempunyai informasi sendiri tentang kedatangan tamu yang akan menginap dan agar dapat permintaan-permintaan spesial tamu dengan baik. Selama ini informasi tersebut masih diterima secara manual melalui telepon dari bagian front office. Selain itu, pencatatan dan pengumpulan tagihan ke bagian front office masih dilakukan secara manual yang sering menyebabkan penumpukan kertas tagihan, sehingga pencatatan pada master tagihan tamu dalam jumlah banyak yang menyebabkan rentan terjadi kesalahan.

Permasalahan kedua adalah dalam pembuatan laporan pendapatan harian hotel yang masih dikerjakan secara manual dengan menggunakan program Excel. Pembuatan laporan ini dikerjakan oleh bagian front office. Pada musim tamu sepi (low season) pembuatan laporan ini masih bisa dikerjakan dengan cukup baik, namun sangat berbeda keadaannya pada saat musim tamu ramai (high season). Bagian front office menjadi kewalahan dalam merekap semua transaksi-transaki yang terjadi disetiap bagian yang dimiliki hotel untuk membuat laporan pendapatan harian. Keadaan seperti ini menyebabkan rentan terjadi kesalahan yang menimbulkan ketidaksesuaian data, sehingga bisa berakibat fatal jika sampai berpengaruh terhadap tagihan tamu.

Beberapa permasalahan di atas akan berpengaruh terhadap pelayanan hotel kepada tamu mulai dari proses reservation, check in, servis tamu, pencatatan tagihan tamu, pembayaran, dan check out. Document flow yang menggambarkan proses-proses ini akan dipaparkan pada sub bab ini. Setiap document flow menggambarkan alur proses bisnis yang terjadi pada Hotel Pondok Asri Surabaya. 3.1.2 Document Flow Proses Reservasi

Document Flow proses reservasi pada Gambar 3.1 terdapat 2 (dua) entitas, yaitu tamu dan front office. Dimulai dari bagian tamu melakukan permintaan reservasi kepada bagian front office. Kemudian bagian front office memberikan data kamar hotel yang tersedia kepada tamu. Jika kamar yang tersedia telah dipilih oleh tamu maka data pemesanan kamar akan dicatat dalam formulir reservasi yang nantinya akan diarsipkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Tamu akan memberikan DP sebagai tanda pembayaran untuk reservasi

kamar yang diinginkan. Kemudian tamu mendapatkan tanda bukti reservasi untuk melakukan check in.

Front Office Tamu

Mulai

Permintaan Reservasi

Memberikan Data Kamar

Selesai

Mencatat Reservasi

Tanda Bukti Reservasi Memilih Jenis

Kamar

Data Kamar Pesanan

2

Data Reservasi Pelanggan

Tanda Bukti Reservasi 1

2 Permintaan

Reservasi

Data Kamar Data Kamar

Data Kamar Pesanan Jadi Reservasi?

Ya

Tidak

3.1.3 Document Flow Proses Pembatalan Reservasi

Document Flow proses pembatalan reservasi terdapat 3 (tiga) entitas, yaitu tamu, front office dan manager. Dimulai dari tamu yang melakukan permintaan pembatalan reservasi.

Manager Front Office

Tamu

Permintaan Pembatalan Reservasi

Mulai

Permintaan Bukti Reservasi Permintaan Bukti

Reservasi

Memberikan Bukti Reservasi

Membuat Laporan Pembatalan

Reervasi

Laporan Pembatalan Reervasi Tanda Bukti

Reservasi

Tanda Bukti Reservasi Permintaan Pembatalan Reservasi

Meminta Bukti Reservasi

Laporan Pembatalan Reservasi

A

Selesai Laporan Pembatalan

Reservasi 2

1

1

Kemudian bagian front office meminta tanda bukti reservasi kepada tamu. Setelah tamu memberikan tanda bukti reservasi yang akan dibatalkan, bagian front office akan mencari data sesuai nomor konfirmasi tamu dan mengubah status reservasi menjadi batal. Informasi pembatalan akan diberikan kepada tamu. Dan sebagai informasi, DP yang telah dibayarkan oleh tamu akan hangus dan tidak dapat diminta kembali. Kemudian bagian front office membuat laporan pembatalan reservasi yang nantinya akan diarsipkan dan diberikan kepada manager hotel. 3.1.4 Document Flow Proses Check-In

Pada document flow proses check in terdapat 3 (tiga) entitas yaitu tamu, bagian front office dan manager. Proses dimulai dari tamu yang datang ke hotel untuk melakukan permintaan check in yang ditangani oleh bagian front office. Bagian front office akan menanyakan kepada tamu apakah sudah pernah melakukan reservasi sebelumnya. Tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya akan diminta menyerahkan tanda bukti reservasi. Front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Tamu yang belum melakukan reservasi diberikan data ketersediaan kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front office akan mencatat data kamar yang diinginkan oleh tamu. Setelah itu akan dilanjutkan ke dalam proses registrasi check in. Bagian front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat melakukan check in.

Manager Front Office Tamu Mulai Sudah Reservasi? Memberikan Data Kamar Mengubah Data Reservasi

Data Jenis Kamar

Memilih Kamar Pesanan

Data Kamar Pesanan

Data Kamar Pesanan

Mencatat Pesanan Tidak

Permintaan Check In Permintaan Check In

Meminta Tanda Bukti Reservasi Ya Permintaan Tanda Bukti Reservasi Permintaan Bukti Reservasi Memberikan Tanda Bukti Reservasi Tanda Bukti Reservasi Tanda Bukti Reservasi Data Check-In Data Check-In Selesai Form Check-In A Laporan Check In Memberikan

kartu identitas

Kartu Identitas Kartu Identitas Membuat

Laporan Check In

1

Laporan Check In 2

1

3.1.5 Document Flow Proses Food & Beverage

Document flow proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages dimulai dari tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages.

Tamu Front Office Food & Beverage Manager

Permintaan Food & Beverage

Tagihan Food & Beverage Permintaan Food &

Beverage Membuatkan Tagihan Menandatangani Tagihan Mulai

Tagihan Food & Beverage Data Pesanan

Menu Food & Beverage

Data Pesanan

Tagihan Food & Beverage Menu Food &

Beverage Memilih Food & Beverage dan Memberikan Nomor Kamar Memberikan Menu Food & Beverage

Laporan Penjualan Laporan Penjualan Tagihan Food &

Beverage Tertanda Tangan Tagihan Food &

Beverage Tertanda Tangan Membuat Laporan Penjualan Food & Beverage Laporan Penjualan Selesai A 1 1 2 A Jadi Memesan? Ya Tidak 1 2 2

Dimulai dari tamu yang menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverage memberikan menu makanan dan minuman beserta harganya. Jika tamu jadi memesan, maka akan dibuatkan nota tagihan dari bagian food & beverages yang kemudian akan ditandatangani oleh tamu. Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan diberikan kepada bagian front office untuk menjadi arsip pada saat tamu melakukan check out. Pada saat transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran langsung atau dibayar nanti pada saat akan check out. Kemudian dari nota tagihan yang dibuat oleh bagian food & beverages tadi, dapat dibuat laporan penjualan food & beverages yang akan diberikan kepada manager hotel.

3.1.6 Document Flow Proses Check-Out

Penjelasan document flow proses check out terdiri dari 3 (tiga) entitas yaitu tamu, front office, dan manager hotel. Tamu yang akan melakukan proses check out akan menemui bagian front office terlebih dahulu. Kemudian akan ada bagian housekeeping hotel yang akan datang ke kamar tamu untuk memeriksa kamar dan pembelian mini bar yang terdapat di setiap kamar. Jika terdapat pembelian terdapat mini bar bagian front office akan memberikan tagihan. Setelah melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan perhitungan tagihan tamu yang meliputi pemberian DP pada saat check in, lama inap tamu selama di hotel, dan tagihan jika ada transaksi pemesanan food & beverages.

Manager Front Office

Tamu

Mulai

Data No. Kamar

Mengecek Total Tagihan Cek Penggunaan Fasilitas Kamar Ada Pembelian pada Mini Bar?

Membuatkan Tagihan Mini

Bar

Tagihan Mini Bar Ya

Menghitung Lama Inap dan Cek DP

Nota Pembayaran Data Tagihan Permintaan Check Out Permintaan Check Out Meminta Data Kamar Memberikan Data Nomor Kamar Permintaan Data Kamar Permintaan Data Kamar

Data No. Kamar

Membuat Laporan Pendapatan Nota 2 Selesai A Nota Pembayaran Laporan Pendapatan Laporan Pendapatan 1 1 Tanda Tangan Nota Pembayaran Tertanda tangan (Lunas)

Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel. 3.2 Perancangan Sistem

Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah selanjutya adalah perancangan sistem. Perancangan sistem ini dapat memberikan gambaran sistem yang dibuat dengan menggunakan beberapa tahap yaitu :

1. System Flow Proses Autentifikasi. 2. System Flow Proses Menambah Kamar. 3. System Flow Proses Mengubah Data Kamar. 4. System Flow Proses Menambah Employee. 5. System Flow Proses Mengubah Data Employee. 6. System Flow Proses Reservasi.

7. System Flow Proses Pembatalan Reservasi. 8. System Flow Proses Check In.

9. System Flow Proses Food & Beverage. 10. System Flow Proses Check Out.

11. System Flow Proses Pembuatan Laporan. 12. Data Flow Diagram (DFD).

13. Entity Relationship Diagram (ERD). 14. Struktur tabel.

15. Perancangan input. 16. Perancangan output. 17. Perancangan interface.

18. Perancangan uji coba. 3.2.1 System Flow

System flow berikut terdapat 7 (tujuh) macam yaitu system flow proses autentifikasi, system flow proses reservasi, system flow proses pembatalan reservasi, system flow proses check in, system flow proses food & beverage dan system flow proses check out dimana masing-masing terdapat beberapa proses dari sistem:

a. System Flow Proses Autentifikasi

Gambar 3.6 merupakan system flow untuk autentifikasi, pada gambar ini dijelaskan bagaimana pengguna melakukan proses login yaitu menjalankan aplikasi kemudian sistem menampilkan form login dan pengguna memasukkan username dan password. Setelah pengguna memasukkan username dan password maka sistem akan mengecek dengan membaca data dari tabel pegawai sehingga didapatkan hasil yang diperlukan, jika yang dimasukkan antara username dan password tidak benar maka sistem akan kembali menampilkan halaman form login. Jika benar maka sistem akan mengecek apakah pengguna tersebut adalah admin atau pegawai. Jika pengguna adalah admin maka sistem akan menampilkan halaman admin, sedangkan jika pengguna adalah pegawai maka sistem akan menampilkan halaman pegawai.

Sistem Admin dan Front Office

Mulai

Username dan Password

Melakukan cek username dan

password

Employee

Benar?

Menampilkan halaman Admin

Menampilkan halaman Front

Office Admin?

Halaman Admin Halaman Front

Office

Selesai

Tidak

Ya Tidak

Melakukan cek admin

Ya

Gambar 3.6 System Flow untuk mengecek autentifikasi pengguna

b. System Flow Proses Menambah Kamar

Gambar 3.7 merupakan system flow untuk menambah data master kamar. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses penginputan data kamar baru,

kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data kamar.

Sistem

Admin

Mulai

Data kamar

Menyimpan data kamar

Menampilkan data kamar

Kamar

Data kamar

Selesai

Gambar 3.7 System Flow untuk menambah data kamar c. System Flow Proses Mengubah Data Kamar

Gambar 3.8 merupakan system flow untuk mengubah data kamar. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses memilih data kamar yang akan diubah, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data kamar.

Sistem Admin

Mulai

Memilih kamar yang diubah

Menampilkan kamar yang diubah

Menyimpan data kamar yang diubah

Kamar Data kamar

yangdiubah

Selesai Mengubah data

kamar

Menampilkan kamar yang diubah Data Kamar

Gambar 3.8 System Flow untuk mengubah data kamar d. System Flow Proses Menambah Employee

Gambar 3.9 merupakan system flow untuk menambah data master pegawai. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses penginputan data pegawai baru, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data pegawai.

Sistem Admin

Menyimpan data profile employee Mulai

Data employee

Employee

Selesai Data Profile

Employee

Menampilkan data profile employee

Gambar 3.9 System Flow untuk menambah data pegawai e. System Flow Proses Mengubah Data Employee

Gambar 3.10 merupakan system flow untuk mengubah data pegawai. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses memilih data pegawai yang akan diubah, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data pegawai.

Sistem Admin

Memilih employee yang diubah

Mengubah data employee

Menampilkan employee yang

diubah

Employee

Menyimpan data employee yang

diubah Menampilkan employee yang

diubah Data employee

yang diubah

Data employee

Selesai Mulai

Gambar 3.10 System Flow untuk mengubah data pegawai. f. System Flow Proses Reservasi

Proses reservasi dilakukan oleh tamu. Seperti terdapat pada Gambar 3.11 dalam system flow proses reservasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, front office dan sistem.

Sistem Front Office

Tamu

Mulai

Mencetak bukti reservasi

Tanda Bukti Reservasi Tanda Bukti

Reservasi Tanda Bukti

Reservasi

1 2 2

Selesai

Data Kamar

Menginput data reservasi

A

Kamar

Reservasi Menginput status

kamar

Menampilkan data kamar

Meyimpan data reservasi Mengupdate status

kamar

Mencetak bukti reservasi

Gambar 3.11 System Flow Proses Reservasi

Dimulai dari bagian front office melakukan penginputan permintaan status kamar yang tersedia untuk tamu yang akan memesan kamar. Kemudian dari

sistem akan menampilkan kamar yang statusnya tersedia mengambil data dari database kamar. Jika tamu jadi melakukan reservasi atau pemesanan kamar, front office akan mencatat dan menginputkan data pesanan tamu untuk reservasi kamar yang akan tersimpan dalam database reservasi. Kemudian sistem akan menyimpan dan melakukan cetak bukti reservasi yang akan diberikan kepada tamu sebagai bukti untuk melakukan check in.

g. System Flow Proses Pembatalan Reservasi

Proses pembatalan reservasi dilakukan oleh tamu. Seperti terdapat pada Gambar 3.12 dalam system flow proses pembatalan reservasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, bagian front office dan sistem. Dimulai dari front office yang melakukan input nomor reservasi dari tamu yang hendak melakukan pembatalan. Kemudian dari database reservasi yang telah tersimpan, sistem akan menampilkan form dari tamu yang akan melakukan reservasi. Front office melakukan update status dari reservasi menjadi batal yang kemudian akan tersimpan pada database reservasi. Kemudian front office akan mencetak bukti pembatalan reservasi tersebut kepada tamu. Kemudian bagian front office juga mengembalikan status kamar yang telah di reservasi menjadi kosong atau siap huni kembali pada master kamar. Informasi pembatalan akan diberikan kepada tamu.

Sistem Front Office

Tamu

Mulai

Mencetak bukti pembatalan

reservasi Bukti pembatalan

reservasi

Selesai

Update Status Reservasi Menampilkan Transaksi Reservasi

Data Reservasi

Reservasi Menginput nomor

reservasi

Merubah status reservasi jadi batal

Gambar 3.12 System Flow Proses Pembatalan Reservasi h. System Flow Proses Check In

Pada Gambar 3.13 dalam system flow proses check in pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, bagian front office dan sistem. Proses dimulai dari tamu yang datang ke hotel untuk melakukan permintaan check in yang ditangani oleh bagian front office. Bagian front office akan menanyakan kepada tamu apakah sudah pernah melakukan reservasi sebelumnya. Tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya akan diminta menyerahkan tanda bukti reservasi. Bagian front

office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga akan menginputkan ke dalam master check in.

Sistem Front Office

Tamu

Mulai

Menginput reservasi

Mengecek status reservasi

Reservasi

Data reservasi

Menginput data check in & data pelanggan

Menyimpan & merubah status pelanggan Ya

Tamu Menginput data

status kamar

Menampilkan data kamar

Data Kamar

Kamar

Mencetak data check in

Mencetak data check in

Data Check In

Ada reservasi? Tidak

Selesai

Tamu yang belum melakukan reservasi akan diberikan data ketersediaan kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front office akan menginputkan data kamar yang diinginkan oleh tamu ke dalam master kamar dan master check in. Setelah itu akan dilanjutkan ke dalam proses registrasi check in.Bagian front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat melakukan check in. i. System Flow Proses Food & Beverage

Pada Gambar 3.14 dalam system flow proses food & beverages pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 4 (empat) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, bagian front office, bagian food & beverages dan sistem. Proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages dimulai dari tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages yaitu resto dan cafe hotel. Tamu menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverages melakukan cek pada master food & beverages kemudian memberikan menu makanan dan minuman beserta harganya. Pesanan tamu akan diinputkan pada master transaksi food & beverages dan akan mendapatkan nota tagihan dari bagian food & beverages yang kemudian akan ditandatangani oleh tamu. Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan diberikan kepada bagian front office untuk menjadi arsip pada saat tamu melakukan check out. Pada saat transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran langsung atau dibayar nanti pada saat akan check out.

Food & Beverage Sistem Front Office

Tamu

Mulai

Menampilkan Menu

Data Food & Beverage

A

Selesai

Food & Beverage Menginputkan

menu

Menginput pesanan pelanggan

Menyimpan Transaksi Food &

Baverage

Transaksi Food & Beverage

Membuat Tagihan

Tagihan Food & Beverage

Tagihan Food & Beverage Mencetak tagihan

1 2

Gambar 3.14 System Flow Proses Food & Beverage j. System Flow Proses Check Out

Penjelasan system flow proses check out pada Gambar 3.15 terdiri dari 3 (tiga) entitas yaitu tamu, front office, dan manager Hotel. Tamu yang akan melakukan proses check out akan menemui bagian front office terlebih dahulu. Kemudian akan ada bagian housekeeping hotel yang akan datang ke kamar tamu untuk memeriksa kamar dan pembelian mini bar yang terdapat di setiap kamar.

Sistem Front Office

Tamu

Mulai

Menampilkan Data Kamar

Selesai Data Kamar

Rekap data pelanggan

Membuat Nota Pembayaran

Reservasi

Transaksi Food & Beverage Menginput data

check in pelanggan

Menghitung total tagihan pelanggan

Total tagihan pelanggan

Tamu

Membuat Nota Pembayaran

Nota Pembayaran

Nota Pembayaran

Menginput update kamar

Mengupdate status kamar A

Kamar 1

2

Setelah melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan perhitungan tagihan tamu dari master check in yang meliputi pemberian DP pada saat check in, lama inap tamu selama di hotel, dan tagihan pada transaksi food & beverages jika ada transaksi pemesanan food & beverages. Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel. k. System Flow Proses Pelaporan

Proses ini ditujukan kepada manager hotel. Manager hotel menginginkan rekap laporan apa yang dibutuhkann, misal laporan data check in tamu periode bulanan atau mingguan atau harian, atau laporan data tamu yang menginap pada hotel. Setelah dilakukan pemilihan query jenis laporan oleh manager hotel, maka oleh sistem akan diambil data dari masing-masing database di bagian yang dibutuhkan untuk menampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis laporan berdasarkan query yang telah diminta oleh manager hotel. Setelah itu laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada manager hotel.

Front Office Sistem Manager

Reservasi

Kamar

Tamu

Rekap Laporan

Cetak Rekap Laporan Menurut

Query Mulai

Laporan Check In

Laporan Reservasi

Laporan Pembatalan Reservasi

Laporan Data Kamar Memilih laporan

yang akan dicetak

Selesai Laporan Data

Pelanggan

3.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel ini.

a. Context Diagram

Context diagram rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel terdapat 4 (empat) entitas yaitu: tamu, admin, front office, dan manajer. Masing– masing dari entity tersebut memberikan input dan sistem mengeluarkan output yang berupa laporan atau lainnya. Pada proses rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel dimulai dari proses permintaan reservasi atau permintaan check in dari tamu, kemudian sistem melakukan cek data kamar yang tersedia.

Gambar 3.17 Context Diagram Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya

Data Tag ihan Tamu

Data Master Tamu Data Identitas Tamu

Data User Admin Data Master Pegawai

Data Master Food & Beverag es Data Master Kamar

Data User Front Office Data Pembatalan Reservasi

Data Check In

Laporan Transaksi Laporan Kamar

Laporan Chec k In Laporan Reservasi Data Res ervas i

Informas i Kamar Bukti Res ervas i

Nomor Kamar Nota Tag ihan

Permintaan Check In Permintaan Pembatalan Res ervas i

Permintaan Reservasi

0

Sis tem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok As ri Surabaya

+

Tamu

Front Office

Manag er

Sistem juga melakukan pencatatan identitas tamu dan pesanan kamar yang diinginkan oleh tamu. Tamu juga dapat melakukan transaksi yang ada pada servis hotel. Context Diagram ini kemudian didekomposisi ke level yang lebih rendah. Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.17.

b. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang adalah sebuah bagan yang menggambarkan proses-proses yang ada dan mendukung suatu aplikasi. Gambar 3.18 akan menjelaskan diagram berjenjang dari aplikasi rancang bangun system informasi pelayanan yang selanjutnya akan dijadikan acuan dalam mendesain data flow diagram. Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing proses diatasnya dan semuanya telah tergambar jelas pada context diagram. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun aplikasi dapat digambarkan pada gambar 3.18. c. DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Hotel Pondok

Asri Surabaya

Setelah Context Diagram sistem informasi penjualan dan pembelian didekomposisikan maka akan didapat DFD level 0 yang terdiri dari 7 (tujuh) subproses, yaitu :

0

Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri

Surabaya 1 Melakukan cek autentifikasi pengguna 5 Melakukan Check In 3 Melakukan reservasi 4 Melakukan pembatalan reservasi 1.1 Melakukan cek username dan password 1.2 Menampilkan Halaman Admin 5.1 Melakukan pengecekan reservasi 5.3 Melakukan cetak data check in 3.1 Melakukan input data reservasi 3.2 Melakukan cetak bukti reservasi 7.1 Melakukan cetak laporan reservasi 7.2 Melakukan cetak laporan check in 5.2 Melakukan input data check in 4.1 Melakukan pengecekan reservasi 2 Mengelola data master 2.1 Master employee 4.2 Melakukan update status reservasi 2.2 Master tamu 2.3 Master kamar 6 Melakukan Pembayaran & Check Out 2.4

Master food & beverage 7 Membuat Laporan 6.1 Melakukan hitung total tagihan 6.2 Melakukan cetak nota total

tagihan 1.3 Menampilkan Halaman FO 7.1 Melakukan cetak laporan kamar 7.1 Melakukan cetak laporan transaksi

Gambar 3.18 Diagram Berjenjang

1. Proses mengecek autentifikasi pengguna. Proses ini digunakan untuk melakukan pengecekan pengguna aplikasi.

2. Proses maintenance data master. Proses ini digunakan untuk input dan mengubah data master tamu, data master kamar, data master pegawai, dan data master food & beverages. Dimana data-data ini digunakan sebagai masukan pada proses lainnya.

3. Proses reservasi, proses berisi entitas tamu dimana sistem akan menginputan proses permintaan reservasi dari tamu. Setelah proses diinputkan tamu akan mendapatkan tanda bukti reservasi. Tamu juga dapat melakukan proses pembatalan reservasi.

4. Proses pembatalan reservasi, merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan menginap di hotel.

5. Proses check in, merupakan proses penyimpanan data check in tamu, dari yang telah reservasi terlebih dahulu atau tamu yang langsung datang ke hotel untuk melakukan check in.

6. Proses pembayaran & check out proses ini digunakan untuk menangani pembayaran dan permintaan check out berdasarkan nomor kamar yang ditempati tamu setelah dilakukan perhitungan total tagihan selama menginap.

7. Proses pembuatan laporan yaitu berupa pembuatan laporan-laporan harian yang akan diberikan kepada manager sebagai informasi traffic hotel.

Penjelasan lebih lengkap mengenai DFD Level 0 dilihat pada Gambar 3.19.

Flow_4124 Flow_4122 Update Status Tipe Tamu Job Status Kamar Harga Kamar Reservasi Reservasi Pembayaran Tamu Kamar Transaksi FB Pembayaran Tamu Reservasi

Data Tagihan Tamu

Reservasi Data Login (FO)

Data Master T amu

Data Login (FO)

Pembayaran Negara Data Pegawai Tamu Tipe kamar Kamar List FB Nota Tagihan Laporan Reservasi Laporan Check In

Laporan Kamar Laporan Transaksi

Data Reservasi Informasi Kamar

Data Check In Data Pembatalan Reservasi

Data Identitas Tamu Permintaan Check In

Nomor Kamar Bukti Reservasi

Data Login (FO) Data Login (FO)

Permintaan Reservasi Permintaan Pembatalan Reservasi

Data Login (FO)

Pembayaran Tamu Reservasi Tipe Kamar Negara Kamar

Data Master T amu Data Master T ipe Kamar

Data Master Negara Data Login (admin)

data master fb

Data Master Kamar Data Master Pegawai

Data Master Kamar Data Master Food & Beverages

Data Master Pegawai Data User Front Office Data User Admin Tamu Manager 1 Mengecek Autentifikasi Pengguna + 2

Mengelola Data Master

+ 3 Reservasi + 4 Pembatalan Reservasi + 5 Check In + 6

Pembayaran & Check Out + 7 Pembuatan Laporan + Front Office Admin 1 Pegawai 2 Kamar

3 _BeveragesFood &

4 Negara

7 Tipe Kamar 8 Reservasi 12 Transaksi Food &

Beverages

13 Pembayaran 11 Tamu

14 Harga Kamar 15 Status Kamar

16 Job 17 Tipe Tamu

Gambar 3.19 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya

d. DFD Level 1 Subproses Autentifikasi Pengguna

DFD level 1 subproses autentifikasi pengguna yaitu proses ini digunakan untuk melakukan pengecekan pengguna aplikasi. Karena pengguna aplikasi ini dibagi menjadi dua, yaitu admin dan front office.

Gambar 3.20 DFD Level 1 subproses Autentifikasi Pengguna e. DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master

DFD level 1 subproses maintenance data master yaitu berupa proses maintenance data tamu, maintenance data pegawai, maintenance data kamar, maintenance data food & beverage, dan maintenance data pembayaran. DFD level 1 Subproses Maintenance Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 3.21

[Data Log in (FO)] [Data Pegawai]

[Data Log in (FO)]

[Data Log in (FO)] [Data Log in (FO)]

[Data Log in (FO)] [Data Log in (admin)]

Data FO Data Admin [Data User Admin]

[Data User Front Office] Front Office

Admin

1 Peg awai

Meng elola Data Master

Reservasi

Pembatalan Reservasi Check In

Pembayaran & Check Out 1.1

Melakukan cek Username & Password

1.2 Menampilkan Halaman Admin

1.3 Menampilkan Halaman FO

Gambar 3.21 DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master f. DFD Level 1 Subproses Reservasi

Proses ini berisi entitas tamu dimana sistem akan melakukan input proses permintaan reservasi dari tamu. DFD level 1 Subproses Reservasi memiliki 2 (dua) proses di dalam subsistem reservasi yaitu:

1. Penginputan data reservasi, merupakan proses yang diawali dari tamu yang melakukan permintaan reservasi kamar hotel yang disimpan damalm data store reservasi.

2. Mencetak bukti, merupaka proses memberikan tanda bukti reservasi kepada tamu untuk melakukan check in pada hari yang telah ditentukan.

[Harg a Kamar]

[Tipe Tamu]

[Status Kamar]

[Job] [Data Log in (admin)]

[Data Master Tamu]

[Data Master Kamar]

[Data Master Food & Beverages]

[Data Master Tamu]

[Data Master Tipe Kamar] [Data Master Negara]

[data master fb] [Data Master Kamar] [Data Master Peg awai] [Data Master Peg awai]

Admin

1 Peg awai

2 Kamar

3 Food & Beverages Meng ecek Autentifikasi Pengg una

4 Neg ara

7 Tipe Kamar

11 Tamu 2.1 Master Employee 2.2 Master Tamu 2.3 Master Kamar 2.4 Master Food &

Beverages

14 Harg a Kamar 15 Status Kamar

16 Job

Gambar 3.22 DFD Level 1 Subproses Reservasi g. DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi

Proses ini merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan menginap di hotel.

Gambar 3.23 DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi [Harg a Kamar]

[Status Kamar] Cetak

[Bukti Reservasi] [Permintaan Res ervas i]

[Informasi Kamar] [Data Reservasi] [Pembayaran] [Reservasi] [Tipe Kamar] [Neg ara] [Kamar] [Tamu] [Data Log in (FO)]

2 Kamar

4 Neg ara

7 Tipe Kamar

8 Res ervas i 11 Tamu

13 Pembayaran Meng ecek Autentifikasi Pengg una

Tamu Front

Office

3.1

Melakukan input Data Reservasi

3.2

Mencetak Bukti Res ervas i

14 Harg a Kamar

15 Status Kamar

[Update Status] [Reservasi]

Update

[Data Log in (FO)]

[Data Pembatalan Reservasi] [Permintaan Pembatalan Reservasi]

Tamu

Meng ecek Autentifikasi Pengg una Front

Office 4.1

Melakukan Peng ec ekan Reservasi

4.2

Meng update Status Res ervas i 8 Res ervas i

h. DFD Level 1 Subproses Check In

DFD level 1 Subproses Check In memiliki 3 (tiga) proses di dalam subsistem

check in yaitu:

1. Proses cek bukti reservasi, merupakan proses yang diawali dari dari sistem yang melakukan cek pada data store reservasi tamu untuk melakukan check in.

2. Penginputan data check in, merupakan proses tamu melakukan

permintaan check in kamar hotel yang disimpan dalam data store check in tamu.

3. Mencetak data check in.

Gambar 3.24 DFD Level 1 Subproses Check In

Simpan Data Input Data

[Pembayaran] [Neg ara]

[Tamu] [Tipe kamar]

[Kamar]

[Reservasi]

[Data Chec k In] [Permintaan Check In]

[Data Identitas Tamu]

[Nomor Kamar] [Data Log in (FO)]

Meng ecek Autentifikasi Pengg una

Tamu Front

Office

2 Kamar

7 Tipe Kamar

11 Tamu

4 Neg ara 13 Pembayaran

5.1 Melakukan Peng ec ekan

Res ervas i

5.2

Melakukan input Data Check In

5.3 Mencetak Data

Check In

i. DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out

DFD level 1 Subproses Pembayaran & Check Out memiliki 2 (dua) proses di dalam subsistem pembayaran & check out yaitu:

1. Menghitung Tagihan Tamu, merupakan proses mebuat tagihan kepada tamu atas transaksi mulai dari check in, pesanan menu food & beverage yang dilakukan oleh tamu.

2. Mencetak Nota Pembayaran, merupakan proses mebuat tagihan kepada tamu atas semua layanan saat tamu melakukan check in hingga check out.

Gambar 3.25 DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out j. DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan

DFD level 1 Subproses Pembuatan Laporan memiliki 4 (empat) proses di dalam subsistem pembuatan laporan yaitu:

1. Membuat laporan reservasi, merupakan proses membuat laporan yang diambil dari data store reservasi tamu.

Mencetak [Data Log in (FO)]

[List FB] [Pembayaran]

[Tamu] [Reservasi]

[Data Tagihan Tamu]

[Nota Tagihan] Tamu

12 Trans aksi Food & _Beverages Meng ecek Autentifikasi Pengg una

6.1

Melakukan perhitung an Total Tag ihan

6.2 Mencetak Total

Tag ihan Front

Office

8 Res ervas i

11 Tamu

2. Membuat laporan check in, merupakan proses membuat laporan tentang pembatalan reservasi tamu dari data store pembatalan reservasi.

3. Membuat laporan kamar, merupakan proses membuat laporan kepada manager mengenai data kamar hotel yang diambil dari data store kamar. 4. Membuat laporan transaksi, merupakan proses membuat laporan

pembayaran check out tamu dan transaksi lainnya.

Gambar 3.26 DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan 3.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.

[Data Log in (FO)]

[Laporan Transaks i] [Laporan Kamar] [Laporan Check In] [Laporan Reservasi]

[Tamu]

[Pembayaran] [Transaksi FB]

[Kamar] [Reservasi]

Manag er

Manag er

Manag er

Manag er Meng ecek Autentifikasi Pengg una

12 Trans aksi Food & Beverages

2 Kamar

11 Tamu

13 Pembayaran

8 Res ervas i

7.1

Mencetak Laporan Res ervas i

7.2

Mencetak Laporan Check In

7.3

Mencetak Laporan Kamar

7.4

Mencetak Laporan Trans aksi

Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya memiliki entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).

a. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang di rancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.27.

Gambar 3.27 CDM Rancang Bangung Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya

Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Menyediakan Menyediakan Menangani Menangani Menangani Melakukan Memiliki Memiliki Peg awai kd_peg awai nm_peg awai jenis_kelamin tgl_lahir alamat identitas no_telp hire_date status_pegawai password hak_akses Kamar kd_kamar nomor_kamar keterang an availibility floor

Food & Beverages kd_food_beverag es nm_food_beverag es harga_food_beverages Neg ara kd_neg ara nm_neg ara Tipe Kamar kd_tipe_kamar nm_tipe_kamar deskripsi Reservasi kd_reservasi tgl_reservasi tgl_masuk tgl_keluar dp keterang an pembatalan lama_inap dewasa anak_anak

Transaksi Food & Beverag es kd_transaksi_fb tgl_transaksi total_pembelian kuantiti Pembayaran kd_pembayaran sisa_dp total_tag ihan dp status_pembayaran tipe_pembayaran Tamu kd_tamu nm_tamu jenis_kelamin tgl_lahir alamat identitas no_telp email kota postal_code propinsi

Harg a Kamar id_harg a kode_tipe_harg a tipe_harg a harga Status Kamar kode_status status_kamar Job kode_job keterang an Tipe Tamu id_tipe_tamu tipe_tamu

b. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Pada PDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.28.

Gambar 3.28 PDM Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya

KD_KAMAR = KD_KAMAR

KD_KAMAR = KD_KAMAR KD_KAMAR = KD_KAMAR

KD_FOOD_BEVERAGES = KD_FOOD_BEVERAGES

ID_TIPE_TAMU = ID_TIPE_TAMU

KD_RESERVASI = KD_RESERVASI KD_RESERVASI = KD_RESERVASI

KD_PEMBAYARAN = KD_PEMBAYARAN

KD_PEGAWAI = KD_PEGAWAI

KD_PEGAWAI = KD_PEGAWAI

KD_TAMU = KD_TAMU KODE_JOB = KODE_JOB

KD_NEGARA = KD_NEGARA

PEGAWAI KD_PEGAWAI varchar(10) KODE_JOB varchar(10) NM_PEGAWAI varchar(50) JENIS_KELAMIN varchar(10) TGL_LAHIR date ALAMAT varchar(50) IDENTITAS varchar(20) NO_TELP integer HIRE_DATE date STATUS_PEGAWAI varchar(10) PASSWORD varchar(10) HAK_AKSES varchar(10) KAMAR KD_KAMAR varchar(10) KD_RESERVASI varchar(10) NOMOR_KAMAR integer KETERANGAN varchar(50) AVAILIBILITY varchar(10) FLOOR integer FOOD___BEVERAGES KD_FOOD_BEVERAGES varchar(10) KD_RESERVASI varchar(10) NM_FOOD_BEVERAGES varchar(50) HARGA_FOOD_BEVERAGES integer NEGARA KD_NEGARA varchar(10) NM_NEGARA varchar(50) TIPE_KAMAR KD_TIPE_KAMAR varchar(10) KD_KAMAR varchar(10) NM_TIPE_KAMAR varchar(20) DESKRIPSI varchar(50) RESERVASI KD_RESERVASI varchar(10) KD_TAMU varchar(10) KD_PEGAWAI varchar(10) TGL_RESERVASI date TGL_MASUK date TGL_KELUAR date DP integer KETERANGAN varchar(50) PEMBATALAN varchar(20) LAMA_INAP integer DEWASA integer ANAK_ANAK integer TRANSAKSI_FOOD___BEVERAGES KD_TRANSAKSI_FB varchar(10) KD_PEMBAYARAN varchar(10) KD_FOOD_BEVERAGES varchar(10) TGL_TRANSAKSI date TOTAL_PEMBELIAN integer KUANTITI integer PEMBAYARAN KD_PEMBAYARAN varchar(10) KD_PEGAWAI varchar(10) SISA_DP integer TOTAL_TAGIHAN integer DP integer STATUS_PEMBAYARAN varchar(10) TIPE_PEMBAYARAN varchar(10) TAMU KD_TAMU varchar(10) KD_NEGARA varchar(10) ID_TIPE_TAMU varchar(10) NM_TAMU varchar(50) JENIS_KELAMIN varchar(10) TGL_LAHIR date ALAMAT varchar(50) IDENTITAS varchar(20) NO_TELP integer EMAIL varchar(20) KOTA varchar(20) POSTAL_CODE integer PROPINSI varchar(20) HARGA_KAMAR ID_HARGA varchar(10) KD_KAMAR varchar(10) KODE_TIPE_HARGA varchar(10) TIPE_HARGA varchar(10) HARGA integer STATUS_KAMAR KODE_STATUS varchar(10) KD_KAMAR varchar(10) STATUS_KAMAR varchar(20) JOB KODE_JOB varchar(10) KETERANGAN varchar(50) TIPE_TAMU ID_TIPE_TAMU varchar(10) TIPE_TAMU varchar(50)

3.2.4 Struktur Tabel

Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam aplikasi:

1. Tabel Tamu

Primary Key : Kd_Tamu Foreign Key : Kd_Negara

Fungsi : Menyimpan data tamu.

Tabel 3.1 Tabel Tamu

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Tamu Varchar 10 √

2 Kd_Negara Varchar 10 √ Negara

3 Kota Varchar 20

4 Propinsi Varchar 20

5 Nm_Tamu Varchar 50

6 Jenis_Kelamin Varchar 10

7 Tgl_Lahir Date

8 Alamat Varchar 50

9 Identitas Varchar 20

10 Id_Tipe_Tamu Varchar 10 √ Tipe Tamu

11 No_Telp Integer

12 Email Varchar 20

2. Tabel Negara

Primary Key : Kd_Negara Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data negara.

Tabel 3.2 Tabel Negara

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Negara Varchar 10 √

3. Tabel Tipe Tamu

Primary Key : Id_Tipe_Tamu Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data tipe tamu.

Tabel 3.3 Tabel Tipe Tamu

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Id_Tipe_Tamu Varchar 10 √

2 Tipe_Tamu Varchar 30

4. Tabel Job

Primary Key : Kd_Job Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data job.

Tabel 3.4 Tabel Job

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Job Varchar 10 √

2 Keterangan Varchar 30

5. Tabel Kamar

Primary Key : Kd_Kamar Foreign Key : Kd_Tipe_Kamar

Fungsi : Menyimpan data kamar.

Tabel 3.5 Tabel Kamar

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Kamar Varchar 10 √

2 Kd_Tipe_Kamar Varchar 10 √ Tipe Kamar

3 Nomor_Kamar Integer

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

5 Floor Integer

6 Keterangan Varchar 50

6. Tabel Tipe Kamar

Primary Key : Kd_Tipe_Kamar Foreign Key : Kd_Kamar

Fungsi : Menyimpan data tipe kamar.

Tabel 3.6 Tabel Tipe Kamar

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Tipe_Kamar Varchar 10 √

2 Kd_Kamar Varchar 10 √ Kamar

3 Nm_Tipe_Kanmar Varchar 20

4 Deskripsi Varchar 50

7. Tabel Reservasi

Primary Key : Kd_Reservasi

Foreign Key : Kd_Tamu, Kd_Pegawai Fungsi : Menyimpan data reservasi.

Tabel 3.7 Tabel Reservasi

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Reservasi Varchar 10 √

2 Kd_Tamu Varchar 10 √ Tamu

3 Kd_Pegawai Varchar 10 √ Pegawai

4 Tgl_Reservasi Date

5 Tgl_Masuk Date

6 Tgl_Keluar Date

7 DP Integer

8 Keterangan Varchar 50

9 Pembatalan Varchar 20

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

11 Dewasa Integer

12 Anak_anak Integer

8. Tabel Status Kamar

Primary Key : Kd_Status Foreign Key : Kd_Kamar

Fungsi : Menyimpan data status kamar.

Tabel 3.8 Tabel Status Kamar

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

PK FK Tabel Asal

1 Kd_Status Varchar 10 √

2 Kd_ Kamar Varchar 10 √ Kamar

3 Status_Kamar Varchar 20

9. Tabel Harga Kamar

Primary Key : Id_Harga Foreign Key : Kd_Kamar

Fungsi : Menyimpan data harga kamar.

Tabel 3.9 Tabel Harga Kamar

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Id_Harga Varchar 10 √

2 Kd_ Kamar Varchar 10 √ Kamar

3 Kd_Tipe_Harga Varchar 10

4 Tipe_Harga Varchar 20

5 Harga Integer

10.Tabel Food & Beverage

Primary Key : Kd_ Food_Beverage Foreign Key : Kd_Reservasi

Fungsi : Menyimpan data food & beverage.

Tabel 3.10 Tabel Food & Beverage

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

PK FK Tabel Asal

1 Kd_Food_Beverage Varchar 10 √

2 Kd_Reservasi Varchar 10 √ Reservasi

3 Nm_Food_Beverage Varchar 50 4 Harga_Food_Beverage Integer

11.Tabel Transaksi Food & Beverage Primary Key : Kd_Transaksi_FB

Foreign Key : Kd_Pembayaran, Kd_Food_Beverages Fungsi : Menyimpan data transaksi food & beverage.

Tabel 3.11 Tabel Transaksi Food & Beverage

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

PK FK Tabel Asal

1 Kd_Transaksi_FB Varchar 10 √

2 Kd_Pembayaran Varchar 10 √ Pembayaran

3 Kd_Food_Beverages Varchar 10 √ FB

4 Total_Pembelian Integer 5 Tgl_Transaksi_FB Date

6 Kuantiti Integer

12.Tabel Pegawai

Primary Key : Kd_Pegawai Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data pegawai.

Tabel 3.12 Tabel Pegawai

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Pegawai Varchar 10 √

2 Nm_Pegawai Varchar 50

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

4 Tgl_Lahir Date

5 Alamat Varchar 50

6 Identitas Varchar 20

7 No_Telp Varchar 15

8 Jabatan Varchar 20

13.Tabel Pembayaran

Primary Key : Kd_Pembayaran Foreign Key : Kd_Pegawai

Fungsi : Menyimpan data pembayaran.

Tabel 3.13 Tabel Pembayaran

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan PK FK Tabel Asal

1 Kd_Pembayaran Varchar 10 √

2 Kd_Pegawai Varchar 10 √ Pegawai

3 Sisa DP Integer

4 DP Integer

5 Status_Pembayaran Varchar 10 6 Total_Tagihan Integer

3.2.5 Perancangan Interface

Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi antara user dengan sistem. Desain antar muka ini terdiri dari seluruh form yang akan diimplementasikan oleh admin pada sistem administrasi pasien pada puskesmas Jagir Surabaya.

a. Ragam Layar Dialog/ Interface

Gambaran desain interface menu dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya.. Sistem terbagi dalam 5 (lima) menu yaitu System, Master, Transaction, Reports, dan User. System

digunakan untuk merubah password pengguna, mengganti pengguna dan keluar dari aplikasi. System meliputi Login, Logout, dan Exit. Menu Master digunakan untuk penambahan, pengubahan dan hapus data tamu, kamar hotel, dan pegawai. Menu Transaksi digunakan untuk menyimpan proses utama reservasi, check in, check out, pemesanan food & beverage. Menu Transaksi meliputi Reservation, Cancelation, Check In, Check Out, Food & Beverage, dan Billing. Menu Reports digunakan untuk melihat laporan tentang tamu yang melakukan reservasi, check in, check out, dan berapa tingkat okupansi hotel dalam perhari.

b. Desain Interface Input

Desain input merupakan rancangan input atau masukan, berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengelohan data. Desain input merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

1. Form Login

Tampilan awal saat aplikasi pertama kali dijalankan. Terdapat textbox username dan password untuk login. Form login ditampilkan pada Gambar 3.28.

Login

Login

Enter Text Enter Text

Login Cancel Username :

Password :

Fungsi obyek dalam desain form login adalah sebagai berikut: Tabel 3.14 Fungsi Obyek Form Login

Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi

Username TextBox Diisi dengan user name yang petugas

Password TextBox Diisi dengan password masing masing user

Cancel Button Digunakan untuk membatalkan. Login Button Digunakan untuk konfirmasi user

name dan password

2. Form Utama

Form yang muncul setelah user berhasi login. Form ini berisikan menu yang dapat dipilih oleh pegawai bagian Front Office. Setiap menu dapat dipilih sesuai dengan hak akses yang dimiliki user. Form utama ditampilkan pada Gambar 3.29.

Main Menu Main Menu Menu Change Password Maintenance User Logout Exit Guest Master Rooms Employees Credit Card Transaction Reservation Check In Check Out Food & Beverages Extra Bed View Current Status Room Available All Transaction Report Reservation Check In Check Out Food & Beverages Extra Bed

Gambar 3.29 Form Utama

Tabel 3.15 Fungsi Obyek Form Utama

Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi

Menu MenuStrip Digunakan untuk melakukan Login atau Exit

Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi

Transaction MenuStrip Digunakan untuk melakukan transaksi

Master MenuStrip Digunakan untuk mengatur seluruh data master

Report MenuStrip Digunakan untuk melihat Report

View MenuStrip Digunakan untuk mengatur hak akses Employee

3. Form Room

Form untuk melakukan proses maintenance room. Pada form ini dapat dilakukan proses insert, edit dan delete data yang sudah ada. Daftar room yang ada pada database dapat dilihat pada gridview yang terdapat pada form. Form Maintenance Room dapat dilihat pada Gambar 3.30.

Form Title Form Title

Room Number Enter Text

Room Type Room Status

Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text

Enter Text Enter Text Enter Text

Save Cancel Exit

Floor

Gambar 3.30 Form Room

Fungsi obyek dalam desain form room adalah sebagai berikut:

Gambar 4.12 Pesan User Login Failed c. Uji Coba Fitur Manipulasi Master Tamu

Proses manipulasi data master tamu adalah proses penyimpanan untuk data tamu baru, perubahan data untuk data tamu yang telah tersimpan sebelumnya, menghapus data, membatalkan proses penyimpanan dan perubahan data. Proses ini bertujuan mengetahui dan menentukan keberhasilan dari obyek-obyek yang ada dalam desain form Master Tamu.

Tabel 4.4 Data Tamu

Nama Field Data-1 Data-2

Guest id G000001 G000003

Guest name Hendra Audi

Date of birth 11/29/1987 -

Gender Male Male

Address Sidoarjo Buduran

City Sidoarjo Sidoarjo

Postal code 61252 61252

Province Jawa Timur Jawa Timur

Country code Id Id

Identity 351512911870002 351512107880001

Phone 8944430 082230177741

86

Tabel 4.5 Hasil Test Case Manipulasi Data Tamu

No Tujuan Input Hasil Yang

Diharapkan

Output Sistem 1 Tambah data

baru ke tabel Master Tamu.

Memasukkan data 1 (satu) dan menekan

tombol Simpan.

Muncul pesan "Data have been

saved" dan data baru muncul di

gridview.

1. Sukses. 2. Data berhasil

disimpan. dalam tabel. 2 Mengupdate

penyimpanan dan perubahan

data

Menambahkan pada data 1 (satu) dan menekan tombol

simpan.

Muncul pesan "Data have been updated" dan data

yang diubah muncul di

gridview.

1. Sukses. 2. Data berhasil

dirubah. dalam tabel.

3 Menghindari data tamu kosong pada tabel Master

Tamu.

Memasukkan data 2 (dua) tanpa mengisi

DOB kemudian menekan tombol

Simpan.

Muncul pesan "Date of birth cannot be empty”

pada field DOB dan data tidak

tersimpan.

1. Sukses. 2. Muncul pesan

sesuai yang diharapkan. 3. Data tidak

tersimpan.

Berdasarkan uji coba No.1 pada Tabel 4.5 ditunjukkan pada Gambar 4.13, menampilkan pesan konfirmasi data telah tersimpan.

Berdasarkan uji coba No.2 pada Tabel 4.5 ditunjukkan pada Gambar 4.14, menampilkan pesan konfirmasi data berhasil dirubah.

Gambar 4.14 Pesan Konfirmasi Data Dirubah

Berdasarkan uji coba No.3 pada Tabel 4.5 ditunjukkan pada Gambar 4.15, menampilkan pesan peringatan data kosong.

88

4.4.2 Analisis Hasil Uji Coba Sistem a. Kemampuan Sistem

Kemampuan rancang bangun sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya adalah:

1. Sistem dapat mempermudah dalam melakukan proses reservasi, pembatalan reservasi, check in tamu, dan check out tamu.

2. Sistem dapat mempercepat proses pencarian seperti proses pencarian data tamu yang menginap pada Hotel Pondok Asri Surabaya, pencarian data kamar yang tersedia sehingga tamu yang dating dapat cepat terlayani.

b. Kelemahan Sistem

Rancang bangun sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya ini memiliki kelemahan. Kelemahan aplikasi antara lain:

1. Aplikasi tidak dapat menangani permasalahan keamanan data. 2. Sistem tidak berbasis client server.

89 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya yaitu:

a. Rancang bangun sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya memiliki data yang terpusat pada departemen Front Office.

b. Rancang bangun sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya mampu melayani proses reservasi, pembatalan reservasi, check in, dan check out dari tamu yang akan datang pada Hotel Pondok Asri Surabaya.

c. Rancang bangun sistem informasi pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan dalam operasional dan keputusan manajemen yang meliputi pelaporan tamu, tingkat hunian kamar, serta aporan pendapatan hotel.

5.2Saran

Dalam pengembangan aplikasi rancang bangun sistem informasi pelayanan ini ada beberapan saranyang dapat digunakanuntuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat, antara lain:

a. Pengembangan dengan mengintegrasikan aplikasi web yang dapat melayani reservasi secara online.

b. Pengembangan dengan menggunakan satu database terpusat yang mampu menangani seluruh kegiatan hotel baik dari front office maupun back office.

DAFTAR PUSTAKA

Barata, A.A., 2003, Dasar-Dasar Pelayanan Prima, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Herlambang, S. dan Tanuwijaya, H., 2005, Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu.

Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain, Yogyakarta: Andi Offset.

Kotler, P. dan Keller, K.L., 2007, Manajemen Pemasaran (Jilid 1 Edisi 12), Jakarta: Indeks.

Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Yogyakarta: Andi.

Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem Edisi Pertama, Surabaya: STIKOM.

Sukoco, B.M., 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta: Erlangga.

Tarmoezi, 2000, Pengantar Perhotelan, http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/pengantar-perhotelan-definisi-hotel.html Umar, Husein, 2003, Metode Riset Perilaku Konsumen Jasa, Jakarta: Ghalia